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Relatório de Avaliação Alemanha ProWein, Düsseldorf Evento 19 – 21 de Março de 2017 - Düsseldorf
SUMÁRIO EXECUTIVO DO EVENTO GESTÃO DE PROJETO
Agência:OrganizeCommunications
Gestor de projeto da Agência: Barbara Wanner, CEO
Equipa destacada da agência: Nadja Öhrlein, Nanna Aczel
Gestor de projeto ViniPortugal: Inês Pinto
Mais uma vez, o ProWein 2017 demonstrou claramente que é a plataforma de negócios mais importante do mundo para o
setor internacional de vinhos e bebidas espirituosas.
Mais de 6 500 expositores de mais de 60 países foram apresentados na ProWein em Düsseldorf de 19 a 21 de março de
2017. O número de visitantes também estabeleceu novos recordes: um total de 58.500 visitantes comerciais de 130 países
visitaram a ProWein.
Objectivos:
Maximizar a presença da Marca Wines Of Portugal na Prowein, Edição de 2017.
Gerar tráfico no Hall 10, na área de Portugal e construir a imagem “Wines of Portugal” junto de um target selecionado –
Trade influente no mercado Alemão e Internacional, Escanções, jornalistas, KOL, desenvolvendo para tal um conjunto de
ações paralelas que garantam este objetivo;
Assegurar todo o processo logístico e manutenção do stand junto dos 161 produtores em feira (gestão dos copos, gelo,
água, comida, manter o stand limpo e em condições durante o período da feira).
Gestão dos 19 seminários que tiveram lugar na nossa área de seminário e assegurar uma boa gestão dos 79 vinhos
presentes na zona de Freetasting.
Área Total: 1011m2 de área total (788m2 de área vendida aos produtores)
Stands m2 Nº de áreas Metros totais vendidos
3 16 48
6 18
6 25 150
9 15 135
12 9 108
15 2 30
18 2 36
21 5 105
28 1 28
35 2 70
60 1 60
Como novidade, na edição de 2017, a ViniPortugal disponibilizou a possibilidade de personalização de stands individuais e de
CVRs para áreas iguais ou superiores a 21 m2. Com um total de 263m2 personalizados, os agentes económicos tiveram a
possibilidade de, assim, amplificarem a visibilidade da sua marca. Para o efeito houve 4 modelos base personalizáveis à
disposição dos AEs.
O que foi feito para promover e maximizar a presença dos Vinhos de Portugal na
feira:
✓ Press release – Save the date – 474 contactos profissionais e jornalistas
✓ Save the date por Email, para 5593 contactos e lembrete por E-mail
✓ Envio de Convite físico para 8.000 contactos da Base de dados e lembrete por Email, relembrando o vasto programa
de seminários
✓ Convite via E-mail para 1.000 contactos e oferta do Serviço de Visitas guiadas com Wine Educator
✓ Contacto por Telefone para 83 contactos da base de dados, jornalistas, sommeliers e importadores.
✓ Trabalho intenso nas redes sociais com informação sobre os produtores presentes e sobre a nossa localização na feira.
✓ Comunicação no site da Prowein Banner e agenda de seminários com o programa detalhado
✓ Publicidade em diferentes revistas e websites (Weinwirtschaft; Wein and Markt; Falstaff; Prowein Home page, NL
Meninger;
✓ Banner Gigante na Entrada Principal-Norte B, comunicar a localização de Portugal
✓ Foram distribuídas 50% das fitas/entradas principais da Prowein com o logo WOP e visite-nos no Hall10
✓ Agenda de 20 seminários Prowein 2017; em media tivemos cerca de 30-35 convidados em cada um dos seminários
✓ Gestão da área de Prova de vinhos medalhados com 79 vinhos em prova, todos os dias da feira.
✓ 14 Visitas guiadas acompanhadas de Sofia Salvador (Wine educator)
✓ Carpete com logo WPT ao longo do corredor do Hall 10
✓ Floor minder a anunciar a nossa presença no hall 10
Visão Geral do Evento PROMOÇÃO
Comunicado de imprensa (via e-mail) para 474 contactos + Comunicado de imprensa na página principal
Save the date para 5.593 contactos (profissionais, restauração & indústria hoteleira) via e-mail
Convite, via correio, para 8.000 contatos na Alemanha (profissionais, restauração e indústria hoteleira) e para
461 contatos de imprensa na Alemanha, além deste envio de lembrete via e-mail (incluindo a opção de download,
folheto de degustação e lista de prova)
- Carta de convite pessoal via e-mail e E-mail para 1.000 oferecendo o Serviço VIP. Foi também desenvolvido
acompanhamento por telefone com foco nos contatos de imprensa.
Trabalho nas redes sociais com informação acerca dos produtores e stands em geral, antes durante e depois
da Prowein.
PROW EI N 2 0 17
Wines of Portugal
c/o Organize Communicat ions GmbH – Riefstahlst r. 6 – 76133 Karlsruhe
3lemons
Frau Simone Neuf ing
Marient haler St raße 80 a
20535 Hamburg
31. Januar 2017
MASSGESCHNEIDERT – PERSÖNLICH – EFFEKTIV
Nu t zen Sie den Wines of Por t ugal V IP-SERVICE au f der ProWein 2017
Sehr geehrte Frau Neuf ing,
Neuentdeckungen von jungen Winzern, charakterstarke Weiß- und Rot w eine vom Vinho Verde bis ins
Alent ejo, Schaumw eine, die überzeugen – dies sind nur einige Beispiele für das, w as Sie auf der ProWein
in Halle 10 bei den über 160 Produzenten am Gemeinschaf t sst and von Wines of Portugal erw artet .
Damit Sie bei diesem umfangreichen Angebot genau das f inden, w as Sie suchen, möcht en w ir Sie gerne
auf Ihrer Reise durch die einzelnen Regionen, Weinst ile und-philosophien sow ie zu unt erschiedlichen Wein-
persön lichkeit en begleit en. Dafür biet en w ir Ihnen auch in diesem Jahr w ieder unseren ganz besonderen
V IP-SERVICE an, der es Ihnen erlaubt , Ihre sicherlich knapp bemessene Zeit auf der ProWein ef f ekt iv zu
nut zen und Port ugals einzigart ige Weine für sich und Ihre Leser zu ent decken.
WAS INTERESSIERT SIE UND IHRE LESER BESONDERS?
Welche Weine begeist ern Ihre Leser? Über w elche Weine möchten Sie bericht en? Verkost en Sie in einer für
Sie indiv iduell zusammengest ellt en Probe genau die Weine, die für Ihre Recherche spannend sein könnten.
SO NUTZEN SIE UNSEREN VIP-SERVICE
Nennen Sie uns einfach einen Termin, Ihre verfügbare Zeit , Weinst ile und Preisrahmen der Weine, die Sie für
Ihre Leser suchen. Wir st ellen Ihnen dann einen indiv iduellen Rundgang zusammen und vereinbaren gerne
auch Int erv iew s mit passenden Winzern vor Ort . Bit t e nut zen Sie dafür das beiliegende Formular.
Gerne st ellen w ir Ihnen für Ihre Vorbereit ungen im Vorfeld Informat ionen zusammen. Die gedruckte
Einladungskart e von Wines of Port ugal mit w eiteren Informat ionen, z.B. zu den geführt en Verkost ungen,
erhalt en Sie zeit nah per Post .
Wines of Port ugal und die Weinproduzenten f reuen sich auf Ihren Besuch auf der ProWein in
Halle 10 A42 bis E42.
Mit den besten Grüßen
Barbara Wanner Wines of Port ugal
c/o Organize Communicat ions GmbH
Pressekont akt : Nanna Aczel & Eva-Maria Umlauf t
ALLE WINES OF PORTUGAL AUSSTELLER
AUF DER PROWEIN FINDEN SIE UNTER
w w w .w inesof por t ugal.com
Anúncio de seminários, listas de prova, catálogo da prova
life-postings from the seminars, stand and free tasting zone
Cooperação com outras páginas no Facebook
- Atualização do site com banner “Save-the-date”, notícias e toda a informação pertinente da Prowein.
- Publicidade na imprensa:
:
Oradores convidados muito influentes no mercado Alemão:
✓ David Schwarzwälder
✓ Christina Fischer e Patrick Jabs
✓ Justin Leone
✓ Joel B. Payne – Setubal
✓ Sebastian Bordthäuser
✓ Antonio Graça-PORVID
✓ Sofia Salvador
✓ Lisbon family Vineyards
✓ Barbara Spinola (Madeira)
Logistica:
✓ 2200 Kg Gelo-440 sacos de 5kG
✓ 3240 copos
✓ 274 cada Frapes e cuspideiras
✓ 50 champanheiras
Material de pos :
✓ 1000 catálogos
✓ 500 brochuras Alemão
✓ 500 brochuras Inglês
✓ 100 Mapas A4
✓ 150 Mapas Posters
✓ 500 portachaves
✓ 200 saca rolhas
✓ 100 descapsuladores
✓ 200 drop sptps
✓ 300 canetas
✓ 300 sacos
✓ 50 tshirts/aventais
- Organização de um vasto programa de seminários, ou seja um total de dez seminários da ViniPortugal,
- Plano de comunicação social
- Contato com o jornalista do vinho para as visualizações do ProWein
- Organização para o Stand: gelo, óculos, serviço de limpeza, vouchers e bilhetes, internet, etc.
- Contato com a feira sobre banners, catálogo, etc.
- Organização da documentação: fotos e filmes por Drei Eins e Fotos para o Facebook pela Organize
- Organização e cuidado da área de freetasting.
Agenda de seminários |Temas Prowein 2017
DURANTE A PROWEIN- Equipa
✓ 4 pessoas da Organize responsáveis pelos seminários
✓ 2 pessoas da Organize foram responsáveis pela receção e Internet.
✓ 1 pessoa da Organize foi responsável pela área de provas.
✓ 1 pessoa da Organize (Nadja Öhrlein) foi responsável pelos serviços organizados para o stand
✓ 1 pessoa da Organize (Nanna Aczel) foi responsável pela imprensa e apoiou uma pessoa da Wines of Portugal
(Sofia Salvador) com as VIP-Tours.
✓ 4 pessoas Alipio alocadas ao café, refeições dos produtores, reposição de copos, cuspideiras, gelo, etc..
✓ 2 pessoas da ViniPortugal
✓ A mesa de boas-vindas foi muito frequentada pelos visitantes que pediam informações.
✓ A zona de prova foi muito bem adaptada - aprox. 1.100 visitantes provaram os vinhos durante os 3 dias da feira.
✓ Serviço VIP: após o convite para o VIP-Service, 14 pessoas confirmaram um compromisso para este serviço. 3
confirmaram uma reunião, que acabaram por ser canceladas devido a doença e outros motivos. Outros vieram
espontaneamente.
✓ (Inês Pinto Area Manager) e Sofia Salvador Wine Educator
Avaliação dos Seminários:
Os seminários foram bem visitados, apenas um pequeno número teve poucos visitantes devido ao horário do seminário, p.
Ex. os seminários da manhã começaram devagar, mas as pessoas iam aparecendo durante as palestras. Para além disso, a
localização da área de seminários não foi muito frequentada, visto que estava localizada na parte de trás do Hall 10.
Principais estatísticas dos Seminários:
Os seminários com mais visitantes foram o de Sebastian Bordthäuser (vinhos espumantes de Portugal), o de Christina
Fischer (vinhos tintos portugueses - Grandes companheiros com comida) (cerca de 50 pessoas) e o seminário do Instituto
do Vinho da Madeira com Barbara Spinola (Madeira, uma vasta gama de vinhos únicos). Seminários com aspetos mais
"técnicos" e de oradores não muito conhecidos como os de António R. Graça e Sofia Salvador não eram tão atraentes quanto
outros.
AVALIAÇÃO DO EVENTO RESULTADOS DO QUESTIONÁRIO Sempre que aplicável, detalhe aqui os resultados da pesquisa dos produtores.
AVALIAÇÃO Avalie o sucesso do evento tendo em consideração objetivos versus resultados.
A Viniportugal ficou satisfeita com o feedback durante a ProWein. Os stands novamente bem elaborados - especialmente
os grandes elementos fotográficos iluminados tiveram um grande e atraente efeito - e o programa de seminários com
oradores e tópicos conhecidos tornou-se atraente em que as provas foram bem visitadas.
Aspetos que foram apreciados pelos visitantes:
- Os seminários estavam livres de inscrição, ou seja, as pessoas podiam juntar-se sempre que quisessem - muito importante
no quadro de uma feira como ProWein, onde os horários são difíceis de seguir.
- Incluindo alguns viticultores (não muito, pois isso acaba por prolongar os seminários, para os quais não há tempo, pois
as slots são muito apertadas)
- Como já aconteceu no ano passado - com a zona do seminário localizada na parte de trás do stand, perderam-se visitantes
que acabavam por não passar por ali, que poderiam ficar interessados e participado espontaneamente. Regra geral, os
seminários foram bem-recebidos e visitados.
Como sempre, o balcão de acolhimento é o ponto quente para os visitantes que procuram algum Produtor em particular, o
programa de seminários, a zona de prova e outras informações. É de realçar que, o fato dos stands Wines of Portugal
estarem listados e terem também um plano, foi muito apreciado pelos visitantes, pois estes não conseguem entender por
que têm que perguntar por todos os stands até encontrarem o que procuram.
O serviço VIP realizado por Sofia Salvador e Nanna Aczel (da Organize) foi apreciado pelos visitantes, comerciais e pela
imprensa. O feedback para as Guided Tours foi positivo, pois permite que os participantes obtenham e experimentem o que
procuram de forma muito eficaz e orientada para o alvo. Como alguns tópicos são frequentemente solicitados, a
ViniPortugal poderia no futuro preparar listas focadas em tópicos para os produtores participantes de antemão, para que
alguns pedidos mais fáceis possam ser facilmente tratados pelo staff do Welcome desk Ex. "Vinhos bio ou orgânicos", etc.
A área de degustação com vinhos premiados foi novamente um sucesso e adaptou-se muito bem, embora pudesse estar
mais visível, especialmente porque a zona de freetasting também esteve na parte de trás do Hall 10 sendo bem visitada
após os seminários, Mais uma vez, este ano, o número de vinhos brancos e vinhos fortificados foi bem recebido, ao ponto
do responsável ter de solicitar mais garrafas aos produtores, para poder atender à demanda. Além da quantidade de
visitantes, também a qualidade das pessoas foi boa com a presença de conhecidos jornalistas e sommeliers que
aproveitaram a oportunidade e a oportunidade dada pela área de freetasting.
No que diz respeito à promoção do stand com banners, etc. oferecidos pela feira, faz sentido apenas uma comunicação com
imagens grandes e o número do stand – outros detalhes acabam por ficar muito pequenos para serem lidos e os visitantes
não iriam estar na frente, por exemplo, da torre do triângulo. Tivemos de estar a ler toda a informação.
RECOMENDAÇÕES E APRENDIZAGENS Que aprendizagens foram tiradas do evento? Que recomendações para projetos futuros? O que pode ser melhorado?
A visibilidade do stand aumentou muito este ano. Os elementos de decoração que mostram a afiliação das regiões
individuais e da Wines of Portugal foram muito positivos.
No que se refere à "construção" do stand, recomendamos posicionar a área de freetasting de forma mais central e visível,
de modo a conseguir que mais visitantes parem ao passarem. Foi muito por essa razão que a zona de provas não teve
visitantes quando o programa do seminário acabou, ou seja, terça à tarde. Se não for possível um melhor posicionamento,
deve haver uma sinalização e promoção ainda melhores para as duas áreas em todo o stand - como muitas vezes as pessoas
não olham para o teto e, portanto, não percebem as grandes construções acima das áreas em questão. Talvez os sinais no
design de "sinais de trânsito" possam ser usados para melhorar a situação. Como essas áreas são atraentes para os
visitantes, isso pode causar um maior tráfego nesta "área traseira", da qual os stands e os expositores que estão localizados
lá poderiam lucrar.
Para dar ao visitante um acesso mais fácil aos produtores e ajudá-los a encontrar facilmente o que procuram, seria muito
útil se os produtores fossem posicionados em uma ordem razoável - os visitantes que procuravam os produtores de uma
certa região tinham de "correr” por todo o stand para os encontrar - se houver informações no catálogo e no balção de
boas-vindas. Além disso, seria muito útil que todas as regiões e Wines of Portugal usassem a numeração de série para os
seus balcões, pois estão organizados como um país para que os números dos balcões não sejam utilizados mais de uma vez.
Como já discutimos no ano passado, ainda é muito confuso para os visitantes que algumas empresas tenham vinícolas e
nomes diferentes, para que não possam ser encontradas facilmente nem sequer no catálogo. Além disso, seria muito útil
existir uma lista com todos os produtores portugueses - independentemente de qual posição (ViniPortugal ou uma única
região, etc.) - para consulta das rececionistas no balcão de informações, a fim de poder ainda melhor ajudar a os visitantes
encontram os produtores que procuram.
No que diz respeito à comunicação, recomendamos uma atualização do layout do cartão de convite para poder dar mais
ênfase ao atraente programa que o stand oferece. Em relação aos seminários, gostaríamos de sublinhar, como sempre, que
o tempo entre os seminários é o mais curto possível, portanto, os seminários por hora não podem ser aumentados. Uma
coisa que precisa ser melhorada seria a divulgação de seminários não apresentados pela ViniPortugal em catálogo. Há um
prazo rigoroso para a entrega desses dados e um quadro rígido para o número de caracteres que podem ser publicados. A
fim de respeitar esta questão, a Organize irá elaborar um formulário que terá de ser preenchido pelas CVRs / empresas
que reservaram o seminário. A Organize pode ainda verificar os dados entregues, mas não poderá mais elaborar os textos.
No que diz respeito ao material necessário e utilizado pelos produtores, (especialmente copos, cuspideiras, taças e gelo,
tem que haver uma melhor sensibilização e informação aos expositores para que eles cuidem melhor do material. Devido
à maneira não cuidada, são necessárias grandes quantidades de gelo e há uma perda elevada de copos que causa custos
elevados.
Outras Considerações: A Procura por material educacional e informação sobre os Vinhos de Portugal é muito elevada durante esta Feira.
Especialmente os importadores procuram materiais educacionais e brindes para poderem divulgar os vinhos portugueses
junto dos seus clientes.
Mais material informativo em Alemão;
PONTUAÇÃO QUANTITATIVA (1-5): 4 1 - 20% ABAIXO DOS OBJECTIVOS 2 - 10% ABAIXO DOS OBJECTIVOS 3 –NO ALVO 4 – 10% ACIMA DOS OBJECTIVOS 5 –
20% ACIMA DOS OBJECTIVOS
PONTUAÇÃO QUALITATIVA (FRACO-BOM-EXCELENTE): +0,5 FRACO= -1 UNIDADE DE PONTUAÇÃO BOM= +0.5 UNIDADE DE PONTUAÇÃO EXCELENTE=+1 UNIDADE DE PONTUAÇÃO
PONTUAÇÃO GERAL: 4,5 PONTUAÇÃO QUANTITATIVA + PONTUAÇÃO QUALITATIVA