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9º Congresso Nacional de Gestão Eclesial
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9º Congresso Nacional de Gestão Eclesial
9º Congresso Nacional de Gestão Eclesial
A Gestão da Informação e o Secretariado Paroquial
A Gestão da Informação e o Secretariado Paroquial
Aristides Luis [email protected]
Editora A Partilha“Uma editora missionária a serviço da evangelização”
Desde 2003 produzindo e Publicando subsídios de
formação pastorale espiritual.
Vivemos na era Pós-industrial, um novo mundo, onde o trabalho físico é feito pelas máquinas e o mental, pelos computadores. Nela cabe ao homem uma tarefa para a qual é insubstituível: ser criativo, ter ideias.
Durante dois séculos, tempo que durou a sociedade industrial (1750-1950), o maior desafio foi a eficiência, isto é, fazer o maior número de coisas no menor tempo. Assim, o ritmo de vida deixou de ser controlado pelas estações do ano e tornou-se mais dinâmico.
Enquanto a agricultura precisou de dez mil anos para produzir a indústria, esta precisou de apenas 200 anos para gerar a sociedade ou era Pós-industrial.
Prof. Elian
VIVEMOS A ERA DA INFORMAÇÃO – A SOCIEDADE DO CONHECIMENTOMas informação não é conhecimento
Um conjunto de coordenadas da posição de um navio ou o mapa do oceano são informações, a habilidade para utilizar essas coordenadas e o mapa na definição de uma rota para o navio é conhecimento. As coordenadas e o mapa são as "matérias-primas" para se planejar a rota do navio.
Quando você diferencia informação de conhecimento é muito importante ressaltar que informação pode ser encontrada numa variedade de objetos inanimados, desde um livro até um disquete de computador, enquanto o conhecimento só é encontrado nos seres humanos. (...) Somente os seres humanos são capazes de aplicar desta forma a informação através de seu cérebro ou de suas habilidosas mãos.
A informação torna-se inútil sem o conhecimento do ser humano para aplicá-la produtivamente. Um livro que não é lido não tem valor para ninguém. (...)
(Era do Capital Humano, de Richard Crawford)
Informação x Conhecimento
Conceitos:• GESTÃO:
• ...cabe à gestão a otimização do funcionamento das organizações através da tomada de decisões racionais, fundamentadas na escolha e tratamento de dados e informações relevantes para, por essa via, contribuir para seu desenvolvimento e a satisfação dos interesses de todos os seus colaboradores e proprietários, além da satisfação das necessidades da sociedade em geral ou de um grupo em particular.(Neves,Fernanda S., pg. 222)
• GESTÃO DA INFORMAÇÃO
• No campo da gestão da informação, vários autores dissecam e estabelecem uma relação entre dados, informação e conhecimento. Assim, a “[...] informação não se limita a dados coletados; na verdade informação são dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto.
• Informação deve informar, enquanto os dados absolutamente não têm essa missão”
• (MCGEE E PRUSSAK, 1994, p.23).
Entendendo a Informação• Para Davenport (1998), é necessário identificar o que torna uma informação significativa. Para resolver essa
questão, esse autor propõe seis características que determinam a importância da informação nas organizações. São elas: a exatidão, a oportunidade, a acessibilidade, o envolvimento, a aplicabilidade e a
escassez.• A exatidão é um dos requisitos mais básicos da informação. Para que uma informação seja percebida como
valiosa e confiável, ela deve ser exata. Isto é, a informação deve ser entendida como destituída de erros no processo de transcrição, na coleta e na agregação de dados.
• A oportunidade relaciona-se com a atualização da informação. Esta somente é útil se estiver atualizada, disponibilizada de tal maneira que independa de alterações. Porém, a questão da oportunidade está associada a situações específicas, por exemplo, quando se requer informações geradas há dez anos para direcionar decisões quanto ao planejamento estratégico de uma empresa.
• Quanto à acessibilidade da informação, se para obtê-la o processo for complicado, moroso, enfim, difícil, é preciso refletir se vale ou não a pena despender tempo localizando-a. Quem tem permissão para utilizar uma determinada informação deve encontrá-la com facilidade, ou seja, ela deve estar disponibilizada de modo simples a propiciar sua fácil localização. Com a evolução das tecnologias da informação e os ambientes computacionais atualmente existentes, estes podem facilitar enormemente este trabalho.
• O aspecto do envolvimento está ligado à apresentação da informação. Essa, independentemente do seu valor e importância, deve ser apresentada como útil. A forma como ela é apresentada, demonstrada, impacta no envolvimento, em maior ou em menor grau, do usuário.
• A aplicabilidade vincula-se à utilização direta da informação para resolver problemas, apontar soluções, apoiar decisões, de modo a coibir novos arranjos de dados ou novas combinações de análises. Ou seja, a informação deve ser prática, auxiliando diretamente e pontualmente àquilo que se propõe.
• A raridade ou a escassez de uma informação pode ou não influenciar no seu valor. Informação, muitas vezes, significa poder quando está nas mãos de quem sabe lidar com ela. Assim, o valor de uma informação também está associado à sua abundância ou à sua falta.
• Um dos propósitos da informação, dentre outros, é subsidiar a tomada de decisão e oferecer transparência à gestão da entidade.
A gestão da informação tem como objetivo central transformar:
Dados em informaçãoInformação em conhecimentoConhecimento em sabedoria
Compreender as novas gerações e as mudanças culturais. Entender a diferença entre liderar e gerenciar. Dominar métodos e sistemas de gestão – Formação
Planejamento estratégico administrativo e pastoral Recenseamento paroquial ( pesquisas)
Conhecimento e visão sistêmica Alocação e gestão de recursos, tecnológicos, financeiros e
humanos. Detectar, manter e promover a identidade cristã Católica.
Pela falta de referências técnicas de instituições do 3º setor ( principalmente religiosas) – adotar radicalmente técnicas do mercado
privado ou público na gestão eclesial
PERIGO!
TRANFORMAR
•A IGREJA EM EMPRESA•JESUS EM PRODUTO•SACRAMENTOS EM PRESTAÇÃO DE SERVIÇO•A FRATERNIDADE EM MARKETING DE RELACIONAMENTO•GRAÇAS E MILAGRES EM ATRATIVO COMERCIAL•O PÁROCO EM ÍDOLO•E OS FIÉIS EM FÃS•Etc...
“Não Podemos agir como se a Igreja fosse uma piedosa organização do terceiro setor. A Igreja é esposa de cristo.”
Papa Francisco.
Fixar objetivos (planejar) Analisar: conhecer os problemas. Solucionar problemas Organizar e alocar recursos (recursos financeiros, tecnológicos e Humanos).
Comunicar, dirigir e motivar as pessoas (liderar) Negociar Tomar as decisões. Mensurar e avaliar (controlar).
• Habilidades Técnicas: Saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas. Saber decidir e solucionar problemas.• • Habilidades Humanas: Saber lidar com pessoas, comunicando-se eficientemente, negociando, conduzindo mudanças, obtendo cooperação e solucionando conflitos.
• Habilidades Conceituais: Ter Visão Sistêmica
Proativo,ousado, criativo, bom exemplo, cumpridor das promessas, saber utilizar seus princípios, ser cooperativo, ser um bom líder,Etc.
É impossível,administrar bem, sem uma boa
Gestão de Informação.
Secretariado Paroquial Secretariado Paroquial – Departamento de tratamento da
informação• Do voluntário ao profissional
• Quantas pastorais e movimentos existem em sua paróquia?• Resulta em quantos voluntários? Qual a média da faixa etária? Que escolaridade elas tem? Qual a classe social?
Quantas horas em média um voluntário trabalha por semana na paróquia?• Quantas crianças, adolescentes e adultos estão em formação na catequese?• Quantos jovens participam da comunidade, através de pastorais e ou movimentos?• Quantas pessoas passam em média pela paróquia por semana?• Quantos casamentos foram feitos no ano de 2012 em sua paróquia? Qual o mês de maior movimento?• Qual o melhor período do Mês das entradas financeiras? Qual o valor? Quanto ( em porcentagem) é investido nas
seguintes dimensões: Religiosa – Social – Missionária?• A paróquia abrange uma área com que população? Classe social? Quantos católicos? Quantos não católicos?• Com relação aos católicos no espaço geográfico: qual a renda média familiar? Grau de instrução?• Dos que participam da comunidade: Faixa etária? Gênero? Empregados e desempregados? Grau de instrução?• A secretaria atende em média quantas pessoas por mês? Quais os serviços mais procurados?• Que imagem os fieis têm da paróquia? • Como é feita a prestação de contas da paróquia? ( processos )• Quantas família carentes são assistidas pela paróquia? Por quais meios?• Quantas obras sociais a paróquia mantém? • Qual o custo (médio) da evangelização na paróquia (por hora)?• Quais as sazonalidades da paróquia?
A natureza das atividades Quantidade diversificação
Os modos de operação As tecnologias Prazos e compromissos
A Abrangência das ações
Mas principalmente o perfil - Tanto do cargo Como dos
profissionais.
Perfil do novo profissional:Perfil do novo profissional:Manter-se atualizado Manter-se atualizado Liderar equipes Liderar equipes Trabalhar em equipe e em rede Trabalhar em equipe e em rede Demonstrar capacidade de análise e síntese Demonstrar capacidade de análise e síntese Demonstrar conhecimento de outros idiomas Demonstrar conhecimento de outros idiomas Demonstrar capacidade de comunicação Demonstrar capacidade de comunicação Demonstrar capacidade de negociação Demonstrar capacidade de negociação Agir com ética Agir com ética Demonstrar senso de organização Demonstrar senso de organização Demonstrar capacidade empreendedora Demonstrar capacidade empreendedora Demonstrar raciocínio lógico Demonstrar raciocínio lógico Demonstrar capacidade de concentração Demonstrar capacidade de concentração Demonstrar pró-atividade Demonstrar pró-atividade Demonstrar criatividade Demonstrar criatividade
As exigências chegam de todos os lados:- Padre- Agentes de pastorais e movimentos- Fieis- Contabilidade- Cúria- etc...
"Prefiro uma Igreja acidentada, do que doente por fechar-se”, disse. E criticou aquelas “estruturas caducas” que “não nos fazem livres, mas escravos."
Espaço SagradoEspaço Sagrado
Espaço GeográficoEspaço Geográfico
Espaço FormativoEspaço Formativo
Espaço VirtualEspaço Virtual
...É preciso que aconteça uma "cultura do encontro, da amizade, de falar até mesmo com aqueles que não pensam como nós, até mesmo com os que tem outra fé,
porque todos são filhos de Deus". Papa Francisco
Informações chegam de todos os lados. O que fazer com elas?
Espaço SagradoAgendamentoProcessos SacramentaisFestas e outras datasAquisição de materialManutenção patrimonialConfecção de materiaisElaboração de roteirosDivulgação de eventos
Espaço FormativoAgendamento de salasAquisição de subsídiosPauta de reuniões / padre e agentesManutenção e limpeza
Espaço GeográficoAgendamento de visitasDistribuição de materialNovenas e ouras atividades comunitáriasDistribuição e cartazesDivulgação e publicidade
Espaço VirtualInterneteRádioRedes sociaisJornal paroquialEtc...
No ambiente do secretariado:
RH– decoração – arquivo – atendimento – contabilidade – financeiro – marketing – jurídico – patrimonial – controles diversos – organizar e acompanhar reuniões – assessorar o gestor – planejar, operar e controlar decisões, objetivos e metas
O poder da comunicação
A comunicação tem se mostrado de fundamental
importância para as empresas na forma como estas se
relacionam com seu ambiente, na implementação das
estratégias organizacionais, no desenvolvimento da
imagem da instituição, na formação de sua cultura
organizacional, entre vários outros aspectos.
(TORQUATO, 2002; KUNSCH, 2003).
Ambiente de TrabalhoDecoraçãoLimpezaSegurançaPraticidadeOrganização
Atendimentopessoaltelefonepreferencial
Informações fixas de interesse coletivoDireção informativaDados comuns de documentosMural de avisos
SacramentosInformatizaçãoAgilidadeBackups
Serviços burocráticosDisciplina, assiduidade,
pontualidade, retidão de dados etc.
Equipamentos:
Telefonia – móvel e fixaComputadorData showTabletesArquivos (móveis)Etc...
Sistemas de Gestão:
São programas ou sistemas próprios para diferentes setores da gestão.-Controle de recebimento do dízimo-Livros processuais e sacramentais-Contábeis-Fluxo de caixa-Contas a pagar e a receber-Cadastro de fiéis e fornecedores
Casos do cotidiano:
Controle do dízimo e seus relatórios
Relação de fornecedores e planilhas orçamentárias. ( histórico)
Planejamento estratégico de pastoral – recenseamento paroquial
Agenda de contatos específicosclero – dioceseórgãos da Igrejaagentes de pastoralemergênciafornecedoresparceiros – fotografo floricultura
etc...prestadores de serviços
Etc....
Critérios na escolha de sistemas
O mercado conta com uma gama de produtos. Apesar de os serviços serem os mesmos é interessante observar alguns
critérios:
A equipe que elaborou o material tem conhecimento do cotidiano paroquial? Algumas destas ferramentas foram
elaboradas para o mercado empresarial e ajustadas para paróquias, tornando-o inadequado para alguns eventos.
Ele já foi testado em várias paróquias e ou dioceses? Alguns programadores, voluntários paroquiais, desenvolvem ferramentas, baseados na realidade local deles, o que pode não corresponder às reais necessidades, além da limitação no
atendimento, seja para manutenção, upgrades, entre outros. Já vi casos assim, em que após alguns meses a pequena empresa
fechou, e quem adquiriu tais produtos ficou na mão.
Assegure-se de que a empresa ofereça manutenção e um programa de upgrades, mantendo o sistema atualizado.
Busque o maior número de vantagens possível do sistema. Os mais novos, são dinâmicos e oferecem o que há de mais moderno no mercado, ao contrário de alguns mais antigos que permanecem com layout e formatações ultrapassadas.
No que tange a custos, geralmente esses materiais são vendidos por valores abusivos. Veja com atenção o que está incluso neste contrato de compra. Às vezes você adquire um software e as atualizações se tornam mais caras que ele. Observe ainda
o que a empresa oferece de serviços on-line e presenciais, como: treinamentos para funcionários, facilidades de instalação
etc.
Felizmente o Brasil conta com muitas empresas que se dedicam ao desenvolvimento de softwares específicos para a Igreja e que cumprem com todos os critérios acima.
Bibliografia
• Don Tapscott, Economia Digital: Promessa e Perigo na Era de Inteligência em Rede. São Paulo: Makron Books, 1997, p. 50-81.
• Lucci, Elian Alabi / A Era Pós-Industrial, a Sociedade do Conhecimento e a Educação para o Pensar / Editora Saraiva
• BOFF, L. H. Conhecimento: fonte de riqueza das pessoas e das organizações. • Banco do Brasil: Fascículo Profissionalização, n. 22, 2000.• DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informação: porque só a tecnologia • não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, 1998.• MCGEE, James; PRUSAK, Laurence. Gerenciamento estratégico da • informação. Rio de Janeiro: Campus, 1994• ARAÚJO, Luis César G. Teoria geral da administração: aplicação e • resultados nas empresas brasileiras. São Paulo: Ed. Atlas, 2004.• CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma • visão abrangente da moderna administração das organizações. Rio de • Janeiro: Elsevier, 2003.• MAXIMIANO, Antônio Amaru. Teoria geral da administração: da revolução • urbana à revolução digital. São Paulo: Ed. Atlas, 2002.
ARISTIDES LUIS [email protected]
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