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SECRETARIA-GERAL MAOT
- 1 -
SG M
AO
T
20
11
Pla
no
de
Act
ivid
ad
es
SECRETARIA-GERAL
do Ministério do Ambiente e
do Ordenamento do Território
versão draft 05.05.2011
Rua de “O Século nº 51, 1200-433 Lisboa
www.sg.maot.gov.pt
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 2 -
Índice
I. Apresentação da SG MAOT .......................................................................................... - 3 -
Nota Introdutória ........................................................................................................... - 4 -
1. Caracterização do ambiente interno ............................................................................. - 5 -
Missão .......................................................................................................................... - 5 -
Valores .......................................................................................................................... - 5 -
Atribuições .................................................................................................................... - 5 -
Legislação ..................................................................................................................... - 6 -
Estrutura Organizacional .............................................................................................. - 7 -
2. Caracterização do ambiente externo ............................................................................ - 8 -
3. Caracterização da actividade ........................................................................................ - 9 -
Identificação dos clientes ............................................................................................. - 9 -
Tipificação das áreas de actividade e tipologia de serviços ........................................ - 9 -
II. Estratégia e Objectivos da SG MAOT para 2011 ....................................................... - 10 -
Visão ........................................................................................................................... - 11 -
Objectivos estratégicos .............................................................................................. - 11 -
Objectivos QUAR ....................................................................................................... - 12 -
Objectivos operacionais ............................................................................................. - 13 -
III. Objectivos Operacionais & Indicadores de avaliação por Objectivo Estratégico .... - 15 -
IV. Objectivos Operacionais & Indicadores por Área de Actividade .............................. - 26 -
Gestão das Compras Electrónicas ............................................................................. - 27 -
Gestão Financeira ...................................................................................................... - 29 -
Gestão Patrimonial ..................................................................................................... - 31 -
Gestão de Recursos Humanos .................................................................................. - 33 -
Gestão da Qualidade, Formação e Planeamento ...................................................... - 36 -
Gestão de Processos Jurídicos e Contencioso .......................................................... - 39 -
Gestão do Arquivo e Documentação ......................................................................... - 41 -
Gestão do Protocolo e Relações Públicas ................................................................. - 43 -
Gestão de Sistemas de Informação ........................................................................... - 46 -
Metas transversais ..................................................................................................... - 48 -
Projecto Transversal (CAF) ........................................................................................ - 49 -
Representações ......................................................................................................... - 50 -
V. Recursos Humanos e Financeiros ............................................................................. - 51 -
Recursos Humanos .................................................................................................... - 52 -
Recursos Financeiros ................................................................................................. - 54 -
Recursos Materiais ..................................................................................................... - 55 -
Plano de Formação .................................................................................................... - 56 -
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 3 -
I. Apresentação da SG MAOT
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 4 -
Nota Introdutória
A Secretaria-Geral do Ministério do Ambiente e do Ordenamento do Território (SG) é um
serviço central da administração directa do Estado, dotado de autonomia administrativa. A
organização interna dos serviços obedece a um modelo estrutural misto.
O presente Plano de Actividades assenta nas prioridades do XVIII Governo Constitucional que
têm articulação com a natureza da SG, nos compromissos e gestão expressos nas Cartas de
Missão dos cargos de direcção superior da SG, bem como nas prioridades definidas no Quadro
de Avaliação e Responsabilização (QUAR) 2011. Com base nestes elementos foi estabelecido,
para 2011, um conjunto de objectivos e metas que visam operacionalizar a estratégia da SG. O
desdobramento, em cascata, dos objectivos estratégicos e operacionais, constitui a base para
a definição dos objectivos individuais.
O planeamento da actividade da SG para 2011 obedeceu à seguinte abordagem:
O Plano de Actividades foi elaborado ao abrigo do estipulado no Decreto-lei n.º183/96 de 27 de
Setembro.
Objectivos
Estratégicos
(OE)
Objectivos
Operacionais
QUAR
(OP)
QUARU - Objectivos das
Unidades Orgânicas Objectivos
Individuai
s Plano de Actividades, Orçamento e Mapa de Pessoal
Fichas de Avaliação (SIADAP 2 e 3)
Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) 2011
Cartas de Missão - SGA
Carta de Missão SG
Processo de
suporte
Processo de
gestão
Processo-
chave
Prioridades governamentais
Fig. 1 – Processo de planeamento da actividade da SG
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 5 -
1. Caracterização do ambiente interno
M i ssã o
Assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados
no Ministério do Ambiente e do Ordenamento do Território (MAOT) e aos demais órgãos e
serviços nele integrados, nos domínios da gestão de recursos internos, do apoio técnico
jurídico e contencioso, da documentação e informação e da comunicação e relações públicas.
V a l o r e s
Desenvolvimento individual e organizacional
Comunicação
Parceria
Ética
Excelência
A t r i b u i ç õ e s
Consagradas no Decreto Regulamentar n.º 52/2007, de 27 de Abril.
a) Apoiar administrativa, técnica e juridicamente os gabinetes dos membros do Governo
integrados no MAOT, bem como os órgãos, serviços, comissões e grupos de trabalho que
não disponham de meios apropriados, e assegurar os serviços de apoio jurídico-
contencioso do MAOT;
b) Assegurar as actividades do MAOT no âmbito da comunicação e relações públicas;
c) Gerir os contratos de prestação de serviços de suporte, não integrados em entidades
públicas prestadoras de serviços partilhados;
d) Promover a aplicação das medidas de política de organização e de recursos humanos
definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos
do MAOT na respectiva implementação, bem como emitir pareceres em matéria de
organização, recursos humanos e criação ou alteração de quadros de pessoal;
e) Estudar, programar e coordenar a aplicação de medidas tendentes a promover, de forma
permanente e sistemática, a inovação, modernização e a política de qualidade, no âmbito
do MAOT, sem prejuízo das atribuições cometidas por lei a outros serviços, bem como
assegurar a articulação com os organismos com atribuições interministeriais nestas áreas;
f) Assegurar o normal funcionamento do ministério nas áreas que não sejam da competência
específica de outros serviços;
g) Assegurar a elaboração do orçamento de funcionamento e de investimento do MAOT, bem
como acompanhar a respectiva execução;
h) Assegurar a concretização dos apoios financeiros a entidades sem fins lucrativos, nos
termos da lei;
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 6 -
i) Assegurar as funções da unidade ministerial de compras;
j) Promover boas práticas de gestão de documentos nos serviços e organismos do MAOT e
proceder à recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos que deixem de
ser de uso corrente por parte dos organismos produtores;
l) Assegurar a gestão do Fundo de Intervenção Ambiental, dotado de autonomia
administrativa e financeira, através de um órgão de direcção constituído em regime de
inerência, nos termos a fixar no respectivo diploma orgânico;
m) Praticar os actos de administração relativos ao pessoal em situação de mobilidade especial
que lhe seja afecto e assegurar a articulação com a entidade gestora da mobilidade, nos
termos legais.
Le g i s l a ç ã o
Decreto Regulamentar n.º 52/2007, de 27 de Abril Aprova a orgânica da SG do MAOT
Portaria n.º 525/2007, de 30 de Abril Estabelece a estrutura nuclear da SG do MAOT e as competências das respectivas unidades orgânicas.
Portaria n.º 586/2007, de 10 de Maio Fixa o número máximo das unidades orgânicas flexíveis da SG do MAOT
Despacho n.º 12011/2007, de 18 de Junho Cria a Secção de Expediente e Apoio Geral.
Despacho n.º 12012/2007, de 18 de Junho Cria a Divisão de Gestão Financeira e a Secção de Orçamento e Contabilidade.
Despacho n.º 12013/2007, de 18 de Junho Cria a Secção de Pessoal.
Despacho n.º 12973/2007, 25 de Junho Cria a Divisão de Administração de Sistemas de Informação.
Despacho n.º 12974/2007, de 25 de Junho Cria a Divisão de Assuntos Jurídicos.
Despacho n.º 13085/2007, de 26 de Junho Cria a Divisão de Programação e Controlo de Investimentos.
Despacho n.º 4468/2008, de 20 de Fevereiro Cria a Divisão de Recursos Humanos.
Despacho n.º 14778/2008, de 28 de Maio Cria a Divisão de Arquivo e Documentação.
Despacho n.º 22285/2008, de 14 de Outubro Cria a Divisão de Modernização e Qualidade.
Despacho n.º 916/2009, de 13 de Janeiro Cria a Divisão de Aprovisionamento e Património
Despacho n.º 13599/2009, de 12 de Janeiro Cria a Divisão de Relações Públicas.
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Est r u t u r a O r g a n i z a c i o n a l
S i g l a s :
SG Secretária-Geral
SGA Secretário-Geral Adjunto
FIA Fundo de Intervenção Ambiental
FPRH Fundo de Protecção dos Recursos Hídricos
UMC Unidade Ministerial de Compras
GFP Direcção de Serviços de Gestão Financeira e Patrimonial
RHMQ Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos, Modernização e Qualidade
AJC Direcção de Serviços de Assuntos Jurídicos e de Contencioso
DCRP Direcção de Serviços de Documentação, Comunicação e Relações Públicas
DGF Divisão de Gestão Financeira
DPCI Divisão de Programação e Controlo de Investimentos
DAP Divisão de Aprovisionamento e Património
DRH Divisão de Recursos Humanos
DMQ Divisão de Modernização e Qualidade
DAJ Divisão de Assuntos Jurídicos
DAD Divisão de Arquivo e Documentação
DRP Divisão de Relações Públicas
DASI Divisão de Administração de Sistemas de Informação
SOC Secção de Contabilidade e Orçamento
SP Secção de Pessoal
SEAG Secção de Expediente e Apoio Geral
Fig. 2 – Organograma da SG
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 8 -
2. Caracterização do ambiente externo
O ambiente institucional em que a Secretaria-Geral se move, designadamente as
oportunidades e constrangimentos que caracterizam actualmente o meio envolvente,
constituem dados importantes a ter em consideração aquando do planeamento da actividade.
Apresenta-se em seguida um conjunto de forças e fraquezas internas, bem como as
oportunidades e ameaças do ambiente externo consideradas na elaboração do Plano de
Actividades.
Am
bie
nte
in
tern
o
Forças (Strenghts)
Grau de satisfaç ão dos traba lhadores c om o amb iente de traba lho = 4,1 (Esc a la 1-5)
Disponib ilidade dos traba lhadores em sugerir melhorias = 4,1 (Esc a la 1-5)
Sa tisfaç ão dos traba lhadores com a lideranç a de topo = 4,2 (Esc a la 1-5)
Grau de motivação pa ra a p render novos métodos de traba lho = 4,1 (Esc a la 1-5)
(Dados retirados do Rela tório do Inquérito de sa tisfaç ão de c olaboradores, Dez. 2010)
Espec ific aç ão dos p rocessos da Sec reta ria -Gera l p revista pa ra 2011 (50% do tota l de p roc essos)
Fraquezas (Weaknesses)
Provável desmotivaç ão devido às med idas de austeridade impostas aos traba lhadores do sec tor púb lic o
Sentimento de incerteza que se vive no c ontexto polític o, ec onómic o e soc ia l ac tua l
Dific uldades orç amenta is
Am
bie
nte
exte
rno
Oportunidades (Opportunities)
Desenvolvimento de p rocessos de c omparaç ão e ap rend izagem c om outras Sec reta rias-Gera is (Grupo de benc hmarking)
Ameaças (Threa ts)
Frequentes a lteraç ões do quadro lega l da Administraç ão Púb lic a
Quadro 1 – Análise SWOT
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 9 -
3. Caracterização da actividade
Ide ntific a ç ã o dos c lie nte s
C1 - Gabinetes do/a Ministro/a e Secretário/a de Estado do MAOT (Gabinetes)
C2 - Órgãos consultivos e outras estruturas do MAOT (Órgãos)
C3 - Serviços e organismos do MAOT (MAOT)
C4 – Trabalhadores do MAOT colocados em Situação de Mobilidade Especial (SME)
C5 - Outros serviços da Administração Pública (AP)
C6 - Cidadão/Sociedade (Sociedade)
Tip ific a ç ã o da s á re a s de a c tivida de e tipolog ia de se rviç os
Áreas de Actividade Unidades orgânicas da SG
UMC GFP RHMQ AJC DCRP DASI
Gestão das Compras Electrónicas
Gestão Financeira
Gestão Patrimonial
Gestão de Recursos Humanos
Gestão da Qualidade, Formação e Planeamento
Gestão de Processos Jurídicos
Gestão do Arquivo e Documentação
Gestão do Protocolo e Relações Públicas
Gestão de Sistemas de Informação
Tipologia de Serviços Clientes
Gabinetes Órgãos/
Estruturas MAOT SME AP Sociedade
Serviços de apoio técnico
Serviços de apoio administrativo
Serviços de apoio logístico
Quadro 3 – Tipologia de serviços da SG MAOT por tipo de cliente
Quadro 2 – Áreas de actividade da SG MAOT
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 10 -
II. Estratégia e Objectivos da SG MAOT para 2011
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 11 -
V i sã o
A Secretaria-Geral do MAOT pretende ser uma referência no universo de serviços do
Ministério, ambicionando uma melhoria contínua da gestão dos seus recursos, na procura da
excelência dos resultados, através da qualificação das pessoas e da maximização do
conhecimento implícito e explícito existente na SG.
O b j e c t i v o s e s t r a t é g i c o s
Os objectivos estratégicos ( OE) da SG são os seguintes:
OE 1 Melhorar a qualidade da informação prestada aos Gabinetes dos membros do Governo
OE 2 Melhorar continuamente o nível de harmonização de procedimentos administrativos nos
serviços e demais órgãos do MAOT
OE 3 Promover a eficiência na utilização dos recursos disponíveis no MAOT
OE 4 Melhorar a qualidade do apoio técnico-administrativo e logístico prestado aos membros do
governo, Serviços e demais Órgãos do MAOT
OE 5 Melhorar as competências dos trabalhadores da SG e dos restantes serviços do MAOT
OE 6 Promover a responsabilidade social e ambiental da SG e do MAOT
O b j e c t i v o s O p e r a c i o n a i s – 2 0 1 1
Os objectivos operacionais (OP) para 2011 foram definidos tendo em conta os objectivos
estratégicos (OE) da Secretaria-Geral.
Nos quadros 5 e 6 são apresentados os 46 Objectivos Operacionais que guiam a actividade da
SG em 2011.
Quadro 4 – Objectivos Estratégicos 2011 SG MAOT
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 12 -
O b j e c t i v o s Q U A R
Objectivos operacionais Indicadores Meta 2011 Superação
EFICÁCIA
OB 1 Pond. 30%
Realizar o 1º Fórum de Boas Práticas do MAOT
Ind.1 Nº de participantes [70-100] > 100
Peso 100%
OB 2 Pond.30%
Implementar o mecanismo de elaboração do 1º Balanço Social Consolidado do MAOT referente ao ano de 2011
Ind.2
% de execução do projecto (apresentação de proposta aos
Serviços = 25%; ajustar o sistema às especificidades dos Serviços = 50%; aprovação e divulgação =
25%)
Conclusão de 75% do projecto
Se concluída a 100%
OB 3 Pond. 30%
Renovar o site da SG, criando uma área reservada de acesso aos serviços do MAOT para consulta de informação relevante
Ind.3
Prazo de envio do pedido de autorização de despesa para o
Ministro das Finanças
[30.06.2011-31.07.2011]
Se concluído antes de
30.06.2011
Peso 100%
Ind.4
Prazo de aprovação dos circuitos de validação, introdução e actualização
de conteúdos no site da SG
[30.06.2011-31.07.2011]
Se concluído antes de
30.06.2011
Peso 100%
OB 4 Pond. 30%
Realizar reuniões sectoriais com os serviços do MAOT para partilha de boas práticas, orientações e desenvolvimento de projectos comuns
Ind.5 Nº de reuniões sectoriais realizadas [4-6] >6
Peso 100%
EFICIÊNCIA
OB 5 Pond. 100%
Aumentar a percentagem de categorias abrangidas pelos procedimentos centralizados face a 2010
Ind.6 % de categorias abrangidas pelos
procedimentos centralizados [≥25% - ≤35%] > 35%
Peso 100%
OB 6 Pond. 30%
Realizar procedimento centralizado de aquisição do serviço de comunicações de voz e dados em local fixo para Serviços do MAOT
Ind.7 Prazo de identificação de
necessidades junto dos Serviços [30.06.2011-31.07.2011].
Antes de 30.06.2011
Peso 100%
OB 7 Pond. 30%
Realizar procedimento centralizado de contratação do serviço de medicina do trabalho para Serviços do MAOT, de forma a assegurar a eficiência de recursos e a melhoria das condições de trabalho no MAOT
Ind.8 Prazo de identificação de
necessidades junto dos Serviços [31.05.2011-30.06.2011].
Antes de 31.05.2011
Peso 100%
QUALIDADE
OB 8 Pond.30%
Implementar a gestão por processos na SG, promovendo a respectiva identificação e descrição
Ind.9 % de processos descritos face ao total de processos identificados
[30%-40%] dos processos
>40% dos processos
OB 9 Pond. 30%
Promover a implementação do Projecto-piloto de Certificação de Competências Profissionais (RVCC Profissional) no MAOT ao abrigo do Protocolo estabelecido entre a SG, a ANQ e o IEFP em Março 2009
Ind.10 Nº de Serviços, Organismos ou
Estruturas do MAOT integrados no projecto-piloto
[2 - 5] > 6
Peso 100%
Ind.11 Nº de trabalhadores aderentes [5-15] ≥ 20
Peso 100%
OB 10 Pond. 30%
Garantir a participação dos trabalhadores da SG em acções de formação
Ind.12 % de trabalhadores que
frequentaram acções de formação 35% ≥ 40%
Peso 100%
Quadro 5 – QUAR 2011 da SG MAOT
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 13 -
O b j e c t i v o s o p e r a c i o n a i s
OE Objectivos Operacionais UM
C
GF
P
RH
MQ
AJC
DR
CP
DA
SI
OE1
OP01 Prestar informação relevante aos Gabinetes através da disponibilização atempada de Relatórios sobre o MAOT em diversos domínios
OP02 Implementar o mecanismo de elaboração do 1º Balanço Social Consolidado do MAOT referente ao ano de 2011 (QUAR)
OP03 Disponibilizar informação sobre boas práticas existentes no MAOT, através da criação de uma Bolsa de Boas Práticas no site da SG
OE2
OP04 Aumentar a percentagem de categorias abrangidas pelos procedimentos centralizados face a 2010
OP05 Realizar procedimento centralizado para aquisição do serviço de comunicações de voz e dados em local fixo (QUAR)
OP06 Realizar procedimento para aquisição de plataforma electrónica multifuncional para o MAOT
OP07
Realizar procedimento centralizado de contratação do serviço de medicina do trabalho para Serviços do MAOT, de forma a assegurar a eficiência de recursos e a melhoria das condições de trabalho no MAOT (QUAR)
OP08 Concluir e divulgar o Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas
OP09 Implementar um sistema de controlo interno na GFP
OE3
OP10 Renovar o site da SG, criando uma área reservada de acesso aos Serviços do MAOT para consulta de informação relevante (QUAR)
OP11
Realizar reuniões sectoriais com os Serviços do MAOT nas diversas áreas de actuação da SG p/ partilha de boas práticas, orientações e desenvolvimento de projectos comuns, garantindo níveis elevados de satisfação dos participantes (QUAR)
OP12 Divulgar orientações técnicas através de circulares, acrescentando valor à informação recebida dos parceiros institucionais
OP13 Divulgar relatórios técnicos às entidades do MAOT
OP14 Divulgar relatórios técnicos aos parceiros institucionais sobre o MAOT
OP15
Divulgar informação relevante aos serviços do MAOT através de Newsletters, de ferramentas colaborativas (Wiki) e dossiers temáticos disponíveis no Site da SG
OP16
Organizar para os Serviços do MAOT acções de formação técnica de natureza diversificada para a compreensão do ordenamento jurídico, bem como dos instrumentos de gestão, garantindo a satisfação dos Serviços do MAOT com a formação ministrada
OP17
Promover a harmonização dos procedimentos de instrução dos processos jurídicos recepcionados na SG através da organização de acções de formação/sensibilização para os Serviços jurídicos do MAOT
OE4 OP18
Garantir o grau de satisfação médio dos clientes externos e internos superior a 3,5
OP19 Reduzir prazos de resposta a solicitações externas
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 14 -
OE Objectivos Operacionais UM
C
GF
P
RH
MQ
AJC
DR
CP
DA
SI
OP20 Garantir a correcta implementação do POCP na SG e nos Serviços a que presta apoio
OP21 Realizar o 1º Evento de Boas Práticas do MAOT (QUAR)
OP22 Rever a estrutura do Anuário MAOT e publicar a edição de 2011
OP23 Adoptar boas práticas no processo de gestão dos trabalhadores em SME
OP24 Dinamizar a imagem do Ministério através de acções de divulgação
OP25 Incentivar a utilização dos sistemas de videoconferência do MAOT para reduzir custos de deslocação
OP26 Garantir a qualidade do serviço de reserva de salas através da realização de auditorias internas mensais
OP27 Implementar a gestão por processos na SG, promovendo a respectiva identificação, descrição e melhoria (QUAR)
OP28
Melhorar as condições de trabalho da SG no que respeita a equipamentos informáticos, de telecomunicações e renovação de espaços de trabalho
OP29 Melhorar o acesso dos trabalhadores a informação de gestão
OP30 Melhorar o acesso dos trabalhadores a informação sobre Recursos Humanos
OP31 Garantir a eficácia dos procedimentos concursais a realizar em 2011
OP32 Concluir e divulgar as competências associadas aos postos de trabalho da SG
OP33 Rever o Manual de Acolhimento da SG
OP34 Reduzir prazos de resposta a solicitações internas
OP35
Garantir a execução de um plano de tratamento documental do arquivo histórico, através da inventariação de documentação histórica e da eliminação de documentação sem valor administrativo, libertando espaço nas instalações da SG
OP36 Harmonizar as regras de produção de documentos administrativos da SG
OP37 Harmonizar as regras de registo na aplicação de gestão documental
OP38 Optimizar a utilização das aplicações informáticas
OE5
OP39
Promover a implementação de Projecto-piloto de Certificação de Competências Profissionais no MAOT ao abrigo do Protocolo SG/ANQ/IEFP (QUAR)
OP40 Garantir a oferta de vagas para participação em acções de formação aos trabalhadores do MAOT, assegurando a satisfação dos participantes
OP41 Garantir a participação dos trabalhadores da SG em acções de formação (QUAR)
OE6
OP42 Garantir a integração de critérios ecológicos nos procedimentos aquisitivos
OP43 Realizar a Semana do Ambiente 2011
OP44 Realizar a Semana da Saúde 2011
OP45 Dinamizar e verificar medidas para a melhoria da eficiência energética
OP46 Garantir o acesso dos trabalhadores MAOT a condições preferenciais na prestação de Serviços
Quadro 6 – Objectivos Operacionais 2011 da SG MAOT
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 15 -
III. Objectivos Operacionais & Indicadores de avaliação por Objectivo Estratégico
Neste capítulo é apresentado o compromisso da
SG para 2011 em termos de objectivos e metas.
A sistematização da informação obedece à lógica
do SIADAP, ou seja, prevê o desdobramento de
objectivos estratégicos, operacionais e de serviço.
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 16 -
Fi c h a d e O b j e c t i v o Es t r a t é g i c o N º 1
Melhorar a qualidade da informação prestada aos Gabinetes dos membros do Governo
Objectivos
Operacionais Indicadores Meta Superação UO
1. Prestar informação
relevante aos Gabinetes
através da
disponibilização
atempada de Relatórios
sobre o MAOT em
diversos domínios
Prazo de envio dos Relatórios Sintéticos Semestrais sobre o MAOT
Até 60 dias após o fecho do semestre
Até 30 dias após o fecho do semestre
UMC GFP RHMQ AJC DCRP
Prazo de envio dos Relatórios de Execução financeira
Até ao 3º dia útil antes do fim do mês seguinte a que respeita a execução e após disponibilização dos dados
Até ao 5º dia útil antes do fim do mês seguinte a que respeita a execução e após disponibilização dos dados
GFP/DGF GFP/DPCI
Data de envio dos Relatórios de Entidade Coordenadora de Programa Orçamental
Entrega nas datas definidas pela execução do orçamento
Entrega anterior à data prevista
GFP/DGF GFP/DPCI
Prazo de envio dos Relatórios sobre o SIADAP 2 e 3 no MAOT
Até 31.05.2011 Até 30.04.2011 RHMQ/DRH
Prazo de envio do Relatório semestral da movimentação dos processos jurídicos
Até 60 dias após o fecho do semestre
Até 30 dias após o fecho do semestre
AJC
2. Implementar o
mecanismo de
elaboração do 1º Balanço
Social Consolidado do
MAOT referente ao ano
de 2011 (QUAR)
Prazo de apresentação da proposta aos Serviços do MAOT
Até 31.03.2011 Até 28.02.2011 RHMQ/DRH
Prazo de apresentação da análise técnica da compatibilidade de aplicações informáticas
Até 30.06.2011 Até 31.05.2011 DASI
Prazo de divulgação do mecanismo de elaboração do Balanço Social consolidado 2011
Até 31.07.2011 Até 30.06.2011 RHMQ/DRH
3. Disponibilizar informação
sobre boas práticas
existentes no MAOT,
através da criação de
uma Bolsa de Boas
Práticas no site da SG
Prazo de criação da Bolsa de Boas Práticas do MAOT no site da SG
Até 30.07.2010 Até 30.06.2011 RHMQ/DMQ
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 17 -
Fi c h a d e O b j e c t i v o Es t r a t é g i c o N º 2
Promover a eficiência na utilização dos recursos financeiros disponíveis no MAOT
Objectivos Operacionais Indicadores Meta Superação UO
4. Aumentar a percentagem de
categorias abrangidas pelos
procedimentos centralizados
face a 2010 (QUAR)
% de categorias abrangidas pelos procedimentos centralizados
30% ≥40% UMC
5. Realizar procedimento
centralizado de aquisição do
serviço de comunicações de
voz e dados em local fixo para
Serviços do MAOT (entidades
vinculadas) (QUAR)
Prazo de identificação de necessidades junto dos serviços
Entre 30.06.2011 e 31.07.2011
Antes de 30.06.2011
UMC DASI
Prazo de elaboração das peças do procedimento
Entre 01.08.2011 e 31.08.2011
Até 31.07.2011 UMC DASI
Prazo de lançamento do procedimento
Até 15.10.2011 Até 30.09.2011 UMC DASI
6. Realizar procedimento
centralizado para aquisição de
plataforma electrónica
multifuncional para o MAOT
Prazo de abertura do procedimento.
Até 30 dias após a obtenção de parecer prévio favorável do MFAP (Portaria n.º 4-A/2011, de 3 de Janeiro)
Até 15 dias após a obtenção de parecer prévio favorável do MFAP
UMC
7. Realizar procedimento
centralizado de contratação
do serviço de medicina do
trabalho para Serviços do
MAOT (entidades vinculadas),
de forma a assegurar a
eficiência de recursos e a
melhoria das condições de
trabalho no MAOT (QUAR)
Prazo de identificação das necessidades do serviço de medicina do trabalho da SG
Até 31.05.2011 Até 30.04.2011 RHMQ/DRH
Prazo de identificação das necessidades dos Serviços (QUAR)
Entre 31.05.2011 e 30.06.2011
Antes de 31.05.2011
UMC
Prazo de lançamento do procedimento de contratação do serviço de medicina no trabalho
Até 31.12.2011 Até 30.11.2011 UMC
8. Concluir e divulgar o Plano de
Gestão de Riscos de
Corrupção e Infracções
Conexas
Prazo de divulgação do Plano Até 30.06.2011 Antes de 31.05.2011
UMC GFP RHMQ AJC DCRP DASI
9. Implementar um sistema de
controlo interno na GFP
Prazo de apresentação de proposta
Até 31.12.2011 Antes de 30.11.2011
GFP
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 18 -
F i c h a d e O b j e c t i v o Es t r a t é g i c o N º 3
Melhorar continuamente o nível de harmonização de procedimentos administrativos nos Serviços e demais Órgãos do MAOT
Objectivos Operacionais Indicadores Meta Superação UO
10. Renovar o site da SG, criando
uma área reservada de
acesso aos Serviços do
MAOT para consulta de
informação relevante (QUAR)
Prazo de envio do pedido de parecer favorável para autorização de despesa ao Ministro das Finanças
Até 31.05.2011 Até 30.4.2011 DCRP DASI
Prazo de aprovação dos circuitos de validação, introdução e actualização de conteúdos no site da SG
Até 31.07.2011 Até 30.06.2011 DCRP
11. Realizar reuniões sectoriais
com os Serviços do MAOT
nas diversas áreas de
actuação da SG para partilha
de boas práticas, orientações
e desenvolvimento de
projectos comuns, garantindo
níveis elevados de satisfação
dos participantes (QUAR)
Grau de satisfação médio dos participantes (Escala 1-10)
[6 – 8] >8
UMC (1) GFP (1) RHMQ (1) AJC (1) DCRP (1)
12. Divulgar orientações técnicas
através de circulares,
acrescentando valor à
informação recebida dos
parceiros institucionais
Nº de circulares enviadas com informação técnica produzida pela SG
4 5
GFP/DGF GFP/DPCI RHMQ/DRH DCRP/DAD
13. Divulgar relatórios técnicos
aos Serviços do MAOT
N.º de Relatórios em conformidade com o consumo real dos Serviços (aferido por amostragem junto dos 5 Serviços com maior peso na despesa até ao momento, no final de cada trimestre)
Conformidade validada por 3 a 4 Serviços
Conformidade validada por mais de 4 Serviços
UMC
Prazo de envio do Relatório do Projecto Novas Oportunidades no MAOT
Até 31.05.2011 Até 30.04.2011 RHMQ/DMQ
14. Divulgar relatórios técnicos
aos parceiros institucionais
sobre o MAOT
% de OF incluídos no Relatório de Entidade Coord. Programa Orçamental a enviar à DGO
80% 90% GFP/DGF GFP/DPCI
Data de envio do Plano Sectorial de Bens Imóveis do MAOT à DGTF
31.03.2011 25.03.2011 GFP/DAP
Prazo de envio dos Relatórios de Contratação à ANCP via SRVI
Submetidos no SRVI até ao 10.º dia útil após a adjudicação, a contar da entrega dos documentos de habilitação sem irregularidades
Sem pedidos de reabertura por erros ou omissões da responsabilidade da UMC
UMC
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 19 -
Objectivos Operacionais Indicadores Meta Superação UO
Prazo de envio do Plano Ministerial de Compras (PMC) para 2012 à ANCP
Entre 27 e 31 de Outubro (Regulamento n.º 330/2009, de 30 de Julho)
Antes de 27 de Outubro
UMC
Prazo de envio do Relatório de Cumprimento de Quotas (RCQ) de Compras Ecológicas de 2010 à ANCP
Entre 27 e 31 de Outubro (Regulamento n.º 330/2009, de 30 de Julho)
Antes de 27 de Outubro
UMC
Prazo de envio do Plano Anual de Necessidades (PAN) de veículos para 2012 à ANCP
Entre 28 e 30 de Novembro (Regulamento n.º 329/2009, de 30 de Julho)
Antes de 30 de Novembro
UMC
Prazo de envio dos Relatórios de Gestão da Frota para a ANCP
Até ao dia 10 de cada mês, após recepção dos elementos
Até ao dia 5 de cada mês, após recepção dos elementos
GFP/DAP
Prazo de envio dos Relatórios de Contratação para a ANCP após conclusão do procedimento aquisitivo (medido em dias seguidos)
Até 30 dias após conclusão do procedimento aquisitivo
Até 25 dias após conclusão do procedimento aquisitivo
GFP/DAP
15. Divulgar informação relevante
aos serviços do MAOT
através de Newsletters, de
ferramentas colaborativas
(Wiki) e dossiers temáticos
disponíveis no Site da SG
Prazo de envio das Newsletters aos Serviços
Até 20 dias após o fecho do trimestre
Até 15 dias após o fecho do trimestre
UMC
Até ao 10.º dia de cada trimestre
Até ao 8.º dia de cada trimestre
DCRP/DAD
Grau de satisfação dos clientes com a utilidade das Newsletters e Wiki (Escala 1-5)
[3-4] >4 UMC DCRP/DAD GFP/DAP
16. Organizar para o MAOT
acções de formação técnica
relevante para a compreensão
do ordenamento jurídico e dos
instrumentos de gestão
Grau de satisfação médio com a formação ministrada na perspectiva dos Serviços, aferida através de consulta anual (Escala 1-5)
[3-4] >4 RHMQ/DMQ
17. Promover a harmonização
dos procedimentos de
instrução dos processos
jurídicos recepcionados na
SG através da organização de
acções de
formação/sensibilização para
os Serviços jurídicos do
MAOT
Nº de acções de formação/sensibilização organizadas
1 2 AJC
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 20 -
Fi c h a d e O b j e c t i v o Es t r a t é g i c o N º 4
Melhorar a qualidade do apoio técnico-administrativo e logístico prestado aos Gabinetes dos
membros do Governo, Serviços e demais Órgãos do MAOT
Objectivos Operacionais Indicadores Meta Superação UO
18. Obter o grau de satisfação
médio dos clientes externos e
internos da SG superior a 3,5
(Escala 1-5)
Grau de satisfação médio dos Gabinetes
[3,5 – 4,0] >4
UMC GFP RHMQ AJC DCRP
Grau de satisfação médio dos Serviços MAOT
[3,5 – 4,0] >4
UMC GFP RHMQ AJC DCRP DASI
Grau de satisfação médio dos trabalhadores em SME
[3,5 – 4,0] >4 RHMQ/DRH
Grau de satisfação médio dos clientes do Centro de Documentação e Informação
[3,5 – 4,0] >4 DCRP/DAD
Grau de satisfação dos utilizadores da plataforma transaccional com o apoio prestado pela equipa UMC
[3,5 – 4,0] >4 UMC
Grau de satisfação médio dos clientes internos com os serviços prestados pela SG
[3,5 – 4,0] >4
GFP/DAP GFP/SOC RHMQ/DRH RHMQ/DMQ DCRP/DRP DCRP/SEAG DASI
Grau de satisfação médio dos trabalhadores
[3,5 – 4,0] >4
UMC GFP RHMQ AJC DCRP DASI
19. Reduzir prazos de resposta a
solicitações externas
Tempo médio de resposta de pedidos de informação (medido em dias seguidos)
<5 dias que em
2010
<10 dias que em 2010
RHMQ/DRH
% das declarações solicitadas à Secção de Pessoal emitidas antes do fim do prazo legal (medido em dias seguidos)
80% das declarações emitidas em 2 dias
90% das declarações emitidas em 2 dias
RHMQ/SP
% de processos de recursos hierárquicos transitados para 2012, comparativamente aos processos transitados de 2010 para 2011
-20% -30% AJC
Tempo médio de resposta de pedidos de informação geral recebidos por telefone (medido em nº de horas)
7 horas 5 horas DCRP/DRP
Tempo médio de envio de actos para a 1.ª e 2.ª série do DR (medido em n.º de dias úteis)
3 dias 2 dias DCRP/SEAG
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 21 -
Objectivos Operacionais Indicadores Meta Superação UO
20. Garantir a correcta
implementação do POCP na
SG e nos Serviços a que
presta apoio
Prazo de inventariação de bens não incluídos no balanço de Jan. de 2010
Até 30.04.2011 Antes de 31.03.2011
GFP/DAP
21. Realizar o 1º Fórum de Boas
Práticas do MAOT (QUAR)
Nº de participantes [70-100] > 100 RHMQ/DMQ
Grau de satisfação médio dos participantes no 1º Fórum de Boas Práticas (Escala 1-5)
[3-4] >4 RHMQ/DMQ DCRP/DRP
22. Rever a estrutura do Anuário
MAOT e publicar a edição de
2011
Prazo de divulgação do Anuário
Até 30.07.2011 Antes de 30.06.2011
RHMQ/DRH
23. Adoptar boas práticas no
processo de gestão dos
trabalhadores em SME
% de trabalhadores em SME informados sobre o respectivo posicionamento remuneratório
[50%-60%] >60% RHMQ/DRH
Prazo de actualização dos dados do SME na aplicação
Até 30 dias após o fecho do trimestre
Até 15 dias após o fecho do trimestre
RHMQ/DRH
24. Dinamizar a imagem do
Ministério através de acções
de divulgação
Prazo de edição do catálogo único de publicações e artigos para venda do MAOT
Até 30.09.2011 Antes de 31.08.2011
DCRP/DAD
Nº de mostras documentais 3 5 DCRP/DAD
Nº de exposições temáticas 3 5 DCRP/DRP
25. Incentivar a utilização dos
sistemas de videoconferência
do MAOT para melhorar a
eficácia da comunicação com
os Serviços
Nº de acções de divulgação 1 2 DCRP/DRP
26. Melhorar a qualidade do
serviço de reserva de salas
através da realização de
auditorias internas mensais
Nº de incidentes críticos verificados
Média anual de 2 incidentes por pedido
Média anual inferior a 2 incidentes por pedido
DCRP/DRP
27. Implementar a gestão por
processos na SG,
promovendo a respectiva
identificação, descrição e
melhoria (QUAR)
Prazo de entrega dos documentos finais à SG (incluindo informações das UOs recebidas e validadas até 30.10.2011)
Até 31.12.2011 Até 30.11.2011 RHMQ/DMQ
% de processos descritos face ao total de processos identificados (QUAR)
[40%-50%] dos processos
60% dos processos
UMC GFP RHMQ AJC DCRP DASI
% de participação dos elementos da Equipa nas reuniões de trabalho
70% das reuniões 90% das reuniões
% de processos descritos com propostas de melhoria
[10%-30%] >30% RHMQ/DMQ DASI
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 22 -
Objectivos Operacionais Indicadores Meta Superação UO
28. Melhorar as condições de
trabalho da SG no que
respeita a equipamentos
informáticos, de
telecomunicações e espaços
de trabalho
% de postos de trabalho reequipados com novo equipamento informático
90% 100% DASI
% de pedidos de acesso dos dirigentes ao posto de trabalho por VPN satisfeitos
90% 100% DASI
Prazo de conclusão das actividades previstas na empreitada (apresentadas no capítulo “Recursos Materiais”)
Até 31.12.2011 Até 30.11.2011 GFP/DAP
Prazo de instalação dos sistemas de aquecimento no CDI e Secção de Pessoal
Até 31.12.2011 Até 30.11.2011 GFP/DAP
29. Melhorar o acesso dos
trabalhadores a informação de
gestão
Data de divulgação do Plano de Actividades na Intranet e Site
Até 31.05.2011 Até 30.04.2011 RHMQ/DMQ
Data de realização da reunião geral para apresentação do QUAR e Plano de Actividades
Até 31.05.2011 Até 30.04.2011 RHMQ/DMQ
Data de divulgação do Relatório de Actividades na Intranet e Site
Até 31.05.2011 Até 30.04.2011 RHMQ/DMQ
Data de divulgação do Balanço Social na Intranet e Site
Até 31.05.2011 Até 30.04.2011 RHMQ/DRH
Nº de reuniões de Unidade Orgânica (periodicidade bimestral) e utilidade aferida
6 reuniões, utilidade [3,0 - 4,0]
6 reuniões, utilidade > 4
UMC GFP RHMQ AJC DCRP DASI
Prazo de publicação na Intranet dos indicadores de gestão actualizados
Até ao 10º dia útil de cada mês
Até ao 5º dia útil de cada mês
RHMQ/DRH
Grau de satisfação dos trabalhadores da SG com a agenda SG 2012 contendo indicação de prazos relevantes para as actividades da SG
[3,5 - 4,0] >4 DCRP/DRP
30. Melhorar o acesso dos
trabalhadores a informação
sobre Recursos Humanos
Prazo de criação do Consultório de Recursos Humanos
Até31.03.2011 Até 28.02.2011 RHMQ/DRH
% de trabalhadores informados sobre o impacto das normas definidas na Lei do Orçamento nas carreiras através de acções informativas organizadas na SG
80% 100% RHMQ/DRH
Prazo de criação da Newsletter Até 30.04.2011 Até 31.03.2011 RHMQ/DRH
Prazo de divulgação das Newsletters
Até 15 dias após o final de cada quadrimestre
Até 10 dias após o final de cada quadrimestre
RHMQ/DRH
31. Melhorar a eficácia dos
procedimentos concursais a
realizar em 2011
% de procedimentos abertos previstos no Mapa de Pessoal da SG de 2011
90% dos postos de trabalho livres
100% dos postos de trabalho livres
RHMQ/DRH
% de procedimentos concluídos no prazo definido pelo respectivo júri
80% 80% dos procedimentos
RHMQ/DRH
32. Concluir e divulgar as
competências associadas aos
postos de trabalho da SG
(Projecto 5 Cs)
Prazo de divulgação dos resultados
Até 31.07.2011 30.06.2011 RHMQ/DRH
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 23 -
Objectivos Operacionais Indicadores Meta Superação UO
33. Rever o Manual de
Acolhimento da SG
Prazo de divulgação do Manual de Acolhimento revisto
Até 31.12.2011 Até 30.11.2011 RHMQ/DRH DCRP/DRH
34. Reduzir prazos de resposta a
solicitações internas
Tempo médio de resposta de pedidos de suporte técnico (medido em dias seguidos)
<1 dia que 2010 <1,5 dia que em 2010
DASI
35. Garantir a execução de um
plano de tratamento
documental do arquivo
histórico, através da
inventariação de
documentação histórica e da
eliminação de documentação
sem valor administrativo,
libertando espaço nas
instalações da SG
N.º de séries documentais propostas para eliminação com metros lineares superiores a 6
[10-15] >15 DCRP/DAD
36. Harmonizar as regras de
produção de documentos
administrativos da SG
Prazo para apresentação do Manual de Estilo
Até 31.08.2011 31.07.2011 DCRP/DRP
37. Harmonizar as regras de
registo dos dados na
aplicação de gestão
documental
Prazo para comunicação interna das regras de registo dos dados na aplicação de gestão documental
Até 31.07.2011 Até 30.06.2011 DCRP/DRP
38. Optimizar a utilização das
aplicações informáticas
Prazo de apresentação de solução de conversor de faxes em PDF e reencaminhamento automático para o email
Até 30.04.2011 Até 31.03.2011 DASI
% de postos de trabalho configurados com nova versão do Smartdocs que inclui novas funcionalidades no que respeita à assinatura digital
90% 100% DASI
Nº de processos desmaterializados na Intranet monitorizados através de gráficos disponíveis para consulta na Intranet
2 3 DASI
Prazo de actualização do SRH com dados sobre as acções de formação realizadas pelos trabalhadores da SG comprovadas através de diplomas entregues na SP
Até 30.09.2011 Até 30.06.2011 RHMQ/SP
Prazo de introdução dos dados da formação no SRH
30 dias após a entrega do diploma na SP, após 30.09.2011
15 dias após a entrega do diploma na SP, após 30.09.2011
RHMQ/SP
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 24 -
Fi c h a d e O b j e c t i v o Es t r a t é g i c o N º 5
Melhorar as competências dos trabalhadores da SG e dos restantes Serviços do MAOT
Objectivos Operacionais Indicadores Meta Superação UO
39. Promover a implementação
de Projecto-piloto de
Certificação de Competências
Profissionais (RVCC
Profissional) no MAOT ao
abrigo do Protocolo
estabelecido entre a SG, a
ANQ e o IEFP em Março 2009
(QUAR)
Nº de Serviços, Organismos ou Estruturas do MAOT integrados no projecto-piloto
[2-5] >6 RHMQ/DMQ
Nº de trabalhadores aderentes [5-15] >20 RHMQ/DMQ
40. Organizar acções de
formação para os
trabalhadores do MAOT,
assegurando a satisfação dos
participantes
Grau de satisfação dos participantes (Escala 1-5)
[3,5 - 4,0] >4 RHMQ/DMQ
Nº de horas de formação sobre o Acordo Ortográfico ministradas
150 (3hx50 part.) 210 (3hx70 part.) RHMQ/DMQ
41. Garantir a participação dos
trabalhadores da SG em
acções de formação (QUAR)
% de trabalhadores que frequentaram acções de formação
35% >50% RHMQ/DMQ
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 25 -
Fi c h a d e O b j e c t i v o Es t r a t é g i c o N º 6
Promover a responsabilidade social e ambiental na SG e nos restantes Serviços do MAOT
Objectivos Operacionais Indicadores Meta Superação UO
42. Garantir a integração de
critérios ecológicos nos
procedimentos aquisitivos da
UMC e SG
% de procedimentos aquisitivos com critérios ecológicos
50% 60% UMC GFP/DAP
43. Realizar a Semana do
Ambiente 2011 e avaliar o
grau de satisfação dos
participantes
Grau de satisfação médio dos participantes /clientes externos (Escala 1-5)
[3,5 - 4,0] >4 DCRP/DRP
44. Realizar a Semana da Saúde
2011 e avaliar o grau de
satisfação dos participantes
Grau de satisfação médio dos participantes/ clientes internos (Escala 1-5)
[3,5 – 4,0] >4 DCRP/DRP
45. Dinamizar e verificar medidas
para a melhoria da eficiência
energética
Nº de iniciativas realizadas [2-3] >3 GFP/DAP
46. Melhorar o acesso dos
trabalhadores MAOT a
condições preferenciais na
prestação de Serviços
N.º de protocolos com empresas divulgados
2 3 DCRP/DRP
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 26 -
IV. Objectivos Operacionais & Indicadores por Área de actividade
Neste capítulo é caracterizada a actividade da SG
nas várias áreas de intervenção e são apresentadas
as metas de 2011 por área de actividade.
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 27 -
Á r e a d e A c t i v i d a d e
ACTIVIDADE Gestão das Compras Electrónicas
Unidade Orgânic a UMC
Recursos Humanos 1 Direc tora de Serviç os 3 Técnic os Superiores
Princ ipa is Clientes Gabinetes MG; Órgãos/ Estruturas; MAOT; SG
METAS 2011 Objectivo: Aumentar a percentagem de categorias abrangidas pelos procedimentos centralizados face a 2010 (QUAR)
Indicador: % de categorias abrangidas pelos procedimentos centralizados Meta: 30% Superação: ≥40% Objectivo: Realizar procedimento centralizado de aquisição do serviço de comunicações de voz e dados em local fixo para Serviços do MAOT (entidades vinculadas) (QUAR)
Indicador: Prazo de identificação de necessidades junto dos serviços Meta: Entre 30.06.2011 e 31.07.2011 Superação: Antes de 30.06.2011
Indicador: Prazo de elaboração das peças do procedimento Meta: Entre 01.08.2011 e 31.08.2011 Superação: Até 31.07.2011
Indicador: Prazo de lançamento do procedimento Meta: Até 15.10.2011 Superação: Até 30.09.2011 Objectivo: Realizar procedimento centralizado de contratação do serviço de medicina do trabalho para Serviços do MAOT (entidades vinculadas), de forma a assegurar a eficiência de recursos e a melhoria das condições de trabalho no MAOT (QUAR)
Indicador: Prazo de identificação das necessidades dos Serviços Meta: Entre 31.05.2011 e 30.06.2011 Superação: Antes de 31.05.2011 Indicador: Prazo de lançamento do procedimento de contratação do serviço de medicina no trabalho Meta: 31.12.2011 Superação: Até 30.11.2011 Objectivo: Realizar procedimento para aquisição de plataforma electrónica multifuncional para o MAOT
Indicador: Prazo de abertura do procedimento Meta: Até 30 dias após a obtenção de parecer prévio favorável do MFAP (Port. 4-A/2011, 3 de Jan.) Superação: Até 15 dias após a obtenção de parecer prévio favorável do MFAP Objectivo: Garantir a integração de critérios ecológicos nos procedimentos aquisitivos da UMC
Indicador: % de procedimentos aquisitivos com critérios ecológicos Meta: 50% Superação: 60%
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 28 -
Objectivo: Elaborar e divulgar relatórios técnicos aos Serviços do MAOT até 20 dias após do final de cada Trimestre
Indicador: N.º de Relatórios em conformidade com o consumo real dos Serviços (aferido por amostragem junto dos 5 Serviços com maior peso na despesa até ao momento, no final de cada trimestre) Meta: Conformidade validada por 3 a 4 Serviços Superação: Conformidade validada por mais de 4 Serviços Objectivo: Divulgar relatórios técnicos aos parceiros institucionais sobre o MAOT
Indicador: Prazo de envio dos Relatórios de Contratação à ANCP via SRVI Meta: Submetidos no SRVI até ao 10.º dia útil após a adjudicação, a contar da entrega dos documentos de habilitação sem irregularidades Superação: Sem pedidos de reabertura por erros ou omissões da responsabilidade da UMC Indicador: Prazo de envio do Plano Ministerial de Compras (PMC) para 2012 à ANCP Meta: Entre 27 e 31 de Outubro (Regulamento n.º 330/2009, de 30 de Julho) Superação: Antes de 27 de Outubro Indicador: Prazo de envio do Relatório de Cumprimento de Quotas (RCQ) de Compras Ecológicas de 2010 à ANCP Meta: Entre 27 e 31 de Outubro (Regulamento n.º 330/2009, de 30 de Julho) Superação: Antes de 27 de Outubro Indicador: Prazo de envio do Plano Anual de Necessidades (PAN) de veículos para 2012 à ANCP Meta: Entre 28 e 30 de Novembro (Regulamento n.º 329/2009, de 30 de Julho) Superação: Antes de 30 de Novembro Objectivo: Realizar 1 reunião sectorial com as entidades do MAOT para partilha de boas práticas, orientações e desenvolvimento de projectos comuns (QUAR)
Indicador: Grau de satisfação médio dos participantes (Escala 1-10) Meta: [6 - 8] Superação: >8 Objectivo: Divulgar informação relevante aos serviços do MAOT através de Newsletters
Indicador: Prazo de envio das 4 Newsletters da UMC aos Serviços do MAOT Meta: Até 20 dias após o fecho do trimestre Superação: Até 15 dias após o fecho do trimestre
Indicador: Grau de satisfação dos clientes com a utilidade das Newsletters (Escala 1 a 5) Meta: [3-4] Superação: >4 Indicadores de resultados da Actividade:
Nº Principais Resultados da Actividade Cliente UO Medida
A01/01 Procedimentos aquisitivos centralizados MAOT/Órgãos/SG UMC Nº
A01/02 Leilões/Negociações MAOT/Órgãos/SG UMC Nº
A01/03 Taxa de poupança MAOT/Órgãos/SG UMC %
A01/04 Relatórios de monitorização MAOT UMC Nº
A01/05 Reuniões com os serviços MAOT UMC Nº
A01/06 Reuniões com a ANCP AP UMC Nº
A01/07 Newsletter MAOT/SG UMC Nº
A01/08 Informações enviadas à ANCP AP UMC Nº
A01/09 Acções de melhoria/correctivas implementadas MAOT UMC Nº
A01/10 Conteúdos publicados na Intranet SG UMC Nº
SECRETARIA-GERAL MAOT
- 29 -
Á r e a d e A c t i v i d a d e
ACTIVIDADE Gestão Financeira
Unidade Orgânic a GFP; DGF; DPCI; SOC
Recursos Humanos
1 Direc tora de Serviç os (2/ 3) 2 Chefes de Divisão 8 Técnic os Superiores 1 Coordenador Téc nic o 6 Assistentes Téc nic os
Princ ipa is Clientes Gabinetes MG; Órgãos/ Estruturas; MAOT; SME; SG
METAS 2011
Objectivo: Prestar informação relevante aos Gabinetes através da disponibilização atempada de Relatórios sobre o MAOT em diversos domínios
Indicador: Prazo de divulgação do Relatório Sintético Semestral sobre o MAOT Meta: Até 30 dias após o fecho do semestre Superação: Até 15 dias após o fecho do semestre Indicador: Prazo de envio dos Relatórios de Execução financeira Meta: Até ao 3º dia útil antes do fim do mês seguinte a que respeita a execução e após disponibilização dos dados Superação: Até ao 5º dia útil antes do fim do mês seguinte a que respeita a execução e após disponibilização dos dados Indicador: Prazo de envio dos Relatórios de Entidade Coordenadora de Programa Orçamental Meta: Entrega nas datas definidas pela execução do orçamento Superação: Entrega anterior à data prevista
Objectivo: Divulgar relatórios técnicos aos parceiros institucionais sobre o MAOT
Indicador: % de OF incluídos no Relatório de Entidade Coord. Programa Orçamental a enviar à DGO Meta: 80% Superação: 90% Objectivo: Divulgar orientações técnicas através de circulares, acrescentando valor à informação recebida dos parceiros institucionais (QUAR)
Indicador: Nº de circulares enviadas com informação técnica produzida pela SG Meta: 2 Superação: 4
Objectivo: Realizar 1 reunião sectorial com os serviços do MAOT para partilha de boas práticas, orientações e desenvolvimento de projectos comuns (QUAR)
Indicador: Grau de satisfação médio dos participantes (Escala 1-10) Meta: [6 - 8] Superação: >8 Objectivo: Implementar um sistema de controlo interno na GFP
Indicador: Prazo de apresentação de proposta Meta: Até 31.12.2011 Superação: Antes de 30.11.2011
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Objectivo: Concluir e divulgar o Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas
Indicador: Prazo de divulgação do Plano Meta: Até 30.06.2011 Superação: Antes de 31.05.2011 Indicadores de resultados
Nº Principais Resultados da Actividade Cliente UO Medida
A02/01 Orçamentos Gabinetes/Órgãos/SG DGF/SOC/DPCI Nº.
A02/02 Contas de Gerência Gabinetes/Órgãos/SG DGF/SOC Nº.
A02/03 Relatórios Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG DGF/SOC/DPCI Nº.
A02/04 Pareceres técnicos Gabinetes/Órgãos/MAOT DGF/SOC/DPCI Nº.
A02/05 Ofícios Gabinetes/Órgãos/MAOT DGF/DPCI Nº.
A02/06 Cabimentos Gabinetes/Órgãos/SG DGF/SOC Nº.
A02/07 Alterações orçamentais Gabinetes/Órgãos/SG DGF/SOC Nº.
A02/08 Pedidos de libertação de créditos Gabinetes/ Órgãos/SG DGF/SOC Nº.
A02/09 Pagamentos Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG DGF/SOC Nº.
A02/10 Guias de Receita Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG DGF/SOC Nº.
A02/11 Facturas/Recibos emitidos Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG DGF/SOC Nº.
A02/12 Comunicações introduzidas na Plataforma dos Serviços On-line da DGO Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG DGF/SOC/DPCI %
A02/13 Grau de execução orçamental SG DGF/SOC/DPCI %
A02/14 Conteúdos publicados na Intranet SG DGF/SOC/DPCI Nº
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Á r e a d e A c t i v i d a d e
ACTIVIDADE Gestão Patrimonial
Unidade Orgânica GFP; DAP
Calendarização 1 Jan. a 31 Dez.
Recursos Humanos
1 Direc tora de Serviç os (1/ 3) 1 Chefe de Divisão 2 Técnic os Superiores 4 Assistentes Téc nic os 2 Assistentes Operac iona is
Principais Clientes Gabinetes MG; Órgãos/ Estruturas; MAOT; SG
METAS 2011 Objectivo: Divulgar relatórios técnicos aos parceiros institucionais sobre o MAOT
Indicador: Data de envio do Plano Sectorial de Bens Imóveis do MAOT à DGTF Meta: 31.03.2011 Superação: 25.03.2011 Indicador: Prazo de envio dos Relatórios de Gestão da Frota para a ANCP Meta: Até ao dia 10 de cada mês, após recepção dos elementos Superação: Até ao dia 5 de cada mês, após recepção dos elementos Indicador: Prazo de envio dos Relatórios de Contratação para a ANCP após conclusão do procedimento aquisitivo (medido em dias seguidos) Meta: 30 dias após conclusão do procedimento aquisitivo Superação: 25 dias após conclusão do procedimento aquisitivo Objectivo: Garantir a integração de critérios ecológicos nos procedimentos aquisitivos da SG
Indicador: % de procedimentos aquisitivos com critérios ecológicos Meta: 50% Superação: 60% Objectivo: Melhorar as condições de trabalho da SG no que respeita a equipamentos informáticos, de telecomunicações e espaços de trabalho
Indicador: Prazo de conclusão das actividades previstas na empreitada Meta: Até 31.12.2011 Superação: Antes de 30.11.2011 Indicador: Prazo de instalação dos sistemas de aquecimento no CDI e Secção de Pessoal Meta: Até 31.12.2011 Superação: Antes de 30.11.2011 Objectivo: Divulgar informação relevante aos serviços do MAOT através de ferramenta colaborativa (Wiki)
Indicador: Grau de satisfação dos clientes com a utilidade da Wiki (Escala 1-5) Meta: [3-4] Superação: Superior a 4 Objectivo: Garantir a correcta implementação do POCP na SG e nos Serviços a que presta apoio
Indicador: Prazo de inventariação de bens não incluídos no balanço de Janeiro de 2010 Meta: Até 30.04.2011 Superação: Antes de 31.03.2011
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Objectivo: Dinamizar e verificar medidas para a melhoria da eficiência energética
Indicador: Nº de iniciativas realizadas Meta: [2-3] Superação: >3 Indicadores de resultados
Nº Principais Resultados da Actividade Cliente UO Medida
A03/01 Acções de conservação do edifício de “O Século” Gabinetes/ Órgãos/SG DAP Nº.
A03/02 Acções de conservação de equipamentos (elevadores, ar condicionado, extintores, fotocopiadoras, etc.)
Gabinetes/ Órgãos/SG DAP Nº.
A03/03 Bens móveis inventariados Gabinetes/ Órgãos/SG DAP Nº.
A03/04 Procedimentos aquisitivos Gabinetes/ Órgãos/SG DAP Nº.
A03/05 Mapa mensal de consumo de água Gabinetes/ Órgãos/SG DAP Nº.
A03/06 Mapa mensal de consumo de energia eléctrica Gabinetes/ Órgãos/SG DAP Nº.
A03/07 Mapa mensal de custo com telemóveis e telefones Gabinetes/ Órgãos/SG DAP Nº.
A03/08 Mapa mensal de custo da manutenção da frota automóvel
Gabinetes/ Órgãos/SG DAP Nº.
A03/09 Mapa mensal de custo do serviço de limpeza no edifício de “O Século”
Gabinetes/ Órgãos/SG DAP Nº.
A03/10 Mapa mensal de custo com a manutenção e conservação da Casa do Cidadão
Gabinetes/ Órgãos/SG DAP Nº.
A03/11 Relatórios Gabinetes/ Órgãos/MAOT/SG DAP Nº.
A03/12 Pareceres técnicos Gabinetes/ Órgãos/MAOT/SG DAP Nº.
A03/13 Ofícios Gabinetes/ Órgãos/MAOT/SG DAP Nº.
A03/14 Conteúdos publicados na Intranet SG DAP Nº
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Á r e a d e A c t i v i d a d e
ACTIVIDADE Gestão de Recursos Humanos
Unidade Orgânica RHMQ; DRH; SP
Calendarização 1 Jan. a 31 Dez.
Recursos Humanos
1 Direc tora de Serviç os (1/ 2) 1 Chefe de Divisão 4 Técnic os Superiores 1 Coordenador Téc nic o 7 Assistentes Téc nic os
Principais Clientes Gabinetes MG; Órgãos/ Estrutura s; MAOT; SME; SG
METAS 2011
Objectivo: Implementar o mecanismo de elaboração do 1º Balanço Social Consolidado do MAOT referente ao ano de 2011 (QUAR)
Indicador: Prazo de apresentação da proposta aos Serviços do MAOT Meta: Até 31.03.2011 Superação: Até 28.02.2011 Indicador: Prazo de divulgação do mecanismo de elaboração do Balanço Social consolidado 2011 Meta: Até 30.06.2011 Superação: Até 31.05.2011 Objectivo: Realizar procedimento centralizado de contratação do serviço de medicina do trabalho para Serviços do MAOT (entidades vinculadas), de forma a assegurar a eficiência de recursos e a melhoria das condições de trabalho no MAOT (QUAR)
Indicador: Prazo de identificação das necessidades do serviço de medicina do trabalho da SG Meta: Até 31.05.2011 Superação: Até 30.04.2011 Objectivo: Reduzir prazos de resposta a solicitações externas
Indicador: % das declarações solicitadas à Secção de Pessoal emitidas antes do fim do prazo legal (medido em dias seguidos) Meta: 80% das declarações emitidas em 2 dias Superação: 90% das declarações emitidas em 2 dias Indicador: Tempo médio de resposta de pedidos de informação (medido em dias seguidos) Meta: <5 dias que em 2010 Superação: <10 dias que em 2010 Objectivo: Prestar informação relevante aos Gabinetes através da disponibilização atempada de Relatórios sobre o MAOT em diversos domínios
Indicador: Prazo de envio dos Relatórios sobre o SIADAP 2 e 3 no MAOT Meta: Até 31.05.2011 Superação: até 30.04.2011
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Objectivo: Divulgar orientações técnicas através de circulares, acrescentando valor à informação recebida dos parceiros institucionais Indicador: Nº de circulares enviadas com informação técnica produzida pela SG Meta: 2 Superação: 2 Objectivo: Adoptar boas práticas no processo de gestão dos trabalhadores em SME Indicador: % de trabalhadores em SME informados sobre a respectiva posição de posicionamento remuneratório Meta: [50%-60%] Superação: >60% Indicador: Prazo de actualização dos dados do SME na aplicação Meta: Até 30 dias após o fecho do trimestre Superação: Até 15 dias após o fecho do trimestre Objectivo: Rever a estrutura do Anuário MAOT e publicar a edição de 2011
Indicador: Prazo de divulgação do Anuário Meta: Até 31.07.2011 Superação: Superação: 30.06.2011 Objectivo: Rever o Manual de Acolhimento da SG
Indicador: Prazo de divulgação do Manual de Acolhimento revisto Meta: Até 31.12.2011 Superação: Até 30.11.2011
Objectivo: Garantir a eficácia dos procedimentos concursais a realizar em 2011 Indicador: % de procedimentos abertos previstos no Mapa de Pessoal da SG de 2011 Meta: 90% dos postos de trabalho livres Superação: 100% dos postos de trabalho livres Indicador: % de procedimentos concluídos no prazo definido pelo respectivo júri Meta: 70% dos procedimentos Superação: 80% dos procedimentos Objectivo: Concluir e divulgar as competências associadas aos postos de trabalho da SG (Projecto 5 Cs) Indicador: Prazo de divulgação dos resultados Meta: Até 31.07.2011 Superação: 30.06.2011
Objectivo: Optimizar a utilização das aplicações informáticas de RH
Indicador: Prazo de actualização do SRH com dados sobre as acções de formação realizadas pelos colaboradores da SG comprovadas através de diplomas entregues na SP Meta: Até 30.09.2011 Superação: Até 30.06.2011 Indicador: Prazo de introdução dos dados da formação no SRH Meta: 30 dias após a entrega do diploma na SP, após 30.09.2011 Superação: 15 dias após a entrega do diploma na SP, após 30.09.2011
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Objectivo: Melhorar o acesso dos trabalhadores a informação sobre Recursos Humanos
Indicador: Prazo de criação do Consultório de Recursos Humanos Meta: Até 31.03.2011 Superação: Até 28.02.2011 Indicador: % de trabalhadores informados sobre o impacto das normas definidas na Lei do Orçamento nas carreiras através de acções informativas organizadas na SG Meta: 80% Superação: 90% Indicador: Prazo de criação da Newsletter Meta: Até 30.04.2011 Superação: Até 31.03.2011 Indicador: Prazo de divulgação das Newsletters Meta: Até 15 dias após o final de cada quadrimestre Superação: Até 10 dias após o final de cada quadrimestre Objectivo: Melhorar o acesso dos trabalhadores a informação de gestão (RH)
Indicador: Prazo de divulgação do Balanço Social na Intranet e Site Meta: Até 31.05.2011 Superação: Até 30.04.2011 Indicador: Prazo de publicação na Intranet dos indicadores de gestão actualizados Meta: Até ao 10º dia útil de cada mês Superação: Até ao 5º dia útil de cada mês
Indicadores de resultados
Nº Principais Resultados da Actividade Cliente UO Medida
A04/01 Trabalhadores em exercício de funções Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG DRH/SP Nº
A04/02 Trabalhadores em Situação de Mobilidade Especial
Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG DRH/SP Nº
A04/03 Mapas de Pessoal Gabinetes/Órgãos//SG DRH/SP Nº
A04/04 Pareceres técnicos Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/SME DRH Nº
A04/05 Ofícios Gabinetes/Órgãos/MAOT/SME DRH Nº
A04/06 Ofícios-circular MAOT/SME DRH Nº
A04/07 Relatórios Gabinetes/Órgãos/SG DRH Nº
A04/08 Despachos (de nomeação, exoneração, louvores, delegação de competências…)
Gabinetes/Órgãos/SG DRH Nº
A04/09 Participações em júris de concursos Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG DRH Nº
A04/10 Concursos de pessoal Gabinetes/Órgãos/SG DRH Nº
A04/11 Contratos de prestação de serviços Gabinetes/Órgãos/SG DRH Nº
A04/12 Aposentações Gabinetes/Órgãos/SG DRH/SP Nº
A04/13 Registos de assiduidade no SRH e controlo da justificação de ausências de trabalhadores
Gabinetes/SME/ Órgãos/SG SP Nº
A04/14 Certidões e demais documentos constantes do cadastro individual do pessoal
Gabinetes/SME/Órgãos/SG SP Nº.
A04/15 Indicadores de gestão da SG actualizados SG RHMQ Nº
A04/16 Conteúdos publicados na Intranet SG RHMQ Nº
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Á r e a d e A c t i v i d a d e s
ACTIVIDADE Gestão da Qualidade, Formação e Planeamento
Unidade Orgânica RHMQ; DMQ
Calendarização 1 Jan. a 31 Dez.
Recursos Humanos 1 Direc tora de Serviç os (1/ 2) 1 Chefe de Divisão 2 Técnic os Superiores
Principais Clientes Gabinetes MG; Órgãos/ Estruturas; MAOT; SME; SG
METAS 2011
(QUALIDADE) Objectivo: Realizar o 1º Evento de Boas Práticas do MAOT (QUAR)
Indicador: Nº de participantes Meta: [70-100] Superação: > 100 Indicador: Grau de satisfação médio dos participantes no 1º Evento de Boas Práticas (Escala 1-5) Meta: [3-4] Superação: > 4 Objectivo: Disponibilizar informação sobre boas práticas existentes no MAOT, através da criação de uma Bolsa de Boas Práticas no site da SG
Indicador: Prazo de criação da Bolsa de Boas Práticas do MAOT no site da SG Meta: Até 30.06.2011 Superação: Até 31.05.2011 Objectivo: Realizar 1 reunião sectorial com os serviços do MAOT para partilha de boas práticas, orientações e desenvolvimento de projectos comuns (QUAR)
Indicador: Grau de satisfação médio dos participantes (Escala 1-10) Meta: [6 - 8] Superação: >8
Objectivo: Implementar a gestão por processos na SG, promovendo a respectiva identificação, descrição e melhoria (QUAR)
Indicador: Prazo de entrega dos documentos finais à SG (incluindo informações das UOs recebidas e validadas até 30.10.2011) Meta: Até 31.12.2011 Superação: até 30.11.2011 Indicador: % de processos descritos face ao total de processos identificados na unidade orgânica Meta: [40%-50%] dos processos Superação: >60% Indicador: % de processos descritos com propostas de melhoria Meta: [10%-30%] Superação: >30%
SECRETARIA-GERAL MAOT
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(FORMAÇÃO) Objectivo: Organizar para os serviços do MAOT acções de formação técnica de natureza diversificada para a compreensão do ordenamento jurídico, bem como dos instrumentos de gestão, garantindo a satisfação dos serviços do MAOT com a formação ministrada
Indicador: Grau de satisfação médio com a formação ministrada na perspectiva dos serviços, aferida através de consulta anual (Escala 1-5) Meta: [3-4] Superação:>4 Objectivo: Organizar acções de formação para os trabalhadores do MAOT, assegurando a satisfação dos participantes
Indicador: Grau de satisfação dos participantes (Escala 1-5) Meta: [3-4] Superação: >4
Indicador: Nº de horas de formação sobre o Acordo Ortográfico ministradas Meta: 150 (3hx50 part.) Superação: 210 (3hx70 part.) Objectivo: Garantir a participação dos trabalhadores da SG em acções de formação (QUAR)
Indicador: % de colaboradores que participam em acções de formação Meta: 35% Superação: 50% Objectivo: Promover a implementação de Projecto-piloto de Certificação de Competências Profissionais (RVCC Profissional) no MAOT ao abrigo do Protocolo estabelecido entre a SG, a ANQ e o IEFP em Março 2009 (QUAR)
Indicador: Nº de Serviços, Organismos ou Estruturas do MAOT convidados a participar no projecto-piloto Meta: [2-5] Superação: >6 Indicador: Nº de trabalhadores aderentes Meta: [5-15] Superação: >20
Objectivo: Divulgar relatórios técnicos aos Serviços do MAOT
Indicador: Prazo de envio do Relatório do Projecto Novas Oportunidades no MAOT Meta: Até 31.05.2011 Superação: até 30.04.2011
(PLANEAMENTO) Objectivo: Melhorar o acesso dos trabalhadores a informação de gestão
Indicador: Prazo de divulgação do Plano de Actividades 2011 na Intranet e Site Meta: Até 31.05.2011 Superação: Até 30.04.2011 Indicador: Prazo de realização da reunião geral para apresentação do QUAR e Plano de Actividades Meta: Até 31.05.2011 Superação: Até 30.04.2011 Indicador: Prazo de divulgação do Relatório de Actividades na Intranet Meta: Até 31.05.2011 Superação: Até 30.04.2011
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Indicadores de resultados
Nº Principais Resultados da Actividade Cliente UO Medida
A05/01 Acções de divulgação MAOT/Órgãos/SG DMQ Nº
A05/02 Acções de apoio técnico MAOT/Órgãos/SG DMQ Nº
A05/03 Eventos MAOT/Órgãos/SG DMQ Nº
A05/04 Grau médio de satisfação dos participantes dos eventos (Escala 1-5) MAOT/Órgãos/SG DMQ Nº
A05/05 Boas Práticas MAOT identificadas MAOT/Órgãos/SG DMQ Nº
A05/06 Inquéritos de satisfação aplicados MAOT/Órgãos/SG DMQ Nº
A05/07 Taxa de resposta aos inquéritos de satisfação MAOT/Órgãos/SG DMQ %
A05/08 Iniciativas de promoção do reconhecimento
externo da SG SG DMQ Nº.
A05/09 Reuniões sectoriais organizadas pela SG MAOT/Órgãos/SG DMQ Nº
A05/10 Grau médio de satisfação dos participantes das
reuniões sectoriais (0-10) MAOT/Órgãos/SG DMQ Nº
A05/11 Acções de melhoria concluídas SG DMQ Nº.
A05/12 Relatórios SG DMQ Nº.
A05/13 Grau médio de satisfação dos colaboradores SG com a formação SG DMQ Nº.
A05/14 Grau médio de satisfação dos colaboradores MAOT com a formação MAOT/Órgãos/SG DMQ %
A05/15 Horas de formação profissional para SG Gabinetes/Órgãos/MAOT DMQ Nº
A05/16 Horas de formação profissional para MAOT MAOT/Órgãos DMQ Nº
A05/17 % de colaboradores SG que frequentam formação SG DMQ Nº
A05/18 Trabalhadores que aderiram à Iniciativa Novas Oportunidades – RVCC Escolar Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG DMQ Nº
A05/19 Trabalhadores que aderiram à Iniciativa Novas Oportunidades – RVCC Profissional Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG DMQ Nº
A05/20 Trabalhadores certificados no âmbito da Iniciativa Novas Oportunidades Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG DMQ %
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Á r e a d e A c t i v i d a d e
ACTIVIDADE Gestão de Processos Jurídicos e Contencioso
Unidade Orgânica AJC
Calendarização 1 Jan. a 31 Dez.
Recursos Humanos
1 Direc tor de Serviç os 1 Chefe de Divisão 6 Técnic os Superiores 2 Assistentes Téc nic os
Principais Clientes Gabinetes MG; Órgãos/ Estruturas; MAOT; SG
METAS 2011
Objectivo: Prestar informação relevante aos Gabinetes através da disponibilização atempada de Relatórios sobre o MAOT em diversos domínios
Indicador: Prazo de envio do Relatório semestral da movimentação dos processos jurídicos Meta: Até 60 dias após o fecho do semestre Superação: até 30 dias após o fecho do semestre Objectivo: Realizar 1 reunião sectorial com os serviços do MAOT para partilha de boas práticas, orientações e desenvolvimento de projectos comuns (QUAR)
Indicador: Grau de satisfação médio dos participantes (Escala 1-10) Meta: [6 - 8] Superação: >8 Objectivo: Promover a harmonização dos procedimentos de instrução dos processos jurídicos recepcionados na SG através da organização de acções de formação/sensibilização para os Serviços jurídicos do MAOT
Indicador: Nº de acções de formação/sensibilização organizadas Meta: 1 Superação: 2 Objectivo: Reduzir prazos de resposta a solicitações externas
Indicador: % de processos de recursos hierárquicos transitados para 2012, comparativamente aos processos transitados de 2010 para 2011 Meta: -20% Superação:
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Indicadores de resultados
Nº Principais Resultados da Actividade Cliente UO Medida
A06/01 Acção Administrativa Comum Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/02 Acção Administrativa Especial Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/03 Acção de execução para pagamento de quantia certa Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/04 Acção de perda de Mandato Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/05 Acção ordinária Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/06 Acção popular Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/07 Arrendamento Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/08 Contrato/Apreciação Gabinetes/MAOT/SG AJC Nº
A06/09 Execução ordinária Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/10 Exposição Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/11 Intimação para prestação de informação, consulta de processos e passagem de certidões
Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/12 Participação Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/13 Parecer Gabinetes/MAOT/SG AJC Nº
A06/14 Processo administrativo Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/15 Processo de expropriação Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/16 Processo disciplinar Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/17 Processo executivo Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/18 Processo especial Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/19 Processo para eventual reclamação de créditos Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/20 Providência cautelar Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/21 Reclamação Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/22 Recurso administrativo Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/23 Recurso contencioso Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/24 Recurso de contra-anulação Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/25 Recurso de contra-ordenação Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/26 Recurso hierárquico Gabinetes/MAOT/SG AJC Nº
A06/27 Recurso judicial Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/28 Recurso tutelar Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/29 Requerimento Gabinetes/MAOT AJC Nº
A06/30 Total processos novos Gabinetes/MAOT/SG AJC Nº
A06/31 Total processos transitados para o ano seguinte Gabinetes/MAOT/SG AJC Nº
* 1 Avença
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Á r e a d e A c t i v i d a d e
ACTIVIDADE Gestão do Arquivo e Documentação
Unidade Orgânica DCRP; DAD; SEAG
Calendarização 1 Jan. a 31 Dez.
Recursos Humanos
1 Direc tora de Serviç os (1/ 2) 1 Chefe de Divisão 2 Técnic os Superiores 4 Assistentes Téc nic os 2 Assistentes Operac iona is
Principais Clientes Gabinetes MG; Órgãos/ Estruturas; MAOT; SG
METAS 2011
Objectivo: Dinamizar a imagem do Ministério através de acções de divulgação
Indicador: Prazo de edição do catálogo único de publicações e artigos para venda do MAOT Meta: Até 30.09.2011 Superação: Até 31.08.2011 Indicador: Nº de mostras documentais Meta: 3 Superação: 5 Objectivo: Divulgar orientações técnicas através de circulares, acrescentando valor à informação recebida dos parceiros institucionais (QUAR)
Indicador: Nº de circulares enviadas com informação técnica produzida pela SG Meta: 1 Superação: 2
Objectivo: Divulgar informação relevante aos serviços do MAOT através de Newsletters
Indicador: Data de divulgação das 4 Newsletters do CDI nos sítios SG Meta: Até ao 10.º dia de cada trimestre Superação: Até ao 8.º dia de cada trimestre Indicador: Grau de satisfação dos clientes com a utilidade das Newsletters (Escala 1-5) Meta: [3-4] Superação: >4 Objectivo: Garantir a execução de um plano de tratamento documental do arquivo histórico, através da inventariação de documentação histórica e a eliminação de documentação sem valor administrativo, libertando espaço nas instalações da SG
Indicador: N.º de séries documentais propostas para eliminação com metros lineares superiores a 6 Meta: [10-15] Superação: >15
Objectivo: Reduzir prazos de resposta a solicitações externas
Indicador: Tempo médio de envio de actos para as 1.ª e 2.ª séries do DR (medido em n.º de dias úteis) Meta: 3 Superação: 2
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Objectivo: Obter o grau de satisfação médio dos clientes externos e internos da SG superior a 3,5 (Escala 1-5)
Indicador: Grau de satisfação médio dos clientes do Centro de Documentação e Informação Meta: [3,5 – 4,0] Superação: >4 Indicadores de resultados
Nº Principais Resultados da Actividade Cliente UO Medida
A07/01 Publicações (livros/publicações periódicas) registadas no acervo da SG
Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade DAD Nº
A07/02 Documentos administrativos registados no acervo da SG
Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade DAD Nº
A07/03 Registos na base de dados da revista de imprensa Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade DAD Nº
A07/04 Solicitações de documentação Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade DAD Nº
A07/05 Atendimento presencial de leitores Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade DAD Nº
A07/06 Atendimento telefónico de leitores Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade DAD Nº
A07/07 Acções de empréstimo de audiovisuais Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade DAD Nº
A07/08 Publicações oferecidas Cidadão/Sociedade DAD Nº
A07/09 Newsletter Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade DAD Nº
A07/10 Acções de sensibilização Sociedade DAD Nº
A07/11 Actos publicados em Diário da República Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade SEAG Nº
A07/12 Correspondência recebida Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade SEAG Nº
A07/13 Correspondência expedida Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade SEAG Nº
A07/14 Receitas com a reprodução de documentos SG DAD €
A07/15 Receitas com a venda de publicações SG DAD €
A07/16 Taxa de crescimento de documentos administrativos registados no acervo da SG
SG DAD Nº
A07/17 Taxa de crescimento de Publicações registados no acervo da SG
SG DAD %
A07/18 Taxa de crescimento dos registos na base de dados da revista de imprensa
SG DAD %
A07/19 Conteúdos publicados na Intranet SG DAD Nº
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Á r e a d e A c t i v i d a d e
ACTIVIDADE Gestão do Protocolo e Relações Públicas
Unidade Orgânica DCRP, DRP
Calendarização 1 Jan. a 31 Dez.
Recursos Humanos 1 Direc tora de Serviç os (1/ 2) 1 Chefe de Divisão 4 Assistentes Téc nic os
Principais Clientes Gabinetes MG; Órgãos/ Estruturas; MAOT; SG
METAS 2011
Objectivo: Renovar o site da SG, criando uma área reservada de acesso aos serviços do MAOT para consulta de informação relevante (QUAR)
Indicador: Prazo de envio do pedido de parecer favorável para autorização de despesa ao Ministro das Finanças Meta: Até 31.05.2011 Superação: Até 30.04.2011 Indicador: Prazo de aprovação dos circuitos de validação, introdução e actualização de conteúdos no site da SG Meta: Até 31.07.2011 Superação: Até 30.06.2011 Objectivo: Realizar 1 reunião sectorial com os serviços do MAOT nas diversas áreas de actuação da SG para partilha de boas práticas, orientações e desenvolvimento de projectos comuns, garantindo níveis elevados de satisfação dos participantes (QUAR)
Indicador: Grau de satisfação médio dos participantes (Escala 1-10) Meta: [6 - 8] Superação: >8 Objectivo: Realizar a Semana do Ambiente 2011 e avaliar o grau de satisfação dos participantes
Indicador: Grau de satisfação médio dos participantes /clientes externos (Escala 1-5) Meta: [3,5 - 4,0] Superação: >4 Objectivo: Harmonizar as regras de produção de documentos administrativos da SG
Indicador: Prazo para apresentação do Manual de Estilo Meta: Até 31.08.2011 Superação: 31.07.2011
Objectivo: Harmonizar as regras de registo dos dados na aplicação de gestão documental
Indicador: Prazo para comunicação interna das regras de padronização do sistema de gestão documental SMARTDOCS. Meta: Até 31.07.2011 Superação: Até 30.06.2011
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Objectivo: Dinamizar a imagem do Ministério através de acções de divulgação
Indicador: Nº de exposições temáticas Meta: 3 Superação: 5 Objectivo: Incentivar a utilização dos sistemas de videoconferência do MAOT para reduzir custos de deslocação
Indicador: Nº de acções de divulgação Meta: 1 Superação: 2
Objectivo: Rever o Manual de Acolhimento da SG
Indicador: Prazo de divulgação do Manual de Acolhimento revisto Meta: Até 31.12.2011 Superação: Até 30.11.2011 Objectivo: Realizar o 1.º Evento de Boas Práticas do MAOT (QUAR)
Indicador: Nº de participantes Meta: [70-100] Superação:>100 Indicador: Grau de satisfação médio dos participantes no 1.º Evento de Boas Práticas - logística (Escala 1-5) Meta: Entre [3-4] Superação: >4 Objectivo: Garantir a qualidade do serviço de reserva de salas através da realização de auditorias internas mensais
Indicador: Nº de incidentes críticos verificados Meta: Média anual de 2 incidentes por pedido Superação: Média anual inferior a 2 incidentes por pedido Objectivo: Realizar a Semana da Saúde 2011 e obter um grau de satisfação dos participantes entre
[3,5 - 4,0] Indicador: Grau de satisfação médio dos participantes /colaboradores SG (Escala 1-5) Meta: [3,5 - 4,0] Superação: >4
Objectivo: Melhorar o acesso dos trabalhadores a informação de gestão
Indicador: Grau de satisfação dos trabalhadores da SG com a agenda SG 2012 contendo indicação de prazos relevantes para as actividades da SG Meta: [3,5 - 4,0] Superação: >4 Objectivo: Garantir o acesso dos trabalhadores MAOT a condições preferenciais na prestação de serviços
Indicador: N.º de protocolos com empresas divulgados Meta: 2 Superação: 3
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Indicadores de resultados
Nº Principais Resultados da Actividade Cliente UO Medida
A08/01 Acções de apoio logístico a reuniões, eventos e actividades
Gabinetes/Órgãos/SG DRP Nº
A08/02 Acções de responsabilidade social promovidas pela SG
Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade DRP Nº
A08/03 Acções de divulgação da lista de contacto e roteiro MAOT actualizados
Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/Sociedade DRP Nº
A08/04 Acções de divulgação de eventos de natureza vária Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/Sociedade DRP Nº
A08/05 Resposta a pedidos de informação/reclamações Gabinetes/Órgãos/SG/Sociedade DRP Nº
A08/06 Receitas com o aluguer temporário de instalações Órgãos/MAOT/Cidadão DRP €
A08/07 Publicações editadas Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/ Sociedade DRP Nº
A08/08 Conteúdos publicados na Internet Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/Sociedade DRP Nº
A08/09 Acções de divulgação de eventos de natureza vária Gabinetes/Órgãos/MAOT/SG/Sociedade DRP Nº
A08/10 Conteúdos publicados na Intranet SG DRP Nº
A08/11 Acções de reforço da imagem externa e interna da SG
SG DRP Nº
A08/12 Acções de comunicação na SG SG DRP Nº
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Á r e a d e A c t i v i d a d e
ACTIVIDADE Gestão de Sistemas de Informação
Unidade Orgânica DASI
Calendarização 1 Jan. a 31 Dez.
Recursos Humanos 1 Chefe de Divisão 3 Técnic os de Informátic a
Principais Clientes Gabinetes MG; Órgãos/ Estruturas; MAOT; SG
METAS 2011
Objectivo: Melhorar as condições de trabalho da SG no que respeita a equipamentos informáticos, de telecomunicações e espaços de trabalho
Indicador: % de postos de trabalho reequipados com novo equipamento informático Meta: 90% Superação: 100% Indicador: % de pedidos de acesso dos dirigentes ao posto de trabalho por VPN satisfeitos Meta: 90% Superação: 100% Objectivo: Renovar o site da SG, criando uma área reservada de acesso aos serviços do MAOT para consulta de informação relevante (QUAR)
Indicador: Prazo de envio do pedido de parecer favorável para autorização de despesa ao Ministro das Finanças Meta: Até 31.05.2011 Superação: Até 30.04.2011 Objectivo: Optimizar a utilização das aplicações informáticas
Indicador: Nº de processos desmaterializados na Intranet monitorizados através de gráficos disponíveis para consulta na Intranet Meta: 2 Superação: 3 Indicador: Prazo de apresentação de solução de conversor de faxes em PDF e reencaminhamento automático para o email Meta: 30.04.2011 Superação: 31.03.2011 Indicador: % de postos de trabalho configurados com nova versão do Smartdocs que inclui novas funcionalidades no que respeita à assinatura digital Meta: 90% Superação: 100% Objectivo: Implementar o mecanismo de elaboração do 1º Balanço Social Consolidado do MAOT referente ao ano de 2011 (QUAR)
Indicador: Prazo de apresentação da análise técnica da compatibilidade de aplicações informáticas Meta: Até 30.06.2011 Superação: Até 31.05.2011
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Objectivo: Realizar procedimento centralizado de aquisição do serviço de comunicações de voz e dados em local fixo para Serviços do MAOT (entidades vinculadas) (QUAR)
Indicador: Prazo de identificação de necessidades junto dos serviços Meta: Entre 30.06.2011 e 31.07.2011 Superação: Antes de 30.06.2011
Indicador: Prazo de elaboração das peças do procedimento Meta: Entre 01.08.2011 e 31.08.2011 Superação: Até 31.07.2011
Indicador: Prazo de lançamento do procedimento Meta: Até 15.10.2011 Superação: Até 30.09.2011 Objectivo: Reduzir prazos de resposta a solicitações internas
Indicador: Tempo médio de resposta de pedidos de suporte técnico (medido em dias seguidos) Meta: <1 dia que em 2010 Superação: <1,5 dia que em 2010
Indicadores de resultados
Nº Principais Resultados da Actividade Cliente UO Medida
A09/01 Gestão de utilizadores da rede informática Órgãos/SG DASI Nº
A09/02 Recuperação de Dados nos Sistemas de informação Internos Órgãos/SG DASI Nº
A09/03 Actualização de Conteúdos no site institucional da SG Órgãos/SG DASI Nº
A09/04 Apoio a Aplicações informáticas Órgãos/SG DASI Nº
A09/05 Acções de suporte técnico Órgãos/SG/ Gabinetes
DASI Nº
A09/06 Acções de instalação e configuração de equipamentos Órgãos/SG DASI Nº
A09/07 Acções de suporte técnico em impressoras e scanners Órgãos/SG/ Gabinetes
DASI Nº
A09/08 Grau de satisfação dos utilizadores da rede informática com o suporte técnico
Órgãos/SG DASI %
A09/09 Gestão dos sistemas de informação da Rede Interna (servidores)
Órgãos/SG/ Gabinetes
DASI Nº
A09/10 Gestão dos sistemas de informação da Rede Externa (servidores)
Órgãos/SG DASI Nº
A09/11 Salvaguarda das bases de dados e da informação institucional em rede
Órgãos/SG DASI %
A09/12 Avaliação do Tráfego de Mail Órgãos/SG DASI Nº
A09/13 Monitorização da actualização do anti-virus nas máquinas da rede
Órgãos/SG DASI Nº
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M e t a s t r a n sv e r sa i s
Objectivo: Implementar a gestão por processos na SG, promovendo a respectiva identificação, descrição e melhoria (QUAR)
Indicador: % de processos descritos face ao total de processos identificados na unidade orgânica Meta: [40%-50%] dos processos Superação: >60% dos processos Indicador: % de participação dos elementos da Equipa nas reuniões de trabalho Meta: 70% das reuniões Superação: 90% das reuniões Coordenação: RHMQ Objectivo: Garantir o grau de satisfação médio dos clientes externos e internos da SG superior a 3,5 (Escala 1-5)
Indicadores: Grau de satisfação médio dos Gabinetes Grau de satisfação médio dos serviços do MAOT Grau de satisfação médio dos clientes internos (SG-UO) com os serviços prestados pela SG; Grau de satisfação médio dos colaboradores Meta: [3,5 - 4,0] Superação: Superior a 4 Coordenação: RHMQ Objectivo: Prestar informação relevante aos Gabinetes através da disponibilização atempada de Relatórios sobre o MAOT em diversos domínios – Relatórios Sintéticos Semestrais
Indicador: Prazo de divulgação dos Relatórios do Relatório Sintético Semestral sobre o MAOT Meta: Até 60 dias após o fecho do semestre Superação: Até 30 dias após o fecho do semestre Indicador: Prazo de envio à DPCI de indicadores do sector para preparação do Relatório Sintético Semestral sobre o MAOT Meta: Até 30 dias após o fecho do semestre Superação: até 15 dias após o fecho do semestre Coordenação: GFP Objectivo: Prazo de divulgação do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas
Indicador: Prazo de divulgação do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas Meta: Até 30.06.2011 Superação: Até de 31.05.2011 Indicador: Contribuir para a elaboração do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas Meta: Até 31.03.2011 Superação: Até 15.03.2011 Coordenação: GFP Objectivo: Melhorar o acesso dos trabalhadores a informação de gestão Indicador: Nº de reuniões de Unidade Orgânica (periodicidade bimestral) e utilidade aferida Meta: 6 Reuniões, utilidade [3,0 - 4,0] Superação: 6 Reuniões, utilidade >4 Coordenação: SG
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P r o j e c t o Tr a n sv e r sa l
P l a n o d e M e l h o r i a s S G M A O T - C A F
Desde Setembro de 2009 está em curso na SG a implementação do Plano de Melhorias que
resultou da aplicação do modelo CAF (Common Assessment Framework/Estrutura Comum de
Avaliação) à Secretaria-Geral, entre Novembro de 2008 e Março de 2009 (Relatório de Auto-
avaliação, Março 2009).
O vasto conjunto de sugestões de melhoria reunido durante o diagnóstico deu lugar à proposta
de 12 acções de melhoria abrangentes e relevantes do ponto de vista do desempenho
organizacional e do cumprimento da missão e dos objectivos estratégicos da SG.
Apresentam-se em seguida as 12 acções previstas no Plano de Melhorias CAF.
Acção 1 Promover relações de parceria com os serviços do MAOT
Acção 2 Aumentar a eficácia das parcerias institucionais
Acção 3 Partilhar informação relevante com os Gabinetes
Acção 4 Criar uma plataforma de conhecimento associada ao site da SG
Acção 5 Melhorar o planeamento e a monitorização da actividade da SG
Acção 6 Implementar o Sistema de Gestão da Qualidade - Norma ISO 9001:2008
Acção 7 Implementar o sistema de arquivo na Secretaria-Geral
Acção 8 Melhorar o acesso dos colaboradores a informação relevante
Acção 9 Promover o envolvimento dos colaboradores, o trabalho de equipa e a gestão participativa
Acção 10 Melhorar as condições de trabalho na SG
Acção 11 Adequar o quadro de pessoal às exigências da SG
Acção 12 Implementar o Sistema de Gestão Ambiental - Norma ISO 14001:2004
A implementação das acções de melhoria tem continuidade em 2011.
Destacam-se as seguintes actividades para 2011:
Realizar reuniões sectoriais (Acção 1);
Apresentar ao Grupo de Benchmarking das SGs uma proposta de actividades para um trabalho
conjunto sobre o tema das parcerias institucionais (Acção 2);
Elaborar relatórios Sintéticos sobre o MAOT para os membros do Governo (Acção 3);
Criar no Site da SG uma zona de acesso restrito aos serviços do MAOT (Acção 4);
Especificar 50% dos processos da SG – Projecto Cábula (Acção 6);
Aprovação da Portaria de Gestão de Documentos e posterior publicação (Acção 7);
Adoptar melhorias na comunicação interna aquando da especificação dos processos, através do
Grupo de Trabalho da AM 8 (Acção 8);
Contratar trabalhadores (Acção nº 11);
Reunir elementos para a implementação do Sistema de Gestão Ambiental (Acção nº 12).
Quadro 7 – Acções do Plano de Melhorias CAF da SG MAOT
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- 50 -
Re p r e se n t a ç õ e s
Nº Representações UO Indicadores de
resultado
1 Conselho Coordenador do Património imobiliário do Estado
GFP/DAP Nº de representantes
Nº de reuniões
2 Conselho Coordenador de Avaliação RHMQ Nº de representantes
Nº de reuniões
3 Grupo de Benchmarking das Secretarias-Gerais RHMQ Nº de representantes
Nº de reuniões
4 Comissão para a Igualdade de Género (Conselheira para a Igualdade) em representação do Ministério.
DCRP Nº de representantes
Nº de reuniões
5 Membro do Júri do Prémio “Igualdade é Qualidade” em representação da SG
DCRP Nº de representantes
Nº de reuniões
6
Grupo de trabalho para a “Gestão de Documentos de Arquivo no Contexto de uma Reestruturação da Administração Pública Central do Estado” em representação da SG
DCRP Nº de representantes
Nº de reuniões
SECRETARIA-GERAL MAOT
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V. Recursos Humanos e Financeiros
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Re c u r so s H u m a n o s
No início de 2011 encontram-se em exercício de funções, na Secretaria-Geral, 85
trabalhadores. Contudo, estima-se que o número de postos de trabalho necessários para o
cumprimento dos objectivos deste serviço, no corrente ano, seja de 98.
Apresentam-se em seguida um quadro explicativo dos recursos humanos previstos para 2011.
Efectivos Total em funções
na SG
Tipo de Vinculo
Mapa de pessoal
Mobilidade interna
Comissão Serviço
Efectivos em exercício na SG
Direcção superior de 1º grau 1 1 0 1
Direcção superior de 2º grau 1 1 0 1
Direcção intermédia de 1º grau 5 5 0 4+1 Regime Substituição
Direcção intermédia de 2º grau 9 9 0 9
Coordenadores Técnicos 2 2 0 0
Técnico Superior 28* 38 3 0
Assistente Técnico 30 32 3 0
Assistente Operacional 5 7 1 0
Técnico de informática 4 3 1 0
Efectivos por qualificações
Doutorados 1
Mestres 1
Licenciados 32
Pós-Graduação 10
Bacharel 1
12 Anos escolaridade 21
*1 Avença.
Quadro 8 – Caracterização dos RH previstos para 2011
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Considerando o universo de efectivos, apresentamos graficamente a distribuição por
qualificações, bem como dois índices que demonstram a proporção de técnicos superiores e
dirigentes no conjunto de trabalhadores em exercício de funções na SG.
Gráfico 1 – Distribuição das pessoas por qualificações
Índice Fórmula % 2010 % 2011
Índice de Tecnicidade Nº técnicos superiores x 100/Total de recursos humanos 45,7% 32,95%
Índice de Enquadramento Nº Dirigentes x 100/Total de Recursos humanos 19,8% 18,83%
Quadro 9 – Índice de Tecnicidade e de Enquadramento
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Re c u r so s Fi n a n c e i r o s
Em obediência aos princípios de rigor na gestão dos recursos financeiros à disposição da SG
MAOT, mensalmente é efectuado o controlo da execução orçamental.
Apresenta-se em seguida o quadro explicativo dos valores e fontes de financiamento da
actividade da SG em 2011.
(euros)
Orçamento SG Actividade/
Projectos
Fonte de
Financiamento Pessoal Correntes Capital Total
FUNCIONAMENTO
ACTIVID. 253 (a) FINANC.
NACIONAL 2.711.811 1.460.796 3.000 4.175.606
TOTAL FUNCIONAMENTO 2.711.811 1.460.796 3.000 4.175.606
PIDDAC
PROJ. 7499 FINANC.
NACIONAL 0 0 45.000 45.000
PROJ- 7438 FINANC.
NACIONAL 0 40.000 0 40.000
PROJ. 7939 FINANC.
NACIONAL 0 80.000 0 80.000
PROJ. 7940 FINANC.
NACIONAL 0 47.823 100.00 147.823
TOTAL PIDDAC 0 167.823 125.000 312.823
TOTAL GERAL DA SG 2.711.811 1.628.619 128.000 4.488.429
Obs. O va lor das despesas correntes eng loba 721.805 € rela tivos a transferênc ias pa ra o IGFSS.
Quadro 10 – Meios Financeiros e Fontes de Financiamento da SG para 2011
(DOTAÇÃO INICIAL)
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Re c u r so s M a t e r i a i s
Apresenta-se em seguida um quadro resumo dos equipamentos informáticos e outros recursos
materiais que suportam a actividade da SG.
Equipamentos Nº
PC ligados em rede interna e à Internet 107
Servidor 15
Aparelhos de Fax 8
Fotocopiadoras 11
UPS 10
Rooter 2
Switch 18
Bastidor 14
HUB 0
Scanner 10
Impressoras 15
TOTAL 210
Inclui pc´s de funcionários da SG e pc’s de restantes estruturas do MAOT a que a SG presta apoio (Polis; CNA; CNADS; CECAC…).
Quadro 11 – Recursos informáticos e outros
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Pl a n o d e Fo rm a ç ã o
O Plano de Formação da SG MAOT para 2011 resumidamente é caracterizado pelos seguintes
indicadores:
5.159 horas de formação;
274 acções de acções de formação;
Média de 65 horas de formação por trabalhador;
Média de 3,5 acções de formação por trabalhador;
Taxa de participação dos trabalhadores da SG em acções de formação de 99%;
Investimento do Orçamento de Estado de 25.000€;
Investimento externo prevista de 37.045,29€ (POPH);
Taxa de financiamento externo prevista de 60% (POPH).
Os números gerais do Plano de Formação são os seguintes:
UO Nº total de acções Nº total horas de
formação
% de trabalhadores que participam em acções de
formação
GSG 20 447 100%
UMC 22 425 100%
GFP 96 1.887 100%
RHMQ 48 905 100%
AJC 18 175 89%
DCRP 53 899 100%
DASI 17 421 100%
Totais 274 5.159 99%
Quadro 12: Dados gerais do Plano de Formação 2011
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Em 2011 serão organizadas internamente 20 acções de formação, das quais 14 serão
financiadas pelo Fundo Social Europeu, através do Programa Operacional do Potencial
Humano (POPH) e 4 não implicam investimento directo da SG.
As acções de formação interna são as seguintes:
Nº Designação da acção
1 Inglês Nível I (não implica investimento directo da SG)
2 A requisição de material no GeRFIP (não implica investimento directo da SG)
3 Sensibilização da Norma ISO - Identificação dos processos no sistema da qualidade (POPH)
4 Inglês Nível II (não implica investimento directo da SG)
5 Mapas de gestão GeRfip (não implica investimento directo da SG)
6 Conta de Gerência (POPH)
7 Código dos contratos públicos (POPH)
8 Elaboração do caderno de encargos (POPH)
9 Gestão financeira, orçamental e POCP (POPH)
10 Auditoria e controlo interno (POPH)
11 Auditoria Interna da qualidade (POPH)
12 A gestão por processos alinhada com sistemas de gestão documental (POPH)
13 Desenho e melhoria de processos (POPH)
14 Construção do Plano e Relatório de Actividades em articulação c/ SIADAP (POPH)
15 Atendimento ao Público (POPH)
16 Elaboração de Newsletter (POPH)
17 Base Dados SQL Server (POPH)
18 Gestão da segurança informática (POPH)
19 Acordo Ortográfico
20 Sharepoint
Quadro 13: Tipologia das acções de formação interna
SECRETARIA-GERAL MAOT
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TA B ELA S E G R Á FI C O S
Figura 1 – Processo de planeamento da actividade da SG MAOT Figura 2 – Organograma da SG Quadro 1 – Análise SWOT Quadro 2 – Áreas de Actividade da SG MAOT por Unidade Orgânica Quadro 3 – Tipologia de Serviços da SG MAOT por tipo de cliente Quadro 4 – Objectivos Estratégicos 2011 SG MAOT Quadro 5 – QUAR 2011 da SG MAOT Quadro 6 – Objectivos Operacionais 2011 da SG MAOT Quadro 7 – Acções de Melhoria Quadro 8 – Caracterização dos RH previstos para 2011 Quadro 9 – Índice de Tecnicidade e de Enquadramento Quadro 10 – Meios Financeiros e Fontes de Financiamento da SG para 2011 Quadro 11 – Recursos informáticos e outros Quadro 12 – Dados gerais do Plano de Formação 2011 Quadro 13 – Tipologia das acções de formação interna Gráfico 1 – Distribuição das pessoas por qualificações
SI G LA S
Sigla Nome
SG MAOT Secretaria-Geral do Ministério do Ambiente e do Ordenamento do Território
SG Secretária-Geral
SGA Secretário-Geral Adjunto
MAOT Ministério do Ambiente e do Ordenamento
FIA Fundo de Intervenção Ambiental
FPRH Fundo de Protecção dos Recursos Hídricos
AJC Direcção de Serviços de Assuntos Jurídicos e de Contencioso
UMC Unidade Ministerial de Compras
RHMQ Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos, Modernização e Qualidade
GFP Direcção de Serviços de Gestão Financeira e Patrimonial
DCRP Direcção de Serviços de Documentação, Comunicação e Relações Públicas
DPCI Divisão de Programação e Controlo de Investimentos
DGF Divisão de Gestão Financeira
DMQ Divisão de Modernização e Qualidade
DRH Divisão de Recursos Humanos
DASI Divisão de Administração de Sistemas de Informação
DAD Divisão de Arquivo e Documentação
DAJ Divisão de Assuntos Jurídicos
DAP Divisão de Aprovisionamento e Património
DRP Divisão de Relações Públicas
DAD Divisão de Arquivo e Documentação
SOC Secção de Orçamento e Contabilidade
SP Secção de Pessoal
SEAG Secção de Expediente e Apoio Geral
DS 1 Direcção Superior 1º Grau
DS 2 Direcção Superior 2º Grau
DI 1 Direcção Intermédia 1º Grau
DI 2 Direcção Intermédia 2º Grau
TS Técnico Superior
TI Técnico de Informática
CT Coordenador Técnico
AT Assistente Técnico
AO Assistente Operacional
SECRETARIA-GERAL MAOT
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Ficha Técnica:
TÍTULO:
Plano de Actividades da Secretaria-Geral do MAOT - 2011
COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO
Secretaria-Geral do MAOT
Direcção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos, Modernização e Qualidade
Divisão de Modernização e Qualidade
Maio 2011