Simplificando a Estrutura Administrativa

7/25/2019 Simplificando a Estrutura Administrativa

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Seminr io :S impl i f i cando a Est ru tu ra

Admin is t ra t i vaPa les t ran te : E l i ssa Cos ta e Equ ipe


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2Seminrio: Simplificando a Estrutura Administrativa

Todos os direitos reservados Igreja Batista Central de Fortaleza.Reproduo permitida para uso exclusivo em sua igreja.

EPL 2012 - Encontro para Pastores e Lderes

Editorial: Elissa Costa e EquipeProjeto Grfico: Criativa

Diagramao: Diego ChavesReviso: Nayane Niedja

Igreja Batista Central de [email protected]


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ADMINISTRAO DE UMA IGREJA DE PEQUENOS REBANHOS:SIMPLIFICANDO A ESTRUTURA ADMINISTRATIVA

Administrao um dom espiritual que se encaixa perfeitamente em uma igreja focada

em relacionamentos. Seja no pequeno, no grande grupo ou ainda nas relaes com asociedade ao redor, nenhuma comunidade pode descuidar das normas e procedimentos

administrativos que regem recursos nanceiros, processos organizacionais e, prioritaria-

mente, pessoas.

BREVE HISTRICO

Desde 2007 a estrutura administrativa da Igreja Batista Central de Fortaleza vem sendo

consolidada. Ao longo de um ano e meio foram realizadas avaliaes e diagnsticos, to-

madas algumas medidas de ajustes, como reviso de contratos e de espaos fsicos e, em

seguida, constituda a equipe de gesto sobre trs pilares: Financeiro, Pessoal e Logstico.

Naquele momento, os processos administrativos de gesto pessoal, nanceira e logsti-

ca atingiram uma expresso de alta relevncia, frente demanda por uma estrutura capaz

de dar suporte a tudo que vivencivamos como igreja. Foi preciso despender muita energia

a m de acertar o ritmo e preparar a equipe de gesto para desempenhar, com excelncia,

seu papel.

O momento seguinte foi caracterizado pela consolidao de cada um dos trs pilares,

que se organizaram internamente, estabeleceram seus procedimentos e estreitaram o rela-

cionamento de suporte s redes de relacionamento e liderana.

Atualmente, diante da viso de sermos uma igreja em Pequenos Grupos e de focarmos

em relacionamentos, mais do que em programas, nossa equipe administrativa passou por

novas mudanas, que simplicaram a estrutura. Na prtica, as equipes de Gesto de Pes-

soas, Financeira e Logstica, tiveram suas atribuies redimensionadas, tornando a equipe

mais interdisciplinar e mais enxuta.

De fato, o Senhor continua nos conduzindo por caminhos de transformaes e mudan-

as. Como servos de Cristo e guardies da boa mordomia, estamos sensveis ao mover do

Esprito, em Sua igreja, e prontos para o realinhamento de nossas estratgias organizacio-nais de acordo com a viso que Deus tem dado nossa liderana.

Assim, o desejo da comunidade de se redescobrir fora de suas quatro paredes e re-

criar programas, ministrios e estratgias, que contemplem a preciosidade das relaes

interpessoais, a partir da liderana, para todo o rebanho, tem nos desaado a direcionar os

diversos recursos ao fortalecimento das redes de relacionamento.

O QUE ADMINISTRAO NA IGREJA?

Estas questes so eventualmente suscitadas ao se pensar em introduzir e aplicar, naigreja, prticas administrativas e gerenciais utilizadas em organizaes seculares.


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H quem acredite que administrao, gerncia, processos, controle, oramento, ecin-

cia, eccia, gesto, entre outros conceitos, no devem fazer parte do cotidiano das comu -

nidades evanglicas. Termos como estes seriam, neste sentido, inerentes administrao

empresarial do mundo e no se aplicariam ao universo espiritual.

MAS AT QUE PONTO AS TCNICAS ADMINISTRATIVAS E OS CONCEITOSGERENCIAIS UTILIZADOS EM ORGANIZAES SECULARES DEVEM SER UTI-LIZADOS NA IGREJA?

Mas ponham prova todas as coisas e quem com o que bom (1Ts 5.21).

Em alguns momentos, o administrador pode se deparar com o questionamento de que

suas aes esto transformando a igreja em uma empresa. Certamente este no o obje-

tivo, mas no deixe de ouvir as pessoas com bastante ateno e tratar minuciosamente tal

tipo de receio. natural, em processos de mudana e implantao de novas aes, que haja resistn-

cia e at algum desconforto, principalmente para os mais apegados velha maneira de fa-

zer as coisas. Por esta razo, muito importante informar, antecipadamente e com clareza,

cada novo passo administrativo. Tal iniciativa minimizar o nvel de resistncia as mudan -

as.

Administrao no uma opo e, sim, uma necessidade para igrejas que crescem

continuamente. indispensvel uma boa administrao na vida do povo de Deus, tanto que

foi Ele mesmo que previu, tanto no Antigo quanto no Novo Testamento, ser uma iniciativa

que no deveria ser menosprezada.Voc e o seu povo caro esgotados, pois essa tarefa lhe pesada demais. Voc no

pode execut-la sozinho. Mas escolha dentre todo o povo homens capazes, tementes a

Deus, dignos de conana e inimigos de ganho desonesto. Estabelea-os como chefes de

mil, de cem, de cinquenta e de dez (Ex 18.18,21).

Qual de vocs, se quiser construir uma torre, primeiro no se assenta e calcula o preo,

para ver se tem dinheiro suciente para complet-la? (Lc 14.28).

(...) No certo negligenciarmos o ministrio da palavra de Deus, a m de servir as

mesas. Irmos, escolham entre vocs sete homens de bom testemunho, cheios do Esprito

e sabedoria. Passaremos a eles essa tarefa e nos dedicaremos orao e ao ministrio dapalavra (At 6.2-4).

AS DIMENSES DA IGREJA

Devemos compreender a igreja como tendo duas dimenses: espiritual e estrutural. A

dimenso espiritual est relacionada com a igreja enquanto organismo, enquanto Corpo de

Cristo (At 2.42-47); j a dimenso estrutural diz respeito igreja enquanto organizao, sua

estrutura fsica, seus recursos, etc. (At 6.1-7).

Assim, na dimenso espiritual da igreja, salvao, edicao, mutualidade, adorao,


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mordomia, servio, entre outros, so frutos da ao do Esprito Santo de Deus.

Este organismo, igreja, Corpo vivo de Cristo, pode estabelecer uma necessidade por

constituir uma estrutura organizacional para servir de apoio aos seus propsitos.

A boa mordomia desta estrutura organizacional, representada pelos processos, ativi-

dades, rotinas, pessoas e recursos materiais e nanceiros, so o foco da Administrao.A igreja enquanto organismo carece de uma liderana espiritual que tem como principal

objetivo o pastoreio; a igreja enquanto organizao necessita de uma administrao capaz

de liberar a liderana pastoral do trabalho operacional e zelar pela boa mordomia de todos

os recursos.

Parece pretensioso dizer que a administrao responsvel pelo suporte a todas as

redes de pastoreio e as iniciativas ministeriais, no entanto, a operacionalizao da viso da

igreja passa pelo gerenciamento de todos os processos.

Como vimos, um dos aspectos mais importantes nesse contexto que a liderana pas-

toral seja desonerada das questes gerenciais e possa concentrar seus esforos no pasto-reio da congregao e no alinhamento da viso.

Atualmente, na IBC, enfatizamos a gesto a partir de duas grandes reas: Gesto de

Pessoas e Gesto Financeira.

POLTICAS DE GESTO

1. GESTO DE PESSOAS

| ALVO |Posicionar a pessoa certa, no local certo e garantir as condies para o perfeito desem-

penho de suas funes.

No mundo empresarial, a importncia do departamento de RH est diretamente asso-

ciada ao tamanho da organizao. Na igreja, a gesto intencional quanto ao desenvolvim-

ento e capacitao de funcionrios deve ocorrer independentemente de seu tamanho.

Enquanto a organizao do mundo dos negcios busca, antes de qualquer coisa, resul-

tados traduzidos em lucros nanceiros, as igrejas tm nas pessoas, sua vocao.

Se para as organizaes empresariais a falncia representa o m mais trgico, no cam-

po espiritual, onde atuam as igrejas, a diferena pode estar entre a vida eterna e a morte

eterna.

Assim, ter cada membro do corpo de funcionrios da igreja trabalhando no mais alto

grau de ecincia uma questo estratgica para a excelncia do cumprimento da misso

de levar pessoas a Cristo.

Embora reconheamos que a literatura sobre as tcnicas de gesto de pessoas seja

vasta e fcil de ser encontrada, queremos destacar apenas alguns aspectos que conside-

ramos relevantes:


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PROCESSO DE ADMISSO

1. O Lder do ministrio identica uma demanda de servio e, juntamente com sua

equipe, reavalia as funes para denir se, de fato, esta demanda no pode ser su -

prida pela prpria equipe. Nesta ocasio o lder precisa dispor da descrio de cargos

de cada membro da equipe, ou seja, de cada funo e do organograma identicandoa hierarquia e as respectivas reas de competncia;

2. O lder cria uma esttratgia para levantar voluntrios para suprir esta nova neces-

sidade;

3. O lder avalia junto a Gesto de Pessoas a real necessidade de um prossional;

4. O lder preenche a Ficha de Descrio do Cargo;

5. O Setor Pessoal identica se a cha est coerente com a poltica funcional (plano

de cargos e salrios) e com a realidade nanceira. Neste estgio o processo pode serinterrompido ou continuado.

6. Dene-se um salrio e encaminha-se ao Setor Financeiro a informao para aprova-

o. Neste estgio o setor nanceiro pode barrar o processo ou sequenci-lo;

7. Caso haja disponibilidade nanceira, o Setor Pessoal busca a aprovao nal dos

pastores;

8. Em seguida, o Setor Pessoal d um retorno formal dos pareceres ao Lder solici -

tante;

9. Inicia-se o Processo Seletivo com divulgao da vaga, inicialmente via Intranet e,

depois, nos veculos de comunicao; no processo seletivo todas as pessoas que

enviaram currculo so chamadas para seleo. A primeira etapa, geralmente feita

pela pessoa responsvel pelo RH, juntamente com outra pessoa da administrao,

depois de ser instruda de quais aspectos ela precisa avaliar para vaga disponvel. Na

segunda etapa, geralmente chamamos os 3 ou 5 melhores candidatos para ter uma

conversa individual com a pessoa responsvel pelo RH e o lder da rea que solicitou

a vaga.

10. Identicada a pessoa aps o processo seletivo, no que diz respeito membresia

e pequeno grupo, leva-se ao conhecimento dos pastores, os quais tm liberdade para

aprovar ou no o(a) candidato(a).

11. Finalmente, se estabelece a data de admisso, com a respectiva entrega de docu-

mentao e se d incio ao contrato de experincia.


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FRIAS

A Administrao e o Setor Pessoal notm autonomia para autorizar frias de ministros,

cabendo ao Setor Pessoal manter a planilha de previso de suas frias atualizada para ser

avaliada regularmente pelos pastores, antecipadamente ao benefcio de algum ministro.

O Setor Pessoal, aps manifestao formaldos pastores, procede normalmente, inclu-sive comunicando o fato aos demais componentes da equipe.

Como regra geral no h substituio de funcionrio de frias, exceto quando estrita-

mente necessrio. Deciso desta natureza dever ser tomada em conjunto pela adminis-

trao e pelo lder do respectivo ministrio, nuncapor deciso unilateral de qualquer das

partes.

O funcionrio precisa informar a sada com antecedncia mnima de 30 dias, bem como

e quem ser responsvel por suas atividades durante a ausncia.

Tanto funcionrios quanto ministros devem gozar seus 30 dias de frias, dentro do mes-

mo ano em que se completa o respectivo perodo. As excees devem ser avaliadas, casoa caso, pela administrao e pelos pastores.

O funcionrio ou o ministro, quando no seu perodo de frias, deve permanecer total-

mente desligado de suas atribuies e este benefcio no deve ser fracionado e nem ven-

dido.

Para nalizar o processo, preciso conferir o perodo, criar no sistema, realizar o paga-

mento dois dias teis antes do incio do benefcio e explicar valores ao funcionrio para

assinatura do respectivo documento.

ROTINA DO SETOR PESSOALAtualmente, toda a rotina de departamento pessoal feita por uma empresa terceiriza-

da. Sendo que a pessoa responsvel pela rea de pessoal recebe todas as solicitaes e

agenda para a realizao ser feita pela empresa responsvel.

2. GESTO FINANCEIRA

| ALVO |

Registrar e controlar o uxo de receitas e despesas gerando informaes sobre as dis-ponibilidades da instituio para tomadas de deciso, pois, na medida em que a igreja

cresce, crescem a estrutura fsica e o montante de recursos necessrios para mant-

la. Portanto, as despesas com pessoal, manuteno predial e servios de energia el-

trica, telefonia, segurana, entre outros, exigem uma criteriosa gesto das nanas.

A equipe de Gesto Financeira est dividida em Coordenao e Informaes Gerenci-

ais, Tesouraria e Compras:


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2.1. COORDENAO E INFORMAES GERENCIAIS

Emisso de relatrios;

Controle oramentrio geral;

Superviso geral.

2.2. TESOURARIA

Atendimento aos ministrios/redes em relao aos pagamentos e recebimentos;

Lanamentos de despesas e receitas em sistema de informao nanceiro;

Conciliao de contas.

Visando um correto registro do movimento nanceiro da instituio, podemos listar cinco

pontos bsicos:

1) COMPROVAO DE RECEITAS E DESPESAS POR MEIO DE DOCUMENTAOIDNEA

O setor nanceiro deve prezar pela transparncia nas informaes exigindo sempre

que qualquer receita ou despesa da instituio seja registrada por meio de recibos e notas

scais.

Nota Fiscal: Documento que comprova qual a mercadoria comprada/servio contratado;

Recibo: Documento que d quitao do pagamento.

De posse da documentao adequada passamos para o segundo ponto, o registro da

informao em sistema (ou planilha) de controle.

2) REGISTRO DA INFORMAO

Com a documentao em mos, o setor nanceiro se encarrega de registrar, no sistema

de controle nanceiro (ou planilha de controle), a devida receita ou despesa, de acordo

com seu Plano de Contas e seus Centros de Resultados, tomando o cuidado de manter um

histrico el realidade.

Nesta ocasio importante lembrar que o registro correto das informaes resguarda

a memria do lanamento que se tornar a base para elaborao de anlises gerenciais.

Algumas defnies:Plano de Contas Financeiro: o conjunto de contas criado para atender s neces-

sidades de registro de fatos administrativos. Este plano demonstrar o que foi gasto ou

recebido e deve ser criado antecipadamente ao uso de tais contas.

Na elaborao do Plano de Contas de sua igreja, se possvel pea auxlio ao seu conta-

dor para que haja coerncia entre o Plano de Contas Financeiro e o Contbil.

Centros de Resultado:Identicamos como Centro de Resultado o ministrio ou rede que

realizou a receita ou despesa, o qual determinar quem foi o responsvel. Neste caso,

tambm se faz necessrio o alinhamento com a contabilidade.


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EXIGNCIA LEGAL QUE A IGREJA TENHA UMA CONTABILIDADE REGULARIZADA!

O correto registro de receitas e despesas e a transparncia nos procedimentos internos

so fundamentais para o bom desempenho das atividades do setor nanceiro.

Sistema de Controle Financeiro: a ferramenta que permitir o controle seguro das

informaes. Na escolha de um sistema de gesto nanceira preciso saber que o ama-

dorismo pode custar caro, por isto, essencial dimensionar a relao custo/benefcio da

ferramenta, tendo em mente alguns pontos importantes:

Mobilidade na construo de relatrios;

Rapidez na gerao de relatrios;

Possibilidade de exportao de informaes para planilhas Excel;

Possibilidade futura de integrao entre os sistemas Financeiro, Contbil e Pessoal; Atendimento satisfatrio da equipe de suporte da empresa fornecedora do sistema.

3) ACOMPANHAMENTO DO FLUXO DE CAIXA

Podemos considerar, de maneira simplicada, que o acompanhamento do Fluxo de

Caixa o controle de pagamentos e recebimentos agendados para um determinado pero-

do.

Consideramos o Fluxo de Caixa, igualmente, como a principal ferramenta de gesto

nanceira da igreja, por meio do qual identicamos se h disponibilidade de recursos em

um determinado perodo.Em relao s despesas para compor um Fluxo de Caixa peridico (dirio, semanal,

quinzenal) deve-se considerar:

1. Todas as contas xas da igreja com seus devidos vencimentos e periodicidades;

2. Eventuais valores variveis, que devem, de acordo com o oramento, ter um fundo de

reserva que cubram tais despesas num determinado perodo;

3. Todas as receitas, que sugerimos considerar a previso de entradas conforme o

historicamente ocorrido, j que no h denio de receitas xas, tendo em vista estas

entradas serem fruto de dzimos e ofertas voluntrias.

4) CONTROLE ORAMENTRIO

O equilbrio oramentrio indispensvel ecaz administrao, garantindo a premissa

bsica de no assumir despesas alm do histrico de receitas da igreja.

A sbia construo do oramento, uma questo de planejamento, a expresso das re-

ceitas e despesas da igreja relativas a um perodo de execuo determinado, que pode ser

mensal, trimestral, semestral ou anual. O oramento demonstrar os objetivos e as metas

na forma materializada de um plano nanceiro.

De maneira prtica, alinhada viso da igreja, a equipe de gesto nanceira estabe-


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lecer um valor especco para cada Centro de Resultado, ao que denominamos meta

oramentria. Esta meta pode ser estabelecida com base no histrico de despesas e re-

ceitas de cada Centro de Resultado, levando em considerao despesas xas e variveis.

Ainda neste item, sugerimos estabelecer um percentual para cada categoria de despe-

sa em relao receita, por exemplo: Despesas ADMINISTRATIVAS: correspondente a 20% da receita mdia mensal;

Despesas MINISTERIAIS: correspondente a 20% da receita mdia mensal;

Despesas PESSOAL*: correspondente a 50% da receita mdia mensal;

RESERVAS E INVESTIMENTOS: correspondente a 10% da receita mdia mensal.

*Ministros, funcionrios e estagirios.

IMPORTANTE:Para identicao de despesas xas, aconselhvel manter uma

planilha de controle de contratos e uma pasta, em arquivo, com suas respectivas

cpias impressas.

A implantao de um oramento na igreja, muito mais do que a determinao de valores,

a prtica e ministrao do valor mordomia em relao aos recursos que o Senhor cona

Sua igreja. A comunicao e a transparncia com as diversas reas so importantes para

que o oramento funcione.

SUGESTO: Depois de estabelecidas as metas oramentrias, envie mensalmente um

relatrio para cada ministrio/rede com o resumo de suas despesas e receitas para auxiliar

no controle de gastos, conscientizar da destinao que tm dado aos recursos e, por m,para que se sintam responsveis e agentes neste controle.

5) INVESTIMENTOS

So os gastos que a igreja realiza na compra de bens que no vo ser totalmente con-

sumidos ou utilizados num determinado perodo ou exerccio; so recursos destinados

melhoria da estrutura da igreja e/ou compra de mquinas, veculos e equipamentos;

uma questo de necessidade e, que por meio de uma boa administrao oramentria e

de uxo de caixa, torna possvel destinar recursos para a concretizao de tal nalidade,

potencializando as atividades de rotina e auxiliando na melhoria do servio prestado.

SUGESTO: Em caso de investimentos classicados contabilmente como Imobiliza-

dos, recomendamos que seja aberta uma pasta de controle com as cpias das respectivas

Notas Fiscais para controle patrimonial da contabilidade.

Algumas premissas bsicas:

FECHAMENTO DIRIO DE CAIXA

Deve ser feito com conferncia entre o valor em caixa e em planilha de controle;


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VALES

Liberao somente para funcionrios mediante assinatura de recibo identicando a

despesa a ser realizada e determinando a data da prestao de contas;

DZIMOS E OFERTAS importante que as contagens de dzimos e ofertas sejam realizadas sempre por duas

ou mais pessoas, que contam os valores e assinam os recibos em conjunto.

2.3. COMPRAS| ALVO |

Obter no mercado fornecedor materiais que atendam as necessidades do requisitan-

te/instituio, assegurando a entrega do material certo, na hora certa e ao preo certo.

Reetindo acima de tudo o cuidado com os recursos que Deus conou a Sua Igreja.

Como uma forma de simplicar a estrutura administrativa da Igreja, decidimos por

agregar a rea de Compras ao setor Financeiro, que se torna ento responsvel por essa

funo.

Com o intuito de assegurar a entrega de materiais certos, na hora certa e ao preo certo,

a rea de Compras segue um procedimento estabelecido que chamamos de Processo de

Compras, e que possui os seguintes passos bsicos:

1 Requisitante: Identica a necessidade de compra;2 Requisitante: Averigua a disponibilidade nanceira de acordo com sua verba mensal;

3 Requisitante: Comunica a necessidade de compra ao Comprador;

4 Comprador: Realiza as cotaes de preos (no mnimo 03) e compra o material;

5 Comprador: Entrega o material ao Requisitante e envia documentao nanceira

(NFs, boletos) tesouraria.

IMPORTANTE: O comprador deve ter cincia que para compra de certos itens ele

precisar da ajuda de tcnicos das respectivas reas (exemplo: equipamentos de

som, informtica, multimdia), pois a compra desses materiais exigir conhecimentotcnico especco.

Atualmente existem sistemas de informao que so verdadeiros aliados na conduo

do processo de compras, tornando-o automatizado e on-line. No entanto, ferramentas sim-

ples como formulrios em planilha e comunicao via e-mail entre o Requisitante e o Com-

prador podem ser facilmente utilizadas para implantao do Processo de Compras.

Hoje, na IBC temos basicamente trs Tipos de Compras:


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2.3.1. COMPRA MENSAL

SOLICITAO

Todos os ministrios/redes tm como prazo at o dia 20 de todo ms para fechar sua

solicitao de compras para que tenhamos tempo hbil para cotar e entregar at o quintodia til do ms seguinte.

Em seguida, essa solicitao passa por uma avaliao do Comprador, que tem autono-

mia para negar algum item que no tenha sido bem especicado ou que haja em estoque.

Ao negar um item, aparece uma tela para que o comprador informe o motivo da nega-

tiva.

COTAO

Foram criados trs grupos bsicos de matrias no intuito de facilitar as cotaes: Mate-

riais de escritrio, materiais de limpeza/higiene e itens diversos.As cotaes dos materiais de escritrio, limpeza/higiene acontecem por telefone e/ou

e-mail, no entanto, no caso da compra de itens diversos de pequeno valor, as cotaes so

feitas in loco, ou seja, no prprio centro comercial da cidade, tendo como base os melhores

fornecedores conhecidos.

Ao longo da caminhada, temos alimentado uma planilha de contatos simples, onde te-

mos estreitado laos para boas negociaes.

DISTRIBUIO DOS MATERIAIS

Atravs da visualizao do status de seu pedido, cada Requisitante saber o momentode vir buscar seus materiais, at mesmo, quando eles so disponibilizados antes da data

limite para entrega. Na entrega, cada item deve ser protocolado.

2.3.2. COMPRA AVULSA

Acontece quando o Requisitante por algum motivo no consegue cumprir o prazo da

compra mensal ou precisa adquirir algo que surgiu de ltima hora em uma situao emer-

gencial. Neste caso o Requisitante (pessoa responsvel pelo pedido do ministrio/rede)

deve estar ciente que ele o responsvel pela aquisio podendo consultar a disponibili-

dade do comprador para efetuar a compra.

2.3.3. COMPRA PARA INVESTIMENTO

Trata-se das compras de bens e equipamentos que compem o Ativo da Instituio.

Por serem aquisies de valor nanceiro mais elevado, ocorrem por meio de ao conjunta

entre Administrao/Comprador, onde a administrao pede cotaes do item requerido e

avalia o mais apropriado para a necessidade.


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ANOTAES:


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ANOTAES:


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ANOTAES:


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Rua Tibrcio Frota, 1530

Dionsio Torres Fortaleza-Cear 60.130-301

Fone: 85 3444.3644 Fax: 85 3444.3631

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