Sérgio MendesDiretor Executivo

TNX Brasil

PALESTRA

   Gerenciamento

         Eletrônico de

                  Documentos

e da InformaçãoCOMO E PORQUE IMPLANTAR

Data: 14/06/2012

Horário: 17:00 h

Local: EDOCAutor : Sérgio Bezerra Mendes

GED – rev 15

O DESAFIO

ESTATÍSTICA DO PROBLEMAGera-se em média 19 cópias de cada documento

Gasta-se R$32,00 com mão de obra procurando, de forma errada, cada documento arquivado

Perde-se cerca de 25 horas recuperando cada documento perdido

7,5% de todos os documentos são perdidos, 5% são arquivados de forma errada

Gasta-se 400 horas por ano procurando documentos perdidos

Gasta-se R$1,00 em mão de obra por cada documento arquivado

Profissionais gastam 5 a 15% de seu tempo lendo documentos, mas gastam 50% do tempo procurando-os

Fonte Global GED

ARMAZENAMENTOImagem a 200 dpi, comprimida (10:1) 50KB 1 GB 20 mil imagens.500 páginas de texto 1 MB.1GB 500 mil páginas de textoUm arquivo (4 gavetas) comporta, em média, 10 mil documentos.

Um DVD-R mede 120mm de diâmetro e armazena 4.7 GB

94 mil imagens ou 2,35 milhões de páginas de texto.

Fonte CENADEM

Escritórios americanos criam cerca de 1 bilhão de páginas de papel/dia : 600 milhões de páginas de relatórios de computador;234 milhões de fotocópias;24 milhões de documentos diversos.

Mídias

GED

Captação Gerenciamento Armazenamento Distribuição Preservação. GED

Fonte CENADEM

O GED é formado pelas seguintes principais tecnologias : Document Imaging (DI) Document Management (DM) Workflow COLD/ERM Forms ProcessingRIM – Records and Information Management

O GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento.

É um grupo de tecnologias, divididas em cinco funcionalidades básicas:

Este grupo de tecnologias permite o gerenciamento de documentos de forma digital.

Tais documentos podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e arquivos já criados na forma digital.

DI - Document Imaging Gerenciamento da Imagem.

A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de “scanners”.

Fonte CENADEM

“Scanners” convertem os documentos de papel ou microfilme para uma mídia digital.

A imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres, diferente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado.

DI - Document Imaging

DM - Document Management Gerenciamento de Documentos Eletrônicos

Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisões. O DM controla o acesso eletrônico aos documentos, permitindo uma maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação.

Seu foco é o controle das versões dos documentos, datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento.

Fonte CENADEM

Principais aplicações : normas técnicas, manuais, documentos da qualidade (ISO 9000, ISO 14000, etc) e desenhos de engenharia.

DM - Document Management

DM - Document Management

WorkflowFluxo de Trabalho

É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade, eficácia e segurança.

Fonte CENADEM

Principais sistemas e tecnologias que usam WORKFLOW:ERP-Enterprise Resource Planning; SCM, Supply Chain Management; CRM-Customer Relationship Managemente-Business e outras.

Workflow

COLD/ERMComputer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management

Gerenciamento Corporativo de RelatóriosO processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos.

Fonte CENADEM

A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital.

Forms Processing (OCR/ICR)Processamento de Formulários

A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados.

Fonte CENADEM

Essa tecnologia automatiza o processo de digitação O Forms Processing é utilizado pelos bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos.

Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o OCR, Optical Character Recognition e o ICR, Intelligent Character Recognition.

OCR/ICR

RIM – Records and Information ManagementGerenciamento de Registros

É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra.

Fonte CENADEM

O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade (TTD).

TTD – Tabela de Temporalidade Documental

Localização Física

Etiqueta de Caixa

ECM – Enterprise Content ManagementGerenciamento de Conteúdo

É o conjunto das tecnologias para criação, captação, ajustes, distribuição e gerenciamento de todos os conteúdos que apóiam o processo de negócios da empresa. Os conteúdos podem estar em qualquer formato digital.

Fonte CENADEM

GED = ECM = EDMS (Electronic Document Management System)

O ECM é uma maneira mais simplificada de se explicar o GED com a sofisticação que a WEB permite.

Creation

Human

Review

System

Collaboration

Edition Approval

Release

Distribute

Internet

E-mail

Store

Retention Disposal

Portals

Mobile

P

R

I

N

T

Y

N

Preserve

Fonte Softexpert

KM- Knowledge ManagementGerenciamento do Conhecimento

É a capacidade que uma organização tem de criar conhecimento, disseminar e incorporar a produtos, serviços e sistemas para gerar resultados.

Fonte CENADEM

Para a perfeita efetivação do KM é necessário o registro de todos os documentos que entram e saem da empresa, com inclusões, alterações e conteúdos.

E isso só é possível com o uso de tecnologias de GED

KM- Knowledge ManagementGerenciamento do Conhecimento

Fonte HUMANTECH

estratégias on e off-linepara gerar resultados por meio de:

ATIVIDADES

PROCESSOS

TECNOLOGIA

CULTURA

+

+

+

Portal• Gestão do legado• Revitalização• Construção de Canais• Hotsites• Produção de conteúdo

Marketing digital• E-mail marketing• SMS marketing• SEO• SEM• SMO

Redes sociais• Revitalização• Gestão• Monitoramento• Consultoria• Gestão de crise

RH 2.0• Consultoria digital• Gestão das redes

sociais de RH• Produção de

conteúdo multimídia

RI 2.0• Consultoria digital• Treinamento com

executivos• Gestão de redes

sociais

Campanhas• Planejamento • Monitoramento • Gestão de redes sociais

e métricas• Gestão de crise

Aplicativos• Celulares• Tablets• Games• Feiras e eventos

SAC 2.0• Análise de

resultados• Métricas• Planejamento• CRM Social

KM- Knowledge ManagementGerenciamento do Conhecimento

REFLEXÃO Você consegue localizar e encontrar um documento

facilmente?

Quanto dinheiro é gasto para guardar e buscar este documento?

E se você não encontrar o documento que tanto procura?

Qual é o impacto de perdê-los?

Você tem o controle de segurança de quem os acessa?

Como é gerenciado o seu ciclo de vida?

Você consegue distribuí-los e compartilhá-los de forma eficiente?

Você consegue compartilhar o conhecimento na organização com segurança de maneira eficiente ?

Aplicação de GED

• Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, e-Commerce, etc • Extratos de conta corrente, aplicações, cartões de assinatura, Contratos de

câmbio, de financiamento e leasing • Automação de cartórios • Bibliotecas digitais • Catálogos de peças e listas de preços • Controle completo de compras (do pedido à entrega do produto) • Controle de bilhetes de companhias aéreas • Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em

organismos do governo • Conversão de acervos históricos • Desenhos de engenharia e relatórios técnicos

Fonte CENADEM

Aplicação de GED

• Documentação administrativa/Financeira/Contábil/RH • Documentação da logística de transporte • Documentação de auditoria • Documentação de consórcios • Documentação dos sistemas de qualidade - ISO 9000, etc• Documentos de escritório de modo geral: Word, Excel, Powerpoint, fax, e-

mail e outros • Documentos e processos de tribunais • Documentos em geral de instituições de ensino • Gerenciamento de contratos em geral • Prontuários de pacientes em hospitais • Resultados de exames laboratoriais • Seguradoras: apólice, sinistro até a indenização

Fonte CENADEM

Estudo de Caso – Gestão de Pedidos

SE SUITE

Registro

Aplicador

Digitalização

Indexação

Integração

Consulta

Documentos

Hosting

Arquivo

Físico

Auditorias

Internas/

Externas

Consulta

Documentos

CorretoraEstudo de Caso – Corretora de Valores

Reconhecimento inteligente de placas de veículos e identificações de

contêineres, garantindo melhoria no controle de processos e redução de custos

Estudo de Caso – Gestão de veículos/cargas

Estudo de Caso – Gestão da Produção

Porque as empresas implantam GED ?Alta velocidade, segurança e precisão na localização de documentos. Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos. Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade. Grande melhoria no processo de tomada de decisões. Aproveitamento de espaço físico. Ilimitadas possibilidades para indexação de documentos. Reduzir a possibilidade de extravio ou falsificação de documentos. Mais agilidade nas transações entre empresas. Agilidade nas mudanças de processos. Exigência da alta competitividade. Melhor atendimento ao cliente. Respostas precisas e instantâneas Obtenção de vantagem competitiva sustentável. Possibilidade da empresa virtual sem limites físicos.

Fonte CENADEM

Retorno sobre InvestimentoPremissas :a.) 10.000 documentosb.) HH = R$ 12,00/hc.) Preço de uma cópia = R$ 0,10d.) Custo médio de guarda de um documento = R$ 1,00e.) 100 funcionários

Cópias emitidas => 19 cópias * 10.000 x R$ 0,10 = R$ 19.000,00Custo total de guarda => 10.000 x R$ 1,00 = R$ 10.000,00Erro de armazenamento => 10.000 x 5% x R$ 32,00 = R$ 16.000,00Reemissão de documento=> 25h x 10.000 x 7,5% x R$ 12,00 = R$ 225.000,00Busca de documentos = 400h x R$ 12,00 = R$ 480.000,00

Total = R$ 750.000,00/ano

R$ 750.000,00

COMO IMPLEMENTAR ?

Levantamento

Análise

Recomendação

Projeto

Implementação

LEVANTAMENTO

1. Definir o problema e o objetivo da solução

2. Definir usuários internos e externos

3. Quais os tipos de documentos?

4. Qual a quantidade de documentos (por tipo)?

5. Como será a integração com sistemas legados ?

6. Qual a infra-estrutura tecnológica necessária?

7. Levantamento de processos existentes

8. Definição de um Sponsor para o projeto.

GED IMPLEMENTADO

Conclusão

1. O crescente volume de informações gerado nas corporações exige uma metodologia e um sistema para gerenciamento integrado de documentos. Tudo que é importante precisa ser controlado e gerenciado.

2. O objetivo de toda empresa é a competitividade, produto de uma boa tomada de decisão. O que mais mudou nos últimos anos foi o modo de acesso às informações, base para a tomada de decisão.

O foco das empresas de sucesso é um melhor gerenciamento de todas as informações.

“Conhecimento é poder”Francis Bacon – Século XVI

A TNX BrasilUma empresa brasileira especializada em prover soluções tecnológicas através da venda consultiva, consultoria, planejamento e execução de serviços relacionados a soluções inovadoras e de tecnologia avançada. A TNX Brasil conta hoje com cinco unidades de negócios localizadas em Minas Gerais (Belo Horizonte e Sul de Minas), no Rio de Janeiro, Espírito Santo e Santa Catarina, e uma ampla rede de parceiros com capacidade de atendimento em todo o território nacional.

 

Como integradora de soluções, possuímos um portfólio de produtos e serviços que abrange toda parte de excelência e conformidade empresarial, Gestão do Conhecimento, Gestão do Chão de Fábrica (Sistemas MES), automação de projetos 3D, além de parcerias diversas complementares.

 

A TNX Brasil conta hoje com mais de 300 clientes, entre as quais estão inseridas as maiores empresas atuantes no mercado nacional.

Alguns Clientes

Gestão do ConhecimentoGestão da Excelência

Gestão da Produção

TNX – UNIDADE MGAv. do Contorno, 5351/101-112Funcionários – Belo Horizonte(31) 3245-2713

TNX – UNIDADE RJ Rua Dalcidio Jurandir, 255/257Barra – Rio de Janeiro(21) 3328-1363

TNX – UNIDADE ESRua Pedro Carlos de Souza, nº. 209Ilha de Santa Maria – Vitória(27) 3053-1424

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