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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Versão 2 – 14 dez. 2012 Página 0 -- Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais Grupo Permanente de Avaliação de Documentos do TCEMG Dezembro de 2013 Anexo II da Resolução 03 de 19/03/2014

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais

Grupo Permanente de Avaliação de Documentos do TCEMG Dezembro de 2013

Anexo II da Resolução 03 de 19/03/2014

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Apresentação: O produto que aqui apresentamos é o resultado do trabalho realizado pela equipe composta por membros do Grupo Permanente de Avaliação de Documentos – GPAD do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, sob a orientação da consultora contratada, Emília Barroso Cruz.

Após levantamento das funções, atividades e transações/processos executados pelo TCEMG a equipe, por meio de entrevistas com os responsáveis de cada área da instituição, identificou os riscos e stakeholders de cada transação/processo e as necessidades de informação e de evidências do órgão. Estas informações foram registradas em formulários próprios, que estão disponíveis para consulta com a equipe de trabalho.

De posse deste material e utilizando a legislação pertinente, iniciamos a identificação e a avaliação dos dossiês/processos levando-se em conta os valores legal, fiscal, administrativo, probatório e informativo. A partir da análise de todos estes fatores foram determinados os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final (eliminação ou guarda permanente) para cada dossiê.

Na proposta de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos (TTDD) apresentada a seguir, os prazos de guarda foram justificados1 utilizando a legislação e a necessidade de informação e/ou evidência da instituição, enquanto a destinação final foi demonstrada a partir da existência ou não de informações que caracterizassem as ações e políticas do TCEMG e/ou que pudessem ser de interesse para pesquisa científica.

A TTDD é um instrumento de avaliação da documentação produzida, recebida e acumulada pelo TCEMG. O método aqui empregado privilegia a avaliação integrada à classificação, ou seja, a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos segue a estrutura do

1 Ver justificativas no Anexo III.

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Plano de Classificação de Documentos utilizado nos arquivos correntes para organização da documentação, possibilitando maior agilidade na avaliação e destinação dos mesmos. Sugerimos, portanto, que os dois instrumentos sejam utilizados em conjunto, já que o Plano de Classificação é mais detalhado e mais explicativo quanto à organização e composição dos dossiês/processos.

Configuração da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Para se falar de tabela de temporalidade é necessário falar do Conceito das Três Idades dos Documentos, segundo o qual os arquivos passam por três fases distintas de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos: fase corrente, fase intermediária e fase permanente.

Fase Corrente ou Primeira Idade: são documentos frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda as finalidades que motivaram a sua criação.

Fase Intermediária ou Segunda Idade: são documentos de uso eventual pela administração que os produziu, devendo ser conservados em depósitos de armazenagem temporária, aguardando sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente.

Fase Permanente ou Terceira Idade: são documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação, porém devem ser preservados em virtude do seu valor probatório e informativo para o Estado e o cidadão.

Cada uma dessas fases implica em procedimentos técnicos diferenciados e, como em uma reação em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona diretamente o desempenho das atividades arquivísticas nas idades intermediária e permanente.

A tabela de temporalidade e destinação de documentos é um instrumento arquivístico resultante da avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com

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vistas a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. A sua aplicação resultará na facilidade em distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente; na eliminação imediata de documentos cuja guarda não se justifique; na racionalização, principalmente em termos econômicos, das atividades de transferência e recolhimento e na implementação de um programa de destinação de documentos. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final - eliminação ou guarda permanente -, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

A estrutura da Tabela de Temporalidade e Destinação de Arquivos:

A) Função/Atividade/Transação:

Este campo refere-se aos conjuntos documentais produzidos e recebidos pelo órgão, no exercício de suas funções, de acordo com a estrutura hierárquica das atividades desempenhadas. Para melhor identificação do conteúdo da informação, as funções, atividades e transações foram agrupadas segundo o Plano de Classificação de Documentos de Arquivo, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.

B) Prazos de Guarda

Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, atendendo exclusivamente às necessidades da administração que os gerou. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é frequentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com baixa frequência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta.

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C) Destinação Final

É registrada neste campo a destinação final do documento, que pode ser a eliminação, quando este não apresenta valor probatório ou informativo, ou a guarda permanente, quando as informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova das ações e políticas do Governo, informação e pesquisa para a sociedade como um todo.

A guarda permanente deverá ocorrer em instituição arquivística ainda a ser criada no âmbito do TCEMG (segundo proposta do Programa de Modernização de Arquivos), responsável pela preservação dos documentos e pelo acesso às informações neles contidas, sendo facultado aos órgãos realizar a microfilmagem para fins de referência, se considerarem a mesma imprescindível.

D) Observações

Neste campo são registradas informações complementares, necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto à alteração do suporte da informação (microfilme) e aspectos elucidativos quanto à destinação dos documentos segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.

Belo Horizonte, 28 de junho de 2013

Júlio César Schroeder Queiroz - Presidente do GPAD.

Membros do GPAD:

Afonso Edson Navarro Ana Beatriz Vieira Franco Ana Marta Gonçalves Andreia Maria Martina Mello Antonieta de Pádua Freire Jardim Denise da Terra Oliveira Dora Lúcia Fortini

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Elaine Pacheco de Souza Caus Eunília Gerônimo Dias Flávia Rugani do Couto e Silva Guilherme Cesar Galindo Izabel das Graças Dias Teixeira Joelma Conceição Zeferino de Oliveira José Pedro de Araújo Lauciele Nogueira de Aquino Márcio de Ávila Rodrigues Maria Cristina Cardoso Maria das Graças Silva Rosário Maria do Carmo de Carvalho Martina Silveira Maria Laura Hermont Faleiros Maria Valéria Menezes de Oliveira Moema Pimenta Oliveira Baccarini Mônica da Consolação Souza Mendes Nivaldo Svergnini Júnior Núria Maria Miranda Magalhães Robson Eugênio Pires Rogéria Rodrigues Matos Rosemarie Sager Queiroz Sandra Maria Gontijo Silvana Maria de Souza Sônia Regina Ferreira Tânia Regina da Cruz Vanderlei Alves Nicolau

Emília Barroso Cruz - Consultora

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

001 Modernização Institucional

001.1 Desenvolvimento Organizacional

001.11 Gerenciamento de Processos Estão incluídos documentos como: Correspondências, estudos, formulários, mapa de contexto, plano de trabalho, diretrizes, dicionário de termos, atas de reuniões, fluxograma atual, fluxograma redesenhado, plano de ação, mapa de processo, mapa de indicadores, relatórios finais, relatórios de processos redesenhados.

Até elaboração de nova versão 5 anos Guarda Permanente

001.2 Organização Administrativa

001.21 Relações Institucionais

001.211 Solicitação de informações externas pelos setores do TCEMG Estão incluídos documentos como: Expediente (ou contato telefônico), Ofício (cópia e eletrônico), Ofício do órgão contatado, Expediente (cópia).

2 anos 2 anos Eliminação

001.212 Solicitação de informações ao TCEMG pelos órgãos externos Incluem-se documentos como: Ofício Externo, Expediente (cópia e eletrônico), Expediente, Ofício (cópia).

2 anos 2 anos Eliminação

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

001.3 Normas e Manuais.

001.31 Atos Normativos

001.311 Atos Normativos Emanados de Colegiado Estão incluídos documentos como: Proposição, despacho da Presidência, despacho do relator, relatório técnico, minuta, emendas, consolidação, notas taquigráficas (resolução, instrução normativa e decisão normativa).

Até final da tramitação Enquanto vigora Guarda Permanente

001.312 Atos Normativos Monocráticos Estão incluídos documentos como: Proposta, expediente, ato normativo assinado (portaria e ordem de serviço).

Até final da tramitação Enquanto vigora Guarda Permanente

001.313 Projeto de Lei Estão incluídos documentos como: ofícios, estudos.

Até final da

tramitação na ALMG

5 anos Guarda Permanente

002 Planejamento

002.1 Planejamento Estratégico.

002.11 Elaboração e Monitoramento do Plano Estratégico. Estão incluídos documentos como: Estudos, metodologia, projeto, relatório, correspondências, planilhas, plano de ação, mapa de indicadores e metas, atas, cronograma, fluxogramas, relatório de acompanhamento.

4 anos após a vigência 4 anos Guarda Permanente

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

002.12 Planejamento Setorial. Estão incluídos documentos como: Plano de Ação; Relação de Indicadores e Metas; Planilhas de Acompanhamento; Gráficos de Acompanhamento; Fluxogramas; Manuais; Procedimentos Operacionais Padrão e Relatórios.

5 anos após a vigência 5 anos Guarda Permanente

003 Controle Interno.

003.1 Ações Integradas de Controle Interno.

003.11 Auditoria Interna. Estão incluídos documentos como: Planos, questionários, avaliações, tabelas, relatório de auditoria, comunicado de orientação/recomendação/determinação, manifestação da unidade auditada, análise da unidade auditada, despacho da Presidência, encaminhamento à unidade auditada (todos estes documentos são 2ª via, a 1ª via será encaminhada para a unidade auditada), relatório de acompanhamento.

Até o cumprimento da execução da

orientação/ recomendação /determinação

10 anos Guarda Permanente

010 Organização e Funcionamento

010.1 Reuniões. Estão incluídos documentos como: Ofícios; Expedientes; Listas de Presença; Atas.

4 anos -- Eliminação

011 Comissões Técnicas. Grupos de Trabalho. Estão incluídos documentos como: Atos de Criação; Atas de reuniões; Notas Técnicas; Relatórios Técnicos; Correspondências; Estudos; Projetos; Deliberações; Solicitações.

5 anos Enquanto a comissão ou grupo existir Guarda Permanente

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

012 Comunicação Social.

012.1 Divulgação das Atividades do TCEMG

012.11 Peça Jornalística para Divulgação de Atividades do TCEMG Estão incluídos documentos como: Entrevistas, releases, fotos, discursos, palestras, artigos, boneca da publicação, publicação jornalística.

5 anos 5 anos Guarda Permanente

012.12 Gestão de Conteúdo dos Portais Eletrônicos Estão incluídos documentos como: Entrevistas, fotos, artigos, avisos, notas.

5 anos 5 anos Guarda Permanente

012.2 Acompanhamento de Matérias Divulgadas na Imprensa, de Interesse do TCEMG Estão incluídos documentos como: Boletins, Clippings de mídia impressa.

5 anos -- Eliminação

012.3 Divulgação e Marketing

012.31 Divulgação Institucional. Estão incluídos documentos como: Briefing; Minuta das peças criadas (por meio eletrônico); e-mail; Minuta com correções (impressa); Termo de Autorização para Impressão; dois exemplares finalizados de cada peça; Controle de Recebimento do Material: Controle de Recebimento do Material. Declaração de Recebimento de Material Gráfico. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

Documentação técnica

5 anos 5 anos após a

aprovação das contas pela ALMG

Guarda Permanente Controle de Recebimento de Material e Documentação Financeira

Eliminação

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

012.32 Divulgação de Dados Estatísticos. Estão incluídos documentos como: Relatórios Estatísticos Mensais, Trimestrais e Anuais; Papéis de Trabalho: Relatórios do SGAP; Relatórios Mensais de Atividades dos Setores enviados à Corregedoria; Planilhas; Levantamentos.

Relatórios estatísticos. 2 anos após a

publicação 5 anos Guarda Permanente

Papéis de trabalho Eliminação

013 Gestão de Acordos de Cooperação Técnica.

013.1 Implementação de Convênios, Acordos de Cooperação Técnica ou Instrumentos Congêneres. Estão incluídos documentos como: Projetos; Atas de Reunião; Termo do Convênio; Publicação; Correspondências; Relatórios Técnicos; Prestações de Contas.

Enquanto estiver vigente 10 anos Guarda Permanente

014 Relatórios de Atividades. Estão incluídos documentos como: Relatórios mensais

2 anos 5 anos Guarda Permanente São passíveis de eliminação os relatórios cujas informações encontram-se recapituladas em outros.

015 Ouvidoria.

015.1 Sugestões/Reclamações, Críticas/Elogios e Esclarecimentos. Estão incluídos documentos como: Ofícios, e-mails, formulários, planilhas, solicitações por meio do portal da Ouvidoria.

2 anos -- Eliminação

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

015.2 Orientação ao Demandante Sobre Formulação de Denúncia/Representação Perante o TCEMG. Estão incluídos documentos como: Ofícios, instruções através do portal da Ouvidoria.

2 anos -- Eliminação

015.3 Divulgação e Acesso. Estão incluídos documentos como: Folders ,cartilhas, relatórios de participação em encontros técnicos realizados pelo TCEMG, publicações na Intranet.

2 anos -- Eliminação

019 Outras Atividades/Transações referentes à Organização e Funcionamento

019.01 Informações sobre o Órgão. Estão incluídos documentos como: Mensagens eletrônicas de Solicitação; Mensagens eletrônicas de Resposta; Ofícios; Expedientes.

4 anos 4 anos Eliminação

020 Gestão de Pessoas.

020.1 Identificação Funcional (Crachá). Estão incluídos documentos como: Requerimento de Crachá e Foto; Solicitação de Carteira Funcional de Aposentado.

Enquanto o servidor permanecer na ativa

- Eliminação

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda Destinação

Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

020.2 Assentamentos Individuais (Pastas Funcionais). Estão incluídos documentos referentes à Vida Funcional do Servidor, bem como os Registros e/ou Anotações a ele referidos.

Enquanto o servidor permanecer na ativa

(*) Eliminação (*) O prazo total de guarda dos documentos é de 100 anos. Serão transferidos ao Arquivo Intermediário após a saída do servidor do Órgão/ falecimento/ exoneração do cargo de confiança se recrutamento amplo/ aposentadoria. É opcional a alteração de suporte em microfilme, após a transferência dos documentos para fase intermediária e o cumprimento de conclusão do processo de aposentadoria do servidor pelo Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais (TCEMG). Os documentos da pasta funcional poderão ser eliminados mediante termo de inspeção e garantia de qualidade do trabalho de microfilmagem e armazenamento adequado do Máster em sala climatizada.

021 Provisão de Servidores para o TCEMG.

021.01 Planejamento da Força de Trabalho (PFT). Estão incluídos documentos como: E-mails; Memorandos; Ofícios; Manual do Planejamento da Força de Trabalho (PFT); Formulários; Plano de Trabalho contendo os Anexos: Matriz de Responsabilidades; Diretrizes e Cronograma de Execução; Estudo para Levantamento das Competências; Atas de Reuniões e Relatório Final.

02 anos após a conclusão dos trabalhos (*)

10 anos após a emissão do relatório Eliminação (*) Não inclui a implantação da proposta

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

021.1 Gestão de Concursos Públicos. Estão incluídos documentos como: Notas Técnicas; Ofícios, Expedientes e Publicações Oficiais; Contrato; Minuta de Edital; Parecer Jurídico; Edital publicado; Mensagens eletrônicas; Constituição de Bancas Examinadoras; Exemplares únicos de provas; Gabaritos; Testes psicotécnicos; Resultados; Recursos.

Dois anos após o fim

da vigência do instrumento

50 anos Eliminação

021.11 Autorização de Concursos Públicos. Estão incluídos documentos como: Relatórios; Notas Técnicas; Minutas de Atos Normativos.

2 anos após fornecer informações para o setor responsável

-- Eliminação

021.2 Estágio. Estão incluídos documentos como: Termo de Convênio; Política de Estágio; Solicitação de Estagiários; Solicitação de Renovação de Contrato de Estagiário.

Enquanto o convênio e/ ou política estiver

vigente 5 anos Eliminação

021.21 Estagiário. Estão incluídos documentos como: Currículo, histórico escolar, laudo médico, ficha de identificação, termo de compromisso, plano de estágio, avaliação mensal, abonos, rescisão de termo de estágio, declaração final de estágio.

Enquanto o estagiário

permanecer no TCEMG

52 anos Eliminação Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

021.22 Execução contratual de estagiários. Estão incluídos documentos como: Empenho; Autorização de Pagamento de Despesas Vinculadas; Folha de Pagamento de Estagiário; Liquidação de Empenho da Despesa; Ofício/Ordem de Pagamento; Comprovante de Depósito, Autorização para Liberação de Crédito.

2 anos após o exercício 52 anos Eliminação

É opcional a alteração de suporte em microfilme, após a transferência dos documentos para fase intermediária. Os documentos poderão ser eliminados mediante termo de inspeção e garantia de qualidade do trabalho de microfilmagem e armazenamento adequado do Máster em sala climatizada.

022 Capacitação.

022.1

Eventos de capacitação. Estão incluídos documentos como: Sugestão de curso a ser oferecido; Indicação dos servidores que participarão do curso. Dossiê do Curso – Termo de Convênio/Cooperação; Correspondências; Projeto; Conteúdo Programático; Grade de Horário; Ementa; Formulário de Avaliação do Curso; Relação de Inscritos; Plano de Curso do Professor; Material Didático; Atas de Notas e Frequência; Avaliações do Curso; Relatórios de Monografias; Lista de Presença; Diários de Classe. Dossiê de Professores, Instrutores e Palestrantes - Quadro de Horário Individual de Professor; Relatório de Pagamento Hora/Aula; Currículo; Formulário de Avaliação. Dossiê de Alunos – Termo de Compromisso; Formulário de Dispensa de Disciplina; Formulário de Revisão de Nota e Frequência; Registro de Entrega de Certificados; Provas; exames; trabalhos (*); monografias (**).

Dossiê do Curso

5 anos, contados do termino do evento 5 anos

Guarda Permanente (*) Provas, exames e trabalhos: Devolução ao aluno após o registro das notas. Os documentos não devolvidos deverão se eliminados 1 ano após o registro das notas. (**) Monografias: Um exemplar de cada monografia deverá ser enviado à Biblioteca para consulta.

Dossiê do Professor Eliminação

Dossiê do Aluno

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Versão 5 – dez. 2013 Página 15

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

023 Política de Pessoal e Administração de Plano de Cargos e Carreiras

023.01 Estudos sobre Reestruturações e Alterações Salariais. Estão incluídos documentos como: Notas Técnicas; Minutas de Atos Normativos; Relatórios; Atas de Reunião; Estudo sobre Reestruturação e Alterações na Carreira.

2 anos após a conclusão do Estudo 50 anos Guarda Permanente

023.02 Estudos de Planos de Carreiras. Estão incluídos documentos como: Notas Técnicas; Minutas de Atos Normativos; Relatórios; Atas de Reunião.

2 anos a partir da definição das

diretrizes para a normatização dos planos de carreira

4 anos após a publicação das leis que estruturam as carreiras

do TCEMG

Guarda Permanente

023.03 Controle dos Quantitativos dos Cargos de Provimento Efetivo. Estão incluídos documentos como: Minutas de Atos Normativos; Relatórios.

4 anos 4 anos Eliminação Banco de dados é diariamente atualizado.

023.04 Evolução na Carreira.

023.041 Promoção Vertical. Estão incluídos documentos como: Requerimento; Comprovante de escolaridade; Manifestação da CDP; Ato/DGP – Promoção Vertical; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

Até conclusão do processo (*)

(*)Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor cumprindo o prazo estipulado no código 020.2. O Ato/DGP fica arquivado na pasta AZ (de desenvolvimento na carreira e tem código 020.2)

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

023.042 Progressão. Estão incluídos documentos como: CI com lista de todos os servidores que obtiveram progressão no mês; CI com informação justificando o porquê não teve progressão; Ato/DGP – Concessão de Progressão na carreira; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

(*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor cumprindo o prazo estipulado no código 020.2. O Ato/DGP fica arquivado na pasta AZ (de desenvolvimento na carreira e tem código 020.2)

Até conclusão do processo (*)

023.043 Promoção Horizontal. Estão incluídos documentos como: CI com lista de todos os servidores que obtiveram progressão no mês; Ato/DGP – Concessão de Promoção Horizontal na Carreira; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas; Formulário de Não-Concessão de Promoção Horizontal.

Até conclusão do processo (*)

023.044 Promoção por Merecimento. Estão incluídos documentos como: Requerimento de Promoção Por Merecimento/Ingresso e Desenvolvimento na Classe A; Titulo de Graduação; Titulo de Pós-graduação; Formulário; Informação do CDP; Ato/DGP- Concessão de Promoção por Merecimento; Ato/DGP – Concessão de Progressão e Promoção Horizontal na Carreira; Cópia da publicação no DOC.

Até conclusão do processo (*)

023.045 Concessão de Padrão/Obtenção do Titulo de Mestre e/ou Doutor. Estão incluídos documentos como: Requerimento Concessão de Padrão(ões) Obtenção do Título de Mestre e/ou Doutor; Certidão de Doutorado; Ato/Pres – Desenvolvimento na Carreira; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

Até conclusão do processo (*)

023.1 Movimentação de Pessoal. Estão incluídos documentos como: Normas, Procedimentos, Estudos e/ou Decisões de caráter geral.

5 anos 5 anos Guarda Permanente

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

023.11

Absorção. Admissão. Aproveitamento. Contratação. Designação. Nomeação. Readaptação. Readmissão. Recondução. Reassunção. Reintegração. Reversão. Estão incluídos documentos como: Nomeação: Lista de Vagas/ Classificação dos candidato; Ato de nomeação assinado pelo Presidente; Expediente; Publicação da nomeação no Diário Oficial de Contas; Carta; e-mail; Cópia da Carteira de Identidade; Cópia do Registro Civil (se casado); Cópia do Título Eleitoral com as 02 (duas) últimas quitações; Cópia do CPF; Cópia do Certificado de Reservista (se do sexo masculino); Cópia do Nº de inscrição no PIS/PASEP (se já inscrito); Cópia da 1ª folha da Carteira de Trabalho ( se tiver); Certidões de bons antecedentes comprovados por meio de certidões dos setores de distribuição dos foros criminais dos lugares em que tenha residido nos últimos cinco anos; das Justiça Federal e Estadual; e folhas de antecedentes emitidas; no máximo a seis meses; pela Polícia Federal e pela polícia dos estados onde tenha residido nos últimos cinco anos; Cópia do diploma registrado no MEC do curso exigido; ou comprovação da escolaridade exigida para o cargo de 2o grau; Atestado de idoneidade e reputação ilibada; Ficha cadastral do Servidor; Currículo; Declaração de Bens e Valores; Formulário para aquisição do crachá de identificação funcional; Exame Médico Pré-admissional; 1 (uma) foto 3X4 recente; colorida com fundo claro; Declaração de Não-Acumulação de Cargo Público; Termo de posse; Termo de exercício. Reassunção: Formulário de Reassunção de Exercício (intranet); Comunicação Interna para Setor.

(*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor cumprindo o prazo estipulado no código 020.2.

Até conclusão do processo (*)

023.12

Demissão. Dispensa. Exoneração. Falecimento. Rescisão Contratual. Vacância. Estão incluídos documentos como: Demissão: Ato do Presidente – Demissão. Exoneração: Requerimento; Declaração de bens; Solicitação de Informação à Coordenadoria de Pagamento de Pessoal; Resposta da Coordenadoria de Pagamento de Pessoal; Solicitação de Informação à Biblioteca; Ato do Presidente - Exoneração de Cargo Efetivo; Ato do Presidente - Declaração de Vacância de Função Gratificada; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

Até conclusão do processo (*)

023.13 Adjunção. Lotação. Remoção. Transferência. Estão incluídos documentos como: Solicitação do Servidor ou expediente de solicitação do setor após entendimento entre as partes; Expediente para as unidades de lotação para definição da mudança e data.

Até conclusão do processo (*)

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 18

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

023.14 Disponibilidade. Redistribuição. Substituição. Estão incluídos documentos como: Requisições internas e/ou externas de servidores para realização de Serviços Temporários.

(*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor cumprindo o prazo estipulado no código 020.2.

Até conclusão do processo (*)

023.15 Requisição de Pessoal. Cessão. Estão incluídos documentos como: Requisições internas e/ou externas de servidores para realização de Serviços Temporários.

Até conclusão do processo (*)

023.2 Gestão de Cargos em Comissão.

023.21 Criação. Transformação. Lotação. Extinção de Cargos em Comissão. Função Gratificada. Estão incluídos documentos como: Planilha de Controle de Nomeações e Exonerações; Tabelas de Cargos Comissionados; Planilha de Controle da Distribuição e do Quantitativo de Cargos de Direção, Chefia e Assessoramento; Funções Gratificadas.

Até a extinção da instituição - Eliminação

023.22 Cargos em Comissão/Função Gratificada.

023.221

Nomeação para Cargo em Comissão/ Designação para Função Gratificada. (Opção de Jornada – Art. 7º da Resolução delegada nº002/11) Estão incluídos documentos como: Cópia da Carteira de Identidade; Cópia do Registro Civil (se casado); Cópia do Título Eleitoral com as 02 (duas) últimas quitações; Cópia do CPF; Cópia do Certificado de Reservista (se do sexo masculino); Cópia do Nº de inscrição no PIS/PASEP (se já inscrito); Cópia da 1ª folha da Carteira de Trabalho ( se tiver); Cópia do diploma registrado no MEC do curso exigido, ou comprovação da escolaridade exigida para o cargo de 2o grau; Declaração de encargo de família para fins de Imposto de Renda; Declaração quanto ao exercício ou não de outro cargo público; Ficha cadastral do Servidor; Requerimento de Adesão à Assistência prestada pelo IPSEMG; Declaração de Bens e Valores; Declaração de atendimento ao disposto na Súmula Vinculante nº 13 do Supremo Tribunal Federal; Declaração de idoneidade para o exercício das atribuições do cargo de provimento em comissão. Formulário para aquisição do crachá de identificação funcional – para fins de acesso às dependências do TCEMG; Exame Médico Pré-admissional; 1 (uma) foto 3X4 recente, colorida com fundo claro; Termo de posse.

Até conclusão do processo (*) (*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor

cumprindo o prazo estipulado no código 020.2.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

023.222

Exoneração comissionado/Dispensa de Função Gratificada. Estão incluídos documentos como: Servidor Efetivo: Expediente de Exoneração de Cargo em Comissão/Dispensa de Função Gratificada; Declaração de bens; Ato/Pres – Exoneração de Cargo em Comissão/Dispensa de Função Gratificada; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas. Servidor Recrutamento Amplo: Expediente de Exoneração de Cargo em Comissão/Dispensa de Função Gratificada (recrutamento Amplo); Requerimento de Exoneração; Declaração de bens; Ato/Pres – Exoneração de Cargo em Comissão/Dispensa Função Gratificada; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas; Informação referente a Férias e Licença.

(*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor cumprindo o prazo estipulado no código 020.2.

Até conclusão do processo (*)

023.223 Substituição de Cargo em Comissão/Função Gratificada. Estão incluídos documentos como: Cópia Ofício com indicação para substituição; Despacho do Presidente na própria folha (ofício//requerimento de Férias do Titular/ Requerimento de solicitação); Ato/Pres. – Substituição Função Gratificada ou Ato/Pres. Substituição em cargo de Comissão; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

Até conclusão do processo (*)

023.224 Designação para Atuação junto à Comissão. Estão incluídos documentos como: Expediente para o conselheiro solicitando a inclusão do servidor em determinada Comissão; Despacho do Presidente na própria folha do expediente; Portaria/Pres – Inclusão em Comissão; - Certificação e visto na própria Portaria.

Até conclusão do processo (*)

023.23 Gratificação por Tempo de Serviço (Quinquênio e Trintenário). Estão incluídos documentos como: Planilha de Previsão da Aquisição de Quinquênio dos Servidores; E-mail com os nomes dos servidores para concessão do quinquênio; Informação; Ato/CP – Majoração do Adicional por tempo de serviço; Ato/CP – Título Declaratório de Adicional de Trintenário; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

Até conclusão do processo (*)

023.24 Apostilamento. Estão incluídos documentos como: Requerimento do servidor; Certidão de Tempo de Exercício em Cargo de provimento em Comissão e publicações dos correspondentes Atos de Nomeação e Exoneração no Diário Oficial de Contas (DOC); Relatório da Situação Funcional; Título Declaratório; Cópia da publicação do Apostilamento no DOC.

Até conclusão do processo (*)

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

024 Direitos. Obrigações. Vantagens. Concessões.

024.1 Gestão do Pagamento dos Servidores.

024.11

Folha de Pagamento. Estão incluídos documentos como: Cópia de Consignações, Balancetes, Notas Explicativas, Pagamentos Efetuados pela Diretoria de Finanças, Regime Geral dos Servidores Afastados, Remuneração a ser reembolsada, URV e Equivalência Salarial, Pensão Alimentícia por Beneficiário, Relação de Crédito Bancário por Atividade, Servidores Inativos por Município, IPSEMG conforme situação funcional, IPSEMG Balancete Mensal, IPSEMG Cota Parte do Servidor, IPSEMG Cota do Estado, FUNPEMG, FUNFIP, IRRF, Planilha das Consignações Ativos e Inativos (Papel de trabalho), Especificação da Folha de Pagamento, Registra Pedido de Apropriação de Folha de Pagamento, Documento Folha, Detalhamento da Folha de Pessoal, Papel de trabalho, Guia da Previdência Social – GPS, Liquidação de Despesa, Ordem de Pagamento, Documento de Arrecadação Estadual – DAE, Anulação de Despesa Orçamentária, GFIP.

1 mês 100 anos Eliminação

024.12 Encargos Patronais. Recolhimentos

024.121 Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Estão incluídos documentos como: Recibo de entrega da Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF); Declaração completa; Relatórios do Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI); Planilha (eletrônica).

7 anos - Eliminação

024.122 Contribuição para os Planos de Seguridade Social - Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS)/Instituto de Previdência dos Servidores do Estado de Minas Gerais (IPSEMG). Estão incluídos documentos como: GPS, Ordem de Pagamento.

5 anos 95 anos* Eliminação

*É opcional a alteração de suporte em microfilme, após a transferência dos documentos para fase intermediária. Os documentos poderão ser eliminados mediante termo de inspeção e garantia de qualidade do trabalho de microfilmagem e armazenamento adequado do Máster em sala climatizada.

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

024.123 Contribuição Sindical do Empregador.

6 anos - Eliminação

024.2 Férias.

024.21 Férias Regulamentares. Estão incluídos documentos como: Escala de férias do setor; Requerimento de Férias Regulamentares (deferido pela chefia imediata do setor do servidor); Ato/Pres – Substituição; Ato/DGP – Substituição; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas; Solicitação de Suspensão de Férias; Requerimento de Cancelamento de Férias; Retorno Antecipado ou Alteração de Férias Regulamentares dos Cargos Comissionados, FG (2 a 5) e FGP -1 ou Cargos Efetivos e FGP (2 a 5).

Até conclusão do processo

5 anos após aposentadoria- Eliminação

024.211 Reconhecimento de Saldo de Férias Regulamentares. Estão incluídos documentos como: Requerimento de Reconhecimento de Saldo de Férias-Regulamentares; Declaração de saldo, Informação do analista, ciência do interessado.

Até conclusão do processo (*)

(*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor cumprindo o prazo estipulado no código 020.2.

024.22 Férias Prêmio. Estão incluídos documentos como: Escala de férias do setor; Requerimento de Férias Regulamentares (deferido pela chefia imediata do setor do servidor); Ato/Pres – Substituição; Ato/DGP – Substituição; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas; Solicitação de Suspensão de Férias; Requerimento de Cancelamento de Férias; Retorno Antecipado ou Alteração de Férias Regulamentares dos Cargos Comissionados, FG (2 a 5) e FGP -1 ou Cargos Efetivos e FGP (2 a 5).

Até conclusão do processo

5 anos após aposentadoria- Eliminação

024.221 Reconhecimento de Saldo de Férias Prêmio. Estão incluídos documentos como: Reconhecimento de Saldo de Férias-Prêmio; Portaria/CP – Reconhecimento de Férias-Prêmio; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

Até conclusão do processo (*)

(*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor cumprindo o prazo estipulado no código 020.2.

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

024.222 Contagem de Tempo de Férias Prêmio (Concessão Automática). Estão incluídos documentos como: Planilha de Aquisição de Férias-Prêmio dos Servidores; Lista dos Servidores do Mês; Informação dos Analistas; Portaria/CP – Concessão de Férias Prêmio.

(*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor cumprindo o prazo estipulado no código 020.2.

Até conclusão do processo (*)

024.223 Contagem em Dobro de Férias Prêmio. Estão incluídos documentos como: Requerimento de Contagem em dobro de férias prêmio; Informação do analista; Ato/ CP – Contagem em dobro de férias prêmio; Publicação no “D.O.C”.

Até conclusão do processo (*)

024.224

Conversão de Férias Prêmio em Espécie. Estão incluídos documentos como: Requerimento ao Presidente para Conversão de Férias em Espécie; Processo/DGP; Informação do Analista; Informação da CP; Informação Reiterando Informação CP; Informação da CPP; Encaminhamento para Secretaria Executiva pela DGP; Deferimento ou Indeferimento do Presidente; Encaminhamento dos Autos pela DGP para CPP; Encaminhamento dos Autos pela CPP para Arquivamento.

Até conclusão do processo (*)

024.3 Licenças.

024.31 Licenças Remuneradas. Estão incluídos documentos como: Atestado médico; Laudo Médico; Licença Maternidade; Requerimento de Licença Paternidade; Certidão de Nascimento da Criança; Licença para Servidor(a) Adotante ou Detentor(a) de Guarda Judicial; Certidão de Guarda de Menor; Licença para Acompanhar Pessoa Doente da Família; Atestado de Doação de Sangue / Banco de Sangue Estadual – Hemominas; Licença de Doação de Sangue .

Até conclusão do processo 52 anos Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

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Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

024.32

Licenças Não Remuneradas. Estão incluídos documentos como: Requerimento para tratar de Interesses Particulares; Comprovante de que é ocupante de cargo efetivo, pertence ao Quadro Permanente de Pessoal; Comprovante que preenche os requisitos para obtenção da licença; Ato/DGP – Licença para Tratar de Interesses Particulares; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas. Licença para Acompanhar Cônjuge; Certidão de Casamento; Comprovação de Transferência; Ato/DGP – Licença para acompanhar Cônjuge; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas. Licença para Exercer Mandato Eletivo: Requerimento protocolizado; Cópia da Ata de Convenção do Partido; Cópia do registro da candidatura na Justiça Eleitoral; Ato Administrativo; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

Até conclusão do processo (*)

(*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor cumprindo o prazo estipulado no código 020.2.

024.4

Afastamentos. Estão incluídos documentos como: Requerimento de Abono Luto; - Certidão de Óbito do familiar falecido; Requerimento de Abono Núpcias; Certidão de Casamento; Requerimento de solicitação de Abono- Convocação de Jurado; - Mandado de intimação de jurado; Ofício da entidade solicitando a disponibilidade do servidor; Publicação da solicitação no Diário da União; Expediente do Presidente com despacho “para que seja informado e instruído”; Requisição; Parecer; Expediente com aprovação ou não da requisição; Ato/Pres – Requisição; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas; Atestado de Frequência do Servidor.

Até conclusão do processo 52 anos Eliminação

024.5

Devolução de Valores (Reembolso). Estão incluídos documentos como: Desconto IPSEMG: Requerimento de Exclusão do Segurado à Assistência Prestada pelo IPSEMG. URV: Requerimento de antecipação de pagamento de URV; Abono-Permanência; Expediente encaminhando para análise e emissão de parecer jurídico; Estudo Técnico sobre o pedido do Servidor; Expediente à DGP/CPP solicitando informações; Despacho da Diretoria na própria folha do expediente do secretário Executivo do TCEMG; Expediente prestando informações sobre valor solicitado pelo Servidor; Expediente de atendimento sobre solicitação do secretário; Expediente do Secretário-Executivo para Presidência encaminhando documentos; Expediente do Conselheiro-Presidente determinando que DGP promova a autuação da documentação como Processo da DGP; Despacho do Presidente para a DGP “que os autos permaneçam na Diretoria; aguardando orientação”.

Até o Reembolso 5 anos após a

aprovação das contas pela ALMG

Eliminação *Abono permanência anexado à pasta funcional (020.2)

024.6 Abono Permanência e Opção de Vencimento. Estão incluídos documentos como: Abono Permanência: Requerimento de Abono de Permanência; Contagem de tempo de contribuição para fins de concessão de abono de permanência; Ato/CP – Concessão de Abono de Permanência; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas; Ficha financeira; Contracheque; Folha de pagamento. Opção de Vencimento: Requerimento de Opção de Vencimento (Art. 5º da Lei Estadual nº 19.752/2011 - Substituto do cargo); Alteração de Dados Bancários.

3 meses 5 anos após a

aprovação das contas pela ALMG

Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 24

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

024.7 Descontos.

024.71 Consignações. Estão incluídos documentos como: Empréstimo: Informação de Margem Consignável; Informação de Saldo de URV; Autorização para desconto de empréstimo em folha de pagamento; Outras: Autorização para desconto de “diversos” em folha de pagamento; Cancelamento: Cancelamento de desconto em folha de pagamento.

Até quitação da dívida 10 anos Eliminação

024.711

Credenciamento de Entidades e Instituições Consignatárias. Estão incluídos documentos como a documentação exigida no art. 4º da Resolução 04/2004: Relação dos produtos e serviços oferecidos e as condições para consignação do desconto; atos constitutivos, extrato do registro em cartório e alterações posteriores, autenticados no respectivo Cartório de Registro ou na Junta Comercial; certificado de registro na Organização Estadual de Cooperativas e autorização do Banco Central do Brasil, publicada no Diário Oficial da União, quando se tratar de Cooperativa constituída de acordo com a Lei Federal nº 5.764, de 16 de dezembro de 1971; autorização do Banco Central do Brasil para operar na carteira de crédito imobiliário; modelo do contrato a ser firmado entre o consignado e o consignatário e que originará o débito a cujo pagamento se destina a consignação; certidão de "nada consta" do Cartório de Registro de Títulos e Documentos, quando se tratar de financiamento de imóvel residencial; autorização de funcionamento expedida pelo Banco Central do Brasil, quando se tratar de instituição bancária ou financeira; autorização de funcionamento, por Portaria do Ministro de Estado da Fazenda, assim como ato constitutivo registrado na Junta Comercial ou Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas, quando se tratar de sociedade seguradora ou entidade aberta de previdência complementar, respectivamente; termo de apólice entre o estipulante e sociedade seguradora, quando se tratar de desconto de seguro de vida em grupo; comprovação da observância às Leis Complementares Federais nº 108 e nº 109, ambas de 29 de maio de 2001, na forma estabelecida pelo órgão regulador e fiscalizador, quando se tratar de entidades fechadas de previdência complementar; ata da última eleição e posse da diretoria; Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica - CNPJ; prova de regularidade fiscal com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede do consignatário que esteja inserto nos incisos I, II, III, VI e VIII do art. 3º; prova de regularidade com a Seguridade Social e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS, no cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei; declaração do Ministério do Trabalho aprovando o estatuto e reconhecendo o Sindicato, assim como especificando-lhe base territorial, categoria de servidores e abrangência.

1 ano após o descredenciamento - Eliminação

Os dossiês deverão ser renovados anualmente. Apenas o atual deve ser preservado. Os anteriores poderão ser eliminados.

024.712 Descredenciamento de Entidades e Instituições Consignatárias. Estão incluídos documentos como: Pedido de Descredenciamento; Ato do Presidente; Pedido de Reconsideração; Recurso Administrativo; Ofícios.

1 ano 10 anos Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 25

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

024.72 Contribuição Previdenciária e Imposto de Renda. Estão incluídos documentos como: Requerimento de Opção de Remuneração de Contribuição da Lei Complementar nº 64/2002; Requerimento de Opção de Remuneração da Lei nº 20.227/2012 (ADE); Declaração de Encargo de Família para fins de Imposto de Renda; Requerimento de Adesão do Segurado à Assistência Prestada pelo IPSEMG.

Até conclusão do processo

5 anos após aposentadoria- Eliminação

024.9 Outros Direitos. Obrigações. Vantagens. Concessões. Abrange a Assistência em Creche e Pré-Escola (Auxílio creche) e o Auxílio alimentação (verba lanche).

024.91 Auxílios. Estão incluídos documentos como: Requerimento de Concessão de Assistência em creche e Pré-Escola; Certidão de nascimento; Ato/CP - Concessão de Assistência em creche e Pré Escola; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

5 anos 5 anos após a

aprovação das contas pela ALMG

Eliminação

024.92

Estágio Probatório. Efetivação. Estabilidade. Estão incluídos documentos como: Formulário de Avaliação; Anexo I – Plano de Gestão de Desempenho Individual (negociação de Metas e/ou Atividades); Anexo II – Termo de avaliação do Servidor Ocupante apenas de cargo de Provimento Efetivo; Anexo III – Termo de Avaliação Especial do Servidor ocupante de Cargo de Provimento Efeito nomeado para o exercício de Cargo de Provimento em Comissão; Anexo IV – Parecer Conclusivo (só para servidor ocupante de cargo de provimento efetivo); Anexo V – Parecer Conclusivo; Comunicação interna informando o cumprimento do estágio; Ato/DGP – Cumprimento de Estágio Probatório; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

Enquanto vigorar o Estágio Probatório (*)

(*) Anexar à pasta funcional – código 020.2 - onde cumprirá a mesma temporalidade e destinação do dossiê do servidor.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 26

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

025 Correição.

025.11 Recebimento e Análise de Denúncia. (*) Análise de Denúncia: Ofício de Confirmação da Denúncia; Ofício-resposta se a Denúncia procede; Memorando; Despacho de Indiciamento; Parecer do Analista; Parecer do Diretor responsável; Parecer Corregedor ou Ofício de Não Instauração.

5 anos 10 anos Eliminação (*) Documentos sigilosos.

025.12 Procedimentos Administrativos Disciplinares.

025.121 Procedimentos de Sindicância. (*) Estão incluídos documentos como: Documentos de recebimento e análise de Denúncia ou Representação de Correição; Ato de constituição da Comissão de Sindicância (depoimentos; relatório conclusivo); Despacho de Indiciamento em Sindicância.

6 meses após a decisão publicada no

Diário Oficial de Contas

100 anos Guarda Permanente (*) Documentos sigilosos.

025.122

Processo Administrativo Disciplinar. (*) Estão incluídos documentos como: Documentos de recebimento e análise de Denúncia de Correição; Ato de constituição da Comissão de Sindicância (depoimentos; relatório conclusivo); Despacho de Indiciamento em Sindicância; Portaria de Instauração de Procedimento Administrativo Disciplinar; Cópia da publicação da Portaria no Diário Oficial de Contas (DOC); Ata de Abertura; Termo de Instalação; Designação de Secretário; Termo de Compromisso; Atos Processuais: Notificação; Termo de Ocorrência; Mandado de Citação; Despachos; Edital de Chamamento; Atas de Audiência; Defesa/Contraditório (Designação de Defensor; Procuração); Termo de Informação; Termo de Depoimento; Termo de Declaração (Anuência com relação ao conteúdo da Ata de Audiência); Notificação do Defensor; Termo de Encerramento; Relatório Conclusivo; Parecer Conclusivo; Parecer do Corregedor; Ofício ao servidor sobre a Decisão; Ofício ao setor de origem para informação das efetividades da Decisão (Providências adotadas); Revisão do Processo Administrativo Disciplinar.

6 meses após a decisão publicada no

Diário Oficial de Contas

100 anos Guarda Permanente (*) Documentos sigilosos.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 27

Cód. Função/Atividade/Transação

Prazo de Guarda Destinação Final Observações

Fase Corrente Fase Intermediária

025.13 Ações de Correição Ordinárias e Extraordinárias. Estão incluídos documentos como: Plano Anual de Correição; Relatório da Equipe de Correição.

Até o cumprimento da execução da

orientação/recomendação/determinação

10 anos Guarda Permanente

025.2 Orientação aos servidores sobre a operacionalização dos serviços. Estão incluídos documentos como: Expedientes.

5 anos 10 anos Eliminação

026 Previdência. Assistência. Seguridade Social.

026.1 Benefícios.

026.11 Seguros. Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

5 anos 6 anos (*) Eliminação (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 28

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

026.12

Aposentadoria. Estão incluídos documentos como: Requerimento de Aposentadoria (indicando o fundamento legal da aposentadoria); Cópia autenticada da CI; Cópia autenticada do CPF; Declaração de não acumulação de Cargo, emprego ou função pública na administração Pública Direta, Autarquia, Fundação, Empresa Pública e Sociedade de Economia Mista de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de não percepção de proventos decorrentes de aposentadoria de cargo, emprego ou função pública não acumuláveis nos termos do art. 37, inciso XVI, da CR/88; Requerimento com despacho do Presidente “informar e instruir”; Solicitação e informação da CP; Último Demonstrativo de Pagamento; Informação de Valores a receber ou devolver; Declaração de não acumulação de Cargo, emprego ou função pública na administração Pública Direta, Autarquia, Fundação, Empresa Pública e Sociedade de Economia Mista de qualquer dos poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios e de não percepção de proventos decorrentes de aposentadoria de cargo, emprego ou função pública não acumuláveis nos termos do art. 37, inciso XVI, da CR/88; Declaração de ingresso do servidor, devidamente fundamentada;. Certidão de tempo de serviço/contribuição, para fins de aposentadoria, fixando-se a data limite da contagem de tempo, conforme fundamento legal, e especificando o tempo federal, estadual, municipal e de iniciativa privada averbados; Certidão de tempo de serviço, para fins de adicionais, observando as legislações específicas; Certidões originais passadas por órgãos/entidades municipais, estaduais, federais e do IINSS; Atos e informações de averbações de tempo de serviço/contribuição, para fins de aposentadoria e adicionais; Título declaratório de exercício de cargo em comissão; Cópias dos atos de concessão de férias-prêmio quando: a) conversão em espécie do saldo remanescente; b) contagem em dobro para fins de adicionais e c) contagem em dobro para fins de aposentadoria; Expediente solicitando o Demonstrativo de Pagamento Relativo à Última remuneração percebida; Demonstrativo de Pagamento Relativo à Última remuneração percebida; Expediente com informação sobre valores a receber ou devolver para instrução do processo de aposentadoria; Ato/DGP – Autorização de Afastamento Preliminar à Aposentadoria (original) ; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas; Informação da CP; Deferimento do Presidente; Ato/Pres. – Concessão de Aposentadoria Voluntária; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas; informação da CPP (tomada providências para cumprimento do despacho do Presidente); Taxação de Proventos; Demonstrativo de Pagamento.

Até homologação (*) (**)

(*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado. (**) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor cumprindo o prazo estipulado no código 020.5.

026.121

Apuração de Tempo de Serviço. Estão incluídos documentos como: Contribuição: Requerimento protocolizado e registrado no Sistema Balcão; Contagem de tempo de contribuição para fins de aposentadoria; Informação assinada e revisada. Averbação e Retificação de Averbação: Requerimento de Averbação de Tempo de Serviço/Contribuição; Certidão da entidade que trabalhou (com os requisitos necessários e de acordo com a lei vigente); Informação da Averbação de Tempo de Serviço; Ato/CP – Averbação de Tempo de Serviço/Contribuição; Certificação no próprio Ato; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

60 dias 90 anos Eliminação

026.122 Averbação de Tempo de Estágio. Estão incluídos documentos como: Requerimento de Averbação de Tempo de Serviço/Contribuição; Certidão da entidade que estagiou (com os requisitos necessários e de acordo com a lei vigente); Informação da Averbação de Tempo de Estágio; Ato/CP – Averbação de Tempo de Serviço/Contribuição; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas.

Até conclusão do processo (*) (*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor

cumprindo o prazo estipulado no código 020.2.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 29

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase

Intermediária 026.123 Pensões.

Estão incluídos documentos como: Requerimento; Cópia da Certidão de Óbito do Servidor; Cópia da Certidão de Casamento Atualizada; Cópia da Certidão de Nascimento dos Filhos.

1 ano após a extinção da pensão

(*) 5 anos após a aprovação das

contas pela ALMG. Eliminação

(*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

026.13 Assistência à Saúde.

026.131 Avaliação para Concessão de Benefícios e Prevenção à Saúde.

026.131.1

Prontuário Médico. Estão incluídos documentos como: Comprovante de Comparecimento; Boletim de Inspeção Médica; Comprovante de Tratamento de Saúde; Resultado de Exames; Comprovante de Nomeação ou Carta de Apresentação; Extrato de Laudo Médico (Aposentadoria por Invalidez; Isenção de Imposto de Renda; Licença de Servidor de Cartório; Reversão); Certidão (Caracterização de Deficiência; Aposentadoria por Invalidez); Comunicado (Ajustamento Funcional; Licença por Motivo de Doença em Pessoa da Família; Adaptação de Horário de Trabalho; Redução de Jornada de Trabalho); Declaração da chefia referente ao Acidente de Trabalho; Laudo de Exame Médico referente ao Acidente de Trabalho; Relatório do Médico assistente da pessoa doente da família; Fotocópia de documento que comprove parentesco com o servidor; Declaração do servidor da Necessidade de sua Assistência; Ofícios; Ficha de Saúde Ocupacional; Levantamento de Resultados para Propedêutica; Comprovante de Comparecimento.

52 anos (*) 48 anos Eliminação

(*) É opcional a alteração de suporte em microfilme, após a transferência dos documentos para fase intermediária. Os documentos poderão ser eliminados mediante termo de inspeção e garantia de qualidade do trabalho de microfilmagem e armazenamento adequado do Máster em sala climatizada.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 30

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

026.131.2 Prontuário Odontológico. Estão incluídos documentos como: Ficha clínica; Odontograma; Plano de tratamento; Receitas; Atestados; Radiografias; Prescrições; Pedidos de pareceres; Encaminhamentos.

52 anos (*) 48 anos Eliminação

(*) É opcional a alteração de suporte em microfilme, após a transferência dos documentos para fase intermediária. Os documentos poderão ser eliminados mediante termo de inspeção e garantia de qualidade do trabalho de microfilmagem e armazenamento adequado do Máster em sala climatizada.

026.132 Concessão de Insalubridade e Periculosidade. Estão incluídos documentos como: Processos e Laudos Técnicos de Avaliação de Ambiente de Trabalho; Boletim de Inspeção Médica; Resultados de Exames; Solicitação do responsável pelo setor; Ato do presidente.

01 ano após a conclusão do

processo 5 anos (*) Eliminação

(*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

026.133 Inspeções Periódicas de Saúde. Estão incluídos documentos como: Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP); Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT); Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA); Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO).

5 anos (*) 47 anos Eliminação

(*) É opcional a alteração de suporte em microfilme, após a transferência dos documentos para fase intermediária. Os documentos poderão ser eliminados mediante termo de inspeção e garantia de qualidade do trabalho de microfilmagem e armazenamento adequado do Máster em sala climatizada.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 31

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

026.134 Assistência Médica Suplementar. Estão incluídos documentos como: Termo de Adesão; Cadastro de Credenciados por Área de Saúde; Planilhas de Atendimentos Médico e Odontológico; Pagamento dos Credenciados.

Enquanto vigora 10 anos Eliminação

Para transações que envolvam pagamento de despesas, utilizar prazos para documentos financeiros (5 anos após aprovação de contas pela ALMG). Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

026.135 Isenção de Imposto de Renda. Estão incluídos documentos como: Requerimento de Isenção de Imposto de Renda; Atestado Médico; Despacho do Presidente; Conclusão e Laudo Médico-Pericial; Parecer da Consultoria Jurídica Administrativa; Expediente contendo a decisão do Presidente.

Até conclusão do processo (*)

(*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor Aposentado cumprindo o prazo estipulado no código 020.2.

026.2 Higiene e Segurança do Trabalho. Estão incluídos documentos como: Solicitação de Equipamentos de Proteção Individual; Solicitação de Avaliação Médica; Solicitação de Palestras e Cursos sobre Segurança no Trabalho; Solicitação e Laudo de Avaliação Ergonômica.

5 anos 5 anos Guarda Permanente

026.21 Prevenção de Acidentes de Trabalho. Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA). Estão incluídos documentos como: Atos de Criação; Atas; Relatórios Técnicos.

5 anos 5 anos Guarda Permanente

026.211 Cadastro de Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT).

5 anos 47 anos Eliminação

026.212 Refeitórios. Cantinas. Copas (Fornecimento de Refeições).

2 anos - Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 32

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

027 Gestão de Desempenho dos Servidores.

027.1 Normatização da Avaliação de Desempenho. Estão incluídos documentos como: Manuais; Normas; Cópia das Resoluções; Notas Técnicas; Ofícios; Memorandos; Mensagens eletrônicas; Formulários; Apostilas de Treinamento.

10 anos a partir da data de publicação

do documento. 5 anos Guarda Permanente

027.2 Avaliação de Desempenho do Servidor. Estão incluídos documentos como: Ata da Visita; Notas Técnicas; Ofícios; Memorandos; Cópia da publicação no Diário Oficial do Estado de Minas Gerais; Mensagens eletrônicas; Relatórios; Plano de Gestão do Desempenho Individual; Entrevista de Avaliação; Termo de Avaliação.

Enquanto o servidor

permanecer na ativa

(*) - (*) Os Atos específicos e individuais de servidores, classificar em 020.2, aplicando-se os mesmos prazos de guarda.

029 Outras Atividades/Transações referentes à Gestão de Pessoas.

029.1 Horário de Expediente.

029.11 Controle de Frequência. Estão incluídos documentos como: Livros; Cartões; Folhas de Ponto; Registro Eletrônico de Ponto (*); Horas Extras; Dispensa de Ponto; Escala de Plantão; Ponto Facultativo; Forponto; Opção de Jornada.

Até conclusão do processo 52 anos Eliminação

(*) O Registro Eletrônico de Ponto será alimentado e atualizado. Quando se tratar de Atos específicos e individuais de servidores, classificar em 020.2.

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Versão 5 – dez. 2013 Página 33

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

029.111 Horário Especial. Estão incluídos documentos como: Requerimento; Declaração da instituição de ensino. Requerimento; Certidão de Nascimento da Criança. Requerimento de solicitação de redução da jornada de trabalho; Certidão de Nascimento da Criança; Atestado Médico.

Até conclusão do processo 52 anos Eliminação

029.112 Abonos de Faltas e Atrasos. Estão incluídos documentos como: Requerimento; Declaração da escola; Registro eletrônico. Requerimento; Declaração da Justiça Eleitoral; Registro eletrônico. Espelho de Ponto mensal do Servidor; Solicitação de abono na mesma folha de Espelho de Ponto; com deferimento da chefia. Abonos coletivos (serviço externo, abono Escola de Contas, abono do Presidente, Relatório Diário da DMO dos abonos médicos, Relatório Mensal de Marcações no Sistema Foracesso).

Até conclusão do processo 52 anos Eliminação

029.2 Missões Fora da Sede, Viagens a Serviço.

029.21 Sem Ônus para a Instituição. Estão incluídos documentos como: Expediente de Solicitação/Autorização; Folder do curso; Planilha Seguro de Viagem; Cópia do e-mail de Envio para a Seguradora; Cópia do Certificado de Participação.

7 anos (*) Eliminação (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

029.22

Com Ônus para a Instituição. Estão incluídos documentos como: Expediente de Solicitação/Autorização; Folder do curso; Confirmação de Emissão do bilhete de Passagem Aérea; Cronograma de Inspeção; Planilha de Custo; Estimativa Orçamentária e Financeira; Sistema de Diárias de Viagem (eletrônico); Informação para Diária de Viagem; Formulário para Prestação de Contas de Diária de Viagem - PCD; Nota de Empenho da Despesa; Liquidação de Empenho da Despesa; Planilha Seguro de Viagem; Cópia do e-mail de Envio para a Seguradora; Prestação de Contas de Diárias; Ticket da passagem/Cartão de Embarque; Cópia do Certificado de Participação no evento; Nota de Lançamento Contábil; Anulação de Despesa; Reforço de Empenho. Solicitação de parcela de alimentação; Portaria de Designação para Viagens a Serviço.

2 anos 5 anos após a

aprovação das contas pela ALMG (*)

Eliminação (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 34

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

029.3 Requerimentos.

029.31 Requerimento de Declaração/Certidão. Estão incluídos documentos como: Requerimento de Certidão ao Presidente do Tribunal e Requerimento Cópia de Documentos.

1 ano -- Eliminação

029.32 Requerimento de Alteração de Nome, Estado Civil, Devolução de Documentos e Juntada de Documentos. Estão incluídos documentos como: Requerimento de Alteração de Nome; Requerimento de Alteração de Estado Civil; Cópia de Certidão de Casamento.

1 ano (*) (*) Anexar o processo à Pasta Funcional do Servidor cumprindo o prazo estipulado no código 020.2.

029.4 Incentivos Funcionais.

029.41 Prêmios (Concessões de Medalhas. Diplomas de Honra ao Mérito. Elogios).

5 anos 5 anos Guarda Permanente Elogios na Pasta Funcional (020.2) quando do despacho do Presidente

029.5 Delegações de Competência. Procuração.

Enquanto vigorar (*) 5 anos Eliminação (**)

(*) Quanto aos documentos referentes aos ordenadores de despesas, utilizar o prazo dos documentos financeiros (5 anos após aprovação de contas pela ALMG). (**) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado).

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Versão 5 – dez. 2013 Página 35

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

029.6 Serviços Profissionais Transitórios Terceirizados. Autônomos. Colaboradores e Empresas (Inclusive Licitações). Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de serviços: ver nota remissiva (2) para Pessoa Jurídica e (3) para Pessoa Física.

(*) 5 anos após

aprovação de contas pela ALMG.

52 anos Eliminação (*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

029.61 Menor Aprendiz. Estão incluídos documentos como: Ofícios; Memorandos; Mensagens eletrônicas; Nota de empenho; Rotina Administrativa Contrato/Convênio; Autorização de Pagamento de Despesas Vinculadas; Nota de Liquidação de Empenho da Despesa; Ordem de Pagamento.

(*) 5 anos após

aprovação de contas pela ALMG.

56 anos Eliminação (*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

029.7 Ações Judiciais Movidas por Servidor Público (Estatutário e Celetista). 029.71 Assessoramento à Defesa do TCEMG.

Estão incluídos documentos como: Ofício da AGE; Petição Inicial; Cópias de Peças do Processo Judicial (Citação, Intimação, Decisões, Sentença, Acórdão). 5 anos 5 anos Eliminação

029.72 Informação Técnica. Estão incluídos documentos como: Cópia da documentação que compõe o Processo Judicial (Citação, Intimação, Decisões, Sentença, Acórdão); Informação Técnica sobre o Objeto da Ação dirigida à Autoridade solicitante, à Autoridade Judiciária e ao Órgão de lotação do servidor; Ofício ou Memorando de encaminhamento.

Até o Trânsito em

Julgado da ação judicial

3 anos Eliminação

029.73 Cumprimento de Decisão Judicial. Estão incluídos documentos como: Livro de Registro; Memorando; Ofício; Nota Técnica; Mensagens eletrônicas.

Até o Trânsito em Julgado 90 anos Eliminação

O Livro de registro só será eliminado após o cumprimento dos prazos de guarda e se estiver encerrado e sem pendência.

029.8 Movimentos Reivindicatórios: Greves e Paralisações.

5 anos 5 anos Guarda Permanente

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 36

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

030 Gestão de Material Permanente e de Consumo.

031 Aquisições e Contratações de Material Permanente e de Consumo (Inclusive Licitações).

031.1 Compra (Inclusive Pregão Eletrônico).

031.11

Levantamento de preços de materiais e prestação de serviços. Estão incluídos documentos como: Expediente contendo a solicitação dos serviços, Termo de Referência ou Projeto Básico, Livro de Processos de Compras, pesquisa de preços e fornecedores (pela internet), e-mails contendo esclarecimento de dúvidas dos fornecedores, expedientes ou e-mails contendo ajustes da demanda ao serviço do mercado, orçamentos recebidos pelos fornecedores, Mapa de Apuração (das cotações recebidas), Ofício contendo informações das prepostas recebidas, dados das empresas proponentes e médias estimativas apuradas, Certidões da regularidade fiscal dos fornecedores retiradas na internet.

1 ano -- Eliminação

031.12

Compra Direta de Materiais Permanentes e de Consumo. Está incluída a documentação padrão exemplificativa referente à aquisição de material de consumo e material permanente (sem licitação): Expediente contendo a solicitação do material; recebimento da solicitação através do sistema (SIGMAT); Livro de Processos de Compras; pesquisa de preços diversos (pela internet); e-mails contendo esclarecimento de dúvidas dos fornecedores; expedientes ou e-mails contendo ajustes da demanda ao produto do mercado; orçamentos recebidos pelos fornecedores; Mapa de Apuração (das cotações recebidas); Certidões da regularidade fiscal dos fornecedores retiradas na internet; Estimativa Orçamentária e Financeira. Expediente de Solicitação; Mapa de Apuração; Orçamento dos Fornecedores (e-mail/impresso); Certidões de Regularidade Fiscal e Trabalhista; Estimativa Orçamentária e Financeira; Expediente de Encaminhamento; Ofício para Empresa; Parecer Jurídico; Publicação no Diário Oficial de Contas; Nota de Empenho; Pedido de compra; Ordem de pagamento. Autorização de Serviço (assinada pelo Coordenador de Material); Nota Fiscal/Fatura, Boleto Bancário; Certidões de Regularidade Fiscal, Trabalhista e Previdenciária; Relatório de descrição de Serviços Prestados; Planilha resumo do faturamento; Nota de liquidação de empenho da despesa; Ordem de Pagamento. Notificação por escrito ou por e-mail (se extrapolado o prazo).

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG (*) Eliminação

(*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 37

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

031.13

Compra de Materiais Permanentes e de Consumo por Licitação. Estão incluídos documentos como: Processo licitatório: Expedientes; Projeto Básico; Análise do Projeto Básico; Solicitação de Documentação Complementar, se necessário; Parecer Assinado pela Comissão de Licitação; Cópia da Portaria de Designação da Comissão Permanente de Licitação; Minuta do Convite; Minuta de Edital; Minuta de Contrato; Parecer da Assessoria Jurídica; Termo de Justificativa; Cópia da Publicação de Ratificação do Presidente; Convite Assinado pela Comissão; Edital de Licitação Assinado pela Comissão; Edital Assinado pelo Pregoeiro e pela Equipe de Apoio; Cópia da Publicação de Aviso de Licitação no Diário Oficial de Contas; Cópia da Publicação do Adendo; Solicitação de Esclarecimentos pelo Licitante; E-Mail de Resposta ao Esclarecimento para o Licitante; Cópia da Publicação da Resposta de Esclarecimento ao Licitante; Resposta à Impugnação por E-Mail ou Fax; Lista de Presença; Documentação de Habilitação ao Processo; Propostas Comerciais; Ata da Sessão do Pregão; Mapa de Apuração; Ata de Julgamento; Publicação da Decisão do Julgamento; Termo de Desistência do Prazo Recursal; Julgamento do Recurso; Decisão do Presidente sobre o Recurso; Extrato da Publicação no Diário Oficial de Contas; Publicação da Decisão do Julgamento; Julgamento do Recurso; Adjudicação do Objeto e Homologação do Certame; Cópia do Extrato da Publicação. Documentação contratual: Ofícios; Expedientes; Recibo de cópias de documentos; Certidões; Cópia do Extrato da Publicação; Minuta do Contrato, Termo de Contrato , Expediente de Solicitação de Alteração Contratual; Minuta de Termo Aditivo; Termos Aditivos ao Contrato; Expediente para o Gestor do Contrato; Estimativa Orçamentária Financeira (EOF); Planilha de Preços; Termo de Referência Digitalizado; Parecer da Assessoria Jurídica; Publicação no Diário Oficial de Contas; Aviso de Encerramento. Documentação padrão exemplificativa referente à aquisição de material de consumo e material permanente (com licitação): Nota de empenho; Rotina Administrativa - Contrato/Convênio; Pedido de compra; Autorização de pagamento de Despesas Vinculadas; Nota Fiscal; Fatura; Boleto Bancário; Certidões de Regularidade Fiscal, Trabalhista e Previdenciária; Atestado de cumprimento de cronograma de execução; Declarações e Atestados exigidos nos Contratos; Planilha resumo do faturamento; Nota de liquidação de empenho da despesa; Ordem de Pagamento.

2 anos após o exercício

10 anos após a aprovação das contas

pela ALMG (*) Eliminação

(*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

031.131 Processos de Licitação Anulados, Revogados, Fracassados, Desertos e Cancelados. Estão incluídos documentos como: Edital; Termos de Adesão; Ofício/Circular do Convite; Pesquisa de Mercado/Preços de Referência; Projeto Básico; Memorando de encaminhamento; Parecer Jurídico; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas; “Informação”; Anulação do Processo de Licitação; Cópia da publicação da Anulação no Diário Oficial de Contas.

3 meses 10 anos após a

aprovação das contas pela ALMG (*)

Eliminação (*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

031.14 Adiantamento para Pequenas Despesas. Estão incluídos documentos como: Expediente de Solicitação de Adiantamento; Estimativa Orçamentária e Financeira; Nota de Empenho da Despesa; Liquidação de Empenho da Despesa; Ordem de Pagamento; Formulário de Prestação de Contas de Adiantamento; Livro de Controle de Adiantamento; Prestação de Contas de Adiantamento; Notas Fiscais ou Cupons Fiscais; Recibos de Prestadores de Serviço; Comprovante de Depósito do Banco; Anulação de Despesa Orçamentária; Nota de Lançamento Contábil; Reforço de Empenho.

Até quitação da dívida 5 anos Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 38

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

031.15 Incorporação. Estão incluídos documentos como: Etiqueta; Termo de Incorporação de Bens Patrimoniais; Nota de lançamento contábil.

2 anos após o exercício

5 anos após aprovação das Contas pela

ALMG (*) Eliminação

(*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

032 Redistribuição de Bens Móveis.

032.1 Movimentação de Material Permanente e de Consumo entre Unidades do TCEMG. Estão incluídos documentos como: Transferência de Bem Patrimonial; Relatório Transferência de Bem Patrimonial; Relatório Recebimento de Bem Patrimonial; Solicitação de Transporte de Bem; Termo de Responsabilidade.

1 ano após o exercício -- Eliminação

032.2 Controle e Distribuição de Material do Estoque. Estão incluídos documentos como: Pedido Eletrônico, Formulário Requisição de Materiais para o solicitante, Canhoto para Almoxarifado.

3 meses -- Eliminação

032.3 Extravio. Roubo. Desaparecimento. Estão incluídos documentos como: Expediente de Notificação para o Setor; Expediente – Notificação à Diretoria Administrativa; Nota de lançamento contábil.

Até a manifestação da Corregedoria (*) (*) Documentos encaminhados para

Corregedoria. Ver 025.121

033 Alienação de Material Permanente e de Consumo.

033.1 Cessão. Doação. Permuta. Estão incluídos documentos como: Termo de Responsabilidade; Relatório Transferência de Bem Patrimonial; Relatório Recebimento de Bem Patrimonial; Relatório dos Bens a serem transferidos/doados para outros órgãos; Nota de lançamento contábil.

2 anos após exercício 6 anos Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 39

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

034 Contratações de Serviços.

034.1

Contratação Direta de Serviços. Estão incluídos documentos como: Expediente contendo a solicitação dos serviços; Livro de Processos de Compras; pesquisa de preços diversos (pela internet); e-mails contendo esclarecimento de dúvidas dos fornecedores; expedientes ou e-mails contendo ajustes da demanda ao serviço do mercado; orçamentos recebidos pelos fornecedores; Mapa de Apuração (das cotações recebidas); Certidões da regularidade fiscal dos fornecedores retiradas na internet; Estimativa Orçamentária e Financeira; Pedido de Compra/Autorização de Serviço (assinada pelo Coordenador de Material),Nota de empenho da despesa, Nota Fiscal, Atestado de Inspeção/Execução, Nota de liquidação de Empenho da Despesa, Ordem de pagamento, Guias de Retenção de Previdência Social e ISSQN.

2 anos 52 anos Eliminação

034.2 Contratação por Licitação (Inclusive Pregão Eletrônico). Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos 52 anos Eliminação

034.21 Processos de Licitação Anulados, Revogados, Fracassados, Desertos e Cancelados. Estão incluídos documentos como: Edital; Termos de Adesão; Ofício/Circular do Convite; Pesquisa de Mercado/Preços de Referência; Projeto Básico; Memorando de encaminhamento; Parecer Jurídico; Cópia da publicação no Diário Oficial de Contas; “Informação”; Anulação do Processo de Licitação; Cópia da publicação da Anulação no Diário Oficial de Contas.

3 meses 5 anos após a

aprovação das contas pela ALMG

Eliminação

034.3 Serviços Executados em Oficinas do Órgão. Estão incluídos documentos como: Notificações, ordem de serviço, livros de ocorrência, atas de reuniões, relatórios.

2 anos - Eliminação

034.4 Serviços Reprográficos. Requisições. Estão incluídos documentos como: Relatório de Contagem de Cópias; E-mail; Nota Fiscal eletrônica; APDV – Autorização de Pagamento de Despesas Vinculadas; Atestado de Inspeção; Expediente de Encaminhamento; Extrato Bancário; Cópia do Boleto Bancário; Arrecadação da Receita.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 40

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

035 Inventários.

035.1

Inventário Anual. Estão incluídos documentos como: Termo de Responsabilidade; Expediente de Designação dos Membros da Comissão de Inventário; Minuta da Portaria para a Presidência; Cópia da Portaria Criando a Comissão publicada no Diário Oficial de Contas; Termo de Responsabilidade Assinado pela Comissão; Planilha dos Equipamentos e Materiais Permanentes por Classificação Econômica da Despesa ao Final do Exercício do TCEMG e PROMOEX; Planilha Bens em Comodato/Cessão de Uso; Planilha Bens Imóveis do TCEMG; Demonstrativo sobre Seguro dos Bens Imóveis; Anexo I – Extratos das Contas Contábeis dos Bens Móveis do SIAFI; Anexo II – Saldo de Conta Contábil – Analítico Bens Entregues e Recebidos por Cessão de Uso e/ou Comodato; Anexo III – Descrição das Áreas Construídas do TCEMG – Bens Imóveis; Anexo IV – Apólice de Seguro; Anexo V – Bens Não Encontrados pela Comissão Inventariante do Exercício em Curso.

2 anos após o

exercício no qual houve incorporação

5 anos após aprovação das contas pela ALMG Eliminação

040 Gestão de Bens Imóveis e Veículos.

041 Patrimônio Imobiliário.

041.01 Gerenciamento Matricial de Despesas

041.011 Água. Esgoto. Gás. Luz. Telefone. Estão incluídos documentos como: Autorização para Ligações Interurbanas; Faturas de Pagamento; Planilha de Controle; Relatório de Leituras; Notas Fiscais; Certidão Negativa de Débitos (CND) do Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS); Certificado de Regularidade de Situação (CRS); Certificação de Despesa; Autorização de Pagamento de Despesa Vinculada, Notas fiscais ou faturas; Nota de Empenho; Liquidação; Ordem de Pagamento.

2 anos 5 anos após aprovação das contas pela ALMG Eliminação

041.1 Obras.

041.11 Construção. Reforma. Recuperação. Restauração. Estão incluídos documentos como: Correspondências; Atas de Reuniões; Projeto Básico; Memoriais; Laudos; Ordens De Serviços; Desenhos; Plantas; Atestados; Relatórios; Planilhas; Especificações de Serviços; Anotação de Responsabilidade Técnica (ART); Notificações; Diário de Obras; Medições. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nr (2).

Documentação Técnica 5 anos após o

exercício 10 anos Guarda Permanente

Uma cópia de cada planta baixa e projeto de engenharia deverá ser enviada ao setor de manutenção predial.

Documentação Financeira 60 anos Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 41

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

041.12 Vistorias Periódicas. Estão incluídos documentos como: Relatórios de vistoria.

1 ano -- Eliminação

041.2 Serviços de Manutenção (Inclusive Licitações).

041.21 Manutenção de elevadores. Estão incluídos documentos como: Notificações; ordem de serviço; livros de ocorrência; atas Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

5 anos após o exercício 10 anos Eliminação

041.22 Manutenção de sistema de telefonia. Estão incluídos documentos como: Notificações; ordem de serviço; livros de ocorrência; atas de reuniões; relatórios. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

5 anos após o exercício 10 anos Eliminação

041.23 Manutenção de ar-condicionado. Estão incluídos documentos como: Notificações; ordem de serviço; livros de ocorrência; atas de reuniões; relatórios. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

5 anos após o exercício 10 anos Eliminação

041.24 Manutenção de divisórias. Estão incluídos documentos como: Notificações; ordem de serviço; livros de ocorrência; atas de reuniões; relatórios. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

5 anos após o exercício 10 anos Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 42

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

041.25 Manutenção Predial. Estão incluídos documentos como: Relatórios de vistoria; ordens de serviço. Plantas baixas; layout; projetos estruturais. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (2).

5 anos após o exercício 52 anos Eliminação

041.26 Combate às Pragas Urbanas. Estão incluídos documentos como: Expedientes, comunicados, notificações; ordem de serviço; livros de ocorrência; atas de reuniões; relatórios. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

5 anos após o exercício 10 anos Eliminação

042 Veículos.

042.1 Aquisição.

042.11

Compras (Inclusive Licitações). Estão incluídos documentos como: Processo licitatório: Expedientes; Projeto Básico; Análise do Projeto Básico; Solicitação de Documentação Complementar, se necessário; Parecer Assinado pela Comissão de Licitação; Cópia da Portaria de Designação da Comissão Permanente de Licitação; Minuta do Convite; Minuta de Edital; Minuta de Contrato; Parecer da Assessoria Jurídica; Termo de Justificativa; Cópia da Publicação de Ratificação do Presidente; Convite Assinado pela Comissão; Edital de Licitação Assinado pela Comissão; Edital Assinado pelo Pregoeiro e pela Equipe de Apoio; Cópia da Publicação de Aviso de Licitação no Diário Oficial de Contas; Cópia da Publicação do Adendo; Solicitação de Esclarecimentos pelo Licitante; E-Mail de Resposta ao Esclarecimento para o Licitante; Cópia da Publicação da Resposta de Esclarecimento ao Licitante; Resposta à Impugnação por E-Mail ou Fax; Lista de Presença; Documentação de Habilitação ao Processo; Propostas Comerciais; Ata da Sessão do Pregão; Mapa de Apuração; Ata de Julgamento; Publicação da Decisão do Julgamento; Termo de Desistência do Prazo Recursal; Julgamento do Recurso; Decisão do Presidente sobre o Recurso; Extrato da Publicação no Diário Oficial de Contas; Publicação da Decisão do Julgamento; Julgamento do Recurso; Adjudicação do Objeto e Homologação do Certame; Cópia do Extrato da Publicação. Documentação contratual: Ofícios; Expedientes; Recibo de cópias de documentos; Certidões; Cópia do Extrato da Publicação; Minuta do Contrato, Termo de Contrato , Expediente de Solicitação de Alteração Contratual; Minuta de Termo Aditivo; Termos Aditivos ao Contrato; Expediente para o Gestor do Contrato; Estimativa Orçamentária Financeira (EOF); Planilha de Preços; Termo de Referência Digitalizado; Parecer da Assessoria Jurídica; Publicação no Diário Oficial de Contas; Aviso de Encerramento. Documentação padrão exemplificativa referente à aquisição: Nota de empenho; Rotina Administrativa - Contrato /Convênio; Pedido de compra; Autorização de pagamento de Despesas Vinculadas; Nota Fiscal, Fatura, Boleto Bancário; Certidões de Regularidade Fiscal, Trabalhista e Previdenciária; Atestado de cumprimento de cronograma de execução; Declarações e Atestados exigidos nos Contratos; Planilha resumo do faturamento; Nota de liquidação de empenho da despesa; Ordem de Pagamento.

Enquanto o veículo pertencer ao TCEMG 5 anos após a alienação Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 43

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

042.2 Regularização da Documentação dos Veículos.

042.21 Dossiê dos Veículos Oficiais. Estão incluídos documentos como: cópias da nota fiscal de aquisição, CRV, CRLV, histórico de manutenção, termo de transferência/alienação, controle de patrimônio.

Enquanto veículo pertencer ao TCEMG

5 anos após alienação (*) Eliminação

(*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

042.3 Substituição. Transferência. Recolhimento ao Depósito. Baixa.

042.31 Transferência para SEPLAG. Estão incluídos documentos como: Expedientes; Ofícios SEPLAG; CRV; CRLV; formulário inclusão/exclusão de bem patrimonial; cópia do Termo de Transferência de Material Permanente; Termo de Referência; Nota de Lançamento Contábil.

2 anos 5 anos Eliminação

042.4 Controle dos Veículos Oficiais.

042.41 Reclamações e Denúncias. Estão incluídos documentos como: Ofício; Mensagens eletrônicas.

1 ano 1 ano Eliminação

042.42 Requisição e Liberação

042.421 Controle de utilização de veículos em Belo Horizonte e Região Metropolitana. Estão incluídos documentos como: expediente, ficha de autorização de saída e entrada de veículos e planilha de controle.

2 anos 10 anos Eliminação

042.422 Controle de utilização de veículos em viagens e inspeções. Estão incluídos documentos como: expedientes, cronograma de inspeção, formulário controle de tráfego em inspeção/viagem, planilha de solicitação de diárias, ficha de autorização de saída e entrada de veículos, notas fiscais.

2 anos 10 anos Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 44

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

042.43 Autorização para Uso fora do Horário de Expediente.

1 ano 10 anos Eliminação

042.5 Abastecimento. Limpeza. Manutenção e Reparos.

042.51 Manutenção preventiva e corretiva de veículos realizada por oficina contratada. Estão incluídos documentos como: e-mail; orçamentos; requisição SIGMAT; controle de solicitação SIGMAT; formulários de ordem de serviço de manutenção de veículos; ficha de entrada e saída de veículos; histórico de manutenção; relatórios; expedientes. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos após o exercício

10 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

042.52 Manutenção preventiva e corretiva de veículos realizada no próprio órgão. Estão incluídos documentos como: formulário de ordem de serviço de manutenção de veículo, requisição de peças pelo SIGMAT, controle de solicitação SIGMAT, ficha de saída e entrada de veículos, relatórios, histórico de manutenção.

Enquanto o veículo pertencer ao TCEMG 5 anos após a alienação Eliminação

042.53 Reparo de veículos sinistrados. Estão incluídos documentos como: Boletim de Ocorrência Policial; E-Mail; Relatórios; Ofício; Ficha de Autorização de Saída e Entrada de Veículos. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

Enquanto o veículo pertencer ao TCEMG 5 anos após a alienação Eliminação

042.54 Aquisição de combustíveis. Estão incluídos documentos como: Ofícios; Termo de Referência; Planilhas. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos após o exercício

10 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 45

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

042.6 Acidentes. Infrações. Multas (Laudos e Perícias). Estão incluídos documentos como: Notificação da Penalidade; Expediente; Estimativa Orçamentária Financeira; Nota de Empenho; Nota de Liquidação da Despesa; Ordem de Pagamento; Planilha de Controle; Fatura; Autorização de Pagamento; Nota de Liquidação da Despesa.

2 anos após o exercício (*)

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

(*) Para acidentes com vítimas, o prazo total de guarda é de 20 anos devendo permanecer em fase corrente até trânsito em julgado.

049 Outras Atividades/Transações referentes à Gestão de Recursos Patrimoniais.

049.1 Guarda e Segurança.

049.11 Serviços de Vigilância. Estão incluídos documentos como: Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (2).

Enquanto vigorar o contrato 52 anos Eliminação

049.111 Controle de Ponto e Escala de Vigilantes e Atendentes de Portaria. Estão incluídos documentos como: Folha de ponto de seguranças e atendentes de portaria; Livro de Solicitação de Vigilantes.

Durante o tempo em que o funcionário estiver prestando

serviço

52 anos Eliminação

049.12 Seguros. Estão incluídos documentos como: Apólices; Documentação referente à contratação de serviços: ver nota remissiva (1).

Enquanto vigorar o contrato

(*) 10 anos após a aprovação das contas

pela ALMG. Eliminação

(*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 46

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

049.121

Processos de Indenização. Estão incluídos documentos como: Ofício; Boletim de Ocorrência; Certificado de Registro de Veículo (CRV) com Autorização para Transferência preenchida e Firma reconhecida; Cadastro de Pessoa Física (CPF) do assinante da Autorização para Transferência do Veículo; Carteira de Identidade do assinante da Autorização para Transferência do Veículo; Comprovante de Residência do assinante da Autorização para Transferência do Veículo; Comprovante de Quitação do Seguro Obrigatório de Danos Pessoais Causados por Veículos Automotores de Vias Terrestres, ou por sua Carga, a Pessoas Transportadas ou Não (DPVAT) do ano corrente e anterior; Extrato de Quitação de Multas; Termo de Responsabilidade por Multa com Firma reconhecida (Modelo da Seguradora).

2 anos após

recebimento do sinistro pelo Tesouro

3 anos (*) Eliminação (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

049.13 Prevenção de Incêndios. Estão incluídos documentos como: Plano, programa de treinamento, projeto, planta de localização de extintores, relatórios.

Durante a vigência 10 anos Eliminação

049.131 Instalação e Manutenção de Extintores. Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos 10 anos após a

aprovação das contas pela ALMG (*)

Eliminação (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

049.14 Sinistro. Estão incluídos documentos como: Livro de Relatórios; Relatórios; Boletins de Ocorrência Policial.

Até conclusão da apuração 5 anos Guarda Permanente

Para transações que envolvam pagamentos, utilizar prazos para documentos financeiros (5 anos após aprovação de pela ALMG). Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado).

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 47

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

049.15 Controle de Portaria.

049.151 Controle de movimentação de pessoas. Estão incluídos documentos como: Livro de Relatórios; Livro de Supervisor;, Livro de Solicitação de Recepcionistas; Advertências emitidas pelo Setor; Solicitações Recebidas pelo Setor; Ordens de Serviços (instruções para eventos).

5 anos 6 anos Eliminação O Livro de Relatórios só será eliminado após o cumprimento dos prazos de guarda e se estiver encerrado e sem pendência.

049.152 Controle de movimentação de materiais. Estão incluídos documentos como: Livro de Relatórios; Livro de Supervisor; Advertências Emitidas pelo Setor; Requisições.

5 anos 6 anos Eliminação O Livro de relatórios só será eliminado após o cumprimento dos prazos de guarda e se estiver encerrado e sem pendência.

049.153 Monitoramento remoto por câmeras. Estão incluídos documentos como: Imagens de câmeras. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

Imagens Até nova gravação (*) 10 anos (**) Eliminação (*) Os registros de imagens são apagados automaticamente para que sejam registradas novas imagens na mídia de suporte. (**) As gravações de irregularidades serão preservadas por 10 anos ou irão compor processos de sindicância (***) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

Documentação Financeira Enquanto vigorar o contrato

10 anos após a aprovação das contas

pela ALMG (***) Eliminação

049.16 Guarda e devolução de objetos perdidos. Estão incluídos documentos como: Livro de registro de achados e perdidos.

5 anos 6 anos Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 48

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

049.2 Mudanças. Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

Enquanto vigorar o contrato

10 anos após a aprovação das contas

pela ALMG (*) Eliminação

(*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

049.3 Uso de Dependências. Estão incluídos documentos referentes à utilização de Auditório e demais dependências do imóvel, pelo TCEMG ou por terceiros.

5 anos - Eliminação

049.31 Controle de equipamentos e instalações elétricas após o expediente. Estão incluídos documentos como: Livro de Relatórios (*).

5 anos 6 anos Eliminação (*) O Livro de relatórios só será eliminado após o cumprimento dos prazos de guarda e se estiver encerrado e sem pendência.

049.32 Cessão de Espaço Físico para Reuniões, Palestras, Encontros e Outros Eventos. Estão incluídos documentos como: Expedientes; Solicitação de sala de aula; Pedido de autorização para utilização do auditório.

1 ano após a

realização do evento (*)

- Eliminação

(*) Verificar se há apuração de responsabilidade por avaria ou depredação. Neste caso, manter a documentação até conclusão do processo.

049.4 Controle de vagas de garagem.

049.41 Controle do acesso de veículos ao TCEMG. Estão incluídos documentos como: Crachás de identificação dos veículos, imagens de câmeras de monitoramento, Livro de Relatos, Livro de Supervisor, advertências emitidas pelo Setor, ordens de serviço (ex: procedimentos para eventos.

5 anos 6 anos Eliminação O Livro de relatórios só será eliminado após o cumprimento dos prazos de guarda e se estiver encerrado e sem pendência.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 49

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

049.42 Controle de ocupação de vagas. Estão incluídos documentos como: Livro de Relatórios, Livro de Supervisor, advertências emitidas pelo Setor, Relatório de Controle de Vagas (feito pelos seguranças), expedientes ou e-mails contendo solicitações de uso de vagas, advertências emitidas pelo setor (mau uso das vagas, uso incorreto, uso de vaga não disponível, etc), estatísticas de uso de vagas (mensal).

1 ano - Eliminação O Livro de relatórios só será eliminado após o cumprimento dos prazos de guarda e se estiver encerrado e sem pendência.

049.43 Segurança de todos os veículos dentro do TCEMG. Estão incluídos documentos como: Livro de Relatos, Livro de Supervisor.

5 anos 6 anos Eliminação O Livro de relatos só será eliminado após o cumprimento dos prazos de guarda e se estiver encerrado e sem pendência.

050 Orçamento, Contabilidade e Finanças.

051 Prestação de Contas do TCEMG.

051.1 Prestação de Contas do TCEMG à Assembleia Legislativa. Estão incluídos documentos como: Publicação de Portarias no Diário Oficial de Contas; Relatórios das Comissões; Relatório do Controle Interno; Cópia da Prestação de Contas (em papel e digitalizada).

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Guarda Permanente

051.2 Relatório de Gestão Fiscal. Estão incluídos documentos como: Relatório de Gestão Fiscal; Publicação do Relatório de Gestão Fiscal no Diário Oficial de Contas e no Portal do TCEMG; cópia da publicação.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 50

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

051.3 Relatório de Despesas com Publicidade. Estão incluídos documentos como: Relatório de Despesas com Publicidade; Publicação do Relatório de Despesas com Publicidade no Diário Oficial de Contas; cópia da publicação.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

051.4 Relatório de Atividades do TCEMG para a ALMG. Estão incluídos documentos como: Um exemplar dos Relatórios de Atividade Mensais, Trimestrais e Anuais; Papeis de Trabalho; Relatórios da Gestão; Relatórios Estatísticos.

Relatórios de Atividade Mensais; Papéis de Trabalho.

2 anos 5 anos Eliminação

Relatórios Trimestrais e Anuais; Relatórios da Gestão; Relatórios Estatísticos. Guarda Permanente

052 Orçamento.

052.1 Coordenação do Orçamento do TCEMG.

052.11

Programação Orçamentária. Estão incluídos documentos como: Ofícios, e-mails e expedientes relativos à matéria orçamentária (PPAG – Plano Plurianual de Ação Governamental, LDO – Lei de Diretrizes Orçamentárias e LOA – Lei Orçamentária Anual), legislações orçamentárias e manuais de procedimentos orçamentários, relatórios e suas alterações extraídos do SIGPLAN – Sistema de Informações Gerenciais e Planejamento da SEPLAG; Proposta Orçamentária dos Grupos de Despesas de Pessoal e Encargos Sociais, Outras Despesas Correntes e Investimentos contendo o Quadro de Detalhamento de Despesa, Programa de Trabalho, Quadro Comparativo x Meta do Programa de Trabalho, Detalhamento dos Investimentos - Por Regiões de Planejamento e Municípios, Recursos Orçamentários - Categoria de Pessoal, Receita Orçamentária – Valor Arrecadado x Valor Estimado x Valor Proposto e quadros diversos produzidos internamente para estudos.

6 anos 5 anos Guarda Permanente

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 51

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

052.2 Execuções Física e Orçamentária.

052.21

Execução de Orçamento. Estão incluídos documentos como: Caderno de Acompanhamento Mensal , expedientes, e-mails, relatórios e planilhas relativos à projeção e execução orçamentárias do grupo de despesa de Pessoal e Encargos Sociais, Relatórios de Gestão Fiscal, Evolução Percentual da RCL, planilhas das Despesas Realizadas para disponibilização no Portal da Transparência, Demonstrativos diversos relacionados à Evolução da Folha de Pagamento, Controle de Cotas e Créditos Orçamentários, Acompanhamento da Contribuição Patronal e do Servidor e Relatórios do SIAFI; expedientes, e-mails, relatórios e planilhas mensais referentes à Execução Orçamentária dos grupos de despesas Outras Despesas Correntes e Investimentos, planilhas de Projeção e Execução Orçamentária das Unidades Executoras e relatórios do SIAFI/BO de despesas empenhadas e liquidadas.

6 anos 5 anos Guarda Permanente

052.22 Demandas Extraordinárias Referentes à Matéria Orçamentária. Estão incluídos documentos como: Ofícios, E-mails e Expedientes relativos à matéria.

2 anos -- Eliminação

053 Gestão Financeira.

053.1 Acompanhamento e Controle Contábil das Contas.

053.11 Conciliação de Contas Contábeis. Estão incluídos documentos como: Saldo de Conta Contábil Analítico, Declarações de Conformidade Contábil.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

053.12 Conciliações Bancárias.

053.121 Conciliação Bancária/SIAFI. Estão incluídos documentos como: Relatório de Conciliação Bancária; Extratos Bancários.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 52

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

053.122 Conciliação Bancária/Tesouraria. Estão incluídos documentos como: Extratos Bancários; Relatório de Movimentação do Tesouro; Relatório de Conciliação de Tesouraria.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

053.13 Inventários Físico e Financeiro. Estão incluídos documentos como: Portaria de Criação da Comissão; Cópia da Publicação da Portaria; Saldo e Extratos Contábeis; Relatórios do SIAFI; Expedientes; Extratos Bancários; Planilhas; Relatório Físico e Financeiro da Comissão.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

053.14 Relatório de Custos. Estão incluídos documentos como: Relatório de Custos.

Até sua elaboração 5 anos após a

aprovação do próximo orçamento

Eliminação

053.15 Movimentação Bancária.

053.151 Credenciamento de Bancos. Estão incluídos documentos como: E-mail (cópia no processo), Ofício, Cópia do Ofício com o recibo do gerente.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 53

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

053.152 Caução. Estão incluídos documentos como: Expediente, Comprovante de Depósito Identificado entre Contas BB, Arrecadação de Receita, Planilha Depósitos Caução em Garantia de Contratos, Consulta Movimento Bancário Mensal.

Enquanto o contrato está vigente 10 anos (*) Eliminação

(*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

053.153 Devolução de Caução. Estão incluídos documentos como: Tabela com fatores de correção da taxa; Expedientes; Solicitação de Liberação de Caução; Ordem de Pagamento Bancária.

Enquanto o contrato está vigente 10 anos (*) Eliminação

(*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

053.154 Carta de Fiança. Estão incluídos documentos como: Cópia da Carta de Fiança, Expediente, Nota de Lançamento Contábil, Planilha de Controle de Apólices de Seguro e Cartas de Fiança, Nota de Lançamento Contábil.

Enquanto o contrato está vigente 10 anos (*) Eliminação

(*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

053.155 Apólice de Seguros. Estão incluídos documentos como: Cópia da Apólice de Seguro Garantia, Expediente, Nota de Lançamento Contábil, Planilha de Controle de Apólices de Seguro e Cartas de Fiança, Nota de Lançamento Contábil.

Enquanto o contrato está vigente 10 anos (*) Eliminação

(*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 54

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

053.156 Transferências Financeiras. Estão incluídos documentos como: Ofícios; Documentação do SIAFI.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

053.2 Receita.

053.21 Recebimento de Débitos e Multas. Estão incluídos documentos como: Extrato Bancário, Cópia do Boleto Bancário, Arrecadação da Receita.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

054 Operações Financeiras de Crédito.

054.1 Contratação de Empréstimos, Financiamentos e Outras Obrigações.

054.11

Concessão e Prestação de Contas de Diárias de Viagem. Estão incluídos documentos como: Expediente de Solicitação/Autorização; Folder do curso; Confirmação de Emissão do bilhete de Passagem Aérea; Estimativa Orçamentária e Financeira; Sistema de Diárias de Viagem (eletrônico) Informação para Diária de Viagem; Formulário para Prestação de Contas de Utilização de Diárias e Passagens com Recursos do PROMOEX; Nota de Empenho da Despesa; Ordem de Pagamento; Liquidação de Empenho da Despesa; Lançamento do processo em programa próprio – SIAFI; Ofício de Resgate; Ofício de Pagamento e Ordem de Pagamento Cheque; Comprovante de Crédito em Conta e cópia; Planilha Seguro de Viagem; Cópia do e-mail de Envio para a Seguradora; Prestação de Contas de Utilização de Diárias e Passagens com Recursos do PROMOEX; Ticket da passagem/Cartão de Embarque; Cópia do Certificado de Participação no evento; Relatório sobre as atividades desenvolvidas nos eventos; Reuniões dos Grupos Técnicos; Nota de Lançamento Contábil; Comprovante de Depósito; Nota de Anulação de Despesa; Reforço de Empenho.

Até prestação de contas

5 anos após o julgamento das contas Eliminação

054.12 Execução Contratual de Empresa – licitação (exceto serviços terceirizados). Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

Até prestação de contas

5 anos após o julgamento das contas Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 55

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

054.13 Execução Contratual de Pessoa Física. Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de serviços: ver nota remissiva (3).

5 anos após aprovação de contas 52 anos (*) Eliminação

(*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

054.14 Prestação de Contas. Estão incluídos documentos como: AR, Relatório Trimestral Justificativa de Gastos (eletrônico e em papel), AR, Relatório de Progresso Semestral, Prestação de Contas para Ministério do Planejamento (cópia), AR.

Até prestação de contas

5 anos após o julgamento das contas Guarda Permanente

054.15

Concessão e Prestação de Contas de Adiantamento para Servidor. Estão incluídos documentos como: Expediente de Solicitação de Adiantamento; Estimativa Orçamentária e Financeira; Nota de Empenho da Despesa; Liquidação de Empenho da Despesa; Ofício de Resgate; Ordem de Pagamento; Ofício de Pagamento; Formulário de Prestação de Contas de Adiantamento; Livro de Controle e Adiantamento; Ordem de Pagamento Cheque; Prestação de Contas de Adiantamento Documentos comprobatórios: Ticket da passagem/Cartão de Embarque; Notas Fiscais ou Cupons Fiscais; Recibos de Prestadores de Serviço; Prestação de Contas de Adiantamento; Comprovante de Depósito do banco; Anulação de Despesa Orçamentária; Nota de Lançamento Contábil; Reforço de Empenho.

Até prestação de contas

5 anos após o julgamento das contas Eliminação

054.16 Conciliação Bancária/SIAFI. Estão incluídos documentos como: Relatório de Conciliação Bancária; Extratos Bancários; Extratos do SIAFI.

Até prestação de contas

5 anos após o julgamento das contas Eliminação

054.17 Coordenação e Gerenciamento da Execução de Ações Contempladas no Âmbito de Projetos Advindos de Programas de Financiamento Externo. Estão incluídos documentos como: Plano Operativo Anual; Plano Anual de Aquisições e de Capacitação; Planos de ação; Relatórios; Expedientes; Planilhas; Cronogramas.

5 anos após a finalização do projeto

5 anos após a prestação de contas (*)

(*) Depois de eliminados os documentos dos subgrupos 054.11 a 054.16, reclassificar 054.17 como 003.11 – subordinada à Planejamento estratégico.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 56

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

055 Gestão das Atividades Contábeis.

055.1

Relatórios Contábeis. Estão incluídos documentos como: Relatório de Contratos por Empresa; Relatório de Valor Médio Mensal (Contratos); Relatórios emitidos pelo Armazém de informações SIAFI; Balancete de Verificação por Unidade Executora/Unidade Orçamentária; Balancete de Verificação por Unidade Executora; Balancete de Verificação por Unidade Orçamentária; Balancete de Verificação Consolidado Anual Unidade Orçamentária; Demonstrativo da Execução Orçamentária por Classificação Econômica da Despesa; Balancete Mensal (unidade Orçamentária); Demonstrativo da Receita Orçamentária; Créditos Autorizados por Projeto/Atividade; Composição Créditos Orçamentários por Grupo Apli/Fonte/Proced; Execução Orçamentária da Despesa por Projeto/Atividade; Execução Orçamentária por Classificação Econômica da Despesa; Créditos Autorizados por Classificação Econômica da Despesa; Execução da Despesa por Natureza/Item; Execução Orçamentária da Despesa por Projeto/Atividade; Posição Acumulada da Execução Orçamentária da Despesa inclusive Créd Aut; Posição Acumulada da Execução Orçamentária da Despesa – Resumo; Posição Acumulada da Execução Orçamentária da Despesa; Execução Orçamentária da Despesa por Projeto/Atividade; Posição de Restos a Pagar não Processados – RPNP; Retenção/Consignação do Exercício; Empenhos em Aberto; Composição de Créditos Autorizados.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Guarda Permanente

059 Outras Atividades/Transações referentes ao Orçamento, Contabilidade e Finanças.

059.1 Recolhimento de Impostos.

059.11 Recolhimento ISSQN. Estão incluídos documentos como: Extrato Analítico das Retenções do ISSQN; Relatório de Notas Fiscais/Serviços Tomados; Guia de Arrecadação Municipal; Ordem de Pagamento.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

059.12 Recolhimento INSS. Estão incluídos documentos como: Ordem de pagamento; guia de arrecadação; cópia da liquidação da despesa; nota fiscal.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 57

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

059.13 Recolhimento IR. Estão incluídos documentos como: Guia de Imposto de Renda; Ordem de Pagamento.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

060 Gestão da Informação e da Documentação.

061 Produção Editorial.

061.1 Coordenação da Edição de Publicações.

061.11 Publicações Periódicas. Estão incluídos documentos como: E-mail de recebimento de artigo; Ficha de Avaliação do Artigo; Ficha de Cadastro; Minuta da revista; e-mail de envio da minuta; Declaração dos autores; 1ª boneca; 1ª Boneca revisada; Novas bonecas revisadas; Boneca final contendo a aprovação no verso de cada folha; Revista; Índice da Revista; Atestado de visita técnica. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

Documentação Técnica (*)

6 meses 10 anos após a

aprovação das contas pela ALMG

Eliminação (*) Sujeito a amostragem de acordo com critérios estatísticos adotados pelo TCEMG.

Documentação Financeira

061.2 Distribuição, Promoção e Divulgação de Publicações. Estão incluídos documentos como: Relatório de Informação do quantitativo distribuído e Nota Fiscal e Relação de Controle de Recebimento. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos após o exercício

10 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 58

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

062 Documentação Bibliográfica (Livros, Folhetos, Periódicos e Audiovisuais, em Meio Impresso e Digital).

062.1 Formação e Operacionalização de Acervo.

062.11 Aquisição e Seleção de Acervo.

062.111 Compra. Estão incluídos documentos como: Relação do material selecionado para aquisição; Expediente de Solicitação de Aquisição; Documentação referente à contratação de bens: ver nota remissiva (1).

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

062.112 Contratação de Serviços de Assinaturas de Periódicos, Jornais e Revistas. Estão incluídos documentos como: Relação do material selecionado para contratação; Expediente de Solicitação de Contratação; Documentação referente à contratação de serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

062.113 Doação. Estão incluídos documentos como: Listagem de Doação; Cartas de Anuência e Agradecimentos, Nota de Lançamento Contábil; Documentos relativos à solicitação de doação; Correspondências disponibilizando duplicatas e materiais diversos para doação.

3 anos 2 anos Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 59

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

062.12 Inventário. Baixa de Material Bibliográfico. Estão incluídos documentos como: Inventário Consolidado; Listagens do Acervo Bibliográfico; Relatórios de Situações Irregulares; Lista de Baixa de Material Bibliográfico; Banco de Dados, Nota de lançamento contábil.

2 anos (*) (**) 5 anos após

aprovação das contas pela ALMG.

Eliminação

(*) Para documentos que não envolvam pagamentos de despesas, encaminhar direto para Destinação Final. (**) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

062.2 Acesso ao Acervo.

062.21 Orientação e Controle ao Acesso. Empréstimo do Acervo. Estão incluídos documentos como: Bobina da impressora com as informações de empréstimo e devolução de material.

3 meses -- Eliminação

062.22 Empréstimo entre Bibliotecas. Estão incluídos documentos como: Formulário de empréstimo.

Seis meses após a comprovação da

devolução do material -- Eliminação

062.23 Divulgação e Disseminação do Acervo. Estão incluídos documentos como:

Sumários correntes 1 ano -- Eliminação

Informativos

Base de Dados Eletrônica. Enquanto estiver em utilização Guarda Permanente

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 60

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

063 Sistema de Arquivos e Controle de Documentos.

063.1 Gestão de Documentos em Arquivos Correntes e Intermediários.

063.11 Assessoria Técnica. Estão incluídos documentos como: Mensagens eletrônicas; Expedientes; Relatórios de Atividades Mensal e Anual.

5 anos 5 anos Eliminação

063.12 Instrumentos de Gestão de Documentos. Abrangem a classificação, avaliação e destinação dos documentos produzidos pelo TCEMG, inclusive elaboração de Planos de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.

Enquanto Vigora 5 anos Guarda Permanente

063.13 Produção e Utilização de Documentos.

063.131 Diagnósticos. Relatórios. Planos e Projetos.

5 anos 5 anos Guarda Permanente

063.132 Protocolo: Recepção. Tramitação e Expedição de Documentos. Estão incluídos documentos como: Cadastro no SGAP; Guias de Tramitação do SGAP; Boletim de Tramitação de Documentos; Livros de Carga.

Cadastro no SGAP Enquanto o sistema vigorar --

Guarda Permanente (*) Aguardar o encerramento do Livro de Carga. Guias do SGAP e Até baixa no sistema

pelo setor recebedor Eliminação Livros de carga(*). 2 anos 8 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 61

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

063.132.1 Levantamento de Informações. Estão incluídos documentos como: Expediente de solicitação de levantamento do Presidente e Expediente de resposta ao Presidente.

2 anos -- Eliminação

063.14 Destinação de Documentos.

063.141 Eliminação. Estão incluídos documentos como: Ofícios; Termo de Autorização de Eliminação de Documentos de Arquivo/Listagem de Eliminação de Documentos de Arquivo; Edital de Ciência de Eliminação de Documentos de Arquivo com data da publicação no Diário Oficial do Estado de Minas Gerais; Termo de Eliminação de Documentos de Arquivo.

5 anos 5 anos Guarda Permanente

063.142 Transferência. Estão incluídos documentos como: Guia de Tramitação, Boletim de Tramitação e Expediente de Transferência.

Até destinação final

do processo ou documento

-- Eliminação

063.15 Acesso aos Documentos.

063.151 Empréstimo. Estão incluídos documentos como: Guia de Tramitação, Formulário de Empréstimo (TC-45).

Até destinação final

do processo ou documento

-- Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 62

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

063.152 Acesso in Loco. Estão incluídos documentos como: Formulário de Consulta in loco.

Até destinação final

do processo ou documento

-- Eliminação

064 Reprodução de Documentos.

064.1 Microfilmagem. Digitalização e Outros Tipos de Reformatação. Estão incluídos documentos como: Termo de Abertura; Termo de Encerramento; Lista de processos microfilmados e indexados (Digital); Lista de Indexação (em papel); Recibo de revelação; Filme revelado; Lista de nova microfilmagem e Nota Fiscal Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

Documentação técnica Até a revelação do filme

Segue o prazo do processo microfilmado

Eliminação Documentação financeira Enquanto vigora o

contrato

10 anos após a aprovação das contas

pela ALMG 065 Preservação e Conservação de Documentos.

065.1 Intervenções para Preservação, Conservação e Restauração. Estão incluídos documentos como: Expediente de solicitação de autorização para encadernação; Relação do material a ser encadernado. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos após o exercício

10 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 63

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

066 Gestão de Tecnologia da Informação.

066.1 Desenvolvimento e manutenção de sistemas. Estão incluídos documentos como: Correspondências, oficialização da demanda, análise da demanda, termo de abertura, estudo de viabilidade, visão do sistema, cronograma de execução, requisitos técnicos, código fonte, manual do usuário, versionamento, relatório de homologação, termo de encerramento, termo de aceite.

Enquanto o sistema

estiver em funcionamento

10 anos Guarda Permanente

066.11

Contratação de Terceiros para Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas. Estão incluídos documentos como: Correspondências; oficialização da demanda; análise da demanda; termo de abertura; estudo de viabilidade; visão do sistema; cronograma de execução; requisitos técnicos; código fonte; manual do usuário; versionamento; relatório de homologação; termo de encerramento; termo de aceite. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1) para Pessoa Jurídica executando serviço em suas próprias dependências (2) para Pessoa Jurídica executando serviço nas dependências do TCEMG e (3) para Pessoa Física.

Documentação Técnica Enquanto o sistema

estiver em funcionamento

10 anos Guarda Permanente

Documentação Financeira 2 anos após o exercício

10 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

066.2 Segurança da Informação.

066.21 Política de segurança. Estão incluídos documentos como: Procedimentos operacionais padrão – POPs, normas, instruções.

Enquanto vigora 5 anos Guarda Permanente

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 64

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

066.22 Controle da certificação digital. Estão incluídos documentos como: Solicitação de certificado, solicitação de fornecimento à PRODEMGE, instruções de uso, planilha de controle de certificados digitais emitidos.

6 meses após a

expiração da validade da certificação digital

5 anos Eliminação

066.3 Suporte técnico.

066.31 Atendimento a solicitação. Estão incluídos documentos como: Solicitações de Atendimento; Solicitações de Back-ups; Ofícios e Expedientes.

6 meses -- Eliminação

066.32 Contratação de Terceiros para Serviços de Assistência Técnica. Estão incluídos documentos como: Relatórios. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (2).

5 anos após

aprovação de contas pela ALMG.

56 anos Eliminação (*) (*) Verificar também as pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

066.33 Envio de Dados. Estão incluídos documentos como: Ofício de Solicitações de Senhas; Ofício de Envio de Dados Cadastrais; Ofício de Confirmação de Envio de Dados.

Um ano após a

inserção dos dados no sistema

-- Eliminação

066.4 Gerenciamento de banco de dados. Estão incluídos documentos como: Modelagem de banco de dados. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

Documentação técnica Enquanto o banco de dados estiver em uso 5 anos Guarda Permanente

Documentação Financeira 2 anos 5 anos após a

aprovação das contas pela ALMG

Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 65

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

066.5 Redes e Telecomunicações.

066.51 Serviço Telefônico. Estão incluídos documentos como: Autorização para Ligações Interurbanas; Fac-símile (Fax); Telex. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos 5 anos após a

aprovação das contas pela ALMG

Eliminação

066.52 Serviço de Transmissão de Dados, Voz e Imagem. Estão incluídos documentos como: Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

Enquanto contrato vigora

10 anos após a aprovação das contas

pela ALEMG Eliminação

066.6 Gestão de Sítios Governamentais.

066.61 Gestão de Publicações na WEB. Estão incluídos documentos como: Relatórios; Mapa de Conteúdo por Audiência; Mapa de Fornecedores; Cadastro de Usuários; Espelho do Sítio; Correspondência eletrônica; Back-up de arquivos diversos: recebidos, formatados/editados, publicados, excluídos.

1 ano 30 anos Eliminação (*) (*) A cada alteração significativa no Lay-out do sitio do TCEMG, manter um print scream permanentemente.

066.62 Sistema Interno de Comunicação Social. Estão incluídos documentos como: Relatórios; Fotografias; Correspondência eletrônica; Cópias de Edições de Publicações Web; Back-up de arquivos diversos: recebidos, editados, publicados, excluídos.

1 ano 30 anos Guarda Permanente

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 66

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

070 Comunicação.

071 Serviço Postal.

071.1 Serviço de Encomenda Expressa (Sedex) Nacional e Internacional. Estão incluídos documentos como: Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos (*) 5 anos após

aprovação das contas pela ALMG.

Eliminação (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

071.2 Serca/Malote. Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos (*) 5 anos após

aprovação das contas pela ALMG.

Eliminação (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

071.3 Serviço de Transporte de Cargas. Estão incluídos documentos como: Autorização; Relatórios; Orçamentos; Taxas Alfandegárias; Impostos; Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos (*) 5 anos após

aprovação das contas pela ALMG.

Eliminação (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

071.9 Outros Serviços Postais. Estão incluídos documentos como: Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos (*) 5 anos após

aprovação das contas pela ALMG.

Eliminação (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 67

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

080 Gestão Ambiental Organizacional.

081 Instituição e Implementação do Programa Ambiental. Estão incluídos documentos como: Atas de reunião; Projetos; Normas do TCEMG sobre Gestão Ambiental; Pareceres sobre a adesão a programas. Termo de Adesão.

Enquanto o programa estiver ativo 5 anos Guarda Permanente

082 Ações Ambientais.

082.1 Coleta seletiva. Estão incluídos documentos como: Relatório de Caracterização; Relatório de Necessidade de Lixeiras; Expediente de solicitação; Estatística do material coletado. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1).

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

082.2 Controle de consumo. Estão incluídos documentos como: Relatórios; Planilhas; Gráficos e Demonstrativos de Consumo.

2 anos após o exercício

5 anos após a aprovação das contas

pela ALMG Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 68

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

090 Outras Atividades/Transações referentes à Administração Geral.

091 Ações Judiciais.

091.1 Assessoramento à Defesa do TCEMG. Estão incluídos documentos como: Correspondências, pesquisas, estudos, cópias de peças do processo judicial (inclusive pareceres produzidos pela consultoria- geral).

Até o trânsito em julgado do processo 10 anos Guarda Permanente

091.2 Estudos Técnicos. Estão incluídos documentos como: Correspondências, e-mails, memorandos, nota técnica, nota jurídica, estudo, projeto, relatório.

4 anos 6 anos Guarda Permanente

091.3 Cumprimento de Decisão Judicial. Estão incluídos documentos como: Livro de Registro; Memorando; Ofício; Nota Técnica; Mensagens eletrônicas.

Até o Trânsito em Julgado 95 anos Eliminação

O Livro de Registro só será eliminado após o cumprimento dos prazos de guarda e se estiver encerrado e sem pendência.

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 69

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

100 CONTROLE EXTERNO

100.1 Ações Integradas de Controle Externo. Estão incluídos documentos como: Estudos, propostas, projetos, planos, programas; Relatórios de Atividades.

Enquanto vigora 8 anos Guarda Permanente

100.2 Orientação ao Jurisdicionado e Outros Interessados. Estão incluídos documentos como: E-mails, ofícios.

1 ano após o exercício -- Eliminação

110 Fiscalização, Auditoria e Inspeção.

110.01 Coleta de dados para fiscalização. Estão incluídos documentos como: Expedientes, relatórios gerados a partir de informações que possam ensejar fiscalização.

Enquanto durar a fiscalização

Até julgamento do processo Eliminação

110.02 Subsídios para Elaboração de Matriz de Risco e Planejamento de Ações de Fiscalização. Estão incluídos documentos como: Ofícios e Expedientes recebidos pelo TCEMG com informações que podem servir de subsídios para o planejamento de ações de fiscalização.

Até inserção das informações no Banco de Dados

10 anos Eliminação

110.03 Identificação dos Responsáveis por Dinheiro, Bens e Valores Públicos. Estão incluídos documentos como: Rol dos Responsáveis.

Até o encerramento do processo (6) 25 anos Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 70

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

111 Fiscalização da Administração Estadual.

111.01 Acompanhamento da Gestão Fiscal. Estão incluídos documentos como: Procurações; Pedido de substituição de dados.

Enquanto vigente Eliminação

111.02 Denúncias e Representações. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo

Até o encerramento do processo (6)

25 anos Eliminação (*)

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Papéis de trabalho 10 anos

111.021 Denúncias e Representações Não Admitidas. Estão incluídos documentos como: Ofícios e respectivos anexos; Expedientes.

Até inserção das informações no Banco de Dados

10 anos Eliminação

111.1 Contas do Governador. Estão incluídos documentos como: Autos do Processo: Balanço Geral do Estado; Registros e Demonstrações Contábeis; Despacho do Relator; Relatório Técnico; Citação; Ofício; Voto do Revisor; Parecer do Ministério Público; Parecer da Auditoria; Parecer Prévio; Notas Taquigráficas. Papéis de Trabalho: Balancetes; Relatórios de Gestão Fiscal; Planilhas; Relatório Resumido da Execução Orçamentária (RREO); Relatórios Parciais.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6)

25 anos Guarda Permanente

Papéis de trabalho 10 anos Eliminação

111.2 Prestação de Contas Anual. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)). (*) Os autos de processo serão eliminados

após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento do processo (6)

25 anos Eliminação (*)

Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 71

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

111.3 Tomada de Contas.

111.31 Tomada de Contas Anual. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

111.32 Tomada de Contas Especial. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

111.33 Tomada de Contas Extraordinária. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

111.4 Instrumentos de Fiscalização.

111.41 Auditoria. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)). (*) Os autos de processo serão eliminados

após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento do processo (6)

25 anos Eliminação (*)

Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 72

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

111.42 Inspeção. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

111.43 Levantamento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

111.44 Monitoramento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos Eliminação (*)

Papéis de trabalho 10 anos

111.45 Acompanhamento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

111.5 Registro de Atos de Pessoal da Administração Direta e Indireta Estadual.

111.51 Atos de Admissão. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)). (*) Os autos de processo serão eliminados

após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento do processo (6)

52 anos Eliminação (*)

Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 73

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

111.52 Atos de Concessão de Aposentadoria ou Reforma. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG. É opcional a alteração de suporte em microfilme, após 5 (cinco) anos da transferência dos autos de processo para fase intermediária.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 52 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

111.53 Atos de Concessão de Pensão. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo

Até o encerramento do processo (6)

52 anos Eliminação (*)

Papéis de trabalho 10 anos

111.54 Atos de Cancelamento de Atos Concessórios. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 52 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

111.55 Contratações por Tempo Determinado. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 52 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 74

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

111.56 Comunicação de Sentença Trabalhista Envolvendo Jurisdicionado. Estão incluídos documentos como: Ofícios encaminhados pela Justiça Trabalhista informando sobre decisão judicial proferida por Tribunal do Trabalho envolvendo entidades sob a jurisdição do TCEMG.

Até inserção das

informações no Banco de Dados

10 anos Eliminação

112 Fiscalização da Administração Municipal.

112.01 Acompanhamento da gestão fiscal. Estão incluídos documentos como:

Procurações; Comunicado de opção. (Os municípios com população inferior a cinquenta mil habitantes poderão optar pela divulgação semestral do Relatório de Gestão Fiscal).

Enquanto vigente --

Eliminação

Relatórios parciais sobre o acompanhamento da Gestão Fiscal. 2 anos

2 anos após o encerramento dos

processos vinculados ao relatório

Pedido de substituição de dados 1 ano após a alteração no banco de dados

3 anos

112.02 Denúncias e Representações. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6)

25 anos Eliminação (*)

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG. Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 75

Cód. Assunto Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

112.021 Denúncias e Representações Não Admitidas. Estão incluídos documentos como: Ofícios e respectivos anexos; Expedientes.

Até inserção das

informações no Banco de Dados

10 anos Eliminação

112.1 Contas do Prefeito. Estão incluídos documentos como: Autos do Processo: Balanço Geral do Município; Registros e Demonstrações Contábeis; Despacho do Relator; Relatório Técnico; Citação; Ofício; Voto do Revisor; Parecer do Ministério Público; Parecer da Auditoria; Parecer Prévio; Notas Taquigráficas; Termo de Arquivamento. Papéis de Trabalho: Balancetes; Relatórios de Gestão Fiscal; Planilhas; Relatório Resumido da Execução Orçamentária (RREO); Relatórios Parciais.

Autos do Processo

Até o encerramento do processo (6)

25 anos Eliminação (*) (*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG. É opcional a alteração de suporte em microfilme, após 5 (cinco) anos da transferência dos autos de processo para fase intermediária.

Papéis de Trabalho 10 anos Eliminação

112.2 Prestação de Contas Anual. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento do

processo (6)

25 anos Eliminação (*)

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG. Papéis de trabalho 10 anos

112.3 Tomada de Contas.

112.31 Tomada de Contas Anual. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)). (*) Os autos de processo serão eliminados após

retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento do processo (6)

25 anos Eliminação (*)

Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 76

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

112.32 Tomada de Contas Especial. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

112.33 Tomada de Contas Extraordinária. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

112.4 Instrumentos de Fiscalização.

112.41 Auditoria. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

112.42 Inspeção. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 77

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

112.43 Levantamento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

112.44 Monitoramento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

112.45 Acompanhamento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

112.5 Registro de Atos de Pessoal da Administração Direta e Indireta Municipal.

112.51 Atos de Admissão. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 52 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

112.52 Atos de Concessão de Aposentadoria. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 52 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

Page 79: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos · Na proposta de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos (TTDD) apresentada a seguir, os prazos de guarda

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 78

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

112.53 Atos de Concessão de Pensão. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 52 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

112.54 Atos de Complementação de Proventos de Aposentadoria. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 52 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

112.55 Atos de Complementação de Proventos de Pensão. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 52 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

112.56 Atos de Cancelamento de Atos Concessórios. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 52 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 79

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

112.57 Contratações por Tempo Determinado. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)). (*) Os autos de processo serão eliminados

após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento do processo (6)

52 anos Eliminação (*)

Papéis de trabalho 10 anos

112.58 Comunicação de Sentença Trabalhista Envolvendo Jurisdicionado. Estão incluídos documentos como: Ofícios encaminhados pela Justiça Trabalhista informando sobre decisão judicial proferida por Tribunal do Trabalho envolvendo entidades sob a jurisdição do TCEMG.

Até inserção das informações no Banco de Dados

10 anos Eliminação

113 Matérias Especiais.

113.1 Análise Prévia de Concursos Públicos e Outros Procedimentos de Seleção de Pessoal. Estão incluídos documentos como: Informações Enviadas por Meio do Sistema Eletrônico FISCAD; Anexo IV da Instrução Normativa Nº 08/2009; Relatório de Análise Técnica Prévia de Editais de Concurso Público.

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

113.11 Por Representação. Estão incluídos documentos como: Ofício e documentação (objeto da Representação) enviada por jurisdicionados (qualquer servidor público); análise preliminar da documentação feita pela Coordenadoria e enviada à Presidência; relatório de análise técnica da Representação.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

Page 81: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos · Na proposta de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos (TTDD) apresentada a seguir, os prazos de guarda

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 80

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

113.12 Por Denúncia. Estão incluídos documentos como: Ofício e documentação (objeto da Denúncia) enviada por jurisdicionados; análise preliminar da documentação feita pela Coordenadoria e enviada à Presidência; relatório de análise técnica da Denúncia. (*) Os autos de processo serão eliminados

após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento do processo (6)

25 anos Eliminação (*)

Papéis de trabalho 10 anos

113.2 Análise Prévia de Editais de Licitação. Estão incluídos documentos como: Análise técnica, expedientes.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*)

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Papéis de trabalho 10 anos

113.21 Por Representação. Estão incluídos documentos como: Ofício e documentação (objeto da Representação) enviada por jurisdicionados (agente público); relatório de análise técnica da Representação.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

113.22 Por Denúncia. Estão incluídos documentos como: Ofício e documentação (objeto da Denúncia) enviada por jurisdicionados ou denunciante; relatório de análise técnica da Denúncia.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

Page 82: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos · Na proposta de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos (TTDD) apresentada a seguir, os prazos de guarda

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 81

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

113.3 Fiscalização de Concessões e Parcerias Público-Privadas.

113.31 Análise Prévia de Concessões e Parcerias Público-Privadas. Estão incluídos documentos como: Planilhas; Relatório; Gráficos; Expedientes. Papéis De Trabalho: Registros, devidamente identificados, e que eventualmente não foram agregados ou anexados ao Processo.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

113.32 Representação de Concessões e Parcerias Público-Privadas. Estão incluídos documentos como: Ofícios e Documentação (Objeto da Representação) Enviada por Agentes Públicos (Vereadores e Deputados); Relatório de Análise Técnica da Representação; Planilhas; Gráficos e Expedientes. Papéis De Trabalho: Registros, devidamente identificados, e que eventualmente não foram agregados ou anexados ao Processo.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

113.33 Denúncia de Concessões e Parcerias Público-Privadas. Estão incluídos documentos como: Ofício e Documentação (Objeto da Denúncia) Enviada por Jurisdicionados ou Denunciante; Relatório de Análise Técnica da Denúncia; Planilhas; Gráficos e Expedientes. Papéis De Trabalho: Registros, devidamente identificados, e que eventualmente não foram agregados ou anexados ao Processo.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

113.34 Execução contratual. Estão incluídos documentos como: Processo de Acompanhamento da Execução Contratual (Fase pré-operacional). Papéis De Trabalho: Registros, devidamente identificados, e que eventualmente não foram agregados ou anexados ao Processo.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 82

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

113.35 Instrumentos de Fiscalização.

113.351 Auditoria. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

113.352 Inspeção. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

113.353 Levantamento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

113.354 Monitoramento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

Page 84: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos · Na proposta de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos (TTDD) apresentada a seguir, os prazos de guarda

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 83

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

113.355 Acompanhamento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

113.36 Cessão de Uso. Estão incluídos documentos como: Expediente; Relatório. Papéis De Trabalho: Registros, devidamente identificados, e que eventualmente não foram agregados ou anexados ao Processo.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

113.4 Fiscalização de Obras e Serviços de Engenharia e Perícia.

113.41 Instrumentos de Fiscalização.

113.411 Auditoria. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

113.412 Inspeção. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

Page 85: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos · Na proposta de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos (TTDD) apresentada a seguir, os prazos de guarda

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 84

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

113.413 Levantamento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

113.414 Monitoramento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

113.415 Acompanhamento. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento do processo (6)

25 anos Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

113.42 Análise de Edital de Licitação de obras e serviços de engenharia (parte técnica). Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

113.421 Por Representação. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

Page 86: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos · Na proposta de Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos (TTDD) apresentada a seguir, os prazos de guarda

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 85

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

113.422 Por Denúncia. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)). (*) Os autos de processo serão eliminados

após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento do processo (6)

25 anos Eliminação (*)

Papéis de trabalho 10 anos 113.5 Auditoria Operacional.

113.51 Auditoria. Estão incluídos documentos como: Estudo de viabilidade; matriz SWOT ( análise de forças (strengths), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats)); diagrama de verificação de risco (DVR); planilha de análise de stakeholders; mapa de processo; mapa de produto e indicadores de desempenho; roteiro de entrevistas, questionários, check list; atas de reunião; transcrição de entrevista; portarias, ofícios de apresentação ao gestor; matriz de achados.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

113.52 Processo de Auditoria. Estão incluídos documentos como: Relatório; Ofícios; Relatório do Sistema; Documentação do Órgão; Relatório Técnico; Despacho do Relator; Intimação; Parecer do Ministério Público; Manifestação do Jurisdicionado; Voto; Publicação; Registro; Declaração; Notas Taquigráficas; Acórdão; Termo de Arquivamento.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

113.53 Monitoramento. Estão incluídos documentos como: Plano de Ação; Inspeções de acompanhamento; Cronograma de execuções; Relatório.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 86

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

113.6 Fiscalização de Projetos Financiados por Organismos Internacionais.

113.61

Empréstimos e Operações de Crédito Externo. Estão incluídos documentos como: Processo: Folha de Autuação; Despacho do Relator; Relatório de Auditoria; Publicação da Intimação; Ofício de Citação; Ofício de Abertura de Vistas; Voto do Relator; Notas Taquigráficas; Acórdão; Recurso; Certidão de Trânsito em Julgado; Termo de Arquivamento. Papéis de Trabalho: Memorando de Planejamento; Escopo de Auditoria; Contrato de Empréstimo; Termo de Referência; Atas das Reuniões com os Auditados; Amostra de Auditoria; Cronograma; Metodologia; Matriz de Planejamento; Programa de Trabalho; Portaria de Nomeação; Comunicado de Auditoria; Cheklist; Matriz de Achados; Termo de Inspeção; Termo de Encerramento; Relatório de Auditoria.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Papéis de trabalho 10 anos

114 Recursos.

114.1 Recurso Ordinário. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

114.2 Agravo. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 87

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

114.3 Embargo de Declaração. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

(*) Os autos de processo serão eliminados após retirada de amostra para guarda permanente, segundo critérios estatísticos definidos pelo TCEMG.

Autos do Processo Até o encerramento do processo (6)

25 anos Eliminação (*)

Papéis de trabalho 10 anos

114.4 Pedido de Reexame. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (*) Papéis de trabalho 10 anos

115 Pedido de Rescisão. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Eliminação (7) Papéis de trabalho 10 anos

116 Termo de Ajustamento de Gestão Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)) e Papéis de trabalho (ver nota remissiva (5)).

Autos do Processo Até o encerramento

do processo (6) 25 anos

Guarda Permanente Os Termos de Ajustamento de Gestão que não forem admitidos poderão ser eliminados após a fase intermediária. Papéis de trabalho 10 anos

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 88

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

119 Outras Atividades e Transações Referentes à Fiscalização.

119.1 Controle de Atividades. Estão incluídos documentos como: Expedientes, Planilhas de distribuição de processos relatados pelos servidores.

2 anos -- Eliminação

119.2 Documentação Não Autuada em Processos. Estão incluídos documentos como: Ofícios Enviados em Duplicidade pelos Jurisdicionados; Solicitação de Juntada de Documentos aos Autos; Petições de Recursos; Esclarecimentos; Defesas e Outros.

Até a decisão do Relator pela não inclusão do

documento no processo (*)

5 anos Eliminação

Os documentos devem ser submetidos ao Relator do processo para determinação pelo arquivamento ou pela juntada aos autos. (*) Se houver interposição de recurso, o documento permanecerá na fase corrente até o julgamento desse recurso.

120 Organização das Sessões de Julgamento.

121 Pauta. Estão incluídos documentos como: Pauta com lista numerada em ordem cronológica de processos, contendo o número do processo, a natureza, município, exercício, partes, advogados constituídos nos autos, membro do Ministério Público de Contas que atuou no processo, possíveis impedimentos de membros do colegiado na votação e voto do Relator (o voto não é publicado no DOC e site).

10 dias -- Eliminação

122 Ata. Estão incluídos documentos como: Ata da sessão contendo o número do processo, a natureza, município, exercício, partes, advogados constituídos nos autos, membro do Ministério Público de Contas que atuou no processo e decisão do colegiado.

1 ano -- Guarda Permanente

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 89

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

123 Registro das Sessões do Pleno e das Câmaras. Estão incluídos documentos como: Bloco de Notas e Gravação na mídia Modelo Player.

6 anos -- Eliminação (*)

(*) Sujeito a amostragem de acordo com critérios estatísticos adotados pelo TCEMG. As gravações de sessões solenes e de sessões de apreciação de contas do Governador são de guarda permanente.

130 Malhas Eletrônicas de Fiscalização.

131 Fiscalização Integrada. Estão incluídos documentos como: Motivação de Elaboração; Plano de Ação; Relatório de Pesquisa; Lista de Requisitos Técnicos; Identificação da Fonte de Dados e Informações; Descrição do Produto; Lista de Parâmetros Definidores de Inconsistências; Termo de Responsabilidade.

Enquanto a malha eletrônica vigorar 5 anos Guarda Permanente

140 Gestão de Jurisprudência.

141 Informativo de Jurisprudência/Informativo Consolidado Anual. Estão incluídos documentos como:

Informativo de Jurisprudência (Quinzenal) Até publicação do

Consolidado -- Eliminação

Informativo Consolidado Anual (Eletrônicos). 1 ano após a publicação Guarda Permanente

142 Estudo Permanente de Jurisprudência. Estão incluídos documentos como: Proposição de Alteração de Súmula; Proposição de Cancelamento de Súmula; Proposição de Novo Enunciado de Súmula; Proposição de Elaboração de Incidente de Uniformização de Jurisprudência; Consolidação Bienal de Súmulas; Sugestões dos Conselheiros; Procuradores e Auditores a Respeito das Proposições; Projeto de Enunciado de Súmula e Projeto de Revisão de Enunciado de Súmula.

Enquanto a Súmula estiver vigente 2 anos Guarda Permanente

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 90

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

143 Projeto de Enunciado de Súmula. Estão incluídos documentos como: Autos do processo (ver nota remissiva (4)).

Até o encerramento do processo (6) 25 anos Guarda Permanente

150 Consultas. Estão incluídos documentos como: Ofício de formalização da consulta, despacho de análise de admissibilidade, parecer de jurisprudência, despacho do relator, relatório técnico, resumo de tese reiteradamente adotada, voto, notas taquigráficas, ementa.

Enquanto tramita 5 anos Guarda Permanente

As consultas que não forem admitidas poderão ser eliminadas após a fase intermediária. Também as consultas cujo objeto for considerado precedente, poderão ser eliminadas após o prazo de arquivamento intermediário.

160 Capacitação de jurisdicionados.

161 Eventos de capacitação (palestras, seminários, encontros, etc.). Estão incluídos documentos como: dossiê do evento - Correspondências, projeto, conteúdo programático, grade de horário, ementa, formulário de avaliação do evento, relação de inscritos, material didático, atas de notas e frequência; dossiê de instrutores - Quadro de horário individual, relatório de pagamento hora/aula , currículo, formulário de avaliação; dossiê de participantes – Lista de participantes, lista de presença, registro de entrega de certificados.

Dossiê do Evento 5 anos, contados do término do evento. 5 anos

Guarda Permanente

Dossiê do Instrutor Eliminação

Dossiê do Participante

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 91

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

190 Outras Atividades/Transações Referentes ao Controle Externo.

190.1 Débitos e Multas.

190.11 Processos de Multas. Estão incluídos documentos como: Autos do Processo (4).

Até o encerramento do processo (6) 25 anos Eliminação

190.12 Controle de Débitos e Multas. Estão incluídos documentos como: Ofício de Solicitação de Informação e Ofício de Resposta.

5 anos

Até o final da fase intermediária do processo a que se

refere

Eliminação

190.2 Pedidos de Informações Relativas a Processos em Tramitação ou Encerrados. Estão incluídos documentos como: Ofício de Solicitação de Informação e Ofício de Resposta.

2 anos 2 anos Eliminação

190.3 Emissão de Certidões. Estão incluídos documentos como: Ofício de Solicitação; Expediente de Encaminhamento e Cópias da Certidão.

Até emissão da certidão 3 anos Eliminação

190.4 Acompanhamento do Cumprimento dos Prazos Processuais. Estão incluídos documentos como: Expedientes; Comunicados; Relatórios.

2 anos -- Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 92

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

190.5 Comunicação sobre Proibição de Contratar com o Serviço Público. Estão incluídos documentos como: Ofícios; Expedientes.

Até inserção das informações em Banco de Dados

Até o final do prazo de proibição determinado

pelo juiz e explicitado no comunicado.

Eliminação

Se o prazo da proibição não estiver explicitado no comunicado o prazo de guarda na fase intermediária será de 5 anos.

190.6 Acompanhamento de Providências Adotadas pelo Ministério Público Competente em Razão de Decisões do TCEMG. Estão incluídos documentos como: Ofícios enviados pelo Ministério Publico Estadual comunicando providências tomadas em razão de decisões do TCEMG; Expedientes.

Até o comunicado do

resultado da providência adotada.

Até a destinação final do processo que deu origem à providência.

Guarda Permanente

190.7 Oferecimentos e Comunicados de Informações Diversas. Estão incluídos documentos como: Ofícios e respectivos Anexos.

2 anos 2 anos Eliminação

190.71 Comunicados enviados em atendimento à determinação da Portaria Interministerial nº 507/2011. Estão incluídos documentos como: Ofícios e respectivos Anexos.

6 meses após a inserção

das informações em banco de dados

-- Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 93

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

200 MINISTÉRIO PÚBLICO DE CONTAS

210 Investigação.

211 Procedimento de Investigação Preliminar do Ministério Público. Estão incluídos documentos como: Ofícios, distribuição, análise técnica.

5 anos após a adoção de medidas propostas

pela análise prévia. 5 anos Guarda Permanente

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 94

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

900 EVENTOS E ASSUNTOS TRANSITÓRIOS

910 Solenidades. Comemorações. Homenagens.

911 Eventos Promovidos pelo Órgão. Estão incluídos documentos como: Planejamento; Programação; Discursos e Trabalhos apresentados por técnicos do Órgão; Homenagens recebidas; Exemplares únicos de Folder; Cartaz; Vídeo; Autorização da autoridade competente; Planilha de Orçamento; Projetos Técnicos/ Arquitetônicos; Notas Explicativas; Check List/Declaração/Fotos dos Serviços Prestados. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1) para Pessoa Jurídica e (3) para Pessoa Física.

Documentação Técnica

5 anos (*) 5 anos após

aprovação das contas pela ALMG.

Guarda Permanente (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

Documentação Financeira Eliminação

912 Participação em Eventos Promovidos por Outras Instituições. Estão incluídos documentos como: Programação; Discursos e Trabalhos apresentados por técnicos do Órgão; Homenagens recebidas.

5 anos -- Guarda Permanente

920 Congressos. Conferências. Seminários. Simpósios. Fóruns. Encontros. Convenções. Ciclos de Palestras. Mesas Redondas. Vídeo-Conferências. Workshops.

921

Eventos Promovidos pelo Órgão. Estão incluídos documentos como: Discursos; Palestras e Trabalhos apresentados por técnicos do Órgão; Briefing; Listagem dos Parceiros e Participantes; Manual; Formulário para Confecção de crachás (Credenciamento); Checklist; Press releases e Releases; Materiais Promocionais (Folder; Banner; Cartazes; Camisas; Sacolas; Agendas; Blocos; Calendários); Cartões de Visita; Planilha contendo Dados dos Participantes; Relatórios; Cronogramas; Relatório Final de Participação e/ou Realização; Lista de Presença; Registro fotográfico; Folheteria; Apresentações; Filmagens e Gravações; Autorização da Autoridade competente; Projetos Técnicos/Arquitetônicos. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1) para Pessoa Jurídica e (3) para Pessoa Física.

Documentação Técnica 2 anos

(*) 5 anos após a aprovação das Contas

pela ALMG

Guarda Permanente (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

Documentação Financeira Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 95

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

922 Participação em Eventos Promovidos por Outras Instituições. Estão incluídos documentos como: Projeto Básico; Nota Técnica; Propostas; Convite; Comunicado; Relação dos Eventos; Laudas de Informações; Press releases e Releases; Material Promocional; Cartões de Visita; Planilha contendo Dados dos Participantes; Relatórios; Fotos.

5 anos -- Guarda Permanente

930 Feiras. Salões. Exposições. Mostras. Festas. Festivais.

931

Eventos Promovidos pelo Órgão. Estão incluídos documentos como: Convites; Comunicado; Relação dos Eventos; Laudas de Informações; Briefing; Listagem dos Parceiros e Participantes; Formulário para Confecção de crachás (Credenciamento); Checklist; Press releases e Releases; Materiais Promocionais (Folders; Banners; Cartazes; Camisas; Sacolas; Agendas; Blocos; Informativos; Calendários); Cartões de Visita; Planilha contendo Dados dos Participantes; Relatórios; Fotos; Relatório Final de Participação e/ou Realização do Evento; Lista de Presença; Folheteria; Apresentações; Filmagens e Gravações; Ofício da Secretaria de Estado demandante; Autorização da Autoridade competente; Projetos Técnicos/Arquitetônicos. Documentação referente à contratação de bens e serviços: ver nota remissiva (1) para Pessoa Jurídica e (3) para Pessoa Física.

Documentação Técnica

5 anos (*) 5 anos após a

aprovação das Contas pela ALMG

Guarda Permanente (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

Documentação Financeira Eliminação

932 Participação em Eventos Promovidos por Outras Instituições. Abrange atividades referentes à Seleção e Definição dos Eventos em que haja interesse de Participação, Compra de Estandes, bem como o Patrocínio de Eventos e ações diversas de iniciativas de Terceiros.

5 anos -- Guarda Permanente

940 Concursos. Estão incluídos documentos como: Regulamento; Resolução; Convite às Autoridades e envolvidos para Solenidade de Entrega da Premiação; Comunicação aos Ganhadores informando Local, Data, Hora da Solenidade e orientações quando da chegada ao Local; Relatório do Concurso (Contendo Trabalhos Vencedores, Ficha de Autorização e de Inscrição, Comprovante de Recebimento do Prêmio pelo Ganhador, Notas de Notícias na Imprensa).

Documentação Técnica

2 anos (*) 5 anos após a

aprovação das Contas pela ALMG

Guarda Permanente (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

Documentação Financeira Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 96

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

950 Visitas e Visitantes.

951 Visitas Técnicas. Estão incluídos documentos como: Listas de Presença com Dados pessoais dos Visitantes; Certificados.

4 anos 5 anos Eliminação

960

Prêmios. Estão incluídos documentos como: Resolução; Editais; Cópia da publicação da Comissão Julgadora no Diário Oficial de Contas; Projeto; Formulários; Ficha de Avaliação da Pré-análise do Projeto; Ofícios; Recursos; Relatórios de Avaliação dos Projetos; Ata de Reunião da Comissão Julgadora; Relação de Projetos Aprovados; Cópia da publicação do Resultado do Prêmio no Diário Oficial de Contas; Relatório de Execução do Projeto; Documentos financeiros (Ofícios, Correspondências eletrônicas, Planilhas de Pagamentos, Termos de Compromissos para Jurados e Premiados, Termos de Acordos, Pareceres, Justificativas, Passagens aéreas, Reservas de Hotel, Nota de Empenho, Liquidação, Ordem de Pagamento, Recibos de Pagamentos, Memórias de Cálculos, Doações, Publicações de Matérias).

Documentação Técnica

5 anos (*)5 anos após a

aprovação das Contas pela ALMG

Guarda Permanente (*) Verificar pendências judiciais. Em caso positivo, aguardar na Fase Intermediária até 2 anos após Trânsito em Julgado.

Documentação Financeira Eliminação

990 Assuntos Transitórios.

991 Cartas de Apresentação e Recomendação.

1 ano - Eliminação

992 Comunicados e Informes. Estão incluídos documentos como: Comunicações de Posse e Afastamento de Cargos; Alterações de Endereço e Telefones.

1 ano - Eliminação

993 Convites Diversos. Quando houver Participação dos servidores do Órgão, classificar o Convite no Evento específico.

Enquanto o evento não for realizado - Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 97

Cód. Função/Atividade/Transação Prazo de Guarda

Destinação Final Observações Fase Corrente Fase Intermediária

994 Felicitações. Agradecimentos. Pêsames. Despedidas.

1 ano - Eliminação

995 Protestos. Reivindicações. Sugestões. Quando se tratar de Denúncias, classificar nos respectivos códigos.

1 ano - Eliminação

996 Associações Culturais, de Amigos e de Servidores.

1 ano - Eliminação

997 Pedidos. Oferecimentos e Informações Diversas.

2 anos 2 anos Eliminação

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 98

Notas Remissivas:

A) PROCESSOS/TRANSAÇÕES QUE ENVOLVEM A CONTRATAÇÃO DE BENS E SERVIÇOS:

Em princípio, grande parte das atividades executadas pelas áreas meio prescindem da contratação de bens e serviços. No Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do TCEMG, foram incluídos os documentos resultantes destes processos somente naquelas atividades cuja tal contratação já é rotineira. No entanto, nada impede que a necessidade de contratação de bens e serviços surja em outras atividades. Neste caso, os documentos serão incluídos no dossiê principal, sujeito à temporalidade dos demais documentos relativos à contratação de bens e serviços.

Abaixo estão relacionados abaixo os documentos mais comuns na composição dos dossiês referentes aos processos de licitação, contratação e pagamento de bens e serviços. Dependendo das características específicas dos processos, alguns documentos podem ser excluídos e outros acrescentados.

(1) Para contratação de Pessoa Jurídica que não envolve questões trabalhistas: Processo licitatório: Expedientes; Projeto Básico; Análise do Projeto Básico; Solicitação de Documentação Complementar, se necessário; Parecer Assinado pela Comissão de Licitação; Cópia da Portaria de Designação da Comissão Permanente de Licitação; Minuta do Convite; Minuta de Edital; Minuta de Contrato; Parecer da Assessoria Jurídica; Termo de Justificativa; Cópia da Publicação de Ratificação do Presidente; Convite Assinado pela Comissão; Edital de Licitação Assinado pela Comissão; Edital Assinado pelo Pregoeiro e pela Equipe de Apoio; Cópia da Publicação de Aviso de Licitação no Diário Oficial de Contas; Cópia da Publicação do Adendo; Solicitação de Esclarecimentos pelo Licitante; E-Mail de Resposta ao Esclarecimento para o Licitante; Cópia da Publicação da Resposta de Esclarecimento ao Licitante; Resposta à Impugnação por E-Mail ou Fax; Lista de Presença; Documentação de Habilitação ao Processo; Propostas Comerciais; Ata da Sessão do Pregão; Mapa de Apuração; Ata de Julgamento; Publicação da Decisão do Julgamento; Termo de Desistência do Prazo Recursal; Julgamento do Recurso; Decisão do Presidente sobre o Recurso; Extrato da Publicação no Diário Oficial de Contas; Publicação da Decisão do Julgamento; Julgamento do Recurso; Adjudicação do Objeto e Homologação do Certame; Cópia do Extrato da Publicação. Documentação contratual: Ofícios; Expedientes; Recibo de cópias de documentos; Certidões; Cópia do Extrato da Publicação; Minuta do Contrato, Termo de Contrato , Expediente de Solicitação de Alteração Contratual; Minuta de Termo Aditivo; Termos Aditivos ao Contrato; Expediente para o Gestor do Contrato; Estimativa Orçamentária Financeira (EOF); Planilha de Preços; Termo de Referência Digitalizado; Parecer da Assessoria Jurídica; Publicação no Diário Oficial de Contas; Aviso de Encerramento. Documentação padrão exemplificativa referente à prestação de serviço - pessoa jurídica: Estimativa Orçamentária e Financeira; Nota de empenho; Rotina Administrativa - Contrato/Convênio; Autorização de serviço; Autorização de pagamento de Despesas Vinculadas; Nota Fiscal

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Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos

Versão 5 – dez. 2013 Página 99

,Fatura, Boleto Bancário; Certidões de Regularidade Fiscal, Trabalhista e Previdenciária; Comprovante de Pagamento da Guia de Previdência Social (GPS); Atestado de cumprimento de cronograma de execução; Atestado de Inspeção/execução; Declarações e atestados exigidos nos Contratos; Planilha de custo; Planilha Analítica do faturamento do serviço; Nota de liquidação de empenho da despesa; Ordem de Pagamento; Guia de ISSQN (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza); Guia de retenção da Previdência Social (GPS).

(2) Para contratação de Pessoa Jurídica que envolve questões trabalhistas Processo licitatório: Expedientes; Projeto Básico; Análise do Projeto Básico; Solicitação de Documentação Complementar, se necessário; Parecer Assinado pela Comissão de Licitação; Cópia da Portaria de Designação da Comissão Permanente de Licitação; Minuta do Convite; Minuta de Edital; Minuta de Contrato; Parecer da Assessoria Jurídica; Termo de Justificativa; Cópia da Publicação de Ratificação do Presidente; Convite Assinado pela Comissão; Edital de Licitação Assinado pela Comissão; Edital Assinado pelo Pregoeiro e pela Equipe de Apoio; Cópia da Publicação de Aviso de Licitação no Diário Oficial de Contas; Cópia da Publicação do Adendo; Solicitação de Esclarecimentos pelo Licitante; E-Mail de Resposta ao Esclarecimento para o Licitante; Cópia da Publicação da Resposta de Esclarecimento ao Licitante; Resposta à Impugnação por E-Mail ou Fax; Lista de Presença; Documentação de Habilitação ao Processo; Propostas Comerciais; Ata da Sessão do Pregão; Mapa de Apuração; Ata de Julgamento; Publicação da Decisão do Julgamento; Termo de Desistência do Prazo Recursal; Julgamento do Recurso; Decisão do Presidente sobre o Recurso; Extrato da Publicação no Diário Oficial de Contas; Publicação da Decisão do Julgamento; Julgamento do Recurso; Adjudicação do Objeto e Homologação do Certame; Cópia do Extrato da Publicação. Documentação contratual: Ofícios; Expedientes; Recibo de cópias de documentos; Certidões; Cópia do Extrato da Publicação; Minuta do Contrato, Termo de Contrato , Expediente de Solicitação de Alteração Contratual; Minuta de Termo Aditivo; Termos Aditivos ao Contrato; Expediente para o Gestor do Contrato; Estimativa Orçamentária Financeira (EOF); Planilha de Preços; Termo de Referência Digitalizado; Parecer da Assessoria Jurídica; Publicação no Diário Oficial de Contas; Aviso de Encerramento. Documentação padrão exemplificativa referente à prestação de serviço - pessoa jurídica: Estimativa Orçamentária e Financeira; Nota de empenho; Rotina Administrativa - Contrato/Convênio; Autorização de serviço; Autorização de pagamento de Despesas Vinculadas; Nota Fiscal ,Fatura, Boleto Bancário; Certidões de Regularidade Fiscal, Trabalhista e Previdenciária; Comprovante de Pagamento da Guia de Previdência Social (GPS); Atestado de cumprimento de cronograma de execução; Atestado de Inspeção/execução; Declarações e atestados exigidos nos Contratos; Planilha de custo; Planilha Analítica do faturamento do serviço; Nota de liquidação de empenho da despesa; Ordem de Pagamento; Guia de ISSQN (Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza); Guia de retenção da Previdência Social (GPS); Planilha analítica do Faturamento do Reembolso do Vale Refeição, Vale transporte; Listagem analítica da Folha de Pagamento Mensal; Espelho de remessa ao Banco do pagamento dos salários dos funcionários; Comprovante de Recolhimento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) dos funcionários; Protocolo de Envio de Conectividade Social e (Relação dos Trabalhadores Constantes no Arquivo da SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social ); Comprovante de Pagamento de Vale Alimentação e de Vale Transporte; Recibo de Vale Transporte Eletrônico; Recibo de Crédito de Tickets Alimentação. No caso de demissão do funcionário Terceirizado: Quadro de apuração de Hora Extra; Autorização de Hora Extra; Folha de Pagamento Analítica e Sintética; Comprovante de Pagamento de Seguro de Vida;

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Apólice de Seguro de Vida; Comprovante de pagamento de Plano de Saúde Básico; Ficha de Registro de empregados; Aviso Prévio; Acordo de Redução de Jornada no Aviso Prévio Trabalhado; Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho; Extrato de conta Vinculada para Fins Rescisórios (FGTS); Demonstrativo de Recolhimento de FGTS Rescisório do Trabalhador; Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF).

(3) Para contratação de Pessoa Física: Processo licitatório: Expedientes; Projeto Básico; Análise do Projeto Básico; Solicitação de Documentação Complementar, se necessário; Parecer Assinado pela Comissão de Licitação; Cópia da Portaria de Designação da Comissão Permanente de Licitação; Minuta do Convite; Minuta de Edital; Minuta de Contrato; Parecer da Assessoria Jurídica; Termo de Justificativa; Cópia da Publicação de Ratificação do Presidente; Convite Assinado pela Comissão; Edital de Licitação Assinado pela Comissão; Edital Assinado pelo Pregoeiro e pela Equipe de Apoio; Cópia da Publicação de Aviso de Licitação no Diário Oficial de Contas; Cópia da Publicação do Adendo; Solicitação de Esclarecimentos pelo Licitante; E-Mail de Resposta ao Esclarecimento para o Licitante; Cópia da Publicação da Resposta de Esclarecimento ao Licitante; Resposta à Impugnação por E-Mail ou Fax; Lista de Presença; Documentação de Habilitação ao Processo; Propostas Comerciais; Ata da Sessão do Pregão; Mapa de Apuração; Ata de Julgamento; Publicação da Decisão do Julgamento; Termo de Desistência do Prazo Recursal; Julgamento do Recurso; Decisão do Presidente sobre o Recurso; Extrato da Publicação no Diário Oficial de Contas; Publicação da Decisão do Julgamento; Julgamento do Recurso; Adjudicação do Objeto e Homologação do Certame; Cópia do Extrato da Publicação. Documentação contratual: Ofícios; Expedientes; Recibo de cópias de documentos; Certidões; Cópia do Extrato da Publicação; Minuta do Contrato, Termo de Contrato , Expediente de Solicitação de Alteração Contratual; Minuta de Termo Aditivo; Termos Aditivos ao Contrato; Expediente para o Gestor do Contrato; Estimativa Orçamentária Financeira (EOF); Planilha de Preços; Termo de Referência Digitalizado; Parecer da Assessoria Jurídica; Publicação no Diário Oficial de Contas; Aviso de Encerramento. Documentação padrão exemplificativa referente à prestação de serviço - pessoa física: Estimativa Orçamentária e Financeira; Nota de empenho; Rotina Administrativa - Contrato/Convênio; Autorização de serviço; Autorização de pagamento de Despesas Vinculadas; Recibo; RPA; Atestado de cumprimento de cronograma de execução; Atestado de Inspeção/execução; Relatório de descrição de Serviços Prestados; Declarações e Atestados exigidos nos contratos; Planilha de custo; Planilha Analítica do faturamento do serviço; Cópia do contracheque do mês anterior à prestação de serviço/Comprovante de recolhimento por trabalho sem vínculo empregatício,GPS; Nota de liquidação de empenho da despesa; Ordem de Pagamento; Guia de ISSQN; Guia de retenção da Previdência Social (GPS).

B) PROCESSOS RELATIVOS ÀS ATIVIDADES FINALÍSTICAS DO TCEMG:

O exame e o julgamento das contas públicas dos municípios e do governo do Estado de Minas Gerais geram documentos semelhantes nos diversos tipos de processos produzidos pelo TCEMG. Para facilitar a utilização do Plano de Classificação de Documentos de Arquivo do

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TCEMG listamos a seguir os que se repetem em diversos processos. Os processos que possuem documentação diversa estão descritos no corpo do Plano de Classificação.

(4) Autos do Processo: Os processos autuados no TCEMG observarão o rito ordinário estabelecido na sessão III do Regimento Interno, ressalvados aqueles para os quais exista previsão, no Regimento, de rito especial. Somente serão autuados os documentos, de origem interna ou externa, que exijam tramitação e instrução específicas para deliberação do TCEMG, tais como: Requerimentos; Termo de Distribuição; Ofícios, Expedientes; Juízo de Admissibilidade; Portaria de Designação; Relatório Técnico; Relatório do Sistema; Despacho da Presidência; Despacho do Relator; Citação; Aviso de Recebimento; Parecer do Ministério Público; Intimação; Voto; Notas Taquigráficas; Acórdão; Certidão de Trânsito em Julgado; Memória de Cálculo de Multa; Termo de Arquivamento. Outros tipos de documentos que contiverem informações essenciais à formação de convencimento para fins de deliberação, após determinação do Relator, poderão ser juntados aos respectivos autos.

(5) Papéis de Trabalho: Registros, devidamente identificados com vinculação ao processo, e que eventualmente não foram agregados ou anexados ao mesmo, de ações de fiscalização, como procedimentos adotados, informações utilizadas, verificações, testes e conclusões. São documentos e anotações preparados em qualquer meio com informações e provas elaborados diretamente pelo profissional de auditoria governamental ou por sua solicitação e supervisão ou por ele obtido, que registram as evidências dos trabalhos executados e fundamentam sua opinião e comentários.

(6) Encerramento do processo: Entende-se por encerramento do processo o ato que atesta, após a determinação de arquivamento, que as decisões e providências esperadas em relação ao assunto/objeto tenham sido todas tomadas e registradas, à luz da documentação disponível até o momento (PORTARIA Nº. 43/PRES./08).

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Legislação

BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil: promulgada em 5 de outubro de 1988.

BRASIL. Decreto 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n. 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a Microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 31 jan. 1996.

BRASIL. Decreto 20.910, de 06 de janeiro de 1932. Regula prescrição qüinqüenal. Diário Oficial da União, Rio de Janeiro.

BRASIL. Decreto 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 28 dez. 2002.

BRASIL. Decreto 5.301, de 9 de dezembro de 2004. Regulamenta o disposto na Medida Provisória n 228, de 9 de dezembro de 2004, que dispõe sobre a ressalva prevista na parte final do disposto no inciso XXXIII do art. 5o da Constituição, e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 10 dez. 2004.

BRASIL. Decreto-Lei 2.848, de 07 de dezembro de 1940. Código Penal. Diário Oficial da União, Rio de Janeiro, 31 dez. 1940.

BRASIL. Decreto-Lei 5.452, de 01 de maio de 1943. Aprova a Consolidação das Leis do Trabalho. Diário Oficial da União. Rio de Janeiro, 09 ago. 1943.

BRASIL. Lei 3.071, 01 de janeiro de 1916. Código Civil. Diário Oficial da União, Rio de Janeiro, 05 jan. 1916.

BRASIL. Lei 5.443, de 08 de maio de 1968. Regula a Microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências. Diário Oficial, Brasília, 10 jun. 1968.

BRASIL. Lei 5.869, de 11 de janeiro de 1973. Institui o Código de Processo Civil. Diário Oficial da União, Brasília, 17 jan. 1973.

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BRASIL. Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, 09 jan. 1991.

BRASIL. Lei 8.212, de 24 de julho de 1991. Dispõe sobre a organização da Seguridade Social, institui Plano de Custeio, e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, 25 jul. 1991.

BRASIL. Lei 8.213, de 24 de julho de 1991. Dispõe sobre os Planos de Benefícios da Previdência Social e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, 25 jul. 1991.

BRASIL. Lei 8.429, de 2 de junho de 1992. Dispõe sobre as sanções aplicáveis aos agentes públicos nos casos de enriquecimento ilícito no exercício de mandato, cargo, emprego ou função na administração pública direta, indireta ou fundacional e dá outras providências Diário Oficial da União, Brasília, 03 jun. 1992.

BRASIL. Lei 8.443, de 16 de julho de 1992. Dispõe sobre a Lei Orgânica do Tribunal de Contas da União e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, 17 jul. 1992.

BRASIL. Lei 9.610, de 19 de fevereiro de 1998. Altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, 20 fev. 1998.

BRASIL. Lei 10.406, de 10 de janeiro de 2002. Institui o Código Civil. Diário Oficial da União, Brasília, 11 jan. 2002.

BRASIL. Lei 11.112, de 11 de dezembro de 1990. Dispõe sobre o regime jurídico dos servidores públicos civis da União, das autarquias e das fundações públicas federais. Diário Oficial da União, Brasília, 19 abr. 1991.

BRASIL. Lei 11.788, de 25 de setembro de 2008. Dispõe sobre o estágio de estudantes; altera a redação do art. 428 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943, e a Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996; revoga as Leis nºs 6.494, de 7 de dezembro de 1977, e 8.859, de 23 de março de 1994, o parágrafo único do art. 82 da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de 1996, e o art. 6º da Medida Provisória nº 2.164-41, de 24 de agosto de 2001; e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, 26 set. 2008.

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BRASIL. Ministério da Fazenda. Secretaria do Tesouro Nacional. Instrução Normativa 01, de 15 de janeiro de 1997. Disciplina a celebração de convênios de natureza financeira que tenham por objeto a execução de projetos ou realização de eventos e da outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, 31 jan. 1997.

MINAS GERAIS. Conselho Estadual de Arquivos. Deliberação 04, de 17 de dezembro de 1998. Dispõe sobre os procedimentos para a Eliminação de documentos de arquivo no âmbito dos Órgãos e Entidades integrantes da Administração Pública do Estado de Minas Gerais. Minas Gerais, Belo Horizonte, 18 dez. 1998.

MINAS GERAIS. Constituição do Estado de Minas Gerais - 1989. 14ª. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa de Minas Gerais, 2011.

MINAS GERAIS. Lei 869, de 5 de julho de 1952. Dispõe sobre o estatuto dos funcionários públicos civis do Estado de Minas Gerais. Minas Gerais, Belo Horizonte, 06 de jul. 1952.

MINAS GERAIS. Lei Complementar 102 de 17 de janeiro de 2008. Dispõe sobre a organização do TCEMG e dá outras providências. Minas Gerais, Belo Horizonte, 18 de jan. 2008.

Referências

DI PIETRO, Maria Sylvia Zanella. Direito administrativo. 19ª ed. São Paulo: Editora Atlas, 2006.