Solução da Gestão de Documentos através da Digitalização Registrada

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Solução da Gestão de Documentos através da Digitalização Registrada. Se a legislação obriga a guarda de documentos por longo prazo, o que fazer se só digitalizá-los não atende à obrigação legal de guarda dos originais?. O Problema da Gestão de Documentos. PROBLEMA. - PowerPoint PPT Presentation

Text of Solução da Gestão de Documentos através da Digitalização Registrada

  • Soluo da Gesto de Documentosatravs da Digitalizao Registrada

  • O Problema da Gesto de DocumentosSe a legislao obriga a guarda de documentos por longo prazo, o que fazer se s digitaliz-los no atende obrigao legal de guarda dos originais?PROBLEMA

  • A Soluo na Gesto de DocumentosSOLUO ATUAL8 horas: o tempo mdio que os funcionrios gastam por semana, com pesquisas nos computadores em busca de informaes. Fonte: Delphi Group/2004LegislaoOperaoProcessos Jurdicos:Necessita originais

  • A Soluo na Gesto de DocumentosTRASLADAO do docto. original do suporte papel para suporte digital e REGISTRO para guarda permanente, conservao e consulta, preservados como originais, perpetuamente;valor jurdico de original autntico. SOLUO PROPOSTAECONMICO SEGURO FCIL SIMPLES RPIDO

  • Otimizao da Gesto de DocumentosI- O que um DOCUMENTO ORIGINAL AUTNTICO ?

    O formalismo e solenidade do docto. original registrado tem sua autenticidade assegurada por Oficial de RTD, conforme a Lei Federal 6.015/73.

    Lei 6.015, 31/12/73: Art. 142. O registro integral (*) dos documentos consistir na trasladao dos mesmos, com a mesma ortografia e pontuao, com referncia s entrelinhas ou quaisquer acrscimos, alteraes, defeitos ou vcios que tiver o original apresentado, e, bem assim, com meno precisa aos seus caractersticos exteriores e s formalidades legais, podendo a transcrio dos documentos mercantis, quando levados a registro, ser feita na mesma disposio grfica em que estiverem escritos, se o interessado assim o desejar.

    (*) 100% contedo do docto. original autntico (papel)

  • A Soluo da Gesto de DocumentosIII - Como o processo ?

    O processo comea com REQUERIMENTO do cliente para o Cartrio de RTD:

    O Cliente vem requerer ao Oficial de RTD o registro c/ arquivamento dos documentos originais, na forma do art. 132, inciso III e pargrafo 1. do art. 161, da Lei 6.015/73.

  • Fluxo do Processo(1)(2)(3)

  • Fluxo do Processo100 mil imagens de documentos assinadas pelo preposto, em 1 DVD, que ser enviado ao Oficial de RTD (4)(5)O Oficial de RTD registra os documentos, assinando digitalmente cada um dos arquivos das imagens dos documentos trasladados pelo preposto

  • Fluxo do ProcessoTRASLADADO e REGISTRADO Docto.empapel a serdestrudo(6)(7)Grava-se 4 mdias idnticas:

    1a. mdia ficar no cartrio;2a e 3a mdia ser para segurana do cartrio (opcional); Back Up 01 Back Up 02Aps o Oficial de RTD registrar os documentos trasladados, os papis podem ser eliminados :

    Responsabilidade Social- Responsabilidade Ambiental

  • Fluxo do Processoa 4a. mdia vaipara o ClienteVia Cliente(8)ClienteVia Cliente(9)Cliente recebe da Image One sua via da mdia, juntamente com o Registro no Cartrio de RTD devidamente assinado pelo Oficial do RTDSe por algum motivo o Cliente em qualquer momento do futuro precisar de uma cpia da mdia armazenada no cartrio de RTD, basta solicitar ao mesmo (o que s seria necessrio caso o cliente perdesse toda a sua mdia e back-ups)

  • A Soluo da Gesto de DocumentosComo a Certido de Registro ?

  • Como acessar e consultar os documentos registrados e trasladados para o mundo eletrnico ?1- Indexao: definir ndices que sero as chaves para a recuperao dos documentos desejados.Otimizao da Gesto de Documentos

  • 2- Software de GED: Gerenciamento Eletrnico de DocumentosOtimizao da Gesto de DocumentosComo acessar e consultar os documentos registrados e trasladados para o mundo eletrnico ?

  • 3- Impresso : Podemos voltar o documento registrado trasladado do mundo eletrnico de volta p/ o papel, com mesmo valor de original, SE acompanhado da Certido de RegistroCertido de RegistroOtimizao da Gesto de DocumentosPodemos imprimir os documentos registrados e trasladados para o mundo eletrnico ?

  • I- Case Jurdico: PETROBRS /RH AO TRABALHISTA EM VIX-ESOtimizao da Gesto de Documentosx

  • II- Case Jurdico: OAB/MG - RHOtimizao da Gesto de Documentos

  • Case Jurdico: DEPARTAMENTOS DE RHOtimizao da Gesto de Documentos

  • III- Case Jurdico: PO DE ACAR- DOCTOS. FISCAISOtimizao da Gesto de Documentos

  • IV- Case Jurdico: REDE GOOD BOM - DOCTOS. FISCAISOtimizao da Gesto de Documentos

  • V- Case Jurdico: SEFAZ SP: PARECER JURDICOOtimizao da Gesto de Documentos

  • V- Case Jurdico: SEFAZ SP: PARECER JURDICOOtimizao da Gesto de Documentos

  • VI- Case Jurdico: ANOREG ASSOC. NOTRIOS E REGISTRADORESOtimizao da Gesto de DocumentosP- Que tipo de documento pode ser descartado aps o registro em RTD, p/ utilizarmos s a certido expedida pelo cartrio, se necessrio apresentar o documento original para o Poder Judicirio ou rgos fiscalizadores?

    R- todos os documentos, conforme artigo 161 da Lei de Registros Pblicos, salvo os ttulos executivos quando se pretende uma ao de execuo.

    P- As autoridades pblicas reconhecem o mesmo valor probatrio pleno do documento original autntico para a certido do registro emitida por Oficial de RTD, para todos os fins de direito, seja em juzo ou fora dele?

    As normas estabelecidas pela Lei de Registros Pblicos so nacionais, aplicam-se em todo o territrio nacional e incidem no apenas aos particulares, mas tambm para os poderes pblicos, que no podem desconhecer a eficcia das certides dos Oficiais de RTD, que exercem servio pblico delegado com f pblica. Em qualquer nvel, seja fiscalizao, auditoria, ou processo administrativo ou judicial

  • V- Case Jurdico: SEFAZ SP: PARECER JURDICOOtimizao da Gesto de DocumentosCertifico e dou f, que revendo o arquivo deste registro, encontrei sob no. de ordem 9.999, os doctos. cujas N pginas compe o teor desta certido, por mim assinada eletronicamente, tendo o mesmo valor dos respectivos originais, para todos os fins de direito, seja em juzo ou fora dele, conforme Art. 217, Lei 10.406/2002 do Cd. Civil, Art. 161, Lei 6.015/73 e MP 2200 /01.

  • Otimizao da Gesto de DocumentosOramento ComparativoAO ANOS 1 VEZ

  • Alguns dos nossos clientesOtimizao da Gesto de DocumentosOAB MARINHA SPGRUPO ABRILLOJAS RIACHUELOMULTIBRSCSNSCANIAPQU PETROQUMICA UNIOPREFEITURA DE UBERLNDIAPREFEITURA DE SO JOS DOS CAMPOSCORREIOSGENERAL MOTORSCAMARGO CORREAELETROPAULOBANCO ITAARNOCONSTRUTELPEPSICOGRUPO ABRILPROMON ENGENHARIAZF DO BRASILBALANAS TOLEDOSCHLUMBERGER INDSTRIA LTDAHIPERMERCADOS BIGSONAEULTRAGSHOSPITAL ALEMO OSWALDO CRUZALUMARVOLVOSMA SEC MEIO AMBIENTE SP

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    Alexandre Maiali (019) 9205-6000alexandre@imageone.com.brwww.imageone.com.br