Solução da Gestão de Documentos através da Digitalização Registrada

Solução da GestãoSolução da Gestãode Documentosde Documentos

através da através da

Digitalização RegistradaDigitalização Registrada

O O ProblemaProblema da Gestão de Documentos da Gestão de Documentos

Se a legislação obriga a guarda de documentos por longo prazo, o que fazer se só digitalizá-los não atende à obrigação legal de guarda dos originais?

PROBLEMAPROBLEMA

A A SoluçãoSolução na Gestão de Documentos na Gestão de Documentos

SOLUÇÃO SOLUÇÃO ATUALATUAL

8 horas: É o tempo médio que os funcionários gastam por semana, com pesquisas nos computadores em busca de informações. Fonte: Delphi Group/2004

Legislação

Operação

Processos Jurídicos:Necessita originais

A A SoluçãoSolução na Gestão de Documentos na Gestão de Documentos

• TRASLADAÇÃOTRASLADAÇÃO do docto. original do suporte ‘papel’ para suporte digital e REGISTROREGISTRO para guarda permanente, conservação e consulta, preservados como originais, perpetuamente;

• valor jurídico de original autênticovalor jurídico de original autêntico..

SOLUÇÃO SOLUÇÃO PROPOSTAPROPOSTA

ECONÔMICO – SEGURO – FÁCIL – SIMPLES – RÁPIDOECONÔMICO – SEGURO – FÁCIL – SIMPLES – RÁPIDO

Otimização da Gestão de DocumentosOtimização da Gestão de Documentos

O formalismo e solenidade do docto. original registrado tem sua autenticidade assegurada por Oficial de RTD, conforme a Lei Federal 6.015/73Lei Federal 6.015/73.

Lei 6.015, 31/12/73: Art. 142. O registro integral (*) dos documentos consistirá na trasladação dos mesmos, com a mesma ortografia e pontuação, com referência às entrelinhas ou quaisquer acréscimos, alterações, defeitos ou vícios que tiver o original apresentado, e, bem assim, com menção precisa aos seus característicos exteriores e às formalidades legais, podendo a transcrição dos documentos mercantis, quando levados a registro, ser feita na mesma disposição gráfica em que estiverem escritos, se o interessado assim o desejar.

(*) 100% conteúdo do docto. original autêntico (papel)

I- O que éO que é um DOCUMENTO ORIGINAL AUTÊNTICO ?

III - Como é o processo ?

O processo começa com REQUERIMENTO do cliente para o Cartório de RTD:

O Cliente vem requerer ao Oficial de RTD o registro c/ arquivamento dos documentos arquivamento dos documentos originaisoriginais, na forma do art. 132, inciso III e parágrafo 1º. do art. 161, da Lei 6.015/73.

A Solução da Gestão de DocumentosA Solução da Gestão de Documentos

Fluxo do ProcessoFluxo do Processo

(1)

(2)

(3)

100 mil imagens de documentos assinadas pelo preposto, em 1 DVD, que será enviado ao Oficial de RTD

(4) (5)

O Oficial de RTD registra os documentos, assinando digitalmente cada um dos arquivos das imagens dos documentos trasladados pelo preposto


TRASLADADO

e REGISTRADO

Docto.em

papel a ser

destruído

(6)


(7)

Grava-se 4 mídias idênticas:

-1a. mídia ficará no cartório;-2a e 3a mídia será para segurança do cartório (opcional);

- Back Up 01- Back Up 02

Após o Oficial de RTD registrar os documentos trasladados, os

“papéis” podem ser eliminados :

- Responsabilidade Social- Responsabilidade Ambiental

a 4a. mídia vaipara o Cliente

Via Cliente

(8)


Cliente

Via Cliente

(9)

Cliente recebe da Image One sua via da mídia, juntamente com o Registro no Cartório de RTD

devidamente assinado pelo Oficial do RTD

Se por algum motivo o Cliente – em qualquer momento do futuro – precisar de uma cópia da mídia armazenada no cartório de RTD,

basta solicitar ao mesmo (o que só seria necessário caso o cliente

perdesse toda a sua mídia e back-ups)

A Solução da Gestão de DocumentosA Solução da Gestão de Documentos

Como é a Certidão de Registro ?

Como acessar e consultar os documentos registrados e trasladados para o mundo eletrônico ?

1- IndexaçãoIndexação: definir índicesíndices que serão as chaveschaves para a recuperação dos documentos desejados.


2- Software de GEDSoftware de GED: Gerenciamento Eletrônico de Documentos


Como acessar e consultar os documentos registrados e trasladados para o mundo eletrônico ?

3- ImpressãoImpressão : Podemos voltar o documento registrado trasladado do mundo eletrônico de volta p/ o papel, com mesmo valor de original, SEcom mesmo valor de original, SE acompanhado da Certidão de Registro

Certidão de Registro

Otimização da Gestão de DocumentosOtimização da Gestão de DocumentosPodemos imprimir os documentos registrados e trasladados

para o mundo eletrônico ?

I- Case Jurídico: PETROBRÁS /RH – AÇÃO TRABALHISTA EM VIX-ESI- Case Jurídico: PETROBRÁS /RH – AÇÃO TRABALHISTA EM VIX-ES


x

II- Case Jurídico: OAB/MG - RHII- Case Jurídico: OAB/MG - RH


Case Jurídico: DEPARTAMENTOS DE RHCase Jurídico: DEPARTAMENTOS DE RH


III- Case Jurídico: PÃO DE AÇÚCAR- DOCTOS. FISCAISIII- Case Jurídico: PÃO DE AÇÚCAR- DOCTOS. FISCAIS


IV- Case Jurídico: REDE GOOD BOM - DOCTOS. FISCAISIV- Case Jurídico: REDE GOOD BOM - DOCTOS. FISCAIS


V- Case Jurídico: SEFAZ – SP: PARECER JURÍDICOV- Case Jurídico: SEFAZ – SP: PARECER JURÍDICO




VI- Case Jurídico: ANOREG – ASSOC. NOTÁRIOS E REGISTRADORESVI- Case Jurídico: ANOREG – ASSOC. NOTÁRIOS E REGISTRADORES


P- Que tipo de documento pode ser descartado após o registro em RTD, p/ utilizarmos só a certidão expedida pelo cartório, se necessário apresentar o documento original para o Poder Judiciário ou órgãos fiscalizadores?

R- todos os documentos, conforme artigo 161 da Lei de Registros Públicos, salvo os títulos executivos quando se pretende uma ação de execução.

P- As autoridades públicas reconhecem o mesmo valor probatório pleno do documento original autêntico para a certidão do registro emitida por Oficial de RTD, para todos os fins de direito, seja em juízo ou fora dele?

As normas estabelecidas pela Lei de Registros Públicos são nacionais, aplicam-se em todo o território nacional e incidem não apenas aos particulares, mas também para os poderes públicos, que não podem desconhecer a eficácia das certidões dos Oficiais de RTD, que exercem serviço público delegado com fé pública. Em qualquer nível, seja fiscalização, auditoria, ou processo administrativo ou judicial



Certifico e dou fé, que revendo o arquivo deste registro, encontrei sob no. de ordem 9.999, os doctos. cujas N páginas compõe o teor desta certidão, por mim assinada eletronicamente, tendo o mesmo valor dos respectivos originais, para todos os fins de direito, seja em juízo ou fora dele, conforme Art. 217, Lei 10.406/2002 do Cód. Civil, Art. 161, Lei 6.015/73 e MP 2200 /01.

Otimização da Gestão de DocumentosOtimização da Gestão de DocumentosO

rçam

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Orç

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ativ

o

1 Preço por caixa BOX - só armazenamento R$ 0,95

2 Preço por solicitação + movimentação da caixa R$ 3,35

3 Preço por movimentação de cada documento R$ 0,34

4 Preço da cópia (papel/digital/fax) R$ 0,15

Estatística Métricas de Mercado por ANO

A quantidade média de documentos por caixa 1000

B 15% de doctos. são consultados por caixa/ano 150

C 1 caixa é movimentada ao menos 4 vezes por ano R$ 13,40

D Custo da consulta dos 15% ao ano R$ 51,00

E Custos da entrega dos 15% consultados R$ 22,50

F Custo para armazenar 1 caixa por 1 ano R$ 11,40

F1 Custos estimados p/ 1 docto/ano (C+D+E+F) / A R$ 0,10

M Preço da digitalização registrada / doc. (face) R$ 0,25

N Prazo do ROI (em anos) 2,5

AO ANO

SÓ 1 VEZ

Alguns dos nossos clientesAlguns dos nossos clientes


OAB MARINHA SPGRUPO ABRILLOJAS RIACHUELOMULTIBRÁSCSNSCANIAPQU – PETROQUÍMICA UNIÃOPREFEITURA DE UBERLÂNDIAPREFEITURA DE SÃO JOSÉ DOS CAMPOSCORREIOSGENERAL MOTORSCAMARGO CORREAELETROPAULOBANCO ITAÚ

ARNOCONSTRUTELPEPSICOGRUPO ABRILPROMON ENGENHARIAZF DO BRASILBALANÇAS TOLEDOSCHLUMBERGER INDÚSTRIA LTDAHIPERMERCADOS BIGSONAEULTRAGÁSHOSPITAL ALEMÃO OSWALDO CRUZALUMARVOLVOSMA – SEC MEIO AMBIENTE SP

Obrigado pela oportunidade !Obrigado pela oportunidade !

CONTATOCONTATO

Alexandre Maiali (019) [email protected]

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