SE VC FOSSE O GERENTE DE UM SETOR EENCONTRASSE SEUS SUBORDINADOSRECLAMANDO POR ESTAREMSOBRECARREGADOS DE TRABALHOSDIVERSOS, COMO FARIA PARA RESOLVER ESTEPROBLEMA????

Disciplina: OS&M

AULA 9

Assunto: Métodos de trabalho: QDT

Prof Ms Keilla LopesMestre em Administração pela UFBAEspecialista em Gestão Empresarial pela UEFSGraduada em Administração pela UEFSContatos:E-mail: keillalopes@ig.com.brMSN: keilla.lopes2@hotmail.comBlog: keillalopes.wordpress.com

Quadro de Distribuição do Trabalho

È o instrumento utilizadocom o objetivo de seanalisar as diversasatividades atribuídas acada uma das unidadesorganizacionais existentes,através do diagnóstico dastarefas executadas.

O OBJETIVO:

• Analisar a eficiência e eficácia dasatividades de cada órgão, a participaçãoigualitária de todas as pessoa no sentido deatingir os objetivos da organização e apertinência das tarefas de cada empregado.

• Aferir a carga de trabalho e a racionalidadede sua distribuição.

Estrutura Básica para a Montagem de um QDT

O QUÊ COMO POR QUÊ QUEM ONDE PARA QUÊ

Está sendo feito? Está sendo feito? Fazer desta forma? Faz? Faz? Faz?

Toma mais tempo? Pode ser melhorado? Devemos gastar menos tempo?

Gasta mais tempo? Há mais perda de tempo? Executa neste tempo?

É prioritário? Pode ser classificado? Classificar? Classificou como tal? É prioritária? Indicar o que é prioritário?

É mais importante? Avaliar? É o mais importante? Idem Em que parte?É mais importante?

Necessário?

Exige mais atenção? Medir a atenção? Exige tanta atenção? Idem Em que área? Dar mais atenção?

Necessita de mais habilidade técnica?

Identificar? Exige mais habilidade técnica?

Idem Há necessidade? É necessária mais habilidade?

Precisa de treinamento especial? Acompanhar ou treinar? É necessário treinar? Julgou esta necessidade? Deve ser treinado? Treinar?

Está disperso? Identificar? Ficou disperso? Determinou? Em que parte? Mudar?

Está concentrado Saber? Ficou concentrado? Informou? Idem Desconcentrar?

Está sem nenhuma relação com a unidade?

Comparar? Esta perda de relacionamento?

Concluiu? É disperso? Está disperso?

É vantajoso agrupar? Padronizar? É vantajoso agrupar? Sugeriu? Agrupar? Agrupar?

É vantajoso separar? Comparar? É vantajoso separar? Idem Separar? Separar?

É manual? Classificar? É considerado manual? Classificou? É manual? Manter manual?

É intelectual? Classificar? É intelectual? Classificou? É intelectual? Manter intelectual?

Pode ser mudado? Verificar? Pode ser mudado? Disse? Em que parte? Mudar?

Está acumulado? Verificar? Acumulou?? Informou? Idem Acumular?

QDT de um setor de cobrançaRelação das funções do setor

Relação das atividades desenvolvidas no setor

FuncionáriosNúmero de horas

por atividadeA B C D E F

Informações

e

entregas

controlar o atendimento15 10 25

entregar o carnê10 8 12 30

informaçoes sobre saldos12 2 3 17

conceder informaçoes diversas6 5 4 4 3 22

Cobranças

efetuar e controlar cobranças10 6 4 20

cobrar notas promissórias2 5 3 10

cobrar carnês atrasados2 2 6 2 12

Controle de vencimentos e atrasos

preparar avisos de vencimento2 4 18 24

expedir avisos de vencimento5 3 12 20

enviar avisos de execução4 2 06

contabilizar pgtos. atrasados6 2 2 10

Comunicações com o SPCbusca de informações no SPC

10 2 12

fornecimento de infos. ao SPC3 1 2 06

Total de horas semanais de trabalho efetivo por funcionário e no setor

38 33 38 40 35 30 214

OBSERVAÇÃO:

• Na Distribuição do Trabalho, os modelos deformulários/planilhas, variam de empresa paraempresa segundo as suas necessidades. Oimportante é estudar e analisar o trabalho,tornando-o racional, e principalmente produtivo,contribuindo assim para o bem estar docolaborador e gerando condições para que aorganização ofereça produtos e serviços de baixocusto e elevada qualidade, sendo eficaz ecompetitiva no setor e mercado onde atua.

DESBOBRANDO OS OBJETIVOS DO QDT

• Diagnosticar eventuais tempos mortos.

• Identificar tarefas de maior importância.

• Controlar a correspondência entre o treinamentodos empregados e as tarefas a estes atribuídas.

• Verificar a existência de um equilíbrio nadistribuição das várias tarefas.

• Minimizar conflitos entre setores...

Indicadores de Problemas na Distribuição do Trabalho

•Insatisfação uniforme em um setor;•Demora na transmissão de dados;•Atrasos na entrega de documentos ou informações•Divulgação em rede de dados incorretos;•Rendimento individual baixo, falhas defuncionamento e problemas na qualidade final doproduto;•Retrabalhos

Fases da Análise da Distribuição do Trabalho

Identificação das tarefas individuais Agrupar as tarefas semelhantes Montagem do quadro de Distribuição do

Trabalho por função. Elaborar QDT onde são colocados os cargos

analisados, horas trabalhadas por mês/semana emcada cargo e a atividade/serviço de cada cargo.

Análise do QDT e propor melhorias (fatores a observar)

Fatores a observar na análise do QDT atual: I - Tempo

Que atividades ou serviçosabsorvem mais tempo?

São essas atividades ouserviços as que devem tomarmais tempo? O tempo justificao resultado final da atividadeou serviço?

É possível subdividir ouagrupar serviços ouatividades?

Tempo : O Tempo despendido pelas

várias atividades ouserviços dependeintegralmente do esforçointerno ou há interferênciade outras unidades fora daanálise?

A eliminação ou criação deum serviço e/ou atividadepode ser considerada comoracionalizadora dadistribuição do trabalho?

II -Equilíbrio no volume de trabalho

Há funcionários com cargade trabalho superior aosdemais?

A entrada de informações naunidade causaestrangulamentos em algumponto?

Há funcionários com cargade trabalho inferior aosdemais?

A existência de picos podeser considerada normal?

III - Capacidade Funcional

Há consonância entre ashabilidades individuais,formação técnica e as tarefasdesenvolvidas pelosfuncionários, supervisores echefes?

Há prejuízos em função dabaixa capacitação profissionalde um ou mais funcionários daunidade?

IV - Possibilidades preliminares de simplificação:

Foram identificadas asunidades que estabelecemalgum tipo de confrontocom a unidade em análise?

As relações funcionaismantidas pela gerência edemais chefias da empresatêm alguma influênciapositiva ou negativa nocotidiano da unidade?

IV-Possibilidades preliminares de simplificação:

Existe algum fato que tenhamodificado o comportamento egerado reações e que possa estarafetando o trabalho do setor emanálise?

As dificuldades apresentadas sãosemelhantes as dificuldadespresentes em outros setores daempresa?

Até que ponto se pode utilizaroutras técnicas na tentativa deprovocar uma melhor distribuiçãodo trabalho?

Após o QDT, sugere-se o QCT: No QDT são colocados os

cargos analisados, horastrabalhadas por mês/semanaem cada cargo e aatividade/serviço de cadacargo.

No Quadro de Custo doTrabalho (QCT) idem aoanterior acrescido do custo emvalores semanais/anuais ou acritério de cada tarefa e decada atividade ou serviço.

Recomendações Finais Evitar dar ao levantamento

das tarefas o caráter deprecisão, isto é, nãoquestionar sobre o exatonúmero de horas e minutosdedicados ao trabalho.

O fato de cada funcionárioconduzir o seu trabalho daforma que acha maisinteressante não deve serencarado como umimpedimento ao sucessodo trabalho.

Recomendações Finais:

O QDT, por ser aplicado emdiversos setores, por istoexige do profissional umconhecimento razoávelsobre os usos e costumesdas unidades, linguagemutilizada, os diversoshorários e hábitossignificativos.

A inexistência de descriçõesde cargos, não é umanecessidade imperiosa paraa realização do estudo.

VALE LEMBRAR:Esta técnica apresenta, pelo menos, uma

desvantagens:

• Não considera as relações interpessoais...

Recomendações Finais: A atividade “DIVERSOS”

sempre será uma atividadepassível de estudoexaustivo. Desprezá-lasignifica não considerartarefas que, embora nãopertençam a nenhumaatividade ou serviço daunidade, são relevantespara a racionalização dotrabalho.

BIBLIOGRAFIA

• OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização & métodos: uma abordagem gerencial. 14. ed. São Paulo: Atlas, 2004.

• NEM SEMPRE O PROBLEMA ESTÁ NA QUANTIDADE DE TRABALHO OU NO

TRABALHO DO OPERÁRIO...

• A CORRIDA DE CANOAS”