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  • Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos

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    Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos

    Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais

    Grupo Permanente de Avaliao de Documentos do TCEMG Dezembro de 2013

    Anexo II da Resoluo 03 de 19/03/2014

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    Apresentao: O produto que aqui apresentamos o resultado do trabalho realizado pela equipe composta por membros do Grupo Permanente de Avaliao de Documentos GPAD do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, sob a orientao da consultora contratada, Emlia Barroso Cruz.

    Aps levantamento das funes, atividades e transaes/processos executados pelo TCEMG a equipe, por meio de entrevistas com os responsveis de cada rea da instituio, identificou os riscos e stakeholders de cada transao/processo e as necessidades de informao e de evidncias do rgo. Estas informaes foram registradas em formulrios prprios, que esto disponveis para consulta com a equipe de trabalho.

    De posse deste material e utilizando a legislao pertinente, iniciamos a identificao e a avaliao dos dossis/processos levando-se em conta os valores legal, fiscal, administrativo, probatrio e informativo. A partir da anlise de todos estes fatores foram determinados os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria e a destinao final (eliminao ou guarda permanente) para cada dossi.

    Na proposta de Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivos (TTDD) apresentada a seguir, os prazos de guarda foram justificados1 utilizando a legislao e a necessidade de informao e/ou evidncia da instituio, enquanto a destinao final foi demonstrada a partir da existncia ou no de informaes que caracterizassem as aes e polticas do TCEMG e/ou que pudessem ser de interesse para pesquisa cientfica.

    A TTDD um instrumento de avaliao da documentao produzida, recebida e acumulada pelo TCEMG. O mtodo aqui empregado privilegia a avaliao integrada classificao, ou seja, a Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos segue a estrutura do

    1 Ver justificativas no Anexo III.

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    Plano de Classificao de Documentos utilizado nos arquivos correntes para organizao da documentao, possibilitando maior agilidade na avaliao e destinao dos mesmos. Sugerimos, portanto, que os dois instrumentos sejam utilizados em conjunto, j que o Plano de Classificao mais detalhado e mais explicativo quanto organizao e composio dos dossis/processos.

    Configurao da Tabela de Temporalidade e Destinao de Documentos

    Para se falar de tabela de temporalidade necessrio falar do Conceito das Trs Idades dos Documentos, segundo o qual os arquivos passam por trs fases distintas de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos: fase corrente, fase intermediria e fase permanente.

    Fase Corrente ou Primeira Idade: so documentos frequentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda as finalidades que motivaram a sua criao.

    Fase Intermediria ou Segunda Idade: so documentos de uso eventual pela administrao que os produziu, devendo ser conservados em depsitos de armazenagem temporria, aguardando sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente.

    Fase Permanente ou Terceira Idade: so documentos que j cumpriram as finalidades de sua criao, porm devem ser preservados em virtude do seu valor probatrio e informativo para o Estado e o cidado.

    Cada uma dessas fases implica em procedimentos tcnicos diferenciados e, como em uma reao em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona diretamente o desempenho das atividades arquivsticas nas idades intermediria e permanente.

    A tabela de temporalidade e destinao de documentos um instrumento arquivstico resultante da avaliao, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinao de documentos, com

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    vistas a garantir o acesso informao a quantos dela necessitem. A sua aplicao resultar na facilidade em distinguir os documentos de guarda temporria dos de guarda permanente; na eliminao imediata de documentos cuja guarda no se justifique; na racionalizao, principalmente em termos econmicos, das atividades de transferncia e recolhimento e na implementao de um programa de destinao de documentos. Sua estrutura bsica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituio no exerccio de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediria, a destinao final - eliminao ou guarda permanente -, alm de um campo para observaes necessrias sua compreenso e aplicao.

    A estrutura da Tabela de Temporalidade e Destinao de Arquivos:

    A) Funo/Atividade/Transao:

    Este campo refere-se aos conjuntos documentais produzidos e recebidos pelo rgo, no exerccio de suas funes, de acordo com a estrutura hierrquica das atividades desempenhadas. Para melhor identificao do contedo da informao, as funes, atividades e transaes foram agrupadas segundo o Plano de Classificao de Documentos de Arquivo, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento dos documentos.

    B) Prazos de Guarda

    Referem-se ao tempo necessrio para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediria, atendendo exclusivamente s necessidades da administrao que os gerou. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que o documento frequentemente consultado, exigindo sua permanncia junto s unidades organizacionais. A fase intermediria relaciona-se ao perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm com baixa frequncia de uso, podendo ser transferido para depsito em outro local, embora disposio desta.

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    C) Destinao Final

    registrada neste campo a destinao final do documento, que pode ser a eliminao, quando este no apresenta valor probatrio ou informativo, ou a guarda permanente, quando as informaes contidas no documento so consideradas importantes para fins de prova das aes e polticas do Governo, informao e pesquisa para a sociedade como um todo.

    A guarda permanente dever ocorrer em instituio arquivstica ainda a ser criada no mbito do TCEMG (segundo proposta do Programa de Modernizao de Arquivos), responsvel pela preservao dos documentos e pelo acesso s informaes neles contidas, sendo facultado aos rgos realizar a microfilmagem para fins de referncia, se considerarem a mesma imprescindvel.

    D) Observaes

    Neste campo so registradas informaes complementares, necessrias correta aplicao da tabela. Incluem-se, ainda, orientaes quanto alterao do suporte da informao (microfilme) e aspectos elucidativos quanto destinao dos documentos segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.

    Belo Horizonte, 28 de junho de 2013

    Jlio Csar Schroeder Queiroz - Presidente do GPAD.

    Membros do GPAD:

    Afonso Edson Navarro Ana Beatriz Vieira Franco Ana Marta Gonalves Andreia Maria Martina Mello Antonieta de Pdua Freire Jardim Denise da Terra Oliveira Dora Lcia Fortini

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    Elaine Pacheco de Souza Caus Eunlia Gernimo Dias Flvia Rugani do Couto e Silva Guilherme Cesar Galindo Izabel das Graas Dias Teixeira Joelma Conceio Zeferino de Oliveira Jos Pedro de Arajo Lauciele Nogueira de Aquino Mrcio de vila Rodrigues Maria Cristina Cardoso Maria das Graas Silva Rosrio Maria do Carmo de Carvalho Martina Silveira Maria Laura Hermont Faleiros Maria Valria Menezes de Oliveira Moema Pimenta Oliveira Baccarini Mnica da Consolao Souza Mendes Nivaldo Svergnini Jnior Nria Maria Miranda Magalhes Robson Eugnio Pires Rogria Rodrigues Matos Rosemarie Sager Queiroz Sandra Maria Gontijo Silvana Maria de Souza Snia Regina Ferreira Tnia Regina da Cruz Vanderlei Alves Nicolau

    Emlia Barroso Cruz - Consultora

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    Cd. Funo/Atividade/Transao Prazo de Guarda

    Destinao Final Observaes Fase Corrente Fase Intermediria

    000 ADMINISTRAO GERAL

    001 Modernizao Institucional

    001.1 Desenvolvimento Organizacional

    001.11 Gerenciamento de Processos Esto includos documentos como: Correspondncias, estudos, formulrios, mapa de contexto, plano de trabalho, diretrizes, dicionrio de termos, atas de reunies, fluxograma atual, fluxograma redesenhado, plano de ao, mapa de processo, mapa de indicadores, relatrios finais, relatrios de processos redesenhados.

    At elaborao de nova verso 5 anos Guarda Permanente

    001.2 Organizao Administrativa

    001.21 Relaes Institucionais

    001.211 Solicitao de informaes externas pelos setores do TCEMG Esto includos documentos como: Expediente (ou contato telefnico), Ofcio (cpia e eletrnico), Ofcio do rgo contatado, Expediente (cpia). 2 anos 2 anos Eliminao

    001.212 Solicitao de informaes ao TCEMG pelos rgos externos Incluem-se documentos como: Ofcio Externo, Expediente (cpia e eletrnico), Expediente, Ofcio (cpia). 2 anos 2 anos Eliminao

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    Verso 5 dez. 2013 Pgina 7

    Cd. Funo/Atividade/Transao Prazo de Guarda

    Destinao Final Observaes Fase Corrente Fase Intermediria

    001.3 Normas e Manuais.

    001.31 Atos Normativos

    001.311 Atos Normativos Emanados de Colegiado Esto includos documentos como: Proposio, despacho da Presidnc