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FAQ- FACULDADE XV DE AGOSTO SISTEMA DE CONTROLE DO FLUXO DE CAIXA EM UMA FLORICULTURA INDRA FRANCO BOVI SOCORRO 2011

SISTEMA DE CONTROLE DO FLUXO DE CAIXA EM UMA … · Figura 9- Planilha do Excel feita para o controle do fluxo ... 2.3 – Contas a pagar----- 12 2.4 – Contas a receber----- 13

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FAQ- FACULDADE XV DE AGOSTO

SISTEMA DE CONTROLE DO FLUXO DE CAIXA EM UMA FLORICULTURA

INDRA FRANCO BOVI

SOCORRO 2011

FAQ- FACULDADE XV DE AGOSTO

SISTEMA DE CONTROLE DO FLUXO DE CAIXA EM UMA FLORICULTURA

Aluno: INDRA FRANCO BOVI Orientadores: Profª. Ms. Claudia Cobêro Prof. Ms. Luiz Antônio Fernandes

SOCORRO 2011

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado a Faculdade XV de Agosto como um dos pré-requisitos para a obtenção do grau de bacharel em Administração.

Dedico este trabalho aos meus pais, Luzia de

Souza Franco e José Sérgio Bovi, pelo apoio,

pela paciência, pela dedicação, pela educação

e pelo amor incondicional que me dá forças

para alcançar todos os meus objetivos.

AGRADECIMENTO

Agradeço primeiramente a Deus pela benção da vida e porque sem ELE nada se

pode realizar.

Aos meus pais José Sérgio Bovi e Luzia de Souza Franco, pela presença em todos

os momentos da minha vida e por não me deixar desistir jamais.

Agradeço às pessoas que conheci na faculdade e que agora fazem parte da minha

vida, em especial a Cátia, Gabrieli e Carla por estarem sempre presentes e me proporcionar

momentos de descontração.

Aos meus amigos e familiares pelo apoio e ajuda para que a conclusão de mais

essa etapa da minha vida pudesse ser realizada.

Agradeço a Faculdade XV de Agosto, aos professores e funcionários que

estiveram presentes na concretização desse objetivo.

Agradeço a meu namorado Gustavo por estar sempre presente.

Agradeço aos meus colegas de trabalho pela diversão proporcionada durante o

tempo em que passamos juntos; vocês farão parte da minha vida pra sempre!

Enfim, agradeço a todos que me proporcionaram momentos felizes e que de

alguma forma contribuíram e contribuem para cada nova fase que acontece em minha vida.

Muito obrigada!

"Nas grandes batalhas da vida, o

primeiro passo para a vitória é o

desejo de vencer".

Mahatma Gandhi

RESUMO

O presente trabalho apresentou a elaboração de um sistema de fluxo de caixa em uma floricultura que oferece serviços de paisagismo, manutenção de jardins e arranjos em geral. O objetivo deste trabalho foi elaborar um fluxo de caixa através de planilhas eletrônicas demonstrando de maneira objetiva todas as receitas e despesas da empresa, a fim de se obter os valores exatos de entrada e saída de dinheiro do caixa para auxiliar na tomada de decisões. O controle do fluxo de caixa da empresa foi realizado através de planilhas feitas no Excel, sendo estas de entradas diárias, entradas mensais, saídas mensais e fluxo de caixa. Utilizando-se de fórmulas de soma e de subtração automáticas do Excel e interligação entre as planilhas. Sua elaboração foi feita através dos lançamentos de entradas e saídas de dinheiro do caixa nas planilhas para a obtenção dos dados necessários na análise das movimentações e nos gráficos para comparação. Com isso a empresa obteve informações para o controle financeiro, visualizando de maneira clara e eficiente suas movimentações em determinado período, facilitando a tomada de decisões.

LISTA DE FIGURAS Figura 1 – Fluxo de Caixa Modelo Direto ----------------- 16

Figura 2 – Fluxo de Caixa Modelo Indireto ---------------- 16

Figura 3 – Planilha do Excel feita para o controle das

entradas diárias -------------------------------------------------- 18

Figura 4 – Planilha do Excel feita para o controle das

entradas mensais ------------------------------------------------ 19

Figura 5 – Planilha do Excel feita para o controle das

saídas mensais --------------------------------------------------- 19

Figura 6 - Planilha do Excel feita para o controle do

fluxo de caixa --------------------------------------------------- 19

Figura 7 - Planilha do Excel feita para o controle do

contas a pagar --------------------------------------------------- 20

Figura 8 - Planilha do Excel feita para o controle do

contas a receber ------------------------------------------------ 20

Figura 9- Planilha do Excel feita para o controle do fluxo

de caixa do período preenchida ------------------------------ 21

Figura 10 - Gráfico do Fluxo de Caixa Mensal ------------ 21

Figura 11 - Gráfico do Fluxo de Caixa do Período -------- 22

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 - Comparação entre o antes e o depois da

utilização do sistema de controle do fluxo de caixa -------- 23

SUMÁRIO 1- INTRODUÇÃO ----------------------------------------------- 08

1.1 – Empresa Analisada ----------------------------------------- 09

2- REFERENCIAL TEÓRICO ------------------------------- 11

2.1 – Administração Financeira --------------------------------- 11

2.2 – Conceito de entrada e saída do caixa -------------------- 12

2.3 – Contas a pagar ---------------------------------------------- 12

2.4 – Contas a receber -------------------------------------------- 13

2.5 – Definição e importância do fluxo de caixa -------------- 14

2.6 – Demonstração do fluxo de caixa ------------------------- 15

2.7 –Importância da demonstração do fluxo de caixa -------- 17

3- METODOLOGIA -------------------------------------------- 18

3.1 – Procedimentos Metodológicos---------------------------- 19

4- RESULTADOS E ANÁLISE ------------------------------ 21

4.1 – Fluxo de Caixa Mensal ----------------------------------- 21

4.2 – Fluxo de Caixa do Período ------------------------------- 22

4.3 – Análise do antes e depois da implantação do controle

do fluxo de caixa ------------------------------------------------- 22

5- CONSIDERAÇÕES FINAIS ------------------------------ 25

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ---------------------- 26

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1 - INTRODUÇÃO

As planilhas eletrônicas são fundamentais para que as empresas possam fazer

relatórios e conseguir obter um controle dos dados utilizados. Através das planilhas é possível

analisar todos os dados e obter informações importantes para que se possam tomar as decisões

que sejam essenciais para o funcionamento da empresa em relação a todos os setores e

atividades que dela fazem parte.

O Fluxo de Caixa é um dos meios mais utilizados e mais importantes na análise

financeira de qualquer organização, seu objetivo principal é analisar, em determinado período,

todos os recursos financeiros de entrada e saída, obtendo um controle eficaz dos mesmos. É

necessário que todos os dados fornecidos para a elaboração de um Fluxo de Caixa sejam

precisos, assim sendo, será mais fácil identificar as falhas na utilização dos recursos

financeiros bem como a possibilidade de melhora na utilização dos mesmos.

Através do Fluxo de Caixa é possível prever como se devem utilizar os recursos

disponíveis, visualizando quando haverá sobra ou falta desses recursos, podendo assim,

estipular ganhos e perdas da empresa e identificar a melhor maneira de agir dependendo da

situação. O Fluxo de Caixa permite evitar os problema que podem ocorrer devido à falta de

disponibilidades, e maximizar os lucros com as previsões de sobras.

Hoje em dia, com a grande competitividade entre as empresas é de suma

importância a qualquer organização utilizar uma ferramenta para um controle mais rígido de

suas atividades, podendo assim identificar os pontos positivos e negativos, diferenciando-a

dos concorrentes. Quando isso não acontece, a organização fica fraca perante seus

concorrentes e acaba por perder o mercado já conquistado, pois não sabe os procedimentos

que devem ser tomados para se destacar e manter os clientes.

A Demonstração do Fluxo de Caixa mostra de maneira clara as disponibilidades

da empresa por meio da análise de entrada e saída de dinheiro do caixa através das

movimentações operacionais, investimentos e financiamentos. Os Fluxos Operacionais dizem

respeito a todas as atividades da produção da empresa; o de Investimento está relacionado aos

recebimentos e desembolsos realizados nos processos da aquisição de ativos; já o de

Financiamento refere-se a empréstimos e financiamentos realizados pela empresa.

9

O controle financeiro é de extrema importância para as empresas obterem um

melhor gerenciamento dos seus recursos. É indispensável ao administrador saber todas as

atividades realizadas pela empresa e todos os processos utilizados na mesma, para assim

atingir o controle ideal dos recursos disponíveis e alcançar os objetivos definidos.

As micro e pequenas empresas possuem um alto índice de mortalidade, e muitas

vezes isso ocorre devido a uma administração financeira ineficaz, o que faz com que essas

empresas não tenham controle sobre todo o seu ativo e passivo, gastando mais do que podem

e não se mantendo no mercado. A essas empresas, faz-se necessário a criação de um sistema

que torne possível planejar e controlar, de maneira eficiente, todo aumento ou diminuição de

recursos.

Sendo assim, o presente trabalho teve como problema de pesquisa: Quais as ações

necessárias para obter um fluxo de caixa na floricultura analisada?

O objetivo deste trabalho foi elaborar um fluxo de caixa através de planilhas

eletrônicas demonstrando de maneira objetiva todas as receitas e despesas da empresa, a fim

de se obter os valores exatos de entrada e saída de dinheiro do caixa para auxiliar na tomada

de decisões.

1.1 – Empresa Analisada

Fundada em 15/05/2006, no interior do Estado de Minas Gerais, a floricultura

possuía três sócios e oferecia os serviços de paisagismo, manutenção em jardins, montagem

de cestas e arranjos florais, que são os mesmos serviços oferecidos atualmente. No mesmo

ano dois sócios saíram da empresa e entrou outro ficando esta com 02 sócios e nenhum

funcionário A empresa foi instalada em um terreno amplo, alugado e com boa localização.

No ano de 2008 foram contratados 02 funcionários e a empresa passou a ter dois

sócios e dois funcionários, o mesmo quadro apresentado no ano atual, com a mudança de um

dos sócios no ano de 2009; foram feitas melhorias nas instalações e a empresa se solidificou

no mercado. Com um dos sócios formado em Agronomia os serviços ganham uma qualidade

maior devido aos conhecimentos e aplicação dos mesmos na prestação dos serviços.

Os trabalhos realizados na empresa são divididos entre os sócios e os

funcionários, sendo que um dos sócios fica exclusivamente para os serviços de jardinagem e

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paisagismo, o outro sócio trabalha somente com serviços internos como venda e arranjos

florais e os funcionários fazem todos os serviços fornecidos pela empresa de acordo com as

necessidades.

Ao longo dos anos a empresa ganhou a fidelidade de clientes e fornecedores,

podendo assim oferecer produtos de melhor qualidade e preço, se destacando perante seus

concorrentes. A empresa busca sempre a melhoria continua dos seus serviços investindo em

treinamento profissional através de diversos meios.

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2 – REFERENCIAL TEÓRICO

Nesse capítulo serão apresentados, teoricamente, os itens que serviram como base

de estudos na realização do trabalho, com conceitos de alguns autores.

2.1 - Administração Financeira

Segundo Ross, Westerfield e Jordan (1998), a administração financeira trata da

melhor forma possível de se tomar decisões a fim de maximizar os lucros da empresa.

As principais preocupações relacionadas à área financeira são:

• Orçamento de capital: questões ligadas aos investimentos que a empresa

fará a longo prazo.

• Estrutura de capital: trata dos meios que a empresa utilizará para obter os

recursos necessários para os investimentos a longo prazo.

• Administração de capital de giro: diz respeito às atividades geradoras de

recursos a curto prazo.

Segundo Gitman (2002) o responsável pela administração financeira deve

interagir com todos os outros setores da empresa a fim de gerir melhor as necessidades de

todos e determinar como conseguir os recursos necessários para tal.

As funções da administração financeira e da contabilidade estão diretamente

ligadas; distinguem-se basicamente entre a ênfase no Fluxo de Caixa e a ênfase na tomada de

decisões.

Em relação à ênfase no Fluxo de Caixa, o contador deve, essencialmente, fornecer

de forma clara as informações necessárias sobre o desenvolvimento da empresa em relação às

entradas e saídas de dinheiro, utilizando de demonstrativos financeiros. Já para o

administrador financeiro, o que importa são somente os resultados, ele necessita das

informações sobre as receitas e despesas da empresa de maneira simples, através do Fluxo de

Caixa, com o intuito de cumprir os objetivos da empresa.

A ênfase na tomada de decisões deixa clara a diferença entre as funções deixando

claro que ao contador cabe a coleta e representação das informações financeiras e ao

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administrador fica a responsabilidade de analisar essas informações e avaliá-las com o

objetivo de encontrar a melhor maneira possível de se tomar decisões importantes à empresa.

2.2 - Conceito de entrada e saída do caixa

De acordo com Ross, Westerfield e Jordan (1998), as entradas de caixa são

resultantes das vendas da empresa que são recebidas no mesmo mês, as restantes são incluídas

no contas a receber. Também se inclui nas entradas de caixa a venda de ativos, rendimentos

de aplicações financeiras e possíveis financiamentos.

As saídas de caixa podem ser classificadas em quatro categorias:

• Pagamento de fornecedores: pagamento realizado aos fornecedores na

aquisição de bens e/ou serviços, que podem ser pagos a vista ou a prazo.

• Salário, imposto e outras despesas: qualquer custo em que haja a saída

efetiva de dinheiro do caixa.

• Gasto de capital: referente a compra de ativo permanente.

• Despesas de financiamento a longo prazo: pagamento de juros,

empréstimos e dividas aos acionistas.

Segundo SEBRAE (2011), a saída de caixa diz respeito aos pagamentos em geral,

tais como: aluguel, fornecedores, impostos, folha de pagamento, água, luz, telefone e pró-

labore. Já as entradas estão relacionadas com os recebimentos da empresa, sejam eles a vista,

em cartões de crédito, cheques pré-datados ou duplicatas.

Para Matarazzo (2003), as demonstrações de entradas e saídas mostram o saldo do

caixa, se haverá falta ou sobra de dinheiro, sendo possível à empresa prever se aplicará ou irá

procurar recursos. Essa demonstração permite a empresa saber como estará seu caixa em um

curto período futuro, auxiliando na melhor tomada de decisões.

2.3 - Contas a pagar

Segundo Andersen (1994), contas a pagar são todas as obrigações da empresa

com valor e data determinados. Incluem-se além dos valores a ser pagos na compra de

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materiais e serviços, outras obrigações como compra de bens, juros, salários, impostos,

aluguel etc.

Segundo Marques (2010), a avaliação e observação dos vencimentos são

essenciais pra um controle eficaz do contas a pagar; é necessário atenção aos prazos e valores

para que haja segurança nas informações obtidas e planejamento dos recursos.

Segundo SEBRAE (2011), o controle do contas a pagar é de extrema importância

para que haja um sistema de gestão financeira eficiente, pois através dele se obtém

informações sobre as saídas de dinheiro do caixa da empresa, facilitando assim a tomada de

decisões.

Com o controle do contas a pagar é possível identificar alguns pontos para que

não ocorram falhas no sistema de gestão financeira da empresa, tais como: todas as

obrigações financeiras da empresa, prazos de pagamento para obtenção de descontos ou não

pagamento de juros e multas e informações essenciais a serem utilizadas no fluxo de caixa.

2.4 - Contas a receber

Para Andersen (1994), contas a receber são os direitos da empresa, além do

recebimento da venda de serviços e produtos, tratam também de qualquer tipo de transação na

qual represente a entrada de dinheiro no caixa da empresa, como empréstimos e

financiamentos. Vendas a prazo também estão incluídas no contas a receber.

Dentre os lançamentos a serem realizados, destacam-se: duplicatas, saques de

exportação, adiantamentos, provisões, títulos, cheques, juros, empréstimos, etc.

Segundo Marques (2010), é essencial que a data de vencimento e os prazos sejam

informados de maneira correta, para que o controle do contas a receber possa ser eficiente e os

dados sejam lançados conforme os vencimentos.

Segundo SEBRAE (2011), o controle do contas a receber permite identificar

alguns pontos essenciais para a gestão financeira da empresa, sendo o principal deles o

provimento das vendas a prazo, para saber os créditos que a empresa terá disponível e o prazo

destes, outros pontos importantes a serem destacados são: datas e valores a receber,

descontos, juros recebidos, prazo de pagamento e sua pontualidade, providencias a serem

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tomadas em caso de inadimplência, identificação dos clientes, informações necessárias para a

elaboração do fluxo de caixa.

2.5 – Definição e importância do fluxo de caixa

Segundo Ross, Westerfield e Jordan (1998), fluxo de caixa é a diferença entre os

recebimentos e saídas de dinheiro do caixa da empresa.

O fluxo de caixa diz respeito apenas ao que está diretamente ligado com as

entradas e saídas de dinheiro do caixa, devendo ser excluídas qualquer tipo de atividade não

desembolsada. O fluxo de caixa mostra o caixa da empresa por meio de suas atividades e

como o dinheiro da empresa é utilizado.

Alguns componentes são utilizados no fluxo de caixa:

• Fluxo de Caixa dos ativos deve ter 03 atividades: fluxo de caixa

operacional (mede se com as receitas geradas a empresa terá capacidade de

cobrir seus gastos); gastos de capital (está relacionado à compra e venda

de ativo permanente, bem como a depreciação dos mesmos); aumento de

capital de giro (trata de todo ativo circulante da empresa em relação aos

investimentos).

• Fluxo de Caixa dos credores e acionistas: representa a saída de caixa

referente ao pagamento realizado a credores e acionistas.

De acordo com SEBRAE (2011), o fluxo de caixa é uma ferramenta utilizada para

descobrir o saldo da empresa, quando irá sobrar ou faltar dinheiro no caixa, para saber

remanejar os gastos da melhor maneira possível.

É a previsão de entradas e saídas de recursos monetários, por um determinado período. Essa previsão deve ser feita com base nos dados levantados nas projeções econômico-financeiras atuais da empresa, levando, porém em consideração a memória de dados que respaldará essa mesma previsão. O principal objetivo dessa previsão é fornecer informações para a tomada de decisões, tais como: prognosticar as necessidades de captação de recursos bem como prever os períodos em que haverá sobras ou necessidades de recursos; aplicar os excedentes de caixa nas alternativas mais rentáveis para a empresa sem comprometer a liquidez. (SANTOS, 2011).

Segundo Leal e Nascimento (2011), o fluxo de caixa permite a fiscalização das

receitas e despesas; ele é elaborado através dos lançamentos de todas as entradas e saídas de

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dinheiro. Para fazer o fluxo de caixa é necessário antes de qualquer coisa identificar dois itens

primordiais: as receitas líquidas e despesas fixas.

De acordo com Marques (2010), o fluxo de caixa é importante para controlar

todas as movimentações financeiras da empresa e a influencia que essas trazem a todo

processo da empresa.

Para SEBRAE (2011), o fluxo de caixa é essencial para que a empresa possa

acompanhar as mudanças que ocorrem tanto internamente quanto externamente. É muito

importante manter o fluxo de caixa na empresa para poder obter alguns benefícios como:

• Verificar se os preços estão compatíveis para que a empresa possa cumprir suas

obrigações;

• Antecipar informações sobre o saldo de caixa;

• Avaliar as vendas e compras da empresa;

• Verificar a necessidade de empréstimos;

• Obter informações sobre os recursos disponíveis;

• Planejamento da gestão financeira.

2.6 - Demonstração do fluxo de caixa

Para Ross, Westerfield e Jordan (1998), demonstração de fluxo de caixa é uma

demonstração financeira na qual serão apresentadas de forma sintetizada todas as receitas e

despesas da empresa.

Segundo Ferreira (2008), a demonstração do fluxo de caixa evidencia as

alterações decorrentes na disponibilidade de recursos financeiros da empresa em certo

período. Há duas maneiras diferentes de se fazer a demonstração do fluxo de caixa:

• Método direto: são demonstradas todas as entradas e saídas do caixa descritos os

processos que as resultaram,

• Método indireto: é feito baseado nos resultados da empresa, seja ele lucro ou prejuízo.

16

“Existem duas formas de apresentar o Fluxo de Caixa: o método direto e o método

indireto. No método direto (FIGURA 01), é elaborado a partir do lucro líquido ajustado. No

método indireto (FIGURA 02), é elaborado de forma mais adequada facilitando a

compreensão” (CREPALDI, 2003, p. 249-250).

Figura 01: Fluxo de Caixa Modelo Direto

Fonte: CREPALDI, 2003, p. 249.

Figura 01: Fluxo de Caixa Modelo Indireto

Fonte: CREPALDI, 2003, p. 250.

Segundo Gitman (2002), demonstração de fluxo de caixa envolve os fluxos de

caixa de determinado período a fim de equilibrar as mudanças ocorridas no período. O fluxo

de caixa pode ser representado dividido em fluxos operacionais, fluxos de investimento e

fluxos de financiamento.

Os fluxos operacionais são os ligados a produção e as vendas da empresa quanto à

entrada e saída de recursos. Os fluxos de investimento referem-se à compra e venda de

imóveis e investimentos que a empresa tiver em outras sociedades. Os fluxos de

financiamento são os empréstimos e capital próprio, a entrada de dinheiro no caixa na venda

de ações e a saída no pagamento de empréstimos.

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Para Matarazzo (2003), o fluxo de caixa pode ser demonstrado de duas maneiras:

demonstração de fluxo das entradas e saídas de caixa e demonstração do fluxo de fluxo

líquido de caixa.

A Demonstração de Entradas e Saídas de Caixa – DESC – visa mostrar o confronto entre as entradas e saídas de caixa e, conseqüentemente, se haverá sobras ou falta de caixa, permitindo a administração decidir com antecedência se a empresa deve tomar recursos ou aplicá-los. A DESC é, portanto, um instrumento imprescindível. Não se concebe uma empresa que possa operar sem ter uma DESC atualizada mensalmente. (MATARAZZO, 2003, p.364).

A demonstração do fluxo líquido de caixa permite visualizar os efeitos das

alterações no caixa e as maneiras de suprir as necessidades ou reverter as sobras em

investimentos.

2.7 - Importância da demonstração do fluxo de caixa

Segundo Amaral e Santiago (2011), para que as informações sobre a situação

financeira da empresa possam auxiliar na tomada de decisões é preciso que elas sejam úteis e

confiáveis; para que isso aconteça, o setor contábil utiliza-se de algumas demonstrações

financeiras: balanço patrimonial, demonstração do resultado do exercício, demonstração de

lucros e prejuízos acumulados e demonstração das origens e aplicação de recursos. Porém,

esses demonstrativos são considerados de difícil entendimento, o que os torna pouco úteis.

Devido à complexidade dos demonstrativos, passou-se a utilizar a demonstração

do fluxo de caixa que utiliza uma comunicação mais simples e torna mais fácil o

entendimento de todas as informações contábeis da empresa.

De acordo com Iudícibus e Marion (1999), a demonstração do fluxo de caixa esclarece

de maneira clara a situação da empresa em relação ao seu caixa, proporcionando aos

responsáveis uma visão objetiva do saldo e podendo ver a melhor opção a fim de fazer com

que a empresa possa ter o melhor rendimento possível dentro do período.

A demonstração do fluxo de caixa também permite fazer uma projeção de como

estará à empresa daqui a algum tempo, a ser determinado pelos responsáveis, partindo dos

resultados dos fluxos de caixa anteriores. Depois é possível fazer uma comparação entre o que

foi projetado e o que realmente aconteceu, encontrando as possíveis falhas no processo e a

melhor maneira de corrigi-las.

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3 – METODOLOGIA

Para a elaboração do presente trabalho utilizou-se a pesquisa exploratória que,

segundo Koche (2000), tem como principal objetivo analisar as causas e efeitos que se quer

conhecer, identificando os fatores importantes ao estudo, podendo estes ser qualitativos ou

quantitativos.

3.1 – Procedimentos Metodológicos

Foi realizado um estudo da empresa para ver as necessidades da mesma, e nesse

estudo verificou a dificuldade que se tinha em se obter o saldo de entradas e saídas. A partir

desse estudo uniram-se os sócios e em uma conversa foi explicado aos mesmos à necessidade

da utilização de um fluxo de caixa utilizando planilhas eletrônicas que seria mais eficaz.

Os sócios aceitaram a proposta e a partir daí foram elaboradas planilhas

eletrônicas utilizando a ferramenta Excel para um controle efetivo das contas a pagar e a

receber.

Foram elaboradas quatro planilhas distintas. A primeira na qual foram lançados os

valores de entradas diariamente (FIGURA 03). Essa planilha possui quatro colunas nas quais

foram lançados respectivamente nome do cliente, produto ou serviço prestado, valor da

matéria prima, valor da mão de obra e saldo diário.

Entradas Diárias

Cliente Produto/Serviço Valor da matéria prima Valor da mão de obra Valor total Saldo Diário

Figura 03: Planilha do Excel feita para o controle das entradas diárias Fonte: Dados de pesquisa realizada pelo autor.

Após a elaboração da primeira planilha foi elaborada a planilha onde foram

colocadas as entradas mensais (FIGURA 04), que são os mesmos dados da planilha anterior,

porém separados por dia e somados os valores mensais. Essa planilha possui seis colunas

onde foi lançado dia do mês, valor da matéria prima, valor da mão de obra e saldo mensal.

19

Entradas - Março de 2011

Data Valor da matéria prima Valor da mão de obra Valor total Saldo Mensal

1

2

3

4

Figura 04: Planilha do Excel feita para o controle das entradas mensais. Fonte: Dados de pesquisa realizada pelo autor.

Após a formulação das planilhas de entrada foi elaborada a planilha para

lançamento das saídas mensais (FIGURA 05), que incluem todas as despesas da empresa. A

planilha possui quatro colunas das quais a primeira traz o dia do mês, a segunda a descrição

da despesa, a terceira a data de pagamento, a quarta o valor da despesa e a quinta o saldo

mensal.

Saídas - Março de 2011

Data Descrição da Despesa Data de Pagamento Valor Saldo Mensal

1

2

3

4

Figura 05: Planilha do Excel feita para o controle das saídas mensais. Fonte: Dados de pesquisa realizada pelo autor.

Com os saldos de entrada e saída calculados, esses valores foram lançados em

outra planilha que traz o fluxo de caixa do período (FIGURA 06) onde possui cinco colunas

das quais indicam mês de referência, total de entradas, total de saídas, saldo mensal e saldo do

período.

Fluxo de Caixa - de Março à Agosto de 2011

Mês de referência

Total de

entradas

Total de

saídas

Saldo

Mensal

Saldo do

período

Março

Abril

Maio

Junho

Figura 06: Planilha do Excel feita para o controle do fluxo de caixa. Fonte: Dados de pesquisa realizada pelo autor.

Após o desenvolvimento das planilhas foram realizados nas mesmas os

respectivos lançamentos, assim como o cálculo dos valores totais que foi realizado através de

fórmulas automáticas do programa Excel.

20

Com os cálculos prontos foram elaborados os gráficos mensais e do período e a

partir deles foi feita a comparação entre o controle utilizado antes e após a aplicação do fluxo

de caixa na empresa.

Para os cálculos das planilhas foi utilizada a fórmula de AutoSoma do programa

Excel e as planilhas foram interligadas conforme necessário, sendo que nessas interligações

não ocorreu nenhuma fórmula, os valores foram apenas transferidos de uma planilha para

outra.

Além das planilhas citadas acima, foram criadas também outras duas planilhas

para controle do contas a pagar e contas a receber, com os mesmos dados das planilhas de

entradas e saídas, respectivamente.

A planilha do contas a pagar (FIGURA 07) possui cinco colunas, com os mesmos

dados da planilha de saídas do caixa.

Contas a pagar - Março de 2011

Data Descrição da Despesa Data de Pagamento Valor Saldo Mensal

1

2

3

4

Figura 07: Planilha do Excel feita para o controle do contas a pagar. Fonte: Dados de pesquisa realizada pelo autor.

A planilha do contas a receber (FIGURA 08) possui cinco colunas, das quais contem

os mesmos dados da planilha de entradas do caixa.

Contas a Receber - Março de 2011

Data Valor da matéria prima Valor da mão de obra Valor total Saldo Mensal

1

2

3

4

Figura 08: Planilha do Excel feita para o controle do contas a receber. Fonte: Dados de pesquisa realizada pelo autor.

21

4 - RESULTADOS E ANÁLISES

O objetivo desse trabalho foi elaborar um fluxo de caixa através de planilhas

eletrônicas de uma forma fácil de ser compreendida e manipulada, para que a empresa consiga

ter um controle das entradas e saídas de dinheiro do caixa, sabendo exatamente o que tem de

contas a pagar e a receber, tendo assim um maior controle dos seus recursos financeiros.

Com todas as planilhas preenchidas, foi elaborada a planilha de fluxo de caixa do

período ( FIGURA 09), que mostra o saldo de caixa do período.

Fluxo de Caixa - de Março à Agosto de 2011

Mês de referência Total de entradas Total de saídas Saldo Mensal Saldo do período

Março R$ 29.000,00 R$ 26.500,00 R$ 2.500,00 R$ 12.900,00

Abril R$ 27.000,00 R$ 25.500,00 R$ 1.500,00

Maio R$ 35.000,00 R$ 31.000,00 R$ 4.000,00

Junho R$ 28.500,00 R$ 26.000,00 R$ 2.500,00

Julho R$ 24.500,00 R$ 22.500,00 R$ 2.000,00

Agosto R$ 19.000,00 R$ 18.600,00 R$ 400,00

Figura 09: Planilha do Excel feita para o controle do fluxo de caixa do período preenchida. Fonte: Dados de pesquisa realizada pelo autor.

Com essa planilha foi possível analisar toda a movimentação financeira da

empresa, podendo ver os meses de maior movimento, podendo saber quando a empresa tem

maior possibilidade para investir, bem como verificar o saldo do período da empresa.

4.1 – Fluxo de Caixa Mensal

Através das planilhas de entradas diárias e de entradas e saídas mensal foi

elaborado o gráfico de fluxo de caixa mensal ( FIGURA 10), no qual apresenta as entradas e

saídas diárias do caixa, demonstrando assim o fluxo de caixa mensal.

Figura 10: Gráfico do Fluxo de Caixa Mensal

Fonte: Dados de pesquisa elaborado pelo autor.

22

Com a elaboração do gráfico de fluxo de caixa mensal foi possivel identificar toda

a movimentação do caixa da empresa, verificando assim os periodos em que há sobra ou falta

de dinheiro no caixa da empresa, auxiliando no melhor planejamento da empresa do que diz

respeito ao controle financeiro da mesma.

4.2 – Fluxo de Caixa do período

Com as planilhas de entradas e saídas mensal foi elaborado o fluxo de caixa do

período e através do mesmo foi elaborado o gráfico do fluxo de caixa do período (FIGURA

11), que demonstra a movimentação do caixa no período, através das suas receitas e despesas.

Figura 11: Gráfico do Fluxo de Caixa do Período

Fonte: Dados de pesquisa elaborado pelo autor

Com o gráfico do fluxo de caixa do período foi possível identificar os meses em

que há aumento ou diminuiçaõ do saldo do caixa da empresa. Pode-se ainda avaliar seu

crescimento, quando elaborado por vários períodos de anos distintos.

4.3 – Análise do antes e depois da implantação do controle do fluxo de caixa

Para demonstrar os resultados obtidos com a implantação do fluxo de caixa foi

elaborado um quadro (QUADRO 01) comparando o antes e depois na empresa:

23

ANTES DEPOIS

O controle do fluxo de caixa era feito

manualmente, misturando os gastos pessoais

com os gastos da empresa.

A utilização das planilhas permitiu

discriminar os gastos e assim identificar o

que era pró-labore e o que era saída de caixa

referente a empresa.

As informações sobre os recursos da

floricultura eram escassas, difíceis de serem

compreendidas e desorganizadas.

As informações passaram a ser confiáveis,

podendo organizar os dados de entradas e

saídas do caixa em planilhas, tornando-os

fáceis de compreender.

Pela falta de controle, utilizava-se o capital

de maneira errada, pois as informações que

se tinha não eram suficientes.

A empresa passou a utilizar seu capital da

maneira adequada com a certeza que suas

obrigações serão cumpridas.

Como não havia um relatório da utilização

dos recursos da empresa, não sabia seu

lucro/prejuízo nem seu crescimento no

mercado, dificultando qualquer análise.

Através de gráficos é possível ver a relação

das movimentações do caixa, facilitando as

análises e decisões a serem tomadas.

Ausência de controle de saídas do caixa,

sendo anotado apenas o dinheiro que saía do

caixa no dia, sem controle das saídas feitas

com o saldo do caixa de dias anteriores.

Através das planilhas feitas no Excel e

implementação do controle é possível

visualizar todo o dinheiro do caixa que sai da

empresa por determinado período.

O controle feito manualmente permitia saber

apenas o valor de entrada diário, sem saber

realmente o quanto a empresa vendia por

mês.

Com o controle realizado através das

planilhas é possível saber as entradas de

caixa da empresa, podendo assim saber os

meses em que a empresa vende mais ou

menos e assim investir no melhor período.

Havia apenas o controle das contas recebidas

no dia e não do contas a receber.

Com a implementação do fluxo de caixa foi

possível controlar e saber quanto e quando a

empresa irá receber e poderá aplicar e pagar

suas obrigações.

O controle do contas a pagar era feito

manualmente não permitindo saber o valor

efetivo delas.

Facilidade no controle e planejamento do

caixa, auxiliando na obtenção do saldo do

caixa e no processo de tomada de decisão

Quadro 1: Comparação entre o antes e o depois da utilização do sistema de controle do fluxo de caixa. Fonte: Dados de pesquisa realizada pelo autor

24

Com a implementação do sistema de fluxo de caixa foi possível obter informações

úteis de forma clara, já que foi utilizado formulas automáticas do Excel que permite ao

usuário resultados precisos.

É necessário ao administrador obter dados reais de todas as movimentações da

empresa para que o fluxo de caixa atenda as expectativas e auxilie no controle financeiro.

O fluxo de caixa manual, feito anteriormente, não permitia a empresa ter o

controle efetivo de seus gastos, bem como suas receitas. Esse sistema não auxiliava a empresa

em seu planejamento, já que não sabia a real situação da empresa.

O sistema implantado na empresa fez com que a mesma conseguisse todas as

informações necessárias para auxiliar a mesma a atingir seus objetivos. Possibilitou a

visualização exata de todas as movimentações e seu saldo de caixa, fazendo com que a

empresa conseguisse o auxilio esperado.

As planilhas de contas a pagar e contas a receber auxiliaram para que a empresa

também tivesse um controle dos gastos previstos, sabendo exatamente quando e quanto

entraria e sairia do caixa, podendo ir atrás de recursos se necessário ou tendo tempo para

avaliar a melhor maneira de investir, se fosse o caso.

As informações que a empresa possui com o sistema implantado passou a ser

confiáveis e os proprietários puderam identificar quando e onde podem investir, economizar

ou emprestar dinheiro, através de todos os lançamentos de entradas e saídas realizados na

empresa.

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5 - CONSIDERAÇÕES FINAIS

O presente trabalho deixou clara a importância do controle financeiro através do

fluxo de caixa para qualquer empresa. Com o mercado atual, se não houver um controle

utilizando sistemas de informação, corre o risco da empresa não sobreviver.

O sistema implantado permitiu a empresa obter informações claras e eficientes,

transmitindo segurança e confiabilidade, atendendo as suas necessidades em relação ao seu

controle financeiro.

A elaboração desse trabalho me possibilitou um maior conhecimento em relação a

administração financeira, contabilidade, ao programa Excel e sistemas de informação. Pude

ver a real importância desses itens na administração de uma empresa, bem como o que a sua

utilização traz de benefícios para a mesma, auxiliando em seu planejamento e na tomada de

decisões.

A dificuldade na realização do trabalho de fez na construção do referencial

teórico. Em relação ao processo de implementação do sistema, pelo programa utilizado ser de

fácil manuseio, não houve dificuldades.

A empresa pode utilizar o Excel como ferramenta para o controle de estoque, já

que não há esse controle, o que eliminaria tempo e custos necessários para verificar os

produtos que sobram ou faltam no estoque, minimizando qualquer desperdício.

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