Introdução

A importância da informação para as organizações é universalmente aceita como um dos recursos cuja gestão e aproveitamento estão

diretamente relacionados com o sucesso desejado pela empresa. A informação também é considerada e utilizada em muitas organizações como um

fator estruturante e um instrumento de gestão. Portanto, a gestão efetiva de uma organização requer a percepção objetiva e precisa dos valores da

informação e do sistema de informação.

Para se ter uma melhor gestão da informação, existem os sistemas de informação. No decorrer deste trabalho serão apresentados alguns tipos de

sistemas de informação e suas características.

Sistema de Processo de Transações – SPT

Uma transação consiste na troca de valores que afetam a lucratividade ou o ganho global de uma organização. O SPT pode ser considerado o

centro do sistema da empresa, apoiando a realização e monitorando as negociações. Na maioria das empresas, o SPT está ligado fortemente às

atividades da rotina diária, no curso normal dos negócios. Desempenha um papel específico de suporte às atividades empresariais, também é uma

valiosa fonte de dados para outros sistemas de informação da organização.

No início, os sistemas computadorizados de processamento de transações eram atualizados por lotes chamados batches, ou seja, enquanto a

entrada era coletada, a transação que estava sendo processada era a de outra coleta anterior. Nunca a entrada era processada na seqüência, um exemplo

prático eram os bancos antigamente, no qual suas transações eram fechadas no final do período.

Com o advento da informática, surge o processamento de transação on-line (PTON), que envolve a realização completa das transações no ato

da entrada. Esse tipo de processamento é mais comum em empresas aéreas e de ônibus comerciais, nos quais vários terminais estão ligados e em

qualquer que seja a entrada, os outros automaticamente já dispõem da informação necessária.

Pouco tempo depois surge um terceiro tipo de processamento, o de entrada on-line com processamento posterior, onde no ato da entrada os

lançamentos são feitos simultaneamente pelo sistema, mas seu processamento é feito pelo método batch (posteriormente ao final do período), os

métodos são escolhidos conforme as metas de cada organização.

Os sistemas de processamento de transação têm inúmeras características gerais relevantes a aplicações mais específicas. Estas características

incluem:

Uma grande quantidade de dados de entrada;

Uma grande quantidade de saída;

Necessidade de processamento eficiente para lidar com grandes quantidades de entradas e saídas;

Capacidade de entrada e saídas rápidas;

Alto grau de repetição no processamento;

Computação simples (Adição, Subtração, Multiplicação e Divisão);

Grande necessidade de armazenamento;

Atualização de arquivos segura e eficiente;

Impacto grave e negativo sobre a organização em caso de pane ou falha de operação.

Desde que o SPT passou de manual a computadorizado as empresas não se imaginam mais sem esse tipo de ferramenta ao seu alcance, que

servem para resolver qualquer tipo de problema. As organizações dentre seus vários objetivos, esperam com o SPT:

Processar os dados gerados pelas transações: capturar, processar e armazenar transações produzindo grande variedade de documentos com

relação às atividades rotineiras da empresa.

Manter alto grau de precisão: verificação com exatidão é feita tanto por pessoas quanto por sistemas de computador. Antes do inicio das

transações, várias pessoas conferem e verificam rigorosamente todas as entradas para assegurar a real situação do negócio, inibindo erros de

processamento.

Assegurar a integridade dos dados e da informação: informações exatas e atuais antes de serem armazenadas.

Produzir documentos e relatórios em tempo: os sistemas manuais podem levar dias, semanas e até meses, mas felizmente os SPT conseguiram

reduzir o tempo de resposta. O tempo é crucial para várias variáveis correlatas como estoque e fluxo de caixa.

Aumento da eficiência do trabalho: este trabalho hoje é feito por terminais de processamento.

Todos esses objetivos representam um critério que deve ser definido pela empresa no seu planejamento estratégico. Outra meta comum a

qualquer empresa é com relação a vantagem competitiva, que é observada a longo prazo, através da qualidade, serviços superiores ao cliente, melhor

agrupamento de informações. Na escolha do SPT, a empresa deve levar em consideração quais objetivos do sistema, em termos de custo, controle e

complexidade, são mais necessários para o apoio às metas organizacionais.

Qualquer organização, com ou sem fins lucrativos, consiste em pessoas unidas para atingirem uma série de metas comuns. O coração da maior

parte das organizações empresariais é o SPT. Existem inúmeros sistemas especializados de processamento de transações nas atuais relações

empresariais. Estes sistemas têm por objetivo atingir as necessidades de processamentos únicos de determinadas indústrias, inclusive companhias

aéreas, gerenciamento de ações e debêntures, caixas eletrônicos de bancos e empréstimos comerciais, distribuição e programação, publicação,

operações de varejo, fábricas, assistência de saúde e utilidades públicas.

Aplicações do Processamento de Transações Processamento de pedidos: envolve a coleta e o agrupamento de pedidos dos clientes e consumidores. Uma vez tomado o pedido, ele é

processado com o uso de um ou mais programas de computador. Também acompanha a situação dos pedidos dos clientes até que as

mercadorias sejam entregues;

Controle de estoques: a entrada do pedido é o ponto de partida da aplicação de estoques. Os pedidos que foram recebidos são confirmados,

registrados e colocados como entrada para o programa de controle de estoques;

Fatura: grande parte dos programas de faturamento computa automaticamente descontos, taxas aplicáveis e outros encargos diversos. Como

muitas das operações computadorizadas contém arquivos de dados elaborados sobre clientes e estoques, muitas aplicações de faturamento

exigem apenas a informação sobre os itens pedidos e o número de identificação do cliente: a aplicação de faturamento faz o resto;

Contas a receber: a principal saída da aplicação de contas a receber é a cobrança, que pode incluir as datas em que os itens foram adquiridos,

descrições, números de referência e quantias. Além disso, as cobranças podem incluir valores para vários períodos, totais e permissões de

descontos;

Contas a pagar: tenta aumentar o controle da empresa sobre as aquisições, melhorar o fluxo de caixa, aumentar a lucratividade e oferecer um

gerenciamento eficaz das capacidades atuais;

Compras: pode facilitar o processo de compra possuindo um amplo armazenamento de dados sobre as mercadorias e serviços dos

fornecedores;

Recebimento: o departamento de recebimento é responsável pela tomada da posse física dos itens que chegam, e por sua inspeção e envio às

pessoas que os solicitaram. Além disso, o departamento de recebimento notifica o departamento de compras quando os itens são recebidos;

Expedição: coordena o fluxo de saída dos produtos e mercadorias da organização, com o objetivo de expedir de modo eficaz produtos de

qualidade aos clientes;

Recursos Humanos: ajuda nos controles ligados ao pessoal, como por exemplo, gerar folhas de pagamento .Recebem e mantêm dados dos

cartões de ponto dos funcionários e outros registros de trabalho. Produzem contracheques e outros documentos como, por exemplo,

declarações de rendimentos;

Relatórios de folha de pagamento e de análise da mão-de-obra.

Contabilidade geral: destina-se a permitir entradas de dados e relatórios financeiros automatizados, normalmente é usada por gerentes

operacionais contábeis e financeiros para monitorar a lucratividade da organização e para controlar os fluxos de caixas.

São utilizados nos hotéis, agentes de reservas usam SPT para reservar acomodações para os clientes. Gestores de limpeza e arrumação podem

usar SPT para manter o acompanhamento de quais os quartos que precisam ser limpos. Funcionários da portaria usam SPT para registrar a entrada de

clientes e indicar um quarto desocupado.

Sistema de Informação Gerencial – SIG

A finalidade principal de um SIG é ajudar uma organização a atingir as suas metas, fornecendo aos administradores uma visão das operações

regulares da empresa, de modo que se possa organizar, controlar, planejar mais eficaz e eficientemente. Em resumo, um SIG fornece aos

administradores informações úteis para obter um feedback para as operações empresariais.

As informações reduzidas, que são fundamentais para que os gerentes executem as suas funções na empresa (processos de decisão), são

apresentadas através de vários relatórios resumidos. Estes relatórios resumidos podem ser obtidos pela filtragem e análise de dados altamente

detalhados em bancos de dados de processamento de transações e apresentação de resultados aos administradores de forma que façam sentido.

Esses relatórios ajudam os administradores, fornecendo-lhes dados e informações para a tomada de decisões, de forma que possam utilizá-los

prontamente. Os SIG devem ser desenvolvidos de forma que cada área funcional receba relatórios com informações que se focalizam nas necessidades

específicas daquele grupo. As fontes de dados do SIG podem ser caracterizadas como: fontes de dados interna e fonte de dados externa.

Os SIG transacionais são fontes de dados interna que coletam e armazenam dados resultantes de transações empresarias como exemplo

podemos colocar a aplicação de cobrança, que é um sistema que mantém atualizado o arquivo de contas a receber (assim a empresa sabe quem lhe

deve)

Os dados externos são oriundos principalmente de clientes, fornecedores, concorrentes; e assim por diante. O SIG usa os dados obtidos das

fontes, processando-os em informações mais úteis para os administradores, como exemplos podem citar um gerente nacional de vendas ele precisa

obter dados semanais de venda da organização em um formato que ele possa ver as atividades de venda por região, por representante local de vendas,

por produto e mesmo em comparação as vendas do último ano;

A saída da maioria dos SIG é uma coleção de relatórios que são distribuídos aos administradores;

Programados – produzidos periodicamente de forma programada, como exemplo para um gerente de produção: relatório resumido mensal que

liste os custos totais de folha de pagamento para monitorar e controlar os custos de mão-de-obra.

Sob-solicitação – gerado para dar uma informação em um dado momento, como exemplo, um gerente pode solicitar um relatório para ver o

total de vendas de um produto durante um ano.

De exceção – produzidos automaticamente quando uma situação é incomum ou requer alguma atitude da administração, como exemplo

estabelecer um parâmetro que gerasse um relatório de todos os itens em estoque com menos de 50 unidades disponíveis.

A tomada de decisão constitui a principal característica que distingue os gerentes dos outros funcionários de uma empresa, pois tomar decisões

é a maior tarefa de qualquer gerente, pois uma situação problema, onde o gerente se depara com várias alternativas. Para facilitar essa tomada de

decisão pelos gestores da organização, utiliza-se um SIG, pois ele agrupa e sintetiza os dados das operações da empresa, logo a tomada de decisão

compreende:

Definição do Objetivo, essa definição geralmente é baseada nos padrões de desempenho, no plano ou na relação de recursos;

Identificação do motivo que torna necessário alcançar o objetivo;

Coleta de informações sobre a situação existente, recursos e processos usados (análise da situação);

Determinação das causas da situação existente;

Idealização de alternativas de decisão (sugestões). Em geral, no processo decisório, existe mais de uma solução e é tarefa do tomador de

decisões pesquisar o maior número possível de soluções viáveis;

Justificativa, que consiste na descrição das conseqüências, representadas pelas vantagens e desvantagens de cada alternativa de decisão;

Seleção da melhor alternativa de decisão.

O quadro abaixo nos apresenta algumas orientações para desenvolver relatórios SIG, para obter informações que se focalizam nas necessidades

específicas dentro de cada ramo de atividade de um grupo.

Orientações para Desenvolver Relatórios SIG  Orientações Explicações

Ajustar cada relatório às necessidades do usuário.

Requer o envolvimento do usuário e a alimentação de dados.

Gastar tempo e esforços na produção apenas daqueles relatórios que serão usados.

Uma vez instituídos, muitos relatórios continuam a ser gerados mesmo sem utilidade; eles ficam apenas esquecidos.

Prestar atenção ao conteúdo e à apresentação do relatório.

Mostrar a informação que é a mais procurada de forma mais destacada. Não sobrecarregue o relatório com dados desnecessários. Use palavras e frases de aceitação geral.

Ao relatar, usar gerenciamento por exceção Alguns relatórios só devem ser produzidos quando há um problema a ser solucionado a uma ação que deve ser tomada.

Estabelecer parâmetros cuidadosamente Baixos parâmetros podem resultar em relatórios em excesso; altos parâmetros podem negligenciar informações valiosas.

Produzir todos os relatórios pontualmente Relatórios desatualizados são de pouco ou nenhum valor.

Gerar relatórios de formatos fixos e padronizados

Exemplo: relatórios para controle de estoque podem conter os mesmos tipos de informações colocados nos mesmos locais nos relatórios.

Produção de relatórios impressos e em tela de computador.

Podem ser realizados relatórios apresentados em tela, mas que apresentem o mesmo formato que os relatórios impressos.

Sistemas de Apoio à Decisão – SAD

Os Sistemas de Apoio a Decisão (SAD) tem função auxiliar no processo de tomada de decisões oferecendo informações para a tomada de

decisão em áreas de planejamento estratégico, controle gerencial e controle operacional para os usuários finais; os gerentes criam as informações que

necessitam para vários tipos de decisões em um sistema interativo de informação computadorizado que utiliza modelos de decisão e bancos de dados

especializados para auxiliar os processos de tomada de decisão dos usuários. Um SAD também serve para auxiliar a resolução de problemas

estruturados

Na década de 70 surgiu a necessidade dos SAD, devido a fatores como, competição maior entre as organizações, a necessidade de informações

mais rápidas para a tomada de decisão, entre outros.

O processo de tomada de decisão se desenrola através da interação do usuário com um ambiente de apoio à decisão especialmente criado para

dar subsídio às decisões a serem tomadas.

As principais características do SAD são: possibilidade de desenvolvimento rápido, com a participação ativa do usuário em todo o processo;

facilidade para incorporar novas ferramentas de apoio à decisão, novos aplicativos e novas informações; flexibilidade na busca e manipulação das

informações; Individualização e orientação para a pessoa que toma as decisões, com flexibilidade de adaptação ao estilo pessoal de tomada de decisão

do usuário; real pertinência ao processo de tomada de decisão, ajudando o usuário a decidir através de subsídios relevantes; facilidade para que o

usuário o entenda, use e modifique de forma interativa.

A necessidade do uso dos SAD nas organizações é muito grande, e o uso do SAD é vantajoso,quando uma organização não possui SAD ela

toma decisões com base em dados históricos e em experiências individuais, mas quando possui um SAD para apoiar no processo de tomada de decisão,

as informações fornecidas por ele são incorporadas aos dados históricos e experiências individuais, possibilitando melhores condições para a tomada de

decisão. Sendo que a saída ou a mudança do usuário poderá causar grande impacto na organização, devido à perda da história de como as decisões

foram tomadas.

Para que o SAD funcione bem ele depende dos seguintes fatores: O modelo construído deve atender às necessidades gerais da organização e

não somente às necessidades específicas de um usuário; mudanças no sistema devem ser feitas rapidamente pelo analista de sistemas para atender a

novas necessidades de informação para apoio à decisão; Informações sobre as decisões tomadas devem ser armazenadas e estar disponíveis para que

outras pessoas as utilizem em novos processos de tomada de decisão; a interface com o usuário deve ser a mais amigável possível; a obtenção das

informações, internas e externas à organização, deve ser imediata; os benefícios da utilização de SAD devem ser disseminados na organização através

de treinamentos.

O fato de um SAD fornecer informações e subsídios que contribuem para o processo de tomada de decisão o diferencia dos demais tipos de SI:

somente SAD possuem essa característica. Existem três componentes fundamentais em um SAD: Sistema Gerenciador de Banco de Dados - armazena

as informações; Sistema Gerenciador de Modelagem Básica-faz representação de eventos, fatos ou situações; Sistema de Geração de Diálogo e

Gerenciamento - que melhora a interatividade do usuário com o sistema.

O suporte dado pelo SAD é também classificado dentro de algumas características: entradas: usadas para atribuir ao SAD fatos, números e

características para serem analisadas; conhecimento do usuário e conhecimento prévio: aprimora o sistema para decidir qual melhor solução, quais

entradas devem ser analisadas com ou sem o usuário; saídas: usada pelo usuário do sistema afim deste poder analisar as decisões que devem ser feitas e

quais são as em potencial; tomada de decisão: quando a tomada de decisão é realizada pelo SAD, de qualquer maneira, o usuário deve realizar a

tomada de decisão a partir de uma classificação ordenando os resultados com um critério próprio do usuário. SAD’s com a capacidade de classificação

cognitiva nas funções de tomada de decisão e baseados em inteligência artificial ou tecnologias agentes de inteligência são chamados de Sistemas

Inteligentes de apoio à Decisão (SIAD).

Um dos exemplos é o Sistema de Apoio á Decisão para Diagnósticos Médicos, e sistemas para financiadoras que verifica o crédito de um

solicitador de crédito ou de uma firma de engenharia que tem um grande projeto e que quer se podem ser competitivos com os custos atuais, entre

varias outra aplicações do SAD.

Sistema de Apoio a Decisão em Grupo – SADG

Os SADGs resultaram a partir da necessidade de melhoria do processo de tomada de decisão em grupo, embora nem todos os empregados e

gerentes estejam envolvidos no processo de tomada de decisão em grupo, alguns gerentes de nível tático e estratégico podem despender mais da

metade do tempo para a tomada de decisão na configuração do grupo, esse grupo necessita de uma ferramenta que os auxiliam nesse processo, e o

SAD acrescido do software SADG oferece suporte efetivo aos ambientes de tomada de decisão em grupo. Os SADG estão se tornando uma ferramenta

vital no processo de tomada de decisão para empresas de todos os portes.

Os desenvolvedores do SADG buscam tirar proveito dos sistemas de suporte individual, tendo em vista que um sistema de tomada de decisão

em grupo requer novas e adicionais abordagens.

Alguns sistemas SADG permitem o intercambio da informação e das experiências entre as pessoas sem, contudo, demandar reuniões ou

interação face-a-face.

A abordagem SADG reconhece que procedimentos, dispositivos e abordagens são necessários nos ambientes de tomada de decisão em grupo.

Facilidade de uso. Um SADG deve ser fácil de aprender e usar.

Flexibilidade. Um SADG efetivo precisa não só dar suporte às diferentes abordagens que norteiam as decisões dos gerentes, bem como

encontrar um meio para integrar suas diferentes perspectivas numa visão comum em relação à questão em foco.

Suporte a tomada de decisão. Um SADG pode dar suporte a diferentes abordagens na tomada de decisão, incluindo a abordagem delphi, na qual

os tomadores de decisão encontram-se em diferentes lugares geográficos do país ou do mundo. Essa abordagem encoraja a diversidade entre os

membros do grupo e estimula a criatividade e o pensamento original na tomada da decisão.

A abordagem de consenso do grupo força os membros de um grupo a encontrar uma decisão unânime. A técnica nominal de grupo permite a

participação de cada tomador de decisão; com essa técnica, que encoraja o feedback de um individuo do grupo, a decisão final resulta de uma

votação semelhante à usada nas eleições políticas.

Contribuição anônima. Muitos SADGs permitem a participação anônima, onde a identidade do individuo que contribui é desconhecida dos

outros participantes.

Na participação anônima, o grupo de tomadores de decisão concentrar-se-á apenas nos méritos da contribuição, sem considerar quem a

forneceu.

Alguns estudos têm revelado que quando o grupo opta pela contribuição anônima as decisões são mais acertadas e os resultados são superiores

comparados aos dos grupos que ignoram essa abordagem.

Redução do comportamento negativo do grupo. Uma característica fundamental de qualquer SADG é a de suprimir ou eliminar o

comportamento de grupo que atrapalha ou é danoso á efetiva tomada de decisão. Em alguns grupos, os indivíduos dominantes podem tomar

conta da discussão, impedindo que outros membros apresentem alternativas criativas.

Hoje, muitos projetistas de SADG estão desenvolvendo sistemas de hardware e software voltados para minimizar esses tipos de problemas.

Procedimentos referentes ao planejamento efetivo e ao gerenciamento das sessões em grupo podem ser incorporados na abordagem SADG.

Comunicação paralela. Nas reuniões tradicionais, normalmente uma pessoa fala por vez sobre vários assuntos. Com um SADG, é possível que,

simultaneamente, todos os membros do grupo façam comentários ou formulem questões por meio de um PC ou um Workstation. Esses comentários e

assuntos são exibidos imediatamente em cada PC ou Workstation dos membros dos membros do grupo.

Manutenção automática dos registros. Cada comentário digitado em um PC ou Workstation de um membro do grupo pode ser registrado no

anonimato.

Fatores de custo, controle e de complexidade. Um SADG pode implicar gastos expressivos, exigindo grande quantidade de computadores pessoais,

software sofisticado, redes, pessoal e suporte. A complexidade dos vários componentes de um SADG, abrangendo o software e o modo como ele é

controlado e usado, também são fatores a ser levados em conta antes de sua aquisição e implementação.

Componentes de um SADG e o Software SSDG

Os componentes dos SADGs e sua interação variam de acordo com o uso dos SADGs. Muitos desses sistemas possibilitam o acesso simultâneo

de múltiplos usuários a arquivos comuns, bancos de dados e á Internet, permitindo que os membros do grupo trabalhem sobre a mesma tarefa enquanto

estão no ambiente de grupo.

O software SADG constitui o coração do SADG, proporcionando muitas ferramentas úteis para o trabalho de grupo. Por exemplo, os

documentos compostos podem conter informações provenientes de planilhas eletrônicas, pacotes de banco de dados, processadores de texto e outros

aplicativos que podem ser criado, usados e compartilhados pelo grupo.

Os documentos compostos – capacitados a, inclusive, conter arquivos de multimídia, como clipes de áudio e de vídeo – são armazenados num

único arquivo, enquanto os aplicativos tradicionais exigem arquivos separados para cada aplicação (um para documentos de texto, um para gráficos e

assim pó diante). Alguns programas de SADG também permitem que documentos compostos incluam aplicativos de diferentes empresas de software.

O software SADG, também conhecido como groupware ou software de workgroup, da suporte ao agendamento, á comunicação e no

gerenciamento num ambiente de grupo. Um pacote popular, como o Lótus Notes, pode capturar, armazenar, manipular e distribuir memorandos e

comunicações criadas durante os projetos em grupo. O NetMeeting da Microsoft suporta o compartilhamento de aplicações permitindo de ligações de

varias partes e compartilhando uma tarefa de cada vez. O usuário designado para atuar como “operador” seleciona uma aplicação anteriormente

acionada e cada participante escolhe se colabora ou não. Qualquer participante- colaborador pode assumir o controle do mouse e trabalhar na aplicação

compartilhada enquanto os outros observam? O Exchange da Microsoft, outro exemplo de groupware, é um software que permite aos usuários montar

quadros de avisos eletrônicos, programar reuniões de grupo e usar o correio eletrônico num ambiente de grupo. Outros softwares SADG que cabem ser

citados são Collabra Share, OpenMind e Team Ware.

Alternativas para um SADGOs sistemas de suporte á decisão em grupo podem aceitar varias alternativas de configuração de rede, dependendo da necessidade do grupo, da

decisão a ser suportada e da localização geográfica dos membros do grupo. A freqüência do uso do SADG e a localização dos tomadores de decisão são

dois fatores importantes.

Sala de decisão. É ideal para situações nas quais os tomadores de decisão estão localizados no mesmo prédio ou área geográfica e, também,

quando são usuários esporádicos da abordagem SADG. Nesses casos, uma ou mais salas de decisão ou instalações podem ser montadas para acomodar

a abordagem SADG. Podem usar as salas de decisão grupos como equipes de pesquisa de marketing, grupos de gerenciamento da produção, equipes de

controle financeiro ou comitês de controle da qualidade.

A rede local. Pode ser utilizada quando os membros de um grupo estão localizados no mesmo prédio ou região geográfica e sob condições em

que sejam freqüentes as tomadas de decisões em grupo.

A alternativa de teleconferência. É utilizada em situações em que a freqüência de decisões é baixa e os membros do grupo estão distantes entre

si. Os encontros, ocasionais e a distancia, podem reunir múltiplas salas de tomadas de decisões, espalhadas pelo país ou pelo mundo, utilizando um

SADG. Usando a tecnologia de comunicação a longa distancia, as salas de decisão dão conectadas eletronicamente e possuem mecanismos de

teleconferência e videoconferência. Essa alternativa pode oferecer um alto grau de flexibilidade.

A rede de longa distância. É usada em situações em que a freqüência de decisões é alta e os membros do grupo estão distantes entre si. Nesse

caso, tomadores de decisão requerem uso freqüente ou constante da abordagem do SADG. Essa situação requer que os tomadores de decisão situados

por todo o país ou pelo mundo, sejam interligados por meio de uma rede de longe distância (WAN). O facilitador e todos os outros membros do grupo

estão localizados em regiões geograficamente dispersas. Essa alternativa do SADG permite aos profissionais trabalhar em grupos de trabalhos virtuais,

onde as pessoas localizadas pelo mundo podem trabalhar em problemas comuns.

Sistema de Informação Executiva - SIE – ou Sistema de Apoio ao Executivo SAE

A necessidade que têm as organizações de aprimorar seu processo de gestão, face ao anseio de otimizar o desempenho e garantir o cumprimento

de sua missão, faz com que seus administradores busquem alternativas na tecnologia da informação. O sistema de informações executivas é uma

ferramenta que direciona o gestor a ações que buscam contribuir para esse fim. Dentro desse contexto, o presente artigo objetivou realizar uma

incursão teórica nas características de um sistema de informações executivas, além de fazer algumas reflexões sobre sua aplicação no processo de

gestão empresarial.

Observa-se que, normalmente, há falta de integração entre os sistemas de informação das organizações, além de dificuldade dos gestores no

acesso às informações contidas nestes sistemas. Assim, as características desejadas pelos gestores

podem ser encontradas em um sistema de informações executivas, desde que seja adaptado às suas necessidades.

Um sistema de informações executivas é um sistema que provê informações para o executivo do desempenho global da firma. Considera que o

fornecimento destas informações ao executivo pode ser facilmente recuperado e pode ter vários níveis de detalhe. Assim, pode-se partir de um nível

superficial de análise e prosseguir até um nível de detalhamento mais profundo e desejado.

Um sistema de informações executivas é um sistema altamente interativo provendo os dirigentes e executivos com acesso flexível à informação

para monitorar resultados das operações e condições gerais do negócio. Sua preocupação gravita em torno da importância do SIE no acompanhamento

dos resultados das operações realizadas pela organização. O SIE é desenhado para ajudar os executivos a encontrar as informações que necessitam.

Observa-se nas considerações expostas uma relação direta com a praticidade na utilização do SIE pelo alto executivo. Os executivos que tomam

decisões estratégicas não dispõem do tempo necessário para realizar um treinamento em sistemas desenvolvidos tradicionalmente para usuários de

escalões mais baixos. Portanto, o sistema deve ser criado de maneira que sua operação seja intuitiva e de legibilidade e compreensão dos resultados de

forma instantânea. A SIE é destinado para poucos usuários e sobre como avaliar seu desempenho na organização.

Existe a dificuldade, contudo, de utilizá-lo em larga escala na empresa, tendo em vista os mais diversos grupos de usuários que necessitam de

especificidades diferentes e que precisam estar embutidas em um mesmo sistema de informações. A tendência da próxima fase do SIE, direcionando-o

para todos dentro da organização, faz com que o

limite que existe entre o SIE e o SAD (Sistema de Apoio à Decisão) seja cada vez mais estreito. O SIE são especialmente projetados para ajudar o

executivo a obter informações e rastrear os fatores críticos de sucesso. O objetivo de um sistema de informação executiva é ajudar na decisão na

assimilação rápida de informações e na identificação de problemas e oportunidades, não é uma ajuda na análise de problemas ou na sua resolução. O

SIE foi concebido, portanto, para servir como uma eterna mira, tendo como alvo a missão, objetivos e metas da organização, utilizando-se dos

indicadores de desempenho para sua avaliação e realinhamento. Entende-se que o SIE pode ser utilizado além dos altos executivos e do presidente da

companhia, também por funcionários dos níveis mais baixos da estrutura organizacional, compartilhando informações provenientes dos mesmos

bancos de dados e redes de comunicação.

É possível verificar novas classes de SIG e SAD desenvolvidos para administradores de níveis hierárquicos mais baixos, os quais contêm

muitas características do SIE, ainda, que os SIG e SAD de amanhã parecerão como os SIE de hoje. Os elementos Característicos esperados em um SIE,

na evolução ocorrida, através do tempo, com o SIE, é possível mapear uma série de características que vêm marcar este modelo de sistema de

informação. Essas peculiaridades encontradas são entendidas como essenciais, e outras são incorporadas graças ao avanço tecnológico e às mudanças

que advêm da administração dos negócios, aos quais os SIE’s precisam se adaptar.

Algumas dessas características, consideradas como Fundamentais, foi efetuada

uma identificação das características presentes nos SIE’s :

Os SIE destinam-se a atender às necessidades de informação dos executivos;

Possuem apresentação de dados através de recursos gráficos de alta qualidade;

Recuperam informações de forma rápida para a tomada de decisão;

Oferecem facilidade de uso, intuitivo, sem necessidade de treinamento específico em informática;

São desenvolvidos de modo a se enquadrarem na cultura da empresa e no estilo de tomada de decisão de cada executivo;

Filtram, resumem, acompanham e controlam dados ligados aos indicadores de desempenho dos fatores críticos de sucesso;

Utilizam informações do ambiente externo (concorrentes, clientes, fornecedores, indústrias, governo, tendências de mercado); e

Proporcionam acesso a informações detalhadas subjacentes às telas de sumarização organizadas numa estrutura top-down.

Os SIE’s devem ser extremamente fáceis de usar, dar suporte a todos os níveis de tomadas de decisões estratégicas, ser facilmente

personalizados e ter abordagem e apresentação flexíveis, facilidade de uso, oferece uma vasta gama de recursos computacionais, manipula uma

variedade de dados internos e externos, quantitativos e qualitativos, executa sofisticadas análises de dados, oferece alto grau de especialização, propicia

flexibilidade; oferece recursos abrangentes de comunicações e proporciona suporte a todos os aspectos da tomada de decisões e outros fatores que

confirmam isto é que o SIE também pode proporcionar:

Uma interface totalmente amigável;

Ser claro e objetivo, explorando intensivamente recursos gráficos - cores, símbolos, ícones, imagens e gráficos;

Drill down - a partir de visualizações globais e de dados resumidos é possível um aprofundamento até o nível de detalhamento desejado; e

Fornecer informações críticas e indicadores de desempenho.

A qualidade da informação é a categoria na qual se destaca a preocupação com a confiabilidade da informação prestada, assim como a filtragem

de informações relevantes ao gestor. Muitas vezes um sistema de informação pode apresentar problemas devido ao excesso de informações irrelevantes

geradas, ocasionando uma quantidade de informações incapaz de ser absorvida pelo administrador. Para solucionar este problema, sugere a existência

de duas funções no sistema de informação, que são a triagem e a condensação da informação. Em relação à interface com o usuário, o uso de

tecnologias por parte dos administradores, normalmente, não os deixa à vontade para um efetivo manuseio, os executivos esperam que a informática

traga de fato o que precisam de modo operacionalmente simples e intuitivo, sem a necessidade de treinamento especial.

Para haver concordância entre os sistemas em uma empresa e para a implantação de um SIE é necessário que o seu planejamento esteja

alinhado com o planejamento estratégico da organização, a implantação de um sistema de informação deve estar de acordo com a estratégia de uso da

tecnologia de informação da organização, que, por sua vez, deve ser coerente com a sua estratégia de negócios, mas o planejamento do sistema de

informações deve ser uma parte integrante do planejamento do negócio, e também um dos princípios que devem nortear o desenvolvimento de sistemas

de informação consiste no condicionamento sistêmico, no qual o sistema de informação depende do sistema de gestão e este do sistema institucional

que contém as crenças e valores da instituição.

Assim, os sistemas de informações que serão implantados, incluindo o SIE, devem fazer parte do planejamento estratégico, com enfoque

gerencial para desenvolver planos de sistemas e banco de dados, definir projetos e estabelecer prioridades de forma contínua. Os sistemas de

informação devem atender às necessidades de cada área da organização e estar em conformidade com os preceitos estabelecidos na missão da

instituição. Assim, os sistemas de informação amparam os administradores de todos os níveis para desenvolverem suas tarefas e atingir seus objetivos.

Os sistemas de informação são classificados em dois grandes blocos: os sistemas de apoio às operações e os sistemas de apoio à gestão. O

primeiro grupo abrange o sistema de automação (SA) e o sistema de processamento de transações (SPT). O SA tem como objetivo automatizar

processos onde haja a mínima intervenção do ser humano, enquanto que o SPT tem a incumbência de processar e registrar as transações que são

realizadas na organização. O SIG possibilita ao administrador visualizar as atividades realizadas na sua área funcional, por meio de apontamentos

resumidos e sumarizados.

O apoio à tomada de decisões é fornecido ao gerente pelo SAD, o qual oferece subsídios relevantes que permitem a escolha de alternativas para

situações específicas. Em termos estratégicos, o sistema de informações executivas (SIE) é uma ferramenta que proporciona ao executivo o

monitoramento constante dos fatores críticos de sucesso do negócio, por meio dos status indicadores de desempenho. Auxilia na exploração de dados,

permitindo, assim, a identificação de problemas e oportunidades para o cumprimento da missão da organização.

Os sistemas de informação têm uma relação direta com o processo de gestão, pois são eles que dão o suporte informacional a todas as áreas da

organização, contemplando as etapas do processo de gestão. Em particular, o relacionamento existente entre o sistema de informações executivas e o

processo de gestão compreende:

A natureza do SIE em oferecer suporte ao nível estratégico da instituição;

Seu caráter de ferramenta de acompanhamento dos fatores críticos de sucesso;

A formatação e disponibilização da informação estratégica;

O fato de que o SIE propicia o aumento da qualidade da tomada de decisão; e

A preocupação do SIE em determinar as informações necessárias ao cotidiano do gestor.

Estes elementos fazem do SIE uma ferramenta estratégica no amparo ao processo de gestão, proporcionando ao gestor um ambiente favorável

para o desempenho do planejamento e a otimização e monitoramento das tarefas executadas. As características esperadas de um sistema de informação

voltado aos gestores responsáveis pelas tomadas de decisões estratégicas são:

Acesso a informações externas ao ambiente da empresa;

Utilização de recursos gráficos na apresentação dos resultados;

O fato de permitir a recuperação rápida da informação;

O fato de facilitar o uso operacional do sistema;

O fato de estar voltado ao acompanhamento dos fatores críticos de sucesso através dos indicadores de desempenho; e

De realizar a triagem de informações, filtrando e resumindo-as.

Assim a configuração de um SIE específico à gestão da empresa, baseado nos anseios dos seus gestores, permeia os aspectos da formação da

base de dados do sistema: condições facilitadas de acesso aos estatutos, normas, atas, editais, regulamentos, projetos etc, condições de realizar

projeções, simulações e análise para apoio às decisões; acompanhamento dos fatores críticos de sucesso; acesso a outros sistemas de informação, assim

como aos sistemas de automação de escritório e de comunicação; e procedimentos de segurança do próprio SIE. As fontes de informação externas e

internas, bem como os dados históricos e estruturais da organização, possibilitariam a criação do banco de dados, base informacional em todos os

pontos do sistema.

Pelo recurso de hipertexto, seriam proporcionadas condições para acesso ao sistema, dos estatutos, normas, atas, editais, regulamentos e

projetos, entre outros documentos da empresa. As projeções, simulações e análise traçariam panoramas para detecção de problemas e oportunidades,

assim como realizariam comparações e avaliariam desempenho. Isto refletiria no planejamento de novas atividades e controle das existentes. O

acompanhamento dos fatores críticos de sucesso possibilitaria verificar a condução aos objetivos da organização e ao cumprimento da sua missão.

A operacionalização para acesso a outros sistemas de informação e software de automação de escritório e comunicação permitiria o uso

facilitado do sistema e a criação de um ambiente único de trabalho. Os procedimentos de segurança garantiriam sigilo e restrição do acesso às

informações estratégicas da instituição, somente para aqueles que forem autorizados pela autorizados a usar o SIE.

Sistemas Especialistas – SE

Sistema - "Conjunto de elementos, materiais ou ideais, entre os quais se possa encontrar ou define alguma relação". Especialista - "Pessoa que

se consagra com particular interesse e cuidado a certo estudo. Conhecedor, perito". Sistemas Especialistas são sistemas que solucionam problemas que

são resolvíveis apenas por pessoas especialistas (que acumularam conhecimento exigido) na resolução destes problemas.

Programas de computador que tentam resolver problemas que os seres humanos resolveriam emulando o raciocínio de um especialista,

aplicando conhecimentos específicos e inferências são ditos Sistemas Especialistas. Desenvolvido para a solução de um problema bem determinado,

um sistema tradicional é projetado para sempre terminar emitindo um resultado final correto, isto é, sistemas tradicionais já são concebidos para

apresentar uma solução correta. Esse sistema também processa dados, isto é, os algoritmos são projetados para processar volumes de dados de maneira

repetitiva.

O sistema especialista processa conhecimento e não processa dados. O conhecimento é armazenado em uma base de conhecimentos, e os dados

são ajustados contra ela. O processamento é feito em cima desse conhecimento e não existe processamento de dados. Quanto às características do seu

funcionamento, podem ser classificados nas seguintes categorias: Interpretação, Diagnóstico, Monitoramento, Predição, Planejamento, Projeto,

Depuração, Reparo, Instrução e Controle.

Interpretação - São sistemas que inferem descrições de situações a partir da observação de fatos fazendo uma análise de dados e procurando

determinar as relações e seus significados.

Diagnósticos - São sistemas que detectam falhas procedentes da interpretação de dados. A análise dessas falhas pode conduzir a uma conclusão

diferente da simples interpretação de dados. Detectam os problemas mascarados por falhas dos equipamentos e falhas do próprio diagnóstico,

que este não detectou por ter falhado. Estes sistemas já têm embutidos o sistema de interpretação de dados.

Monitoramento - Interpreta as observações de sinais sobre o comportamento monitorado. Um sinal poderá ser interpretado de maneiras

diferentes, de acordo com a situação global percebida naquele momento, e a interpretação varia de acordo com os fatos que o sistema percebe a

cada momento.

Predição - A partir de uma modelagem de dados do passado e do presente, este sistema permite uma determinada previsão do futuro.

Planejamento - Neste caso, o sistema prepara um programa de iniciativas a serem tomadas para se atingir um determinado objetivo. São

estabelecidas etapas e sub-etapas e, em caso de etapas conflitantes, são definidas as prioridades. O princípio de funcionamento, em alguns

casos, é por tentativas de soluções, cabendo a análise mais profunda ao especialista que trabalha com esse sistema.

Projeto - Este sistema tem características parecidas com as do planejamento, e devem-se confeccionar especificações tais que sejam atendidos

os objetivos dos requisitos particulares. É um sistema capaz de justificar a alternativa tomada para o projeto final, e de fazer uso dessa

justificativa para alternativas futuras.

Depuração - Trata-se de sistemas que possuem mecanismos para fornecerem soluções para o mau funcionamento provocado por distorções de

dados. Provê, de maneira automática, verificações nas diversas partes, incluindo mecanismos para ir validando cada etapa necessária em um

processo qualquer.

Reparo - Este sistema desenvolve e executa planos para administrar os reparos verificados na etapa de diagnóstico. Um sistema especialista

para reparos segue um plano para administrar alguma solução encontrada em uma etapa do diagnóstico. São poucos os sistemas desenvolvidos,

porque o ato de executar um conserto em alguma coisa do mundo real é uma tarefa complexa.

Instrução - O sistema de instrução tem um mecanismo para verificar e corrigir o comportamento do aprendizado dos estudantes..

Controle - É um sistema que governa o comportamento geral de outros sistemas (não apenas de computação. Apresenta os diagnósticos de

possíveis problemas, formulando um plano ótimo para sua correção. Este plano de correção é executado e monitorado para que o objetivo seja

alcançado.

Existem várias arquiteturas de sistemas especialistas sendo usadas. Dentre elas a mais simples de compreender e a mais difundida compõem-se

de 3 elementos básicos: quadro-negro, mecanismo de interferência e base de conhecimento, conforme a figura abaixo:

Base de conhecimento: é um elemento permanente, mas específico de um sistema especialista. É onde estão armazenadas as informações de um

sistema especialistas, ou seja, os fatos e as regras

Quadro-Negro: a comunicação das informações entre os sistemas especialistas é feita por um mecanismo chamado quadro-negro.O quadro-

negro é um lugar dentro da memória do computador no qual as informações armazenadas em um sistema especialista são "afixadas" para que

qualquer outro sistema especialista possa usá-lo se precisar das informações lá contidas para alcançar seus objetivos.

Mecanismo de Inferência ou motor de inferência: é um elemento permanente, que pode ser inclusive ser reutilizado por vários sistemas

especialistas. É a parte responsável pela busca das regras da base de conhecimento para serem avaliadas,

O Sistema Especialista é aplicado de um modo geral, sempre que um problema não pode ser algoritmizado, ou sua solução conduza a um

processamento muito demorado, os Sistemas Especialistas podem ser uma saída, pois possuem o seu mecanismo apoiado em processos heurísticos.

De modo geral as vantagens dos sistemas especialistas são:

Velocidade na determinação dos problemas;

A decisão está fundamentada em uma base de conhecimento;

Segurança;

Exige pequeno número de pessoas para interagir com o sistema;

Estabilidade;

Dependência decrescente de pessoal específico;

Flexibilidade;

Integração de ferramentas;

Evita interpretação humana de regras operacionais.

Do mesmo modo, como qualquer outro sistema a algumas desvantagens na utilização, que são:

Fragilidade - Como os Sistemas Especialistas somente têm acesso a conhecimento altamente específico do seu domínio não possuem

conhecimentos mais genéricos quando a necessidade surge;

Falta de meta-conhecimento - Geralmente não possuem conhecimentos sofisticados sobre sua própria operação. A aquisição do conhecimento

continua sendo um dos maiores obstáculos a aplicação de tecnologia dos Sistemas Especialistas a novos domínios.

Validação - A medição do desempenho de Sistemas Especialistas é muito difícil porque não sabemos quantificar o uso de conhecimento.

Concluímos que um sistema especialista pode ajudar em algumas tarefas, como também pode atrapalhar em outras, visto que o sistema tende à

excessiva simplificação ou a complexidade de um determinado assunto, fazendo com que não haja margem para um conhecimento genérico quando de

uma necessidade. Por outro lado existe a decisão que está fundamentada em uma base de conhecimentos, fazendo com haja velocidade na

determinação dos problemas.

Quadro comparativo entre os sistemas

SPT SIG SAD SADG SIE SECaracterística Centro do sis-tema da em-presa Instrumento do processo de-

cisórioFlexibilidade na busca e no uso das in-formações

Acesso a infor-mação externas, Ferramentas de Software, Pessoas

Filtra e resume informações, apresentando exceções e tó-picos essen-ciais.

Compreendem uma área de interesse da Inteligência Artificial.

Objetivo Manter alto grau de pré-cisão, asse-gurar infor-mações exatas.

Gerar informações Facilidade de incorporar novas infor-mações

: Reunir opiniões, aumentar eficácia nas reuniões, decisão mais eficiente,

Conveniência,avaliação de desempenho,acompanha-mento de fato-res críticos de sucesso.

É captar o conhecimento de um especialista em determinado campo

Quem utiliza Qualquer organização, com ou sem fins lucrativos.

Gestores Usuários finais: gerente, administrador

Pessoas que tra-balham em grupo coope-rativo.

Executivos, presidente, também por funcionários dos níveis mais baixos da orga-nização.

Clínicas médicas.

O que faz Suporte às atividades em-presariais, fo-nte de dados para outros sis-temas de infor-mação da or-ganização.

Auxilia tomada de decisões Gera informa-ções necessá-rias para a to-mada de deci-soes.

Sistema baseado em computador que facilita a so-lução de proble-mas

Acesso aos status indi-cadores dedesempenho.

Utiliza o conhe-cimento humano em um assunto para solucionar tópicos de maneira inteligente, encontra so-luções inteligentes.

Distinção 1 Uma grande quantidade de dados de entrada;Uma grande quantidade de saída

Decisões Auxilia tomada de decisões mais rápidasFonte segura

Desenvolvi-mento rápidoFácil entendimento

Busca tirar pro-veito dos sistemas de suporte indi-vidual, sendo que um sis-tema de tomada de decisão em grupo requer novas aborda-gens.Permitem o intercambio da informação e das experiências entre as pessoas.

Atender às necessidadesde informação dos executivos.Recuperam informações de forma rápida para a tomada de decisão.

Desenvolvido para atender uma aplica-ção determinada e limitada do conheci-mento humano.Deve ter a capacidade de Adquirir novos co-nhecimentos e me-lhorar o seu desem-penho de raciocínio e a qualidade de suas decisões.

Distinção 2 Uma grande quantidade de entrada.

Reduzir custos das operações Facilidade para incorporar fer-ramentas no-vas.

Facilidade de uso. Um SADG deve ser fácil de aprender e usar.

Utilizam informações do ambiente externo com-correntes, clie-ntes, fornece-dores,etc.

Apresentam um elevado crescimento dentro da inteli-gência artificial.

Especialidade Alto grau de repetição no processam-ento.

Otimizar o planejamento e execução.

Facilidade de modificar as ferramentas.

Precisa encontrar um meio para in-tegrar suas dife-rentes perspecti-vas numa visão comum em re-lação à questão em foco.

Fornecer infor-mações críticas e indicadoresde desempe-nho.

São programas com-stituídos por uma série de regras (as vezes também heu-rísticas) que anali-sam informações.

Custo Pelo processamento poder ser realizado depois e não online o custo se torna menor, além da redução de trabalho

Considerando a utilização da internet o custo de torna baixo

Utilização de bancos de modelos é mais rápida que a implemen-tação de sistemas reais, além dadiminuição dos riscos e um custo mais baixo, e demanda de de grande números de profissionais

Custos expressivos, exigindo grande quantidade de computadores pessoais, software sofisticado, redes, pessoal e suporte

Manutenção cara, pois tem necessidade de grande equipe de apoio Sistema de alto custo em que necessidade da solução deve justificar os custos envolvidos no desenvolvimento, ele promove redução de custos internos, como resultado de melhoria de qualidade no processo.

Conclusão

Os sistemas de informação tem sido desenvolvidos para otimizar o fluxo de informação relevante no âmbito de uma organização,

desencadeando um processo de conhecimento e de tomada de decisão e intervenção na realidade. De modo geral, existe um consenso de que um

sistema de informação deve ser estratégico e contribuir para que uma organização possa alcançar os seus objetivos. Para isso, a abordagem

metodológica no seu desenvolvimento deve ser voltada para a determinação das necessidades, a organização, a disseminação e a representação da

informação, com o objetivo de aperfeiçoar o valor do sistema.