SISTER – Sistema de Controle de Serviços de Terceiros

Perfil Setorial

Como acessarComo acessar

O acesso ao Sistema se faz através da página da SEPLAG Clicando no Link destacado

Para acesso ao SISTER deve ser utilizado preferencialmente o

aplicativo MOZILLA FIREFOX.

Clicar no Link destacado e será exibida a tela de login

do Guardião.

O Guardião mostra os links dos sistemas autorizados para o usuário, clique sobre o ícone do SISTER. Importante destacar

o botão de alteração de senha e o espaço com o nome e e-mail do usuário.

Como solicitar Como solicitar acessoacesso

O acesso ao SISTER será fornecido mediante solicitação encaminhada a área responsável pela gestão do sistema (CEGET) em formato a ser definido pela mesma (oficio, e-mail ou telefone), onde o usuário deverá informar: Nome completo, CPF, email corporativo, telefone corporativo, entidade, unidade/coordenadoria e perfil.

A tela de cadastro de contrato é a tela inicial do sistema

Verifique no topo da tela o usuário conectado no sistema e o nível de acesso disponibilizado.

Como consultar Como consultar contratoscontratos

Todos os campos individualmente ou combinados servem como Opções de Consulta

Atenção: após selecionar o item a ser consultado e digitar as informações deve ser clicado o botão CONSULTAR

O Órgão é a entidade do usuário que está acessando o sistema

Número do Contrato existente no documento

Situação em que se encontra o contrato no momento da consulta.As situações Indeferido e Deferido são de uso exclusivo do grupo Gestor

da SEPLAG (CEGET).

O numero do SIC é a numeração fornecida pelo SIAP módulo de contratos e convênios que é utilizada para solicitação de parcelas no SIAP e Empenhos no SIC.

Se o contrato está vigente ou não.

•O tipo de contrato visualiza as categorias existentes dentro do instrumento. Para contrato misto existira mais de uma categoria, por exemplo: asseio e conservação, informática e motoristas.•Os contratos antigos deverão ser cadastrados com base na situação atual, levando em consideração os aditivos já existentes.

Coloque a razão social ou parte dela para consultar os contratos.

Digite o período a ser consultado. O botão LIMPAR limpa a tela para novas consultas

Após a execução da consulta o sistema mostra as opções de contrato que se enquadram no que foi solicitado.

Cadastrando contrato Cadastrando contrato com número do SICcom número do SIC

Na tela de consulta, clique em NOVO

Após digitar o numero do SIC do contrato clique em ENVIAR

O numero do SIC é a numeração fornecida pelo SIAP módulo de contratos e convênios que é utilizada para solicitação de parcelas no SIAP e Empenhos no SIC.

Dados importados do Cadastro do SACC (SIAP)

Os demais dados serão complementados pelo usuário

Cadastrando contrato Cadastrando contrato sem número do SICsem número do SIC

Na tela de consulta, clique em NOVO

•Informe o número do Contrato, Fornecedor , Objeto do Contrato, as datas do contrato(início e término), Publicação e Página referentes ao Diário Oficial do Estado e o número do processo no SPU.

Clique em consultar para abrir a tela de consulta de

fornecedores

Digite o nome ou parte do nome do Fornecedor e clique em consultar, ao localizar clique sobre o nome e automaticamente o sistema irá preencher o campo FORNECEDOR

Os demais dados serão complementados pelo usuário

Dados informados pelo usuário, no caso de contrato sem número do SIC.

A partir desse momento, A partir desse momento, os contratos com ou sem os contratos com ou sem número do SIC terão os número do SIC terão os mesmos procedimentosmesmos procedimentos

•O tipo de contrato visualiza as categorias existentes dentro do instrumento. Para contrato misto existira mais de uma categoria, por exemplo: asseio e conservação, informática e motoristas.•Os contratos antigos deverão ser cadastrados com base na situação atual, levando em consideração os aditivos já existentes.

Regime de trabalho do contrato.

Modalidade da Licitação que deu origem ao contrato.

Atenção: Tipo e Regime são campos que após a inclusão de planilha não poderão ser alterados.

Fonte Orçamentária para pagamento do contrato.

Se este contrato poderá ou não receber aditivo.

Se este contrato poderá ou não ser prorrogado

Clicando aqui o sistema passa para a tela de cadastro das

categorias.

OBS: Um mesmo contrato poderá possuir mais de uma fonte.

•Selecione a Categoria •Informe o Nº. de Vagas•C. Horária Semanal•Salário Base

Após preencher todos os dados, clique em INCLUIR para gravar a categoria.

Atenção: Os dados que compõem os Grupos poderão mudar

conforme o tipo de contrato

Após gravada a primeira categoria o sistema grava o contrato e a categoria, então será exibida uma mensagem de confirmação e a categoria aparecerá no rodapé da tela de cadastro.

1 2

O sistema retorna para a tela de cadastro de categoria, onde poderá ser incluída uma nova categoria (1), passar para a tela de Provisões (2) ou efetuar a conferência do contrato (3).

3

Escolhido o tipo de provisão deve ser selecionada a Categoria a qual será vinculada, lançado o valor mensal e os comentários referentes e clicar em SALVAR.

3

Após salvar a primeira provisão, o sistema irá para a tela de alteração do contrato, onde será possível Alterar/ Excluir/ Incluir as categorias e provisões.

Enviando um contrato Enviando um contrato para Análisepara Análise

Após o cadastramento dos dados do contrato, e suas planilhas, o contrato estará na situação “Em cadastramento”. Na consulta clicar nos controles em CONSULTAR.

O sistema mostrará os dados do contrato com o botão ANALISAR que deverá ser clicado para enviar a CEGET para validação.

Consultando Consultando TerceirizadosTerceirizados

Clicando em “CADASTRO DE TERCEIRIZADO” surgirão critérios de pesquisa para os terceirizados já existentes no sistema.

Selecionados os critérios, o sistema mostra os registros que atendem à consulta após clicar no botão ENVIAR. Então o usuário poderá selecionar que tipo de operação deseja efetuar (CONSULTAR / ALTERAR / EXCLUIR)

Cadastrando novos Cadastrando novos terceirizadosterceirizados

Na tela de “CADASTRO DE TERCEIRIZADOS”, clique em NOVO

Clicando em NOVO a tela de edição acima ficará disponível para lançamentos das informações de novo terceirizado. Para gravar clicar em Salvar.

Consultando Consultando terceirizados alocadosterceirizados alocados

Clicando em “ALOCAÇÃO DE TERCEIRIZADO” o sistema mostra a opção para selecionar o contrato que se deseja ver os terceirizados alocados.

Atenção: O sistema deverá mostrar apenas os contratos da entidade do usuário que está acessando.

Devolvendo Devolvendo terceirizadosterceirizados

Após localizar o contrato e o terceirizado, clique em “DEVOLVER

TERCEIRIZADO”.

Para confirmar a exclusão do terceirizado, clique em EXCLUIR.

Alocando Alocando terceirizadosterceirizados

Na tela de alocação de terceirizado,

clique em NOVO.

Clicando em NOVO surge o campo para seleção do contrato que deseja efetuar a alocação.

Selecionado o contrato surgem os campos para vinculação do terceirizado.

Após lançar os dados clicar em SALVAR.

Cadastrando Cadastrando aditivosaditivos

Clique no menu ADITIVO.

Estes campos servem para consultar os Aditivos já cadastrados. Após a seleção clicar em “Enviar”.

Clique aqui para inserir um novo Aditivo

Só será permitido a inclusão nos contratos que estão com o Status

“DEFERIDO”, que aparecerão nessa caixa de seleção. Clique sobre o

contrato para selecionar.

Será exibida a tela para preenchimento do aditivo.

Preencha os campos conforme o aditivo, levando em consideração as regras estabelecidas pela gestão da

terceirização do Estado.

Alguns campos terão seu preenchimento permitido ou não de

acordo com o tipo de aditivo selecionado.

Após clicar em Salvar na tela anterior, será exibida a cópia da planilha vigente do contrato, onde será possível fazer ajustes para o aditivo.

Para incluir uma nova categoria, selecione a categoria e preencha os campos: Nº de Vagas, C. Horária Semanal e Salário Base, em seguida clique em Incluir.

Para atualizar os campos da planilha, clice sobre a linha desejada e digite o novo valor ou quantidade.

Ao digitar um valor ou quantidade na primeira linha da coluna, o sistema permite o recurso de repetir o mesmo valor ou quantidade para toda coluna,

basta clicar sobre o titulo dessa coluna.

Para cadastrar uma provisão, clique sobre o botão novo.

Escolhido o tipo de provisão, deve ser selecionada a Categoria a qual será vinculada, lançado o valor mensal e os comentários referentes a provisão em seguida clicar em SALVAR.

Para visualizar a planilha, clique sobre o botão Planilha.

Para encaminhar o aditivo para análise, clique em ANALISAR.

Ao realizar a consulta, o aditivo estará no Status “Em Análise”, acompanhe aqui nessa tela os próximos status:

Deferido ou Indeferido.

Análise de FaturasAnálise de Faturas

1 – Clique no menu “análise de faturas”;

Sister – Analise de Faturas

1

2 – Após clicar no menu “análise de faturas”, o sistema irá ser direcionado para a seguinte tela abaixo:

Sister – Analise de Faturas

3 – No cabeçalho da tela é possível acessar os documentos disponíveis para download, clique na opção “arquivos referentes a terceirização”, em seguida o sistema será direcionado para a tela(3.1) onde constará todos os arquivos disponíveis;

3

3.1

Sister – Analise de Faturas

4 – Para solicitar algum atendimento operacional do sistema, Ex.: erro, dúvida, etc, clique no link “solicitação de atendimento”. Em seguida será exibido uma tela onde será possível realizar a solicitação via Sistema de Registro de Atendimento - SRA, após preencher todos os campos clique em enviar.

4

Obs.: uma vez cadastrada a solicitação no SRA, o mesmo encaminhará um e-mail com o número da solicitação para acompanhamento.

Sister – Analise de Faturas

Realizando consultasRealizando consultas

1 – Para realizar uma pesquisa no campo “empresa”, digite uma palavra e aguarde a relação(1.1) ser exibida, em seguida selecione a empresa desejada clicando sobre o nome da mesma.

Sister – Consulta

1 1.1

2 – Também é possível realizar uma pesquisa utilizando os critérios: Contrato(2.1), Número do SIC(2.2), Contratos Vigentes(2.3) e Contratos com propostas de fatura pendentes(2.4). Lembrando que não são campos obrigatórios para a pesquisa;

3 – Conclua a pesquisa clicando em pesquisar;

Sister – Consulta

2.1 2.22.3 2.4

3

4 – O resultado da pesquisa é exibido logo abaixo, onde será possível visualizar as opções: Nº Contrato(4.1), Nº SIC(4.2), Nome Empresa(4.3), Nome do Órgão(4.4), Tipo de Contrato(4.5), Data Inicial do Contrato(4.6) e Data Final do Contrato(4.7);

5 – Para visualizar os códigos da categoria do contrato, clique no ícone localizado no final da linha.

Sister – Consulta

4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.75

6 - Para visualizar as faturas de um contrato, clique sobre o número do mesmo.

Sister – Consulta

6

Analisando FaturasAnalisando Faturas

1 – Ao realizar o passo anterior, o sistema abrirá a tela abaixo, onde será possível visualizar as informações: Planilha(1.1), Mês de Referência(1.2), Tipo do Contrato(1.3), Data de Envio(1.4), Data de Análise(1.5), Data de Conclusão(1.6), Status da Fatura(1.7) e Autorização(1.8);

Sister – Analise de Faturas

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8

2 – Clique sobre o número de uma planilha para realizar a análise da mesma;

2

3 – Ao clicar no número da planilha, o sistema abrirá a tela abaixo onde a mesma está divida da seguinte forma: (3.1)Relação das pessoas não alocadas e (3.2)Relação dos terceirizados ausentes na proposta de fatura.

Sister – Analise de Faturas

3.1

3.2

Caso não tenha nenhum ajuste na alocação a ser feita, a tela que será aberta é a de analisar fatura.

3.1 – As pessoas que não estão alocadas no contrato e que foram enviadas na planilha da empresa, deverão ser apresentadas nessa opção, para alocar clique no cpf do funcionário;

Sister – Analise de Faturas

3.1

3.1.1 – Ao clicar no cpf, o sistema abrirá a tela abaixo, onde será possível selecionar as opções: (3.1.2) Pertence ao contrato e (3.1.3) Substituto, após selecionar clique em (3.1.4)Salvar;

3.1.2 3.1.3

3.1.4

Nota: Repita esse procedimento para cada pessoa que encontre-se na opção 3.1.

3.2 – Relação dos terceirizados ausentes na proposta de fatura, essa opção é exibida quando um terceirizado não foi incluído na realação dos funcionários da planilha da empresa, clique no cpf(3.2.1) do funcionário para definir a ação a ser adotada.

Sister – Analise de Faturas

3.2.1

Ao clicar no cpf do terceirizado, será exibido a tela abaixo, onde será possível marcar as opções: (3.2.2) Não pertence ao contrato e (3.2.3) Ausente, ao selecionar uma das opções clique em (3.2.4)Salvar.

3.2.2 3.2.3

3.2.4

Nota: Repita esse procedimento para cada pessoa que encontre-se na opção 3.2.

4 – Ao resolver todas as pendências da alocação(3.1 e 3.2), o sistema habilitará o botão “analisar fatura”, clique no mesmo para ser direcionado para a próxima tela, onde será possível finalizar o processo de análise de fatura.

Sister – Analise de Faturas

4

4.1 – Caso seja identificado algum erro na fatura, é preciso rejeitar a fatura clicando no botão “rejeitar fatura”. Ao rejeitar será necessário que a empresa envie uma nova fatura com as devidas correções.

4.1

4.2 – Para visualizar a planilha enviada pela empresa, clique no botão “Download da Fatura.

4.2

Atendimento Operacional:E-mail: atendimento@seplag.ce.gov.br

Telefones: 3101 3847 / 7816 / 3829

Atendimento Negócio:E-mail: 3101 3869 / 3101 3854

Duvidas e Orientações

Muito Obrigado !!Muito Obrigado !!