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GAAP SIPEF – MANUAL DO USUÁRIO Instalação e Uso GAAP 07/04/2013

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GAAP

SIPEF – MANUAL DO USUÁRIO Instalação e Uso

GAAP 07/04/2013

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1

Manual Usuário

Sumário Instalação ...................................................................................................................................... 3

Requisitos de Hardware ............................................................................................................ 3

Hardware ................................................................................................................................... 3

Requisitos de Software ............................................................................................................. 3

Pré-requisitos: ........................................................................................................................... 4

Microsoft .Net Framework 4.5 .................................................................................................. 5

Crystal Reports RunTime: .......................................................................................................... 9

Microsoft Access Runtime: ...................................................................................................... 15

Banco de Dados ....................................................................................................................... 17

Instalando e configurando o banco de dados: ........................................................................ 17

Instalação SIPEF ........................................................................................................................... 26

Primeiro acesso ....................................................................................................................... 30

Licença de uso ......................................................................................................................... 32

Cadastro da Prestação de Contas............................................................................................ 35

Cadastro de Contas Financeiras .............................................................................................. 38

Cadastro de Lançamentos ....................................................................................................... 39

Cadastro de Contrato de Fornecedores .................................................................................. 42

Cadastro de Folha de Pagamento ........................................................................................... 43

Cadastro de Encargos Folha Pagamentos ............................................................................... 44

Cadastro de Aquisições Bens Móveis ...................................................................................... 45

Cadastro de Bens Móveis Cedidos .......................................................................................... 46

Cadastro de Balancete ............................................................................................................ 47

Cadastro de DRE ...................................................................................................................... 48

Cadastro de Balanço Patrimonial ............................................................................................ 49

Relatórios .................................................................................................................................... 50

Transmissão do arquivo .............................................................................................................. 51

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Manual Usuário

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3

Manual Usuário

INSTALAÇÃO

Requisitos de Hardware

Requisitos mínimos

Hardware

• microcomputador PC ou compatível;

• velocidade (clock interno) de 1.6 Ghz;

• memória RAM de 1 GB;

• espaço disponível em disco rígido de 20 GB;

• monitor VGA, configuração 800 x 600 pixels e, no mínimo, 256 cores, e fontes

pequenas;

• placa de vídeo com 32 MB de memória;

• mouse serial padrão;

Requisitos de Software

Certifique-se que as versões do sistema operacional tenham os pacotes de serviços

instalados, ou seja, o sistema operacional deve estar atualizado. Exemplo: Windows 7 com

Service Pack 1:

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4

Manual Usuário

Pré-requisitos:

Microsoft Windows 7 versão Superior (As versões Server também serão compatíveis a

partir da versão Server 2008).

Microsoft .Net Framework 4.5

Crystal Reports Runtime 13

Microsoft Access Runtime 2007

Antes da instalação do SIPEF, faça o download dos pré-requisitos no portal

www.gaap.apphp.com.

.Net Framework 4.5:

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5

Manual Usuário

Instalação

Microsoft .Net Framework 4.5

Na sessão Pré-requisitos, faça o download do Microsoft .Net Framework 4.5 ou acesse

o link http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=30653.

No site, clique no botão Download com mostra a imagem abaixo:

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6

Manual Usuário

Feito o download, execute o arquivo dotNetFx45_Full_setup.exe:

Após isso é iniciado o instalador do programa:

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7

Manual Usuário

Aceite os termos contratuais e clique em Instalar:

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8

Manual Usuário

Após clicar em Instalar, o sistema fará o download dos arquivos necessários e então

instalará efetivamente o software:

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9

Manual Usuário

Crystal Reports RunTime:

Ainda na sessão pré-requisitos, baixe e instale o runtime do SAP Crystal reports através

do link Crystal Reports (Plugin).

Feito o download, descompacte o arquivo CRforVS_redist_install_32bit_13_0_4.zip,

acesse a pasta descompactada caso o descompactador a crie e execute o arquivo

CRRuntime_32bit_13_0_4.msi, feito isso, é apresentada a tela abaixo:

Clique no botão Next e marque a opção I accept the licence Agreement:

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10

Manual Usuário

Clique em Next novamente para ver a tela Start Instalation e clique em Next logo em

seguida para iniciar a instalação:

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Manual Usuário

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Manual Usuário

E por último clique no botão Finish para fechar o instalador:

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Manual Usuário

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Manual Usuário

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15

Manual Usuário

Microsoft Access Runtime:

E, mais uma vez, baixe o Microsoft Access Runtime no link Engine Office ou acesse o

link http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=4438.

Clique no botão Download, após o término, execute o arquivo AccessRuntim.exe.

Marque a opção Click here to accept the Microsoft Software License Terms e em seguida

clique no botão Continue para prosseguir com a instalação.

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Manual Usuário

Ao término é exibida a tela abaixo:

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Manual Usuário

Banco de Dados

Antes da instalação do SIPEF é necessária a instalação e configuração do sistema

gerenciador de banco de dados Microsoft SQL Server Express (2005, 2008 ou 2012), ou, caso a

empresa já tenha um banco de dados, pode-se usar essa instância de banco de dados já

instalada. Para baixar acesse o link: http://www.microsoft.com/en-

us/download/details.aspx?id=29062, e baixe o compatível com seu sistema operacional.

Lembrando que para sistemas operacionais Windows 7 32 bits baixe o pacote de instalação

ENU\x86\SQLEXPR_x86_ENU.exe e para Windows 64 bits baixe o pacote

ENU\x64\SQLEXPR_x64_ENU.exe.

Instalando e configurando o banco de dados:

Tomando como base a instalação do Sql Server 2012 no sistema operacional Windows Server

Enterprise (2008) 32 bits. Totalmente atualizado com o Service Pack 2.

Execute o arquivo compatível com sua versão de sistema operacional, no caso em

questão seria o arquivo SQLEXPR_x86_PTB.exe. Após executá-lo é exibida as telas abaixo:

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Manual Usuário

Clique na opção Nova Instalação autônoma do SQL Server ou adicionar recursos a

uma instalação existente. Na janela Termos de Licença marque a opção Aceito os termos da

licença e clique no botão Avançar.

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Manual Usuário

Caso haja conexão com a internet, a instalação procurará atualizações. Na tela

Atualizações do Produto, certifique-se que a opção Incluir atualizações de produto SQL Server

esteja selecionada.

Feito isso, o sistema irá baixar e instalar atualizações do produto:

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Manual Usuário

Na tela Seleção de Recursos desmarque apenas a opção Replicação do SQL Server. Clique em

Avançar.

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Manual Usuário

Uma das etapas mais importantes é a configuração do SQL Server. Pode-se definir

instância nomeada ou não, por convenção será definida uma instância chamada SIPEF:

Na tela Configuração do Servidor é possível determinar o Tipo de Inicialização, informe

Automática para todos os serviços.

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Manual Usuário

Na tela Configuração do Mecanismo de Banco de Dados, na aba ‘Configuração do

Servidor’, na sessão Modo de Autenticação, marque a opção Modo Misto e informe uma

senha para o usuário sa, esse o “super usuário” do banco de dados. Logo abaixo, em

Especificar administradores do SQL Server certifique-se de que o usuário do windows esteja

na listagem, caso contrário, clique no botão Adicionar Usuário Atual. Clique em Avançar.

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Manual Usuário

Na tela Relatório de Erros, clique em Avançar para iniciar a instalação.

O tempo de instalação dependerá das configurações do Hardware.

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Manual Usuário

Após a instalação, será exibido um resumo, clique no botão Fechar:

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25

Manual Usuário

Certifique-se que o SQL Server esteja em execução, para isso acesse o SQL Server

Configuration Manager: Menu Iniciar -> Todos os Programas -> Microsoft SQL Server 2012 ->

Ferramentas de Configuração.

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Manual Usuário

INSTALAÇÃO SIPEF

Para a instalação do SIPEF acesse o portal www.gaap.apphp.com.br e faça o download

clicando no botão Download SIPEF <número versão>.

Execute o instalador do SIPEF:

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27

Manual Usuário

Clique no botão Avançar. Na tela Senha, informe a senha de instalação e clique em

Avançar:

Clique em Avançar para confirmar o local de instalação:

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Manual Usuário

Confirme a pasta no menu iniciar clicanco no botão Avançar:

Escolha as opções de atalho e novamente clique em Avançar.

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Manual Usuário

E por último, clique em Instalar. Ao término clique em Concluir.

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Manual Usuário

Primeiro acesso

Após instalação, o SIPEF pode ser executado pelo Menu Iniciar -> Todos os Programas -> SIPEF

Ao executar, informe os dados de usuário e senha. Usuário OS e senha admin.

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Manual Usuário

No primeiro acesso, o sistema poderá solicitar informações do banco de dados, o

servidor, usuário e senha.

Campo Descrição Observação

Servidor Nome ou IP do computador

onde foi instalado do SQL

SERVER seguido de contra

barra e o nome da Instância

Ex: 10.0.2.15\SIPEF

Usuário Nome do usuário do banco

de dados

sa

Senha Senha do usuário do banco

de dados

Senha do sa

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Manual Usuário

Licença de uso

No primeiro acesso, o sistema irá solicitar licença de uso:

Solicite uma licença ao responsável pela mesma informando a sua chave de hardware:

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Manual Usuário

Após recebimento do arquivo de licença, clique nos três pontinhos do campo Arquivo

de Licença e aponte para o arquivo. Nesse momento serão exibidas informações como a data

de expiração:

Informe uma descrição para a licença e clique no botão OK.

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Manual Usuário

O sistema já possui um registro de prestação de contas padrão:

Selecione o registro padrão e clique no botão Selecionar.

A tela principal trará dados do período, isso significa que toda e qualquer operação

feita no sistema só afetará a prestação de contas previamente selecionada na abertura do

SIPEF:

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Manual Usuário

Cadastro da Prestação de Contas

Clique no menu Informes das prestações, na janela Prestações de contas e clique em

Inserir.

Caso não queira aproveitar a prestação de contas padrão gerada pelo sistema, é

possível informar uma nova.

Campo Descrição Observação

Número Reservado ao sistema

Inserir Imagem Informe uma imagem para

logo (Opcional)

Data Data do cadastro

Razão Social Razão social da OS

Nome Fantasia Nome de fantasia

CNPJ Número do CNPJ

Insc. Estadual Nº da inscrição estadual

Insc. Municipal Nº da inscrição municipal

Suframa Suframa

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Manual Usuário

CEP CEP

Número End. Número endereço

UF Unidade federativa

Telefone 1 Número Telefone

Município Município

Telefone 2 Segundo número de telefone

Bairro Nome do bairro

Endereço Descrição do endereço

Complemento Complemento de endereço

E-mail Endereço de e-mail

Ainda na janela de cadastro de Prestação de contas, na aba Outros Dados:

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Manual Usuário

Fique atento ao informar os dados da aba Outros dados, pois nela se encontra

informações como a data de início da prestação (Início Exercício) e a data final (Fim Exercício).

Campo Descrição Observação

Início Exercício Data de início da prestação

de contas

Fim Exercício Data final da prestação de

contas

Desc. Contrato Descrição do contrato OS

Valor Total Valor total do contrato

Valor Mensal Valor mensal do contrato

Responsável Nome do diretor

CPF CPF diretor

Responsável 2º Nome do contador

CPF CPF do contador

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38

Manual Usuário

Cadastro de Contas Financeiras

Clique no menu Conta Financeira, na janela de Contas Financeiras e clique em Inserir.

Campo Descrição Observação

ID

Conta Contábil Número da conta contábil

Vinculada à conta financeira

Descrição Descrição da conta financeira

Registro Data de registro Automática

Número Banco Número do banco

Nome Banco Nome do banco Cadastro auxiliar

Agência Número da agência bancária

Ag. Dígito Número do dígito da agência

Conta Número da conta bancária

Conta Dígito Número do dígito da conta

bancária

Saldo anterior Valor do saldo anterior ao

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39

Manual Usuário

período da prestação vigente

Número Período Reservado ao sistema Automático

Cadastro de Lançamentos

Clique no menu Lançamentos, na tela de Financeiros e clique no botão Inserir.

Aqui são informados os lançamentos financeiros do SIPEF.

Campo Descrição Observação

Período Reservado ao sistema

Data Data do lançamento

Conta Financeira Número da conta financeira

Tipo Operação Tipo da operação financeira

Número Operação Número da operação

Tipo Documento Tipo de documento

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40

Manual Usuário

financeiro

Número Documento Número do documento Número referente ao do

lançamento no sistema de

gestão da empresa

Conciliado Identifica se o lançamento

em questão está conciliado

ou não

Valor Valor do lançamento

NF/Doc Número do documento de

nota fiscal

Data NF/Doc Data da nota fiscal

Participante Nome do participante da

operação

Vencimento Data de vencimento do

documento

CPF/CNPJ CPF ou CNPJ do participante

Número Contrato Número do contrato do

fornecedor caso se trate de

um documento de

pagamento de fornecedor.

Arquivo Arquivo da certidão

Número Certidão Reservado ao sistema

Valor Doc Valor do Documento

Juros/Multa Valor de juros ou multa ou

ambos

Desconto Valor do desconto

ISS Valor do ISS

IR Valor do IR

PIS Valor do PIS

COFINS Valor COFINS

CSLL Valor CSLL

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Manual Usuário

Histórico Informações do histórico

Complemento Informações

complementares

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42

Manual Usuário

Cadastro de Contrato de Fornecedores

Clique no menu Contrato Fornecedor, na tela de Contratos Forn., e clique no botão Inserir.

Campo Descrição Observação

Prestação de Conta Nº da prestação

Data Ass. Data de assinatura do

contrato

Data Vigência Data da vigência do contrato

Objeto Contrato Objeto do contrato

Número Externo Número do contrato

Nome/Descrição Descrição do contrato

Valor Valor do contrato

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Manual Usuário

Cadastro de Folha de Pagamento

No menu Folha Pagamento, na janela Folha de Pagamento, clique no botão Inserir.

Campo Descrição Observação

Prestação Conta Nº Prestação de Conta

Tipo Tipo da folha

Cargo Cargo do funcionário

Mês Mês da prestação

Salário Bruto Valor do salário Bruto

Salário Líquido Valor do salário Líquido

INSS Valor INSS

FGTS Valor FGTS

IRRF Valor do IRRF

INSS Empresa Valor do INSS empresa

Observações Observações

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44

Manual Usuário

Cadastro de Encargos Folha Pagamentos

No menu Encargos Folha, na janela Encargos Folha Pagamentos, clique no botão Inserir.

Campo Descrição Observação

ID Reservado ao sistema

Nº Prestação Nº da prestação

Descrição Descrição do encargo

Mês Mês da prestação

Vencimento Vencimento

Valor Valor do encargo

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45

Manual Usuário

Cadastro de Aquisições Bens Móveis

No menu Patrimônio->Aquisições Bens Móveis, na janela Encargos Folha Pagamentos, clique

no botão Inserir.

Campo Descrição Observação

ID Reservado ao sistema

Nº Empresa Nº da prestação

Nº Interno Número de referencia caso

haja em um sistema terceiro

Descrição Descrição do bem móvel

Classif Classificação Ex.: Escritório, Informática

Nº Est. Conservação Estado de conservação

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Manual Usuário

Cadastro de Bens Móveis Cedidos

No menu Patrimônio->Bens Móveis Cedidos, na janela Bens Móveis Cedidos, clique no botão

Inserir.

Campo Descrição Observação

Prestação Conta Nº da prestação de conta

Estado Estado/condição do bem

Descrição Descrição Ex.: Cadeira giratória

Cód. Bem Patrimonial Número do bem

Localização Localização do bem

Observações Observações

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47

Manual Usuário

Cadastro de Balancete

No menu Contabilidade->Balancete, na janela Balancete, clique no botão Inserir.

Campo Descrição Observação

Prestação Conta Nº da prestação

Conta Contábil Número da conta contábil

Nome Conta Nome da conta contábil

Saldo Anterior Sando anterior ao da prestação corrente

Estoque Marque caso seja conta de estoque

Ativo Imobilizado Marque caso seja conta de imobilizado

Deprec. Acumulativa Marque caso seja conta de depreciação

acumulativa

Débito Valor débito

Crédito Valor crédito

Saldo Atual Saldo atual

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48

Manual Usuário

Cadastro de DRE

No menu Contabilidade->DRE, na janela DRE, clique no botão Inserir.

Campo Descrição Observação

Prestação de Conta Nº da prestação

Conta DRE Número da conta

Valor Valor

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Manual Usuário

Cadastro de Balanço Patrimonial

No menu Contabilidade->Balanço Patrimonial, na janela Balanço Patrimonial, clique no botão

Inserir.

Campo Descrição Observação

ID Reservado ao sistema

Nº Prestação Número da prestação

Mês Mês da prestação

Descrição Descrição

Valor Ano Vig. Valor do ano vigente

Valor Ano Anterior Valor do ao anterior

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Manual Usuário

RELATÓRIOS

Feitos os lançamentos seja por inserção manual ou por importação de arquivos, pode-

se verificar os dados incluídos através dos relatórios.

Para acesso aos relatórios na tela principal do SIPEF acesso o menu Relatórios:

Automáticamente é informado a prestação corrente (Prestação selecionada), para

exibição do relatório.

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Manual Usuário

TRANSMISSÃO DO ARQUIVO

Após inserção e verificação das informações necessárias à prestação de contas deve-se

transmitir os dados. Antes da transmissão certifique-se de que a máquina tenha um link de

conexão com a internet.

Clique no menu Declaração e logo em seguida clique em Transmitir: