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Noes de Elaborao de Projetos

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Contextualizao

Os projetos esto presentes na Humanidade desde a Antiguidade. Vejamos:

l Pirmides do Egito; l Torre de Babel; l Jardins Suspensos da Babilnia; l As Grandes Navegaes, entre outros.

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Contextualizao

Esses projetos eram caracterizados por: l Utilizao de Pessoas e Recursos (Materiais,

Dinheiro, Equipamentos etc); l Planejamento, execuo e controle. l Limitao de tempo; l Interesses diversos.

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O que um projeto?

A partir do que vimos, podemos j definir o que um projeto.

Projeto um empreendimento no repetitivo,

caracterizado por uma seqncia lgica de eventos, com incio, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por

pessoas dentro de parmetros pr-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade

PMBOK

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O que um projeto?

Hum, como que ...?

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O que um Projeto?

Simples...Vamos de novo: l Um esforo temporrio com a finalidade de

criar um produto/servio nico; l Temporrio porque tem incio e fim bem

determinados. Temporrio no significa que a sua durao curta; muitos projetos duram vrios anos.

l nico porque o resultado algo diferente em algum aspecto. Os projetos envolvem o desenvolvimento de algo que nunca foi feito antes, e que , portanto, nico.

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Alguns exemplos de Projetos...

l Viagem do homem Lua; l Explorao de Marte; l Desenvolvimento de um novo produto ou

servio; l Planejamento de um novo carro; l Realizao de uma campanha poltica; l Construo de um edifcio; l A edio de um jornal ou revista.

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Alguns exemplos de Projetos...

No nosso dia-a-dia tambm encontramos exemplos de Projetos:

l Uma viagem de frias; l A construo de uma casa; l A realizao de um plano de estudos para

passar no vestibular; l Uma festa para uma data importante;

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Projeto X Atividades ou Operaes Contnuas

Atividades So os eventos que fazem parte da rotina das

pessoas ou organizaes, so processos de trabalho que se repetem continuamente. Elas se realizam sempre do mesmo modo com pequenas variaes ao longo do tempo. Como exemplo:

l Atividades administrativas de rotina; l Escovar os dentes; l Lavar roupa.

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Gerenciamento de Projetos l Pro je tos modernos envo lvem g rande

complexidade tcnica e requerem alta diversidade de habilidades, alm de um ambiente cada vez mais restritivo e exigente em termos de recursos.

l Assim, foi criado o Gerenciamento de Projetos, que a aplicao do conhecimento, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto, de forma a atingir e exceder as necessidades e expectativas dos interessados pelo projeto.

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Gerenciamento de Projetos

Qualidade

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Ciclo de Vida de um Projeto Todo projeto tem um ciclo de vida. O ciclo de vida estabelece: l Uma sequncia de fases; l Determina o incio e fim do projeto; l Oferece uma sequncia de pontos de deciso

no planejamento; l Oferece pontos de sicronizao para o trabalho

colaborativo da equipe; l Tem pontos de aprendizado para melhoria dos

prximos passos;

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As fases do Ciclo de Vida As quatro fases mais comuns no ciclo de vida dos projetos so iniciao, planejamento, execuo/controle e encerramento.

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Fases do Ciclo de Vida l Fases respondem a questes: O que fazer depois? Quanto tempo devemos continuar? Quais produtos devem ser gerados ao seu final? l Fases tambm: Indicam que tarefas dependem de outras Oferecem no seu final uma oportunidade de

avaliar os resultados alcanados e decidir sobre a continuao do projeto.

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Fases do Ciclo de Vida l Fases respondem a questes: O que fazer depois? Quanto tempo devemos continuar? Quais produtos devem ser gerados ao seu final? l Fases tambm: Indicam que tarefas dependem de outras Oferecem no seu final uma oportunidade de

avaliar os resultados alcanados e decidir sobre a continuao do projeto.

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Interao entre as fases

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As fases do Ciclo de Vida

No incio dos projetos, so os processos de iniciao que consomem a maioria dos recursos. Com o decorrer do tempo, os processos de planejamento, seguidos dos processos de execuo e, finalmente, dos processos de encerramento, passam a consumir mais recursos. Os processos de monitoramento e controle tm uma atuao uniforme durante todo o ciclo de vida do projeto.

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Benefcios dos Projetos

Evitar surpresas durante a execuo dos trabalhos; O t im izar a a locao de pessoas , equipamentos e materiais necessrios; Documentar e facilitar as estimativas para futuros projetos.

Um projeto bem sucedido aquele que realizado conforme o planejado!

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Benefcios dos Projetos

Evitar surpresas durante a execuo dos trabalhos; O t im izar a a locao de pessoas , equipamentos e materiais necessrios; Documentar e facilitar as estimativas para futuros projetos.

Um projeto bem sucedido aquele que realizado conforme o planejado!

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Sucesso de um Projeto

Ser concludo dentro do tempo previsto; Ser concludo dentro do oramento previsto; Ter utilizado os recursos (materiais, equipamentos e pessoas) eficientemente, sem desperdcios; Ter atingido a qualidade e a performance desejada.

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Insucesso de um Projeto

O projeto ficar abaixo do oramento previsto; O projeto terminar mais rpido; O projeto consumir menos materiais e pessoas; O cliente ser surpreendido pela qualidade do resultado do projeto; O projeto gastou menos recursos do que o previsto; Esse fatores indicam que pode ter ocorrido uma falha no planejamento que permitiu que os recursos fossem superestimados e, no uma vitria da economia.

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E por que houve insucesso?

Obstculos naturais (fora do controle): Mudanas climticas; Mudana inesperada na empresa; Mudana imprevisvel de preos etc. Falhas gerenciais (controlveis): Objetivos mal estabelecidos; Muito trabalho e pouco tempo; Estimativas erradas; Falta de conhecimento para o trabalho etc.

importante tentar prever, afastar ou minimizar as falhas ao longo da realizao do projeto.

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A Importncia da Comunicao em Projetos Por que importante planejar a comunicao de um projeto? Porque as pessoas trabalham melhor sabem a razo do seu trabalho.

Portanto, importante organizar e padronizar os meios de comunicao nos projetos, utilizando con t ra tos , r o te i r os , o f c i os , t abe las , cronogramas.

Assim um projeto deve ser documentado em todos os seus aspectos.

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O Plano de Ao O principal documento de planejamento do trabalho de um projeto Plano de Ao (Plano de Projeto), que tem 3 partes principais:

Resumo do Projeto: informaes resumidas como objetivos, prazos e custos totais, principais etapas e seus responsveis; Detalhamento: informaes pormenorizadas como tarefas e executores, datas e prazos, recursos e custos; Consideraes Finais: melhor estratgia de execuo, controle de mudanas; anlise de riscos.

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O Plano de Ao

Projeto Nome Responsveis Objetivo Geral Objetivos Especficos Data da Realizao Principais Etapas Custos Totais Fontes de Recursos Tabelas de Recursos Humanos e Materiais Necessrios Tabelas de Custos Diretos, Indiretos, Fixos, Variveis

Relao de Atividades Relao de Pessoas Envolvidas Prazos Como Fazer

Cronograma (Linha do Tempo) Riscos Mudanas Estratgias

Resumo

Detalhamento

Consideraes Finais

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O Plano de Ao

Atividade (O qu)

Responsvel (Quem)

Prazos (Quando)

De que forma (Como)

Incio Donos Semana 1 Conversa

Planejamento Donos e Pedreiros Semana 1, 2 Reunio

Alicerce Pedreiro 1 Semana 2,3 Manual

Coluna Pedreiro 2 Semanas 2,3 Manual Paredes Pedreiros 1 e 2 Semanas 4, 5, 6 Manual

Finalizao Donos e Pedreiros Semana 7 Entrega Acompanhamento Donos e Pedreiros Todas as semanas Visita

Projeto: construo de uma casa

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O Plano de Ao

Semanas Atividade 1 2 3 4 5 6 7

Incio Planejamento

Alicerce Coluna Paredes

Finalizao Acompanhamento x x x x x x x

Projeto: construo de uma casa

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Custos de um projeto

Custos = so os gastos relacionado execuo do novo produto ou servio: Diretos = vinculados diretamente aos Produtos/Servios: Mo-de-obra, material, mquinas de trabalho; Indiretos = no relacionados diretamente ao produto/servio: material de escri tr io, passagens, despesas administrativas; Variveis = variam diretamente com a produo: mais tijolos para mais casas Invariveis = no variam mesmo que se pare a produo: o salrio deve ser pago sempre

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Custos de um projeto

Quanto menos variarem os custos, melhor! O ideal fechar a tabela de custos somente aps validar todo o levantamento; A tabela de custos deve ser apresentada de forma clara; Objetivos mal definidos geram problemas de custos nas est imat ivas no in c io , no planejamento, na execuo e no controle do projeto; e, conseqentemente, os custos no final do projeto tendero a aumentar muito e extrapolar o oramento previsto.

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Demonstrando os Custos em um Plano de Ao

Projeto: construo de uma casa

CUSTOS 1 2 3 4 5 6 TOTAL

1. Custos fixos Salrios 0 10 10 10 10 10 R$ 60,00 IPTU do Imvel 0 2 2 2 2 2 R$ 12,00 2. Custos variveis

Cimento 0 5 5 2 2 1 R$ 15,00

Tijolo 0 0 0 10 10 5 R$ 25,00

CUSTO TOTAL R$ 110,00

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Gesto Financeira de Projetos

Um dos fatores crticos de sucesso em projetos a sua gesto financeira, isto , controlar o que entra e sai. Vimos o que sai por meio da anlise de custos. Veremos agora o que entra, ao que chamaremos de recurso financeiro.

RECURSO FINANCEIRO O CONJUNTO DE ENTRADAS (ISTO , DINHEIRO QUE ENTRA) PARA A EXECUO DO PROJETO.

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Gesto Financeira de Projetos

Os recursos financeiros podem ter vrias origens: recursos prprios; doaes emprstimos resultados de outros projetos; excedente de recursos; governamentais. Alguns podem ter disponibilidade imediata e outros disponibilidade futura

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Gesto Financeira de Projetos

importante controlar a utilizao desses recursos, tanto na sua entrada quanto na sua sada.

Para isso, podemos utilizar modelos tabulares de Fluxo de Caixa, indicando as fontes dos recursos (financiamento) e as aplicaes (uso) dos mesmos. Vejamos:

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Gesto Financeira de Projetos

FONTES DOS RECURSOS FONTES VALOR (R$)

Poupana no Banco 10.000,00

Emprstimo com os pais 2.000,00

Financiamento Habitacional 20.000,00

Doao dos pais 1.000,00

TOTAL 33.000,00

Fontes: de onde viro os recursos para a execuo do projeto.

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Gesto Financeira de Projetos Aplicao: Fluxo de Caixa da Destinao

Semana1 Semana 2 Semana 3

Previsto Realizado Previsto Realizado Previsto Realizado

ENTRADA

Poupana no Banco 10.000,00 9.000,00

Emprstimo com os pais 2.000,00 1.000,00

Financiamento Habitacional 10.000,00 10.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00

Doao dos pais 1.000,00 1.000,00

Outras Entradas

A TOTAL DOS RECEBIMENTOS 20.000,00 19.000,00 7.000,00 6.000,00 6.000,00 6.000,00

SADA

Alicerce 3.000,00 2.700,00 Colunas

3.000,00 3.500,00 2.000,00 Paredes

1.000,00 1.000,00 1.000,00 4.000,00 Telhas

2.000,00 2.000,00 Pintura

1.500,00 1.500,00 Outras Sadas

B TOTAL DOS PAGAMENTOS 7.000,00 7.200,00 3.000,00 4.000,00 3.500,00 3.500,00

SALDO ANTERIOR

- - 13.000,00 11.800,00 17.000,00 13.800,00

SALDO DA SEMANA

13.000,00 11.800,00 4.000,00 2.000,00 2.500,00 2.500,00

SALDO ACUMULADO 13.000,00 11.800,00 17.000,00 13.800,00 19.500,00 16.300,00