Sebenta de Project

Manual de apoio à formação

MICROSOFT PROJECT 2002/2003

Autor: José Andrade

Rumos - Formação e Comunicação, S. A. Lisboa: Campo Grande, 56 – 1700-093 Lisboa Tel. 21 782 41 00 Porto: R. Miguel Bombarda, 222 – 4050-377 Porto Tel. 22 200 65 51

[email protected]

Versão 1.1, 2004

Pág 2 Microsoft Project XP/2003

Microsoft Project XP/2003 Pág 3

Caracterização do Manual

Objectivos do Manual

Este Manual pertence a um conjunto de edições da RUMOS – FORMAÇÃO E OUTSOURCING DE INFORMÁTICA e oferece ao seu utilizador a informação necessária para que possa conhecer e utilizar de uma forma eficaz a ferramenta de gestão de Projecto MICROSOFT PROJECT 2002/2003

Benefícios a adquirir pelo utilizador do Manual

Utilização do MICROSOFT PROJECT 2002/2003 como ferramenta para a gestão de Projectos, nomeadamente:

Gerir documentos

Gerir tarefas

Gerir Recursos

Utilizar as vistas

Utilizar as tabelas

Gerir custos

Criar e editar calendários

Acompanhar o projecto

Criar um Plano de Base

Forma de Organização Aplicável

Manual de Apoio a Acções de Formação Presenciais do Curso de MICROSOFT PROJECT 2002/2003 – Gestão de Projectos

Duração aconselhável da formação presencial: 12 a 16 horas

Destinatários do Manual

O manual de MICROSOFT PROJECT 2002/2003 destina-se a todos os utilizadores, com e sem prática de gestão de Projectos, não havendo qualquer requisito prévio em termos de formação.

Forma de Utilização do Manual

Este Manual é a documentação de apoio ao Formando do Curso MICROSOFT PROJECT 2002/2003. Não substitui a participação no curso presencial, mas serve de acompanhamento e complemento após formação do mesmo.



ÍndiceCaracterização do Manual................. 3

Objectivos do Manual ................... 3

Benefícios a adquirir pelo utilizador do Manual ................................. 3

Forma de Organização Aplicável ......... 3

Destinatários do Manual ................ 3

Forma de Utilização do Manual .......... 3

Índice................................... 5Ambiente da Aplicação.................... 1Ambiente da Aplicação................... 13

Barra de Menus/ Barras de Ferramentas . 13

Personalizar as Barras de Ferramentas 14

Janela do Projecto .................... 15

Painel de Ajuda ....................... 15

Gestão de Documentos..................... 1Gestão de Documentos.................... 18

Criar um Documento .................... 19

Guardar um Documento .................. 21

Fechar um Documento ................... 22

Abrir um Projecto ..................... 23

Identificar e Localizar um Projecto....24

Identificar o Projecto ...............24

Localizar um Projecto ................25

Propriedades do Projecto .................1Propriedades do Projecto ................29

Data de Início ou Fim do Projecto......29

Calendário.............................30

Prioridade do Projecto.................31

Outras Propriedades....................31

Calendário do Projecto ...................1Calendário do Projecto ..................34

Gestão de Calendários..................34

Editar um Calendário .................34

Criar um Calendário ..................35

Opções de Calendário .................36

Aplicação dos Calendários ............37

Partilhar um Calendário no Modelo Global ...............................38

Gestão de Tarefas ........................1Gestão de Tarefas .......................42


Selecção e Edição Básica.............. 43

Criar uma Tarefa...................... 43

Remover uma Tarefa.................... 44

Copiar ou Mover Tarefas............... 44

Criar Tarefas Recorrentes............. 45

Agrupar Tarefas em Fases.............. 47

Dependências [Links] entre Tarefas.... 48

Criar dependências .................. 48

Utilizando a tabela ............... 48

Utilizando o botão Link ........... 48

Utilizando o rato ................. 48

Utilizando a caixa de propriedades da tarefa ............................ 49

Tipos de Dependências ............... 49

Aplicação a Fases ................... 49

Dependências entre Projectos ........ 50

Propriedades das Dependências ....... 51

Propriedades das Tarefas.............. 52

Propriedades Gerais ................. 53

Nome da Tarefa [Name] .............. 53

Duração [Duration] ................. 53

Duração Estimada [Estimated] ....... 54

Percentagem Concluída [Percent Complete] .......................... 54

Data de Início e Fim [Start Date/Finish Date] .................. 55

Esconder a Barra da Tarefa [Hide Task Bar] ............................... 55

Destacar a Barra da Tarefa [Roll Up Gantt Bar to Summary] .............. 55

Precedências das Tarefas............. 55

Recursos das Tarefas................. 55

Propriedades Avançadas............... 57

Data Limite para a Execução [Deadline] ......................... 57

Restrições [Constraint Type/Date] .. 58

Tipo de Tarefa e Orientação ao Esforço [Task Type/Effort Driven] .. 58

Calendário [Calendar] .............. 60

Ignorar Calendário do Recurso [Scheduling Ignores Resource Calendars] ......................... 60


Código de Estrutura de Trabalho [WBS Code].............................. 60

Método de Cálculo de Custos [Earned Value Method]...................... 61

Marcos no Projecto [Mark Task As Milestone]......................... 61

Notas das Tarefas ..................... 61

Propriedades Personalizadas [Custom Fields] ............................... 61

Gestão de Recursos....................... 1Gestão de Recursos...................... 64

Selecção e Edição Básica .............. 64

Criar um Recurso ...................... 64

Remover um Recurso .................... 64

Copiar ou Mover Recursos .............. 65

Propriedades dos Recursos ............. 65

Propriedades Gerais ................. 65

Nome do Recurso [Resource Name].... 67

Iniciais [Initials]................ 67

Endereço de correio electrónico [Email]............................ 67

Grupo [Group]...................... 67

Grupo de Trabalho [Workgroup] ......67

Código [Code] ......................67

Conta de Utilizador Windows [Windows Account] ...........................68

Tipo [Type] ........................68

Legenda dos Materiais [MaterialLabel] .............................68

Genérico [Generic] .................68

Inactivo [Inactive] ................69

Disponibilidade do Recurso [Resource Availability] ......................69

Detalhes [Details] .................69

Propriedades de Horário ..............69

Calendário Base [Base Calendar] ....70

Propriedades de Custos ...............70

Cumprimento do Pagamento [Cost Accrual] ...........................71

Notas do Recurso .....................71

Propriedades Personalizadas ..........72

Partilha de Recursos .................72

Gestão de Custos .........................1


Gestão de Custos ....................... 75

Custos das Tarefas.................... 75

Custos dos Recursos................... 75

Verificação de Custos................. 75

Custo Fixo [Fixed Cost] ............. 76

Cumprimento do Pagamento do Custo Fixo [Fixed Cost Accrual] ................ 76

Custo [Cost] ........................ 76

Custo do Plano de Base [Baseline Cost].................................... 76

Diferença de Custo [Cost Variance] .. 76

Custo Corrente [Actual Cost] ........ 76

Custo Remanescente [Remaining Cost] . 77

Vistas .................................. 1Vistas ................................. 80

Seleccionar uma Vista................. 80

Vistas de Tarefas..................... 80

Calendário [Calendar] ............... 80

Gráfico de Gantt [Gantt Chart] ...... 80

Diagrama de Rede [Network Diagram] .. 80

Utilização de Tarefas [Task Usage]... 82

Propriedades do Trabalho [Assignment Information] ....................... 82

Trabalho e Trabalho Extraordinário [Overtime Work] .................... 85

Gantt de Acompanhamento do Projecto [Tracking Gantt]..................... 85

Vistas de Recursos .................... 86

Gráfico de Recursos [Resource Graph]. 86

Folha de Recursos [Resource Sheet]... 86

Utilização de Recursos [Resource Usage]..................................... 86

Edição e Criação de Vistas ............ 86

Vistas Simples....................... 87

Vistas Combinadas.................... 88

Tabelas .................................. 1Tabelas ................................. 92

Mostrar Colunas ....................... 93

Ocultar Colunas ....................... 95

Editar Colunas ........................ 95

Acompanhamento do Projecto ............... 1Acompanhamento do Projecto .............. 98


Plano de Base [Baseline] .............. 98

Gravação do um Plano Inicial [Baseline].................................... 98

Informação de um Plano de Base ..... 100

Actualizações ao Projecto.............100

Actualização de Tarefas .............101

Actualização de Projecto..............101

Índice Remissivo .......................102



1

O MICROSOFT PROJECT disponibiliza, à semelhança das outras aplicações MICROSOFT, um conjunto de ferramentas de trabalho acessíveis por menu ou por botões.

É imprescindível, ao utilizador desta ferramenta, dominar esses recursos.

SUMÁRIO DO CAPÍTULOCaracterísticas e constituintes do ambienteBarras de menus e de ferramentas Personalização das barras de ferramentas e menus A janela de projecto O painel de ajuda

Ambiente da Aplicação



Ambiente da Aplicação O ambiente do MICROSOFT PROJECT XP/2002/2003 é em tudo idêntico ao das outras aplicações que constituem o MICROSOFT OFFICE.

Ao iniciar o Project, é aberta a janela da aplicação. Esta é composta pela Barra de Menus [Menu Bar], Barras de Ferramentas [Toolbars] e Janela do Projecto [PROJECT Window].

Também poderá estar visível à esquerda da janela de Projecto o Painel de Tarefas[Task Pane] (número 5 da figura ao lado).

Barra de Menus/ Barras de Ferramentas

São diversas as possibilidade de configuração dos menus e barras de ferramentas, no entanto a mais frequente é a indicada na figura ao lado, onde se encontra visível a Barra de Menus (1) seguida, logo abaixo, pelas Barras de Ferramentas Padrão [Standard] (2), Formatação [Formatting] (3) e Guia de Projecto [PROJECT Guide] (4); e ainda o Painel de Tarefas [Task Panel] (5).

Figura 1


Personalizar as Barras de Ferramentas

O utilizador pode, à semelhança das outras aplicações Office, visualizar ou esconder uma determinada Barra de Ferramentas. Para isso deverá entrar no menu Barras de Ferramentas [Toolbars] que se encontra no menu de topo Vistas [View]. Aqui deverá seleccionar ou desmarcar a barra que pretende mostrar ou retirar.

Também é possível alterar a posição em que se encontram as Barras de Ferramentas, sendo possível inclusivamente passar uma barra ancorada a barra flutuante e vice-versa.

Caso a barra de ferramentas se encontre ancorada deverá arrastar a barra pela alça de movimentação (1) localizada no canto esquerdo da mesma. Numa barra de ferramentas flutuante arrastar pelo título (2).

Na figura podemos ver a barra de ferramentas Padrão [Standard] (1) ancorada e a barra de ferramentas Formatação[Formatting] (2) na posição flutuante.

Poderá facilmente ancorar uma barra de ferramentas flutuante efectuando um duplo-click na respectiva barra de título. De igual forma, poderá colocar a flutuar uma barra de ferramentas ancorada efectuando

um duplo-click na pequena área cinzenta que contorna os botões.

Figura 2


Janela do Projecto

É na área de visualização do documento que se encontra a janela ou janelas de Projecto. Estas poderão mostrar diversa informação consoante a vista escolhida, sendo mais frequente a visualização do Gráfico de Gantt [Gantt Chart] ou da Folha de Recursos [Resource Sheet].

É possível abrir vários Projectos simultaneamente, para, por exemplo, copiar informação de um para outro, e assim ter visíveis várias janelas de Projecto.

Painel de Ajuda

Este painel, melhorado na versão 2003, é uma ajuda importantíssima para o utilizador menos experiente. Nele podemos encontrar inúmera informação sobre o MICROSOFT PROJECT e a sequência de passos mais usuais para a criação de um Projecto.

Para ter acesso a informação mais detalhada sobre cada um dos tópicos apresentados, basta efectuar um click no tópico.

Figura 3 (versão 2003)


2

A acção de guardar um documento pode ser executada na sua forma mais simples ou com opções avançadas, de forma a melhor se adequar às necessidades do utilizador.

O MICROSOFT PROJECT 2002/2003 coloca à sua disposição diferentes operações que pode executar e decerto lhe facilitarão tarefas posteriores.

SUMÁRIO DO CAPÍTULOCriar, guardar e abrir ficheiros de projectoPropriedades do ficheiro Identificar e Localizar um projecto

Gestão de Documentos



Gestão de Documentos Ao abrir o MICROSOFT PROJECT é automaticamente criado um novo documento e visualizada a respectiva Janela de Projecto. O utilizador poderá de imediato passar à edição do seu projecto sem necessidade de criar explicitamente um novo documento.

Na versão 2003, visível na imagem ao lado, o Painel de Tarefa [Task Pane] é visualizado como uma barra de botões – destacando-se na imagem o segundo botão que permite obter informação sobre Tarefas [Tasks].

Para expandir o painel, usar o seu primeiro botão.

Figura 4 (versão 2003)


Criar um Documento

Para criar um novo Projecto poderá utilizar, na barra de ferramentas respectiva, o botão Novo [New] que se encontra na primeira posição da barra de ferramentas Padrão [Standard]. Ao utilizar este botão é de imediato criado e visualizado um novo Projecto totalmente em branco.

Também poderá utilizar a opção Novo...[New...] que se encontra no menu Ficheiro[File]. Utilizando esta opção ser-lhe-á pedida informação, no Painel de Tarefas, sobre o tipo de Projecto que pretende criar.

Como primeira opção, para a criação de um novo documento, temos a criação de um Projecto em Branco [Blank Project] – opção equivalente ao uso da barra de ferramentas Padrão.

Figura 5


A segunda opção permite criar um Projecto Baseado num já Existente [New from Existing Project]. Ao seleccionar esta opção o MICROSOFT PROJECT irá pedir que encontre e seleccione o ficheiro de projecto a usar como modelo.

1. No menu Ficheiro [File] seleccionar a opção Novo... [New...]

2. Seleccionar no Painel de Tarefas a opção Projecto Baseado num já Existente [New from Existing Project]

3. Procurar e seleccionar nas pastas de documentos o Projecto que irá servir de modelo

4. Concluir a criação e editar o novo Projecto

Como terceira, e última, opção temos a criação de um Projecto Baseado num Modelo [New From Template] disponibilizado pelo MICROSOFT PROJECT, a nível local ou na Internet. A nível local, na opção Modelos Gerais... [General Templates...] é apresentada uma janela para selecção do modelo. Esta janela dispõe de dois separadores


Guardar um Documento

Durante a edição de um Projecto deverá efectuar gravações regulares dos seus Projectos para evitar perder informação em caso de erro. De igual forma, antes de fechar o MICROSOFT PROJECT também deverá proceder à gravação do Projecto.

Para salvar um Projecto deverá utilizar o menu Ficheiro [File]

1. No menu Ficheiro [File] seleccionar a opção Guardar [Save]. Caso seja a primeira vez que o Projecto é guardado (projecto novo), ser-lhe-á pedida a localização a dar ao ficheiro e o respectivo nome. Neste caso, a opção Guardar [Save] é em tudo idêntica à opção Guardar Como... [Save As...]

2. Indicar ou confirmar a localização e nome do projecto

3. Terminar com o botão Guardar [Save]

Também poderá utilizar a opção Guardar Como... [Save as...] se pretender guardar uma cópia/duplicado do Projecto e indicar um outro destino a dar ao ficheiro (como, por exemplo, uma disquete ou flash-disk)

1. No menu Ficheiro [File...]seleccionar a opção Guardar Como...[Save as...]

2. Indicar a nova localização e/ou nome do projecto

3. Terminar com o botão Guardar [Save]


Fechar um Documento

Antes de abrir ou criar um documento deverá fechar todos os Projectos que estejam abertos, tendo o cuidado de previamente os salvar, caso seja necessário.

Um projecto que fique aberto poderá ser alvo de alterações inadvertidamente. Se o utilizador, ao trabalhar num projecto, activar, por exemplo, o mecanismo de Nivelamento de Recursos [ResourceLeveling], todos os projectos abertos serão alterados.

Para fechar um Projecto utilizar a opção Fechar [Close] do menu Ficheiro [File] ou o respectivo botão no canto superior direito da Janela de Projecto.

Caso o projecto tenha sido alterado e ainda não tenham sido guardadas essas alterações, o MICROSOFT PROJECT pedirá para confirmar se pretende ou não fechar sem salvar o projecto.

Figura 6


Abrir um Projecto

Para abrir um Projecto guardado deverá utilizar a opção Abrir... [Open...] do menu Ficheiro [File] ou, caso tenha trabalhado recentemente nesse Projecto, utilizar a referência incluída no final desse mesmo menu. Estas referências são configuráveis em termos de número, podendo ser omitidas. Normalmente são incluídas referências para os quatro últimos projectos editados.

Para abrir um Projecto que não esteja na lista de referências:

1. Seleccionar a opção Abrir...[Open...] do menu Ficheiro [File]

2. Seleccionar a pasta na qual se encontra o documento

3. Seleccionar o documento

4. Terminar com o botão Abrir [Open]

Também poderá utilizar o segundo botão da barra de ferramentas padrão para o mesmo efeito.

Figura 7


Identificar e Localizar um Projecto

Identificar o Projecto

Para além de toda a informação funcional do Projecto, cada ficheiro deverá ainda conter informação de identificação que permita mais tarde facilitar a sua procura nas pastas de documentos do seu computador.

Para visualizar e/ou editar a informação identificativa do Projecto deverá seleccionar no menu Ficheiro [File] a opção Propriedades [Properties].

Esta opção irá mostrar uma caixa de diálogo com alguns campos que poderá preencher de acordo com o Projecto.

De entre os campos destaca-se a última opção, que permite guardar conjuntamente com o Projecto uma imagem do gráfico de Gantt referente às primeiras tarefas do Projecto. Esta imagem poderá servir mais tarde como um exemplo do Projecto, visível mesmo antes de o abrir.

Figura 8


Localizar um Projecto

Caso não se recorde do nome ou da localização dada a um determinado projecto, poderá sempre utilizar as facilidades de pesquisa de projectos.

Esta função está disponível a partir da janela de Abrir [Open], através do botão de Ferramentas [Tools], ou através da opção Pesquisar Ficheiro [File Search...]no menu Ficheiro [File...]. Em ambos os casos se obtém a mesma ferramenta, embora o aspecto seja ligeiramente diferente.

Para o utilizador menos experiente é aconselhável usar a opção do menu pois disponibiliza ajuda adicional.

1. Seleccionar a opção Pesquisar Ficheiro... [File Search...] do menu Ficheiro ou, dentro da caixa de diálogo Abrir [Open] seleccionar a opção Localizar... [Search...] do botão Ferramentas [Tools]

2. Introduzir na caixa Localizar Texto[Search Text] o texto a pesquisar. Esse texto deverá aparecer algures dentro do projecto que pretende encontrar (por exemplo, como nome de uma tarefa)

3. Indicar na caixa Localizar em [Search in] a pasta onde pretende pesquisar o documento, ou aceitar as

localizações seleccionadas por defeito

Figura 9


4. Indicar na caixa de Tipo de Resultados [Results should be] que documentos pretende localizar, ou aceitar os tipos seleccionados por defeito

5. Prosseguir para a pesquisa utilizando o botão Pesquisar [Search]

6. Verificar na lista de ficheiros resultante se foi encontrado o ficheiro que pretendia

7. Abrir o ficheiro

Figura 10


3

A indicação do calendário, a data de início ou a data de fim do projecto, são tarefas indispensáveis à sua correcta gestão.

Estas propriedades são abrangentes, influenciando todas as tarefas e recursos envolvidos.

SUMÁRIO DO CAPÍTULOConfiguração das propriedades do projecto

Datas de início e fim Utilização de calendários Prioridade do projecto

Propriedades do Projecto



Propriedades do Projecto Antes de começar a criar o projecto dever-se-á configurar as propriedades que lhe servem de base. Estas propriedades afectam a forma como as tarefas são distribuídas no tempo, assim como a forma de utilização dos recursos do Projecto.

As propriedades do projecto poderão ser visualizadas e/ou editadas através da opção Informação do Projecto [PROJECTInformation] do menu Projecto [Project].

Data de Início ou Fim do Projecto

Poderá configurar a data de início do projecto na caixa Data de Início [Start Date] ou, em alternativa, a Data de Fim[Finish Date]. Não é possível indicar ambas as datas, pelo que é necessário optar por uma através da caixa Calendarização a Partir[Schedule From].

Num Projecto calendarizado a partir de uma data de início todas as tarefas começarão, à partida, o mais cedo possível, enquanto num Projecto com data de fim as tarefas começarão, à partida, o mais tarde possível (ver Restrições na página 58).


Calendário

A propriedade Calendário [Calendar], da caixa de diálogo Informação do Projecto[PROJECT Information], permite associar ao Projecto o calendário que mais se adequar ao trabalho desenvolvido. Esta propriedade afecta não só a realização das tarefas como também a disponibilidade dos recursos e gráfico de Gantt.

O MICROSOFT PROJECT disponibiliza à partida três opções de calendário, cada uma com um horário diário e semanal próprio.

O calendário Padrão [Standard] define um período de trabalho, de Segunda a Sexta-feira, com início às 8 horas, intervalo das 12 às 13 e termo às 17 horas. Uma semana de trabalho será assim de 40 horas, 8 horas por dia.

O calendário Turno Nocturno [Night Shift]representa o horário de um turno de trabalho com início às 23 horas, intervalo de uma hora às 3 horas da manhã e fim de turno às 8 horas. Também aqui se tem uma semana de 40 horas, 8 por dia.

O calendário 24 Horas [24 Hours], como o nome indica, permite a realização do trabalho em qualquer dia da semana e a qualquer hora. É o indicado para Projectos

ou actividades que se realizem sem interrupções.


Prioridade do Projecto

A propriedade Prioridade [Priority] varia entre 0 e 1000, sendo o valor mais alto indicativo de prioridade absoluta.

A prioridade do Projecto só é utilizada num ambiente de partilha de recursos entre Projectos em que se utiliza a ferramenta de Nivelamento de Recursos [Resource Leveling]. Nestes casos, a prioridade irá influenciar a forma como os recursos irão ser distribuídos pelos vários projectos que os utilizam, dando vantagem ao projecto prioritário.

Outras Propriedades

As propriedades Data Corrente [Current Date] e Data de Status [Status Date] são por agora irrelevantes, embora mais tarde venham a ser importantes para o acompanhamento do Projecto.

A área Personalização de Campos Empresariais [Enterprise Custom Fields]destina-se à consulta dos campos que eventualmente tenham sido personalizados no modelo de Projecto Global [Enterprise Global]. Para editar este modelo é necessário ter as permissões correctas e acesso a um servidor MICROSOFT PROJECT SERVER.


4

Para facilitar a tarefa de gestão de um projecto, é de extrema importância configurar correctamente a informação de horário e calendário laboral.

Esta informação é automaticamente aplicada a todas as tarefas e recursos do projecto, podendo no entanto ser alterada em casos específicos.

SUMÁRIO DO CAPÍTULOUtilização de calendários Editar e criar um calendário de projectoOpções de calendários Aplicação e partilha dos calendários

Calendário do Projecto



Calendário do Projecto

Gestão de Calendários

O Gestor de Projecto poderá, sempre que necessário, editar ou criar novos calendários. Para tal deverá seleccionar a opção Alterar o Calendário de Trabalho [Change Working Time] no menu Ferramentas[Tools].

É nesta caixa de diálogo que o utilizador poderá efectuar todas as alterações que necessitar, quer em termos de horário como configuração de feriados, dias úteis, férias, etc., tanto para os calendários dos projectos como para os próprios calendários dos recursos.

Editar um Calendário

Para editar um calendário deverá primeiro seleccioná-lo na caixa Para [For]. Caso já existam recursos atribuídos ao Projecto, também irão aparecer nesta caixa os respectivos calendários.

Após seleccionar o calendário, poder-se-á utilizar a grelha para seleccionar uma ou mais datas a alterar. Para isso deverá efectuar um click com o rato em cima da data, ou click e arrasto para seleccionar mais que uma data.


Também se podem seleccionar as datas a alterar pelo dia da semana. Para isso terá que se efectuar a selecção pela coluna. A selecção de uma coluna faz-se pelo respectivo cabeçalho onde se encontra a inicial do dia da semana. Esta selecção abrange todos os meses do Projecto e não apenas o mês corrente.

Depois de seleccionado um dia ou conjunto de dias, poderemos usar a secção direita para alterar o seu horário.

A opção Por Defeito [Use Default] aplica ao dia ou dias seleccionados a configuração padrão do MICROSOFT PROJECT, ou seja, um horário das 8 horas as 12 e das 13 às 17 horas para os dias da semana e sem horário útil para o fim-de-semana.

A opção Horário não Útil [Nonworking Time]estabelece que na(s) data(s) não será realizado trabalho. Desta forma poder-se-á indicar feriados, férias ou dias de folga para o projecto.

Finalmente, a opção Horário Personalizado[Nondefault Working Time] permite configurar o horário até um limite de 5 turnos nas caixas de texto imediatamente abaixo. A configuração destas caixas deverá ter em conta que a hora indicada na coluna Desde [From] deverá ser sempre inferior à colocada na coluna Até [To], e indicar os turnos por ordem crescente.

Criar um Calendário

Para criar um novo calendário há que usar o botão Novo... [New...] que se encontra na caixa de diálogo Alterar o Calendário de Trabalho [Change Working Time].

1. Seleccionar o menu Ferramentas[Tools]

2. Seleccionar a opção Alterar o Calendário de Trabalho [Change Working Time]

3. Premir o botão Novo [New…]

4. Indicar se o novo calendário será um calendário totalmente em branco e sem qualquer outra configuração especial através da opção Criar um Novo Caledário-Base [Create New Base Calendar], ou terá como base algum outro calendário já existente através da opção Criar Como Cópia de [Make a Copy Of…].


Opções de Calendário

Através do botão Opções [Options] da caixa de diálogo de configuração de calendários, tem-se a possibilidade de configurar algumas opções que, apesar de não estarem directamente relacionadas com os calendários, vão afectar as datas e durações das tarefas.


2. Seleccionar a opção Alterar o Calendário de Trabalho [Change Working Time]

3. Premir o botão de Opções..[Options…]

A opção Início da Semana em [Week Starts On] permite indicar que dia da semana é usado como primeiro dia. Esta alteração reflecte-se em parte no gráfico de Gantt e nos calendários usados para o preenchimento de datas.

De modo semelhante, a opção Início do Ano Fiscal em [Fiscal Year Starts In] permite indicar em que mês se inicia o ano. Caso se configure o ano a começar em, por exemplo, Julho, o gráfico de Gantt mostrará a transição de 2004 para 2005 em Julho de 2005.

Como exemplo, no projecto ao lado poderá verificar-se que a legenda apresenta o mês

de Junho como sendo ano 2005 e o mês de Julho como pertencente ao ano seguinte.

Se pretender atrasar o ano, poderá usar a opção Usar Início do Ano para Numeração de Ano Fixo (FY: Fixed Year) Use Starting Year for FY Numbering. No exemplo Junho passaria a 2004 e Julho a 2005.


Nas opções Hora de Início Padrão [Default Start Time] e Hora de Fim Padrão [Default End Time] poderá configurar-se a hora de início/fim atribuída automaticamente a todas as tarefas nas quais não se indicou explicitamente hora mas apenas data de início/fim. Esta opção não afecta o horário designado como Por Defeito [Use Default] na caixa de diálogo Alterar o Calendário de Trabalho [Change Working Time].

As opções Horas por Dia [Hours per Day],Horas por Semana [Hours per Week] e Diaspor Mês [Days per Month] permitem configurar o factor de conversão utilizado quando se digitam quaisquer durações para as tarefas.

A duração das tarefas, independentemente de digitada em minutos, horas, dias, semanas ou meses, é sempre guardada internamente em minutos. Assim, é necessário ter em atenção que alterar estes factores de conversão em projectos que já têm tarefas irá alterar directamente as durações apresentada, salvo se a duração já estiver expressa em minutos.

A configuração destas opções é aplicada apenas ao projecto aberto no momento. No entanto o botão Atribuir como Padrão [Set as Default] permite tornar estas as alterações efectivas para os novos Projectos que venham a ser criados.

Aplicação dos Calendários

Além da aplicação ao Projecto (ver página 29), os calendários também poderão ser aplicados a Tarefas, Recursos e ao gráfico de Gantt – a ver mais tarde, nos respectivos capítulos.


Partilhar um Calendário no Modelo Global

Todos os calendários criados ou editados num projecto ficam disponíveis apenas nesse projecto. Para partilhar os calendários é necessário usar a ferramenta Organizador [Organizer].

O Organizador [Organizer] é uma ferramenta que permite copiar informação de um projecto para o modelo de projecto Global[Global], ou entre quaisquer dois projectos. Esta ferramenta está disponível no menu Ferramentas [Tools].

Ao colocar um calendário, ou qualquer outro objecto, no modelo Global, ele fica assim disponível para ser utilizado em qualquer outro projecto que seja trabalhado no mesmo computador.

Para partilhar um calendário no Modelo Global:


2. Seleccionar a opção Organizer [Organizer]

3. Seleccionar o separador Calendários [Calendars]

4. Seleccionar na caixa da direita o calendário a partilhar

5. Usar o botão Copiar [Copy]

Para transferir calendários, ou outros objectos, entre projectos deve seguir-se o mesmo método, mas utilizando primeiramente as caixas Calendário Disponível em[Calendars Available In] para indicar qual o projecto de origem e qual o de destino da cópia. Para tal ambos os projectos deverão estar abertos.



5

Um dos encargos indispensável de um gestor de projecto é a gestão de tarefas, já que estas são um elemento fundamental em qualquer projecto.

À semelhança do projecto, também as tarefas possuem propriedades que permitem tirar maior partido das ferramentas desta aplicação.

SUMÁRIO DO CAPÍTULOEdição e manipulação básica das tarefas

Criação, remoção e alteração de tarefas

Organização das tarefas em fases Criação de dependências entre tarefas Propriedades das tarefas

Gestão de Tarefas



Gestão de Tarefas As tarefas são parte indispensável do Projecto, e são normalmente as primeiras a ser introduzidas.

À casa tarefa é atribuído um número sequencial que a identifica perante o MICROSOFT PROJECT, dado que poderão existir várias tarefas com o mesmo nome. Esse número é guardado na propriedade Identificador [Id] e mostrado na zona cinzenta à esquerda à esquerda de cada tarefa.

Além do identificador, todas as tarefas têm muitas outras propriedades que controlam a sua duração, execução, dependências, etc.


Selecção e Edição Básica

Antes de editar as propriedades de uma ou mais tarefas é necessário seleccioná-las. Podem seleccionar-se tarefas quer pela selecção da linha, efectuando um click na zona cinzenta à esquerda da linha (no identificador), quer pela selecção de uma ou várias células da mesma, excepto no que respeita à cópia ou mover de tarefas.

Caso se pretenda seleccionar várias tarefas poder-se-á usar o click e arrasto do rato de forma a criar uma área de selecção.

Também é possível seleccionar tarefas não contíguas. Para tal deve-se começar por seleccionar primeiro uma tarefa ou conjunto e depois premir, durante a selecção das restantes, a tecla de Controlo [Ctrl/Control] do seu teclado.

A edição da informação presente na tabela do gráfico de Gantt, ou noutra qualquer tabela do MICROSOFT PROJECT, é em tudo idêntica ao método de edição usado noutras aplicações do Office. Na maioria das vezes bastará seleccionar com o rato a informação a editar e alterar.

O uso do duplo-click no MICROSOFT PROJECT encontra-se também bastante generalizado,

sendo sempre uma das formas para alterar todo o tipo de objecto.

Para permitir o acesso ao projecto, encontra-se uma barra de deslocamento vertical à direita do gráfico de Gantt. Esta permite a navegação por todas as tarefas do Projecto, em conjunto com as respectivas barras de Gantt.

Está também disponível uma barra de deslocamento horizontal ao fundo da zona de tabela e uma barra de deslocamento horizontal ao fundo da zona gráfica. Estas barras funcionam independentemente e permitem o acesso às colunas e às datas não visíveis, respectivamente.

Criar uma Tarefa

O melhor método para a criação de tarefas é utilizando a tabela disponível na vista do gráfico de Gantt. Esta vista é automaticamente apresentada sempre que se cria um Projecto, e pode ser apresentada seleccionando a opção Gráfico de Gantt[Gantt Chart] no menu Vistas [View].

A área de tabela presente na vista do Gráfico de Gantt [Gantt Chart]disponibiliza as principais colunas/propriedades das tarefas.


Para adicionar uma nova tarefa deve-se seleccionar uma linha em branco e digitar o nome da tarefa na respectiva célula da coluna Nome de Tarefa [Task Name].

Caso pretenda criar a nova tarefa mas não exista uma linha disponível, deverá primeiro utilizar a opção Nova Tarefa [New Task] do menu Inserir [Insert]. Esta opção insere tantas linhas novas quantas as que estiverem no momento seleccionadas. As novas linhas são inseridas acima das tarefas seleccionadas. Esta acção também pode ser executada através da tecla [Insert]/[Ins]

Remover uma Tarefa

Para remover uma tarefa basta seleccionar a linha onde se encontra, ou simplesmente uma célula da linha, e utilizar a opção Delete Task do menu Edit. A tecla [Delete]/[Del] poderá ser igualmente usada mas obriga à selecção de toda a linha da tarefa e não apenas parte.

Poderá de igual forma apagar um conjunto de tarefas, desde que proceda à sua selecção prévia.

Copiar ou Mover Tarefas

Sempre que seja necessário poderá copiar ou mover tarefas dentro de um projecto ou entre projectos. O método é em tudo semelhante ao utilizado noutras aplicações Office.

Para copiar ou mover uma tarefa ou conjunto de tarefas:

1. Seleccionar a tarefa ou conjunto de tarefas

2. Utilizar a opção Copiar [Copy] ou Cortar [Cut] do menu Editar [Edit]consoante queira copiar ou mover, respectivamente

3. Seleccionar a posição de destino, quer seja no mesmo projecto ou noutro. Não é necessário seleccionar uma linha vazia

4. Utilizar a opção Colar [Paste] do menu Editar [Edit]

Ter em atenção que para copiar ou mover integralmente toda a informação de tarefas é necessário efectuar a selecção integral da(s) linha(s) da(s) tarefa(s).


Criar Tarefas Recorrentes

Uma tarefa diz-se recorrente se ocorre várias vezes num mesmo projecto, com um intervalo de tempo entre ocorrências.

Estas tarefas poderão ser criadas individualmente ou automaticamente através da opção Tarefa Recorrente [Recurring Task] do menu Inserir [Insert].

Esta opção permite na realidade inserir um conjunto de ocorrências criadas com um determinado tipo de intervalo de tempo entre si. Cada ocorrência criada é de facto uma tarefa normal.

Para inserir uma tarefa recorrente é necessário indicar a posição onde será introduzida, embora não seja preciso seleccionar uma linha vazia.

1. Seleccionar a posição onde irá ser criada a nova tarefa

2. Seleccionar o menu Inserir [Insert]

3. Seleccionar a opção Tarefa Recorrente [Recurring Task]

4. Introduzir um nome genérico para o conjunto de ocorrências

5. Indicar a duração de cada ocorrência


6. Indicar a periodicidade das ocorrências

a. Diária [Daily]

i. Indicar se as ocorrências deverão ocorrer todos os dias ou dia-sim/dia-não, de dois em dois dias, três em três, etc.

ii. Indicar se quer usar apenas dias úteis ou todos os dias

b. Semanal [Weekly]

i. Indicar se as ocorrências deverão ocorrer todas as semanas ou semana-sim/semana-não, de duas em duas semanas, três em três, etc.

ii. Indicar o(s) dia(s) da semana para a realização das ocorrências

c. Mensal [Monthly]

i. Indicar o dia do mês pela data ou pelo padrão da data

ii. Indicar se as ocorrências deverão ocorrer em todos os meses ou mês-sim/mês-

não, de dois em dois, três em três, etc.

d. Anual [Yearly]

i. Indicar o dia e mês para a ocorrência através da data ou através do padrão de data.

7. Indicar a partir de quando se iniciará a primeira ocorrência

8. Indicar quantas ocorrências se pretendem criar ou até quando se realizará a ultima ocorrência

9. Indicar, se necessário, um calendário para as ocorrências


Agrupar Tarefas em Fases

Para facilitar a leitura e organização do projecto, as suas tarefas deverão ser dispostas em Fases/ Tarefas de Sumário [Summary Tasks].

Num projecto com tarefas organizadas em fases e sub-fases, o MICROSOFT PROJECT trata de apresentar automaticamente informação de sumário para o grupo, como por exemplo o custo total da fase ou a sua duração.

1. Para criar fases é necessário primeiramente introduzir o conjunto de tarefas a agrupar, incluindo à cabeça a tarefa que posteriormente será transformada em título do grupo, ou seja em fase.

1. Seleccionar o conjunto de tarefas a agrupar sem incluir a tarefa que passará a ser o título da fase

2. Utilizar a opção Indent do sub-menu Outline do menu Project

Após a criação da fase é já possível verificar que, no exemplo, a duração da fase foi automaticamente calculada e indicada como sendo 2 dias.


Dependências [Links] entre Tarefas

As tarefas de um Projecto poderão ser distribuídas no tempo através da configuração da sua data de início ou fim. No entanto, nem sempre essa é a realidade, e na maioria das vezes as tarefas de um Projecto possuem relações de dependência entre si, e são essas relações que fixam o seu início ou fim. O mesmo é válido entre fases e entre fases e tarefas.

Uma tarefa ou fase diz-se dependente se existe alguma outra tarefa prioritária ou fase prioritária que condiciona directamente a sua data de início ou fim. Essa informação fica registada apenas na própria tarefa dependente, na sua propriedade Precedências [Predecessors].

Criar dependências

Existem vários métodos para criar dependências entre tarefas.

Utilizando a tabela

A coluna de Precedências [Predecessors]permite visualizar e editar as dependências entre tarefas.

Para indicar que uma tarefa está dependente de outra:

1. Identificar o ID da tarefa/fase prioritária (ver informação sobre o ID a partir da página 40)

2. Seleccionar na tarefa que irá ficar dependente a respectiva célula da coluna de Precedências [Predecessors]

3. Digitar o ID da tarefa prioritária

4. Indicar como sufixo o tipo de dependência a gerar (FS, FF, SS, SF) excepto para dependências de tipo Fim-Início [FS] (ver em seguida informação sobre tipos de dependências).

Utilizando o botão Link

Outra forma de criar dependências é seleccionar o par de tarefas, começando da prioritária para a dependente, e utilizar

o botão de Ligação [Link] . Para remover a ligação poderá ser usado o botão

Remover Ligação [Unlink] .

Utilizando o rato

O rato poderá ser usado para criar a dependência directamente sobre o gráfico de Gantt. Para tal, efectuar um click em cima da tarefa prioritária e arrastar o rato, mantendo o botão esquerdo premido, para cima da tarefa dependente.


Utilizando a caixa de propriedades da tarefa

Também se poderá usar a caixa de propriedades da tarefa para adicionar dependências. Para mais informações consultar a respectiva secção mais abaixo neste capítulo.

Tipos de Dependências

São quatro os tipos de dependências possíveis:

Fim-Início

[Start-Finish/FS]

Fim-Fim

[Finish-Finish/FF]

Início-Início

[Start-Start/SS]

Início-Fim

[Start-Finish/SF]

Em qualquer dos esquemas, a dependência é indicada através de uma seta que parte do início/fim da tarefa prioritária para o início/fim da tarefa dependente.

Aplicação a Fases

As dependências poderão ser criadas entre duas tarefas, entre duas fases e entre uma tarefa e uma fase, excepção feita às dependências de tipo Início-Fim [Start-Finish] e Fim-Fim [Finish-Finish] que não poderão ser colocadas em fases, já que não é possível restringir o fim de uma fase pois este depende única e exclusivamente do fim das suas tarefas.

Figura 11


Dependências entre Projectos

É também possível estabelecer dependências entre tarefas de diferentes projectos. Esta facilidade é particularmente útil quando os recursos são partilhados entre os diferentes projectos.

Para que seja possível criar dependências entre tarefas de projectos diferentes, é primeiramente necessário criar um projecto global, onde serão consolidados os dois ou mais projectos em questão.

1. Criar um novo projecto para funcionar como vista global;

2. Introduzir nesse projecto os projectos a consolidar, através da opção Projecto [Project] do menu Inserir [Insert]. Confirmar que a opção Ligar ao Projecto [Link to Project] está activa.

Este projecto global funciona como uma vista geral privilegiada dos projectos consolidados, podendo através dele consultar ou mesmo alterar a informação de cada um. Dado que a informação global não é uma duplicação, mas sim uma ligação a cada um dos projectos, todas as alterações efectuadas reflectem-se nos projectos consolidados.

Após a criação do projecto global, é possível criar dependências entre

quaisquer duas tarefas, ou fases, da mesma forma que num projecto normal.


Propriedades das Dependências

Ao efectuar um duplo-click em cima da representação gráfica da dependência, irá visualizar a caixa de Propriedades da Dependência da Tarefa [Task Dependency].

Nesta caixa, para além do tipo de ligação a efectuar, existe uma caixa para configurar a propriedade Atraso [Lag] da ligação.

O Atraso poderá conter valores positivos ou negativos.

Caso o valor seja positivo funciona, por exemplo para uma dependência de tipo Fim-Início, como uma pausa obrigatória entre o fim da tarefa prioritária e o início da tarefa dependente.

Caso seja negativo funciona, para o mesmo exemplo, como uma sobreposição obrigatória entre a tarefa que termina e a que se inicia, ficando assim as tarefas com algum tempo de execução simultânea.

Figura 12


Propriedades das Tarefas

São muitas as propriedades das tarefas, mas poucas as que se encontram visíveis na zona de tabela da vista do gráfico de Gantt. Nesta vista cada coluna representa uma propriedade específica da tarefa, permitindo a sua alteração.

As propriedades visíveis na vista do gráfico de Gantt são, por ordem:

1. ID (coluna cinzenta)

2. Indicadores

3. Nome da Tarefa

4. Duração

5. Data de Início

6. Data de Fim

7. Precedências

8. Recursos, Nomes de

Poderão ser visualizadas e editadas outras propriedades na tabela desde que se introduzam novas colunas para o efeito. Para mais informação sobre Colunas, consultar o respectivo capítulo na página

Figura 13


Caso as colunas não apresentem largura suficiente para visualizar todo o seu conteúdo, poderão ser apresentados cardinais em sua substituição. Deverá nesse caso colocar o rato entre as colunas, sobre a zona cinzenta do cabeçalho, e redimensionar com click e arrasto, mantendo sempre o botão esquerdo do rato premido.

Outra forma para alterar as propriedades é usando a caixa de diálogo Informação de Tarefas [Task Information].

Esta caixa encontra-se dividida em 6 separadores, sendo as propriedades Nome[Name], Duração [Duration] e (Duração) Estimada [Estimated] comum a todos eles.

Propriedades Gerais

Nome da Tarefa [Name]

Esta propriedade encontra-se também visível na tabela do gráfico de Gantt. O nome da tarefa poderá ser qualquer sequência de texto, embora não deva ser muito grande. Para conteúdos maiores deverá ser usada a Nota da tarefa.

Duração [Duration]

Como duração poderão ser usadas várias unidades de tempo, sendo horas a unidade padrão que o MICROSOFT PROJECT utiliza à partida.

Para introduzir uma duração na unidade padrão, digitar apenas o número de horas e terminar com Enter ou Ok.

Pode-se também alterar a duração utilizando os botões imediatamente à direita do valor.

Valores com parte decimal também são suportados, e as tarefas com duração zero são representadas como Marcos do Projecto [Milestones].

Para outras unidades é necessário adicionar um sufixo após o valor:

m – Minutos

h – Horas

d – Dias

w – Semanas (Weeks)

mon – Meses (Months)

Ter em atenção que as durações, por uma questão de simplicidade de cálculos, são sempre registadas internamente em minutos, e depois visualizadas e convertidas para a unidade indicada tarefa a tarefa. Deste modo é importante configurar as Opções de Calendário previamente.


Duração Estimada [Estimated]

Esta propriedade apenas adiciona à duração da tarefa um ponto de interrogação que é automaticamente retirado logo que a duração seja editada. O objectivo que as tarefas cuja duração ainda não foi editada fiquem dessa forma destacadas das restantes.

Percentagem Concluída [Percent Complete]

Através desta propriedade o gestor de Projecto pode indicar que parte ou toda a tarefa já foi executada, e assim representar mais fielmente o Projecto.

As tarefas que tenham uma percentagem superior a zero apresentam no gráfico de Gantt as respectivas barras proporcionalmente preenchidas com uma linha negra. Tarefas concluídas a cem por cento apresentam-se com a respectiva barra completamente preenchida. Paralelamente, na coluna de indicadores, é apresentado um indicador gráfico para o efeito.

Figura 14


Data de Início e Fim [Start Date/Finish Date]

As datas de início e fim da tarefa são processadas conjuntamente com a sua duração, de forma a uma delas ser sempre calculada. Assim, se, por exemplo, for indicada a data de início e a duração da tarefa, a data de fim é calculada e indicada automaticamente.

Para alterar as datas de início e fim pode-se usar o botão imediatamente à esquerda da respectiva caixa, ou escrever directamente. Usando o botão tem-se acesso a um calendário no qual se pode escolher o dia, o mês e o ano pretendido.

Os campos de tipo data incluem também informação sobre a hora, apesar de à partida não ser apresentada. A indicação da hora referente à data escolhida ou digitada terá sempre que ser feita manualmente, digitando.

Para apresentar a informação da hora nos campos de tipo data é necessário configurar a propriedade Formato de Data [Date Format] do MICROSOFT PROJECT.

Para configurar o formato das datas:


2. Seleccionar a opção Opções [Options]

3. Seleccionar o separador Vistas[View]

4. Na caixa Formato de Data [Date Format] seleccionar o formato que melhor se adequar

Esconder a Barra da Tarefa [Hide Task Bar]

Esta opção permite esconder, se necessário, as tarefas menos relevantes do Projecto. As tarefas continuam a ser processadas e incluídas no Projecto, mas não aparecendo graficamente na vista Gantt Chart.

Destacar a Barra da Tarefa [Roll Up Gantt Bar to Summary]

Pode-se aplicar esta opção às tarefas mais importante do Projecto pois permite replicar a barra da tarefa na respectiva fase ou fases que a contêm.

Precedências das Tarefas

Neste separador encontra-se uma tabela que permite visualizar e editar as precedências das tarefas.

Recursos das Tarefas

No separador de Recursos podem atribuir-se todos os recursos necessários à tarefa,em

como configurar o montante ou número de unidades a usar.

Antes de atribuir recursos às tarefas deve-se construir a lista completa de recursos e configurar as suas propriedades.


Propriedades Avançadas

No separador de propriedades avançadas encontram-se as opções mais complexas das tarefas, em grande parte relacionadas com o acompanhamento da execução do Projecto

Data Limite para a Execução [Deadline]

Esta propriedade permite estabelecer, e representar graficamente no gráfico de Gantt, a data limite para a execução de uma tarefa. Paralelamente, caso a tarefa ultrapasse essa data será apresentada na coluna de indicadores [Indicators] uma indicação gráfica dessa ocorrência.

Figura 15

Figura 16


Restrições [Constraint Type/Date]

As caixas Tipo de Restrição [Constraint Type] e Data de Restrição [Constraint Date] permitem aplicar restrições às datas de execução das tarefas.

O tipo de restrição padrão para cada Projecto é dependente do tipo de calendarização usado no Projecto (ver Propriedades do Projecto na página 29). Em Projectos com data de início definida as tarefas deverão começar o mais cedo possível, sendo a restrição padrão O Mais Cedo Possível [As Soon As Possible](ASAP). Nos Projectos com data de fim definida as tarefas deverão começar o mais tarde possível, sendo a restrição padrão OMais Tarde Possível [As Late As Possible](ALAP).

As restrições do tipo ASAP e ALAP não necessitam de nenhuma data associada na caixa Data da Restrição [Constraint Date],uma vez que se referem às datas de início e fim do Projecto, respectivamente.

As restrições Data de Início Em [Must Start On] e Data de Fim Em [Must Finish On] fixam definitivamente a tarefa a uma data de início ou fim estabelecida na caixa de Data de Restrição. Uma tarefa com data de início ou fim fixo não poderá nunca ser movida por via de uma dependência ou outro factor.

As restrições do tipo Não Começar Mais Tarde Que [Start no Later Than] e Não Terminar Mais Tarde Que [Finish no Later Than] aparentam à partida um mesmo comportamento que a restrição ASAP. No entanto estas restrições são na realidade mais próximas da propriedade Data Limite Para a Execução [Deadline]. A diferença é que enquanto o Deadline é uma propriedade meramente indicativa, estas outras são de facto restritivas. Ao aplicar uma destas restrições temos a garantia que a data de início ou fim da tarefa nunca irá ultrapassar a data indicada. Assim , é possível que o uso destas restrições provoque conflitos ,prontamente indicados pelo Assistente de Planeamento do MICROSOFT PROJECT.

As restrições do tipo Não Começar Antes De [Start no Earlier Than] e Não Terminar Antes De [Finish no Earlier Than] permitem indicar o mais cedo possível que a tarefa poderá iniciar ou terminar., afastando-se assim do início do Projecto. Estas tarefas continuam a poder interagir perfeitamente com as suas precedências.

Tipo de Tarefa e Orientação ao Esforço [TaskType/Effort Driven]

Estas propriedades permitem configurar a interacção do MICROSOFT PROJECT, e a quantidade de cálculos efectuados, aquando da atribuição de recursos às tarefas.


Uma tarefa com Orientação ao Esforço reagirá mais a uma alteração à quantidade ou número de recursos que uma tarefa sem Orientação ao Esforço.

Tarefas de Duração Fixa

Utilizar esta opção se pretender que a duração da tarefa se mantenha constante independentemente de qualquer alteração ao nível do número de recursos ou quantidade de trabalho da tarefa.

Numa tarefa deste tipo, o MICROSOFT PROJECT processa as alterações da seguinte forma:

Se o utilizador alterar o número de recursos o MICROSOFT PROJECT recalcula o trabalho envolvido;

Se o utilizador alterar a duração da tarefa o MICROSOFT PROJECT recalcula a quantidade de trabalho envolvido;

Se o utilizador alterar a quantidade de trabalho envolvido o MICROSOFT PROJECTrecalcula a quantidade de Recursos necessária.

Unidades Fixas

Utilizar esta opção se pretender manter fixa a quantidade de recursos utilizada na tarefa, independentemente de qualquer alteração ao nível de duração ou quantidade de trabalho para a tarefa.

Numa tarefa deste tipo, o MICROSOFT PROJECT efectua o seguinte processamento:

Se o utilizador alterar o número de unidades dos recursos o MICROSOFT PROJECTrecalcula a duração da tarefa;

Se o utilizador alterar a duração da tarefa o MICROSOFT PROJECT recalcula a quantidade de trabalho;

Se o utilizador alterar a quantidade de trabalho o MICROSOFT PROJECT recalcula a duração da tarefa.

Trabalho Fixo

Utilizar esta opção se pretender manter fixa a quantidade de trabalho da tarefa, independentemente de qualquer alteração na duração ou quantidade de recursos usados. Como, por definição, uma tarefa do tipo Trabalho Fixo é uma tarefa Orientada ao Esforço [Effort Driven], não é possível desmarcar esta ultima opção para este tipo de tarefa.

Numa tarefa deste tipo, o MICROSOFT PROJECT actua da seguinte forma:

Se o utilizador alterar o número de unidade dos recursos o MICROSOFT PROJECTrecalcula a duração da tarefa;

Se o utilizador alterar a duração da tarefa o MICROSOFT PROJECT recalcula o


número de unidades de recursos necessárias;

Se o utilizador alterar a quantidade de trabalho o MICROSOFT PROJECT recalcula a duração da tarefa.

Calendário [Calendar]

Todas as tarefas, que não tenham um calendário próprio, usam o calendário do respectivo Projecto, e são portanto realizadas nas datas e horas por ele definidas.

No entanto, quando uma tarefa tem associado algum recurso, deixa de ser realizada dentro dos limites estabelecidos pelo calendário do Projecto e passa a considerar apenas a disponibilidade do recurso, indicada no seu calendário.

No entanto, se existir alguma tarefa que pelas suas características necessita de um horário ou datas úteis diferentes, pode-se atribuir directamente à tarefa um calendário diferente do próprio Projecto. Nestes casos, e quando a tarefa também possui recursos, passa a existir uma ambiguidade pois existem dois calendários a seguir – o da tarefa e o do recurso atribuído. Esta ambiguidade é resolvida através da opção seguinte.

Ignorar Calendário do Recurso [Scheduling Ignores Resource Calendars]

Esta opção só está disponível para tarefas com calendário próprio atribuído e permite indicar se, em caso de terem recursos associados, irão usar o ser próprio calendário ou o do recurso.

Seleccionar a opção para ignorar o(s) calendário(s) do(s) recurso(s), e assim usar o próprio calendário. Retirar a selecção para usar apenas o(s) calendário(s) do(s) recurso(s).

Código de Estrutura de Trabalho [WBS Code]

O código de Estrutura de Trabalho [Work Breakdown Structure] (WBS) tem como objectivo numerar a sucessão de fase e tarefas do Projecto e é automaticamente gerado pelo MICROSOFT PROJECT. Também é possível alterá-lo e assim adaptá-lo a outros objectivos.

Para além de poder ser consultado nesta caixa, o código WBS também pode ser visualizado na tabela do gráfico de Gantt. Para isso seguir o procedimento necessário à inserção de colunas numa tabela, para mostrar o campo WBS (ver página 93).


Método de Cálculo de Custos [Earned Value Method]

O cálculo dos custos é uma das facilidades apresentadas pelo MICROSOFT PROJECT. Para isso é essencial atribuir honorários aos recursos e/ou custos às tarefas.

Para além do custo total da tarefa/fase/Projecto, o MICROSOFT PROJECT também calcula o custo pago e o custo por pagar, baseando-se para isso na percentagem de tarefa/trabalho realizado.

Na análise Valor Ganho [Earned Value], um dos tipos de análises realizadas pelo MICROSOFT PROJECT, é possível utilizar então a Percentagem de Tarefa Executada [% Complete] ou então a Percentagem de Trabalho Executado [Physical % Complete].

Marcos no Projecto [Mark Task As Milestone]

Esta opção permite representar a tarefa como sendo um marco no Projecto, usando a notação de Gantt apropriada.

Notas das Tarefas

Neste separador é possível adicionar um comentário ou documento a cada tarefa. Funciona como um pequeno processador de texto, que permite alguns tipos de formatação através dos botões

disponibilizados, com a funcionalidade adicional de introdução de objectos.

Através do botão Inserir Objecto [Insert Object] podem ser introduzidos qualquer tipo de documentos previamente criados e guardados em disco, ou criar documentos novos e editados directamente a partir do MICROSOFT PROJECT.

Propriedades Personalizadas [Custom Fields]

Este separador permite visualizar campos personalizados no modelo de Projecto global [Enterprise Global]. Para editar este modelo é necessário ter as permissões correctas e acesso a um servidor MICROSOFT PROJECT SERVER.


6

A aplicação de recursos permite representar um projecto de forma mais realista, e assim avaliar o projecto quanto à sua duração e custos envolvidos.

Uma correcta gestão de recursos é essencial para o planeamento de um projecto, redução do caminho crítico e posterior execução.

SUMÁRIO DO CAPÍTULOCriação, edição e manipulação de recursosPropriedades dos recursos

Propriedades gerais e avançadas Custos e calendários

Partilha de recursos entre projectos

Gestão de Recursos



Gestão de Recursos Há diversas formas de consultar informação sobre recursos, mas a Folha de Recursos será a mais adequada para a criação e edição da lista recursos de todo o Projecto.

A Folha de Recursos é uma vista, à semelhança da vista Gráfico de Gantt, e pode ser seleccionada no menu Vistas [View] sob a opção Folha de Recursos [Resource Sheet].

Selecção e Edição Básica

À semelhança das tarefas, também os recursos podem ser seleccionados quer pela linha, efectuando um click na zona cinzenta à esquerda da linha, quer pela selecção de uma ou várias células da mesma. Também aqui excepção feita no que respeita à cópia ou mover.

Para seleccionar vários recursos pode usar-se o click e arrasto do rato de forma a criar uma área de selecção. Também se pode seleccionar recursos não contíguos. O processo é igual ao usado para tarefas e consiste em começar por seleccionar primeiro um recurso e depois usar, para a selecção dos restantes, a tecla de Controlo [Ctrl/Control]..

Através do duplo-click no recurso tem-se acesso à caixa de propriedades do recurso onde estão a maioria das propriedades.

As propriedades constantes na tabela da folha de recursos podem ser aí directamente alteradas.

As barras de deslocamento vertical, à direita, e horizontal ao fundo da tabela permitem o acesso às colunas não visíveis.

Criar um Recurso

Os recursos são automaticamente criados ao editar uma linha em branco.

É possível acrescentar linhas em branco através da opção Novo Recursos [New Resource] do menu Inserir [Insert].

Remover um Recurso

Para remover um recurso usar a opção Apagar Recurso [Delete Resource] do menu Edição [Edit], seleccionando previamente o recurso, ou recursos, a remover.


Copiar ou Mover Recursos

O copiar ou mover de recursos processa-se da mesma forma que para as tarefas.

1. Seleccionar o recurso, ou recursos, a copiar ou mover

2. Seleccionar a opção Copiar [Copy] ou Cortar [Cut] do menu Edição [Edit],consoante se queira efectuar a cópia ou transferência do(s) recurso(s)

3. Seleccionar o destino, eventualmente noutro Projecto

4. Utilizar a opção Colar [Paste] do menu Edição [Edit]

Propriedades dos Recursos

As propriedades dos recursos podem ser editadas directamente na Folha de Recursos ou na caixa de diálogo de Informação de Recursos [Resource Information], sendo esta última a forma mais completa de edição.

Para abrir a caixa de diálogo de informação de recursos seleccionar a opção correspondente no menu de Projecto[Project], ou efectuar duplo click em cima da linha do recurso.

Propriedades Gerais

Esta caixa está dividida em 5 separadores de propriedades.


Figura 17


Nome do Recurso [Resource Name]

Esta propriedade guarda o nome completo do recurso.

Quando um recurso está atribuído a uma tarefa, é este nome que é visualizado junto à respectiva barra do gráfico de Gantt.

Iniciais [Initials]

Esta propriedade permite adicionar uma segunda identificação a cada recurso, que pode consistir nas suas iniciais ou qualquer nome ou diminutivo correntemente usado para o recurso.

Endereço de correio electrónico [Email]

Esta propriedade guarda informação sobre o endereço de correio electrónico do recurso, para assim poderem ser enviadas notificações de trabalho directamente do MICROSOFT PROJECT.

Estas notificações poderão ser enviadas via MICROSOFT PROJECT / MICROSOFT Outlook ou via MICROSOFT PROJECT SERVER.

Grupo [Group]

A propriedade Grupo permite guardar informação organizacional para cada

recurso. Esta propriedade poderá ser usada para ordenar ou filtrar a folha de recursos segundo um critério de grupo.

Grupo de Trabalho [Workgroup]

Através desta propriedade o gestor de Projecto poderá indicar, para cada recurso, qual o método a usar para as eventuais notificações de trabalho e restantes contactos.

O método mais prático e vantajoso é utilizar as funcionalidades do MICROSOFT PROJECT SERVER, no entanto, caso não exista disponível esse servidor poder-se-á usar o MICROSOFT OUTLOOK, embora com menos potencialidades.

Código [Code]

A propriedade Código permite atribuir um qualquer código ao recurso, qualquer que seja a aplicabilidade.

O MICROSOFT PROJECT disponibiliza esta propriedade para o utilizador poder aqui identificar o código de empregado, de produto, etc.

Através deste código, à semelhança da propriedade Grupo, poder-se-á fazer uma ordenação dos dados ou filtragem.


Conta de Utilizador Windows [Windows Account]

Esta propriedade dispõe de um botão que auxilia a sua configuração. Ao usar esse botão o MICROSOFT PROJECT irá procurar o nome do recurso no Livro de Endereços [Address Book] usado (MICROSOFT Outlook ou MICROSOFTOutlook Express) e configurar directamente a propriedade. Esta propriedade será posteriormente usada pelo MICROSOFT PROJECTSERVER para autenticação dos utilizadores.

É necessário, no entanto, que o endereço do MICROSOFT PROJECT SERVER esteja correctamente configurado nas propriedades de colaboração.

Tipo [Type]

Esta propriedade permite indicar para cada recurso o seu tipo, podendo este ser Trabalho [Work] ou Material [Material].

Recursos de tipo Material são todos os recursos consumíveis que se queiram incluir no Projecto, ou recursos cuja disponibilidade seja total, não sendo importante nesse caso contabilizar a sua disponibilidade, já que para este tipo de recurso não estão disponíveis as propriedades relacionadas com a disponibilidade (ver em seguida) .

Recursos de tipo Trabalho são todas as pessoas, equipamentos e recursos não consumíveis. Estes recursos são utilizados total ou parcialmente no dia-a-dia do Projecto, sendo possível a todo o momento verificar qual a sua disponibilidade ou em que medida se está a sobre-utilizar o recurso.

Legenda dos Materiais [Material Label]

Esta propriedade apenas está disponível para recursos de tipo Material.

Aqui é possível configurar uma unidade para a utilização do recurso, como por exemplo Tonelada(s), Quilograma(s), Caixa(s), Litro(s), etc.

Esta informação é usada como informação auxiliar, visualizada no gráfico de Gantt, junto ao número de unidades de cada material utilizado .

Genérico [Generic]

Os recursos genéricos funcionam como características, conhecimentos ou actividades necessárias no Projecto e não como as pessoas ou materiais que irão preencher esses requisitos.

O uso de recursos genéricos permite especificar para cada tarefa qual ou quais os requisitos necessários à sua laboração, mesmo antes da existência ou conhecimento dos recursos do Projecto.


Inactivo [Inactive]

Os recursos poderão ficar inactivos se apagados ou de alguma forma removidos da Lista de Recursos [Resource Pool] de um Projecto.

Disponibilidade do Recurso [Resource Availability]

Esta tabela permite configurar a disponibilidade de cada recurso em termos de percentagem diária.

Com base nesta informação é calculada e apresentada na vista Folha de Recursos [Resource Sheet] a coluna Máximo de Unidades [Max. Units]. Esta funciona como um indicador do valor máximo usado na tabela de disponibilidade.

Deverão ser usadas datas consistentes (data na primeira coluna sempre anterior à da segunda coluna) ou “NA” no caso de não de aplicar nenhuma data, e assim criar um intervalo sem limite temporal.

Detalhes [Details]

O botão de detalhes permite visualizar directamente, caso exista, a informação sobre o recurso constante no Livro de Endereços [Address Book] (MICROSOFT Outlook ou MICROSOFT Outlook Express) do utilizador.

Propriedades de Horário

Neste separador encontramos um quadro em tudo idêntico ao da opção Alterar o Calendário de Trabalho [Change Working Time] do menu Ferramentas [Tools].

Figura 18


Calendário Base [Base Calendar]

Nesta propriedade deverá ser indicado qual o calendário que serve de base ao trabalho do recurso.

Todos os calendários, inclusivamente o do próprio recurso, poderão ser configurados a partir da opção Alterar o Calendário de Trabalho [Change Working Time] do menu Ferramentas [Tools].

Mais informação, sobre configuração do calendário, na página 34 - Gestão de Calendários.

Propriedades de Custos

Nesta secção poderemos encontrar todas as propriedades referentes aos custos dos recursos.

Os custos são apresentados em cinco tarifários [Cost Rate Tables] através dos separadores letra-A a letra-E, sendo o primeiro o tarifário padrão.

A primeira linha de cada tabela permite configurar o custo normal para esse tarifário, sendo que as linhas seguintes permitem indicar outros custos para datas concretas em que o pagamento é efectuado de outra forma (por exemplo em feriados, folgas, etc.).

Figura 19


Cumprimento do Pagamento [Cost Accrual]

O pagamento dos recursos poderá ser efectuado de três formas:

Imediatamente após o início do trabalho [Start];

Durante a execução do trabalho, na proporção indicada pela percentagem de tarefa concluída [Prorated]

Apenas após a conclusão da tarefa [End].

Em qualquer dos casos, o pagamento deriva directamente da percentagem de tarefa concluída.

Notas do Recurso

Da mesma forma que para as tarefas, este separador permite indicar mais alguma informação para o recurso, e inclusivamente associar ou adicionar documentos dos mais variados tipos e proveniências. É assim possível adicionar a cada recurso uma foto, um curriculum, um relatório, etc.

Figura 20


Propriedades Personalizadas

Este separador permite visualizar campos personalizados no modelo de Projecto global [Enterprise Global] que para editar necessita permissões correctas e acesso a um servidor MICROSOFT PROJECT SERVER.

Partilha de Recursos

A partilha de recursos permite efectuar a gestão de recursos usados em diversos projectos. Desta forma, quando um projecto utiliza um recurso de tipo Trabalho [Work]num determinado dia, a uma determinada hora, indisponibiliza-o para os restantes projectos.

1. Abrir o projecto que contém todos os recursos;

2. Abrir o projecto que irá usar os recursos do projecto anterior;

3. Neste projecto usar a opção Partilhar Recursos [Share Resources] da secção Partilhade Recursos [Resource Sharing] do menu Ferramentas [Tools].

Após estabelecer a partilha de recursos, cada projecto permitirá visualizar e alterar os recursos de forma transparente, independentemente da sua localização.


7

Os custos do projecto poderão resultar dos recursos envolvidos ou das próprias tarefas, podendo existir um compromisso directo entre o número de recursos aplicados à tarefa e a duração da mesma.

Uma correcta gestão de recursos permitirá não só reduzir a duração total do projecto como uma efectiva redução nos custos.

SUMÁRIO DO CAPÍTULOCustos das tarefas e dos recursos Formas de verificação de custos Colunas de informação de custo

Gestão de Custos



Gestão de Custos Existem dois tipos de custos:

Custos das tarefas

Custos dos Recursos

Os custos das tarefas são introduzidos como propriedade das tarefas, enquanto os custos dos recursos são introduzidos como propriedades dos recursos e estes posteriormente associados às tarefas.

Custos das Tarefas

Os custos das tarefas deverão ser editados numa vista de tarefas, usando uma tabela adequada que disponibilize a respectiva coluna.

Os custos das tarefas são independentes dos recursos afectos às tarefas, não sendo sequer necessária a existência de recursos.

Custos dos Recursos

Os custos dos recursos deverão ser editados na Folha de Recursos. Posteriormente são aplicados às tarefas conjuntamente com a associação dos respectivos recursos.

Para mais informação sobre os custos dos recursos, consultar a respectiva secção na página 70.

Verificação de Custos

Para visualizar todas as colunas referentes a custos, utilizar a tabela de Custos:

1. Seleccionar o menu Vistas [View]

2. Seleccionar o Gráfico de Gantt [Gantt Chart]

3. Seleccionar novamente o menu Vistas

4. Seleccionar a opção Tabelas [Table]

5. Seleccionar a tabela de Custos[Cost]

Só será possível seleccionar esta tabela numa vista compatível, como por exemplo no Gráfico de Gantt.

Em alternativa pode-se optar por visualizar selectivamente algumas colunas, utilizando para tal a opção Coluna [Column...] do menu Inserir [Insert] (ver página 93).


Custo Fixo [Fixed Cost]

Através desta propriedade, as tarefas poderão ter um custo directamente associado.

Este custo é totalizado, em conjunto com o custo dos recursos, na propriedade Custo[Cost].

Associada a esta propriedade existe uma outra que permite indicar quando é feito o Cumprimento do Pagamento do Custo Fixo[Fixed Cost Accrual].

Cumprimento do Pagamento do Custo Fixo [Fixed Cost Accrual]

Esta propriedade depende directamente da Percentagem de Tarefa Concluída.

O pagamento do custo fixo de cada tarefa poderá ser efectuado de três formas, à semelhança do custo proveniente dos recursos:

Imediatamente ao Início do Trabalho [Start];

Durante a Execução do Trabalho, na proporção indicada pela percentagem de tarefa concluída [Prorated]

Apenas após a conclusão da tarefa [End].

Custo [Cost]

A coluna Custo é por vezes apresentada sob o título Custo Total [Total Cost], pois contabiliza o custo total de cada tarefa.

Nas Fases [Summary Tasks] a contabilização é alargada de forma a totalizar, para além do custo dos recursos associados à fase e do próprio custo fixo da fase, também os custos das tarefas que compõem a fase.

Custo do Plano de Base [Baseline Cost]

Esta coluna indica o valor dos custos inicialmente planeados. Este valor apenas está disponível em Projecto nos quais se efectuou a gravação do Plano de Base[Baseline]. Para mais informação sobre o Plano de Base, consultar a secção respectiva na página 98.

Diferença de Custo [Cost Variance]

Esta coluna mostra a diferença existente entre os custos actuais indicados na propriedade Custo [Cost] e os indicados no Plano de Base.

Custo Corrente [Actual Cost]

Este valor indica quanto do Custo Total já foi pago, tendo em consideração a Percentagem de Tarefa Concluída, e a forma

de Cumprimento do Pagamento da Tarefa e dos Recursos.

Custo Remanescente [Remaining Cost]

Este valor deriva directamente da subtracção ao valor do Custo Total do Valor do Custo Corrente.


8

O MICROSOFT PROJECT disponibiliza diversas vistas que permitem diferentes análises da informação do projecto.

Para além dessas, é também possível criar novas vistas que melhor se adeqúem à análise pretendida.

SUMÁRIO DO CAPÍTULOSelecção de vistas

Vistas de tarefas e vistas de recursos

Informação disponibilizada pelas diversas vistas

Atribuição de trabalho extraordinário Resolução de conflitos

Criação e edição de vistas

Vistas



VistasDeverá ser seleccionada uma Vista específica consoante o objectivo do utilizador.

As Vistas apresentam os dados do Projecto segundo uma determinada perspectiva, permitindo nesse contexto o acesso a um eventualmente diferente conjunto de propriedades.

As Vistas dividem-se em dois grupos. Por um lado as relacionadas com Tarefas e por outro as relacionadas com Recursos.

Seleccionar uma Vista

Para seleccionar uma vista padrão deverá ser usado o respectivo menu Vistas [View].As cinco primeiras opções desse menu são Vistas de Tarefas e as três seguintes Vistas de Recursos.

Existem mais vistas, para além dessas 8 padrão, disponíveis através da opção Outras Vistas [More Views...] do mesmo menu. Nesta opção é apresentada uma caixa de diálogo com uma lista de vistas que poderão ser aplicadas à Janela do Projecto.

Vistas de Tarefas

São cinco as vistas de Tarefas padrão:

Calendário [Calendar]

Esta vista apresenta a informação na forma de calendário, de forma idêntica à apresentada pelo MICROSOFT Outlook / MICROSOFTOutlook Express.

É essencialmente uma vista para apresentação de informação, no entanto também é possível adicionar tarefas utilizando o click e arrasto, ou o duplo-click para editar tarefas.

Gráfico de Gantt [Gantt Chart]

Esta é a vista mais adequada para a fase de planeamento do Projecto.

Esta vista concilia uma zona de calendário onde é apresentado o gráfico de Gantt, referente às tarefas, com uma zona de tabela, configurável, onde é apresentada informação auxiliar sobre essas tarefas.

Diagrama de Rede [Network Diagram]

Esta vista apresenta a mesma informação de tarefas mas utilizando outra notação que não a do método de Gantt.

Da mesma forma também é possível editar e criar novas tarefas utilizando esta vista,

no entanto não será tão prática como a vista do Gráfico de Gantt.


Utilização de Tarefas [Task Usage]

Esta vista (à semelhança da vista Utilização de Recursos) efectua a ponte entre tarefas e recursos.

Aqui poderá ser consultada informação sobre as tarefas e para cada uma visualizado o detalhe de cada um dos recursos que nela trabalha.

Propriedades do Trabalho [Assignment Information]

Deste detalhe conta a indicação de esquema de trabalho do recurso na tarefa, o tarifário usado, etc.. Para visualizar estas propriedades, efectuar duplo click em cima de um dos recurso de uma qualquer tarefa.

Nesta janela constam as propriedades da associação do recurso Ana à actividade A. São elas:

Figura 21


Trabalho [Work]

Nesta propriedade poderá ser consultado e editado o número de horas de trabalho atribuído ao recurso na tarefa. Este número de horas é calculado, no momento da associação do recurso à actividade, com base na Duração da tarefa e disponibilidade do recurso para a tarefa (Unidades).

Comparativamente, poder-se-á dizer que, enquanto a propriedade Duração indica o tempo disponível para a realização da tarefa, o Trabalho indica o tempo útil efectivo.

Unidades [Units]

O número de unidades poderá ser uma parte da disponibilidade do recurso ou, eventualmente, superior a essa disponibilidade.

Num Projecto é comum haver grande parte dos recursos com disponibilidade 100%. Quer isto dizer que estão disponíveis para trabalhar a tempo inteiro, ou seja, oito horas diárias, se for esse o número de horas de trabalho diário definidas.

Número de unidades superior a 100% indica que o recurso irá efectuar trabalho extra, eventualmente pago como trabalho extraordinário; e número de unidades inferior poderá significar que o recurso não está a tempo inteiro na actividade, ou

por não ser necessário ou por ter mais actividades em mãos.


Esquema de Trabalho [Work Contour]

O esquema de trabalho permite definir o modo de trabalho do recurso ao longo dos dias dedicados à actividade.

A definição padrão para esta propriedade é a opção Plano [Flat], o que indica que o recurso irá trabalhar o mesmo número de horas por cada dia de trabalho na actividade, mas se o número de horas de trabalho for editada em algum dos dias da tarefa, o esquema passa a Editado[Contoured] para dar essa mesma indicação.

Os outros esquemas são:

Carga Final [Back Loaded]

Neste esquema o recurso executa a tarefa começando, nos primeiros dias, com pouco trabalho e vai aumentando a prestação diária até à conclusão de total.

Carga Inicial [Front Loaded]

Este é o esquema contrário ao anterior. Aqui o recurso começa com uma alta prestação que vai reduzindo diariamente até à conclusão da tarefa.

Duplo Pico [Double Peak]

Este esquema, como o gráfico ao lado indica, tem dois picos de trabalho ao longo da duração da tarefa.

Pico Inicial [Early Peak]

Esquema de trabalho com um pico após o início da tarefa e curva decrescente em seguida.

Pico Tardio [Late Peak]

Esquema com curva ascendente no início do trabalho, e pequena curva descendente após o pico.

Sino [Bell]

Trabalho segundo o esquema indicado pelo gráfico, com um pico central formado por uma curva ascendente e outra descendente.

Tartaruga [Turtle]

Esquema com um “arranque” lento, período estável em grande parte da duração da tarefa e final com lenta período descendente.

Início [Start]

Indica a data de início da tarefa.

Fim [Finish]

Indica a data de fim da tarefa.

Custo [Cost]

Indica o custo.

Tarifário [Cost Rate Table]

Indica o tarifário aplicado ao trabalho do recurso na tarefa.

Poderá ser seleccionado qualquer dos cinco tarifários disponíveis, letra-A a letra-E.

Para mais informação sobre tarifários, consultar as propriedades de custos na página 70.

Trabalho e Trabalho Extraordinário [OvertimeWork]

Através desta vista podem ser indicadas horas de trabalho extraordinário e,

consequentemente, aplicados custos por Trabalho Extraordinário [Overtime Cost]

Gantt de Acompanhamento do Projecto [Tracking Gantt]

Apesar de toda a semelhança entre esta vista e a do Gráfico de Gantt, os objectivos de ambas são diferentes.

Esta vista é específica para o acompanhamento do Projecto, apresentando informação sobre percentagens de tarefas concluídas, informação sobre o planeamento inicial, etc.


Vistas de Recursos

São três as Vistas de Recursos padrão:

Gráfico de Recursos [Resource Graph]

Aqui poderá ser consultada a disponibilidade de cada recurso do Projecto.

Esta vista está dividida em duas zonas. Na primeira deverá seleccionar-se o recurso a consultar, e na segunda é mostrado um calendário com a respectiva informação.

O calendário apresenta para cada recurso uma linha horizontal de maior espessura indicativa da disponibilidade máxima do recurso, dia-a-dia. Sobre essa linha é apresentado um gráfico de barras indicativo da quantidade de trabalho. Barras inteiramente azuis indicam que o recurso não excede o seu limite máximo de trabalho para o dia, enquanto as barras com área a vermelho indicam que o recurso está a laborar mais do que a sua disponibilidade.

Folha de Recursos [Resource Sheet]

É nesta vista que deverá ser criada e gerida a lista de recursos disponíveis para o Projecto. Para mais informação

consultar a secção respectiva na página 64.

Utilização de Recursos [Resource Usage]

Esta vista apresenta o mesmo tipo de informação que a vista Utilização de Tarefas, mas sobre a perspectiva dos recursos.

Edição e Criação de Vistas

Para editar ou criar novas vistas deverá ser usada a opção Outras Vistas [More Views...] do menu Vistas [View].

Figura 22


Nesta caixa de diálogo, para além de se poder aplicar uma vista não-padrão à Janela do Projecto, permite também editar ou criar uma vista inteiramente nova.

Ao criar uma vista nova (utilizando o botão Nova [New...]) é pedido em primeiro lugar que o utilizador indique o tipo de vista pretendido. As vistas poderão ser de tipo Simples ou uma combinação de vistas.

Vistas Simples

Ao seleccionar um tipo de vista Simples, será apresentada nova caixa de diálogo que permite configurar toda a informação da vista.

Figura 23

Figura 24


A primeira propriedade a configurar será o nome da vista [Name].

Após isso, deverá ser seleccionado, na lista de Écrans [Screen] seguinte, qual o ecrã que servirá de base à nova vista. Consoante o tipo de ecrã seleccionado, será criada uma vista de tarefas ou de recursos.

A caixa de Tabela [Table], se disponível (depende do tipo de ecrã seleccionado), permite configurar o conjunto de colunas a visualizar. Para mais informação sobre tabelas consultar a página 92.

Nas caixas de Grupo [Group] e Filtro[Filter] poderá ser seleccionado um agrupamento e/ou filtro a aplicar.

Ao aplicar um grupo a vista irá apresentar a informação separada em conjuntos, dependendo esta separação do critério utilizado por esse grupo.

Ao aplicar um filtro poderá ser omitida informação que não respeite as condições impostas por esse filtro. Em alternativa, utilizando a caixa Filtro de Destaque[Highlight Filter] a informação nunca é omitida, sendo destacada com a cor azul a que respeitar os critérios do filtro.

Para terminar, a opção Mostrar no Menu [Show in Menu] permite apresentar a nova vista como opção do menu Vistas [View], à

semelhança das vistas padrão aí disponíveis.

Vistas Combinadas

A aplicação de uma vista combinada à Janela do Projecto permite separar a área de trabalho em duas vistas ligadas. A informação da vista inferior poderá depender da informação seleccionada na vista superior.

Para criar uma vista combinada é necessário indicar um nome para a vista [Name], e os respectivos nomes das vistas a combinar – vista superior [Top] e inferior [Bottom].

Como anteriormente, a opção Show in Menu permite apresentar a nova vista como opção do menu View, à semelhança das vistas padrão aí disponíveis.

Figura 25



9

O Microsoft Project disponibiliza um vasto conjunto de propriedades para as tarefas, recursos e para o próprio projecto.

Essas propriedades poderão ser visualizadas através de uma tabela standard ou criada pelo utilizador para o efeito.

SUMÁRIO DO CAPÍTULOUtilização de tabelas Alteração de tabelas

Introdução de colunas Remoção de colunas Propriedades das colunas

Tabelas



TabelasUma tabela é basicamente um conjunto de colunas com a respectiva formatação aplicada. Cada coluna permite visualizar uma propriedade das tarefas ou recursos.

Não é possível visualizar simultaneamente propriedades de tarefas e recursos, daí existirem tabelas unicamente para tarefas e outras unicamente para recursos.

As tabelas podem ser visualizadas no contexto de uma Vista que utilize uma tabela.

As Vistas padrão que permitem visualizar uma tabela são:

Gráfico de Gantt [Gantt Chart] (vista de tarefas);

Utilização das Tarefas [Task Usage](vista de tarefas);

Gantt de Acompanhamento do Projecto[Tracking Gantt] (vista de tarefas);

Folha de Recursos [Resource Sheet](vista de recursos);

Utilização de Recursos [ResourceUsage] (vista de recursos).

Para mais informação sobre Vistas, consultar a respectiva secção na página nº 80.


Mostrar Colunas

Sempre que necessário, podem-se visualizar mais propriedades adicionando mais colunas.

Para adicionar colunas, deve-se seleccionar a coluna à esquerda da qual se pretende adicionar a nova, e em seguida utilizar a opção Coluna [Column...] do menu Inserir [Insert] ou a tecla de atalho Ins/Insert.

Será então apresentado um quadro que permite não só escolher a propriedade a visualizar como também configurar a forma da apresentação.

Após seleccionar na primeira caixa de texto qual a propriedade a mostrar, através do Nome do Campo [Field Name],deverá indicar, caso queira, na segunda caixa qual o Título [Title] a aplicar. Caso não seja usado um título, a coluna indicará no seu cabeçalho o nome da propriedade, mas se for indica um título este será apresentado em sua substituição. Desta forma é possível apresentar os cabeçalhos das colunas em Português ou usando termos próprios de uma dada organização ou Projecto.

Também é possível configurar o alinhamento do cabeçalho na caixa Alinhamento do Título [Align Title], e o Alinhamento dos Dados da coluna na caixa [Align Data].

Para configurar a largura da coluna poderá ser usada a caixa Largura [Width] ou, em alternativa, através do click e arrasto do rato entre duas colunas (mantendo o botão esquerdo do rato pressionado), na zona cinzenta do cabeçalho.

Figura 26


Este procedimento poderá ser necessário caso a coluna não disponha de espaço suficiente para mostrar todo o seu conteúdo, o que originará a sua substituição por cardinais como forma de alertar para o facto (excepto nas colunas de texto).

Figura 27


Ocultar Colunas

Para ocultar colunas será necessário seleccionar a coluna e utilizar a opção Esconder Coluna [Hide Column] do menu Editar [Edit] ou a tecla de atalho Del/Delete.

Editar Colunas

Qualquer coluna visível é susceptível de ser editada. Para tal efectuar um duplo click no cabeçalho da respectiva coluna.

As propriedades configuráveis são as mesmas que as apresentadas aquando da introdução de novas colunas (ver secção Mostrar Colunas acima).


10

Durante a execução do projecto poderão surgir problemas e situações que será necessário detectar e controlar.

Através da utilização dos recursos de acompanhamento, o gestor do projecto poderá simular as acções a empreender.

SUMÁRIO DO CAPÍTULOCriação de um plano-base Actualização do projecto Actualização das tarefas do projecto

Acompanhamento do Projecto



Acompanhamento do Projecto

Plano de Base [Baseline]

Para um acompanhamento mais eficiente do projecto, o MICROSOFT PROJECT permite efectuar a gravação de informação suplementar de cada tarefa, informação essa chamada de Plano de Base.

O Plano de Base [Baseline] funciona como uma imagem do projecto, criada num determinado momento do seu ciclo de planeamento-execução.

A partir do momento em que se efectua a gravação do Plano de Base [Baseline], o utilizador fica com a possibilidade de comparar os dados da imagem com os dados correntes do projecto.

Gravação do um Plano Inicial [Baseline]

O utilizador poderá efectuar a gravação da informação do Plano de Base a qualquer momento, no entanto é frequente fazê-lo imediatamente após o planeamento do projecto, antes da sua execução. Desta forma, passa a ser possível comparar o projecto planeado com o seu desenvolvimento efectivo.

Para guardar um Plano de Base [Baseline]deverá ser usada a opção Guardar Plano de

Base... [Save Baseline...] que se encontra no sub menu Acompanhamento [Tracking] do menu Ferramentas [Tools].



A caixa de diálogo apresentada permite especificar o tipo de Plano de Base a guardar, sendo que por omissão é guardado um plano para todo o projecto.

Caso o utilizador não pretenda guardar informação para todas as tarefas do projecto deverá previamente seleccionar as tarefas em questão e só depois proceder à sua gravação. Neste caso, activar a opção Tarefas Seleccionadas [Selected Tasks] da caixa de diálogo.

Informação de um Plano de Base

Existem várias categorias de informação constantes num Plano de Base [Baseline]:

Custos – Para cada tarefa no Plano de Base é guardada informação sobre o seu Custo no Plano de Base [Baseline Cost]. Desta forma poder-se-á comparar o custo previsto (custo ao momento da gravação do plano) com o custo efectivamente obtido (custo de execução do projecto). Esta comparação poderá ser efectuada através do campo Diferença de Custo [Cost Variance].

Trabalho – No Plano de Base também fica registada a quantidade de trabalho que as tarefas tinham associado no momento da gravação. Essa quantidade de trabalho fica guardada no campo Trabalho no Plano de Base [Baseline Work] e é comparável com a quantidade de trabalho no momento através do campo Diferença de Trabalho [Work Variance].

Data de Início/Fim – Outras das características guardadas num Plano de Base são as datas de Início [Start] e Fim[Finish] das tarefas. De igual forma, poder-se-á comparar as datas de início e fim previstas com as correntes através dos campos Diferença de Início [StartVariance] e Diferença de Fim [Finish Variance].

Toda esta informação poderá ser consultada, após a gravação do Plano de Base, através da visualização da tabela Custo [Cost] e Diferença [Variance]. Para mais informação sobre tabelas consultar o respectivo capítulo.

Actualizações ao Projecto

Uma das tarefas essenciais para o acompanhamento da execução do projecto é a possibilidade de efectuar actualizações automáticas às tarefas do projecto.

Estas actualizações permitem, por exemplo, indicar que parte do trabalho do projecto ou de determinadas tarefas já foi efectuado.

As actualizações poderão incidir sobre um conjunto de tarefas ou sobre todo o projecto


Actualização de Tarefas

Esta opção permite actualizar a percentagem de tarefa concluída para uma tarefa ou conjunto de tarefas. Em alternativa à indicação da percentagem poderá ser indicada a Duração Actual [Actual Duration] e Duração Restante [Remaining Duration].

Também é possível indicar simultaneamente alterações às datas de início e fim, através dos campos Início Actual [Actual Start] e Fim Actual [Actual Finish].

O botão Notas [Notes] não ficará disponível se foram seleccionadas várias tarefas. Em caso contrário, permite consultar a respectiva propriedade da tarefa.

Actualização de Projecto

Esta opção permite:

Indicar uma data até à qual o trabalho das tarefas está integralmente executado e consequentemente efectuar a respectiva actualização da propriedade Percentagem de Conclusão [% Complete] para valores entre 0 e

100% ou, em alternativa, para o valor 0% ou valor 100%.

Remarcar para data posterior todo o trabalho ainda não realizado

Estas alterações poderão ser aplicadas a todo o projecto ou a um conjunto de tarefas previamente seleccionadas.


Índice Remissivo Abrir um ficheiro, 25, 27

Acompanhamento do projecto, 82, 91, 97

Agrupar por duração, 55, 98

Agrupar por marcos do projecto, 55

Agrupar por prioridade, 32

Agrupar por tipo de restrição, 59

Alterar o calendário de trabalho, 35, 36, 37, 38, 69, 70

Apagar a tarefa, 45

Apagar notas, 99

Barras de ferramentas, 13, 14

Campos, 32, 62

Código de estrutura de trabalho, 61

Colar, 45, 66

Copiar, 36, 39, 45, 65

Criar um ficheiro, 20, 21, 36, 45, 65, 85

Fechar ficheiro, 24

Ferramentas, 27, 35, 36, 37, 39, 57, 69, 70, 72, 97

Filtrar para marcos do projecto, 55

Filtrar para tarefas de sumário/ fases,76

Formatar barras, 13, 57

Formatar detalhes, 69

Informação de tarefa, 55

Inserir coluna, 75, 92, 94

Inserir nova tarefa, 45

Inserir nova tarefa da Lista de Endereços, 67, 69

Inserir nova tarefa do Project Server, 32, 62, 67, 68, 72

Inserir objecto, 62

Inserir projecto, 1, 3, 13, 15, 19, 20, 21, 22, 31, 32, 36, 43, 51, 55, 57, 59, 60, 61, 62, 66, 67, 97

Inserir tarefa recorrente, 46

Ligações, 49


Menu Ficheiro, 20, 21, 22, 24, 25, 26, 27

Menu Mostrar, 86, 87

Menu Projecto, 1, 3, 13, 15, 19, 20, 21, 22, 31, 32, 36, 43, 51, 55, 57, 59, 60, 61, 62, 66, 67, 97

Opções, 37, 57

Outras vistas, 79, 83

Partilhar recursos, 72

Preencher acima, 57

Procurar, 27, 28

Propriedades, 26

Propriedades do ficheiro, 26

Recortar, 45, 65

Salvar ficheiro, 22, 97

Salvar ficheiro como, 22

Salvar linha de base, 97

Tabela de acompanhamento, 82, 91, 97

Tabela de custos, 70, 71, 75, 76, 82, 98

Tabela de diferenças, 76, 98

Tabela de marcações, 31

Tabela de sumário, 57, 76

Tabela de trabalho, 61, 68, 72, 81, 82, 98

Vista da folha de recursos, 15, 65, 68, 83, 91

Vista da utilização de tarefas, 80, 91

Vista da utilização dos recursos, 83, 91

Vista de calendário, 32, 36, 60, 70, 79

Vista do diagrama de rede, 79

Vista do gráfico de Gantt, 15, 45, 57, 79, 91

Vista do gráfico de Gantt para acompanhamento do projecto, 82, 91

Vista do gráfico dos recursos, 83

Documents

Sebenta de Project