Representação do BID no Brasil

SEMINÁRIO DE GESTÃO FINANCEIRA DE PROJETOS COM

FINANCIAMENTO BID

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS BÁSICAS

Qual é a importância das Demonstrações Financeiras para o Banco?

As demonstrações financeiras auditadas são um componente importante do esquema de supervisão do Banco, para.

Avaliar a situação financeira / investimentos do projeto; Verificar o uso adequado dos recursos recebidos;Antecipar problemas de execução;Reavaliar os objetivos do projeto e definir modificações no mesmo.Realocar recursos do projeto.

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS BÁSICAS

Quais são as peças que integram as Demonstrações Financeiras Básicas do Projeto?

Com base nos registros de contabilidade do projeto, e sem prejuízo da necessidade de informações financeiras complementares, que possam ser requeridas, os relatórios financeiros deverão incluir, no mínimo os seguintes elementos, que constituem as Demonstrações Financeiras Básicas do Programa:

a) Demonstração de Fluxos de Caixa; e

b) Demonstração de Investimentos Acumulados.

Que devem estar acompanhadas das Notas Explicativas às Demonstrações Financeiras .

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS BÁSICAS

O que deve mostrar a Demonstração de Fluxos de Caixa?

Deve mostrar:

(i) todas as entradas de recursos provenientes do Banco, de contrapartida e de outras fontes de recursos;

(ii) as despesas de recursos para a execução; e

(iii) os saldos em caixa sob a responsabilidade do Órgão Executor.

O que deve mostrar a Demonstração de Investimentos Acumulados?

Deve ser consistente com a Demonstração de Fluxos de Caixa, e deve mostrar por componente do projeto:

(i) o orçamento vigente;

(ii) os saldos acumulados dos investimentos no início do período;

(iii) os investimentos no período;

(iv) os saldos dos investimentos acumulados até o período; e

(v) o orçamento a realizar.

Deve ser apresentada em forma comparativa com a do exercício anterior. No caso que seja a primeira demonstração não haverá lugar a uma demonstração comparativa.

A descrição dos componentes e subcomponentes deve corresponder, no mínimo, aos apresentados no Anexo A do Contrato de Empréstimo, no Quadro de Custos e Financiamento

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Principais temas das Notas Explicativas:

Descrição do Projeto. Principais políticas/práticas contábeis adotadas (deverão ser revelados os desvios na

aplicação das normas nacionais de contabilidade em relação aos padrões internacionais).

Método utilizado para a conversão de moedas. Conciliações de saldos e de categorias de investimentos Conciliação de Adiantamentos ou Fundo Rotativo e desembolsos BID Situação dos recursos de Aporte Local Ajuste de períodos anteriores Aquisição de bens e serviços - controle de inventário Contingências Eventos subseqüentes e Outros assuntos

NOTA: Ver modelo no Anexo I, da Guias de Relatórios Financeiros e Auditoria Externa das Operações Financiadas pelo Banco Interamericano de Desenvolvimento – Dezembro de 2009.

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS BÁSICAS

O que deve mostrar as Notas Explicativas às Demonstrações Financeiras? • Deverão ser divulgadas informações relevantes ao usuário do Relatório Financeiro.

• Devem ser apresentadas em formato sistemático, com referências cruzadas em relação às Demonstrações de Fluxos de Caixa e de Investimentos Acumulados

De quem é a responsábilidade pela elaboração das Demonstrações Financeiras? A responsabilidade pela elaboração das demonstrações financeiras e respectivas notas explicativas é da gerência do projeto, ou seja, do Órgão Executor. Os auditores não podem elaborar as demonstrações financeiras, pois isso caracteriza conflito de interesse e perda de independência.

Em que moeda devem ser apresentadas as demonstrações financeiras?

Em princípio, as demonstrações financeiras deveriam ser apresentadas na moeda em que o mutuário e/ou Órgão Executor mantém seus registros contábeis, ou seja, em Reais, ou na moeda do financiamento. Caso as informações sejam disponibilizadas em Reais, os gastos efetuados devem ser apresentados na moeda da operação, por exemplo, em US$ dólares.

Qual é o regime contábil a ser observado na elaboração das Demonstrações Financeiras Básicas? Em geral, as demonstrações financeiras são elaboradas sobre a base contábil de caixa, registrando-se as receitas quando do recebimento dos recursos e reconhecendo-se as despesas quando estas efetivamente representam despesas pagas em dinheiro (caixa) .

Nesse sentido, todos os recebimentos assim como os pagamentos efetuados devem ser devidamente registrados nas demonstrações financeiras, tanto do aporte BID como do Aporte LOCAL..

O “Saldo Disponível – Acumulado”, tanto dos recursos do BID assim como do aporte Local, não pode apresentar saldo negativo ao final do exercício sob exame.

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS BÁSICAS

DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS BÁSICAS

Quem deve assinar as Demonstrações Financeiras Básicas?

As Demonstrações Financeiras devem ser assinadas pela Máxima Autoridade Executiva (MAE) da Unidade Executora do Projeto, e pelos demais responsáveis pela sua elaboração.

Seria importante que o Responsável pela Contabilidade da Prefeitura também assinasse, uma vez que os dados são extraidos dos registros contábeis da Prefeitura.

Qual o destino a ser dada a renda gerada pelo Fundo Rotativo e/ou Conta Designada? Se os depósitos em contas bancárias gerarem juros, comissões, etc., a favor mutuário ou órgão executor, esses rendimentos devem ser incorporados ao projeto como parte integrante da Contrapartida Local.

Esses rendimentos podem ser usados para gastos que sejam semelhantes e/ou complementares a gastos elegíveis do projeto financiado pelo Banco, como recursos adicionais aos estipulados no Contrato de Empréstimo.

Quem já apresentava as Demonstrações Financeiras, deve reelaborar no novo formato?

Depende. As demonstrações financeiras geradas por sistemas informatizados de gerenciamento (SIG, SIGP, etc.) serão mantidas, tendo em vista o custo operacional envolvido. Se for possível, e não houver nenhum contratempo para apresentação das demonstrações financeiras, o Executor poderá reelaborar a demonstração anterior para fins de comparação com o novo formato.

RECURSOS RECEBIDOSBID - Fundo Rotativo Desembolso/Recomposição - Reembolso de Despesas- FIV

APORTE LOCAL- Governo- Outros (detalhar)

Total DESEMBOLSOS EFETUADOSBID- Solicitação de Reembolso de Despesas- Justificativa de Desembolso Pendente - Reembolso de Despesas Pendentes - FIV

APORTE LOCAL - Governo- Gastos Financeiros 

Total SALDO DISPONÍVEL- BID- Local

ACUMULADO NO INÍCIO DO EXERCÍCIO

BID LOCAL TOTAL

AJUSTE(S) DE EXERC. ANTERIOR(ES)

BID LOCAL TOTAL

MOVIMENTO NO EXERCÍCIO

BID LOCAL

ACUMULADO EM 31-12-200X

BID LOCAL TOTAL

Assinatura Assinatura Nome/Cargo ou Função Nome/Cargo ou Função

ENTIDADEPROJETO/PROGRAMACONTRATO DE EMPRÉSTIMO BID

DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS 31 de dezembro de 200Y

(Local/Data)

Em US$

Total

Formato Anterior

RECURSOS RECEBIDOS BID- Fundo Rotativo: Desembolso/Recomposição - Reembolso de Despesas/Pagamento Direto - F.I.V- Recursos Reembolsar - Pg c/Rec.Próprios

APORTE LOCAL- Governo- Outros (Detalhar: Rend.AplicFinanceiras) Total

DESEMBOLSOS EFETUADOS BID- Solicitação de Desembolso- Solicitação de Reembolso- F.I.V- Solicitação de Reembolso Pendente de Registro - Fundos Utiliz.Pendentes Justiticação ao BID - Fundos Utilizados Pendentes de Justiticação / Rec.Repassados a Convênios a Comprovar - Adiantamentos a Prefeituras e Conveniados - Despesas a Regularizar- Gastos Reembolsar - Pgos c/Rec.Próprios

APORTE LOCAL- Governo- Gastos Pendentes de Justificação ao BID- Encargos Financeiros Pendentes de Justificação Total

Saldo Disponível- BID - Aporte LocalTotal

DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS

OBS. Demonstrativo elaborado com base em regime de caixa não pode apresentar como “Saldo Disponível” – na coluna Acumulado – um valor negativo.

Registrar as Antecipaçoes / Adiantamentos de Fundo Rotativo (ADF) efetuado pelo Banco, e as respectivas Solicitações de Desembolso , na modalidade RFF (Recomposiçao de Fundo Rotativo)

Registrar as Solicitações de Desembolso referentes aos gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que foram mostrados / informados nas Solicitacóes de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso de Recursos ao Mutuário).

Fundo de Inspeção e Vigilância: Registrar o valor debitado pelo Banco diretamente da Conta do Empréstimo (ver o LMS-10), quando previsto.

Conta transitória. Gastos realizados com recursos próprios, para a fonte BID, pendentes de Solicitação de Reembolso. Quando reembolsado pelo BID deverá ser dada a devida baixa na coluna de "Ajustes" e apopriados como "Reembolso de Despesas / Pagamento Direto", no "Movimento no Exercício".

RECURSOS RECEBIDOS - BID

- Fundo Rotativo / Conta Designada: Desembolso/

Recomposição

- Reembolso de Despesas/ Pagamento Direto

- F.I.V

- Recursos Reembolsar –

Pg c/Rec.Próprios

Orientação

DESEMBOLSOS EFETUADOS – BID (Aplicações)

- Solicitação de Desembolso

- Solicitação de Reembolso

- F.I.V

- Solicitação de Reembolso

Pendente de Registro

Registrar apenas os gastos efetuados com recursos do Fundo Rotativo que foram mostrados / informados nas Solicitações de Desembolso, nas modalidades de RRF (Recomposição Fundo Rotativo) e AFJ (Justificativa Antecipação do Fundo Rotativo).

Registrar apenas os gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que foram mostrados / informados nas Solicitacóes de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso de Recursos ao Mutuário).

Fundo de Inspeção e Vigilância: Registrar o valor debitado pelo Banco diretamente da Conta do Empréstimo (ver o LMS-10), quando previsto.

Conta transitória. Registrar os gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que foram mostrados / informados nas Solicitacões de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso ao Mutuário), enviados e não processados pelo BID até 31/12//200X. Uma vez processados pelo Banco, os valores deverão ser baixados na coluna de "Ajustes" e apropriados como "Solicitação de Reembolso", no "Movimento do Exercício".

Orientação

- Fundos Utilizados Pendentes de Justiticação ao BID

- Fundos Utilizados Pendentes de Justiticação - Recursos Repassados a Convênios a Comprovar - Adiantamentos a Prefeituras e Conveniados - Despesas a Regularizar

Contas transitórias. Registrar apenas as operaçoes realizadas com recursos do Fundo Rotativo. Na medida em que vão sendo inseridos nas Solicitações de Desembolso os valores devem ser baixados na coluna de "Ajustes" e apropriados como "Solicitação de Desembolso", no "Movimento no Exercício". OBS.: Os valores aqui registrados na coluna "ACUMULADO ATÉ 31/12/200x" devem ser compatíveis com os apresentados no Item III, do Relatório Semestral do Fundo Rotativo em 31/12/200X, e demonstrado no Formulário RE1-733 - PAGOS: FUNDOS UTILIZADOS PENDENTES DE JUSTIFICAÇÃO AO BID, com as devidas explicações também nas Notas Explicativas às Demonstrações Financeiras Básicas do Programa.

- Gastos a Reembolsar – Pagos c/Recursos Próprios

Conta transitória. Registrar os gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que estão pendentes de serem mostrados / informados nas Solicitacões de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso de Recursos ao Mutuário). Uma vez incluidos nas Solicitações de Desembolso e processados pelo Banco, os valores deverão ser baixados na coluna de "Ajustes" e apropriados como "Solicitação de Reembolso", no "Movimento do Exercício".

DESEMBOLSOS EFETUADOS – BID (Aplicações) Orientação

TOTAL

DESCRIÇÃO

BID GO V ESTADO TO TAL BID GO V ESTADO TO TAL BID GO V ESTADO TO TAL BID GO V ESTADO TO TAL

1. Engenharia e Administração

1.1 Estudos e Porjetos

1.2 Supervisão de O bras

1.3 Administração do Projeto2. O bras e Construções

2.1 Construções

2.2 Urbanização

3. Equipamentos, Materiais e Móveis

3.1 Equipamentos

3.2 Material Didático

3.3 Mobiliário

3.4 Livros e Publicações

4. Custos Concorrentes

4.1 Contratacão Pessoal Docente

5. Sem Destinação Específica

5.1 Imprevistos

5.2 Escalonamento de Custos

6. Gastos Financieros

6.1 Juros

6.2 Comissão de Crédito

6.3 FIV

Totais

Porcentagens

ENTIDADEPROJETO/PROGRAMACONTRATO DE EMPRÉSTIMO BID

DEMONSTRATIVO DE INVESTIMENTOS31 de dezembro de 200Y

US$ DólaresACUMULADO NO INÍCIO DO

EXERCÍCIOAJUSTE(S) DE EXERCÍCIO (S)

ANTERIO R(ES)MO VIMENTO NO EXERCÍCIO ACUMULADO EM 31-12-200X

Anexo B

Assinatura Assinatura Nome/Cargo ou Função Nome/Cargo ou Função

Formato Anterior

NOME DO EXECUTOR:PROGRAMA:CONTRATO DE EMPRÉSTIMO:

DEMONSTRAÇÃO DE FLUXO DE CAIXA [1] (Expresso em….moeda local e US$ dólares)

período terminado em… período terminado em… (Data do encerramento do período, atual) (Data do encerramento do período, anterior) BID Contrapartida TOTAL BID Contrapartida TOTALRECURSOS RECEBIDOS Acumulado Ao começo do período Durante o período • Desembolsos (Antecipações/ Fundo Rotativo,

reembolsos, pagos diretos ) • Juros Recebidos (detalhar) • Outros (detalhar)

Total Recursos Recebidos DESEMBOLSOS EFETUADOS Acumulado ao começo do período Durante o período

• Solicitação/ Justificativa de Desembolso apresentado ao BID

• Pagos por Bens e Serviços Pendentes de Comprovação / Justificação

• Outros (detalhar) Total Desembolsado

SALDO DISPONÍVEL AO FINAL DO PERÍODO As notas anexas fazem parte integrante destas Demonstrações Financeiras [1] Quando se utiliza a contabilidade com base em regime de competência deverão ser realizadas aos ajustes correspondentes na nomenclatura dos conceitos utilizados nesta Demonstração.

[2] No primeiro período não haverá lugar a uma demonstração comparativa Local / Data

Assinatura AssinaturaNome / Cargo ou Função Nome / Cargo ou Função

Novo Formato

NOME DO EXECUTOR:PROGRAMA:CONTRATO DE EMPRÉSTIMO:

DEMONSTRAÇÃO DE INVESTIMENTOS ACUMULADOS Exercício:

(Expresso em….moeda local e US$ dólares)

Orçamento Vigente Acumulado do Exercício 2008

Movimento no Exercício 2009

Acumulado do Exercício 2009

Movimento do Exercício 2010

Acumulado do Exercício 2010

CONCEITO Orçamento Projeto

Orçamento BID

Orçamento Contrapart

ida BID Local TOTAL BID Local TOTAL BID Local TOTAL BID Local TOTAL BID Local TOTAL

1. Engenharia e Administração

1.1 Desenhos e Engenharia 1.2 Supervisão da Executora 2. Obras e Construções 2.1 Construções 2.2 Urbanização 3. Equip. Materiais e Móveis 3.1 Equipamentos 3.3 Mobiliário

5. Sem designação específica 5.1 Imprevistos

6. Gastos Financeiros 6.1 Juros 6.2 Comissão de Crédito 6.3 FIV

TOTAIS PARI-PASSU porcentagem

Local / Data

Assinatura AssinaturaNome / Cargo ou Função Nome / Cargo ou Função

Novo Formato

CONCILIAÇÃO DOS RECURSOS DO BANCO OU “RELATÓRIO

SEMESTRAL SOBRE O FUNDO ROTATIVO”.

DEMONSTRATIVO DOS INVESTIMENTOS ACUMULADOS

DEMONSTRAÇÃO DE FLUXOS DE CAIXA OU ‘DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS”.

Conciliação

INTERRELAÇÃO DAS TRANSAÇÕES ENTRE OS DEMONSTRATIVOS

FORMULÁRIO “ESTADO DE EXECUÇÃO DO PROJETO” OU “CONTROLE DE DESEMBOLSOS E APORTES LOCAIS’.

Relatório Semetral de Progresso