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Requisição de Compra DESENVOLVENDO SOLUÇÕES Autor: REPTEC TECNOLOGIA - Márcio Bertelli Doc. Vrs. 02 Revisão: TEOREMA SISTEMAS - Laila Maria Aprovado em: Abril de 2015. Nota de copyright Copyright ® 2015 Teorema Informática, Guarapuava. Todos os direitos reservados.

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Requisição de Compra

DESENVOLVENDO SOLUÇÕES

Autor: REPTEC TECNOLOGIA - Márcio Bertelli

Doc. Vrs. 02

Revisão: TEOREMA SISTEMAS - Laila Maria

Aprovado em: Abril de 2015.

Nota de copyright

Copyright ® 2015 Teorema Informática, Guarapuava. Todos os direitos reservados.

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1. VISÃO GERAL 1.1 MOTIVAÇÃO:

Esclarecer o uso do processo de Requisição de Compra como um processo operacional padrão para as empresas

usuárias do módulo de Gestão Administrativa.

1.2 ÍNDICE:

1. VISÃO GERAL ............................................................................................................................ 2

1.1 MOTIVAÇÃO: ..................................................................................................................................... 2

1.2 ÍNDICE: ............................................................................................................................................... 2

1.3 INTRODUÇÃO: .................................................................................................................................... 2

1.4 OBJETIVO: .......................................................................................................................................... 3

2. INSTRUÇÕES GERAIS .............................................................................................................. 4

2.1 PROCESSO DE REQUISIÇÃO DE COMPRA .......................................................................................... 4

2.2 CONSULTA REQUISIÇÕES DE COMPRA .............................................................................................. 5

2.2.1 ABA SELEÇÃO ............................................................................................................................. 5

2.2.2 FILTROS ...................................................................................................................................... 6

2.3 INSERINDO REQUISIÇÕES DE COMPRA ............................................................................................. 9

2.4 CONFIGURAÇÃO PARA USO DE LIBERAÇÃO DE REQUISIÇÃO DE COMPRA ..................................... 12

2.4.1 PROCEDIMENTO DE AUTORIZAÇÃO ........................................................................................ 13

2.5 IMPRESSÃO DE REQUISIÇÕES DE COMPRA ..................................................................................... 16

3. REFERÊNCIAS ......................................................................................................................... 18

4. ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS ......................................................................................... 18

4.1 ALTERAÇÕES FUTURAS .................................................................................................................... 18

4.2 OUTROS MANUAIS QUE COMPLEMENTAM O ASSUNTO ................................................................ 18

1.3 INTRODUÇÃO:

Tratando-se do uso da ferramenta apresentada por este documento é necessário ao usuário, conhecimentos

básicos de informática, algum treinamento prévio, presencial deste módulo, ou conhecimento de pelo menos

algum outro módulo Teorema. Demais manuais e vídeos de processos para assistência de todos os agentes

e usuários se encontram no Ambiente de Aprendizagem da área restrita do sítio Teorema.

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Para o correto funcionamento do sistema certifique-se de que o computador atende aos requisitos

mínimos de hardware e sistema operacional solicitados:

Processador Pentium IV ou superior – AMD 2.0 ou superior;

RAM 1GB ou mais;

Disco Rígido de 120GB ou mais;

Sistema Operacional (Windows XP /Windows 8);

Resolução de vídeo igual a 1280 x 720 ou mais alta;

Energia Elétrica: Filtrada, Estabilizada e Aterrada;

Sendo imprescindível o uso de antivírus e rotina de backup.

Este documento foi confeccionado para atender aos usuários do sistema e para sanar eventuais

dúvidas com relação ao procedimento de Requisição de Compra. De início são abordados os motivos de uso

e interesse do instrumento, incluindo a introdução, objetivos e o índice deste documento. Primeiramente foram

tratados o conceito e a localização da funcionalidade no sistema, seguido dos procedimentos para consultas

e filtros. Na seção 2.3 é apresentado o registro de uma requisição, com exemplo e comentários pertinentes.

Problemas com relação ao uso do sistema, deste documento ou sugestões de necessidades ou

melhorias registrar abertura de Chamadas por meio do sistema, botão na barra de ferramentas,

fornecendo o contato e uma descrição clara e objetiva.

1.4 OBJETIVO:

Um documento de Compras é um instrumento usado para suprir necessidades de materiais ou serviços por

Compras. As Requisições de Compra geralmente são consideradas como documentos internos usados em

Compras. Este dispositivo fornece notificações de necessidades de materiais e/ou atividades externas e

proporciona o controle de tais necessidades.

As requisições podem ser criadas diretamente ou indiretamente.

Diretamente quando alguém do departamento requisitante lança uma requisição de compra. A pessoa que

está criando a requisição determina o que e quanto deve ser pedido e a data de remessa.

Indiretamente quando a requisição de compra é iniciada por meio do componente de MRP, Análise de

OP’s, ou ainda OSM, para obter informações adicionais para estes casos, consultar os respectivos manuais

do módulo de Produção Industrial.

As Requisições de Compra podem estar sujeitas a um processo de liberação (compensação ou aprovação),

nos sistemas Teorema chamado de autorização de compra. Para obter mais informações sobre esse tópico,

consultar a seção Procedimento de Autorização.

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2. INSTRUÇÕES GERAIS

O Processo de Requisições de Compra contempla as solicitações internas de materiais ao setor de compras,

o qual passará pelos processos de Cotação e posteriormente a finalização com o Pedido de Compra.

2.1 PROCESSO DE REQUISIÇÃO DE COMPRA

Para iniciarmos o processo de Requisições de Compra, devemos acessar o menu: Compras/Requisições de

Compra, Figura 1.

Figura 1 Acesso ao Modulo de Requisições de Compra.

Após o acesso, é exibida a tela da Central de Compras, diretamente na aba 1 Requisições, Figura 2.

Figura 2 Tela inicial do modulo Requisições de Compra.

A tela de consulta do processo de Requisição de Compra apresenta diversas funcionalidades, a tabela

a seguir aponta as funcionalidades disponíveis nos botões:

BOTÃO DESCRIÇÃO DA FUNCIONALIDADE

Incluir uma nova Requisição de Compra.

Localizar uma ou várias Requisições de Compra, respeitando os filtros inseridos.

Editar uma requisição selecionada.

Inserir Filtros para localização.

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Autorizar requisições selecionadas (necessita de autorizador no processo).

Gerar cotações a partir de uma requisição autorizada.

Opções de grade: Imprimir, Exportar para Excel, Texto, HTML, entre outros.

Exibir histórico.

Gera um relatório próprio para Impressão das requisições contendo itens e serviços das requisições selecionadas.

Adicionar configurações de filtros como favoritas.

2.2 CONSULTA REQUISIÇÕES DE COMPRA

Para efetuarmos uma consulta de Requisições de Compra, Figura 2, podemos definir vários parâmetros para

tal:

Figura 3 Período para consulta de Requisições de Compra.

Período – Consulta por um período determinado, Figura 3;

Por Situação, Figura 4;

o Abertas – Lista as requisições abertas;

o Em Lançamento – Lista as requisições em lançamento;

o Finalizadas – Lista as requisições Finalizadas;

o Canceladas – Lista as requisições finalizadas;

o Rejeitadas – Lista as requisições rejeitadas;

o Todas – Lista todas as requisições;

Figura 4 Situações para consulta Requisições de Compra.

2.2.1 ABA SELEÇÃO

Nesta aba, Figura 5, podemos inserir parâmetros para consultas de requisições, combinadas ou não com os

filtros:

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Número de documento – Consulta pelo número de uma requisição específica;

Usuário – Consulta requisições de um usuário específico;

Comprador – Somente para Pedidos de Compra;

Fornecedor – Consulta por um fornecedor específico – somente em cotações e pedidos;

Condição de pagamento – Somente Pedidos de Compra;

Item – Consulta por item selecionado;

Serviço – Consulta por serviço selecionado;

Todas as empresas – Mostra as requisições de todas as empresas;

Autorização – Consulta requisições por status de autorização (Quando existente o processo com

autorizador para requisições de compra):

o Autorizados;

o Não autorizados;

o Pendentes;

o Cotando;

o Todos.

Figura 5 Aba Seleção.

2.2.2 FILTROS

Para adicionarmos filtros nas consultas de requisições de compra, devemos clicar no menu superior em filtros

, em seguida será apresentada a tela para adicionarmos os filtros desejados dentro das opções

disponíveis, Figura 6:

Itens – Filtra por itens;

Famílias – Filtra por Famílias;

Grupos – Filtra por Grupos;

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Subgrupos – Filtra por Subgrupos;

Marcas – Filtra por Marcas;

Tipos – Filtra por Tipos;

Subtipos – Filtra por Subtipos;

Controle – Filtra por Controle;

Localização – Filtra por localização (local onde está armazenado o item no almoxarifado ou

depósito).

Figura 6 Tela de Filtragem - Opções de Filtros.

Para inserir filtros para filtragem sequencial, proceder conforme o exemplo, filtragem da família 001 a

005, inserimos no campo inicial 0001 e no final 0005, após clicar na seta verde para adicionar os filtros,

Figura 7.

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Figura 7 Adicionado Filtro Sequencial.

Para adicionarmos filtros aleatórios, ou seja, se necessitarmos da família 001, 003 e 005. Clicar em

para que possamos selecionar as famílias desejadas, Figura 8, na tela seguinte, marcar as famílias

desejadas nas caixas de seleção em seguida clicar em selecionar para adicionar a seleção

ao filtro.

Figura 8 Adicionado Filtros Aleatórios.

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Podem ser utilizadas combinações de filtros conforme a necessidade de cada usuário. Para limpar os

filtros inseridos clicar em no botão limpar filtros . Para excluir um único filtro da seleção, clicar

em e para salvar os filtros para uma consulta futura, clicar em ; ambos na lateral esquerda da tela

de filtragem.

2.3 INSERINDO REQUISIÇÕES DE COMPRA

Para inserirmos uma nova Requisição de Compra, clicar em incluir no menu superior será aberta a

tela inserção da nova requisição. Na aba 1 Dados do Documento incluir a seguintes informações, Figura 9:

Informar a empresa referente a requisição;

Informar o solicitante da requisição;

Informar a Aplicação dos materiais a serem solicitados (opcional);

Observações da requisição (opcional);

Observações Internas (opcional);

Figura 9 Dados do Documento.

Na aba 2 Movto dos Itens, Figura 10, informar os itens que comporão a Requisição de Compra.

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Figura 10 Movimento de Itens da Requisição de Compra.

Para iniciar a inclusão de um novo item na requisição, clicar em no menu lateral esquerdo. Após

abrir a tela de Lançamento de Itens, Figura 11, informar:

Selecionar o item a ser requisitado, pelo código ou descrição;

Indicar a quantidade necessária;

Incluir a marca do item (opcional);

Centro de Custo (conforme padrão da empresa);

Classificação (conforme padrão da empresa);

Data de necessidade do item;

Observações necessárias para o item;

Clicar em Confirmar para adicionar o item à requisição;

Repetir o processo para adicionar novos itens.

A tabela a seguir descreve as funcionalidades dos botões da lateral esquerda para a movimentação

dos itens da Requisição de Compra.

BOTÃO DESCRIÇÃO DA FUNCIONALIDADE

Inclusão de novo item requisitado.

Alteração de informação de lançamento de Item.

Exclusão de item adicionado.

Exibe informações do item, fornecedores, estoque, composição....

Acesso ao cadastro de item.

Importar Itens já requisitados, ou do processo de Vendas Perdidas, ou ainda a composição do item.

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Figura 11 Lançamento de itens de Requisição.

Caso for necessário a inclusão de mais itens na requisição, repetir o processo até que todos os itens

necessários estejam incluídos no movimento. Se não localizar o item em cadastro existente, será necessário

cadastrá-lo, para isso consulte o POP – Processo Operacional Padrão referente este processo.

Serviços também podem ser inclusos na Requisição de Compra na aba 3 Serviços, Figura 12.

Figura 12 Inserção de Serviços.

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O Processo é semelhante a inclusão de itens, basta informa os serviços e após clicar em

para inserir o mesmo na requisição. Após a inserção de todos os itens e serviços, clicar em retornar para

voltar a tela principal da Requisição de Compra e clicar em para que a requisição movimentada seja

inserida no banco de dados, então é gerado o número sequencial da requisição, Figura 13.

Figura 13 Número sequencial da Requisição de Compra.

Existem também processos para envio de e-mail da requisição clicando em e também é

possível enviar um recado em massa para os usuários do sistema informando sobre a geração da requisição

clicando em .O processo de Requisição de Compra foi finalizado, a próxima etapa é a importação

para a Cotação de Compra.

2.4 CONFIGURAÇÃO PARA USO DE LIBERAÇÃO DE REQUISIÇÃO DE COMPRA

Processo para limitar valores de autorização de compras, desta forma fica determinado um limite máximo

para gastos com compras. Primeiramente a empresa deve utilizar a autorização para Pedidos de Compras,

esta indicação é uma das configurações do Compras nos Parâmetros da Empresa, Figura 14.

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Figura 14 Parâmetro de Empresas - Indicação de autorizador.

Algum(ns) dos usuários deve ter a função de autorizar os documentos de compras realizados pelos

demais usuários, para isso na aba “Liberações e Autorizações” do cadastro do(s) usuário(s) do sistema que

tiver(em) a prerrogativa de autorização indicar, a Figura 14 destaca o campo habilitado para a autorizador de

compras do Cadastro de Usuários.

Figura 15 Cadastro de Usuários - Indicação de Usuário autorizador de Compras.

2.4.1 PROCEDIMENTO DE AUTORIZAÇÃO

Qualquer usuário do sistema com acesso ao Compras, lança um pedido de compras indicando um

determinado usuário autorizador, Figura 16.

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Figura 16 Requisição de Compra.

O usuário autorizador ao acessar algum documento de compras, entre requisição ou pedido, tem

acesso aos documentos de compras que receberam sua indicação de autorizador durante o lançamento. Para

requisições a situação “Pendente” indica a necessidade de autorização. Para dar sequência o usuário

autorizador deve utilizar o botão “Autorização”, Figura 17.

Figura 17 Requisição de Compra - Autorizado.

Igualmente no Pedido de Compra, sendo a situação “Abertos - Pendentes” que sinalizará a

necessidade de autorização, Figura 18.

Figura 18 Pedido de Compra - Abertos e pendentes de autorização.

Na tela de Autorização de Compras na coluna “Autoriza” setar a autorização por item requisitado.

Existem algumas opções de filtros: a possibilidade de “Visualizar” carrega na grade somente os itens

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pendentes, em “Selecionar Todos” a opção “Sim” torna todos os itens da grade para autorizar enquanto que

a opção “Não” limpa a coluna “Autoriza”. Ao marcar a opção “Mantém Solicitante” o sistema conserva o

solicitante da requisição na Cotação de Compras, se houver mais de um solicitante será gerado para somente

um aleatório. Na tela de Autorização de Itens a seção “Autorização” permite uma manipulação geral para

todos os itens da grade conforme a seleção, Figura 19.

Figura 19 Tela de Autorização de Requisição de Compra.

No exemplo da Figura 20 é mostrado como realizar a autorização diretamente na grade, observar as

opções possíveis. Realizadas as indicações de autorização clicar no botão para efetivar a

autorização.

Figura 20 Seleção de opção da Autorização de Requisição de Compra.

O sistema corrobora a finalização do procedimento por uma mensagem ao usuário sobre a conclusão

do processo de autorização com a mensagem apresentada na Figura 21.

Figura 21 Mensagem de finalização de itens para autorizar.

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Na Central de Compras na tela de consulta de Requisições de Compra é verificado a alteração da

“Autorização” dos itens movimentados pela autorização do usuário Autorizador de requisições, Figura 22.

Figura 22 Consulta Requisições de Compras.

2.5 IMPRESSÃO DE REQUISIÇÕES DE COMPRA

Para imprimir o relatório de Requisições de Compra, localizar na grade os itens requisitados almejados,

utilizando os filtros, e as opções de período e situação, utilizar o botão e optar por “Relação de

Requisições”, como mostra a Figura 23.

Figura 23 Menu Relação de Requisições de Compra.

A Figura 24 apresenta parte do relatório de Requisições de Compra destacando o item requisitado no

exemplo deste manual.

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Figura 24 Parte do relatório de Requisições de Compra.

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3. REFERÊNCIAS Requisições de Compras (MM-PUR-REQ). Disponível em:

http://help.sap.com/saphelp_470/helpdata/pt/75/ee0b5555c811d189900000e8322d00/content.htm. Acesso

em: abril de 2014.

4. ACRÔNIMOS E ABREVIATURAS AMD - Advanced Micro Devices.

GB – Gigabyte.

UF – Unidade de Federação.

4.1 ALTERAÇÕES FUTURAS

Pretende-se exemplificar os controles por meio das opções de “Autorização” com as movimentações

possíveis em Compras:

Pendente;

Autorizado;

Cotando;

Pedido Gerado;

Entrada Confirmada;

4.2 OUTROS MANUAIS QUE COMPLEMENTAM O ASSUNTO

Citamos alguns manuais e vídeos complementam funcionalidades citadas nos manuais sobre Compras, estes

se encontram em Gestão Administrativa no Ambiente de Aprendizagem da Área Restrita do sítio

www.teorema.inf.br:

Videoaula: Almoxarifado;

Videoaula: Entrada de Itens;

Videoaula: Pré-Compra;

Videoaula: Tabelas de Preços;

Manual de Cotações de Compra;

Manual de Pedidos de Compra;

Manual de Importações de Pedidos de Compra.

***

Caso tenha dúvidas, por favor, entre em contato com seu Agente.

Tenha um excelente uso do sistema e obrigado pela confiança!

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