TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL - DE... · TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL – TTD A adoção…

Embed Size (px)

Text of TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL - DE... · TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL – TTD A...

TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL TTD

A adoo da TTD possibilita um rigoroso controle do ciclo de vida dos documentos, pois estabelece o prazo de guarda em cada fase do ciclo (corrente, intermediria e permanente). Desse modo, a avaliao de documentos constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental, na medida em que define quais documentos sero preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podero ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade.

Sem a criao e a aplicao efetiva da Tabela de Temporalidade Documental, o Arquivo tem o papel de apenas acumular os documentos gerados e/ou recebidos pela instituio, gerando custos e utilizao de cada vez mais espaos desnecessariamente.

A TTD tem como objetivo principal nortear a administrao no sentido de otimizar e racionalizar os recursos de espao fsico, agilizar o acesso informao, evitando assim que a Massa Documental Acumulada (MDA) cresa e fique cada vez mais difcil realizar um trabalho de Gesto Documental.

Tabela de Temporalidade e Classificao Documental

Cdigo Assunto / Documento

Prazo

Prescricional

Prazos

Pe

rma

ne

nte

Elim

ina

o

Dig

ita

liza

do

Observaes Fase

Corrente

Fase

Intermediria

Legenda: S = Sim / N = No / O = Original / C = Cpia/ P = Permanente/ E = Eliminar / D = Digitalizado

000 Administrao Geral

001 Modernizao e Reforma Administrativa

Normas Permanente Enquanto

vigora

- P - - Incluem-se documentos referentes organizao e mtodos,

reforma administrativa e outros procedimentos que visem

modernizao das atividades da CMG.

Regulamentaes

Diretrizes

Procedimentos

002 Planejamento Estratgico

Planos de Trabalho Permanente Enquanto

vigora

- P - -

Estudos

Programas

Projetos

002.1 Cronograma de Atividades 02 anos 02 anos - - E -

003 Relatrios de Atividades/ Gesto

003.1 Relatrio Anual de Atividades Permanente 02 anos - P - -

003.2 Relatrio Mensal de Atividades 02 anos 02 anos - - E - Somente sero eliminados se as informaes estiverem

recapituladas em outro documento, ou seja, no Relatrio

Anual de Atividades.

004 Instrumentos Contratuais

Acordos e/ou Ajustes Permanente Enquanto

Ativo

- P - D As propostas e instrumentos contratuais no assinados

devero ser eliminados em 01 ano. Contratos / Termos Aditivos

Convnios

Prestaes de Contas

Reajustes Contratuais

Garantia / Cauo contratual

Termos de Cooperao

Protocolo de Intenes

Tabela de Temporalidade e Classificao Documental

Cdigo Assunto / Documento

Prazo

Prescricional

Prazos

Pe

rma

ne

nte

Elim

ina

o

Dig

ita

liza

do

Observaes Fase

Corrente

Fase

Intermediria

Legenda: S = Sim / N = No / O = Original / C = Cpia/ P = Permanente/ E = Eliminar / D = Digitalizado

010 Organizao e Funcionamento

Normas Permanente Enquanto

vigora

- P - -

Regulamentaes

Diretrizes

Procedimentos

010.01 Atos Normativos

Portarias Permanente 02 anos - P - -

Resolues Permanente 02 anos - P - -

Decises

010.1 Registro nos rgos Competentes

(Cadastro Geral do Contribuinte CGC)

Permanente Enquanto

vigora

- P - -

010.2 Estrutura Organizacional

Regimento Interno Permanente Enquanto

vigora

- P - - As propostas que serviram de base para a elaborao dos

documentos, devero ser eliminadas. Regulamentos

Competncias

Estatutos (inclusive dos servidores)

Organogramas

Manual Operacional e/ou de Organizao

011 Comisses. Conselhos. Grupos de Trabalho. Juntas. Comits

Atas (Ordinria e/ou Extraordinria) Permanente 02 anos - P - - Incluem-se documentos referentes criao de comisses,

conselhos, grupos de trabalho, juntas e/ou comits, na CMG

ou em rgos colegiados e de deliberao coletiva.

Relatrios Tcnicos

Tabela de Temporalidade e Classificao Documental

Cdigo Assunto / Documento

Prazo

Prescricional

Prazos

Pe

rma

ne

nte

Elim

ina

o

Dig

ita

liza

do

Observaes Fase

Corrente

Fase

Intermediria

Legenda: S = Sim / N = No / O = Original / C = Cpia/ P = Permanente/ E = Eliminar / D = Digitalizado

020 Pessoal

020.1 Legislao

Normas Permanente Enquanto

vigora

- P - - Quando se tratar de cpia, mas que no setor existe apenas

uma via, considerar como ORIGINAL (inclusive impresses

via internet).

Regulamentaes

Diretrizes

Procedimentos

Boletim de Servio

Boletim de Administrao de Pessoal

020.2 Obrigaes Trabalhistas e Estatutrias. Relaes com rgos Normatizadores da Administrao Pblica. Lei dos 2/3

Relao Anual de Informaes Sociais RAIS Permanente 01 ano - P - -

020.21 Relaes com os Conselhos Profissionais 02 anos 02 anos - - E - Os documentos cujas informaes possam originar

contenciosos administrativos ou judiciais sero classificados

nos assuntos correspondentes ao seu contedo.

020.3 Sindicato Permanente 01 ano - P - -

020.4 Assentamentos Individuais. Cadastro

Ativos Permanente Enquanto

Ativo

- P - -

Desligados Permanente - - P - -

Pensionistas Permanente - - P - -

Aposentados Permanente - - P - -

021 Recrutamento e Seleo

021.1 Concurso Pblico para Servidor

021.11 Inscrio

Currculo 02 anos 02 anos - - E -

Ficha de Inscrio (no nomeados) 06 anos 02 anos 04 anos - E -

021.12 Provas

Provas e Ttulos 04 anos 02 anos 02 anos - E -

Gabaritos (respostas)

Tabela de Temporalidade e Classificao Documental

Cdigo Assunto / Documento

Prazo

Prescricional

Prazos

Pe

rma

ne

nte

Elim

ina

o

Dig

ita

liza

do

Observaes Fase

Corrente

Fase

Intermediria

Legenda: S = Sim / N = No / O = Original / C = Cpia/ P = Permanente/ E = Eliminar / D = Digitalizado

021.13 Edital

Declarao de Concordncia da Nomeao Permanente 02 anos - P - -

Publicao do Edital em Dirio Oficial

Gabarito Oficial e Modelo da Prova

Portaria (Banca examinadora)

Ficha de Avaliao de Prova de Ttulos

Recursos

Resultado Final

021.2 Assentamento Individual de Temporrios

Contrato Permanente Enquanto da

validade do

processo

seletivo

- P - - Arquivado individualmente.

Rescises e Clculos

Documentao Pessoal

021.3 Estgios (Inclusive Bolsas de Estgio). Promovidos pela instituio

021.31 Folha de Ponto 05 anos Enquanto

Ativo

05 anos - E -

021.32 Assentamento Individual de Estagirio

Documentao Pessoal /Currculos 05 anos Enquanto

Ativo

05 anos - E - Arquivado individualmente por estagirio.

Sugesto: Quando da finalizao/encerramento do contrato,

entregar DECLARAO ao estagirio.

Contratos

021.33 Folha de Pagamento de Estagirio 08 anos aps a

aprovao de

contas

At

aprovao

das contas

08 anos aps a

aprovao de

contas

- E -

022 Desenvolvimento e Capacitao

022.01 Levantamento das Necessidades de Capacitao

LNC

04 anos 02 anos 02 anos - E -

Tabela de Temporalidade e Classificao Documental

Cdigo Assunto / Documento

Prazo

Prescricional

Prazos

Pe

rma

ne

nte

Elim

ina

o

Dig

ita

liza

do

Observaes Fase

Corrente

Fase

Intermediria

Legenda: S = Sim / N = No / O = Original / C = Cpia/ P = Permanente/ E = Eliminar / D = Digitalizado

022.1 Cursos Promovidos pela Instituio

Propostas / Estudos Permanente 02 anos - P - -

Editais

Programa

Relatrios Finais

Relao de Participantes

Avaliao de Desempenho Permanente 02 anos - P - -

Controle de Expedio de Certificados

022. 2 Cursos Promovidos por Outras Instituies (No Brasil ou no Exterior)

Curso de Graduao, Especializao, Mestrado,

Doutorado.

05 anos 02 anos 03 anos - E -

Cursos de Capacitao.

022.9 Outros Assuntos Referentes Desenvolvimento e Capacitao

023 Quadros, Tabelas e Poltica de Pessoal

023.01 Estudos e Previso de Pessoal. Normas, Planos e Projetos

Tabelas de Cargos, Tabela de Vagas, Fundamentos

Legais, Demonstrativos

Permanente 05 anos - P - -

023.02 Criao, Classificao, Transformao, Transposio

e Remunerao de Cargos e Funes

Perm