SGM-503 OSTENSIVO · Processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado. 1.2.22 - Documento Unidade de registro de informações produzidas

SGM-503 OSTENSIVO

NORMAS PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA

MARINHA DO BRASIL

SECRETARIA-GERAL DA MARINHA

2019

OSTENSIVO SGM-503

NORMAS PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA

MARINHA DO BRASIL

SECRETARIA-GERAL DA MARINHA

2019

FINALIDADE: NORMATIVA

1ª REVISÃO

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - II - REV.1

ATO DE APROVAÇÃO

Aprovo, para emprego na MB, a 1a Revisão da publicação SGM-503 - NORMAS

PARA GESTÃO ARQUIVÍSTICA.

BRASÍLIA, DF.

Em 20 de maio de 2019.

MARCOS SILVA RODRIGUES

Almirante de Esquadra

Secretário-Geral da Marinha

ASSINADO DIGITALMENTE

AUTENTICADO

PELO ORC

RUBRICA

EM____/____/____

CARIMBO

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - III - REV.1

ÍNDICE

PÁGINAS

Folha de Rosto ............................................................................................................... I

Ato de Aprovação ........................................................................................................... II

Índice .............................................................................................................................. III

Introdução ....................................................................................................................... VI

CAPÍTULO 1 - CONCEITUAÇÃO GERAL

1.1 - Propósito ............................................................................................................... 1-1

1.2 - Definições.............................................................................................................. 1-1

CAPÍTULO 2 - GESTÃO DE ARQUIVOS

2.1 - Propósito ............................................................................................................... 2-1

2.2 - Principais Atividades de um Profissional de Arquivos ............................................ 2-1

2.3 - Recomendações para Instalação e Administração de Arquivos ............................... 2-1

2.4 - Procedimentos em Caso de Irregularidades ............................................................ 2-4

2.5 - Principais Instrumentos Legais ............................................................................... 2-4

CAPÍTULO 3 - GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

3.1 - Propósito ............................................................................................................... 3-1

3.2 - Fundamentos e Noções Básicas .............................................................................. 3-1

3.3 - Gestão de Documentos........................................................................................... 3-3

3.4 - Classificação .......................................................................................................... 3-4

3.5 - Recuperação da Informação ................................................................................... 3-5

CAPÍTULO 4 - CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

4.1 - Propósito ............................................................................................................... 4-1

4.2 - Considerações Preliminares ................................................................................... 4-1

4.3 - Higienização do Acervo ......................................................................................... 4-4

4.4 - Acondicionamento e Armazenamento .................................................................... 4-5

4.5 - Mensuração de Documentos Arquivísticos ............................................................. 4-5

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - IV - REV.1

CAPÍTULO 5 - ATIVIDADES DE MICROFILMAGEM

5.1 - Propósito................................................................................................................ 5-1

5.2 - Microfilmagem de Documentos Recolhidos ........................................................... 5-1

5.3 - Métodos de Serviço de Microfilmagem .................................................................. 5-1

5.4 - Atendimento às OM Cadastradas ........................................................................... 5-2

5.5 - Guarda de Microfilmes .......................................................................................... 5-3

5.6 - Acondicionamento dos Filmes ............................................................................... 5-4

5.7 - Recursos Financeiros ............................................................................................. 5-4

5.8 - Observações Gerais ................................................................................................ 5-4

CAPÍTULO 6 - ACESSO AOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

6.1 - Propósito................................................................................................................ 6-1

6.2 - Acesso à Informação .............................................................................................. 6-1

CAPÍTULO 7 - ESCRITURAÇÃO DE LIVROS

7.1 - Propósito................................................................................................................ 7-1

7.2 - Livro de Estabelecimento ....................................................................................... 7-1

7.3 - Livro do Navio ....................................................................................................... 7-7

7.4 - Livro de Quartos .................................................................................................... 7-21

7.5 - Formulário de Informações Históricas .................................................................... 7-22

CAPÍTULO 8 - GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS

8.1 - Propósito................................................................................................................ 8-1

8.2 - Formas dos Documentos Arquivísticos Digitais ..................................................... 8-1

8.3 - Composição do Documento Digital ........................................................................ 8-1

8.4 - Ciclo de Vida dos Documentos Arquivísticos Digitais ............................................ 8-1

8.5 - Classificação e Temporalidade dos Documentos Arquivísticos Digitais .................. 8-2

8.6 - Variedades Envolvidas na Produção de um Documento Digital .............................. 8-2

8.7 - Programa de Gestão de Documentos Arquivísticos Digitais.................................... 8-2

CAPÍTULO 9 - PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS

9.1 - Propósito................................................................................................................ 9-1

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - V - REV.1

9.2 - Complexidade na Adoção de Soluções para a Preservação Digital .......................... 9-1

9.3 - Estratégias para a Preservação Digital .................................................................... 9-2

9.4 - Principais Ameaças ao Objeto Digital .................................................................... 9-6

CAPÍTULO 10 - RESPONSABILIDADES

10.1 - Propósito ............................................................................................................. 10-1

10.2 - Setor da SGM - DPHDM (Arquivo da Marinha) .................................................. 10-1

10.3 - Centros Locais de Tecnologia da Informação (CLTI) ........................................... 10-1

10.4 - Todas as Organizações Militares (OM) ................................................................ 10-1

10.5 - Setor do Material - DCTIM ................................................................................. 10-2

10.6 - Produtores de Documentos Arquivísticos ............................................................. 10-2

ANEXOS

ANEXO A - Modelo de Etiqueta para Caixa-Box ........................................................... A-1

ANEXO B - Modelo de Guia-Fora.................................................................................. B-1

ANEXO C - Modelo de Mensagem de VISITEC ............................................................ C-1

ANEXO D - Modelo de Pedido de Serviço de Microfilmagem ........................................ D-1

ANEXO E - Modelo do Formulário de Informações Históricas ...................................... E-1

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - VI - REV.1

INTRODUÇÃO

1 - PROPÓSITO

Esta publicação tem o propósito de orientar as Organizações Militares da Marinha do

Brasil na gestão de documentos tanto em suporte físico quanto digital, por meio do

estabelecimento de normas e procedimentos específicos.

2 - DESCRIÇÃO

Esta publicação está dividida em dez capítulos. O Capítulo 1 apresenta definições e

conceitos da área arquivística; o Capítulo 2 apresenta as principais atividades desenvolvidas

por um profissional de arquivos, orienta sobre a guarda adequada da documentação, e aborda

os principais instrumentos legais e as sanções penais em caso de irregularidade; o Capítulo 3

complementa o Capítulo 5 da SGM-105 (Normas sobre Documentação Administrativa e

Arquivamento na Marinha - NODAM) sobre a gestão de documentos; o Capítulo 4 destaca a

importância da conservação e preservação dos documentos arquivísticos; o Capítulo 5 define

a atuação das atividades de microfilmagem pela Diretoria do Patrimônio Histórico e

Documentação da Marinha (DPHDM); o Capítulo 6 aborda sobre o acesso a documentos,

sobre o Serviço de Informação ao Cidadão (SIC) e instrumentos de pesquisas; o Capítulo 7

aborda, sucintamente, as normas para a escrituração do Livro de Estabelecimento, do Livro do

Navio e do Livro de Quartos; o Capítulo 8 apresenta os procedimentos a serem empregados

na gestão dos documentos digitais da Marinha, decorrentes das especificidades do contexto

tecnológico, visando garantir a produção, tramitação, arquivamento e destinação arquivística

dos documentos da MB; o Capítulo 9 orienta quanto aos procedimentos a serem adotados para

a preservação de documentos arquivísticos digitais; e o último, Capítulo 10 atribui

responsabilidades, à luz da legislação em vigor no País e das normas na MB, aos gestores

envolvidos na preservação dos documentos arquivísticos em suporte digital.

3 - CLASSIFICAÇÃO

Esta publicação é classificada, de acordo com o EMA-411- Manual de Publicações da

Marinha – em: PMB, não controlada, ostensiva, normativa e normal.

4 - PRINCIPAIS MODIFICAÇÕES

Trata-se da 1ª Revisão da publicação SGM-503 - NORMAS PARA A PRESERVAÇÃO

DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS EM SUPORTE DIGITAL NA MARINHA

acrescido do conteúdo do Capítulo 9 da SGM-501 - NORMAS PARA GESTÃO DE BENS

CULTURAIS NA MB (3ª Revisão) e de novos conceitos relacionados com a arquivologia.

Esta revisão tem o objetivo de concentrar os procedimentos adotados pela Marinha do Brasil

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - VII - REV.1

referentes ao assunto, por este motivo, sua denominação foi alterada para NORMAS PARA

GESTÃO ARQUIVÍSTICA. Anteriormente, a presente norma tratava de documentos

arquivísticos digitais, com a nova revisão passará a tratar de qualquer documento arquivístico,

seja em suporte físico ou digital.

5 - SUBSTITUIÇÃO

Esta publicação substitui a SGM-503 - Normas para a Preservação de Documentos

Arquivísticos em Suporte Digital na Marinha, 1ª Edição, aprovada em 27 de outubro de 2010.

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - 1-1 - REV.1

CAPÍTULO 1

CONCEITUAÇÃO GERAL

1.1 - PROPÓSITO

Definir os conceitos utilizados nas questões referentes à gestão e preservação dos

documentos arquivísticos em qualquer suporte, físico ou digital.

1.2 - DEFINIÇÕES

1.2.1 - Acervo

Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade

custodiadora.

1.2.2 - Acesso

a) Possibilidade de consulta a documentos; e

b) Função arquivística destinada a tornar acessíveis os documentos e a promover sua

utilização mediante a preparação e a publicação de instrumentos de pesquisa, a organização

de serviço educativo, de referência e divulgação.

1.2.3 - Acondicionamento

Ato ou efeito de embalar ou guardar documentos de forma apropriada à sua

preservação e manuseio.

1.2.4 - Arquivamento

a) Sequência de operações que visam à guarda ordenada de documentos; e

b) Ação pela qual uma autoridade determina a guarda de um documento cessada a sua

tramitação.

1.2.5 - Arquivista

Profissional de nível superior, com formação em arquivologia.

1.2.6 - Arquivo

Conjunto de documentos detentores de informações, qualquer que seja seu suporte ou

natureza, produzidos, recebidos e acumulados pela Marinha do Brasil (MB) e que refletem

suas ações, seus compromissos e sua história.

1.2.7 - Arquivo digital

Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por computador e

armazenada em suporte apropriado.

1.2.8 - Arquivo Público

Arquivo de entidade coletiva pública, independentemente de seu âmbito de ação e do

sistema de governo do País; e integrante da administração pública.

OSTENSIVO SGM-503


1.2.9 - Arranjo

Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos

de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano previamente estabelecido.

1.2.10 - Assinatura digital

Modalidade de assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática, que

utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do

documento. Os atributos da assinatura digital são:

a) ser única para cada documento, mesmo que o signatário seja o mesmo;

b) comprovar a autoria do documento digital;

c) possibilitar a verificação da integridade; e

d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a

princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.

1.2.11 - Assinatura eletrônica

Geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados,

adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura

manual do indivíduo.

1.2.12 - Atividade-fim

Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de

uma instituição. Também referida como atividade finalística.

1.2.13 - Atividade-meio

Atividade especializada que não corresponde à atividade principal de uma instituição,

assim como aquelas relacionadas à administração de pessoal, material e finanças. Expressão

que designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades-fim de uma instituição.

Também referida como atividade mantenedora.

1.2.14 - Avaliação

Processo de análise dos documentos arquivísticos que tem por objetivo submeter o

acervo documental produzido em determinado período (em geral por um ano) ao confronto

com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, a fim de: manter os

documentos na fase corrente; transferir ou recolher para a entidade custodiadora encarregada

do arquivamento na fase intermediária ou permanente; ou eliminar o documento.

1.2.15 - Certificação digital

Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo

estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de

OSTENSIVO SGM-503


criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é

inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora. A Infraestrutura de

Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) é uma forma de certificação digital instituída no

Brasil desde 2002.

1.2.16 - Classificação

Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de

classificação, código de classificação ou quadro de arranjo em grandes assuntos ou áreas do

conhecimento.

1.2.17 - Código de classificação

Conjunto de símbolos, normalmente letras e/ou números, derivado de um plano de

classificação. Por exemplo: Classe 100 - POLÍTICA, ESTRATÉGIA E DOUTRINA, Classe

200 - LOGÍSTICA E MOBILIZAÇÃO, Classe 300 - PREPARO E EMPREGO DAS

FORÇAS ARMADAS, Classe 400 - CIÊNCIA E TECNOLOGIA E INOVAÇÃO, Classe 500

- ENSINO E DESPORTO e Classe 600 - SEGURANÇA E CONTROLE.

1.2.18 - Conservação

Conjunto de ações estabilizadoras que visa desacelerar o processo de degradação de

documentos ou objetos, por meio de controle ambiental e de tratamentos específicos

(higienização, reparos e acondicionamento).

1.2.19 - Custódia

Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de

vínculo de propriedade.

1.2.20 - Destinação de documentos

Decisão, posterior à avaliação, com base na Tabela de Temporalidade e Destinação de

Documentos, cujo resultado pode ser: a transferência, o recolhimento dos documentos para a

fase permanente ou a eliminação.

1.2.21 - Digitalização de documentos

Processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de

dispositivo apropriado.

1.2.22 - Documento

Unidade de registro de informações produzidas e recebidas, de qualquer suporte

material ou natureza, em decorrência do exercício de atividades específicas desempenhadas

por uma instituição ou pessoa física, que produz efeitos na comprovação de um fato ou a que

se possa atribuir valor histórico.

OSTENSIVO SGM-503


a) Documento arquivístico - documento produzido (elaborado ou recebido), no curso

de uma atividade finalística ou mantenedora, como instrumento ou resultado da tal atividade e

retido para ação probatória, pesquisa ou referência; e

b) Documento arquivístico digital - idem ao documento arquivístico, mas registrado

e codificado no formato digital, acessível por meio de sistema computacional.

1.2.23 - Emulação

Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos

computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma

obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.

1.2.24 - Eliminação de documentos

Descarte de documentos considerados destituídos de valor para guarda permanente,

de acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

1.2.25 - Entidade custodiadora

Entidade responsável pela custódia e acesso a um acervo.

1.2.26 - Fases de arquivamento

a) Corrente: período em que o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que

pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem

compete a sua administração;

b) Intermediária: período em que o conjunto de documentos originários dos

arquivos correntes, com uso pouco frequente, se encontra armazenado para fins de produção

de prova sem juízo e aguardando a destinação final (eliminação ou recolhimento para o

arquivo permanente); e

c) Permanente: período em que parte do conjunto de documentos (em média, dez por

cento do total produzido) é preservada em caráter definitivo, em função de seu valor histórico

para a organização.

1.2.27 - Forma documental

Regras de representação de acordo com as quais o conteúdo de um documento

arquivístico, seu contexto administrativo e documental, e sua autoridade são comunicados. A

forma documental possui atributos que caracterizam a forma interna do documento

arquivístico (elementos intrínsecos) e atributos que caracterizam a forma externa do

documento arquivístico (elementos extrínsecos).

1.2.28 - Formato de arquivo digital

Especificação de regras e padrões descritos formalmente para interpretação dos bits

OSTENSIVO SGM-503


constituintes de um arquivo digital. Pode ser:

a) aberto - quando as especificações são públicas (p.ex.: xml, html, odf e rtf);

b) fechado - quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (p.ex.:

doc);

c) proprietário - quando as especificações são definidas por uma organização que

mantém seus direitos, sendo seu uso gratuito ou não (p.ex.: pdf, jpeg, doc e gif); e

d) padronizado - quando as especificações são produzidas por um organismo de

normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p.ex.: XML).

1.2.29 - Gestão arquivística de documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas referente à produção, à tramitação,

ao uso, à avaliação e ao arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária,

independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

1.2.30 - Gestão eletrônica de documentos

Conjunto de tecnologias utilizado para organização de documentos digitais ou

eletrônicos de uma organização, que contém as seguintes funcionalidades: captura,

gerenciamento, armazenamento e distribuição (trâmite).

1.2.31 - Hardware

É a parte física do computador, ou seja, é o conjunto de componentes eletrônicos,

vídeo, teclado, circuitos integrados e placas, que se comunicam por meio de barramentos.

1.2.32 - Metadados

São dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender

e/ou preservar documentos arquivísticos digitais ao longo do tempo.

1.2.33 - Plano de classificação

Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de

arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma

instituição e da análise dos documentos por ela produzidos. Expressão geralmente adotada em

arquivos correntes.

1.2.34 - Prazo de guarda

Definido na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, baseado em

estimativas de uso e na legislação em vigor no País, que aponta por quanto tempo cada

documento deverá ser mantido na fase corrente ou intermediária de arquivamento, ao fim das

quais a destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção.

OSTENSIVO SGM-503


1.2.35 - Preservação digital

Conjunto de ações gerenciais e técnicas exigido para superar as mudanças

tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo o acesso e a interpretação de documentos

digitais pelo tempo que for necessário. Deve alcançar todas as características essenciais do

objeto digital, que são: físicas, lógicas e conceituais.

1.2.36 - Recolhimento de documentos

Envio de parte dos documentos da fase intermediária para a fase permanente, de

acordo com a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

1.2.37 - Repositório digital confiável

Repositório digital que é capaz de manter autênticos, preservar e prover acesso a

materiais digitais pelo tempo necessário.

1.2.38 - Sistema de Gestão Arquivística de Documentos

Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e

a eficácia da Gestão Arquivística de Documentos.

1.2.39 - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)

Conjunto de procedimentos e operações técnicas característico do Sistema de Gestão

Arquivística de Documentos processados digital ou eletronicamente e aplicável em ambientes

digitais ou em ambientes híbridos (mescla de documentos digitais e não digitais ao mesmo

tempo). Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares

integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação destes.

1.2.40 - Prazo de vigência

Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e

legais plenos cumprindo as finalidades que determinaram a sua produção.

1.2.41 - Preservação

Conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que

contribui direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.

1.2.42 - Restauração

Conjunto de medidas que objetiva a estabilização ou a reversão de danos físicos ou

químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não

comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

1.2.43 - Software ou programa de computador

Conjunto organizado de instruções em linguagem natural ou codificada, contida em

suporte físico de qualquer natureza, de emprego necessário em máquinas automáticas de

OSTENSIVO SGM-503


tratamento de informação, dispositivos, instrumentos ou equipamentos periféricos, baseado

em técnicas digitais, para fazê-los funcionar de modo e fim específico determinado. Trata-se

de produção intelectual, protegido pela lei brasileira nº 9.609/1998 e pelas Convenções de

Berna (Direitos do Autor) e de Genebra. No Brasil é protegido pelo Direito Autoral ou então

pelo Direito Patentário.

1.2.44 - Software livre

É o software disponibilizado, gratuitamente ou comercializado, com as premissas de

liberdade de instalação; plena utilização; acesso ao código fonte; possibilidade de

modificações/aperfeiçoamentos para necessidades específicas; distribuição da forma original

ou modificada, com ou sem custos.

1.2.45 - Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos (SPAD)

Responsável pela promoção da gestão de documentos produzidos e recebidos pelas

OM da MB e pela garantia do acesso aos documentos, observados os dispositivos legais, de

forma a preservar seus valores probatórios e informativos, constituindo-se em apoio à

Administração. Cabe a ela identificar, analisar e avaliar os documentos e implementar a

gestão documental no âmbito da OM.

1.2.46 - Suporte

Base física sobre a qual a informação é registrada. No caso específico de documentos

digitais, são exemplos de suporte: CD-Rom, pen drive, hard disk etc.

1.2.47 - Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Instrumento que determina os prazos para transferência, recolhimento e destinação

final de documentos. Sua utilização se dá após a sua aprovação pela autoridade arquivística

competente. Determina os prazos de retenção dos documentos em cada fase e as condições de

guarda do acervo documental, tendo em vista a transferência, o recolhimento ou a eliminação

de documentos. Existem duas tabelas: uma destinada às atividades-meio da Administração

Pública e outra para as atividades-fim do Ministério da Defesa (MD).

1.2.48 - Transferência de documentos

Mudança de documentos da fase corrente para a fase intermediária de arquivamento,

de acordo com a Tabela de Temporalidade.

1.2.49 - Trilha de auditoria

Conjunto de informações registradas que permite o rastreamento de intervenções

feitas no documento arquivístico digital ou no sistema computacional.

OSTENSIVO SGM-503


CAPÍTULO 2

GESTÃO DE ARQUIVOS

2.1 - PROPÓSITO

Apresentar as principais atividades desenvolvidas por um profissional de Arquivos,

orientar as Organizações Militares (OM) sobre a instalação e adaptação de prédios para se

tornarem um local adequado para a guarda do acervo e instrumentos legais que norteiam a

arquivologia brasileira e as sanções penais para o não cumprimento da legislação.

O Arquivo da Marinha, integrante do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), é

reconhecido pela Lei nº 8.159, Art. 17, § 1º, como uma Instituição Arquivística do Poder

Executivo Federal. Tendo, dentre outras, as atribuições da custódia, do processamento

técnico, da preservação e do acesso aos documentos para o público em geral, e atua como

Arquivo Central e como Orientador Técnico da Gestão de Arquivos no âmbito da Marinha do

Brasil (MB).

2.2 - PRINCIPAIS ATIVIDADES DE UM PROFISSIONAL DE ARQUIVOS:

a) supervisionar o arquivamento e a preservação dos documentos arquivísticos

considerados de interesse da MB, independentemente de seu suporte;

b) supervisionar a produção ou recebimento dos documentos arquivísticos da MB/

Extra-MB;

c) supervisionar o acesso e a expedição das informações contidas nos documentos

arquivísticos do acervo, de acordo com legislação específica em vigor.

d) supervisionar o cumprimento da legislação vigente e das normas da MB sobre Gestão

Documental, referentes à transferência e ao recolhimento de documentos arquivísticos;

e) orientar na classificação, arranjo e descrição de documentos;

f) acompanhar os trabalhos de organização e controle dos documentos arquivísticos de

acordo com legislação específica em vigor;

g) orientar a avaliação e seleção de documentos para fins de preservação; e

h) prover medidas necessárias à conservação de documentos arquivísticos.

2.3 - RECOMENDAÇÕES PARA INSTALAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUI-

VOS

2.3.1 - Orientações gerais

Com a finalidade de orientar a instalação e a administração dos arquivos correntes,

intermediários e/ou técnicos das OM da MB, apresenta-se como sugestão de procedimentos a

serem adotados, de acordo com as possibilidades e a realidade de cada OM.

OSTENSIVO SGM-503


Todas as OM possuem arquivos correntes, intermediários e/ou técnicos, podendo ser

localizados nas Secretarias de Departamentos, Divisões e Seções. Estes Setores deverão atuar

sob orientação dos SECOM das OM e da DPHDM. Dentre as principais atividades destes

Setores, cabe ressaltar:

a) arquivar os documentos, visando à recuperação da informação;

b) avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua guarda definitiva ou sua

eliminação;

c) preservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam

ocasionar a sua deterioração; e

d) controlar a tramitação dos documentos em seus Setores.

2.3.2 - Instalações

- Levantamento do acervo existente

Realizar um levantamento de todos os tipos documentais produzidos e recebidos na

execução das atividades da sua OM. Este procedimento será essencial para o

dimensionamento da área a ser ocupada pelo compartimento do arquivo.

2.3.3 - Escolha do local

O local destinado para ser o arquivo da OM deve atender a requisitos que possam

oferecer segurança contra as ações de estranhos, do fogo, da água e de agentes de deterioração

do papel (insetos, roedores, poeira, excesso de luminosidade etc), altamente nocivos ao

acervo. Tais requisitos constam nas Recomendações para a Construção de Arquivos do

Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

2.3.4. - Preparação do local

A preparação do local destinado ao arquivo da OM consiste em realizar, entre outras,

as seguintes ações, extraídas das Recomendações para a Construção de Arquivos do

CONARQ:

a) dedetizar;

b) adquirir mobiliário adequado;

c) instalar grades nas portas e janelas, se for necessário;

d) instalar persianas, cortinas ou película insulfilm nas janelas para impedir incidência

direta de luz sobre os documentos;

e) isolar instalações hidráulicas;

f) melhorar ou adquirir sistema de prevenção e combate a incêndios;

g) revisar partes elétricas, telhados, calhas e encanamentos;

OSTENSIVO SGM-503


h) instalar aparelhos desumidificadores, vaporizadores, termo higrômetros, exaustores,

ar-condicionado e ventiladores, conforme a necessidade; e

i) demais medidas julgadas necessárias pelos responsáveis do arquivo.

2.3.5 - Composição da equipe de trabalho nas atividades arquivísticas

Na MB, existem quatro especialidades recomendadas para as praças exercerem

funções nos arquivos que são: Escrita (ES), Administração (AD), Secretariado (SC) e

Comunicações Navais (CN). Nos casos das OM com necessidade de guarda por longos

períodos (documento em fase intermediária ou permanente), sobretudo OM que possuam

acervo formado por documentos técnicos e de pessoal, é altamente desejável a lotação de um

oficial com Bacharelado em Arquivologia. Os Encarregados de SECOM serão os

responsáveis pelos arquivos das OM.

A equipe deverá ser competente, responsável e capaz de executar as seguintes

atividades:

a) selecionar, registrar, ordenar, arquivar, descrever, avaliar e localizar documentos;

b) conservar os documentos mantendo o arquivo organizado e atualizado;

c) controlar a entrada e saída de documentos do arquivo;

d) transferir e recolher documentos seguindo os procedimentos da SGM-105 - Normas

sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na Marinha (NODAM); e

e) inventariar o acervo.

2.3.6 - Administração

Os arquivos têm como principais funções o apoio à administração, a preservação da

memória institucional e a garantia de acesso às informações contidas nos documentos

arquivísticos. Para que sejam alcançadas estas finalidades algumas providências são

necessárias, tais como:

a) Organização do local

I) O mobiliário deverá ser disposto adequadamente oferecendo um melhor

aproveitamento do espaço disponível, da luminosidade e das ventilações naturais existentes.

II) Não deverão ser guardados materiais estranhos ao acervo no interior do arquivo.

III) Deverá ser verificado se existem móveis ou documentos embaixo de janelas, de

aparelhos de ar-condicionado ou em situações que possam provocar algum tipo de dano ao

acervo.

IV) Deverá ser verificado se as caixas, pastas e livros estão acondicionados de

forma correta e funcional no mobiliário; e

OSTENSIVO SGM-503


V) O ideal é que o local de guarda de documentos seja separado do local de

trabalho, sendo utilizado apenas para pesquisas.

b) Organização do acervo

Os Departamentos, Divisões e Seções poderão dispor de um arquivo corrente, nos

quais são arquivados os documentos recebidos e expedidos. As OM podem adotar

procedimentos próprios para aperfeiçoar o arquivamento de documentos em função das

instalações disponíveis, do volume de documentos e do pessoal existente. Devem ser

utilizadas as caixas de arquivamento tipo box de polionda na cor branca, com etiquetas de

identificação do conteúdo, conforme modelo anexo A.

c) Verificação das medidas de segurança

O Setor de Arquivo deverá ser um local de acesso permitido somente às pessoas

autorizadas. Deverão ser estabelecidas normas de controle de entrada e saída de pessoas e de

documentos (Protocolo e Guia Fora - ver anexo B) para não permitir o seu extravio.

d) Execução da Gestão Documental

É operacionalizada por meio do planejamento, da organização, do controle, da

coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos, com o objetivo de

aperfeiçoar todo o ciclo documental. Cabe às SECOM o gerenciamento da Gestão de

Documentos nas OM.

2.4 - PROCEDIMENTOS EM CASO DE IRREGULARIDADES

É obrigatória a comunicação imediata, ao superior hierárquico e à autoridade

competente, de qualquer anormalidade que comprometa a segurança do documento

arquivístico, que pertença a MB; e

Tendo em vista que existem sanções administrativas e penais para as violações das leis

que protegem o acervo arquivístico, orienta-se a abertura de sindicância, determinado pelo

COMIMSUP ou ODS, de acordo com a hierarquia da OM envolvida, com cópia para a

DPHDM, no intuito de que, após concluído o processo administrativo, a autoridade

competente indique que o processo seja arquivado ou se proceda a abertura de Inquérito

Policial Militar (IPM).

2.5 - PRINCIPAIS INSTRUMENTOS LEGAIS

_____. BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil.

(Art. 5º, Incisos X, XIV, XXXIII, XXXIV, LX, LXXII, LXXIII e LXXVII, Capítulo I, Título

II., Art. 19, Inciso II, Capítulo 2, Título III., Art. 23, Incisos I, III, IV e V, Capítulo 2, Título

III., Art. 24, Incisos VII e VIII, Capítulo 2, Título III., Art. 30, Inciso IX, Capítulo IV, Art.

OSTENSIVO SGM-503


215, Seção II, Capítulo III, Título VIII., Art. 216, Inciso III Seção II, Capítulo III, Título

VIII., § 1º, 2º, 3º, 4º e 5º, Art. 216, Inciso IV, Seção II, Capítulo III, Título VIII.)

_____. Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio

de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.

Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF,

31JAN1996. Seção 1, p. 1497.

_____. Decreto nº 6.514, de 22 de julho de 2008. Dispõe sobre as infrações e sanções

administrativas ao meio ambiente, estabelece o processo administrativo federal para apuração

destas infrações, e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do

Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 23JUL2008. Seção 1, p. 1.

_____. Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012. Regulamenta procedimentos para

credenciamento de segurança e tratamento de informação classificada em qualquer grau de

sigilo, e dispõe sobre o Núcleo de Segurança e Credenciamento. Diário Oficial [da]

República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 16NOV2012. Seção1, p.1.

_____. Decreto n° 4.915, de 12 de dezembro de 2003. Dispõe sobre o Sistema de Gestão de

Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal, e dá outras providências.


15DEZ2003. Seção 1, p. 2.

_____. Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012. Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de

novembro de 2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do

caput do art. 5o, no inciso II do § 3

o do art. 37 e no § 2

o do art. 216 da Constituição. Diário

Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 16MAI2012.

Seção 1, p.1.

_____. Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968. Regula a microfilmagem de documentos oficiais e

dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder

Legislativo, Brasília, DF, 10MAI1968. Seção 1, p. 3785.

_____. Lei nº 7.347, de 24 de julho de 1985. Disciplina a ação civil pública de

responsabilidade por danos causados ao meio ambiente, ao consumidor, a bens e direitos de

valor artístico, estético, histórico, turístico e paisagístico (vetado) e dá outras providências.

Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF,

25JUL1985. Seção 1, p. 10649.

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_____. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos

públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do

Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 09JAN1991. Seção 1, p. 455.

_____. Lei nº 9.051, de 18 de maio de 1995. Dispõe sobre a expedição de certidões para a

defesa de direitos e esclarecimentos de situações. Diário Oficial [da] República Federativa

do Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 19MAI1995. Seção 1, p. 7126.

_____. Lei nº 9.507, de 12 de novembro de 1997. Regula o direito de acesso a informações e

disciplina o rito processual do habeas data. Diário Oficial [da] República Federativa do

Brasil, Poder Legislativo, Brasília, DF, 13NOV1997. Seção 1, p. 26025.

_____. Lei nº 9.605, de 12 de fevereiro de 1998. Dispõe sobre as sanções penais e

administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras

providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Legislativo,

Brasília, DF, 13FEV1998. Seção 1, p. 1.

_____. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Regula o acesso a informações previsto

no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da

Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei nº

11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá

outras providências. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo,

Brasília, DF, 18NOV2011. Seção 1, p.1.

_____. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Resolução nº 2, de 18 de outubro

de 1995. Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de

acervos documentais para instituições arquivísticas públicas. Diário Oficial [da] República

Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 24OUT1995. Seção 1, p. 7.

_____. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE. GLOSSÁRIO - Documentos

Arquivísticos Digitais. Versão 7.0. 2016. Disponível em: <http://conarq.arquivonacional.

gov.br/documentos-eletronicos-ctde/glossario-ctde.html>

_____. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos - CTDE. Carta para a preservação do

patrimônio arquivístico digital. Disponível em: <http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/

publicacoestextos/Carta_preservacao.pdf>

_____. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da

Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de

Documentos de Arquivo para a Administração Pública: atividades-meio, a ser adotado como

modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de

http://conarq.arquivonacional.gov.br/documentos-eletronicos-ctde/glossario-ctde.html

http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes

http://conarq.arquivonacional.gov.br/images/publicacoes

OSTENSIVO SGM-503


Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na

Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às

atividades-meio da Administração Pública. Diário Oficial [da] República Federativa do

Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 08FEV2002. Seção 1, p.2.

_____. Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004. Dispõe sobre a inserção dos documentos

digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades

integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. Diário Oficial [da] República Federativa do

Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 19JUL2004. Seção 1, p.5.

_____. Resolução nº 21, de 4 de agosto de 2004. Dispõe sobre o uso da subclasse 080 -

Pessoal Militar do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração

Pública: atividades-meio e da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos

de Arquivo Relativos às atividades-meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução

nº 14, de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. Diário Oficial

[da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 09AGO2004. Seção 1,

p.152.

_____. Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006. Estabelece diretrizes para a transferência e

recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.


09AGO2006. Seção 1, p.1.

_____. Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008. Dispõe sobre o dever do Poder Público, no

âmbito dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, de criar e manter Arquivos

Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a

preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas.


18JUN2008. Seção 1, p.5.

_____. Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010. Dispõe sobre a adoção das Recomendações

para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes. Diário Oficial [da] República

Federativa do Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 03MAI2010. Seção1, p.1.

_____. Resolução nº 32, de 17 de maio de 2010. Dispõe sobre a inserção dos Metadados na

Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de

Documentos - e-ARQ Brasil. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder

Executivo, Brasília, DF, 18MAI2010. Seção 1, p.4.

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_____. Resolução nº 38, de 9 de julho de 2013. Dispõe sobre a adoção das "Diretrizes do

Produtor - A Elaboração e a Manutenção de Materiais Digitais: Diretrizes Para Indivíduos" e

"Diretrizes do Preservador - A Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais: Diretrizes

para Organizações" Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder Executivo,

Brasília, DF, 11JUL2013. Seção 1, p. 223.

_____. Resolução nº 40, de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre os procedimentos para a

eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional

de Arquivos - SINAR. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil, Poder

Executivo, Brasília, DF, 11DEZ2014. Seção 1, p. 29.

_____. Resolução nº 41, de 9 de dezembro de 2014. Dispõe sobre a inserção dos documentos

audiovisuais, iconográficos, sonoros e musicais em programas de gestão de documentos

arquivísticos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR,

visando a sua preservação e acesso. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil,

Poder Executivo, Brasília, DF, 11DEZ2014. Seção 1, p.30.

_____. Resolução nº 43, de 4 de setembro de 2015. Altera a redação da Resolução do

CONARQ nº 39, de 29 de abril de 2014, que estabelece diretrizes para a implementação de

repositórios digitais confiáveis para a transferência e recolhimento de documentos

arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do

Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. Diário Oficial [da] República Federativa do

Brasil, Poder Executivo, Brasília, DF, 08SET2015. Seção 1, p. 34.

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CAPÍTULO 3

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS

3.1 - PROPÓSITO

Complementar entendimento e conceito sobre Gestão de Documentos no Capítulo 5 da

SGM-105 - Normas sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na Marinha

(NODAM - 5ª Revisão).

3.2 - FUNDAMENTOS E NOÇÕES BÁSICAS

3.2.1 - Documento arquivístico

Documento arquivístico é entendido como informação registrada, independentemente

da forma ou suporte, produzida ou recebida e mantida pela instituição ou pessoa na

consecução de suas obrigações legais. A partir dos seus elementos substanciais, baseados nos

princípios da proveniência, da organicidade, da unicidade e da indivisibilidade é prova do

exercício das funções/atividades da entidade produtora/recebedora do documento. O

documento de arquivo é o testemunho da vida de uma instituição, pois apresenta informações

sobre o estabelecimento, a competência, as atribuições, as funções, as operações e as atuações

exercidas por uma entidade pública ou privada no decorrer de sua existência.

3.2.2 - Características

Os documentos de arquivo se distinguem dos outros documentos por possuírem as

seguintes características:

a) Organicidade

Está relacionado à relação orgânica que os documentos arquivísticos mantêm entre

si, pois são produzidos e acumulados em razão das funções e atividades desenvolvidas nas

OM;

b) Unicidade

Está relacionado ao fato do documento arquivístico ser único em seu conjunto

documental no qual faz parte, podem existir cópias em um ou mais grupos de documentos,

mas cada cópia é única em seu lugar;

c) Confiabilidade ou fidedignidade

Está relacionado ao momento em que o documento é produzido e à veracidade de

seu conteúdo, tendo a capacidade de sustentar os fatos que atesta; e

d) Autenticidade

Está relacionado à transmissão, à preservação e à custódia. Um documento

autêntico é aquele que se mantém da forma como foi produzido, e apresenta o mesmo grau de

OSTENSIVO SGM-503


confiabilidade ou fidedignidade que tinha no momento de sua produção.

3.2.3 - Suporte

Está relacionado ao material sobre o qual as informações são registradas. Exemplo:

Papel, fita magnética, DVD, entre outros.

3.2.4 - Formato

Está relacionado à configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o

modo como foi confeccionado. Exemplo: mapa, livro, planta, entre outros. Cabe ressaltar que

não deve ser confundido com formato de arquivo digital.

3.2.5 - Gênero documental

Está relacionado à maneira como o documento é representado. Conforme o Dicionário

Brasileiro de Terminologia Arquivística (DBTA) do Arquivo Nacional, gênero é entendido

como “reunião de espécies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais,

particularmente o suporte e o formato, e que exigem processamento técnico específico e, por

vezes, mediação técnica para acesso.” Exemplos: documentos textuais, documentos

audiovisuais, documentos bibliográficos, documentos cartográficos, documentos eletrônicos,

entre outros.

3.2.6 - Espécie documental

Está relacionado ao seu aspecto formal (forma documental), tendo sua definição como

“divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. Exemplos: ata,

carta, decreto, disco, filme, planta, entre outros.

3.2.7 - Tipo ou tipologia documental

Está relacionado ao contexto onde o documento foi produzido, sendo a junção da

espécie documental mais a função/atividade que motivou a produção do documento, de

acordo com o DBTA é a “divisão de espécie documental que reúne documentos por suas

características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou

técnica do registro. Exemplo: contrato de compra e venda, ata de reunião, decreto-lei, certidão

de serviço de armador, entre outros.

3.2.8 - Natureza do assunto

Está relacionado ao acesso do documento, podendo ser ostensivo ou sigiloso.

a) documento ostensivo: é aquele que não possui restrição de acesso; e

b) documento sigiloso é aquele que possui restrição no acesso e deve ter conhecimento

limitado.

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3.2.9 - Princípios arquivísticos

Visando tornar acessíveis as informações contidas nos documentos e delimitar o que é

documento arquivístico, setores de guarda devem seguir os seguintes princípios:

a) Princípio da Proveniência ou Princípio do Respeito aos Fundos

Princípio básico da arquivologia determina que o arquivo produzido por um órgão

ou entidade, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras;

b) Princípio da Pertinência

Princípio segundo o qual documentos deveriam ser reclassificados por assunto sem

ter em conta a proveniência e a classificação original; e

c) Princípio do Respeito à Ordem Original

Princípio segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade

coletiva, pessoa ou família que o produziu.

3.2.10 - Teoria das Três Idades

Teoria segundo a qual os arquivos são considerados como correntes, intermediários

ou permanentes de acordo com a frequência de uso e a identificação dos valores primários e

secundários.

a) Arquivo Corrente

É conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, por causa do seu valor

primário, é objeto de consulta frequente; estes documentos deverão permanecer na OM até

concluírem seu prazo de guarda conforme a Tabela de Temporalidade e Destinação de

Documentos de Arquivo (TTDD);

b) Arquivo Intermediário

É o conjunto de documentos originários de arquivos correntes com uso pouco

frequente. A DPHDM/Arquivo da Marinha custodia esses documentos até concluírem seu

prazo de guarda, após este tempo, sua destinação final é definida; os documentos podem ser

recolhidos para guarda permanente ou eliminados; e

c) Arquivo Permanente

É o conjunto de documentos que possuem valor secundário, ou seja, histórico,

probatório ou informativo que devem ser preservados definitivamente. A guarda e a

conservação destes documentos é realizada pela DPHDM/Arquivo da Marinha.

3.3 - GESTÃO DE DOCUMENTOS

Gestão de Documentos, de acordo com a Lei nº 8.159/1991, consiste em um “conjunto

de procedimentos e operações técnicas referentes a sua produção, tramitação, uso, avaliação e

OSTENSIVO SGM-503


arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento

para a guarda permanente”.

A aplicação da gestão de documentos permite que a MB controle e acompanhe toda a

sua documentação arquivística, seja ela produzida ou recebida, garantindo a uniformização de

procedimentos, eficiência na recuperação da informação, criação e manutenção de

documentos. Essas medidas de controle e acompanhamento contribuem para a transparência,

a desburocratização da instituição, a legalidade dos atos administrativos e a destinação correta

dos documentos.

Compete às OM da MB a administração dos documentos arquivísticos na sua fase

corrente de arquivamento. A DPHDM é a responsável pela gestão e pelo acondicionamento

dos documentos em suas fases intermediária e permanente, devendo a fase corrente

permanecer nas OM produtoras, de acordo com o disposto nos arts. 1º e 3º do Decreto nº

4.073/2002.

3.4 - CLASSIFICAÇÃO

A classificação é uma das principais funções do processo de gestão de documentos de

arquivo, pois todos os documentos produzidos ou recebidos pela MB devem ser classificados

de acordo com o Código de Classificação de Documentos de Arquivo (CCDA) das

atividades-meio e fim.

O CCDA é um instrumento técnico de organização dos documentos, elaborado a partir

da análise das funções e das atividades. Este esquema agrupa os documentos, de acordo com

as funções e atividades do órgão, em classes, subclasses, grupos e subgrupos, em uma ordem

hierárquica do geral para o particular. Para classificar um documento deve-se seguir alguns

procedimentos:

a) Realizar uma leitura cuidadosa do documento, com o intuito de verificar o conteúdo e

assunto do qual se trata;

b) Identificar se o assunto do documento pertence à atividade-meio ou atividade-fim;

c) Encontrar o código da classe ou subclasse equivalente ao assunto do documento, nos

CCDA da atividade-meio ou atividade-fim, lembrando que se deve classificar nos subgrupos

mais específicos e que tenham prazos de guarda e destinação estabelecida na TTDD; e

d) Logo após da análise e identificação colocar o código de classificação no grupo

indicador, conforme inciso 3.3.3 da SGM-105.

A Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos (TTDD) é a

representação gráfica do CCDA, em que constam os prazos estabelecidos para a guarda de

OSTENSIVO SGM-503


documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente e a respectiva destinação dos

documentos - eliminação ou guarda permanente.

3.4.1 - Avaliação de documentos

É o processo de análise de documentos de arquivo, com o propósito de estabelecer

tanto seus prazos de guarda quanto a sua destinação, de acordo com os valores que lhe são

atribuídos.

A avaliação é executada pelas Subcomissões Permanentes de Avaliação de

Documentos (SPAD) das OM.

As SPAD deverão anualmente selecionar, ordenar e analisar a documentação

produzida e acumulada no âmbito de atuação da MB, de acordo com o prazo estabelecido no

Capítulo 5 da SGM-105 - Normas sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na

Marinha (NODAM - 5ª Revisão) e tendo por referência o Código de Classificação de

Documentos de Arquivo para a Administração Pública Federal da Atividade Meio e Fim e a

Tabela Básica de Temporalidade. A SPAD define destinação a ser dada ao documento

(transferência/recolhimento à DPHDM/Arquivo da Marinha - ou eliminação).

3.4.2 - Transferência/recolhimento e eliminação de documentos

a) Transferência é a passagem dos documentos recebidos extra-MB ou produzidos

pela OM para o arquivo intermediário, conforme os prazos de guarda definidos na TTDD;

b) Recolhimento é a entrada de documentos no Arquivo Permanente visando à

conservação e à preservação do Patrimônio Documental da MB, necessário para subsidiar

pesquisas sobre a História Marítima Brasileira; e

c) Eliminação é a destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados

sem valor para a guarda permanente.

Para realizar a transferência/recolhimento e a eliminação dos documentos produzidos

para o Arquivo da Marinha, as OM deverão observar os procedimentos contidos no Capítulo

5 da SGM-105 - Normas sobre Documentação Administrativa e Arquivamento na Marinha

(NODAM - 5ª Revisão), caso a OM ainda tenha dúvidas, a mesma pode solicitar uma visita

técnica (VISITEC) por meio de mensagem com as seguintes informações: serviço desejado,

Ponto de Contado (POC), Posto/Nome, Telefone, e-mail, o motivo da solicitação e o tipo de

documentação, o setor responsável e disponibilidade de recursos, o modelo de mensagem de

VISITEC (anexo C) ou também uma palestra/adestramento para seus militares.

3.5 - RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO

Todas as ações empreendidas no âmbito da Gestão de Documentos visam,

OSTENSIVO SGM-503


principalmente, o apoio às tomadas de decisão e o acesso. A elaboração de instrumentos de

pesquisa eficientes é fundamental para a recuperação da informação. O uso de recursos

computacionais não extingue a possibilidade nem a necessidade da elaboração de eficientes

instrumentos de pesquisa, pelo contrário, somados, estes recursos agregarão em eficiência e

eficácia na recuperação da informação.

Os instrumentos de pesquisas são as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo,

ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão, quais são e

onde estão os documentos, sendo imprescindíveis para a recuperação da informação. Segundo

o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, instrumentos de pesquisas são

definidos como: “meio que permite a identificação, localização ou consulta a documentos ou

a informação neles contidas. Expressão normalmente empregada em arquivos permanentes”.

Seguem exemplos dos instrumentos de pesquisa mais utilizados:

a) Catálogo

Este instrumento é organizado segundo critérios temáticos, cronológicos, onomástico

(nomes próprios) ou toponímicos (nomes geográficos), reunindo a descrição individualizada

de documentos pertencentes a um ou mais fundos;

b) Guia

Este instrumento oferece informações gerais sobre fundos e coleções existentes em

um ou mais arquivos;

c) Índice

Este instrumento é uma relação sistemática de nomes de pessoas, lugares, assuntos

ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, acompanhados das

referências para sua localização;

d) Inventário

Este instrumento descreve, sumária ou analiticamente, as unidades de arquivamento

de um fundo ou parte dele, cuja apresentação obedece a uma ordenação lógica que poderá

refletir ou não a disposição física dos documentos;

e) Listagem descritiva do acervo

Este instrumento é uma relação elaborada com o objetivo de controlar a entrada de

documentos em arquivos intermediários e em arquivos permanentes;

f) Repertório

Este instrumento descreve pormenorizadamente documentos, pertencentes a um ou

mais fundos e/ou coleções, selecionados segundo critérios previamente definidos; e

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g) Tabela de equivalência

Este instrumento estabelece uma correspondência entre notações diferentes.

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CAPÍTULO 4

CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

4.1 - PROPÓSITO

Destacar a importância da conservação preventiva e definir um conjunto de ações

preliminares a serem adotadas pelas OM com a finalidade de prevenir ou retardar o processo

de degradação dos documentos arquivísticos, principalmente em suporte de papel.

4.2 - CONSIDERAÇÕES PRELIMINARES

A conservação de documentos arquivísticos em suporte de papel é um processo

específico de higienização e acondicionamento adequado para os acervos arquivísticos, bem

como os processos adequados de manuseio e transporte.

A conservação e a preservação dos acervos garantem o acesso à informação em

arquivos, baseando-se fundamentalmente em uma administração segura quanto aos recursos

adequados e às técnicas apropriadas para prolongar a vida útil dos suportes de informação.

Essas técnicas envolvem a higienização do acervo, a conscientização por parte dos usuários, a

limpeza do local onde se encontram, o manuseio correto e, em especial, a prevenção ou

conservação preventiva.

O objetivo da conservação preventiva é desenvolver ações de prevenção contra

possíveis danos aos acervos, além de conscientizar quanto ao correto manuseio e à utilização

destes.

4.1.2 - Fatores de deterioração em acervos de arquivos

Conhecendo-se a natureza dos materiais componentes dos acervos e seu

comportamento diante dos fatores aos quais estão expostos, torna-se bastante fácil detectar

elementos nocivos e traçar políticas de conservação para minimizá-los.

Os acervos de arquivos são em geral constituídos de documentos textuais, mapas,

fotografias, manuscritos etc. que utilizam, em grande parte, o papel como suporte da

informação, além de tintas das mais diversas composições.

As principais causas de degradação dos documentos arquivísticos são:

a) Agentes físicos:

I) Temperatura - A temperatura é a medida de movimento das moléculas em um

material. Quando a temperatura sobe, as moléculas se movem mais rapidamente e se

espalham - o material se expande. Quando a temperatura desce, as moléculas diminuem o

ritmo e se juntam - o material se contrai.

Nas temperaturas elevadas, as reações químicas e a atividade biológica

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aumentam. Os insetos alimentam-se mais, reproduzem-se com maior velocidade e os micro-

organismos também crescem mais rapidamente.

A temperatura é também um fator determinante nos níveis de umidade: quando a

temperatura varia, a umidade varia junto.

A temperatura ideal para conservação dos documentos arquivísticos em suporte

de papel fica entre 19°C e 21°C, evitando-se a variação brusca. Para fotografias em preto e

branco a temperatura ideal é entre 11ºC e 13ºC, fotografias em cor entre 4ºC e 6ºC e para

registros em meio magnético a temperatura ideal fica entre 12ºC e 15ºC.

II) Umidade relativa:

Umidade relativa (UR) é a relação entre o volume de ar e a quantidade de vapor

d’água que está contida nele a uma determinada temperatura. A água tem um papel

fundamental em várias formas de deterioração física e química. Muitos fatores podem causar

o aumento da umidade relativa: umidade relativa externa, chuva, rios, chão molhado, goteiras,

vazamento, umidade nas paredes, respiração e transpiração humana.

Todos os materiais orgânicos e alguns inorgânicos absorvem e expelem água da

umidade relativa do local. O metal se corrói mais rapidamente e infestações são mais ativas

com a umidade alta.

O termo umidade relativa é utilizado para descrever a quantidade de saturação

de água no ar. O ar quente pode conter mais vapor d’água, isso porque a alta na temperatura

faz as moléculas se moverem mais depressa e se espalharem, abrindo espaço para as

moléculas de água.

A faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%, com variação de área de

mais ou menos 5% para documentos de arquivo em suporte de papel. Para fotos em preto e

branco e coloridas a UR ideal varia entre 30% e 40% e para registros magnéticos entre 35% e

45%.

III) Iluminação:

A luz é uma forma de energia que estimula nosso senso de visão e possui

propriedades tanto elétricas quanto magnéticas, conhecidas como radiação eletromagnética.

Para calcular a energia da luz medimos seu comprimento de onda. O espectro de luz que

possui o comprimento de onda menor é o ultravioleta, mas possui alta energia e não pode ser

detectado pelo olho humano. A porção visível do espectro tem comprimentos de onda

maiores, mas não maiores que o infravermelho, este só perceptível na forma de calor.

A energia na luz reage com as moléculas nos objetos causando modificações

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químicas e físicas.

A luz natural ou artificial é capaz de fragilizar os materiais constitutivos dos

documentos, induzindo um processo de envelhecimento acelerado, por isso não deve incidir

diretamente sobre o acervo. Além da radiação visível, o ultravioleta e o infravermelho são

dois outros tipos de radiação nocivos à conservação de acervos. Alguns objetos são muito

sensíveis à luz como capas de livro, couro, papel e fotografias. Em áreas muito ensolaradas

são necessárias persianas e cortinas para reduzir a entrada da luz solar, sendo recomendado o

uso de filtros contra a radiação ultravioleta invisível.

b) Agentes químicos:

I) Poeira - A poeira é a grande inimiga da conservação, atingindo todas as

tipologias de acervo e contendo partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas como

terra, areia, fuligem e grande diversidade de micro-organismos. Além disso, ela contém

resíduos ácidos e gasosos provenientes da combustão em geral. Sua deposição forma uma

camada sobre os objetos agravando a retenção de umidade e proliferação de agentes

biológicos. A fuligem, o mofo e inúmeras outras impurezas atraem umidade e degradam

papéis; e

II) Poluentes atmosféricos - Causa grandes danos ao papel, tecidos, pinturas, entre

outros de origem vegetal ou animal, pois na poluição existem gases tóxicos, como óxido de

carbono, enxofre e nitrogênio, que atacam a celulose e causam reações químicas destrutivas

na composição química do objeto.

c) Agentes biológicos:

I) Micro-organismos - Os micro-organismos mais conhecidos são os fungos e as

bactérias. As principais causas de proliferação de fungos e bactérias são altas temperaturas,

umidade elevada e volumes colocados próximos ao solo, às paredes e aos tetos.

As condições ideais para o crescimento dos fungos estão entre 22º e 30ºC, sendo

que também pode ocorrer em condições de umidade relativa acima de 65%. Para evitá-los,

sugere-se tomar cuidado com esses fatores, mas se o acervo já foi atacado por esses micro-

-organismos, então, é preciso controlá-los usando produtos específicos e uma equipe

especializada; e

II) Insetos - Os grandes predadores de documentos e livros, bem como de obras

cujo suporte seja papel ou tecido e madeira se classificam como: Tisanuros (traças),

Blattoideas (baratas), Isópteros (cupins) e os Coleópteros (besourinhos, carunchos e brocas).

O trabalho para a extinção desses insetos deve ser realizado com a ajuda de um especialista,

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que determinará o método mais eficaz e apropriado.

d) Agentes Antrópicos:

I) Manuseio - O manuseio inadequado é um fator de degradação muito frequente

em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento ou

objeto: durante a higienização pelos funcionários da instituição, na remoção das estantes ou

arquivos para uso do pesquisador; nas reproduções de fotos e na pesquisa pelo usuário.

Na maioria das vezes, muitos danos irreversíveis no acervo são causados por

pessoas inabilitadas durante o manuseio. Os documentos apresentam características e

fragilidade em algum aspecto específico, podendo sofrer danos físicos de diferentes naturezas,

sendo necessários atenção e cuidados especiais em seu manuseio;

II) Intervenção inadequada - Intervenção realizada por pessoal não habilitado com o

intuito de reverter um dano já ocorrido ou realização de limpeza incorreta. Qualquer

intervenção corretiva em documentos arquivísticos deverá ser realizada por profissional

habilitado e ser precedida de pesquisa e projeto das ações a serem empreendidas, bem como

ter todo seu processo documentado;

III) Vandalismo - Dano causado intencionalmente; e

IV) Furtos e roubo - A proteção contra furtos e roubos deve ser uma preocupação

porque o acervo pode despertar a cobiça. A atenção e verificação devem ser permanentes. Os

acervos documentais e bibliográficos são mais sensíveis ao furto, devido às suas dimensões e

à dificuldade de identificação da subtração de um item na coleção.

4.3 - HIGIENIZAÇÃO DO ACERVO

a) Orientações:

A higienização metódica é a única forma de se fazer o controle das condições de

conservação dos documentos e, assim, detectar a presença de insetos, fungos etc.

Uma medida que deve ser obedecida sempre é a higienização e separação de todo

exemplar que for incorporado ao acervo, seja ele originário de doação, aquisição ou

recolhimento.

Quando o ataque por fungos, insetos ou outros organismos se torna uma infestação, é

preciso buscar a ajuda de um profissional especializado.

b) Higienização de documentos de arquivo:

Materiais arquivísticos têm os seus suportes geralmente quebradiços, frágeis,

distorcidos ou fragmentados. Isso se deve principalmente ao alto índice de acidez resultante

do uso de papéis de baixa qualidade. As más condições de armazenamento e o excesso de

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manuseio também contribuem para a degradação dos materiais. Tais documentos têm que ser

higienizados com muito critério e cuidado. Preferencialmente, a DPHDM deverá ser

consultada, previamente, ao processo de higienização procedido pelas OM.

4.4 - ACONDICIONAMENTO E ARMAZENAMENTO

Na proteção contra danos, o acondicionamento deve ser confeccionado com material de

qualidade arquivística e necessita ser projetado apropriadamente para o fim a que se destina.

A qualidade arquivística é uma exigência necessária para o acondicionamento, pois esse

material está em contato direto com os documentos.

Os acondicionamentos mais usados em acervos de arquivos são: caixas, envelopes,

pastas e porta-fólios.

Numa medida adequada, deve-se realizar o seguinte processo: avaliar a natureza do

documento, o tipo de suporte, o estado de conservação, as condições de uso, manuseio e o

armazenamento ao qual deve ser submetido para, em seguida, definir o acondicionamento;

Podemos concluir que o acondicionamento deve ser planejado com muito critério. Ele

não consiste em apenas uma embalagem do documento; é parte do processo de conservação e

preservação dos acervos.

O armazenamento é o sistema que recebe o documento, acondicionado ou não, para ser

guardado. Consistem no mobiliário das salas destinadas à guarda do acervo: estantes, arquivos

e armários.

Os móveis mais adequados são os de metal esmaltado. A madeira não revestida ou de

fórmica não é recomendada, pois em ambos os casos há emissão de produtos voláteis ácidos.

O mesmo tratamento se aplica aos móveis de madeira ou ferro.

4.5 - MENSURAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

A forma de acondicionamento dos documentos de arquivo incide diretamente no modo

de sua mensuração. Nos arquivos correntes, normalmente, encontramos documentos

acondicionados em caixas-arquivo, pastas A a Z, gavetas, empilhados nas estantes,

empacotados e em casos extremos amontoados pelo chão. Para cada uma dessas situações há

uma indicação de como realizar a sua mensuração de modo prático e preciso. O Arquivo

Nacional elaborou o Manual - Roteiro para Mensuração de Documentos Textuais e este

manual é usado pelos arquivos, sejam eles públicos ou privados. Antes de apresentar como

fazer a mensuração, são necessários os seguintes materiais:

I) Trena;

II) Caneta ou lápis;

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III) Calculadora; e

IV) Equipamentos de Proteção Individual (luvas descartáveis, máscaras descartáveis,

aventais ou jalecos, toucas descartáveis, óculos de proteção).

4.5.1 - Documentação em posição vertical e horizontal

Considerando os documentos acondicionados na posição vertical (caixas de papelão ou

de plástico, pastas "A" a "Z" ou suspensas etc.), a metragem linear tem por base o compri-

mento das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de aço.

a) Documentos acondicionados em caixas nas estantes:

I) medir a extensão de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pelo número

das mesmas; e

II) os espaços vazios devem ser desprezados.

Exemplo (figura 1):

Módulo A 6 X 0,90 m = 5,40 metros lineares

Módulo B 1 X 0,60 m = 0,60 metro linear

TOTAL A + B = 6 metros lineares

(Figura 1)

b) Documentos empilhados ou empacotados em estantes:

- medir a altura das pilhas de documento

Exemplo (figura 2):

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0,30 m + 0,25 m = 0,55 metro linear

(Figura 2)

c) Documentos encadernados, livros ou pastas "A" a "Z" em estantes:

- medir na extensão da estante, se estiver na vertical, e a altura da pilha, se estiver

na horizontal.

Exemplo (figura 3):

0,40 m + 0,20m = 0,60 metro linear

(Figura 3)

d) Documentos em arquivos ou fichários de aço:

- medir a profundidade ocupada de cada gaveta.

Exemplo (figura 4):

1m + 0,30m = 1,30 metro linear

(Figura 4)

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4.5.2 - Documentação empacotada e amontoada

Para a documentação empacotada, amarrada ou amontoada utilizar-se-á a metragem

cúbica, ou seja: comprimento X altura X largura das pilhas de documentos. Para conversão

em metros lineares, multiplique o resultado obtido em metros cúbicos por doze.

Documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos tamanhos, fora de

estantes:

a) medir o comprimento, a altura e a largura de cada pacote, amontoado ou caixa.

Multiplicar as medidas, para obter a metragem cúbica; e

b) converter o resultado encontrado multiplicando o resultado encontrado em m³ por

12.

Exemplo 1 (figura 5):

0,30 m X 0,50 m X0, 40 m = 0,06 m³

0,06 m³ X 12 = 0,72 metro linear

(Figura 5)

Exemplo 2 (figura 6):

0,50 m X 0,50 m X 0,30 m = 0,075 m³

0,075 m³ X 12 = 0,90 metro linear

(Figura 6)

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4.5.3 - Quantificação total

Para se obter a quantificação total dos documentos textuais proceder ao somatório dos

resultados obtidos na mensuração dos documentos em posição vertical e horizontal e dos

documentos empacotados e amontoados:

Somatório dos resultados obtidos nos exemplos:

6 metros lineares (fig. 1)

0,55 metro linear (fig. 2)


+ 1,30 metro linear (fig. 4)



____________________________

10,07 metros lineares

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CAPÍTULO 5

ATIVIDADES DE MICROFILMAGEM

5.1 - PROPÓSITO

Definir a atuação das atividades de microfilmagem exercidas pela DPHDM e orientar as

OM quanto ao uso dos serviços de execução e apoio à microfilmagem de documentos, o

processamento, a duplicação e o controle de qualidade dos filmes de sistemas dos usuários

devidamente cadastrados.

5.2 - MICROFILMAGEM DE DOCUMENTOS RECOLHIDOS

A DPHDM, de acordo com legislação em vigor, efetuará a microfilmagem visando: à

preservação do documento original; à rapidez na recuperação da informação; e à redução do

espaço de armazenamento. Os documentos cuja destinação final seja a ELIMINAÇÃO,

indicados nas Tabelas de Temporalidade das Atividades-Meio e das Atividades-Fim, poderão

ter o seu suporte migrado do papel para o microfilme, podendo ser, posteriormente, eliminado

o papel, desde que cumpridos os ritos para eliminação. Os documentos aos quais as

mencionadas Tabelas indicarem a GUARDA PERMANENTE poderão ser microfilmados,

prática que contribuirá para a preservação dos documentos originais, MAS O ORIGINAL EM

PAPEL NÃO PODERÁ SER ELIMINADO, conforme disposto no art. 13, do Decreto nº

1.799/1996. “Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não

poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de

sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.”.

5.3 - MÉTODOS DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM

O serviço de microfilmagem de documentos poderá ser executado nos métodos

conforme abaixo:

a) Convencional - produz de 2.000 a 2.500 fotogramas (imagens das páginas

reproduzidas no microfilme) por filme (filmes de 100 pés, de 16 mm ou 35 mm). Serão

produzidos, no mínimo, um filme original, em sais de prata, que permanecerá sob custódia do

Arquivo da Marinha, e um filme cópia, em diazo, que será entregue à OM solicitante. Este

método será empregado sempre que as características do documento original, como formato,

tamanho e estado de conservação não permitirem o emprego do método eletrônico; e

b) Eletrônico - produz de 8.000 a 9.000 fotogramas (imagens das páginas reproduzidas

no microfilme) por filme (filmes de 215 pés, de 16 mm ou 35 mm). Serão produzidos, no

mínimo, um filme original, em sais de prata, que permanecerá sob custódia do Arquivo da

Marinha, um filme cópia, em diazo e/ou cópia digitalizada das imagens geradas durante o

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processo, que serão entregues à OM solicitante. Este método é mais econômico e possibilita a

geração de documentos digitais que poderão ser lidos em estação de trabalho. Será empregado

sempre que características como formato, tamanho e estado de conservação dos documentos

permitirem o emprego deste método.

5.4 - ATENDIMENTO ÀS OM CADASTRADAS

Para que uma OM utilize o serviço de microfilmagem, faz-se necessário um

cadastramento prévio, mediante o envio de uma mensagem para a DPHDM/Arquivo da

Marinha, solicitando visita técnica, que conterá os seguintes dados: nome e código da OM,

nome, e-mail, setor e telefone da pessoa de contato, modelo de mensagem (anexo C).

A DPHDM responderá a mensagem (MSG) efetivando o cadastramento e agendará uma

visita técnica (VISITEC), a fim de orientar os procedimentos a serem adotados pela OM, tais

como:

a) quantificação da metragem linear da documentação a ser microfilmada;

b) preparação dos lotes, que poderão ser constituídos de 2.200 unidades documentais

(fotogramas) no caso da microfilmagem no método convencional, ou 8.000 unidades

documentais (fotogramas) no caso da microfilmagem no método eletrônico. Esta etapa será

realizada pela OM solicitante após adestramento oferecido pelo Arquivo da Marinha, e

consiste em:

I) separação e ordenação das unidades documentais;

II) numeração sequencial das folhas;

III) retirada de grampos, clipes e demais objetos apostos ao papel;

IV) indexação; e

V) conferência.

c) Após a realização da visita técnica, pela DPHDM/Arquivo da Marinha, será emitido

pelo representante da DPHDM um Relatório de VISITEC, contendo as instruções para

execução do serviço de microfilmagem, dentre elas:

I) método de microfilmagem a ser aplicado, convencional ou eletrônico. Fatores como

tamanho, formato e estado de conservação dos documentos serão determinantes para a

escolha do método;

II) descrição do serviço a ser executado (microfilmagem propriamente dita,

processamento, controle de qualidade, duplicação, revisão, arquivamento);

III) estimativa de prazo para a consecução da tarefa; e

IV) custos para a execução dos serviços.

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d) Com base nas informações constantes no Relatório de VISITEC, a OM solicitante

preencherá um PEDIDO DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM (anexo D) para cada lote

(porque poderão ser constatados problemas no preparo de um deles, independentemente dos

demais) e os encaminhará para a DPHDM, sem a necessidade de ofício, junto com o lote;

e) A entrega de lotes, por parte das OM solicitantes, para serviço de microfilmagem,

deverá ser realizada conforme cronograma estipulado pela DPHDM. Na impossibilidade do

cumprimento do cronograma de trabalho, a OM solicitante deverá informar ao Arquivo da

Marinha, por e-mail, até cinco dias úteis antes da data determinada para entrega dos lotes, a

fim de viabilizar outros atendimentos;

f) A fim de evitar a superlotação de lotes no Centro de Microfilmagem da Marinha e

para que este possa atender a todas as OM da MB, cada OM entregará, no máximo, cinquenta

lotes para a microfilmagem convencional ou quinze lotes para microfilmagem eletrônica, por

vez;

g) O recebimento dos lotes para microfilmagem será acusado por MSG, após

conferência quanto à preparação dos mesmos, o que deverá ocorrer em até dez dias úteis após

a entrega dos lotes. Havendo discrepâncias na preparação, quando estas não puderem ser

sanadas pelo pessoal do Centro de Microfilmagem, os lotes serão devolvidos, com a

sinalização das discrepâncias a serem corrigidas. Após a retificação das discrepâncias, os lotes

deverão ser reencaminhados ao Centro de Microfilmagem;

h) O Centro de Microfilmagem deverá prontificar os serviços solicitados pelas OM

solicitantes no prazo de trinta dias corridos, prorrogáveis por até quinze dias corridos;

i) As OM solicitantes apenas deverão enviar outros lotes após retirarem os lotes

anteriores ou mediante autorização prévia do Centro de Microfilmagem da Marinha. Os lotes

prontificados deverão ser retirados do Centro de Microfilmagem em até dez dias úteis,

contados da informação à OM solicitante desta prontificação, fato que ocorrerá por MSG; e

j) Cada OM se responsabilizará pela entrega e pela retirada dos lotes microfilmados no

Centro de Microfilmagem da Marinha.

5.5 - GUARDA DE MICROFILMES

Os microfilmes originais dos sistemas micrográficos, em sais de prata, serão

armazenados na DPHDM. As OM receberão uma cópia em diazo e/ou outra em mídia digital

(mídia fornecida pela OM solicitante), caso o método empregado seja a microfilmagem

eletrônica, e poderão requerer nova cópia de microfilme a qualquer momento, desde que

forneçam o material para este fim.

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5.6 - ACONDICIONAMENTO DOS FILMES

O acondicionamento dos filmes deverá ser feito em ambiente propício,

preferencialmente, em carretéis e caixas plásticas pretas para os originais e carretéis e caixas

plásticas azuis para os filmes cópias, devidamente etiquetados com a identificação do número

do rolo e dos documentos.

No caso de alguma OM optar pela contratação dos serviços de microfilmagem por

firmas terceirizadas e desejar enviar os microfilmes para acondicionamento na

DPHDM/Arquivo da Marinha, os rolos serão acompanhados de uma Declaração da OM de

que realizou o serviço em outro local, a fim de que a responsabilidade por eventuais erros não

seja imputada ao Centro de Microfilmagem da Marinha.

A contratação de serviços de microfilmagem por firmas terceirizadas deverá,

preferencialmente, ser submetida à análise do Centro de Microfilmagem da Marinha, a fim de

auxiliar as OM quanto à especificação destes serviços, visando garantir a qualidade do

produto final.

5.7 - RECURSOS FINANCEIROS

Os recursos financeiros para custeio do serviço de microfilmagem desejado pelas OM

serão custeados pelas mesmas, sendo que, com base na visita técnica realizada e na descrição

do serviço, a DPHDM encaminhará, anexo ao Relatório de VISITEC, uma relação do material

necessário (filmes de sais de prata, filmes diazo, caixas plásticas para acondicionamento dos

filmes, bobinas virgens, revelador, fixador, neutralizador e amônia), a ser adquirido pela OM

solicitante e encaminhado para o Centro de Microfilmagem da Marinha.

Os custos para reprodução eletroestática a partir dos microfilmes, a ser realizada pelo

Arquivo da Marinha, correrão por parte do solicitante. Os valores relativos ao serviço de

reprodução serão estabelecidos considerando somente os custos com o material empregado,

devendo ser divulgados pelo Centro de Microfilmagem da Marinha.

5.8 - OBSERVAÇÕES GERAIS

Todo o processo de execução, desde a VISITEC até a entrega dos produtos finais às OM

solicitantes poderão sofrer ajustes conforme demanda. Quaisquer necessidades deverão ser

apresentadas ao Arquivo da Marinha para que sejam adotadas as medidas de ajuste/correção

necessárias.

A migração de suporte, que consiste na passagem da imagem do documento original

para o microfilme, pode possibilitar grande economia de espaço em relação ao

acondicionamento de caixas-box, uma vez que após concluído o processo os documentos

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originais, cuja destinação final for a “ELIMINAÇÃO”, poderão ser eliminados, observando-

se a legislação em vigor, contudo, o processo de microfilmagem deverá ser utilizado de

maneira racional, observando-se os prazos de guarda dos documentos e suas destinações

finais, sob pena inclusive de dispêndio de recursos financeiros para produção de microfilmes

que permanecerão sob guarda por curto prazo, evidenciando pouco custo x benefício na

atividade.

Conforme disposto no Decreto nº 1.799/1996:

_____. Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que

garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a

revisão e a extração de filme cópia.

Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá

ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade

competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de

janeiro de 1991. (grifo nosso).

_____. Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não

poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público

de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor. (grifo nosso).

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CAPÍTULO 6

ACESSO AOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

6.1 - PROPÓSITO

O acesso à informação arquivística é garantido pela gestão de documentos, cujo o

objetivo principal é o acesso aos documentos, em tempo hábil, a todos os consulentes, sejam

eles internos ou externos. De acordo com o art. 1º da Lei nº 8.159/1991, é dever do Poder

Público a gestão de documentos e a proteção especial a documentos de arquivos, como

instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como

elemento de prova e informação.

6.2 - ACESSO À INFORMAÇÃO

Garantir o acesso à informação, compreende o direito de acesso como uma ação de

cidadania e um dever do Estado, somente possível por meio do uso de diversos recursos

informacionais, sendo um deles o tratamento do documento de arquivo, produzido e recebido

no âmbito das atividades da Marinha do Brasil.

Cabe à DPHDM/Arquivo da Marinha prover o acesso aos documentos arquivísticos da

MB a ele transferidos/recolhidos, bem como sua difusão. O acesso à documentação sob

custódia do Arquivo da Marinha é irrestrito para os documentos ostensivos, a exceção dos

documentos que possam comprometer a intimidade, a vida privada, honra e a imagem das

pessoas, bem como as liberdades e garantias individuais (INFORMAÇÃO PESSOAL),

conforme disposto na Lei nº 8.159/1991, no art. 2º do Decreto nº 4.073/2002 e na Lei nº

12.527/2011, regulamentada pelo Decreto nº 7.724/2012.

A DPHDM/Arquivo da Marinha publica, em seus sítios na internet/intranet, os

procedimentos e meios para acesso aos documentos de seu acervo. Ainda em seus sítios na

internet/intranet, disponibiliza o acesso ao acervo por meio de uma plataforma de descrição e

acesso, onde o consulente poderá, inclusive, realizar download dos objetos digitais, além de

ter acesso ao contexto histórico no qual este encontra-se inserido.

A Lei nº 12.527/2011, Lei de Acesso à Informação (LAI), efetiva o direito previsto na

Constituição de que todos têm a prerrogativa de receber dos órgãos públicos, além de

informações do seu interesse pessoal, aquelas de interesse coletivo. Isto significa que a

Administração cumpre seu papel quando divulga suas ações e serviços, mas, também, deve

estar preparada para receber demandas específicas.

Responder a uma solicitação de acesso à informação pública requer metodologia: é

necessário processar o pedido e garantir ao requerente a entrega do dado.

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Para garantir o acesso, a Lei, além de estipular procedimentos, normas e prazos, prevê a

criação, em todos os órgãos e entidades do poder público, de um Serviço de Informações ao

Cidadão (SIC). Caberá a este Serviço protocolizar documentos e requerimentos de acesso à

informação, orientar sobre os procedimentos de acesso, indicando data, local e modo em que

será feita a consulta, e informar sobre a tramitação de documentos.

A LAI estabelece que órgãos e entidades públicas devam divulgar informações de

interesse coletivo, salvo aquelas cujo sigilo previsto no texto legal impeça a sua disseminação.

Isto deverá ser feito por intermédio de todos os meios disponíveis e, obrigatoriamente, em

sítios da Internet.

Desse modo, a Marinha se adequou aos dispositivos da LAI implementando o Serviço de

Informações ao Cidadão no âmbito da Marinha do Brasil (SIC-MB), subordinado ao Centro

de Comunicação Social da Marinha (CCSM). A garantia do direito de acesso à informação ao

cidadão será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente,

clara e em linguagem de fácil compreensão, por meio das Unidades de Atendimento ao

Público, instaladas em todas as sedes de Distrito Naval, assim como da Unidade de

Monitoramento e Gestão, a cargo do CCSM.

Os procedimentos, bem como a estrutura para atendimento ao SIC, estão previstos no

EMA-318 - Normas para o Serviço de Informação ao Cidadão no Âmbito da Marinha do

Brasil (SIC-MB), que apresenta toda a estrutura e o funcionamento do SIC.

As Organizações Militares poderão, ainda, solicitar acesso às informações por meio de

email, mensagem ou expediente, conforme o caso.

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CAPÍTULO 7

ESCRITURAÇÃO DE LIVROS

7.1 – PROPÓSITO

Orientar as OM sobre a escrituração dos Livros do Estabelecimento, do Navio e de

Quartos e para o preenchimento do formulário de informações históricas que subsidiará a

DPHDM com informações de caráter ostensivo de relevante valor histórico sobre as diversas

OM, contribuindo para preservar e divulgar o patrimônio histórico, documental e cultural da

Marinha e, consequentemente, o desenvolvimento da consciência marítima brasileira.

7.2 - LIVRO DE ESTABELECIMENTO

7.2.1 - Finalidade do Livro do Estabelecimento

O Livro do Estabelecimento tem por finalidade registrar os dados essenciais ao

conhecimento da OM, quanto às suas características físicas e sua história, desde o instante de

sua ativação até aquele em que for desativada. Portanto, é um documento com valor primário

(probatório) e secundário (histórico e de pesquisa) e, consequentemente, de guarda

permanente, devendo ser recolhido à DPHDM/Arquivo da Marinha, no prazo definido pela

Tabela de Temporalidade de Destinação de Documentos (TTDD), referente às atividade-fim.

7.2.2 – Composição

O Livro do Estabelecimento compõe-se de dois Tomos, onde o primeiro Tomo

destina-se aos aspectos descritivos e o segundo Tomo aborda os aspectos históricos da OM de

terra.

7.2.3 - Escrituração

a) No Tomo I são feitas não só a descrição sumária do estabelecimento, desde sua

criação e construção, mas também, a de cada uma de suas instalações e equipamentos

considerados importantes ao seu funcionamento com as características essenciais ao seu

conhecimento e fim a que se destinam, como sejam: tipo, sistema, marca, modelo, dimensões

gerais, capacidade, força, número, disposição, dados relativos ao consumo, etc., assim, como

as alterações que forem sendo feitas com respectivas datas.

b) No Tomo II, é escriturado o histórico do estabelecimento, particularizando todos os

fatos dignos de nota que ilustram sua vida de existência;

c) Antes a escrituração era feita em livro de folhas soltas, nas dimensões 35 x 30 cm,

sendo as folhas digitadas de um só lado e numeradas seguidamente, por capítulos. À medida

que as folhas citadas se esgotem, o Livro poderá ser constituído por folhas no formato de A4,

de modo que cópias de documentos, fotografias e recortes de jornais e revistas possam ser

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digitalizadas para as mesmas, bem como a escrituração possa ser efetuada com recursos de

informática administrativa de bordo, facilitando o manuseio e a conservação do Livro. Ao

completar um encadernado (livro) de, aproximadamente, trezentas páginas este será fechado e

será aberto um novo livro, dando continuidade em volumes;

d) O primeiro Comandante, Diretor, Encarregado ou outro titular do estabelecimento

rubrica todas as folhas; as que forem sendo acrescidas serão rubricadas pela autoridade que

fizer o acréscimo. É permitido e desejável que o Titular do Estabelecimento, ao realizar o

acréscimo, adicione também os comentários, que julgar pertinentes, para cada capítulo

acrescentado;

e) Ambos os Tomos são escriturados, inicialmente, pela Diretoria de Obras Civis da

Marinha (DOCM), que passa o encargo para a responsabilidade do Titular do

Estabelecimento, Comandante, Diretor, Encarregado ou outro titular a partir da data de sua

posse; e

f) Nos Estabelecimentos já existentes, a escrituração inicial é feita pelo Titular

Comandante, Diretor, Encarregado ou outro titular, que solicitará a DOCM os elementos

necessários ou a designação de um engenheiro daquela OM para o mesmo fim.

7.2.4 – Apresentação

Cada Tomo do livro terá gravado na capa os seguintes dizeres:

(NOME DO ESTABELECIMENTO)

LIVRO DE ESTABELECIMENTO

TOMO I (OU II)

O Tomo I contém os seguintes capítulos:

a) Descrição geral

Neste capítulo são dadas indicações sumárias sobre localização, edifícios existentes

e suas finalidades, pavimentos, compartimentos existentes em cada pavimento, meios de

acesso aos diversos pavimentos, instalações de luz, força e incêndio, lavanderia, oficinas,

instalações esportivas, jardins, garagens, etc.

Deve ser anexado um croqui em escala reduzida, apresentando a disposição dos

edifícios que compõem a OM, com suas finalidades, bem como fotografias sob diversos

ângulos, interna e externamente, inclusive tomadas aéreas, se possível. Serão também relatas

as modernidades e alterações que forem sendo feitas, com o registro das respectivas datas.

b) Dimensões principais

I) dimensões do próprio nacional onde estiver localizado o estabelecimento;

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II) frentes, fundos, área coberta, área construída e seu percentual em relação à área

total, altura de cada edificação, expressos em metros e em metros quadrados;

III) plantas em escala reduzida de todos os pavimentos de cada edificação

especificando as dimensões; e

IV) dimensões de cada instalação esportiva, jardins, etc.

c) Dados estruturais e pinturas

I) material de que é construído;

II) tipo de fundação;

III) coberturas, piso, impermeabilização e madeiramento empregado, forros e

isolamentos acústico e contra incêndio;

IV) pintura externa; e

V) pintura interna com indicações relativas às colorações usadas nas diversas

edificações e pavimentos, janelas, portas, etc., separadas por pisos, paredes e tetos.

d) Distribuição dos compartimentos

Deve ser anexada uma planta baixa com a distribuição e descrição dos

compartilhamentos que compõem a OM, tais como:

I) dependências do Comandante, Diretor, Encarregado, ou outro titular do

estabelecimento: gabinete, câmara, sala de refeições, etc.;

II) dependências dos Oficiais: camarotes, banheiros, Praça D'Armas, sala de estar,

refeitórios, etc.;

III) dependências dos suboficiais: camarotes, banheiros, refeitórios, salões de

recreio;

IV) dependências de sargentos e marinheiros: vestiários, alojamentos, banheiros,

refeitórios, salões de recreio;

V) dependências de funcionários civis: vestiários, alojamentos, banheiros,

refeitórios, etc.;

VI) dependências especiais para militares femininas: vestiários, alojamentos,

banheiros, refeitórios, etc.;

VII) dependências dos corpos docente e discente: vestiários, alojamentos,

banheiros, refeitórios, etc., incluindo salas dos instrutores;

VIII) dependências administrativo funcionais: CPD especialmente refrigerado,

áreas de circulação, cais, áreas de estacionamento, vazadouros de lixo, etc.; e

IX) secretarias, bibliotecas, gabinetes, barbearias, bares, paióis, câmaras frigoríficas

OSTENSIVO SGM-503


e "freezers", açougues, cozinhas e copas, padarias, lavanderias, oficinas, cinema, sala de

estado, salas de aulas: número de cadeiras, instalações de saúde: ambulatórios, gabinetes

dentários, enfermarias, farmácias, paióis, salas específicas e laboratórios; instalações para a

prática de TFM.

e) Luz e força

Deve ser apresentada uma planta das instalações de luz e força em escala reduzida

com as seguintes informações:

I) sistema de iluminação (inclusive iluminação de emergência);

II) características da corrente elétrica usada para iluminação e força;

III) fontes de energia (própria, externa ou ambas), com indicação das principais

características quando se tratar de uma fonte geradora própria e do trajeto de seus cabos (se

externa e submersa);

IV) quadros de manobra e distribuição; e

V) instalações elétricas de gabinetes, laboratórios, CPD, etc.

f) Esgoto e aguada

Deve ser apresentada uma planta das instalações de esgoto e aguada com as

seguintes informações:

I) redes de água;

II) redes de esgoto;

III) hidrômetros;

IV) tanques de água doce (cisternas) e suas capacidades;

V) bombas fixas;

VI) números e localização das bombas portáteis;

VII) material de que são constituídos os tanques de água doce; e

VIII) sistemas de tratamento de esgoto e de águas servidas.

g) Ventilação, refrigeração e incêndio

Deve ser apresentada uma planta das instalações de ventilação, refrigeração e

contra incêndio, com ao menos as seguintes informações:

I) sistemas de ventilação dos compartimentos;

II) sistemas de refrigeração e a que fim se destinam;

III) recursos existentes para prevenção e extinção de incêndio;

IV) recursos disponíveis nas instalações para a evacuação de pessoal em

caso de incêndio (escadas externas, elevadores externos, sinalização, iluminação de

OSTENSIVO SGM-503


emergência, etc.); e

V) recursos existentes para proteção pessoal: máscaras contra gases, roupas

especiais, etc.

h) Armamento

I) artilharia: canhões, fins a que se destinam, localização, calibres, processos de

carregamento, metralhadoras e mísseis, etc.;

II) armamento portátil: fuzil, metralhadoras, granada de mão, fuzil lança granada,

etc.;

III) munição: especificação e dotação para cada tipo de armamento, inclusive o

portátil;

IV) paióis de munição: localização, capacidade e elevadores de munição,

refrigeração, alagamento e despensas de artilharia;

V) direção de tiro de artilharia: localização das estações, sensores, calculadores de

tiro, fins a que se destinam, etc.; e

VI) meios de defesa - abrigos para ataques de artilharia, aéreos e NBQR.

i) Náutica e meteorologia

I) cronômetros, pêndulos, comparadores, etc.;

II) aparelhos de observação: lunetas, sextantes, teodolitos, etc.;

III) agulhas, equipamentos, fins a que se destinam.

IV) telêmetros portáteis, binóculos, óculos, etc.;

V) radiogoniômetros; e

VI) instrumentos meteorológicos: barômetros, higrômetros, anemômetros,

sismógrafos, etc.

j) Sinalização

Devem ser descritos os sistemas de sinalização e indicação de localização existentes,

principalmente para os seguintes itens:

I) locais de quadros elétricos, tomadas elétricas, interruptores, iluminação de

emergência, hidrantes, mangueiras, extintores, tomadas contra incêndio, válvulas, caixas de

primeiros socorros, alarmes, telefones para chamadas de emergência, e outros equipamentos

de segurança;

II) locais de caixas de relés, fiação e/ou tubulação elétrica, painéis e medidores

elétricos;

III) meios-fios, vagas de estacionamento, locais de parada para inspeção de veículos

OSTENSIVO SGM-503


e pedestres, bueiros, valetas de drenagem, etc.;

IV) localização de Elementos Organizacionais, placas de orientação de trânsito e

tráfego, de ruas, praças, jardins, edifícios, pavimentos, vazadouros de lixo, armazenamento

temporário de sucata e outros logradouros; e

V) dutos de exaustão, ventilação e refrigeração, corredores, locais de

estacionamento de equipamentos móveis.

k) Lotação

Devem ser anexadas as Tabelas de Lotação Aprovadas (TL).

Devem ser prestadas as seguintes informações:

I) Alterações na lotação; e

II) Indicações gerais sobre pessoal contratado a serviço do estabelecimento.

O Tomo II conterá os seguintes capítulos:

a) Histórico dos Estabelecimentos anteriores

Resumo histórico dos estabelecimentos que anteriormente tiveram o mesmo nome

ou a mesma missão.

Dados e características principais de cada um e, se possível, suas fotografias ou

desenhos.

b) Histórico do estabelecimento

I) ato de criação;

II) Ordens de Serviço de transmissão do Comando ou Direção;

III) Ordem do Dia;

IV) atos de aprovação de seus Regulamento e Regimento Interno;

V) atos posteriores de alteração desses documentos ou de denominação do

estabelecimento;

VI) ato de reestruturação;

VII) ato de extinção;

VIII) Comandantes, Diretores, Encarregados, ou outro titular, assinaturas do

próprio punho em ordem cronológica, datas de posse e de passagem do cargo;

IX) visitas recebidas pelo estabelecimento, cerimoniais ou quaisquer outros

acontecimentos relevantes que, por sua natureza, mereçam registro especial;

X) avarias e acidentes;

XI) obras importantes nos imóveis, reparos importantes nos equipamentos e resumo

dos serviços; e

OSTENSIVO SGM-503


XII) Sala de memória, museu, galeria histórica.

7.2.5 - Disposições gerais

Sempre que possível as informações devem ser acompanhadas dos documentos

fotográficos respectivos, bem como por recortes de jornais ou revistas, ou ainda conter

registros de filmes ou gravações dos fatos e eventos mencionados. As autoridades visitantes

podem ter acesso ao Livro na medida de seus graus de acesso a assuntos sigilosos e as

assinaturas deverão ser feitas no Tomo II.

No Tomo I por conter informações que afetam a segurança da OM deve ter seu acesso

restrito.

No início do livro haverá um índice para facilitar a procura do assunto.

7.2.6 - Arquivamento e recolhimento

O Livro permanecerá arquivado na própria OM durante a fase corrente, devendo ser

recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) após a extinção da OM, observando-se os

procedimentos de recolhimento de documentos definidos na SGM-105. Em casos

excepcionais, os volumes que compõem o Livro de Estabelecimento, com mais de cinquenta

anos, poderão ser antecipadamente recolhidos ao Arquivo da Marinha.

Por ser um documento de valor probatório, histórico e de pesquisa o Livro do

Estabelecimento não deverá permanecer fora da OM, ou ser acondicionado em locais que

contribuam para sua degradação, como por exemplo: depósitos e paióis de materiais diversos.

Com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo, referente às

atividades-fim, o Livro receberá a classificação de nº 692 (REGISTRO DE DADOS

ESSENCIAIS AO CONHECIMENTO DE ORGANIZAÇÕES MILITARES E DE

INFORMAÇÕES DO SERVIÇO RELACIONADO COM A SEGURANÇA – Livro do

Estabelecimento), tendo o seu prazo de guarda definido na TTDD, referente às atividades-fim.

7.3 - LIVRO DO NAVIO

7.3.1 - Finalidade do Livro do Navio

O Livro do Navio destina-se a registrar os dados essenciais ao conhecimento do navio,

quanto às suas características físicas e sua história, desde o instante em que for batida sua

quilha ou for adquirido, até aquele em que for efetivada a baixa do Serviço Ativo da Armada.

Portanto, a exemplo do Livro do Estabelecimento, é um documento de valor primário

(probatório) e secundário (histórico e de pesquisa) e, consequentemente, de guarda

permanente, devendo ser recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) no prazo definido pela

TTDD, referente às atividades-fim.

OSTENSIVO SGM-503


7.3.2 – Composição

O Livro do Navio compõe-se de dois Tomos, o primeiro destina-se aos aspectos

descritivos e o segundo, aos aspectos históricos.

7.3.3 - Escrituração

No Tomo I, serão escrituradas a descrição sumária do navio e a de cada uma de suas

instalações, equipamentos ou instrumentos, com as características essenciais ao seu

conhecimento e fim a que se destinam, quais sejam: tipo, sistema, marca, modelo, dimensões

gerais, capacidade, força, número, disposição a bordo, dados relativos ao consumo, etc., por

ocasião de sua incorporação ao Serviço Ativo da Armada, e bem assim as alterações que

foram sendo feitas, com as respectivas datas.

No Tomo II, será escriturado o histórico do navio, particularizando todos os fatos

dignos de nota que ilustrem sua vida. Conterá, também, um resumo histórico dos navios do

mesmo nome que pertenceram à MB.

Antes a escrituração era feita em livro de folhas soltas, nas dimensões 35 x 30 cm,

sendo as folhas digitadas de um só lado e numeradas seguidamente, por capítulos. À medida

que as folhas citadas se esgotem, o Livro poderá ser constituído por folhas no formato de A4,

de modo que cópias de documentos, fotografias e recortes de jornais e revistas possam ser

digitalizadas para as mesmas, bem como a escrituração possa ser efetuada com recursos de

informática administrativa de bordo, facilitando o manuseio e a conservação do Livro. Ao

completar um encadernado (livro) de, aproximadamente, trezentas páginas este será fechado e

será aberto um novo livro, dando continuidade em volumes;

A abertura e escrituração inicial de ambos os volumes do Livro do Navio será feita

pelo Encarregado do Grupo de Recebimento. Para tanto, deverá receber os elementos

necessários do estabelecimento construtor e das DE. O Comandante do navio, a partir da data

de sua apresentação ao Grupo de Recebimento é o responsável pela sua guarda e deverá

entregá-lo atualizado ao seu sucessor, por ocasião da passagem do Comando.

O primeiro Comandante do navio rubricará todas as folhas; as que forem sendo

acrescidas serão numeradas pelos Comandantes que fizerem acréscimos. É permitido e até

desejável que o Comandante, ao fazer acréscimos ao Livro, explicite os comentários que

considerar pertinentes, em cada capítulo acrescentado.

7.3.4 – Apresentação

Cada Tomo terá gravado na capa os seguintes dizeres:

OSTENSIVO SGM-503


(NOME DO NAVIO)

LIVRO DO NAVIO

TOMO I (OU II)

O Tomo I conterá os seguintes capítulos:

a) Descrição geral

Descrição sucinta das diversas instalações, equipamentos ou instrumentos, etc.,

existentes a lançamento, madrinha e personalidades presentes a esses eventos, fotografias

alusivas, "slides", indicações de localização de filmes alusivos em videocassetes, DVDs,

experiências preliminares e finais, cópias de atas lavradas, fotos, "slides", localizações de

vídeos, etc.

b) Dimensões principais

I) deslocamentos e respectivos calados nas diversas condições de carga,

deslocamento em imersão, no caso de submarino;

II) comprimentos: total e entre perpendiculares - boca e pontal;

III) alturas: do tope dos mastaréus, antenas, da borla dos mastros, das vergas, das

plataformas, das chaminés, dos canhões, dos tubos de torpedos, dos reparos de mísseis, dos

conveses, etc., referidos à linha d'água do navio em plena carga; e

IV) cubagem dos compartimentos principais - pesos de objetos importantes.

c) Dados estruturais

I) material de que é construído, espessura das chapas, sistemas de ligações, quilha,

roda de proa, cadaste, número de cavernas, cantoneiras, etc.;

II) conveses, couraçamento vertical e horizontal;

III) cobertas, compartimentos e anteparas estanques, portas estanques, válvulas de

fechamento, compartimentos celulares e espaços de ar, duplos-fundos, proteção contra minas;

IV) tanques em geral: tanques de lastro e tanques de equilíbrio, tanques de óleo

combustível, de óleo lubrificante e de combustível de aviação, tanques de água doce, tanques

de reserva e de sobras, etc., capacidade e disposição dos mesmos, válvulas e suspiros dos

tanques;

V) dimensões do convés de voo e carga sustentada; e

VI) dimensões do hangar.

d) Estabilidade

I) provas de estabilidade e curvas de estabilidade, altura metacêntrica

correspondente a diversas linhas d'água; e

OSTENSIVO SGM-503


II) variação de calado do navio para diversas condições de carga, peso necessário

para variar o calado médio de 1 centímetro, medidas necessárias para inc1inar o navio de 5

graus no sentido transversal, em várias condições de carga.

e) Sistemas de armas

I) artilharia: torres, torretas, canhões e metralhadoras;

II) tubos de torpedos: quantidades, disposições e características principais, sistemas

de embarque e carregamento dos tubos;

III) torpedos, minas e bombas: dotações, características principais e sistemas de

carregamento;

IV) foguetes e mísseis: dotações, características principais e sistemas de

lançamento;

V) munições: dotações nas diversas condições do navio;

VI) paióis de munição, foguetes e mísseis e cofres de pronto uso: capacidade,

elevadores de munição, sistemas de refrigeração

VII) computadores e calculadores de tiro;

VIII) radares de direção de tiro;

IX) centro de operações ou de informações de combate: localização;

X) direção de tiro de artilharia: estações, diretoras, previsoras, telêmetros, marca

dores de alvo, indicadores de distâncias e desvios, traçadores, comunicações interiores;

XI) direção de tiro de torpedos: sistemas, sensores, equipamentos periféricos e

comunicações interiores;

XII) direção de tiro de foguetes e mísseis: sistemas de guiagem e iluminação,

vetores, equipamentos periféricos e comunicações interiores;

XIII) alças óticas;

XIV) dispositivos para cortinas de fumaça; e

XV) armamento portátil: equipamentos para o contingente de desembarque.

f) Manobra

I) âncoras e amarras: tipo e peso das amarras, comprimento das amarras, número

e peso dos quartéis, dimensões dos elos; etc.;

II) ancorote: número, tipo e peso das âncoras e amarras e suas localizações a bordo;

III) espias: comprimento e bitola;

IV) aparelhos de suspender cabrestantes, guinchos e molinetes; e

V) recursos disponíveis para reboque.

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g) Propulsão

I) máquinas principais: turbinas a vapor, turbinas a gás, motores de combustão

interna, geradores e motores elétricos, máquinas alternativas, propulsão com binada;

II) geradores de vapor: reatores nucleares, caldeiras principais e caldeiras

auxiliares. capacidade de geração, pressão normal e tempo de vaporização.

III) geradores de gás;

IV) máquinas auxiliares: bombas de circulação, alimentação, de óleo lubrificante,

de óleo combustível, vaporizadores, destiladores, condensadores, etc.;

V) sistemas auxiliares: aquecimento das máquinas propulsoras, aparelhos de

segurança e isolamento dos geradores de vapor, aparelhos de ramonagem, etc.;

VI) sistemas de controle de propulsão; e

VII) eixos, mancais de escora, hélices, controle de hélice de passo controlado.

h) Governo

I) estações de governo: localização;

II) controle de governo: timão, manete, piloto automático, etc.;

III) lemes verticais e seus dispositivos de manobra, indicadores, etc.;

IV) lemes horizontais e seus dispositivos de manobra, indicadores, etc.;

V) estabilizadores;

VI) telégrafos de manobra, das máquinas, do leme, etc.; e

VII) clinômetros, manômetros de profundidade.

i) Navegação

I) agulhas giroscópicas, suas repetidoras e circuitos respectivos, registradores de

rumos, agulhas magnéticas, agulhas de pequena embarcação, taxímetros, peloros e

equipamento de navegação inercial;

II) odômetros, ecobatímetros (casco e portátil) e prumos;

III) instrumentos de navegação: sextantes, binóculos, telêmetros portáteis,

cronômetros, comparadores, relógios, etc.;

IV) radiogoniômetros;

V) instrumentos de meteorologia: termômetros, barômetros, higrômetros,

anemômetros, etc.;

VI) periscópios e seus acessórios;

VII) radares de navegação;

VIII) equipamentos de navegação eletrônica (NAVSAT, OMEGA, DECA,

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LORAN, etc.);

IX) equipamentos de oceanografia (batitermógrafos, analisadores, etc.); e

X) equipamentos de meteorologia, fac-símile, sonda ionosférica, etc.

j) Comunicações e informática

EXTERIORES

I) indicativo internacional do navio;

II) centro de comunicações: localização;

III) postos rádio e de sinais: quantidade, denominação e localização;

IV) camarim de criptografia: localização;

V) equipamentos de comunicações pelo método ótico: tipo, quantidade e

localização;

VI) equipamentos de comunicações pelo método acústico: tipo, quantidade e

localização;

VII) equipamentos de comunicações pelo método radioelétrico (incluindo aparelhos

de fac-símile): tipo, quantidade, localização, faixas de frequência e potências de emissão;

VIII) equipamentos de comunicação via satélite: tipo, quantidade, localização, etc.;

e

IX) antenas: tipo, quantidade e localização.

INTERIORES

I) telefones automáticos: localização da central, locais atendidos e quantidade;

II) telefones autoexcitados: localização dos quadros de amarração, circuitos e locais

atendidos;

III) fonoclamas;

IV) intercomunicadores;

V) alarmes;

VI) tubos acústicos;

VII) telégrafos de ordens e informações; e

VIII) equipamentos de informática administrativa: tipos, quantidades, localizações,

interligação em redes, etc.

k) Sensores

I) radares e repetidoras: tipos, características, localizações, antenas; e

II) sanares: tipos, características, transdutores, domo, localização.

OSTENSIVO SGM-503


l) Guerra eletrônica

I) MAGE: equipamentos, localizações, tipos;

II) CME: equipamentos, localizações, tipos;

III) CCME: equipamentos, localizações, tipos; e

IV) IFF: equipamentos, localizações, tipos.

m) Sistema de geração e distribuição de energia

I) geradores principais e de emergência;

II) conversores, baterias, acumuladores principais, acumuladores secundários;

III) circuitos de alta tensão;

IV) circuitos de baixa tensão;

V) quadros elétricos;

VI) motores elétricos;

VII) motores elétricos em geral;

VIII) sistemas de iluminação;

IX) sistemas de aquecimento;

X) aparelhos e instrumentos de medida;

XI) sistemas de alimentação de força em avaria;

XII) sistemas de alimentação em emergência; e

XIII) sistemas de controle.

n) Ar comprimido

I) compressores de ar, turbo compressores e separadores;

II) grupos de ar;

III) canalizações, seus pianos e válvulas; e

IV) manômetros, válvulas redutoras.

o) Sistemas hidráulicos

I) máquinas hidráulicas;

II) bombas, canalizações e tanques; e

III) acessórios.

p) Alagamento, esgoto e manobras de água

I) duplos-fundos;

II) válvulas de alagamento e esgoto, "Kingstons" (Válvulas de casco) e suspiros;

III) bombas fixas: elétricas, a vapor, de combustão interna, etc.;

IV) bombas portáteis, manuais e de combustão interna;

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V) grande coletor e pequeno, com suas válvulas, indicação de suas posições, lugar

de onde são manobradas e compartimentos servidos pelos coletores;

VI) outros meios de alagamento e esgoto;

VII) sistemas de alagamento e esgoto dos paióis de munição;

VIII) sistemas de tratamento de esgotos e águas servidas;

IX) aparelhos ,indicadores de alagamento, "sprinklers" e outros;

X) bombas de compasso e suas tomadas de mar;

XI) canalizações e seus pianos de válvulas; e

XII) hidrômetros e indicadores de nível.

q) Ventilação e extração

I) ventiladores, extratores e sirocos;

II) canalizações e suas válvulas;

III) ventiladores portáteis;

IV) aquecimento de ar: equipamentos, tipos, capacidades, distribuição e redes;

V) depuração e reoxigenação do ar: depuradores e ampolas de oxigênio; e

VI) filtros NBQR.

r) Refrigeração

I) máquinas frigoríficas: tipos e localização;

II) canalizações;

III) dispositivos de refrigeração;

IV) câmaras frigorificas;

V) geladeiras elétricas; e

VI) ar condicionado: equipamentos, tipos, capacidades, distribuição e redes.

s) Controle de avarias, colisão e abandono

I) bombas fixas: elétricas, a vapor e de combustão interna;

II) canalizações, válvulas e tomadas;

III) bombas portáteis: elétricas, manuais e de combustão interna e suas

canalizações, mangotes, aplicadores, esguichos e localização;

IV) extintores e localizações;

V) misturadores e localizações;

VI) máscaras contra gases e de oxigênio;

VII) roupas de combate a incêndio;

VIII) reparos de controle de avarias, material disponível nos reparos, localizações e

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áreas de atuação dos reparos.

IX) equipamentos de corte e solda;

X) sistemas de detecção de incêndio;

XI) sistema fixo de CO2 etc.;

XII) reparos de controle de avarias e de material eletrônico, localização e material

disponível;

XIII) camisa de colisão e seus pertences e outros recursos para o caso de colisão;

XIV) coletes e boias salva-vidas: tipo, número e localização;

XV) recursos para o caso de abandono e lotação das embarcações para esse

propósito;

XVI) material de tamponamento, bujonamento e escoramento; e

XVII) outros meios para o controle de avarias.

t) Socorro e salvamento marítimo

I) coletes e roupas especiais de salvamento e sistemas de carregamento;

II) boias marcadoras e equipamentos de comunicação submarinas e dispositivos

para lançamento de sinais de emergência;

III) tomadas de ar de socorro externo;

IV) luzes de emergência e lanternas de antepara;

V) meios de salvamento disponíveis, do navio e do exterior: guarita, recebimento de

sino de salvamento, recebimento de veículo de salvamento submarino; e

VI) sistema e equipamentos de revitalização do ar ambiente.

u) Escafandria

I) aparelhos;

II) bombas, suas sinalizações e acessórios, etc.;

III) meios de comunicações e seus acessórios, etc.;

IV) gás hélio; e

V) meios para tratamento de acidentados em mergulho.

v) Trabalhos de peso

I) mastros, lanças e paus de carga;

II) guinchos, cabrestantes;

III) turcos: de escaleres, de torpedos, do ferro, plumas, etc.;

IV) estropos em geral etc.; e

V) equipamentos e aparelhos para transferência de carga e óleo no mar.

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w) Embarcações miúdas

I) lanchas: dimensões, peso, propulsão, raio de ação e consumo, capacidade de

transporte e de reboque, equipamentos e palamentas, localização, guarnição;

II) escaleres em geral, baleeiras, dimensões, números de remos, etc., capacidade de

transporte, palamenta, localização e guarnição; e

III) balsas, botes infláveis e chalanas, capacidade de transporte, equipamentos e

localização.

x) Compartimentos habitáveis

I) do Comandante da Força;

II) do Comandante do navio;

III) dos Oficiais;

IV) dos Suboficiais;

V) dos Sargentos e Marinheiros;

VI) secretaria;

VII) bibliotecas; e

VIII) de recreação.

y) Ranchos

I) locais dos ranchos, mesas, bancos e capacidades;

II) cozinhas, equipamentos e acessórios;

III) açougues;

IV) padaria, capacidade de produção diária;

V) paióis de mantimentos;

VI) armários de mantimentos; e

VII) câmaras frigoríficas e geladeiras elétricas.

z) Aguada

I) tanques: disposições e capacidades;

II) bombas e suas canalizações;

III) grupos destilatórios: capacidades de produção normal e máxima; e

IV) grupos de osmose reversa: capacidades de produção.

aa) Higiene

I) banheiros e lavatórios;

II) sanitários;

III) barbearias;

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IV) lavanderias;

V) desinfecção: aparelhos e compartimentos servidos; e

VI) aparelhos destinados a quaisquer fins higiênicos.

ab) Saúde

I) salas de consulta;

II) ambulatório;

III) enfermarias;

IV) sala de Cirurgia;

V) farmácias;

VI) gabinete dentário; e

VII) salas para TFM.

ac) Oficinas

I) espaços disponíveis;

II) equipamentos;

III) ferramentas;

IV) recursos; e

V) possibilidades.

ad) Sobressalentes

Paiós de sobressalentes, localizações e capacidades.

ae) Combustíveis e lubrificantes

I) combustíveis empregados. Tanques, localizações e capacidades; redes e

válvulas;

II) combustível de aviação, recursos para reabastecimento em voo;

III) dispositivos para transferência de combustível;

IV) lubrificantes empregados, tanques: espécies, número, localização e

capacidades; redes e válvulas; e

V) purificadores de óleo combustível e lubrificante.

af) Aviação

I) aeronaves existentes a bordo: capacidade;

II) aparelhos de lançamento e parada;

III) equipamentos para orientação de aeronaves; e

IV) equipamentos para manobra de aeronaves e elevadores.

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ag) Guerra NBQR:

I) detectores e outros dispositivos;

II) borrifamento externo;

III) cidadelas; e

IV) estações de descontaminação.

ah) Sistema de Proteção Magnética – DEGAUSSING;

Tipo: características; quantidade e localização das Caixas de Ajustes das Bobinas.

ai) Varredura

I) equipamento de varredura mecânica e características;

II) equipamento de varredura acústica e características;

III) equipamento de varredura magnética e características; e

IV) equipamento de varredura combinada e características.

aj) Lotação

I) em tempo de paz e alterações que sofrer; e

II) em tempo de guerra e alterações que sofrer.

ak) Dados táticos

I) velocidade na superfície: máxima mantida (AVe AR), 2/3 (AVe AR), V3 (AVe

AR) e econômica; número de rotações correspondentes e velocidade em imersão: máxima e

de trânsito com indiscrição;

II) raio de ação na superfície: para várias velocidades, da máxima à econômica e

raio de ação em imersão: na velocidade máxima, a l/2 força e na velocidade econômica;

III) leme: ângulo de leme necessário para manter o navio no rumo, estando uma de

suas máquinas parada e a outra com as rotações correspondentes a 2/3 AV e 1/3 AV e perda

de velocidade para diversos ângulos do leme;

IV) curvas de giro; diâmetros táticos finais e avanço e afastamentos;

V) seguimentos e intervalo de tempo correspondente até a parada do navio

quando:

- indo "adiante toda força" dá "atrás toda força";

- indo "adiante 2/3" dá "atrás toda força";

- indo "adiante 1/3" dá "atrás toda força";

- indo "adiante toda força" dá "para as máquinas";

- indo "adiante 2/3" dá "para as máquinas"; e

- indo "adiante 1/3" dá "para as máquinas";

OSTENSIVO SGM-503


VI) tempo gasto para dar um giro completo, usando as diversas combinações de

máquinas adiante, máquinas atrás e ângulo de leme;

VII) tempo médio para imergir até a cota periscópica; e

VIII) tempo para passar da navegação em imersão, estando o submarino na cota

periscópica, à navegação na superfície com os motores principais.

al) Trabalho de máquinas propulsoras

I) tabela considerando simultaneamente a velocidade, potência e consumo-hora de

combustível e lubrificantes para um dado número de rotações das máquinas; e

II) dados e tempos relativos às manobras das máquinas.

am) Provas de recebimento do navio ou feitas após modernização ou conversão

I) modernizações e/ou conversões: descrições, documentos determinantes,

esquemas e/ou diagramas "antes e depois";

II) enumeração das provas feitas: estabilidade, máquinas, armamento, etc.; e

III) indicação dos dados colhidos.

an) Documentação Técnica – Planos e diagramas

I) relação de todos manuais existentes, indicação sumária dos assuntos sobre que

versam e locais onde estão arquivados e relação dos mapas, dos planos, diagramas com as

indicações respectivas;

II) esquemas das redes de incêndio, alagamento e esgoto, combustível,

lubrificantes, de aguada e reserva; e

III) esquemas dos circuitos elétricos.

O Tomo II conterá os seguintes capítulos:

a) Histórico dos navios anteriores

Resumo do histórico de cada navio que anteriormente teve o mesmo nome e

informação sobre a origem do nome.

b) Histórico do Navio antes da sua incorporação ao Serviço Ativo da Armada

Estabelecimento construtor e localização do estaleiro, batimento da quilha,

cerimônia do lançamento, madrinha, pessoas presentes a esses eventos e fotografias alusivas;

Entrega à MB, cerimônia de hasteamento de nossa Bandeira, mostra de armamento

e cópia da respectiva ata, fotografias alusivas aos eventos, "slides", localizações de vídeos,

etc.

Partida do porto onde foi construído, derrota, seguida e descrição da travessia até o

porto onde ficará sediado, fotos, "slides", localizações de vídeos, etc., relação nominal do

OSTENSIVO SGM-503


pessoal embarcado nessa ocasião.

c) Histórico do Navio depois da sua incorporação ao Serviço Ativo da Armada

I) incorporação ao Serviço Ativo da Armada, a ata respectiva, incorporação e

desincorporação a Força ou Base; indicações dos atos respectivos com suas datas; fotos,

"slides", localizações de vídeos, etc.;

II) Ordens de Serviço alusivas à transmissão do Comando;

III) comissões e exercícios: indicações resumidas dos mesmos com datas, derrotas,

comentários de interesse, etc. Número de dias de mar e de milhas navegadas em cada ocasião

e total desde o lançamento ao mar; fotos, "slides", localizações de vídeos;

IV) termos de viagem de acordo com as normas em vigor;

V) comandantes: assinaturas do próprio punho, por ordem cronológica; datas de

assunção e de passagem de Comando;

VI) avarias e acidentes; fotos, "slides", localizações de vídeos;

VII) docagens: datas de entrada e saída de dique ou carreira; fotos, etc.;

VIII) ata de desarmamento do navio; e

IX) visitas de autoridades civis e/ou militares, indicações resumidas das mesmas,

fotos, "slides", localizações de fitas de vídeo, etc.

7.3.5 – Disposições Gerais

Sempre que possível as informações deverão ser acompanhadas dos documentos

fotográficos respectivos, bem como por recortes de jornais ou revistas, ou ainda conter

registros de filmes ou gravações dos fatos e eventos mencionados. As autoridades visitantes

podem ter acesso ao Tomo II e assiná-lo.

O Tomo I por conter informações que afetam a segurança da OM deve ter seu acesso

restrito.

No início do Livro haverá um índice para facilitar a procura do assunto.


O livro permanecerá arquivado na própria OM durante a fase corrente, devendo ser

recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) após a baixa do navio, observando-se os

procedimentos de recolhimento de documentos definidos na SGM-105. Em casos

excepcionais, volumes que compõem o Livro do Navio, com mais de vinte anos, poderão ser

antecipadamente recolhidos ao Arquivo da Marinha.

Por ser um documento de valor probatório, histórico e de pesquisa o Livro do Navio

não deverá permanecer fora da OM, ou ser acondicionado em locais que contribuam para sua

OSTENSIVO SGM-503


degradação, como por exemplo: depósitos e paióis de materiais diversos.

Com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo referente às

atividades-fim, o Livro receberá a classificação de nº 692 (REGISTRO DE DADOS

ESSENCIAIS AO CONHECIMENTO DE ORGANIZAÇÕES MILITARES E DE

INFORMAÇÕES DO SERVIÇO RELACIONADO COM A SEGURANÇA – Livro de

Navio), tendo o seu prazo de guarda definido na TTDD, referente às atividades-fim.

7.4 - LIVRO DE QUARTOS

7.4.1 - Finalidade do Livro de Quartos

O Livro de Quartos tem por finalidade fornecer informações úteis referentes a todos os

assuntos de serviço, mantendo um registro cronológico dos fatos ocorridos a bordo dos

Navios e nas OM de terra, possibilitando consultas posteriores. É um documento de valor

primário (probatório), devendo ser transferido para a DPHDM/Arquivo da Marinha e

eliminado, pela DPHDM, no prazo definido pela TTDD, exceto o primeiro e o último

exemplar de cada OM que terão sua guarda permanente.

7.4.2 – Escrituração

A escrituração dos Livros de Quartos de Navio e Estabelecimentos dar-se-á conforme

disposto na Portaria nº 48/2011, do ComOpNav, devendo ser escriturado conforme abaixo:

a) a Folha “A” será manuscrita a tinta, em letra de imprensa e usando a simbologia

padrão constante da contracapa do Livro de Quartos;

b) a Folha “B” só será preenchida quando se verificar alguma das ocorrências

previstas no item 31 (navios) e no item 10 (estabelecimentos). As ocorrências dos diferentes

quartos serão manuscritas em sequência, até o preenchimento total de cada folha-borrão. Ao

fim de cada mês, as folhas-borrão serão digitadas em uma Folha “B” definitiva, de mesmo

modelo;

c) as correções que se tornarem necessárias, nas folhas já escrituradas, deverão ser

feitas a carmim pelo imediato ou oficial ao qual for delegada competência; e

d) os espaços onde não haja o que lançar deverão ser inutilizados com um traço

horizontal.


a) os originais das Folhas „A” e “B‟ dos Livros de Quartos dos Navios serão remetidos

mensalmente, até o dia 10, sem ofício ao COMIMSUP, onde ficarão arquivados, pelo prazo

definido na TTDD (fase corrente), devendo ser transferido/recolhido à DPHDM (Arquivo da

Marinha) após o referido prazo, observando-se os procedimentos de recolhimento de

OSTENSIVO SGM-503


documentos definidos na publicação SGM-105; e

b) os originais das Folhas „A” e “B‟ dos Livros de Quartos de Estabelecimento ficarão

arquivados nas próprias OM, pelo prazo definido na TTDD (fase corrente), devendo ser

transferido/recolhido à DPHDM (Arquivo da Marinha) após o referido prazo, observando-se

os procedimentos de recolhimento de documentos definidos na publicação SGM-105.

Com base no Código de Classificação de Documentos de Arquivo referente às

atividades-fim, o Livro de Quartos de Navio e Estabelecimento, receberá a classificação de nº

692 (REGISTRO DE DADOS ESSENCIAIS AO CONHECIMENTO DE OM E DE

INFORMAÇÕES DO SERVIÇO RELACIONADO COM A SEGURANÇA – Livros de

Quartos), tendo o seu prazo de guarda definido na TTDD, referente às atividades-fim.

7.5 – FORMULÁRIO DE INFORMAÇÕES HISTÓRICAS

7.5.1 – Preenchimento e envio do formulário

Com base em informações contidas no Livro de Estabelecimento ou no Livro do

Navio, as OM deverão preencher e transmitir à DPHDM por meio de ofício, em formato

digital, até 15 de março de cada ano, o formulário de informações históricas, cujo modelo

consta no anexo E.

OSTENSIVO SGM-503


CAPÍTULO 8

GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS DIGITAIS

8.1 - PROPÓSITO

Identificar e estabelecer os procedimentos a serem empregados no tratamento e

manuseio dos documentos arquivísticos da Marinha, decorrentes das especificidades do

contexto tecnológico, visando garantir a produção, tramitação, arquivamento e destinação

arquivística dos documentos digitais da MB.

8.2 - FORMAS DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS

a) Documento nato-digital

É aquele produzido, armazenado e gerenciado de forma totalmente digital. Seu ciclo

de vida é inteiramente digital, tanto na fase corrente quanto na intermediária, chegando até as

instâncias de eliminação ou de guarda permanente. São exemplos:

I) gravações digitais de som;

II) fotografia digital e vídeo digital;

III) páginas de intranet e internet;

IV) bases de dados digitais;

V) mensagens eletrônicas;

VI) publicações digitais;

VII) processos administrativos e documentos administrativos avulsos; e

VIII) combinações dos tipos acima, além de outros que venham a ser identificados.

b) Documento digitalizado

É aquele produzido analogicamente e reproduzido em meio digital; e

c) Documento híbrido

É composto de parte analógica e parte digital, como, por exemplo, um processo

administrativo que contenha partes nato-digitais e partes em suporte analógico, podendo esta

ser digitalizada para inserção no Sistema de Informatizado de Gestão de Documentos.

8.3 - COMPOSIÇÃO DO DOCUMENTO DIGITAL

O documento digital possui três elementos essenciais: hardware, software e suporte com

a informação, para que possa ser apresentado em sua forma completa, sendo fundamental que

todos os elementos sejam compatíveis. A ausência de qualquer um dos três elementos implica

na inexistência do documento digital.

8.4 - CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS

Os documentos arquivísticos digitais possuem um ciclo de vida dividido nas três fases

OSTENSIVO SGM-503


de arquivamento (corrente, intermediária e permanente), conforme o inciso 1.2.26 desta

norma.

8.5 - CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DOS DOCUMENTOS ARQUIVÍSTI-

COS DIGITAIS

Os documentos arquivísticos digitais recebem o mesmo tratamento que os documentos

em suporte de papel. Assim sendo, as OM devem utilizar o Código de Classificação e a

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para a Administração

Pública, referentes às atividades-meio (material, pessoal e finanças), aprovados pelo Conselho

Nacional de Arquivos (CONARQ), a fim de identificarem os prazos de guarda de cada

documento produzido. Tal diretiva encontra-se descrita no Capítulo 5 da SGM-105

(NODAM).

Os documentos produzidos pelas OM, que desempenham as atividades-fim da MB,

deverão utilizar, também, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e

Destinação de Documentos de Arquivo referentes às atividades-fim elaborados pelo

Ministério da Defesa e pelos Comandos das Forças.

8.6 - VARIEDADES ENVOLVIDAS NA PRODUÇÃO DE UM DOCUMENTO

DIGITAL

a) vários gêneros: documento textual, imagens, arquivos sonoros, imagem em

movimento (filmes) etc;

b) multiplicidade de suporte: disquete, pen drive, HD portátil, CD-Rom etc; e

c) multiplicidade de formatos: doc, xml, html, bmp, cdr, mid, odf, wav, pdf, odt etc.

8.7 - PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS

O programa de gestão arquivística de documentos deve ter como base a política

arquivística e a designação de responsabilidades definidas anteriormente, além do contexto

jurídico-administrativo, de forma que esteja de acordo com a missão institucional e a

legislação vigente;

O planejamento envolve o levantamento e a análise da realidade institucional, o

estabelecimento das diretrizes e procedimentos a serem cumpridos pelo órgão ou entidade, o

desenho do sistema de gestão arquivística de documentos e a elaboração de instrumentos e

manuais;

Os objetivos do Programa de Gestão de Documentos Digitais:

a) contemplar o ciclo de vida dos documentos;

b) garantir a acessibilidade aos documentos;

OSTENSIVO SGM-503


c) manter os documentos em ambiente seguro;

d) reter os documentos somente pelo período estabelecido na Tabela de Temporalidade e

Destinação;

e) implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção até a

guarda pelo tempo que for necessário; e

f) garantir as seguintes qualidades de um documento arquivístico: organicidade,

unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

O documento arquivístico digital deve:

a) refletir corretamente o que foi comunicado, decidido ou a ação implementada;

b) ser capaz de apoiar as atividades desempenhadas;

c) comprovar as atividades realizadas; e

d) conter os metadados necessários para documentar a ação.

A implantação do programa de gestão arquivística de documentos envolve a execução e

o acompanhamento de ações e projetos, efetuados simultaneamente. Deve atender aos

objetivos definidos no planejamento do programa no que se refere à capacitação de pessoal,

implantação de sistemas de gestão arquivística, integração com os sistemas de informação

existentes e os processos administrativos do órgão ou entidade. Essa etapa pode incluir a

suspensão de atividades e procedimentos vigentes que forem considerados inadequados.

A elaboração deste Programa será de responsabilidade da Comissão Permanente de

Preservação da Informação (CPPI), em conformidade com a Política de Preservação Digital

da MB.

OSTENSIVO SGM-503


CAPÍTULO 9

PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS

9.1 - PROPÓSITO

Descrever os processos a serem adotados para a preservação digital e apresentar os

requisitos fundamentais e os adicionais necessários para a elaboração de um Plano de

Preservação Digital da MB.

9.2 - COMPLEXIDADE NA ADOÇÃO DE SOLUÇÕES PARA A PRESERVAÇÃO

DIGITAL

Não existe solução pronta, sendo necessária a formação de equipes multidisciplinares

para a especificação dos sistemas de gestão de documentos digitais, além da integração de

diversos procedimentos, muitas vezes híbridos, que contemplem tanto a gestão de

documentos em suporte físico quanto digital. A necessidade de monitoramento constante dos

documentos armazenados e a necessidade de revisão periódica dos procedimentos adotados

determinam que seja elaborado um Plano de Preservação Digital, em conformidade com a

Política de Preservação Digital da MB e com o Programa de Gestão Arquivística das

Informações Digitais.

Para que haja efetividade nas ações para preservação digital, faz-se necessária a

implementação de recursos tecnológicos que atendam aos requisitos conforme abaixo:

a) Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) - situado no

ambiente de produção dos documentos e informações arquivísticas, é aplicado para fins de

gestão (prioritariamente para fase corrente), podendo estes requisitos serem encontrados em

um único sistema que interopere com os demais sistemas produtores de informações

arquivísticas digitais, ou ainda, estarem presentes nestes sistemas, sendo, em ambos os casos,

as informações encaminhadas posteriormente para um Repositório Digital Arquivístico

Confiável (RDC-Arq);

b) Repositório Digital Arquivístico Confiável (RDC-Arq) - situado no ambiente de

preservação dos documentos e informações arquivísticas, armazena e gerencia os

documentos, seja nas fases corrente e intermediária, seja na fase permanente, sendo capaz de

mantê-los autênticos, preservá-los e prover acesso a eles pelo tempo necessário. Não se

resume a uma solução informatizada para armazenamento (storage), que é apenas um

componente do repositório; e

c) Plataforma de difusão e acesso - situado no ambiente de acesso às informações

arquivísticas, deverá ser capaz de atender aos requisitos de descrição arquivística e interoperar

OSTENSIVO SGM-503


com o SIGAD e o RDC-Arq, garantindo o acesso às informações sem que exista risco à

segurança dos ambientes de produção e de preservação.

Todos os documentos arquivísticos deverão ser preservados na fase corrente e

destinados pelo tempo estabelecido nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de

Documentos, referentes às atividades-meio e atividades-fim. Assim sendo, compete a cada

uma das OM manter tais documentos acessíveis pelo tempo indicado, até poder eliminá-los ou

transferi-los para a fase intermediária de arquivamento.

9.3 - ESTRATÉGIAS PARA A PRESERVAÇÃO DIGITAL

A presente Norma se destina a orientar os procedimentos a serem adotados na

preservação dos documentos arquivísticos digitais da MB, nas fases corrente, intermediária e

permanente, observados os prazos constantes das Tabelas de Temporalidade, referentes às

atividades-meio e às atividades-fim. Para tal, serão apontados alguns fundamentos básicos,

suas fragilidades e orientações:

Fundamento Fragilidade Orientação

1) Manter uma

política de

preservação

I. Perda de

documentos ao longo

do tempo

• formação de uma equipe multidisciplinar/

interdisciplinar

• elaboração da política de preservação digital

• preparação da infraestrutura e ambiente

• implantação da política

• revisão e adaptação periódica

2) Não depender de

hardware específico

I. Obsolescência do

hardware

II. Dependência

tecnológica do

fabricante

• manter compatibilidade do hardware com as

diversas tecnologias e fornecedores da

atualidade

• verificar a estabilidade da tecnologia

utilizada no hardware

• verificar a especificidade do hardware em

relação ao objeto digital

3) Não depender de

software específico


software

II. Dependência

tecnológica do

fabricante

• utilizar de padrões abertos

• permitir o acesso por diversos softwares

• verificar a estabilidade da tecnologia

• verificar a especificidade do formato em

relação ao objeto digital

• garantir a forma de apresentação

OSTENSIVO SGM-503



4) Não confiar em

sistemas

gerenciadores como

única forma de

acesso ao documento

digital.

I. Sistema gerenciador

deixa de funcionar; e

II. Contrato de

manutenção e/ou

licença de uso

vencida.

• manter a estrutura de diretórios conhecida e

com possibilidade de acesso independente

• manter a organização e nomenclatura

conhecida e com possibilidade de acesso

independente

• manter os formatos conhecidos

5) Migrar seus

documentos de

suporte e formato

periodicamente


formato

II. Obsolescência do

suporte

III. Perda de

confiabilidade no

suporte

• possuir ferramentas de migração de formato

• possuir ferramentas de migração de suporte

• estabelecer rotinas de rejuvenescimento e/ou

migração, tendo como base:

- verificação da confiabilidade do suporte

- verificação da obsolescência do software

- verificação da obsolescência do hardware

6) Replicar os

documentos em

locais fisicamente

separados

I. Catástrofe com o

acervo

manter cópias de segurança e/ou backup em

prédios fisicamente separados e

preferencialmente distantes

utilizar sala-cofre quando possível

7) Não confiar

cegamente no

suporte de

armazenamento

I. Degradação da

mídia

II. Dano físico por

problemas de

manipulação e

fabricação

definir a vida útil dos diversos suportes

estabelecer uma tabela de confiabilidade

para o tempo de uso e armazenamento dos

diversos tipos de mídias utilizados

implementar rotinas de verificação do tempo

de uso e armazenamento das mídias

definir ambiente de armazenamento

8) Não deixar de

fazer backup e

cópias de segurança

I. Danos nos

equipamentos

II. Danos nas mídias

de armazenamento

estabelecer uma política de backup e/ou

cópia de segurança é o primeiro passo para a

preservação das imagens digitais, pois ele

garante de forma íntegra e confiável a

restauração dos dado registrados em sistemas

de informações, diretórios de arquivos etc.

OSTENSIVO SGM-503



9) Não preservar lixo

digital

I. Sobrecarga dos

depósitos digitais

II. Sobrecarga no

sistema gerenciador

estabelecer tabelas de temporalidade

avaliar o documento digital:

- eliminar (lixo digital)

- preservar documento digital

10) Garantir a

autenticidade dos

documentos

arquivísticos digitais

I. Perda de dados ou

informações

II. Perda da estrutura

do documento

III. Adulteração

IV. Perda do

documento

V. Perda do contexto

histórico

VI. Perda do histórico

de produção e

elementos e

VII. Perda de meta-

dados

estabelecer trilhas de auditoria

controlar acesso

expor o mínimo possível o documento

digital

manter metadados de preservação

Tais estratégias devem alcançar todas as características essenciais que definem um

documento digital, que são: físicas (suporte/registro físico), lógicas (software e formato

digital) e conceituais (estrutura/conteúdo exibido). Devem, ainda, levar em conta os

elementos necessários para a produção, a manutenção e o acesso aos documentos digitais.

9.3.1 - Migração

Enquanto ações de preservação como a implementação de um SIGAD e de um

RDC-Arq encontram-se em fase de estudo e desenvolvimento, esta é maneira mais econômica

e viável para esta finalidade. Trata-se de um conjunto de procedimentos e técnicas para

assegurar a capacidade dos objetos digitais serem acessados, em face das mudanças

tecnológicas. A migração pode ocorrer por conversão, por atualização/rejuvenescimento ou

por reformatação, e consiste:

a) na mudança de um suporte ou formato que está se tornando obsoleto, fisicamente

deteriorado ou instável, para um suporte mais novo. Serão utilizados pela MB dois métodos

OSTENSIVO SGM-503


básicos:

I) Reformatação - técnica de migração que consiste na mudança da forma de

apresentação de um documento para fins de acesso ou manutenção dos dados. Por exemplo:

impressão ou transformação de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou

transferência dos documentos de um sistema computacional para uma mídia móvel (tecnologia

COLD); e

II) Rejuvenescimento/atualização - técnica de migração que consiste em copiar os

dados de um suporte para outro sem mudar sua codificação, para evitar perdas de dados

provocadas por deterioração do suporte.

b) na transferência de um formato de arquivo obsoleto para um formato mais atual ou

padronizado (reformatação). A MB definiu o formato Open Document Format (ODF) como

padrão a ser seguido na elaboração dos seus documentos e o formato PDF/A para

arquivamento;

c) na substituição de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para

uma outra mais moderna (conversão);

d) A migração deverá ser realizada, por cada OM, de forma criteriosa, sistemática e

documentada, garantindo, assim, a confiabilidade; e

e) A necessidade de migração dos documentos digitais será determinada pela avaliação

da confiabilidade dos seus elementos essenciais (hardware, software e suporte com a

informação), a fim de minimizar riscos de perda dos documentos.

Os seguintes fatores deverão ser considerados pelas OM, a fim de minimizar os riscos

de perda de documentos em suporte digital:

a) Hardware

I) Deve-se estar atento para as suas fragilidades, que são: a obsolescência e a

dependência tecnológica do fabricante. Para tanto, deve-se:

- manter compatibilidade do hardware com as diversas tecnologias e

fornecedores da atualidade;

- verificar a estabilidade da tecnologia utilizada no hardware;

- verificar a especificidade do hardware em relação ao objeto digital; e

- programar substituições periódicas dos equipamentos, preferencialmente um

quinto dos equipamentos por ano de modo que, em cinco anos, haja a revitalização de todos

os hardwares.

II) Deverão ainda, ser observados cuidados quanto a degradação da mídia e

OSTENSIVO SGM-503


eventuais danos físicos:

- definindo a vida útil dos diversos suportes;

- estabelecendo uma tabela de confiabilidade para o tempo de uso e

armazenamento dos diversos tipos de mídia utilizados;

- implementando rotinas de verificação do tempo de uso e armazenamento das

mídias; e

- definindo o ambiente de armazenamento.

III) O Setor do Material/DCTIM estabelecerá procedimentos específicos para a

aquisição do hardware.

b) Software

I) Semelhante ao hardware, as suas fragilidades são: a obsolescência e a

dependência tecnológica do fabricante. Para fazer frente a estes fatos, é fundamental:

- utilizar padrões abertos, que permitam o acesso por diversos softwares;

- verificar a estabilidade da tecnologia a adquirir; e

- garantir a forma de apresentação dos documentos migrados.

II) O Setor do Material/DCTIM estabelecerá procedimentos específicos para a

aquisição do software.

c) Migração de suportes

I) A preservação da informação digital adotará as seguintes medidas:

- migrar o formato e o suporte sempre que for detectada a obsolescência de um ou

outro ativo, conforme orientações específicas do Setor do Material/DCTIM (Boletim

Técnico); e

- estabelecer rotinas de atualização/rejuvenescimento, tendo como base as

seguintes verificações: da confiabilidade do suporte, da obsolescência do software e da

obsolescência do hardware, conforme orientações específicas do Setor do Material/DCTIM

(Boletim Técnico).

II) As migrações serão normatizadas pelo Setor do Material.

9.4 - PRINCIPAIS AMEAÇAS AO OBJETO DIGITAL

a) As principais ameaças ao objeto digital são: a obsolescência tecnológica, a fragilidade

das mídias, a variedade de mídias e a complexidade envolvida na especificação dos sistemas

de recuperação da informação digital. O desafio da preservação dos objetos digitais está em

garantir o acesso contínuo a seus conteúdos e funcionalidades, por meio de recursos

tecnológicos disponíveis à época em que ocorrer a sua utilização. Seguem alguns exemplos de

OSTENSIVO SGM-503


agentes causadores de danos às mídias eletrônicas:

I) temperatura;

II) umidade;

III) tempo de uso da mídia;

IV) qualidade da mídia;

V) manipulação (podendo acarretar, dentre outros danos, ranhuras na superfície do

policarbonato, ocasionadas por processos inadequados de limpeza da mídia);

VI) falhas no processo de fabricação (podendo acarretar, dentre outros danos, falhas

na injeção do policarbonato, deixando os pit´s “fracos”); e

VII) campo magnético (para mídias magnéticas).

b) Algumas recomendações para se evitar danos às mídias digitais serão disseminadas em

instruções normativas do Setor do Material.

9.4.1 - Procedimentos de contingência

Até que sejam adotadas as medidas de preservação, como a implementação do

Programa de Gestão Arquivística de Documentos Digitais e a elaboração do Plano de

Preservação dos Documentos Digitais, deverão ser adotados procedimentos para mitigar os

riscos de perda de documentos digitais.

a) Procedimento de backups (cópias de segurança) - Cumprir as medidas de segurança

descritas na DGMM-540 - Normas de Tecnologia da Informação da Marinha;

b) Perda de dados ou informações - Haverá perda de dados ou informações quando do

comprometimento do acervo, da sua estrutura, do contexto histórico, do histórico de produção

ou dos elementos de conteúdo cognitivo e metadados;

Para garantir a confiabilidade dos documentos digitais, deve-se:

I) estabelecer trilhas de auditoria;

II) controlar o acesso;

III) expor o mínimo possível o acervo digital; e

IV) manter metadados de preservação.

c) A DCTIM disporá, em boletins técnicos, sobre o uso de ferramentas de garantia da

autenticidade dos documentos digitais.

OSTENSIVO SGM-503


CAPÍTULO 10

RESPONSABILIDADES

10.1 - PROPÓSITO

Atribuir responsabilidades, à luz da legislação nacional e das normas da MB, aos

gestores envolvidos na preservação dos documentos arquivísticos.

10.2 - SETOR DA SGM - DPHDM (ARQUIVO DA MARINHA)

Compete ao Setor da SGM e, especificamente, à Diretoria do Patrimônio Histórico e

Documentação da Marinha (DPHDM), publicar e atualizar instruções sobre a “Transferência,

Recolhimento e Eliminação de Documentos e Publicações” e propor a atualização dos textos

das normas que versem sobre documentos arquivísticos da Marinha, em qualquer suporte, em

conformidade com a legislação do País e a orientação técnica. Compete, ainda, a proposição

de alterações à presente Norma, toda vez que se fizer necessário, bem como, coordenar o

recolhimento e a guarda dos documentos/informações arquivísticos na fase permanente,

adotando todas as medidas necessárias para atender à demanda institucional.

10.3 - CENTROS LOCAIS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO (CLTI)

Caberá aos Centros Locais de Tecnologia da Informação (CLTI) a instalação,

operacionalização e manutenção de repositórios digitais que tratem os documentos

arquivísticos digitais dispostos no item 8.2 desta Norma, nas fases corrente e intermediária.

10.4 - TODAS AS ORGANIZAÇÕES MILITARES (OM)

Compete às OM administrar os documentos por elas produzidos e que estejam na fase

corrente de arquivamento. Para tanto, há necessidade de serem atribuídas algumas

responsabilidades a alguns elementos organizacionais, a saber:

10.4.1 - Titular da OM

É a autoridade máxima responsável pela implantação dos procedimentos de

preservação dos documentos na fase corrente. A ele compete apoiar a implantação do Plano

de Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais na Fase Corrente, alocando recursos

humanos, materiais e financeiros, e promovendo o envolvimento de todos os produtores de

documentos no cumprimento do referido Plano.

10.4.2 - Vice-Titular da OM

a) É o responsável pela coordenação da adoção do Plano de Preservação de

Documentos Arquivísticos Digitais na fase corrente; e

b) Nas OM onde não haja vice-titular na sua estrutura organizacional, tal atribuição

será desempenhada pelo segundo militar da ativa mais antigo que se segue na hierarquia da

OSTENSIVO SGM-503


OM. Tal designação deverá ser formalizada em Ordem de Serviço (OS).

10.4.3 - Serviço de Secretaria e Comunicações (SECOM)

a) Compete ao SECOM de cada OM o cumprimento dos procedimentos constantes na

SGM-105 e da presente Norma, consolidando os procedimentos em Ordem Interna (OI), de

acordo com o modelo proposto no apêndice I ao anexo A, especificamente para documentos

arquivísticos digitais, estando os procedimentos específicos para documentos arquivísticos

analógicos previstos na SGM-105, e o assessoramento das Subcomissões Permanentes de

Avaliação de Documentos (SPAD);

b) As orientações, quanto ao encaminhamento dos documentos arquivísticos digitais

para as fases intermediária e permanente de arquivamento, serão publicadas na revisão da

presente Norma, cabendo a orientação técnica à DPHDM; e

c) Diferentemente do que ocorre com os documentos em meio físico, o Núcleo

Concentrador de Documentos (NCD) digitais das OM deixa de ser o SECOM e passa a ser o

Setor de Tecnologia da Informação.

10.4.4 - Setor de Tecnologia da Informação (TI)

a) Os documentos em suporte digital da OM serão armazenados fisicamente em seus

repositórios de dados, geralmente localizados em plataforma de hardware (servidores) das

Centrais de Processamento de Dados ou setores afins. Por conta disto, estes setores devem

atender às normas de Segurança das Informações Digitais (SID), divulgadas pela

DGMM-540, em relação às cópias de backup;

b) É, também, o responsável pela implementação da solução tecnológica para o

arquivamento dos documentos na fase corrente, conforme as normas em vigor e pela

execução da política de preservação; e

c) Este Setor deverá armazenar os documentos da fase corrente de arquivamento e os

seus anexos, tanto da sua OM quanto das OM por ele apoiadas, conforme o caso.

10.5 - SETOR DO MATERIAL - DCTIM

Compete à DCTIM o estabelecimento das regras de utilização das tecnologias de

preservação digital, assim como a atualização destas em função das mudanças tecnológicas

ocorridas.

10.6 - PRODUTORES DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS

Representados pelas seguintes unidades organizacionais: superintendências,

departamentos, divisões e assessorias das diversas OM. São responsáveis, em todos os níveis,

pela produção e pelo uso dos documentos arquivísticos em suas atividades rotineiras.

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - A-1 - REV.1

ANEXO A

MODELO DE ETIQUETA PARA CAIXA BOX

(SIGLA

DA

OM)

(BRASÃO)

ASSUNTO DOS DOCUMENTOS ANO/PERÍODO

Prazos de guarda:

Fase corrente:

Fase intermediária:

xx anos

xx anos

Destinação Final

Eliminação. Eliminar em: (Ano)

Guarda Permanente

Intervenções:

Digitalizar Realizado em:

____/____/____

Microfilmar Realizado em:

____/____/____

Código de

Classificação:

XX.XX

Higienizar Realizado em:

____/____/____

Restauração Realizado em:

____/____/____

Transferência: Termo nº

XXX

Realizado em:

____/____/____

Recolhimento: Termo nº

XXX

Realizado em:

____/____/____

DOCUMENTOS DO CONJUNTO DOCUMENTAL

ESPÉCIE SEQUÊNCIA

NUMÉRICA

OBS:

(Lançar

ausências da

sequência)

QTD ANO

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - B-1 - REV.1

ANEXO B

MODELO DE GUIA-FORA

GUIA-FORA

Número do doc.: ________________________________ Assunto: _______________________________________________________________________

Nome: ________________________________________________ Posto (Graduação): ____________________________________________________

Data de Empréstimo: _____/_____/_______ Data de Devolução: _____/_____/_______

Autorização: ___________________________________________ Posto/Graduação: ______________________________________________________

Número do doc.: ________________________________ Assunto: ________________________________________________________________












OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - C-1 - REV.1

ANEXO C

MODELO DE MENSAGEM PARA VISITEC

CNS PSB VISITEC para (serviço desejado, exemplo: projeto de microfilmagem ou

procedimentos de análise e dimensionamento de arquivos para microfilmagem/digitalização)

de documentos CFM abaixo:

UNO - POC:

ALFA - Posto/Nome;

BRAVO - Telefone;

CHARLIE – E-mail;

DOIS - SERVIÇO SOLICITADO – Microfilmagem / Baixa ou extinção de OM / Orientação

Técnica;

TRÊS - ACERVO A SER AVALIADO (Citar que tipo de documentação será apreciada

durante a visita e o(s) Setor(es) responsável(eis);

QUATRO - Disponibilidade de recursos (diárias e passagens - se for o caso) BT

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - D-1 - REV.1

ANEXO D

MODELO DE PEDIDO DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM

DIRETORIA DO PATRIMÔNIO HISTÓRICO E DOCUMENTAÇÃO DA MARINHA

PEDIDO DE SERVIÇO DE MICROFILMAGEM

COMPROVANTE DE ENTREGA

LOTE Nº

CENTRO DE

MICROFILMAGEM

PS Nº/ANO

_________/_____

OM SOLICITANTE NOME E CÓDIGO

DATA/ENTRADA

_____/_____/_____

RUBRICA

_________________________________________________________________________________________

LOTE Nº

CENTRO DE MICROFILMAGEM

PS Nº/ANO

__________/______

OM SOLICITANTE NOME E CÓDIGO

DATA/ENTRADA

_____/_____/_____

RUBRICA

QUANTIDADE DE DOCUMENTOS Descrição dos serviços a serem executados:

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - E-1 - REV.1

ANEXO E

MODELO DO FORMULÁRIO DE INFORMAÇÕES HISTÓRICAS

Preencher as informações solicitadas nos itens elencados abaixo, quando couber:

1. Principais características da OM.

a) Para os navios – preencher com informações como: nome; nomes anteriores do meio;

estaleiro construtor; data de batimento de quilha; data de lançamento ao mar; data de

incorporação com o respectivo documento; nome da madrinha; primeira oficialidade e, se

pertinente, relação do grupo de recebimento; cômputo total de dias de mar e milhas

navegadas; assim como outras informações julgadas pertinentes para registro histórico da

OM.

b) Para as OM de Terra – preencher com informações como: designação atual; designações

anteriores; endereço de localização e demais endereços que a OM já possuiu; data em que

passou a funcionar na atual instalação; relação, se pertinente, dos militares que compuseram o

núcleo de instalação da OM; assim como outras informações julgadas pertinentes para

registro histórico da OM.

2. Data e documento de criação.

3. Data e documento de ativação.

4. Data de comemoração do aniversário da OM.

5. Organizações subordinadas (se for o caso), embarcações e aeronaves orgânicas.

6. Relação de Comandantes/Diretores, com seus respectivos documentos de designação e

dispensa, e períodos no cargo.

7. Relação de Imediatos/Vice-Diretores, com seus respectivos documentos de designação e

dispensa, e períodos na função.

8. Comissões realizadas com os respectivos períodos e portos visitados.

9. Informações sobre eventos julgados relevantes, tais como: comemorações; inauguração de

novas instalações; aberturas de exposições; lançamentos (de livros, revistas, catálogos);

recebimento de visitas ilustres; entre outras informações julgadas relevantes para registro

histórico da OM.

10. Imagens de: brasão e estandarte com data de modificação por recebimento de comendas,

caso tenha acorrido; formaturas; visitas ilustres; comissões; passagens de comando/direção;

passagens de imediatice/vice-direção; inaugurações de novos espaços; patrimônio histórico

existente na OM; bandeira de faina e lema, se houver; mascote; estátuas memorativas;

armamentos históricos; mastro histórico de navio que deu baixa, se houver; peças de uso

operativo, técnico ou laboral usadas como ornamentação; imagens ostensivas de sinistros e

obras de vulto nas instalações; além de outras imagens julgadas relevantes para registro

OSTENSIVO SGM-503

OSTENSIVO - E-2 - REV.1

histórico da OM, contendo as informações disponíveis que auxiliem a identificação da

imagem, inclusive nomes e designações usadas pelos tripulantes da OM.

11. Demais informações julgadas relevantes para registro histórico da OM.

Documents

SGM-503 OSTENSIVO · Processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado. 1.2.22 - Documento Unidade de registro de informações produzidas