RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2014arquivonacional.gov.br/images/Relatorio_de_gestao/RelatorioGestao... · Quadro 8.2.2 Contratos de prestação de serviços com locação

MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

ARQUIVO NACIONAL

RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2014

LOCAL Março/2015

MINISTÉRIO DA JUSTIÇA

NOME DO ÓRGÃO SUPERIOR NOME DA UNIDADE JURISDICIONADA

RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2014 Relatório de Gestão do exercício de 2014, apresentado aos órgãos de controle interno e externo e à sociedade como prestação de contas anual, a que esta Unidade Jurisdicionada está obrigada nos termos do parágrafo único do art. 70 da Constituição Federal, elaborado de acordo com as disposições da IN TCU nº 63/2010, da DN TCU nº 134/2013, alterada pela DN TCU nº 139/2014 e da Portaria TCU nº 90/2014, bem como das orientações do órgão de controle interno contidas na Portaria CGU nº 522/2015, que aprova a NE nº 1/2015.

LOCAL Março/2015

SUMÁRIO

1 - INTRODUÇÃO ....................................................................................................................................................... 13

2 IDENTIFICAÇÃO E ATRIBUTOS DA UNIDADE ........................................................................................................... 19

2.1 IDENTIFICAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA .................................................................................................................... 20

2.2 FINALIDADE E COMPETÊNCIAS INSTITUCIONAIS DA UNIDADE .................................................................................................. 23

2.3 – ORGANOGRAMA FUNCIONAL ....................................................................................................................................... 23

2.4 MACROPROCESSOS FINALÍSTICOS .................................................................................................................................... 27

3 INFORMAÇÕES SOBRE GOVERNANÇA .................................................................................................................... 31

3.1 ESTRUTURA DE GOVERNANÇA ......................................................................................................................................... 31

3.2 ATUAÇÃO DA UNIDADE DE AUDITORIA INTERNA ................................................................................................................. 31

3.3 SISTEMA DE CORREIÇÃO ................................................................................................................................................ 31

O ARQUIVO NACIONAL ESTÁ EM CONSONÂNCIA COM OS PRECEITOS CONTIDOS NOS ARTIGOS 4º E 5º DA PORTARIA Nº 1.403/2007 DA

CGU. .............................................................................................................................................................................. 31

NÃO HÁ UMA ESTRUTURA DE CORREGEDORIA NO ARQUIVO NACIONAL. A COORDENAÇÃO-GERAL DE ADMINISTRAÇÃO É RESPONSÁVEL PELA

APURAÇÃO DE POSSÍVEIS IRREGULARIDADES COMETIDAS POR SERVIDORES PÚBLICOS. ...................................................................... 31

3.4 AVALIAÇÃO DO FUNCIONAMENTO DOS CONTROLES INTERNOS ............................................................................................... 31

4 RELACIONAMENTO COM A SOCIEDADE ................................................................................................................. 33

4.1 CANAIS DE ACESSO DO CIDADÃO ..................................................................................................................................... 33

4.2 CARTA DE SERVIÇOS AO CIDADÃO ................................................................................................................................... 35

4.3 MECANISMOS PARA MEDIR A SATISFAÇÃO DOS PRODUTOS E SERVIÇOS .................................................................................... 35

4.4 ACESSO ÀS INFORMAÇÕES DA UNIDADE JURISDICIONADA ..................................................................................................... 36

4.5 AVALIAÇÃO DO DESEMPENHO DA UNIDADE JURISDICIONADA ................................................................................................ 36

4.6 MEDIDAS RELATIVAS À ACESSIBILIDADE ............................................................................................................................. 38

5 AMBIENTE DE ATUAÇÃO ........................................................................................................................................ 39

5.1.INFORMAÇÕES O AMBIENTE DE ATUAÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA ................................................................................. 39

6 PLANEJAMENTO DA UNIDADE E RESULTADOS ALCANÇADOS ................................................................................ 39

6.1 PLANEJAMENTO DA UNIDADE ......................................................................................................................................... 39

6.2 PROGRAMAÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA E RESULTADOS ALCANÇADOS ........................................................................... 41

6.2.2 OBJETIVO ................................................................................................................................................................ 41

IDENTIFICAÇÃO DO OBJETIVO .................................................................................................................................. 41

6.2.2.1 ANÁLISE SITUACIONAL ............................................................................................................................................ 43

6.2.3 AÇÕES .................................................................................................................................................................... 60

6.2.3.1 AÇÕES – OFSS ...................................................................................................................................................... 60

6.2.3.4 AÇÕES – ORÇAMENTO DE INVESTIMENTO – OI ............................................................................................................ 62

6.2.3.5 ANÁLISE SITUACIONAL ............................................................................................................................................ 63

6.3 INFORMAÇÕES SOBRE OUTROS RESULTADOS DA GESTÃO ...................................................................................................... 63

6.4 INFORMAÇÕES SOBRE INDICADORES DE DESEMPENHO OPERACIONAL ...................................................................................... 67

7 TÓPICOS ESPECIAIS DA EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA ....................................................................... 69

7.1 PROGRAMAÇÃO E EXECUÇÃO DAS DESPESAS ...................................................................................................................... 69

7.1.1 PROGRAMAÇÃO DAS DESPESAS .................................................................................................................................... 69

7.1.2 MOVIMENTAÇÃO DE CRÉDITOS INTERNA E EXTERNA ......................................................................................................... 70

7.1.2.2 – MOVIMENTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA EXTERNA POR GRUPO DE DESPESA .......................................................................... 70

7.1.3 REALIZAÇÃO DA DESPESA ............................................................................................................................................ 70

7.1.3.1 DESPESAS TOTAIS POR MODALIDADE DE CONTRATAÇÃO – CRÉDITOS ORIGINÁRIOS – TOTAL ................................................... 70

7.1.3.2 DESPESAS TOTAIS POR MODALIDADE DE CONTRATAÇÃO – CRÉDITOS ORIGINÁRIOS – EXECUTADOS DIRETAMENTE PELA UJ ........... 71

7.1.3.3 DESPESAS POR GRUPO E ELEMENTO DE DESPESA – CRÉDITOS ORIGINÁRIOS – TOTAL .......................................................... 73

7.1.3.5 DESPESAS TOTAIS POR MODALIDADE DE CONTRATAÇÃO – CRÉDITOS DE MOVIMENTAÇÃO ..................................................... 74

7.1.3.6 DESPESAS TOTAIS POR GRUPO E ELEMENTO DE DESPESA – CRÉDITOS DE MOVIMENTAÇÃO ..................................................... 74

7.3 RECONHECIMENTO DE PASSIVOS POR INSUFICIÊNCIA DE CRÉDITOS OU RECURSOS ...................................................................... 75

7.4 MOVIMENTAÇÃO E OS SALDOS DE RESTOS A PAGAR DE EXERCÍCIOS ANTERIORES ....................................................................... 75

7.5 TRANSFERÊNCIAS DE RECURSOS ...................................................................................................................................... 76

7.5.1 RELAÇÃO DOS INSTRUMENTOS DE TRANSFERÊNCIAS VIGENTES NO EXERCÍCIO ........................................................................ 76

7.5.2 QUANTIDADE DE INSTRUMENTOS DE TRANSFERÊNCIAS CELEBRADOS E VALORES REPASSADOS NOS TRÊS ÚLTIMOS EXERCÍCIOS ......... 76

7.6 SUPRIMENTO DE FUNDOS .............................................................................................................................................. 78

7.6.1 CONCESSÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS ...................................................................................................................... 78

7.6.2 UTILIZAÇÃO DE SUPRIMENTO DE FUNDOS ....................................................................................................................... 78

7.6.3 CLASSIFICAÇÃO DOS GASTOS COM SUPRIMENTO DE FUNDOS .............................................................................................. 78

7.6.4 ANÁLISE CRÍTICA ....................................................................................................................................................... 79

8 GESTÃO DE PESSOAS, TERCEIRIZAÇÃO DE MÃO DE OBRA E CUSTOS RELACIONADOS ............................................ 80

8.1 ESTRUTURA DE PESSOAL DA UNIDADE ............................................................................................................................... 80

8.1.1 DEMONSTRAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO À DISPOSIÇÃO DA UNIDADE JURISDICIONADA .................................... 80

8.1.1.1 FORÇA DE TRABALHO DA UJ ............................................................................................................................... 80

8.1.1.2 DISTRIBUIÇÃO DA LOTAÇÃO EFETIVA .......................................................................................................................... 80

8.1.1.3 DETALHAMENTO DA ESTRUTURA DE CARGOS EM COMISSÃO E FUNÇÕES GRATRIFICADAS DA UJ .............................................. 81

8.1.1.4 ANÁLISE CRÍTICA DOS QUADROS 8.1.1.1 A 8.1.1.3 ...................................................................................................... 81

8.1.2 QUALIFICAÇÃO E CAPACITAÇÃO DA FORÇA DE TRABALHO ................................................................................................... 83

8.1.3 CUSTOS DE PESSOAL DA UNIDADE JURISDICIONADA .......................................................................................................... 85

8.1.4 IRREGULARIDADES NA ÁREA DE PESSOAL ........................................................................................................................ 86

8.1.4.1 ACUMULAÇÃO INDEVIDA DE CARGOS, FUNÇÕES E EMPREGOS PÚBLICOS ............................................................................ 86

8.1.4.2 TERCEIRIZAÇÃO IRREGULAR DE CARGOS ...................................................................................................................... 86

8.1.5 RISCOS IDENTIFICADOS NA GESTÃO DE PESSOAS ............................................................................................................... 86

8.1.6 INDICADORES GERENCIAIS SOBRE RECURSOS HUMANOS .................................................................................................... 86

8.2.1 – CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE LIMPEZA, HIGIENE E VIGILÂNCIA .................................................................................... 88

8.2.2 LOCAÇÃO DE MÃO DE OBRA PARA ATIVIDADES NÃO ABRANGIDAS PELO PLANO DE CARGOS DO ÓRGÃO ........................................ 89

8.2.4 CONTRATAÇÃO DE ESTAGIÁRIOS ................................................................................................................................... 92

9 GESTÃO DO PATRIMÔNIO MOBILIÁRIO E IMOBILIÁRIO ......................................................................................... 93

9.1 GESTÃO DA FROTA DE VEÍCULOS PRÓPRIOS E CONTRATADOS DE TERCEIROS .............................................................................. 93

9.1.1 GESTÃO DA FROTA DE VEÍCULOS PRÓPRIOS ..................................................................................................................... 93

9.2 GESTÃO DO PATRIMÔNIO IMOBILIÁRIO ............................................................................................................................ 95

QUADRO 9.2.1 DISTRIBUIÇÃO ESPACIAL DOS BENS IMÓVEIS DE USO ESPECIAL ................................................................................ 95

9.2.2 IMÓVEIS SOB A RESPONSABILIDADE DA UJ, EXCETO IMÓVEL FUNCIONAL ............................................................................... 95

9.2.3 IMÓVEIS FUNCIONAIS DA UNIÃO SOB A RESPONSABILIDADES DA UJ .................................................................................... 95

9.2.4 ANÁLISE CRÍTICA DOS ITENS 9.2.1, 9.2.2.1 E 9.2.3. ....................................................................................................... 96

10 GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ........................................................................................................ 96

10.1 GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (TI) ............................................................................................................... 96

11 GESTÃO DO USO DOS RECURSOS RENOVÁVEIS E SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL .............................................. 97

11.1 GESTÃO DO USO DOS RECURSOS RENOVÁVEIS E SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL...................................................................... 97

12 ATENDIMENTO DE DEMANDAS DE ÓRGÃOS DE CONTROLE ................................................................................. 98

12.1 TRATAMENTO DE DELIBERAÇÕES EXARADAS EM ACÓRDÃO DO TCU ...................................................................................... 98

12.2.1 RECOMENDAÇÕES DO ÓRGÃO DE CONTROLE INTERNO ATENDIDAS NO EXERCÍCIO ................................................................. 98

12.3 DECLARAÇÃO DE BENS E RENDAS ESTABELECIDA NA LEI N° 8.730/93 ................................................................................... 98

12.3.1 SITUAÇÃO DO CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES IMPOSTAS PELA LEI 8.730/93 .................................................................. 98

12.3.2 SITUAÇÃO DO CUMPRIMENTO DAS OBRIGAÇÕES ............................................................................................................ 98

12.4 MEDIDAS ADOTADAS EM CASO DE DANO AO ERÁRIO ......................................................................................................... 99

12.5 ALIMENTAÇÃO SIASG E SICONV ................................................................................................................................. 99

13 INFORMAÇÕES CONTÁBEIS ................................................................................................................................ 100

13.4 DECLARAÇÃO DO CONTADOR ATESTANDO A CONFORMIDADE DAS DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS .............................................. 100

LISTA DE ABREVIAÇÕES E SIGLAS

art. – artigo

CGU – Controladoria-Geral da União

CNAE – Cadastro Nacional de Atividade Econômica

CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

CNV – Comissão Nacional da Verdade

COACE - Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental

COACO – Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos

COAD - Coordenação-Geral de Administração

COADI – Coordenação de Atendimento a Distância

COCAC – Coordenação de Consultas ao Acervo

CODAC – Coordenação DE Documentos Audiovisuais e Cartográficos

CODEARQ- Código de Entidade Custodiadoras de Acervos Arquivísticos

CODES – Coordenação de Documentos Escritos

COGED - Coordenação-Geral de Gestão de Documentos

COLOG - Coordenação de Recursos Logísticos

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos

COPAC - Coordenação de Preservação do Acervo

COPED – Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo

COPRA – Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo

COREG - Coordenação Regional no Distrito Federal

CORHU - Coordenação de Recursos Humanos

COROF - Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros

COTIN - Coordenação de Tecnologia da Informação

CPF – Cadastro de Pessoa Física

CPGF – Cartão de Pagamento do Governo Federal

CRC – Conselho Regional de Contabilidade

DBR – Declaração de Bens e Rendas

Dec. – Decreto

DIPAR – Divisão de Protocolo e Arquivo

DN – Decisão Normativa

DOU – Diário Oficial da União

GABIN – Gabinete da Direção-Geral

IN – Instrução Normativa

LOA – Lei Orçamentária Anual

MAPA – Memória da Administração Pública Brasileira

NE – Norma de Execução

nº - número

OCI – Órgão de Controle Interno

OFSS – Orçamento Fiscal e da Seguridade Social

PAC – Programa de Aceleração do Crescimento

PC – Prestação de Contas

Port. – Portaria

PPA – Plano Plurianual

RFB – Receita Federal do Brasil

RG – Relatório de Gestão

Siafi – Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal

Siape – Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos

Siasg – Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais

Siga – Sistema de Gestão de Documentos, da Administração Pública Federal

Sinar – Sistema Nacional de Arquivos

Spiunet – Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União

Sisac – Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões

Siconv – Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria

Siop – Sistema Integrado de Planejamento e Orçamento

Siorg – Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal

Siorg – Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal

STN – Secretaria do Tesouro Nacional

TCU – Tribunal de Contas da União

TI – Tecnologia da Informação

UG – Unidade Gestora

UJ – Unidade Jurisdicionada

UO – Unidade Orçamentária

LISTA DE QUADROS, TABELAS, RELAÇÕES, GRÁFICOS, DECLARAÇÕES

Quadro 2.1 Identificação da UJ – Relatório de gestão individual.................................................... 20

Quadro 2.3 Informações sobre áreas ou subunidades estratégicas................................................... 25

Quadro 2.4 Macroprocessos finalístico............................................................................................. 27

Quadro 3.4 Avaliação do sistema de controles internos da UJ......................................................... 31

Quadro – Atendimento – Serviço de Informação ao Cidadão..........................................................36

Quadro – Mapa Estratégico do Arquivo Nacional 2012-2015.........................................................40

Quadro 6.2.2 Objetivo fixado pelo PPA........................................................................................... 41

Quadro 6.2.3.1 Ações de responsabilidade da UJ – OFSS ............................................................... 60

Quadro 6.2.3.4 Ações do orçamento de investimento................. ................................................... 62

Quadro 6.4 Indicadores de desempenho........................................................................................... 67

Quadro 7.1.1 Programação de despesas........................................................................................... 69

Quadro 7.1.2.2 Movimentação orçamentária externa por grupo de despesa .................................... 70

Quadro 7.1.3.1 Despesas por modalidade de contratação – créditos originários – total .................. 70

Quadro 7.1.3.2 Despesas executadas diretamente pela UJ, por modalidade de contratação – créditos originários ......................................................................................................................................... 71

Quadro 7.1.3.3 Despesas por grupo e elemento de despesa – créditos originários – total............... 73

Quadro 7.1.3.5 Despesas totais por modalidade de contratação – créditos movimentação............. 74

Quadro 7.1.3.6 Despesas por grupo e elemento de despesa – créditos de movimentação............... 74

Quadro 7.3 Reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos....................... 75

Quadro 7.4 Restos a pagar inscritos em exercícios anteriores......................................................... 75

Quadro 7.5.1 Caracterização dos instrumentos de transferências vigentes no exercício................. 76

Quadro 7.5.2 Resumo dos instrumentos celebrados pela UJ nos três últimos exercícios................ 76

Quadro 7.6.1 Concessão de suprimento de fundos........................................................................... 78

Quadro 7.6.2 Utilização de suprimento de fundos........................................................................... 78

Quadro 7.6.3 Classificação dos gastos com suprimento de fundos no exercício de referência ....... 78

Quadro 8.1.1.1 Força de trabalho da UJ – situação apurada em 31/12 ............................................ 80

Quadro 8.1.1.2 Distribuição da lotação efetiva................................................................................ 80

Quadro 8.1.1.3 – Detalhamento da estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da UJ (situação em 31 de dezembro).......................................................................................................... 80

Quadro 8.1.3 Custos do pessoal....................................................................................................... 85

Quadro 8.1.4.2 Cargos e atividades inerentes a categorias funcionais do plano de cargos.............. 86

Quadro 8.2.1 Contratos de prestação de serviços de limpeza e higiene e vigilância ostensiva....... 81

Quadro 8.2.2 Contratos de prestação de serviços com locação de mão de obra.............................. 89

Quadro 8.2.4 Composição do quadro de estagiários........................................................................ 92

Quadro – Veículos usados pelo Arquivo Nacional...........................................................................93

Quadro 9.2.1 Distribuição espacial dos bens imóveis de uso especial de propriedade da União .... 95

Quadro 9.2.2.1 Imóveis de propriedade da União sob responsabilidade da UJ, exceto imóvel funcional........................................................................................................................................... 95

Quadro 9.2.3 Discriminação de imóveis funcionais da União sob responsabilidade da UJ ............ 95

Quadro 10.1 Contratos na área de tecnologia da informação em 2014 ............................................ 96

Quadro 11.1 Aspecto da gestão ambiental....................................................................................... 97

Quadro 12.3.1 Demonstrativo do cumprimento, por autoridades e servidores da UJ, da obrigação de entregar a DBR..................................................................................................................................98

Quadro 12.5 Declaração de inserção e atualização de dados no Siasg e Siconv............................99

Quadro13.4 Declaração do contador atestando a conformidade das demonstrações contábeis ......100

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1 - INTRODUÇÃO

O Relatório de Gestão está estruturado conforme disposições da Instrução Normativa TCU nº 63/2010, da Decisão Normativa TCU nº 134/2013, alterada pela Decisão Normativa TCU nº 139/2014 e da Portaria TCU nº 90/2014, bem como das orientações do órgão de controle interno contidas na Portaria CGU nº 650/2014, que aprova a Norma de Execução nº 1/2014.

Os itens 2.5, 8.3, 12.7, 12.8.da parte A do Anexo II da DN TCU n° 134/2013 não se aplicam à natureza jurídica da Unidade Jurisdicionada.

Os itens 5.5, 6.2, 6.3, 8.3, 12.1, 12.2, 12.5, da parte A do Anexo II da DN TCU nº 134/2013, apesar de se aplicaram à natureza jurídica da Unidade Jurisdicionada, não ocorreram no período.

Os quadros elencados abaixo foram suprimidos do relatório porque não se aplicam à natureza da unidade, ou ainda que aplicável ao Arquivo Nacional, no período compreendido, nada ocorreu:

• Quadro A.2.4 - Avaliação do Sistema de Controles Internos da UJ

• Quadro A.2.5.2 - Remuneração dos conselhos de administração e fiscal

• Quadro A.2.5.3 – Síntese da remuneração dos administradores

• Quadro A.2.5.4 – Detalhamento de itens da remuneração variável dos administradores

• Quadro A.5.2.1 – Programa temático

• Quadro A.5.2.3.3 - Ações não Previstas LOA 2014 – Restos a Pagar – OFSS

• Quadro A.5.5 – Variações de custo

• Quadro A.6.1.2.1 - Movimentação Orçamentária Interna por Grupo de Despesa

• Quadro A.6.2 – Despesa com Publicidade

• Quadro A.6.5.3 – Resumo da prestação de contas sobre transferências concedidas pela UJ na modalidade de convênio, termo de cooperação e de contrato de repasse.

• Quadro A.6.7.1- Benefícios financeiros e Creditícios Geridos pela UJ ou Benefícios Financeiros e Creditícios Estimados e Quantificados pela UJ

• Quadro A.6.7.2.1 – Renuncia tributárias sob gestão da UJ – renuncia tributárias estimadas e quantificadas pela UJ

• Quadro A.6.7.2.2 – Valores Renunciados e Respectiva Contrapartida

• Quadro A.6.7.2.3 - Valor Renunciado por Tributo Gasto Tributário – 2014-2012

• Quadro A.6.7.2.4.1 – Contribuinte beneficiados pela renuncia - pessoas físicas

• Quadro A.6.7.2.4.2 – Contribuinte beneficiados pela renuncia – pessoas jurídicas

• Quadro A.6.7.2.5.1 – Beneficiários da Contrapartida da Renuncia – Pessoas Físicas

• Quadro A.6.7.2.5.2 – Beneficiários da Contrapartida da Renuncia – Pessoas Jurídicas

• Quadro A.6.7.2.6 – Aplicação de recursos da renuncia de receita pela própria UJ

• Quadro A.6.7.2.7 – Prestação de contas de renuncia de receita

• Quadro A.6.7.2.8 – Comunicação à RFB

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• Quadro A.6.7.2.9 – Indicadores de Gestão da Renuncia de Receitas

• Quadro A.6.7.2.10 – Declaração de Situação Fiscal

• Quadro A.6.7.2..11 – Ações de Fiscalização da RFB

• Quadro A.6.8.1 – Requisição e precatórios – administração direta

• Quadro A.6.8.2 – Requisições e precatórios – administração indireta

• Quadro A.8.2.2.2. – Cessão de espaço físico em imóvel da União na responsabilidade da UJ

• Quadro A.8.3 – Distribuição Espacial dos Bens Imóveis de Uso Especial Locados de Terceiros

• Quadro A.11.1.1 – Cumprimento das deliberações do TCU atendidas no exercício

• Quadro A.11.1.2 – Cumprimento das deliberações do TCU que permanecem pendentes de atendimento no exercício

• Quadro A.11.2.1 Relatório de cumprimento das recomendações do órgão de controle interno

• Quadro A.11.2.2 – Situação das recomendações do OCI que permanecem pendentes de atendimento no exercício

O Quadro A.4.1.3.6 –Despesas por Grupo e Elemento de Despesa – Créditos de Movimentação foi ajustado, i.e, suprimiram-se as linhas de Despesa de Pessoal, Juros e Encargos da Dívida, Outras Despesas Correntes, Inversões Financeiras, Amortização da Dívida, pois a Unidade Jurisdicionada não tem informação a declarar sobre esses itens.

O Quadro 7.1.3.3 – Despesas por Grupo e Elemento de Despesa – Créditos de Originais – Total foi ajustado, i.e, suprimiram-se as linhas de Juros e Encargos da Dívida, Inversões Financeiras, Amortização da Dívida, pois a Unidade Jurisdicionada não tem informação a declarar sobre esses itens.

AS PRINCIPAIS REALIZAÇÕES NO EXERCÍCIO:

Destacamos as principais ações realizadas pelo Arquivo Nacional , no exercício de 2014, ressaltando que foram priorizadas ações que contribuíram para o cumprimento de nossa missão institucional.

No Plano da Política Nacional de Arquivos, o Plenário do Conselho Nacional de Arquivos -CONARQ aprovou, após análise da Secretaria de Assuntos Legislativos do Ministério da Justiça (SAL/MJ), a Proposta de Projeto de Lei de Arquivos que altera a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; a realização de uma Campanha de fomento à criação e

desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais, apresentada pela Coordenação de Apoio ao CONARQ, além da cartilha Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais:

transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania; o Parecer apresentado pela Comissão Técnica de Avaliação, referente ao reconhecimento como de interesse público e social do acervo privado da Associação Cultural Cachuera; e finalmente, a Resolução nº 39 estabelecendo Diretrizes para a implementação de Repositórios Digitais Confiáveis de

Documentos Arquivísticos.

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A Coordenação de Apoio ao CONARQ, administrada pelo Arquivo Nacional, executou as seguintes atividades: a) Campanha de fomento para criação e desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais” que contou com as seguintes ações: envio de ofícios às universidades que oferecem cursos de arquivologia, às associações de municípios, aos tribunais de contas, aos ministérios públicos, aos arquivos públicos estaduais e às associações de arquivistas explicando os objetivos da campanha e solicitando o apoio destes entes para ampla divulgação da Campanha e na colaboração de ações e atividades relacionadas ao desenvolvimentos dos arquivos e da arquivologia; b) Envio de Aviso Circular do Senhor Excelentíssimo Ministro da Justiça juntamente com a Cartilha a todas as Prefeituras Municipais ressaltando a importância do Arquivo Público Municipal para a governança e transparência da Administração Pública Municipal; c) Realizou uma pesquisa quantitativa e qualitativa da atual situação dos arquivos públicos estaduais, dado que o último levantamento foi realizado no ano de 2008; d) Cadastrou 42 instituições no Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos; e) Coorganizou com o Arquivo Histórico Ultramarino de Portugal a XI Reunião Conjunta da Comissão Luso-Brasileira para a Salvaguarda e Divulgação do Patrimônio Documental (COLUSO) realizada em Portugal.

No âmbito da Gestão de Documentos Federais, a Equipe de Gestão de Documentos atendeu a 193 órgãos e entidades da Administração Pública Federal prestando orientação técnica no que diz respeito à elaboração, análise para aprovação e aplicação de códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos de arquivo, à elaboração e análise para aprovação de listagens de eliminação de documentos, ao acompanhamento dos trabalhos e atuação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos e ao tratamento de acervos produzidos e acumulados por órgãos e entidades extintos. Foram aprovadas 116 Listagens de Eliminação de Documentos e publicados 43 Editais de Ciência de Eliminação de Documentos no DOU, referentes às listagens de eliminação autorizadas pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional.

A Equipe de Documentos Digitais atuou na gerência do Programa Permanente de

Preservação e Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais do Arquivo Nacional (AN Digital), especialmente na conclusão do projeto de Especificação de Requisitos do Sistema e Repositório de Preservação Digital e no desenvolvimento do projeto de Modelagem de Processos do AN Digital. Realizou a capacitação de 166 servidores integrantes do SIGA em gestão e preservação de documentos digitais. Prestou 64 orientações técnicas em gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais a 46 órgãos e entidades. Mediante a participação na Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos, colaborou na redação das “Diretrizes para implementação de repositórios digitais confiáveis de documentos arquivísticos”. Participou do projeto internacional InterPARES Trust de preservação de documentos arquivísticos digitais no contexto da internet. As Equipes de Gestão de Documentos e de Documentos Digitais, em atividade conjunta com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, atuaram na revisão das portarias que regulamentam os procedimentos para a atribuição do Número Único de Protocolo (NUP) e para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

No âmbito do projeto Memória da Administração Pública Brasileira (MAPA), com o objetivo de reunir informações sobre a organização administrativa central e federal brasileira, nos

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períodos colonial, monárquico e republicano, destacou-se a atualização do sítio e da base de dados Mapa/SIAN, o desenvolvimento do projeto “Estado, administração e reforma: o Governo Provisório de Getúlio Vargas, 1930-1934 (1ª fase)”; as publicações virtuais “Dicionário da Administração Pública On-line”, com 59 novos verbetes, e a série “Cadernos Mapa”, com três novos volumes sobre as secretarias de Estado do século XIX, e a conclusão do “Guia da Administração Imperial (1822-1889)”.

No cumprimento de sua missão de dar acesso à informação e garantir ao cidadão os seus direitos, a ação Sistema de Atendimento ao Usuário realizou 1.155.441 (um milhão, cento e cinqüenta e cinco mil, quatrocentos e quarenta e um) atendimentos a usuários e acessos a sítios eletrônicos e outras mídias digitais de difusão do acervo e de conhecimento. Foram realizados 34.449 (trinta e quatro mil, quatrocentos e quarenta e nove) atendimentos nas formas presencial e a distância e 1.120.992 (um milhão, cento e vinte mil, novecentos e noventa e dois) acessos aos sítios eletrônicos institucionais

Foi dada continuidade às atividades do Núcleo de Atendimento à Comissão Nacional da Verdade - NAC, visando agilizar as demandas de pesquisadores credenciados da Comissão Nacional da Verdade - CNV e das Comissões Estaduais congêneres, orientando o acesso às bases e outros instrumentos de recuperação da informação dos fundos e coleções de interesse, assim como mediar ou solicitar informações às áreas de tratamento técnico da Instituição para a consecução do atendimento. Este núcleo recebeu demandas de pesquisadores da Comissão Nacional da Verdade, da Comissão da Verdade do Estado de São Paulo, do Ministério Público da União e de pesquisadores acadêmicos.

Na Preservação do Acervo Nacional, foram desenvolvidas ações de ampliação do controle e disponibilização de informações ao cidadão, por meio da preservação de 879 fundos arquivísticos sob a guarda do Arquivo Nacional e do processamento técnico de 110 fundos, destacando-se 21 relativos à temática de interesse da Comissão Nacional da Verdade (CNV), que tem por finalidade apurar graves violações de Direitos Humanos ocorridas entre os anos de 1946 e 1988. No portal institucional, 30 instrumentos de pesquisa foram publicados, com vistas à ampliação do acesso do cidadão à informação governamental e foram inseridos 434.830 registros em bases de dados para acesso via Web. O Arquivo Nacional recebeu por doação 08 acervos e recolheu 01 acervo (Departamento de Policia Federal / Delegacia de Ordem Institucional). Foram digitalizadas e ocerizadas cerca de 6.500.000 páginas de documentos de 67 fundos documentais, gerando o mesmo número de representantes digitais matrizes em alta resolução (TIFF) e cerca de 757.000 representantes digitais derivados em PDF multipáginas organizados por processos ou dossiês, o que possibilitou a disponibilização de 100% do acervo de interesse da CNV. Foram também prestadas assistências técnicas para tratamento arquivístico e preservação de acervos de diversas instituições brasileiras.

As ações relativas ao PO de Promoção de Eventos visam à difusão do conhecimento e do

acervo arquivístico. Por ocasião dos eventos relacionados aos 5 anos do Memórias Reveladas e aos 50 anos do golpe de 1964, foi remontada a exposição Registros de uma guerra surda. Ainda no âmbito dos 50 anos do golpe militar, realizou-se a exposição Jango, nossa breve história, dedicada ao governo de João Goulart, sem esquecer sua trajetória pessoal, chegando até as imagens de exílio.

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Permaneceram em exibição no Arquivo Nacional até abril as exposições Estampas do Rio e O

mundo luso-brasileiro. Foram organizados os seminários “Ditadura e transição democrática”, o “V Seminário – A Gestão de Documentos Arquivísticos na Administração Pública Federal”, realizado no âmbito do “V Encontro Técnico dos Integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal”, “Seminário Arquivos e Arquitetos”, “Seminário O Programa Memória do Mundo e a Documentação sobre Violações de Direitos Humanos”, organizado pelo Comitê Nacional do Brasil do Programa Memória do Mundo da UNESCO e o evento comemorativo ao Dia Mundial do Patrimônio Audiovisual. Em novembro realizar-se-á a 13ª edição do Recine – Festival Internacional de Cinema de Arquivo com o tema “Literatura e Cinema” e que fará um homenagem a Nelson Pereira dos Santos que tão bem soube conjugar essas 2 formas de expressão. Paralelamente foi reeditada a exposição Estampas do Rio. No portal da instituição, foi disponibilizada a exposição Viagens italianas no site Exposições virtuais, além de lançados dois novos temas no site O Arquivo Nacional e a história luso-brasileira.

Nas ações relativas ao PO de Publicações Técnico-Científicas, o Arquivo Nacional editou, ao longo de 2014, as monografias vencedoras do Prêmio Arquivo Nacional de Pesquisa 2011, a saber: O Estado imperial brasileiro e as revoltas da regência: Estado e Nação nas trajetórias dos

militares do Exército imperial brasileiro, de autoria de José Iran Ribeiro, Conversas reservadas: „vozes públicas’, conflitos políticos e rebeliões em Pernambuco no tempo da Independência do

Brasil, de autoria de Flávio José Gomes Cabral e A ilha de Santa Catarina e sua terra firme: estudo

sobre o governo de uma capitania subalterna (1738-1807), de autoria de Augusto da Silva; a revista Recine Com a palavra o cinema, além das revistas Acervo v. 26/2: “Arquivos, bibliotecas e museus”, v. 27/1: “50 anos do golpe: ditadura e transição democrática no Brasil”, v. 27/2: “Arquivos e esporte” e o catálogo da exposição Jango, nossa breve história. Também foram reimpressas as publicações técnicas Diretrizes do preservador e Diretrizes do produtor, produzidas no âmbito do InterPares. Foram impressas as publicações Criação e desenvolvimento de arquivos

públicos municipais: transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania, elaboração pelo Conselho Nacional de Arquivos, Relatório da Comissão Luso-Brasileira para Salvaguarda e Divulgação do Patrimônio Documental – COLUSO SEÇÃO BRASILEIRA.

Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) - Memórias

Reveladas. Na área de projetos especiais interinstitucionais e de promoção do direito à memória e à verdade, destaca-se a continuidade das ações do Memórias Reveladas. A rede Memórias Reveladas atingiu, durante o ano de 214, a marca de 100 entidades parceiras, no Brasil e no exterior. Foram celebrados acordos de cooperação e intercâmbio técnico, científico e cultural com a Universidade Federal do Rio de Janeiro, a Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro (PUC-Rio), o Colégio Pedro II, o Instituto Presidente João Goulart, e a Secretaria Estadual de Assistência Social e Direitos Humanos do Rio de Janeiro. Atualmente, o banco de dados Memórias Reveladas, disponível na Internet, possui 434.089 registros de informações inseridas por instituições parceiras. Da mesma forma, a página do Centro nas redes sociais atingiu a marca de 6.300 seguidores. Foram realizadas gravações de video-aulas para a seção “Sala de Aula” do portal.

Memórias Reveladas, dedicada a professores e estudantes do ensino médio. Durante o

primeiro semestre de 2014, foi lançado o livro digital “Arquivos da Repressão e da Resistência” (org. Inez Stampa e Rodrigo de Sá Netto), bem como foram publicados artigos sobre o Centro de Referência em periódicos científicos tais como a „Revista Pesquisa‟ (FAPESP) e a „Revista Em Pauta‟, além de coletâneas como „Documentos Sensíveis‟ (org. Icleia Thiesen) e „Justiça de Transição: memória, verdade e justiça‟ (org. Samantha Pflug e

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Marcos Maliska). Ainda no que se refere a publicações, destaca-se a organização do dossiê temático da Revista Acervo (org. Inez Stampa e Marco Aurélio Santana) dedicado aos 50 anos do golpe militar e à transição democrática no Brasil. No que se refere a eventos, em 27 de março de 2014, o Memórias Reveladas participou da aula inaugural “O Golpe de Estado de 1964: 50 anos depois” promovido pelo Departamento de Serviço Social da PUC-Rio. De 1º a 3 de abril o Memórias Reveladas participou do seminário “Memórias & Arquivos: 50 anos do golpe civil-militar na Amazônia”, realizado pela Secretaria de Cultura do Estado do Pará, em parceria com o Arquivo Público do Pará e com a Universidade da Amazônia. Em 4 de abril, o Memórias Reveladas participou da mesa de abertura do seminário „Direito à Memória: 50 anos da ditadura militar”, realizado pela Secretaria da Cultura do Estado da Bahia. Em 8 de abril de 2014 foi realizada a conferência “Acesso à Memória da Resistência”, em parceria com a Comissão da Verdade do Rio e da Secretaria de Assistência Social e Direitos Humanos. Neste mesmo mês, foi realizado, na cidade de São Paulo, em parceria com o Centro de Documentação e Memória da Universidade Estadual Paulista e com a Fundação Perseu Abramo, a mesa de debates “Preservar para não esquecer”. No dia 12 de maio foram realizadas reuniões ordinárias da Comissão de Altos Estudos e do Conselho Consultivo do Memórias Reveladas. Nos dias 12 a 16 do mesmo mês, foi realizado, na sede do Arquivo Nacional, o Seminário “Ditadura e Transição Democrática – 5 anos do Memórias Reveladas nos 50 anos do golpe de 1964. O seminário contou com especialistas nacionais e internacionais nas temáticas de interesse do Memórias Reveladas, além de uma mostra de filmes sobre a repressão política no Brasil e na América do Sul. O Memórias Reveladas participou, durante todo o ano de 2014, de reuniões sistemáticas com a Comissão Nacional da Verdade, Comissão da Verdade do Rio e Comissão da Verdade da UFRJ, além de ter participado de reuniões técnicas com parceiros da rede Memórias Reveladas em todo o Brasil, especialmente no que se refere a projetos de tratamento e difusão de acervos estaduais do período da ditadura militar (1964-1985).

Na Gestão e Manutenção do Arquivo Nacional, a dotação orçamentária do Arquivo Nacional, para atender as despesas correntes e de investimento, aprovada na Lei nº 12.952, de 20 de janeiro de 2014, foi de R$ 19.019.255,00, parcialmente liberado. Compondo este valor está o montante de R$ 186.000,00 originado de uma emenda parlamentar individual, do Deputado Federal Hugo Leal, destinado a financiar a itinerância da exposição “50 Anos de Desenvolvimento Nacional” por diversos municípios do Estado do Rio de Janeiro. Notamos que o limite para movimentação e empenho foram liberados apenas R$ 16.742.141,84, insuficientes para atender até mesmo as necessidades essenciais do Arquivo Nacional, tanto que muitos contratos de serviços continuados estão sem cobertura orçamentária a partir de outubro, dependentes da aprovação de um crédito suplementar no valor de R$ 3.486.000,00, em tramitação.

Foram realizadas as seguintes ações: instalação de 01 (uma) Solução de Sala-Cofre com

suas respectivas infraestruturas para operação, controle e monitoramento, para atender às necessidades de proteção física de infraestrutura e sistemas críticos de tecnologia da informação do Arquivo Nacional utilizado como principal ferramenta de segurança para o acervo documental digital da Comissão Nacional da Verdade(CNV); a substituição de todo cabeamento da rede lógica do Bloco F, para dar apoio as constantes demandas da Comissão Nacional da Verdade (CNV). Foram também instalados mais equipamentos na área de infraestrutura e Rede na Coordenação Regional em Brasília, propiciando o atendimento às demandas da CNV naquela regional; conclusão dos serviços de engenharia de restauro de calhas, cordões, mantas, telhas, instalações pluviais e revestimentos dos prédios do Conjunto Arquitetônico Tombado e do prédio/depósito “D”.

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AS PRINCIPAIS DIFICULDADES PARA A REALIZAÇÃO DOS OBJETIVOS

A celeridade na realização de alguns projetos no exercício foi afetada pela liberação em parcelas, e por limite, da dotação orçamentária do Arquivo Nacional. A organização de grandes eventos na cidade do Rio de Janeiro e em Brasília influíram no desenvolvimento das atividades da instituição, como na de outros órgãos e entidades da administração pública federal, mas não impediu que o Arquivo Nacional mantivesse o mesmo nível de excelência no desempenho de suas funções.

Há necessidade de reforço na força de trabalho do Arquivo Nacional, com perfis capazes de dar continuidade aos avanços realizados pela instituição em razão da própria dinâmica da administração pública federal e da sociedade, pela vacância de cargos por aposentadorias e/ou mortes.

O dirigente máximo e servidor de carreira do Arquivo Nacional, registrou, com orgulho, os programas, projetos e atividades desenvolvidos pelo corpo técnico e administrativo sob a sua orientação, coordenação e monitoramento. Cabe também ressaltar a capacidade da instituição em construir parcerias nacionais e internacionais que resultaram em benefícios para as partes envolvidas e sobretudo para os cidadãos. Em que pese o muito realizado, ainda restam projetos importantes a serem concretizados, como a transformação do Arquivo Nacional em autarquia, conforme proposto pelo ministro de Estado da Justiça, e a maior regionalização de sua atuação, como previsto em lei.

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2 IDENTIFICAÇÃO E ATRIBUTOS DA UNIDADE

2.1 Identificação da unidade jurisdicionada

Quadro 2.1.1 Identificação da unidade jurisdicionada

Poder e Órgão de Vinculação

Poder: Órgão da Administração Direta do Poder Executivo Federal

Órgão de Vinculação: Ministério da Justiça Código SIORG: 8836

Identificação da Unidade Jurisdicionada

Denominação Completa: Arquivo Nacional

Denominação Abreviada: AN

Código SIORG: 00033499999 Código LOA: 30103 Código SIAFI: 200247

Natureza Jurídica: órgão público da administração direta federal CNPJ: 04.374.067/0001-47

Principal Atividade: Atividades de Bibliotecas e Arquivos Código CNAE: 9999-9

Telefones/Fax de contato: (021) 2179-1228 (021) 2179-1257 (021) 2179-12

Endereço Eletrônico: [email protected]

Página na Internet: http://www.arquivonacional.gov.br

Endereço Postal: Arquivo Nacional – Praça da República, nº 173 – Centro – Rio de Janeiro – RJ – 220211-350 – Brasil

Normas Relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada

Regulamento nº 2, de 2 de janeiro de 1838, cria o Arquivo Público do Império

O Decreto nº 88.771, de 27 de setembro de 1983, inclui o Arquivo Nacional no regime de autonomia limitada de que trata o Decreto nº 86.212, de 15 de julho de 1981.

Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados: no no artigo 18, lista as competências do Arquivo Nacional e no artigo 26, cria o Conselho Nacional de Arquivos, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, e cabeça do Sistema Nacional de Arquivos.

O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, regulamenta a Lei 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Regimento Interno do Arquivo Nacional - Portaria da Casa Civil da Presidência da República nº 42, de 8 de

novembro de 2002. Publicada no DOU nº 218, Seção I, de 11 de novembro de 2002

O Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, dispõe sobre o Sistema de Gestão de Arquivos – SIGA, da

Administração Pública Federal, cujo órgão central é o Arquivo Nacional

O Decreto nº 5.584, de 18 de novembro de 2005, que dispõe sobre o recolhimento ao Arquivo Nacional do acervo documental dos extintos Conselho de Segurança Nacional – CSN, Comissão Geral de Investigações – CGI e Serviço Nacional de Informações – SNI.

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Portaria ministerial nº 204, de 13 de maio de 2009, da Casa Civil, que cria o Centro de Referência das Lutas

Políticas no Brasil (1964-1985).

Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal.

Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada

A Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999, do CONARQ, que dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos

A Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, que dispõe sobre a versão revisada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivos para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotada como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos- SINAR, e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de

Documentos de Arquivos Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.

A Resolução nº 23, de 16 de junho de 2006, do CONARQ, que dispõe sobre a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR

A Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, do CONARQ, que dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos- e-Arq Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR

A Resolução nº 28, de 17 de fevereiro de 2009, do CONARQ, que dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos- SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ

A Resolução nº 31,de 28 de abril de 2010, do CONARQ, que dispõe sobre a adoção das Recomendações para a Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes

A Resolução nº 34, de 15 de maio de 2012, do CONARQ, que dispõe sobre a adoção das Recomendações para o resgate de acervos Arquivísticos danificados por águas pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR

A Resolução nº 36, de 19 de dezembro de 2012, do CONARQ, que dispõe sobre a adoção das Diretrizes para a Gestão arquivística. Do Correio Eletrônico Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR

A Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012 do CONARQ, que aprova as Diretrizes para a Presunção de

Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.

A Resolução nº 38, de 9 de julho de 2013, dispõe sobre a adoção das "Diretrizes do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes para Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações".

A Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014, estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar)

A Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

A Resolução nº 41, de 9 de dezembro de 2014, dispõe sobre a inserção dos documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais em programas de gestão de documentos arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando a sua preservação e acesso.

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Aprovação de minuta de resolução sobre a inserção dos documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais em programas de gestão de documentos arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos, visando a sua preservação e acesso.

A Resolução nº 42, de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre a análise do papel reciclado fabricado no Brasil para produção de documentos arquivísticos.

Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada

Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades coletivas, pessoas e famílias – ISSAR (CPF), 2003.

Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística – NOBRADE. CONARQ, 2006

Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-Arq Brasil.

CONARQ. 2006

Norma Internacional para Descrição de Funções – ISDF, 2007.

Norma Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico – ISDIAH, 2008.

Princípios de Acesso aos Arquivos, 2012.

Legislação Arquivística Brasileira – Atualizada em dezembro de 2012. (Coletânea)

Unidades Gestoras e Gestões relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Unidades Gestoras Relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Código SIAFI Nome

200247 ARQUIVO NACIONAL

Gestões Relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Código SIAFI Nome

00001 Tesouro

Relacionamento entre Unidades Gestoras e Gestões

Código SIAFI da Unidade Gestora Código SIAFI da Gestão

200247 00001

Unidades Orçamentárias Relacionadas à Unidade Jurisdicionada

Código SIAFI Nome

30.103 ARQUIVO NACIONAL

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2.2 Finalidade e competências institucionais da unidade

O Arquivo Nacional, órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal, órgão específico singular da estrutura básica do Ministério da Justiça, diretamente subordinado ao Ministro de Estado, tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos – órgão central do Sistema Nacional de Arquivos, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural. Ou seja:

• Gerenciar;

• Recolher e guardar;

• Dar tratamento técnico;

• Preservar;

• E divulgar o patrimônio documental do País.

O Arquivo Nacional conserva no Rio de Janeiro e em sua sede em Brasília, mais de 55 km de documentos textuais, cerca de 1,74 milhão de fotografias e negativos, duzentos álbuns fotográficos, 15 mil diapositivos, quatro mil caricaturas e charges, três mil cartazes, mil cartões postais, trezentos desenhos, trezentas gravuras e vinte mil ilustrações, além de mapas, filmes, registros sonoros e uma coleção de livros raros que supera oito mil títulos.

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2.3 – Organograma Funcional

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Quadro 2.3 Informações sobre áreas ou subunidades estratégicas

Áreas/ Subunidades Estratégicas

Competências Titular Cargo Período de atuação

Cordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo (COPRA)

Compete planejar, de forma integrada, coordenar e supervisionar as atividades de tratamento técnico e preservação dos documentos sob a sua guarda e dar orientação técnica a instituições custodiadoras de acervos arquivísticos, em especial a órgãos e entidades da Administração Pública Federal

Mauro Domingues De Sá Coordenador-Geral de Processamento e Preservação do Acervo

Nomeado para o DAS-101.4 em 01/11/2013;

Coordenação-Geral de Gestão de Documentos (COGED)

Compete planejar, de forma integrada, supervisionar e realizar as atividades de gestão de documentos de arquivo; prestar orientação técnica a órgãos e entidades da Administração Pública Federal;

Maria Izabel de Oliveira Coordenadora-Geral de Gestão de Documentos

Nomeada para o DAS-101.4 em 12/03/2003;

Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental (COACE)

Compete planejar de forma integrada, coordenar e supervisionar as atividades de acesso, planejar, coordenar e executar as ações relacionadas com o atendimento presencial (COCAC) e atender aos usuários das consultas encaminhadas por correspondência (COADI); difusão e divulgação do acervo arquivístico e bibliográfico da Instituição (COPED); editar e manter o Portal do Arquivo Nacional e da Intranet e outros meios de divulgação eletrônica; planejar, coordenar, controlar e executar as atividades de visitação de autoridades e do público em geral às instalações do Arquivo Nacional (PI); coordenar a realização dos eventos promovidos pelo órgão e supervisionar os eventos realizados por outras instituições na sede do Arquivo Nacional.

Maria Aparecida Silveira Torres

Coordendora-Geral de Acersso e Difusão Documental

nomeada para o DAS-101.4 em 19/11/2008

Coordenação

Regional do

Compete planejar, de forma integrada com as demais Coordenações-gerais, e supervisionar as atividades de gestão de documentos, de tratamento técnico e preservação do acervo sob a sua guarda e de

Clovis Felix Curado Junior

Coordenador Regional do Arquivo Nacional no DF

Nomeado para o DAS-101.4 em 31/10/2013 exonerado, em 27/04/2014

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Arquivo Nacional no Distrito Federal (COREG)

atendimento ao usuário; dar orientação técnica a órgãos e entidades da Administração Pública Federal quanto à implantação de programas de gestão de documentos, à elaboração e aplicação de códigos e planos de classificação, bem como de tabelas de temporalidade e destinação de documentos, em articulação com a Coordenação-Geral de Gestão de Documentos.

Servidora Suely Rodrigues da Silva Sant'Anna Marcus Vinícius Queiroz Barbosa

Substituta Eventual da Coordenação Regional do Arquivo Nacional Coordenador Regional do Arquivo Nacional no DF

Atuação no período de 28/04/2014 a 12/05/2014

Nomeado para o DAS-101.4, em 13/05/2014 até 31/12/2014. sendo exonerado em 15/01/2014.

Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos - COACO

Compete assessorar o Presidente do CONARQ, no planejamento, desenvolvimento, coordenação, supervisão, acompanhamento e avaliação de suas atividades

Domícia Gomes Borges Coordenadora Nomeada para o DAS-101.3 em 17/01/2013

Coordenação-Geral de Administração

compete planejar, de forma integrada, coordenar e supervisionar as atividades relacionadas com a gestão de recursos humanos (CORHU), a administração do orçamento e finanças (COROF), dos procedimentos licitatórios, dos serviços de informática (COTIN), do suprimento e do patrimônio (COLOG), a gestão de documentos, avulsos e processos recebidos e expedidos pelo Arquivo Nacional (DIPAR); dos serviços de segurança das instalações e de recepção; controlar a concessão e a prestação de contas de suprimento de fundos; coordenar, supervisionar, executar e controlar as atividades de concessão de diárias e requisições de passagem aéreas; coordenar, supervisionar, executar e controlar as atividades de venda de publicações etc;

Renato Diniz Coordenador-Geral de Administração

Nomeado para o DAS-101.4 EM 22/02/2006

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2.4 Macroprocessos finalísticos

Quadro 2.4 Macroprocessos finalístico

Macroprocessos Descrição Produtos e Serviços Principais Clientes Subunidades Responsáveis

Elaboração, implementação e acompanhamento da política nacional de arquivos

A política nacional de arquivos visa garantir pleno acesso à informação, auxiliando o cidadão na defesa de seus direitos e incentivando a produção de conhecimento científico e cultural, por meio da disponibilização do acervo e do fornecimento de informações e de documentos. Da mesma forma, busca atender às demandas dos órgãos e entidades dos poderes públicos, integrando atividades, favorecendo o planejamento estratégico e disseminando conhecimento no que diz respeito à gestão, bem como à aplicação das normas existentes.

Reuniões do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) realizadas.

Conferência nacionais de arquivos organizadas e promovidas.

Encontros da Comissão de Altos Estudos e do Conselho Consultivo do Centro de Referência Memórias Reveladas realizados

Cartilha com orientações para acriação de arquivos municipais publicada e distribuída.

Sociedade; instituições públicas no âmbito da União, Estados, Distrito Federal e Municípios; pessoas físicas e jurídicas de direito privado detentoras de arquivos que estabelecem acordo ou ajuste com o CONARQ

COACO - Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos

Preservação, acesso e difusão do acervo arquivístico sob a sua guarda

Para garantir a preservação do patrimônio arquivístico nacional e disponibilizá-lo à consulta, é necessária constante manutenção e modernização da infraestrutura física e tecnológica do Arquivo Nacional, bem como o intercâmbio de informações com os principais arquivos e centros de produção de conhecimento arquivístico, nacionais e estrangeiros.

O atendimento às demandas de cidadãos, de órgãos e entidades dos poderes públicos e de

Acervos arquivísticos processaqdos e preservados

Missões de assistência técnica em processamento e preservação de documentos realizados

Metodologia de preservação apliacadas a suportes arquivísticos

Usuários, sociedade, instituições públicas e privadas e comunidade acadêmica, produtores culturais.

COPRA -Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo CODES -Coordenação de Documentos Escritos

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instituições privadas é promovido por meio do acesso aos documentos arquivísticos e pelo fornecimento de documentos probatórios e de informações disponíveis em sistemas informatizados, resultantes da construção e alimentação de base de dados e sítios eletrônicos. Iniciativas de difusão do acervo são também efetuadas por intermédio de programa editorial diversificado e da realização de pesquisas, exposições, seminários, festivais e concursos monográficos.

O fortalecimento da política nacional de arquivos contribui, também, para a promoção do direito à memória e à verdade, uma vez que o acesso à informação pública, como regra geral, é um dos grandes mecanismos de consolidação dos regimes democráticos e de prevenção à violação maciça aos direitos humanos. Nesse sentido, é essencial ampliar e aprofundar a integração dos órgãos e entidades parceiros do Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) – Memórias Reveladas.

desenvolvidas

Eventos de capacitação em processamento e preservação de documentos realizados.

Informação organizada e disponibilizada ao governo e ao cidadão por meio de atendimento presencial e à distância e do sistema de Integrado do Arquivo Nacional (SIAN) e demais bases de dados com informações sobre os acervos.

Patrimônio arquivístico nacionalo divulgado e acessado

CODAC - Coordenação de Documentos Audiovisuais e Cartográficos COPAC-Coordenação de Preservação do Acervo COACE - Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental COCAC -Coordenação de Consultas ao Acervo

COADI-Coordenação de Atendimento a Distância

COPED - Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo

Modernização dos serviços de gestão de documentos nos

O Arquivo Nacional tem como missão promover a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo

Sistema de Gestão de Acervos Digitais desenvolvido.

Órgãos e entidades da APF integrantes do SIGA, instituições privadas,

COGED -Coordenação-Geral de Gestão de

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órgãos e entidades integrantes do siga (sistema de gestão de documentos de arquivo, da Administração Pública Federal

Federal.

A consolidação da política nacional de arquivos, a orientação normativa do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e a capacitação dos profissionais de órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal e do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR possibilitam o cumprimento de suas responsabilidades legais perante a gestão de documentos, tendo em vista a função e o uso social dos arquivos. Busca-se, assim, garantir a visibilidade da administração pública e contribuir para solucionar questões como a inexistência de critérios técnicos para o tratamento de acervos, a ausência de padronização em procedimentos e na terminologia, a dispersão de acervos documentais, a tendência à terceirização das atividades arquivísticas e a carência quantitativa e qualitativa de recursos humanos nessa área.

Documentos arquivísticos digitais preservados e acessados.

Missões de assistência técnica na gestão de documentos realizados.

Eventos de capacitação em gestão de documentos realizados.

Diagnósticos de monitoramento e avaliação quanto a aplicação da legislação e das normas arquivísticas realizados

Encontros Técnicos dos Integrantes do SIGA realizados

Decreto de reformulação do SIGA publicado

Normativas reguladoras das atividades de gestão de documentos aprovadas

Normativas reguladoras das atividades de gestão de documentos aprovadas

sociedade e comunidade acadêmica.

Documentos

30

Normativas reguladoras das atividades de protocolo da Administração Pública Federal aprovadas.

Unidades protocolizadoras da Administração Pública Federal modernizadas

Sítio do grupo de pesquisa Memória da Administração Pública Brasíleira (MAPA) atualizado com informações referentes aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

31

3 INFORMAÇÕES SOBRE GOVERNANÇA

3.1 Estrutura de governança

A coordenação, acompanhamento e monitoramento dos objetivos do Plano Estratégico fica a

cargo do diretor-geral do Arquivo Nacional e presidente do CONARQ, assessorado pela Coordenação-Geral de Administração e pelo Grupo de Planejamento, ao qual cabe elaborar e supervisionar a execução de planos e programas setoriais; compatibilizar as propostas das áreas com os objetivos do planejamento estratégico; e acompanhar física e financeiramente a execução dos planos e programas, garantindo a melhor alocação dos recursos públicos.

3.2 Atuação da unidade de Auditoria Interna

Apesar de mão termos uma unidade formalmente constituída de controle interno, a Equipe de Planejamento executa de forma eficiente essa atividade.

3.3 Sistema de Correição

O Arquivo Nacional está em consonância com os preceitos contidos nos artigos 4º e 5º da Portaria nº 1.403/2007 da CGU.

Não há uma estrutura de Corregedoria no Arquivo Nacional. A Coordenação-Geral de Administração é responsável pela apuração de possíveis irregularidades cometidas por servidores Públicos.

3.4 Avaliação do funcionamento dos controles internos

Quadro 3.4 Avaliação do sistema de controles internos da UJ

ELEMENTOS DO SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS A SEREM AVALIADOS VALORES

Ambiente de Controle 1 2 3 4 5

1. A alta administração percebe os controles internos como essenciais à consecução dos objetivos da unidade e dão suporte adequado ao seu funcionamento.

x

2. Os mecanismos gerais de controle instituídos pela UJ são percebidos por todos os servidores e funcionários nos diversos níveis da estrutura da unidade.

x

3. A comunicação dentro da UJ é adequada e eficiente. x

4. Existe código formalizado de ética ou de conduta. x

5. Os procedimentos e as instruções operacionais são padronizados e estão postos em documentos formais.

x

6. Há mecanismos que garantem ou incentivam a participação dos funcionários e servidores dos diversos níveis da estrutura da UJ na elaboração dos procedimentos, das instruções operacionais ou código de ética ou conduta.

x

7. As delegações de autoridade e competência são acompanhadas de definições claras das x

32

responsabilidades.

8. Existe adequada segregação de funções nos processos e atividades da competência da UJ. x

9. Os controles internos adotados contribuem para a consecução dos resultados planejados pela UJ. x

Avaliação de Risco 1 2 3 4 5

10. Os objetivos e metas da unidade jurisdicionada estão formalizados. x

11. Há clara identificação dos processos críticos para a consecução dos objetivos e metas da unidade.

x

12. É prática da unidade o diagnóstico dos riscos (de origem interna ou externa) envolvidos nos seus processos estratégicos, bem como a identificação da probabilidade de ocorrência desses riscos e a consequente adoção de medidas para mitigá-los.

x

13. É prática da unidade a definição de níveisde riscos operacionais, de informações e de conformidade que podem ser assumidos pelos diversos níveis da gestão.

x

14. A avaliação de riscos é feita de forma contínua, de modo a identificar mudanças no perfil de risco da UJ ocasionadas por transformaçõesnos ambientes interno e externo.

15. Os riscos identificados são mensurados e classificados de modo a serem tratados em uma escala de prioridades e a gerar informações úteis à tomada de decisão.

x

16. Não há ocorrência de fraudes e perdas que sejam decorrentes de fragilidades nos processos internos da unidade.

x

17. Na ocorrência de fraudes e desvios, é prática da unidade instaurar sindicância para apurar responsabilidades e exigir eventuais ressarcimentos.

x

18. Há norma ou regulamento para as atividades de guarda, estoque e inventário de bens e valores de responsabilidade da unidade.

x

Procedimentos de Controle 1 2 3 4 5

19. Existem políticas e ações, de natureza preventiva ou de detecção, para diminuir os riscos e alcançar os objetivos da UJ,claramente estabelecidas.

x

20. As atividades de controle adotadas pela UJ são apropriadas e funcionam consistentemente de acordo com um plano de longo prazo.

x

21. As atividades de controle adotadas pela UJ possuem custo apropriado ao nívelde benefícios que possam derivar de sua aplicação.

x

22. As atividades de controle adotadas pela UJ são abrangentes e razoáveis e estão diretamente relacionadas com os objetivos de controle.

x

Informação e Comunicação 1 2 3 4 5

23. A informação relevante para UJ é devidamente identificada, documentada, armazenada e comunicada tempestivamente às pessoas adequadas.

x

24. As informações consideradas relevantes pela UJ são dotadas de qualidade suficiente para permitirao gestor tomar as decisões apropriadas.

x

25. A informação disponível para as unidades internas e pessoas da UJ é apropriada, tempestiva, atual, precisa e acessível.

x

26. A Informação divulgada internamente atende às expectativas dos diversos grupos e indivíduos da UJ, contribuindo para a execução das responsabilidades de forma eficaz.

x

27. A comunicação das informaçõesperpassa todos os níveis hierárquicos da UJ, em todas as direções, por todos os seus componentes e por toda a sua estrutura.

x

Monitoramento 1 2 3 4 5

28. O sistema de controle interno da UJ é constantemente monitorado para avaliar sua validade e qualidade ao longo do tempo.

x

29. O sistema de controle interno da UJ tem sido considerado adequado e efetivo pelas avaliações sofridas.

x

33

30. O sistema de controle interno da UJ tem contribuído para a melhoria de seu desempenho. x

Análise crítica e comentários relevantes:

O Arquivo Nacional começou no exercício de 2014 a implementar o Plano de Gerenciamento de Riscos para o Patrimônio Cultural. Foi assinado um contrato com a empresa Scientia Pro – Cultura Ltda e criado um Grupo de Trabalho, com duração até 14 meses, para atuar na implantação do Plano de Gerenciamento de Riscos no Arquivo Nacional (Portaria nº 76 de 28/05/2014) seguindo as etapas:

Etapa 1 – Planejamento e estabelecimento do contexto;

Etapa 2 – Identificação, análise e priorização de riscos;

Etapa 3 – Tratamento de riscos;

Etapa 4 – comunicação e continuidade.

O primeiro produto do trabalho foi a valoração de todo o acervo da instituição e a identificação de cerca de 50 riscos para o acervo.

Escala de valores da Avaliação:

(1) Totalmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente não observado no contexto da UJ.

(2) Parcialmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente observado no contexto da UJ, porém, em sua minoria.

(3) Neutra: Significa que não há como avaliar se o conteúdo da afirmativa é ou não observado no contexto da UJ.

(4) Parcialmente válida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente observado no contexto da UJ, porém, em sua maioria.

(5) Totalmente válido. Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente observado no contexto da UJ.

4 RELACIONAMENTO COM A SOCIEDADE

4.1 Canais de acesso do cidadão

As informações disponibilizadas neste subitem devem atender as seguintes demandas:

• Descrição dos canais de acesso do cidadão à unidade jurisdicionada para fins de solicitações, reclamações, denúncias, sugestões etc

O Arquivo Nacional atende a consultas em sua sede, no Rio de Janeiro, nos dias úteis das 8h30 às 17h, podendo o usuário permanecer até as 18h. Em sua unidade regional, no Distrito Federal, o atendimento é realizado nos mesmos dias e horários. A Instituição possui também serviço de atendimento a distância, pelo endereço eletrônico [email protected] e pelo telefone (21) 2179-1257.

No Rio de Janeiro, o atendimento é realizado pela Coordenação de Consultas ao Acervo – COCAC, subordinada à Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental – COACE. Em Brasília, o serviço é realizado pelo Setor de Consultas da Coordenação-Geral Regional no Distrito Federal – COREG.

33





















34

O acesso presencial é imediato a cópias de documentos no suporte disponível (disco ótico, microfilme, fitas videomagnéticas, fitas audiomagnéticas). Documentos originais podem ser consultados mediante agendamento.

O serviço de atendimento a distância é oferecido a pessoas físicas e jurídicas (públicas e privadas) nacionais e estrangeiras, por meio de correspondência postal, eletrônica ou fax, com prestação de informações sobre a documentação de interesse, orientação de referência e envio de reproduções ou certidões.

O Arquivo Nacional concede acesso ao acervo e a informações por meio de sítios institucionais, disponibilizando instrumentos de pesquisa, bases de dados e documentos digitalizados como forma de facilitar e agilizar o atendimento e proporcionar consultas online.

A rotina de avaliação dos serviços de acesso se dá pela distribuição, pela equipe de atendimento a distância, de formulário de “comentários, críticas ou sugestões”. O usuário recebe o formulário anexo à resposta de sua solicitação de pesquisa, via correio eletrônico.

Independentemente do envio do formulário, o atendimento presencial e o atendimento a distância recebem comentários, sugestões, reclamações e elogios por correio eletrônico e telefone. Ambos os setores de atendimento integram tais informações às avaliações internas sobre o serviço prestado.

Outro canal de avaliação é a Ouvidoria do Arquivo Nacional, que recebe as contribuições e as encaminha à Coordenação de Consultas ao Acervo – COCAC para conhecimento e resposta, quando for o caso.

• Registro de dados gerenciais e estatísticos sobre a quantidade de solicitações, reclamações, denúncias, sugestões recebidas e sobre o atendimento/ encaminhamento das demandas apresentadas, analisando os resultados observados, inclusive frente a dados registrados em exercícios anteriores;

Os atendimentos ao usuário são monitorados por meio de estatísticas mensais de atendimento presencial (registros de entrada, atendimentos telefônicos e por correio eletrônico) e atendimento a distância (correio eletrônico e telefone). A aferição quantitativa é realizada após o recebimento dos relatórios produzidos pela Coordenação de Consultas ao Acervo – COCAC e Coordenação Regional no Distrito Federal – COREG.

São monitorados ainda os acessos aos sítios institucionais por meio do contador eletrônico Web Statistics 6.4 e pelo site Google Analytics.

Possíveis alterações dos procedimentos adotados pela unidade jurisdicionada decorrentes das informações disponibilizadas nos canais de acesso.

Os servidores que atuam no atendimento presencial e no atendimento a distância no Rio de Janeiro e em Brasília avaliam constantemente a eficácia de suas ações junto ao usuário, a partir das manifestações recebidas, utilizando tais informações para elaborar novos procedimentos ou alterar a

35

terminologia em função de reclamações e/ou sugestões de usuários. Assim, cotidianamente, agem para identificar problemas ou e desenvolver boas práticas de atendimento.

Ouvidoria

Implantada em 01/06/2010, a Ouvidoria no ano de 2014, registrou 340 (trezentos e quarenta) ocorrências, através de meio eletrônico, presencial e postal.

Os relatórios da Ouvidoria são compostos por 11 (onze) assuntos. Do total demandado tivemos 38 (trinta e oito) reclamações e 39 (trinta e nove) elogios. Dentre as reclamações recebidas, cerca de 85% foram solucionadas, em curto e médio prazo. Os 15% restantes, encontram-se em andamento.

A Ouvidoria tem sido um instrumento agregador no processo de melhoria dos serviços prestados pelo Arquivo Nacional, fundamentalmente, no que tange às reclamações e sugestões. A partir de ambas, procedimentos internos foram revistos, e melhorias estruturais implantadas.

4.2 Carta de Serviços ao Cidadão

Com base no decreto n. 6.932, de 11 de agosto de 2009, que prevê a simplificação do atendimento público, instituindo a Carta de Serviços ao Cidadão, o Arquivo Nacional desenvolveu sua Carta de Serviços, que ratifica o compromisso institucional com a busca contínua pela excelência na execução de sua missão, que compreende, sobretudo, o atendimento ao usuário. O objetivo do documento é divulgar os compromissos de qualidade assumidos com os usuários dos serviços oferecidos pelo Arquivo Nacional, informando e munindo o cidadão de instrumentos capazes de permitir sua participação efetiva no processo de modernização do setor público.

A Carta de Serviços do Arquivo Nacional pode ser acessada por meio do sítio institucional, no endereço http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/media/carta-cidadao.pdf, ou seguindo-se o caminho http://www.arquivonacional.gov.br/ -> “Acesso à Informação” -> “Institucional” -> “Carta de Serviços ao Cidadão”.

4.3 Mecanismos para medir a satisfação dos produtos e serviços

O formulário de avaliação dos serviços prestados é enviado como anexo em todas as respostas por meio de mensagens de correio eletrônico (que perfazem mais de 90% das solicitações). O preenchimento por parte do usuário, contudo, é opcional.

Do referido formulário constam os seguintes parâmetros para avaliação do atendimento: “Muito bom”, “Bom”, “Regular” ou “Ruim”. São também estabelecidos níveis de avaliação do tempo de espera: “Adequado”, “Razoável” ou “Longo” e da qualidade das eventuais reproduções de documentos solicitadas: “Muito boa”, “Boa”, “Regular”, “Ruim”. No caso de não ser necessário envio de cópia ou certidão, há a opção “Não recebi cópia ou certidão”.

A análise dos formulários preenchidos permite a produção de estatística do atendimento e/ou avaliação qualitativa do grau de satisfação do usuário. Até 2012 foram produzidas estatísticas

36

de atendimento, passando-se a partir de então à avaliação quantitativa dos resultados, considerando-se a diversidade de cidadãos atendidos – população em busca de documentos probatórios ou pesquisadores acadêmicos em produção de artigos e livros científicos.

4.4 Acesso às informações da unidade jurisdicionada

A Lei 12.527, de 18.11.2011, busca assegurar a gestão transparente e o amplo acesso ás informações em todos os órgãos e entidades do Poder Público, com o estabelecimento do Serviço de Informação ao Cidadão. O Arquivo Nacional possui um SIC próprio, que integra a rede SIC do Ministério da Justiça. O SIC AN destina-se a atender as solicitações de informações sobre o acervo produzido pela Instituição de 1985 até o presente e as do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a partir de 1994.

A implementação do atendimento às solicitações SIC é promovida em consonância com o serviço de atendimento à consulta, presencial e à distância, que constitui missão institucional.

Atendimento - Serviço de Informação ao Cidadão

EVENTO 2014

(1/1 a 31/12)

2013

(1/1 a 31/12)

2012

(16/5 a 31/12)

solicitações 134 280 288

reclamações 0 0 0

recursos 1ª inst. 18 14 08


Fonte: e-SIC em 24 abr. 2015

Os dados estão sendo apresentados de acordo com os critérios em vigor no e-SIC, bem diferentes dos critérios estatísticos compilados anteriormente. Não se apresentam computadas, por exemplo, as solicitações e atendimentos que se realizaram pelo endereço eletrônico do SIC AN.

4.5 Avaliação do desempenho da unidade jurisdicionada

Consultas ao Acervo

1) Quantidade acessos presenciais: • Cadastrados 2.844 novos usuários

• 4.843 requisições de documentos

2) Situação e características dos pedidos de acesso:

• Pedidos por fundo documental:

• Dez fundos mais solicitados:

1. Diversos GIFI - Caixas e Códices

2. Circunscrição de Registro Civil de Pessoas Naturais do Rio de Janeiro, 12


4. Correio da Manhã


6. Serviço de Polícia Marítima, Aérea e de Fronteiras

7. Pretoria Cível do Rio de Janeiro, 8 (Freguesias de Campo Grande, Madureira e Bangu) Registro Civil

8. Juízo de Órfãos e Ausentes

9. Agência Nacional

10. Circunscrição de Registro Civil de Pessoas Naturais do Rio de Ja

• Classificação por demanda

requisições de documentos


Pedidos por fundo documental:

Dez fundos mais solicitados:

Caixas e Códices

Circunscrição de Registro Civil de Pessoas Naturais do Rio de Janeiro, 12


Correio da Manhã


lícia Marítima, Aérea e de Fronteiras - RJ

Pretoria Cível do Rio de Janeiro, 8 (Freguesias de Campo Grande, Madureira e Bangu)

Juízo de Órfãos e Ausentes

Agência Nacional

Circunscrição de Registro Civil de Pessoas Naturais do Rio de Ja

Classificação por demanda

37




Pretoria Cível do Rio de Janeiro, 8 (Freguesias de Campo Grande, Madureira e Bangu) -


38

Pesquisa probatória 87%

Pesquisa acadêmica 13%

• Categorias de usuários

Pessoas físicas 84%

Pessoas jurídicas (privadas) 9%

Pessoas jurídicas (públicas) 7%

• Avaliações do atendimento à distância:

39

4.6 Medidas relativas à acessibilidade

No exercício de 2014 o Arquivo Nacional adotou as seguintes medidas relativas à acessibilidade: - confecção e instalação de corrimão duplo na escadaria do prédio p do conjunto arquitetônico tombado - ampliação da rampa e remoção de pilaretes metálicos do prédio d adequando o acesso existe às dimensões necessárias aos portadores de necessidades especiais. - identificação de 04 (quatro) vagas no estacionamento para estacionamento de veículos conduzindo ou conduzidos por portadores de necessidades especiais.

33





















34

O acesso presencial é imediato a cópias de documentos no suporte disponível (disco ótico, microfilme, fitas videomagnéticas, fitas audiomagnéticas). Documentos originais podem ser consultados mediante agendamento.

O serviço de atendimento a distância é oferecido a pessoas físicas e jurídicas (públicas e privadas) nacionais e estrangeiras, por meio de correspondência postal, eletrônica ou fax, com prestação de informações sobre a documentação de interesse, orientação de referência e envio de reproduções ou certidões.

O Arquivo Nacional concede acesso ao acervo e a informações por meio de sítios institucionais, disponibilizando instrumentos de pesquisa, bases de dados e documentos digitalizados como forma de facilitar e agilizar o atendimento e proporcionar consultas online.

A rotina de avaliação dos serviços de acesso se dá pela distribuição, pela equipe de atendimento a distância, de formulário de “comentários, críticas ou sugestões”. O usuário recebe o formulário anexo à resposta de sua solicitação de pesquisa, via correio eletrônico.

Independentemente do envio do formulário, o atendimento presencial e o atendimento a distância recebem comentários, sugestões, reclamações e elogios por correio eletrônico e telefone. Ambos os setores de atendimento integram tais informações às avaliações internas sobre o serviço prestado.

Outro canal de avaliação é a Ouvidoria do Arquivo Nacional, que recebe as contribuições e as encaminha à Coordenação de Consultas ao Acervo – COCAC para conhecimento e resposta, quando for o caso.

• Registro de dados gerenciais e estatísticos sobre a quantidade de solicitações, reclamações, denúncias, sugestões recebidas e sobre o atendimento/ encaminhamento das demandas apresentadas, analisando os resultados observados, inclusive frente a dados registrados em exercícios anteriores;

Os atendimentos ao usuário são monitorados por meio de estatísticas mensais de atendimento presencial (registros de entrada, atendimentos telefônicos e por correio eletrônico) e atendimento a distância (correio eletrônico e telefone). A aferição quantitativa é realizada após o recebimento dos relatórios produzidos pela Coordenação de Consultas ao Acervo – COCAC e Coordenação Regional no Distrito Federal – COREG.

São monitorados ainda os acessos aos sítios institucionais por meio do contador eletrônico Web Statistics 6.4 e pelo site Google Analytics.

Possíveis alterações dos procedimentos adotados pela unidade jurisdicionada decorrentes das informações disponibilizadas nos canais de acesso.

Os servidores que atuam no atendimento presencial e no atendimento a distância no Rio de Janeiro e em Brasília avaliam constantemente a eficácia de suas ações junto ao usuário, a partir das manifestações recebidas, utilizando tais informações para elaborar novos procedimentos ou alterar a

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terminologia em função de reclamações e/ou sugestões de usuários. Assim, cotidianamente, agem para identificar problemas ou e desenvolver boas práticas de atendimento.

Ouvidoria

Implantada em 01/06/2010, a Ouvidoria no ano de 2014, registrou 340 (trezentos e quarenta) ocorrências, através de meio eletrônico, presencial e postal.

Os relatórios da Ouvidoria são compostos por 11 (onze) assuntos. Do total demandado tivemos 38 (trinta e oito) reclamações e 39 (trinta e nove) elogios. Dentre as reclamações recebidas, cerca de 85% foram solucionadas, em curto e médio prazo. Os 15% restantes, encontram-se em andamento.

A Ouvidoria tem sido um instrumento agregador no processo de melhoria dos serviços prestados pelo Arquivo Nacional, fundamentalmente, no que tange às reclamações e sugestões. A partir de ambas, procedimentos internos foram revistos, e melhorias estruturais implantadas.

4.2 Carta de Serviços ao Cidadão

Com base no decreto n. 6.932, de 11 de agosto de 2009, que prevê a simplificação do atendimento público, instituindo a Carta de Serviços ao Cidadão, o Arquivo Nacional desenvolveu sua Carta de Serviços, que ratifica o compromisso institucional com a busca contínua pela excelência na execução de sua missão, que compreende, sobretudo, o atendimento ao usuário. O objetivo do documento é divulgar os compromissos de qualidade assumidos com os usuários dos serviços oferecidos pelo Arquivo Nacional, informando e munindo o cidadão de instrumentos capazes de permitir sua participação efetiva no processo de modernização do setor público.

A Carta de Serviços do Arquivo Nacional pode ser acessada por meio do sítio institucional, no endereço http://www.portalan.arquivonacional.gov.br/media/carta-cidadao.pdf, ou seguindo-se o caminho http://www.arquivonacional.gov.br/ -> “Acesso à Informação” -> “Institucional” -> “Carta de Serviços ao Cidadão”.

4.3 Mecanismos para medir a satisfação dos produtos e serviços

O formulário de avaliação dos serviços prestados é enviado como anexo em todas as respostas por meio de mensagens de correio eletrônico (que perfazem mais de 90% das solicitações). O preenchimento por parte do usuário, contudo, é opcional.

Do referido formulário constam os seguintes parâmetros para avaliação do atendimento: “Muito bom”, “Bom”, “Regular” ou “Ruim”. São também estabelecidos níveis de avaliação do tempo de espera: “Adequado”, “Razoável” ou “Longo” e da qualidade das eventuais reproduções de documentos solicitadas: “Muito boa”, “Boa”, “Regular”, “Ruim”. No caso de não ser necessário envio de cópia ou certidão, há a opção “Não recebi cópia ou certidão”.

A análise dos formulários preenchidos permite a produção de estatística do atendimento e/ou avaliação qualitativa do grau de satisfação do usuário. Até 2012 foram produzidas estatísticas

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de atendimento, passando-se a partir de então à avaliação quantitativa dos resultados, considerando-se a diversidade de cidadãos atendidos – população em busca de documentos probatórios ou pesquisadores acadêmicos em produção de artigos e livros científicos.

4.4 Acesso às informações da unidade jurisdicionada

A Lei 12.527, de 18.11.2011, busca assegurar a gestão transparente e o amplo acesso ás informações em todos os órgãos e entidades do Poder Público, com o estabelecimento do Serviço de Informação ao Cidadão. O Arquivo Nacional possui um SIC próprio, que integra a rede SIC do Ministério da Justiça. O SIC AN destina-se a atender as solicitações de informações sobre o acervo produzido pela Instituição de 1985 até o presente e as do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), a partir de 1994.

A implementação do atendimento às solicitações SIC é promovida em consonância com o serviço de atendimento à consulta, presencial e à distância, que constitui missão institucional.

Atendimento - Serviço de Informação ao Cidadão

EVENTO 2014

(1/1 a 31/12)

2013

(1/1 a 31/12)

2012

(16/5 a 31/12)

solicitações 134 280 288

reclamações 0 0 0



Fonte: e-SIC em 24 abr. 2015

Os dados estão sendo apresentados de acordo com os critérios em vigor no e-SIC, bem diferentes dos critérios estatísticos compilados anteriormente. Não se apresentam computadas, por exemplo, as solicitações e atendimentos que se realizaram pelo endereço eletrônico do SIC AN.

4.5 Avaliação do desempenho da unidade jurisdicionada

Consultas ao Acervo

1) Quantidade acessos presenciais: • Cadastrados 2.844 novos usuários

• 4.843 requisições de documentos


• Pedidos por fundo documental:

• Dez fundos mais solicitados:

1. Diversos GIFI - Caixas e Códices



4. Correio da Manhã


6. Serviço de Polícia Marítima, Aérea e de Fronteiras

7. Pretoria Cível do Rio de Janeiro, 8 (Freguesias de Campo Grande, Madureira e Bangu) Registro Civil

8. Juízo de Órfãos e Ausentes

9. Agência Nacional

10. Circunscrição de Registro Civil de Pessoas Naturais do Rio de Ja

• Classificação por demanda

requisições de documentos


Pedidos por fundo documental:

Dez fundos mais solicitados:

Caixas e Códices



Correio da Manhã


lícia Marítima, Aérea e de Fronteiras - RJ

Pretoria Cível do Rio de Janeiro, 8 (Freguesias de Campo Grande, Madureira e Bangu)

Juízo de Órfãos e Ausentes

Agência Nacional

Circunscrição de Registro Civil de Pessoas Naturais do Rio de Ja

Classificação por demanda

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Pretoria Cível do Rio de Janeiro, 8 (Freguesias de Campo Grande, Madureira e Bangu) -


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Pesquisa probatória 87%

Pesquisa acadêmica 13%

• Categorias de usuários

Pessoas físicas 84%

Pessoas jurídicas (privadas) 9%

Pessoas jurídicas (públicas) 7%

• Avaliações do atendimento à distância:

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4.6 Medidas relativas à acessibilidade

No exercício de 2014 o Arquivo Nacional adotou as seguintes medidas relativas à acessibilidade: - confecção e instalação de corrimão duplo na escadaria do prédio p do conjunto arquitetônico tombado - ampliação da rampa e remoção de pilaretes metálicos do prédio d adequando o acesso existe às dimensões necessárias aos portadores de necessidades especiais. - identificação de 04 (quatro) vagas no estacionamento para estacionamento de veículos conduzindo ou conduzidos por portadores de necessidades especiais.

GESTÃO DE FUNDOS DO CONTEXTO DE ATUAÇÃO DA UNIDADE

Obs: Este item não se aplica a Unidade Jurisdicionada

70

7 TÓPICOS ESPECIAIS DA EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA

7.1 Programação e execução das despesas

7.1.1 Programação das Despesas

Quadro 7.1.1 Programação de Despesas

Unidade Orçamentária: Arquivo Nacional Código UO: 30.103 UGO: 200247

Origem dos Créditos Orçamentários Grupos de Despesa Correntes

1 – Pessoal e Encargos Sociais

2 – Juros e Encargos da Dívida

3- Outras Despesas Correntes

DOTAÇÃO INICIAL 59.934.789,00 - 20.081.706,00

CRÉDIT

OS

Suplementares 13.064.536,00 - 3.541.000,00

Especiais Abertos - - -

Reabertos - - -

Extraordinários Abertos - - -

Reabertos - - -

Créditos Cancelados - -

Outras Operações - - -

Dotação final 2014 (A) 72.999.325,00 - 23.662.706,00

Dotação final 2013(B) 61.772.531,00 - 28.843.188,00

Variação (A/B-1)*100 18 - -18

Origem dos Créditos Orçamentários

Grupos de Despesa Capital

9 - Reserva de Contingência 4 – Investimentos

5 – Inversões Financeiras

6- Amortização da Dívida

DOTAÇÃO NICIAL

3.197.500,00 - - -

CRÉDIT

OS

Suplementares - - - -

Especiais Abertos - - - -

Reabertos - - - -

Extraordinários Abertos - - - -

Reabertos - - - -

Créditos Cancelados - - -

Outras Operações - - - -

Dotação final 2014 (A) 3.197.500,00 - - -

Dotação final 2013(B) 3.668.318,00 - - -

71

Variação (A/B-1)*100 -13

- - -

7.1.2 Movimentação de créditos interna e externa

7.1.2.2 – Movimentação Orçamentária Externa por Grupo De Despesa

Quadro 7.1.2.2 Movimentação orçamentária externa por grupo de despesa

Origem da Movimentação

UG

Classificação da ação

Despesas Correntes

Concedente Recebedora 1 – Pessoal e

Encargos Sociais 2 – Juros e Encargos da

Dívida

3 – Outras Despesas Correntes

Concedidos 200247 110245 2810 355.280,01

Concedidos 200247 170115 2810 19.914,60

Recebidos 201002 200247 0439 10.896,00

Origem da Movimentação

UG Classificação da

ação

Despesas de Capital

Concedente Recebedora 4 – Investimentos 5 – Inversões Financeiras

6 – Amortização da Dívida

Concedidos

Recebidos

7.1.3 Realização da despesa

7.1.3.1 Despesas totais por modalidade de contratação – créditos originários – total

Quadro 7.1.3.1 – Despesas Por Modalidade De Contratação – Créditos Originários - Total


Modalidade de Contratação

Despesa Liquidada Despesa paga

2014 2013 2014 2013

1. Modalidade de Licitação (a+b+c+d+e+f+g) 8.042.615,78 20.544.064,96 8.042.615,78 20.544.064,96

a) Convite - - - -

b) Tomada de Preços - - - -

c) Concorrência - - - -

d) Pregão 8.042.615,78 20.544.064,96 8.042.615,78 20.544.064,96

e) Concurso - - - -

f) Consulta - - - -

g) Regime Diferenciado de Contratações Públicas - - - -

72

7.1.3.2 Despesas totais por modalidade de contratação – créditos originários – executados diretamente pela UJ

Quadro 7.1.3.2 Despesas executadas diretamente pela UJ, por modalidade de contratação – créditos originários

Unidade Orçamentária: Código UO: UGO:

Modalidade de Contratação Despesa Liquidada Despesa paga

2014 2013 2014 2013

1. Modalidade de Licitação (a+b+c+d+e+f+g) 8.042.615,78 20.544.064,96 8.042.615,78 20.544.064,96

a) Convite - - - -

b) Tomada de Preços - - - -


d) Pregão 8.042.615,78 20.544.064,96 8.042.615,78 20.544.064,96

e) Concurso - - - -

f) Consulta - - - -


2. Contratações Diretas (h+i) 2.153.234,84 10.929.303,76

2.153.234,84 10.929.303,76

h) Dispensa 1.685.771,21 3.831.105,66 1.685.771,21 3.831.105,66

i) Inexigibilidade 467.463,63 7.098.198,10 467.463,63 7.098.198,10

3. Regime de Execução Especial 49.927,26 55.113,67 49.927,26 55.113,67

j) Suprimento de Fundos 49.927,26 55.113,67 49.927,26 55.113,67

4. Pagamento de Pessoal (k+l) 71.874.746,43 64.646.855,87 71.874.746,43 64.646.855,87

k) Pagamento em Folha 71.761.339,46 64.533.139,59 71.761.339,46 64.533.139,59

2. Contratações Diretas (h+i) 2.153.234,84 10.929.303,76 2.153.234,84 10.929.303,76

h) Dispensa 1.685.771,21 3.831.105,66 1.685.771,21 3.831.105,66

i) Inexigibilidade 467.463,63 7.098.198,10 467.463,63 7.098.198,10

3. Regime de Execução Especial 49.927,26 55.113,67 49.927,,26 55.113,67

j) Suprimento de Fundos 49.927,26 55.113,67 49.927,26 55.113,67

4. Pagamento de Pessoal (k+l) 71.874.746,43 64.646.855,87 71.874.746,43 64.646.855,87

k) Pagamento em Folha 71.761.339,46

64.533.139,59

71.761.339,46

64.533.139,59

l) Diárias 113.406,97

113.716,28

113.406,97

113.716,28

5. Outros 470.143,90 48.042,75 470.085,61 48.042,75

6. Total (1+2+3+4+5) 82.590.668,21 96.223.381,01 82.590.609,92 96.223.381,01

73

l) Diárias 113.406,97 113.716,28 113.406,97 113.716,28

5. Outros 470.085,61 48.042,75 470.085,61 48.042,75

6. Total (1+2+3+4+5) 82.590.609,92 96.223.381,01 82.590.609,92 96.223.381,01

74

7.1.3.3 Despesas por Grupo e Elemento de Despesa – Créditos Originários – Total

Quadro 7.1.3.3 Despesas por grupo e elemento de despesa – créditos originários – total


DESPESAS CORRENTES

Grupos de Despesa Empenhada Liquidada RP não processados Valores Pagos

1. Despesas de Pessoal 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013

31901100 56.353.996,18 47.802.272,04 56.246.915,06

47.802.272,04

107.081,12 - 56.246.915,06 47.802.272,04

31901300 13.884.221,00 6.493.121,15 6.925.048,83 6.493.121,15 6.959.172,17 - 6.925.048,83 6.493.121,15

31900100 5.264.270,10 4.810.255,73 5.212.708,68 4.810.255,73 51.561,42 - 5.212.708,68 4.810.255,73

Demais elementos do grupo 1.564.181,60 1.397.020,66 1.517.785,08 1.397.020,66 46.396,60 - 1.517.785,08 1.397.020,66

3. Outras Despesas Correntes

33903700 9.463.806,25 8.537.313,00 8.673.702,39 7.071.090,00 790.103,86 733.111,00 8.673.702,39 7.071.091,00

33903900 6.736.171,26 19.233.992,00 5.018.718,11 7.359.498,00 1.717.453,15 1.432.347,00 5.018.718,11 7.359.498,00

33904600 2.340.000,00 2.340.000,00 2.110.989,92 2.182.395,00 229.010,08 - 2.110.989,92 2.182.395,00

Demais elementos do grupo 3.003.369,22 1.880.765,00 2.250.161,75 1.472.885,00 753.207,47 46.615,00 2.250.161,75 1.472.885,00

DESPESAS DE CAPITAL

Grupos de Despesa Empenhada Liquidada RP não Processados Valores Pagos

4. Investimentos 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 3.186.220,96 3.225.971,00 72.383,69 1.283.371,00 3.113.837,27 1.028.457,00 72.383,69 1.283.371,00 3.186.220,96

9.280,00 306.944 7.200,00 175.455,00 2.080,00 - 7.200,00 175.455,00 9.280,00

Demais elementos do grupo - - - - - - - -

75

7.1.3.5 Despesas totais por modalidade de contratação – créditos de movimentação

Quadro 7.1.3.5 Despesas totais por modalidade de contratação – créditos de movimentação

Valores em R$ 1,00

Modalidade de Contratação Despesa Liquidada Despesa paga

2014 2013 2014 2013

1. Modalidade de Licitação (a+b+c+d+e+f+g)

a) Convite - - - -

b)Tomada de Preços - - - -


d) Pregão - 1.947.168,55 - 1.947.168,55

e) Concurso - - - -

f) Consulta - - - -


2. Contratações Diretas (h+i)

h) Dispensa - - - -

i) Inexigibilidade - - - -

3. Regime de Execução Especial

j)Suprimento de Fundos - - - -

4. Pagamento de Pessoal (k+l)

k) Pagamento em Folha - - - -

l) Diárias - - - -

5. Outros

6. Total (1+2+3+4+5)

7.1.3.6 Despesas totais por grupo e elemento de despesa – créditos de movimentação

Quadro 7.1.3.6 Despesas por grupo e elemento de despesa – créditos de movimentação

DESPESAS CORRENTES

Grupos de Despesa Empenhada Liquidada RP não processados Valores Pagos

3. Outras Despesas Correntes 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 33804100 10.896 - - - 10.896 - - - 33903900 - 6.432.307 - 1.947.168 - 4.485.139 - 1.947.168

76

7.3 Reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos

7.4 Movimentação e os saldos de restos a pagar de exercícios anteriores

Quadro 7.4 Restos a pagar inscritos em exercícios anteriores

Valores em R$ 1,00

Restos a Pagar não Processados

Ano de Inscrição

Montante 01/01/2014 Pagamento Cancelamento Saldo a pagar 31/12/2014

2013 68.760,99 - 68.760,99 -

Restos a Pagar Processados

Ano de Inscrição

Montante 01/01/2014 Pagamento Cancelamento Saldo a pagar 31/12/2014

2013 7.935,00 7.935,00 - -

Quadro 7.3 Reconhecimento de passivos por insuficiência de créditos ou recursos

Valores em R$ 1,00

Identificação da Conta Contábil

Código SIAFI Denominação

309092 Exercícios Anteriores

Linha Detalhe

UG Credor (CNPJ/CPF) Saldo Final em 31/12/2013

Movimento Devedor

Movimento Credor Saldo Final em 31/12/2014

200247 13.347.753/0001-85 - 28.295,44 28.295,44 -

200247 04.678.301/0002-00 - 9.851,84 9.851,84 -

200247 00.869.125/0001-52 - 8.123,15 8.123,15 -

200247 33.352.394/0001-04 - 29.111,29 29.111,29 -

Fonte: SIAFI

77

7.5 Transferências de recursos

7.5.1 Relação dos instrumentos de transferências vigentes no exercício

Unidade Concedente ou Contratante

Nome: Arquivo Nacional

CNPJ: 04.374.067/0001-47 UG/GESTÃO: 200247/00001

Informações sobre as Transferências

Modalidade Nº do

instrumento Beneficiário

Valores Pactuados Valores Repassados

Vigência Sit.

Global Contrapartida No

Exercício

Acumulado até

o Exercício Início Fim

3 681388 110245 150.000,00 - 258.559,26 258.559,26 01.10.14 31.12.14 1

3 681627 110245 30.000,00 - 51.613,40 51.613,40 01.01.14 31.12.14 1

3 681628 110245 92.170,96 - 24.828,35 24.828,35 01.10.14 30.09.15 1

3 681853 170115 52.103,09 - 19.914,60 19.914,60 20.10.14 31.12.14 1

3 681975 110245 20.300,00 - 20.729,00 20.729,00 6.11.14 31.12.14 1

LEGENDA

Modalidade: Situação da Transferência:

1 - Convênio 1 - Adimplente

2 - Contrato de Repasse 2 - Inadimplente

3 - Termo de Cooperação 3 - Inadimplência Suspensa

4 - Termo de Compromisso 4 - Concluído

5 - Excluído

6 - Rescindido

7 - Arquivado

Fonte: SIAFI

7.5.2 Quantidade de instrumentos de transferências celebrados e valores repassados nos três últimos exercícios

Unidade Concedente ou Contratante

Nome: Arquivo Nacional

CNPJ: 04.374.067/0001-47

UG/GESTÃO: 200247/00001

Modalidade Quantidade de Instrumentos Celebrados em Cada

Montantes Repassados em Cada Exercício, Independentemente do

Quadro 7.5.1 – Caracterização dos instrumentos de transferências vigentes no exercício de referência

Posição em

31.12.2014

Quadro 7.5.2 – Resumo dos instrumentos celebrados pela UJ nos três últimos exercícios

78

Exercício ano de Celebração do Instrumento (em R$ 1,00)

2014 2013 2012 2014 2013 2012

Convênio - - - - - -

Contrato de Repasse - - - - - -

Termo de Cooperação 5 5 - 355.528,01 735.110,31 -

Termo de Compromisso - - - - - -

Totais 5 5 - - - -

Fonte: SIAFI

O Arquivo Nacional firmou, no exercício de 2014, cinco Termos de Cooperação, através dos quais foi repassado o montante de R$ 355.528,01, a saber:

1) 681975 – que teve como finalidade a confecção de itens gráficos de materiais de difusão e

promoção pela Imprensa Nacional, em razão da agenda de eventos que visam a difusão do

acervo do Arquivo Nacional e da sua produção do seu conhecimento técnico-científico. Para

tal faz-se necessário a impressão de diversos itens gráficos como folder, crachá, caderno resumo

, programação, enfim, itens elaborados para dar suporte aos Seminários, Mesas redondas

, Simpósios e outros Encontros Técnicos organizados pelas diferentes

Coordenações da Unidade.

2) 681388 – que teve como finalidade firmar a parceria entre o Arquivo Nacional e a Imprensa

Nacional no sentido de, através do contrato de prestação de serviços de brigada de incêndio

daquela instituição, e em razão do compartilhamento do prédio com a Coordenação Regional

do Arquivo Nacional no Distrito Federal, disponibilizar um posto 24 horas de bombeiro

brigadista para a COREG.

3) 681627– como o prédio ocupado pela Coordenação Regional do Arquivo Nacional é

compartilhado com a Imprensa Nacional, e os medidores de água e luz não serem individuais,

por determinação da CGU, as despesas com esses serviços passaram a ser rateadas entre as

instituições na proporção da área utilizada, ou seja , a razão do espaço ocupado pelo Arquivo

Nacional é a mesma do pagamento em relação ao consumo de água e energia elétrica.

4) 681628 – que teve como finalidade firmar a parceria entre o Arquivo Nacional e a Imprensa

Nacional no sentido de, através do contrato de prestação de serviços de manutenção predial

79

daquela instituição, e em razão do compartilhamento do prédio com a Coordenação Regional

do Arquivo Nacional no Distrito Federal, disponibilizar um eletricista e um bombeiro

hidráulico para a COREG.

5) 681853 - O objeto principal deste termo é a realização de eventos de capacitação para servidores do Arquivo Nacional pela CENTRESAF/RJ.

7.6 Suprimento de fundos

7.6.1 Concessão de suprimento de fundos

Quadro 7.6.1 Concessão de suprimento de fundos

Exercício

Financeiro

Unidade Gestora (UG) do SIAFI

Meio de Concessão Valor do

maior limite individual concedido

Conta Tipo B Cartão de Pagamento do

Governo Federal

Código Nome ou Sigla Quantidade Valor Total Quantidade Valor Total

2014 200247 Arquivo Nacional - - 19 49.927,26 200247



Fonte:

7.6.2 Utilização de suprimento de fundos

Quadro 7.6.2 Utilização de suprimento de fundos

Exercício

Unidade Gestora (UG) do SIAFI

Conta Tipo B Cartão de Pagamento do Governo Federal

Saque Fatura Total

(a+b) Código Nome ou Sigla Quantidade

Valor Total Quantidade Valor dos Saques (a)

Valor das Faturas (b)

2014 200247 Arquivo Nacional - - 19 4.221,60 41.537,11 45.758,71

2013 200247 Arquivo Nacional - - 23 5.849,00 59.854,00 65.703,00

Fonte:

7.6.3 Classificação dos gastos com suprimento de fundos

Quadro 7.6.3 Classificação dos gastos com suprimento de fundos no exercício de referência

Unidade Gestora (UG) do SIAFI Classificação do Objeto Gasto

Código Nome ou Sigla Elemento de

Despesa Subitem da Despesa Total

200247 ARQUIVO NACIONAL 339030

01- Combustiveis e lubrificantes automotivos 173,00

03 - Combustiveis e lubrif. p/ outras 7,00

80

finalidades

4 - Gas e outros materiais engarrafados 45,00

7- Generos de alimentacao 107,21

11 - Material quimico 221,00

16 - Material de expediente 4.087,33

17 - Material de processamento de dados 3.620,15

19 - Material de acondicionamento e embalagem 1.328,10

20 - Material de cama, mesa e banho 125,90

21- Material de copa e cozinha 1.689,30

22 - Material de limpeza e prod. de higienizacao 3.108,40

23 - Uniformes, tecidos e aviamentos 2.193,88

24 - Material p/ manut.de bens imoveis/instalacoes 7.521,40

25 - Material p/ manutencao de bens moveis 1.823,06

26 - Material eletrico e eletronico 11.197,10

28 - Material de protecao e seguranca 230,00

29 - Material p/ audio, video e foto 804,00

35 - Material laboratorial 779,26

36 - Material hospitalar 1.234,35

39 - Material p/ manutencao de veiculos 1.819,78

41 - Material p/ utilizacao em grafica 366,17

42 - Ferramentas 89,70

44 - Material de sinalizacao visual e outros 621,50

339039

4 - Direitos autorais 15,00

17 - Manut. e conserv. de maquinas e equipamentos 1.685,00

24 - Vistos consulares 371,62

63 - Servicos graficos e editoriais 466,00

83 - Servicos de copias e reproducao de documentos 28,50

7.6.4 Análise crítica

O Arquivo Nacional realizou despesas no montante de R$ 45.758,71 ( quarenta e cinco mil, setecentos e cinqüenta e oito reais e setenta e um centavos ), por meio de seis portadores do Cartão Corporativo do Governo Federal para atender aquisições de materiais de consumo cuja compra não puderam ser efetivada por meio de processo regular e para atender despesa em caráter emergencial.

Os saques realizados no montante de R$ 4.221,60 (quatro mil, duzentos e vinte e um reais e

sessenta centavos) foram realizados para atender despesas emergenciais e de pequeno vulto nos

81

estabelecimentos que não aceitavam o pagamento com Cartão de Pagamento do Governo Federal,

mas considerando a especificidade dos materiais e serviços (exemplo: manutenção das mesas

enroladeiras utilizadas na conservação de filmes, obtenção do ISBN para publicações do Arquivo

Nacional ), os portadores de cartão Corporativo o Governo Federal solicitaram autorização para a

realização do saque.

82

8 GESTÃO DE PESSOAS, TERCEIRIZAÇÃO DE MÃO DE OBRA E CUSTOS RELACIONADOS

8.1 Estrutura de pessoal da unidade

8.1.1 Demonstração e distribuição da força de trabalho à disposição da unidade jurisdicionada

8.1.1.1 Força de trabalho da UJ

Quadro 8.1.1.1 Força de trabalho da UJ

Tipologias dos Cargos

Lotação Ingressos no

Exercício

Egressos no

Exercício Autorizada Efetiva

1. Servidores em Cargos Efetivos (1.1 + 1.2) 494 501 12 24

1.1. Membros de poder e agentes políticos 0 0 0 0

1.2. Servidores de Carreira (1.2.1 + 1.2.2 + 1.2.3 + 1.2.4) 494 501 12 24

1.2.1. Servidores de carreira vinculada ao órgão 494 470 4 20

1.2.2. Servidores de carreira em exercício descentralizado Não há 0 0 1

1.2.3. Servidores de carreira em exercício provisório Não há 0 0 0

1.2.4. Servidores requisitados de outros órgãos e esferas Não há 31 8 3

2. Servidores com Contratos Temporários Não há 4 3 27

3. Servidores sem Vínculo com a Administração Pública Não há 3 1 1

4. Total de Servidores (1 + 2 + 3) 494 508 16 52

Fonte: SIAPE

8.1.1.2 Distribuição da lotação efetiva

Quadro 8.1.1.2 Distribuição da lotação efetiva

Tipologias dos Cargos Lotação Efetiva

Área Meio Área Fim

1. Servidores de Carreira (1.1) 161 340

1.1. Servidores de Carreira (1.2.1+1.2.2+1.2.3+1.2.4) 161 340

1.1.2. Servidores de carreira vinculada ao órgão 152 318

1.1.3. Servidores de carreira em exercício descentralizado 0 0

1.1.4. Servidores de carreira em exercício provisório 0 0

1.1.5. Servidores requisitados de outros órgãos e esferas 9 22

2. Servidores com Contratos Temporários 0 4

3. Servidores sem Vínculo com a Administração Pública 1 2

4. Total de Servidores (1+2+3) 162 346

Fonte: SIAPE

83

8.1.1.3 Detalhamento da estrutura de cargos em comissão e funções gratrificadas da UJ

Quadro 8.1.1.3 Detalhamento da estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da UJ

Tipologias dos Cargos em Comissão e das Funções Gratificadas

Lotação Ingressos no

Exercício

Egressos no

Exercício Autorizada Efetiva

1. Cargos em Comissão 27 26 5 6 1.1. Cargos Natureza Especial 0 0 0 0 1.2.Grupo Direção e Assessoramento Superior 27 26 5 6 1.2.1. Servidores de Carreira Vinculada ao Órgão 27 17 3 5 1.2.2. Servidores de Carreira em ExercícioDescentralizado 0 0 0 0 1.2.3. Servidores de Outros Órgãos e Esferas Não há 6 1 0 1.2.4. Sem Vínculo Não há 3 1 1 1.2.5. Aposentados Não há 0 0 0 2. Funções Gratificadas 37 36 14 4 2.1.Servidores de Carreira Vinculada ao Órgão 37 30 12 1 2.2.Servidores de Carreira em Exercício Descentralizado Não há 0 0 1 2.3.Servidores de Outros órgãos e Esferas Não há 6 2 2 3. Total de Servidores em Cargo e em Função (1+2) 64 62 19 10 Fonte: SIAPE

8.1.1.4 Análise crítica dos quadros 8.1.1.1 a 8.1.1.3

A quantidade de servidores disponíveis frente às necessidades da unidade jurisdicionada apresentou-se compatível, no exercício 2014.

A distribuição da força de trabalho entre a área meio e a área fim foi proporcional, assim como a distribuição de servidores em cargos comissionados frente a não comissionados, em 2014.

QUADRO A

FAIXA ETÁRIA ÁREA MEIO ÁREA FIM FORÇA DE TRABALHO

16 A 20 ANOS 0 3 3

21 A 25 ANOS 0 0 0

26 A 30 ANOS 2 19 21

31 A 35 ANOS 9 53 62

36 A 40 ANOS 3 43 46

41 A 45 ANOS 5 24 29

46 A 50 ANOS 23 46 69

51 A 55 ANOS 45 74 119

56 A 60 ANOS 41 57 98

61 A 65 ANOS 22 24 46

66 A 70 ANOS 12 3 15

TOTAL 162 346 508

84

Fonte : Equipe de Cadastro

QUADRO B

SERVIDORES ÁREA MEIO ÁREA FIM FORÇA DE TRABALHO

COM ABONO DE PERMANÊNCIA 50 67 117

SEM ABONO DE PERMANÊNCIA 112 279 391

TOTAL 162 346 508

Fonte : Equipe de Cadastro

Os Quadros A e B demonstram os impactos de aposentadorias sobre a força de trabalho disponível, com notório desequilíbrio futuro entre as áreas meio e fim.

QUADRO C

TIPOLOGIAS DAS OCORRÊNCIAS EGRESSOS NO EXERCÍCIO

APOSENTADORIA 12

VACÂNCIA 4

EXONERAÇÃO 1

FALECIMENTO 4

QUADRO D

TIPOLOGIAS DOS AFASTAMENTOS QUANTIDADE DE PESSOAS NA SITUAÇÃO, EM 31/12/2014

CEDIDOS 10

PARTICIPAÇÃO EM PROGRAMA DE PÓS- GRADUAÇÃO STRICTO SENSU NO PAÍS

4

CAPACITAÇÃO 1

LICENÇA DOENÇA EM PESSOA DA FAMÍLIA 1

LICENÇA TRATAMENTO DE SAÚDE 23

LICENÇA PARA TRATO DE INTERESSES PARTICULARES 5

O Quadro C demonstra quantitativos de ocorrências que reduziram definitivamente, no exercício 2014, a força de trabalho, enquanto que o Quadro D, apresenta os afastamentos que reduziram, eventualmente em 31/12/2014, a força de trabalho disponível no Órgão.

85

8.1.2 Qualificação e capacitação da força de trabalho

O quadro de pessoal do Arquivo Nacional é formado por servidores que ingressaram no Órgão nos anos oitenta, servidores vindo de órgãos extintos noa anos noventa e servidores concursados em 2006. Apesar de uma força de trabalho diversificada, os servidores vêm se qualificando ao longo dos anos, estando aptos à realização de suas atividades, ainda que sempre sejam necessários aprimoramentos e atualizações de conhecimentos.

Nos últimos anos, entretanto, novas atribuições vem sendo demandadas pela administração pública federal, pelas comissões da verdade e pela sociedade. Essas exigências requerem que os servidores e o Órgão se atualizem constantemente. Ademais, o envelhecimento da força de trabalho do Arquivo Nacional implica na preparação dos servidores para atividades antes realizadas pelos seus colegas que se aposentam.

Neste sentido, no decorrer de 2014, foram realizadas ações que capacitaram 284 servidores, visando desenvolver as competências institucionais por meio das individuais, na busca pelo cumprimento da missão institucional.

QUADRO D

ÁREA SERVIDORES CAPACITADOS

Comunicação 17

Economia, Orçamento e Finanças 17

Gestão de Informação 189

Gestão de Pessoas 4

Informática 11

Logística 24

Planejamento 22

Fonte: Equipe de desenvolvimento

Apesar do número significativo de ações realizadas, o fracionamento do orçamento reduz o atendimento ao solicitado pelas unidades, que inclui ações de capacitação transversais, ações de capacitação específicas e participação em eventos técnico-científicos, muitas vezes inviabilizados, também, pela ausência de recursos orçamentários e financeiros para as diárias e passagens, além da relevante capacitação gerencial, demandas crescentes, resultado das mudanças no cenário nacional e internacional pelas quais vem passando o Órgão.

86

8.1.3 Custos de pessoal da unidade jurisdicionada

Quadro 8.1.3 Custos do pessoal

Tipologias/ Exercícios

Vencimentos e Vantagens

Fixas

Despesas Variáveis Despesas de

Exercícios Anteriores

Decisões Judiciais

Total Retribuições Gratificações Adicionais

Indenizações

Benefícios Assistenciais e Previdenciários

Demais Despesas Variáveis

Servidores de carreira vinculados ao órgão da unidade jurisdicionada

Exercícios 2014 14.096.938,13 3.369.304,31 26.593.182,21 1.204.089,40 2.809.055,44 59.394,44 53.576,46 37.140,58 46.358,48 48.269.039,45

2013 14.135.575,05 2.412.236,99 20.740.762,13 1.371.255,83 2.522.935,68 43.067,58 54.611,05 366.900,96 43.967,83 41.691.313,10

Servidores de carreira SEM VÍNCULO com o órgão da unidade jurisdicionada

Exercícios 2014 0 0 1.084.883,00 0 14.902,18 0 0 0 0 1.099.785,18

2013 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Servidores SEM VÍNCULO com a administração pública(exceto temporários)

Exercícios 2014 243.554,92 0 0 0 15.809,28 0 0 0 0 259.364,20

2013 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Servidores cedidos com ônus

Exercícios 2014 299.279,94 0 500.538,14 21.446,46 9.223,84 0 0 0 0 830.488,38

2013 133.940,51 0 58.611,84 12.618,33 23.679,24 6.715,68 0 0 0 235.565,60

Servidores com contratotemporário

Exercícios 2014 56.252,41 0 0 0 21.744,00 0 0 0 0 77.996,41

2013 88.879,52 0 0 0 43.865,64 0 0 0 0 130.745,16

Fonte: Equipe de Pagamento do AN

87

8.1.4 Irregularidades na área de pessoal

Não foram detectadas, no exercício 2014, irregularidades relacionadas à Área de Pessoal.

8.1.4.1 Acumulação indevida de cargos, funções e empregos públicos

A Coordenação de Recursos Humanos do Arquivo Nacional- CORHU/COAD/AN desconhece a existência de servidores que acumulem cargos, funções ou empregos públicos indevidamente no Quadro de Pessoal do Arquivo Nacional. Sendo assim, inexistem notificações feitas a servidores, por não haver registros desta ocorrência.

Convém ressaltar que os casos referentes ao presente assunto são detectados pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão- MPOG, através de batimentos do sistema SIAPE, por extração de dados como Nome, Matrícula e CPF dos servidores públicos. A partir daí, caso detectada a situação, o MPOG estabelece diretrizes para regularização das mesmas.

8.1.4.2 Terceirização irregular de cargos

Quadro 8.1.4.2 Cargos e atividades inerentes a categorias funcionais do plano de cargos da unidade jurisdicionada

Descrição dos Cargos e Atividades do Plano de Cargos do Órgão em que há Ocorrência de

Servidores Terceirizados

Quantidade no Final do Exercício

Ingressos no

Exercício

Egressos no

Exercício 2014 2013 2012

Não há 0 0 0 0 0

Análise Crítica da Situação da Terceirização no Órgão

8.1.5 Riscos identificados na gestão de pessoas

No Exercício 2014, não foram detectados riscos na gestão de pessoas ou indicadores alheios aos objetos mensurados na administração do Órgão, como o absenteísmo, a doença ocupacional, a rotatividade (turnover), a disciplina e a aposentadoria versus reposição do quadro.

88

8.1.6 Indicadores gerenciais sobre recursos humanos

Esclarecemos que este órgão é gerenciado pelos indicadores desenvolvidos pelo o Ministério da Justiça, através de objetivos, metas e ações implementados na organização dos assuntos afetos á área de Recuros Humanos.

89

8.2. Contratação de mão de obra de apoio e de estagiários

8.2.1 – Contratação de Serviços de Limpeza, Higiene e Vigilância

Quadro 8.2.1 Contratos de prestação de serviços de limpeza e higiene e vigilância ostensiva

Nome: ARQUIVO NACIONAL

UG/Gestão: 200247/00001 CNPJ: 04.374.067/0001-47

Informações sobre os Contratos

Ano do Contrato

Área Natureza Identificação do

Contrato

Empresa Contratada (CNPJ)

Período Contratual de Execução das Atividades Contratadas

Nível de Escolaridade Exigido dos Trabalhadores Contratados

Sit. F M S

Início Fim P C P C P C

2012 V O 020/2012 71755201/0001-47 01/06/2012 31/05/2015 38 38 P

2012 V O 021/2012 01066493/0001-25 06/06/2012 05/06/2015 15 15 P

2012 L O 033/2012 082479600001-62 01/10/2012 30/09/2015 09 09 P

2013 L O 018/2013 09378566/0001-26 08/07/2013 07/07/2015 46 46 P

Observações:

LEGENDA

Área: (L) Limpeza e Higiene; (V) Vigilância Ostensiva.

Natureza: (O) Ordinária; (E) Emergencial.

Nível de Escolaridade: (F) Ensino Fundamental; (M) Ensino Médio; (S) Ensino Superior.

Situação do Contrato: (A) Ativo Normal; (P) Ativo Prorrogado; (E) Encerrado.

Fonte:

90

8.2.2 Locação de mão de obra para atividades não abrangidas pelo plano de cargos do órgão

Quadro 8.2.2 Contratos de prestação de serviços com locação de mão de obra

Unidade Contratante

Nome: ARQUIVO NACIONAL

UG/Gestão: 200247/00001 CNPJ: 04.374.067/0001-47

Informações sobre os contratos

Ano do contrato

Área Natureza Identificação do

Contrato CNPJ da Empresa

Contratada

Período contratual de execução das atividades contratadas

Nível de Escolaridade exigido dos trabalhadores contratados

Sit.

F M S

Início Fim P C P C P C

2010 02 O 29/2010 05208211/0001-38 15/12/2010 14/12/2014 01 01 E

2011 14 O 32/2011 12978443/0001-30 19/12/2011 18/12/2015 03 03 P

2011 10 O 10/2011 02566106/0001-82 06/01/2011 04/01/2015 10 10 01 01 P

2012 7 O 032/2012 03575979/0001-14 18/09/2012 17/09/2015 05 05 P

91

2012 5 O 002/2012 00869125/0001-52 13/01/2012 12/01/2015 01 01 P

2012 5 O 001/2012 04678301/0002-00 09/01/2012 08/01/2015 02 02 P

2012 12 O 019/2012 34115188/0001-35 01/06/2012 31/05/2015 07 07 P

2012 14 O 018/2012 07757473/0001-87 14/05/2012 13/05/2015 01 01 P

2013 05 O 001/2013 00869125/0001-52 09/01/2013 08/01/2015 05 05 P

2013 05 O 002/2013 04678301/0002-00 09/01/2013 08/01/2015 02 02 P

2013 05 O 003/2013 00660928/0001-00 09/01/2013 08/01/2015 02 02 P

2013 10 O 007/2013 03117803/0001-19 03/01/2013 02/01/2015 06 06 P

2013 14 O 010/2013 11683755/0001-54 10/07/2013 09/07/2015 35 35 P

2013 06 O 020/2013 68719277/0001-02 29/07/2013 28/07/2015 10 10 P

2014 05 O 001/2014 00869125/0001-52 09/01/2014 08/01/2015 09 09 P

2014 05 O 002/2014 00869125/0001-52 09/01/2014 08/01/2015 06 06 P

92

Observações:

LEGENDA

Área: Natureza: (O) Ordinária; (E) Emergencial.

1. Conservação e Limpeza; 8. Reprografia; Nível de Escolaridade: (F) Ensino Fundamental; (M) Ensino Médio; (S) Ensino Superior.

2. Segurança; 9. Telecomunicações; Situação do Contrato: (A) Ativo Normal; (P) Ativo Prorrogado; (E) Encerrado.

3. Vigilância; 10. Manutenção de bens móvies Quantidade de trabalhadores: (P) Prevista no contrato; (C) Efetivamente contratada.

4. Transportes; 11. Manutenção de bens imóveis

5. Informática; 12. Brigadistas

6. Copeiragem; 13. Apoio Administrativo – Menores Aprendizes

7. Recepção; 14. Outras

Fonte: Equipe de contrato

93

8.2.4 Contratação de estagiários

Quadro 8.2.4 Composição do quadro de estagiários

Nível de Escolaridade

Quantidade no Final do Exercício Despesa no Exercícios (em R$ 1,00) 1º

Trimestre 2º

Trimestre 3º

Trimestre 4º

Trimestre

1. Nível Superior (1.1 + 1.2) 18 12 1 2 63.469,94

1.1 Área Fim 18 12 1 2 63.469,94

1.2 Área Meio 0 0 0 0 0,00

2. Nível Médio (2.1 + 2.2) 3 2 2 2 14.526,47

2.1 Área Fim 3 2 2 2 14.526,47

2.2 Área Meio 0 0 0 0 0,00

3. Total (1 + 2) 21 14 3 4 77.996,41

Análise Crítica

O estágio no Arquivo Nacional é coordenado, acompanhado e avaliado pela Coordenação de Recursos Humanos, observando as competências institucionais das unidades, a área de formação do estudante, a força de trabalho e a disponibilidade orçamentária e financeira.

As atividades dos estagiários são supervisionadas pelas coordenações e a presença dos estagiários contribui notadamente para o desempenho das atividades do Arquivo Nacional.

94

9 GESTÃO DO PATRIMÔNIO MOBILIÁRIO E IMOBILIÁRIO

9.1 Gestão da frota de veículos próprios e contratados de terceiros

9.1.1 Gestão da frota de veículos próprios

VEÍCULOS DE UTILIZADOS PELO ARQUIVO NACIONAL

VEÍCULO ANO/

MODELO

LOCALIZAÇÃO

RENAVAM TIPO STATUS UTILIZAÇÃO MÉDIA KM/MÊS

*

MÉDIA

KM/ANO*

CUSTO MÉDIO

MANUTENÇÃO ANUAL

PREVISÃO

DE

SUBSTITUIÇÃO

FIAT DOBLÔ

2005 Rio de Janeiro 00847219143

UTILIT. EM USO TRANSP. SERVIDORES/ACERVO

366,25 4.395 R$ 54,28 (Lic.)

R$ 105,25 (DPVAT)

2020

FORD RANGER

2009 Rio de Janeiro 00157360890

UTILIT. EM USO TRANSP. ACERVO/BENS 179,28 1.255 R$ 301,00 (Rev./Man.)

R$ 54,28 (Lic.)

R$ 109,96 (DPVAT)

2024

FIAT SIENA

2009 Rio de Janeiro 00166794724

PASSEIO

EM USO REPRESENTAÇÃO/TRANSP. SERVIDORES

296,25 3.555 R$ 73,00 (Rev./Man.)

R$ 54,28 (Lic.)

R$ 105,25 (DPVAT)

2024

CAMINHÃO

Mercedes Benz 608

1983 Rio de Janeiro 00292211589

UTILIT. RECOLOCADO EM USO

TRANSP. ACERVO/BENS 00 00 R$ 3.121,00 (Rev./Man.)

R$ 54,28 (Lic.)

R$ 109,96

Em fase

95

(DPVAT)

FIAT DOBLÔ

2010/11 Brasília 274497662 UTILIT. EM USO TRANSP. SERVIDORES/ACERVO

706,16 8.474 R$ 366,00 (Rev./Man.)

R$ 54,28 (Lic.)

R$ 105,25 (DPVAT)

2025

UNO MILLE

1997/98 Brasília PASSEIO

FORA DE USO

TRANSP. SERVIDORES/ACERVO

00 00 R$ 54,28 (Lic.)

R$ 105,25 (DPVAT)

AGUARDANDO DESFAZIMENT

O

96

9.2 Gestão do Patrimônio Imobiliário

Quadro 9.2.1 Distribuição espacial dos bens imóveis de uso especial

LOCALIZAÇÃO GEOGRÁFICA

QUANTIDADE DE IMÓVEIS DE PROPRIEDADE DA UNIÃO DE RESPONSABILIDADE DA UJ

EXERCÍCIO 2013 EXERCÍCIO 2012

BRASIL

RIO DE JANEIRO 1 1

6001 – Rio de Janeiro 01

1 1

DISTRITO FEDERAL 1 1

9071 – Brasília 1 1

Subtotal Brasil 2 2

EXTERIOR PAÍS 1 - -

cidade 1 - -

Subtotal Exterior 2 2

Total (Brasil + Exterior) 2 2

Fonte: SPIUNET

9.2.2 Imóveis sob a responsabilidade da UJ, exceto imóvel funcional

Quadro 9.2.2.1 – Imóveis de propriedade da União sob responsabilidade da UJ, exceto imóvel funcional

UG RIP Regime Estado de

Conservação

Valor do Imóvel Despesa no Exercício

Valor Histórico

Data da Avaliação

Valor Reavaliado

Com Reformas

Com Manutenção

200247 600102195.500-0

13 3 95.926.851 20/09/2012 145.779.854 - 1.868.007

200247 970124330.500-3

13 3 952.732 26/03/2012 12.010.230 - 41.197

Total - 1.909.204

Fonte: SIAFI e SPIUNET

9.2.3 Imóveis Funcionais da União sob a Responsabilidades da UJ

UG RIP Regime Estado de

Conservação

Valor do Imóvel Despesa no Exercício

Valor Histórico Data da

Avaliação Valor

Reavaliado Com

Reformas Com

Manutenção

Ocupados

97

200247 600102195.500-0

13 3 95.926.851 20/09/2012 145.779.854 - 1.868.007

200247 970124330.500-3

13 3 952.732 26/03/2012 12.010.230 - 41.197

Total - 1.909.204

Fonte: SIAFI e SPIUNET

9.2.4 Análise crítica dos itens 9.2.1, 9.2.2.1 e 9.2.3.

A sede está localizada na Praça da República nº 173, Centro, Rio de Janeiro, sendo composta por um conjunto arquitetônico constituído por 9 (nove) blocos edificados, num total de 31.441,12 m² de área construída, dos quais 11.338,30 m² são tombados pelo Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN. Suas instalações possuem 10 (dez) elevadores, sistemas de ar condicionado central, com rígido controle de temperatura e umidade, 2 (duas) subestações de transformação de energia, grupos geradores, sistema de detecção e combate a incêndio, sistema de aterramento das edificações, rede estabilizada de computadores, sala de servidores e depósito de obras raras.

No exercício de 2014 foram realizadas as seguintes restaurações dos prédios do Conjunto Arquitetônico Tombado e do prédio D do Arquivo Nacional, localizados na Praça da República, nº 173 – Centro- Rio de Janeiro/RJ: calhas, cordões, mantas, telhas, intalações pluviais e revestimentos.(R$ 1.868.007,00)

A Coordenação Regional, está situada no anexo do prédio da Imprensa Nacional, no Setor de Indústria Gráficas, SIG, Quadra 6 Lote 800 em Brasília-DF. Foram realizadas manutenção predial(compartilhada com a Imprensa Nacional no valor de R$ 39.482,00 e a expansão do sistema elétrico no valor de R$ 1.715,00.

98

10 GESTÃO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

10.1 Gestão da Tecnologia da Informação (TI)

Quadro 10.1 Contratos na área de tecnologia da informação em 2014

Nº do Contrato

Objeto Vigência Fornecedores

Custo Valores

Desembolsados 2014

CNPJ Denominação

Contrato: n.º

02/2012 Prestação de serviços de

Administração de Banco

de Dados

13/01/2014

a

Cancelado

00.869.125/0001-52 Calma Informatica

Ltda. 111.000,00 92.633,15

Contrato: n.º


Analise de Sistemas 09/01/2014

a

08/01/2015

04.678.301/0002-00 Dbs It Consultoria

Em Informatica

Ltda 216.268,08

242.764,84

Contrato: n.º


Programação 08/01/2014

a

07/01/2015

00.660.9928/0001-00 Life Tecnologia e

Consultoria Ltda.

248.441,16

251.639,34

Contrato n°


fornecimento de link

internet.

13/11/2013

a

13/11/2014

03.420.936/0001-24 Global Village

Telecom Ltda. 290.033,28

386.230,69

Contrato n°

01/ 2014

Prestação de serviços de

Administração de Rede 09/01/2014

a

08/01/2015


Ltda.

852.768,00

782.281,36

Contrato n°

02/ 2014

Prestação de Serviços de

Suporte Técnico

09/01/2014

a

08/01/2015


Ltda. 197.164,80

189.679,84

99

11 GESTÃO DO USO DOS RECURSOS RENOVÁVEIS E SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL

11.1 Gestão do uso dos recursos renováveis e sustentabilidade ambiental

Quadro 11.1 Aspectos da gestão ambiental

Aspectos sobre a gestão ambiental e Licitações Sustentáveis Avaliação

Sim Não

1. Sua unidade participa da Agenda Ambiental da Administração Pública (A3P)? x

2. Na unidade ocorre separação dos resíduos recicláveis descartados, bem como sua destinação a

associações e cooperativas de catadores, conforme dispõe o Decreto nº 5.940/2006? x

3. As contratações realizadas pela unidade jurisdicionada observam os parâmetros estabelecidos no

Decreto nº 7.746/2012? x

4. A unidade possui plano de gestão de logística sustentável (PLS) de que trata o art. 16 do Decreto

7.746/2012? Caso a resposta seja positiva, responda os itens 5 a 8. x

5. A Comissão gestora do PLS foi constituída na forma do art. 6º da IN SLTI/MPOG 10, de 12 de

novembro de 2012?

6. O PLS está formalizado na forma do art. 9° da IN SLTI/MPOG 10/2012, atendendo a todos os

tópicos nele estabelecidos?

7. O PLS encontra-se publicado e disponível no site da unidade (art. 12 da IN SLTI/MPOG 10/2012)?

Caso positivo, indicar o endereço na Internet no qual o plano pode ser acessado.

8.

Os resultados alcançados a partir da implementação das ações definidas no PLS são publicados

semestralmente no sítio da unidade na Internet, apresentando as metas alcançadas e os resultados

medidos pelos indicadores (art. 13 da IN SLTI/MPOG 10/2012)?

Caso positivo, indicar o endereço na Internet no qual os resultados podem ser acessados.

Considerações Gerais

Em relação ao item 04, informamos que temos a Comissão para Causa Seletiva Solidária baseado no Decreto nº 5.940

de 25/10/2006, e o Decreto nº 7.405 de 23/12/2010. Quanto as licitações são efetivadas com as exigências como os

certificados INMETRO, IEC, ISSO, DIN E etc.

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12 ATENDIMENTO DE DEMANDAS DE ÓRGÃOS DE CONTROLE

12.1 Tratamento de deliberações exaradas em acórdão do TCU

Não houve deliberações do TCU no exercício

12.2.1 Recomendações do órgão de controle interno atendidas no exercício

Não houve recomendações do órgão de controle interno.

12.3 Declaração de bens e rendas estabelecida na Lei n° 8.730/93

12.3.1 Situação do cumprimento das obrigações impostas pela Lei 8.730/93

Quadro 12.3.1 Demonstrativo do cumprimento, por autoridades e servidores da UJ, da obrigação de

entregar a DBR

Detentores de Cargos e Funções Obrigados a

Entregar a DBR

Situação em Relação às Exigências da Lei nº

8.730/93

Momento da Ocorrência da Obrigação de Entregar a DBR

Posse ou Início do Exercício de

Cargo, Emprego ou

Função

Final do Exercício de

Cargo, Emprego ou

Função

Final do Exercício Financeiro

Autoridades (Incisos I a VI do art. 1º da Lei

nº 8.730/93)

Obrigados a entregar a DBR 0 0 0

Entregaram a DBR 0 0 0

Não cumpriram a obrigação 0 0 0

Cargos Eletivos




Funções Comissionadas (Cargo, Emprego, Função de

Confiança ou em comissão)




Fonte:

12.3.2 Situação do cumprimento das obrigações

Os servidores do Arquivo Nacional, incluídos no Inciso VII da Lei nº 8.730/93, autorizaram

o acesso por meio eletrônico às cópias de suas DBR, apresentadas à Secretaria da Receita Federal

do Brasil, conforme previsto na Portaria Interministerial MP/CGU nº 298, de 6 de setembro de

2007.

De acordo com o Art. 5º da citada Portaria, as informações apresentadas serão acessadas

somente pelos servidores dos órgãos de controle interno e externo, para fins de análise da evolução

patrimonial do servidor.

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Quanto aos servidores que porventura não cumprem a obrigação de entregar a DBR (Lei nº

8.730/93) ou não autorizam o acesso por meio eletrônico (Portaria Interministerial MP/CGU nº

298/07), a Coordenação de Recursos Humanos providencia emissão de informativos aos mesmos,

contendo o preconizado no Art. 3º da Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993, e os consequentes

efeitos legais, caso persistam tais situações, não ocorridas no Exercício 2014.

12.4 Medidas adotadas em caso de dano ao erário

Não houve dano ao erário.

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13 INFORMAÇÕES CONTÁBEIS

13.4 Declaração do contador atestando a conformidade das demonstrações contábeis

Quadro 13.4 Declaração do contador com ressalvas sobre a fidedignidade das demonstrações

contábeis

Declaração com Ressalva

OUTRAS INFORMAÇÕES SOBRE A GESTÃO

Dando continuidade às ações desenvolvidas em 2014, no Plano de Ação para 2015 podemos

destacar a/o:

• Implementação do projeto financiado pelo BNDES que contempla ações de

organização, descrição, conservação e digitalização de documentos dos fundos:

Serviço de Censura de Diversões Públicas do Rio de Janeiro (SDCP); Divisão de

Censura de Diversões Públicas (DCDP); Serviço Nacional de Informações (SNI) e

Agência Nacional, bem como aperfeiçoamento da infra estrutura de guarda do

acervo de Obras Raras;

• Ampliação do espaço para armazenamento lógico do acervo, gerando condições de

guarda e preservação digital para os representantes digitais dos fundos do Arquivo

Nacional;

• Implantação de avançado Banco de Matrizes, com salas cofre para guarda e

preservação de documentos filmográficos, negativos fotográficos e microfilmes, que

exigem condições especiais de estocagem visando a longevidade deste tipo de

suporte de informação arquivística;

• Fortalecimento do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA da

Administração Pública Federal;

• Melhoria na instrumentalização da instituição, com a reestruturação do Arquivo

Nacional como Autarquia;

• Criação de um plano de cargos e salários para os servidores; na linha de

implementação de ma filosofia participativa e humanista na gestão de recursos

humanos, voltada para as competências individuais e organizacionais e para os

resultados da instituição e desenvolvimento de projeto para a introdução de um

Programa de Qualidade de Vida;

• Promoção de investimentos para implantar um programa de manutenção predial

permanente e a ampliação da área de guarda de acervos no Rio de Janeiro, com a

expectativa de ampliação de recolhimentos de documentos federais a partir de

campanha de estímulo à entrada de documentos na Instituição empreendida pelo

Ministro de Estado da Justiça;

• Aperfeiçoamento da capacidade de controle, tratamento e digitalização de

documentos, em especial aqueles produzidos por unidades de inteligência durante o

regime militar, para dar pronto atendimento às demandas dos pesquisadores e da

Comissão Nacional da Verdade – CNV;

• Reformulação do portal e dos sítios eletrônicos da instituição, uma vez que um

instrumento eficaz de difusão de informações possibilita a ampla divulgação dos

acervos, das pesquisas, dos serviços e das demais atividades e ações da instituição,

beneficiando pesquisadores, acadêmicos e os cidadãos em geral, e garantindo a

todos mais acesso à informação, com recursos de tecnologia da informação de

inclusão e uso adequado das redes sociais

CONSIDERAÇÕES FINAIS O Arquivo Nacional teve grandes avanços no tratamento arquivístico de seus

fundos (conjuntos) documentais, tanto em suporte físico quanto em meio digital, garantindo sua segurança e preservação, e o acesso aos documentos pelos cidadãos e a administração pública nas diferentes esferas de governo. Foram realizadas obras nos depósitos e áreas de trabalho da instituição, tanto em sua sede no Rio de Janeiro e em sua Coordenação Regional no Distrito Federal-COREG, visando à preservação do acervo documental da instituição, bem como melhores condições de trabalho para os servidores. Ademais, foram compradas novas estanterias para a guarda de documentos: 3.929 metros lineares em sua sede (incluídos os arquivos deslizantes adquiridos em 2014 e ainda em fase de instalação) e 27.400 metros lineares na COREG (com as estantes autoportantes), além de servidores de informática com capacidade de armazenamento de 1.120 terabytes.

Desde 2012 até 2014, o Arquivo Nacional trabalhou em estreita cooperação com a CNV-Comissão Nacional da Verdade, cedendo espaço físico, técnicos e providenciando, sempre com o apoio financeiro e logístico do Ministério da Justiça e da Presidência da República, a digitalização de mais de doze milhões de páginas cujos representantes digitais ficaram disponíveis em Salas de Consulta Virtual. Além disso, com apoio do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social (BNDES), a instituição continuou a realizar projetos de organização e digitalização de seus fundos documentais, viabilizando o acesso, entre outros documentos, aos registros relativos à imigração, que são objeto de consultas frequentes por parte dos cidadãos e estudiosos do tema. Hoje é possível afirmar que trinta por cento dos fundos documentais da instituição já está disponível em formato digital. Ao mesmo tempo, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), atuando como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), por meio de suas Câmaras Técnicas e Câmaras Setoriais, desenvolveu pesquisas, estudos e contatos com organismos nacionais e internacionais para elaborar resoluções e recomendações sobre diferentes temas relativos a documentos digitais e não digitais. Após serem aprovadas pelo Plenário do Conarq, essas resoluções e recomendações tornam-se válidas para todos os órgãos e entidades integrantes do Sinar. O Plenário também foi responsável pela elaboração da minuta de projeto de lei que altera dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conforme sugestão da I Conferência Nacional de Arquivos (CNARQ), e está atuando fortemente em uma campanha para viabilizar a criação de arquivos públicos municipais. Como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos – SIGA, da administração pública federal, um dos subsistemas do Sinar, o Arquivo Nacional elaborou minuta de decreto, com as respectivas exposições de motivos e justificativas, para atualizar decreto de criação doo SIGA, enquanto sistema estruturante do Governo que trata dos arquivos administrativos. As equipes técnicas do Arquivo Nacional também ajudaram a preparar normativas técnicas e instrumentos do SIGA, além de dar orientações e realizar visitas técnicas sobre gestão de documentos de interesse dos órgãos e entidades integrantes do Sistema. A instituição desenvolveu parcerias com organismos internacionais e órgãos e entidades federais integrantes do SIGA, em especial com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, com o objetivo de auxiliar na elaboração e revisão das portarias que tratam dos Assentamentos Funcionais

Digitais, isto é, procedimentos relativos à organização, digitalização e armazenamento dos assentamentos funcionais em meio digital e que adequam as normas arquivísticas relativas às atividades de protocolo, já defasadas, à realidade atual da administração pública federal, abordando não só os documentos não digitais, mas também os digitais. Como resultado dessa parceria com o Ministério do Planejamento, foram editadas, em 30 de dezembro de 2014, a Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.320, que institui o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal, o qual possibilita a interoperabilidade dos diferentes sistemas de protocolo e arquivo em uso nos órgãos e entidades públicos federais; e a MJ/MP nº 2.321, que define os procedimentos relativos à nova sistemática da utilização do Número Único de Protocolo (NUP) no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal e dá outras providências, além da portaria que define os procedimentos de protocolo, em vias de publicação. Todas as portarias são de uso obrigatório para os órgãos e entidades integrantes do SIGA.

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13 INFORMAÇÕES CONTÁBEIS

13.4 Declaração do contador atestando a conformidade das demonstrações contábeis

Quadro 13.4 Declaração do contador com ressalvas sobre a fidedignidade das demonstrações

contábeis

Declaração com Ressalva

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RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2014arquivonacional.gov.br/images/Relatorio_de_gestao/RelatorioGestao... · Quadro 8.2.2 Contratos de prestação de serviços com locação