(SCI)

SISTEMA

de

CONTROLO

INTERNO

manual

de PROCEDIMENTOS

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ÍNDICE

I. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................ 4

II. OBJETIVOS, PRINCÍPIOS E PRESSUPOSTOS DO CONTROLO INTERNO ............................................................ 5

III. PRINCÍPIOS CONTABILÍSTICOS .................................................................................................................. 8

IV. ORGANOGRAMA ...................................................................................................................................... 11

V. DESCRIÇÃO DE FUNÇÕES ......................................................................................................................... 12

VI. ORÇAMENTO E PLANEAMENTO ................................................................................................................. 17

Regras de Funcionamento .................................................................................................................... 17

Primeiro ciclo – Elaboração do orçamento ........................................................................................ 17

Segundo ciclo – DisponibilidadeS ...................................................................................................... 17

Terceiro ciclo – Receita ..................................................................................................................... 20

Quarto ciclo – Despesa ..................................................................................................................... 21

Quinto ciclo – Escrituração contabilística .......................................................................................... 26

Sexto ciclo – Procedimentos e Sistema de Controlo ........................................................................ 27

Sétimo ciclo – Execução do orçamento ............................................................................................ 31

VII. REGRAS PARA O CONTROLO DA ASSIDUIDADE DO PESSOAL DOCENTE ....................................................... 32

VIII. REGRAS PARA O CONTROLO DA ASSIDUIDADE DO PESSOAL NÃO DOCENTE ............................................... 34

IX. AJUDAS DE CUSTO .................................................................................................................................. 37

X. ANEXOS .............................................................................................................................................. 41

ANEXO I – REGULAMENTO DE CADASTRO E INVENTÁRIO DOS BENS ................................................................. 43

ANEXO II – REGULAMENTO DO FUNDO DE MANEIO .......................................................................................... 44

ANEXO III – REGULAMENTO DO CARTÃO DE IDENTIFICAÇÃO ............................................................................ 45

ANEXO IV – REGULAMENTO DOS SERVIÇOS DO REFEITÓRIO ........................................................................... 46

ANEXO V – REGULAMENTO DOS SERVIÇOS DE PAPELARIA .............................................................................. 47

ANEXO VI – REGULAMENTO DOS SERVIÇOS DO BUFETE ................................................................................. 48

ANEXO VII – REGULAMENTO DOS SERVIÇOS DA REPROGRAFIA ....................................................................... 49

ANEXO VIII – REGULAMENTO DOS SERVIÇOS DA AÇÃO SOCIAL ESCOLAR: ECONÓMICOS, SEGURO

ESCOLAR E BOLSAS DE MÉRITO................................................................................................. 50

ANEXO IX – INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO DO BOLETIM ITINERÁRIO ................................................... 51

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85

89

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LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS

ASE Ação Social Escolar

BES Banco Espírito Santo

CIBE Cadastro e Inventário dos Bens do Estado

CSAE Chefe dos serviços de administração escolar

DREN Direção Regional da Educação do Norte

DGEEC Direçã o-Geral de Estatísticas da Educação do Ministério da Educação e Ciência

DGEstE - DSRN Direção-Geral dos Estabelecimentos Escolares – Direção de Serviços da Região Norte

CGD Caixa Geral de Depósitos

GGEF Gabinete de Gestão Financeira

DGPGF Direção-Geral de Planeamento e Gestão Financeira do Ministério da Educação e Ciência

GIAE Gestão Integrada para a Administração Escolar

POCP Plano Oficial de contabilidade Pública

POC-Educação Plano Oficial de Contabilidade para o sector da Educação

POPH Programa Operacional Potencial Humano

SASE Serviço da ação social escolar

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I. INTRODUÇÃO

O presente manual destina-se a enquadrar os procedimentos relativos à relevação contabilística exigível ao

Agrupamento de Escolas de Lordelo, doravante designado, no seu conjunto, por escola, bem como definir as

boas práticas que assegurem a otimização da funcionalidade de todo os serviços de natureza administrativa

e de apoio à sua atividade.

O sistema de controlo interno compreende um plano de organização que contemple a definição de funções e

responsabilidades funcionais, a autoridade e delegação de responsabilidades (pessoas e órgãos) separação

de operações por área de responsabilidade e coordenação das atividades operacionais entre os diferentes

órgãos (ou pessoas) e um conjunto de medidas, métodos e procedimentos adotados pela escola para

conseguir uma maior economia, eficácia e eficiência das operações, fiabilidade da informação e cumprimento

das leis e normas aplicadas.

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II. OBJETIVOS, PRINCÍPIOS E PRESSUPOSTOS DO CONTROLO INTERNO

O controlo interno caracteriza-se, em sentido lato, por um controlo interno administrativo – que inclui o plano

de organização e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão – e o controlo

interno contabilístico – que compreende o plano da organização e os registos e procedimentos que se

relacionam com a salvaguarda dos ativos e com a confiança que inspiram os registos contabilísticos.

Os objetivos do controlo interno visam assegurar:

a salvaguarda da legalidade e regularidade na elaboração e modificação dos documentos

orçamentais, financeiros e contabilísticos e na execução orçamental;

o cumprimento das deliberações dos órgãos de gestão e das decisões dos respetivos titulares;

a exatidão e integridade dos registos contabilísticos e a garantia da fiabilidade da informação

produzida;

a prevenção e deteção de fraudes e erros;

o controlo das aplicações e do ambiente informático;

a aprovação e o controlo de documentos;

a transparência nas contas públicas;

a salvaguarda do património;

a utilização eficaz e adequada dos fundos e o cumprimento dos limites legais à assunção de

encargos;

o incremento de critérios rigorosos que garantam a adequada gestão dos recursos públicos e

proporcionem uma resposta eficaz e eficiente a todas as solicitações.

O sistema de controlo interno alicerça-se num conjunto de princípios básicos que lhe dão consistência, a

saber:

A segregação de funções (separação ou divisão de funções)

A segregação, separação ou divisão de funções tem como finalidade evitar que sejam atribuídas à

mesma pessoa duas ou mais funções concomitantes com o objetivo de impedir ou pelo menos

dificultar a prática de erros ou irregularidades ou a sua dissimulação. Este controlo baseia-se

fundamentalmente na divisão de funções incompatíveis entre si. Tem como objetivos: evitar que uma

pessoa tenha o controlo completo de uma função ou atividade chave; reduzir o risco de manipulação

ou de erro intencional e aumentar o nível de controlo (tarefas); estabelecer as funções que devem

estar separadas (autorização, execução, custódia e registo); separar a função contabilística da

função operacional (evitar que a mesma pessoa tenha a seu cargo o controlo físico de um ativo e os

registos àquele inerentes).

Controlo das operações

O controlo das operações consiste na verificação ou conferência das operações, a qual por

obediência ao princípio anterior deve ser efetuada por pessoas diferentes das que intervieram na sua

realização ou registo. Podem citar-se, a título de exemplo, os seguintes controlos: as contagens

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físicas periódicas de bens do ativo e a sua comparação com os registos contabilísticos; as

reconciliações bancárias e a realização de inventários mensais das existências.

Definição de autoridade e responsabilidade

A definição de autoridade e de responsabilidade assenta num plano organizativo onde se definem

com rigor os níveis de autoridade e de responsabilidade em relação a qualquer operação. Este

manual deve conter uma distribuição funcional da autoridade e da responsabilidade tendente a fixar e

a delimitar, dentro do possível, as funções de todo o pessoal.

Pessoal qualificado, competente e responsável

A aplicação deste princípio determina que o pessoal deve ter as habilitações literárias e técnicas

necessárias e a experiência profissional adequada ao exercício das funções que lhe são atribuídas.

A observância destes requisitos determina que o pessoal seja devidamente selecionado. A

verificação deve ser sistematizada através da avaliação do pessoal não docente, conduzindo assim,

ao processo de averiguação do cumprimento das suas funções e das suas necessidades formativas.

Registo metódico dos factos

A aplicação deste princípio está relacionado com a forma como as operações são transcritas na

contabilidade, tendo em conta o cumprimento das regras contabilísticas e os comprovativos ou

documentos justificativos. Estes devem ser numerados de forma sequencial de maneira a ser

possível efetuar um controlo dos documentos que se inutilizem ou anulem.

Este princípio também se destina a assegurar uma conveniente verificação da ligação entre os diferentes

serviços, a acelerar o processo de registo das operações e a fornecer a informação com rapidez, precisão e

clareza aos responsáveis os elementos informativos de que carecem no exercício da sua atividade gestora.

Para que o sistema de controlo interno funcione com regularidade deve-se atender aos seguintes itens: todas

as operações devem ser autorizadas para que se possa obter a prova de que os factos subjacentes aos

registos contabilísticos foram efetuados em conformidade com o respetivo ato de autorização; o pessoal de

cada departamento deve estar sujeito a rotações periódicas entre si; todos os resultados deverão ser

adequadamente avaliados e deverá ser facultada formação permanente ao pessoal.

Para que o controlo interno seja eficaz devem ser observados vários pressupostos, a saber:

um organograma que proporcione uma adequada distribuição de responsabilidade;

um conjunto de normas e procedimentos que garanta um controlo razoável sobre ativos, passivos,

receitas e despesas;

uma descrição de funções que assegure o integral cumprimento dos deveres e responsabilidades de

cada uma das unidades de funcionamento que compõem o organograma;

existência de pessoal adequadamente treinado e preparado em função das tarefas e

responsabilidades que lhe são cometidas;

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uma boa segregação de funções, implicando separação de funções incompatíveis entre si;

a rotação de funcionários para reduzir a oportunidade de fraudes, erros de forma e ainda possibilitar

o surgimento de novas ideias de trabalho, eliminando a rotina;

o conhecimento dos direitos e obrigações por parte de cada funcionário;

o controlo das operações, a verificação e/ou conferência das operações deve ser efetuada por

pessoas diferentes das que intervieram na sua realização ou registo;

o registo metódico dos factos, o registo das operações deve observar as regras aplicáveis e basear-

se em documentação adequada e fidedigna.

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III. PRINCÍPIOS CONTABILÍSTICOS

De acordo com o Plano Oficial de Contabilidade para o sector da Educação (POC-Educação) a contabilidade

rege-se por princípios. A aplicação destes princípios deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e

apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da escola.

Quando não for possível aplicar os princípios estabelecidos no referido plano de modo a assegurar que as

contas anuais expressem a referida imagem verdadeira e apropriada, deverá indicar-se no anexo a

correspondente justificação.

Os princípios contabilísticos são os seguintes:

da entidade contabilística - Constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado

que seja obrigado a organizar e a apresentar contas de acordo com o POC- Educação. Quando as

estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas

subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o

sistema central.

da continuidade – Considera-se que a entidade opera continuadamente, com duração ilimitada.

da consistência - Considera-se que a escola não altera as suas políticas contabilísticas de um

exercício para o outro.

da especialização (ou do acréscimo) – Os proveitos e os custos são reconhecidos quando obtidos

ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento, devendo incluir-se nas

demonstrações financeiras dos períodos a que respeitam.

do custo histórico - Os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de

contratos, obedecendo ao circuito completo da despesa.

da prudência – Significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução ao fazer as

estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a criação de reservas ocultas

ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de ativos e proveitos por defeito ou de

passivos e custos por excesso.

da materialidade - As demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que sejam

relevantes e que possam afetar avaliações ou decisões pelos utentes interessados.

da não compensação – Como regra geral, não se deverão compensar saldos de contas ativas com

contas passivas (balanço), de contas de custos e perdas com contas de proveitos e ganhos

(demonstrações de resultados) e, em caso algum, de contas de despesas com receitas (mapas de

execução orçamental).

1. Escrituração

1.1. Escrituração e conta de gerência

A escola efetua o registo contabilístico das receitas e das despesas de acordo com o sistema de

contabilidade pública.

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As dotações para o funcionamento das escolas devem ser globalmente distribuídas nas rubricas «Outras

despesas correntes – Diversas» e “Outras despesas de capital – Diversas» (Decreto-lei n.º 43/89, de 3 de

fevereiro, regime jurídico de autonomia da escola).

1.2. Suportes de informação

1.2.1. Documentos

Todas as operações realizadas (aquisição de mercadorias, vendas do bufete ou da papelaria, pagamentos

de subsídios de estudo, etc) originam obrigatoriamente a emissão de um documento que as descreve e as

classifica e que constitui o suporte de todos os registos a efetuar nos livros de escrituração, elaborados

preferencialmente nas aplicações informáticas POC-Educação.

1.2.2. Informáticos

O Livro de Caixa é aquele que permite conhecer, a todo o momento, o movimento em cada sector (bufete,

papelaria, reprografia, etc…)

1.3. Impressão do Livro de Caixa

Todas as folhas são numeradas e rubricadas pelo conselho administrativo em sede de reunião.

São obrigatoriamente lançadas todas as receitas e despesas.

Todos os documentos de despesa recebidos no ano económico são numerados sequencialmente,

registando-as no Registo Diário de Faturas.

O Livro de Caixa não pode apresentar défice.

São lançadas a «débito» as receitas dos respetivos sectores e os movimentos das contas da Caixa

Geral de Depósitos e do Banco Espírito Santo.

São lançadas a «crédito» as despesas dos diferentes sectores e o movimento das contas da Caixa

Geral de Depósitos e do Banco Espírito Santo.

1.4. Natureza da rubrica “Receitas”

As receitas provêm do Orçamento de Estado (OE) e do Orçamento de Despesa com Compensação

em Receita (ODCR).

Saldo da gerência anterior – saldo apresentado pelo «Caixa», quer em cofre, quer em depósitos

bancários, no encerramento das atividades do ano anterior. Deve condizer com o saldo da gerência

anterior apresentado na conta de gerência do novo ano económico.

Transferência de saldos – no início de cada gerência, o primeiro lançamento a efetuar é o saldo final

em numerário, que transitou da contabilidade anterior, tanto em «coluna» como no «TOTAL»; de

seguida deverá proceder-se ao lançamento dos saldos apurados na gerência anterior dos sectores

do bufete e da papelaria (devendo, em contrapartida, ser escriturados os mesmos valores no lado da

despesa dos respetivos sectores).

Subsídios: verbas concedidas pela Direção Geral dos Estabelecimentos Escolares – Direção de

Serviços da Região Norte ( DGEstE – DSRN) e/ou por outras entidades públicas ou privadas.

Prémio do seguro escolar: verbas recebidas dos alunos fora da escolaridade obrigatória.

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Receitas de exploração: vendas em numerário e/ou cartão magnético realizadas diária e diretamente

pelos sectores aos utentes e aluguer do gimnodesportivo.

Auxílios económicos diretos – montante a suportar pela ASE respeitantes aos alunos carecidos de

meios financeiros.

1.5. Natureza da rubrica despesas

Bens duradouros: bens destinados ao apetrechamento das instalações escolares sujeitam ao

cadastro e inventário dos bens do estado (CIBE), cujo regulamento apresenta-se no anexo I deste

manual.

Bens não duradouros: produtos ou mercadorias relacionadas com géneros alimentares, material

escolar destinado a ser vendido ou fornecido na papelaria; produtos e mercadorias a comercializar

no bufete e materiais necessários ao funcionamento da escola.

Comparticipações: encargos a suportar sob a forma de subsídios em alimentação, material escolar

duradouro ou de uso corrente.

Perdas e danos: montante dos prejuízos em numerários causados por falhas ou roubos.

O Livro Registo Diário de Faturas é aquele em que são registados todos os documentos relativos a encargos

com a aquisição de bens ou serviços.

O Folha de Cofre da ASE diz respeito a todos os movimentos da mesma.

O Livro de Contas Correntes é aquele em que é registado todas as receitas e despesas do Orçamento de

Estado (OE) e do Orçamento de Despesa com Compensação em Receita (ODCR).

2. Classificação das receitas e das despesas

A partir de 2003, aplicam-se à elaboração dos orçamentos, os códigos de classificação económica das

receitas e das despesas públicas dos anexos ao Decreto-Lei n.º 26/2002, de 14 de fevereiro.

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IV. ORGANOGRAMA

A estrutura organizacional da escola respeitante aos serviços de administração escolar está representada na

figura 1.

O organigrama dos serviços de administração escolar, tendo em conta a sua dimensão, é o de uma secção

reportando todos os funcionários ao chefe dos respetivos serviços. As fichas de funções são elaboradas

tendo em conta períodos de maior intensidade de algumas tarefas. Assim, cada trabalhador ficará, conforme

listagem anual, responsável pelas tarefas atribuídas.

Figura 1 – Organigrama dos serviços administrativos

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V. DESCRIÇÃO DE FUNÇÕES

Distribuição de serviços/áreas:

Aos serviços de administração escolar compete:

i. atender e informar corretamente todos quantos se lhe dirijam;

ii. adquirir nos termos da lei, e depois de autorizados pelo conselho administrativo, os materiais,

equipamentos e serviços requisitados pelos diversos setores do agrupamento;

iii. expor em local público normas para preenchimento de documentos e prestar o auxilio necessário;

iv. executar e fornecer aos diversos setores os impressos de requisição de material (relações de

necessidades e requisições internas);

v. receber e encaminhar os justificativos de faltas;

vi. enviar a correspondência;

vii. encaminhar a correspondência recebida para os respetivos destinatários;

viii. prestar apoio de teor informativo à associação de pais e encarregados de educação, sempre que

solicitado;

ix. manter um arquivo com a legislação e normas aplicadas ao processo educativo e aos seus agentes,

de forma a serem consultados fácil e rapidamente;

x. manter atualizado o inventário dos equipamentos sob sua responsabilidade;

xi. cumprir todas as disposições previstas na lei para o funcionamento dos serviços.

Ao chefe dos serviços de administração escolar compete:

i. coordenar toda a atividade administrativa, na dependência da direção executiva, nas áreas da gestão

de recursos humanos, da gestão financeira, patrimonial e de aquisições, de expediente e arquivo bem

como de atendimento e informação a alunos, pais/encarregados de educação, pessoal docente e não

docente e a outros utentes da escola;

ii. ter à sua guarda e responsabilidade o selo branco, pontos de exames, contas de gerência, livros de

contabilidade, processos confidenciais que lhe sejam entregues e outros;

iii. secretariar o conselho administrativo;

iv. dirigir e orientar o pessoal afeto a diferentes áreas administrativas no exercício diário das suas tarefas;

v. propor medidas tendentes à modernização e implementação de um serviço administrativo aberto e

eficaz a toda a comunidade educativa;

vi. preparar e submeter a despacho dos órgãos de administração e gestão competentes todos os

assuntos respeitantes ao funcionamento da escola;

vii. dar cabimento às relações de necessidades apresentadas pela área da contabilidade;

viii. propor as alterações de serviço que entenda ser necessário fazer em épocas de mais serviço,

excecionais e ocasionais por motivo de faltas e licenças;

ix. assegurar a elaboração do projeto de orçamento pelo conselho administrativo de acordo com as linhas

traçadas pelo conselho geral;

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x. coordenar, de acordo com as orientações do conselho administrativo, a elaboração do relatório da

xi. conta de gerência;

xii. exercer todas as competências delegadas pela direção executiva;

xiii. proceder ao envio de correspondência diversa (ofícios, fax, e-mail).

Ao assistente técnico responsável pela área da contabilidade, compete:

i. registar os livros oficiais de escrituração de acordo com o superiormente determinado;

ii. apresentar relações de necessidades com o respetivo cabimento (dado pelo chefe de serviços de

administração escolar) para despacho do conselho administrativo, com o necessário cabimento prévio,

de acordo coma Lei nº 8/2012, de 21 de fevereiro, para que posteriormente o assistente técnico com

funções de tesouraria possa elaborar a respetiva requisição oficial, que será assinada pelo chefe de

serviços da administração escolar;

iii. colaborar na execução dos balancetes de despesa e conferência de reconciliações bancárias para a

reunião do conselho administrativo, a realizar de acordo com o calendário aprovado;

iv. elaborar requisições de fundos do Orçamento de Despesa com Compensação em Receitas (ODCR),

dentro dos prazos estabelecidos, em articulação com o chefe dos serviços de administração escolar;

v. classificar as despesas por atividades e elaborar mapas auxiliares, em articulação com o chefe dos

serviços de administração escolar;

vi. colaborar com o chefe dos serviços da administração escolar na elaboração do Orçamento de Estado

(OE) e do Orçamento de Despesa com Compensação em Receitas (ODCR) de acordo com as linhas

orientadoras do conselho geral e respetiva aprovação pelo conselho administrativo;

vii. organizar as Contas de Gerência para aprovação e envio ao tribunal de contas até trinta de abril e

DGEstE – DSRN;

viii. enviar mapas ao tribunal de contas até fevereiro, em articulação com o chefe dos serviços de

administração escolar;

ix. executar os trâmites administrativos do Programa Operacional Potencial Humano (POPH), no âmbito

das outras ofertas educativas e ou profissionalizantes, a saber: cursos de educação e formação,

cursos profissionais e todas as outras atribuições que venham a existir na escola e que o POPH assim

o determinar;

x. proceder ao envio de correspondência diversa (ofícios, fax, e-mail).

Ao assistente técnico com funções de tesouraria compete:

i. arrecadar todas as receitas e depositá-las nas respetivas contas;

ii. proceder aos pagamentos dentro das normas legais;

iii. escriturar as receitas e despesas no Folha de Cofre;

iv. colaborar na reconciliação bancária para conferência do conselho administrativo;

v. elaborar as requisições oficiais, depois dos procedimentos contabilísticos referidos na área da

contabilidade;

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vi. executar outras tarefas: participar na análise das propostas de fornecedores, contratos e reuniões do

conselho administrativo;

vii. proceder ao envio de correspondência diversa (ofícios, fax, e-mail).

Ao assistente técnico responsável pela área do aprovisionamento e CIBE, compete:

i. conferir toda a mercadoria entrada e saída da escola, mediante registos diários, e entregá-la mediante

requisição;

ii. proceder à verificação e controle dos pesos dos produtos de refeitório e bufete, pedir aferição periódica

dos pesos da balança;

iii. receber as relações de necessidades e enviar à contabilidade, proceder à entrada das faturas para

posterior registo e rubricar o recebimento;

iv. ter à sua única guarda as chaves das despensas de produtos alimentares, e outros bens;

v. fazer o registo de bens, atualizar o inventário, mediante as alterações participadas pelos responsáveis

do espaço ou pelos coordenadores de departamentos.

Ao assistente técnico responsável pela área dos vencimentos, compete:

i. organizar e supervisionar (sob visão do chefe dos serviços de administração escolar) a atualização dos

processos relativos à situação do pessoal docente, designadamente o processamento de vencimentos;

ii. elaborar requisição de fundos de pessoal e respetivos descontos para a segurança social e caixa geral

de aposentações, entre outros;

iii. preparar e/ou supervisionar (sob visão do chefe dos serviços de administração escolar) todos os

restantes procedimentos relacionados com a área de vencimentos: IRS; CGA,(…);

iv. elaborar as guias para pagamento na tesouraria da Fazenda Pública;

v. enviar protocolo ADSE, quando preenchido;

vi. proceder ao envio de correspondência diversa (ofícios, fax, e-mail).

Ao assistente técnico responsável pela área da ação social escolar (ASE) compete:

i. proceder ao registo informático de entrada e saída de produtos dos vários sectores afetos à ASE

(auxílios económicos, transportes, papelaria, bufete, seguro escolar) e Registo Diário de Faturas;

ii. lançar as receitas e despesas;

iii. elaborar os mapas de análise financeira, mapas trimestrais: transportes, auxílios económicos e seguro

escolar;

iv. colaborar na organização da Conta de Gerência com a contabilidade;

v. proceder à análise dos boletins de subsídio, listas e reclamações;

vi. controlar o funcionamento da papelaria, refeitório e bufete;

vii. organizar os processos referentes aos acidentes escolares;

viii. organizar e planear os transportes escolares em colaboração com a autarquia;

ix. proceder ao envio de correspondência diversa (ofícios, fax, e-mail).

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Ao assistente técnico responsável pela área de pessoal docente e não docente, compete:

i. organizar e manter atualizados os processos individuais do pessoal docente e não docente;

ii. rececionar e enviar os processos individuais do pessoal docente e não docente;

iii. atender e informar todo o pessoal docente e não docente do agrupamento;

iv. preparar o processo de justificativos de faltas para a apresentar ao chefe dos serviços de

administração escolar e à diretora;

v. marcar as faltas do pessoal docente na aplicação do software de gestão de pessoal e vencimentos;

vi. abrir e atualizar as fichas informáticas do pessoal docente e não docente);

vii. organizar os mapas de licença para férias do pessoal docente e não docente;

viii. elaborar e imprimir a lista de antiguidade do pessoal docente até 31 de agosto e do pessoal docente

até 31 de dezembro;

ix. preparar todos os procedimentos relativos aos contratos de pessoal docente;

x. elaboração dos contratos do pessoal docente em qualquer altura que seja necessário, utilizando os

procedimentos adequados: imprimi-los, solicitar ao docente para a assinar e à diretora e anotar a

respetiva cabimentação;

xi. adotar os procedimentos relativos à validação do concurso do pessoal docente;

xii. adotar os procedimentos às necessidades residuais de docentes durante o ano;

xiii. elaborar e enviar os processos de aposentação, acidentes em serviço e juntas médicas do pessoal

docente;

xiv. proceder à comunicação de juntas médicas sempre que ultrapasse o limite de faltas por doença, ou

por outros motivos que o justifiquem;

xv. proceder às inscrições ou reinscrições na Caixa Geral de Aposentações ou Segurança Social;

xvi. proceder à atualização para a ADSE;

xvii. preparar ofícios, faxes e emails relativos à área de pessoal;

xviii. proceder à contagem de tempo de serviço;

xix. proceder à afixação de normativos respeitantes a pessoal.

Ao assistente técnico responsável pela área de alunos, compete, no que diz respeito a:

matrículas

i. criar e atualizar os ficheiros individuais relativos a cada aluno após a inscrição/reinscrição na educação

pré-escolar; matrículas/renovação de matrícula no ensino básico, ensino secundário, cursos de

educação e formação, cursos vocacionais e cursos profissionais;

ii. enviar e rececionar as transferências de matrículas;

iii. receber o emolumento relativo ao seguro escolar, cartão de identificação do aluno, expediente e multa

quando a matrícula é feita fora de prazo;

iv. colaborar na constituição de turmas;

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avaliação dos alunos

i. preparar, antecipadamente, as credenciais individuais de acesso ao programa JPM-alunos do

professor titular de turma/diretor de turma para as reuniões de avaliação;

ii. imprimir para o diretor de turma toda a documentação necessária para posterior entrega aos

pais/encarregados de educação;

iii. receber, conferir e lançar nas aplicações informáticas as inscrições dos alunos nos exames nacionais e

nos exames internos, no caso de alunos autopropostos;

iv. dar apoio ao coordenador do departamento curricular da educação especial e do apoio educativo no

pedido de autorização, ao Júri Nacional de Exames, de condições especiais de realização de exames;

v. realizar a impressão dos termos dos 1.º, 2.º e 3.º ciclos do ensino básico e do ensino secundário;

exames nacionais, provas finais de ciclo e provas de equivalência à frequência

i. manusear as aplicações informáticas PFEB (1.º ciclo), ENEB (2.º e 3.º ciclos do ensino básico) e ENES

(ensino secundário), lançando os dados referentes aos alunos, corretores e impressão de documentos;

ii. importar e exportar os dados referentes a provas finais de ciclo/exames nacionais de acordo com as

datas estabelecidas pelo Júri Nacional de Exames;

iii. imprimir as pautas de final de período, dos resultados das provas finais de ciclo e dos exames

nacionais;

iv. executar administrativamente todo o processo de reapreciação e reclamação das provas finais de ciclo

e dos exames nacionais;

v. imprimir os termos do programa PFEB, ENEB e ENES;

vi. imprimir as ficha ENES (ficha de acesso ao ensino superior);

outros

i. proceder ao envio de mapas estatísticos relacionados com os alunos;

ii. proceder ao envio de correspondência diversa (ofícios, fax, e-mail);

iii. exportar para a Direção-Geral de Estatísticas da Educação do Ministério da Educação e Ciência

(DGEEC) os dados relativos aos alunos;

iv. preparar comunicações internas, de natureza administrativa, respeitante aos alunos, educadores

titulares de turma/professores titulares de turma/diretores de turma, pais/encarregados de educação e

outros utentes do agrupamento;

v. passar certificados de matrícula, certidões de frequência ou conclusão, cartas de curso e diplomas, de

acordo com os respetivos modelos;

vi. arquivar os documentos nos respetivos dossiês.

vii. prestar atendimento ao público no que diz respeito à área funcional “alunos”;

viii. preparar processos de atribuição de equivalências estrangeiras;

ix. monitorizar o arquivo dos dossiês.

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VI. ORÇAMENTO E PLANEAMENTO

Regras de Funcionamento

As regras de funcionamento estão divididas em sete ciclos: o primeiro ciclo traduz-se na elaboração de uma

proposta de orçamento; o segundo ciclo traduz os princípios de controlo interno e regulamentação geral

relacionados com as disponibilidades; o terceiro ciclo obedece ao processo de receitas; o quarto ciclo

corresponde ao processo de despesa; o quinto ciclo, escrituração e contabilidade; o sexto ciclo aos

procedimentos e sistema de controlo e o sétimo ciclo à execução do orçamento.

Primeiro ciclo – Elaboração do orçamento

A elaboração do orçamento deverá ter em consideração alguns documentos básicos de gestão administrativa

e financeira, nomeadamente o projeto educativo e o plano anual de atividade.

As linhas orientadoras para a elaboração do orçamento são definidas em conselho geral (alínea d) do

Decreto-Lei n.º 75/2008, de 22 de abril, alterado pelos Decretos-Lei n.os

224/2009, de 11 de setembro e

137/2012, de 2 de junho) e têm em conta as receitas próprias geradas e o orçamento do ano transato, o qual

deverá constar de ata deste órgão.

As atividades relacionadas com o processo de elaboração da proposta de orçamento estão a cargo do chefe

dos serviços de administração escolar, sob orientação da diretora, o qual deverá fazer parte integrante da ata

do mês de janeiro de cada ano civil, do conselho administrativo.

Segundo ciclo – DisponibilidadeS

Disponibilidades gerais

- As disponibilidades gerais são o conjunto de todos os meios líquidos ou quase líquidos existentes em caixa

e nas contas bancárias da escola, podendo as mesmas apenas ser movimentadas nos termos das presentes

normas.

- Todos os movimentos dessas disponibilidades têm de ficar devidamente documentados e registados,

devendo ser previamente autorizados pelo órgão competente.

Abertura e movimentação de contas bancárias

- A abertura de todas as contas bancárias estão sujeitas à prévia autorização do conselho administrativo ou

um dos membros designados por delegação de competências.

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- A movimentação dessas contas depende de autorização expressa do conselho administrativo e da aposição

de, pelo menos, duas assinaturas dos seus membros.

- O assistente técnico com funções de tesouraria não pode proceder à liquidação de valores.

- Compete ao assistente técnico com funções de tesouraria manter permanentemente atualizadas as contas

correntes referentes a todas as contas tituladas em nome da escola.

- Todos os comprovativos das transferências interbancárias devem ser assinados pelos respetivos

intervenientes.

- O chefe dos serviços de administração escolar ou quem o substitui deve providenciar, mensalmente, junto

de um assistente técnico designada por si para o efeito, a verificação e o controle dos extratos bancários de

todas as contas bancárias.

Emissão de cheques

- Os cheques não preenchidos estão à guarda do assistente técnico com funções de tesouraria.

- Os cheques são emitidos pelo assistente técnico com funções de tesouraria , com base nos documentos

que devem ficar anexos às respetivas ordens de pagamento, devendo, de seguida, ser assinados por dois

elementos do conselho administrativo.

- O procedimento anterior pode ser alterado, de acordo com o estipulado pela entidade bancária e mediante

a delegação de competências do conselho administrativo. No entanto, em caso algum, o tesoureiro poderá

fazer parte da conta da escola.

- Não são permitidos cheques passados ao portador.

Cheques não levantados ou extraviados

- Quando um cheque é emitido e passados seis meses ainda não tenha sido descontado, a escola deverá

contactar, por escrito, o destinatário e, se mesmo assim este não for levantado, o cheque deverá ser anulado

junto do banco. Se o fornecedor vier reclamar posteriormente deverá ser-lhe emitido um novo cheque.

- Em caso de extravio, deve a escola dar conhecimento, por escrito, à instituição bancária. Esta deverá, logo

que possível, informar a escola, por escrito, das precauções tomadas para que o cheque não seja deduzido.

- Depois de efetuados os procedimentos acima referidos, o novo cheque que substituirá o extraviado, poderá

ser passado anulando-se o primeiro.

- Em caso de desinteresse do destinatário, após um ano da sua emissão, o serviço pode proceder à sua

anulação, avisando o chefe dos serviços de administração escolar e revertendo a respetiva quantia como

receita do serviço, partindo do princípio de que tudo está registado e existe recibo devidamente legalizado.

Anulação de cheques

- Sempre que houver necessidade de anulação de um cheque, o assistente técnico com funções de

tesouraria escreve sobre o mesmo a palavra “ANULADO” de forma visível e preenche o modelo próprio, com

19

a fundamentação e o número do cheque de substituição (caso se verifique) e entrega-o ao chefe dos

serviços administrativos para serem guardados no cofre em pasta própria.

- O assistente técnico com funções de tesouraria deve criar mensalmente uma lista com os números dos

cheques anulados e data de validade. A essa lista são anexos os referidos cheques que são levados a

conselho administrativos para ficarem registados em ata.

- Assim que a validade dos cheques se encontrar expirada os mesmos devem ser eliminados. Para tal, o

assistente técnico com funções de tesouraria envia-os ao conselho administrativo. Em reunião deste órgão

são inutilizados os cheques e efetuado o seu registo em ata.

Despesa

- O assistente técnico responsável pela área da contabilidade deverá apresentar até ao dia útil anterior ao da

realização do conselho administrativo o plano previsional de recebimentos e pagamentos a levar a efeito no

mês seguinte.

- A emissão de ordem de pagamentos só deve ocorrer quando o sector da contabilidade estiver na posse das

respetivas autorizações de aquisições, dadas por quem tem competência para tal, das faturas conferidas e

da declaração de receção regular dos bens ou dos serviços prestados, como se expressa no terceiro ciclo

destas regras de funcionamento.

- As saídas de fundos são documentadas através de ordens de pagamento, onde será colocado o carimbo

“PAGO” e a respetiva data de pagamento anexando-se o respetivo comprovativo da despesa.

- As ordens de pagamento deverão ser subscritas obrigatoriamente pelo conselho administrativo, ou quem

este delegar, devendo as mesmas ser acompanhadas pelos documentos que lhe deram origem.

Sistema de Numeração

- A numeração dos lançamentos deve ser sequencial quer se trate de receita ou de despesa.

- A documentação referente à mesma transação deverá ter o mesmo número retirado do POC - Educação

correspondente ao:

. Livro de Registo Diário de Faturas;

. Livro de Caixa;

. Folha de Cofre.

Sistema de Arquivo

- Após o lançamento no Livro de Caixa, a documentação de despesa deverá ser arquivada por fonte de

financiamento e por classificação económica e relacionada com o número do Registo Diário de Faturas.

- O recibo deverá conter anexado toda a documentação referente à transação.

20

Reconciliações Bancárias

- As Reconciliações Bancárias constituem o registo de controlo do movimento de cheques e transferências

interbancárias: através da conferência periódica entre o «registo de controlo do movimento de cheques» e os

«extratos da conta de depósito», é possível indicar os cheques/transferências interbancárias que, em

determinada data, ainda não foram levantados, servindo no final de cada mês para justificar a diferença dos

saldos certificados pelo banco e os apurados nos respetivos elementos de escrituração.

- As reconciliações bancárias devem ser efetuadas pelos assistentes técnicos das áreas do pessoal e dos

alunos, de forma a assegurar a segregação de funções entre a tesouraria, contabilidade e os serviços da

ação social escolar (ASE). Assim, o chefe dos serviços de administração escolar designa dois funcionários

que não se encontre afeto à tesouraria e não tenha acesso às respetivas contas correntes para proceder, no

final de cada mês, às reconciliações bancárias, devendo confrontar com os registos contabilísticos, de acordo

com o mapa de atividades, com as atribuições de cada assistente técnico, já definido anteriormente.

- Após cada reconciliação bancária, o assistente técnico com funções de tesouraria analisa a validade dos

cheques em trânsito, promovendo o respetivo cancelamento junto da instituição bancária correspondente,

nas situações que o justifiquem, efetuando os necessários registos contabilísticos de regularização.

- Perante a relação dos cheques cancelados fornecida pela contabilidade, o assistente técnico com funções

de tesouraria, no dia em que obtém a confirmação deste fato, procede à regularização das respetivas contas

correntes.

Responsabilidade do assistente técnico com funções de tesouraria

O assistente técnico com funções de tesouraria, responde diretamente perante o conselho administrativo

pelo conjunto das importâncias que lhe são confiadas e pelos atos e omissões que se lhe possam ser

imputáveis, devendo estabelecer em sistema de apuramento diário de contas. Esta responsabilidade cessa

no caso de os fatos apurados não lhe sejam imputáveis ou não estivesse ao alcance do seu conhecimento

Em caso de impedimentos do assistente técnico com funções de tesouraria por um período superior a trinta

dias será substituído pelo assistente técnico da área da contabilidade.

Fundo de maneio

Para efeitos de controlo de fundo de maneio, o conselho administrativo procede de acordo com o

regulamento interno que estabelece a sua constituição e regularização e que consta no anexo II deste

manual.

Terceiro ciclo – Receita

- Todos os documentos justificativos de receitas têm que estar arquivados. As folhas de caixa diárias são

elaboradas e conferidas com os documentos de receita respetivos. Todas as receitas diárias têm de ser

depositadas na conta bancária da escola.

21

- Os serviços administrativos dispõem de instrumentos que lhe permitem o controlo da entrada de todas as

receitas, através de registo em livros. Para o bufete, refeitório, reprografia e papelaria, a escola dispõe de um

sistema de cartões, que funciona através de ondas rádio, que permite o controlo automático das operações.

- As receitas espelham-se da seguinte forma:

as receitas mantêm a segregação de receitas correntes e de capital assentando em três níveis

principais: capítulo, grupo e artigo;

as receitas correntes agrupam-se em oito capítulos e as receitas de capital em cinco capítulos (Decreto-

Lei nº 26/2002, de 14 de fevereiro);

o conselho administrativo é responsável pelo dimensionamento das verbas do orçamento (OE),

distribuindo-o pelas diferentes rubricas orçamentais;

pode também gerar receitas próprias do produto de vendas de bens/aluguer de instalações/ serviços do

Orçamento de Despesa com Compensação em Receitas (ODCR) reforçando as receitas atribuídas.

Estas são entregues na tesouraria da escola e depositadas. Até ao dia 10 do mês seguinte estas são

depositadas, através de guias próprias, nos cofres do Estado para posterior requisição;

as receitas do Estado são requisitadas por duodécimos, ficando disponíveis na Caixa Geral de

Depósitos em conta à ordem do conselho administrativo;

constituem receitas da ASE os subsídios atribuídos pela DGEst – DSRN e as despesas resultantes dos

lucros de venda de bens e serviços, sendo que o conselho administrativo é responsável pela distribuição

dessas verbas;

diariamente, o assistente operacional afeto à papelaria entrega as verbas dos carregamentos dos

cartões ao assistente técnico com funções de tesouraria, que confere o valor pelos talões dos

carregamentos apresentados;

o assistente técnico do serviço da ASE elabora a Folha de Caixa diária com a indicação da respetiva

receita, através dos valores apurados nos relatórios de vendas no bufete, refeitório e papelaria que

após conferência pelo assistente técnico com funções de tesouraria constitui receita do dia;

o apuramento do dia, carregamentos dos cartões menos as despesas diárias, é depositado no Banco

Espírito Santo;

o assistente operacional designado para o efeito procede diariamente aos depósitos bancários até às 13

horas;

sempre que o pessoal docente, não docente e discente solicitar serão reembolsados do saldo do seu

cartão de identificação, de acordo com o artigo 6.º do regulamento do cartão de identificação constante

no anexo III deste manual.

Quarto ciclo – Despesa

- A autorização de despesa (assim como a autorização do pagamento) é autorizadas pelo conselho

administrativo, de acordo com o estabelecido na alínea c) do artigo 38.º do Decreto-Lei n.º 75/2008, de 22 de

abril, alterado pelos Decretos-Lei n.os

224/2009, de 11 de setembro e 137/2012, de 2 de junho, podendo o

22

conselho administrativo delegar no seu presidente, mediante ato expresso, os poderes para a prática de atos

de administração ordinária, poderes que o presidente, por sua vez, pode subdelegar, desde que autorizada

pelo conselho administrativo, procedendo à devida publicitação desses atos.

- As consultas a fornecedores para aquisições superiores a 5.000€ são formalizadas por qualquer meio

escrito.

- Os pagamentos são feitos preferencialmente, por transferência bancária, podendo ainda ser feito por

cheque nominal.

- Os comprovativos das transferências bancárias deverão ser assinadas pelos respetivos intervenientes e os

cheques serão assinados por duas pessoas do conselho administrativo.

- Este ciclo está subdividido em três fases diferentes:

. Primeira fase: regime de aquisição de bens e serviços;

. Segunda fase: regime de realização das despesas;

. Terceira fase: autorização e emissão de meios de pagamento.

Primeira Fase - Processo de aquisição de bens e serviços

- O processo de aquisição de bens e serviços é formalmente solicitado por escrito e pretende-se que o

processo de aquisição interna seja feito em função das necessidades e disponibilidades. Assim, o

requisitante preenche um documento designado “Relação de Necessidades” da Editorial do Ministério da

Educação e Ciência (EME). Nesta requisição deverá constar as especificações qualitativas, quantitativas,

preços acordados, destino dos bens /serviços e indicação do fornecedor.

- O procedimento de aquisição de bens/serviços só poderá iniciar-se após a cabimentação por parte do chefe

de serviços da administração escolar e autorizada pelo conselho administrativo, podendo este delegar no seu

presidente, mediante ato expresso, os poderes para a prática de atos de administração ordinária, poderes

que o presidente, por sua vez, pode subdelegar, desde que autorizada pelo conselho administrativo,

procedendo à devida publicitação desses atos.

- Seguidamente será emitida a “Requisição Oficial” da aplicação informática POC - Educação, dando origem

à aquisição dos bens/serviços.

- Para cada requisição deverá haver lugar a cabimento prévio, de acordo com a Lei nº 8/2012, de 21 de

fevereiro e a Nota Informativa n.º 4/GGF/2012.

Requisições Internas

- A distribuição dos bens e produtos em armazéns são respetivamente da responsabilidade dos assistentes

operacionais do sector e é titulada por relação de necessidades e assinada pelos responsáveis dos

23

respetivos serviços e entregues nos serviços de administração escolar à assistente técnica responsável pela

área da contabilidade.

- É expressamente proibido rececionar qualquer bem sem que o mesmo venha acompanhado pela

competente guia de remessa ou a respetiva fatura.

Aquisição de Bens

- Compete ao conselho administrativo promover a aquisição de todos os bens e produtos, necessários ao

funcionamento dos serviços, com base em requisição externa, após a verificação do cumprimento das

normas legais aplicáveis, mormente as aprovadas pelo Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de janeiro, na sua

redação atual (Código dos Contratos Públicos)

- A operação de aquisição de bens inicia-se com o convite a todos os interessados no fornecimento de

produtos para o respetivo ano civil conforme Código Contratos Públicos.

- Na entrega de propostas e exclusão para aquisição, cumprir-se-á o estipulado no Código dos Contratos

Públicos. Na aquisição até 5.000€, as propostas são analisadas pelos serviços em reunião de conselho

administrativo competindo a este conselho a decisão final para autorização das despesas. É dispensada a

audiência prévia dos interessados.

- As aquisições de valores superiores a 5.000€ o procedimento é conduzido por um júri. O júri procederá à

abertura, análise das propostas, bem como relatório final o qual submete ao conselho administrativo para

escolha do adjudicatário e autorização de despesa.

- Logo que o processo de aquisição de bens e serviços se encontre concluído, aguarda-se a relação de

necessidades dos sectores intervenientes, procedendo-se às operações descritas no diagrama da tabela 1

(ver página seguinte).

24

Tabela 1. Circuito do processo de aquisição de bens

Sector interveniente

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Serviços Administrativos

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1 Preenche relação de necessidades (triplicado)

(1) – (mod.110 – EME) e entrega no

sector da contabilidade * *

2 Informação cabimento verba, cabimento prévio e envio para despacho do conselho administrativo

* *

3 Despacho do conselho administrativo * *

4 Devolução relação necessidades despachada e assinada pelo conselho administrativo * * *

5 Emissão da Requisição Oficial (mod. 689 – INCM) e indicação do n.º de compromisso *

6 Regista no Livro Diário de Faturas *

7 Assinatura e carimbo chefe dos serviços da administração escolar * *

8 Devolução à contabilidade para aquisição * *

9 Conferência do material com requisição, guia de remessa e fatura – registo de entradas * *

10 Conferência do material recebido com triplicado da relação de necessidades * *

11 Devolução faturas para registo nos livros oficiais de pagamento * *

(1)Esta operação deverá ser antecipada de uma vistoria do material disponível, atualizando as fichas de existência.

- No ficheiro de fornecedores deverão constar os seguintes elementos:

i. contactos e situação contributiva e tributária dos mesmos;

ii. fornecimento no tempo e quantidade requisitada;

iii. garantia de respeito pelos padrões de qualidade;

iv. garantia dos preços em produtos consumíveis;

v. respeito pelas condições de venda.

Tabela 2. Requisição de serviços e bens do SASE

Serviço requisitante – bufete/papelaria Preenche a relação de necessidades (mod. 110 – EME)

Assistente Técnico do SASE Leva ao chefe da administração escolar

Chefe de administração escolar Cabimenta

Conselho administrativo Autoriza

Assistente Técnico do SASE Elabora a requisição oficial (mod. 689 - INCM)

Assistente técnico do SASE Assina a requisição oficial e envia ao fornecedor

Segunda Fase - Regime de realização de despesas

As despesas são autorizadas pelo conselho administrativo, podendo o conselho administrativo delegar no

seu presidente, mediante ato expresso, os poderes para a prática de atos de administração ordinária,

poderes que o presidente, por sua vez, pode subdelegar, desde que autorizada pelo conselho administrativo,

procedendo à devida publicitação desses atos. São efetuados os procedimentos em função do valor da

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despesa, as consultas a fornecedores para a aquisição de bens e serviços, formalizadas por escrito e

consultadas no mínimo três propostas ou orçamentos.

Despesas

- As despesas públicas distinguem-se entre “despesas correntes” e “despesas de capital”, dividindo estas em

agrupamentos.

- As despesas de orçamento de estado (OE) e do Orçamento de Despesa com Compensação em Receita

(ODCR) são objeto de análise individualizada privilegiando-se nesse contexto, a caracterização e a

delimitação do conteúdo, quer dos subagrupamentos quer das rubricas por que aqueles se desagregam. São

as mesmas classificadas e afetadas às respetivas atividades (190,191,192,197, …);

- As despesas dos serviços da ação social escolar (ASE), bufete, refeitório, papelaria, seguro escolar, ( …),

são classificadas conforme os bens adquiridos para o funcionamento dos diferentes sectores.

Terceira Fase - Autorização e emissão de meios de pagamentos

Relativamente à autorização e emissão de meios de pagamento, estes são efetuados, preferencialmente, por

transferência bancária, ou cheque nominal, respeitando assim aquilo que está regulamentado na lei. Os

cheques são assinados por duas pessoas que integram o conselho administrativo, de acordo com o já

referido anteriormente e os comprovativos das transferências bancárias deverão ser assinados pelos

intervenientes.

Conferência de Bens

- Quando um bem requisitado pela contabilidade chega à escola é conferido pelo funcionário do sector, que

procede à sua conferência física, qualitativa e quantitativa, confrontando-o com as guias de remessa,

requisição externa e fatura. Posteriormente coloca-se o carimbo de conferido, recebido e rubricado,

procedendo-se de imediato à atualização das existências e à sua colocação no local rubricado.

Entretanto o funcionário do setor entrega, na contabilidade, a fatura anexada à requisição para registo no

livro-diário de faturas e atualização das existências.

Pagamentos

Os pagamentos só podem ser efetuados desde que acompanhados da requisição ou que tenham por base

um contrato. Deve respeitar-se a ordem de entrada nos serviços e a autorização em reunião do conselho

administrativo. Depois o assistente técnico com funções de tesouraria prepara a transferência bancária e/ou

efetua a emissão de cheques, que serão assinados por duas pessoas do conselho administrativo.

26

Tabela 3. Circuito para pagamento

1.º Receção da fatura Expediente geral

2.º Classificação do documento Chefe dos serviços da administração escolar/ contabilidade

3.º Registo no livro-diário de faturas e no livro de conta correntes Contabilidade

4.º Encaminhamento para o conselho administrativo a autorização de pagamento

Chefe dos serviços da administração escolar

5.º Registo de pagamento na Folha de Cofre e preparação do pagamento (cheque, transferência bancária …)

Tesoureiro

6.º Registo do pagamento no Livro de Caixa centralizador (CONTAB) Contabilidade

7.º Arquiva com os documentos de liquidação respetivos Assistente técnico com funções de tesouraria

Tabela 4. Circuito para pagamento de serviços e bens do ASE

1.º Atualização e aprovação das tabelas de preços Conselho administrativo

2.º Receção e conferência da mercadoria Responsável pelo sector

3.º Registo no Livro Diário de Faturas e no Livro de Caixa Técnico do SASE

4.º Encaminhamento para o conselho administrativo para autorização de pagamento

Chefe dos serviços da administração escolar

5.º Autorização de pagamento Conselho administrativo

6.º Registo de pagamento no Folha de Cofre e preparação de pagamento (cheque, transferência bancária etc…)

Assistente técnico com funções de tesouraria

7.º Arquiva com os documentos de liquidação respetivos Técnico do SASE

Quinto ciclo – Escrituração contabilística

Este ciclo, que descreve a escrituração contabilística, é composto por cinco fases de extrema importância:

1º. Os lançamentos no Registo Diário de Faturas conferem com as requisições oficiais emitidas;

2º. Os documentos que constam do Registo Diário de Faturas são lançados em Conta Correntes

seguindo para a tesouraria onde são lançadas nas Folhas de Cofre;

3º. Os lançamentos efetuados no Livro de Caixa centralizador correspondem aos documentos

referenciados nas Folhas de Cofre;

4º. No Livro de Caixa, o saldo transitado do mês anterior está corretamente apurado;

5º. No Livro de Caixa, o saldo a transitar para o mês seguinte está corretamente apurado.

Reconciliação de Contas (devedores/credores)

A reconciliação é feita mensalmente entre os extratos bancários das contas correntes, o Livro de Cofre e o

Livro de Caixa.

27

Controlo de Existências (Imobilizado)

- O controlo dos stocks (contagem física das existências), registado nas fichas de existência do economato é

da responsabilidade do funcionário do ASE e outro assistente operacional, de acordo com as atribuições

definidas no mapa de atividades.

- O assistente operacional designado para o efeito deverá proceder à verificação da inventariação.

- Com base na referida inventariação deverão ser elaboradas as respetiva folhas de carga, de modo a dar

cumprimento ao estipulado na Portaria º 671/2000, de 17 de abril, por parte do assistente técnico designado

para o efeito.

- O regulamento do Cadastro e Inventário dos Bens encontra-se no anexo II deste manual.

Sexto ciclo – Procedimentos e Sistema de Controlo

As regras para assegurar o controlo das ações e das operações que impliquem relevação contabilística são:

aquisição do imobilizado é controlada pelo inventário físico que deve ser feito com uma periodicidade

anual e da responsabilidade de um assistente técnico;

o saldo de caixa deve ser feito por contagem física comparando-a com o saldo contabilístico

mensalmente pelo assistente técnico com funções de tesouraria e pelo chefe dos serviços de

administração escolar;

a globalidade das operações contabilísticas é controlada através dos balancetes, analíticos ou

sintéticos, conforme a extensão que se queira dar à análise, e por força do uso da digrafia os

somatórios dos valores a débito e a crédito terão de ser iguais. A reconciliação deve ser feita

mensalmente por um assistente técnico e pelo chefe dos serviços de administração escolar;

o controlo das existências é feito, periodicamente (mínimo de um mês) por inventariação física, pelo

assistente técnico no sector do ASE e outro assistente operacional do local;

as dívidas e os créditos, que no caso em apreço serão sempre de curta duração, serão controlados

por isso de forma direta e casuística, nomeadamente receção de mercadorias, venda de produtos e

controlo do imobilizado à sua guarda. Os pagamentos autorizados em conselho administrativos

devem ser pagos logo que as faturas derem entrada nos serviços administrativos;

as remunerações ilíquidas e o imposto retido na fonte serão controlados, no final de cada mês, pelo

assistente técnico responsável e reportado ao chefe dos serviços administrativos;

o enquadramento orçamental e a cabimentação são controlados, caso a caso, pelo conselho

administrativos com base nos documentos e registos que lhe são presentes pelo chefe dos serviços

administrativos;

as transferências simples e múltiplas entre contas da Caixa Geral de Depósitos, Banco Espírito

Santo e Banco Português de Investimento são efetuadas através do serviço de Caixa E-banking,

sendo a realização da responsabilidade do conselho administrativo. O chefe dos serviços

administrativos tem a responsabilidade de consultar e verificar as diferentes operações.

28

- O presente Manual, estabelecendo regras de execução permanente e mecanismos de controlo, é um

regulamento que deverá estar permanentemente sujeito, ele próprio, a uma avaliação, que permitirá

promover as atualizações que decorram quer de alterações de legislação, quer da reformulação de

procedimentos, quer, ainda, da utilização de novas ferramentas e de novos equipamentos, em especial no

âmbito da informática.

- Existe um livro de reclamações e uma caixa de sugestões sobre o funcionamento da entidade orgânica.

- Encontra-se igualmente afixada a carta ética da função pública, padrões a respeitar e a praticar, pelos

funcionários assistentes técnicos.

- Os deveres dos funcionários estão consagrados na Lei nº 58/2008, de 9 de setembro, Estatuto Disciplinar

dos Trabalhadores que exercem Funções Públicas e Dec. Lei nº 184/ 2004, de 29 de julho, Estatuto do

Pessoal Não Docente.

- Os funcionários devem exercer os cargos para os quais foram designados.

Serviços Automatizados

- A escola tem implementado um sistema de automação interna (cartão de ondas rádio), designado por

“cartão de identificação” que permite o controlo de diversos serviços.

- O cartão serve de porta-moedas multibanco interno, com carregamentos num terminal específico –

“Papelaria”.

- A aquisição de mercadorias, pelos utentes, é assegurada pela utilização do cartão ondas de rádio no que se

refere a bufete, refeitório, reprografia, papelaria e nos serviços de administração escolar. É efetuada a venda

direta no local – papelaria – com a apresentação do cartão ao qual é debitado a importância da compra.

- O regulamento do cartão de identificação encontra-se no anexo III do presente regulamento.

Serviços de Refeitório

- Os alunos beneficiados com escalão A, apenas efetuam a marcação não sendo debitado qualquer débito na

sua conta, aos de escalão B é debitado 50% do valor da refeição, aos restantes alunos é debitado o valor da

refeição, assim como ao pessoal docente e não docente, de acordo com a tabela de preços em vigor.

- As marcações efetuadas no próprio dia até às dez horas e trinta minutos são acrescidas de multa no valor

de €0,30 (trinta cêntimos), de acordo com a tabela em vigor.

29

- Diariamente, o assistente técnico responsável pelos serviços da ASE imprime do sistema o relatório das

refeições adquiridas (Folha de Caixa).

- Posteriormente, o assistente técnico com funções de tesoureiro confere a Folha de Caixa referente às

refeições servidas e adquiridas do dia anterior elaborada pelo ASE e preenche o talão de depósito da receita

arrecadada, a fim de ser depositada no banco Espírito Santo.

- De seguida, o chefe dos serviços de administração escolar imprime a Folha de Caixa e confronta-a com o

Folhe de Cofre de acordo com os documentos existentes. O Folha de Cofre e a Folha de Caixa são

verificados em sede de reunião do conselho administrativo sendo rubricadas por todos os seus membros.

- No final de cada mês é efetuado o pagamento à DGesT – DSRN das refeições adquiridas.

- No refeitório existe um terminal que permite ao responsável pelo controlo ter acesso a várias informações

sobre os utentes e as refeições marcadas para o dia, assim como à descarga das mesmas pela

apresentação do cartão de identificação.

- O regulamento dos serviços de refeitório consta no anexo IV deste manual.

Serviços de Papelaria

- Os utentes efetuam a aquisição de produtos diretamente na papelaria através da apresentação do cartão de

identificação onde é efetuado o respetivo débito.

- Diariamente, o assistente técnico responsável pelos serviços da ASE imprime do sistema o relatório das

vendas efetuadas no dia anterior (Folha de Caixa).

- Posteriormente, o assistente técnico com funções de tesoureiro confere a Folha de Caixa referente às

vendas efetuadas elaborada pelo ASE e preenche o talão de depósito da receita arrecadada, a fim de ser

depositada no banco Espírito Santo.

- De seguida, o chefe dos serviços de administração escolar imprime a Folha de Caixa e confronta-a com o

Folhe de Cofre de acordo com os documentos existentes. O Folha de Cofre e a Folha de Caixa são

verificados em sede de reunião do conselho administrativo sendo rubricadas por todos os seus membros.

- O regulamento dos serviços de papelaria consta no anexo V deste manual.

Serviços de Bufete

- Todas as vendas são descarregadas no terminal próprio por leitura ótica do cartão de onda rádio (cartão de

identificação).

30

- Excecionalmente as vendas dos produtos do bufete podem ser feitas através da apresentação, por parte do

utente, de um talão comprovativo de compra dos produtos, na papelaria.

- Diariamente, o assistente técnico responsável pelos serviços da ASE imprime do sistema o relatório das

vendas efetuadas no dia anterior (Folha de Caixa).

- Posteriormente, o assistente técnico com funções de tesoureiro confere a Folha de Caixa referente às

vendas efetuadas elaborada pelo ASE e preenche o talão de depósito da receita arrecadada, a fim de ser

depositada no banco Espírito Santo.

- De seguida, o chefe dos serviços de administração escolar imprime a Folha de Caixa e confronta-a com o

Folhe de Cofre de acordo com os documentos existentes. O Folha de Cofre e a Folha de Caixa são

verificados em sede de reunião do conselho administrativo sendo rubricadas por todos os seus membros.

- O regulamento dos serviços do bufete consta no anexo VI deste manual.

Serviços Administrativos

- As verbas arrecadadas por área referentes a emolumentos devem ser escrituradas, com emissão de um

recibo do POC-Educação e depois entregues ao tesoureiro.

- O pagamento de emolumentos é feito através do cartão de identificação nos serviços de administração

escolar, na área da tesouraria.

- O dinheiro arrecadado diariamente fica à guarda do tesoureiro, no cofre, e é depositado na Caixa Geral de

Depósitos pela assistente operacional designada para o efeito.

Serviços de Reprografia

- Trimestralmente é feito, pela respetiva assistente operacional, um controlo do número de cópias tiradas em

cada máquina, utilizando a função de menu da máquina correspondente.

- De acordo com o stock existente, a assistente operacional, faz o pedido dos consumíveis através da relação

de necessidades (Mod. 0110EME) de papel e entrega nos serviços administrativos, na área de contabilidade,

a fim de ser cabimentado pelo chefe dos serviços administrativos e posterior autorização por parte do

conselho administrativo, podendo este delegar no seu presidente, mediante ato expresso, os poderes para a

prática de atos de administração ordinária, poderes que o presidente, por sua vez, pode subdelegar, desde

que autorizada pelo conselho administrativo, procedendo à devida publicitação desses atos.

- O regulamento dos serviços de reprografia consta no anexo VII deste manual.

31

Serviços da Ação Social Escolar

O regulamento dos serviços da ação escolar (auxílios económicos, seguro escolar e bolsas de mérito) consta

no anexo VIII deste manual.

Sétimo ciclo – Execução do orçamento

A última fase, a execução do orçamento, compõe-se por três pontos base:

Verifica-se que as despesas e as receitas provenientes da escola e inscritas no respetivo orçamento estão

corretamente classificadas.

As requisições de fundos, tanto as de material como as de pessoal, dão entrada dentro dos prazos

estipulados pelo Direção-Geral de Planeamento e Gestão Financeira do Ministério da Educação e Ciência.

A escola, quando por motivo imprescindível, realiza despesas que não estão previstas no seu orçamento.

32

VII. REGRAS PARA O CONTROLO DA ASSIDUIDADE DO PESSOAL DOCENTE Educação pré-escolar e primeiro ciclo

A marcação de falta ao pessoal docente da educação pré-escolar e do 1.º ciclo obedece aos seguintes

procedimentos:

1.º Diariamente, o assistente operacional regista a falta do docente em impresso próprio designado “Relação

de faltas a apresentar nos serviços administrativos”, e marca a falta no livro de ponto colocando a palavra

“FALTOU”.

2.º O impresso contendo a relação de faltas é datado e assinado pelo coordenador de estabelecimento e

entregue, semanalmente, nos serviços de administração escolar ao assistente técnico responsável pela área

do pessoal.

3.º Posteriormente, o assistente técnico responsável pela área do pessoal entrega-o juntamente com os

respetivos justificativos de faltas, ao chefe dos serviços de administração escolar para conferir e rubricar o

impresso “Relação de faltas a apresentar nos serviços administrativos”.

4.ª Após verificação, o chefe dos serviços de administração escolar devolve o impresso de relação de faltas e

as respetivas justificações ao assistente técnico da área do pessoal que por sua vez faz chegar à diretora

para homologar as respetivas justificações.

5.º Compete ao assistente técnico arquivar o impresso “Relação de faltas a apresentar nos serviços

administrativos” e os justificativos de falta no dossiê próprio.

Segundo e terceiro ciclos do ensino básico e do ensino secundário

A marcação de falta ao pessoal docente dos segundo e terceiro ciclos e do ensino secundário obedece aos

seguintes procedimentos:

1.º Diariamente, o assistente operacional regista as faltas dos professores em impresso próprio designado

“Relação de faltas a apresentar nos serviços administrativos”, e marca a falta no livro de ponto colocando a

palavra “FALTOU”, com o carimbo.

2.º No dia seguinte, o assistente operacional entrega o impresso de relação de faltas ao coordenador dos

assistentes operacionais para o verificar e rubricar. Posteriormente, o coordenador dos assistentes

operacionais entrega-o nos serviços administrativos, ao assistente técnico responsável pela área do pessoal.

3.º Posteriormente, o assistente técnico responsável pela área do pessoal entrega-o juntamente com os

respetivos justificativos de faltas, ao chefe dos serviços de administração escolar para conferir e rubricar o

impresso “Relação de faltas a apresentar nos serviços administrativos”.

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4.ª Após verificação, o chefe dos serviços de administração escolar devolve o impresso de relação das faltas

e as respetivas justificações ao assistente técnico da área do pessoal que por sua vez faz chegar à diretora

para homologar as respetivas justificações de falta.

5.º Compete ao assistente técnico arquivar o impresso “Relação de faltas a apresentar nos serviços

administrativos” e os justificativos de faltas no dossiê próprio.

6.º As justificações de faltas apresentadas pelos docentes a exercer funções nas atividades de

enriquecimento curricular da educação pré-escolar e no 1.º ciclo, são enviadas pelo assistente técnico da

área de pessoal, para o sector dos recursos humanos da Câmara Municipal de Paredes.

7.º As faltas às reuniões são marcadas pelo professor coordenador da reunião em impresso próprio. No dia

útil seguinte à realização da reunião, o professor coordenador da reunião entrega o impresso com a relação

das faltas dos docentes ao assistente técnico da área do pessoal.

34

VIII. REGRAS PARA O CONTROLO DA ASSIDUIDADE DO PESSOAL NÃO DOCENTE

Educação pré-escolar e primeiro ciclo

1.º O coordenador de estabelecimento regista as faltas diárias do assistente operacional em impresso

designado “Relação de faltas a apresentar nos serviços administrativos”, e no livro de ponto, colocando a

palavra “FALTOU”.

2.º Este impresso é datado e assinado pelo coordenador de estabelecimento e entregue, semanalmente, nos

serviços de administração escolar, no sector do pessoal.

3.º O assistente técnico responsável entrega-o juntamente com os justificativos de faltas ao chefe dos

serviços de administração escolar para conferir e rubricar o impresso “Relação de faltas a apresentar nos

serviços administrativos”.

4.º Após verificação, o chefe dos serviços de administração escolar devolve o impresso da relação de faltas e

as respetivas justificações ao assistente técnico da área do pessoal que por sua vez faz chegar à diretora

para homologar as respetivas justificações de falta.

5.º Posteriormente, as justificações de faltas são enviadas para os recursos humanos da Câmara Municipal

de Paredes, pelo assistente técnico responsável pela área.

6.º Finalmente, o assistente técnico responsável procede ao arquivamento do impresso “Relação de faltas a

apresentar nos serviços administrativos” e à cópia do ofício enviado para o sector dos recursos humanos da

Câmara Municipal de Paredes, em dossiê próprio.

Pessoal não docente dos segundo e terceiro ciclos do ensino básico e do ensino secundário

A marcação de falta ao pessoal não docente obedece aos seguintes procedimentos:

1.º O coordenador dos assistentes operacionais regista as faltas diárias do assistente operacional em

impresso – designado “Relação de faltas a apresentar nos serviços administrativos” e no livro de ponto,

colocando a palavra “FALTOU”.

2.º Este documento é datado e assinado pelo coordenador dos assistentes operacionais que o entrega, no

dia útil seguinte, nos serviços de administração escolar, ao assistente técnico responsável pela área do

pessoal.

3.º O assistente técnico responsável entrega-o juntamente com os justificativos de faltas ao chefe dos

serviços de administração escolar para conferir e rubricar o impresso “Relação de falta a apresentar nos

serviços administrativos”.

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4.º Após verificação, o chefe dos serviços de administração escolar devolve o impresso de relação de faltas e

as respetivas justificações ao assistente técnico da área do pessoal que por sua vez entrega à diretora para

homologar as respetivas justificações de falta.

5.º Posteriormente, o assistente técnico responsável envia as justificações de faltas para o sector dos

recursos humanos da Câmara Municipal de Paredes.

6.º Finalmente, o assistente técnico responsável procede ao arquivo do impresso “Relação de faltas a

apresentar nos serviços administrativos” e à cópia do ofício enviado para o sector dos recursos humanos da

Câmara Municipal de Paredes, em dossiê próprio.

Assistentes técnicos

A marcação de falta aos assistentes técnicos obedece aos seguintes procedimentos:

1.º O assistente técnico responsável pela área do pessoal marca a falta do assistente técnico no livro de

ponto, colocando a palavra “FALTOU” e no impresso designado “Relação de faltas a apresentar nos serviços

administrativos”. Na ausência do assistente técnico responsável, a marcação de faltas é feita por um

assistente técnico indicado pelo chefe dos serviços de administração escolar.

2.º Posteriormente procede-se de acordo com o explanado nos números 3, 4, 5 e 6 relativos ao pessoal não

docente dos segundos e terceiro ciclos do ensino básico e do ensino secundário.

Pessoal não docente abrigo do contrato emprego - inserção

A marcação de falta ao assistente operacional ao abrigo do contrato emprego-inserção obedece aos

seguintes procedimentos:

1.º Diariamente, o trabalhador rubrica a folha de presença diária enviada pela Câmara Municipal de Paredes.

2.º Caso se verifique a ausência do trabalhador, a coordenadora de estabelecimento, no caso de o

trabalhador exercer funções nos estabelecimentos da educação pré-escolar e do 1.º ciclo, e o coordenador

dos assistentes operacionais, no caso de o trabalhador exercer funções na escola-sede, marcam a falta na

folha de presença colocando a palavra “faltou”.

3.º No dia útil imediatamente a seguir ao dia em que faltou, o trabalhador dirige-se aos serviços de

administração escolar e preenche o modelo de justificação de faltas e anexa os documentos comprovativos

da falta.

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4.º Mensalmente, a folha de presenças é entregue nos serviços de administração pela coordenadora de

estabelecimento, no caso dos trabalhadores que exercem funções nos estabelecimentos da educação pré-

escolar e no 1.º ciclo, e pelo coordenador dos assistentes operacionais, no caso dos trabalhadores

exercerem funções na escola básica e secundária de Lordelo.

5.º O assistente técnico responsável dá a conhecer à diretora a folha de presenças diária juntamente com os

justificativos de faltas.

6.º Posteriormente, o assistente técnico responsável envia a folha de presenças e as respetivas justificações

para o sector dos recursos humanos da educação da Câmara Municipal de Paredes.

Observações:

Mesmo que não haja faltas a registar, o impresso “Relação de faltas” é sempre entregue nos serviços de

administração escolar.

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IX. AJUDAS DE CUSTO

Considerando que as deslocações de funcionários (trabalhadores da função pública) por motivo de serviço

público, em território nacional, podem ocasionar ajudas de custo, encargos com transporte e ainda subsídio

de viagem e de marcha, definem-se os seguintes procedimentos para por escola:

1. Os Boletins itinerários de deslocações de pessoal docente e não docente deverão ser entregues na área

de pessoal dos serviços de administração escolar, devidamente preenchidos e acompanhados da

correspondente fundamentação.

2. O modelo de impresso a utilizar é designado por “boletim itinerário” – modelo nº 683, exclusivo da INCM,

S.A., adquirido na papelaria da escola.

3. As despesas de transporte dos funcionários quando deslocados em serviço devidamente autorizados

podem satisfazer-se de dois modos:

a) atribuição de subsídio por quilómetro percorrido;

b) pagamento da despesa efetivamente realizada.

4. São contempladas as seguintes atividades: ações programadas superiormente de carácter obrigatório;

reuniões convocadas superiormente para professores supervisores e classificadores de provas de exame;

levantamento e entrega de provas de exame.

5. Sempre que as ajudas de custo a abonar incluam o custo do almoço, será deduzido o abono diário do

subsídio de refeição na importância das ajudas de custas.

6. Sempre que haja transporte público onde se situa o domicílio necessário e as localidades onde se vai

realizar o serviço e o docente reconheça que lhe é mais favorável a utilização de automóvel próprio em

alternativa aos transportes públicos, a deslocação é autorizada desde que daí não resultem maiores

encargos para o estado que os correspondentes à utilização dos transportes públicos.

7. Serão autorizadas as deslocações em automóvel próprio, sujeitas a despacho fundamentado da diretora,

desde que da mesma resultem benefícios para o desenvolvimento das atividades da escola, nomeadamente

o aumento de encargos e o prejuízo de atividades letivas ou não letivas.

8. Para efeitos da contabilização da quilometragem a registar nos boletins de itinerário, será sempre

registado o número de quilómetros definido no percurso aconselhado pelo Guia Michelin.

(http://www.viamichelin.pt/).

9. Serão abonados os percursos de acordo com a legislação em vigor.

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10. A legislação aplicável ao processo das ajudas de custo é a seguinte:

a) Decreto-lei n.º 106/98, de 24 de abril;

b) Portaria n.º 30-A/2008, de 10 de janeiro.

Sinopse mais relevante do Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril.

Domicílio necessário (artigo 2.º)

Sem prejuízo do estabelecido em lei especial, considera-se domicílio necessário, para efeitos de abono de

ajudas de custo:

a) A localidade onde o funcionário aceitou o lugar ou cargo, se aí ficar a prestar serviço.

Deslocações diárias (artigo 4.º)

[…] as que se realizam num período de vinte e quatro horas e, bem assim, as que, embora ultrapassando

este período, não impliquem a necessidade de realização de novas despesa.

Deslocações por dias sucessivos (artigo 5.º)

[…] as que se efetivam num período de tempo superior a vinte e quatro horas e não estejam abrangidas na

parte final do artigo anterior.

Direito ao abono (artigo 6.º)

Só há direito ao abono de ajudas de custo nas deslocações diárias que se realizem para além de 5 Km do

domicílio necessário e nas deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 20 Km do mesmo

domicílio.

Contagem das distâncias (artigo 7.º)

[…] são contadas da periferia da localidade onde o funcionário ou agente tem o seu domicílio necessário e a

partir do ponto mais próximo do local de destino.

Condições de atribuição (artigo 8.º)

1 - O abono da ajuda de custo corresponde ao pagamento de uma parte da importância diária que estiver

fixada ou da sua totalidade, conforme o disposto nos números seguintes.

2 – Nas deslocações diárias, abonam-se as seguintes percentagens da ajuda de custo diária:

a) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas –

25%;

b) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas –

25%;

c) Se a deslocação implicar alojamento – 50%.

39

4 – Nas deslocações por dias sucessivos abonam-se as seguintes percentagens da ajuda de custo diário:

a) Dia da partida

Horas da partida Percentagem

Até às 13 horas ............................................. 100

Depois das 13 horas até às 21 horas ........... 75

Depois das 21 horas ..................................... 50

b) Dia de regresso

Horas da partida Percentagem

Até às 13 horas ............................................. 0

Depois das 13 horas até às 21 horas ........... 25

Depois das 20 horas ..................................... 50

c) Restantes dias – 100%.

Meios de transporte (n.º 2 do artigo 18.º)

[…] devem utilizar-se preferencialmente os transportes coletivos de serviço público, permitindo-se, em

casos especiais, uso do automóvel próprio do funcionário ou agente ou o recurso ao automóvel de aluguer,

sem prejuízo da utilização de outro meio de transporte que se mostre mais conveniente desde que em

relação a ele esteja fixado o respetivo abono.

Uso de automóvel próprio (artigo 20.º)

1- A título excecional, e em casos de comprovado interesse dos serviços nos termos dos números seguintes,

pode ser autorizado, com o acordo do funcionário ou agente, o uso de veículo próprio nas deslocações em

serviço em território nacional.

2- O uso de viatura própria só é permitido quando, esgotadas as possibilidades de utilização económica das

viaturas afetas ao serviço, o atraso no transporte implique grave inconveniente para o serviço.

3- Na autorização individual para o uso de automóvel próprio deve ter-se em consideração, o interesse do

serviço numa perspetiva económico-funcional mais rentável.

4- A pedido do interessado e por sua conveniência, pode ser autorizado o uso de veículo próprio em

deslocações de serviço para localidades servidas por transporte público que o funcionário ou agente

devesse, em princípio, utilizar, abonando-se, neste caso, apenas o montante correspondente ao custo das

passagens no transporte coletivo.

Uso de automóvel de aluguer (artigo 21.º)

O transporte em automóvel de aluguer só deve verificar-se nos casos em que a sua utilização seja

considerada indispensável ao interesse dos serviços e mediante prévia autorização.

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Casos especiais (artigo 22.º)

1- Em casos especiais, e quando não for possível ou conveniente utilizar os transportes coletivos, pode ser

autorizado o reembolso das despesas de transporte efetivamente realizadas ou o abono do correspondente

subsídio, se for caso disso, mediante pedido devidamente fundamentado a apresentar no prazo de 10 dias

após a realização da diligência.

2- Para efeitos do pagamento dos quantitativos autorizados, os interessados apresentam nos serviços os

documentos comprovativos das despesas de transportes ou os boletins itinerários devidamente preenchidos.

Âmbito das despesas de transporte e modos de pagamento (artigo 26.º)

As despesas de transporte devem corresponder ao montante efetivamente despendido, podendo o seu

pagamento ser efetuado nas formas seguintes:

a) Através de requisição de passagens às empresas transportadoras, quer diretamente por reembolso ao

funcionário ou agente;

b) Atribuição de subsídio por quilómetro percorrido, calculado de forma a compensar o funcionário ou agente

da despesa realmente efetuada.

Subsídio de transporte (artigo 27.º)

1- O subsídio de transporte depende da utilização de automóvel próprio do funcionário ou agente.

3- O abono dos subsídios de transporte é devido a partir da periferia do domicílio necessário dos funcionários

ou agentes.

Documentação das despesas (artigo 31.º)

1- As despesas efetuadas com transportes são reembolsadas pelo montante despendido, mediante a

apresentação dos documentos comprovativos.

2- As despesas efetuadas com transportes nas áreas urbanas e suburbanas, por motivo de serviço público,

podem ser documentadas com a apresentação de uma relação dos quantitativos despendidos em cada

deslocação, devidamente visada pelo dirigente do serviço.

Subsídio de refeição (artigo 37.º)

O quantitativo correspondente ao abono diário do subsídio de refeição é deduzido nas ajudas de custo,

quando as despesas sujeitas a compensação incluírem o custo do almoço.

As instruções para o preenchimento do boletim itinerário de deslocações constam no anexo IX.

Apreciado favoravelmente em sede de reunião do Conselho Administrativo de 9 de janeiro de 2014.

Aprovado em sede de Conselho Geral de 18 de fevereiro de 2014.

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X. ANEXOS

42

43

ANEXO I – REGULAMENTO DE CADASTRO E INVENTÁRIO DOS BENS

44

ANEXO II – REGULAMENTO DO FUNDO DE MANEIO

59

45

ANEXO III – REGULAMENTO DO CARTÃO DE IDENTIFICAÇÃO

67

46

ANEXO IV – REGULAMENTO DOS SERVIÇOS DO REFEITÓRIO

79

47

ANEXO V – REGULAMENTO DOS SERVIÇOS DE PAPELARIA

85

48

ANEXO VI – REGULAMENTO DOS SERVIÇOS DO BUFETE

89

49

ANEXO VII – REGULAMENTO DOS SERVIÇOS DA REPROGRAFIA

93

50

ANEXO VIII – REGULAMENTO DOS SERVIÇOS DA AÇÃO SOCIAL ESCOLAR: ECONÓMICOS, SEGURO

ESCOLAR E BOLSAS DE MÉRITO

97

51

ANEXO IX – INSTRUÇÕES PARA O PREENCHIMENTO DO BOLETIM ITINERÁRIO

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