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Neste Mdulo Voc VerROTINA DIRIA DA ADMINISTRAO EMPRESARIAL

Fim

Uso de Veculos da Empresa Movimentao Financeira Recebimentos Cartes de Crdito Cheques Devolvidos Dispensa de Multa e Juros Pagamentos Valor de Referncia Despesas em Geral Descontos

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Fim

O Caixa Dirio Remessa de Documentos ao Setor Financeiro (Matriz) Depsitos Bancrios

Vendas A Poltica de Vendas Contratao de Vendedores Pedidos Notas Fiscais Rotas Prestao de Contas do Vendedor O Expediente de Trabalho do Vendedor A Apresentao Pessoal do Vendedor

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Estoque Entrada de Mercadorias Sada de Mercadorias Registros Cruzamento de Dados do Estoque Inventrio de Estoque Responsabilidade pelo Estoque Impressos Servios de Terceiros Manuteno Compras em Geral Viagens O Uso do Telefone Energia Eltrica

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Fim

Prmio Incentivo Horrio de Trabalho Codificaes Competncias Cartas, Memorandos, Determinaes Sistema de Arquivo Registro de Sada de Documentos Registro de Entrada de Documentos Bens Patrimoniais Registro de Entrada e Sada de Bens da Empresa Venda de Bens da Empresa

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Fim INTRODUO Este segmento um verdadeiro manual daquilo que se deve fazer, diariamente, numa empresa comercial, desde o uso de um veculo, como por exemplo, rota percorrida, horrio, etc., at rotina diria da movimentao financeira, passando pela rotina de pagamentos, recebimentos, prestao de contas, e ainda, competncias, comunicao memorandos, cartas, determinaes e outros assuntos, tais como, rotina de procedimentos dirios quanto a estoque, compras, contratao de servios de terceiros, controle de bens patrimoniais, etc. Muito bom para treinar novos funcionrios que ingressam na empresa.

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1. O USO DE VECULOS DA EMPRESAOs veculos da empresa (viaturas) somente podero ser utilizados por funcionrios que tenham autorizao escrita para seu uso; Fica proibido o uso dos veculos para fins diferentes do interesse da empresa; No permitido o uso de veculos para fins particulares; Fica proibido o emprstimo ou aluguel das viaturas para pessoas ou empresas que no as autorizadas por via escrita; O no cumprimento do item a at d, inclusive, acima descritos, constitui-se em falta grave contra a empresa; obrigatrio o uso do formulrio BDV - Boletim Dirio do Veculo, por viatura e por sada, onde constam o nome do usurio, data e horrio do trecho percorrido;Incio, Menu

Fim

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Atentar para a troca de leo para cada 5000 km. Verificao do nvel da gua, semanalmente, bem como para as revises peridicas previstas na garantia do veculo; Andar sempre com o cinto de segurana envolto no corpo, conforme legislao em vigor; Usar sempre a documentao do veculo (fotocpias autenticadas pelo DETRAN) juntamente com a carteira de motorista e carteira de identidade prprias;

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Completar

o

tanque

de

combustvel

sempre

que

necessrio

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compulsoriamente a cada sexta-feira. Completar os dados solicitados no verso do BDV referentes a combustveis e manuteno, inclusive o campo que se refere mdia de consumo do veculo. A mdia de consumo ser calculada mediante o seguinte procedimento:

Fim

Calcular a diferena do nmero de quilmetros percorridos pela viatura desde o ltimo enchimento de tanque at o enchimento atual;

Solicitar ao frentista do posto de servios para que anote na Nota Fiscal o nmero de litros de combustvel que encheram o atual tanque de gasolina;

Dividir o nmero de km percorridos, pelo nmero de litros de combustvel consumidos. O resultado ser a mdia de

consumo do veculo no perodo de tempo considerado. Anotar no BDV.

Calibrar os pneus da viatura a cada 15 dias; Quaisquer anormalidades com as viaturas devem ser imediatamente anotadas no BDV, para conhecimento e providncia do gerente local;

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O motorista do veculo em circulao ficar co-responsvel pelos prejuzos e/ou danos que possam advir de colises, atropelamentos ou capotamentos que possam ocorrer durante seu uso. Os prejuzos totais sero divididos entre a empresa e o motorista, na proporo meio a meio; Consertos: somente sero admitidos mediante autorizao escrita da gerncia local; O uso de viaturas de terceiros somente poder ser efetuado mediante autorizao escrita da gerncia local; No caso da utilizao de viaturas de terceiros, o procedimento de uso do BDV continua a ser obrigatrio; A contratao de viaturas de terceiros dar-se- mediante documentao escrita; Para viaturas contratadas com o respectivo motorista, a responsabilidade civil do uso ser do prprio contratado, e dever estar expressa, por escrito, no contrato assinado entre as partes (contratante e contratado); proibido dar carona a pessoas que no trabalham na empresa; Fica proibido aos funcionrios levar a viatura para suas casas; Aps expediente, as viaturas devem permanecer no ptio da empresa; Todo motorista responsvel pelos equipamentos existentes nas viaturas de seu uso (macaco, tringulo, chaves, estepe, etc.). O desaparecimento de quaisquer desses equipamentos deve ser comunicado, de imediato, e por escrito no BDV, gerncia local; Manter as viaturas sempre limpas.Incio, Menu

Fim

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2. A MOVIMENTAO FINANCEIRA

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2.1 - Recebimentos

Fim

2.1.1 - Em Cheques - Vista

Somente sero aceitos cheques dos prprios clientes, mediante comprovao documental. Anotar, no verso do cheque, o nmero da carteira de identidade, endereo e nmero do telefone. Consultar, ainda, empresas de consultas a cheques.

Cruzar os cheques recebidos; Conferir os dados contidos no cheque; Transform-los, de imediato, em cheques nominais empresa; Anotar, ainda, no verso do cheque, lpis, o nmero do pedido ou da nota fiscal emitida na ocasio da referida compra;

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2.1.2 - Em Cheques - Pr-Datados

Fim

Os cheques pr-datados, recebidos, sero entendidos como sendo duplicatas, e assim, aguardaro a data de seus respectivos vencimentos;

Os procedimentos de rotina sero os mesmos j descritos no item 2.1.1, anterior;

Faz-los constar da relao Contas a Receber; Manter os cheques no cofre da empresa, tal como se fosse uma duplicata.

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2.1.3 - Em Cheques de Terceiros No sero aceitos, a menos que o pagador esteja junto do comprador. Neste ltimo caso proceder tal como nos itens 2.1.1 e 2.1.2, anteriores. Por ltimo, tomar a assinatura do comprador no verso do cheque emitido (constituindo-se num endosso do cheque, ou seu aval), identificando, assim, o comprador e o emitente do cheque.

Fim

2.1.4 - Em Cheques com Valores Superiores ao Valor da Venda No ser permitido.

2.1.5 - Cartes de Crdito No sero aceitos, tendo em vista a empresa no manter convnios.

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2.1.6 - Cheques Devolvidos Geralmente, cheques devolvidos esto inclusos numa das razes abaixo: Falta de fundos Assinatura que no confere Erro de preenchimento Conta encerrada Pagamento sustado pelo emitenteIncio, Menu

Fim

Procedimentos a serem adotados na ocasio de cheques devolvidos:

Identificar o cliente pelo pedido/nota fiscal, transcrito no verso do cheque; Contatar o cliente informando-o do acontecimento; Negociar com o cliente uma soluo para a ocorrncia; Cobrar a taxa de devoluo bancria, multa e juros na ocasio do acerto; Dar baixa em Contas a Receber quando o valor for recebido, no todo ou em parte, conforme o caso negociado.

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2.1.7 - Dispensa de Multa e Juros Proibida. Excees devero ser autorizadas pelo gerente local, e por escrito.

Fim

2.2- PagamentosFica institudo um valor de referncia para pagamentos de valores que venham feitos pelas gerncias locais, e que sejam considerados como no pagveis pela gerncia central. Este valor ser atualizado a cada necessidade da empresa, a ser indicada pelo setor financeiro.

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2.2.1 - Pagamentos Menores que o Valor de Referncia Pagar em dinheiro. Exemplos: gasolina, pneus furados, etc.Incio,

2.2.2 - Pagamentos Superiores ao Valor de Referncia Sero pagos atravs da gerncia superior (matriz) ou atravs de cheques encaminhados s gerncias locais; A emisso do cheque ser nominal ao credor em referncia; A referida emisso de cheques dever ser acompanhada da cpia do Papel-Cheque, que dever sofrer um visto da pessoa que assinou o cheque formando assim a documentao de sada do Caixa Dirio. No esquecer de anotar nessa cpia o nome do banco contra o qual fora emitido o cheque (caso seja costume lidar com mais de um banco).

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Fim

2.2.3 - Despesas em Geral Para cada despesa dever haver uma Nota Fiscal ou um Recibo correspondente. Excees sero feitas para vales, adiantamento de despesas ou pagamento de funcionrios, para os quais haver formulrio prprio. Os pagamentos, em geral, mesmo aqueles que sejam realizados pelas lojas, devero ser feitos atravs de cheques emitidos pela matriz.

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2.2.4

- Pagamento Mensal de Funcionrios O Recibo ser emitido e enviado pela matriz a todos os seus

funcionrios, que assinaro uma das vias a qual ser devolvida no mesmo dia para a matriz acompanhando o Caixa Dirio.

Fim

2.2.5 - Resciso de Contrato de Trabalho Ser calculada, feita pela matriz, e depois, enviada ao funcionrio que a assinar mediante o cheque e documentos correspondentes. As segundas vias devero seguir matriz no mesmo dia, junto ao Caixa Dirio.

2.2.6 - Vale e Adiantamento de Salrio Ser adiantado 50% do salrio de cada funcionrio a cada dia 15 do ms. Se este dia cair num sbado, domingo ou feriado, o vale ser adiantado para o primeiro dia til bancrio que anteceda aqueles dias.

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2.3 - O Caixa Dirio

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2.3.1 - Documentos Bsicos A documentao necessria ao Caixa Dirio constituda de RELAES DIRIAS, mais os documentos que lhe seguem, anexos:

Fim

Relao de Vendas + Documentos Anexos (pedido, nota fiscal, autorizaes de desconto);

Relao de Compras nota fiscal);

+ Documentos Anexos (ordem de compra,

Relao de Despesas + Documentos Anexos (nota fiscal, recibo); Relao de Pagamentos + Documentos Anexos (duplicata, recibo); Relao de Recebimentos + Documentos Anexos (comprovante de depsitos bancrios, cheques, vale caixa).

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2.3.2 - Fechamento do Caixa Dar-se- at s 15:00 horas de cada dia til. Os valores entrantes ou que saem aps o horrio estabelecido comporo o valor do Caixa do dia seguinte, at s 15:00.

Fim

2.3.3 - Envio e Documentos ao Setor Financeiro (Matriz) Ser feito diariamente, havendo ou no movimento financeiro naquele dia. Usar Sedex, malote ou carta registrada, em conformidade com o estabelecido para cada filial - o que ser feito levando-se em considerao o grau de segurana e volume das operaes de venda de cada ponto considerado. No caso de filiais, os documentos que compem o Caixa Dirio devero seguir ao Setor Financeiro logo aps o seu fechamento (15:00).

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Incio, Menu

Fim2.3.4 - Depsitos Bancrios Das Vendas do Dia Devero ser feitos at o trmino do expediente bancrio do mesmo dia, impreterivelmente. Das Contas Recebidas Devero ser feitos os depsitos bancrios at o trmino do expediente bancrio do mesmo dia, impreterivelmente.

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3. VENDAS3.1 - A Poltica de VendasSer ditada pelos proprietrios da empresa e gerenciada pelos gerentes locais.

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Fim

3.2 - Contratao de VendedoresSer feita mediante anncio no jornal local. Poder ainda haver transferncia de vendedores entre filiais, desde que combinadas junto matriz. Os vendedores iniciantes devero estar includos nos requisitos abaixo:

Idade: at 25 anos; Motorizado - com moto ou carro; Oferecer salrio fixo, comisses, mais ajuda de custo pelo uso do veculo;

Somente vender. No cobrar, nem entregar produtos.

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3.3 - DescontosDescontos de vendas somente podero ser dados pelos vendedores quando estes seguirem a tabela de descontos criada pela empresa. Descontos fora da tabela ficam proibidos aos vendedores. Excees, visando um bom negcio, devero ser discutidas com a gerncia local para autorizao escrita, at o limite de sua competncia.Incio, Menu

Fim

3.4 - Pedidos

Preencher todos os campos dos pedidos; Para pedidos no entregues, os preos somente podero ser mantidos por um prazo mximo de 15 dias, aps a data de sua emisso. Expirado este prazo, o pedido dever ser entregue ao destinatrio ou cancelado;

Um pedido cancelado no poder ser renovado. Caso necessrio, fazer outro pedido para o cliente, renovando sua data e valores;

Em caso de descontos, discrimin-los nos pedidos e, em caso de descontos especiais, justific-los no verso dos pedidos, mediante assinatura da gerncia local;as

Cpias dos pedidos (2

vias) devem ser encaminhados para a

matriz, junto dos Caixas Dirios.

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Lembre-se de: Conferir sempre a seqncia numrica; No podem faltar pedidos na seqncia cronolgica crescente; Pedidos cancelados devem seguir, tambm, com a estampa cor azul: Cancelado; Pedidos pendentes devero ser encaminhados com uma observao, cor vermelha: Pendente; Pedidos com entregas programadas devem ter seus produtos separados com no mnimo um dia de antecedncia; Um pedido, aps encaminhamento matriz - ao Setor de Compras, no poder ser modificado. No entanto, poder ser cancelado, at o dia seguinte da sua emisso. Anotar sempre no campo de Observaes, se o pedido ser pago vista ou a prazo.

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Fim

Os blocos de pedidos sero controlados atravs de uma lista de blocos de pedidos, em poder de cada uma das filiais, e da matriz, na qual ficar identificado o vendedor que os tenha recebido;

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3.5 - Notas Fiscais

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O uso de blocos de notas fiscais dever ser em ordem cronolgica, crescente (no se admite saltos na ordem, em hiptese alguma);

Fim

Os blocos de notas fiscais sero controlados atravs de uma lista de blocos de notas fiscais, em poder de cada uma das filiais, e da matriz;

3.6 Rotas

Cada vendedor seguir a rota que lhe for apresentada pela empresa; Fica proibida a invaso de reas de venda, por vendedores da empresa, sem serem aquelas que lhes foram designadas;

As rotas sero determinadas pelas gerncias locais, obedecendo-se critrios de economia e rapidez;

Para cada visita realizada, o vendedor dever anotar na Ficha do Cliente uma sntese do acontecimento.

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3.7 - Prestao de Contas do VendedorSer feita, diariamente, junto chefia de vendas local, mediante assinatura nos documentos, antes do trmino do expediente dirio. Nesta ocasio, o vendedor tambm prestar contas das visitas que fez naquele dia. Valores a menos, na ocasio da prestao de contas, caso eles existam, sero cobrados do prprio vendedor, e considerados como vale. Desta forma, tomar a assinatura do vendedor, anotando o valor correspondente. Tais vales seguiro, tambm, junto do Caixa Dirio.

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Fim

3.8 - O Expediente de Trabalho do VendedorSer o mesmo dos demais funcionrios da empresa. Assim, o vendedor dever obrigatoriamente aparecer na empresa todos os dias, no incio e fim do expediente, e dever sair para o expediente externo at s 8:45 horas de cada dia.

3.9 - A Apresentao Pessoal do VendedorDever estar sempre barbeado ou com a barba crescida em definitivo. Tambm dever estar sempre limpo e portando cartes de visita da empresa.

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4. COMPETNCIASCada categoria de funcionrios tem seus direitos, obrigaes e competncias junto empresa. Consultar o Manual de Competncias e Obrigaes de funcionrios da empresa.Incio, Menu

5. CARTAS, MEMORANDOS, DETERMINAES5.1 - Cartas

Fim

Como todos sabemos, toda carta uma imagem da empresa. Portanto, devero ser feitas em papel timbrado e assinadas por um representante legal;

Toda carta dever ser numerada seguindo-se os passos, abaixo: CT.COM/001/97 - Onde: CT indica que se trata de carta; COM, significa setor Comercial; 001 indica o nmero da carta, e /97 indica o ano em que a mesma foi feita;

A numerao, acima referida, ter sua notao logo no primeiro pargrafo, esquerda de cada carta.

Alm dos dados acima, cada carta dever ter em seu corpo: local e data da emisso, para que rgo da outra empresa seguir, para quem (pessoa), qual rgo e pessoa que emitiu, assunto, referncia. Veja o Anexo XVII, no final deste livro.

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5.2 - Memorandos (Memos)Como todos sabemos, os memorandos so de uso interno da empresa. Sua numerao dever obedecer os passos, abaixo: MEMO.COB/002/97 - Onde: MEMO significa Memorando; COB, significa setor de Cobrana; 002 indica o nmero do memorando; /97 indica o ano em que o mesmo foi emitido. Alm dos dados acima, cada memorando dever ter em seu corpo: local e data da emisso, para que rgo da outra empresa seguir, para quem (pessoa), qual rgo e pessoa que emitiu, assunto, referncia. Veja o Anexo VI, no final deste livro.

Fim

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Fim

6. ESTOQUEChamamos de estoque de mercadorias da empresa todos os produtos comprados para revenda aos clientes. Doravante chamaremos apenas de Estoque. H tambm o estoque de bens adquiridos para outras finalidades operacionais da empresa, tais como, material de limpeza, material de escritrio, etc. Doravante o chamaremos de Estoque 2. Para o estoque de matria-prima, chamaremos de Estoque 3.

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6.1- Entrada de MercadoriasIncio,

6.1.1 - O Recebimento das Mercadorias Cada remessa de mercadorias, feita pelos fornecedores, dever estar acompanhada da Nota Fiscal correspondente. Proceder da seguinte forma: Verificar se existe Ordem de Compra para aquele fornecedor; Existindo a Ordem de Compra, conferir os dados da Nota Fiscal, e conferir as mercadorias; Estando tudo certo, assinar o canhoto da Nota Fiscal, apondo-lhe a data do dia; Mercadorias danificadas no devem ser recebidas; No aceitar mercadorias que no tenham sido solicitadas pela empresa; No caso de devoluo das mercadorias, no assinar o canhoto de recebimento da Nota Fiscal, mas justificar, de punho prprio, no verso da nota a razo do no recebimento. Nesta ocasio, tirar fotocpia da frente e verso daquela nota; No recebimento das mercadorias deve-se verificar, atentamente, os prazos combinados para pagamento das respectivas faturas, ou seja, a data de vencimento de cada uma delas no pode ser diferente daquelas da Ordem de Compra.

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Fim

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6.1.2 - Os Registros Dar entrada das mercadorias nas respectivas Fichas de Estoque; Anotar, em Contas a Pagar, as caractersticas da compra, caso a mesma tenha sido feita a prazo. Se a compra foi feita vista, encaminhar a Nota Fiscal para o setor financeiro a fim de que se proceda ao pagamento; Dar baixa no formulrio Compras; Juntar a Nota Fiscal e o formulrio Compras aos documentos que compem o Caixa Dirio.

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Fim

6.2 - Sada de Mercadorias Para cada sada de mercadorias dever haver um registro de sada no Controle de Estoque e emisso da respectiva Nota Fiscal; Se o pedido do cliente for entregue no mesmo dia, anexar a 2a.via da respectiva Nota Fiscal, a fim de que sigam para o setor financeiro, compondo o Caixa Dirio de cada filial ou da matriz. Observao: Para empresas que trabalham com mercadorias de pronta entrega, h de se criar um controle dirio de Mercadorias em Movimento, e proceder de acordo com a legislao vigente.

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6.3 - Cruzamento de Dados do EstoquePeriodicamente, em datas incertas, ser solicitado pela matriz uma lista de dados de ALGUMAS mercadorias, matria-prima e bens de consumo existentes nas fichas de Estoque, Estoque 1 e Estoque 2, acrescidos das respectivas quantidades. Estes dados sero criticados pela matriz luz dos dados de seu prprio registro.Incio, Menu

Fim

6.4 - Inventrio de EstoquePeriodicamente, e em datas incertas, sero feitos inventrios de TODOS os estoques existentes nas lojas. Nessa ocasio, sero contados e relacionados todos os produtos e bens. Caso existam divergncias entre os dados da loja, os da matriz e/ou da realidade fsica, tudo dever ser esclarecido e mencionado no relatrio (2 cpias ficaro com a matriz e filial - devidamente assinadas.as

vias), cujas

6.5 - Responsabilidade pelo EstoqueO estoque de cada loja estar sob a responsabilidade de uma pessoa a ser indicada pela gerncia local, que dar entrada e sada das mercadorias e bens. Mas ao mesmo tempo, tal responsabilidade tambm ser partilhada por todos os funcionrios daquela loja.

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7. IMPRESSOSSero atendidos pela matriz, mediante solicitaes dos funcionrios que venham a ser designados como responsveis por tais solicitaes.Incio, Menu

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8. SERVIOS DE TERCEIROS - CONSERTOS, MANUTENOSomente podem ser contratados se submetidos autorizao da gerncia local (de acordo com a competncia do gerente) e/ou da matriz.

9. COMPRAS EM GERALSomente pela matriz ou pela gerncia local (de acordo com a competncia gerencial). Toda compra dever ser precedida por trs pesquisas de preo, as quais devero ser anotadas e, posteriormente, anexadas junto Ordem de Compra.

10. VIAGENSSomente com autorizao escrita da matriz.

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11. O USO DO TELEFONEIncio, Menu

11.1 Telefonemas UrbanosUsar somente para os interesses da empresa.

Fim11.2 Telefonemas InterurbanosSero cobrados dos funcionrios aqueles telefonemas interurbanos que no de interesse da empresa. Em princpio, fica proibido o uso do telefone para interesses particulares de seus funcionrios.

11.3 - Ligaes a CobrarNo sero aceitas, em hiptese alguma.

12. ENERGIA ELTRICADesligar a luz, motores e bens que utilizam energia eltrica, sempre que no estejam sendo utilizados. Em particular, em intervalos de almoo e aps o expediente, deslig-los.

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13. PRMIO INCENTIVOA filial que conseguir a maior reduo de custo, proporcionalmente, em comparao s outras, ter direito a um prmio incentivo, em dinheiro, para cada um de seus funcionrios.

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Fim

14. HORRIO DE TRABALHOManh: das 8:30 s 12:00 horas. Tarde : das 13:30 s 18:00 horas.

15. BENS PATRIMONIAISCada item patrimonial dever ser descrito em uma lista de Bens Patrimoniais, de acordo com suas particularidades, e com a indicao de onde e quem o est utilizando. Cada mvel trar um n.o de referncia que constar, tambm, nessa lista. Mveis, mquinas, ferramentas e demais bens patrimoniais da empresa no podero ser retirados da empresa, sem que haja autorizao escrita e assinada por uma gerncia local. O funcionrio que contrariar este item cometer falta grave contra a empresa, podendo ser punido por suspenso ou demisso.

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16. SISTEMA DE ARQUIVOFisicamente est dividido em pastas tipo Z e pastas Suspensas, para

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Fim

aqueles documentos de uso dirio e dentro de um mesmo perodo letivo. Documentos de anos anteriores, sem uso dirio, ficaro em caixas de papelo, e faro parte do Arquivo Morto da empresa;

Todas as pastas e caixas sero numeradas e guardadas nos armrios em ordem numrica crescente;

Haver uma relao de pastas e caixas de arquivo, constando seu nmero e seu contedo;

O arquivamento ser feito por contedo. Exemplos: Caixa Dirio, Vendas, Estoque, Compras;

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17. REGISTRO DE SADA DE DOCUMENTOSTodas as sees mantero, paralelamente, um arquivo cronolgico de todas as cartas, determinaes, circulares e memorandos expedidos. Nesse arquivo dever constar o nmero dado mensagem, assunto, seo para a qual seguiu a correspondncia, e arquivo destino.

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Fim

18. REGISTRO DE ENTRADA DE DOCUMENTOSTodo documento entrante dever ter, tambm, o seu registro prprio, na seo que o recebe, semelhana dos documentos que saem. Nesse arquivo dever constar o nmero dado mensagem que chega, seu nmero de origem, assunto e arquivo destino.

19. REGISTRO DE ENTRADA E SADA DE BENS DA EMPRESADar-se- atravs de registros em suas fichas de entrada e sada, bem como atravs das respectivas Notas Fiscais. O mesmo ocorrer para quaisquer remanejamentos entre filiais.

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Fim

20. VENDA DE BENS DA EMPRESASomente sob autorizao escrita de seus donos ou representantes legais(com registro em cartrio).

21. CODIFICAESPara cada produto, cliente, fornecedor, ou bem da empresa, haver um cdigo numrico. Esse cdigo visa criar uma simplificao da linguagem diria, evitando margens de dvida sobre os itens relacionados.

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A codificao somente poder ser apresentada pela matriz. Cada item novo, sem cdigo, ser encaminhado matriz junto com uma solicitao escrita (memorando), a fim de que o mesmo seja codificado.

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Os cdigos, em geral, sero compostos primeiramente por 4 dgitos, chamados aqui de identificadores. No entanto, no caso de produtos, cada um deles poder ter uma variedade de modelos: neste caso, aos quatro dgitos iniciais ser acrescido um ponto (.) mais dois dgitos, chamados aqui de modelos veja o exemplo abaixo. Todos os cdigos identificadores iniciaro com um nmero identificador diferente de zero (0). No exemplo, abaixo, PRODUTOS, iniciamos com o dgito nmero um (1), seguido de trs zeros (000), compondo 4 dgitos no total; Na medida que os produtos vierem a ser numerados, a numerao dever ser crescente. Nunca podero ser pulados nmeros. Quando um produto recebe uma numerao e, posteriormente, o item deixa de existir para a empresa, este nmero no mais poder ser usado, ou seja, no servir para codificar outro item - (lembre-se: para cada coisa nova

Fim

teremos um novo cdigo). Exemplos:

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PRODUTOS (Cd. 1000)Fim

- Chave de boca .....................: 1001 - Chave de boca nmero 8: 1001.01 - Chave de boca nmero 9: 1001.02

FORNECEDORES (Cd. 2000)

Soft Mix Ltda ......................: 2001 Rede Xeim S/A ...................: 2002 Alfa Ltda...............................: 2003

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PRODUTOS (Cd. 1000)

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- Chave de boca .....................: 1001 - Chave de boca nmero 8: 1001.01 - Chave de boca nmero 9: 1001.02

FORNECEDORES (Cd. 2000)

Soft Mix Ltda ..........................: 2001 Rede Xeim S/A .......................: 2002 Alfa Ltda..................................: 2003

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BENS PATRIMONIAIS (Cd. 5000)

Cadeiras ................................: 5001 Mesas ....................................: 5002 Veculos.................................: 5003 Veculo VW - Gol - 97...........: 5003.01 Veculo FIAT - Palio-97.........: 5003.02

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Observaes:Incio, Menu

Em alguns casos, como, por exemplo, os veculos, a tendncia a compra e venda dos mesmos ao longo dos anos. Neste caso, os 2 dgitos finais podem no ser suficientes para atender os interesses da empresa, comportando somente 99 veculos. Neste caso, quando se esgotarem os 99 nmeros, podemos abandonar o cdigo inicial de quatro dgitos atribudo a veculos (no caso exemplo, o cdigo 5003), e criar, por exemplo, o 5004.

Fim

H quem prefira codificar itens usando apenas um nmero de quatro dgitos (ou mais), obedecendo a classe a que pertence (primeiro dgito), mas sem se importar com as ramificaes de um mesmo item. Desta forma segue apenas uma numerao seqencial, em ordem crescente. Para ficar mais claro, vamos tomar o exemplo da

classe VECULO - VW - Gol - 97, de cdigo 5003.01. Neste caso o cdigo poderia ser apenas 5003. O prximo veculo a ser registrado na empresa poderia ser o 5082 -

(neste caso entre o nmero 5003 e 5082 teriam sido registrados outros bens patrimoniais, sem preocupao com as subclasses).

Acreditamos que os exemplos acima so suficientes para se entender o sentido que se espera dos trabalhos futuros de codificaes, e a responsabilidade de quem as far.

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Fim

Saber o que fazer, na hora certa, no lugar certo e de forma certa, depende da diretoria j ter concebido e definido por escrito quais procedimentos administrativos devem ser cumpridos. Muitas vezes a mquina administrativa fica emperrada porque os funcionrios no sabem o que fazer, e no porque carecem de interesse nas respectivas solues. Portanto, de fundamental importncia a adoo de rotinas de procedimentos administrativos dirios para qualquer empresa, seja ela pequena, seja grande. O que um diretor fala para seus funcionrios uma ordem, mas o que ele fala e escreve tornase lei.

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Fim

Clique FORMULRIOS caso queira lembr-los novamente.

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Fim

AVALIAO 7o. MDULO Agora, diante da Rotina de Procedimentos Dirios sugerida neste segmento, faa as adaptaes que achar necessrias para sua empresa. Exclua o que achar desnecessrio. Inclua particularidades que, eventualmente, no estejam relacionadas neste trabalho. Escreva-as, elaborando, assim, o seu prprio Manual de Procedimentos Dirios. Uma vez o tenha terminado, faa esse manual circular por todos os funcionrios da sua empresa. Boa sorte!

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