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  • UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95

    UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL - UDO ARQUIVO CENTRAL

    TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD

    Salvador, Bahia

    Fevereiro/2016

  • GOVERNADOR DO ESTADO DA BAHIA Rui Costa

    Secretrio da Educao Walter Pinheiro

    REITOR Jos Bites de Carvalho

    VICE-REITORA Carla Liane Nascimento Santos

    UDO/ CHEFE DA UNIDADE Benjamim Ramos Filho

    ARQUIVO CENTRAL / COORDENAO Mariana Borges Ferraz

    Arquivista

    Arquivo Central da UNEB Rua Silveira Martins N 2555 Cabula, Salvador Bahia - CEP 41.195- 001

    Tel: (71) 3117-2341 Fax: (71) 3117-2342 www.uneb.br I siarc@listas.uneb.br

    RESPONSVEIS PELA ELABORAO Fevereiro/2011

    Tnia M Gomes Peixoto Leite (Gerente do Arquivo Central) Rita de Cssia Fernandes Freire Barreto (DAI 5 Coordenador IV - Arquivo Central) Rose Mary Magalhes Seixas Pereira (Analista Universitrio Arquivo Central) Carmen Luza Nascimento Santos (DAI 4 Coordenador III Arquivo Central) RESPONSVEIS PELA REVISO Maio/2015

    LPG Solues. Djalma Vieira da Silva (Arquivista SRTE N 0275/BA) Eugnio Ribeiro da Silva (Bacharel Interdisciplinar em Humanidades e Tcnico em Arquivo) REVISO GERAL Fevereiro/ 2016 Adriana Sousa Silva (Arquivista SRTE/BA n 174) Arquivo Pblico do Estado da Bahia

    COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS (CPAD) Mariana Borges Ferraz (Presidente)

    Antnio Jorge de Souza Lima

    Creusa Ribeiro dos Santos

    Tatiana Silva de Jesus Monteiro

    Luciene Santos da silva (Membros)

  • SUMRIO

    APRESENTAO........................................................................................................................................................................ 4

    TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ................................................................................................................ 6

    Estrutura e Descrio ....................................................................................................................................................... 6

    Tabela .............................................................................................................................................................................. 7

    ndice ................................................................................................................................................................................ 52

    GLOSSRIO ............................................................................................................................................................................... 75

    ANEXO I LISTA DE TRANSFERNCIA DE DOCUMENTOS ................................................................................................. 81

    ANEXO II LISTA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................ 82

    ANEXO III CONTROLE DE EMPRSTIMO DE DOCUMENTOS ........................................................................................... 83

    ANEXO IV ETIQUETA PARA CAIXA DO ARQUIVO .............................................................................................................. 84

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    APRESENTAO

    O Arquivo Central da Universidade do Estado da Bahia UNEB, cumprindo a Instruo Conjunta SAEB/ SECULT

    N 01 DE 18 de Maro de 2010, que orienta os rgos e entidades da Administrao Pblica Estadual quanto gesto de

    documentos arquivsticos, em consonncia com a Lei 8.159/1991, que dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos Pblicos e

    Privados, vem, desde 2005, elaborando instrumentos para a Implantao da Poltica de Gesto Documental, visando tratar

    massa acumulada dentro de critrios seguros, possibilitando o resgate histria da Universidade.

    Para isso criamos a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos CPAD; O Plano de Classificao de

    Documentos PCD, Cdigo de Classificao de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos TTD; alm de outros

    instrumentos de controle como as Listas de Eliminao e de Transferncia.

    Sabemos que as situaes dos arquivos pblicos das Universidades demonstram os mesmos problemas como:

    Falta de espao fsico, a viso individual e setorizada na organizao dos documentos e acmulos da massa documental sem

    nenhum critrio, esta, sempre de acordo com as funes e atividades exercidas por cada setor durante a sua existncia.

    Para a elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos TTD considera o instrumento de destinao,

    aprovado pela autoridade competente, que define prazos de guarda e destinao dos documentos de valor corrente e ou

    intermedirio, produzidos e recebidos no mbito de toda Universidade. Alm disso, estabelece a destinao de documentos, que

    pode ser por descarte e guarda permanente dos documentos de valor permanente/histrico. A referida tabela, se utilizada

    racionalmente, poder propiciar um maior controle dos acervos documentais, uma maior rapidez na recuperao das informaes,

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    alm de maximizar o fluxo documental, bem como, oferecer suporte s decises legais e administrativas nos setores,

    Departamentos e Campi de toda a Universidade.

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    TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD

    ESTRUTURA E DESCRIO:

    CDIGO TIPO DE DOCUMENTO

    Prazo De Guarda

    Destinao Final Legislao / Observao Arquivo

    Corrente

    Arquivo

    Intermedirio

    CDIGO utilizado para classificar os documentos sob o mesmo tema, como forma de agilizar sua recuperao e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas avaliao, seleo, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos.

    TIPO DE DOCUMENTO seqncia de um mesmo tipo documental (Espcies Documentais).

    PRAZO DE GUARDA refere-se ao tempo necessrio para o arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermedirio, visando atender s necessidades da administrao que os produziu.

    DESTINAO FINAL neste campo registra-se a destinao estabelecida, que pode ser o recolhimento para o Arquivo Central (documento de valor secundrio) ou Eliminao.

    LEGISLAO neste campo registramos base legal e as leis existentes no municpio, estado e unio.

    OBSERVAO espao destinado a informaes complementares e justificativas necessrias adequada utilizao da Tabela. Incluem-se ainda aspectos importantes ao processo de avaliao.

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    UNIVERSIDADE DO ESTADO DA BAHIA AUTORIZAO DECRETO 92937 DOU 18/07/96 RECONHECIMENTO PORTARIA 909/95, DOU 01/08/95

    UNIDADE DE DESENVOLVIMENTO ORGANIZACIONAL UDO ARQUIVO CENTRAL

    TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS TTD FUNO - 01 ORGANIZAO ADMINISTRATIVA Subfuno - 01.01 ORGANIZAO E FUNCIONAMENTO Atividade - 01.01.01 Elaborao de Normas e Procedimentos

    CDIGO TIPO DE DOCUMENTO ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO

    INTERMEDIRIO DESTINAO

    FINAL LEGISLAO/ OBSERVAO

    01.01.01.01

    Normas, Regulamentaes, Diretrizes, Procedimentos, Estudos e/ou Decises de Carter Geral, Moo, Guia, Manual.

    Vigncia 05 anos Guarda Permanente

    Estatuto UNEB Aprovado pela Resoluo CONSU n863/2011, homologada pelo Decreto n 13.664, de 07-02-2012. Regimento Geral UNEB Aprovado pela Resoluo CONSU n864/2011, homologada pelo Decreto n13. 664, de 07-02-2012. A vigncia esgota-se quando houver revises dos referidos documentos.

    Atividade - 01.01.02 Regularizao administrativa

    CDIGO TIPO DE DOCUMENTO ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO

    INTERMEDIRIO DESTINAO

    FINAL LEGISLAO/ OBSERVAO

    01.01.02.01 Dossi de Reconhecimento. Vigncia ____ Guarda Permanente Conservar, documento importante para a memria da instituio.

    01.01.02.02

    Dossi de implantao: Ata, Ato, Alterao dos Regimentos, Competncias, Estatutos, Estruturas, Portarias, Resolues, Solicitao de verbas para implantao de novas UES, Logotipo, Organograma, Proposies, Histrico, Concepo da Universidade.

    Vigncia 05 anos Guarda Permanente Ficar no Arquivo Corrente at a finalizao de todo o processo de implantao.

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    01.01.02.03 Dossi Eleio para Reitor / Vice-Reitor, Diretor / Vice-Diretor, Coordenador / Vice Coordenador.

    02 anos ___ Guarda Permanente Conservar, documento importante para a memria da instituio.

    Atividade - 01.01.03 Ouvidoria

    CDIGO TIPO DE DOCUMENTO ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO

    INTERMEDIRIO DESTINAO

    FINAL LEGISLAO/ OBSERVAO

    01.01.03.01

    Normas, Regulamentaes, Diretrizes, Procedimentos, Estudos ou Decises de Carter Geral referente a aes de Ouvidoria.

    Vigncia 05 anos Guarda Permanente ___

    01.01.03.02 Manifestaes referentes a: Reclamao, Denncia, Solicitao, Informao, Sugesto, Agradecimento.

    02 anos 10 anos Eliminar ___

    01.01.03.03 Relatrio Anual de Manifestaes. 02 anos 10 anos Guarda Permanente ___

    Subfuno - 01.02 ADMINISTRAO CENTRAL Atividade - 01.02.01 Planejamento de Aes

    CDIGO TIPO DE DOCUMENTO ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO

    INTERMEDIRIO DESTINAO

    FINAL LEGISLAO/ OBSERVAO

    01.02.01.01 Projetos, Estudos e Normas, Registros dos rgos Competentes. Vigncia 05 anos Guarda

    Permanente Conservar documento importante para a memria da Instituio.

    01.02.01.02 Planos, Propostas, Programas. 02 anos 05 anos Guarda Permanente Conservar documento importante para a memria da Instituio.

    Atividade - 01.02.02 Execuo, acompanhamento e avaliao de atividades

    CDIGO TIPO DE DOCUMENTO ARQUIVO CORRENTE ARQUIVO

    INTERMEDIRIO DESTINAO

    FINAL LEGISLAO/ OBSERVAO

    01.02.02.01 Relatrios Tcnicos, Consultoria, Gesto, Auditoria, Atividades, Viagens,