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Secretariado Executivo
Curso: Secretariado
Aula: 01 Assunto: Conteúdo Programático
• Rotinas administrativa• Comportamento e ética• Serviços administrativos• Redação comercial• Arquivo
Curso: Secretariado
Aula: 01 Assunto: Rotinas administrativas
São muitas tarefas para resolver, se não houver um planejamento eficaz o dia pode virar um caos, é necessário estabelecer uma rotina de tarefas usando técnicas para realizá-las .
Curso: Secretariado
Aula: 01 Assunto: Rotinas administrativas
1. O primeiro passo é organizar o local de trabalho, deixando-o limpo e funcional.
2. Verificar diariamente a limpeza e conservação dos equipamentos.
3. Tudo precisa funcionar e ter utilidade para se realizar bem às tarefas.
4. Faça a manutenção das máquinas e equipamentos.
5. Não deixe faltar o material de trabalho solicite ou compre.
Curso: Secretariado
Aula: 01 Assunto: Rotinas Administrativa
•Organizar por escrito tudo que se fará no dia seguinte. Assim você iniciará o dia sabendo o que vai fazer .No decorrer do dia faça o check list verificando o que foi realizado e o que deixou de fazer..
Planeje as atividades para o dia seguinte e anote
conforme modelo abaixo. No dia 09 de maio planejo
e anoto o que vou fazer para dia 10 de maio.
Curso: Secretariado
Aula: 01 Assunto: Rotinas administrativas
•Dia: 2ª feira
Data;10/05 Mês:julho Ano:2012
Hora inicial
Hora conclusão
Tarefa: Pendência:
8:00 8;30 Organizar o seu local de trabalho
8:30 10:00 Redigir correspondências
Falta redigir a da Embasa
10:00 12:00 Recepcionar pessoas e realizar ligações
Curso: Secretariado
Aula: 01 Assunto: rotinas administrativa
Curso: Secretariado
Aula: 01 Assunto: rotinas administrativas
Cuidado para não marcar compromissos
muito próximo um do outro, se você fizer
isto seu chefe ficará assim.....
O que deve ser anotado na agenda:
Todos os compromissos diários, como reuniões
colocando a data, horário, local, telefone, assunto e os
participantes; Compromissos sociais;
Contas a vencer e a receber;
Datas de aniversários dos contatos profissionais e
sociais (dos familiares ).
Curso: Secretariado
Aula: 01 Assunto: rotinas administrativas
Elimine todos aqueles papeizinhos que estão na
sua mesa. Perder um deles e esquecer o
compromisso é fácil.
Anote tudo a lápis, assim fica mais fácil para futuras
correções.
Sempre que for falar com seu executivo tenha uma
agenda nas mãos.
Anote nas contra capas coisas que costuma
consultar sempre, como por exemplo, o número do
CNPJ, endereço completo do escritório, telefone,
fax, ramais internos da empresa que trabalha,
dados das filiais, etc.
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Aula: 01 Assunto: Conteúdo Programático
• Mantenha atualizados os telefones e
endereços necessários, tais como: Hotéis,
espaços para eventos; repartições publicas;
floriculturas; empresas prestadoras de
serviços necessários à empresa e agência de
viagens.
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Aula: 01 Assunto: rotinas administrativas
follow-up
Com o sistema follow-up fica fácil organizar, lembrar de todos os assuntos e fazer o seguimento da conclusão dessas obrigações..
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Aula: 01 Assunto: rotinas administrativas
Os assuntos para serem
resolvidos no dia primeiro do
mês devem ser guardados no
primeiro compartimento da
pasta.
Assuntos para serem
resolvidos no segundo dia do
mês devem ser guardados no
segundo compartimento da
pasta.
E assim sucessivamente.
Cada repartição
corresponde aos 31 dias
do mês
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Aula: 01 Assunto: rotinas administrativas
Assuntos para serem resolvidos
no primeiro dia do mês devem
ser guardados na primeira
pasta.
Assuntos para serem resolvidos
no segundo dia do mês devem
ser guardados na segunda
pasta.
E assim sucessivamente
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Aula: 01 Assunto: rotinas administrativas
Assuntos para serem
resolvidos dia primeiro dia do
mês devem ser guardados
na primeira pasta.
Assuntos para serem
resolvidos segundo dia do
mês devem ser guardados na
segunda pasta.
E assim sucessivamente
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Aula: 01 Assunto: rotinas administrativas
Cartas, memorandos que aguardam uma resposta;
Faturas e contas a pagar;
Lembretes para renovação de assinaturas;
Respostas de assuntos que estão em andamento;
Compromissos assumidos.
Contratos a serem assinados;
Assuntos a serem resolvidos na próxima reunião;
Telefonemas pendentes que aguardam um retorno;
Reuniões e visitas que precisam ser marcadas.
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Aula: 01 Assunto: rotinas adminstrativas
Evite transferir tarefas para o dia seguinte simplesmente
porque não conseguiu realizá-las. Se não conseguiu
cumprir prazo é porque você não esta sabendo planejar.
O secretário tambem precisa tomar providências
relativas às viagens dos executivos tais como:
Aquisições de Passagens ;
Reservas de hotéis;
Meios de transporte (aluguel de carro),
Restaurantes e demais endereços necessários;
Contato com pessoas necessárias
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Aula: 01 Assunto: rotinas administrativas
As empresas realizam reuniões para tomar decisões, formar
equipes de trabalho; esclarecer situações, colher informações
e para treinamento.
Tipos de reuniões: Ordinárias – previstas
Extraordinárias - imprevistas
Supervisionar no local que será realizada a reunião:Limpeza; Sonorização; Iluminação; Ventilação; Material a ser utilizado(pilotos, data show)VERIFICAR SE AS INSTALAÇÕES COMPORTAM A QUANTIDADE DE PARTICIPANTES.
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Aula: 01 Assunto: rotinas administrativas
Controle de ligações telefônicas
Data Ligações feitas
(Número)
Localidade Nome
10/07 71- 3375-4716 Salvador João Silva
10/07 71- 3365-4618 Salvador José Silva
Curso: Secretariado
Aula: 01 Assunto: rotinas administrativas
Controle de Visita
•Data
/Hora
Nome
Empresa
Cidade
/Estado
Motivo da
visita
10/07
8:00 hs
Jose Silva-
vendedor
Alfa Sâo Paulo Apresentação
produto
10/07
9:00 hs
Paula Silva-
vendedor
Beta Sâo Paulo Apresentação
produto
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Aula: 01 Assunto: rotinas administrativas
Recados
•Recado para o Sr(a):
Contato Sr(a):
Mensagem:
Anotado por:
Data: Hora:
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Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
O secretário(a) é o elo entre a empresa e os colaboradores
Despachar com o chefe
Distribui tarefas a seus auxiliares
O (a) secretário (a) se reuni com o chefe para tomar providências e repassá-las para os demais funcionários
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Antes de repassar instruçoes aos demais
funcionários solicite instruções completas e
claras do seu superior e não comente assuntos
confidenciais que lhe foi informado.
O(a) secretário deverá saber:
O limite de sua autoridade; estabelecer prioridades
e negociá-las; ouvir e contribuir ou calar; tomar
decisões e manter um bom ambiente de
trabalho; contribuir para o andamento da rotina
da equipe;
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
O que não pode ter nas
equipes:
Ter estrela ou estrelas
Ter mentiras
Ter missão impossível
Ter a turma do não é
comigo
Ter o líder inelegível
Todos devem estar comprometidos
Toda comunicação deve ser verdadeira
Toda opinião deve ser respeitada
Toda confiança deve ser desenvolvida
Todos devem colaborar
O grupo deve crescer juntos
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
“networking”
É importante Criar e manter
relacionamentos seu
“networking” = rede de
contatos
A primeira rede pode ser sua família,
vizinhos, ex-colegas, depois outros
secretários, vendedores, executivos e
autoridades.
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
O secretário esta sempre
atualizado sobre aos fatos.
Tem acesso a documentos confidenciais
de seu chefe e também de toda
organização.
Por isso não deverá revelar nada a ninguem,
nem mesmo após deixar a empresa.
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Eficácia ou eficiência?
•Chegamos no escritório e
encontramos tudo alagado.
Muitos funcionários pegaram
vassoura, rodo e balde e
começaram a enxugar...., foram
eficientes, fizeram de
maneira certa o que deveria ser feito.
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Eficácia ou eficiência?
Depois de muito cansaço e
desespero, chegou Zezinho e
foi procurar de onde vinha o
vazamento, observou que uma
torneira estava aberta e fechou,
eliminando o vazamento ele
eliminou o problema, Zezinho
foi eficaz, pois fez o que era
certo fazer para solucionar o
problema.
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: Conteúdo Programático
Passos para a eficiência e eficácia
As tarefas devem ser
terminadas ao tempo e a hora –
Administre seu tempo, evite
coisas que desperdiçam tempo.
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Coisas que desperdiçam tempo.
A Desordem no ambiente de
trabalho faz perder tempo.
Minutos que você passa
procurando determinado
documento que você jura que
estava ali agorinha…
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Coisas que desperdiçam tempo.
•A falta de planejamento faz
perder tempo.
Não organizar com
antecedência seu trabalho faz
com que fique meio “perdido”
durante o dia. Elabore seu chek
list no dia anterior.
Curso: Secretariadoetica
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Coisas que desperdiçam tempo.
Falta de direção faz perder
tempo
Não saber para quem
delegar tarefas,
Não saber a quem
devemos pedir ajuda.
Não saber para quem
devemos encaminhar
assuntos
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Coisas que desperdiçam tempo.
Falta de motivação leva a
baixa produtividade.
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Coisas que desperdiçam tempo.
•Não controlar e não administrar
a rotina faz perder tempo .
Interrupções do telefone, visitas
não agendadas, reuniões de
última hora atrapalha e muito o
desenvolver das tarefas
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Coisas que desperdiçam tempo.
Falhas em transmitir
informações faz
pessoas perderem
tempo
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Coisas que desperdiçam tempo.
Uso incorreto do telefone
faz perder tempo
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Coisas que desperdiçam tempo.
Não delegar tarefas a
colegas de trabalho
faz perder tempo.
Assumir mais trabalho do
que consegue realizar
provocará estress.
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Delegar tarefas
Delegar não significa apenas
transferir tarefas, “passar o
abacaxi”. Delegar é um
gerenciamento que permite que
sua equipe desenvolva
habilidades e conhecimentos,
quando você não delega,
desperdiça os talentos
existentes em sua equipe e
deixa de aprender com eles.
Quando você delega
algo, a pessoa a quem
você delegou assume
a responsabilidade
com você na
realização desta tarefa,
mas a
responsabilidade pelo
resultado final continua
sendo sua.
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Como delegar de maneira eficaz?
1º - Decida o que será delegado.
2º - Defina a quem delegará a tarefa
(conheça o potencial das pessoas que
trabalham com você)
3º - Defina o tempo para execução desta
tarefa
4º - Confira para ver o resultado da tarefa
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
É preciso decidir quando delegar, afinal você precisará
de tempo para explicar o que deve ser feito, como deve
ser feito e o prazo para a finalização. Assim, confira se
há tempo hábil para que a delegação não gere
frustração.
Tenha sempre em mente que quando você delega uma
tarefa, esta não tem que ser feita como você a faria,
mas de acordo com os propósitos e objetivos definidos
por você.
É impossível ser um líder eficaz sem saber delegar de
modo eficaz, principalmente porque o líder é avaliado
não só pelo seu desempenho individual, mas também
pelo desempenho da equipe subordinada a ele.
Curso: Secretariado
Aula: 02 Assunto: comportamento e ética
Administração do tempo
1 - Identifique o que é importante e urgente,
2 - Identifique o que é importante e não urgente
3 – Identifique o que é não importante e urgente
4 - Identifique o que é não importante e não
urgente.
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
Fundo fixo de caixa é um valor estabelecido
mensal para custear pequenas despesas.
Exemplo: Foi estabelecido que o fundo fixo seria
de 100,00.(todo dia 1° o secretario terá este
valor disponivel)
Você gastou com pequenas despesas no mês
somente 80,00.
No mês seguinte você receberá apenas 80,00
para completar 100,00, já que você tem 20,00
do mês anterior e 20,00 + 80,00 = 100,00 e
assim você inicia o mês com 100,00
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
•ESPÉCIE DESPESA COMPROVANTE Nº VALOR
AUTENTICAÇÕES NOTA FISCAL Nº 50 R$ 30,00
XEROX NOTA FISCAL Nº 20 R$ 40,00
PEQUENOS
REPAROS
SEM COMPROVANTE R$ 10,00
DESPESAS R$ 80,00
FUNDO FIXO R$ 100,00
SALDO R$ 20,00
REPOSIÇÃO R$ 80,00
REPOSIÇÃO EM/
31.03.2013 / /
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
Material - Caneta
DATA ENTRADA SAÍDA SALDO
01.03 20 UNIDADES 20
05.03 15
UNIDADES
05
Adote controles individuais para cada material:
LÁPIS; CANETA; PAPEL; CARBONO
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
A entrada e saída de dinheiro da empresa é
controlada através do livro caixa.
Os compromissos assumidos pela empresa
são controlados através do contas à pagar.
Os créditos dados aos clientes são
controlados através do contas à receber
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
•Movimento de caixa – Controle diário
da entrada e saída de dinheiro.
Movimento de Zezinho:
Vendeu 2.000,00 então entrou
2.000,00 no caixa.
Comprou mercadoria no valor de
1.000,00, teve uma saída de 1.000,00
agora Zezinho só tem 1.000,00.
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
DATA HISTÓRICO ENTRADA SAIDA SALDO
01.03 Saldo inicial 0,00
02.03 Vendas à vista 2.000,00 2.000,00
03.03 Compra de
mercadoria
1.000,00 1.000,00
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
No desenvolver de suas atividades as empresas adquirem direitos e obrigações.
Obrigações = contas a
pagar
Salários
Alugueis
Fornecedores de
serviços e mercadorias
Impostos e taxas
Encargos trabalhista
Direitos = contas a receberSão recebíveis por vendas.
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
obrigação valor vencimento Datapagamento
aluguel 2.000,00 01.06
Folha de pagamentoe INSS
5.000,00 02.06
Fornecedor 2.000,00 10.06
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
•Data cliente valor vencimento Data
pagamento
10.05 João da Silva 2.000,00 10.06
11.05 João Santos 2.000,00 11.06
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
•Clientes são pessoas físicas ou empresas que utilizam nossos produtos ou serviços.Fornecedores são pessoas físicas que a nossa empresa adquire mercadorias ou serviços.As compras podem ser à vista ou à prazo
Na venda a empresa é obrigada a emitir Nota Fiscal.É com base na Nota Fiscal que a empresa recolhe impostos.
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
•
Nota fiscal é um documento fiscal que comprova a venda de produtos e ou serviços.
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
•A Nota fiscal serve como instrumento, para: Contar prazo de garantia.
Para comprovar a entrega dos produtos e ou serviços.
Serve como prova da forma de pagamento.
Tem função contábil,
É através da nota fiscal que a empresa é fiscalizada pelos órgãos públicos competentes.
Com a emissão da nota fiscal, os impostos são calculados e devem ser recolhidos ao município, estado e união.
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
•
Duplicata - Título de crédito pelo qual o comprador se
obriga a pagar dentro do prazo estipulado a importância da
venda faturada (à prazo).
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
homebanking
O Boleto Bancário é um documento de cobrança pagável até o vencimento em qualquer agência bancária, homebanking, Casas Lotéricas, Supermercados e Agências dos Correios .
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
Banco: Instituição financeira responsável pela cobrança. Contratado previamente pelo cedente, o banco receberá o pagamento do boleto de cobrança pago pelo Sacado, e creditará a importância paga na conta corrente do Cedente.Sacado: Quem paga o boleto;Cedente: Aquele que irá receber a quantia cobrada.
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
•Um cheque é uma ordem de pagamento à vista expedida contra um banco o qual se tem conta
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
•
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
Formas de emissão do cheque
Curso: Secretariado
Aula: 03 Assunto: serviços administrativos
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
OFICIAL: Correspondência
utilizada em Órgãos oficiais.
COMERCIAL :
Correspondência utilizada em
empresas endereçada à
clientes, fornecedores
tratando de assuntos
comerciais.
SOCIAL: Trata de assuntos
de interesse social
(parabenizar, congratular)
PARTICULAR: Trata de
assuntos pessoais.
Tipos de destinatário
Correspondência interna
- Destinatário faz parte do
quadro da empresa
Correspondência
externa - Destinatário é
externo, são clientes,
fornecedores
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
Carta - correspondência externa com a
Finalidade de fornecer e solicitar informações,
promover vendas, criar , manter e encerrar
relações
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
Acusamos o recebimento de sua carta...
Solicitamos de V.Sa.
Comunicamos a V.Sa. que....
Enviamos anexo......
Com referência ao assunto........, comunicamos...
Tendo chegado ao nosso conhecimento que V. Sª pretende...
Temos a satisfação de apresentar a V. Sª o ........
Em resposta a sua solicitação......
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
Agradecendo a atenção que, por certo, V. Sª dispensarão ao assunto, firmamo-nos, atenciosamenteAguardando providências a respeito, subscrevemo-nos, Atenciosamente Esperando continuar a merecer sua honrosa preferência, subscrevemo-nosNo aguardo de um pronunciamento a respeito, firmamo-nosSem outro objetivo para o momento, firmamo-nosAtenciosamente
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
PROLAR - Materiais de Construção S.A.C . 13/12 Feira de Santana, 15 de dezembro de 2012.
Romana e Cia. Ltda.Rua Curitiba, 201.Feira de Santana - BA
Ref.: Solicitação de catálogos
Senhor Diretor:
Solicitamos à V.Sa que nos envie catálogos de material decorativo mencionando os preços e condições de pagamento.
Aguardando providências a respeito, subscrevemo-nos,Atenciosamente
Maurício VasconcelosGerente de Compras
MV/mv
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
• Comunicação interna com a utilidade de fornecer informações, instruções e orientações, confirmar ordens e fazer solicitações.
• Serve também para Relembrar.
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
PROJETO CIDADANIA JAMEMO n. 12/13 Feira de Santana, 15 de dezembro de 2012
De: Departamento PedagógicoPara: Departamento |Propaganda e Marketing
Senhor Chefe:
Encaminhamos a V. Sa. a programação dos cursos que serão ministrados no ano 2015 para que sejam desenvolvidos projetos de propaganda e marketing para o respectivo ano.
Atenciosamente,
Leonice MeloCoordenadora pedagógica
LM/lm
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
• É uma correspondência característica de entidades públicas.
• Também é utilizada em empresas privadas para comunicações formais.
• Devemos usar o tratamento adequado para cada autoridade
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
EMPRESA DIAS PARADOS LTDA
Salvador, 20 de julho de 20125
Sr. Prefeito.
A empresa Dias Parados, estabelecida à rua Escorrega Lá Vai Um, nº 10,
solicita autorização para realizar festejos juninos dos colaboradores desta
empresa na Praça Escorrega Lá Vai Dois, no dia 23.06 do corrente ano.
Atenciosamente,
João Ativo.
Diretor
Ao Sr.
Prefeito da Cidade do Salvador
Salvador – Ba
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
É um documento por meio do qual se transmitem informações, ordens, convites, notificações.
Estrutura:
a) Título a palavra AVISO (em letras maiúsculas);
b) Indicação de quem se destina o aviso;
c) Texto contendo a mensagem;
d) Fecho simples (dispensável conforme o caso);
e) Local e data;
f) Assinatura, nome e qualificação (cargo) ou identificação do responsável.
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
AVISO
AOS ESTUDANTES DO CURSO AUXILIAR ADMINISTRATIVO
A Coordenação do Projeto Cidadania Já avisa
correspondência comercial será tema de estudo da
próxima aula presencial.
Atenciosamente,
Salvador, 22 de julho de 2013.
Leonice Melo.
Coordenadora
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
• É um documento em que se confirma a existência ou inexistência de uma situação que temos conhecimento, referente a alguém. É dizer por escrito, afirmando ou negando, que determinada coisa ou algum fato referente a alguém corresponde à verdade e assim responsabilizar-se,
ao assinar o documento.
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
EMPRESA SUPER INFORMATICA LTDA
Rua: XXXXX
Tel:........./ e-mail:.............CNPJ:.........
ATESTADO
Atesto para fins que o Sr. João Silva trabalhou nesta empresa
como estagiário, no período de novembro de 2003 à dezembro de
2004,, havendo sempre desempenhado, de forma competente e
aplicada, as tarefas que lhe foram confiadas, e nada constando
contra este.
Salvador, 25 de dezembro de 2003.
Antonio Dias
Gerente Geral
(Nome completo e cargo que ocupa)
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
Documento que dá testemunho de ato ou fato
CERTIFICADO
Certifico que o Sr. CLÁUDIO BRITO participou do Curso
Técnicas de Secretariado realizado no período de 10 à 20 de
maio de 2013 com carga horária de 20 horas.
Salvador, 20 de maio de 2013
Leonice Melo
Coordenadora do Curso
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
• Pedido escrito encaminhado a uma autoridade do serviço público, solicitando alguma providência, reconhecimento ou a atribuição de um direito, ou para solicitação comercial externa ou interna de uma empresa .
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
Exmo. Senhor Secretário de Segurança Pública do Estado da BahiaSenhor Secretário,
José da Silva, brasileiro, casado, motorista, portador da R.G. nº 55 SSP-Ba, residente na Rua Vitoria, nº 25, Bairro da Vida, Salvador- Bahia, vem à presença de V. Exa. para expor e requerer o que segue: Na localidade em que resido tem aumentado o número de assaltos e mortes, diante do exposto, a fim de garantir a segurança dos moradores, vem requer que sejam adotadas as providências necessárias para a instalação de um Distrito Policial no bairro, bem como a presença ostensiva de policiamento.
Nestes termos, Pede Deferimento
Salvador – Ba
José da Silva
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
É o instrumento no qual uma pessoa concede poderes a outra
pessoa a fim de que essa trate de assuntos do seu interesse e em seu nome.
Quem concede os poderes é chamado “outorgante”, “mandante” ou “constituinte”;
Quem recebe os poderes e chamado de “outorgado”, “mandatário” ou “constituído”;
Trata-se de um mandato que pode ser conferido por instrumento público, isto é, em cartório de notas e ofícios; ou por instrumento particular, reconhecendo-se em cartório.
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
PROCURAÇÃO
OUTORGANTE: MARIA PEREIRA, brasileira, maior, solteira, comerciante
residente na Rua da Lua, s/n, Amaralina, Salvador, RG n........, e CPF n.......,
OUTORGADO: JOSÉ BONZINHO DA SILVA, brasileiro, casado, pedreiro,
residente na Rua Flórida, n.19, Cidade Baixa, RG n......, e CPF n.......
PODERES: realizar a matrícula da outorgante no 2o. ano do Ensino Médio
da Escola Paz.
Salvador, .....de......de 2002
(Assinatura da outorgante) MARIA PEREIRA
(Nome completo da outorgante) MARIA PEREIRA
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
• Documento que se assemelha ao atestado.
• Quando alguém declara algo.
• Não deve ser expedido por órgãos públicos.
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
Empresa Dias Parados Ltda
Declaração
Declaramos para os devidos fins que o Sr João Santos, CTPS 12345, residente e domiciliado à Rua Alfa, é funcionário desta Empresa exercendo a função de motorista desde 10/08/2003 ate a presente data.
João Santos
Gerente RH
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
• É uma comunicação por meio do qual se chama, convoca ou solicita o comparecimento de alguém a algum local, em
horário marcado.
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
ASSOCIAÇÃO GUERREIROS DO NORDESTE
Rua Bravo - Salvador-Ba. Tel:77777777
Prezado Senhor,
Temos a satisfação de convidar Vossa Senhoria para participar da passagem do
10º Aniversário desta Associação que será realizada no próximo dia 10, quinta-
feira, às 17 horas, na Sala Vip, situado à Av JJ Seabra, desta cidade.
Agradecemos, desde já, a confirmação de sua presença pelos telefones ....
Atenciosamente,
Maria Sabidinha
Presidente
Ao Senhor
João Guerrerinho Silva
Praça.................nº .................
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
EDITAL DE CONVOCAÇÃO
Convidamos o Sr. . João Silva para participar no dia 20.06.2012às 17 horas da reunião extraordinária onde serão tratados os seguintes tópicos:
1- Novas Metas de vendas
2- Despesas de viagens
José Silva
Secretario
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
Documento que registra resumidamente e com clareza as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de uma reunião.
Curso: Secretariado
Aula: 04 Assunto: redação comercial
ASSEMBLEIA EXTRAORDINÁRIA DA REUNIÃO DA EMPRESA ALFA LTDAAos vinte dias do mês de junho do ano de dois mil e doze às dezessete
horas na Empresa Alfa situada à Rua Beta nº 20, reuniram-se em Assembleia Geral Extraordinária os colaboradores desta empresa, devidamente convocados. Analisando a lista de presença, constatou-se número suficiente de participantes para deliberações válidas. Ficou determinado que as novas diretrizes a serem implantadas no departamento de vendas serão:
1 - As metas individuais de vendas será de 5.000 unidades por produto2 - As despesas de vendas serão cobertas em 100% do valor apresentadoNada mais havendo a tratar, encerram-se os trabalhos, lavrando a presente
ata que lida e aprovada por todos , será assinada por todos osLOCAL E DATA: __________________________________________ASSINATURAS:
Curso: Secretariado
Aula: 05 Assunto: arquivo
• ARQUIVO - estrutura física onde ficam guardados os documentos.
ARQUIVAR - processo de classificar, organizar e guardar documentos
Arquivo Centralizado –toda a empresa em único local
Arquivo Descentralizado – cadaDepartamento tem
seu arquivo
• ATIVO – Documentos manuseados freqüentemente
• INATIVO – Documentos sem manuseio freqüente
Curso: Secretariado
Aula: 05 Assunto: arquivo
Separe os assuntos como o supermercado organiza seus produtos, por categoria, temos categoria de alimentos, categoria de higiene pessoal, categoria produtos de limpeza.
Você observou que existe correlação entre as categorias? Assim você deve organizar os seus papeis, pela correlação.
Categorias : Contas à pagar, contas a receber, controles de viagem.
Faça um arquivo para cada uma destas categorias.
Curso: Secretariado
Aula: 05 Assunto: arquivo
MÉTODO DE ARQUIVAMENTO ALFABÉTICO -utiliza-se guias de A à Z
Pastas com Nomes de Pessoas:Zélia AlmeidaJose BentoBento CarneiroComo arquivar? Por inversão do ultimoSobrenomeAlmeida , ZéliaBento, JoseCarneiro ,Bento
Curso: Secretariado
Aula: 05 Assunto: arquivo
ALMEIDA, ZÉLIA
BENTO, JOSÉ
CARNEIRO, BENTO
- ORGANIZAR EM FUNÇÃO DO ÚLTIMO SOBRENOME
Curso: Secretariado
Aula: 05 Assunto: arquivo
• DEVEM SER ARQUIVADOS CONFORME A DENOMINAÇÃO OU RAZÃO SOCIAL.
• EXEMPLOS:
• CASAS BAHIA LTDA
• COMERCIAL ARARAS LTDA
• DIAS & SILVA LTDA
CASAS BAHIA LTDA
COMERCIAL ARARAS LTDA
DIAS & SILVA LTDA
Curso: Secretariado
Aula: 05 Assunto: arquivo
AINDA TEMOS:
• NUMÉRICO
• REGIONAIS
• VER OUTROSCASAS BAHIA LTDA
COMERCIAL ARARAS LTDA
DIAS & SILVA LTDA
