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Guilhermina Notiço 1 Relatórios de Auditoria Interna 1 03-04-2014

Relatórios de Auditoria Interna

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    Relatrios de Auditoria Interna

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    03-04-2014

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    Relatrios de Auditoria Interna

    Conceito

    Objectivos

    Requisitos

    Premissas

    Tipos de Relatrio

    Estrutura

    Etapas de Verificao

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    Relatrios de Auditoria Interna

    O relatrio representa um dos documentos mais relevantes do auditor interno, dado que por este

    meio que comunica ao rgo de gesto as

    concluses do seu trabalho.

    O relatrio proporcionar ao auditor a oportunidade de poder clarificar pontos concretos

    do exame sobre o qual vai expressar a sua

    opinio.

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    Conceito de Relatrio

    O relatrio inclui:

    Descrio da rea sujeita a auditoria, incluindo a data e informao de auditores anteriores;

    Declarao dos objectivos de auditoria;

    Breve descrio do alcance da auditoria;

    Sumrio dos resultados significativos de auditoria

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    Conceito de Relatrio

    O relatrio inclui:

    Pormenores de cada resultado de auditoria, incluindo observaes e concluses;

    Resposta da gesto aos resultados

    Concluso acerca da adequao das respostas da gesto a cada resultado

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    Relatrios de Auditoria Interna

    Antes de emitir o relatrio definitivo,

    recomendvel comentar as concluses e as

    recomendaes com o responsvel da rea

    auditada com forma de ajudar a esclarecer se

    houve mal entendidos ou interpretaes

    incorrectas.

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    Objectivos do Relatrio

    Reportar a informao necessria e relevante

    que permita conduzir as recomendaes

    susceptveis de ajudar na tomada de deciso.

    Fornecer um relato permanente, global e coerente de uma investigao, trabalho, estudo ou

    pesquisa.

    Identificar com clareza as melhorias necessrias empresa.

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    Objectivos do Relatrio

    Induzir os destinatrios para a necessidade da

    implementao das recomendaes.

    Avaliar o trabalho do auditor.

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    Requisitos Gerais do Relatrio

    Construtivo: til para a tomada de deciso e a

    base para a implementao de melhorias

    necessrias.

    Preciso: isento de erros e distores e fidedigno aos factos que descreve.

    Completo: inclui toda a informao e observao relevante para apoiar as concluses e

    recomendaes.

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    Requisitos Gerais do Relatrio

    Objectivo: o contedo deve ser expresso sem

    prejuzos, parcialidade, interesses pessoais e sem

    influncia de terceiros,

    Conciso: vai directo ao assunto, evitando detalhes desnecessrios. Expressar o pensamento

    com o mnimo de palavras;

    Oportuno: emitido sem atrasos indevidos e permite o arranque da aco efectiva;

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    Requisitos Gerais do Relatrio

    Claro: facilmente entendido e lgico, evitando-

    se linguagem tcnica desnecessria e dando

    suficiente informao de suporte.

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    As Cinco Premissas do Relatrio

    Condio ou Situao O que?

    Critrio O que deveria ser?

    Causa O que aconteceu?

    Efeito Que efeito origina o no cumprimento da condio

    Recomendao Corrigir a causa e o mencionado na condio

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    Tipos de Relatrios

    Relatrios Ordinrios

    Relatrios sobre as Demonstraes Financeiras

    Relatrios Especiais

    Relatrios Intercalares

    Relatrios Amplos

    Relatrios Curtos

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    Tipos de Relatrios

    Relatrios Ordinrios: so preparados em

    cumprimento do programa anual de auditoria,

    previamente aprovado.

    Na primeira parte deste relatrio explica-se de forma sucinta o trabalho realizado e as

    concluses obtidas, fazendo-se uma

    referncia ao calendrio previsto para a

    implantao das recomendaes.

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    Tipos de Relatrios

    Na segunda parte, dever se mencionar a

    informao propriamente dita de forma breve,

    concisa e precisa, apresentam-se os erros ou

    desvios detectados e as medidas propostas

    para a sua eliminao ou melhoria.

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    Tipos de Relatrios

    Relatrios sobre as Demonstraes Financeiras

    (ver os apontamentos sobre as normas e prticas

    profissionais de AI)

    Relatrios Especiais: so elaborados a pedido do rgo de gesto e sobre um tema ou rea

    especfica e o seu contedo adaptar-se-, em

    cada caso, ao objectivo da auditoria.

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    Tipos de Relatrios

    Relatrios Intercalares: so elaborados quando

    se trata de um trabalho de longa durao e se

    detectem incidentes cuja relevncia aconselha

    informar o rgo de gesto, propondo uma

    tomada de aco imediata. Este tipo de relatrio

    pode ser dirigido tambm ao responsvel da

    rea que est a ser auditada.

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    Tipos de Relatrios

    Relatrios Amplos: dado que, quanto mais

    elevado for o nvel hierrquico da empresa,

    menor ser a capacidade para se dedicar a

    aspectos especficos, a informao solicitada ter

    de ser clara, concisa e referida unicamente a

    questes de carcter geral. Pelo contrrio, o

    baixo de nvel hierrquico, cuja responsabilidade

    corresponde s funes operacionais, necessita de

    informao mais ampla, que permita conhecer

    aspectos especficos das operaes.

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    Tipos de Relatrios

    A informao ampla deve conter:

    Descrio do mbito do trabalho; Comentrios sobre os tipos de prova; Tamanho e forma de obteno de amostras; Uma relao de anomalias e excepes

    encontradas, incluindo a sua quantificao, quando for possvel;

    Todo o tipo de comentrios adicionais que possam facilitar ao leitor o entendimento do circuito das operaes e uma concluso sobre os resultados do trabalho.

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    Tipos de Relatrios

    Relatrios Curtos: estes devem conter uma breve

    descrio do mbito do trabalho, relao das

    principais deficincias encontradas, no caso em

    que estas tenham um efeito significativo nas

    operaes da empresa, e uma concluso sobre os

    resultados do trabalho.

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    Tipos de Relatrios

    Relatrios Curtos Resumem o mbito do

    trabalho, a relao das principais deficincias

    encontradas, o seu efeito nos processos ou nas

    demonstraes financeiras e concluses finais.

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    Tipos de Relatrios

    Relatrios de Sugestes: so memorandos onde

    aparecem todas as recomendaes tendentes a

    corrigir as deficincias observadas durante a

    execuo da auditoria. Alm disso, devem conter

    outro tipo de sugestes, que, ao serem

    implementadas, conduzam a uma melhoria do

    controlo interno das operaes, simplifiquem os

    processos administrativos, rentabilizem o tempo.

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    Estrutura do Relatrio

    A Opinio

    O Alcance

    A Concluso

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    A Opinio

    Expressa o que Auditor pensa do trabalho

    desenvolvido e este aspecto deve ser dito com o

    necessrio destaque.

    O leitor do relatrio de auditoria est interessado na opinio que o auditor expressou

    acerca do resultado do seu trabalho. Para ele, a

    opinio deve aparecer num lugar destacado do

    relatrio e ser facilmente localizvel.

    conveniente que a opinio inicie ou finalize o

    contedo do relatrio.

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    O Alcance

    Indica as actividades auditadas, a informao de

    suporte e o perodo coberto.

    o relatrio deve indicar as actividades auditadas, a informao de suporte e o perodo em que foi

    efectuada a auditoria. As actividades

    relacionadas no auditadas devem ser

    identificadas para delinear a fronteira de

    auditoria. A sua natureza e extenso tambm

    deve ser descrita.

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    A Concluso

    Resume todas as actividades desenvolvidas ou alternativamente os aspectos mais importantes

    ou os aspectos com efeitos negativos

    significativos.

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    A Concluso

    o resultado da avaliao das actividades auditadas. Pode englobar o mbito total de

    auditoria ou os aspectos mais especficos. Tambm

    pode abarcar a verificao dos objectivos e

    metas operacionais ou programas da empresa,

    evidenciar as declaraes pertinentes de factos

    ocorridos, que sejam necessrias para suportar ou

    evitar ms interpretaes das concluses e

    recomendaes.

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    A Concluso

    As informaes devem ser baseadas nos seguintes atributos:

    Critrio: as normas, medidas e expectativas utilizadas para fazer a avaliao e/ou a

    verificao (o que deve existir).

    Condio: a prova factual que foi encontrada pelo auditor interno no curso da

    anlise: (o que existe).

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    A Concluso

    Se h diferena entre o esperado e as condies reais, ento:

    Causa: a razo da diferena entre o esperado e o real (porque existe a diferena).

    Efeito; o risco ou dependncia que a rea auditada e/ou, outros encontraram da divergncia entre a condio e o critrio (o impacto da diferena). Na determinao do risco, o auditor interno deve considerar o efeito que as revelaes de auditoria podem ter nas DF.

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    A Concluso

    As revelaes relatadas podem incluir recomendaes e outras informaes de suporte

    que no tenham sido divulgadas.

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    Tcnicas de Redaco do Relatrio

    Na elaborao do relatrio conveniente:

    Utilizar uma linguagem compreensvel, principalmente para pessoas leigas no assunto;

    Ser claro e conciso na exposio dos problemas; Expressar-se de forma impessoal, apresentando

    as deficincias detectadas e no crticas ao trabalho desenvolvido;

    Apresentar as exposies por ordem lgica, identificando as opinies do auditor interno e as opinies de terceiros.

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    Componentes dum relatrio eficaz

    Carcter profissional

    Preciso

    Cortesia e tacto

    Ponderao

    Persuaso

    Adequada estrutura de frases, pargrafos e gramtica

    Teor claro e construtivo

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    Componentes dum relatrio eficaz

    Oportunidade

    Documentos de suporte

    Formatos e apresentao profissionais

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    Regras de Distribuio do Relatrio

    Direco da qual depende a rea auditada;

    Ao responsvel directo da rea auditada;

    direco das reas operacionais auditadas

    A todos os restantes nveis de responsabilidade relacionados com rea de

    exame

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    Etapas de Verificao do Relatrio

    Primeiro Draft

    Anlise com a Direco

    Draft Final

    Discusso final com a Direco

    Relatrio Final

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    Primeiro Draft

    Adequacidade das provas documentais;

    Rever se a ordenao dos problemas especfica ou geral;

    Rever a escrita;

    Avaliar se as recomendaes so proporcionais s causas e efeitos;

    Discutir com os assistentes do Gabinete de Auditoria, oportunidades para melhoria de relatrio.

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    Anlise com a Direco

    Avaliar se a Direco est a tomar as aces

    necessrias face ao problema;

    Determinar se h factos ou circunstncias atenuantes de que o auditor no tinha

    conhecimento

    Assegurar que a Direco tem conhecimento de todos os itens significativos que sero

    apresentados.

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    Draft Final

    Rever para determinar se as primeiras

    recomendaes foram seguidas;

    Rever se os comentrios da direco foram acolhidas e de que modo;

    Assegurar que o relatrio inteligvel para qualquer leitor;

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    Draft Final

    Avaliar a consistncia do relatrio no seu todo;

    Assegurar que cada recomendao corresponde a uma constatao concreta;

    Obter acordo com os Auditores relativamente as alteraes.

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    Discusso final com a Direco

    Assegurar que a Direco teve oportunidade de estudar o relatrio final;

    Obter o mximo de concordncia relativamente aos pontos levantados;

    Avaliar o alcance de todas as sugestes que visam alterar o contedo;

    Obter da Direco o acordo de projecto de Follow Up ou seguimento.

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    Relatrio Final

    Assegura que as mudanas finais so feitas com base na discusso final com os gestores

    das reas revistas;

    Rever o equilbrio de apresentao do relatrio com os comentrios positivos

    acolhidos;

    Por fim rever de novo o contedo, a clareza e a observncia dos padres.

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