Ensaios de parmetros clnicos so os que se

Boas prticas para laboratrios clnicos

Ensaios de parmetros clnicos so os que se fazem para auxiliar no monitoramento da eficcia clnica dos tratamentos e de medidas profilticas ou preventivas. Na maioria dos casos, os dados de estudos clnicos, inclusive

resultados do estudo e dados de segurana dos participantes, so em grande parte

laboratoriais. Como elemento de

precauo e para garantir a confiana do patrocinador na qualidade dos dados

produzidos pelos laboratrios que realizam exames para o estudo, a DAIDS

supervisionou o desenvolvimento de normas BPLC englobando pores cabveis do

Captulo 21 do Cdigo de Regulamentaes Federais (CFR) parte 58, ou BPL e

Captulo 42 do CFR parte 493 (Clinical Laboratory Improvement Amendments, ou

CLIA). O objetivo desses regulamentos garantir a qualidade e a integridade dos dados

de segurana, permitir a reproduo precisa dos experimentos, possibilitar o

desenvolvimento de produtos seguros e de qualidade e permitir a comparao de dados

gerados em diferentes locais. Organizao e pessoal

A. Introduo

A administrao e a equipe do laboratrio so ambos responsveis por documentar

amplamente a estrutura da organizao e respectiva descrio e qualificao do

trabalho, assim como pela documentao contnua referente experincia

profissional, treinamento e avaliao das habilidades de cada indivduo.

B. Normas para organizao e pessoal

Documentao: o laboratrio de anlises dever manter os seguintes documentos

no prprio laboratrio ou prontamente disponveis (p.ex. em 24 horas) para pessoal

autorizado, conforme necessrio:

o Polticas de pessoal: devero estar disponveis por escrito e abordar

tpicos como orientao, treinamento, necessidade de educao

continuada, avaliaes de desempenho, normas de vesturio e

segurana. Essas polticas explicaro as responsabilidades do

empregador e funcionrios em relao continuidade do emprego,

exigncias legais para o patro e o empregado e protees.

o Polticas da instituio e do departamento: essas polticas devero

explicar os procedimentos que os funcionrios podero utilizar para

comunicar problemas que possam afetar a qualidade dos exames ou a

segurana no trabalho, criando um ambiente sem retaliaes e que

incentive a comunicao. Isso vital para a integridade do estudo e da

instituio.

Obs.: as fichas dos funcionrios devem estar prontamente

disponveis (p.ex. em 24 horas) apenas para funcionrios autorizados

do laboratrio, como o diretor do laboratrio, o gerente de garantia de

qualidade (GQ)/controle de qualidade (CQ), o pesquisador

responsvel e membros e auditores da DAIDS.

Esses organogramas mostraro a estrutura atual de

comunicao dentro do laboratrio e ajudaro a equipe de funcionrios a

entender as necessidades e alternativas de comunicao.

Depois de concludo o treinamento inicial, as competncias devero ser

avaliadas e os resultados registrados para todos os componentes do

treinamento e das responsabilidades funcionais. o Exemplos de mtodos usados para avaliar a competncia incluem,

entre outros, observao direta da realizao do exame, observao

direta da manuteno do equipamento, monitoramento da produo

de resultados de exames, avaliao da realizao de anlise de

amostra conhecidas e testes externos de proficincia.

Tambm deve estar prontamente disponvel evidncia de

participao contnua de todos os funcionrios do laboratrio.

Treinamento BPLC

No momento, a DAIDS no exige treinamento em BPLC, mas

recomenda-se que todos os funcionrios do laboratrio recebam

treinamento em BPLC.

Avaliaes de desempenho no trabalho

O desempenho dos funcionrios do laboratrio deve ser avaliado

anualmente. Nessas avaliaes, o desempenho geral do funcionrio

quanto s suas responsabilidades, deveres, tarefas conforme delineado

na descrio do seu trabalho.

Nmero de funcionrios: o laboratrio deve empregar funcionrios qualificados

em nmero suficiente para realizar todas as funes associadas ao volume e

complexidade das tarefas e exames realizados no laboratrio.

Identificao dos funcionrios: se forem usadas assinaturas, rubricas ou cdigos

em qualquer documento do laboratrio para identificar os funcionrios, dever haver

uma lista documentada que vincule esses identificadores a um nome em letra de

forma. Quaisquer alteraes nas assinaturas, rubricas ou cdigos dos funcionrios

e os identificadores de novos funcionrios devero ser imediatamente registrados

na lista documentada do laboratrio. A lista documentada do laboratrio dever ser

um documento de verso controlada e atualizada sempre que ocorrerem as

alteraes acima descritas no laboratrio. Dever ser possvel, por exemplo, identificar os funcionrios as

assinaturas, iniciais ou cdigos dos funcionrios at seus nomes em letra de forma

disponveis no laboratrio.

C. Arquivamento de registros

Os registros de funcionrios devem ser retidos segundo descrito na seo VIII

dessas Diretrizes BPLC.

Dever haver procedimentos operacionais padro (POPs) e documentos de suporte

(p.ex. registros de manuteno) que demonstrem e forneam evidncia de que todo

o equipamento est devidamente validado, operado, inspecionado, limpo, mantido,

testado e padronizado para garantir a boa qualidade dos resultados do ensaio. Toda

a manuteno preventiva e as calibraes devero ser programadas e realizadas

pelo menos na freqncia sugerida pelos fabricantes do equipamento para garantir

a acurcia, preciso e durabilidade do equipamento.

Dever haver comprovao de que o desempenho, uso e manuteno do

equipamento so coerente e rotineiramente documentados e revisados pelo diretor

do laboratrio ou pessoa designada.

O supervisor da equipe dever revisar, assinar e datar todos os documentos

referentes manuteno do equipamento pelo menos uma vez por ms.

Diretrizes gerais

A equipe dever realizar todas as manutenes preventivas e servios

especificados pelo fabricante seguindo essas diretrizes:

A equipe dever manter todo equipamento limpo, evitando o acmulo de

poeira, sujeira e material derramado que possa prejudicar a sade dos

funcionrios ou o desempenho do equipamento.

Diretrizes de servios

Alm das diretrizes gerais acima, o laboratrio deve observar e documentar as

seguintes regras de servio. o Manter documentao adequada das aes corretivas para temperaturas

e nveis de nitrognio lquido fora da faixa.

o Realizar anualmente (ou segundo especificao do fabricante) a

manuteno da autoclave, incluindo verificao da presso e calibrao

do termostato.

o Manter registros das autoclavagens e sua manuteno no registro do

equipamento.

o Fazer manuteno e calibrar periodicamente usando funcionrios

qualificados (segundo orientao do fabricante). o Seguir os POPs sobre a manuteno do gerador.

Todos os POPs devem estar prontamente

disponveis para uso por funcionrios trabalhando com exames na bancada. Esses

POPs devem ter um formato uniforme segundo determinado pelo diretor do

laboratrio devendo incluir itens como os princpios dos exames e significado clnico.

O laboratrio deve escrever POPs de formato e linguagem adequada para os

funcionrios do laboratrio responsveis por realizar os procedimentos

correspondentes.

Formato POP

O laboratrio deve escrever POPs num formato padro, como o formato

recomendado pelo Clinical and Laboratory Standards Institute (CLSI). Esse formato

pode incluir o seguinte:

Nmero do documento.

Nmero e data da reviso.

Data efetiva do documento.

Ttulo, incluindo o nome do analito, tipo de amostra e mtodo/ensaio e/ou

instrumentao.

Requisitos da amostra e mtodos de colheita.

CQ.

Etapas do procedimento.

Relatrio de resultados.

Intervalos de referncia/valores crticos.

Histria de mudana do documento.

Obs.: Distribuio do POP

O laboratrio deve distribuir todos os POPs novos e revisados aos membros

adequados da equipe do laboratrio que ficaro responsveis por realizar suas

tarefas rotineiras de acordo com o contedo desses POPs.

Os funcionrios do laboratrio devem ler todas os POPs novos e revisados

e, em seguida, assinar e datar o POP para confirmar que leram e

entenderam.

O laboratrio deve manter essa documentao num sistema que permita

verificar prontamente que os funcionrios esto cientes dos POPs novos e

revisados.

Plano de controle de documentos

O laboratrio deve manter um plano atual de controle de documentos que aborde e

assegure os seguintes elementos vitais dos POPs:

Manter uma lista-mestra de POPs atualmente usados no laboratrio.

Manter um processo de autorizao padronizado e consistente, em que

apenas a administrao do laboratrio possa dar aprovaes.

Arquivar POPs desatualizados ou obsoletos por um perodo definido pelo

laboratrio ou instituio.

Obs.: O tempo de reteno estabelecido pelo laboratrio ou instituio

dever satisfazer ou exceder os requisitos estabelecidos pelo patrocinador

e/ou qualquer agncia regulatria competente, como o FDA dos EUA.

Categorias POP

O laboratrio deve ter POPs para todos os procedimentos sendo realizados. CQ: expressa os componentes para estabelecer, realizar, avaliar, resolver

problemas e documentar processos de CQ, conforme descrito na seo VI.

GQ: explica a abordagem sistemtica para garantir a melhoria contnua das

operaes dentro do laboratrio, conforme explicado na seo XIII.

Gerenciamento de laudos de exames e registros: supervisiona o formato,

reproduo e entrega da informao final gerada pelos ensaios de

laboratrio a indivduos designados e o arquivamento de documentos fonte,

conforme visto na seo VIII.

Segurana: descreve os controles de engenharia, equipamento de proteo

individual (EPI ) e processos para reduzir os riscos segurana individual no

ambiente do laboratrio, conforme explicado na seo XI.

Comunicaes no laboratrio: explica as providncias a serem tomadas em

caso de preocupaes com o modo como os funcionrios podero

comunicar problemas que possam afetar a qualidade dos exames ou a

segurana dos funcionrios.

Operaes do sistema de informao laboratorial (SIL): descreve as etapas

dos procedimentos de operaes de rotina, conforme definido na seo XII.

Bibliografia:

42 CFR 493.1251

42 CFR 493.1407

42 CFR 493.1105

College of American Pathologists Commission on Laboratory Accreditation,

Accreditation Checklists, April 2006.

Clinical and Laboratory Standards Institute. Todos os resultados que indicarem falha

de CQ devem ser investigados e manipulados segundo o programa CQ

documentado.

B. Normas para exames e controle de qualidade

Programa de controle de qualidade

O laboratrio deve ter um plano de CQ por escrito e especfico para o local, que

defina claramente procedimentos para o monitoramento do desempenho analtico.

O diretor do laboratrio deve participar ativamente da criao,

implementao e superviso do programa de CQ.

O laboratrio

deve estabelecer e documentar os limites de tolerncia para a aceitao dos

resultados do controle.

O

laboratrio deve ento estabelecer mdias locais e faixas de CQ com base em CVs

histricos do mtodo.

Freqncia dos testes de controle de qualidade e tipos de materiais de

controle

As amostras de CQ devero ser testadas da mesma maneira que as amostras de

participantes do estudo por funcionrios que realizam rotineiramente exames de

participantes do estudo.

Obs.: os controles devem verificar o desempenho dos ensaios ao nvel

dos resultados que so utilizados para a tomada de decises clnicas ou

de estudos. Obs.: operaes analticas com durao superior ao tempo em que se

espera que a acurcia e preciso do ensaio permaneam estveis

devem ser realizadas de acordo com as instrues do fabricante e no

devem exceder 24 horas.

Reviso dos dados de controle de qualidade

O CQ dever ser realizado e revisto antes de se enviar resultados de participantes

do estudo e depois de mudanas de reagentes analticos crticos, reparos ou

manuteno preventiva ou troca de um componente crtico de um instrumento.

Os testes de CQ devero ser realizados e produzir resultados aceitveis (definidos

por escrito no programa de CQ) antes de envio de resultados dos testes.

Os funcionrios do laboratrio que realizaram os exames devero determinar,

usando o programa de CQ como guia, as correes a serem implementadas se

houver dados de CQ fora dos limites de tolerncia estabelecidos. As correes

devem ser documentada com as iniciais do tcnico e a data.

Se os dados CQ forem considerados inaceitveis, o laboratrio dever reavaliar os

resultados dos exames de todos os participantes do estudo realizados depois do

ltimo ensaio aceitvel. O laboratrio dever avaliar os resultados dos participantes

do estudo para determinar se houve alguma diferena clnica significativa. Nesse

caso, o CQ do instrumento dever ser restabelecido e o exame afetado repetido.

Registros de controle de qualidade

Dever haver registros de CQ documentando os resultados dos controles de

cada exame, conforme descrito no procedimento especfico para cada

ensaio.

o Os registros de controle devero estar prontamente disponveis para a

equipe responsvel pela realizao do exame.

o Os resultados de controles devero ser registrados ou colocados em um

grfico para detectar imediatamente falhas do instrumento ou do sistema

analtico.

o Os funcionrios do laboratrio responsveis por operaes de CQ,

registro de resultados e plotagem de grficos de dados devero registrar

as suas iniciais, dia e hora (conforme apropriado) durante a realizao do

exame. o Se os materiais de CQ forem aliquotados, eles devem ser rotulados com

o nome e lote do material, data da preparao, prazo de validade e

tcnico responsvel.

As informaes devem incluir, ente outras, bula do

material (contendo nome do material, fabricante, concentrao, nmero de

lote, etc.), datas de abertura, prazo de validade, datas da realizao dos

exames, funcionrios responsveis pelos exames, dados brutos, avaliao,

aprovao e outras informaes relevantes.

Obs.: Registros de aes corretivas

O laboratrio dever assegurar que haja um registro de aes corretivas para

facilitar a documentao e a resoluo das falhas de CQ.

Reviso do supervisor da documentao de controle de qualidade

Os registros de CQ e de ao corretiva devero ser revistos, assinados e datados

regularmente por pessoal adequado para superviso do laboratrio, de acordo com

as seguintes diretrizes:

o O gerente do laboratrio ou uma pessoa por ele designada dever

revisar, assinar e datar o registro de ao corretiva pelo menos um vez

por ms.

o O diretor do laboratrio ou uma pessoa por ele designada dever revisar,

assinar e datar os dados de CQ pelo menos um vez por ms.

Obs.: Arquivamento dos registros de controle de qualidade

Os seguintes registros devero ser guardados pelo laboratrio em uma rea ou

instalao de arquivamento a prova de incndio (preferencialmente), resistente ao

fogo ou protegida contra o fogo (opo menos desejvel; p.ex. uma rea com

sistema de sprinkler automtico) por um perodo de tempo definido pelo laboratrio

ou instituio:

o Impressos de equipamentos

o Todos os registros de CQ incluindo planilhas se o CQ for registrado

manualmente

o Bulas dos materiais

o Certificados de anlise

O tempo de arquivamento estabelecido pelo laboratrio ou instituio dever ser

igual ou superior aos limites estipulados pelo patrocinador ou por agncias

regulatrias competentes, como o FDA. Obs.: os limites de tolerncia da temperatura ambiente devem refletir as

necessidades mais rigorosas de todos os reagentes, suprimentos e

amostras armazenados temperatura ambiente. o Data de abertura, preparo ou reconstituio pelo laboratrio e as iniciais

dos funcionrios que prepararam ou reconstituram os materiais e

reagentes de CQ.

o Prazo de validade

Materiais de CQ deteriorados ou fora do prazo de validade (vencidos) no devem

ser usados.

Obs.: Controle de estoque

O laboratrio dever ter um sistema operante de controle de estoque.

A rea de armazenamento do laboratrio deve ser suficiente para manter

uma quantidade adequada de suprimentos e reagentes de uso dirio. O uso de amostras de participantes do

estudo deve se restringir a ensaios exigidos pelos protocolos cabveis do

estudo clnico. Obs.: O uso de amostras de participantes do estudo para procedimentos

internos de GQ (p.ex. exames paralelos) pode exigir aprovao dos

Comits de tica em Pesquisa (CEP).

Amostras de participantes do estudo analisadas com lotes de reagentes

estabelecidos (em uso) devero ser testadas com lotes de reagentes novos para

verificar se os resultados obtidos com lotes diferentes so semelhantes.

No caso de no haver amostras de participantes do estudo disponveis para uso,

so aceitveis materiais de referncia fornecidos pelo fabricante ou materiais

fornecidos por outros grupos cientficos.

Para exames quantitativos, devem ser feitos exames paralelos com amostras

dos mesmos participantes do estudo ou materiais de referncia, usando

tanto os nmeros de lote antigos como os novos para avaliar a

comparabilidade. Para exames qualitativos, os exames paralelos devem incluir, no mnimo, um

novo teste de ao menos uma amostra de participante do estudo sabidamente

positiva (ou anormal) e outra sabidamente negativa (ou normal).

No caso de no haver amostras de participantes do estudo disponveis para uso,

so aceitveis materiais de referncia fornecidos pelo fabricante ou materiais para

testes de proficincia.

Obs.: Uma amostra semanal positiva tambm deve ser usada em

sistemas onde os resultados de participantes do estudo se apresentam

como fracamente positivos (p.ex. Western Blot).

Teste da qualidade da gua

Se o fabricante exigir o uso de tipos especficos de gua para procedimentos de

teste, o laboratrio dever ter uma poltica documentada definindo os padres e a

freqncia dos testes com a gua. O laboratrio dever garantir que registros dos testes de qualidade da gua

estejam completos ou indiquem que os padres para a qualidade da gua

(p.ex. pH, resistividade) so sempre atingidos.

O laboratrio deve documentar evidncias de aes corretivas tomadas

quando os testes da gua no atendem aos limites definidos de tolerncia.

Ao descontaminar os recipientes de armazenamento de gua e os

reservatrios de gua do analisador clnico, as recomendaes do fabricante

devem ser seguidas para evitar queda da qualidade da gua devido

presena de contaminantes.

Madison, WI: Westgard

QC, Inc., 2002.

Verificao das especificaes de desempenho

A. Introduo a especificaes de desempenho

Antes de relatar os resultados dos participantes do estudo, cada laboratrio que

introduz um sistema de exame no-isento (nos termos da lei CLIA dos EUA), deve

demonstrar que capaz de obter especificaes de desempenho comparveis s

estabelecidas pelo fabricante, conforme descrito nas publicaes do fabricante

(p.ex. o manual do usurio ou a bula do teste). Essas etapas asseguram o bom

desempenho do ensaio no ambiente onde os exames sero realizados. A

verificao das especificaes de desempenho tambm chamada validao do

mtodo. Todos os experimentos de validao

devem se feitos antes do exame das amostras dos participantes do estudo. Devem ser realizados os seguintes experimentos para sistemas de exames no

modificados e aprovados pelo FDA:

A faixa de resultados possveis do sistema de exame

Linearidade (deve ser verificada simultaneamente com a faixa relatada)

Preciso

Acurcia

Verificao de que os intervalos de referncia (valores normais) do fabricante

ou adotados so adequados para a populao participante do estudo do

laboratrio

Os dados fornecidos pelo fabricante referentes sensibilidade analtica e

especificidade analtica (substncia de interferncia) podem ser usados semverificao

Em sistemas de exame aprovados pelo FDA e modificados ou no aprovadospelo FDA:

Faixa de resultados de exame possveis

Sensibilidade analtica

Acurcia

Preciso

Especificidade analtica (substncias de interferncia)

Estabelecimento de intervalos de referncia (valores normais) adequados

para a populao de participantes do estudo do laboratrio

Caso os resultados dos experimentos de validao no atenderem as

especificaes do fabricante, o diretor do laboratrio dever colaborar com o

fabricante para determinar a origem dos resultados discordantes. A verificao e documentao do intervalo de mensurao analtica (IMR) e da faixa

de relatrio clnico (FCR) devem ser realizada ao se estabelecer faixas de relatrio

clnico.

As diretrizes abaixo devem ser usadas ao selecionar materiais para validao da

IMR e ao realizar o teste de validao:

No caso de comprar materiais para testes de validao IMR, a matriz dessesmateriais no deve interferir ou de outra forma influenciar os resultados do

mtodo.

Os materiais de validao devem ter valores nveis de analito distribudos por

toda a faixa da IMR (i.e. prximos aos valores baixo, mdio e alto do IMR

declarado).

Cada laboratrio deve definir os limites de aceitao ou rejeio dos testes

de validao da IMR.

Obs.: As diretrizes e consideraes abaixo devem ser usadas ao realizar o teste de

validao FCR:

o O FCR deve ser determinado durante a verificao inicial do mtodo

e revisado/atualizado apenas quando o mtodo for modificado.

o Resultados acima do limite superior do FCR em geral no sero

liberados, exceto se houver uma limitao do mtodo ou do analito

em relao ao protocolo de diluio. Por exemplo, no

ensaio quantitativo para gonadotrofina corinica humana (hCG), o

limite inferior do IMR de 3 mIU/mL. O laboratrio pode verificar a faixa relatvel usando os seguintes

materiais e mtodos:

o O laboratrio pode realizar o ensaio de materiais de calibrao alta e

baixa ou de materiais de controle.

o O laboratrio pode avaliar amostras cujos valores sejam sabidamente

muito altos ou muito baixos.

No caso de serem usado mtodos no aprovados pelo FDA, o laboratrio

dever caracterizar e documentar a sensibilidade analtica do mtodo.

Obs.: valores de sensibilidade analtica inferiores ao desvio padro

aplicado ao mtodo so, normalmente, indicadores duvidosos da

deteco inferior do mtodo.

A verificao de preciso pode ser realizada por um ou mais dos

seguintes mtodos:

o O laboratrio pode repetir testes de amostras conhecidas de

participantes do estudo em momentos diferentes.

Obs.: o uso de participantes do estudo para garantia interna de

qualidade, como validao de mtodos, pode requerer a aprovao

dos Comits de tica em Pesquisa (CEP).

o O laboratrio poder testar material de CQ em duplicata e em tempos

diferentes.

o O laboratrio pode repetir periodicamente testes de materiais de

calibrao.

Especificidade analtica (interferncias analticas): estimativa do erro sistemtico

causado por outros produtos que podem estar presentes na amostra sendo

analisada.

As interferncias analticas devem ser verificadas ou caracterizadas para cada

exame e documentadas de acordo com as seguintes diretrizes:

Para exames liberados/aprovados pelo FDA, a documentao do

laboratrio pode consistir de dados dos fabricantes ou de literatura

publicada.

No caso de serem usado mtodos no aprovados pelo FDA, o laboratrio

dever estabelecer e documentar as substncias de interferncia.

O laboratrio pode comparar os resultados de exames por ele realizados

com os resultados de um mtodo de referncia, ou comparar resultados

de amostras divididas com resultados obtidos de um mtodo

sabidamente capaz de fornecer resultados vlidos na clnica.

Obs.: O Anexo xi apresenta um exemplo de acurcia nos resultados do teste.

Intervalos de referncia (normal): intervalo especificado definido por dois valores

limitantes que contm 95% dos valores encontrados em indivduos saudveis.

Se o sistema de exames a ser validado for um mtodo aprovado pelo FDA

usado sem modificaes, o intervalo de referncia do fabricante poder ser

verificada. o Se houver dificuldade em obter amostras adequadas e o fabricante

no fornecer intervalos de referncia adequados para a populao de

participantes do estudo do laboratrio, o laboratrio poder usar

intervalos de referncia publicados na literatura.

Deve-se avaliar um nmero adequado de amostras para verificar os

valores normais estabelecidos pelo fabricante ou, se for o caso, os

intervalos de referncia publicadas. Normalmente, o nmero mnimo de

amostras necessrias para verificar o intervalo de referncia (do

fabricante ou publicado na literatura) em torno de vinte amostras.

Essas

amostras devem ser representativas da populao (idade, sexo, etc.).

Os intervalos de referncia devem ser avaliados nos seguintes

momentos:

o Ao se introduzir um novo analito nos exames oferecidos pelo

laboratrio (p.ex. um laboratrio que usa um FACSCalibur para

realizar exames de CD4 desejar oferecer tambm exames de CD8).

Protocolo do Usurio para Avaliar o

Desempenho do Teste Qualitativo; Diretriz Aprovada. NCCLS document EP12-A.

Clinical and Laboratory Standards Institute, Wayne, PA USA, 2002.

Clinical and Laboratory Standards Institute. Esses documentos

tambm so necessrios para a reconstituio do estudo e outros objetivos de

auditoria.

B. Normas para registros e laudos

Rastreando registros e laudos

O laboratrio deve manter um sistema para fornecer e guardar registros e laudos

contendo informaes de estudos clnicos. Esses registros e laudos podem incluir o

seguinte:

Requisies de laboratrio e formulrios de rastreamento de amostras

Documentao da cadeia de custdia

Laudos laboratoriais

Dados de CQ (todos os registros relativos a testes de proficincia, controle

de qualidade, ao corretiva e ao preventiva)

Servios realizados em equipamento e registros de manuteno (todos os

registros relativos a manuteno, reparo, monitoramento de temperatura,

validao e qualquer outro documento relacionado ao desempenho dos

instrumentos)

Resultados analticos com intervalos de referncia

Documentos-fonte de dados brutos [planilhas de laboratrio, registros,

memorandos, anotaes ou cpias fiis de tais documentos, que contm os

resultados das observaes e atividades originais de um estudo de

laboratrio no clnico e so necessrios para a reconstituio e avaliao

do relatrio do estudo [21 CFR 58.3(k)].

Outros documentos operacionais (todas as polticas e procedimentos

relativos conduo do estudo, incluindo, entre outros, documentos

relacionados a procedimentos operacionais padronizados, polticas de

segurana, relatrios sobre incidentes de segurana, manejo de amostras,

protocolos/manuais, sistema de informao laboratorial (SIL) e

armazenamento da amostra)

Reteno de registros

A documentao da pesquisa e os relatrios finais sero transferidos para o arquivo

durante ou ao fim do estudo [21 CFR 58.33(f)]. As condies de armazenamento devem garantir a preservao do

documento pelo tempo de arquivamento especificado. (21 CFR 58.195)

Obs.: Integridade dos dados

Dever haver sistemas adequados e operantes, manuais ou eletrnicos, para

garantir o envio, com acurcia, confiabilidade e em tempo oportuno, dos resultados

dos ensaios e outros dados especficos dos participantes do estudo (p.ex.

identificadores de participantes) do ponto de entrada dos dados (interface do

analisador ou entrada manualmente) at o destino final, ou de acordo com as

especificaes de ou planos analticos ou de estudo especficos. Esses dados

incluem:

Resultados liberados a partir de dados calculados.

Os resultados e dados especficos dos participantes do estudo (p.ex.

identificadores de participantes) devem ser enviados eletronicamente ao

centro de gerenciamento de dados ou via sistemas de interface.

Resultados transcritos manualmente ou enviados por meio eletrnico e

informaes especficas sobre os participantes do estudo relatadas

diretamente (ou no recebimento) por laboratrios externos de referncia,

laboratrios satlite ou no local de atendimento.

Informaes sobre o laudo do exame sero mantidas como parte dos

registros ou pronturio mdico dos participantes do estudo.

Formato do laudo

Os laudos dos exames laboratoriais devem incluir os seguintes itens:

Nome e/ou identificador individual do participante do estudo.

Nome e endereo do laboratrio onde o ensaio foi realizado.

Dia e hora em que a amostra foi recebida no laboratrio.

A data do relatrio do ensaio.

Nome do exame realizado.

Origem da amostra (p.ex. sangue, lquido cefalorraquidiano, urina).

Intervalos de referncia e idade e sexo do participante do estudo se esses

fatores influenciarem o intervalo de referncia.

Informaes sobre a condio e o manuseio da amostra que a tornem

inaceitveis para o laboratrio.

A identidade dos funcionrios que realizaram o(s) exame(s).

Intervalos de referncia relevantes

Os intervalos de referncia relevantes (relevantes ou aplicveis ao local ou

populao do estudo, segundo definido na seo VII. Verificao de especificaes

de desempenho) sero determinados pelo laboratrio que realiza os exames e

devero estar disponveis para pessoal autorizado que solicitou os exames e, se for

o caso, para o indivduo responsvel pelo uso dos resultados dos exames.

Ensaios de laboratrio e especificaes de desempenho

O laboratrio deve disponibilizar quando solicitado uma lista de exames realizados

e, se for o caso, as especificaes de desempenho estabelecidas ou averiguadas.

Resultados de ensaios

Todas as informaes que possam influenciar a interpretao dos resultados

do ensaio, ou seja, interferir no exame, devem ser fornecidas quando

solicitadas.

Os participantes do estudo devem receber atualizaes pertinentes das

informaes sobre o ensaio sempre que houver mudanas que afetem os

resultados do ensaio ou sua interpretao. Por exemplo, se, durante o

estudo, um fabricante criar um ensaio mais sensvel e os intervalos normais

dos resultados mudarem, essa informao dever ser comunicada aos

participantes do estudo. Essa comunicao talvez exija esforos conjuntos

da equipe do laboratrio, dos coordenadores do estudo e dos pesquisadores

principais.

Valores crticos e de alerta

o O diretor do laboratrio deve ser capaz de definir, juntamente com os

clnicos, valores crticos ou de alerta.

Obs.: o Devem ser mantidos registros de comunicao mostrando a notificao

imediata da equipe clnica apropriada aps a obteno dos resultados

dos exames que caram dentro da faixa crtica. A documentao desses

registros dever incluir:

Dia e hora da notificao.

Funcionrio do laboratrio responsvel pela notificao.

Nome e credenciais da pessoa notificada na clnica e os resultados

dos exames fornecidos.

Se no for possvel fornecer os resultados dos exames dos participantes do

estudo dentro do tempo estabelecido pelo laboratrio ou instituio, o

laboratrio deve notificar s pessoas adequadas sobre o atraso do exame.

Se um laboratrio encaminhar amostras de participantes do estudo para

serem testadas em outro laboratrio:

o O laboratrio que encaminhou no dever revisar os resultados ou

informaes diretamente relacionados com a interpretao dos

resultados fornecidos pelo laboratrio que realizou o exame.

o O laboratrio que encaminhou poder permitir que os laboratrio que

realizaram o enviem os resultados diretamente pessoa autorizada que

solicitou o exame.

o O laboratrio que encaminhou dever arquivar ou ser capaz de produzir

cpias exatas de cada laudo durante um perodo definido pelo laboratrio

ou instituio.

o O laboratrio que encaminhou o teste dever comunicar pessoa

autorizada que solicitou o nome e o endereo do laboratrio onde o

exame foi realizado. (Vide declarao do patrocinador sobre os

laboratrios listados no Formulrio FDA 1572).

Todos os laudos e registros dos exames devem ser mantidos pelo

laboratrio de modo a permitir a pronta identificao e acesso imediato.

Registros de modificaes do resultado e erros nos resultados dos examesMuitas das decises ou aes clnicas relativas ao estudo baseiam-se nos

resultados obtidos pelos exames laboratoriais. O laboratrio dever ter um sistema capaz de fornecer sempre a

identificao do analista que realizou e concluiu a modificao do resultado

do exame, o dia e a hora.

o Todas as correes devem ser apresentadas no laudo dos participantes

do estudo.

Um laboratrio poder realizar revises mais freqentes a

intervalos que julgar apropriado.

Se forem encontrados erros em laudos de exames de participantes do

estudo, o laboratrio dever fazer o seguinte:

o Notificar imediatamente o clnico e/ou membro da equipe mdica

responsvel.

o Enviar imediatamente laudos corrigidos pessoa autorizada que solicitou

o exame e, se necessrio, ao indivduo que utilizar os resultados do

exame.

o O laboratrio dever manter cpias tanto do laudo original como do laudo

corrigido.

Arquivamento de laudos ou registros

O laboratrio poder arquivar laudos ou registros de exames, mas dever

mant-los, durante um perodo estipulado pelo laboratrio ou pela instituio,

prontamente disponveis (dentro de 24 horas) para reviso. Esses

documentos podero ser arquivados na unidade ou fora dela, a critrio do

laboratrio. O uso de corretivos, fitas ou outros mtodos que apagam os resultados

dever ser proibido em todos os documentos de pesquisa ou do laboratrio

clnico.

Bibliografia:

42 CFR 493.1291

42 CFR 493.1251

VIII. Instalaes FsicasA. Introduo a instalaes fsicas

As instalaes do laboratrio devem ser projetadas de modo a no comprometer a

segurana dos funcionrios nem a qualidade do trabalho. Deve haver espao

adequado para a colocao dos instrumentos, ventilao, controle de temperatura e

trabalho. O projeto do laboratrio deve garantir a segurana dos funcionrios que se

deslocam pela rea de trabalho, trabalham com o equipamento e realizam exames.

A circulao das amostras e a rotina do trabalho no laboratrio devem buscar

minimizar perdas ou misturas de amostras e exposio dos funcionrios a risco

biolgico.

B. Normas para instalaes fsicas

Espao geral

As reas de trabalho do laboratrio devem possuir espao suficiente para

no dificultar o trabalho.

As passagens no laboratrio no devem ser obstrudas.

Controle de temperatura e umidade

A temperatura ambiente e a umidade do laboratrio devem ser controladas para que

o equipamento e os exames sejam mantidos nos limites de tolerncia estabelecidos

pelo fabricante.

Limpando as instalaes

O piso, paredes, teto e bancadas do laboratrio devem ser mantidos limpos e

arrumados.

Esses documentos

podem ser arquivados na unidade ou fora dela, a critrio do laboratrio.

No laboratrio, as reas de armazenamento devem ser selecionadas de

modo a manter a identificao, pureza e estabilidade dos reagentes

laboratoriais, materiais de controle, calibradores e outros materiais

laboratoriais.

reas de trabalho com amplificao molecular

Procedimentos de amplificao molecular realizados no laboratrio fora de sistemas

fechados devem possuir um fluxo de trabalho unidirecional, com reas separadas

para preparo da amostra, amplificao, deteco e, se necessrio, preparo do

reagente.

Transporte e manejo da amostraA. Introduo a transporte e manejo da amostra

A acurcia de todos os exames laboratoriais depende da qualidade da amostra

submetida. O laboratrio pode garantir a integridade da amostra seguindo

procedimentos adequados de manejo e transporte da amostra.

B. Normas para transporte e manejo da amostra

Procedimento operacional padro

O laboratrio deve ter um procedimento documentado descrevendo mtodos para

as seguintes tarefas associadas s amostras:

colheita da amostra;

rastreamento;

rtulo de identificao;

preservao;

condies de transporte; e

armazenamento.

Identificao da amostra

O laboratrio deve ter normas padronizadas e documentadas para identificar as

amostras e apresentar evidncia de que essas prticas so seguidas.

Formulrio de pedido de exames laboratoriais (requisio)

Todas as amostras de participantes do estudo devem ser enviadas ao laboratrio

acompanhadas de um formulrio ou requisio adequadamente preenchido. O formulrio de requisio de exame deve conter o identificador individual do

participante do estudo, dia e hora da colheita da amostra, dados

demogrficos do participante do estudo, tipo de amostra e identidade da

pessoa que colheu a amostra.

Todas as discrepncia e informaes incompletas devem ser imediatamente

verificadas antes das amostras serem processadas ou armazenadas pelos

funcionrios do laboratrio.

Critrios de aceitao ou rejeio de amostras

O laboratrio deve ter instrues documentadas para o recebimento e inspeo de

amostras (incluindo critrios de rejeio) e apresentar evidncia de obedincia a

essas instrues para garantir a identificao positiva do participante do

estudo/amostra, adequao e integridade da amostra.

O processo de inspeo da amostra dever incluir a verificao das

informaes no rtulo do recipiente da amostra com o formulrio de

requisio ou folha de registro.

A avaliao da amostra tambm deve envolver a verificao do volume e

qualidade das amostras (influenciado por fatores como hemlise, lipemia e

ictercia).

Tambm deve haver procedimentos disponveis para documentar a

cadeia de custdia para todas as amostras. Formulrios de cadeia de custdia e/ou

documentos internos de rastreamento do laboratrio devem ser guardados incluindo

a seguinte informao:

Local da colheita, dia e hora da colheita e transporte da amostra.

Nome, data e assinatura do flebotomista ou pessoa que realizou a colheita

da amostra do voluntrio.

Nome, dia, hora e assinatura do motorista (se a amostra for transportada).

Tipo de amostra.

Tipos de exames solicitados pelo clnico ou conforme requisitado pelo

estudo, conforme definido pelo protocolo e plano de estudo/analtico.

Nomes do projeto, local e ponto de colheita.

Identificao de quem recebeu e inspecionou as amostras no momento da

chegada ao laboratrio ou local de armazenamento.

Dia e hora do recebimento da amostra;

Nome e assinatura de quem recebeu a amostra no laboratrio;

Condies observadas da amostra e documentao de outros fatores que

possam afetar a integridade da amostra anotadas no momento do

recebimento;

Temperatura da amostra e/ou do refrigerador no momento do recebimento; e

Nome e assinatura da pessoa que transportou a amostra, se for o caso.

Transporte e envio de amostras

O transporte de amostras deve ser monitorado para manter a integridade da

amostra. o De modo a garantir a segurana do laboratrio, da pessoa realizando o

transporte e do pblico.

Dever haver um procedimento de transporte documentado, com descrio

de questes de segurana e logstica no transporte de amostras. Os funcionrios do laboratrio responsveis por transportar amostras devem

ser treinados e certificados em normas de segurana para transporte de

produtos e materiais perigosos.

o Por quanto tempo essas amostras devem ser retidas.

Bibliografia:

49 CFR 172

42 CFR 493.1241

42 CFR 493.1251

Clinical and Laboratory Standards Institute. Os controles de engenharia (p.ex. escudos e capelas de

biossegurana), os EPI (p.ex. luvas, capas de laboratrio) e o treinamento adequado

no uso dessas ferramentas so essenciais para garantir um ambiente de trabalho

seguro para todos os funcionrios do laboratrio.

B. Normas para segurana dos funcionrios

Equipamento de segurana

O equipamento de segurana abaixo deve estar disponvel no laboratrio

para garantir a contnua segurana dos funcionrios do laboratrio e de

qualquer pessoa autorizada que possa entrar no laboratrio:

o Lava-olhos que pode estar conectado tubulao (anexo pia ou

separado) ou porttil (garrafas vedadas ou recarregveis).

o Os lava-olhos portteis (garrafas vedadas) devem ser inspecionados

mensalmente em busca de sinais de contaminao e substitudos antes

do fim do prazo de validade ou segundo orientao do fabricante.

o Os lava-olhos portteis (garrafas recarregveis) devem ser higienizados

e recarregados semanalmente ou segundo orientao do fabricante.

(No ser necessrio documentar a

inspeo e troca do recipiente de material prfuro-cortante.)

Os documentos de registro dos testes ou inspees do

equipamento de segurana devem ser assinados e datados pelos

funcionrios que realizaram a tarefa.

Os registros das inspees devem estar prontamente disponveis.

Equipamento de proteo individual (EPI)

O contratante do laboratrio dever avaliar o local de trabalho para

determinar se h ou poder haver riscos que exijam o uso de EPIs, que

devero ser fornecidos a toda a equipe do laboratrio. Todos os funcionrios do laboratrio devem usar EPIs se houver risco de

exposio por qualquer via (p.ex. pele, olhos ou outras membranas

mucosas) a sangue ou outros materiais potencialmente infecciosos.

Folhas de dados de segurana do material

De modo a garantir o manuseio e armazenamento adequado, o laboratrio

deve ter no local uma ficha de dados de segurana do material (MSDS) ouequivalente para cada produto qumico perigoso usado.

o Dever haver MSDS para substncias usadas nos exames (p.ex. Ficol-

Hypaque).

o Os funcionrios do laboratrio devem ser treinados na leitura de MSDS.

No existe formato padro ou ordem de apresentao da informao

dentro da MSDS. Polticas gerais de segurana. Equipamentos de segurana. Treinamento de segurana

Toda a equipe do laboratrio deve receber treinamento de segurana, que

deve incluir, no mnimo:

o Patgenos do sangue, (incluindo informaes sobre precaues padro,

riscos e tipos de doenas infecciosas contradas pela exposio,

protees e mtodos adequados para manusear contaminantes em

potencial);

o EPI. Todos os funcionrios do laboratrio devem ser treinados no uso

adequado de EPIs antes de comear a trabalhar no laboratrio (no

momento da contratao) e depois periodicamente. Quais as limitaes dos EPI.

Normas da IATA

embalagem e identificao adequada dos materiais transportados).

o Segurana geral/leis locais sobre segurana.

A documentao de concluso do treinamento de segurana deve

permanecer arquivada.

o A documentao do treinamento de segurana deve mencionar o

apresentador, descrever rapidamente os tpicos cobertos e a data do

treinamento.

o O treinamento de segurana, dever abordar pelo menos os tpicos

acima e ser concludo antes do funcionrio comear a trabalhar no

laboratrio e depois repetido periodicamente. O treinamento continuado

de segurana deve ocorrer todos os anos e sua documentao deve ser

assinada e datada pelo funcionrio.

Relatrio de incidentes de segurana

Os incidentes de segurana devem ser documentados e comunicados ao

gerente do laboratrio ou a uma pessoa por ele designada. Relatrios de incidentes de segurana apresentados devem ser

revisados e assinados regulamente pelo gerente do laboratrio ou

pessoa designada. para manter a confidencialidade dos funcionrios, todos os

identificadores individuais devem ser removidos antes de serem

apresentados equipe de Gesto de Qualidade.

B. Normas para sistemas de informao laboratorial

Validao do sistema de informao laboratorial (SIL)

O laboratrio dever manter dados de validao documentados para o SIL. Quaisquer alteraes ou modificaes no sistema tambm devem

ser documentadas. O diretor do laboratrio ou uma pessoa por ele

designada deve aprovar todas as mudanas antes delas serem liberadas

para uso.

Gerao de laudos

O SIL deve ser capaz de gerar cpias precisas e completas dos laudos de

exames dos participantes do estudo.

O laboratrio deve ser capaz de reimprimir uma cpia completa dos laudos

de exames arquivados dos participantes do estudo.

o Os laudos devem incluir a data do laudo original.

Os dados de resultados armazenados de participantes do estudo e

informaes arquivadas devem estar fcil e prontamente acessveis dentro

de um perodo compatvel com as necessidades do estudo (p.ex. dentro de

24 horas).

Acesso e segurana

O laboratrio dever garantir que apenas indivduos autorizados tenham

acesso ao SIL.

Deve-se manter documentao indicando que todos os usurios do sistema

de computador foram adequadamente treinados, tanto no incio quanto aps

modificaes do sistema.

As polticas de SIL do laboratrio devem definir quais usurios tm acesso

aos dados dos participantes do estudo e quem tem permisso para adicionar

ou modificar os resultados dos exames dos participantes do estudo.

O laboratrio dever estabelecer cdigos do usurio para permitir que

apenas indivduos especificamente autorizados tenham acesso aos dados

dos participantes do estudo ou alterem programas.

o Todos os funcionrios que usaro o sistema devero possuir um cdigo

do usurio vinculado ao nvel de acesso apropriado, de acordo com as

exigncias do seu trabalho.

o Os cdigos de acesso do usurio devem ser desativados quando um

funcionrio sair. o Os cdigos do usurio no devem ser compartilhados entre colegas de

trabalho.

A segurana do sistema deve ser suficiente para evitar que funcionrios no

autorizados instalem programas. O uso atual do SIL deve concordar com documentos de

procedimentos e polticas.

O objetivo manter

a integridade dos dados e reduzir o impacto e a gravidade de quedas de sistema

no programadas e eventos destrutivos:

O laboratrio deve ter procedimentos descrevendo a equipe de suporte

tcnico e/ou fornecedor do sistema, incluindo informaes de contato de

emergncia.

Procedimentos documentados e plano de prontido para desastre devem

existir para garantir a preservao dos dados e do equipamento em caso de

um evento destrutivo inesperado (p.ex., incndio, inundao) ou falha do

software e/ou falha do hardware, viabilizando o pronto restabelecimento do

servio.

Dever haver procedimentos documentados assegurando o relato de

resultados de participantes do estudo de maneira rpida e til durante a

parada completa ou parcial do SIL, incluindo:

o Aes para evitar a corrupo e/ou perda de dados ativos.

os procedimentos devem abordar especificamente a possibilidade

de recuperao das informaes dos participantes do estudo, o ambiente

fsico e o equipamento.

O SIL deve ser operado num ambiente fechado, sempre que possvel, para

proteger a confidencialidade dos participantes.

Um plano (ou programa) de GQ

identifica as etapas especficas a serem seguidas por um laboratrio para garantir a

manuteno da qualidade e segurana dos participantes do estudo.

As amostras GEQ devem ser analisadas, passar por garantia

de qualidade e ser seus resultados comunicados junto com as amostras dos

participantes testadas no laboratrio. Se disponvel, essa avaliao externa do desempenho analtico

do laboratrio superior a uma avaliao completa da qualidade do laboratrio.

B. Normas para gesto de qualidade

Plano de gesto de qualidade

O laboratrio deve ter documentado um plano de garantia de

qualidade/programa de gesto de qualidade. o Incluir todos os aspectos das responsabilidades do laboratrio.

o Lidar com qualquer problema que possa interferir com o tratamento ou a

segurana do participante do estudo durante a avaliao de risco.

Os indicadores-chave devem refletir atividades crticas ou que

tenham um impacto significativo sobre os participantes ou resultados

do estudo.

Exemplos de indicadores-chave: Tempo de realizao do exame,

aceitabilidade da amostra, preciso da ordem de exame, eventos de

segurana.

O nmero de indicadores-chave monitorados por um laboratrio deve

ser proporcional abrangncia dos servios do laboratrio.

Deve haver evidncia de reao adequada a resultados do

monitoramento e avaliao da eficcia da ao corretiva realizada a

partir desses indicadores-chave.

O laboratrio deve ser capaz de usar esse documento de GQ como

orientao ao conduzir avaliaes anuais de eficcia A documentao do

programa de GQ deve evidenciar reviso regular (ao menos anual) pelo

diretor do laboratrio ou por pessoas por ele designadas. O laboratrio deve ser capaz de

fornecer evidncias da avaliao do seu plano GQ, incluindo:

o Relatrio de GQ anual escrito.

o Reviso das polticas e procedimentos de laboratrio e do plano de GQ.

O laboratrio deve fornecer evidncias de implementao desse plano GQ,

incluindo:

o Atas de reunies do comit.

Auditorias internas

O monitoramento do programa de GQ pelo laboratrio deve incluir um programa de

auditoria interna. As auditorias internas consistem em uma auto-avaliao, realizada

por um indivduo ou uma equipe de laboratrio, em que as prticas reais dentro do

laboratrio so comparadas s polticas e procedimentos do laboratrio (p.ex. fichas

dos funcionrios, documentos de treinamento, desempenho no CQ, reviso de

POPs).

Tempos de realizao dos exames

O laboratrio deve manter uma lista com os tempos de realizao de exames

prontamente disponvel para toda a equipe e os clientes do laboratrio.

Plano de comunicao do laboratrio

O laboratrio deve ter uma poltica de no-retaliao contra funcionrios que

comuniquem preocupaes referentes qualidade dos exames, a segurana ou a

administrao do laboratrio.

C. Normas para garantia externa de qualidade

As normas que seguem se aplicam a todos os laboratrios participando de um

programa de GEQ:

Os laboratrios devem ser inscritos em programas de GEQ que cobrem

todos os analitos do protocolo do estudo.

o Os programas de GEQ para protocolos de analitos do estudo devem ser

aprovados pelo DAIDS.

O diretor do laboratrio (ou equivalente) ou uma pessoa por ele designada

dever revisar todos os dados externos de garantia de qualidade.

os documentos da pessoa designada devem ser includos no programa

CQ ou GQ sendo usado.

A reviso regular pela superviso de resultados do programa de GEQ deve

ser evidenciada pela:

Assinatura e data de reviso de todos os resultados.