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MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA
ARQUIVO NACIONAL
RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2016
Rio de Janeiro
Março/2017
1
MINISTÉRIO DA JUSTIÇA E SEGURANÇA PÚBLICA
ARQUIVO NACIONAL
RELATÓRIO DE GESTÃO DO EXERCÍCIO DE 2016
Relatório de Gestão do exercício de 2016,
apresentado aos órgãos de controle interno e
externo e à sociedade como prestação de contas
anual, a que esta Unidade Jurisdicionada está
obrigada nos termos do parágrafo único do art. 70
da Constituição Federal, elaborado de acordo com
as disposições da IN TCU nº 63/2010, da DN TCU
nº 154/2016 e da Portaria TCU nº 59, de
17/01/2017.
Rio de Janeiro
Março/2016
2
ELEMENTOS PRÉ-TEXTUAIS
1.3 Lista de Siglas e Abreviações
art. artigo
CGU Controladoria-Geral da União
CNAE Cadastro Nacional de Atividade Econômica
CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica
CNV Comissão Nacional da Verdade
COACE Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental
COACO Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos
COAD Coordenação-Geral de Administração
COADI Coordenação de Atendimento a Distância
COCAC Coordenação de Consultas ao Acervo
CODAC Coordenação DE Documentos Audiovisuais e Cartográficos
CODEARQ Código de Entidade Custodiadoras de Acervos Arquivísticos
CODES Coordenação de Documentos Escritos
COGED Coordenação-Geral de Gestão de Documentos
COLOG Coordenação de Recursos Logísticos
CONARQ Conselho Nacional de Arquivos
COPAC Coordenação de Preservação do Acervo
COPED Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo
COPRA Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo
COREG Coordenação Regional no Distrito Federal
CORHU Coordenação de Recursos Humanos
COROF Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros
COTIN Coordenação de Tecnologia da Informação
CPF Cadastro de Pessoa Física
CPGF Cartão de Pagamento do Governo Federal
CRC Conselho Regional de Contabilidade
DBR Declaração de Bens e Rendas
Dec. Decreto
DIPAR Divisão de Protocolo e Arquivo
DN Decisão Normativa
DOU Diário Oficial da União
GABIN Gabinete da Direção-Geral
IN Instrução Normativa
3
LOA Lei Orçamentária Anual
MAPA Memória da Administração Pública Brasileira
NE Norma de Execução
nº - número
OCI Órgão de Controle Interno
OFS Orçamento Fiscal e da Seguridade Social
PC Prestação de Contas
Port. Portaria
PAD Processo Administrativo Disciplinar
PPA Plano Plurianual
RFB Receita Federal do Brasil
RG Relatório de Gestão
SIAFI Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal
SIAPE Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos
SIASG Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais
SIGA Sistema de Gestão de Documentos, da Administração Pública Federal
SINAR Sistema Nacional de Arquivos
Spiunet Sistema de Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União
SISAC Sistema de Apreciação e Registro dos Atos de Admissão e Concessões
Siconv Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e Termos de Parceria
Siop Sistema Integrado de Planejamento e Orçamento
SIORG Sistema de Informações Organizacionais do Governo Federal
STN Secretaria do Tesouro Nacional
TCU Tribunal de Contas da União
TI Tecnologia da Informação
UG Unidade Gestora
UJ Unidade Jurisdicionada
UO Unidade Orçamentária
UPC Unidade Prestadora de Contas
4
1.4 Listas de quadros, tabelas, relações, gráficos e figuras
1.4.1 - Lista de Quadros
Quadro 1 – Relação de servidores com DAS até 31.12.2016........................................................................28
Quadro 2 – Informações sobre Áreas ou Subunidades Estratégicas..............................................................29
Quadro 3 – Macroprocessos Finalísticos.......................................................................................................32
Quadro 4 – Mapa estratégico do Ministério da Justiça e Segurança Pública – Objeticos indicadores.........35
Quadro 5 - Objetivos estabelecidos no PPA.................................................................................................39
Quadro 6 – Ações relacionadas ao PPA........................................................................................................45
Quadro 7 – Ação/Subtítulo OFSS.................................................................................................................46
Quadro 8 - Restos a pagar processados e não processados .........................................................................47
Quadro 9 – Recolhimento de Passivos por Insuficiência de Créditos e Recursos.......................................48
Quadro 10 – Restos a pagar exercícios anteriores........................................................................................49
Quadro 11 – Resumo de instrumento celebrados e dos montantes transferidos ...........................................49
Quadro 12 - Ações relacionadas ao Programa Temático do PPA................................................................50
Quadro 13 - Despesas por Modalidade de Contratação................................................................................51
Quadro 14 - Despesas por Grupo e Elemento de Despesa...........................................................................52
Quadro 15 - Objetivo 1 – Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica..........................54
Quadro 16 - Objetivo 2 – Desenvolver cultura favorável à integração e ás mudanças.................................54
Quadro 17 - Objetivo 3 – Assegurar infraestrutura física e tecnológica.......................................................55
Quadro 18 – Capacidade de armazenamento digital do cervo......................................................................55
Quadro 19 – Número de equipamentos de tecnologia da informação e de preservação..............................56
Quadro 20 – Objetivo 4 – Implementar sistemas integrados e ambiente tecnológico seguros ...................56
Quadro 21 – Objetivo 5 - Assegurar recursos orçamentários e financeiros e otimizar sua aplicação.........56
Quadro 22 – Objetivo 6 – Desenvolver e implantar infraestrutura organizacional e tecnológica..............57
Quadro 23 – Objetivo 7 – Integrar, coordenar e fiscalizar as atividades de gestão de documentos...........58
Quadro 24 – Número de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades integrantes do SIGA.........59
Quadro 25 - Número de servidores dos órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados ..............59
Quadro 26 – Objetivo 8 – Promover o acesso à informação ao Governo e ao cidadão..............................60
Quadro 27 – Número de atendimento ao cidadão no âmbito do SIC..........................................................60
Quadro 28 - Número de atendimento ao cidadão no âmbito da Ouvidoria.............................................60
Quadro 29 – Objetivo 9 – Assegurar o controle intelectual e físico do acervo..........................................61
Quadro 30 – Quantidade de documentos escritos, iconográficos e cartográficos digitalizados................. 61
Quadro 31 – Objetivo 10 – Promover a difusão do acervo........................................................................ 61
Quadro 32 – Número de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais...........................62
Quadro 33– Objetivo 11 – Construir e consolidar políticas públicas na área de arquivos........................62
5
Quadro 34 – Número de parcerias da Rede Memórias Reveladas.............................................................63
Quadro 35 – Objetivo 12 – Orientar os órgãos e entidades integrantes do SINAR...................................63
Quadro 36 – Objetivo 13 – Produzir e/ou disseminar conhecimentos, procedimentos, boas práticas.......63
Quadro 37 – Número de profissionais de órgão e entidades públicos e privados capacitados...................64
Quadro 38 - Número de profissionais de órgão e entidades públicos e privados .- CONARQ.................64
Quadro 39 – Força de Trabalho da UPC.....................................................................................................67
Quadro 40 – Distribuição da lotação Efetiva..............................................................................................67
Quadro 41 - Detalhamento da estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da UPC...............68
Quadro 42 – A – Faixa etária........................................................................................................ ..............68
Quadro 43 – B – Servidores........................................................................................... .................. ..........68
Quadro 44 – C – Tipologia de ocorrências...................................................................................................69
Quadro 45 – D – Tipologias dos afastamentos.............................................................................................69
Quadro 46 - E - Servidores capacitados.....................................................................................................70
Quadro 47 – F - Escolaridade.................................. ..................................................................................71
Quadro 48 – Despesa do pessoal..................................................................................................................72
Quadro 49 – Demonstrativo do Cumprimento das Obrigações de Entregar a DBR....................................74
Quadro 50 – Contratação de pessoal de apoio.............................................................................................76
Quadro 51 - Distribuição espacial dos bens imóveis de uso especial.........................................................79
Quadros 52 – Imóveis de propriedade da União sob-responsabilidade da UPC.........................................79
Quadro 53 – Demandas da Ouvidoria.........................................................................................................92
Quadro 54 – Depreciação , Amortização, Exaustão e Mensuração de Ativos e Passivos..........................97
Quadro 55 – Fornecedores – Principais Transações................................................................................. 102
Quadro 56 - Contratados – Principais Transações.....................................................................................104
1.4.2 Lista das tabelas
Tabela 1 - Número de Usuários..................................................................................................88
Tabela 2 - Total de atendimento na Sala de Consultas..............................................................89
Tabela 3 - Atendimento à Distância............................................................................................89
Tabela 4 - Total de atendimento na COREG..............................................................................90
Tabela 5 - Difusão do Acervo.....................................................................................................90
Tabela 6 - Acesso aos sítios institucionais do A.N.....................................................................91
Tabela 7 - Fornecedores – Composição....................................................................................100
Tabela 8 - Fornecedores – Por Contratado..............................................................................101
Tabela 9 - Obrigações Contratuais – Composição....................................................................102
Tabela 10 - Obrigações Contratuais – Por Contratado...............................................................103
6
1.4.3 Listas da figuras
Figura 1 – Organograma do Arquivo Nacional.....................................................................27
Figura 2 - Mapa Estratégico do Arquivo Nacional 2017-2019..................................................37
Figura 3 - Matriz SWAT do Arquivo Nacional – Forças, Fraqueza, Oportunidades ................38
1.5 Lista de anexos e apêndices
1.5.1 Anexos
Anexo 1 – Balanço Financeiro............................................................................................................110
Anexo 2 - Balanço Orçamentário......................................................................................................111
Anexo 3 - Balanço Patrimonial.........................................................................................................112
Anexo 4 - Demonstrações dos Fluxos de Caixa................................................................................114
Anexo 5 - Demonstrações das Variações Patrimoniais.....................................................................115
7
1.5 Sumário
Conteúdo
ELEMENTOS PRÉ-TEXTUAIS .............................................................................................. 2
1.3 Lista de Siglas e Abreviações ......................................................................................... 2
1.4 Listas de quadros, tabelas, relações, gráficos e figuras ................................................... 4
1.4.2 Lista das tabelas ........................................................................................................... 5
1.5 Lista de anexos e apêndices............................................................................................ 6
1.5 Sumário ........................................................................................................................... 7
2. APRESENTAÇÃO ............................................................................................................ 10
2.1 As Principais Realizações no Exercício ........................................................................ 10
3. VISÃO GERAL .................................................................................................................. 17
3.1 Finalidade e competências da Unidade ........................................................................ 18
3.2 Normas e Regulamento de Criação, Alteração e Funcionamento da Unidade ............ 19
3.2.2 Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade Jurisdicionada
............................................................................................................................................. 20
3.3 Ambiente de Atuação ................................................................................................... 23
3.4 Organograma ................................................................................................................ 27
3.4.2 Informações Sobre Áreas Ou Subunidades Estratégicas ............................................ 29
3.5 Macroprocessos finalísticos ......................................................................................... 31
Quadro – Macroprocessos finalísticos ................................................................................ 32
4 PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL E RESULTADOS .......................................... 35
4.1 Planejamento Organizacional ........................................................................................ 35
4.1.2 Estágio de implementação do planejamento estratégico ............................................ 42
4.2 Formas e instrumentos de monitoramento da execução dos resultados dos planos ..... 43
4.3 Desempenho Orçamentário .............................................................................................. 45
4.3.1 – Execução física e financeira das ações da Lei Orçamentária Anual ....................... 45
4.3.2 – Fatores intervenientes no desempenho orçamentário .............................................. 47
4.3.3 – Obrigações assumidas sem respectivo crédito autorizado no orçamento ................ 48
4.3.4 Restos a pagar de exercícios anteriores ...................................................................... 49
4.3.5 – Execução descentralizada com transferência de recursos ....................................... 49
8
4.3.6 – Informações sobre a execução das despesas ........................................................... 50
4.3.2 Despesas por Modalidade de Contratação ................................................................. 51
4.3.3 – Despesas por grupo e elemento de despesas ........................................................... 52
4.4 Desempenho Operacional ............................................................................................ 53
Quadro 15 – Objetivo 1 – Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica 54
Quadro 16 – Objetivo 2 – Desenvolver cultura favorável à integraççao e às mudanças..... 54
5 GOVERNANÇA, GESTÃO DE RISCOS E CONTROLES INTERNOS .......................... 65
5.1 Descrição das estruturas de governança ........................................................................ 65
5.2 Atividades de correição e apuração de ilícitos administrativos ..................................... 65
5.3 Atividades de riscos e controles internos ...................................................................... 66
6 ÁREAS ESPECIAIS DA GESTÃO ............................................................................ 67
6.1 Gestão de pessoas ...................................................................................................... 67
6.1.1 Estrutura de pessoal da unidade ................................................................................ 67
6.1.1.1 Análise Crítica em Gestão de Pessoas ..................................................................... 68
6.1.1.1.1 Qualificação e Capacitação da Força de Trabalho ............................................... 70
6.1.2 Demonstrativo das Despesas com Pessoal ................................................................ 72
6.1.3 Gestão de Riscos Relacionados ao Pessoal ............................................................... 73
6.1.3.1 Irregularidades na Área de Pessoal ......................................................................... 73
6.1.3.2 Acumulação Indevida de Cargos, Funções e Empregos Públicos ........................... 73
6.1.3.3 Indicadores Gerenciais sobre Recursos Humanos ................................................... 73
6.1.4 Contratação de pessoal de apoio e de estagiários ................................................. 76
6.1.4.1 Contratação de pessoal de apoio .......................................................................... 76
6.3 Gestão de Tecnologia de Informação ........................................................................... 81
6.3.1 Principais Sistemas de Informações ......................................................................... 81
6.3.2 Informações sobre o Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação (PETI)
e sobre o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI) ........................................... 82
6.4 Gestão Ambiental e sustentabilidade ........................................................................... 84
6.4.1 - Adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na
contratação de serviços ou obras ......................................................................................... 84
7 – RELACIONAMENTO COM A SOCIEDADE ................................................................ 85
7.1 Canais de acesso do cidadão ......................................................................................... 85
7.1.2 1 Serviço de atendimento à distância ......................................................................... 85
7.1.2.2 - Consultas Online ................................................................................................... 86
7.1.3 Outros serviços ......................................................................................................... 86
9
7.1.3.1 Serviço de Informação ao Cidadão ......................................................................... 86
7.1.3.2 Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) ......................................................... 86
7.1.3.3 Solicitações da Imprensa ......................................................................................... 86
7.1.3.4 Atendimento Ouvidoria Arquivo Nacional ............................................................. 86
7.1.3.5 Formas de Recebimento das Demandas .................................................................. 87
7.1.4.1 Sala de Consultas .................................................................................................... 89
7.1.4.2 – Atendimento à Distância ...................................................................................... 89
7.1.4 .3 – Coordenação-Geral do Distrito Federal .............................................................. 90
7.1.4 .4 – Difusão do Acervo .............................................................................................. 90
7.2 – Carta de Serviço ao Cidadão ...................................................................................... 93
7.3 Aferição do grau de satisfação dos ciadadãos-usuários ............................................... 93
7.4 Mecanismos de transparência das informações relevantes sobre a atuação da unidade
............................................................................................................................................. 94
7.5 Medidas para garantir e acessibilidade aos produtos, serviços e instalações. ............... 95
8 . DESEMPENHO FINANCEIRO E INFORMAÇÕES CONTÁBEIS ............................... 97
8.1 Tratamentos contábil de depreciação, da amortização e da exaustão de itens do
patrimônio e avaliação e mensuração de ativos e passivos. ................................................ 97
8.2. Sistema de apuração de custos da unidade ................................................................. 100
Demonstrações contábeis exigidas pela Lei 4.320/6 e notas explicativas:........................ 100
8.3.2 Nota 02 – Obrigações Contratuais ........................................................................... 102
9 CONFORMIDADE DA GESTÃO E DEMANDAS DOS ÓRGÃOS DE CONTROLE . 105
9.1 Tratamento de determinações e recomendações do TCU ........................................... 105
9.2 Tratamento e recomendações do Órgão de Controle Interno ...................................... 105
9.3 Medidas administrativas para apuração de responsabilidade por dano ao Erário ....... 105
9.4 Demonstração da conformidade do cronograma de pagamentos de obrigações com o
disposto no art. 5° Li 8.666/1993 ...................................................................................... 106
9.5 Informações sobre a revisão dos contratos vigentes firmados com empresas
beneficiárias pela desoneração da folha de pagamento. .................................................... 106
9.6 Informações sobre ações de publicidade e propaganda ............................................... 106
10. OUTROS ITENS DE INFORMAÇÃO .......................................................................... 107
10.1 ROL DE RESPONSÁVEIS ...................................................................................... 107
10.2 DECLARAÇÕES DE INTEGRIDADE ...................................................................... 111
10
2. APRESENTAÇÃO
O Relatório de Gestão está estruturado conforme disposições da Instrução
Normativa TCU nº 63/2010 de 1° de setembro de 2010, da Decisão Normativa TCU nº
154/2016 de 19 de outubro de 2016 e da Portaria TCU nº 059 de 17/01/2017.
As informações estão estruturadas, por item, nos termos do Anexo II da Decisão
Normativa TCU nº 154, 19 de outubro de 2016, adequando-se especialmente à
implantação do novo Sistema de Prestação de Contas (e contas).
Os quadros estão numerados sequencialmente na ordem em que aparecem no
texto.
Alguns dos quadros referenciados na Portaria TCU nº 059 de 17 de janeiro de
2017, não foram apresentados no Relatório, por tratarem de situações não ocorridas no
exercício ou que não se aplicam ao TCU. Na introdução do respectivo capítulo, será
noticiada a supressão.
2.1 As Principais Realizações no Exercício
No plano da Política Nacional de Arquivos, as principais ações do
Plenário do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ foram: Envio para apreciação
da Presidência do Supremo Tribunal de Federal (STF) de projeto de Lei que dispõe
sobre a gestão, avaliação e a destinação de autos judiciais e demais documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário aprovado na 83ª reunião plenária do
CONARQ; realização das 85ª e 86ª Reuniões Plenárias do CONARQ; discussão pelo
Plenário do CONARQ do PLS 146/2007, que dispõe sobre a digitalização e
arquivamento de documentos em mídia ótica ou eletrônica, e dá outras providências e
deliberação por solicitação de seu arquivamento junto ao Senado Federal.
A Coordenação de Apoio ao CONARQ, administrada pelo Arquivo Nacional,
realizou as seguintes atividades: Continuidade da Campanha de fomento para criação e
desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais, por meio de envio de exemplares da
publicação Criação e desenvolvimento de arquivos públicos municipais: Transparência
e acesso à informação para o exercício da cidadania, cursos de capacitação e
assistência técnica; cadastro de 41 instituições no Cadastro Nacional de Entidades
Custodiadoras de Acervos Arquivísticos.
11
No âmbito da Política Internacional de Arquivos, o Arquivo Nacional atuou
no projeto “Apoio à Implementação do Sistema Nacional de Arquivos do Estado”
(SNAE), em Moçambique, por meio do Ajuste Complementar ao Acordo de
Cooperação Técnica entre o Governo da República Federativa do Brasil e o Governo da
República de Moçambique, com a interveniência da Agência Brasileira de Cooperação
(ABC), do Ministério das Relações Exteriores. Por intermédio do Arquivo Nacional,
duas instituições brasileiras tiveram seus projetos aprovados no IBERARCHIVOS –
Programa ADAI, iniciativa de cooperação e integração dos países ibero-americanos,
articulada e ratificada pelas Conferências Ibero-americanas de Chefes de Estado e de
Governo. Em conformidade com a assunção, por parte do Governo Brasileiro, da
presidência da Comunidade dos Países de Língua Portuguesa – CPLP, o Arquivo
Nacional teve quatro propostas contempladas no Plano de Trabalho para o biênio 2017-
2018.
Nas ações relativas à Gestão de Documentos o Arquivo Nacional atendeu a 145
órgãos e entidades da Administração Pública Federal e realizou 775 assistências
técnicas, prestando orientação técnica no que diz respeito à elaboração, análise para
aprovação e aplicação de códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação
de documentos de arquivo, à elaboração e análise para aprovação de listagens de eliminação
de documentos, ao acompanhamento dos trabalhos e atuação das Comissões Permanentes
de Avaliação de Documentos e ao tratamento de acervos produzidos e acumulados por
órgãos e entidades extintos. Foram aprovadas 238 Listagens de Eliminação de Documentos
e publicados 88 Editais de Ciência de Eliminação de Documentos no DOU, referentes às
listagens de eliminação autorizadas pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional. Em relação
aos códigos de classificação e tabelas de temporalidade, totalizamos quatro aprovações para
uso nas atividades-fim dos órgãos pertinentes. A Equipe de Apoio à Coordenação do
SIGA realizou o monitoramento das atividades realizadas pelo
Presidentes/Coordenadores das Subcomissões de Coordenação do SIGA dos Ministérios
e órgãos equivalentes, em especial dos que recebem e dos que estão aptos a receber,
pelo SIGA, a Gratificação Temporária das Unidades dos Sistemas Estruturadores da
Administração Pública Federal - GSISTE; realizou atualização permanente da lista de
comissões permanentes de avaliação de documentos, com 120 comissões, com base no
art. 18, Decreto nº 4.073 de 3 de janeiro de 2002, bem como da lista com 31 comissões
permanentes de avaliação de documentos sigilosos, de acordo com o Decreto nº 7.845,
de 14 de novembro de 2012, que regulamenta a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de
2011, sempre com base nos seus respectivos atos de constituição e nomeação, incluindo
meios de contato; quanto ao Cadastro Nacional dos Integrantes do SIGA conta-se para o
ano de 2016 um acréscimo de 311 novos registros; atualização permanente do novo sítio
eletrônico do SIGA, de acordo com as diretrizes do Governo eletrônico (e-GOV),
visando maior acessibilidade e usabilidade; gerenciamento dos processos de inscrição e
divulgação de 2 cursos de procedimentos de protocolo e 1 oficina de classificação de
documentos de arquivo, ministrados por técnicos do Arquivo Nacional; 243
12
atendimentos a servidores e empregados públicos, em especial a Membros da Comissão
de Coordenação do SIGA e das comissões permanentes de avaliação de documentos e
das de documentos sigilosos de órgãos e entidades da Administração Pública Federal
integrantes do SIGA, versando sobre diferentes matérias no âmbito do SIGA. No que
se refere à capacitação, os técnicos do Arquivo Nacional capacitaram cerca de 344
servidores públicos em Cursos Básicos de Gestão de Documentos, Procedimentos de
Protocolo e Classificação de Documentos de Arquivo. O Arquivo Nacional realizou
também, dois Cursos no Congresso Nacional de Arquivologia (CNA), capacitando 62
participantes.
Em relação aos Documentos Digitais atuou na gerência do Programa
Permanente de Preservação e Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais do Arquivo
Nacional (AN Digital), com a revisão e aprovação da nova versão do documento de
Política de Preservação Digital do Arquivo Nacional, na normativa para recolhimento
de documentos arquivísticos digitais, na implementação da solução de software
Archivematica para o Repositório Digital do AN e no monitoramento da implantação
das melhorias propostas no projeto de Modelagem de Processos do AN Digital.
Realizou orientação técnica para capacitar os servidores do Arquivo Nacional, na
produção de documentos digitais produzidos no exercício das atividades-meio. Prestou
104 orientações técnicas em gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais a
57 órgãos, entidades e cidadãos. Mediante a participação na Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos, promoveu orientação
técnica para uso do PDF/A, bem como nova versão do Glossário. Participou do projeto
internacional InterPARES Trust de preservação de documentos arquivísticos digitais no
contexto da internet.
Nas ações relativas à Memória da Administração Pública Brasileira (MAPA)
atuou com o objetivo de reunir informações sobre a organização administrativa central e
federal brasileira do período republicano, o que resultou na implantação de 100
planilhas de órgãos e ministérios da administração pública federal na base de dados
MAPA/SIAN. Foi concluído o Dicionário Online da Administração Pública Brasileira
do Período Imperial (1822-1889), totalizando quarenta e quatro (44) textos (verbetes)
referentes aos órgãos e cargos vigentes naquele período, e um volume da série de
publicações virtuais Cadernos Mapa.
Através das ações de Acesso e Difusão do acervo ,cumprindo sua missão de dar
acesso à informação e garantir ao cidadão os seus direitos, o Arquivo Nacional obteve
2.840.889 acessos, divididos em três atividades: (1) Atendimento ao Usuário, nas
modalidades “presencial e “à distância” (41.306); (2) Difusão do Acervo (9.278); e (3)
Acesso aos sítios institucionais (2.790.305).
No âmbito da Promoção de Eventos, foram organizadas duas iniciativas na área
de educação em arquivos: Roda de Conversa: Educação e(em) Arquivos: práticas de
memória no universo digital e Minicurso – Educação e(m) arquivos: desafios e
possibilidades para a formação docente e discente. Outros eventos foram: comemoração
dos 30 anos da revista Acervo e lançamento do v. 29/1 – Os arquivos na era digital;
13
mesa-redonda Arquitetura em arquivos. Foi realizada a 2ª edição do Festival
Internacional Arquivo em cartaz, que promove a preservação e utilização de filmes de
arquivos. Foram realizadas, no âmbito do Arquivo em cartaz, 5 oficinas de formação,
um workshop internacional, a oficina de criação de filmes Lanterna Mágica, 54
exibições de filmes nacionais e internacionais em 33 sessões de cinema. Para a difusão
do acervo foram organizadas 2 mostras com documentos originais: Um século de
Samba e A Guerra da Tríplice Aliança: documentos iconográficos e cartográficos .
O Arquivo Nacional promoveu a itinerância de 3 exposições: Derecho a la memoria, la
verdade y la justicia: la Comisión Nacional de la Verdad investiga las graves violaciones de
Derechos Humanos perpetradas por la Dictadura Militar en Brasil (1964-1985), na Faculdade
de Direito/Universidade de Salamanca e no Institut des Hautes Études d'Amerique
Latine - Université Paris 3 Sorbonne Nouvelle; Arquivos do Brasil, Memória do Mundo
para a cidade de Porto Alegre/RS, numa iniciativa conjunta da Seção Judiciária do Rio
Grande do Sul, do Tribunal Regional Federal da 4ª. Região e do Ministério Público
Federal/Procuradoria Regional da República da 4ª. Região; Rio do morro ao mar.
Demoliciones y celebraciones em 1922, exposição, originalmente virtual, foi
parcialmente reproduzida e apresentada na sala de exposições do Centro de Estudios
Brasileños de la Universidad de Salamanca. Para o site Exposições Virtuais foi editada
A imprensa alternativa no acervo do Sistema Nacional de Informações – 1964-1985,
o site O Arquivo Nacional e a história luso-brasileira publicou 2 novos temas:
Estrangeiros e Guerra: um ministério na corte joanina e Punição e penalidades na
ordem escravista. O Arquivo Nacional participou da 14ª Semana de Museus, organizada
pelo IBRAM, e do Passaporte Cultural Cidade Olímpica. Dentre os diversos acordos
de cooperação técnica, foi celebrado, em 2016 um acordo com o Instituto Moreira Sales
com o objetivo de desenvolver o intercâmbio de informações em assuntos culturais e a
realização de iniciativas conjuntas, de acordo com as atribuições técnicas e propósitos
das duas instituições. O programa de visitas técnicas do Arquivo Nacional recebeu, até
novembro, 740 visitantes, englobando 30 instituições.
Nas ações relativas às Publicações Técnico-científicas, o Arquivo Nacional
editou, ao longo de 2016, a monografia vencedora do Prêmio Arquivo Nacional de
Pesquisa 2013: Criminosos viajantes: circulações transnacionais entre Rio de Janeiro e
Buenos Aires, 1890-1930 de Diego Galeano. Foram publicadas as revistas Acervo v.
29/1: Cartografias e v. 29/2: Os arquivos na era digital. Compuseram também o
programa editorial o livro Ditadura e transição democrática no Brasil organizado por
Inez Stampa e Vicente Rodrigues, Um passeio pelo Rio de Janeiro do século XIX, de
Denise Bastos. (Publicações Avulsas, 95) e a edição em flipppingbook do Catálogo
Arquivos do Brasil, Memória do Mundo.
Nas ações relativas à Preservação do Acervo Nacional, foram desenvolvidas
ações de ampliação do controle e disponibilização de informações ao cidadão, por meio
da preservação de 902 fundos arquivísticos sob a guarda do Arquivo Nacional e do
processamento técnico de 120 fundos, destacando-se os Fundos relativos ao projeto
'Informação sob controle: ações de preservação e acesso a acervos de memória política e
social sob guarda do Arquivo Nacional', o projeto “Entrada de passageiros no Porto do
Rio de Janeiro – Controlar para disponibilizar”, com recursos do Banco Nacional de
Desenvolvimento econômico e Social – BNDES e do projeto “Organização dos
14
processos referente a Série Apelação Cível do Fundo relação do Rio de Janeiro”, em
parceria com a Universidade Estadual de Campinas – UNICAMP. Através da
Coordenação Regional – COREG em Brasília, está sendo realizado, também com
recursos do BNDES, tratamento técnico dos fundos Divisão de Censura de Diversões
Públicas e Serviço Nacional de Informações - SNI. Dentre os acordos de cooperação
técnica, destacam-se as ações desenvolvidas conjuntamente com a Associação de Pais e
Amigos dos Excepcionais do Distrito Federal (APAE-DF). No portal institucional, 3
instrumentos de pesquisa foram publicados, com vistas à ampliação do acesso do
cidadão à informação governamental, e foram inseridos 1.483.813 registros em bases de
dados para acesso via Web. Foram digitalizadas cerca de 510.860 itens documentais
(documentos escritos, sonoros, iconográficos e cartográficos), gerando o mesmo
número de representantes digitais matrizes em alta resolução e cerca de 334.481
representantes digitais derivados em PDF multipáginas organizados por processos ou
dossiês. Foram também prestadas assistências técnicas para tratamento arquivístico e
preservação de acervos em diversas Instituições, bem como a capacitação em
preservação e reformatação de documentos.
Na área de projetos especiais interinstitucionais e de promoção do direito à
memória e à verdade, destaca-se a continuidade das ações do Centro de Referência das
Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) – Memórias Reveladas. A Rede Memórias
Reveladas atingiu, durante o ano de 2016, a marca de 125 entidades parceiras, no Brasil
e no exterior. Atualmente, o banco de dados Memórias Reveladas, disponível na
Internet, possui 438.045 registros de informações inseridas por instituições parceiras.
Foi desenvolvido, com recursos orçamentários do Arquivo Nacional, projeto de
digitalização de aproximadamente 1.500.00 páginas de documentos textuais oriundos de
acervos dos extintos Departamentos de Ordem Política e Social - DOPS nos estados de
Pernambuco e Goiás. Para acompanhamento do projeto, foram realizadas visitas
técnicas ao Arquivo Público Jordão Emerenciano (Pernambuco) e ao Centro de
Informações e Documentação Arquívistica da Universidade Federal de Goiás
(CIDARQ-GO). Em parceria com a Universidade de Brown (EUA), deu-se
continuidade ao projeto de compartilhamento de representantes digitais de documentos
referentes ao regime ditatorial brasileiro estabelecido em 1964. Destaca-se também a
realização do “4º Seminário Internacional o Mundo dos Trabalhadores e seus Arquivos”
e a renovação do acordo de cooperação técnica e intercâmbio científico, acadêmico e
cultural com a Universidade Federal do Rio de Janeiro - UFRJ. O Centro de Referência
contou com a colaboração da UFRJ para desenvolvimento do projeto “Sala de Aula
Memórias Reveladas”. Foram gravadas quatro novas videoaulas. Foi inaugurada o novo
portal do Memórias Reveladas na Internet, adequado ao padrão e-gov e com a inclusão
de novas seções e funcionalidades. No que se refere a publicações, o Memórias
Reveladas editorou e publicou as coletâneas digitais “Arquivos dos trabalhadores da
cidade e do campo” (org. Antonio José Marques e Sonia Troitiño), “Trabalho, gênero,
raça e sociabilidade no mundo dos trabalhadores da cidade e do campo” (org. Lorena
Almeida Gill e Martinho Guedes dos Santos Neto) e “Repressão, resistência e memória
dos trabalhadores da cidade e do campo” (org. Leonilde Servolo de Medeiros e Marco
Antonio S. Teixeira), como parte da coleção “Arquivos, Memória, Verdade, Justiça e
Reparação – comunicações do 4º Seminário Internacional O Mundo dos Trabalhadores
e seus Arquivos. Também foi lançada a coletânea “Ditadura e transição democrática no
Brasil – o golpe de Estado de 1964 e a (re)construção da democracia” (org. Inez Stampa
15
e Vicente Rodrigues). Durante todo o ano de 2016, o Memórias Reveladas continuou
apoiando o desenvolvimento de pesquisas por parte de comissões da verdade, o que
envolveu a participação sistemática em reuniões, consultas técnicas, colaboração para a
realização de eventos e apoio para pesquisa. Destaque-se, por fim, a realização de
palestras e debates em universidades, centros de pesquisa e unidades educacionais de
ensino básico e fundamental.
No âmbito da Gestão e Manutenção do Arquivo Nacional, foram
desenvolvidas atividades relacionadas às ações de capacitação. No total, 312 servidores
do Arquivo Nacional participaram de 70 eventos de capacitação, sendo 70% deles sem
ônus para a instituição. Foi realizada uma parceria com a Escola de Administração
Fazendária – ESAF e com a Escola Nacional de Administração Pública – ENAP, tanto
no Rio de Janeiro como em Brasília. Foram adotadas diversas ações voltadas para a
melhoria da qualidade de vida, como a realização, pela primeira vez, dos exames
periódicos (Convênio com a GEAP) e do Projeto de Preparação para Aposentadoria –
PPA. Dentre as ações relativas à área de Logística o Arquivo Nacional desempenhou
dentre outras, as seguintes atividades: Instalação de 4 Resfriadores de Líquido (Chiller)
de expansão indireta e execução de serviços técnicos especializados, na cobertura do
prédio F do conjunto arquitetônico da sede; Instalação de 4 novos elevadores no prédio
F, do conjunto arquitetônico; Implantação de novo sistema de CFTV, com instalação de
170 novas câmeras; Início dos serviços de manutenção predial, de todo conjunto
arquitetônico (área de 50.000M2); Serviços especializados de manutenção corretiva e
preventiva, de todo sistema de ar condicionado central (total de 1500 TR'S); Início de
execução de novo laudo do C.B.E.R.J a fim de atualizar todo projeto de segurança
contra incêndio; Relatório semestral da qualidade do ar nas dependências de todo
Arquivo Nacional.
Em relação aos Recursos Orçamentários, por meio da Lei 13.255, de 14 de
janeiro de 2016, o Orçamento aprovado para o exercício de 2016 teve dotação inicial de
R$ 90.777.037,00. Sendo R$ 71.304.232,00 distribuídos para despesas com pessoal e
benefícios e R$ 19.472.805,00 destinados a despesas discricionárias, já incluídos R$
107.360,00 para pagamentos a Organismos Internacionais aos quais o Arquivo Nacional
é filiado. Mediante a suplementação de crédito da ordem de R$ 10.837.660,00, sendo
R$ 5.900.000,00 destinados a atender despesas discricionárias, o Orçamento para o
exercício de 2016 importou R$ 101.614.967,00. Deste valor restou executado o total de
R$ 24.134.958,44 em despesas discricionárias e R$ 76.167.439,25 em despesas com
pessoal e benefícios. O Plano Orçamentário 2016 – Despesas Administrativas, foi
contemplado com uma dotação orçamentária inicial de R$ 13.069.688,00; um acréscimo
de R$ 4.669.063,00 através de crédito suplementar e remanejamentos de outros Planos
Orçamentários com recursos da ordem de R$ 1.241.976,00, totalizando um montante de
R$ 18.980.727,00 e a execução orçamentária foi da ordem de R$ 17.892.502,97 –
94,27%. O remanejamento de crédito teve por finalidade atender à demanda
orçamentária dos contratos de serviços continuados até o mês de outubro; já o crédito
suplementar destinou-se ao pagamento dos contratos até o fim do ano. Tendo em vista a
exiguidade orçamentária, a execução do Arquivo Nacional foi destinada a atender,
prioritariamente ao pagamento de serviços já contratados, sem possibilidade de atender
a muitas demandas de Planos Orçamentários temáticos.
16
No âmbito da Tecnologia da Informação, o Arquivo Nacional realizou e
aprimorou diversas atividades nas áreas de Desenvolvimento de sistemas, Infraestrutura
e Segurança, Administração de Rede e Suporte Técnico, dentre elas destacam-se:
desenvolvimento e implantação da Nova Interface de Consulta externa do SIAN,
Execução do Contrato de Manutenção da Sala-Cofre, Implantação do novo sistema de
gestão de chamados (GLPI - Service Desk), Execução do Contrato de Manutenção de
Servidores e Storage (RJ e BSB), Implantação de nova solução de firewall de próxima
geração (NGFW), Atualização da ferramenta de proteção de Endpoints Antivirus e Mail
Gateway, Aquisição de ferramenta de antivírus para dispositivo NAS (proteção de
Storages, Implantação de mecanismo de armazenamento em nuvem proprietário do
A.N. (Nuvem AN) visando a troca e armazenagem de informações entre usuários
internos e Externo; Implantação de plataforma de Ensino a Distância (Moodle). Foram
também realizadas as seguintes implementações: Implantação do Archivematica e
Atom; Implementação da Wiki da COTIN, para organização e documentação dos
serviços; Implantação de mecanismos de segurança da informação como SIEM,
políticas de firewall, proteção em nível de aplicação, proteção contra ataques
denominados DdoS (Denial of Service) e regras de segurança baseados na ISO 27001,
DMZ´s de serviços (segmentação da DMZ, afim de separar os serviços críticos e
melhorar a segurança e administração); Foram realizados a Instalação e substituição de
equipamentos, configuração e atualização de Softwares e Organização dos
equipamentos do laboratório de informática.
17
3. VISÃO GERAL
O Arquivo Nacional conserva, na sede, no Rio de Janeiro e em sua
Coordenação Regional no Distrito Federal, mais de 55 quilômetros de documentos
textuais, cerca de 1,74 milhão de fotografias e negativos, 200 álbuns fotográficos, 15
mil diapositivos, 4 mil caricaturas e charges, 3 mil cartazes, mil cartões postais, 300
desenhos, 300 gravuras e 20 mil ilustrações, além de mapas, filmes, registros sonoros e
uma coleção de livros raros que supera 8 mil títulos.
A documentação textual, proveniente dos poderes Executivo, Judiciário e
Legislativo federais, inclui coleções privadas. A correspondência e a legislação
originadas em todo o império ultramarino português, os arquivos trazidos com a corte
de d. João VI em 1808, entre tantos outros, descrevem o início da sociedade brasileira.
Com a ruptura do vínculo colonial, a formação do Estado imperial pode ser conhecida
por meio dos documentos gerados pelos ministérios e pelos órgãos judiciários, além dos
originais da Constituição de 1824 e da Lei Áurea.
Nos conjuntos produzidos pelo regime republicano, destacam-se registros de entrada de
imigrantes, patentes de inventos, livros de registro civil, processos de pretorias cíveis e
criminais, projetos de urbanização e obras de saneamento referentes aos primeiros anos
do século XX. Exemplares das constituições, a partir de 1891, processos do Tribunal de
Segurança Nacional, relatórios dos órgãos de censura, documentos de entidades que
compunham o aparato de repressão às lutas políticas e de diversas outras instituições
governamentais refletem a formação do Brasil contemporâneo e aspectos relevantes da
história recente do país. Além dos documentos provenientes dos órgãos de informação e
contrainformação do regime militar, são fundamentais os arquivos particulares e de
entidades privadas, entre eles os de Floriano Peixoto, Afonso Pena, Góes Monteiro, San
Tiago Dantas, João Goulart e Instituto de Pesquisa e Estudos Sociais – IPES.
Composta por mapas, plantas e cartas náuticas, a documentação cartográfica reúne mais
de 44 mil títulos sobre as características geográficas de diversas regiões do mundo e do
território brasileiro do século XVIII ao XX. Referentes ao Brasil, destacam-se os
projetos de urbanismo e infraestrutura, como ferrovias, linhas telegráficas, portos,
açudes, canalização de rios e sistemas de abastecimento de água.
A documentação audiovisual tem seu marco inicial na década de 1860, coincidindo com
a expansão da fotografia. Do universo de imagens produzidas por importantes
fotógrafos brasileiros e estrangeiros que atuaram no Brasil e no exterior, sobressaem os
arquivos da Agência Nacional (1930-1979), do jornal Correio da Manhã (1901-1974) e
da família Ferrez (1839-2000), bem como registros privados da Coleção de Fotografias
Avulsas.
O acervo sonoro abrange o período de 1902 a 1990 e é composto por mais de 11
mil itens, entre discos e fitas de áudio dos fundos Agência Nacional, Presidência da
República, Rádio Mayrink Veiga, Humberto Franceschi, Rádio Jornal do Brasil, Casa
Edison e Serviço de Censura de Diversões Públicas, além de coleções de música erudita
e popular.
O conjunto de imagens em movimento possui expressivos registros da história e
da cultura brasileira. São 33 mil títulos, perfazendo um total de 124 mil rolos de película
cinematográfica e 4 mil fitas videomagnéticas. Fazem parte desse acervo cinejornais,
18
documentários, obras de ficção, filmes publicitários, familiares e recortes de filmes que
foram alvo da censura, oriundos da Agência Nacional, da Divisão de Censura de
Diversões Públicas, da TV Tupi e da Comissão Nacional de Energia Nuclear, entre
outros fundos e coleções.
3.1 Finalidade e competências da Unidade
O Arquivo Nacional, criado em 1838, órgão central do Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal, órgão específico
singular da estrutura básica do Ministério da Justiça, diretamente subordinado ao
Ministro de Estado, tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos,
definida pelo Conselho Nacional de Arquivos – órgão central do Sistema Nacional de
Arquivos, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e
da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação,
visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão
na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e
cultural. Ou seja:
Gerenciar;
Recolher e guardar;
Dar tratamento técnico;
Preservar;
E divulgar o patrimônio documental do País.
Cabe ressaltar que o fortalecimento da política nacional de arquivos contribui,
também, para a promoção do direito à memória e à verdade, uma vez que o acesso à
informação pública, como regra geral, é um dos grandes mecanismos de consolidação
dos regimes democráticos e de prevenção à violação maciça aos direitos humanos.
Assim, é essencial ampliar e aprofundar a integração dos órgãos e entidades parceiros
do Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) – Memórias
Reveladas.
O Decreto n º 88.771, de 27 de setembro de 1983, inclui o Arquivo Nacional no
regime de autonomia limitada de que trata o Decreto nº 86.212, de 15 de julho de 1981.
19
3.2 Normas e Regulamento de Criação, Alteração e Funcionamento da Unidade
3.2.1 Normas de criação e alteração da Unidade Jurisdicionada
Regulamento nº 2, de 2 de janeiro de 1838, cria o Arquivo Público do Império.
O Decreto nº 88.771, de 27 de setembro de 1983, inclui o Arquivo Nacional no
regime de autonomia limitada de que trata o Decreto nº 86.212, de 15 de julho
de 1981.
Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados: no artigo 18, lista as competências do Arquivo
Nacional e no artigo 26, cria o Conselho Nacional de Arquivos, órgão vinculado
ao Arquivo Nacional, e cabeça do Sistema Nacional de Arquivos.
O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, regulamenta a Lei 8.159, que
dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Regimento Interno do Arquivo Nacional - Portaria da Casa Civil da Presidência
da República nº 42, de 8 de novembro de 2002. Publicada no DOU nº 218,
Seção I, de 11 de novembro de 2002.
O Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, dispõe sobre o Sistema de
Gestão de Arquivos – SIGA, da Administração Pública Federal, cujo órgão
central é o Arquivo Nacional.
O Decreto nº 5.584, de 18 de novembro de 2005, que dispõe sobre o
recolhimento ao Arquivo Nacional do acervo documental dos extintos Conselho
de Segurança Nacional – CSN, Comissão Geral de Investigações – CGI e
Serviço Nacional de Informações – SNI.
Portaria ministerial nº 204, de 13 de maio de 2009, da Casa Civil, que cria o
Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985).
Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações
previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do
art. 216 da Constituição Federal.
Portaria Normativa nº 199, de 17 de novembro de 2015
Cria o Assentamento Funcional Digital - AFD para os servidores públicos
federais efetivos, comissionados ou a estes equiparados, no âmbito dos órgãos e
20
entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal –
Sipec.
Portaria AN nº 252, de 05/01/2015
Estabelece os procedimentos para transferência ou recolhimento de acervos
arquivisticos públicos, em qualquer suporte, pelos órgãos e entidades do Poder
Executivo Federal para o Arquivo Nacional.
Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.162, de 24/12/2015
Altera a data de início da vigência da Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de
dezembro de 2014, que define os procedimentos relativos à utilização do
Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal e dá outras providências.
Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015 (*)
Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de
protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
(*) Republicada por ter saído no DOU nº 193, de 8/10/2015, Seção 1, p. 31 a 38,
com incorreção.
Portaria Interministerial MJ/MP nº 851, de 03 de julho de 2015
Altera a vigência da Portaria Interministerial n° 2.320, de 30 de dezembro de
2014, que institui o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal.
Portaria Interministerial MJ/MP nº 705, de 22 de junho de 2015
Altera a vigência e o Anexo da Portaria Interministerial nº 2.321, de 30 de
dezembro de 2014, que define os procedimentos relativos à utilização do
Número Único de Protocolo - NUP no âmbito dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal e dá outras providências.
3.2.2 Outras normas infralegais relacionadas à gestão e estrutura da Unidade
Jurisdicionada
A Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de
microfilmagem de documentos arquivísticos.
A Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do CONARQ, que dispõe sobre a
versão revisada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o
Código de Classificação de Documentos de Arquivos para a Administração
Pública: Atividades-Meio, a ser adotada como modelo para os arquivos
correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-
SINAR, e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na
21
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos as
Atividades-Meio da Administração Pública.
A Resolução nº 23, de 16 de junho de 2006, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística pelos órgãos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
A Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos- e-Arq Brasil pelos órgãos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
A Resolução nº 28, de 17 de fevereiro de 2009, do CONARQ, que dispõe sobre
a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE pelos
órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos- SINAR,
institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos
Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades
Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ.
A Resolução nº 31,de 28 de abril de 2010, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção das Recomendações para a Digitalização de Documentos Arquivísticos
Permanentes.
A Resolução nº 34, de 15 de maio de 2012, do CONARQ, que dispõe sobre a
adoção das Recomendações para o resgate de acervos Arquivísticos danificados
por águas pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
– SINAR.
A Resolução nº 36, de 19 de dezembro de 2012, do CONARQ, que dispõe sobre
a adoção das Diretrizes para a Gestão arquivística do Correio Eletrônico
Corporativo pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de
Arquivos – SINAR.
A Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012 do CONARQ, que aprova as
Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos
Digitais.
A Resolução nº 38, de 9 de julho de 2013, dispõe sobre a adoção das "Diretrizes
do Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes
para Indivíduos" e "Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos
Arquivísticos digitais: Diretrizes para Organizações".
A Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014, estabelece diretrizes para a
implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e
recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas
dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
22
A Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014, dispõe sobre os procedimentos
para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes
do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.
A Resolução nº 41, de 9 de dezembro de 2014, dispõe sobre a inserção dos
documentos audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais em programas de
gestão de documentos arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), visando a sua preservação e acesso.
Aprovação de minuta de resolução sobre a inserção dos documentos
audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais em programas de gestão de
documentos arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos, visando a sua preservação e acesso.
A Resolução nº 42, de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre a análise do
papel reciclado fabricado no Brasil para produção de documentos arquivísticos.
Resolução nº 43, de 04 de setembro de 2015
Altera a redação da Resolução do CONARQ nº 39, de 29 de abril de 2014, que
estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis
para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para
instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional
de Arquivos - SINAR.
Resolução nº 4.474, de4 31 de março de 2016
Dispõe sobre a digitalização e a gestão de documentos digitalizados relativos às
operações e às transações realizadas pelas instituições financeiras e pelas demais
instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, bem como
sobre o procedimento de descarte das matrizes físicas dos documentos
digitalizados e armazenados eletronicamente.
Manuais e publicações relacionadas às atividades da Unidade Jurisdicionada
Norma internacional de registro de autoridade arquivística para entidades
coletivas, pessoas e famílias – ISAAR (CPF), 2003.
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística – NOBRADE. CONARQ,
2006
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos – e-Arq Brasil. CONARQ. 2006
Norma Internacional para Descrição de Funções – ISDF, 2007. Norma
Internacional para Descrição de Instituições com Acervo Arquivístico –
ISDIAH, 2008.
Princípios de Acesso aos Arquivos, 2012.
Legislação Arquivística Brasileira – Atualizada em janeiro de 2016. (Coletânea)
23
3.3 Ambiente de Atuação
O Arquivo Nacional é a principal Instituição arquivística pública do país e está
encarregado, por força da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos) e dos
Decretos nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a Lei de Arquivos, e nº
4.915, de 12 de dezembro de 2003, que dispõe sobre o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, de promover a
gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades do Poder Executivo Federal.
A Constituição de 1988 define as linhas mestras da Política Nacional de
Arquivos no que tange à gestão documental, à preservação e ao acesso às informações
governamentais, quando no Capítulo I (Dos Direitos e Deveres Individuais e Coletivos)
determina em diversos incisos do Artigo 5º das cláusulas pétreas constitucionais que:
“X – são invioláveis a intimidade, a vida privada, a honra e a imagem das
pessoas, assegurando o direito à indenização pelo dano material ou moral
decorrente de sua violação;
XIV – é assegurado a todos o acesso à informação e resguardo do sigilo da
fonte, quando necessário ao exercício profissional;
XXXIII – todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de
seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão
prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas
cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do estado;”
Bem como o disposto no Artigo 37 que determina que “a administração pública
direta e indireta de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e
dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade,
publicidade e eficiência e, também, ao seguinte: (Redação dada pela Emenda
Constitucional nº 19, de 1998)
§ 3º A lei disciplinará as formas de participação do usuário na administração
pública direta e indireta, regulando especialmente: (Redação dada pela
Emenda Constitucional nº 19, de 1998).
II - o acesso dos usuários a registros administrativos e a informações sobre
atos de governo, observado o disposto no art. 5º, X e XXXIII; (Incluído pela
Emenda Constitucional nº 19, de 1998) (Vide Lei nº 12.527, de 2011);”
Tais princípios, aliados, à determinação do § 2º, do Artigo 216, da Lei maior do
país que cabe à “administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação
governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem,” representam os pilares da política pública de arquivos.
24
Estes dispositivos constitucionais foram regulamentados pela Lei nº 12.527, de
18 de novembro de 2011, conhecida como Lei de Acesso a Informações (LAI), em
vigor desde 16 de maio de 2012.
O Decreto nº 4.073, de 2002, corresponsabiliza os órgãos e entidades da
Administração Pública Federal no processo de preservação dos documentos de valor
permanente e evidencia a necessária organização dos arquivos correntes, nos órgãos e
entidades da Administração Pública Federal, considerando a necessidade de avaliação e
seleção da massa documental produzida e acumulada e determina que todos os órgãos e
entidades da Administração Pública constituam suas Comissões Permanentes de
Avaliação de Documentos (CPAD), com a “responsabilidade de orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no
seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda
permanente e a eliminação dos destituídos de valor.”
A gestão de documentos, coordenada pelo Arquivo Nacional no âmbito do
Governo Federal, como órgão central do SIGA, é de fundamental importância para dar
efetividade à LAI. Dessa forma, o acesso a informações produzidas, recebidas e
acumuladas pelos órgãos e entidades que o compõem fica resguardado, visando à
transparência do Estado e a função social que os documentos de arquivo e as
informações nele contidas têm que ter para garantir os direitos do cidadão e a produção
de conhecimento.
A informação, portanto, é um recurso estratégico para a boa gestão pública e a
garantia dos direitos de cidadania. Constitucionalmente o acesso à informação é um
direito do cidadão, e a sua gestão e acesso uma obrigação do Poder Público.
Entende-se por gestão de documentos de arquivo o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação
ou recolhimento para guarda permanente.
Desenvolver programas de gestão de documentos implica acompanhar todo o
ciclo vital dos documentos produzidos pelos órgãos e entidades da administração
pública, no exercício de suas funções, incluindo os arquivos das entidades de direito
privado encarregadas de serviços públicos, por integrarem a categoria de arquivo de
Estado.
A prática permanente das atividades de gestão de documentos permitirá a
produção racional dos documentos, a preservação dos documentos de valor permanente
e a redução da massa documental produzida e acumulada, ao determinar quais
documentos devem ser eliminados a curto, médio e longo prazos, resultando em
eficiência e economia de tempo e espaço e na utilização racional de recursos humanos,
materiais e financeiros.
A Lei nº 11.356, de 19 de outubro de 2006, identifica os sistemas estruturados
da Administração Pública Federal a partir do disposto no Decreto-lei nº 200, de 25 de
fevereiro de 1967, dentre eles o SIGA, conforme explicitado em seu Artigo 15:
25
I. de Planejamento e de Orçamento Federal;
II. de Administração Financeira Federal;
III. de Contabilidade Federal;
IV. de Controle Interno do Poder Executivo Federal;
V. de Informações Organizacionais do Governo Federal - SIORG;
VI. de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA;
VII. de Pessoal Civil da Administração Federal - SIPEC;
VIII. de Administração dos Recursos de Informação e Informática - SISP; e
IX. de Serviços Gerais - SISG.
Ao mesmo tempo, o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), atuando como
órgão central do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar), por meio de suas Câmaras
Técnicas e Câmaras Setoriais, desenvolve pesquisas, estudos e contatos com
organismos nacionais e internacionais para elaborar resoluções e recomendações sobre
diferentes temas relativos a documentos digitais e não digitais. Após serem aprovadas
pelo Plenário do Conarq, essas resoluções e recomendações tornam-se válidas para
todos os órgãos e entidades integrantes do Sinar. O Plenário também está atuando
fortemente em uma campanha para viabilizar a criação de arquivos públicos municipais.
Como órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da
administração pública federal, um dos subsistemas do Sinar, o Arquivo Nacional
elaborou minuta de decreto, com as respectivas exposições de motivos e justificativas,
para atualizar o decreto que cria o SIGA, enquanto sistema estruturante do Governo que
trata dos arquivos administrativos da Administração Pública Federal. A partir da edição
do decreto que altera a estrutura do Ministério da Justiça, tais minutas estão sendo
alteradas, visando adequá-las ao novo instrumento legal. As equipes técnicas do
Arquivo Nacional preparam normativas e instrumentos técnicos, bem como realizam
orientações e visitas de acompanhamento e fiscalização nos órgãos e entidades
integrantes do SIGA. A instituição desenvolve parcerias com organismos internacionais
e órgãos e entidades federais integrantes do SIGA, em especial com o Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão, tendo auxiliado na elaboração e revisão das portaria
que trata dos Assentamentos Funcionais Digitais, isto é, procedimentos relativos à
organização, digitalização e armazenamento dos assentamentos funcionais em meio
digital. Elaborou, também, a normativa relativa às atividades de protocolo, objeto de
Portaria Interministerial - Ministério da Justiça e Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão - que substituirá as já defasadas à realidade atual da administração
pública federal, abordando não só os documentos não digitais, mas também os digitais.
Assim, foi aprovada a Portaria Interministerial nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que
define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no
âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Ainda, como
resultado dessa parceria com o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, foram
editadas, em 30 de dezembro de 2014, a Portaria Interministerial MJ/MP nº 2.320, que
institui o Sistema Protocolo Integrado no âmbito dos órgãos e entidades da
administração pública federal, o qual possibilita a interoperabilidade dos diferentes
sistemas de protocolo e arquivo em uso nos órgãos e entidades públicos federais; e a
MJ/MP nº 2.321, que define os procedimentos relativos à nova sistemática da utilização
do Número Único de Protocolo (NUP) no âmbito dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal e dá outras providências. Todas as Portarias
Interministeriais são de uso obrigatório para os órgãos e entidades integrantes do SIGA.
26
Cabe ressaltar que a Portaria nº 2.321, de 2014, que entraria em vigor 180 (cento e
oitenta) dias após sua publicação teve o início de sua vigência alterado pela Portaria
Interministerial nº 2.162, de 24 de dezembro de 2015, passando a entrar em vigor em 1º
de janeiro de 2018.
O Arquivo Nacional, portanto, vem intensificando sua ação no campo da
gestão e aperfeiçoamento dos atos normativos relativos aos protocolos e arquivos da
Administração Pública Federal, em especial, com a parceria da Secretaria de Logística e
Tecnologia da Informação (SLTI), do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão,
relativos ao NUP, ao Sistema Protocolo Integrado, aos Procedimentos de protocolo e
arquivo, tanto para os documento digitais como para os não digitais, e à implantação
progressiva do Processo Eletrônico Nacional (PEN) e do Sistema Eletrônico de
Informação (SEI).
Não há dúvida de que hoje a produção documental digital é bastante expressiva
e a tendência é que, em médio prazo, venha a se tornar dominante, com uso do SEI em
maior escala pelos órgãos e entidades da APF e a implantação do Sistema de
Barramento Nacional, que viabilizará a transmissão segura de dados e informações
produzidos em meio digital.
27
3.4 Organograma
Figura 1 – Organograma AN
28
3.4.1 Relação de Servidores com DAS até 31.12.2016
Quadro 1 – Relação de servidores com DAS até 31.12.2016
SIAPE SERVIDOR FUNÇÃO NOMEAÇÃO
9160590 JAIME ANTUNES DA SILVA - GABIN DAS-101.5 22/06/1992
1297901 JOSÉ RICARDO MARQUES - GABIN DAS-101-5 19/02/2016
1366335 MARIA APARECIDA SILVEIRA TORRES - COACE DAS-101.4 19/11/2008
544846 DIEGO BARBOSA DA SILVA - COACE DAS-101.4 13/09/2016
7161628 MARIA IZABEL DE OLIVEIRA - COGED DAS-101.4 13/03/2003
7222341 MAURO DOMINGUES DE SÁ - COPRA DAS-101.4 01/11/2013
0678455 RENATO DINIZ - COAD DAS-101.4 21/02/2006
1409378 ANTÔNIO PAULO OLIVEIRA DO NASCIMENTO - COAD DAS-101.4 11/10/2016
6161880 VIVIEN FIALHO DA SILVA ISHAQ - COREG DAS-101.4 07/04/2015
440732 EMILIANA BRANDAO DAS-101.4 31/08/2016
29
3.4.2 Informações Sobre Áreas Ou Subunidades Estratégicas Quadro 2 – Informações Sobre Áreas Ou Subunidades Estratégicas
Áreas/ Subunidades
Estratégicas Competências Titular Cargo Período de atuação
GABIN - planejar, dirigir, orientar, supervisionar, avaliar e controlar a
execução dos projetos e atividades do Arquivo Nacional;
JAIME ANTUNES DA SILVA
IVAN FERNANDES NEVES
JOSÉ RICARDO MARQUES
Diretor-Geral
Diretor-geral Substituto
Diretor-Geral
22/06/1992 a 19/02/2016
29/04/2016 a 05/07/2016
19/02/2016 a 28/04/2016
06/07/2016 a 31/12/2016
COACE – Coordenação-
Geral de Acesso e Difusão
Documental
- planejar de forma integrada, coordenar e supervisionar as
atividades de acesso, difusão e divulgação do acervo arquivístico e
bibliográfico da Instituição; etc.
MARIA APARECIDA SILVEIRA
TORRES
DIEGO BARABOSA DA SILVA
Coordenadora-Geral
Coordenadora-Geral
19/11/2008 A 31/08/2016
13/09/2016 a 31/12/2016
COGED – Coordenação-
Geral de Gestão de
Documentos
- planejar, de forma integrada, supervisionar, acompanhar, avaliar e
realizar as atividades de gestão de documentos de arquivo;
- desenvolver estudos e pesquisas objetivando a elaboração e a
revisão de instrumentos normativos que norteiem as atividades de
gestão de documentos, em qualquer suporte, nos órgãos e entidades
integrantes do SIGA da Administração Pública Federal
(SIGA/APF);
- prestar orientação técnica aos órgãos e entidades integrantes do
SIGA/APF
MARIA IZABEL DE OLIVEIRA Coordenadora-Geral 13/03/2003 a 25/07/2016
30
- etc
COPRA – Coordenação-
Geral de Processamento e
Preservação do Acervo
- planejar, de forma integrada, coordenar e supervisionar as
atividades de tratamento técnico e preservação dos documentos sob
a sua guarda e de orientação técnica a instituições custodiadoras de
acervos arquivísticos, em especial a órgãos e entidades da
Administração Pública Federal
- etc
MAURO DOMINGUES DE SÁ Coordenador-Geral 01/11/2013 a 31/12/2016
COAD - Coordenação-Geral
de Administração
- planejar, de forma integrada, coordenar e supervisionar as
atividades relacionadas com a gestão de pessoas, a administração do
orçamento e finanças, dos procedimentos licitatórios, dos serviços
de informática, do suprimento e do patrimônio, a gestão de
documentos, avulsos e processos recebidos e expedidos pelo
Arquivo Nacional; dos serviços de segurança das instalações e de
recepção;
- etc
RENATO DINIZ – COAD
ANTÔNIO PAULO OLIVEIRA DO
NASCIMENTO
Coordenador-Geral
Coordenador-Geral
21/02/2006 a 20/09/2016
11/10/2016 a 31/12/2016
COREG – Coordenação
Regional do Arquivo
Nacional no Distrito Federal
- planejar, de forma integrada com as demais Coordenações-gerais,
e supervisionar as atividades de gestão de documentos, de
tratamento técnico e preservação do acervo sob a sua guarda e de
atendimento ao usuário;
- etc
VIVIEN FIALHO DA SILVA ISHAQ –
COREG
EM ILIANA BRANDÃO
Coordenadora Regional
Coordenadora Regional
07/04/2015 a 25/07/2016
31/08/2016 a 31/12/2016
31
3.5 Macroprocessos finalísticos
No âmbito do planejamento estratégico do Ministério da Justiça para o período de 2011-
2014, o Arquivo Nacional envidou esforços para identificar os macroprocessos finalísticos e das
suas atividades meio também. Nesse processo, foi possível identificar os macroprocessos
finalísticos elencados no Quadro 1. No entanto, cabe ressaltar que este trabalho na época
compreendeu apenas um levantamento de informações, a partir dos produtos e serviços da
instituição, não tendo sido realizado um mapeamento de processos detalhado.
No sentido de implementar um modelo de gestão estratégica, o Arquivo Nacional iniciou,
em 2014, o mapeamento e a modelagem de seus processos, para uma melhor definição das
atribuições e atividades desempenhadas por cada área da instituição, assim como a relação entre
elas. Os trabalhos foram inicialmente focados nos processos da Coordenação-Geral de
Administração, por demanda daquela área de negócios e pela necessidade de melhorar a
integração com as demais áreas da instituição. O primeiro mapeamento realizado foi dos
processos relativos a aquisições e contratações.
A metodologia utilizada é aquela estabelecida pela rotina de mapeamento e posterior
modelagem de processos, com uso da linguagem BPMN e do software Bizagi. Para isso, é
dividida em três etapas básicas:
Planejamento – definição dos processos a serem mapeados;
Mapeamento – diagramação e descrição do fluxo do processo;
Modelagem – análise e redesenho do processo; análise da situação atual; redesenho e
melhoria dos processos.
Em 2015, deu-se continuidade à modelagem dos processos de aquisições e contratações,
o que ensejou em reformulações das áreas de Licitação, Compras e Contratos e melhoria destes
setores com as demais áreas da instituição. No final de 2015, a formalização e estruturação de
uma Assessoria de Planejamento e Modernização, vinculada ao Gabinete da Direção-Geral do
Arquivo Nacional, possibilitou o mapeamento de outros processos relativos às atividades meio
ao longo de 2016, que serão redesenhados em 2017, em função da necessidade de melhoria e
eliminação de gargalos. Para 2017, está previsto também o mapeamento de todos os
macroprocessos da instituição que permitirá definir um planejamento para mapeamento e
modelagem dos demais processos, especialmente os processos finalísticos estratégicos, a partir
de 2018.
32
Quadro – Macroprocessos finalísticos
Quadro nº 03 – Macroprocessos finalísticos
Macroprocessos Descrição Produtos e Serviços Principais Clientes Indicadores de Desempenho
Relacionados ao Macroprocesso
Elaboração, implementação e
acompanhamento da política
nacional de arquivos
A política nacional de arquivos visa garantir pleno acesso à informação,
auxiliando o cidadão na defesa de seus direitos e incentivando a
produção de conhecimento científico e cultural, por meio da
disponibilização do acervo e do fornecimento de informações e de
documentos. Da mesma forma, busca atender às demandas dos órgãos e
entidades dos poderes públicos, integrando atividades, favorecendo o
planejamento estratégico e disseminando conhecimento no que diz
respeito à gestão, bem como à aplicação das normas existentes.
Normas, procedimentos, rotinas e boas
práticas na área de gestão de documentos,
processamento, preservação e acesso
elaborado e disseminado
Reuniões do Conselho Nacional de
Arquivos (CONARQ) realizadas.
Cartilha com orientações para a criação de
arquivos municipais publicada e
distribuída.
Visitas técnicas aos parceiros da Rede
Memórias Reveladas realizadas
Encontros da Comissão de Altos Estudos e
do Conselho Consultivo do Centro de
Referência Memórias Reveladas
realizados
Eventos de capacitação em
processamento, preservação e acesso
realizados
Sociedade; instituições públicas no
âmbito da União, Estados, Distrito
Federal e Municípios; pessoas
físicas e jurídicas de direito privado
detentoras de arquivos que
estabelecem acordo ou ajuste com o
CONARQ
Municípios brasileiros
Usuários, sociedade, instituições
públicas e privadas e comunidade
acadêmica
Sociedade; instituições públicas no
âmbito da União, Estados, Distrito
Federal e Municípios; pessoas
físicas e jurídicas de direito privado
detentoras de arquivos que
estabelecem acordo ou ajuste com o
CONARQ
Número de órgãos e entidades
integrantes do SINAR orientados
quanto à gestão documental e à
proteção especial dos documentos de
arquivo
Número de municípios orientados
para a criação de arquivos públicos
municipais
Número de parceiros da Rede
Memórias Reveladas
Número de profissionais de órgãos e
entidades públicos e privados
capacitados na aplicação das
normativas aprovadas pelo CONARQ
Preservação, acesso e difusão do Para garantir a preservação do patrimônio arquivístico nacional e
disponibilizá-lo à consulta, é necessária constante manutenção e
Acervos arquivísticos processados e
preservados
Usuários, sociedade, instituições
públicas e privadas e comunidade
Número de ações de processamento e
preservação do acervo arquivístico.
33
acervo arquivístico sob a sua guarda
modernização da infraestrutura física e tecnológica do Arquivo
Nacional, bem como o intercâmbio de informações com os principais
arquivos e centros de produção de conhecimento arquivístico, nacionais
e estrangeiros.
O atendimento às demandas de cidadãos, de órgãos e entidades dos
poderes públicos e de instituições privadas é promovido por meio do
acesso aos documentos arquivísticos e pelo fornecimento de documentos
probatórios e de informações disponíveis em sistemas informatizados,
resultantes da construção e alimentação de base de dados e sítios
eletrônicos. Iniciativas de difusão do acervo são também efetuadas por
intermédio de programa editorial diversificado e da realização de
pesquisas, exposições, seminários, festivais e concursos monográficos.
O fortalecimento da política nacional de arquivos contribui, também,
para a promoção do direito à memória e à verdade, uma vez que o acesso
à informação pública, como regra geral, é um dos grandes mecanismos
de consolidação dos regimes democráticos e de prevenção à violação
maciça aos direitos humanos. Nesse sentido, é essencial ampliar e
aprofundar a integração dos órgãos e entidades parceiros do Centro de
Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) – Memórias
Reveladas.
Missões de assistência técnica em
processamento e preservação de
documentos realizados
Metodologia de preservação apliacadas a
suportes arquivísticos desenvolvidas
Eventos de capacitação em processamento
e preservação de documentos realizados.
Informação organizada e disponibilizada
ao governo e ao cidadão por meio de
atendimento presencial e à distância e do
sistema de Integrado do Arquivo Nacional
(SIAN) e demais bases de dados com
informações sobre os acervos.
Patrimônio arquivístico nacional
divulgado e acessado
acadêmica, produtores culturais.
Quantidade de documentos escritos,
iconográficos e cartográficos
digitalizados.
Capacidade de armazenamento de
físico do acervo
Capacidade de armazenamento digital
do acervo
Número de órgãos e entidades
públicos e privados que receberam
assistência/orientação técnica em
processamento e preservação de
documentos
Número de atendimento ao cidadão
no âmbito do SIC
Número de atendimento ao cidadão
no âmbito da Ouvidoria
Modernização dos serviços de gestão
de documentos nos órgãos e entidades
integrantes do siga (sistema de gestão
de documentos de arquivo, da
Administração Pública Federal
O Arquivo Nacional tem como missão promover a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder
Executivo Federal.
A consolidação da política nacional de arquivos, a orientação normativa
do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e a capacitação dos
profissionais de órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal e do
Sistema Nacional de Arquivos – SINAR possibilitam o cumprimento de
suas responsabilidades legais perante a gestão de documentos, tendo em
vista a função e o uso social dos arquivos. Busca-se, assim, garantir a
visibilidade da administração pública e contribuir para solucionar
questões como a inexistência de critérios técnicos para o tratamento de
acervos, a ausência de padronização em procedimentos e na
terminologia, a dispersão de acervos documentais, a tendência à
terceirização das atividades arquivísticas e a carência quantitativa e
qualitativa de recursos humanos nessa área.
Sistema de Gestão de Acervos Digitais
desenvolvido.
Documentos arquivísticos digitais
preservados e acessados.
Missões de assistência técnica na gestão
de documentos realizados.
Eventos de capacitação em gestão de
documentos realizados.
Diagnósticos de monitoramento e
avaliação quanto a aplicação da legislação
e das normas arquivísticas realizados
Órgãos e entidades da APF
integrantes do SIGA, instituições
privadas, sociedade e comunidade
acadêmica.
Número de projetos do Programa
ANDigital
Número de reuniões técnicas
realizadas com órgãos e entidades
integrantes do SIGA para orientação
no âmbito da gestão de documentos.
Número de servidores de órgãos e
entidades integrantes do SIGA
capacitados em gestão de
documentos.
34
Encontros Técnicos dos Integrantes do
SIGA realizados
Decreto de reformulação do SIGA
publicado
Normativas reguladoras das atividades de
gestão de documentos aprovadas
Normativas reguladoras das atividades de
gestão de documentos aprovadas
Normativas reguladoras das atividades de
protocolo da Administração Pública
Federal aprovadas.
Unidades protocolizadoras da
Administração Pública Federal
modernizadas
Sítio do grupo de pesquisa Memória da
Administração Pública Brasileira (MAPA)
atualizado com informações referentes aos
órgãos e entidades da Administração
Pública Federal.
Número de reuniões técnicas
integrantes do SIGA que desenvolvem
atividades de gestão de documentos
de forma sistêmica.
35
4 PLANEJAMENTO ORGANIZACIONAL E RESULTADOS
4.1 Planejamento Organizacional
4.1.1 Descrição sintética dos objetivos do exercício
4.1.1.1. Objetivos estratégicos do AN
Em 2015, o Arquivo Nacional participou do processo de elaboração do planejamento
estratégico do então Ministério da Justiça e Cidadania (MJC) para o período de 2016-2019.
No âmbito do mapa estratégico do atual Ministério da Justiça e Segurança Pública (MJSP)
para o referido período, o AN está inserido nos Objetivos Estratégicos “Promover o acesso
à justiça e proteger os direitos do cidadão” e “Aprimorar mecanismos de produção e
disseminação do conhecimento e gestão e preservação da memória nacional”, tendo
sido definidos os indicadores e metas estratégicas do Arquivo Nacional conforme descrito
no Quadro 2. A partir de uma orientação do Ministério, o número de objetivos, indicadores e
projetos foram reduzidos em comparação com o planejamento estratégico para o período
2011-2014, de forma a possibilitar uma gestão estratégica mais efetiva.
Quadro 4 – Mapa estratégico do Ministério da Justiça e Segurança Pública – Objetivos e Indicadores do Arquivo
Nacional
Objetivo 4 - Promover o acesso à justiça e proteger os direitos do cidadão
Indicador: Acesso ao acervo da memória nacional
Meta: 6 milhões de acesso realizados
Objetivo 11 - Aprimorar mecanismos de produção e disseminação do conhecimento e gestão e preservação
da memória nacional
Indicador: Grau de desenvolvimento dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal em gestão
documental
Meta: Identificar o grau de desenvolvimento em 480 órgãos ou entidades da APF
Quanto ao indicador “Acesso ao acervo da memória nacional”, o Arquivo
Nacional alcançou, até 31 de dezembro de 2016, a marca de 2.840.889 acessos, divididos
em três atividades: i) Atendimento ao Usuário, nas modalidades “presencial e “à distância”
(41.306); ii) Difusão do Acervo (9.278); e iii) Acesso aos sítios institucionais (2.790.305). É
importante registrar que o valor alcançado em 2016 já representa 47,35% da meta definida
para todo o período de 2016 a 2019.
O indicador “Grau de desenvolvimento dos órgãos e entidades da Administração
Pública Federal em gestão documental” não foi mensurado em 2016, uma vez que foram
realizadas as seguintes ações para coleta dos dados: i) elaboração do instrumento de
avaliação; ii) desenvolvimento da base de dados; e, iii) aplicação do instrumento em 5
36
(cinco) órgãos e entidades como piloto, o que levou a ajustes e a homologação da base de
dados.
No que se refere aos projetos estratégicos do MJSP, o projeto “Preservação e
Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais do Arquivo Nacional (AN Digital)” foi o
único do AN contemplado na carteira com objetivo de dotar o Arquivo Nacional das
condições de infraestrutura organizacional e tecnológicas capazes de preservar e dar acesso
aos documentos de arquivo em formato digital por ele recolhidos (custodiados) em
cumprimento a sua missão.
Dentre as ações realizadas neste projeto, cabe destacar: i) revisão e aprovação da
Política de Preservação Digital do Arquivo Nacional; ii) definição da normativa para
recolhimento de documentos arquivísticos digitais; iii) implementação da solução de
software Archivematica para o Repositório Digital do AN; e, iv) implantação das melhorias
propostas no subprojeto de Modelagem de Processos do AN Digital.
É importante registrar que o MJSP iniciou, em dezembro de 2016, o processo de
repactuação do planejamento estratégico do Ministério, em função das mudanças de gestão
do órgão. Nesse processo, o Arquivo Nacional definiu dois projetos no âmbito do Plano
Nacional de Segurança Pública, que passaram a integrar a carteria de projetos estratégicos
do MJSP e serão implementados em 2017 e 2018. São eles: 1) “Capacitação na área
arquivística de minorias em risco de vulnerabilidade social” para formação de auxiliares
em arquivo; e 2) “Gestão arquivística de prontuários de apenados”, visando à extração e
inserção de dados relevantes para favorecer a criação e dar suporte a um sistema nacional de
inteligência que instrua políticas públicas na área prisional.
Simultaneamente à discussão sobre o planejamento estratégico, foi iniciado processo
de construção do PPA 2016-2019 dentro da nova estruturação de programas de governo
proposta pelo então Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. No âmbito do PPA
2016-2019, o AN está contemplado no Objetivo 1043: Ampliar o acesso à justiça e à
informação, promover os direitos da justiça de transição, os direitos de migrantes e
refugiados e fortalecer o enfrentamento ao tráfico de pessoas do Programa 2081 -
Justiça, Cidadania e Segurança Pública. As metas e iniciativas estabelecidas para o período
estão elencadas no Quadro 3.
De forma a alinhar a sua atuação ao planejamento estratégico do MJSP e ao PPA
2016-2019, o AN iniciou, em dezembro de 2015, o processo de formulação do seu
planejamento estratégico para o período de 2016-2019, mas teve continuidade apenas no
segundo semestre de 2016, em função da mudança da Direção-Geral do Arquivo Nacional.
Em outubro de 2016, foi realizada a etapa de redefinição da missão e da visão da instituição
e construção do mapa estratégico relativo ao período de 2017-2109, conforme Quadro 4.
37
De forma a auxiliar a formulação das estratégias da instituição, foi realizado também
um diagnóstico prévio dos ambientes interno e externo da organização com a participação
dos servidores do Arquivo Nacional. O Quadro 5 apresenta as forças, fraquezas,
oportunidades e ameaças da instituição identificadas por meio da ferramenta Matriz Swot.
Figura 2 – Mapa estratégico do Arquivo Nacional – 2017-2019
38
Em 2017, serão definidos também os indicadores e metas, que têm a função de
monitorar o desempenho dos objetivos estratégicos, assim como os projetos estratégicos,
sempre alinhados ao planejamento estratégico do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
Figura 3 – Matriz SWAT do Arquivo Nacional - Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.
39
4.1.1.2 - Objetivos estabelecidos no PPA de responsabilidade da unidade e resultados
alcançados
Quadro nº 5 – Objetivos estabelecidos no PPA
Identificação do Objetivo
Descrição
Ampliar o acesso a justiça e à informação, promover os direitos da justiça de transição, os
direitos de migrantes e refugiados e fortalece o enfretamento ao tráfico de pessoas
Código
1043
Órgão
3000 – Ministério da Justiça
Programa
Justiça, Cidadania e Segurança Pública
Meta Quantitativas não Regionalizadas
Sequencial Descrição da meta Unidade
Medida
Previsão
2019
Realizada até
2016
%Realização
(*)
01 045Q Alcançar 6 milhões de
acessos do cidadão ao acervo
da memória nacional no
período 2016-2019.
milhões
6,00
2,84
47,33
Meta Qualitativa
Descrição da Meta
045S - Modernizar a gestão dos serviços arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal, com foco nos conselhos federais de profissões
regulamentadas, hospitais federais e hospitais de universidades federais, ampliando o acesso à informação.
*O cálculo da porcentagem de realização da meta é feito dividindo-se a meta realizada até 2016 pela meta previsdta 2019, quando
a polaridade da meta for positiva (quanto maior melhor); quando a polaridade for negativa (quanto menor melhor), o cálculo é
feito dividindo-se a meta prevista 2019 pela meta realizada até 2016.
Caracterização do objetivo no âmbito do acesso à informação, registra-se que o Brasil
possui uma ampla e complexa rede de arquivos, sendo indispensável fortalecer a política
nacional de arquivos, de forma a zelar pela gestão, preservação e difusão das informações
contidas nos conjuntos documentais produzidas e acumuladas por órgãos e entidades da
Administração Pública Federal e, ainda, de contribuir para a proteção do patrimônio
documental.
40
O Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública
Federal, dentre suas diversas finalidades, garante a todos os cidadãos e aos órgãos e
entidades do Poder Executivo Federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de
arquivo e às informações neles contidas, resguardadas as restrições administrativas ou
legais.
Cabe ressaltar que o fortalecimento da política nacional de arquivos contribui,
também, para a promoção do direito à memória e à verdade, uma vez que o acesso à
informação pública, como regra geral, é um dos grandes mecanismos de consolidação dos
regimes democráticos e de prevenção à violação maciça aos direitos humanos. Assim, é
essencial ampliar e aprofundar a integração dos órgãos e entidades parceiros do Centro de
Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) – Memórias Reveladas.
Nesse sentido, as estratégias empreendidas desenvolvem-se no âmbito das atividades
de gestão, guarda, processamento técnico arquivístico, preservação, garantia de acesso aos
documentos públicos em qualquer suporte, bem como normatização e difusão de
informações e de conhecimentos.
4.1.1.3 Metas
Meta: 045Q Alcançar 6 milhões de acessos do cidadão ao acervo da memória nacional
no período 2016-2019.
O Arquivo Nacional tem como missão institucional garantir ao cidadão o pleno
acesso à informação e promover estudos de caráter acadêmico, artístico e cultural por meio
da difusão de seu acervo. Em conjunto com as demais Coordenações-Gerais do Arquivo
Nacional, a Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental – COACE, planeja ações
estratégicas para ampliar a difusão do acervo, o acesso aos sítios institucionais e para
atender a uma demanda crescente nos atendimentos presencial e a distância.
O acervo do Arquivo Nacional é constituído de documentos textuais, fotografias e
negativos, álbuns fotográficos, dispositivos, caricaturas e charges, cartazes, cartões postais,
desenhos, gravuras e ilustrações, além de mapas, filmes, registros, sonoros e uma coleção de
livros raros.
Para mensurar a meta, o Arquivo Nacional opera com o indicador “Acesso à
Informação”. Entre janeiro e dezembro de 2016, o quantitativo do indicador atingiu a marca
de 2.840.889, divididos em três atividades:
1) Atendimento ao Usuário (Presencial e à Distância) – 41.306
2) Difusão do Acervo – 9.278
3) Acesso aos sítios institucionais – 2.790.305
O número de acessos verificados em 2016 permite avaliar que a estimativa para o
período de 2016 a 2019 será superada.
41
Esse resultado foi alcançado por meio de ações específicas adotadas pela COACE,
em articulação com a Direção-Geral do Arquivo Nacional e com o apoio das Coordenações-
Gerais no Rio de Janeiro e em Brasília. Dentre as principais medidas adotadas estão:
1) Execução de atividades voltadas à modernização do atendimento ao
usuário, através da criação da Sala de Consultas online, da informação de
processos e da simplificação de rotinas operacionais.
2) Ampliação do horário de atendimento presencial para 12 horas.
3) Aumento do quantitativo de servidores nos serviços de atendimento
presencial e a distância.
4) Articulação com instituições públicas e privadas para a realização de
exposições itinerantes; e
5) Modernização da plataforma web com o objetivo de ampliar a difusão
virtual do acervo, com a criação ou reformulação dos sítios eletrônicos
institucionais.
Meta: 045S Modernizar a gestão dos serviços arquivísticos dos órgãos e entidades
integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da
Administração Pública Federal, com foco nos conselhos federais de profissões
regulamentadas, hospitais federais e hospitais de universidades federais, ampliando o
acesso à informação.
No exercício de 2016, a meta foi cumprida, destacando-se a elaboração do
instrumento de avaliação, a elaboração da base de dados e a aplicação do formulário em 5
(cinco) órgãos e entidades como piloto, o que levou a ajustes e a homologação da base de
dados.
Foram atendidos 165 órgãos e entidades integrantes do SIGA, perfazendo um total
de 779 orientações técnicas prestadas.
Podemos apontar, entre outros, como resultados relevantes a partir do
desenvolvimento das atividades técnicas:
Ampliação do número de listagens de eliminação de documentos, elaboradas
pelos órgãos e entidades e autorizadas pelo Diretor-Geral (2015: 102
listagens autorizadas, 2016: 227 listagens autorizadas);
Ampliação do número de editais de ciência de eliminação de documentos
publicados pelos órgãos e entidades (2015: 41 editais publicados e 2016: 88
editais publicados);
Ampliação do número de servidores capacitados que atuam na área de gestão
de documentos nos órgãos e entidades (2015: 154 servidores capacitados e
2016: 344).
42
4.1.2 Estágio de implementação do planejamento estratégico
Em 2015, o Arquivo Nacional (AN) foi inserido no processo de construção do
planejamento estratégico do então Ministério da Justiça e Cidadania (MJC) para o período
2016-2019. Foram realizadas oficinas com os dirigentes e reuniões técnicas com as equipes
das unidades do Ministério, com a finalidade de definir o mapa estratégico da instituição,
bem como uma carteira de projetos estratégicos e os indicadores para mensurar o alcance
dos objetivos estratégicos.
No âmbito do novo mapa estratégico do atual Ministério da Justiça e Segurança
Pública (MJSP), o AN está inserido em dois objetivos estratégicos: “Objetivo 4 –
Promover o acesso à justiça e proteger os direitos do cidadão” e “Objetivo 11 –
Aprimorar mecanismos de produção e disseminação do conhecimento e gestão e
preservação da memória nacional”. Além disso, o projeto “Preservação e Acesso a
Documentos Arquivísticos Digitais do Arquivo Nacional (AN Digital)” do Arquivo
Nacional está contemplado na carteira de projetos estratégicos do MJ.
É importante registrar que o MJSP iniciou, em dezembro de 2016, o processo de
repactuação do planejamento estratégico do Ministério, em função das mudanças de gestão
do órgão. Nesse processo, o Arquivo Nacional definiu dois projetos no âmbito do Plano
Nacional de Segurança Pública, que passaram a integrar a carteria de projetos estratégicos
do MJSP e serão implementados em 2017 e 2018. São eles: 1) “Capacitação na área
arquivística de minorias em risco de vulnerabilidade social”; e 2) “Gestão arquivística
de prontuários de apenados.
Simultaneamente à discussão sobre o planejamento estratégico, foi iniciado processo
de construção do PPA 2016-2019 dentro da nova estruturação de programas de governo
proposta pelo então Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Todo este processo
de discussão resultou na instrumentalização do Arquivo Nacional para a elaboração do seu
planejamento estratégico para o período de 2016-2019.
Em dezembro de 2015, o AN iniciou o processo com a realização de uma oficina, na
qual foram definidas a missão, a visão e os valores, bem como um primeiro esboço de uma
da Matriz Swot, ferramenta que identifica as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças da
instituição.
No entanto, com a mudança da Direção-Geral do Arquivo Nacional em 2016, o
processo de elaboração do planejamento estratégico foi retomado apenas no segundo
semestre e compreenderá as seguintes etapas:
Construção do mapa estratégico e da carteira de projetos estratégicos;
Definição de indicadores e metas para os objetivos do mapa estratégico;
43
Desdobramento do planejamento estratégico em planos de ação operacionais;
Estruturação de sistemática de monitoramento dos indicadores e projetos
estratégicos.
O método de trabalho de todas as etapas é participativo de forma a permitir a
sensibilização, a participação e o comprometimento de todos os técnicos e gestores
envolvidos no processo, além de propiciar a disseminação de conhecimento.
Em outubro de 2016, foi realizada uma nova oficina com a finalidade de redefinir a
missão e a visão da instituição e construir o mapa estratégico relativo ao período de 2017-
2109, que subsidiará o planejamento operacional de todas as áreas para o período. De forma
a auxiliar a formulação das estratégias da instituição na oficina, foi realizado também um
diagnóstico prévio dos ambientes interno e externo da organização com a participação dos
servidores do Arquivo Nacional.
Em 2017, serão definidos também os indicadores e metas, que têm a função de
monitorar o desempenho dos objetivos estratégicos, além dos projetos estratégicos, sempre
alinhados ao planejamento estratégico do Ministério da Justiça e Segurança Pública.
A construção do planejamento estratégico para o período de 2017 a 2019 está sendo
fundamental para realizar um diagnóstico da instituição, direcionar seus rumos e monitorar
as suas ações. Será um processo permanente e contínuo no Arquivo Nacional que
possibilitará a racionalidade da tomada de decisão e a eficiência da alocação dos recursos
organizacionais.
4.1.3 Vinculação dos planos da unidade com as competências institucionais e outros
planos
Como já relatado anteriormente, o Arquivo Nacional vem realizando as suas
atividades em articulação com o Ministério da Justiça e Segurança Pública de forma a
alinhar o seu planejamento e a sua gestão estratégica às diretrizes do planejamento
estratégico do MJSP. O resultado deste trabalho permitirá ao Arquivo Nacional estabelecer a
visão estratégica para o referido período, bem como as ações estratégicas necessárias ao
cumprimento de sua missão institucional.
4.2 Formas e instrumentos de monitoramento da execução dos resultados dos planos
No sentido de implantar a gestão estratégica na instituição, foi formalizada a
Assessoria de Planejamento e Modernização na estrutura do Arquivo Nacional em 2015, por
meio da Portaria nº 259, de 31/12/2015. A Assessoria está vinculada ao Gabinete da
Direção-Geral e tem, dentre outras competências: i) assessorar o Diretor-Geral na elaboração
e atualização periódica do planejamento estratégico; ii) implantar e realizar o
acompanhamento do planejamento estratégico; iii) avaliar o cumprimento das metas
44
estratégicas da organização; iv) promover ações de sensibilização para viabilizar a execução
do planejamento estratégico; v) promover a divulgação de ações e resultados referentes ao
planejamento estratégico.
A Assessoria de Planejamento e Modernização vem estudando modelos de
governança para criar mecanismos e instrumentalizar os gestores do Arquivo Nacional com
vistas a uma gestão mais profissionalizada e inovadora. Nessa perspectiva, estão previstas
algumas iniciativas para 2017, assim que o processo de planejamento estratégico for
concluído, tais como: i) criação de um Comitê de Gestão Estratégica, a ser composto pela
Direção-Geral e pelos titulares das unidades do AN; ii) estruturação de uma sistemática de
monitoramento dos objetivos, indicadores e projetos estratégicos.
A estruturação de uma sistemática de monitoramento é uma das etapas do processo
de do planejamento estratégico e contemplará o monitoramento dos indicadores e dos
projetos estratégicos, com a finalidade de verificar se as metas dos indicadores estão sendo
atingidas e se os projetos estão sendo executados conforme o planejado. Para tanto, será
implantada uma base de dados que permitirá também o registro das ações e fornecerá
informações para tomada de decisão.
O monitoramento dos indicadores será realizado pela equipe da Assessoria de
Planejamento e Modernização, por meio do acompanhamento periódico da evolução dos
mesmos, além da avaliação do cumprimento das metas estabelecidas. Os projetos
estratégicos serão desmembrados em atividades e será estabelecido um indicador e a meta a
ser alcançada para cada projeto, que terá um líder responsável que responderá pela sua
execução. O monitoramento dos projetos estratégicos será realizado pela Assessoria de
Projetos em conjunto com a Assessoria de Planejamento e Modernização e contemplará: i)
acompanhamento do cumprimento dos prazos; ii) alcance das metas; iii) execução
financeira. Serão realizadas reuniões de monitoramento, na qual cada coordenador deverá
apresentar o desempenho do projeto para análise e ajustes pela Direção-Geral.
Além disso, a Assessoria de Planejamento e Modernização coordenará também a
elaboração e o monitoramento dos planos operacionais que interligará os objetivos das áreas
com os objetivos estratégicos da organização expressos no mapa estratégico. Os planos
operacionais detalharão como cada área contribuirá para atingir os resultados esperados, o
que auxilia o gerenciamento das atividades.
45
4.3 Desempenho Orçamentário
4.3.1 – Execução física e financeira das ações da Lei Orçamentária Anual
Quadro 6 – Ações de Relacionadas a Programa Temático do PPA de Responsabilidade da UPC – OFSS
Identificação da Ação
Código 2810 Tipo: Atividade
Título Preservação do Patrimônio Arquivístico Nacional
Iniciativa
04X6 Realização de 2.000 orientações técnicas aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA até 2019.
04X0 Modernização do parque tecnológico e viabilização do acesso online aos documentos sob a guarda do
Arquivo Nacional via SIAN – Sistema de Informações do Arquivo Nacional.
04WY Realização do tratamento técnico e a reformatação de 60 acervos sob a custódia do Arquivo Nacional ao
final de 2019.
04X8 Criação de instrumento para aferir o grau de desenvolvimento dos programas de gestão de
documentos nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Objetivo
Ampliar o acesso à justiça e à informação, promover os direitos da justiça de transição,
os direitos de migrantes e refugiados e fortalecer o enfretamento ao tráfico de pessoas
Código: Código: 1043
Programa Justiça, Cidadania e Segurança Pública Código: 2081 Tipo: Temático
Unidade Orçamentária 30.103 – Arquivo Nacional
Ação Prioritária
( ) Sim ( x )Não Caso positivo: ( ) PAC ( ) Brasil sem Miséria ( )
Outras
Lei Orçamentária Anual - 2016
Execução Orçamentária e Financeira
Dotação Despesa Restos a Pagar do exercício
Inicial Final Empenhada Liquidada Paga Processados Não
Processados
19.343.845. 25.243.845 23.643.214 19.725.121 19.709.135 15.986 43.918.093
Execução Física da Ação
Descrição da meta Unidade de
medida
Meta
Prevista Reprogramada Realizada
883,0 883,0 902,0
Restos a Pagar Não processados - Exercícios Anteriores
Execução Orçamentária e Financeira Execução Física - Metas
Valor em 1º
janeiro Valor Liquidado Valor Cancelado Descrição da Meta
Unidade de
medida Realizada
461.071,92 229.967,48 231.104,44
46
Quadro 7 - Ação/Subtítulo - OFSS
Identificação da Ação
Código 2810 Tipo: Atividade
Título Preservação do Patrimônio Arquivístico Nacional
Iniciativa
04X6 Realização de 2.000 orientações técnicas aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA até 2019.
04X0 Modernização do parque tecnológico e viabilização do acesso online aos documentos sob a guarda do
Arquivo Nacional via SIAN – Sistema de Informações do Arquivo Nacional.
04WY Realização do tratamento técnico e a reformatação de 60 acervos sob a custódia do Arquivo Nacional ao
final de 2019.
04X8 Criação de instrumento para aferir o grau de desenvolvimento dos programas de gestão de
documentos nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Objetivo
Ampliar o acesso à justiça e à informação, promover os direitos da justiça de transição,
os direitos de migrantes e refugiados e fortalecer o enfretamento ao tráfico de pessoas
Código: Código: 1043
Programa Justiça, Cidadania e Segurança Pública Código: 2081 Tipo: Temático
Unidade Orçamentária 30.103 – Arquivo Nacional
Ação Prioritária
( ) Sim ( x )Não Caso positivo: ( ) PAC ( ) Brasil sem Miséria ( )
Outras
Lei Orçamentária Anual - 2016
Execução Orçamentária e Financeira
Dotação Despesa Restos a Pagar do exercício
Inicial Final Empenhada Liquidada Paga Processados Não
Processados
19.343.845. 25.243.845 23.643.214 19.725.121 19.709.135 15.986 43.918.093
Execução Física da Ação
Descrição da meta Unidade de
medida
Meta
Prevista Reprogramada Realizada
883,0 883,0 902,0
Restos a Pagar Não processados - Exercícios Anteriores
Execução Orçamentária e Financeira Execução Física - Metas
Valor em 1º
janeiro Valor Liquidado Valor Cancelado Descrição da Meta
Unidade de
medida Realizada
461.071,92 229.967,48 231.104,44
47
Quadro 8 – Restos a pagar processados e não processados
4.3.2 – Fatores intervenientes no desempenho orçamentário
A Lei 13.255, de 14 de janeiro de 2016 contemplou o Arquivo Nacional com um orçamento
total de R$ 101.614.697,00, do qual 74.228.621,00 destinado a atender despesas com
pessoal ativo, inativo, beneficiários de pensão, custeio do Plano de Custeio da Previdência
dos Servidores Públicos Federais e Benefícios legais. Do montante aprovado, restou
empenhado R$ 98.831.711,34.
Já a dotação orçamentária do Arquivo Nacional, para atender as despesas discricionárias,
autorizada para o exercício de 2016, foi de R$27.386.076,00, parcialmente liberado.
Compondo este valor está o montante de R$ 107.360,00 para pagamento das contribuições e
anuidades aos Organismos Internacionais aos quais o Arquivo Nacional é filiado. Notamos
que de limite para movimentação e empenho foram autorizados apenas R$ 23.557.327,00
insuficientes para atender todas as necessidades do Arquivo Nacional. Do limite autorizado,
foram executados R$ 23.552.562,18, o que corresponde a 99,8%. Apesar de já inserido na
dotação orçamentária aprovada, ressaltamos que foi solicitado crédito suplementar da ordem
de R$ 5.900.000,00, a fim de atender prioritariamente as despesas relativas a serviços
continuados e que foi aprovado haja vista o Ministério da Justiça cancelar recursos a ele
destinados.
O orçamento aprovado para o PO Despesas Administrativas aprovado na LOA 2016 foi, em
princípio de R$ 13.069.688,00 mas com o remanejamento orçamentário de diversos planos
orçamentários, da ordem de R$ 1.564.179,00, além do crédito suplementar da ordem de R$
4.725.000,00, totalizou em R$ 19.358.867,00. Tal acréscimo teve por finalidade principal
atender a demanda orçamentária dos contratos de serviços continuados, que vêm sofrendo
reajustes de preços bem acima dos inicialmente estimados.
Ressaltamos que o a dotação orçamentária aprovada por lei não foi totalmente executada
levando-se em conta a limitação da cota orçamentária a utilizar autorizada bem como a data
da publicação do crédito suplementar – 27 de dezembro de 2016, impossibilitando o
Arquivo Nacional de realizar diversas licitações programadas em razão de não haver tempo
hábil para tal.
Restos a Pagar Processados
Ano de Inscrição Montante em 01.01.2016 Pagamento Cancelamento Saldo em 31.12.2016
2015 55.156,64 0,00 55.156,64 0,00
2014 0,00 0,00 0,00 0,00
Restos a Pagar Não Processados
Ano de Inscrição Montante em 01.01.2016 Pagamento Cancelamento Saldo em 31.12.2016
2015 7.911.712,54 6.150.551,88 99257,66 1.661.903,00
2014 0,00 0,00 0,00 0,00
2013 501.707,20 0 501.707,20 0,00
48
4.3.3 – Obrigações assumidas sem respectivo crédito autorizado no orçamento Quadro 9 - Reconhecimento de Passivos por Insuficiência de Créditos ou Recursos
Identificação da Conta Contábil
Código SIAFI Denominação
21.311.04.00 CONTAS A PAGAR CREDORES NACIONAIS.
Arquivo Nacional - 200247
UG Credor
(CNPJ/CPF)
Saldo Final do
exercício
anterior
Movimento
Devedor
Movimento
Credor
Saldo Final do
exercício
200247 616008390006-60 0,00 80,00 80,00 0,00
200247 736277130001-53 0,00 783,04 783,04 0,00
Fonte: CPR/SIAFI
Justificativa da UPC – ARQUIVO NACIONAL:
616008390006-60 - Centro de Integração Empresa-Escola / CIEE, CNPJ nº 616008390006-
60, valor de R$80,00 (oitenta reais), relativo à fatura 11/2015, correspondente aos serviços
prestados em novembro de 2015, pagamento efetuado por meio da OB nº 800055/2016,
conforme Termo de Reconhecimento de Dívida autorizado pelo Diretor do órgão.
736277130001-53 - Contempory Serviços de Informática, CNPJ nº 736277130001-53, valor
de R$669,89 (seiscentos e sessenta e nove reais e oitenta e nove centavos), pagamento da
Nota Fiscal nº 2070, referente à prestação de serviços de informática do mês de Dezembro
de 2015, efetuado por meio da OB nº 800054/2016, conforme Termo de Reconhecimento de
Dívida autorizado pelo Diretor do órgão. Houve cancelamento do valor excedente do
empenho.
Consta no SIAFI o registro de empenhos no elemento 92 – Despesas de Exercícios
Anteriores, que não foram contabilizados como passivos sem suporte orçamentário,
conforme itens 5.3 a 5.7 da macrofunção 021140. A UPC informa:
Natureza da Despesa – 319092
Os valores especificados abaixo constavam do DDP, empenhados para atender de exercícios
anteriores relativas aos servidores do Arquivo Nacional.
2016NE000019 – R$ 282.516,05 - 200247/00001 - ARQUIVO NACIONAL - RJ
49
2016NE000083 – R$ 2.928,62 - 200247/00001 - ARQUIVO NACIONAL - RJ
Natureza da Despesa – 339092
Os valores especificados abaixo constavam do DDP e foram empenhados para atender
despesas com Assistência Médico odontológica de exercícios anteriores, em função dos
servidores do órgão.
2016NE000086 – R$ 3.919,94 - 03658432/0001-82 - GEAP AUTOGESTAO EM SAUDE
2016NE000141 – R$ 1.000,00 - 03658432/0001-82 - GEAP AUTOGESTAO EM SAUDE
4.3.4 Restos a pagar de exercícios anteriores
Quadro 10 – Restos a pagar de exercícios anteriores
Restos a Pagar Processados
Ano de Inscrição Montante em 01.01.2016 Pagamento Cancelamento Saldo em 31.12.2016
2015 55.156,64 0,00 55.156,64 0,00
2014 0,00 0,00 0,00 0,00
Restos a Pagar Não Processados
Ano de Inscrição Montante em 01.01.2016 Pagamento Cancelamento Saldo em 31.12.2016
2015 7.911.712,54 6.150.551,88 99257,66 1.661.903,00
2014 0,00 0,00 0,00 0,00
2013 501.707,20 0 501.707,20 0,00
4.3.5 – Execução descentralizada com transferência de recursos Quadro 11 - Resumo dos instrumentos celebrados e dos montantes transferidos nos últimos três exercícios
Unidade concedente ou contratante
Nome: ARQUIVO NACIONAL
Modalidade Quantidade de instrumentos celebrados Montantes repassados no exercício (em R$ 1,00)
2016 2015 2014 2016 2015 2014
Convênio
Contrato de repasse
Termo de Execução
Descentralizada 5 5 5 723.092,53 499.932,98 355.528,01
Totais 5 5 5 723.092,53 499.932,98 355.528,01
Fonte: SIAFI
Obs: Informo que todos os Termos de Cooperação destinam-se ao Ressarcimento de Despesas.
50
4.3.6 – Informações sobre a execução das despesas Quadro 12 – Ações relacionadas ao Programa Temático do PPA de responsabilidade da UPC
Identificação da Ação
Código 2810 Tipo: Atividade
Título Preservação do Patrimônio Arquivístico Nacional
Iniciativa
04X6 Realização de 2.000 orientações técnicas aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal
integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA até 2019.
04X0 Modernização do parque tecnológico e viabilização do acesso online aos documentos sob a guarda do
Arquivo Nacional via SIAN – Sistema de Informações do Arquivo Nacional.
04WY Realização do tratamento técnico e a reformatação de 60 acervos sob a custódia do Arquivo Nacional ao
final de 2019.
04X8 Criação de instrumento para aferir o grau de desenvolvimento dos programas de gestão de
documentos nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.
Objetivo
Ampliar o acesso à justiça e à informação, promover os direitos da justiça de transição,
os direitos de migrantes e refugiados e fortalecer o enfretamento ao tráfico de pessoas
Código: Código: 1043
Programa Justiça, Cidadania e Segurança Pública Código: 2081 Tipo: Temático
Unidade Orçamentária 30.103 – Arquivo Nacional
Ação Prioritária
( ) Sim ( x )Não Caso positivo: ( ) PAC ( ) Brasil sem Miséria ( )
Outras
Lei Orçamentária Anual – 2016
Execução Orçamentária e Financeira
Dotação Despesa Restos a Pagar do exercício
Inicial Final Empenhada Liquidada Paga Processados Não
Processados
19.343.845. 25.243.845 23.643.214 19.725.121 19.709.135 15.986 43.918.093
Execução Física da Ação
Descrição da meta Unidade de
medida
Meta
Prevista Reprogramada Realizada
883,0 883,0 902,0
Restos a Pagar Não processados - Exercícios Anteriores
Execução Orçamentária e Financeira Execução Física - Metas
Valor em 1º
janeiro Valor Liquidado Valor Cancelado Descrição da Meta
Unidade de
medida Realizada
461.071,92 229.967,48 231.104,44
51
4.3.2 Despesas por Modalidade de Contratação
Quadro 13 - Despesas por Modalidade de Contratação
Modalidade de Contratação Despesa executada Despesa paga
2016 % 2015 % 2016 % 2015 %
1. Modalidade de Licitação
(a+b+c+d+e+f+g) 15.707.812,78 13.809.318,70 13.314.160,65 13.574.162,06
a) Convite
b) Tomada de Preços
c) Concorrência
d) Pregão 15.707.812,78 13.809.318,70 13.314.160,65 13.574.162,06
e) Concurso
f) Consulta
g) Regime Diferenciado de Contratações
Públicas
2. Contratações Diretas (h+i) 6.188.976,03 3.134.845,78 4.832.977,56 3.134.845,78
h) Dispensa 5.948.345,00 2.432.078,38 4.603.929,84 2.432.078,38
i) Inexigibilidade 240.631,03 702.767,40 229.047,72 702.767,40
3. Regime de Execução Especial 32.080,41 43.313,20 32.080,41 43.313,20
j) Suprimento de Fundos 32.080,41 43.313,20 32.080,41 43.313,20
4. Pagamento de Pessoal (k+l) 75.059.960,17 67.672.340,55 75.059.960,17 67.672.340,55
k) Pagamento em Folha 74.953.698,02 67.552.114,65 74.953.698,02 67.552.114,65
l) Diárias 106.262,15 75.225,90 106.262,15 75.225,90
5. Total das Despesas acima (1+2+3+4) 96.988.829,38 84.660.318,23 93.345.490,94 84.424.661,59
6. Total das Despesas da UPC 98.831.711,34 100 87.392.135,81 100 94.698.928,93 100 87.392.135,81 100
52
4.3.3 – Despesas por grupo e elemento de despesas
Quadro 14 - Despesas por grupo e elemento de despesa
DESPESAS CORRENTES
Grupos de Despesa Empenhada Liquidada RP não processados Valores Pagos
1. Despesas de Pessoal 2016 2015 2016 2015 2016 2015 2016 2015
31.90.11.00 53.870.871,05 52.466.520,40
53.870.871,05
52.466.520,40
- - 53.870.871,05
52.466.520,40
31.91.13.00... 7.354.415,04 7.133.859,30 7.354.415,04 7.133.859,30 - - 7.354.415,04 7.133.859,30
...31.90.01.00 7.095.367,89 6.296.491,60 7.095.367,89 6.296.491,60 - - 7.095.367,89 6.296.491,60
Demais elementos do grupo 2.129.869,32 1.820.810,12 2.129.869,32 1.820.810,12 - - 2.129.869,32 1.820.810,12
2. Juros e Encargos da Dívida
Nome do elemento de despesa
Demais elementos do grupo
3. Outras Despesas Correntes
33903700 13.687.378,35 10.723.327,08 11.972.787,99 8.576.091,41
1.714.590,36 2.147.235,67
11.972.787,99
8.576.091,41
33903900 8.353.094,21 8.959.654,40 6.553.503,85 6.738.142,40
1.799.590,36 2.221.512,00
6.553.503,85
6.738.142,40
..33904600 2.521.828,68 2.062.227,30 2.521.828,68 2.062.227,30 - - 2.521.828,68 2.062.227,30
Demais elementos do grupo 3.080.434,77 2.540.734,82 2.667.446,20 2.353.206,12 412.988,57 187.528,70 2.667.446,20 2.353.206,12
DESPESAS DE CAPITAL
Grupos de Despesa Empenhada Liquidada RP não Processados Valores Pagos
4. Investimentos 2016 2015 2016 2015 2016 2015 2016 2015
44.90.5200 40.024,28 3.355.436,18 6.116,00 - 33.908,28 3.355.436,18 6.116,00 -
Demais elementos do grupo
53
4.4 Desempenho Operacional
O Arquivo Nacional tem como missão promover a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar
e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a
política nacional de arquivos. Para medir seu desempenho operacional, o Arquivo
Nacional implantou um conjunto de indicadores. Dentre os indicadores destacamos
quatro que respondem de forma sintética as atividades inerentes a sua missão:
1) Número de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades integrantes do
SIGA para orientação no âmbito da gestão de documentos – foram prestadas 775
(setecentos e setenta e cinco) orientações/assistências técnicas a 145 (cento e
quarenta e cinco) órgãos e entidades federais. Em um mesmo órgão ou entidade
foram realizadas um número variado de reuniões técnicas.
2) Número de ações de preservação do acervo arquivístico - foram realizadas
510.000 (quinhentos e dez mil ) ações de preservação de documentos,
alcançando 93,76% de eficiência e 85,43 de eficácia da meta prevista para 2016.
3) Número de atendimentos ao usuário (cidadão e governo) do acervo custodiado -
no ano de 2016 foram realizados 2.840.889 (dois milhões, oitocentos e quarenta
mil , oitocentos e oitentas e nove) atendimentos a usuários e acessos a sítios
eletrônicos e outras mídias digitais de difusão do acervo e de conhecimento,
indicanto 358,86% de eficiência e 334,22 de eficácia.
4) Número de eventos realizados – foram realizados 19(dezenove) eventos,
alcançando 480,53% eficiência e 158,30% eficácia da meta prevista 2016. A
promoção de eventos tem como atividades principais realizar pesquisas
histórico-culturais visando à difusão do acervo por meio de publicações,
exposições, base de dados, sítios na web e outros produtos que incidem sobre as
diversas tipologias documentais sob a guarda do Arquivo Nacional.
4.5 Apresentação e análise de indicadores de desempenho
Como os indicadores do planejamento estratégico do período 2017-2019 serão
definidos somente no primeiro semestre de 2017, o Arquivo Nacional mensurou o
alcance dos indicadores definidos para cada objetivo no âmbito do planejamento
estratégico do período 2013-2015. Para tanto, foram estabelecidas metas para os
indicadores em 2016 que são apresentadas a seguir juntamente com os índices
alcançados. Alguns indicadores não foram mensurados, como poderá ser visto no
detalhamento de cada um. É importante ressaltar que o desempenho do Arquivo
Nacional no que se refere às ações planejadas foi satisfatório. Como não foi definida
uma sistemática de acompanhamento dos indicadores no planejamento estratégico
2013-2015, será priorizada a gestão estratégica do planejamento para o próximo período
54
(2017-2019), a partir de um monitoramento contínuo dos indicadores a serem definidos,
bem como dos projetos estratégicos, de forma a permitir a mensuração do alcance dos
resultados esperados em cada objetivo estratégico.
Quadro 15 – Objetivo 1 – Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica
Em 2016, foram capacitados 297 servidores do Arquivo Nacional. O número abaixo da
meta estabelecida no planejamento desse ano se justifica em função da restrição
orçamentária, do fracionamento do orçamento, da ausência prolongada do limite
financeiro e no último ano do alongamento dos trâmites necessários à efetivação dos
eventos pelo Ministério da Justiça e Segurança Pública, que ocasionam a
impossibilidade de participação dos servidores em eventos abertos, inclusive congressos
e seminários, o adiamento e/ou cancelamento dos eventos fechados devido a
indisponibilidade na agenda dos professores. A situação é agravada ainda pela ausência
de recursos orçamentários e financeiros para as diárias e passagens.
Quadro 16 – Objetivo 2 – Desenvolver cultura favorável à integraççao e às mudanças
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
557 585 614 644
Objetivo 1. Desenvolver competências com ênfase na capacitação técnica
Número de servidores do Arquivo Nacional capacitados
Auferir a quantidade de servidores inscritos em cursos de capacitação, tais como cursos
presenciais e à distância, aprendizagem em serviço, grupos formais de estudos,
intercâmbios, estágios, palestras, seminários, encontros, fóruns e congressos, que
contribuam para o desenvolvimento do servidor e atendam aos interesses institucionais,
melhorar a qualidade e a eficiência dos serviços prestados ao cidadão e da gestão pública.
Soma dos servidores inscritos em cursos de capacitação.
Coordenação de Recursos Humanos - CORHU.
Trimestral, com finalização anual.
Positiva.
No ano de 2012, o Arquivo Nacional realizou 530 inscrições.
Meta
Aumentar o número de servidores capacitados em 5% ao ano.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
70 70 70 70
Objetivo 2. Desenvolver cultura favorável à integração e às mudanças
Número de servidores participantes das campanhas de promoção à saúde
Auferir a quantidade de servidores que aderiram às campanhas de promoção à saúde.
Soma dos servidores que aderiram às campanhas.
Coordenação de Recursos Humanos - CORHU.
Anual
Positiva.
No ano de 2012, não foram realizadas campanhas.
Meta
Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.
55
Estes indicadores não foram mensurados.
Quadro 17 – Objetivo 3 – Assegurar infraestrutura física e tecnológica
Em 2016 não houve ampliação do espaço de armazenamento físico do acervo.
Quadro 18 – Capacidade de armazenamento digital do acervo
Não houve aumento da capacidade de armazenamento digital em 2016, porém a
quantidade de terabytes disponíveis supera largamente a meta definida para 2016. A
instituição conta hoje com 1,2 petabytes Em 2013 foram adquiridos 500TB e em 2014
mais 244TB devido aos projetos com financiamento externo que não foram
contabilizados à época do estabelecimento de metas me 2012, justificando a área atual
de armazenamento que hoje conta com 900TB ocupados dos 1,2 petabytes.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
18 18 18 18
Quantidade de material reciclável doado
Auferir a quantidade de tolenadas de material reciclável doado às cooperativas parceiras.
Total de toneladas de material reciclável doado.
Coordenação de Preservação do Acervo - COPAC.
Mensal, com finalização anual.
Positiva.
No ano de 2012, foram doadas 18 toneladas de material reciclável.
Meta
Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
41.100 42.100 43.100 44.100
Objetivo 3. Assegurar infraestrutura física e tecnológica
Capacidade de armazenamento físico do acervo
Auferir a quantidade de metros lineares disponíveis para armazenamento físico do acervo
a partir da aquisição de mobiliário.
Soma de metros lineares disponíveis.
Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA
Anual.
Positiva.
No ano de 2012, a quantidade de metros lineares disponíveis foi de 40.100.
Meta
Aumentar a capacidade de armazenamento físico em 1.000 metros lineares por ano.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
220 320 420 520
Capacidade de armazenamento digital do acervo
Auferir a quantidade de terabytes disponíveis para armazenamento digital do acervo a
partir da aquisição de repositório digital.
Soma de terabytes disponíveis.
Coordenação de Tecnologia da Informação - COTIN
Anual.
Positiva.
No ano de 2012, a quantidade de terabytes disponíveis foi de 120.
Meta
Aumentar a capacidade de armazenamento digital em 100 terabytes por ano.
56
Quadro 19 – Número de equipamentosw de tecnologia da informação e de preservação
Este indicador não foi mensurado.
Quadro 20 – Objetivo 4 – Implementar sistemas integrados e ambiente tecnológicos seguros
Em 2016, aferiu-se a média de 298 gigabytes de tráfego por dia, totalizando 623
terabytes recebidos/enviados. Apesar não representar o aumento estabelecido na meta,
foram atendidas as demandas da instituição para este indicador, especialmente
considerando o tráfego de dados entre a sede do Arquivo Nacional no Rio de Janeiro e
sua Coordenação Regional em Brasília. Assim, apenas a transferência de dados via
VPN (sigla em inglês para Rede Particular Virtual) contabilizou média diária de 25
gigabytes, totalizando 9 terabytes em 2016.
Quadro 21 – Objetivo 5 – Assegurar recursos orçamentários e financeiros e otimizar sua aplicação
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
662 695 729 765
Número de equipamentos de tecnologia da informação e de preservação do
Auferir a quantidade de equipmentos de tecnologia da informação existentes.
Soma dos equipamentos de tecnologia da informação existentes.
Coordenação de Tecnologia da Informação - COTIN
anual
Positiva.
No ano de 2012, havia 630 equipamentos de TI e de preservação do acervo.
Meta
Aumentar parque legado em 5% ao ano.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
24,0 30,0 36,0 45
Objetivo 4. Implementar sistemas integrados e ambiente tecnológico seguros e de alta performance
Tráfego de dados na rede
Auferir a quantidade do tráfego transmissão/recepção de dados na rede.
Soma de terabytes transmissão/recepção durante a navegação na rede.
Coordenação de Tecnologia da Informação - COTIN
Mensal.
Positiva.
No ano de 2012, a quantidade média anual do tráfego de dados foi de 18 terabytes.
Meta
Aumentar a quantidade de transmissão/recepção de dados na rede em 25% ao ano.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
100 100 100 100
Objetivo 5. Assegurar recursos orçamentários e financeiros e otimizar sua aplicação
Percentual de execução orçamentária
Auferir o percentual de recursos empenhados em relação ao orçamento total.
Relação entre os recursos empenhados e os recursos orçamentários totais.
Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros - COROF
Mensal, com finalização anual.
Positiva.
No ano de 2012, foram empenhados 95,1% do orçamento total.
Meta
Empenhar todo os recursos aprovados na LOA.
57
O Arquivo Nacional apresentou uma execução orçamentária de 97,26% em 2016. Já a
execução financeira foi de 95,19%. Problemas como contingenciamento orçamentário e
dificuldades nos processos licitatórios são as principais causas para as metas não terem
sido alcançadas.
Quadro 22 – Objetivo 6 – Desenvolver e implantar infraestrutura organizacional e tecnológica
No ano de 2016, foram concluídos 2 projetos no âmbito do Programa AN Digital.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
95 97 99 101
Percentual de execução financeira
Auferir o percentual de recursos pagos em relação ao total de recursos empenhados.
Relação entre os recursos pagos e os recursos empenhados.
Coordenação de Recursos Orçamentários e Financeiros - COROF
Mensal, com finalização anual.
Positiva.
No ano de 2011, foram pagos 86,2% dos recursos empenhados.
MetaAumentar o percentual de recursos pagos em 2% ao ano para diminuir os valores inscritos
em Restos a Pagar (RAP).
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
1 2 2 2
Objetivo 6. Desenvolver e implantar infraestrutura organizacional e tecnológica para recolhimento,
preservação e acesso de acervos digitais da APF
Número de projetos do Programa ANDigital implantados
Auferir a quantidade de projetos do Programa Permanente de Preservação e Acesso a
Documentos Arquivísticos Digitais - ANDigital implantados.
Soma dos projetos do Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos
Arquivísticos Digitais - ANDigital implantados.
Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED.
Anual
Positiva.
Em 2012, foram implementados 2 projetos do Programa ANDigital, que possui 10 projetos.
Meta
Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.
58
Quadro 23 – Objetivo 7 – Integrar, coordenar e fiscalizar as atividades de gestão de documentos de arquivo
Este indicador teve sua meta superada, atingindo a soma de 319 órgãos e entidades
integrantes do SIGA que desenvolvem atividades de gestão de documentos de forma
sistêmica.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base*
2013 2014 2015 2016
299 304 311 318
Objetivo 7. Integrar, coordenar e fiscalizar as atividades de gestão de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos órgãos e entidades integrantes do SIGA
Número de órgãos e entidades integrantes do SIGA que desevolvem atividades de
gestão de documentos de forma sistêmica
Auferir a quantidade de órgãos e entidades federais que desevolvem atividades de gestão de
documentos de forma sistêmica, tendo em vista a legislação e normas arquivísticas vigentes, a
partir da participação nas Subcomissões de Coordenação do Sistema de Gestão de Documentos -
SIGA, da administração Pública Federal e nas Comissões Permanentes de Avaliação de
Documentos.
Soma dos órgãos e entidades federais atuando nas Subcomissões de Coordenação do Sistema
de Gestão de Documentos - SIGA, da administração Pública Federal e nas Comissões de
Avaliação de Documentos.
Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED
Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal – COREG
Base de Dados do Sistema de Gestão de Documentos - SIGA, da administração pública federal.
Trimestral, com finalização anual.
Positiva.
Em 2012, foram contabilizados 294 órgãos e entidades federais desenvolvendo atividades de
gestão de documentos.
Meta*Aumentar o número de órgãos e entidades federais desenvolvendo sistemicamente atividades de
gestão de documentos em 2% ao ano.
59
Quadro 24 – Número de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades integrantes do SIGA
O Arquivo Nacional orientou quanto à gestão de documentos 150 órgãos e entidades
federais integrantes do SIGA em 2016, tendo realizado 868 reuniões com os mesmos.
Quadro 25 – Número de servidores dos órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em gestão de
documentos
Em 2016, 344 servidores foram capacitados em gestão de documentos, superando
largamente a meta proposta para o indicador.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
150 157 165 174
Número de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades integrantes do SIGA
para orientação no âmbito da gestão de documentos
Auferir a quantidade de reuniões técnicas realizadas com órgãos e entidades federais para
orientação no âmbito da gestão de documentos, permitindo o cumprimento de suas
responsabilidades legais perante a gestão dos documentos públicos, tendo em vista a função e o
uso social dos arquivos.
Soma das reuniões com órgãos e entidades federais visando a orientação técnica no ano.
Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED
Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal – COREG.
Trimestral, com finalização anual.
Positiva.
Em 2012, o Arquivo Nacional promoveu 144 reuniões técnicas com órgãos e entidades federais.
Meta Aumentar o número de reuniões técnicas em 5% ao ano, atingindo a meta de 165 reuniões
técnicas realizadas com órgãos e entidades federais no âmbito da ação de gestão de
documentos.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
165 173 181 190
Número de servidores dos órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em
gestão de documentos
Auferir a quantidade de servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em
Soma dos servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados.
Coordenação-Geral de Gestão de Documentos - COGED
Coordenação Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal – COREG.
Trimestral, com finalização anual.
Positiva.
Em 2012, foram capacitados 157 servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA em
gestão de documentos.
MetaAumentar o número de servidores de órgãos e entidades integrantes do SIGA capacitados em
gestão de documentos em 5% ao ano.
60
Quadro 26 – Objetivo 8 – Promover o acesso à informação do Governo e ao cidadão
Em 2016, foram realizados 2.840.889. Tal fato deve-se principalmente à reformulação
dos sítios eletrônicos institucionais, que se tornaram ferramentas amplamente utilizadas
pelos usuários para acesso a uma parte do acervo, a instrumentos de pesquisa, leis e
resoluções arquivísticas, além de informações sobre o Arquivo Nacional e sua
participação em órgãos internacionais.
Quadro 27 – Número de atendimentos ao cidadão no âmbito do SIC
O Arquivo Nacional realizou 152 atendimentos no âmbito do Sistema Eletrônico do
Serviço de Informações ao Cidadão (e-SIC), em 2016.
Quadro 28 – Número de atendimentos ao cidadão no âmbito da Ouvidoria
A quantidade de atendimentos a usuários realizados no âmbito da Ouvidoria do Arquivo
Nacional foi de 438.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
857.000 874.000 891.000 908.000
Objetivo 8. Promover o acesso à informação ao Governo e ao cidadão
Número de atendimentos ao usuário (cidadão e governo) do acervo custodiado
Auferir a quantidade de atendimentos a usuários do acervo do Arquivo Nacional.
Soma dos atendimentos presenciais e à distância.
Coordenação de Consulta ao Acervo - COCAC
Coordenação de Atendimento à Distância - COADI
Relatórios de Acesso emitidos pelo software Web Statistics 6.4.
Coordenação Regional de Brasília - COREG
Mensal.
Positiva.
Em 2012, foram realizados 840.273 atendimentos.
Meta
Atingir o quantitativo de 891.000 atendimentos a usuários.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
300 300 300 300
Número de atendimentos ao cidadão no âmbito do SIC
Auferir a quantidade de atendimentos a usuários no âmbito do SIC do Arquivo Nacional.
Soma dos atendimentos no âmbito do SIC (presencial, internet, sistema eletrônico,
correspondência eletrônica ou física).
Sistema Eletrônico do Serviço de Informação ao Cidadão (e-SIC)
SIC do Arquivo Nacional.
Mensal.
Positiva.
Em 2012, foram realizados 279 atendimentos a usuários no âmbito do SIC.
Meta
Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
315 315 315 315
Número de atendimentos ao cidadão no âmbito da Ouvidoria
Auferir a quantidade de atendimentos a usuários no âmbito da Ouvidoria do Arquivo Nacional.
Soma dos atendimentos no âmbito da Ouvidoria.
Gabinete/Ouvidoria
Mensal.
Positiva.
Em 2012, foram realizados 322 atendimentos a usuários no âmbito da Ouvidoria.
Meta
Não se aplica a ampliação anual das metas do indicador.
61
Quadro 29 – Objetivo 9 – Assegurar o controle intelectual e físico do acervo
Este indicador não foi mensurado.
Quadro 30 – Quantidade de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados
Este indicador não foi mensurado.
Quadro 31 – Promover a difusão do acervo
No ano de 2016, 4.779 pessoas participaram dos eventos culturais no Arquivo Nacional.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
339.552 346.343 353.270 360,335
Objetivo 9. Assegurar o controle intelectual e físico do acervo
Número de ações de processamento e preservação do acervo arquivístico
Auferir a quantidade de ações de processamento e preservação do acervo arquivístico, visando
assegurar o direito dos cidadãos de acesso à informação.
Soma das ações de processamento e preservação do acervo arquivístico.
Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA
Coordenação Regional no Distrito Federal - COREG.
Mensal, com finalização anual.
Positiva.
Em 2012, foram realizadas 332.894 ações de processamento e preservação do acervo.
MetaAumentar o número de ações de processamento e preservação do acervo arquivístico em 2% ao
ano, a partir da ampliação da estrutura tecnológica.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
300 360 400 440
Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA
Mensal, com finalização anual.
Positiva.
No ano de 2012, foram digitalizados 320 horas de documentos sonoros e imagens em
MetaAumentar a capacidade de digitalização em 10% ao ano a partir de 2014, em função da
aquisição de equipamentos de digitalização.
Quantidade de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados
Auferir a quantidade de horas de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados
Soma de horas de documentos sonoros e imagens em movimento digitalizados.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
3.700 3.900 4.000 4.200
Objetivo 10. Promover a difusão do acervo
Número de participantes em eventos culturais e técnico-científicos realizados
Auferir a quantidade de participantes em eventos culturais realizados (seminários, mesas-
redondas, exposições, concursos monográficos).
Soma dos participantes dos eventos culturais e técnico-científicos realizados.
Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo - COPED.
Mensal.
Positiva.
Em 2012, 3.500 pessoas participaram dos eventos culturais.
Meta Aumentar a quantidade de participantes de eventos culturais entre 5% e 10% ao ano.
62
Quadro 32 – Número de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais
No exercício de 2016, foram editados 6 títulos técnico-científicos.
Quadro 33 – Objetivo 11 – Construir e consolidar políticas públicas na área de arquivos
Não se aplica a estes indicadores. Não houve meta para 2016.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
11 12 13 14
Número de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais
Auferir a quantidade de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais.
Soma dos títulos (impressos ou digitais), de natureza técnico-científica editados.
Coordenação de Pesquisa e Difusão do Acervo - COPED.
Trimestral
Positiva.
Em 2012, foram editados 10 títulos de publicações técnico-científicas.
Meta
Aumentar a quantidade de títulos de publicações técnico-científicas impressos e digitais entre
5% e 10% ao ano.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
10 - 10 -
Em 2011, 9 representantes da sociedade civil participaram da Conferência Nacional de Arquivos.
MetaAtingir o quantitativo de 10 participantes da sociedade civil nas conferências nacionais de
arquivos.
Auferir a quantidade de participantes da sociedade civil nas conferências nacional de arquivos
realizadas com o objetivo de promover a participação social e a integração dos profissionais de
arquivos na construção de políticas públicas na área de arquivos e de fortalecer o Estado
brasileiro.
Soma dos participantes da sociedade civil.
Ministério da Justiça - Gabinete do Ministro.
Bienal.
Positiva.
Objetivo 11. Construir e consolidar políticas públicas na área de arquivos
Número de participantes da sociedade civil nas conferências nacionais de arquivos
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
170 - 170 -
Ministério da Justiça - Gabinete do Ministro.
Bienal.
Positiva.
Em 2011, 143 representantes de segmentos de arquivo participaram da Conferência Nacional de
MetaAtingir o quantitativo de 170 participantes do segmento de arquivo nas conferências nacionais de
arquivos.
Número de participantes do segmento de arquivo nas conferências nacionais de
arquivos
Auferir a quantidade de participantes do segmento de arquivo nas conferências nacional de
arquivos realizadas com o objetivo de promover a participação social e a integração dos
profissionais de arquivos na construção de políticas públicas na área de arquivos e de fortalecer
o Estado brasileiro.
Soma dos participantes dos segmentos de arquivo.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
96 - 101 -
Em 2011, foram aprovadas 91 propostas na Conferência Nacional de Arquivos.
Meta
Aumentar o número de propostas aprovadas em 5% a cada conferência realizada.
Número de propostas aprovadas nas conferências nacionais de arquivos
Auferir a quantidade de propostas aprovadas pela plenária final das conferências nacionais de
arquivos.
Soma das propostas aprovadas nas conferências nacionais de arquivos.
Ministério da Justiça - Gabinete do Ministro.
Bienal.
Positiva.
63
Quadro 34 – Número de parceiros da Rede Memórias Reveladas
O número de parceiros até 2016 era de 133 instituições e entidades, no Brasil e no
exterior, o que representa uma superação da meta definida para o exercício em 23%.
Quadro 35– Objetivo 12 – Orientar os órgãos e entidades integrantes do SINAR
Em 2016, a Coordenação de Apoio ao Conarq prestou orientações técnicas a
aproximadamente 295 órgãos e entidades integrantes do Sinar, o que evidencia a
superação da meta prevista.
Quadro 36– Objetivo 13 - Produzir e/ou disseminar conhecimentos, procedimentos, boas práticas e normas técnicas
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
80 89 98 108
Número de parceiros da Rede Memórias Reveladas
Auferir a quantidade de entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas.
Soma das entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas.
Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil (1964-1985) - Memórias Reveladas
Anual.
Positiva.
Em 2011, havia 72 entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas
Meta
Aumentar o número de entidades parceiras da Rede Memórias Reveladas em 10% .
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
165 180 200 220
Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.
Anual
Positiva.
Em 2012, 150 órgãos e entidades integrantes do SINAR receberam orientação do CONARQ.
Meta
Aumentar o número de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados em 10% ao ano.
Objetivo 12. Orientar os órgãos e entidades integrantes do SINAR na gestão documental e na proteção
especial dos documentos de arquivo
Número de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados quanto à gestão
documental e à proteção especial dos documentos de arquivo
Auferir a quantidade de órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados quanto à gestão
documental e a proteção especial aos documentos de arquivo.
Soma dos órgãos e entidades integrantes do SINAR orientados.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
36 40 44 48
Objetivo 13. Produzir e/ou disseminar conhecimentos , procedimentos, boas práticas e normas técnicas
Número de órgãos e entidades públicos e privados que receberam
assistência/orientação técnica em gestão de documentos, processamento,
Auferir a quantidade de órgãos e entidades públicos e privados que receberam
assistência/orientação técnica, visando à disseminação de conhecimento e metodologia
arquivística.
Soma dos órgãos e entidades públicos e privados que receberam assistência/orientação técnica.
Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA
Coordenação Regional no Distrito Federal - COREG.
Anual.
Positiva.
Em 2012, foram prestadas assistências técnicas a 33 órgãos e entidades públicos e privadas.
MetaAumentar a número de órgãos e entidades públicos e privados que recebem
assistência/orientação técnica em 10% ao ano.
64
Este indicador não foi mensurado.
Quadro 37 – Número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados em processamento
e preservação de acervos arquivísticos
Este indicador não foi mensurado.
Quadro 38 – Número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados na aplicação das
normativas aprovadas pelo CONARQ
Em 2016 foram 415 profissionais de órgãos e entidades capacitados, superando a meta
para o período mensurado.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
1.400 1.700 2.050 2.460
Número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados em
processamento e preservação de acervos arquivísticos
Auferir a quantidade de profissionais capacitados em processamento e preservação de acervos
arquivísticos, visando à disseminação dos conhecimentos técnicos especializados produzidos na
Soma dos profissionais capacitados.
Coordenação-Geral de Processamento e Preservação do Acervo - COPRA
Coordenação Regional no Distrito Federal - COREG.
Anual.
Positiva.
Em 2012, foram capacitados 1.150 profissionais em processamento e preservação de acervos
Meta
Aumentar o número de profissionais capacitados em 20% ao ano.
Indicador
Descrição do Indicador
Método de Cálculo
Fonte
Frequência
Polaridade
Linha de Base
2013 2014 2015 2016
240 288 345 414
Número de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados na
aplicação das normativas aprovadas pelo CONARQ
Auferir a quantidade de profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados nos
cursos, oficinas, treinamentos e seminários, presenciais e a distância, visando à disseminação
do conhecimento e da metodologia para a aplicação das normativas.
Soma dos profissionais de órgãos e entidades públicos e privados capacitados.
Coordenação de Apoio ao Conselho Nacional de Arquivos.
Anual.
Positiva.
Em 2012, foram capacitados 200 profissionais.
Meta
Aumentar o número de profissionais capacitados em 20 % ao ano.
65
5 GOVERNANÇA, GESTÃO DE RISCOS E CONTROLES INTERNOS
5.1 Descrição das estruturas de governança
A coordenação, acompanhamento e monitoramento dos objetivos do Plano
Estratégico fica a cargo do diretor-geral do Arquivo Nacional e presidente do
CONARQ, assessorado pela Coordenação-Geral de Administração e pelo Grupo de
Planejamento, ao qual cabe elaborar e supervisionar a execução de planos e programas
setoriais; compatibilizar as propostas das áreas com os objetivos do planejamento
estratégico; e acompanhar física e financeiramente a execução dos planos e programas,
garantindo a melhor alocação dos recursos públicos. O Arquivo Nacional por ser um
órgão departamental do Ministério da Justiça tem suas auditorias realizadas pela
CGU/RJ.
5.2 Atividades de correição e apuração de ilícitos administrativos
O Arquivo Nacional está em consonância com os preceitos contidos nos artigos
4º e 5º da Portaria nº 1.403/2007 da CGU.
Não há uma estrutura de Corregedoria no Arquivo Nacional. A Coordenação-
Geral de Administração é responsável pela apuração de ilícitos administrativos
cometidos por servidores públicos.
O processo administrativo disciplinar destina-se a apurar possíveis faltas
cometidas por servidor público, em atividades relacionadas à sua função, investigando
as circunstâncias do fato determinado, se for o caso, a aplicação das sanções pertinentes.
À medida que algum fato é passível de apuração, é formada uma Comissão de
Sindicância e/ou de Processo Administrativo Disciplinar (PAD), submetido ao Diretor-
Geral, que assina a Portaria da Comissão publicada em Boletim Interno.
Após o fato apurado pela Comissão retorna para pronunciamento do Diretor-
Geral, é submetida à Consultoria Jurídica com parecer e aplicada a pena ou arquivado o
processo.
O Arquivo Nacional não instaurou processos disciplinares em 2016.
Durante o ano de 2015, foram instaurados 2 (dois) processos disciplinares, sendo
que 1(um) foi arquivado no ano de 2016 e o outro Processo Administrativo Disciplinar
– PAD Rito Sumário encontra-se sobrestado, até a data atual, por motivo de afastamento
de saúde da servidora investigada. (licença médica determinada pela Junta Médica de
Peritos Oficial do Ministério da Fazenda).
66
5.3 Atividades de riscos e controles internos
Em 2016, após a conclusão das etapas de valoração do acervo, o grau de importância
dos diferentes Fundos documentais do Arquivo Nacional, a identificação dos principais
riscos a que o acervo documental está exposto, tais como riscos causados por acidentes,
riscos ambientais relacionados as questões climáticas, segurança, com a indicação dos
riscos de maior magnitude que podem causar perdas totais ou parciais ao acervo e
também as medidas preventivas e curativas necessárias, iniciou-se a finalização do
relatório para divulgação no portal do Arquivo Nacional, bem como uma versão
impressa para a distribuição para instituições detentoras de acervos arquivísticos.
As equipes da Coordenação-Geral do Processamento e de Preservação do Acervo -
COPRA e a Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental - COACE, já
realizaram diversas reuniões para a publicação do relatório final no Portal do Arquivo
Nacional, bem como a impressão de uma versão para distribuição.
O Arquivo Nacional, em 2016, sob a responsabilidade da Equipe de Engenharia,
substituiu os chillers responsáveis pela refrigeração dos depósitos de documentos do
bloco F, possibilitando assim uma condição ambiental mais favorável á preservação do
acervo esta condição ambiental é monitorada através do sistema de monitoramento
ambiental CLIMUS. O Sistema de Gerenciamento Térmico CLIMUS é um sistema de
medição e controle de variáveis relacionadas com a preservação de coleções. Neste
sistema são fornecidas as variáveis de Temperatura do ar e Umidade Relativa do Ar.
Além disso, foi também realizada a substituição de todos os extintores e mangueiras
para uso em incêndio, conforme determinação do Corpo de Bombeiros/RJ. Com estas
medidas preventivas, partes das exigências foram cumpridas.
Foi dada a continuidade da metodologia de monitoramento microbiológico dos
depósitos de documentos, com a instalação de armadilhas para insetos, com uso de
feromônio, para a identificação e levantamento estatístico de população de insetos em
cada depósito. A partir da identificação dos insetos e dados estatísticos já está em curso
o processo de eliminação dos insetos, por higienização. Além disso, foi feito contato
com a Universidade do Estado do Rio de janeiro - UERJ e a Universidade Federal do
estado do Rio de janeiro - UFRJ, para pesquisa científica aplicada ao controle biológico
no acervo documental, utilizando o método de congelamento profundo de
documentados infestados, sob a supervisão de um Biólogo do Arquivo Nacional, um
estagiário e um Professor Doutor da UFRJ. Com a UERJ, está sendo feita uma pesquisa
científica com o objetivo de desenvolver um produto antisséptico para utilização na
higienização de documentos. (Lúcia, favor verificar e desenvolver melhor).
O Arquivo Nacional possui um projeto para a construção de um prédio com condições
específicas para a guarda de acervos documentais (filmes cinematográficos, vídeos,
discos, fotografias, negativos fotográficos, microfilmes e etc) com suportes que
necessitam de índices de temperatura e umidade relativas do ar extremamente baixos.
este projeto depende de recursos financeiros para sua conclusão.
67
6 ÁREAS ESPECIAIS DA GESTÃO
6.1 Gestão de pessoas
6.1.1 Estrutura de pessoal da unidade
Quadro 39 – Força de Trabalho da UPC
Tipologias dos Cargos
Lotação Ingressos no
Exercício Egressos no
Exercício Autorizada Efetiva
1. Servidores em Cargos Efetivos (1.1 + 1.2) 0 498 17 26
1.1. Membros de poder e agentes políticos 0 0 0 0
1.2. Servidores de Carreira (1.2.1 + 1.2.2 + 1.2.3 + 1.2.4) 0 498 17 26
1.2.1. Servidores de carreira vinculada ao órgão Não há 456 5 14
1.2.2. Servidores de carreira em exercício descentralizado Não há 0 0 0
1.2.3. Servidores de carreira em exercício provisório Não há 0 0 0
1.2.4. Servidores requisitados de outros órgãos e esferas Não há 42 12 12
2. Servidores com Contratos Temporários Não há 4 1 0
3. Servidores sem Vínculo com a Administração Pública Não há 2 1 1
4. Total de Servidores (1 + 2 + 3) - 504 19 27 Fonte: SIAPE
Quadro 40 – Distribuição da Lotação Efetiva
Tipologias dos Cargos
Lotação Efetiva
Área Meio Área Fim
1. Servidores de Carreira (1.1) 135 363
1.1. Servidores de Carreira (1.2.1 + 1.2.2 + 1.2.3 + 1.2.4) 135 363
1.1.2. Servidores de carreira vinculada ao órgão 125 331
1.1.3. Servidores de carreira em exercício descentralizado 0 0
1.1.4. Servidores de carreira em exercício provisório 0 0
1.1.5. Servidores requisitados de outros órgãos e esferas 10 32
2. Servidores com Contratos Temporários 0 4
3. Servidores sem Vínculo com a Administração Pública 1 1
4. Total de Servidores (1 + 2 + 3) 136 368 Fonte: SIAPE
68
Quadro 41 – Detalhamento da estrutura de cargos em comissão e funções gratificadas da UPC
6.1.1.1 Análise Crítica em Gestão de Pessoas
Quadro 42 - A – Faixa etária
FAIXA ETÁRIA ÁREA MEIO ÁREA FIM FORÇA DE
TRABALHO
18 – 44 anos 11 148 159
45 – 49 anos 21 28 49
50 anos em diante 104 192 296
TOTAL 136 368 504
Fonte: Equipe de Cadastro
Quadro 43 - B - Servidores
SERVIDORES ÁREA MEIO ÁREA FIM FORÇA DE
TRABALHO
COM ABONO DE PERMANÊNCIA 56 90 146
SEM ABONO DE PERMANÊNCIA 80 278 358
TOTAL 136 368 504
Fonte: Equipe de Cadastro
Tipologias dos Cargos em Comissão e das Funções Gratificadas
Lotação Ingressos no
Exercício Egressos no
Exercício Autorizada Efetiva
1. Cargos em Comissão 27 26 14 12
1.1. Cargos de Natureza Especial 0 0 0 0
1.2. Grupo Direção e Assessoramento Superior 27 26 12 11
1.2.1. Servidores de Carreira Vinculada ao Órgão 27 19 1 0
1.2.2. Servidores de Carreira em Exercício Descentralizado 0 0 0 0
1.2.3. Servidores de Outros Órgãos e Esferas Não há 5 1 1
1.2.4. Sem Vínculo Não há 2 0 0
1.2.5. Aposentados Não há 0 0 0
2. Funções Gratificadas 37 36 4 5
2.1. Servidores de Carreira Vinculada ao Órgão 37 33 4 2
2.2. Servidores de Carreira em Exercício Descentralizado Não há 0 0 0
2.3. Servidores de Outros Órgãos e Esferas Não há 3 0 3
3. Total de Servidores em Cargo e em Função (1 + 2) 64 62 18 17
69
Quadro 44 - C – Tipologias das ocorrências
Tipologias das Ocorrências Egressos no Exercício
Aposentadoria 11
Vacância 0
Exoneração 0
Falecimento 3
Fonte: SIAPE
Quadro 45 - D – Tipologias dos afastamentos
Tipologias dos Afastamentos Quantidade de Pessoas na
Situação, em 31/12/2015
Cedidos 10
Participação em Programa de Pós- Graduação Stricto Sensu no País 7
Capacitação 2
Licença Doença em Pessoa da Família 0
Licença Tratamento de Saúde 5
Licença para Trato de Interesses Particulares 1
Fonte: SIAPE
a) A quantidade de servidores disponíveis frente às necessidades da unidade
jurisdicionada apresentou-se compatível, no exercício 2016.
b) A distribuição da força de trabalho entre a área meio e a área fim foi
proporcional, assim como a distribuição de servidores em cargos comissionados frente a
não comissionados, em 2016.
c) O Quadro A demonstra a idade avançada da força de trabalho do Arquivo
Nacional, uma vez que a perda salarial com a aposentadoria é de cerca de 60%, fazendo
com que os servidores permaneçam trabalhando- situação que acarreta falta de
motivação.
d) O Quadro B demonstra o número de abono de permanência, evidenciando os
impactos de aposentadorias sobre a força de trabalho disponível, com notório
desequilíbrio futuro entre as áreas meio e fim.
e) O Quadro C demonstra quantitativos de ocorrências que reduziram
definitivamente, no exercício 2016, a força de trabalho, enquanto que, o Quadro D,
apresenta os afastamentos que reduziram, eventualmente em 31/12/2016, a força de
trabalho disponível no Órgão.
f) O Arquivo nacional está distante das decisões ministeriais, principalmente
pelo fato de ser uma Unidade Administrativa e não um órgão autônomo (Autarquia),
principalmente nas questões de orçamento e atos administrativos.
70
g) Com relação ao item anterior, evidencia-se a ausência de uma área jurídica,
fazendo com que todos os processos sejam encaminhados para o Ministério da Justiça e
Segurança Pública, em Brasília/DF, perdendo-se tempo precioso para conclusão de atos
administrativos.
6.1.1.1.1 Qualificação e Capacitação da Força de Trabalho
O quadro de pessoal do Arquivo Nacional é formado por servidores que
ingressaram no Órgão nos anos oitenta, servidores vindos de órgãos extintos nos anos
noventa, servidores concursados em 2006 e servidores removidos e redistribuídos nos
últimos anos. Apesar de uma força de trabalho diversificada, os servidores vêm se
qualificando ao longo dos anos, estando aptos à realização de suas atividades, ainda que
sempre sejam necessários aprimoramentos e atualizações de conhecimentos.
Nos últimos anos, novas atribuições vem sendo
demandadas pela administração pública federal, pelas políticas públicas e pela
sociedade. Essas exigências requerem que os servidores e o Órgão se atualizem
constantemente. No último ano, houve também mudanças na gestão, iniciando com a
nomeação de um novo Diretor-Geral, que trouxe para os servidores novos desafios.
Ademais, o envelhecimento da força de trabalho do Arquivo Nacional implica na
preparação dos servidores para atividades antes realizadas pelos seus colegas de
trabalho que se aposentaram.
Neste sentido, no decorrer de 2016, foram realizadas ações que capacitaram 297
servidores, visando desenvolver as competências institucionais por meio das ações
individuais, na busca pelo cumprimento da missão institucional.
Quadro 46 - E – Servidores capacitados
ÁREA SERVIDORES CAPACITADOS
Comunicação 27
Desenvolvimento Gerencial 24
Educação 3
Ética 102
Gestão de Informação 38
Gestão de Pessoas 38
Informática 48
Logística 10
Planejamento 7
Total no Exercício 297
Fonte: Equipe de desenvolvimento
Apesar do número de ações realizadas, o fracionamento do orçamento e o
alongamento dos trâmites necessários à efetivação dos eventos, devido a publicação da
Portaria nº 611, de 10 de junho de 2016, pelo Ministério da Justiça e Segurança
71
Pública, reduziram o atendimento ao solicitado pelas unidades, que inclui ações de
capacitação transversais, ações de capacitação específicas e participação em eventos
técnico-científicos, muitas vezes inviabilizados, também, pela ausência de recursos
orçamentários e financeiros para as diárias e passagens, além da relevante capacitação
gerencial, demandas crescentes, resultado das mudanças no cenário nacional e
internacional.
Quadro 47 F - Escolaridade
ESCOLARIDADE HOMENS MULHERES TOTAL
Alfabetizado sem Cursos Regulares 4 0 4
Ensino Fundamental Incompleto 0 1 1
Ensino Fundamental 18 12 30
Ensino Médio 91 49 140
Ensino Superior Incompleto 1 0 1
Ensino Superior 112 188 300
Mestrado 14 6 20
Doutorado 2 6 8
242 262 504
72
6.1.2 Demonstrativo das Despesas com Pessoal
Quadro 48 – Despesa com pessoal
Tipologias/ Exercícios
Vencimentos e Vantagens Fixas
Despesas Variáveis Despesas de Exercícios
Anteriores
Decisões Judiciais
Total
Retribuições Gratificações Adicionais Indenizações Benefícios Assistenciais
e Previdenciários
Demais
Despesas
Variáveis
Membros de Poder e Agentes Políticos
Exercícios 2016 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
2015 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Servidores de carreira vinculados ao Órgão da Unidade Jurisdicionada
Exercícios 2016 13.212.149,59 3.635.348,12 28.609.013,90 1.150.480,13 3.666.105,73 216.451,46 66.762,02 672.654,90 84.574,83 51.312.540,68
2015 12.423.166,29 3.619.302,39 26.882.813,23 1.117.587,14 2.976.809,86 57.881,09 49.101,26 5.886,43 67.461,88 47.200.009,57
Servidores de Carreira SEM VÍNCULO com o Órgão da Unidade Jurisdicionada - Requisitados
Exercícios 2016 00,0 248.728,19 1.131.426,78 0,00 18.550,30 0,00 00,0 00,0 00,0 1.398.705,27
2015 0,00 0,00 1.121.861,26 0,00 19.422,05 0,00 0,00 0,00 0,00 1.141.283,31
Servidores SEM VÍNCULO com a Administração Pública (exceto temporários)- Nomeados Cargo Comissão
Exercícios 2016 126.346,56 0,00 0,00 0,00 17.902,60 0,00 0,00 0,00 0,00 144.249,16
2015 165.543,39 0,00 0,00 0,00 11.673,15 0,00 0,00 0,00 0,00 177.216,54
Servidores Cedidos com Ônus
Exercícios 2016 319.833,87 0,00 420.415,75 12.712,28 10.221,32 0,00 0,00 0,00 0,00 812.951,62
2015 319.427,73 0,00 467.988,03 20.166,30 39.855,05 46.372,00 0,00 0,00 0,00 851.709,11
Servidores com Contrato Temporário
Exercícios 2016 13.286,02 0,00 0,00 0,00 6.234,00 0,00 0,00 0,00 0,00 19.520,02
215 12.932,88 0,00 0,00 0,00 6.732,00 00,00 0,00 0,00 0,00 19664,88
Fonte: Equipe de Pagamento
Fonte: Equipe de Pagamento
73
6.1.3 Gestão de Riscos Relacionados ao Pessoal
No exercício 2016, não foram detectados riscos na Gestão de Pessoas ou
indicadores alheios aos objetos mensurados na administração do Órgão, como o
absenteísmo, a doença ocupacional, a rotatividade (turnover), a disciplina e, ainda,
aposentadoria versus reposição do quadro, apesar de ser indicador futuro de risco, visto
a idade avançada dos servidores e seus respectivos tempos de contribuição.
6.1.3.1 Irregularidades na Área de Pessoal
Não foram detectadas, no exercício 2016, irregularidades relacionadas à Área de
Pessoal.
6.1.3.2 Acumulação Indevida de Cargos, Funções e Empregos Públicos
A Coordenação de Recursos Humanos do Arquivo Nacional-
CORHU/COAD/AN desconhece a existência de servidores que acumulem cargos,
funções ou empregos públicos indevidamente no Quadro de Pessoal do Arquivo
Nacional. Sendo assim, inexistem notificações feitas a servidores, por não haver
registros desta ocorrência.
Convém ressaltar que os casos referentes ao presente assunto são detectados pelo
Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, através de batimentos do
sistema SIAPE, por extração de dados como Nome, Matrícula e CPF dos servidores
públicos. A partir daí, caso detectada a situação, tal Ministério estabelece diretrizes para
regularização das mesmas.
6.1.3.3 Indicadores Gerenciais sobre Recursos Humanos
Esclarecemos que este Órgão é gerenciado pelos indicadores desenvolvidos pelo
Ministério da Justiça e Segurança Pública, através de objetivos, metas e ações
implementados na organização dos assuntos afetos à área de Recursos Humanos.
O estágio no Arquivo Nacional é coordenado, acompanhado e avaliado pela
Coordenação de Recursos Humanos, observando as competências institucionais das
unidades, a área de formação do estudante, a força de trabalho e a disponibilidade
orçamentária e financeira.
74
As atividades dos estagiários são supervisionadas pelas coordenações e a
presença dos estagiários contribui notadamente para o desempenho das atividades do
Arquivo Nacional.
O Arquivo Nacional não possui estrutura de controles internos/externos.
Demonstrativo do Cumprimento, por Autoridades e Servidores Da UJ, da Obrigação de
Entregar a DBR
Quadro 49 – Demonstrativo do cumprimento das obrigações de entrega a DBR
Detentores de Cargos e Funções
Obrigados a entregar a DBR
Situação em Relação às Exigências da Lei
nº 8.730/93
Momento da Ocorrência da Obrigação de
entregar a DBR
Posse ou
Início do
Exercício de
Cargo,
Emprego ou
Função
Final do
Exercício de
Cargo,
Emprego ou
Função
Final do
Exercício
Financeiro
Autoridades
(Incisos I a IV do art. 1º da Lei nº
8.730/93)
Obrigados a entregar a DBR 0 0 0
Entregaram a DBR 0 0 0
Não cumpriram a obrigação 0 0 0
Cargos Eletivos
Obrigados a entregar a DBR 0 0 0
Entregaram a DBR 0 0 0
Não cumpriram a obrigação 0 0 0
Funções Comissionadas
(Cargo, Emprego, Função de Confiança ou
em Comissão)
Obrigados a entregar a DBR 18 17 35
Entregaram a DBR 18 17 35
Não cumpriram a obrigação 0 0 0
Fonte: Coordenação de Recursos Humanos
75
Situação do Cumprimento das Obrigações
Os servidores do Arquivo Nacional, incluídos no Inciso VII da Lei nº 8.730/93,
autorizaram o acesso por meio eletrônico às cópias de suas DBR, apresentadas à
Secretaria da Receita Federal do Brasil, conforme previsto na Portaria Interministerial
MP/CGU nº 298, de 6 de setembro de 2007.
De acordo com o Art. 5º da citada Portaria, as informações apresentadas serão
acessadas somente pelos servidores dos órgãos de controle interno e externo, para fins
de análise da evolução patrimonial do servidor.
Quanto aos servidores que porventura não cumprem a obrigação de entregar a
DBR (Lei nº 8.730/93) ou não autorizam o acesso por meio eletrônico (Portaria
Interministerial MP/CGU nº 298/07), a Coordenação de Recursos Humanos providencia
emissão de informativos aos mesmos, contendo o preconizado no Art. 3º da Lei nº
8.730, de 10 de novembro de 1993, e os consequentes efeitos legais, caso persistam tais
situações, não ocorridas no Exercício 2016.
76
6.1.4 Contratação de pessoal de apoio e de estagiários
6.1.4.1 Contratação de pessoal de apoio
Quadro 50 - Contratação de pessoal de apoio
Unidade Contratante
Nome: ARQUIVO NACIONAL
Informações sobre os Contratos
Ano
do
Contrato
Objeto
CNPJ
Período contratual de Execução das
Atividades Contratada
Nível de escolaridade mínimo exigido dos
trabalhadores contratados
Sit.
Início
Fim
2013 Limpeza, Conservação e Asseio da sede no RJ 09.378.566/0001-26 08/07/2013 01/05/2016 Fundamental E
2016 Limpeza, Conservação e Asseio da Coordenação
no DF
68.565.530/0001-10 02/05/2016 01/05/2017 Fundamental P
2013 Copeiragem 68.719.277/0001-02 29/07/2013 28/07/2017 Médio P
2012 Brigadistas 34.115.188/0001-35 01/06/2012 31/05/2017 Médio P
2012 Recepcionistas 03.575.979/0001-14 18/09/2012 17/09/2017 Médio P
2015 Informática 00.308.141/0001-76 18/06/2015 17/06/2017 Médio P
2016 Monitoramento TV 05.364.164/0001-11 07/02/2016 06/02/2017 Médio E
2012 Informática 07.757.473/0001-87 14/05/2012 12/05/2017 Médio P
2012 Limpeza – DF 08.247.960/0001-62 01/10/2012 30/09/2017 Fundamental P
2016 Manutenção predial 02.566.106/0001-82 06/01/2016 05/01/2018 Fundamental P
77
2012 Vigilância – DF 01.066.493/0001-25 06/06/2012 05/06/2017 Médio P
2012 Vigilância – RJ 71.755.201/0001-47 01/06/2012 31/05/2017 Médio P
2013 Manutenção Ar Condicionado 03.117.803/0001-19 02/01/2013 02/01/2018 Médio P
2013 Informática 00.680.928/0001-00 09/01/2013 08/01/2017 Superior P
2016 Movimentação de acervo 00.660.928/0001-00 24/03/2016 23/03/2018 Fundamental P
78
6.1.4.2 Contratação de Estagiários
O estágio no Arquivo Nacional é coordenado, acompanhado e avaliado pela
Coordenação de Recursos Humanos, observando as competências institucionais das
unidades, a área de formação do estudante, a força de trabalho e a disponibilidade
orçamentária e financeira. A realização do estágio só é possível com a contratação de
um agente de integração.
O último contrato com o agente de integração para atuar no Rio de Janeiro
encerrou-se em outubro de 2015, sem que nenhum estagiário ingressasse, devido à
restrição orçamentária e à inexperiência da empresa contratada. Nova licitação está em
andamento desde novembro de 2016, quando foi aberto processo administrativo para a
contratação de novo agente de integração. Desse modo inexistindo dados
complementares.
O atual contrato com o agente de integração para atuar na Coordenação Regional
em Brasília – DF teve início em 12 de novembro de 2015.
As despesas orçamentárias com estagiários encontram-se em “Demonstrativo
das Despesas com Pessoal”, exercícios 2015 e 2016.
As áreas prioritárias são definidas pela Direção-Geral. Cada unidade de trabalho
define as oportunidades de estágio que pode disponibilizar, assim como as áreas de
formação do estudante, observando o previsto na Orientação Normativa nº 2, de 24 de
junho de 2016.
As atividades dos estagiários são supervisionadas pelas unidades de trabalho,
que oferecem a experiência prática, através da participação em atividades ou projetos
que guardam correlação com a área de formação do estagiário. A presença dos
estagiários contribui notadamente para o desempenho das atividades do Arquivo
Nacional.
Em 31/12/2015 apresentou-se o quantitativo de 03 (três) estagiários e em
31/12/2016 o total de 04 (quatro) estagiários todos da área fim.
79
6.2 Gestão do Patrimônio e infraestrutura
6.2.1 Gestão do Patrimônio imobiliário da União
6.2.1.1 Demonstração da situação dos imóveis da União
Quadro 51 - Distribuição espacial dos bens imóveis de uso especial
LOCALIZAÇÃO
GEOGRÁFICA
QUANTIDADE DE IMÓVEIS DE PROPRIEDADE DA UNIÃO DE
RESPONSABILIDADE DA UJ
EXERCÍCIO 2016 EXERCÍCIO 2015
BRASIL
RIO DE JANEIRO
1
1
6001 – Rio
de Janeiro 01 1 1
DISTRITO
FEDERAL
1
1
9071 – Brasília 1 1
Subtotal Brasil 2 2
EXTERIOR PAÍS 1 - -
cidade 1 - -
Subtotal Exterior 2 2
Total (Brasil + Exterior) 2 2
Quadro 52 - Imóveis de propriedade da União sob responsabilidade da UPC
UG
RIP
Regi
me
Estado de
Conservação
Valor do Imóvel Despesa no Exercício Valor
Histórico Data da
Avaliação Valor
Reavaliado Com
Reformas Com
Manutenção
200247 600102195.500-0 13 3 95.926.851 20/09/2012 171.821.002 - 2.413.973
200247 970124330.500-3 13 3 952.732 26/03/2012 12.010.230 - 65.540
Total
- 2.479.513
Fonte: SIAFI e SPIUNET
80
6.2.1.1.1 - Informações sobre a gestão dos ativos imobiliários
A sede está localizada na Praça da República nº 173, Centro, Rio de Janeiro,
sendo composta por um conjunto arquitetônico constituído por 9 (nove) blocos
edificados, num total de 50.000 m² de área construída, dos quais 25.000 m² são
tombados pelo Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional - IPHAN. Suas
instalações possuem 10 (dez) elevadores, sistemas de ar-condicionado central, com
rígido controle de temperatura e umidade, 2 (duas) subestações de transformação de
energia, grupos geradores, sistema de combate a incêndio, sistema de aterramento das
edificações, rede estabilizada de computadores, depósito de obras raras e sala cofre .
6.2.1.1.2 Informações sobre as principais obras e serviços de engenharia relacionados
a atividade-fim
O orçamento para as despesas administrativas aprovado na LOA 2016 foi, a
princípio, de R$ 13.069.688,00, com o remanejamento orçamentário da ordem de R$
1.372.900,00, Crédito Adicional (cancelamento orçamentário correspondente feito de
outras Unidades do MJ) no valor de R$ 4.725.000,00 totalizando um orçamento final
de R$ 19.167.588,00, sendo R$ 40.210,00 para materiais permanentes. Os referidos
valores tiveram por finalidade principal atender a demanda orçamentária dos
contratos de serviços continuados, bem como realizar e concluir contratações
inadiáveis, como por exemplo: substituição de chillers do sistema de
condicionamento de ar, pois o gás utilizado no sistema ficará proibido de
comercialização a partir de 2016; a contratação de empresa especializada em
manutenção preventiva e corretiva do conjunto arquitetônico tombado da União para
a execução de sua missão institucional, a fim de preservar as vidas e o patrimônio; a
contratação de empresa especializada para prestação de serviço de circuito fechado de
TV (CFTV), abrangendo o fornecimento e instalação de cabeamento estruturado,
gerenciamento, instalação, operação e a manutenção preventiva e corretiva de todo o
sistema, sob a forma de comodato, com a modernização do sistema de
monitoramento, já obsoleto, com pequena capacidade de armazenamento de imagens
e sem peças de reposição, a fim de garantir a segurança e integridade ao acervo, dos
servidores, terceirizados, consulentes/usuários e visitantes nas dependências do
Arquivo Nacional; compra e instalação de 4 (quatro) novos elevadores para o Prédio
F, local onde abriga-se 90% (noventa por cento) do acervo, sendo 2 (dois) elevadores
sociais e 2 (dois) de carga, otimizando assim o acesso do acervo aos consulentes.
81
Foram adquiridos materiais permanentes da ordem de R$ 40.024,28, com o
objetivo de melhor a estrutura física do conjunto arquitetônico, bem como otimizar o
trabalho das Coordenações no desempenho de suas funções.
Foi renovada a iluminação da Sala de Leitura adequando a luminosidade aos
padrões exigidos.
Com considerável capacidade de armazenamento, as estantes autoportantes da
COREG apresentam uso muito abaixo de sua real possibilidade em função da falta
de iluminação das áreas de acesso. Levando-se em conta que a COREG funciona em
um imóvel parcialmente desmembrado da Imprensa Nacional. Por determinação do
Corpo de Bombeiros será necessário o desmembramento do fornecimento de energia
elétrica, bem como, demais serviços públicos. Será contratada uma empresa para
elaboração de projeto e aprovação junto a Companhia de Energia Elétrica de
Brasília. A contratação de empresa para a execução do projeto aprovado deverá
ocorrer ainda em 2017.
Em 2016 foi aprovado o novo projeto de combate a incêndio e pânico,
aprovado junto ao corpo de bombeiros do estado do Rio de Janeiro, que deverá ser
executado em sua totalidade, segundo a legislação vigente, até 2019. Em 2017,
deverão ser contratadas todas as obras previstas no projeto, para o Prédio F, já que o
mesmo abriga 90% (noventa por cento) do acervo. Essas intervenções deverão ter um
custo aproximado de R$ 3.000.000,00 (três milhões de reais).
6.3 Gestão de Tecnologia de Informação
6.3.1 Principais Sistemas de Informações
Atualmente, o AN tem dois sistemas principais, o SIAN e o MR, onde que o
objetivo desses sistemas é gerir toda documentação textual recolhida neste órgão e
disponibilizar o acesso à consulta de toda essa documentação com nível de acesso
público. A manutenção destes sistemas é realizada por profissionais terceirizados, com a
supervisão dos servidores lotados nesta coordenação.
A continuidade dos sistemas, bem como suas disponibilidades estão diante de
riscos:
- Financeiro: mudanças econômico-financeiras que impactam no projeto
- Estratégico: movimentos adversos às estratégias selecionadas para o projeto
- Operacionais: por conta de processos internos, pessoas e sistemas inadequados
82
- Financeiro: Probabilidade alta após medidas do governo para contenção de despesas.
Impacto muito alto, pois caso não tenha verba para pagar as empresas terceirizadas, não
será possível manter toda a infraestrutura e sistemas em pleno funcionamento.
Medidas para mitigar este risco estão no âmbito da alta gestão, que tenta
conseguir verba para manter os contratos com pagamento me dia.
- Estratégico: Probabilidade muito baixa, pois esta coordenação trabalha em conjunto
com a alta direção, sempre em consonância com o PDTI
- Operacionais: probabilidade média. Mais de um terço dos profissionais são
terceirizados, onde que capacitação se torna inviável para todos. Medidas para mitigar
este ricos são capacitar os servidores e estes se tornarem multiplicadores do
conhecimento, fazendo com que toda a equipe sempre esteja atualizada.
6.3.2 Informações sobre o Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação
(PETI) e sobre o Plano Diretor de Tecnologia da Informação (PDTI)
Descrevemos abaixo, de forma sucinta, os planos PETI e PDTI, apontando
alinhamento destes planos ao PEI.
Para alinhamento do PDTI, a COTIN procedeu levando em consideração as
orientações da Estratégia Geral de Tecnologia da Informação (EGTI) publicada em
outubro de 2012 pela SLTI/MPOG. Para tal, foi consolidada a lista de necessidades
das diversas áreas de negócio do Arquivo Nacional e também a lista de necessidades de
sustentação identificadas pela COTIN, com base no levantamento e análise das
informações relativas à infraestrutura, aos sistemas de informação implantados e em
desenvolvimento, aos procedimentos de controle adotados e aos recursos disponíveis.
Descrevemos abaixo os principais sistemas de informação, com seus objetivos,
funcionalidades e responsáveis técnicos da área de negócio e criticidade para a unidade.
O Sistema de Informações do Arquivo Nacional – SIAN: É um sistema que tem por
objetivo integrar os processos de trabalho fim da Instituição no intuito de dar acesso dos
documentos ao público em geral. Principais funcionalidades:
Registrar a descrição multinível dos documentos;
Registrar a entrada de documentos no Arquivo Nacional;
Registrar a localização física dos documentos;
Registrar as requisições dos consulentes ao acervo;
Registrar o vocabulário controlado;
Registrar informações da Memória da Administração Pública;
Consultar o acervo documental
Responsável técnico: Alfredo José Duarte Monteiro; Responsável pela Gestão:
Silvia Ninita de Moura Estevão. Criticidade para a unidade: alto
Memórias Reveladas - MR: O sistema Memórias Reveladas tem por objetivo
reunir, de forma cooperativa, informações sobre o acervo arquivístico relacionado à
83
repressão política no período 1964-1985, custodiado por diferentes entidades brasileiras.
Principais funcionalidades:
Registrar a descrição multinível dos documentos;
Consultar o acervo documental
Responsável técnico: Alfredo José Duarte Monteiro; Responsável pela Gestão:
Silvia Ninita de Moura Estevão. Criticidade para a unidade: alto
Repositório Digital - AN-Digital: Base de dados online que reúne de maneira
organizada documentos digitais, armazenando arquivos de diversos formatos das
demais instituições federais que enviam seus documentos para armazenagem quando os
mesmos chegam em sua faze permanente. Principais funcionalidades: ingestão,
preservação e disponibilidade para consulta dos documentos armazenados no
repositório. Responsável técnico: Alfredo José Duarte Monteiro; Responsável da área
de negócio: Cláudia Masset Lacombe Rocha. Criticidade para a unidade: Alta
Sobre o plano de capacitação do pessoal de TI, informamos que Embora o AN
desenvolva seu plano de capacitação para todos os servidores, através da CORHU, esta
coordenação preza pela capacitação como processo permanente e deliberado de
aprendizagem, com o propósito de contribuir para o desenvolvimento de competências
individuais, habilidades e atitudes necessárias ao desempenho das funções dos
servidores, visando ao alcance dos objetivos da instituição. Os servidores lotados nesta
coordenação receberam os seguintes treinamentos, onde podem-se observar os cursos
realizados neste período: Coaching
Em 2016 esta coordenação contou com 6 servidores do quadro de
permanente, 2 servidores cedidos e 19 contratados, prestadores de serviço.
Como processo de gerenciamento de TI, destacamos a Implantação do Gitlab
para versionamento dos códigos fonte dos sistemas desenvolvidos internamente.
Já, sobre projetos de TI desenovlvidos, informamos que Por questões
orçamentárias só foi possível executar um único projeto, o Contratação de Solução de
Antivírus e Antispam com implementação para todo ambiente de rede do Arquivo
Nacional. O projeto foi orçado em R$ 200.000,00, sendo gasto R$ 103.500,00.
Para mitigar eventual dependência tecnológica de empresas terceirizadas que
prestam serviços de TI para o AN, convoca-se servidores de outras instituição para
comporem o quadro de TI, através da concessão de gratificações.
84
6.4 Gestão Ambiental e sustentabilidade
6.4.1 - Adoção de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na
contratação de serviços ou obras
Todas as aquisições do Arquivo Nacional foram pautadas em critérios de
sustentabilidade co como procedência dos materiais, conteúdo reciclável, fonte não
poluidora, certificações de extração, emissão de radiação, nível de ruído, etc.
Nos últimos anos adquirimos mobiliário em MDF (mesas e armários), veículos
bicombustível e tetrafuel (gasolina pura, gasolina brasileira, álcool e gás natural), papel
reciclado, computadores com certificação do nível de emissão de radiação e nível de
emissão de ruídos.
Fizemos campanha e a implantação de copos permanentes em substituição aos
descartáveis, o convênio com a cooperativa para reciclagem de papel.
Na unidade ocorre separação dos resíduos recicláveis descartados, bem como
sua destinação a associações e cooperativas de catadores, conforme dispõe o Decreto nº
5.940/2006.
As Contratações realizadas pela unidade, na modalidade de Pregão Eletrônico,
atendem ao disposto no Decreto nº 7746/2012 , estabelecendo critérios , ora na
especificação técnica do objeto, ora na obrigação das Contratadas no sentido de
obedecer a critérios e praticas de sustentabilidade
85
7 – RELACIONAMENTO COM A SOCIEDADE
7.1 Canais de acesso do cidadão
7.1.1 Serviço de atendimento direto, de forma presencial.
O Arquivo Nacional atende a consultas em sua sede, no Rio de Janeiro, nos dias
úteis de 7h30 às 19h30, com entrada até 18h30) e em sua unidade regional, no Distrito
Federal, nos mesmos dias e horários. Nos seguintes endereços:
Sala de Consultas Arquivo Nacional - Sede Praça da República, 173 – Centro – CEP
20211-350 – Rio de Janeiro – RJ
Sala de Consultas da Coordenação Regional do Arquivo Nacional Setor de Indústrias
Gráficas, Quadra 6, Lote 800 - Prédio Anexo da Imprensa Nacional - CEP 70610-460 –
Brasília – DF
O acesso presencial é imediato a cópias de documentos no suporte disponível
(disco óptico, microfilme, fitas videomagnéticas, fitas audiomagnéticas). Documentos
originais podem ser consultados mediante agendamento.
Podem ser fornecidas reproduções de documentos por meio de cópia em papel,
em disco óptico (CD e DVD, fornecidos pela instituição) e em meio videomagnético,
mediante a entrega do suporte (fitas Mini DV ou Betacam analógica) pelo usuário. Em
todos os casos, após pagamento de Guia de Recolhimento da União (GRU), conforme
Tabela de prazos e valores dos serviços de reprodução realizados pelo Arquivo Nacional
definida em Ordem de serviço própria.
São emitidas também, gratuitamente, certidões probatórias nas formas de extrato
de documento e “nada consta”. Podem ainda ser fornecidas transcrições integrais de
documentos, mediante pagamento antecipado de Guia de Recolhimento da União
(GRU), conforme Tabela de prazos e valores dos serviços de reprodução realizados pelo
Arquivo Nacional definida em Ordem de serviço própria.
7.1.2 1 Serviço de atendimento à distância
O serviço de atendimento a distância é oferecido a pessoas físicas e jurídicas
(públicas e privadas) nacionais e estrangeiras, por meio de correspondência postal,
eletrônica ou fax, com prestação de informações sobre a documentação de interesse,
orientação de referência e envio de reproduções ou certidões.
Canais disponíveis ao usuário para atendimento à distancia:
o Sistema web. Url: http://sian.an.gov.br/sianex/consulta/login.asp
o Email:[email protected];
o Correios (Postal). Endereço de envio:
86
o Atendimento à distância do Arquivo Nacional: Praça da República, 173 –
Centro – CEP 20211-350 – Rio de Janeiro – RJ
o Atendimento à distância da Coordenação Regional do Arquivo Nacional:
Setor de Indústrias Gráficas, Quadra 6, Lote 800 – Prédio Anexo da
Imprensa Nacional – CEP 70610-460 – Brasília – DF
7.1.2.2 - Consultas Online
Consultas online ao acervo do Arquivo Nacional podem ser feitas por meio
das Bases de Dados do Arquivo Nacional ou da equipe de Atendimento a
Distância: [email protected].
7.1.3 Outros serviços
7.1.3.1 Serviço de Informação ao Cidadão
O Serviço de Informação ao Cidadão - SIC, previsto na Lei de Acesso à
Informação, destina-se a atender as solicitações de informações sobre o acervo
produzido pela Instituição de 1985 até hoje [email protected]
7.1.3.2 Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)
Informações sobre o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), colegiado que
normatiza a política arquivística nacional podem ser obtidas por meio do
site: www.conarq.gov.br ou do e-mail [email protected]
7.1.3.3 Solicitações da Imprensa
Solicitações da imprensa devem ser encaminhadas para a Assessoria de
Comunicação. [email protected]
7.1.3.4 Atendimento Ouvidoria Arquivo Nacional
A Ouvidoria é o seu canal para encaminhar ao Arquivo Nacional , sugestão,
elogio, reclamação ou denúncia sobre os serviços prestados pelo órgão ou sobre seus
servidores.
87
A Ouvidoria do Arquivo Nacional é uma ouvidoria setorial da Ouvidoria-Geral
do Ministério da Justiça e segue as normas do Sistema de Ouvidorias do Poder
Executivo Federal sob a responsabilidade da Ouvidoria-Geral da União.
As demandas apresentadas à Ouvidoria do Arquivo Nacional devem ser feitas
exclusivamente pelo sistema de Ouvidoria Eletrônico do Ministério da Justiça e
Cidadania.
7.1.3.5 Formas de Recebimento das Demandas
a – Pessoalmente na sede no Rio de Janeiro – Sala P2-05
b – Por formulário escrito e urnas disponibilizadas antes das Salas de Consultas
na Sede (RJ) e na COREG (BSB)
c – Pelo e-mail da Ouvidoria ([email protected] )
d – Por formulário eletrônico no portal do Ministério da Justiça
(http://www.ouvidoriageral.mj.gov.br/ouvidoria )
e – Por telefone (21 2179-1326)
88
7.1.4 Registro de dados gerenciais e estatísticos sobre a quantidade de solicitações
No exercício de 2016, 41.306 usuários contataram a instituição, ao final dos atendimentos foram feitas 5.852 requisições, envolvendo
29.725 documentos, que geraram GRUs no valor de R$ 120. 489,50.
Tabela 1 – Número de usuários
LOCAL E NÚMERO DE USUÁRIOS
MODALIDADE JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ TOTAL
PRESENTE - RJ 1.236 1.196 1605 1.522 1.728 1.341 1.143 973 1.274 1.822 1.899 1.092 16.831
PRESENTE - DF 121 84 215 146 127 117 94 141 101 32 83 30 1.291
A DISTÂNCIA 1.551 1.302 1.527 2.525 2.178 2.106 1.775 1.597 2.101 2.292 2.334 1.896 23.184
TOTAL DE
USUÁRIOS 2.908 2.582 3.337 4.193 4.033 3.564 3.012 2.711 3.376 4.146 4.316 3.018 41.306
TOTAL REQUISIÇÕES DE SERVIÇOS DE CÓPIAS, AUTENTICAÇÕES E TRANSCRIÇÕES 5.852
TOTAL DE DOCUMENTOS REQUISITADOS 29.725
TOTAL R$ RECEBIDO DE GRUs RELATIVAS AO SERVIÇO R$
120.489,
5
89
7.1.4.1 Sala de Consultas
Tabela 2 – Total de atendimentos na Sala de Consultas
7.1.4.2 – Atendimento à Distância
Tabela 3 – Atendimento à Distância
90
7.1.4 .3 – Coordenação-Geral do Distrito Federal
Tabela 4 – Total de atendimento na COREG
7.1.4 .4 – Difusão do Acervo Tabela 85– Difusão do Acervo
91
7.1.4 .5 – Acesso aos sítios institucionais do Arquivo Nacional
Tabela 6 – Acesso aos sítios institucionais do Arquivo Nacional
92
7.1.4 .6 Relatório de ouvidoria
Quadro 53 – Demandas da Ouvidoria
93
Formas de Recebimento das Demandas
a – Pessoalmente na sede no Rio de Janeiro – Sala P2-05
b – Por formulário escrito e urnas disponibilizadas antes das Salas de Consultas na Sede
(RJ) e na COREG (BSB)
c – Pelo e-mail da Ouvidoria ([email protected] )
d – Por formulário eletrônico no portal do Ministério da Justiça
(http://www.ouvidoriageral.mj.gov.br/ouvidoria )
e – Por telefone (21 2179-1326)
7.2 – Carta de Serviço ao Cidadão
Com base no Decreto n. 6.932, de 11 de agosto de 2009, que prevê a
simplificação do atendimento público, instituindo a Carta de Serviços ao Cidadão, o
Arquivo Nacional desenvolveu sua Carta de Serviços ao Cidadão, que ratifica o
compromisso institucional com a busca contínua pela excelência na execução de sua
missão, que compreende, sobretudo, o atendimento ao usuário. O objetivo do
documento é divulgar os compromissos de qualidade assumidos com os usuários dos
serviços oferecidos pela Instituição, informando e munindo o cidadão de instrumentos
capazes de permitir sua participação efetiva no processo de modernização do setor
público. A Carta de Serviços ao Cidadão está acessível via página inicial do portal
institucional e disponível no endereço
http://www.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=172. Anexa à Carta
encontra-se a Tabela de Prazos e Valores dos Serviços de Reprodução Realizados.
7.3 Aferição do grau de satisfação dos ciadadãos-usuários
A Coordenação-Geral de Acesso e Difusão Documental - COACE do Arquivo
Nacional instituiu, no ano de 2016, o Núcleo de Estudos do Uso e do Usuário da
Informação (NEU) que tem, dentre suas competências, coletar dados e realizar análises
sobre o uso e os usuários dos acervos custodiados pelo Arquivo Nacional e sugerir
ações à Coordenação de Consultas ao Acervo com a finalidade de melhorar a qualidade
do atendimento do usuário no Arquivo Nacional.
A equipe do NEU realizou em novembro de 2016, em colaboração com a Universidade
Federal do Estado do Rio de Janeiro - UNIRIO, pesquisa sobre a qualidade do
atendimento, com o objetivo de realizar uma primeira avaliação do atendimento
presencial do ponto de vista dos usuários, com a finalidade de desenvolver plano de
ampliação da qualidade do atendimento. O questionário aplicado buscava identificar o
perfil do usuário, sua avaliação do serviço de referência, instrumentos de pesquisa e
infraestrutura de apoio ao atendimento, assim como abrir um canal para o recebimento
de críticas e sugestões de melhoria.
94
Foram obtidos os seguintes resultados:
· 43% dos respondentes pesquisavam no Arquivo Nacional pela primeira vez, 29%
há menos de um ano e 28% há um ano ou mais.
· As pesquisas pessoal ou probatória eram o objetivo de 44% dos usuários,
enquanto a pesquisa acadêmica era o objetivo de 29% do público.
· 40% tinham pós-graduação, strictu-sensu ou lato-sensu, 27% tinham nível
superior completo, 20% ensino médio ou fundamental e 13% nível superior incompleto
· A maioria dos respondentes tinha formação em História.
· Quanto à avaliação do atendimento, 80% consideraram ótimo o suporte oferecido
pelos funcionários do balcão de atendimento, enquanto 18% consideravam bom este
suporte e 2% o consideravam regular ou ruim.
· 49% consideraram ótima a disponibilização e a rapidez no acesso, enquanto 47%
avaliaram como bom e 4% regular ou ruim.
· 52% consideraram bons os instrumentos de pesquisa, 34% os consideram ótimos,
8% regular ou ruim e 6% não responderam ou não os utilizaram.
· Quanto à infraestrutura (prédio, equipamentos e móveis), 55% a consideram
otima, 40% boa, e 5% regular. Sobre o wi-fi, 36% dos usuários não respondeu, 21% o
consideram bom, 14% o consideram ótimo, 13% não usou e 16% o consideram regular
ou ruim. Este item foi o que teve mais anotações manuscritas à margem, como: “Não
tem” e interrogações.
· No campo de livre preenchimento destinado a opinião, sugestão ou crítica
(positiva ou negativa) sobre o Arquivo Nacional, 37 usuários deixaram suas
observações (37,4%). Destas, 65% são elogios. Dentre as críticas, há demandas de
visitas ao prédio (serviço existente, mas necessitando maior divulgação), água gelada,
mais funcionários no atendimento e ampliação da digitalização do acervo. Destaca-se
ainda as observações quanto à demora no agendamento da consulta, a falta de
acessibilidade das instalações, a falta de instrumentos de pesquisa para alguns fundos
(especificamente o GIFI) e a inexistência de wifi.
O resultado dessa pesquisa, feita em parceria com a UNIRIO, será usado pelo
NEU/A.N. para elaborar o novo formulário de satisfação dos usuários, e que substituirá
os formulários que eram usados em anos anteriores.
7.4 Mecanismos de transparência das informações relevantes sobre a atuação da
unidade
As informações de transparência do Arquivo Nacional podem ser encontradas no portal:
http://arquivonacional.gov.br/institucional/relatorios-de-atividades-e-gestao.html
http://arquivonacional.gov.br/auditorias.html
http://arquivonacional.gov.br/convenios.html
95
http://arquivonacional.gov.br/despesas.html
http://arquivonacional.gov.br/licitacoes-e-contratos.html
http://arquivonacional.gov.br/servidores-e-terceirizados.html
7.5 Medidas para garantir e acessibilidade aos produtos, serviços e instalações.
O Arquivo Nacional reconhece a importância da questão de acessibilidade tanto
ao espaço físico de sua sede quanto a seus sistemas informatizados de bancos de dados e
pesquisa. Em agosto de 2016 recebemos a visita da Secretaria Nacional dos Direitos da
Pessoa com Deficiência, o que reforçou o posicionamento da instituição em tomar
medidas para aumentar sua acessibilidade.
Infelizmente, nossos esforços em ambas as áreas devem levar em consideração a
realidade legal de que, como nossa sede é tombada pelo IPHAN, qualquer projeto para
alterar sua estrutura deve obedecer à legislação do tombamento. Igualmente a
quantidade, variedade dos acervos que disponibilizamos online resulta em uma
complexidade de nossas bases de dados e sítios eletrônicos, que dificulta seu acesso.
Mesmo assim, vem se buscando aprimorar e ampliar a questão de acessibilidade
no Arquivo Nacional mediante as seguintes práticas:
A Coordenação de Recursos Humanos informa que vem realizado anualmente
treinamento em curso de Libras (linguagem brasileira de sinais) para servidores do
Arquivo Nacional, em parceria com o Instituto Nacional de Educação de Surdos / INES.
Ademais, o Núcleo de Assistência à Saúde do Servidor - NASS procura acompanhar os
servidores com deficiência para possível readaptação de tarefas, atribuições e
responsabilidades compatíveis com a limitação que tenham sofrido após inspeção
médica.
A Coordenação de Tecnologia de Informática - COTIN esclarece que busca
atender a todos os padrões de governo e garantir acessibilidade tanto nos novos serviços
eletrônicos quantos nos legados. Dentre as medidas adotadas foram citadas:
- Constante busca de conhecimento da legislação que envolve acessibilidade;
- Estimular servidores e colaboradores a realizarem capacitações sobre acessibilidade
em ambientes digitais;
- Requisitos de acessibilidade, segundo eMAG, são observados em todos os processos
de desenvolvimento de sítios, portais e serviços eletrônicos;
- Em contratações de fábrica de software há citação explicita sobre os requisitos de
acessibilidade assim como as sanções para o seu não atendimento; e
- Validações de acessibilidade nos ambientes digitais.
96
E por fim, a Coordenação de Recursos Logísticos - COLOG esclareceu que a
sede do Arquivo Nacional possui acesso por elevadores nos níveis de rua, alimentados
por grupos geradores, não havendo, assim, risco de falta de energia, o que garante a
acessibilidade de forma constante nos blocos P, A, B, C e F. Além disso, 3 rampas
foram colocadas nas dependências do Arquivo Nacional, duas no hall do Bloco P
(acesso ao salão de exposições e sala de consulta) e uma de acesso do pátio ao bloco A.
Para médio prazo, foi aberto processo no começo de 2017, para implementação
de uma programação para adequação de acessibilidade e nova programação visual,
segundo manual do Ministério do Planejamento de 2015. O IPHAN está examinando
esse projeto para verificar se as mudanças propostas são legalmente realizáveis em um
prédio tombado.
97
8 . DESEMPENHO FINANCEIRO E INFORMAÇÕES CONTÁBEIS
8.1 Tratamentos contábil de depreciação, da amortização e da exaustão de itens do
patrimônio e avaliação e mensuração de ativos e passivos. Quadro 54 Depreciação, Amortização, Exaustão e Mensuração de Ativos e Passivos
8.1 Informações Sobre a Adoção de Critérios e Procedimentos Estabelecidos pelas Normas
Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público
8.1.1 Depreciação, Amortização, Exaustão e Mensuração de Ativos e Passivos
Denominação completa (UPC) Código da UG
Arquivo Nacional 200247
1. Aplicação, pela UJ, dos dispositivos contidos nas NBC T 16.9 e NBC T 16.10
a) NBC T 16.9
A referida norma estabelece critérios e procedimentos para o registro contábil da
depreciação, amortização e exaustão, apurados sobre os valores dos bens componentes do Ativo
Imobilizado, Intangível e Investimentos, integrantes do grupo Não-Circulante do Balanço
Patrimonial de entidades do setor público.
Em complemento a esta norma, a Coordenação de Contabilidade/MJ orienta às unidades
gestoras do órgão que observem os procedimentos contábeis estabelecidos pela Secretaria do
Tesouro Nacional, nas Macrofunções 02.03.30–Depreciação, Amortização e Exaustão na
Administração Direta da União, Autarquias e Fundações - e 02.03.35 – Reavaliação e redução ao
valor recuperável -, com vistas a aplicar a metodologia para estimar a vida útil econômica do
ativo, a metodologia de cálculo da depreciação, amortização e exaustão, bem como as taxas
utilizadas para os cálculos de depreciação.
O Arquivo Nacional, no entanto, não registrou adequadamente a reavaliação, redução a
valor recuperável e depreciação dos bens patrimoniais registrados no Sistema Integrado de
Administração Financeira do Governo Federal – SIAFI, sendo as justificativas apresentadas no
item “2” desse relatório.
98
b) NBC T 16.10
A Unidade Gestora 200247 - Arquivo Nacional, não aplica integralmente os dispositivos
contidos na Norma Brasileira de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público - NBC T 16.10, que
define critérios e procedimentos para avaliação e mensuração de ativos e passivos integrantes do
patrimônio de entidades do setor público.
Os procedimentos contábeis são estabelecidos também em conformidade com as
metodologias indicadas pela Secretaria do Tesouro Nacional e demais normativos relacionados
ao tema.
As análises evidenciaram o que segue:
b.1) Disponibilidades
As disponibilidades são mensuradas ou avaliadas pelo valor original. A Unidade não
possui registros de disponibilidades em moeda estrangeira nem recursos aplicados.
b.2) Créditos e Dívidas
Os direitos e obrigações são mensurados ou avaliados pelo valor original. A Unidade não
faz estimativa pelos prováveis valores de realização para o ativo, não constituindo provisões para
perdas.
b.3) Estoques
Os bens em estoques são mensurados ou avaliados com base no valor de aquisição. O
método de mensuração e avaliação das saídas do estoque é o custo médio ponderado.
b.4) Investimentos permanentes
O Arquivo Nacional, unidade gestora executora 200247, não possui registro de
investimentos permanentes.
b.5) Imobilizado
A unidade gestora 200247 possui registro de bens móveis e imóveis, cujas faltas de
reavaliação e depreciação encontram-se justificadas no item “2” desse relatório.
99
b.6) Intangível
A unidade gestora 200247 possui registro de bens intangíveis, cuja a falta de amortização
não foi justificada pela unidade.
b.7) Mensuração após o reconhecimento inicial
A UG 200247 tem registro no Ativo Imobilizado, mas não houve a mensuração, apenas o
registro inicial nas contas do imobilizado.
b.8) Diferido
A UG 200247 não possui registro de diferido.
b.9) Reavaliação e Redução ao Valor Recuperável
A UG 200247 não efetuou os registros de reavaliação dos bens patrimoniais, sendo as
justificativas apresentadas no item “2” desse relatório.
2. Justificativas da UG pelo descumprimento do disposto nas alíneas “a”, “b.2”, “b.5”,
“b.6” e “b.9”
a, b.5, b.6, b.9) Transcrevemos, assim, as justificativas apresentadas pela unidade:
“Em relação à solicitação de justificativa para as ocorrências contábeis no exercício de
2016 quanto à falta de contabilização da depreciação e reavaliação para o preenchimento
do Relatório de Gestão-2016, a Administração está adquirindo um sistema que englobará a
depreciação e a reavaliação, afim de que nosso órgão possa finalmente usufruir de tais
recursos em seu Sistema de Patrimônio.
O processo é o de número 08060.000348/2016, e a previsão da realização da licitação foi
em 25/01/2017. (Informações prestadas pela UG – 200247 no dia 06/02/2017, através de e-
mail). ”
b.2) Esta Setorial de Contabilidade promoverá a orientação à Unidade para apuração dos
valores a serem provisionados.
3. Impacto da utilização dos critérios contidos nas NBC T 16.9 e NBC T 16.10 sobre o
resultado apurado pela UPC
De acordo com as Demonstrações das Variações Patrimoniais- DVP da Unidades Gestora
200247, em 2016, as Variações Patrimoniais Aumentativas - VPA, somaram R$ 106 milhões e as
Variações Patrimoniais Diminutivas - DVP, em R$ 99 milhões, sendo R$ 609 mil registradas na
DVP, sob o título de Depreciação, Amortização e Exaustão, considerando os dispositivos
contidos na NBC T 16.9 e NBC T 16.10. Não houve registro de reavaliação de bens.
100
8.2. Sistema de apuração de custos da unidade
Conforme a Portaria MJ nº 492 de 27, compete à Secretaria-Executiva atuar
como órgão setorial do Sistema de Custos do Governo Federal, no âmbito do Ministério
da Justiça.
O sistema de custos está em processo de implementação e paulatinamente o
Ministério da Justiça chamará as unidades para aderirem o modelo.
Devido ao cenário político atual e às mudanças ocorridas no ministério houve um atraso
no cronograma.
A Portaria do MJ nº 34, de 11 de janeiro de 2017, estabelece o Modelo de
Apuração de Custos do Ministério da Justiça e Cidadania, baseado na Cadeia de Valor,
na forma descrita no Manual de Apuração de Custos do Ministério da Justiça e
Cidadania.
Demonstrações contábeis exigidas pela Lei 4.320/6 e notas explicativas:
8.3.1 Nota 01 – Fornecedores e Contas a Pagar
Durante o exercício de 2016, na Unidade Prestadora de Contas Arquivo
Nacional, foram apropriados um montante de R$ 25.427.699,55 milhões relacionados a
fornecedores, contabilizados como obrigações a curto prazo. A análise a seguir
considerou o total apropriado durante todo o exercício, sendo que no encerramento de
2016, o saldo de Fornecedores a Pagar era de R$ 15.966,20.
A seguir, apresenta-se a tabela, segregando-se essas obrigações, entre fornecedores
nacionais e estrangeiros e entre circulante e não circulante.
Tabela 7 – Fornecedores – Composição 8 (Em R$)
31/12/2016 AV (%)
Circulante
Nacionais 25.352.532,66 99,70
Estrangeiros 75.166,89 0,30
Não Circulante
Nacionais 0,00 0,00
Estrangeiros 0,00 0,00
Total 25.427.699,55 100
101
9 Fonte:
TESOUR
O
GEREN
CIAL/SI
AFI,
2016.
O saldo total apropriado em 2016 dos fornecedores é de curto prazo e se refere aos
fornecedores nacionais e estrangeiros.
Na tabela apresentada a seguir, relaciona-se os 05 maiores valores de fornecedores
apropriados ao longo do exercício de 2016.
Tabela 8 – Fornecedores – Por Fornecedor 10 (Em R$)
Ano 2016 AV (%)
02566106/0001-82 - S.M.21 ENGENHARIA E CONSTRUCOES S.A. 1.693.548,90 6,66
40348641/0001-56 - CMA ELEVADORES LTDA 1.694.996,54 6,67
71755201/0001-47 - SUPREMA SEGURANCA PATRIMONIAL LTDA 1.898.351,07 7,47
03117803/0001-19 - WALKAM CLIMATIZACAO LTDA. 2.361.574,62 9,29
60444437/0001-46 - LIGHT SERVICOS DE ELETRICIDADE S A 3.457.423,69 13,60
Demais 14.321.804,73 56,32
Total 25.427.699,55 100
Fonte: TESOURO GERENCIAL/SIAFI, 2016.
Em relação aos fornecedores acima eles representam 59% do total transitado pela
conta de Fornecedores. A seguir é apresentado o resumo das principais transações:
(a) 60444437/0001-46 - LIGHT SERVICOS DE ELETRICIDADE S A:
referente à prestação de serviços de energia elétrica.
(b) 03117803/0001-19 - WALKAM CLIMATIZACAO LTDA: referente à
aquisição de resfriadores e serviços com a manutenção preventiva e corretiva do ar
condicionado do Arquivo Nacional.
(c) 71755201/0001-47 - SUPREMA SEGURANCA PATRIMONIAL LTDA:
referente à prestação de serviços de vigilância e segurança patrimonial armada no
AN/RJ.
(d) 40348641/0001-56 - CMA ELEVADORES LTDA: fornecimento de
elevadores.
(e) 02566106/0001-82 - S.M.21 ENGENHARIA E CONSTRUCOES S.A:
referente à prestação de serviço com manutenção predial do complexo arquitetônico
do Arquivo Nacional/RJ.
102
Em relação aos fornecedores acima, no quadro a seguir são detalhadas as principais
transações:
Quadro 55 – Fornecedores – Principais Transações
Fornecedor Objeto Valor Data de
Referência
LIGHT SERVICOS DE
ELETRICIDADE S A
Pagamento da nota fiscal 2667 referente ao mês de abril
de 2016.prestação de serviços de energia elétrica pela
Light Serviço de eletricidade S.A. processo
08060.000497/2011.
359.825,02 16/05/2016
WALKAM
CLIMATIZACAO
LTDA
Aquisição de material permanente referente ao processo
08060000255201564 empenho 2015NE800458 e nota
fiscal 2159 de 01/06/2016 referente a 04 resfriadores de
liquido Carrier de 150tr com número de patrimônio
118603 a 118606.
1.117.460,32 08/06/2016
SUPREMA
SEGURANCA
PATRIMONIAL LTDA
Pagamento de nota fiscal 231, referente a prestação de
serviços de Vigilância e Segurança Patrimonial Armada
no AN/RJ, período de novembro de 2016. Proc
08060.000372/2011 - Suprema Segurança Patrimonial
Ltda.
162.892,01 28/12/2016
CMA ELEVADORES
LTDA
Fornecimento e instalação de 4 elevadores para o Bloco
F. etapa de mobilização conforme cronograma físico
financeiro. Empenho 2015NE800476. Nota Fiscal 4795
de 12/01/2016. Processo 08060000277201524.
556.200,00 12/01/2016
S.M.21 ENGENHARIA
E CONSTRUCOES
S.A.
Pagamento da nota fiscal 2640, referente aos serviços
prestados com manutenção predial do complexo
arquitetônico do AN/RJ. mês de abril de 2016, SM 21
Engenharia e Construções LTDA Processo
08060.000254/2015.
177.009,62 16/06/2016
Fontes: TESOURO GERENCIAL/SIAFI, 2016.
8.3.2 Nota 02 – Obrigações Contratuais
No exercício de 2016, a Unidade Gestora 200247 – Arquivo Nacional, apropriou
um total de R$ R$ 43.119.759,36 milhões relacionados a obrigações contratuais,
referente a parcelas de contratos registrados no exercício de 2016.
A seguir, apresenta-se a tabela, segregando-se essas obrigações, de acordo com a
natureza dos respectivos contratos.
Tabela 9 – Obrigações Contratuais – Composição 11 (Em R$)
103
Ano 2016 AV (%)
Aluguéis 279.126,25 0,65
Fornecimento de Bens 58.915,48 0,14
Seguros 399,90 0,00
Serviços 42.771.097,23 99,19
Demais 10.220,50 0,02
Total 43.119.579,36 100,00
12 Fonte:
TESOUR
O
GEREN
CIAL/SI
AFI,
2016.
Na tabela apresentada a seguir, relaciona-se os 05 contratados mais significativos no
exercício de 2016.
Tabela 10 – Obrigações Contratuais - Por Contratado 13 (Em R$)
Ano 2016 AV (%)
(a)02566106000182 S.M.21 ENGENHARIA E CONSTRUCOES S.A. 1.927.278,97 4,47
(b)71755201000490 SUPREMA SEGURANCA PATRIMONIAL LTDA 2.233.114,84 5,18
(c)71755201000147 SUPREMA SEGURANCA PATRIMONIAL LTDA 3.369.886,60 7,82
(d)60444437000146 LIGHT SERVICOS DE ELETRICIDADE S A 4.103.046,58 9,52
(e)68565530000110 ANGEL' S SERVICOS TECNICOS EIRELI 13.439.258,70 31,85
Demais 18.047.173,67 41,85
Total 25.072.585,69 100,00
Fonte: TESOURO GERENCIAL/SIAFI, 2016.
Em relação aos contratados A, B, C, D e E eles representam 58,15% do total dos contratos
do exercício. A seguir é apresentado o resumo das principais transações:
104
(a)02566106/0001-82 - S.M.21 ENGENHARIA E CONSTRUCOES S.A.: referente à
serviços prestados com manutenção predial do complexo arquitetônico do Arquivo
Nacional.
(b)71755201/0004-90 - SUPREMA SEGURANCA PATRIMONIAL LTDA: referente à
prestação de serviços de Vigilância e Segurança Patrimonial Armada no Arquivo Nacional.
(c)71755201/0001-47 - SUPREMA SEGURANCA PATRIMONIAL LTDA: referente à
prestação de serviços de Vigilância e Segurança Patrimonial Armada no Arquivo Nacional.
(d)60444437/0001-46 - LIGHT SERVICOS DE ELETRICIDADE S A: prestação de
serviços de energia elétrica.
(e)68565530/0001-10 - ANGEL' S SERVICOS TECNICOS EIRELI: prestação de
serviços de limpeza e conservação na sede do Arquivo Nacional.
Em relação aos contratados acima no quadro a seguir são detalhadas as principais
transações:
Quadro 56 – Contratados – Principais Transações
Contratado Objeto Valor Contratado Valor a Executar Validade
S.M.21
ENGENHARIA E
CONSTRUCOES
S.A.
Serviços prestados com
manutenção predial do complexo
arquitetônico do Arquivo Nacional.
1.944.069,62
177.380,03 05/01/2018
SUPREMA
SEGURANCA
PATRIMONIAL
LTDA
Prestação de serviços de Vigilância
e Segurança Patrimonial Armada
no Arquivo Nacional.
814.460,05
162.892,01
31/05/2017
SUPREMA
SEGURANCA
PATRIMONIAL
LTDA
Prestação de serviços de Vigilância
e Segurança Patrimonial Armada
no Arquivo Nacional.
A unidade não se
manifestou.
A unidade não se
manifestou.
A unidade não
se manifestou.
LIGHT SERVICOS
DE ELETRICIDADE
S A
Prestação de serviços de energia
elétrica.
3.713.636,15
309.470,00
31/12/2017
ANGEL' S
SERVICOS
TECNICOS EIRELI
Prestação de serviços de limpeza e
conservação na sede do Arquivo
Nacional
458.775,88 114.693,97 01/05/2017
Fontes: TESOURO GERENCIAL/SIAFI, 2016.
105
9 CONFORMIDADE DA GESTÃO E DEMANDAS DOS ÓRGÃOS DE
CONTROLE
9.1 Tratamento de determinações e recomendações do TCU
Não há
9.2 Tratamento e recomendações do Órgão de Controle Interno
Não há
9.3 Medidas administrativas para apuração de responsabilidade por dano ao Erário
Conforme Memorando-Circular nº 6/2017/AECI/GM, de 21/02/2017, o Assessor
Especial de Controle Interno, cientifica que no exercício de 2016 não foram remetidos
ao Tribunal de Contas da União processos de Tomadas de Contas Especiais conforme
item exigido no quadro “Medidas adotadas para apuração e ressarcimento de danos ao
Erário”, do tópico “Conformidade da Gestão e Demandas dos Órgãos de Controle”
listado no Sistema e-Contas do TCU.
9.4 Demonstração da conformidade do cronograma de pagamentos de obrigações
com o disposto no art. 5° Li 8.666/1993
Os pagamentos realizados pelo Arquivo Nacional foram realizados dentro do prazo
previsto, sem incidência de encargos moratórios.
9.5 Informações sobre a revisão dos contratos vigentes firmados com empresas
beneficiárias pela desoneração da folha de pagamento.
Não há
9.6 Informações sobre ações de publicidade e propaganda
Não há
AN XO 1
MINI8T RIO DA FAZENDA'leR'TARIA DO T lOURO NACIONAL
MI AN O PINANCEIRO - TODOS OS ORÇAMENTOS
l00247- AIlQUIVO NACIONAL - RJ
30000 - MINISTERIO DA JUSTICA
2016
Anual
INGRESSOS DISP~NDIOS
ESPECIFICAÇAo 2016 2015 ESPECIFICAÇAo 2016 2015
R.o."., Orçlmenl6rl•• • Despesas Orçamentárias 98.099.223,35 95.303.848,36
Ordln'rl •• Ordinárias 90.142.975,24 86.630.269,23
Vinculada. Vinculadas 7.956.248,11 8.673.579,13
H O.duçOeI da Receita Orçamentária Educação 3.563,80
Seguridade Social (Exceto RGPS) 7.788.562.31 6.768.777.11
Operação de Crédito 1.733.665,02
OUtros Recursos Vinculados a Órgãos e Programas 186.082.00 171.137,00
Tr.nsferencl •• Flnanoelr •• Recebidas 102.169.768,74 92.813.946,86 Transferências Financeiras Concedidas 773.074,43 531.545,70
Resultantes da Execuçlo Orçamentária 96.691.711,97 88.142.330,94 Resultantes da Execução Orçamentália 732.326,35 509.115.45
Repasse Recebido 3.583,80 Repasse Concedido 730.328,36 48M9B,87
suo-repasse Recebido 96.688.128,17 88.142.330,94 Suo-repasse Devolvido 2.000.00 23.41M8
Independentes da Execução Orçamentária 5.478.056.77 4.671.615.92 Independentes da Execuçlo Orçamentária 41.3-40.00 22.430.2~
Transferências Recebidas para Pagamento de RP 5.478.056.77 4.671.615,92 Oemais Transferências Concedidas ~.~3o,g~ 3.018,00
Aparte ao RPPS Movimento de Saldos Patrlmcnlals 3e.817,13 10.~14,2~
Aparte ao RGPS .. Aparte ao RPPS
Aporte.o RGPS
Recebimentos Extraorçamentários 4.141.202,14 8.232.513,73 Despesa, Extraorçament6rlll U01.2I0.00 O.8~o.oOI,40
Inscrição dos Restos a Pagar Processados 17.535.54 55.156.64 Pagamento dos Restos I Pagar Prooeslldo, ~O.400.01
Inscrição dos Restos a Pagar Não Processados 3.950.870.11 7.911.712,55 Pagamento dos Restos a Pagar Nlo Procellados 0.300.&10,30 ~.743.02z.e2
Depósitos Restituívets e Valores Vinculados 10.767,35 50.706.21 Depósitos Restltul ..••els e Valores Vlooulados 10.767.35 50.708.21
Outros Recebimentos Extraorçamentários 162.029.14 214.938.33 Outros Pagamentos Extraorçamentârlos 2.494,16
Ordens Bancárias não Sacadas - Cartão de Pagamento 4.143.75 Ordens Bancárias Sacadas - Cartão de Pagamento 2.494,15
Cancelamento de Obrigaç6es do Exercicio Anterior 6,19 5,00
Arrecadação de Outra Unidade 157.529,20 214.933,33
Demais Recebimentos 350,00
Saldo do Exercicío Anterior 1.021.993,32 1.656.535,28 Saldo para o Exercicio Seguinte 2.068.779,77 1.021.993,32
Caixa e Equivalentes de Caixa 1.021.993.32 1.656.535,28 Caixa e Equivalentes de Caixa 2.068.779,77 1.021.993,32
TOTAL 107.332.964,20 102.702.995,87 TOTAL 107.332.964,20 102.702.995,87
ANEXO 2o\~'IMINISTÉRIO DA FAZENDASECRETARIA DO TESOURO NACIONAL
TlTU.O
SU8TlTULO
0RGA0 SLPERIOR
8Al...ANÇO ORÇAlvENTARro· TODOS OS ORÇPMENTOS
200247· AROUIVO NACIONAL· RJ
30000 - MINtSTERIO DA ..usTICA
EXERcrCIO 2016
PERtOOO AftJaI
EMISSÁO 01f03/2017
VALORES EM UNIDADES DE REAl...
RECEITAS ORÇ.AMENTARIAS
RECEITAS CORRENTES
Receitas Tr'butáJias
ImpostosT••••
ccrmcuçõee ce Meit10ria
Receita. C» Contribuições
ContnbuÇoes scctes
ContnbuÇóes de IntetWlnçêo no Domlrio Económico
Cont Entidades Prweoes de S9r\IIÇO SOCial Formaçêo Profis
ReceltaP.trlmonlal
ExpIor8ÇéO do PBlnmOnio lmobiiério do Estado
vetcree l.1obi~ârios
Delegaç60 de sevçcs Públcos
~toreçao de Recursos ~etvreis
ExpIor8Çêo do PetrimOOio triangrvel
cessec ee Oireilos
Demais Receites Patnmonlais
Rec.ltaAl1"Opecutrla
Rec,tt.rnduatr!al
Receitas de Serviços
Serviçosl',dmil1lstrallvos li Comerciais Gerais
S&rI'iços e AtMdades Referentes ê N~ao 9 ao rreospone
$eIVlÇOS 9 AtIVIdades Relararias à Saúde
Serviços e AlI>Adades financeiras
CUras SêNiços
Tranlferinclaa Corrente.
Outras Receltu COfTent.,
MlJltesA:lmlnistrativas, ccreeneis e Judiciais
ireemeçees. Resbtu:ç6es e ReSS8(Cllnenos
Bens, DIreitos e Valores Incorporados ao Património PúbHco
Demais Receitas Correntes
RECErTAS DE CAPrTAL
op.rlçe •• de Cr6dfto
Operações de Crédito - Mercado Interno
ocereçõee de creoto-wercecc Extemo
AII.n.çlod.elns
Alieneçoo de Bens Móveis
Alienaçoo de Bens ImóYels
,Aljeneçoo de Bens tntMgfvels
Amortluçlo d, Empr6stlmo.
Tran.fer,ncl •• d,CI.P""
Out,... Rlcl"" di Cepll.1
Inteorellzeç60 do Capital Social
Resulteoo do Banco cerwer do Bre611
RelTlXleraç~o das Disporvbl~dode, do THOU'"o NaCional
Resgate de TlluIos do tesocrc Neclonel
Demais Receitas de Capital
REC~SOS ARRECADADOS EM EXERClclOS ANTERIORES
PREVI$AO INICIAL
RECEITA
PREVtSÁO ATUAl...IZADA RECEITAS REALIZADAS SAlDO
SUBTOTAL DE RECEITAS
REFINANCIAMENTO
Ope,.çe •• d. Cr6dlto • Merc.do InternoMobllltrl.
Contrlltull
op •• çe •• d. Cr6d1to - Merc.do 8l1t,rno
MobHllbl.
ContretuII
SUBTOTAl. COM AlfltNANClAMlNTO
TOTAL 98.099.223,35
I. DETALHAMENTO DOS AJUSTES NA PREVISAO ATUALIZADA
CrtcllOl Adlctonels .Abertos com Supefé\.11 flOlf"lCtlro
CrtdllOl AdlclonelsAbtrtos com eeessc de ArrtottdftçAO
CrtdtlO, Cenotladol Uquióos
C.tOlIO, Mclon •• R.obtllos
98.099.223,36
DE8PESAS CORR&NTE8
P•• loll • Encargo. SOCII'1
Jurol • EnClrCtOI di DIvidi
OUtr'l D•• p•••• Cornnt ••
DESPESAS DE CAPrTAL
Inv•• Um.ntol
InVln&.1 Flnlnctlr'l
Amor1lzlçlo di Divida
RESERVA DE CONTf\lG~NCIA
RESERVA 00 RPPS
DESPESA
OOTAÇ'AO INICIAl. OOTAÇAo ATUA.LIZADA DESPESAS Et/PEfll-tADAS DESPESAS LIOUIDADAS DESPESAS PAGAS SAlDO DA DOTAÇÁO
1O,7.H.827,OO 101.614.487,00 Sl8.068.1~,07 94.142.237,24 94.124.701,70 3,6115.287,83
87.042.288,00 71.&44.",,00 70.460.523,30 70.440.946,33 70.C39.395,i9 1,~3.812,70
23.6i<4.m,OO 31),030.1151,00 27.60U76,n 23.701.291,91 23.685.306,71 2.421.476,23
40.210,00 40.210,00 4O.02A,28 6.116,00 6.116,00 196,72
40.210,00 40.210,00 40.024,28 6.116,00 6.116,00 186,72
SUBTOTAL DAS DESPESAS 3.515.413,66
AMORTtZAC;AO DA OlVIDAI REFINANCIAMENTO
Amor1lzaçlo d. DlYkfa Intema
OMd!lMobiIM8
OUrasOMdas
Amor1lzaçlo da DlYlda Extem.
OMda Mobih!ria
OU!rasDlvidas
9O.n1.031,OO 101.6140697,00 98.099.2:23,36 94.148.353,24 94.130.817,70
SUBTOTAL COM REFINANCIAMENTO
3.616.473,65TOTAL
DESPESAS OOÇAAENTARIAS
ANEXO 1 - DEMONSTRATIVO DE EXECuçAo DOS RESTOS A PAGAR NÃO PROCESSPDOS
INSCRITOS EM EXERCICIOS INSCRITOS EM 31 DE DEZE~ANTERIORES 00 EXERCIcIO ANTERIOR
DESPESAS CORRENTES
Pessoa! e Encargos Sociais
Juro. e Encargos da Drvlda
Ol.ltrasO •• p"asCorrentl'
DESPESAS DE CAPITAL
Investimentos
Inversa" Financeiras
Amortluçlo da Olvida
9O.m.037,00
9O.m.037,OO
427.452,61
421.452,61 4.566.276,37
101.614,691,00
101.614.691,00
LIQUIDADOS
98.099.223,36 94.148.353,24 94.130.811,70
94.130.817,70
296.112,79
296.172,79
SAlDO
3.616.413,66
1.488.688,28
173.sae,7g
113.ase,7g
1.&62.413,01TOTAL 427.462,61
4.566.276,37
3.356.435,18
3.366.436,18
7.911.712,65
OESPESAS ~ARIAS
ANEXO 2 - oa.K>NSlRATIVO DE EXECUÇÃO RESTOS A PAGJi.R PROCESSADOS E NAO PROCESSADOS LIQUIDADOS
INSCRITOS EM 31 OE DEZEMBRO DOEXERCICIO ANTERIOR
DESPESAS CORRENTES
Pessoal e Encargos Sociais
Juros I Encargos da Olvida
Outras Despesas Correntes
DESPESAS DE CAPITAl.
Investimentos
Inversees Financeiras
Amor1lzaçlo da Olvida
TOTAL
INSCRITOS EM EXERCk::IOSANTERIORES
601.707,20
601.107,20
601.107,20
55.166,64
65.166,64
55.166,64
99.099.223,35 94.148.353,24
666.863,84
566.863,84
556.863,84
296.172,79
Sl'LDO
CANCELADOS
3.198.969,91 3.198.969,91
3.198.969,91
3.181.649,39
3.181.649,39
3.199.969,91
3.181.649,39
3.181.549,39
6.380.619,30 6.380.619,30
PAGOS CAN:El.ADOS
ANEXO 3MINISTÉRIO DA FAZENDASECRETARIA DO TESOURO NACIONAL
TITULO BALANÇO PATRIMONIAL - TODOS OS ORÇAMENTOS
SUBTITULO 200247 - ARQUIVO NACIONAL - RJ
ORGÃO SUPERIOR 30000 - MINISTERIO DA JUSTICA
EXERCICIO 2016
PERIODO Anual
EMISSÃO 01/03/2017
VALORES EM UMDADES DE REAL
ATIVO PASSIVO
ESPECIFICAÇÃO 2016 2015 ESPECIFICAÇAo 2016 2015ATIVO CIRCUlAHTE 3.363.842,56 10.327.473,42 PASSIVO CIRCULANTE 22.035,48 13.032.572,16
Caixa e Equivalentes de Caixa 2.068.779,77 1.021.993,32 Obrigações Trabalh., Previd. e Assist. a Pagar a Curto prazo 1.549,34 13.021.366,91
Créditos a Curto prazo Empréstimos e financiamentos a Curto Prazo
Demais Créditos e Valores a Curto Prazo 767.847,16 8.794.862,27 Fornecedores e Contas a Pagàr a Curto Prazo 15.966,20 42,13
Investimentos e Aplicações Temporárias a Curto Prazo Obrigações Fiscais a Curto Prazo
Estoques 527.215,63 510.617,83 Obrigações de Repartição a Outros Entes
VPDs Pagas Antecipadamente Provisões de Curto Prazo
Demais Obrigações a Curto Prazo 4.519,94 11.163,12
ATIVO NlAO CIRCULANTE 185.389.938,63 179.329.358,39 PASSIVO NAO CIRCULANTE
Ativo Realizável a Longo Prazo Obrigações Trabalh., Previd. e Assist. a Pago de Longo Prazo
Investimentos Empréstimos e Financiamentos a Longo Prazo
Participações Permanentes Fornecedores e Contas a Pagar a Longo Prazo
Propriedades para Investimento Obrigações Fiscais a Longo Prazo
Propriedades para Investimento -' Provisões de Longo Prazo
(-) Depreciação Acumulada de Propriedades p/lnvêstimentos Demais Obrigações a longo Prazo
(-) Redução ao Valor Rec. de Propriedades para Investimentos Resultado Diferido
Investimentos do RPSS de Longo Prazo - TOTAL DO PASSIVO EXIGIVEL 22.035,48 13.032.572,16
investimentos do RPSS de longo Prazo
(-) Redução ao Valor Recuperável de Investimentos do RPPSESPECIFICAÇÃO 2016 2015
Demais Investimentos PermanentesPatrimônio Social e Capital Social
Demais hwestlmentos PermanentesAdiantamentos para Futuro Aumento de Capital (AFAC)
(-) Redução ao Valor Recuperável de Oemais Invest. Perm.Reservas de Capitat
Imobilizado 184.480.123,15 178.419.542,91Ajustes de AvaliaçJo Patrimonia!
Bens Móveis 23.549.978,02 20.814.913.80Reservas de Lucros
Bens Móveis 23.549.978,02 20.814.913.60Demais Reservas
(-) Oepreclaç,"o/Amortizaç,"o/Exaustao Acum. de Bens MóveisResultados Acumulados 188.731.745,71 176.624.259,65
(-) Reduço1oao Valor Recuperável de Bens MóveisResultado do ExerclcJo 7.022.7911.80 1.009.941,03
Bens Imóveis 160.930.145.13 157.604.629,11Resultados de Exerclcios Anteriores 178.624.259.65 175.614.316,62
Bens Imóveis 161.725.405.76 157.790.064,78Aiustes de êxerclcos Anteriores 5.084.687,26
(-) DeprJAmortlzaç<1o/ExaustaoAcum. de Bens Imóveis -795.260.63 -185.455.67(-) AçGes I Cotas em Tesouraria
(-) Reduço1oao Valor Recuperável de Bens ImóveisTOTAL DO PATRIMONIO LIQUIDO 188.731.745,71 176.624.259,65
Intanglvel 909.815,48 909.815,48
Softwares 795.071,35 795.071.35
Softwares 795.071,35 795.071,35
(-) Amortização Acumulada de Softwares
(-) Redução ao Valor Recuperável de Softwares
Marcas, DIreitos e Patentes Industriais 114.744,13 114.744.13
Marcas, Direitos e Patentes Industriais 114.744,13 114.744.13
H Arnorteaçãc Acumulada de Marcas, Direitó's e Patentes Ind
(-) Reduç~o ao Valor Recuperável de Marcas, Direitos e Pato
Direítos de Uso de Imóveis
Direitos de Uso de Imóveis
(-) Amortizaçillo Acumulada de Direito de Uso de Imóveis
(-) Reduç~o ao Valor Recuperável Direito de Uso de Imóveis
Diferido
TOTAL DO ATIVO 186.753.781,19 18U80.131,i1 TOTAL DO 'A •• IVO I PÀT"IMONíO LIQUiDO 188.753.781,19 189.656.831,81
ATIVO PASSIVO
ESPECIFICAÇAo 2016 2015 ESPECIFICAÇAo 2016 2015
ATIVO FINANCEIRO 2.068.779,77 1.021.993,32 PASSIVO FINANCEIRO 5.635.378,66 8.907.192,12
ATIVO PERMANENTE 186.685.001,42 188.634.838,49 PASSIVO PERMANENTE 12.464.545,20
SALDO PATRIMONIAl 183.118.402,53 168.285.094,49
Quadro de Compensações
ATIVO PASSIVO
ESPECIFICAÇAo ESPECIFICAÇAo2016 2015 2016 2015
ESPECIFICAÇAo I Saldo dos Atos Potenciais Ativos ESPECIFICAÇAo I Saldo dos Atos Potenciais Passivos
SALDO DOS ATOS POTENCIAIS ATIVOS 632.070,88 6.972.228,25 SALDO DOS ATOS POTENCIAIS PASSIVOS 25.275.050,94 8.203.705,38
Execução dos Atos Potenciais Ativos 632.070,88 6.972.228,25 Execução dos Atos Potenciais Passivos 25.275.050,94 8.203.705.38
Garantias e Contra garantias Recebidas a Executar 621.070.88 527.328,25 Garantias e Conlragarantias Concedidas a Executar
Direitos Conveniados e Outros Instrumentos Coogêneres a 11.000,00 6.444.900,00 Obrigações Conveniadas e Outros Instrum Congêneres a 1.502.845,78 1.502.845,78- ..Direitos Contraluais a Executar ObrigaçOes Contratuais a Executar 23.772.205,16 6.700.859,60
Outros Atos Potenciais Ativos a Executar Outros Atos Potenciais Passivos a Executar
TOTAL 632.070,88 6.972.228,25 TOTAL 25.275.050,94 8.203.705,38
DEMONSTRATIVO DO SUPERÁVIT/DÉFICIT FINANCEIRO APURADO NO BALANÇO PATRIMONIAL
DESTINAÇAo DE RECURSOS SUPERÁVIT/DÉFICT FINANCEIRO
Recursos Ordinários -4.191.920,15
Recursos Vinculados 625.321,26
Seguridade Social (Exceto RGPS),
223.99
Doações " 30.001 ,00
Outros Recursos Vinculados a órgãos e Programas 595.096,29
TOTAL -3.566.598,89
ANEXO 4
~ MINISTÉRIO DA FAZENDA
~ SECRETARlAOOTESOORONACIONAl.
OEMONSTRAÇOes DOS FWXOS DE CAl)(A. TODOS OS ORÇN.ENTOS
200247 - AROlM) NACIONAL·RI
3(XD) - MNSTERlO OA..A.lSTICA
TTTU.O
siatrruoORGÁOst.<'ERIOR
EXERCiCIO
PER<lOOEMtSSÃO OIJtlll2011VALORES EM LNDADES DE REAL
211"
flUXOS DE CAIXA DASATMOAOES DAS OPEw.çOES
INGRESSOS
Receltu. O.riYadu" Oriljlíniriu
ReceUT~
~deCorriltãções
R«d3Agn;Jpecuária
Reçeilllh:lustrial
Receia de SeMços
Ren"U"lefa,,:'odasDlsponibilidades
oceas eeceeas oervaees e Origln3rias
Tnnd.rinciu COrrtlntesReubldu
Intergovemarnentais
Oos Estados eJou Distritll Federa/
Dos Municípios
Intragovemamentais~Transl~ncia5CorrentesRecebldas
OulJ"oslngre$5os das Oper3.ções
IngrUSDsExtraern;:amentilrios
ceoceamerec de Obrigações do Szrclcio AnleriOr
'rreosrerêrctes Financeiras Recebidas
Alrecadaçlio de Oura Unidade
Demais Ret:elltmentos
DESEMBOLSOS
Pnso;aj. Demais Despesu-.bdiciârio
"""""''''''''''--"""'"""'"""""""""'-"ReIaçlI;esE>:teriores
As.SISt!nàaSOCial
~SociaI
Sai!<T_--""""0.-"""""""""""""-••.......•.""""-Ci!raa e Tectd:lgra-~"7""--CarérooeServiços
~"..,..T_oescorc e tereeno....,_(+J..) 0I'de0s Bancáias rlão Satad3s _ ceec de Pagamel'lto
JUT9S li! EnCMgos di 0McU.
..kIOSe~~da0Md3ruma
.bos e ~ão lkInetánada o;....caó.1ema
O1rosE~da[JMja
Transferências Conceá"ldu
~AEsIadoselouDsrrtoFederaI
A~s
~CUras Tl3lSferênclas 0J0cedid.Js
flUXOS DE CAIXA DAS ATMDADES OE INVESTIMENTO
INGRESSOS
~odeBertS
AIMonfHçIo d. Empri$tirnos 11IFínand_.nt •• Concedidos
OutrotoInsrtsHsdelreveUimontos
~ ••.• Ativo mo CircubnW
Concassio de EnIpl"istiaos o Fanucimlontos
Ouu-o'SOese.Dofs.osdelnv_stiIIIIontos
FLUXOS De CNXA DAS ATMDotoDES DE ~WdENTO
0<G<lESS0S
~deCridito
~ do C-JpitII Socb:l de Empr •• u Euawl
T~deC3pitllRKebidH
nag:wa'G'eia6Dos eseecs efou llsII'1D feder.ll
""'-Fa3gDrs, ia, LI tas
CUrz;.T~deCapal~
ClUrMIngrtssos60F~
0ESB0IB0t.S0S
~'~úDivid<l
Outr9s~deFirunc:Aaento
201.2>11••.407,31
102.338.421,<18
102.338A21,48 93.079.591,4010.767.35 50.700.21
6.19 5.0010"2.169.769.74 92.813.946.86
157.529,20 214.933.33
3SO.'"
-88.1C3.969,54 -60.605.184.09
-89.829.1&9,89 -S2..645.825,81
-81.006.187,85 -14.1Di.332.17
-8.823441.99 -11136.999.49
-3.583.00
_100.00
4.143,75 -2.494.15
-TA90..351,91 -7.37T.'f06,7T
-1416.308.68 -1.182.040,99-74.049,29 -195.065,38
..nw,441.71 .arz.2:!1.!11
-10.767,35 -5R700,21
_713.674,43 -531..545,70-3.187..66S,39 -3.108.96.21
,,).187.&65,39 .,).108,9.t9.21
-3.187~,39 "),106.869.21
.....•.
1.cM6.186,45 -634.541,.96
1.0'21.993,32 1.65Ij.63(),28
2JJ6U79,n 1.t121.993.32
ANEXO 5e MINISTÉRIO DA FAZENDASECRETARIA DO TESOURO NACIONAL
DEMONSTRAÇÕES DAS VARIAÇÕES PATRIMONIAIS • TODOS OS ORÇAMENTOS
200247· ARQUIVO NACIONAL· RJ
30000. MINISTERIO DA JUSTlCA
2016
TITULO
SUBTITULO
ORGÃO SUPERIOR
EXERCíCIO
PERíODO
EMISSÃO
_ai
01103/2017
VALORES EM UNIDADES DE REAL
VARIAÇÕES PATRIMONIAIS QUANTITATIVAS
2015
VARlAÇOES PATRIMONIAIS AUMENTATIVAS
Impostos, Taxas e Contribuições de Melhoria
lmpostos
Taxas
COftribuições de Melhoria
Contribuições
Contnbuições Sociais
Contribuições de Intervenção no Domlnio Econô...mco
Contribuição de Iluminação Pública
Contribuições de Interesse das Categorias Profissionais
Exploração e Venda de Bens, Serviços e Direitos
Venda de Mercadorias
Vendas de Produtos
Exploração de Bens. Direitos e Prestação de Serviços
Variações Patrimoniais Aumentativas Financeiras
Juros e Encargos de Empréstimos e Financiamentos Concedidos
Juros e Encargos de Mora
Variações Monetárias e Cambiais
Descontos Financeiros Obtidos
Remuneração de Depósitos Bancários e AplicaçOes Financeiras
Apartes do Banco Central
Outras Variações Patr. Aumentativas Financeiras
Transferências e Delegações Recebidas
Transferências lntragovemamentais
Transferências lntergovemamertais
Transferências das Instituições Privadas
Transferências das Instituições Multigovemamentais
Transferências de Consõrcios Públicos
Transferências do Exterior
Execução Orçamentária Delegada de Entes
Transferências de Pessoas Físicas
Outras Transferências e Delegações Recebidas
Valorização e Ganhos c/ Ativos e Oesincorporação de Passivos
Reaveüação de Ativos
Ganhos com Alienação
Ganhos com Incorporação de Ativos
Ganhos com Desincorporação de Passivos
Reversão de Redução ao Valor Recuperável
Outras Variações Patrimoniais Aumentativas
Variação Patrimonial Aumentativa a Classificar
Resultado Positivo de ParticipaçlSes
Operações da Autoridade Monetâria
Reversão de Provisões e Ajustes para Perdas
Diversas Variações Patrimoniais Aumentativas
VARIAÇÕES PATRIMONIAIS DIMINUTIVAS
Pessoal e Encargos
Remuneração a Pessoal
Encargos Patronais
Benefícios a Pessoal
Outras Varo Patrimoniais Diminutivas - Pessoal e Encargos
Beneficios Prevldenctários e Assistenciais
Aposentadorias e Reformas
Pensões
Beneficios de Prestação Continuada
Beneficios Eventuais
peuueas Públicas de Transferência de Renda
Outros Benefícios Previdenciários e Assistenciais
Uso de Bens, Serviços e Consumo de Capital Fixo
Uso de Material de Consumo
Serviços
Depreciação, Amortização e Exaustão
Variações Patrímcníals Diminutivas Financeiras
Juros e Encargos de Empréstimos e Financiamentos Obtidos
Juros e Encargos de Mora
3.948.813,08 6.658,00
578.876,02 31.616,95
3.969,90
578.876,02 27.647,05
36.817,13 19.414,25
2016
106.854.987,04
120.489,52
23.531,61
96.957,91
222,55
222,55
106.118.581,82
102.169.768,74
36.817,13
99.832.188,24
67.545.593,72
55.596.409,82
7.344.837,07
4.604.346,83
8.146.566,22
6.566.786,00
1.579.780,22
22.816.124,66
316.361,50
21.889.958,20
609.804,96
331,52
331,52
93.067.155,14
165.518,08
20.081,37
145.436,71
92.850,605,86
92.813.946,8ô
30.001,00
19.414,25
92.057.214,11
65.335.072,60
54.482.813,42
7.134.379,34
3.717.619,84
7.232.315,94
5.829.084,14
1.395.774,47
7.457,33
18.653.621,37
484.952,92
18.073.594,37
95.074,08
4,76
4,76
Variações Monetárias e Cambiais
Descontos Fmanceiros Concedidos
Aportes ao Banco Central
Outras Variações PatrirTlOfltais Diminutivas Financeiras
Transferências e Delegações Concedidas
Transferências Intragovemamentais
Transferências Intergovemamentais
Transferências a Instituições Privadas
Transferências a Instituições Multigovemamentais
Transferências a Consórcios Púbâccs
Transferências ao Exterior
Execução Orçamentária Delegada a Entes
Outras Transferências e Delegações Concedidas
Desvalorização e Perda de Ativos e lncorporaçãc de Passivos
ReavaJiação, Redução a Valor Recuperável e Ajustes pl Perdas
Perdas com Alienação
Perdas Involuntárias
Incorporação de Passivos
Desincorporação de Ativos
Tributárias
Impostos, Taxas e Contribuições de Melhoria
Contribuições
Custo - Mercadorias, Produtos Vendo e dos Serviços Prestados
Custo das Mercadorias Vendidas
Custos dos Produtos Vendidos
Custo dos Serviços Prestados
Outras Variações Patrimoniais Diminutivas
Premiações
Resultado Negativo de Participações
Operações da Autoridade Monetária
Incentivos
SUbvenções Econômicas
Participações e Contriblições
Constituição de Provisões
Diversas Variações Patrirnoniais Diminutivas
847.723,72
773.674,43
~26.611,08
531.545,70
RESULTADO PATRIMONIAL DO PER 000
74.049,29 195.065,38
473.414,00 102.515,06
461.744,03 18.933,17
11.669,97 83.581,89
2.434,40 7.073,30
2.434,40 7.073,30
7.022.798,80 1,009.941,03
VARIAÇÕES PATRIMQNIAIS QUALITATIVAS
I 2016 I 2015
I I
