10
QTU x SOFTWARE DE CORPORATIVA GOVERNANÇA Sistema de Gestão da Comunicação Interna Capital Humano Procedimentos Padrão

Software de Governança Corporativa

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Software de Governança Corporativa

QTUx

SOFTWARE DE CORPORATIVAGOVERNANÇA

Sistema de Gestão da Comunicação Interna

Capital HumanoProcedimentos Padrão

Page 2: Software de Governança Corporativa

Atualmente, grande parte das empresas contam com softwares que gerenciam sua produção, compras, exportação, vendas,

estoques, entre outras partes pertinentes aos processos vitais dosseus negócios.

Porém, a parte humana, as tarefas e atribuições dos funcionários são gerenciadas de forma pouco acessível

e sem visibilidade.

O Qtux Governance System foi criado para dar suporte à gestãode empresas dos mais diversos segmentos e foi estruturado sobre

as bases da governança pública e métodos de certificação consagrados.

Transparência e rastreabilidade foram fatores fortemente considerados para garantir ao público interno a acessibilidade

às informações necessárias para gestão de processos, serviços e procedimentos de um negócio ou de uma corporação.

Questionamentos básicos como quem, quando, como, aonde e porque são acessíveis a todos criando um ambiente próspero e

humano, onde as falhas em reconhecer direitos e deveressão otimizadas.

Dentro do universo de procedimentos da empresa o indivíduo é tratado como único tendo todo o planejamento de suas

operações personalizado, mas inserido dentro de um contextomaior do qual será possível entender seu papel, direitos e deveres

dentro da corporação.

É a definição da direção do movimento das forças que atuarão como coadjuvantes na busca pelo objetivo empresarial do lucro,

seja ele financeiro, social ou humano.

Apresentação

Page 3: Software de Governança Corporativa

Benefícios

O Qtux Governance System foi desenvolvidopara suprir uma necessidade crescente de con t ro le e de v i s i b i l i dade do a m b i e n t e c o r p o r a t i v o i n t e r n o .

Agilidade das ações corretivas.

Redução e controle das não-conformidades.

Ferramenta essencial para certificações.

Capacitação e avaliação contínua do público interno.

Controle e visibilidade sobre o patrimônio corporativo.

Rastreabilidade de toda informação inserida no sistema.

Agilidade e diminuição dos custos com manutenções preventivas programadas.

Aumento da eficiência nos processos humanos com conseqüente diminuição do retrabalho.

Transparência e acessiblidade de informações e documentos pelo público interno da empresa.

Padronização e formalização de toda a comunicação corporativa.

Page 4: Software de Governança Corporativa

FerramentasO menu de navegação do Qtux Governance System foi desenvolvido para proporcionar uma navegação intuitiva e facilitada, com lay out semelhante aos sistemas mais conhecidos mundialmente.

PO

Ps

Procedimentos Operacionais Padrão.Em uma empresa, as pessoas passam, mas os cargos permanecem. Quantas vezes asmesmas instruções são dadas ao longo dos anos? Os POPs são a documentação de todos os procedimentos realizados dentro da empresa. Assim os procedimentos, o know how e a expertise ficam e devem ser seguidos.Com a Governance, tudo é registrado.

Agenda O objetivo da agenda é informar ao profissional aquilo que se deve fazer e obter o que

já foi realizado, efetuando desta maneira um balanço de tudo o que foi de fato executado, podendo ter sua performance avaliada mediante o cumprimento ou nãode suas tarefas agendadas e prazos estipulados.

Suprim

ento

s

Cada departamento da empresa consome tipos de suprimentos diferentes que devem ser gerenciados por um estoque central, evitando assim compras desnecessárias e o desperdício.

Pa

sta

de

docu

mento

s

Cada departamento possui uma documentação própria e o controle de documentos é planejado para que o usuário tenha acesso ao fluxo de documentos, gerenciamentodos ciclos de vida , rastreabilidade e controle de material.Quantas planilhas e relatórios são desenvolvidos ao longo dos anos e são perdidos por não serem arquivados em um único local?A governança permite que tudo o que seja criado para a empresa permaneça na empresa e só seja acessível mediante as permissões concedidas.

Equip

am

ento

s

O controle dos equipamentos é planejado para que o usuário tenha acessoa todas as informações de manutenção, localização dos mesmos dentro da empresa, certificações e uso. É uma forma de manter o controle sobre o patrimônio da empresa.

Page 5: Software de Governança Corporativa

FerramentasToda a comunicação realizada da empresa deve ser feita através da Governance,possibilitando assim , o registro e oficialização de todos os documentos que circulam pela mesma. Aqui encontramos a parte de mensagens pessoais, comunicados e ofícios, avisos de não conformidades, sugestões, denúncias, tarefas e reuniões.

C I

O Comunicado Interno é uma comunicação oficial e a sua não leitura pode desencadear umasérie de problemas devido à falta de comunicação.Com a Governança, é enviada a confirmação de sua leitura para o remetente no momento em queele for lido, evitando deste modo uma possível alegação de não conhecimento ou recebimentodos CIs.

Mensa

gens

São de tráfego livre, podendo ser enviadas de qualquer um para qualquer um dentroda governança. É um canal democrático de comunicação que permite o arquivamentode todo o material pertinente a empresa, sem se perder nos múltiplos gerenciadores de emails existentes no mercado.

QTUxGovernance System

Page 6: Software de Governança Corporativa

FerramentasS

ugestõ

es

Canal aberto liberado para todos os funcionários da empresapara o envio de sugestões que podem trazer melhorias para o ambienteempresarial bem como para seus processos. Pode ser um canal motivacional, onde sugestões que venham a agregar ganhos para a empresa poderão premiar os seus autores. É uma forma de fazer com que os funcionários façam parte do crescimento da empresa. Grandes idéias podem ser registradas.

Denúnci

as

Canal aberto para que denúncias sejam feitas, propiciando uma rápida tomada de decisões pelos dirigentes mediante a constatação de irregularidades.Quando uma denúncia é feita, ela é disparada para todos os membros de um comitêque irá analisá-la, sem que o remetente seja identificado.

Tare

fas

É uma das partes cruciais para o bom andamento da empresa, uma vez que todas astarefas serão gerenciadas e terão tempo definido para sua execução.É uma forma de avaliar performances e obter uma visão global dos processos da empresa como um todo. As tarefas internas estão relacionadas à hierarquia da empresa, ou seja, só os cargos decomando podem criar uma tarefa interna. Porém, o usuário que a recebe pode retornar e iniciar um diálogo tal qual a mensagem interna, informando sobre seu andamento.As tarefas não realizadas irão retornar aos usuários que a demandaram caso o prazo não seja cumprido, ficando desta maneira claro para os supervisores, os funcionários que não conseguem cumpri-las e também apontando onde existem os gargalos de produtividade.

Ofí

cios É o documento oficial que terá circulação fora da empresa. Devido à preocupação

com a apresentação, cabeçalhos, rodapés, logomarcas, marcas d'água, lay-out apropriado, foi desenvolvida dentro da governança uma ferramenta para edição de textos de forma que os mesmos possam ser criados a partir dela.

Page 7: Software de Governança Corporativa

FerramentasN

ão C

onfo

rmid

ades

Uma Não Conformidade é a forma de deixar registrado dentro da Governança todo o tipode imprevisto ou falha que for constatada dentro do dia a dia empresarial.O planejamento é necessário mas não suficiente para garantir ausência de falhas.Em um mundo real nem tudo sai conforme o planejado. Ocorrem situações que fogemao controle, desde pequenos, médios a grandes erros, podendo chegar aos acidentes gravíssimos e até fatais. São os desvios padrões e que merecem ser identificados como 'Não Conformidades' e vão ser encaminhados aos setores responsáveis.Uma Não Conformidade dentro da Governança é um registro que narra o que ocorreu,como, quando, o local, quem viu, suas causas, os responsáveis e as medidas que foram tomadas a fim de evitar que isso ocorra de novo e pode ser criado por qualquer usuário do sistema, que irá acompanhar o seu processo e também poderá dar sugestões paraque ela seja sanada.Ela pode ser linkada a um Equipamento, a um POP, a um suprimento de forma que a origem do problema seja mais facilmente identificada..Como por exemplo: O link da internet sempre cai. Parte elétrica com problemas. Maquinário sem manutenção devida, ou mal-feita. Os boletos de uma certa empresa sempre chegam já vencidos, etc. Uma Não Conformidade só poderá ser lida pela pessoa que a criou e pelo eventual usuário Root ou usuário que estiver fazendo uma triagem das Não Conformidades. Como conseqüência da sua ação corretiva um ou mais POPs poderão ser revisados e criados, reuniões poderão ser marcadas, inquéritos instalados, realocações de funcionários, abertura/fechamento de cargos, trocas de equipamentos ... enfim mudanças deverão ocorrer.As Não Conformidades vão sendo eliminadas com o passar do tempo, levando o conjunto a operar com maior precisão.

Reuniõ

es Todas as reuniões podem ser acompanhadas pela Governança onde é possível cadastrar

tópicos e realizar uma triagem para o agendamento das mesmas. Podemos selecionar a pauta, os participantes presentes na reunião, abrir e fechar a ata de forma que tudo o que ocorra dentro da reunião seja registrado pela e possa ser acompanhadopor todos os interessados no processo.

Page 8: Software de Governança Corporativa

FerramentasT

rein

am

ento

s

Os treinamentos on line são desenvolvidos para checar periodicamente o conhecimento dos procedimentos padrão dos diversos cargos e departamentos da empresa. Os testes online surgem em caráter surpresa e a sua existência faz com que os funcionários estejam sempre atentos ao todo da empresa, tornando-se mais participativos e saindo da zona deconforto.Também nesta pasta estarão todos os agendamentos de treinamentos que serão executados pelaempresa tanto no ambiente interno quanto no externo.

Pro

jeto

s

A parte de projetos foi desenvolvida para que todos os projetos a serem executadospossam ser mensurados em custos, em prazos e caracterizados por sua urgência. Todos os projetos, tendo seus orçamentos aprovados ou não concentram-se em um mesmo lugare podem revisados a qualquer momento, estando ao alcance de todos os interessados.

Org

aniz

açã

o

É onde são cadastradas e mapeadas as unidades físicas, as unidades operacionais, as vagas, o cargos e gerenciadas senhas dos usuários.

Norm

as

Encontramos aqui todas as normas que regem a empresa, como as governamentais, o seu código de postura, sua missão, seu estatuto e contrato social para que sejam acessados de forma prática a todos que tenham permissão para tal.

Audito

rias

Através das auditorias conseguimos apurar a execução ou não dos POPs.Realizando auditorias periódicas, mantemos os funcionários em alerta quanto à realização de suasatividades de forma correta e pontual.

Page 9: Software de Governança Corporativa

FerramentasP

ágin

as

Am

are

las O objetivo das Páginas Amarelas é a criação de um cadastro unificado de dados, onde

todas as informações pertinentes a um determinado indivíduo estarão em um mesmo lugar,evitando a multiplicidade destes dados.Através das Páginas Amarelas todos os contatos como fornecedores, clientes, parceiros de negócios, prestadores de serviços dentre outros são cadastrados e tem seus dados acessíveis.Dispõe de um sistema de busca facilitando o acesso às informações.Com a Governança, a rede de contatos estabelecida por seus funcionários fica na empresa.

Page 10: Software de Governança Corporativa

Tecnologia O Qtux Governance System foi projetado para a WEB, sendo executado desta maneiranos navegadores disponíveis mercado.É totalmente acessível através dos Iphones.

InformaçõesTécnicas :O Qtux Governance System foi desenvolvido para ser processado em servidores Linux com seus dados armazenados em Firebird, ambos Open Source, não gerando custos de licenças para uso.

Foi desenvolvido para WEB 2.0, podendo ser acessado de qualquer lugar provido de conexão à internet pelos navegadores Chrome, Firefox, Opera e Safari .