Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão- .protocolo e digitalização de documentos, estabelecendo

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  • Secretaria de Estado de Planejamento e Gesto- SEPLAG

    Normas e Procedimentos - Protocolo Central e Ilha Central de Digitalizao do

    SEI MG

    Belo Horizonte 2017

  • 2

    Sumrio

    1. Objetivo ................................................................................................. 03

    2. Glossrio ............................................................................................... 03

    3. Normas e Aspectos Legais .................................................................... 07

    4. Dos Servios do Protocolo Central da CA ............................................. 08

    4.1 Do servio de Balco de Atendimento ....................................... 08

    4.2 Do servio de Motoboy .............................................................. 10

    4.3 Do servio de Malote ................................................................. 11

    4.4 Do Servio de Postagem ........................................................... 13

    4.5 Do servio de Mensageria Interna ............................................. 15

    5. Dos Servios da Ilha Central de Digitalizao da CA ............................ 19

    5.1 Do Servio de Recebimento de Documentos

    para digitalizao ............................................................................ 20

    5.2 Do Servio de Preparao de documentos ............................... 20

    5.3 Do Servio de Digitalizao com OCR ...................................... 21

    5.4 Do Servio de Cadastramento, Autuao e Registro no SEI .... 21

    5.5 Do Servio de Arquivamento e Desarquivamento

    de Documentos ............................................................................... 21

    6. Disposies Finais .............................................................................. 21

    7. Referencias ........................................................................................ 22

  • 3

    1. Objetivo

    Reunir as normas e os procedimentos inerentes ao funcionamento do Protocolo

    Central e Ilha Central de Digitalizao do SEI MG, instalados na Cidade Administrativa

    Presidente Tancredo de Almeida Neves.

    Visa apresentar condies e orientaes gerais de uso dos servios de mensageria,

    protocolo e digitalizao de documentos, estabelecendo condutas adequadas, a fim

    de promover a utilizao otimizada dos recursos da Cidade Administrativa destinados

    tramitao, expedio, digitalizao e armazenamento de documentos afetos aos

    rgos e entidades instalados na Cidade Administrativa.

    2. Glossrio

    rea de atendimento: conjunto de pontos focais de rgos/entidades atendidos pelo

    mensageiro do Protocolo Central da CA.

    Assinatura eletrnica: registro realizado eletronicamente, por usurio identificado de

    modo inequvoco, de uso pessoal e intransfervel, com vistas a firmar determinado

    documento com sua assinatura.

    ASSPROM: Associao Profissionalizante do Menor.

    Autenticidade: qualidade de um documento ser exatamente aquele que foi

    produzido, no tendo sofrido alterao ou ter sido corrompido ou ainda, ter sofrido

    qualquer adulterao.

    CA: Cidade Administrativa.

    Cdigo ou Plano de Classificao de Documentos: indica a organizao dos

    documentos, desde sua origem, com base em um esquema sistematizado das

    funes e atividades desenvolvidas pela administrao e padroniza a forma de

    arquivamento, propiciando a recuperao dos documentos de forma eficaz. O plano

  • 4

    de classificao adotado pelo rgo pode e deve ser usado para todos os seus

    documentos arquivsticos, independentemente do suporte onde estejam gravados,

    isto , o plano de classificao utilizado para os documentos tradicionais o mesmo

    utilizado para os documentos digitais.

    Coordenador de mensageria: responsvel por coordenar as atividades dos

    mensageiros do Protocolo Central da CA.

    Digitalizao: converso de imagens e som de cdigo analgico para cdigo digital,

    por meio de dispositivo apropriado (escner).

    Documento: a unidade de registro de informaes, qualquer que seja o suporte ou

    o formato.

    Documento sigiloso: aquele cuja informao est ... submetida temporariamente

    restrio de acesso pblico em razo de sua imprescindibilidade para a segurana da

    sociedade e do Estado... (BRASIL, 2011, art. 4, inc. III apud CRUZ, 2013).

    Expedio: ato ou efeito de expedir; remessa.

    Janelas de entrega/coleta: horrios pr-determinados para entrega e coleta de

    documentos em dias teis, pelos mensageiros do Protocolo Central da CA, nos pontos

    focais.

    Lote de documentos: separao de documentos por ordem cronolgica, alfabtica,

    por remetente ou destinatrio, ou algum outro critrio que favorea o acesso aos

    mesmos. Essa separao exige um exame dos documentos.

    Malote: o servio de coleta, transporte e entrega de correspondncia agrupada, com

    o mesmo destinatrio.

  • 5

    Mensageiros do Protocolo Central da CA: aprendizes mirins da ASSPROM

    contratados pela SEPLAG/CSC para prestar servios de mensageria interna no

    mbito da Cidade Administrativa, sob coordenao e superviso do Protocolo Central.

    Mensageria Externa: coleta e entrega de documentos fora do permetro da Cidade

    Administrativa, realizadas pelo Protocolo Central da CA, utilizando-se dos servios de

    motoboy, e servios postais, incluindo o malote. Em caso de grandes volumes, no

    permetro de Belo Horizonte, podem ser utilizados veculos administrativos da frota da

    CA.

    Mensageria Interna: coleta e entrega de documentos no mbito da Cidade

    Administrativa, sob coordenao e superviso do Protocolo Central da CA.

    Metadados: a informao necessria para documentar as caractersticas da

    informao contida em uma base de dados, ou seja, o metadado o dado sobre o

    dado a partir de um dicionrio digital de dados (SOUZA et al., 1997 apud CRUZ, 2013)

    Motoboy: profissional, contratado pela SEPLAG/Intendncia CA, que utiliza

    motocicleta para prestar servios de mensageria externa Cidade Administrativa no

    permetro de Belo Horizonte, sob coordenao e superviso do Protocolo Central da

    CA.

    OCR: reconhecimento ptico de caractere.

    PDA (personal digital assistant): dispositivo computacional porttil, de dimenses

    reduzidas (de bolso), com capacidade para armazenamento e transmisso de dados,

    utilizado pelas equipes de mensageria do Protocolo Central da CA para o registro de

    coleta e entrega de documentos.

    PDF/A (Portable Document Format): formato digital desenvolvido pela @Adobe,

    adotado como padro ISO-3200, e que permite capturar e visualizar informaes

    consistentes a partir de quase todo aplicativo ou sistema operacional e compartilh-

    las com qualquer pessoa, em qualquer lugar e que assegura o acesso em longo prazo.

  • 6

    Pontos Focais: unidades cadastradas no SIGED representando setores, diretorias,

    superintendncias etc., indicadas pelo rgo/entidade para entrega e coleta de

    documentos.

    Protocolizar ou protocolar: registrar, por meio de elementos identificadores de uso

    da unidade cadastradora, o recebimento e/ou expedio de documentos, para fins de

    consulta, acompanhamento e controle de tramitao.

    Protocolo Central da Cidade Administrativa: unidade central responsvel pelo

    recebimento, tramitao e expedio de documentos fsicos afetos aos rgos e

    entidades instalados na Cidade Administrativa.

    SEI ou Sistema Eletrnico de Informaes: sistema informatizado de gesto de

    processos e documentos eletrnicos, com a finalidade de gerir o conjunto de

    procedimentos e operaes tcnicas relacionadas aos processos e documentos

    administrativos.

    SIGED: Sistema Corporativo de Gesto de Documentos utilizado para registro e

    controle da tramitao documental na Cidade Administrativa.

    Tramitao: o curso do documento, desde a recepo at o cumprimento de sua

    funo administrativa. Tambm chamada de movimentao ou trmite.

    Token pessoal: os tokens consistem em um pequeno hardware (ex: smart card, i-

    button ou carto de tarja magntica) empregado em conjunto com uma senha ou PIN.

    Requerem interface humana e eletrnica. O usurio no autorizado tem de conhecer

    a senha ou o PIN, alm de obter o token.

    Unidade Administrativa: qualquer ncleo de poder da Administrao Pblica, dotado

    de competncias, que compe a estrutura orgnica de um rgo ou entidade.

  • 7

    Usurio: pessoas fsicas e jurdicas que utilizam os servios do Protocolo Central da

    CA.

    Usurios do SIGED: interlocutores, indicados pelas unidades, cadastrados no SIGED

    e habilitados para registro, recebimento e entrega de documentos de um determinado

    ponto focal.

    3. Normas e aspectos gerais

    O Protocolo Central e a Ilha Central de Digitalizao da Cidade Administrativa so

    geridos pela Central de Servios da Superintendncia Central de Gesto Logstica, da

    Subsecretaria de Gesto Logstica e Patrimnio da SEPLAG.

    Para a gesto e operacionalizao da rotina, a Central de Servios conta com um

    Gestor e equipe de apoio, composta por coordenadores, bibliotecrios, auxiliares

    administrativos, motoboys e mensageiros.

    A definio e o emprego de recursos do Protocolo Central e da Ilha Central de

    Digitalizao so coordenados pela Gesto da Central de Servios, em parceria com

    os rgos e entidades parceiros.

    As rotinas so programadas visando sistematizar o atendimento s necessidades dos

    usurios e a racionalizao do gasto, co