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9º Congresso Nacional de Gestão Eclesial 9º Congresso Nacional de Gestão Eclesial A Gestão da Informação e o Secretariado Paroquial A Gestão da Informação e o Secretariado Paroquial des Luis Madureira [email protected]

Secretariado paroquial aristides

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9º Congresso Nacional de Gestão Eclesial

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9º Congresso Nacional de Gestão Eclesial

9º Congresso Nacional de Gestão Eclesial

A Gestão da Informação e o Secretariado Paroquial

A Gestão da Informação e o Secretariado Paroquial

Aristides Luis [email protected]

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Editora A Partilha“Uma editora missionária a serviço da evangelização”

Desde 2003 produzindo e Publicando subsídios de

formação pastorale espiritual.

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             Vivemos  na  era  Pós-industrial,  um novo  mundo,  onde o trabalho físico é feito pelas máquinas  e  o  mental, pelos computadores. Nela cabe ao homem uma tarefa para  a  qual  é  insubstituível: ser criativo, ter ideias.

Durante  dois  séculos,  tempo  que durou  a  sociedade  industrial  (1750-1950),  o maior  desafio  foi  a eficiência,  isto é, fazer o maior número de coisas no menor tempo. Assim, o  ritmo de vida deixou de ser  controlado pelas  estações do ano e  tornou-se mais dinâmico.           

Enquanto a agricultura precisou de dez mil anos para produzir a indústria, esta precisou de  apenas  200  anos  para  gerar  a  sociedade  ou era Pós-industrial.

Prof. Elian

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VIVEMOS A ERA DA INFORMAÇÃO – A SOCIEDADE DO CONHECIMENTOMas informação não é conhecimento

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Um conjunto de coordenadas da posição de um navio ou o mapa do oceano são informações, a habilidade para utilizar essas coordenadas e o mapa na definição de uma rota para o navio é conhecimento. As coordenadas e o mapa são as "matérias-primas" para se planejar a rota do navio. 

Quando  você  diferencia  informação  de  conhecimento  é  muito  importante ressaltar  que  informação  pode  ser  encontrada  numa  variedade  de  objetos  inanimados, desde um livro até um disquete de computador, enquanto o conhecimento só é encontrado nos  seres humanos.  (...)  Somente os  seres humanos  são  capazes de aplicar desta  forma a informação através de seu cérebro ou de suas habilidosas mãos. 

A informação torna-se inútil sem o conhecimento do ser humano para aplicá-la produtivamente. Um livro que não é lido não tem valor para ninguém. (...) 

(Era do Capital Humano, de Richard Crawford)

Informação x Conhecimento

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Conceitos:• GESTÃO:

• ...cabe  à  gestão  a  otimização  do funcionamento  das  organizações através  da  tomada  de  decisões racionais,  fundamentadas  na escolha e tratamento de dados e informações  relevantes  para,  por essa  via,  contribuir  para  seu desenvolvimento e a satisfação dos interesses  de  todos  os  seus colaboradores  e  proprietários, além  da  satisfação  das necessidades  da  sociedade  em geral  ou  de  um  grupo  em particular.(Neves,Fernanda S., pg. 222)

• GESTÃO DA INFORMAÇÃO

• No  campo  da  gestão  da  informação, vários  autores  dissecam  e estabelecem  uma  relação  entre dados,  informação  e  conhecimento. Assim,  a  “[...]  informação  não  se limita a dados coletados; na verdade informação  são  dados  coletados, organizados,  ordenados,  aos  quais são  atribuídos  significados  e contexto. 

• Informação deve  informar,  enquanto os  dados  absolutamente  não  têm essa missão” 

• (MCGEE E PRUSSAK, 1994, p.23).

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Entendendo a Informação• Para Davenport (1998), é necessário identificar o que torna uma informação significativa. Para resolver essa 

questão, esse autor propõe seis características que determinam a importância da informação nas organizações. São elas: a exatidão, a oportunidade, a acessibilidade, o envolvimento, a aplicabilidade e a

escassez.• A exatidão é um dos requisitos mais básicos da informação. Para que uma informação seja percebida como 

valiosa e confiável, ela deve ser exata. Isto é, a informação deve ser entendida como destituída de erros no processo de transcrição, na coleta e na agregação de dados.

• A  oportunidade relaciona-se  com  a  atualização  da  informação.  Esta  somente  é  útil  se  estiver  atualizada, disponibilizada  de  tal  maneira  que  independa  de  alterações.  Porém,  a  questão  da  oportunidade  está associada  a  situações  específicas,  por  exemplo,  quando  se  requer  informações  geradas  há  dez  anos  para direcionar decisões quanto ao planejamento estratégico de uma empresa. 

• Quanto à acessibilidade da  informação, se para obtê-la o processo for complicado, moroso, enfim, difícil, é preciso refletir se vale ou não a pena despender tempo localizando-a. Quem tem permissão para utilizar uma determinada  informação deve  encontrá-la  com  facilidade,  ou  seja,  ela deve estar  disponibilizada de modo simples  a  propiciar  sua  fácil  localização.  Com  a  evolução  das  tecnologias  da  informação  e  os  ambientes computacionais atualmente existentes, estes podem facilitar enormemente este trabalho. 

• O aspecto do envolvimento está ligado à apresentação da informação. Essa, independentemente do seu valor e importância, deve ser apresentada como útil. A forma como ela é apresentada, demonstrada, impacta no envolvimento, em maior ou em menor grau, do usuário. 

• A aplicabilidade vincula-se  à  utilização  direta  da  informação  para  resolver  problemas,  apontar  soluções, apoiar  decisões,  de modo  a  coibir  novos  arranjos  de  dados  ou  novas  combinações  de  análises. Ou  seja,  a informação deve ser prática, auxiliando diretamente e pontualmente àquilo que se propõe. 

• A raridade ou a escassez de uma informação pode ou não influenciar no seu valor. Informação, muitas vezes, significa poder quando está nas mãos de quem sabe lidar com ela. Assim, o valor de uma informação também está associado à sua abundância ou à sua falta. 

• Um dos propósitos da informação, dentre outros, é subsidiar a tomada de decisão e oferecer transparência à gestão da entidade. 

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A gestão da informação tem como objetivo central transformar:

Dados em informaçãoInformação em conhecimentoConhecimento em sabedoria

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Compreender as novas gerações e as mudanças culturais. Entender a diferença entre liderar e gerenciar. Dominar métodos e sistemas de gestão – Formação

Planejamento estratégico administrativo e pastoral Recenseamento paroquial ( pesquisas)

Conhecimento e visão sistêmica Alocação e gestão de recursos, tecnológicos, financeiros e

humanos. Detectar, manter e promover a identidade cristã Católica.

Pela falta de referências técnicas de instituições do 3º setor ( principalmente religiosas) – adotar radicalmente técnicas do mercado

privado ou público na gestão eclesial

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PERIGO!

TRANFORMAR

•A IGREJA EM EMPRESA•JESUS EM PRODUTO•SACRAMENTOS EM PRESTAÇÃO DE SERVIÇO•A FRATERNIDADE EM MARKETING DE RELACIONAMENTO•GRAÇAS E MILAGRES EM ATRATIVO COMERCIAL•O PÁROCO EM ÍDOLO•E OS FIÉIS EM FÃS•Etc...

“Não Podemos agir como se a Igreja fosse uma piedosa organização do terceiro setor. A Igreja é esposa de cristo.”

Papa Francisco.

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Fixar objetivos (planejar)  Analisar: conhecer os problemas.  Solucionar problemas  Organizar e alocar recursos (recursos financeiros, tecnológicos e Humanos). 

Comunicar, dirigir e motivar as pessoas (liderar)  Negociar  Tomar as decisões.  Mensurar e avaliar (controlar). 

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• Habilidades Técnicas: Saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas. Saber decidir e solucionar problemas.•  • Habilidades Humanas: Saber lidar com pessoas, comunicando-se eficientemente, negociando, conduzindo mudanças, obtendo cooperação e solucionando conflitos. 

• Habilidades Conceituais: Ter Visão Sistêmica

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Proativo,ousado, criativo, bom exemplo, cumpridor das promessas, saber utilizar seus princípios, ser cooperativo, ser um bom líder,Etc.

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É impossível,administrar bem, sem uma boa 

Gestão de Informação.

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Secretariado Paroquial Secretariado Paroquial – Departamento de tratamento da

informação• Do voluntário ao profissional

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• Quantas pastorais e movimentos existem em sua paróquia?• Resulta em quantos voluntários? Qual a média da faixa etária? Que escolaridade elas tem? Qual a classe social? 

Quantas horas em média um voluntário trabalha por semana na paróquia?• Quantas crianças, adolescentes e adultos estão em formação na catequese?• Quantos jovens participam da comunidade, através de pastorais e ou movimentos?• Quantas pessoas passam em média pela paróquia por semana?• Quantos casamentos foram feitos no ano de 2012 em sua paróquia? Qual o mês de maior movimento?• Qual o melhor período do Mês das entradas financeiras? Qual o valor? Quanto ( em porcentagem) é investido nas 

seguintes dimensões: Religiosa – Social – Missionária?• A paróquia abrange uma área com que população? Classe social? Quantos católicos? Quantos não católicos?• Com relação aos católicos no espaço geográfico: qual a renda média familiar?  Grau de instrução?• Dos que participam da comunidade: Faixa etária? Gênero? Empregados e desempregados? Grau de instrução?• A secretaria atende em média quantas pessoas por mês? Quais os serviços mais procurados?• Que imagem os fieis têm da paróquia? • Como é feita a prestação de contas da paróquia? ( processos )• Quantas família carentes são assistidas pela paróquia? Por quais meios?• Quantas obras sociais a paróquia mantém? • Qual o custo (médio) da evangelização na paróquia (por hora)?• Quais as sazonalidades da paróquia?

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A natureza das atividades Quantidade diversificação

Os modos de operação As tecnologias Prazos e compromissos

A Abrangência das ações

Mas principalmente o perfil - Tanto do cargo Como dos

profissionais.

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Perfil do novo profissional:Perfil do novo profissional:Manter-se atualizado Manter-se atualizado Liderar equipes Liderar equipes Trabalhar em equipe e em rede Trabalhar em equipe e em rede Demonstrar capacidade de análise e síntese Demonstrar capacidade de análise e síntese Demonstrar conhecimento de outros idiomas Demonstrar conhecimento de outros idiomas Demonstrar capacidade de comunicação Demonstrar capacidade de comunicação Demonstrar capacidade de negociação Demonstrar capacidade de negociação Agir com ética Agir com ética Demonstrar senso de organização Demonstrar senso de organização Demonstrar capacidade empreendedora Demonstrar capacidade empreendedora Demonstrar raciocínio lógico Demonstrar raciocínio lógico Demonstrar capacidade de concentração Demonstrar capacidade de concentração Demonstrar pró-atividade Demonstrar pró-atividade Demonstrar criatividade Demonstrar criatividade 

As exigências chegam de todos os lados:- Padre- Agentes de pastorais e movimentos- Fieis- Contabilidade- Cúria- etc...

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"Prefiro uma Igreja acidentada, do que doente por fechar-se”, disse. E criticou aquelas “estruturas caducas” que “não nos fazem livres, mas escravos."

Espaço SagradoEspaço Sagrado

Espaço GeográficoEspaço Geográfico

Espaço FormativoEspaço Formativo

Espaço VirtualEspaço Virtual

 ...É preciso que aconteça uma "cultura do encontro, da amizade, de falar até mesmo com aqueles que não pensam como nós, até mesmo com os que tem outra fé, 

porque todos são filhos de Deus". Papa Francisco

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Informações chegam de todos os lados. O que fazer com elas?

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Espaço SagradoAgendamentoProcessos SacramentaisFestas e outras datasAquisição de materialManutenção patrimonialConfecção de materiaisElaboração de roteirosDivulgação de eventos

Espaço FormativoAgendamento de salasAquisição de subsídiosPauta de reuniões / padre e agentesManutenção e limpeza

Espaço GeográficoAgendamento de visitasDistribuição de materialNovenas e ouras atividades comunitáriasDistribuição e cartazesDivulgação e publicidade

Espaço VirtualInterneteRádioRedes sociaisJornal paroquialEtc...

No ambiente do secretariado:

RH– decoração – arquivo – atendimento – contabilidade – financeiro – marketing – jurídico – patrimonial – controles diversos – organizar e acompanhar reuniões – assessorar o gestor – planejar, operar e controlar decisões, objetivos e metas

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O poder da comunicação

A  comunicação  tem  se  mostrado  de  fundamental 

importância  para  as  empresas  na  forma  como  estas  se 

relacionam  com  seu  ambiente,  na  implementação  das 

estratégias  organizacionais,  no  desenvolvimento  da 

imagem  da  instituição,  na  formação  de  sua  cultura 

organizacional, entre vários outros aspectos.

 (TORQUATO, 2002; KUNSCH, 2003).

Ambiente de TrabalhoDecoraçãoLimpezaSegurançaPraticidadeOrganização

Atendimentopessoaltelefonepreferencial

Informações fixas de interesse coletivoDireção informativaDados comuns de documentosMural de avisos

SacramentosInformatizaçãoAgilidadeBackups

Serviços burocráticosDisciplina, assiduidade, 

pontualidade, retidão de dados etc.

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Equipamentos:

Telefonia – móvel e fixaComputadorData showTabletesArquivos (móveis)Etc...

Sistemas de Gestão:

São programas ou sistemas próprios para diferentes setores da gestão.-Controle de recebimento do dízimo-Livros processuais e sacramentais-Contábeis-Fluxo de caixa-Contas a pagar e a receber-Cadastro de fiéis e fornecedores

Casos do cotidiano:

Controle do dízimo e seus relatórios

Relação de fornecedores e planilhas orçamentárias. ( histórico)

Planejamento estratégico de pastoral – recenseamento paroquial

Agenda de contatos específicosclero – dioceseórgãos da Igrejaagentes de pastoralemergênciafornecedoresparceiros – fotografo  floricultura 

etc...prestadores de serviços

Etc....

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Critérios na escolha de sistemas

O mercado conta com uma gama de produtos. Apesar de os serviços serem os mesmos é interessante observar alguns 

critérios:

A equipe que elaborou o material tem conhecimento do cotidiano paroquial? Algumas destas ferramentas foram 

elaboradas para o mercado empresarial e ajustadas para paróquias, tornando-o inadequado para alguns eventos.

Ele já foi testado em várias paróquias e ou dioceses? Alguns programadores, voluntários paroquiais, desenvolvem ferramentas, baseados na realidade local deles, o que pode não corresponder às reais necessidades, além da limitação no 

atendimento, seja para manutenção, upgrades, entre outros. Já vi casos assim, em que após alguns meses a pequena empresa 

fechou, e quem adquiriu tais produtos ficou na mão.

Assegure-se de que a empresa ofereça manutenção e um programa de upgrades, mantendo o sistema atualizado.

Busque o maior número de vantagens possível do sistema. Os mais novos, são dinâmicos e oferecem o que há de mais moderno no mercado, ao contrário de alguns mais antigos que permanecem com layout e formatações ultrapassadas.

No que tange a custos, geralmente esses materiais são vendidos por valores abusivos. Veja com atenção o que está incluso neste contrato de compra. Às vezes você adquire um software e as atualizações se tornam mais caras que ele. Observe ainda 

o que a empresa oferece de serviços on-line e presenciais, como: treinamentos para  funcionários, facilidades de instalação 

etc.

Felizmente o Brasil conta com muitas empresas que se dedicam ao desenvolvimento de softwares específicos para a Igreja e que cumprem com todos os critérios acima.

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Bibliografia

• Don Tapscott, Economia Digital: Promessa e Perigo na Era de Inteligência em Rede. São Paulo: Makron Books, 1997, p. 50-81.

• Lucci, Elian Alabi / A Era Pós-Industrial, a Sociedade do Conhecimento e a Educação para o Pensar / Editora Saraiva

• BOFF, L. H. Conhecimento: fonte de riqueza das pessoas e das organizações. • Banco do Brasil: Fascículo Profissionalização, n. 22, 2000.• DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informação: porque só a tecnologia • não basta para o sucesso na era da informação. São Paulo: Futura, 1998.• MCGEE, James; PRUSAK, Laurence. Gerenciamento estratégico da • informação. Rio de Janeiro: Campus, 1994• ARAÚJO, Luis César G. Teoria geral da administração: aplicação e • resultados nas empresas brasileiras. São Paulo: Ed. Atlas, 2004.• CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração: uma • visão abrangente da moderna administração das organizações. Rio de • Janeiro: Elsevier, 2003.• MAXIMIANO, Antônio Amaru. Teoria geral da administração: da revolução • urbana à revolução digital. São Paulo: Ed. Atlas, 2002.

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