BIBLIOTECA DO

MINISTÉRIO PÚBLICO

Relatório Anual de Atividades - 2013

Área de Documentação e Divulgação – MP/SP

1

Biblioteca do Ministério Público

EQUIPE

Diretora Regina Midori Nagashima Equipe técnica

Bibliotecários: Ana Carolina Momesso Cintia Albertini Debora Tiemi Kawasaki João Evangelista de Souza Lima Neto Márcia Cristina Fonseca de Cacella Maria Cristina Szarota Barrios Renata Tiemi Yamamoto Watanabe

Equipe de Apoio

Biblioteca Central: Ailton Gomes da Silva Carlos Alberto Gonçalves de Oliveira David Ramos de Oliveira Débora Andréa de Doná Bellini Eduardo Gardinal Elizia dos Santos Correa Glorimar Maia Natasha Pereira de Souza Sydilene Lopes da Silva Vagner Roberto Miranda Postigo

Bibliotecas Setoriais: Claudia Maia Homem de Mello Cristina Célia da Cruz Souza Santos Vera Beatriz Ferrando

2

SUMÁRIO

1. APRESENTAÇÃO ................................................................................................................................................ 3

2. PROJETOS DESENVOLVIDOS ........................................................................................................................... 3

3. ATIVIDADES DO SETOR DE REFERÊNCIA E PESQUISA ................................................................................... 5

3.1. Consulta Local ................................................................................................................................................. 5

3.2. Pesquisa Solicitada ......................................................................................................................................... 5

4. ATIVIDADES DO SETOR DE CIRCULAÇÃO E EMPRÉSTIMO .......................................................................... 7

4.1. Empréstimos e Quantidade de usuários cadastrados .............................................................................. 7

5. ATIVIDADES DO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO ............................................................................ 7

5.1. Aquisição de Livros e Periódicos ................................................................................................................... 8

5.2. Processamento Técnico de Livros ................................................................................................................. 8

5.3. Processamento Técnico de Periódicos ........................................................................................................ 9

5.5. Processamento Técnico da Legislação (normas do MPSP) ..................................................................... 9

5.6. Desativação da Biblioteca dos Procuradores ............................................................................................ 10

5.6.1. Correções da Transferência do Acervo ................................................................................................... 10

5.7. Doação do Acervo de Duplicatas ............................................................................................................... 10

6. ATIVIDADES DO SETOR DE DIVULGAÇÃO ....................................................................................................... 11

6.1. Digitalização de Capas, Sumários e Artigos ............................................................................................... 11

6.2. Boletim IJC ......................................................................................................................................................... 12

7. NECESSIDADES E PROPOSTAS ............................................................................................................................ 12

3

1. APRESENTAÇÃO

Este relatório apresenta as atividades desenvolvidas pelas Bibliotecas do Ministério Público, destacando as

principais ações realizadas no ano de 2013.

Os dados apresentados representam o período de janeiro a setembro de 2013. No período de 21/09/2013 a 18/12/2013 a Biblioteca Central ficou total e parcialmente fechada em virtude da reforma do espaço e

implantação do Memorial do Ministério Público, refletindo na atuação e prejudicando o atendimento.

2. PROJETOS DESENVOLVIDOS Os projetos abaixo discriminados foram desenvolvidos com o intuito geral de implantar, desenvolver e otimizar serviços e produtos, contribuindo para melhorar os resultados no atendimento às necessidades do Ministério Público do Estado de São Paulo.

PROJETOS Data Início Data

Término Situação Observação

ESTUDOS PARA PROCESSAMENTO TÉCNICO DE MULTIMEIOS a) estabelecer critérios de seleção; b) definir tratamento técnico; c) analisar e disseminar as informações contidas em multimídias (CDs. DVDs e outros).

27/06/2012

13/08/2013

Concluído

ELABORAÇÃO DA POLÍTICA DE AQUISIÇÃO E SELEÇÃO – ETAPA-1: DOAÇÃO E DESCARTE Etapa-1: Doação e Descarte (1-4) a) Definir critérios básicos, elaborar relatórios de controle pelo sistema; b) Definir procedimentos de divulgação da lista para bibliotecas públicas e comunitárias, controle de baixas, separação, comunicação de retirada. Etapa 1 – Doação e Descarte (2-4) a) Definir critérios básicos, elaborar relatórios de controle pelo sistema; b) Definir procedimentos de divulgação da lista para usuários internos, controle de baixas, separação, comunicação de retirada. Etapa 1 – Doação e Descarte (3-4) Elaborar procedimentos de controle (normas internas) – atividades relacionadas ao recebimento, seleção e registro das doações. Etapa 1 – Doação e Descarte (4-4) Elaborar procedimentos para seleção e pré-catalogação de doações

21/08/2012 12/03/2013 08/08/2013 19/08/2013 Fev./2013

12/03/2013 17/01/2014 17/01/2014 17/01/2014

Etapa 1 - Concluída

Aviso nº 322/2013 – PGJ, de 14/06/2013. Aviso nº 431/2013 – PGJ, de 09/08/2013.

ELABORAÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA DESATIVAÇÃO DA BIBLIOTECA DOS PROCURADORES Etapa-1: Estabelecer critérios e procedimentos para desocupar o local; Etapa-2: Analisar, selecionar e recepcionar obras para Biblioteca Central e Setoriais; Etapa-3: Elaborar rotinas para pesquisa, correção, baixa no sistema e transferência de acervo; Etapa-4 – Destinação de exemplares sem interesse (divulgação para doação).

06/03/2013 12/03/2013 31/07/2013 08/08/2013

26/04/2013 08/08/2013 06/08/2013 07/01/2014

Concluído

4

PROJETOS Data Início Data

Término Situação Observação

ESTUDO PARA ESTRUTURAÇÃO DO SETOR DE REFERÊNCIA E DE CIRCULAÇÃO DA BIBLIOTECA Etapa-1 – Análise da rotina do Setor de Circulação, identificação dos problemas e necessidades existentes e elaboração de um plano de atuação, estabelecendo ações de implantação imediata, de curto e médio prazo. Etapa-2 - Corrigir e atualizar a base de usuários do sistema PHL.

Jun./2013 18/07/2013

Jul./2013

Concluída Andamento

REFORMA DA BIBLIOTECA E IMPLANTAÇÃO DO MEMORIAL DO MPSP a) Elaborar proposta de novo layout; b) Estabelecer procedimentos para desocupação do espaço; c) Estabelecer procedimentos e rotinas para reorganização da área administrativa, salão de estudo e acervo (respeitando a acessibilidade); d) Sinalizar o acervo.

02/09/2013

18/12/2013

Concluída

AVALIAÇÃO DA COLEÇÃO DE PERIÓDICOS a) Estudar procedimentos; b) Estabelecer critérios de seleção; c) Estabelecer rotina das atividades.

15/09/2013

Andamento

5

3. ATIVIDADES SETOR DE REFERÊNCIA E PESQUISA O serviço de referência é responsável pelo contato direto com o usuário, é definida como uma assistência efetivamente prestada na busca da informação. O principal objetivo é satisfazer as necessidades e expectativas de forma rápida, precisa e atualizada.

3.1. CONSULTA LOCAL

CONSULTA LOCAL – 2013

2013

Público Interno Público

Externo Membros

Servidores Estagiários

Biblioteca Central

207 663 545

Biblioteca Setorial

191 640 0

CONSULTA LOCAL – TABELA COMPARATIVA 2010-2013

Ano Público Externo

Público Interno

2010 1329 1156 2011 1231 1149 2012 670 1335 2013 545 1701

Obs.: O acervo da Biblioteca Setorial é restrito aos usuários internos; em 2013 o serviço de empréstimo foi oficialmente estendido aos servidores e estagiários da Instituição, professores e estudantes da ESMP.

3.2. PESQUISAS SOLICITADAS

PESQUISA Meios de

Comunicação

Local E-mail Telefone/ Fax

Correio

Biblioteca Central 215 180 287 6 Biblioteca Setorial 15 4 3 0

207

663

545

191

640

Membros Servidores Estagiários

Público Interno Público Externo

Biblioteca Central Biblioteca Setorial

13291231

670545

1156 1149

1335

1701

2010 2011 2012 2013

Consulta Local 2011-2013

Público Externo Público Interno

31%

26%

42%

1%

Biblioteca Central

Local

E-mail

Telefone/ Fax

Correio

68%

18%

14%

Biblioteca Setorial

Local

E-mail

Telefone/ Fax

6

PESQUISA POR TIPO

2013 Biblioteca

Central Biblioteca Setorial

Doutrina 772 36 Jurisprudência 481 57 Legislação 218 8 Orientações 174 6

PESQUISAS SOLICITADAS – TABELA COMPARATIVA 2010-2013

Ano Local Fone/

Fax Correio E-mail

2010 595 1193 8 478 2011 597 812 10 355

2012 350 436 5 275 2013 230 290 6 184

Obs.: Os dados representados no ano de 2013 são em decorrência do fechamento da biblioteca no período de 21/09 a 18/12/2013 para reforma e implantação do Memorial do Ministério Público

4. ATIVIDADES DO SETOR DE CIRCULAÇÃO E EMPRÉSTIMO

Atividades relacionadas ao empréstimo de material e orientações sobre os produtos e serviços oferecidos bem como o uso da coleção. O sistema de empréstimo online com código de barras foi implantado em março de 2011, início também, da extensão deste serviço aos servidores e estagiários da Instituição, professores e estudantes da ESMP.

4.1. EMPRÉSTIMOS E QUANTIDADE DE USUÁRIOS CADASTRADOS

772

481

218 17436 57 8 6

Doutrina Jurisprudência Legislação Orientações

Pesquisa por Tipo

Biblioteca Central Biblioteca Setorial

LocalFone/Fax

CorreioE-mail

595 1193

8 478

597812

10355

350436

5275

230290 6

184

2010 2011 2012 2013

7

QUANTIDADE DE EMPRÉSTIMOS - 2013

2013 Biblioteca Central

Biblioteca Setorial

Membros do MPSP 1470 139

Servidores/Estagiários/ESMP 237 388

Empréstimo entre Bibliotecas EEB

48 35

QUANTIDADE TOTAL DE USUÁRIOS CADASTRADOS NO SISTEMA PHL

Biblioteca – Tipo de usuário Cadastrados Bibliotecas de outras Instituições (EEB)

11

Estagiários do MP-SP (EST) 35

Estudantes da ESMP-SP (ESMP) 27

Funcionários do MP-SP (FUNC) 178

Membros do MP-SP (PJ) 2568

Total de usuários ativos 2819

Obs.: Em 2013 o serviço de empréstimo foi ampliado para servidores, estagiários, professores e estudantes da ESMP.

5. ATIVIDADES DO SETOR DE PROCESSAMENTO TÉCNICO

Setor de Processamento Técnico tem a função de analisar, sintetizar e descrever todos os tipos de documentos, para fins de disseminação e recuperação da informação.

5.1. AQUISIÇÃO DE LIVROS E PERIÓDICOS

AQUISIÇÃO

Obs.: Em 2012 e 2013 não foram concretizados os processos de compra de livros.

2013 Quantidade Livro – Compra 0 Livro - Doação 189 Peri – Compra 461 Peri - Doação 356

Membros Servidores EEB

1470

23748

139

388

35

Empréstimos - 2013

Biblioteca Central Biblioteca Setorial

1% 1%1%

6%

91%

Usuários Cadastrados

EEB

EST

ESMP

FUNC

Membros (PJ)

Livro –Compra

Livro -Doação

Peri –Compra

Peri -Doação

0

189

461

356

Aquisição - 2013

8

AQUISIÇÃO – TABELA COMPARATIVA 2010 a 2013

Obs.: Em 2012 e 2013 não foram concretizados os processos de compra de livros.

Ano Livros Compra

Livros Doação

2010 413 496 2011 665 447 2012 471 266 2013 0 189

Obs.: Os dados representados referem-se a títulos novos

Ano Periódicos Compra

Periódicos Doação

2010 0 7 2011 1 15 2012 2 15 2013 0 0

5.2. PROCESSAMENTO TÉCNICO DE LIVROS

Processamento Técnico Livros

2013 Processamento

Catalogação 1489 Classificação 1021 Indexação 690 Digitação 2444 Correção no PHL 8625 Pesquisa (catálogos nacionais e internacionais)

4077

Obs.: Os dados representados nos dois últimos itens referem-se as atividades executadas em função do fechamento da Biblioteca dos Procuradores.

2010 2011 2012 2013

413

665

471

0

496447

266

189

Aquisição de Livros - 2010 a 2013

Livros Compra Livros Doação

2010 2011 2012 2013

01

2

0

7

15 15

0

Aquisição de Periódicos - 2010 a 2013

Periódicos Compra Periódicos Doação

8%6% 4%

13%

47%

22%

Catalogação Classificação Indexação

Digitação Correção no PHL Pesquisa

9

5.3. PROCESSAMENTO TÉCNICO DE PERIÓDICOS

Processamento Técnico de Periódicos

2013 Fascículos Compra (Renovação) 461 Doação / Permuta 356

Cadastramento no Sistema PHL

2013 Fascículos Revistas Recebidas 356 Revistas Cadastradas 685

5.4. PROCESSAMENTO TECNICO DA LEGISLAÇÃO (Normas do MP-SP)

Normas do MP-SP 2013

2013 Quantidade Seleção e Digitalização 532 Cadastramento 465

Acervo Total disponível para consulta no Sistema PHL com acesso a integra

Tipo de Norma Legislação Normas do MP-SP

Atos 2874 Avisos 1221 Normas DG/MP 171 Legislação 108 Desp./Port. PGJ 168

56%

44%

Fascículos

Compra (Renovação) Doação / Permuta

54%

46%

Periódicos

Recebidos Cadastrados

53%

47%

Normas do MP-SP

Seleção e Digitalização Cadastramento

63%

27%

4% 2% 4%

Legislação Normas do MP-SP

Atos

Avisos

Normas DG/MP

Legislação

Desp./Port. PGJ

10

5.5. DESATIVAÇÃO DO ACERVO DA BIBLIOTECA DOS PROCURADORES

A Biblioteca dos Procuradores, situada na Rua Manoel da Nóbrega, n.º 242, Paraíso – São Paulo/SP foi desativada em abr./2013. Seu acervo bibliográfico foi transferido para Biblioteca Central, Biblioteca Setorial,

Biblioteca da ESMP e parte disponibilizada para doação.

Destinação do Acervo da Biblioteca dos Procuradores (BPROC)

Destinação do Acervo da Biblioteca dos Procuradores Acervo Biblioteca Central (BCS) 122 Biblioteca Setorial (BGGN) 119 Biblioteca da ESMP (ESMP) 482 Doação interna (DOAÇÃO) 594 Disponível para doação externa (OUTROS) 886

5.6.1 CORREÇÕES DA TRANSFERÊNCIA DO ACERVO DA BIBLIOTECA DOS PROCURADORES

O Setor realizou correção de registros no PHL e rotinas técnicas, a partir das obras selecionadas para

transferência às Bibliotecas: Central, Setorial, ESMP e outras Instituições.

Correção da Transferência do Acervo

Atividades - 2013 Quant. Correção de registros no PHL e rotinas técnicas Biblioteca Central

3050

Correção de registros no PHL e rotinas técnicas Biblioteca Setorial

3663

Correção de registros no PHL e rotinas técnicas Biblioteca da ESMP

3288

Correção de registros no PHL e rotinas técnicas - Diversos

5300

5.7 DOAÇÃO DO ACERVO DE DUPLICATAS

A equipe realizou no período de ago./2012 a out./2013 a aplicação de procedimentos definidos na 1ª etapa de doação e descarte (Política de Desenvolvimento de Coleções) nos acervos de duplicadas acumulados nas três bibliotecas da Instituição.

O gráfico abaixo representa o resultado do processo de doação, com os principais dados do acervo, quantidade de itens doados e disponíveis.

A Etapa de divulgação dos itens foi realizada em 4 fases, conforme tabela abaixo:

6% 5%

22%

27%

40%

Destinação do Acervo da BPROC

BCS

BGGN

ESMP

DOAÇÃO

DOAÇÃO

60%

40%

Acervo para Doação

Doados

Disponível

BibliotecaCentral

BibliotecaSetorial

Bibliotecada ESMP

Diversos

30503663 3288

5300

Correção de Registros - 2013

11

FASE PERIÓDO DIVULGAÇÃO

1ª Fase 15/4 a 24/5/2013

Bibliotecas Públicas, Comunitárias e Jurídicas de São Paulo.

2ª Fase

15/4 a 17/06/2013

Biblioteca da ESMP

3ª Fase

17/06 a 30/06/2013

Membros, Servidores e Estagiários do MP-SP (Aviso nº 322/2013)

4ª Fase

25/07 a 26/08/2013

Membros, Servidores e Estagiários do MP-SP (Aviso nº 431/2013)

Os procedimentos e rotinas foram aplicados nos acervos das Bibliotecas: Central “César Salgado”, e nas

Setoriais “dos Procuradores” (extinta em abril de 2013) e “Gabriel Gabriel Neto” e o resultado das doações

estão representadas abaixo:

Acervo Itens Doados Disponível

Membros Servidores Estagiários

ESMP Outros Doação

6.265

675

666

790

40

4.094

6. ATIVIDADES DO SETOR DE DIVULGAÇÃO As atividades desenvolvidas são voltadas para elaboração e divulgação de produtos e serviços, que são fundamentais para os usuários de uma biblioteca especializada. O Boletim IJC é um dos produtos que

divulga publicações recentemente incorporadas ao acervo .

6.1. Digitalização de Capas, Sumários e Artigos para divulgação

2013 Digitalização Capas e Sumários 1246 Revista Justitia 40

31%

31%

36%

2%

Itens Doados

Membros

Servidores

ESMP

Outros

35%

65%

Itens Disponíveis

Doados

Disponíveis

1246

40

Capas e Sumários Revista Justitia

Digitalização

Capas e Sumários Revista Justitia

12

6.2 Boletim IJC – 2013

2013 Boletim IJC Montagem de arquivos html 140 Inserção de capas e sumários no Portal

134

Inserção de arquivos no Portal 48 Disseminação Seletiva da Informação - DSI

18

7. NECESSIDADES E PROPOSTAS RECURSOS HUMANOS: Contratação de profissionais com formação na área de biblioteconomia e ciência da informação; e oficiais e auxiliares para compor a equipe. AQUISIÇÃO DE LIVROS: Investimento semestral na atualização dos acervos de livros e periódicos. IMPLANTAR O SETOR DE DESENVOLVIMENTO DE COLEÇÕES: Setor responsável pela gestão do acervo bibliográfico (seleção, aquisição, desbastes e descarte) com o objetivo de manter as coleções que compõem o acervo atualizado, equilibrado e que atenda as finalidades da biblioteca. ESPAÇO FÍSICO: Ampliar o espaço para implantação do Setor de Desenvolvimento de Coleções e reestruturação do Setor de Processamento Técnico, com espaços diferenciados para recebimento, análise, seleção e tratamento técnico do material bibliográfico, bem como o restauro e remessas.

ArquivosHTML

Capas eSumários

Arquivosno Portal

DSI

140 134

48

18

Boletim IJC