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Reuniões e Actas

Luis M. Correia

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• A actividade de Engenharia envolve a realização deum grande número de reuniões.

• As reuniões devem ser realizadas, quandonecessário, e de modo eficiente.

A Necessidade de Reuniões

[Fonte: shutterstock, 2011]

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• Hoje em dia, as reuniões podem tomar formasmuito variadas:

• encontro num local,• vídeo-conferência,• via internet,• conferência telefónica.

Tipos de Reuniões (1)

[Fonte: indiainitiatrives, 2011]

[Fonte: webconferences, 2011][Fonte: youtubetour, 2011][Fonte: cisco, 2011]

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• A utilização de uma ou outra forma depende:• do objectivo da reunião,• do grau de conhecimento das pessoas.

Tipos de Reuniões (2)

[Fonte: masterfile, 2011]

[Fonte: fotolia, 2011]

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• Uma reunião envolve 3 fases:• preparação,• execução,• acções posteriores.

Fases de uma Reunião

[Fonte: ehow, 2011]

[Fonte: UN, 2011]

[Fonte: viewpoints, 2011]

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• Uma reunião deve ser preparada, tendo ematenção:

• Qual a finalidade?• Quais os objectivos?• Que tipo de reunião?• Quem participa?• Que tipo de participação?• Quais as responsabilidades

dos participantes? • Quem preside?

Preparação de uma Reunião (1)

[Fonte: unitcare, 2011]

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• Como se toma decisões?• Qual a duração?• Qual a hora?• Qual será a Ordem de Trabalhos?• Quem regista as Actas?• Como será anunciada?• Quem avaliará os resultados?• Qual o local?• Quais as necessidades da sala?

Preparação de uma Reunião (2)

[Fonte: enablesales, 2011]

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• A convocatória da reunião deve incluir a Ordem deTrabalhos, e toda a documentação que será nelaabordada.

• Uma reunião deve ser convocada com antecedência.

Preparação de uma Reunião (3)

[Fonte: 123rf, 2011]

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• Uma reunião pode ter uma ou mais finalidades:• informar,• dar formação,• discutir ideias,• planear,• obter respostas ou soluções,• avaliar desempenho,• estabelecer objectivos,• tomar decisões,• …

Finalidade de uma Reunião

[Fonte: mydreamcourse, 2011]

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• A convocatório deve conter:• nome da entidade que se reúne, ou da finalidade

da reunião,• local,• data e hora,• presidente (ou equivalente),• secretário (ou equivalente),• lista de convocados,• a lista dos itens a discutir.

Ordem de Trabalhos (1)

[Fonte: agendatemplates, 2011]

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• A lista dos itens deve ser:1. Abertura2. Presenças e Ausências3. Aprovação da Ordem de Trabalhos4. Actas da Última Reunião5. Estado das Acções da Última Reunião6. …7. Outros Assuntos8. Próximas Reuniões9. Decisões Tomadas10. Acções a Desenvolver

Ordem de Trabalhos (2)

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• A lista dos itens pode (deve) indicar o tempoestabelecido para cada um, e o responsável porcada um dos assuntos.

• A lista deve estabelecer prioridades nos assuntos atratar, deixando os menos importantes para OutrosAssuntos.

• Deve ter-se uma ideia concreta dos resultados que se pretende obter.

Ordem de Trabalhos (3)

[Fonte: aftermarketerclub, 2011]

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• A vestimenta a usar numa reunião depende muitodo tipo de reunião, dos intervenientes, dosobjectivos, da cultura local, etc.

• Pode tomar-se as categorias seguintes:• casual• business casual• business

Como Vestir

[Fonte: druidsheathgc, 2011]

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• No estilo casual:• não é necessário casaco• camisa, ou polo (evitar a T-shirt)• calças (evitar gangas)• meias (escuras, pretas)• sapatos

Como Vestir – Homem (1)

[Fonte: digeeu, 2011]

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• No estilo business casual:• casaco• camisa• calças• meias (escuras, pretas)• sapatos

Como Vestir – Homem (2)

[Fonte: artof manliness, 2011]

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• No estilo business:• casaco de fato (escuro)• gravata (discreta)• camisa (branca, com botões de punho)• calças de fato• meias (escuras, da cor do fato)• sapatos (de couro)

Como Vestir – Homem (3)

[Fonte: artof manliness, 2011]

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• No estilo casual:• não é necessário casaco• blusa, ou camisola (evitar a T-shirt)• saia, ou calças (evitar gangas)• ou vestido• sapatos

Como Vestir – Mulher (1)

[Fonte: milanoo, 2011]

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• No estilo business casual:• casaco• blusa (clara)• saia (pelo joelho), ou calças• sapatos

Como Vestir – Mulher (2)

[Fonte: highpower, 2011]

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• No estilo business:• casaco de fato• blusa ou camisa (branca)• saia, ou calças, de fato• sapato (fechado, salto médio)

Como Vestir – Mulher (3)

[Fonte: ofdress, 2011]

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• A sala para a reunião deve ser preparada comantecedência:

• localização da mesa e das cadeiras,• mesa para distribuição de informação,• tomadas e extensões de energia eléctrica,• luzes e ar condicionado,• projector,• intervalo de café,• recepção de participantes,• localização de casas de banho,• …

Preparando a Sala

[Fonte: atsgroup, 2011]

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• Os participantes de uma reunião devem:• avisar antecipadamente o Presidente, caso não

possam estar presentes,• verificar a hora e local da reunião,• chegar com a antecedência de alguns minutos,• preparar contribuições antecipadamente,• contribuir positiva e

activamente para o sucesso da reunião,

• tomar notas,• ter em consideração

a diversidade de opiniões e culturas.

Participar numa Reunião

[Fonte: shuterstock, 2011]

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• O Presidente de uma reunião deve:• ser diplomático com todos os participantes,• não esperar por participantes atrasados, excepto

se forem fundamentais,• seguir a Ordem de Trabalhos,• gerir o tempo de cada item,• fechar a discussão de

um assunto, caso necessário,• marcar uma reunião adicional

para continuar a discussão de um assunto, se necessário.

Gerir uma Reunião

[Fonte: dreamstime, 2011]

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• Os participantes de uma reunião podem serclassificados da forma seguinte:

• presidente (controlador, ou não),• dominadores,• passivos,• participantes.

Participantes de uma Reunião

[Fonte: UN, 2011]

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• A atitude: “Sou um perito, e portanto acreditem em mim”.

• A percepção:• É um egoísta parvo,

e não vale a pena ouvi-lo.• Este comunicador não se

preocupa o suficiente para nos explicar.

• Este comunicador não sabe, e está tentando escondê-lo.

Atitudes a Evitar numa Reunião (1)

[Fonte: saleshq, 2011]

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• A atitude: “Se querem saber mais, vejam as referências”.

• A percepção:• A informação é inútil,

e não tem interesse.• Este comunicador

é preguiçoso, e não se dá ao trabalho de nos querer explicar.

Atitudes a Evitar numa Reunião (2)

[Fonte: antonilee, 2011]

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• A atitude: “Esta é a maneira que sempre fizemos”.

• A percepção:• De onde veio este

dinossauro?• Vamos ouvir algo tão velho,

que não vale a pena.• Este comunicador está

agarrado ao passado, e a informação não tem utilidade.

Atitudes a Evitar numa Reunião (3)

[Fonte: teachwithtech, 2011]

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• Os ambientes culturais dos participantes numareunião têm que ser tomados em consideração.

Culturas Diferentes

[Fonte: Hirsch, 2003]

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• As acções a tomar posteriormente a uma reuniãodevem ser registas do modo seguinte:

Acções de uma Reunião

No When Who What Whom Statusmm/nn

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• As actas de reuniões destinam-se a registar o quenelas aconteceu.

• As actas devem ser circuladas pelos presentes depois da reunião, para comentários, até se chegar a um consenso final.

• A aprovação das actas deve ser feita na reuniãoseguinte.

Actas de Reuniões

[Fonte: webbeat, 2011]

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• Deve fazer-se o seguimento de uma reunião:• saber a opinião das pessoas, sobre o modo

como correu a reunião e os seus resultados,• executar, ou controlar a execução das acções,• planear reuniões de continuação.

Seguimento de uma Reunião

[Fonte: eu2008, 2011]

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• As actas de reuniões devem ser escritas comcuidado:

• registando os acontecimentos de modo claro,• com uma abordagem positiva,• não considerando

pormenores desnecessários,• não criando

problemas aos participantes,• não perpetuando

desacordos.

A Escrita de Actas (1)

[Fonte: welive2care, 2011]

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• As actas de reuniões podem ser:• simples notas, enviadas posteriormente por

email,• actas formais, escritas por um secretário.

• A opção de um ou outro formato depende do tipo de reunião, dos participantes, e da finalidade da reunião.

A Escrita de Actas (2)

[Fonte: asymptotix, 2011]

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• As actas de uma reunião devem conter:• nome da entidade que se reuniu, ou da

finalidade da reunião,• explicitamente a designação de actas,• local,• data e hora,• presidente (ou equivalente),• secretário (ou equivalente),• lista de distribuição,• lista de participantes,

O Conteúdo de Actas (1)

[Fonte: warezone, 2011]

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• Ordem de Trabalhos,• registo do desenvolvimento da reunião, por

ponto da Ordem de Trabalhos,• conclusões e acções a tomar.

O Conteúdo de Actas (2)

[Fonte: thecriticalpath, 2011]

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Bibliografia

• Cheryl Reimold and Peter Reimold, The ShortRoad to Great Presentations, IEEE / John Wiley,New York, NY, USA, 2003.

• Herbert Hirsch, Essential CommunicationStrategies: For Scientists, Engineers, andTechnology Professionals, IEEE / John Wiley, NewYork, NY, USA, 2003.

• Mike Markel, Writing in the Technical Fields: AStep-by-Step Guide for Engineers, Scientists, andTechnicians, IEEE / John Wiley, New York, NY,USA, 1994.