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SIG – Controle Interno

Manual do Usuário

Atualizado em 26/12/2012

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Índice Função do módulo......................................................................................................................................................3

Conhecimentos Exigidos & Requisitos Humanos ....................................................................................................4

Acessando o Sistema ..........................................................................................................................................5

Padrões de Operação..........................................................................................................................................7

Campos Obrigatórios................................................................................................................................................10

Teclas de Atalho ...............................................................................................................................................11

Tabela de Cadastros ...............................................................................................................................................102

Assinaturas .......................................................................................................................................................11

Feriados ............................................................................................................................................................11

Categoria do Check-List ....................................................................................................................................11

Resposta dos Itens do Check-List ......................................................................................................................11

Grupos de Check-List ........................................................................................................................................11

Cadastro do Check-List .....................................................................................................................................11

Auditoria ..........................................................................................................................................................11

Análise da Auditoria .........................................................................................................................................11

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Função do módulo Modulo Controle Interno É uma ferramenta indispensável para a execução e controle das atividades de auditoria do Controle Interno, permitindo a realização e controle de auditorias, processos e obrigações. Totalmente parametrizável, pode ser configurado de acordo com as necessidades e realidade do órgão além de ser de fácil operação e aprendizagem. Funcionalidades Contém programas para a gestão de atividades da Agenda de Obrigações da entidade, inclusive com definição do responsável pelo atendimento de cada uma delas. Permite a definição e configuração das rotinas de auditoria (check-lists) de todos os setores da entidade cujos processos e atividades são realizados com o SIG Prodata. Permite a geração de processos administrativos com despachos, pareceres, questionamentos, legislações, além de proporcionar todo o trâmite pela Internet. Realiza a notificação das pessoas responsáveis para providências saneadoras, com limitação de datas e orientações/determinações, aceitando o anexo de arquivos digitais. Possibilita a gestão completa das Instruções Normativas, inclusive as estabelecidas pela Controladoria. Permite a impressão das auditorias, notificações e check-lists para preenchimento in-loco para posterior lançamento no sistema.

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Conhecimentos Exigidos & Requisitos Humanos Para uma utilização ideal do sistema, é necessário que o usuário tenha alguns conhecimentos específicos como:

Básicos do sistema operacional utilizado; Básicos de Informática; Funcionamento da área em qual atua; Funcionamento do sistema (treinamento disponibilizado pela PRODATA INFORMÁTICA LTDA).

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Acessando o Sistema

Login: O acesso ao sistema é realizado através de um navegador (Internet Explorer,Mozilla Firefox, Google Chrome). O sistema solicitará a autenticação do usuário, através de login e senha. Figura 1 - Tela Inicial de Acesso ao Sistema.

Informe o login e pressione <TAB> ou <ENTER>. Caso o usuário referente ao login que foi informado já esteja cadastrado no sistema, o campo nome receberá o nome do usuário.

Informe a senha e pressione <TAB> ou <ENTER>

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Mensagens

Usuário informado não foi encontrado: Se o login do usuário for informado errado ou não existindo o seu cadastro no banco, a seguinte mensagem de erro será exibida:

Tentativa Invalida: Caso o usuário informe a senha incorreta. O usuário tem 4 tentativas para efetuar seu login de forma correta e se errar todas as tentativas, sua senha será bloqueada é somente o administrador do sistema poderá efetuar o desbloqueio da mesma.

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Padrões de Operação

Botões para execução de cadastro

Botões para pesquisa

Clique ou pressione <F9> para realizar pesquisa(s) em um registro já existente;

Clique para “limpar” o resultado de uma pesquisa; Botões para Navegação Próximo registro de um cadastro;

Registro anterior de um cadastro;

Navegação (esquerda e direita) para selecionar aba(s) de uma tela;

Visualiza todas as abas de um cadastro para seleção de uma única aba; Campos para edição, inclusão e seleção de registros # (contador automático): Inclui um registro de forma automática, obedecendo a um seqüencial;

: Edição de campos alfanuméricos (pode ser utilizado para pesquisa);

: Seleciona/Edita campos no formato data;

: Seleciona uma opção pré-definida de um campo; Campos para pesquisa e seleção em tabelas Selecione a primeira linha da tabela para incluir ou editar

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Pesquisa Rápida A pesquisa rápida é realizada nos campos:

Ao clicar na será exibido uma tabela exibindo os dados a serem selecionados ou pesquisados

Clicando na linha/coluna da tabela ou teclando (↑ , ↓) comece a digitar para exibir o campo de Pesquisa Rápida

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Você também pode realizar a pesquisa de acordo com a figura abaixo, comece a digitar uma pesquisa para serem exibidos os resultados da mesma.

Botões para execução da pesquisa rápida

Limpa os resultados de uma pesquisa;

Exibi a quantidade total de registros de uma pesquisa;

Clique ou tecle <ENTER> para consultar o resultado de uma pesquisa; Mensagens Se a pesquisa não retorna nenhum resultado, será exibida a mensagem: A pesquisa não encontrou nenhum registro!

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Campos Obrigatórios Os campos obrigatórios são identificados por * (Asterisco) ou contadores automáticos (#). Para efetuar um cadastro os campos devem estar preenchidos de acordo com o seu formato (Numérico, alfanumérico, datas, etc.) Exemplo:

Mensagens dos campos obrigatórios Se algum campo obrigatório não for informado corretamente, a seguinte mensagem será exibida:

Clique no botão <OK>, o sistema indica quais os campos que deverão ser preenchidos com uma borda vermelha ou com uma mensagem de obrigatoriedade Exemplos:

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Teclas de Atalho

F2: Para Salvar/Alterar um registros; F9: Para Abrir pesquisa;

Tab: Avança para os campos seguintes em uma tela;

Page Up: Retrocede o cursor para a primeira linha da página de consulta;

Page Down: Avança o cursor para a última linha da página de consulta.

Shift + Tab: Retorno ao campo anterior da tela;

Shift + Del: Apaga linha selecionada de uma tabela;

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Tabela de Cadastros

Essas tabelas podem ser acessadas no menu Visualizar >> Tabelas

Neste menu encontramos os atalhos para todos os cadastros básicos que serão utilizados pelo sistema, que por sua vez devem ser alimentados de acordo com a necessidade.

Assinaturas

Nesta tela devem ser cadastradas as assinaturas dos responsáveis pelos relatórios emitidos pelo Controle Interno.

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Feriados

Nesta tela devem ser cadastrados os feriados que ocorreram durante o exercício para que o sistema possa fazer o controle dos prazos administrativos e impedir que sejam feitos agendamentos de auditorias ou prazos de cumprimento de obrigações em data em que não haverá expediente.

Código: Número gerado automaticamente pelo sistema, não é preciso informar

Data: Ao selecionar uma data no calendário, este é automaticamente preenchido

Ano: Ao selecionar uma data no calendário, este é automaticamente preenchido

Tipo: Deve ser preenchido de acordo com a data a ser criada: Sábado, Domingo, Feriado Mundial, Oficial Federal, Oficial Estadual, Oficial Municipal, Facultativo Estadual, Facultativo Federal ou Facultativo Municipal.

Feriado Fixo: Este campo pode ser marcado quando um feriado é ocorre sempre na mesma data.

Descrição: Deve ser informado o nome do feriado.

Categoria do Check-List

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A categoria servirá para classificar os check-lists de forma a melhorar a visualização e localização no momento de criar uma auditoria.

Código: Deve ser informado o código

Descrição: Deve ser informada a descrição da categoria a ser criada, como por exemplo: Boas Práticas, Verificações Constitucionais, etc.

Respostas de Itens do Check-List

São os grupos de opções de repostas que serão utilizados para responder às perguntas dos check-lists. Posteriormente durante a criação dos check-lists para cada pergunta deverá ser informado o grupo de respostas que será disponibilizado para preenchimento.

Código: Número seqüencial e automático gerado pelo sistema, não precisa ser informado.

Descrição: Deve ser informada a descrição do grupo de respostas a ser criado.

Itens: Pode ser informada a descrição ou número seqüencial

Valor: Deve ser informada a resposta que será exibida no momento do preenchimento

Grupo do Check-List

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Código: Número seqüencial e automático gerado pelo sistema, não precisa ser informado.

Descrição: Deve ser informada a descrição do check-list a ser criado.

Itens: Deve ser informada a pergunta desejada

Opção Respostas: Deve ser informado o conjunto de opções resposta para a pergunta.

Irregularidade Padrão: Deve ser informada a irregularidade padrão para a pergunta em questão para que possa ser utilizada na confecção do relatório da auditoria, evitando a redigitação.

Parecer Padrão: Deve ser informado o parecer padrão para a pergunta em questão para que possa ser utilizado na confecção do relatório da auditoria, evitando a redigitação.

Cadastro de Check-List

Nesta tela é criado o check-list, onde são informados os grupos de perguntas criados anteriormente que irão compor o check-list que será utilizado para a realização das auditorias.

Código: Número seqüencial e automático gerado pelo sistema, não precisa ser informado.

Descrição: Deve ser informada a descrição do check-list a ser criado.

Categoria: Deve ser informada a categoria a qual o check-list pertencerá.

Grupos: Devem ser informados os grupos de perguntas de check-list que farão parte deste check-list.

O usuário pode criar uma nova check-list com base em um já existente, desta forma são aproveitadas todas as configurações já feitas e ele poderá alterar este novo check-list de acordo com suas novas necessidades sem alterar o anterior.

Para isto o usuário deverá selecionar o check-list desejado a ser copiado e clicar no botão .

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Após clicar no botão duplicar o sistema irá exibir a janela abaixo onde o usuário deverá informar o nome do novo

check-list e clicar em :

Após isso será exibida um janela de confirmação e o novo check-list será exibido na tela podendo ser alterado.

Auditoria:

Esta é a tela onde serão criadas as auditorias que serão realizadas.

Nr Auditoria: Número seqüencial e automático gerado pelo sistema, não precisa ser informado.

Descrição: Deve ser informada a descrição da auditoria a ser criada.

Situação: Deve ser informada a situação da auditoria (Agendada, Em aberto, Irregular, Finalizada)

Data Inicial e Final: Devem ser informados os as datas previstas para início e término da auditoria.

Organograma: Deve ser informado o código do Organograma (departamento) a ser auditado.

Responsável: Deve ser informada a matricula do responsável do Organograma a ser auditado.

Check-List: Deve ser informado o check-list a ser utilizado durante a auditoria.

Processo: Deve ser informado o código do processo do protocolo referente a auditoria.

Auditores: Devem ser informadas os auditores que irão fazer a auditoria.

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Na frente do campo Check-List existe um botão onde o usuário poderá imprimir o check-list para ser preenchido manualmente no local onde a auditoria será realizada.

No botão o usuário poderá imprimir o espelho da auditoria.

No botão o usuário poderá imprimir uma notificação a ser entregue ao departamento a ser auditado.

Para fazer o preenchimento dos dados coletados durante a auditoria deve-se clicar no botão e uma nova janela será aberta.

ABA PARECER/IRREGULARIDADES

Nesta janela serão exibidos os grupos de perguntas dos check-list selecionado para serem preenchidos de acordo com o grupo de respostas escolhido.

Para cada item do check-list o usuário deverá informar no campo Parecer/Irregularidades o seu parecer ou as irregularidades encontrados para aquele item.

Após o preenchimento para salvar o usuário deverá clicar em .

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Caso o usuário tenha efetuado o preenchimento do Parecer Padrão no cadastro do check-list para aquele item e

deseje utilizá-lo neste momento basta clicar em que o sistema irá inserir o parecer padrão cadastrado para o item selecionado no campo evitando assim a redigitação.

Caso o usuário tenha efetuado o preenchimento do Irregularidade Padrão no cadastro do check-list para aquele item

e deseje utilizá-lo neste momento basta clicar em que o sistema irá inserir o irregularidade padrão cadastrado para o item selecionado no campo evitando assim a redigitação.

ABA PROVIDÊNCIAS

Para cada item do check-list o usuário poderá informar no campo Providências as suas recomendações para sanar as irregularidades encontradas para aquele item, bem como indicar o responsável por estas ações.

Após o preenchimento para salvar o usuário deverá clicar em .

Situação: O usuário deverá escolher entre Em Aberto e Finalizado.

Prazo Cumprimento: O usuário deverá informar o prazo para cumprimento das providências recomendadas.

Resp.: O usuário deverá informar quem é o responsável por tomar as providências recomendadas.

: O usuário poderá anexar documentos para cada item do check-list apontando as irregularidades como fotos, arquivos pdf, doc, xls, etc.

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ABA PARECER DO RESPONSÁVEL

No campo Parecer do Responsável será inserido o parecer do Responsável para cada providência adotada ou irregularidade encontrada para cada item do check-list.

ABA PARECER FINAL

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Nesta aba o Auditor irá informar o seu Parecer Final sobre a auditoria e ao clicar em seu parecer será alvo e auditoria encerrada.

Caso o usuário deseje imprimir o laudo final da auditoria deverá clicar em .

Caso o usuário deseje Reativar a Auditoria deverá clicar em .

Caso o usuário deseje encaminhar aos Responsáveis as providências a serem adotadas deverá clicar em

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