Relatório SAESP do

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São Paulo, 05 de novembro de 2007.

Relatório do

VII Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos

realizado em 24 de outubro de 2007

1. Justificativa do evento

No cumprimento de suas atribuições de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo,

bem como suas atribuições decorrentes da parceria entre o Arquivo Público do Estado e o Ministério

Público Estadual1, o Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo-

SAESP, comprometido com a defesa e a preservação do patrimônio arquivístico público do Estado de

São Paulo e respeitando a completa autonomia das Prefeituras e Câmaras Municipais, realizou o VII

Encontro sobre Gestão Documental Pública: por uma Política Municipal de Arquivos, em continuidade

ao “Programa de Institucionalização e Implantação de Arquivos Municipais no Estado de São Paulo”.

Este sétimo Encontro, realizado dia 24 de outubro de 2007, no Grande auditório da Secretaria da

Estado da Fazenda, reuniu 101 Prefeituras e Câmaras Municipais, totalizando a presença de 193

agentes municipais, e consolidou mais uma etapa do “Programa de Institucionalização e Implantação

de Arquivos Municipais no Estado de São Paulo”, iniciado em 2003, que tem como objetivo oferecer

fundamentos legais e técnicos para a criação de Arquivos Públicos Municipais e a implantação de

políticas municipais de gestão documental.

O I Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em São Paulo, em 24 de outubro de 2003,

reuniu 36 municípios da região da Grande São Paulo, totalizando a expressiva presença de 88 agentes

municipais. O II Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Campinas, em 27 de abril

de 2004, contou com a presença da Prefeita da cidade de Campinas e reuniu 34 municípios da região

de Campinas, totalizando a expressiva presença de 116 agentes municipais. O III Encontro sobre

Gestão Documental Pública, realizado em São José dos Campos, em 03 de junho de 2004, contou com

a presença do Prefeito da cidade de São José dos Campos e reuniu 24 municípios da região do Vale do

1 Esta parceria foi formalizada mediante a celebração de um Termo de Cooperação Técnica, em 30 de agosto de 2000, publicado no Diário Oficial do Estado em 1.º de setembro de 2000.

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Paraíba e Litoral Norte Paulista, totalizando a expressiva presença de 185 agentes municipais. O IV

Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Cunha, em 18 de agosto de 2004, contou

com a presença do Prefeito da cidade de Cunha, do Coordenador Municipal de Turismo e Cultura de

Cunha e reuniu 6 municípios, totalizando a presença de 14 agentes municipais. O V Encontro sobre

Gestão Documental Pública, realizado em Santos, em 05 de maio de 2005, contou com a presença da

Diretora Presidente da Fundação Arquivo e Memória de Santos e reuniu 13 municípios da região da

Baixada Santista, Vale do Ribeira e Litoral Norte Paulista, totalizando a presença de 107 agentes

municipais. O VI Encontro sobre Gestão Documental Pública, realizado em Ribeirão Preto, em 23 de

outubro de 2006, contou com a presença do Prefeito e da Primeira Dama e Presidente do Fundo Social

da cidade de Ribeirão Preto, do Secretário Municipal da Cultura, do Promotor de Justiça do Estado de

São Paulo e da a Chefe de Divisão de Preservação do Patrimônio Histórico e Cultural de Ribeirão

Preto, e reuniu 31 Municípios da região da Baixada Santista, Vale do Ribeira e Litoral Norte Paulista,

totalizando a presença de 195 agentes municipais.

Os Ofícios Circulares CT/APE, n.°s 68, 71 e 72, todos de 4 de setembro de 2007, encaminhados aos

Prefeitos e aos Presidentes das Câmaras Municipais, solicitou que cada um dos 120 Municípios

designasse representantes do Executivo Municipal e da Câmara Municipal para participarem do evento

na condição de agentes multiplicadores. Em resposta aos 240 ofícios, 101 Prefeituras e Câmaras

Municipais de 83 Municípios encaminharam representantes, totalizando a presença de 193 agentes

municipais neste VII Encontro Paulista sobre Gestão Documental Pública.

A solenidade de abertura teve início às 9:00 horas com a presença do Secretário-Chefe da Casa Civil

do Estado de São Paulo, Dr. Aloysio Nunes Ferreira Filho, do Promotor de Justiça do Estado de São

Paulo, Dr. Daury de Paula Júnior, do Coordenador do Arquivo Público do Estado, Dr. Carlos de

Almeida Prado Bacellar, da Diretora do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado

de São Paulo-SAESP, Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes, e da Diretora do Núcleo de Assistência Técnica

aos Municípios do SAESP, Camila Brandi de Souza.

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2. Conteúdo programático do evento (palestras):

• O Sistema de Arquivos do Estado e o Programa de Implementação de Arquivos Públicos

Municipais, proferida por Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão do

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP

• O Ministério Público do Estado de São Paulo e a institucionalização de Arquivos Públicos

Municipais: patrimônio documental e cidadania, proferida por Dr. Daury de Paula Júnior, 16.°

Promotor de Justiça de Santos - Ministério Público do Estado de São Paulo

• A experiência do Ministério Público do Estado na implantação de programa de gestão

documental, proferida por Dr. Paulo Penteado, 6.° Promotor de Justiça do IV Tribunal do Júri -

Ministério Público do Estado de São Paulo e Coordenador da Comissão de Avaliação de

Documentos de Arquivo do MP

• Gestão sistêmica de documentos e informações municipais, proferida por Prof.ª Daíse

Apparecida Oliveira, Presidente do Fórum Nacional de Dirigentes de Arquivos Municipais

• A profissionalização dos funcionários da área de arquivo e protocolo, proferida por Prof.ª Dr.ª Ana

Maria de Almeida Camargo, Professora Dr.ª da FFLCH/USP e Presidente da Associação de

Arquivistas do Estado de São Paulo - ARQSP

• O Conselho Nacional de Arquivos–CONARQ e os Arquivos Públicos Municipais, proferida

por Prof.ª Marilena Leite Paes, Coordenadora do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ

• Políticas Municipais de Arquivos: estratégias e perspectivas, proferida por Prof.ª Camila Brandi

de Souza, Diretora do Núcleo de Assistência Técnica aos Municípios do SAESP

3. Material fornecido aos participantes

Para subsidiar a ação pedagógica do SAESP junto às administrações municipais foi distribuído, a cada

um dos participantes:

� Livro: “Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidades de Documentos para as

Administrações Públicas Municipais”

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� Apostila:

- minuta de projeto de lei para criação de Arquivo Público Municipal;

- minuta de termo de cooperação técnica entre o Poder Executivo e a Câmara Municipal;

- Resumo das palestras proferidas no VII Encontro.

� CD-Rom contendo:

- Apostila

- compilado da legislação arquivística federal, estadual e municipal;

- manuais técnicos da área arquivística do Projeto “Como Fazer”; e

- recomendações do CONARQ para a construção de arquivos.

� Ao final do evento, todos os participantes receberam certificado de participação.

4. Caracterização dos participantes

Especificamente, participaram do VII Encontro 193 representantes de 101 Prefeituras e Câmaras

Municipais, totalizando 83 Municípios Paulistas (69,17%) presentes no evento.

� Compareceram ao encontro representantes das seguintes 75 Prefeituras Municipais

(62,50%): Adamantina, Americana, Amparo, Aramina, Arco-Íris, Artur Nogueira, Arujá,

Atibaia, Barueri, Bauru, Birigui, Boituva, Caieiras, Cajamar, Campinas, Capivari,

Carapicuiba, Casa Branca, Cotia, Cubatão, Echaporã, Embu das Artes, Ferraz de Vasconcelos,

Franca, Franco da Rocha, Guaíra, Guarujá, Guarulhos, Iguape, Indaiatuba, Itapetininga,

Itapevi, Jaboticabal, Jacareí, Jales, Jandira, Jundiaí, Lagoinha, Lençóis Paulista, Limeira,

Lorena, Mairiporã, Marília, Mogi das Cruzes, Osasco, Ourinhos, Paraibuna,

Pindamonhangaba, Piracicaba, Pirapora do Bom Jesus, Presidente Prudente, Ribeirão Pires,

Ribeirão Preto, Rio Grande da Serra, Salesópolis, Santa Bárbara d´Oeste, Santa Isabel,

Santana de Parnaíba, Santo André, Santos, São Bernardo do Campo, São Caetano do Sul, São

Carlos, São José do Rio Preto, São José dos Campos, São Luiz do Paraitinga, São Paulo,

Serrana, Sorocaba, Taubaté, Tupi Paulista, Valinhos, Vargem Grande Paulista e Várzea

Paulista.

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� Compareceram ao encontro representantes das seguintes 26 Câmaras Municipais

(21,70%): Americana, Arco-Íris, Barretos, Bastos, Birigui, Cajuru, Campinas, Embu Guaçu,

Franco da Rocha, Ilhabela, Jundiaí, Lençóis Paulista, Mairiporã, Marília, Monte Aprazível,

Ourinhos, Pindamonhangaba, Pirapora do Bom Jesus, Santo André, Santos, São José do Rio

Preto, São Lourenço da Serra, São Paulo, Suzano, Taubaté e Votuporanga.

� Não compareceram ao encontro 40 Municípios (33,32%): Américo de Campos, Araraquara,

Araras, Areias, Bananal, Biritiba Mirim, Cabreúva, Caraguatatuba, Catanduva, Colina,

Conchal, Diadema, Engenheiro Coelho, Francisco Morato, Guararema, Holambra, Igarapava,

Itanhaém, Itapecerica da Serra, Itápolis, Itaquaquecetuba, Itatiba, Juquitiba, Mauá, Mogi-

Mirim, Nipoã, Penápolis, Piquete, Pirassununga, Poá, Praia Grande, Rafard, Rio Claro, São

Pedro, São Sebastião, Taboão da Serra, Taiaçú, Taiúva, Taquaritinga e Ubatuba

Acompanham este relatório: Folder (Anexo I), Ofícios (Anexo II), Apresentação Power-Point

(Anexo III), Cd-rom (Anexo IV) Certificado (Anexo V), Lista de Presença (Anexo VI), Matéria

divulgada na imprensa (Anexo VII) e Fotografias (Anexo VIII).

Ieda Pimenta Bernardes

Diretora Técnica do Departamento de

Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP

Camila Brandi de Souza

Diretora Técnica do Núcleo de Assistência Técnica aos Municípios do SAESP

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ANEXO I

FOLDER

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ANEXO II

FOTOGRAFIAS

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