Sebenta GEST M3

Escola Secundária de Tomaz Pelayo, Santo Tirso – 402916

Eixo 1 – Qualificação Inicial de Jovens

Tipologia de Intervenção 1.2 – Cursos Profissionais

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CURSO PROFISSIONAL TÉCNICO DE GESTÃO

GESTÃO

SEBENTA DE APOIO

«MÓDULO 3 – APLICAÇÕES INFORMÁTICAS DE GESTÃO DE PESSOAL»

2012/2013

10.º P

Prof. Licínio Silva




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APLICAÇÕES INFORMÁTICAS DE GESTÃO DE PESSOAL

N.º DE AULAS

CONTEÚDOS OBJETIVOS

34

1. Aplicações informáticas

1.1. As aplicações informáticas e as organizações

1.2. As possibilidades das aplicações informáticas

2. “Aplicação informática”

2.1. Apresentação do software

2.2. Aplicação de gestão de pessoal

Reconhecer a importância das aplicações

informáticas de gestão;

Manipular corretamente as aplicações

informáticas de gestão de recursos humanos;

Elaborar fichas de cadastro de pessoal;

Atualizar as bases de dados de contratos;

Processar vencimentos;

Preparar e extrair relatórios da aplicação;

Utilizar a base de dados com ligação a outras

aplicações.

1. APLICAÇÕES INFORMÁTICAS

1.1. AS APLICAÇÕES INFORMÁTICAS E AS ORGANIZAÇÕES

A informação foi e será, sempre, um elemento essencial à Gestão.

Quem dispõe de Informação de boa qualidade, fidedigna e em quantitativo adequado adquire vantagens

competitivas sobre os seus parceiros.

Ao longo do dia, a empresa recebe muitas vezes mais informação do que aquela para a qual está

preparada para processar. Com o alto grau de desenvolvimento tecnológico dos dias de hoje, face a um

mercado cada vez mais específico e exigente e uma concorrência feroz em praticamente todos os setores,

tornam-se necessários agentes dessa tecnologia unicamente voltados e especializados para armazenar,

classificar, comparar e exibir essa informação a alta velocidade.




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Com a informatização iremos incrementar a velocidade com que obtemos, tratamos e visualizamos

informação, reduzindo o tempo para executar estas tarefas, reduzindo o fluxo de trabalho necessário para

processar esta informação e obter resultados, eliminando a maioria dos erros humanos e obtendo maior

segurança. Como consequência de tudo isto, reduzimos os custos e geramos mais receitas, além de termos

acesso fácil e instantâneo a toda a informação de vital importância para a empresa.

Uma aplicação integrada de gestão (ERP) constitui uma condição obrigatória no dia-a-dia das

organizações, quer pelo acesso à informação que possibilita, quer pela qualidade e integração dos dados, quer

ainda pela poupança em termos da afetação de recursos.

No mundo das empresas e das organizações em geral, a informação assume uma enorme importância

para o seu desempenho racional.

1.2. AS POSSIBILIDADES DAS APLICAÇÕES INFORMÁTICAS

O grande desenvolvimento das tecnologias de informação e das aplicações informáticas para as áreas

empresariais nos últimos anos provocou profundas alterações nas estruturas empresariais. Otimizou-se todo

o circuito de informação e foram em simultâneo eliminados muitos postos de trabalho em áreas não

nucleares aos negócios, nomeadamente a área administrativa, gerando elevados ganhos de eficiência e

produtividade.

Os ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) são sistemas de

informação que integram todos os dados e processos de uma organização num único sistema informático.

Trata-se de ima arquitetura de software que facilita o fluxo de informação entre todas as funções de uma

organização, nomeadamente a comercial, administrativa, finanças, recursos humanos, etc.

No decurso das nossas sessões formativas, iremos utilizar o ERP Primavera Professional 8. Vantagens provenientes das aplicações informáticas de gestão integrada:




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Base de dados única que, contém e integra todos os dados/informações que a empresa manipula

e mantém, interagindo com todas as aplicações no sistema;

Evita redundâncias, inconsistências, repetições de tarefas assegurando-se a integridade das

informações;

Maior fiabilidade e maior confiança na informação;

Todos os dados/informações são disponibilizados em tempo real, a todos os departamentos da

empresa;

Otimização do processo de tomada de decisão. As decisões podem ser tomadas olhando-se

através da empresa como um todo (visão agregada de topo);

Redução de custos.

2. APLICAÇÃO INFORMÁTICA – PRIMAVERA Professional 8

2.1. APRESENTAÇÃO DO SOFTWARE

A solução PRIMAVERA Professional conta com uma base

funcional abrangente, englobando um conjunto de módulos totalmente integrados que cobrem as principais

áreas operacionais das empresas, facultando uma visão global do negócio.

Com uma base funcional abrangente e totalmente integrada entre si, esta solução cobre as principais

áreas operacionais das empresas, promovendo uma elevada fluidez dos dados entre as áreas Financeira,

Logística, Tesouraria, Ativos, Recursos Humanos, etc., e uma visão global e coesa do negócio. Graças a um

conjunto de automatismos e ferramentas de digitalização de processos, este produto agiliza a execução das

atividades diárias das empresas, sendo igualmente de destacar o elevado rigor dado ao tratamento legal e

fiscal, assim como a ampla flexibilidade e extensibilidade que permitem uma total adaptação às necessidades

concretas de cada organização.




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Por forma a permitir uma total fluidez de dados entre as diversas áreas operacionais das empresas, o

PRIMAVERA PROFESSIONAL inclui um conjunto abrangente de módulos completamente integrados entre si:

Logística:

Tratamento Integrado de todo o Circuito Comercial

O tratamento de todo o circuito comercial das empresas é assegurado por áreas que se interligam

entre si de forma harmoniosa: Vendas, Compras e Inventários (gestão de stocks).

Área Financeira:

Núcleo central de qualquer sistema integrado de gestão, a área Financeira do ERP PRIMAVERA

coloca à disposição das empresas, um conjunto de módulos que permitem responder às principais

exigências fiscais e legais.

A Tesouraria disponibiliza todas as ferramentas necessárias para o controlo de pagamentos,

recebimentos, assim como da gestão da Tesouraria.

O módulo de Contabilidade PRIMAVERA permite organizar a contabilidade orçamental, geral,

analítica e de custos de qualquer tipo de empresa.

Contactos e Oportunidades:

Todas as empresas, independentemente da sua dimensão, reconhecem o valor que o cliente tem

para o seu negócio.

Como tal, torna-se cada vez mais decisivo que as organizações tenham ao seu dispor ferramentas

que lhes permitam gerir a informação dos seus clientes e de outras entidades com quem se

relacionem, de modo a responder eficazmente às suas necessidades, nomeadamente no que

respeita aos produtos e serviços que lhe são disponibilizados, e por forma a melhorar

constantemente o relacionamento existente.

Recursos Humanos:

Gestão e Valorização do capital Humano das Empresas




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O módulo de Recursos Humanos PRIMAVERA trata de forma exaustiva todas as questões

relacionadas com os colaboradores ao cargo das empresas, quer sejam remunerações e

honorários, contratos de trabalho, ações de formação, ou qualquer outra área a estes adstrita.

Assenta num conjunto de funcionalidades de onde se podem destacar: o processamento de

vencimentos, gestão dos pagamentos, gestão contratual, gestão do cadastro, gestão de férias,

Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho, gestão da Formação, emissão de todos os mapas

oficiais obrigatórios, tratamento de despesas e ainda a disponibilidade de inúmeros mapas e

estatísticas de gestão que permitem efetuar análises detalhadas por funcionários e

departamentos, entre muitas outras.

Ativos:

Para além da emissão de todos os mapas legais de amortizações, reavaliações, mais/menos valias

e locação financeira, o módulo Ativos trata todo o ciclo de vida dos bens de imobilizado de uma

empresa. Registo de aquisições, cálculo de amortizações e reavaliações, registo de reparações,

alienações e abate, fazem deste módulo uma excelente ferramenta para qualquer tipo de

empresa, independentemente da sua dimensão.

Projetos e Serviços

A implementação de projetos ou obras que envolvam materiais, serviços ou equipamentos ao

longo de um determinado período de tempo, implica uma gestão rigorosa dos custos, proveitos e

rentabilidade. Este é um fator crítico de competitividade, pelo que requer um sistema que

promova um controlo minucioso de cada projeto que as organizações têm em curso.

Por sua vez, empresas que prestem serviços pós-venda necessitam de ferramentas que as dotem

de mecanismos de produtividade, automatização e controle, por forma garantir constantemente

a qualidade dos serviços prestados

Relativamente ao que nos interessa neste momento, o módulo de Recursos Humanos permite efetuar

uma gestão detalhada das seguintes áreas:




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Processamento de Vencimentos (dependentes):

o Múltiplas formas de processamento: semanal, quinzenal, mensal ou extraordinário.

o Registo de faltas, horas extra, remunerações e descontos por funcionário ou em lote.

o Simulação de vencimentos (líquido ou ilíquido).

o Controlo de Ausências Prolongadas, com automatização do Pagamento do Complemento de Baixa.

o Processamento de salários com base no período de referência, considerando o histórico dos

processamentos efetuados.

o Emissão de recibos segundo múltiplos formatos com envio automático por email.

o Pagamentos por cheque, transferência bancária ou serviço bancário on-line.

o Processamento do IRS de acordo com o Domicílio Fiscal do funcionário.

o Subsídio de Férias e Natal por tranches.

o Marcação de Férias com controlo de dias de direito.

o ….

Parâmetros de Processamento:

o Total flexibilidade na definição de remunerações, descontos, faltas e horas extra.

o Tabelas de IRS mensais ou anuais com possibilidade de definição de limites de isenção por

remuneração/desconto com base em fórmulas.

o Possibilidade de definição de vários Instrumentos de Regulamentação de Trabalho, com associação das

várias Categorias e das regras que o compõem.

o …

Cadastro:

o Definição de Ficha completa do funcionário.

o Registo automático de alterações ao cadastro sempre que se modifica a ficha do funcionário.

o ….

Contratos de Trabalho:

o Acompanhamento e gestão da situação contratual dos funcionários da organização.

o Gestão de tipos de vínculo e respetivas durações.

o Gestão dos limites para entrega de avisos prévios e fins de períodos experimentais.

o Configuração dos dias de compensação para caducidades.

o Assistente para o controlo das renovações e fins de contrato.

o ….

Independentes e outros Rendimentos:

o Tratamento de todo o tipo de remunerações: trabalho independente, avenças, comissões, rendimentos de

capitais, rendimentos prediais, mais-valias, pensões ou outras retenções de IRC.

o Processamento de remunerações fixas ou variáveis de acordo com as atividades realizadas.

o Pagamento por cheque ou transferência bancária.

o Emissão de Extratos de Conta.

o Registo e controlo de entrega de Recibos.

o ….




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Mapas Internos de Gestão:

o Folhas de férias e mapa de vencimentos.

o Mapa de liquidação de IRS e mapa de controlo de férias.

o Extratos de funcionário.

o Emissão de estatísticas e gráficos de dados dos funcionários em que os parâmetros base podem ser

qualquer campo presente na ficha do funcionário.

o ….

Etc.

2.2. APLICAÇÕES DO SOFTWARE – ADMINISTRADOR E ERP

O software divide-se em duas grandes aplicações: o Administrador (ADM) e o ERP – Programas Instalados:

Recursos Humanos, Logística e Tesouraria, Contabilidade, Ativos, etc.

Através do Administrador, o responsável do Sistema de Gestão pode criar/modificar empresas, configurar

os parâmetros das mesmas, licenciar aplicações, criar/gerir os acessos dos utilizadores ao sistema, configurar

as ligações entre as várias aplicações, efetuar cópia e manutenção de ficheiros, entre muitas outras operações.

O Administrador deve ser manuseado pelos técnicos responsáveis pelo suporte ao sistema e pelo

utilizador responsável pelo conjunto de importantes definições que são feitas neste programa e que irão

interferir com o funcionamento de todos os programas instalados. Refira-se em especial que cabe ao

administrador do sistema definir os tipos de acessos relativamente aos outros utilizadores.

Ao aceder ao ADM o utilizador depara-se com o seguinte ecrã que identifica as várias áreas de

intervenção disponíveis. Pode fazer duplo clique em cima de cada um dos ícones à direita ou desdobrar a

árvore Administrador à esquerda.

Para iniciar o Administrador será necessário clicar no Botão Iniciar, Todos os Programas, Primavera v8.00

e, finalmente, em PRIMAVERA PROFESSIONAL – Administrador v8.00, como sugere a imagem seguinte:




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Na imagem seguinte apresenta-se a organização mais detalhada do Administrador:




Página 10

A aplicação já se encontra pronta a utilizar, pelo que o primeira etapa a realizar é a criação da empresa.

Vamos clicar duas vezes em “Criação de uma nova empresa” e o ADM auxilia o utilizador nesse processo,

através de uma sequência de ecrãs. Vejamos essa sequência:

Máximo 10 dígitos, devendo

finalizar com o ano em que

se vai começar a trabalhar




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Seguidamente, definimos quais as aplicações que queremos instalar na empresa. No nosso caso,

selecionamos Recursos Humanos e Declarações Fiscais e Oficiais.

As aplicações instaladas poderão ser alteradas (aumentadas/diminuídas) depois de criada a empresa,

como veremos adiante.




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Em seguida, vamos colocar os dados principais da

identificação da empresa: Firma (Nome da Empresa) e

NIF (N.º de Identificação Fiscal).

Consideremos que são os seguintes: ARARAS –

Comercialização de Aves, Lda., como o NIF 508509510.




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Agora, vamos definir o enquadramento da empresa relativamente ao regime/periodicidade do IVA

(Imposto sobre o Valor Acrescentado). O IVA é entregue mensalmente caso o volume de negócios seja igual ou

superior a 650.000 euros no ano civil anterior. Vamos considerar que o volume de negócios é inferior a

650.000 Euros, pelo que vamos selecionar Normal – Trimestral.

Em termos de permissões, vamos dar permissão total, pelo que não definiremos utilizadores nem perfis.

Clicamos em próximo… e finalizamos.

E, pronto, a empresa está criada com os dados mínimos requeridos, vejamos…




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Agora, temos de completar os dados

caracterizadores da empresa. Para o efeito,

clicamos duas vezes na empresa para abrir a

janela com os vários separadores onde

colocaremos a informação necessária.

Vamos começar pelo Id. Geral e assim

sucessivamente.




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Como já foi mencionado na página 11, caso pretendamos adicionar ou remover aplicações clicamos mo

botão assinalado. Não vamos alterar, pelo que fazemos confirmar para gravar a informação.




Página 16

Agora vamos trabalhar as configurações e os parâmetros da empresa para o ano de 2013. Note-se que o

software é uma versão de 2012, pelo que vem predefinida com as configurações para esse ano.

Então, para que possamos trabalhar em 2013, temos de preparar primeiro as diversas aplicações que

vamos utilizar. Vamos fazer estas preparações nos aplicativos que se encontram na parte de baixo da janela da

empresa, pela ordem apresentada. Vejamos:

Para cada preparação, correspondente a cada letra, vamos apresentar os passos e as alterações que

temos de fazer.

A

B

E

C

F

D




Página 17

A – Gestão de Exercícios => Vamos criar o exercício de 2013.




Página 18

B – Declarações Fiscais e Oficiais/Parâmetros => Vamos a “Gerais” alterar o ano e as datas, inicial e final, do

Período de Tributação.

C – Calendário da Empresa => Vamos selecionar o ano 2013 e no separador “Configuração/Restrições”

marcar Sábados, Domingos e Feriados. Fazemos isto para considerarmos estes dias como possíveis de

trabalho, nomeadamente de trabalho suplementar.

D – Importação da Tabela de IRS => Vamos importar para o programa a Tabela de IRS de 2013, para que

possamos fazer os processamentos dos vencimentos neste ano. Note-se que as referidas tabelas ainda não se

encontram disponíveis, pelo que serão as de 2012, manipuladas de forma a “enganar” o software.




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E – Parâmetros do Exercício => Vamos a “Gerais” mudar o Ano das Taxas de IRS para 2013 e ativar as caixas

“Sábados” e “Domingos”, para que sejam permitidas alterações mensais nesses dias, nomeadamente, a

realização de horas de trabalho suplementar ou extraordinário.

1

2

3

4

A seguir,

fechar todas

as janelas.




Página 20

F – Abertura de Ano => Vamos fazer a abertura do ano 2013, ficando a aplicação pronta a ser utilizada em

termos do ERP Primavera Professional V8.00, onde faremos a Gestão dos Recursos Humanos da Empresa,

começando pela criação das Fichas de Funcionários, que constituirão o Cadastro do Pessoal.

Agora, vamos abrir o ERP, para começarmos o trabalho em termos de Gestão de Recursos Humanos. Para o

efeito selecionamos a empresa e vamos ao menu “Sistema” clicar em “1-PRIMAVERA PROFESSIONAL V8.00”.

Devemos fechar o ADMINISTRADOR. Note-se que a abertura do ERP também poderia ser feita através do

menu Iniciar / Programas ou através do ícone no Ambiente de Trabalho, como qualquer programa…




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2.3. APLICAÇÃO DE GESTÃO DE PESSOAL

Uma vez iniciado o ERP Primavera Professional V8.00 deparamo-nos com a seguinte janela:

As explicações que se seguem focam genericamente as várias tarefas a realizar, isto é, não são exaustivas

ao ponto desta sebenta se tornar um manual deste software tão abrangente e complexo, pelo que deverá

estar atento e tomar nota das várias explicações adicionais fornecidas pelo formador, durante as várias

sessões de formação.

Vamos começar pela preparação das Tabelas que iremos utilizar…

Em primeiro lugar abrimos a Empresa no menu “Sistema”. Do lado esquerdo temos o “Navegador” onde selecionaremos o item no qual queremos trabalhar. Para visualizarmos o navegador completo clicamos em “Todas as Tarefas” (em baixo (*)). Do lado direito, temos a área de trabalho (fundo azul), onde desenvolveremos o nosso trabalho. Visualizando o “Navegado”, constatamos a existência de várias aplicações, das quais nos irão interessar, fundamentalmente, as seguintes:

Recursos Humanos – onde criamos as Fichas dos Funcionários, fazemos o processamento das remunerações, o seu pagamento, etc.

Declarações Fiscais e Oficiais – onde obtemos os Mapas Oficiais, tais como a Declaração de Remunerações para a Segurança Social, o Quadro de Pessoal, a Declaração de Rendimentos, etc.

Tabelas – onde introduzimos a informação necessária a toda a gestão de pessoal. Muitas tabelas já se encontram criadas, outras não e algumas terão de ser alteradas para que as suas configurações fiquem certas e, assim, os processamentos das remunerações sejam corretamente realizados, bem como todo o demais trabalho.

Façamos a exploração dos diversos itens das várias aplicações do “Navegador”, que acabamos de referir... (*)




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A. ALTERAÇÃO DE TABELAS:

Como se referiu, muitas tabelas já se encontram criadas, todavia é necessário proceder à alteração de

algumas das suas configurações. São exemplo disso, as seguintes:

Subsídio de Alimentação (R11)

(Tabelas / Recursos Humanos / Dados de Processamento / Remunerações)

No separador Geral, colocar o valor de 4,27 a afetar apenas ao Vencimento. No separador Descontos

ficam apenas a Segurança Social e o IRS. Para retirar os demais, elimina as linhas (botão direito do

rato). Para cada um dos descontos (D01 e D02), altera o valor para 4,27 (limite de isenção em 2013,

para efeitos dos 2 descontos). Para isto, edita os limites de isenção, altera o valor e confirma. No final

de todas as alterações, deverás gravar as alterações, clicando no botão Gravar.

Horas Extra (H01, H02, H03, …)

(Tabelas / Recursos Humanos / Dados de Processamento / Horas Extra)

Vamos considerar apenas as tabelas de Horas Suplementares (pois é a designação utilizada no Código

do Trabalho). As demais até poderão ser apagadas…




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Na H01 – Hora Suplementar a 25%, vamos alterar a percentagem para 125 (acréscimo de 25% na

primeira hora, nos dias úteis) e no separador Descontos ficam apenas a Segurança Social e o IRS. Para

retirarmos o Sindicato e Seguro, selecionamos e clicamos na seta “<”. No final fazemos “Gravar”.

Na H02 – Hora Suplementar a 37,5%, vamos alterar o designação e a percentagem para 137,5

(acréscimo de 37,5% na segunda hora e seguintes, nos dias úteis). No separador Descontos ficam

apenas a Segurança Social e o IRS. No final fazemos “Gravar”.

Na H03 – Hora Suplementar a 50%, vamos alterar o designação e a percentagem para 150 (acréscimo

de 50%, nos dias de descanso complementar e obrigatório e feriados) e afetamos aos Dias de

Descanso Complementar e Feriados. No separador Descontos ficam apenas aSegurança Social e o IRS.

No final fazemos “Gravar”.




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B. CRIAÇÃO DE TABELAS:

Trata-se de Tabelas que não existem, mas que são necessárias à elaboração das Fichas dos Funcionários e,

como tal, terão de ser criadas. São exemplos, as seguintes:

Serviços de Finanças e Sindicatos

(Tabelas / Recursos Humanos / Instituições /…)

Como se poderá verificar, não existem tabelas criadas de Serviços de Finanças (Clicar em Listas, no

icone ao lado do campo Serviço ou fazer F4). Para criarmos colocamos um identificador no campo

Serviço (por exemplo, SF1) e escrevemos a descrição do servili de finanças (por exemplo, Santo Tirso –

1880). Em seguida, gravamos e pronto… está criado o serviço de finanças.

Se quizermos alterar ou anular, editamos a tabela, fazemos as alterações e gravamos ou clicamos em

Anular para apagar a tabela. E todas as tabelas funcionam desta forma…




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Para criar os Sindicatos o procedimento é semelhante. Apenas temos de fazer as seguintes

configurações: afetar ao Vencimento e Férias; colocar o valor percentual de desconto, selecionar a

caixa Cálculo Percentual e comfirmar.

Categorias Profissionais

(Tabelas / Recursos Humanos / Dados de Funcionários / Categorias)

Seguros (Companhias, Ramos e Apólices)

(Tabelas / Gerais / Seguros)

Bancos e Contas Bancárias

(Tabelas / Tesouraria / Caixa/Bancos)

Etc.

Com a resolução das Fichas de Trabalho, irão perceber a “mecânica” do software e de como se

encontram as tabelas de que necessitam, até porque, certamente, será necessário criar outras tabelas.

Vamos passar agora à “base de trabalho” que são as Fichas dos Funcionários.




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É nas Fichas dos Funcionários, que fica registada toda a informação sobre os mesmos, constituindo no seu

conjunto o Cadastro do Pessoal, sendo a partir desta informação que fazemos a Gestão Contratual, os

Processamentos das Remunerações e desenvolvemos todas as demais tarefas no âmbito da gestão de pessoal.

CRIAÇÃO DAS FICHAS DOS FUNCIONÁRIOS

(Recursos Humanos / Salários e Honorários / Ficha do Funcionário)

Ou:

(Tabelas / Recursos Humanos / Funcionários / Ficha do Funcionário)

Colocamos um identificador, o nome do funcionário e preenchemos a informação requerida nos vários

separadores da ficha, tal como se apresenta em seguida (apenas para os dois primeiros separadores).




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Como já foi referido, a informação colocada nas Fichas dos Funcionários é a “base”, pelo que requer

um trabalho cuidadoso e realizado com atenção. Assim, deverá estar atento e tomar nota das

explicações fornecidas pelo formador.




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ALTERAÇÕES MENSAIS

(Recursos Humanos / Salários e Honorários / Alterações Mensais / Alterações Mensais - Funcionário)

Mensalmente, antes de se proceder ao Processamento das Remunerações é necessário verificar, para

cada funcionário, se existem Faltas, Horas Extra (Trabalho Suplementar), Remunerações ou Descontos

adicionais a serem contemplados.

Para marcar faltas, indicam-se os dias no calendário, seleciona-se o tipo de falta, coloca-se a respetiva

duração em horas e clica-se em Adicionar. No final grava-se. Para remover, escolhe-se o dia no

calendário, clica-se em Remover e volta-se a gravar.

De forma semelhante, para marcar horas de trabalho suplementar, indicam-se os dias no calendário,

seleciona-se o tipo de hora extra, coloca-se a respetiva duração e clica-se em Adicionar. No final grava-

se. Para remover, escolhe-se o dia no calendário, clica-se em Remover e volta-se a gravar.




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Para considerar remunerações (ou descontos) adicionais, indica-se o tipo de remuneração (ou

desconto) e grava-se. Para escolher o tipo de remuneração (ou desconto) coloca-se o cursor na coluna

(campo a azul) e faz-se F4 para abrir a listagem, escolhe-se e faz-se novamente F4 para fazer a sua

inserção nas alterações mensais.

Nota: As tabelas das remunerações (e descontos) poderão necessitar de alterações nas suas

configurações. Veremos isto no decorrer das sessões de formação, por altura da resolução das Fichas

de Trabalho.

Nas imagens seguintes, podemos verificar que foi concedida uma gratificação (eventual) no valor

correspondente a 10% do salário base.

Em vez de utilizarmos uma remuneração já prevista, poderíamos ter criado uma nova. Para o efeito,

editávamos com o F4, clicávamos em Novo, preenchíamos e gravávamos.




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PROCESSAMENTO DAS REMUNERAÇÕES (MENSAIS E SUBSÍDIOS DE FÉRIAS E DE NATAL)

(Recursos Humanos / Salários e Honorários / Processamentos / Processamento Manual)

Existe a possibilidade de fazer o processamento automático ou manual. Optamos pelo “manual”, pois

permite visualizar o processamento e, como tal, verificar se o mesmo contempla todos os abonos e

todos os descontos, bem como, se os mesmos estão corretos.

Selecionamos o funcionário, o tipo de remuneração a processar (vencimento, subsídio de férias,

subsídio de natal, …), o mês e podemos visualizar os componentes e os valores do processamento.

Como se pode verificar, na linha do vencimento o valor a receber não corresponde ao do vencimento

base (1.000,00 €), devido à existência de faltas. Para o processamento se efetivar temos que gravar.

Podemos fazer a impressão e recorrer ao “Contexto” para aceder de forma rápida às Alterações

Mensais, à Emissão de Recibos, ao Extrato do Funcionário, etc.




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A aplicação de recursos humanos, também permite fazer o processamento das remunerações referentes

a rendimentos empresariais e profissionais. São colaboradores individuais ou coletivos, além quadro, ou seja

com os quais a empresa celebrou contratos de prestação de serviços e não contratos de trabalho.

Para criar as Fichas dos Independentes e fazer o processamento dos respetivos Honorários/outros, vamos

em primeiro lugar a «Recursos Humanos / Salários e Honorários / independentes» criar as fichas e,

periodicamente, fazemos os processamentos em «Recursos Humanos / Salários e Honorários /

Processamentos / Processamento Independentes».

MARCAÇÃO DE FÉRIAS

(Recursos Humanos / Salários e Honorários / Alterações Mensais / Marcação de Férias)

Seleciona-se o funcionário e marcam-se os dias de férias diretamente no calendário. Sobre os dias

marcados, com o botão direito do rato, indicamos se são de dias de férias, meios dias de férias, etc.

Indicamos o mês do subsídio de férias e, por fim, gravamos.




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PAGAMENTOS

(Recursos Humanos / Salários e Honorários / Pagamentos / Pagamentos - Processamento)

Vamos considerar que o pagamento das remunerações líquidas aos trabalhadores é feito no último dia

útil do mês a que respeitam. Relativamente a janeiro, temos a pagar a Francisca Catroga 1.008,09 €

(ver página 31) e ao gerente o seguinte:

Clicando em Pagamentos – Processamento, abre o assistente de pagamentos e seguimos as instruções:




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Selecionamos todos os tipos de remunerações e colocamos a data do dia em que é feito o pagamento.

Fazemos próximo e selecionamos que o pagamento se faz por transferência bancária (pois foi este o meio que

escolhemos nas fichas dos funcionários) e indicamos a conta da empresa. Avançamos e, agora, colocamos a

data da transferência (31-01-2013) e clicamos em próximo…

Apresentam-se listados todos os funcionários, avançamos e surgem os valores que serão pagos.

Seguidamente, gravamos o pagamento, imprimimos ou exportamos em “Pdf” o mapa de transferências e

geramos o magnético, que é o ficheiro que enviaremos ao banco com os dados para a realização das

transferências bancárias.




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Exportar em “Pdf”…

Imprimir…




Página 36

Ao ficheiro a gerar (magnético) dá-se um nome e indica-se a localização onde o pretendemos guardar.

Feito isto, avançamos e finalizamos.

Caso pretendamos anular um pagamento, vamos a Pagamento – Anulação, aparece-nos a janela abaixo,

fazemos Atualizar, indicamos o funcionário ao qual pretendemos fazer a anulação e clicamos no botão Anular.




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GESTÃO CONTRATUAL

(Recursos Humanos / Salários e Honorários / Gestão Contratual)

No navegador, ao selecionarmos o item Gestão Contratual podemos verificar o Histórico Contratual de

cada funcionário, recolher informação sobre Renovações de Contratos, fazer o Cálculo de Fins de

Contrato e tratar a Readmissão de Funcionários. Vejamos o Histórico Contratual do funcionário F1:

Portanto, em qualquer momento dispomos de toda a informação sobre os contratos de trabalho dos

funcionários ao serviço.

Seguidamente, iremos analisar a extração de mapas, que é outro aspeto importante em termos da

gestão do pessoal.




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EXTRAÇÃO DE MAPAS

(Recursos Humanos / Salários e Honorários / Exploração)

No navegador, ao selecionarmos o item Exploração temos acesso a um conjunto diversificado de

mapas. Vejamos:

Emissão de Recibos – Selecionamos o mês, ativamos as caixas no “incluir” e “incluir faltas” e fazemos

enviar por email ou imprimir, onde optaremos por exportar em “Pdf”:




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E obtemos os Recibos para entregar aos funcionários. Se avançarmos na seta > veremos os vários

recibos pela ordem dos funcionários:

Liquidação de IRS – Selecionamos o mês e fazemos imprimir, onde optaremos por exportar em “Pdf”:




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E obtemos o Mapa de Liquidação de IRS, como os valores das retenções na fonte (Liquidado) que

deverão ser entregues às Finanças até ao dia 20 do mês seguinte (fevereiro):

Dados de Processamento, Folha de Féria e Vencimentos – o processo para a sua obtenção é

semelhante.

Vejamos estes mapas, pela ordem indicada, referentes ao mês de janeiro:

(Nota: Experimenta extrair os mapas que se encontram em “Estatísticas” e “Férias”)




Página 41




Página 42




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Extrato do Funcionário – indicamos o funcionário, fazemos Atualizar e, seguidamente, Imprimir. Abre

outra janela, onde poderemos selecionar vários funcionários, indicando o inicial e o final, devendo-se

clicar na caixa “Emissão por Página”, para individualizar os extratos. Em seguida fazemos novamente

imprimir e exportamos o mapa no formato “Pdf”.

O extrato permite-nos verificar os processamentos já realizados a cada funcionário, bem como os

pagamentos respetivos que foram efetuados (Liquidações).

Para além destes mapas, tem interesse também extrair a ficha de cada funcionário, com todos os

dados a ele referentes.

As Fichas dos Funcionários obtêm-se em Recursos Humanos / Salários e Honorários / Ficha do

Funcionário, clicando em “Listas” / “Funcionários” de modo a obter a listagem dos mesmos. Vejamos:




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Em seguida clicamos em Pré-definidos e selecionamos Ficha de Funcionário – Preenchida. Fazemos

imprimir e pronto… podemos imprimir ou exportar as fichas dos nossos funcionários:




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MAPAS OFICIAIS – RECURSOS HUMANOS

(Declarações Fiscais e Oficiais / Recursos Humanos / Mapas Oficiais)

Seguros – Indicamos o mês inicial e o mês final e fazemos imprimir. Depois fazemos a impressão ou

exportamos em “Pdf”. Este mapa fornece-nos informação sobre as remunerações processadas,

referentes a cada companhia de seguro e apólice.




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Mapa de Sindicatos – o processo para a sua obtenção é igual ao do anterior, fornecendo-nos

informação sobre as quotizações processadas aos funcionários, cujos valores terão de ser entregues,

no mês seguinte, a cada sindicato.

Segurança Social – Declaração de Remunerações – o processo para a sua obtenção é semelhante aos

anteriores. Indica-se o mês, a data de emissão, clica-se em Processar, depois em Gravar, gera-se o

Magnético e Imprime-se. Como podemos verificar, são criadas duas declarações: uma para o regime

especial dos órgãos sociais e outra para o regime geral. Na primeira, a taxa contributiva é de 29,60%

(9,30% + 20,30%); na segunda, a taxa contributiva é de 34,75% (11% + 23,75%).




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A empresa tem de entregar à Segurança Social a Declaração de Remunerações e pagar o valor das

contribuições (da empresa) e das quotizações (retidas aos trabalhadores), de acordo com as seguintes

regras:

Voltando ao Primavera… seguindo a ordem indicada…

Obtemos as Declarações de Remunerações, como segue:

1 2

3 4 5 6




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Quadro de Pessoal – Os Mapas do Quadro de Pessoal devem ser emitidos e entregues nos serviços

regionais da Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT), durante o mês de novembro, devendo

conter toda a informação referente à entidade empregadora, ou seja, os dados da empresa, de todos

os estabelecimentos e dos respetivos trabalhadores, incluindo os estrangeiros e apátridas, referentes

ao mês de outubro anterior. A entrega por meio informático (magnético) é obrigatória para os

empregadores com mais de 10 trabalhadores.

Indica-se o papel de impressão, clica-se em Processar, gera-se o Magnético e Imprime-se. A impressão

faz-se em duas fases. Primeiro os dados da empresa (1663 – Empresa) e depois os dados dos

trabalhadores (1663 – Trabalhador).

Trabalho Suplementar – Indica-se o mês inicial e o mês final e faz-se imprimir.




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Declaração de Rendimentos – Deve

ser emitida e entregue aos

trabalhadores durante o mês de

janeiro do ano seguinte ao que

respeitam os rendimentos.

Para a sua obtenção, menciona-se o

ano, a data de emissão e faz-se

imprimir. Vejamos:




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Balanço Social – É um instrumento privilegiado de

planeamento e de gestão dos Recursos Humanos das

organizações e deve ser elaborado anualmente no

primeiro trimestre, com referência a 31 de Dezembro

do ano imediatamente anterior.

Para o preenchimento dos vários quadros que o

compõem, clica-se duas vezes em cada item, faz-se

Processar e seguidamente Gravar.

Para imprimir o Balanço Social, clica-se em Imprimir

Quadros, selecionam-se as páginas que se pretende

imprimir e clica-se em Imprimir.

Para gerar o magnético, clica-se em Magnético, dá-se

o nome e escolhe-se a localização para o ficheiro e

faz-se Guardar.

Vejamos o quadro com a identificação da empresa. Clica-se em Empresa, faz-se Processar, depois

Gravar e obtemos o seguinte (no primeiro separador):




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Vamos finalizar, este guia, mostrando como se procede à realização de Cópias de Segurança, bem

como à sua reposição. Estas tarefas fazem-se no Administrador, pelo que deveremos ter fechada a

aplicação Professional V8.00.

CÓPIA DE SEGURANÇA

No Administrador selecionam a empresa à qual pretendem realizar a cópia de segurança e,

seguidamente, na barra de menu clicam em Empresas / Manutenção / Cópia de Segurança.

Depois é só escolher a localização de destino da cópia

de segurança e o nome que se atribui ao ficheiro. Na

imagem ao lado, o destino é C:\Copias_Primavera e o

nome do ficheiro Copia_Araras.

Feito isto, faz-se Confirmar e o software faz-se o

resto… a cópia de segurança.




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REPOSIÇÃO DE CÓPIA DE SEGURANÇA

Se por algum motivo perderem a informação da empresa no vosso computador ou, então, prenderem

apenas coloca-la noutro computador, fazem a reposição da cópia de segurança.

Para o efeito, na barra de menu clicam em Empresas / Manutenção / Reposição de Cópia de Segurança

e respondem às instruções solicitadas pelo aplicativo. Começam por colocar o Identificador:

Seguidamente, indicam a localização do ficheiro com a cópia de segurança e… fazem Próximo até

Finalizar. A empresa fica reposta, com toda a informação registada até ao momento em que foi

realizada a cópia de segurança:

Resolução de Fichas de Trabalho

Documents

Sebenta GEST M3