TCC parte 1 atualizada

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    PONTIFCIA UNIVERSIDADE CATLICA DE MINAS GERAISInstituto de Cincias Econmicas e Gerenciais

    Curso de Cincias ContbeisTrabalho de Concluso de Curso I

    IMPORTNCIA DA IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP (EnterpriseResource Planning), EM UM ESCRITRIO DE CONTABILIDADE

    Matheus Rodrigues Resende

    Belo Horizonte2 Semestre de 2011

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    Matheus Rodrigues Resende

    IMPORTNCIA DA IMPLANTAO DE UM SISTEMA ERP (EnterpriseResource Planning), EM UM ESCRITRIO DE CONTABILIDADE.

    Belo Horizonte2 Semestre de 2011

    Projeto de Pesquisa apresentado disciplina de

    Trabalho de Concluso de Curso I, do Curso

    de Cincias Contbeis da Pontifcia

    Universidade Catlica de Minas Gerais

    Corao Eucarstico.

    Orientadora: Profa

    Helosa Helena Rocha Maia

    Maggi

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    LISTA DE SIGLAS

    ASP - Application Service Providers

    BI Business Intelligence

    ERP- Enterprise Resource Planning

    IAS International Accounting Standards

    IFRS International Financial Reporting Standards

    SI Sistema de Informao

    SIG Sistema Integrado de Gesto

    TCO - Total Cost of Ownership

    TI Tecnologia da Informao

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    SUMRIO

    1 INTRODUO ............................................... 4

    1.1 Tema .................................................. 41.2 Ttulo ................................................ 41.3 Caracterizao societria .............................. 41.4 Problema ............................................... 41.5 Objetivos .............................................. 51.5.1 Objetivo geral ...................................... 51.5.2 Objetivos especficos ............................... 51.6 Justificativa ......................................... 51.7 Relevncia ............................................ 61.8 Delimitaes do estudo ................................ 61.9 Hiptese ............................................... 6

    1.10 Definies dos Termos ................................. 6

    2. REFERENCIAL TEORICO .....................................2.1 Histria da Evoluo e Globalizao da Contabilidade ... 72.2 O que um sistema ERP e quais as suas finalidades ..... 112.3 Implementao e particularidades de um sistema ......... 122.4 Vantagens, desvantagens, problemas e solues encontradosna sua implantao ......................................... 162.5 Custos de sua implantao............................... 19

    3 METODOLOGIA ..............................................

    3. 1 Tipo de Pesquisa ...................................... 20

    4 CRONOGRAMA ............................................... 21

    REFERNCIAS ................................................ 22

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    1. INTRODUO

    1.1 FORMULAO DO PROBLEMA

    Atualmente no Brasil, os escritrios de contabilidade lidam

    com relatrios mensais a serem entregues para rgos Pblicos

    e usurios em geral, relatrios que so um desafio para

    contadores, responsveis diretos pelas informaes rpidas e

    verdicas, sobre a real situao da entidade.

    O tema deste trabalho abordou os benefcios e as

    dificuldades encontradas na implantao de um ERP (EnterpriseResource Planning),em uma empresa prestadora de servios

    contbeis.

    Trouxe como titulo: Importncia da implantao de um

    sistema ERP (Enterprise Resource Planning), em um escritrio

    de contabilidade

    Diante dessa situao a seguinte questo foi definida para

    pesquisa, Quais os problemas o gestor ou contador deve

    analisar para que a implantao de um sistema ERP (Enterprise

    Resource Planning), seja bem sucedida?

    O objetivo geral deste estudo foi dotar o escritrio de

    ferramenta atualizada para atender as exigncias do mercado e

    dos usurios dependentes.

    De forma a atingir e complementar o objetivo geral foram

    definidos objetivos especficos:

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    Evuluo histrica contabil Analisar a situao interna para execuo. Elaborar um plano de etapas de implantao. Analisar e elaborar grades de contabilizaes e aplic

    las de modo igualitrio a empresas do mesmo ramo e

    situao de enquadramento na legislao do imposto de

    renda.

    Segurana, qualidade e agilidade na informao. Evitar o retrabalho. Aumento da produtividade.

    A justificativa deste estudo est associada gesto

    empresarial, necessidade da organizao em ter e fornecer os

    dados suficientes para se avaliar o andamento do negcio,

    trazendo mais transparncia a instituio. Com a tecnologia da

    informao a comunicaes tm se tornado uma aliana

    estratgica para as empresas satisfazer as necessidades do

    mercado, objetivando manter neste cenrio e obter um

    diferencial, as organizaes esto contando com um instrumento

    que vem conquistando grande espao no mercado brasileiro, os

    sistemas de gesto integrada.

    A juno da contabilidade com os sistemas de informaes

    no um assunto recente, mas tem auxiliado na vida das

    organizaes, principalmente, dos profissionais contbeis. A

    informtica uma forte aliada da rea contbil, com as

    ferramentas que dispe, as atividades contbeis esto se

    tornando cada vez mais eficientes e eficazes, no processo de

    gesto. Desta forma, a contribuio terica deste estudo est

    na interao de duas reas distintas, a informtica e a

    contabilidade, mantendo as organizaes atualizadastecnologicamente e fazendo com que os contadores compreendam

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    estas tecnologias de informao e as utilizem de forma

    auxili-los com um trabalho de qualidade.

    A contribuio prtica deste estudo consiste em revelar s

    mudanas que ocorreram na contabilidade aps a tentativa de

    implantao de um sistema ERP, a forma com que foi executada,

    os malefcios e benefcios que ocorreram com este utenslio, e

    a nova atuao dos contadores no ficando mais restrita a

    lanamentos contbeis, focando-se na gesto empresarial e na

    tomada de deciso, fornecendo a estes profissionais novos

    horizontes de atuao dentro e fora da organizao.

    Com o estudo do tema apresentado foi possvel visualizar

    um melhor sistema, que atenda as necessidades no apenas

    interna da instituio, mas tambm, as necessidades dos

    clientes, alm de um melhor planejamento para esta

    implantao.

    Os estudos se delimitaram-se em realizar o levantamento da

    das atividades e procedimentos nos quais foram utilizados para

    implantao, alm da definio das atividades desempenhadas e

    fluxos dos processos num perodo de 12(doze) meses dentro do

    escritrio de contabilidade para anlise do melhor sistema a

    ser implantado.

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    1.2 Metodologia

    O presente estudo caracterizou-se como uma pesquisa

    exploratria, a qual, segundo Gil (1996, p. 45), tem como

    objetivo principal o aprimoramento de idias ou a descoberta

    de intuies. Tambm permite maior familiaridade com o

    problema, tornando-o mais explcito.

    Em relao forma de abordagem do problema, a presente

    pesquisa considerada qualitativa, na qual h uma relao

    dinmica entre o mundo real e o sujeito, isto , um vnculo

    indissocivel entre o mundo objetivo e a subjetividade dosujeito que no pode ser traduzida em nmeros (MENEZES E

    SILVA, 2000, p. 20), buscando analisar a organizao e a forma

    em que ocorreu a implantao , alem do seu impacto.

    Quanto abordagem do problema, o estudo foi realizado por

    meio de uma forma adequada para conhecer a natureza de um

    fenmeno social. Atravs dos dados coletados, por meio de

    estudos, procedeu-se compilao das respostas fornecidas,

    onde averiguou-se as reais mudanas que ocorreram na

    contabilidade com que se atualizou com a implantao de um

    sistema de gesto integrada.

    Buscando o alcance dos objetivos propostos, este trabalho

    foi desenvolvido por uma pesquisa exploratria. J quanto aos

    procedimentos,a pesquisa foi executada de forma bibliogrfica,

    onde se reuniu vrios autores com conhecimentos na rea desta

    investigao, com o intuito da concretizao dos objetivos

    citados anteriormente. Alm de ser uma pesquisa bibliogrfica,

    realizou-se um estudo de caso em um escritrio Contbil,

    usando como principal fonte de pesquisa a vivncia

    profissional.

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    2.REFERENCIAL TERICO

    2.1 Histrias da Evoluo e Globalizao da Contabilidade

    Segundo S (2006, pg 17), as primeiras inscries

    contbeis datam da poca pr-histrica, tendo tambm

    inscries no Brasil, o que reforma a fundamentao terica

    supracitada. Leva certeza de que a sociedade, desde que foi

    constituda est intrinsecamente ligada cincia contbil e

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    ao controle da propriedade.

    De acordo com Schmidt (2006,p.17), as fichas de barro

    foram usadas abundantemente entre 8000 e 3000 a.C. como uma

    forma de representao de mercadorias, Fica evidente que as

    transaes comerciais eram representadas por transferncias de

    fichas de barro, refletindo a entrada ou sada fsica de

    ativos. Por exemplo, a transferncia de carneiro de um pastor

    para outro representava a transferncia de uma ficha de barro

    de um envelope para outro.

    Estes elementos formaram a primeira idia de conta

    contbil, que designava o agrupamento de itens de uma mesma

    espcie, e conseqentemente, dos primeiros registros de uma

    escriturao contbil, visto que [...] quantificava e

    evidenciava a riqueza patrimonial do indivduo ou de sua

    famlia. (S, 1999, p.18).

    No ano de 1494, na Veneza, um frei franciscanochamado por Irmo Luca Pacioli publicou a obra chamadaSoma de aritmtica, geomtrica, proporcione etproporcionalit, sendo o primeiro codificador dacontabilidade. O livro tinha a matemtica como assuntoprincipal, mas em um de seus captulos tratava tambmsobre o sistema de escriturao por partidas dobradas.(HENDRIKSEN e VAN BREDA,1999, p.38).

    Surgiu-se ento a necessidade de melhora no controle das

    informaes, graas ao aumento da necessidade de certezas de

    informaes verdicas.

    Os registros simples foram tornando-seinsuficientes diante da complexidade dos registrosderivados das muitas e complicadas transaesempresariais; esta foi a razo bsica e histrica queparece ter alimentado o aparecimento dessa evoluotcnica dos registros duplos em contabilidade. (S,

    1999, p.22).

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    O mtodo das partidas dobradas tornou-se o mtodo oficial

    para registrar fatos contbeis, pois alm de uniformizar a

    escrita, permitia distinguir as origens das aplicaes de

    recursos.

    De acordo com Hendriksen e Van Breda (1999) os

    profissionais de contabilidade comearam a surgir no final do

    sculo XVIII. O Instituto de Contadores Registrados da

    Inglaterra e do Pas de Gales foi fundado em 1880.

    Aps o surgimento do profissional contbil e evoluo da

    tecnologia, houve a necessidade de se aprimorar esse trabalho.

    Conforme Moraes e Madeira (2002, p. 33).

    Para se ter uma boa informao, deve-se atentar para algumas

    caractersticas, segundo Freitas (1997), a informao para ser

    boa; deve ser precisa, completa, econmica, flexvel,

    confivel, relevante, simples, em tempo, adequada, redundante,

    veloz, freqente, vlida, atual, densa, corretiva e

    confirmatria.

    2.2 O que um sistema ERP e quais as suas finalidades

    Segundo Almeida (2002, p. 2), sistema um conjunto de

    partes integrantes e interdependentes, que forma um todo

    unitrio com determinado objetivo e efetuam determinada

    funo.

    Para Chiavenato (1999, p. 484), um sistema um conjunto

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    de objetos unidos por alguma forma de interao ou

    interdependncia.

    O principal objetivo de qualquer sistema a prpria razo

    do sistema existir, ou seja, a finalidade para a qual o

    sistema foi criado. Toda construo de um sistema parte da

    definio clara de seus objetivos. Para Oliveira (1990, p. 3),

    alm dos objetivos principais, os componentes de um sistema

    so: entradas do sistema, processo de transformao e sadas

    do sistema.

    De acordo com Alecrim (2010), sistema ERP um sistema de

    gesto empresarial, um nico sistema que integra todos os

    departamentos, ou setores mais importantes, fazendo com que a

    comunicao interna se torne mais fcil, gil e verdica.

    O Sistema ERP ajuda as organizaes efetiva e

    eficientemente a gerenciar todos os recursos internos de

    informtica para atingir metas da empresa como um todo. Souza

    e Zwicker (1999) apresentam alguns termos relacionados aos

    sistemas ERP que, embora no os definam, so importantes paraa compreenso dos aspectos envolvidos em sua utilizao.

    Esses termos so a funcionalidade, a diviso em mdulos, a

    parametrizao, a customizao, a localizao e a atualizao.

    A funcionalidade o conjunto total de funes embutidas

    neste sistema, suas caractersticas e suas diferentes

    possibilidades de uso. A composio destas funes forma o

    sistema de informaes transacional que d suporte aos

    processos de negcio.

    Com o surgimento destes sistemas integrados, tornou-sepossvel e vivel a gesto empresria, graas s facilidades econsultas de situaes reais e em curto prazo da entidadeanalisada.

    Gesto Empresarial o ato de administrar, sendo:prever, organizar, comandar, coordenar e controlar.Prever organizar o futuro e traar o programa de ao;Organizar constituir o duplo organismo material esocial da empresa; Comandar dirigir e orientar opessoal. Coordenar ligar, unir, harmonizar todos osatos e todos os esforos coletivos. Controlar verificarque tudo ocorra de acordo com as regras estabelecidas e

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    as ordens dadas, de acordo com Chiavenato (02.fev.2008)

    2.3 Implementao e particularidades de um sistema

    Para Alecrim (2010) ERP no o tipo de software que

    comprado na prateleira de uma loja para depois ser instalado

    em um computador e, em seguida, estar pronto para o uso.

    Acontece que cada empresa, em face de suas atividades e de

    suas estratgias operacionais, possui necessidades distintas

    das outras, portanto, sistemas de ERP s sero funcionais se

    ao menos as caractersticas mais importantes da companhia

    forem levadas em conta.

    Para Colangelo Filho (2001), os motivos que levam a

    implantao destes sistemas, so: integrao de processos,

    integrao da informao, seguir uma tendncia, diferenciar-se

    da concorrncia e flexibilidade dos sistemas, assim,

    conclumos que vrios so os motivos que levam uma empresa a

    implantar um sistema de gesto integrada.Percebe-se que a organizao est disposta a melhorar o

    fluxo de informaes de seu ambiente interno, com o intuito de

    aperfeioar a integrao dos departamentos e conseqentemente

    manter-se no mercado.

    Para Alberto (2001) podem-se ter trs opes de

    implantao de um sistema ERP: desenvolvimento do prprio

    sistema; aquisio de um sistema j pronto ou efetuar a

    aquisio de um sistema existente com um mnimo de

    customizao.

    Segundo Silva (2001) a fase de coleta de dados uma etapa

    da pesquisa onde so colocados em prtica os instrumentos

    elaborados e as tcnicas selecionadas.

    De acordo com Colangelo Filho (2001, p. 47) [...] os

    projetos de implantao de sistemas empresariais integrados

    normalmente so complexos e tm grandes impactos sobre a

    empresa, sua organizao e seus processos de negcios. Alm

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    disso, demandam grandes volumes de recursos humanos e

    financeiros. Desta maneira, o projeto de implantao destes

    sistemas, exige a participao de profissionais de diversas

    qualificaes e em tempo integral. Assim, como a contabilidade

    recebe informaes necessrias para suas atividades de outras

    reas, se faz necessrio interao direta e de forma

    eficiente entre os contadores e demais profissionais da

    organizao.

    Para Colangelo Filho (2001, p. 71),[...] a implantao de

    um sistema integrado de gesto envolve uma grande quantidade

    de tarefas que so realizadas em perodos que variam de algunsmeses a alguns anos, e dependem de diversos fatores, tais

    como: as dimenses da empresa, a magnitude do esforo de

    redesenho de processos, a disponibilidade de recursos etc.

    De acordo com Peleias (2010), o projeto de implantao de

    um sistema integrado, necessita da participao de diversos

    profissionais, com grande disponibilidade de tempo. Desta

    forma, devero ser escolhidos os gestores das diversas reas

    envolvidas na implantao,pois estes detm conhecimento do

    estgio atual das atividades da organizao, contribuindo para

    o desempenho futuro da mesma. Fica evidente o envolvimento dos

    diversos profissionais da empresa, durante a execuo do

    projeto.

    Sero testados todas as transaes em todos os mdulos

    individualmente e de maneira integrada, visando passar

    por toda a rotina diria e mensal da empresa. Ser o

    momento de se chegar mais prximo da realidade da

    empresa.Oliveira e Vasconcelos (2005, p. 71)

    Desta maneira, para que o projeto de implantao tenha o

    sucesso almejado, deve-se realizar uma boa avaliao na

    escolha do software, ter uma equipe de profissionais bem

    qualificados e disponveis em tempo integral, que o

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    profissional contbil tenha uma boa interao com a equipe do

    projeto, para que juntos consigam elaborar um trabalho

    excelente e de qualidade para todos.

    Aps absorvido todo o impacto inicial da implantao,

    chegado o momento de fazer com que o sistema se estabilize, de

    se avaliar todo o processo e propor melhorias se necessrias.

    Conforme Colangelo Filho (2001 p.131),[...] a ps-

    implantao a etapa em que a organizao passa a conviver

    com o novo sistema ERP e perceber os acertos e eventuais erros

    cometidos durante as etapas de pr-implantao. Os acertospodem ser celebrados, mas os erros devem ser corrigidos com

    rapidez, sob pena de no serem realizados os benefcios

    esperados.

    Com o trmino da implantao do ERP, se faz necessrio a

    montagem de uma equipe que dar suporte ao sistema com o

    intuito de melhoria contnua. A misso deste grupo

    semelhante ao que foi desenvolvido no projeto, porm agora de

    forma sucessiva.

    2.4 Custos de sua implantao

    Como mostra Wagle (1998), a implantao desse sistema deve

    ser feita sob um fluxo de caixa, pois o perodo de retorno do

    investimento longo e o investimento alto.

    Uma alternativa encontrada pelos fornecedores de ERP para

    reduzir o valor do TCO (Total Cost of Ownership), na tentativa

    de investir em pequenas e mdias empresas, a utilizao dos

    ASP (Application Service Providers), fornecedores de Servios

    de Aplicativos. Com isso, eles pretendem criar centros

    tecnolgicos, com infra-estrutura de hardware e instalaes de

    software, onde as empresas podem alugar o hardware, as

    instalaes do ERP e toda a manuteno necessria para o

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    aplicativo.

    Com estas estratgias, a reduo dos custos

    considervel. Norris et al (2001) define dois tipos de custos:

    custos quantificveis e custos de fatores humanos:Custos

    Quantificveis: definidos em cinco categorias: hardware,

    software, treinamento e gesto da mudana, converso de dados

    e reengenharia.

    Ao analisar cada um destes custos, os responsveis pelas

    decises precisam avaliar quais sero os custos que ocorrero

    uma s vez e quanto tempo vai levar o trabalho correspondente

    e quais os custos que sero recorrentes.Custos de Fatores Humanos: De acordo com Norris et al

    (2001, p. 46), como a implementao de um ERP pode levar

    vrios anos, um individuo participando de um desses projetos

    muitas vezes no vai fazer qualquer progresso em sua carreira

    prvia dentro da empresa durante esse tempo. Alm disso, esses

    grandes intervalos de tempo tornam difcil para os indivduos

    experimentar um sentimento de tarefa cumprida, o que pode

    reduzir a motivao.

    Estes so difceis de quantificar, mas tm um impacto

    econmico. Existem custos de fatores humanos tanto para os

    indivduos (impactos em suas carreiras pelo tempo em que durar

    o trabalho no projeto, fadiga em relao ao projeto e desafio

    da capacidade de gerenciar dos gerentes), quanto para as

    organizaes em geral (uma instalao de ERP afeta as

    estruturas de poder e o processo habitual da empresa para

    tomada de decises).

    2.5 Vantagens, desvantagens, problemas e solues encontrados

    na sua implantao

    Segundo uma pesquisa realizada por Colangelo Filho

    (2001) os principais fatores crticos de sucesso para umprojeto de implantao de um sistema ERP so:Envolvimento do usurio; Apoio da Direo; Definioclara das necessidades; Planejamento Adequado;

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    Expectativas Realistas; Marcos Intermedirios; Equipecompetente e dedicada; Comprometimento; Viso e

    objetivos claros e Infraestrutura adequada.

    Dentre os benefcios esperados dos ERPs, podemos citar:

    disponibilidade de Informao certa, na hora certa e nos

    pontos certos; compartilhamento de base dados nicas e no

    redundantes; eliminao do esforo gerencial e operacional nas

    interfaces entre sistemas que no conversam entre si;

    aperfeioamento do processo de planejamento operacional, que

    passa a ser mais transparente estruturado e com

    responsabilidades mais definidas; melhoria do desempenho

    operacional, obtendo vantagens competitivas em relao

    concorrncia (CORRA; GIANESI e CAON,1999).

    A respeito da informatizao das pequenas empresas,

    Beraldi e Escrivo (2002), citam em seu artigo as vantagens

    que uma pequena empresa pode obter com um sistema

    informatizado, que funcione de modo eficiente e eficaz:

    Melhoria da informao para a tomada de deciso; Automatizaodas tarefas rotineiras; Melhoria do controle interno das

    operaes; Melhoria do atendimento ao cliente; Aumento da

    capacidade de reconhecimento dos problemas com maior

    antecedncia; Ajuda ao gerente para realizar o teste de

    algumas decises, antes de coloc-las em prtica; Melhoria do

    processo produtivo; Aumento da produtividade e da

    competitividade.

    Segundo Santos (2003, p. 169), o Sistema ERP pode produzir

    benefcios quantitativos e qualitativos, tais como maior

    produtividade, eficincia, satisfao do usurio/cliente,

    rapidez de tomada de deciso, reduo de custos, controle

    gerencial,inovao tecnolgica.

    As pequenas e mdias empresas tambm tm como

    caracterstica a no utilizao de instrumentos formais para

    tratar seus problemas. Normalmente o administrador utiliza a

    intuio como principal base para a tomada de deciso. Se por

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    um lado este aspecto pode promover o comprometimento entre

    colaboradores e empresa, por outro lado a no utilizao de

    critrios tcnicos e de informaes adequadas pode comprometer

    a qualidade da deciso (MENDES e ESCRIVO, 2000).

    A implantao de um sistema ERP envolve riscos. De acordo

    com uma pesquisa divulgada nos Estados Unidos pelo Standish

    Group, feita com empresas com faturamento superior a 500

    milhes de dlares e que investiram em projetos ERP, apenas

    10% dos projetos de implementao terminaram no tempo e prazo

    estimados, 55% estouraram prazos e oramento e 35% foramcancelados (TOURION, 2002).

    Normalmente para a implantao de um ERP existe a

    necessidade de apoio de uma consultoria especializada.

    Cuidados na escolha da mesma podem significar uma implantao

    dentro do prazo e oramento previstos. Na seleo da

    consultoria deve-se levar em conta alguns aspectos da equipe

    que ser alocada ao projeto: capacitao e experincia em

    relao soluo adequada, conhecimento do negcio (uma vez

    que processos tero que ser redefinidos) e qual metodologia

    ser adotada (seqncia de passos a seguir). Deve ser

    verificada ainda, a satisfao dos atuais clientes com os

    trabalhos realizados (CORRA, GIANESI e CAON, 1999).

    Muitas empresas acabam encarando a implantao de um

    sistema ERP simplesmente como um processo de implantar um novo

    software. O processo de mudana organizacional, que chega a

    alterar a forma como a empresa faz seus negcios muitas

    vezes negligenciado, refletindo em custos, atraso e at

    abandono do projeto de instalao (CORRA; GIANESI e CAON,

    1999).

    4 CRONOGRAMA

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    Cronograma refere-se discriminao das etapas do

    trabalho com seus respectivos prazos.

    Atividade Janeiro

    2012

    Fevereiro

    2012

    Maro

    2012

    Abril

    2012

    Maio

    2012

    Aprovaodo Projeto

    X

    Coleta deDados

    X x

    Anlisedos Dados

    x x

    Elaboraodo SumrioProvisrio

    x

    Reviso eCorreo

    X

    RedaoFinal

    X

    REFERNCIAS

    ALBERTO, Sebastio Edmar. ERP - Sistemas de Gesto

    Empresarial: metodologia para avaliao, seleo e implantao

    para pequenas e mdias empresas. So Paulo: Iglu, 2001.

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    adaptvel de forma a contribuir com o escritrio,scios e

    colaboradores da entidade, para que alcance informaes mais

    precisas, confiveis e a um tempo hbil,viabilizando ao

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    escritrio a concorrncia no mercado e uma maior facilidade na

    execuo dos servios.