Residencial Village Thermas das Caldas Atividades e Prestação de contas Gestão 2010/2012 Conselho Fiscal Março/2012

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Gestão 2010/2012Gestão 2010/2012Conselho FiscalConselho Fiscal

Março/2012Março/2012

1. Verificação fiscal / Contábil2. Análise de conteúdo3. Orientações realizadas4. Evolução contábil – análise gráfica das contas (superávit x déficit)5. Inadimplência6. Pendências verificadas e ações de correção7. Gestão do condomínio pelo Conselho Fiscal – Jan/2011 à Mar/20118. Ações do conselho Fiscal – adequações na administração9. Análise dos Livros Fiscais10. Resultado da análise dos livros Fiscais11. Sugestões / Melhorias / Ações para a próxima gestão

► Agenda

Prestação de contas – Gestão 2010/2012Conselho Fiscal

Trata-se da análise dos documentos fiscais Validade de documentos

Notas / Cupons fiscais RPA Etc.

Verificação de valores (entrada x saída de valores) Notas / Cupons fiscais Boletos bancários Holerites Cheques

1. Verificação fiscal / contábil

► Da análise


Trata-se da verificação da descrição do documento fiscal Produto ou Serviço prestado Finalidade Etc.

2. Análise de conteúdo

► Da análise

Passar a administração as melhores práticas adotadas no mercado Reuniões presenciais junto à administração Orientações por relatórios gerenciais / e-mails / legislação

3. Orientações gerais


4. Evolução contábil – verificação gráfica

Planilha de Receitas x Despesas: Ano fiscal – 2010 Ano fiscal – 2011

Evolução das contas Ano fiscal – 2010 Ano fiscal – 2011


► Evolução contábil – verificação gráfica








Comparativo das contas – 2009 / 2010 / 2011: Receitas



a) RECEITASa) RECEITAS 20092009 20102010 20112011 TotaisTotais a) RECEITASa) RECEITAS 2009 / 20102009 / 2010 2010 / 20112010 / 2011

RECEITASRECEITAS Diferenças - RECEITAS %Diferenças - RECEITAS %

Cotas de Cotas de condomíniocondomínio R$ 466.086,78 R$ 586.249,74 R$ 769.658,57 R$ 1.821.995,09 Cotas de Cotas de

condomíniocondomínio 26% 31%

Acordos Acordos (inadimplencia)(inadimplencia) R$ 175.314,58 R$ 215.358,51 R$ 242.743,89 R$ 633.416,98 Acordos Acordos

(inadimplencia)(inadimplencia) 23% 13%

Taxa para fundo Taxa para fundo de melhoriasde melhorias R$ 135.648,02 R$ 161.111,36 R$ 196.903,40 R$ 493.662,78 Taxa para fundo de Taxa para fundo de

melhoriasmelhorias 19% 22%

Rendimentos Rendimentos financeirosfinanceiros R$ 5.092,40 R$ 7.583,17 R$ 20.188,31 R$ 32.863,88 Rendimentos Rendimentos

financeirosfinanceiros 49% 166%

AsfaltoAsfalto R$ 8.784,46 R$ - R$ - R$ 8.784,46 AsfaltoAsfalto 0% 0%

Receitas Receitas diversasdiversas R$ 17.012,08 R$ 76.939,57 R$ 366.948,60 R$ 460.900,25 Receitas diversasReceitas diversas 352% 377%

TotaisTotais R$ 807.938,32 R$ 1.047.242,35 R$1.596.442,77 R$ 3.451.623,44 TotaisTotais 30% 52%

Comparativo das contas – 2009 / 2010 / 2011: Despesas



b) DESPESASb) DESPESAS 20092009 20102010 20112011 TotaisTotais b) DESPESASb) DESPESAS 2009 / 20102009 / 2010 2010 / 20112010 / 2011

DESPESASDESPESAS Diferenças - DESPESAS %Diferenças - DESPESAS %

Despesas com Despesas com PessoalPessoal R$ 371.500,10 R$ 470.407,06 R$ 542.342,77 R$ 1.384.249,93 Despesas com Despesas com

PessoalPessoal 27% 15%

Tarifas PúblicasTarifas Públicas R$ 121.720,23 R$ 130.331,98 R$ 169.865,67 R$ 421.917,88 Tarifas PúblicasTarifas Públicas 7% 30%

Conservação e Conservação e ManutençãoManutenção R$ 92.600,65 R$ 107.455,78 R$ 225.019,55 R$ 425.075,98 Conservação e Conservação e

ManutençãoManutenção 16% 109%

Movimentação Movimentação FinanceiraFinanceira R$ 33.760,93 R$ 53.013,54 R$ 355.383,64 R$ 442.158,11 Movimentação Movimentação

FinanceiraFinanceira 57% 570%

Taxas judiciáriasTaxas judiciárias R$ 17.651,40 R$ 19.821,94 R$ 15.974,63 R$ 53.447,97 Taxas judiciáriasTaxas judiciárias 12% -19%

Serviços de terceirosServiços de terceiros R$ 67.640,72 R$ 70.374,99 R$ 83.940,63 R$ 221.956,34 Serviços de terceirosServiços de terceiros 4% 19%

Movimento Movimento OperacionalOperacional R$ 23.667,32 R$ 47.793,14 R$ 52.375,60 R$ 123.836,06 Movimento Movimento

OperacionalOperacional 102% 10%

Patrimonio (Bens Patrimonio (Bens móveis)móveis) R$ 11.323,85 R$ 21.073,09 R$ 14.585,80 R$ 46.982,74 Patrimonio (Bens Patrimonio (Bens

móveis)móveis) 86% -31%

Despesas Despesas extraordináriasextraordinárias R$ 48.407,00 R$ 9.578,13 R$ 88,00 R$ 58.073,13 Despesas Despesas

extraordináriasextraordinárias -80% -99%

TotaisTotais R$ 788.272,20 R$ 788.272,20 R$ 929.849,65 R$ 929.849,65 R$1.459.576,29 R$1.459.576,29 R$ 3.177.698,14 R$ 3.177.698,14 TotaisTotais 18%18% 57%57%

Receitas - Composição: Ano fiscal – 2010/2011

Despesas – Composição: Ano fiscal – 2010/2011

Média – Gestão 2010 / 2011-12: Receitas: R$ 96.358,28 Despesas: R$ 83.987,37 Superávit: R$ 12.370,92R$ 12.370,92



5. Inadimplência


Comparativo entre Dezembro/2011 x Março/2012:

Fonte: relatório geral de inadimplência de 30/11/2011 e de 08/03/2012

Referência novembro/2011 março/2012 Evolução

Etapa Qtde Unidades Inadimplencia % Inadimplencia % Unidades %

Azaléia 114 41 36% 45 39% 4 4%

Bougainville 106 46 43% 40 38% -6 -6%

Gardênia 78 51 65% 48 62% -3 -4%

Orquideas 99 21 21% 31 31% 10 10%

Pitangueiras 94 33 35% 24 26% -9 -10%

Jacarandas 58 26 45% 17 29% -9 -16%

Total 549 218 40% 205 38% -13 -2%

Sendo:Sendo: R$ 1.112.361,89 54,06% correspondem a 14 unidades

R$ 945.275,97 46,94%, correspondem a 191 unidades

5. Inadimplência


Total da inadimplência Março/2012: R$ 2.057.637,36 Diferença: R$ 62.465,20 (+3%)

Fonte: relatório geral de inadimplência de 08/03/2012

Total da inadimplência Novembro/2011: R$ 1.995.172,66

Foco das cobranças deverá se Foco das cobranças deverá se intensificar nas 14 unidadesintensificar nas 14 unidades

6. Pendências verificadas nos livros e ações de correção

Pendências fiscais/contábeis verificadas: Documentos fiscais vencidos ou com rasuras Documentos fiscais inválidos (vales, recibo frio, etc.) Valores divergentes do documento fiscal em relação à prestação

(pagamento / depósito (ativo x passivo)) Documentos sem carimbos ou falta de informações contábeis Divergência entre lançamento de convites e seqüenciamento Falta de lançamento de valores depositados a título de convites

Ações adotadas para correção fiscal/contábil: Solicitação de inserção dos motivos da divergência no balancete ou correção/troca do documento


Pendências de conteúdo verificadas: Nota / Cupom fiscal emitido ao consumidor Nota / Cupom fiscal emitido à empregado Produto/Serviço prestado sem a descrição da finalidade Aquisição de mercadorias acima do valor praticado pelo mercado Aquisição de grande quantidade de material/produto, sem efetivo controle:

Peças para de motocicleta (pneus, pára-lama, amortecedor, óleo motor, kits, etc.) Combustível Material de construção

Entrega de material de proteção individual - EPI sem a verificação de aceite (recebimento) pelo empregado Empregados: Alta rotatividade de empregados - rescisões contratuais Uso de RPA: Alto índice de pagamentos através de RPA´s (simultâneos) Desordenação dos balancetes



Ações de correção de conteúdo adotadas: Solicitações de correção ou troca do documento fiscal Solicitação de apresentação de, pelo menos, 03 cotações03 cotações de fornecedores diferentes para aquisição de serviços ou produtos Solicitação para a inserção da finalidade a que se destina o produto/serviço Solicitação para a inserção do “recebido” na entrega de materiais à empregado Solicitação do efetivo controle na aquisição de produtos

Orientação e elaboração de planilhas de controle para:1. Material de proteção individual - EPI

2. Material de construção

3. Gêneros alimentícios

4. Manutenção de bens



Orientações: Que fosse estabelecida uma política preventivapolítica preventiva para manutenção de bens

Minimizar os pagamentos via RPA, que pode caracterizar vinculo empregatício

• Solicitação para que fosse elaborado o Plano Orçamentário Anual Plano Orçamentário Anual (planejamento)

Padronização dos balancetes

Aderência dos processos operacionais à Convenção


► Orientações gerais



Orientações: Maior transparência aos condôminos sobre:

• Horário de funcionamento da área de lazer• Manutenção e padronização das áreas comuns, jardins individuais e

coleta de lixo:- Elaborar Escala de serviço e trabalho por metas - verificar a produtividade

Definição do teto máximo para gastos com despesas extraordinárias Disponibilização de Informações sobre:

- Muro de proteção - Obras do trevo- Garantia do asfalto / Pista de Cooper- Construção de guaritas- Sala da administração- Piscinas


Orientações: Alteração do Regimento Interno – R.I. (o qual não necessita de quórum especializado)

• Disponibilização do R.I. no site da instituição• Apresentação de propostas de alteração

Solicitação para a definição de uma política de RH clara

• Quadro de empregados – quantidade, funções e competências• Definição de critérios para Admissão, Demissão e Readmissão de

empregados• Delegação de poderes para o conselho Administrativo

Solicitação para realização do Planejamento prévio de Assembléias • Datas• Conteúdo• Planejamento interno



Ações adotadas: Orientações para implantação de Controle efetivo sobre bens:

Automotores: política de manutenção preventiva• Controle – com anotação das informações sobre:

- Kilometragem (Km)- Calibragem (pneus)- Combustível Sempre que adquirir (Km inicial/final – Valor (R$))

• Não utilizar para uso pessoal• Não utilizar fora das dependências do Village• Evitar transportar “caronas”

Orientações quanto ao Pagamento de Horas Extras – H.E. Planejamento prévio das necessidades do Village Somente quando extremamente necessário Não pagar H.E. para categorias proibidas por lei



7. Gestão do condomínio pelo Conselho Fiscal


Levantamento do processo operacional do Condomínio (cont.):

Solicitação à JH sobre: Receitas:

1. Relatórios existentes e disponibilizados2. Fluxo das receitas3. Ferramenta de controle via Web

7. Gestão do condomínio pelo Conselho Fiscal


Reuniões gerenciais solicitadas pelo Conselho Fiscal:

05/02/2011 – Levantamento de necessidades

05/03/2011 – Definição de ações (Administração e conselhos)

02/04/2011 – Acerto operacional - junto à administração 21/04/2011 – Definição de critério e metas

(Administração e conselhos)

03/09/2011 – Reunião de acompanhamento 10/12/2011 – Estudo de viabilidade Econômico-Financeiro

8. Ações do conselho - adequações na administração


Pautas das reuniões:

Gestão do condomínio pelo Conselho Fiscal (Art. 29º e AGO) Planejamento operacional para o Carnaval/2011 Definição sobre o retorno ao cargo de síndico Delegação de poderes para membros do Conselho Administrativo Definição de ações para verificação do aumento de despesas Transparência do uso da taxa de melhoria Transparência de ações para obras inacabadas Citações judiciais Alteração do regimento interno Assembléia em aberto – 13/03/2010



Pautas das reuniões:

Política de recursos humanos :a. Quadro de empregados – quantidade, funções e competênciasb. Admissão, demissão e readmissão de empregadosc. Serviços de limpeza e jardinagem – padronizaçãod. Horários / Escala de serviço / Metas / Produtividade

Aderência dos processos à Convenção

Solicitação de Assembléia Geral Extraordinária para 23/04/2011



Solicitação de Assembléia geral para 23/04/2011

Pauta da Assembléia:

1. Resoluções do conselho sobre a renúncia, conforme previsto na atada assembléia de 22/01/2011

2. Definição da Política de recursos humanos e Readmissão de empregados demitidos

3. Aderência de processos à Convenção do condomínio • Proposta de orçamento para o exercício 2011 (cláusula 9ª) • Concentração das receitas em conta única (clausula 11ª) • Fundo de reserva: cotas arrecadadas, movimentação e utilização

do saldo da conta de fundo de reservas (clausulas 13ª, 14ª e 15ª) • Definição de despesas extraordinárias (Clausula 12º - Parágrafo único)• Negociação de multas e juros (clausula 49ª - parágrafo 4º)



Solicitação de Assembléia geral para 23/04/2011 (cont.)

Pauta da Assembléia (continuação):

4. Comunicação de citações judiciais ou administrativas ao conselho administrativo e fiscal

5. Prestação de contas sobre a utilização dos valores recolhidos sob o título de “taxa de melhorias”

6. Obras inacabadas – esclarecimentos aos condôminos

7. Disponibilização do Regimento Interno


Situação dos Balancetes até 10/03/2012:


Aprovados com Ressalvas pelo Conselho Fiscal

Agosto/2010 Setembro/2010 Outubro/2010 Novembro/2010 Dezembro/2010

Obs: faltam as correções solicitadas pelo conselho e citadas em Assembléia

9. Análises dos livros Fiscais - Balancetes

Analisados pelo Conselho Fiscal

Janeiro/2011 Fevereiro/2011 Março/2011 Abril/2011 Maio/2011 Junho/2011 Julho/2011 Agosto/2011 Setembro/2011 Outubro/2011 Novembro/2011 Dezembro/2011 Janeiro/2012

Pendências Falta do cumprimento de acordos deliberados em reuniões internas Falta de controle/política para de manutenção de bens:

Manutenção preventiva de equipamentos (maquinários, automotores, etc.)

Falta da clareza e controle na aquisição de materiais de construção Falta de política de RH

Clareza e critérios para admissão, demissão e readmissão de empregados Alta rotatividade de empregados evidenciadas pelo CAGED

o Aproximadamente 70% das demissões realizadas foram pelo motivo“sem justa causasem justa causa” – onera o caixa ao se pagar multa e juros (50% sobre o valor recolhido a título de rescisão do FGTS)

Horários / Escala de serviço / trabalho por metas / Medição da produtividade




Pendências: Falta de controle no lançamento de cheques pagos ao condomínio. Esclarecimentos sobre aquisição excessiva de peças para motocicleta:

Exemplo: pneus Agosto/2010 aquisição de 02 pneus Outubro/2010 aquisição de 04 pneus Janeiro/2011 aquisição de 02 pneus Fevereiro/2011 aquisição de 02 pneus Maio/2011 aquisição de 01 pneu Junho/2011 aquisição de 01 pneu Agosto/2011 aquisição de 03 pneus de motocicleta Setembro/2011 aquisição de 01 pneu Novembro/2011 aquisição de 02 pneus Dezembro/2011 aquisição de 01 pneu


Emissão de “nada constanada consta” a unidades que possuem débitos em aberto

Dívida da unidade é divida adquirida pelo proprietário atual

o Trata-se de obrigação “propter rem”, ou seja, vinculada ao bem, mesmo queas dívidas sejam anteriores à sua aquisição

o O adquirente passa a ser também responsável pelas despesas que não foramsatisfeitas pelo antigo proprietário

Art. 1.345 (Lei 10.406/02). O adquirente de unidade responde pelos débitos do alienante, em relação ao condomínio, inclusive multas e juros moratórios.


► Pendências

Os livros abaixo não estão aprovados pelo Conselho


9. Resultado da analise dos livros:

Fevereiro/2011 Março/2011 Abril/2011 Maio/2011 Junho/2011 Julho/2011 Agosto/2011 Setembro/2011 Outubro/2011 Novembro/2011 Dezembro/2011 Janeiro/2012

Aprovados com Ressalvas pelo Conselho Fiscal

Setembro/2010 Dezembro/2010

Obs: faltam as correções solicitadas pelo conselho e citadas em Assembléia

Não aprovados

Não aprovados

O conselho fiscal sugere que seja agendada assembléia para tratar:


10. Sugestões de assuntos a serem tratados

Alteração da Convenção ou Alteração do regimento Interno Exemplo: pró-labore (6,5 x R$ 622,00 = R$ 4.043,00 + tanque gasolina), uso de procurações

Apresentação do plano orçamentário anual – planejamento de ações Delegação de poderes ao conselho administrativo Implantação de uma Gestão participativa / colaborativa Padronização e divulgação de atividades (modo e periodicidade):

• Padronização da manutenção de áreas comuns• Padronização de manutenção de jardins individuais• Disponibilização de datas e horários para coleta de lixo• Elaborar escala de serviço, trabalhando por metas, podendo averiguar

a produtividade individual do empregadoo Implementar programa de bônus de produtividade ao empregado

► Obrigado!

Conselho FiscalConselho Fiscal

Cássio Resende Nardon – Presidente do Conselho Fiscal

Rogério Wilson Lélis Caixeta – Conselheiro Fiscal

Mauro Miguel Júnior – Conselheiro Fiscal


Documents

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