ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO

BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE

UTILIDADES

ESTUDO DE CASO LE BISCUIT

Feira de Santana 2010

ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO

BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE

UTILIDADES

ESTUDO DE CASO LE BISCUIT

Artigo apresentado ao Curso de Pós- graduação como requisito obrigatório para obtenção do título de Especialista em Logística Empresarial da Faculdade de Tecnologia e Ciências de Feira de Santana. Orientador Prof. MsC. Leoman Moutinho dos Santos

Feira de Santana 2010

ADOLFINO ALVES PEREIRA NETO

BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE

UTILIDADES

ESTUDO DE CASO LE BISCUIT

Artigo apresentado ao curso de Pós-graduação em Logística Empresarial como pré-requisito parcial obrigatório para a obtenção do titulo de Especialista em Logística Empresarial pela Faculdade de Tecnologia e Ciências de Feira de Santana.

Data de aprovação __ / __/ ____

BANCA EXAMINADORA

Orientador Prof. MsC. Leoman Moutinho dos Santos

FACULDADE DE TECNOLOGIA E CIÊNCIAS DE FEIRA DE SANTANA

MsC. André Luis Nascimento Kaecher - Coordenador do Curso de Especialização

em Logística Empresarial

FACULDADE DE TECNOLOGIA E CIÊNCIAS DE FEIRA DE SANTANA

Feira de Santana 2010

4

BOAS PRÁTICAS DE GESTÃO DE ESTOQUES NO VAREJO DE UT ILIDADES

ESTUDO DE CASO LE BISCUIT

Adolfino Alves Pereira Neto

RESUMO

Com a estabilização da moeda brasileira, a gestão de estoques tornou-se um

dos fatores decisivos para o sucesso das empresas que lidam com armazenamento.

No mercado, a guerra não é mais de preços, e sim, da busca incessante pela

redução de custos e por uma melhor prestação de serviço ao cliente. Uma das

fontes de redução de custos está na armazenagem, e embora este seja um fato

incontestável, a gestão de estoques assim como outras áreas da administração,

recebe pouca atenção por parte das empresas. Isso pode implicar em redução da

lucratividade do negócio de forma silenciosa e quase imperceptível.

No Brasil, nas micro e pequenas empresas, ocorre uma miopia administrativa

provocada pela falta de conhecimento sobre Boas Práticas na gestão de estoques. É

grande a quantidade de empresas que utilizam apenas o conhecimento empírico

para gerir seus estoques, em detrimento das boas práticas existentes e difundidas

nesta área.

Para analisar com maior profundidade este assunto ainda pouco explorado, foi

feito um estudo de caso com a Le Biscuit, empresa baiana que atua no varejo de

utilidades, brinquedos e armarinho. A empresa que entrou no mercado de forma

tímida e se tornou no maior player do mercado de utilidades do Norte/Nordeste,

sempre enxergou mercadoria como dinheiro na prateleira, e que utilizar

gradualmente boas práticas era fator condicional para o sucesso.

Palavras-chave: Administração de Estoques, Controle, Boas Práticas, Acuracidade, Inventário, Redução de custo, Logística, T.I., Giro, Compras.

5

INTRODUÇÃO

1 Fundamentação Teórica

O presente estudo busca motivar micro e pequenas empresas do varejo a

utilizar Boas Práticas, difundindo assim o conhecimento delas na Gestão de

Estoques. Como objetivo adicional, o estudo também identifica os motivos para o

não uso das boas práticas, definindo conceitos, analisando um caso de sucesso no

varejo de utilidades (Le Biscuit), e sugerindo melhorias a serem implementadas. A

escolha deste tema foi feita de forma estratégica, devido a baixa produção

acadêmica a respeito das boas práticas na gestão de estoques, tratando o assunto

de forma superficial. São inexistentes pesquisas que abordem os fatores

motivadores para que seja tímido o uso das boas práticas e qual a dificuldade

enfrentada pelas empresas para utilizá-las. O amadurecimento da idéia do tema

aconteceu pela observação do mercado de micro e pequenas empresas de varejo

no país por mais de vinte anos, onde foi observado que as boas práticas são usadas

timidamente. Esta observação tamém evidenciou que o conhecimento e a aplicação

de boas práticas trás resultados de grande valia para a organização. Em diversas

dessas empresas foi comprovado o uso das boas práticas, porém, quase sempre

sem que a empresa sequer tenha noção de que está aplicando um boa prática.

O estudo foi desenvolvido através de consultas realizadas em artigos

científicos, livros dos principais autores sobre o tema e entrevistas feitas na empresa

pesquisada. Foi utilizado o método comparativo, onde algumas boas práticas de

gestão de estoques são expostas de acordo com a teoria das melhores publicações

sobre o assunto, e a comparação delas com um caso real do mercado.

1.1 Gestão de Estoques

Antes de desenvolver o conhecimento sobre boas práticas na gestão de

estoques, se faz necessário a conceituação sobre Gestão e Estoque.

6

Gestão é lançar mão de todas as funções e conhecimentos necessários para

através de pessoas, atingir os objetivos de uma organização de forma eficiente e

eficaz.

De acordo com Moura, Estoque é um conjunto de bens armazenados, com

características próprias, que atendem aos objetivos e necessidades da empresa.

Martins e Alt (2009, p. 198) diz:

A gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e bem controlados.

Obseva-se aqui a ênfase dada pelo autor a qualidade, quando utiliza

repetidamente a palavra bem, no sentido de melhor qualidade. A Gestão de

Estoques quando feita dentro de padrões estabelecidos e utilizando boas práticas,

implicam em melhores resultados nos processos executados. A gestão eficiente e

eficaz implica em bons ou ótimos resultados de cada processo, reduzindo o custo da

manutenção de estoques. Quando um processo é feito apenas visando a eficiência,

ele não pode ser considerado como uma boa prática, pois está se aplicando apenas

o conhecimento do saber fazer, porém, o resultado poderá não ser eficaz, o que

implica em qualidade abaixo do esperado. As boas práticas remetem a eficácia.

Gerir estoques aplicando boas práticas é o processo que mantém produtos ou

materiais dentro do seu nível ideal de atendimento ao mercado, preservando a

integridade dos mesmos com baixo custo operacional, evitando faltas e/ou excessos

de estoques, tendo foco em eficiência e eficácia, atingindo inevitavelmente os

melhores resultados.

1.2 Parâmetros de Estoques

A gestão de estoques é composta por diversos processos que se executados

atendendo a requisitos de boas práticas, implicam nos melhores resultados. Os

processos de recebimento, inspeção, armazenamento, movimentação, separação,

conferência e carregamento são os mais comuns e frequentes na armazenagem.

Em todos esses processos pode-se aplicar boas práticas.

7

Estoques mal geridos são drenos do fluxo de caixa das empresas, em muitos

casos imperceptíveis, podendo ser os grandes responsáveis por problemas

financeiros, falta de liquidez ou deficiências no atendimento.

Estamos vivendo no século XXI. Faz mais de cinquenta anos que o homem

começou, no século passado, a controlar estoques utilizando computadores, os

quais, comparados as atuais calculadoras de bolso, seriam inúmeras vezes mais

lentos e ineficazes. De lá até aqui, a evolução da Tecnologia da Informação permitiu

um imenso avanço em todas as áreas da sociedade, e em especial na gestão de

estoques. Atualmente, os softwares atendem a todas as boas práticas necessárias

para que se obtenha a excelência no gerenciamento de estoques. A evolução dos

softwares desde o MRP I (Planejamento dos Recursos dos Materiais I), MRP II

(Planejamento dos Recursos dos Materiais II), ERP (Planejamento dos Recursos do

Empreendimento) e recentemente o WMS (Sistema de Gerenciamento de

Armazém), onde todos eles aplicam os conceitos acadêmicos de boas práticas na

gestão de estoques, eliminou todo o trabalho braçal das empresas nesta área.

Associado a evolução dos softwares, a comunicação global acontece em um

piscar de olhos através do uso da Internet de forma gratuita, dando acesso a

informação sobre gestão de estoques e boas práticas, difundindo esses conceitos no

mundo.

Gasnier (2002, p. 25) diz:

Estoques implicam em penalidades para a empresa e para a cadeia de abastecimento. É preciso ter sempre em mente que “quanto menos, melhor”, isto é, que o estoque é um mal absoluto para a produtividade e que, portanto, precisa ser eliminado assim que as causas forem sanadas”.

As empresas devem gerir estoques necessários, onde faltas e excessos

devem ser eliminados. Apesar de todo o conhecimento divulgado no mundo sobre

gestão de estoques, o mercado brasileiro de micro e pequenas empresas continua

dando pouca atenção a essa disciplina. Apesar de não haver pesquisas no país a

respeito do uso de boas práticas de gestão de estoques, é notória no mercado a

grande quantidade de empresas que não enxergam que os estoques são como

dinheiro nas prateleiras. Dinheiro parado implica em perda financeira direta, e, em

geral, de baixa mensuração e percepção. Os softwares de gestão estão repletos de

recursos que sinalizam essa perda antecipadamente, porém, é comum nas micro e

8

pequenas empresas o uso de inventários em detrimento desses recursos para

identificá-las antecipadamente, evitando prejuízos. O problema do estoque

excessivo ou faltante pode ocorrer por má gestão administrativa motivada por

diversos fatores.

Nos dias atuais, a gestão de estoques conta com uma vasta riquesa de

controles, processos e equipamentos que colaboram para que se alcance melhores

resultados com menores custos. Ainda assim, é comum empresas praticarem

apenas uma gestão de estoques embrionária, aplicando o conhecimento empírico

absorvido dia a dia informalmente pelas experiências vividas no mercado,

implicando assim em perdas financeiras e físicas. Um pequeno exemplo pode ser

avaliado no uso dos códigos de barra. Desde que o Governo Federal instituiu em

1984 o código nacional de produtos e determinou que a ABAC fizesse sua

administração no país, já se passaram 26 anos. Atualmente, leitores óticos e

impressoras de código de barras são vendidos a preços acessíveis a qualquer

empresa. Além disso, todos os softwares de gestão fazem uso do código de barras.

A utilização do código de barras na gestão de estoques é fator condicionador para

redução de custos, aumento da acuracidade dos estoques e aumento da velocidade

de execução dos processos. Embora já tenham se passado quase três décadas de

uso dos códigos de barra, segundo o GS1, órgão que controla os códigos de barra

no país, ainda é grande a fatia do mercado que não os utiliza. Mas por que então? O

mais provável é que seja a falta de cultura em T.I.. Este é apenas um dos diversos

questionamentos que podem ser feitos a respeito do não uso de boas práticas.

Segundo Tozo, há vários parâmetros de estoque considerados boas práticas

na gestão de estoques, como lote econômico de compra, gestão do lead time,

sugestão de compra, nível de serviço, técnicas de armazenamento, preservação de

materiais, controle de validade e de lotes, planejamento da produção, etc.

Há alguns motivos identificados para justificar o não uso de boas práticas

como os citados aqui, porém, o principal deles é o uso do conhecimento empírico

em detrimento do conhecimento científico.

Segundo Babini, o conhecimento empírico é o modo comum, corrente e

espontâneo de conhecer, que se adquire no trato direto com as coisas e os seres

humanos, as informações são assimiladas por tradição, experiências causais,

ingênuas, é caracterizado pela aceitação passiva, sendo mais sujeito ao erro nas

9

deduções e prognósticos. É o saber que preenche nossa vida diária e que se possui

sem o haver procurado, sem aplicação de método e sem se haver refletido sobre

algo.

O Conhecimento Científico,é representado pela ciência e pode ser definido

como o conjunto organizado de conhecimentos sobre um determinado objeto,

obtidos mediante a observação, a experiência dos fatos e um método próprio.

Quando questionadas a respeito do não uso das boas práticas, as

empresas quase sempre justificam que os custos são impeditivos para implantá-las

em seus estabelecimentos. Relatam que são pequenas, estão em crescimento, e

que no momento certo ocorrerá o investimento. De forma negativa, esses

investimentos geralmente ocorrem tardiamente, prejudicando o próprio negócio. Se

as boas práticas fossem aplicadas no tempo devido, o crescimento seria mais rápido

em consequência da redução de custos que seria obtida.

Para eliminar os problemas gerados pelo conhecimento empírico, diversos

segmentos de mercado criaram boas práticas para suas atividades. No caso da

gestão de estoques, essas boas práticas reduzem ou eliminam a maioria dos

problemas e resultam em eficiência e eficácia.

1.3 Boas Práticas

Boas Práticas é uma expressão derivada do inglês "best practices", a qual

denomina técnicas identificadas como as melhores para realizar determinada tarefa.

Por exemplo, as "boas práticas" para se calcular uma equação são os melhores

jeitos para fazer uma equação. É sempre recomendável seguir as boas práticas. Em

diversas profissões têm sido criadas normas de "boas práticas" que definem a forma

correta de atuar dos respectivos profissionais.

São diversas as boas práticas existentes no mercado que colaboram para

com a eficácia na gestão de estoques, porém, neste estudo, teremos como foco

apenas seis boas práticas amplamente difundidas e de fácil execução pelas

empresas, as quais estão detalhadas a seguir. Em seguida será feita uma análise do

uso de boas práticas em uma empresa real.

10

1.4 Estoque de Segurança, Estoque Máximo e Ponto de Pedido

1.4.1 ES – Estoque de Segurança

Segundo Pozo(2007), também denominado como estoque mínimo, o estoque

de segurança indica a quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de

ressuprimento superior ao programado ou um aumento na demanda do produto. Sua

finalidade é não afetar o processo produtivo e, principalmente, não provocar

transtornos aos clientes por falta de material ou produto. O ideal é um estoque de

segurança igual a zero, porém, sabemos que dentro de uma organização, os

materiais não são utilizados em uma taxa uniforme, e que, também, o tempo de

reposição para qualquer produto não é fixo e garantido em razão das variáveis de

mercado. Fica difícil estabelecer como zero o estoque de segurança, porém não é

impossível. O modelo mais simples e fácil de utilizar para o cálculo do estoque de

segurança, é em função de um consumo médio no período, e um coeficiente de grau

de risco, onde um gerente de logística em função da sua sensibilidade de mercado,

pode estimar um percentual para cada material.

Onde:

ES – Estoque de Segurança

C – Consumo médio no período

K – Coeficiente de grau de risco.

O Estoque de Segurança evita que ocorra a ruptura do estoque, porém, para

que isso ocorra, é necessário o uso de softwares de gestão para que seja elucidada

esta ocorrência de forma automática ou não, providenciando um pedido de

reposição do estoque.

Exemplificando, uma empresa necessita definir o estoque de segurança de

um produto que tem uma demanda média mensal de 100 unidades e, para tanto, o

ES = C x K

11

gerente de logística definiu um grau de risco de 30%. Qual seria então o estoque de

segurança?

ES = C x K

ES = 100 x 0.30

ES = 30 unidades

Há outras formulas que envolvem variáveis como consumo maior que o

previsto e percentual de atraso no tempo de reposição, porém este estudo não visa

um aprofundamento deste assunto. Na figura 1, temos uma representação gráfica do

estoque de segurança, além do ponto de pedido e estoque máximo.

Figura 1 – Gráfico de Análise de Variação do estoque

12

1.4.2 EM – Estoque Máximo

Estoque Máximo é a quantidade máxima de estoque permitida para o

material. Assim, a finalidade principal do estoque máximo é suportar as variações

normais de estoque em face da dinâmica do mercado, deixando margem que

assegure que o nível máximo de estoque não cresça e onere os custos de

manutenção de estoque. Obtem-se o Estoque Máximo com a formula:

Onde:

EM – Estoque Máximo

ES = Estoque de Segurança

LC = Lote de Compra. Quantidade do produto especificado no pedido de

compra, que estará sujeita à política de estoque de cada empresa. Há várias

fórmulas para calcular lote de compra, porém não é foco deste estudo o

aprofundamento deste assunto.

Exemplificando, qual é o estoque máximo de um material cujo lote de compra

é de 100 unidades e o estoque de segurança é igual à metade do lote de compra?

EM = ES + LC

EM = (100 / 2) + 1

EM = 50 + 100 = 150 unidades

1.4.3 PP – Ponto de Pedido

É a quantidade de produtos que deve haver em estoque, garantindo que o

processo produtivo não terá problemas de continuidade, enquanto aguarda-se a

chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição. Quando um determinado

produto atinge seu ponto de pedido, deve ser feito o ressuprimento do estoque,

EM = ES + LC

13

emitindo um pedido de compra ao fornecedor. O ponto de pedido utiliza a seguinte

fórmula:

Onde:

PP = Ponto de Pedido

C = Consumo Médio no Período

TR = Tempo de Reposição

ES = Estoque de Segurança

Exemplificando, temos um determinado produto que é consumido em 100

unidades mensalmente. Sabemos que seu tempo de reposição é de 45 dias. Então,

qual é o seu ponto de pedido, uma vez que o seu estoque de segurança é de 20

unidades?

PP = (C x TR) + ES

C = 100 unidades por mês

TR = 45 dias (ou seja, 1.5 mes, ou um mês e meio)

ES = 20 unidades

PP = (100 x 1.5) + 20

PP = 170 unidades

As boas práticas de estoque de segurança, estoque máximo e ponto de

pedido, se aplicados continuamente, evitam prejuizos, pois impedem excessos e

rupturas dos estoques, além de promover um melhor planejamento da compra,

influenciando positivamente na cadeia de suprimentos.

1.5 Recebimento

Segundo Viana(2002), a atividade Recebimento intermedia as tarefas de

compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência

PP = (C x TR) + ES

14

dos materiais destinados à empresa. Neste contexto, aparece como o fiel avaliador

de que os materiais desembaraçados correspondam efetivamente às necessidades

da empresa. Suas atribuições básicas são:

a. Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de

materiais;

b. Analisar a deocumentação recebida, verificando se a compra está

confirmada;

c. Confrontar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de

Transporte com os volumes a serem efetivamente recebidos;

d. Proceder a conferência visual, verificando condições de embalagem

quanto a possíveis avarias na carga transportada e, se for o caso,

apontando as ressalvas de praxe nos respectivos documentos;

e. Proceder a conferência qantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;

f. Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;

g. Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de

pagamento ao fornecedor;

h. Liberar o material desembaraçado para estoque no almoxarifado.

Nos pontos d, e, f, g e h acima, pode ser utilizado um sistema ERP, WMS ou

MRP II que proporcione a segurança operacional adequada para este, que é um dos

momentos mais críticos do processo de gestão de estoques. O recebimento é um

dos processos onde pode ocorrer diversos problemas operacionais, geramente

provocados por erros humanos, ou por má fé. Para evitá-los, é necessário que o

software em uso disponha dos seguintes recursos:

a. utilização de coletores de dados com RF – Rádio Frequência, permitindo

ao operador efetuar ações no sistema sem a necessidade de se dirigir a

um computador para isso. Com o coletor as ações ocorrem durante o

deslocamento do operador;

b. permitir que seja possível coletar eletronicamente dados da conferência

visual;

c. permitir comparar eletronicamente a nota fiscal de entrada com a

conferência feita;

15

d. requisitar a reconferência do material, caso haja divergência quantidativa

da nota fiscal de entrada com a conferência feita;

e. Bloquear o armazenamento do material, caso haja divergência quantitativa

ou financeira entre a nota fiscal de entrada e o pedido de compra,

concedendo ao comprador a decisção de liberação para o armazenamento

ou devolução ao fornecedor.

1.6 Curva ABC

Na página 64 de seu livro, Viana diz que o método da Curva ABC foi criado

por Vilfredo Pareto, economista, sociólogo e engenheiro italiano (1848 – 1923), onde

baseado na sua teoria nasceu o Diagrama de Pareto, utilizado em diversas áreas

em todo o mundo.

A Curva ABC proporciona ao gestor de estoques uma visão em escala dos

materiais sob seu controle. Ela mostra em uma escala decrescente, a importância

dos materiais pela quantidade ou pelo valor das unidades vendidas. Isso implica em

maior conhecimento da sua demanda, para que sejam tomadas medidas

estratégicas a respeito dos materiais. Pode-se por exemplo, executar promoções

para venda de materiais que encontram-se na parte C da curva, promover ações de

marketing sobre os materiais da curva A e B, inativar materiais, entre outras outras

tantas ações possíveis com a Curva ABC. Esta importante boa prática tem

baixíssimo custo de mercado, pois tornou-se fator obrigatório nos softwares de

gestão disponíveis, popularizando o conhecimento da mesma. Na figura 2, temos

uma representação hipotética de um universo analisado, onde a Classe A

representa 20% do mix e 80% do valor, sendo a classe mais importante.

16

Figura 2 – Gráfico da Curva ABC

Classe % MIX %VALOR

A 20 80

B 50 15

C 30 5

Figura 3 – Classes da Curva ABC

A Curva ABC é um método eficaz aplicável a qualquer situação onde se

deseja estabelecer uma escala de prioridade, visando dar tratamento diferenciado

por classe identificada. Ela também pode ter uma análise mais profunda,

aumentando-se a quantidade de classes a serem analisadas, dando um tratamento

especial a cada uma delas. Os softwares MRP II (Planejamento dos Recursos

Materiais), ERP (Planejamento dos Recursos do Empreendimento) e os WMS

(Sistema de Gerenciamento de Armazém), dispõem de processos eficazes para

gerenciamento da Curva ABC.

1.7 Inventário

Os estoques são vulneráveis a partir do momento em que são produzidos ou

adquiridos. Dai em diante, em todos os locais desde o armazém da indústria até o

17

momento em que é entregue ao consumidor final, deverão ser feitos movimentos

seguindo regras rígidas de controle, para que a integridade do material seja

preservado. O inventário é uma boa prática que colabora para que se reduza a

vulnerabilidade dos estoques. Ao contrário do que uma boa parte imagina, os

inventários nao visam identificar divergências entre o estoque físico e os sitemas de

gestão, e sim, verificar se as quantidades devidas estão realmente presentes

fisicamente e em perfeito estado para comercialização ou uso.

“O inventário físico é uma contagem periódica dos materiais existentes para

efeito de comparação com os estoques registrados e contabilizados em controle da

empresa, a fim de se comprovar sua existência e exatidão.” (VIANA, 2002, p. 381).

Os inventários podem ser realizados mensalmente, anualmente ou de forma

rotativa, onde são escolhidos materiais a serem contados diariamente. A prática de

inventário anual é inadequada e está em descontinuidade no mercado. Os

inventários mensais são feitos de forma rotativa ou geral. Os inventários rotativos

são práticos, tem baixo custo e tendem a melhores resultados, pois os conferentes

tornam-se especialistas em contagem, os problemas são corrigidos imediatamente

após a sua identificação, e não há a necessidade de parar o armazém. É comum

selecionar fornecedores, grupos ou sub-grupos de materiais para efetuar a

contagem. Os principais motivos para a realização dos inventários, são a

possibilidade de falhas nos softwares de gestão de estoques, bem como as falhas

cometidas por pessoas ao lidar fisicamente com os estoques.

Inventariar mercadorias é inventariar um patrimônio como outro qualquer,

tendo valor monetário de grande importância na empresa. Se feito com métodos

adequados, pessoas treinadas e motivadas e equipamentos adequados, o resultado

para a empresa e para a equipe de contagem é como uma vitória alcançada. Por

outro lado, os inventários podem se tornar um martírio.

O termo inventário quando pronunciado dentro das organizações que não o

fazem a partir dos princípios das boas práticas, provoca pavor na equipe de

contagem. Pessoas mal remuneradas, horários inadequados, tamanho da equipe

insuficiente, alimentação inadequada, fazem com que a equipe já inicie a contagem

na certeza de que o resultado será de qualidade inferior, implicando em diversas

recontagens, onde chega-se a constatação de que vários casos de divergências

18

terão que ser resolvidos posteriormente ao evento, provocando no final, a sensação

de desânimo e insatisfação generalisada.

Os principais fatores que levam a um fracasso nos inventários são:

a. falta de planejamento na periodicidade de execução;

b. falta de método adequado para o processo do inventário;

c. baixo ou nenhum incentivo para a equipe que executa o inventário;

d. ausência do uso de coletores de dados;

e. horários e datas inadequadas para execução, interferindo na vida

particular dos envolvidos;

f. execução de apenas uma contagem dos estoques;

g. resolução em data posterior, das divergências indentificadas no inventário;

2 A EMPRESA

Le Biscuit, a loja estudada, iniciou suas atividades em 1968 na cidade de

Feira de Santana – Ba com três sócios, comercializando presentes e brinquedos.

Hoje a empresa comercializa utilidades, tem quatorze lojas nos estados da Bahia e

Sergipe, e um centro de distribuição em Salvador – Ba.

Um ano depois de inaugurada, passou a comercializar também artigos de

armarinho. Cinco anos depois agregou as linhas de cama, mesa e banho, e enxoval

para bebê. Nesta época já eram duas lojas. Após dez anos, a empresa já contava

com três lojas e passou a vender também no atacado. Devido a grande variedade de

linhas oferecidas, a quantidade de mercadorias a serem controladas era muito

grande. Os únicos recursos utilizados para gerir os estoques, eram a ficha cardex

(ficha de cartolina onde controlava-se manualmente os estoques) e uma ficha de

fornecedor que continha a linha de mercadorias do mesmo, e se assemelhava a

uma planilha Excel, porém feita manualmente. Em 1980, doze anos após a sua

fundação, a empresa passou a usar o serviço de um bureau de serviços

computadorizado, controlando os carnês de crediário apenas. Nesta época,

continuava-se usando os mesmos controles manuais para gerir os estoques. Em

1986 foi adquirido o primeiro computador, mas apenas para registrar as vendas

feitas. Em 1995, a empresa já contava com o cadastro de mercadorias, registro de

19

entradas, porém, não havia a gestão de estoques. Os vendedores comissionados

analisavam os estoques e informavam suas quantidades aos compradores para que

efetuassem as compras. Em 1998 a empresa passa a utilizar um sistema de controle

de estoques, porém não havia confiabilidade para a gestão. Em 2002, 36 anos

depois, a empresa começa a controlar estoques no computador. Em 2004 já são

mais de vinte mil itens em estoque. Em 2006 a empresa constroi um CD central para

gerir estoques e faz uso do WMS (Sistema de Gerenciamento de Armazém).

Atualmente a empresa faz uso intenso de boas práticas de gestão de estoques e

continua agregando novas práticas.

Para uma maior compreensão da evolução da Le Biscuit do ponto de vista da

gestão dos seus estoques, podemos traçar uma linha do tempo, tabulando os

acontecimentos:

Ano Acontecimento Comentário

1968 Fundação Poucas mercadorias na linha de presentes e

briquedos, e gestão manual dos estoques usando

ficha cardex

1969 Nova linha de venda Início da comercialização de artigos de armarinho

1974 Novas linhas de venda Cama, mesa, banho, e enxoval de bebê

1978 Vendas no atacado A empresa passa a vender no atacado e ja tem

três lojas

1980 Uso do bureau de

serviços informatizados

Apenas os carnês de crediário são controlados

pelo computador externo à empresa

1986 Aquisição do primeiro

computador

A empresa passa a registrar as vendas no

computador

1998 Uso de sistema de

gestão de estoques

A empresa passa a usar sistema de gestão de

estoques, porém não havia confiabilidade na

informação

2002 Uso do computador

para gerir estoques

São cadastradas as mercadorias por cor, e é

dado início a gestão dos estoques pelo

computador

20

2004 Diversificação de linhas Já são mais de vinte mil SKU’s em estoque

2006 Centralização do

estoque

A empresa constroi um CD central para gerir

estoques e faz uso do WMS – Warehouse

Management System. As compras passam a ser

centralizadas

2010 Atualmente... A empresa faz uso intenso de boas práticas de

gestão de estoques e continua agregando novas

práticas. São 14 lojas.

Ao longo de trinta e quatro anos, a empresa fez a gestão dos seus estoques

manualmente, utilizando conhecimento empírico absorvido ano após ano por

diretores, gerentes e demais membros da equipe. A partir da década de 1990, a

Tecnologia da Informação já era utilizada pela empresa, porém para outros fins. O

principal motivo para o não uso da T.I. nesta época para gerir estoques, e até os

primeiros anos do século XXI, era a baixa confiabilidade dos sistemas disponíveis no

mercado e dos bancos de dados existentes.

As boas práticas nunca foram no passado, meta ou foco da empresa, pois a

mesma desconhecia a maioria delas. Este desconhecimento era e ainda é comum

no Brasil, para a maioria das micro e pequenas empresas. Para que seja

evidenciada a evolução da empresa até alcançar o conhecimento da maioria das

boas práticas existentes, faremos uma análise comparativa das quatro boas práticas

foco deste estudo e definidas na primeira parte deste estudo, com as práticas

empíricas usadas pela Le Biscuit ao longo da sua história de crescimento no

mercado.

As observações feitas na Le Biscuit, onde foram analisadas as rotinas de

trabalho de compradores, gerentes de estoque, gerentes de armazém e diretores de

empresas do varejo em geral, leva a constatação que, descendo a um nível mais

profundo na análise, o que provoca o problema do não uso de boas práticas,

ferramentas tão poderosas, é o baixo índice de conhecimento dos profissionais

envolvidos na gestão dos estoques. Sem o conhecimento das boas práticas

adequadas, o profissional não tem argumentos para convencimento da sua diretoria

a respeito da melhoria dos processos. Nas empresas com cultura elevada onde

cultua-se educação e o conhecimento, os profissionais dificilmente permitem que

21

seu conceito no mercado seja diminuido por não aplicação de boas práticas. Eles

tem como fator básico em seu trabalho, convencer os gestores na utilização de

recursos que contribuem para a redução do custo e aumento da eficácia na gestão

de estoques, mesmo que para isso seja necessário a empresa efetuar

investimentos. Em geral, os problemas citados aqui ocorrem em micro e pequenas

empresas, as quais ainda enxergam conhecimento em tecnologia, como custo e não

como investimento. Na Le Biscuit, com a profissionalização da empresa ao longo

dos anos, foram feitos investimentos na elevação do nível da equipe, bem como a

contratação de novos profissionais que agregaram valor ao negócio, aplicando

novas boas práticas.

Estoque Máximo, Estoque de Segurança e Ponto de Ped ido

Quando em 2005, os recursos da T.I. alcançaram um índice satisfatório de

confiabilidade dos dados, o setor de compras e logística da empresa passou a

utilizar o conceito de estoque de segurança e estoque máximo através do seu

software ERP. Este uso não foi, e ainda não é feito baseado nas fórmulas

apresentadas previamente neste estudo. A empresa ainda não utiliza a boa prática

de ponto de pedido, mas utiliza uma sugestão de quantidade a comprar, baseada na

demanda média dos últimos meses de venda. Os compradores através do seu

conhecimento do negócio, atribuem o estoque de segurança e estoque máximo a

cada item do seu mix de produtos para cada loja do grupo. Devido ao alto índice de

sazonalidade das mercadorias vendidas e da complexidade em dar manutenção em

parâmetros para a previsão de mínimos e máximos, torna-se necessária essa

atribuição feita pelos compradores, pois o feeling de mercado é dominado por eles.

Com isso, a empresa consegue evitar compras em grandes quantidades para

mercadorias que terão um curto cíclo de venda. Baseado em reuniões sistemáticas

com o fornecedor do ERP, está sendo desenvolvido uma nova metodologia de

gestão de estoques para o segundo semestre de 2011, onde está previsto o uso

adequado de estoque máximo, estoque de segurança e ponto de pedido, pois a

empresa está passando por uma reestruturação administrativa e operacional, a qual

envolve mudanças nos processos de gestão de estoques. No estudo, está sendo

22

previsto o uso da sazonalidade no conceito do ponto de pedido, pois trata-se de uma

variável chave no processo de compra e venda da empresa.

Na figura 4 pode ser observada uma tela de pedido de compra, onde há as

informações de estoque de segurança (mínimo), estoque máximo e sugestão de

compra.

Figura 4 – Tela de Compras

Curva ABC

A utilização de um sistema de gestão administrativa que envolvesse a gestão

dos estoques e as vendas de forma integrada, só ocorreu no ano de 1998, trinta

anos depois da fundação, quando foi implantado um software baseado na tecnologia

DOS. Por utilizar banco de dados frágil, não havia a confiabilidade necessária para

utilizar plenamente os recursos oferecidos. A empresa passou a utilizar a Curva ABC

de forma cautelar, mas já promovendo algumas ações, utilizando a mesma para

efetuar compras mais eficientes, porém ainda sem efeito na gestão de estoques.

Esta iniciativa não foi resultado de um projeto de conhecimento planejado para o uso

de boas práticas, e sim, o uso de uma ferramenta que foi disponibilizada pelo

23

software de gestão. Atualmente, o uso da curva ABC é intenso, promovendo ações

comerciais, de compra e de gestão de estoques, amplamente analisados em visões

gráficas e relatórios. A Curva ABC é analisada por loja e geral, dando uma visão

regional da priorização dos produtos vendidos, e revelando um perfil do consumidor

nas regiões onde as lojas estão localizadas.

Recebimento

O recebimento de mercadorias foi feito por 35 anos de forma manual, onde as

mercadorias eram conferidas visualmente, comparando a nota fiscal com as

mercadorias recebidas. A partir do ano de 2005, a empresa passou a utilizar um

processo eletrônico de recebimento disponível no software WMS (Sistema de

Gerenciamento de Armazém), onde as mercadorias recebidas são comparadas

eletronicamente com os dados da nota fiscal, apontando erros operacionais ou

desvios. O processo é conhecido como conferência cega, pois o conferente não tem

acesso ao documento fiscal de recebimento, se limitando a informar as quantidades

conferidas no recebimento. Além disso, são comparados os preços e as quantidades

da nota fiscal de entrada com o pedido de compra de mercadorias, visando

identificar problemas gerados desde o fornecedor de mercadorias. Caso haja

divergências, somente o comprador que efetuou a compra tem autorização para

liberar o recebimento das mercadorias. De acordo com a empresa, em fevereiro de

2011 será implantado o processo de importação do DANFE – Documento Auxiliar de

Nota Fiscal Eletrônica, reduzindo drasticamente o tempo do recebimento, e dando

mais segurança ao processo.

Inventário

Um inventário bem sucedido deve ter planejamento na periodicidade de

execução, método adequado para o processo do inventário, incentivo para a equipe

que executa o inventário, uso de coletores de dados, horários e datas adequados

24

para execução, multipla contagem dos estoques e resolução imediata das

divergências indentificadas no inventário.

Não cumprir os requisitos aicma foi um dos grandes problemas enfrentados

pela empresa ao longo da sua história. Inventariar materiais disformes, com uma

grande quantidade de SKUs, com alta sazonalidade, com várias embalagens para a

mesma mercadoria e com um funcionamento intenso das lojas durante toda a

semana, sendo que algumas funcionam aos domingos, sempre foi um desafio.

Desde a fundação até o ano de 2000, a empresa realizava inventários apenas uma

vez por ano com o objetivo de apresentar o resultado do mesmo ao fisco estadual e

federal, sendo uma prática comum do mercado naquela época nas micro e

pequenas empresas.

Uma vez efetuada a contagem, a sensação da equipe de contagem era de

missão cumprida. Não havia meta para buscar o fundamento do inventário que é

checar e constatar a existência física dos estoques. Apenas contava-se os estoques

e os mesmos eram acatados e considerados como dado real, desprezando os

motivos que provocaram divergências. Em 2005 a empresa passou a executar

inventários rotativos e programados, visando checar os estoques, além de atender a

uma nova exigência fiscal surgida no ano de 2000 denominada Sintegra. Devido a

problemas cadastrais nas nomenclaturas das mercadorias, e nas múltiplas

embalagens dos materiais, além da reutilização de códigos de mercadorias já

usados anteriormente, e por desconhecimento, a empresa sofreu com dados

errados, até que viesse a conquistar uma regularidade nesta área no ano de 2009.

Os inventários passaram a ser estratégicos e hoje são realizados rotativamente por

sessão da loja, de forma programada mensalmente. O conhecimento empírico foi

abandonado em prol da metodologia de inventário existente nos softwares ERP e

WMS em uso na empresa. Um problema antigo foi corrigido quando foi eliminado o

re-uso de códigos de mercadorias que já haviam sido descontinuadas. O produtor do

ERP fez contatos com a SEFAZ e através de um dialogo positivo, foram feitas

modificações no software para colaborar para a segurança dos dados. Os

inventários de cada loja são feitos e apurados mensalmente, onde torna-se mais

fácil identificar os motivos que geram problemas nos estoques.

25

Outras Boas Práticas da Empresa

Com o conhecimento adquirido com algumas boas práticas implantadas, a empresa

criou o processo de Ponto de Verificação (check point). Estrategicamente colocado

na porta que liga a loja ao seu depósito de retaguarda de loja, o ponto de verificação

não permite a passagem de mercadorias do depósito para a loja sem uma

verificação de preço de venda e se realmente a mercadoria possui etiqueta de

código de barras e preço. Esta pequena mas eficaz prática, evita que o cliente

chegue ao checkout portando uma mercadoria que certamente vai interromper o

funcionamento do caixa, devido a falta de preço ou de código de barras.

Outra boa prática aplicada pela empresa depois que construiu seu CD, foi a

centralização das compras de mercadorias. Essa prática permitiu uma grande

redução dos custos com compras, redução de estoques, diminuição do tempo para a

compra, e redução dos níveis de estoques. Neste processo, compras podem ser

feitas para o CD ou para as lojas sem haver um grande esforço mental dos

compradores.

Obsevando as práticas aplicadas, a diretoria customizou no software de gestão

ERP, uma visão estratégica da margem de contribuição que pode ser filtrada por

fornecedor, grupo, sub-grupo ou individual por mercadoria, ordenando as margens

da maior para a menor margem ou vice-versa. O resultado é a ação de promoção ou

eliminação de linhas de produtos que se encontram nos extremos das visões de

margem, bem como dar uma maior atenção as mercadorias de maior margem..

3 CONCLUSÃO

As boas práticas modificam dia após dia o cenário econômico do país. As

empresas que passam a ter contato com elas experimentam a eficácia e a redução

de custos, e continuam buscando ampliar ainda mais o conhecimento. O estudo de

caso nos revela que mesmo começando e crescendo de forma empírica, a iniciativa

de investimento em boas práticas no momento certo além de investir em Tecnologia

da Informação na gestão, é possível desfrutar mais cedo de resultados que são em

26

geral privilégio de médias ou grandes empresas. O caso Le Biscuit aqui pesquisado

tem um desfecho de grande sucesso, porém, segundo o SEBRAE, não é isso o que

ocorre com metade das empresas que são abertas a cada ano. Ter o discernimento

para quebrar o paradigma do conhecimento científico em detrimento do empirismo,

utilizando boas práticas, certamente leva uma empresa ao sucesso, mas o acesso

ao conhecimento no varejo brasileiro ainda é pequeno. Cada vez mais, os softwares

de gestão têm disponibilizado novos recursos ligados a boas práticas, com baixo

custo de implementação, viabilizando o uso das mesmas por um maior número de

empresas.

No Brasil, as boas práticas estão difundidas nas empresas onde a educação e

o conhecimento estão disseminados na equipe. Cabe a sociedade buscar em todas

as áreas, a disponibilização do maior número possível de centros de formação

profissional que difundem mais rapidamente o uso das boas práticas. Quanto maior

for a difusão, maior será a quantidade de micro e pequenas empresas que terão

acesso as boas práticas na gestão de estoques.

É necessário que haja um investimento dos governos nas esferas municipal,

estadual e federal, envolvendo instituições de ensino e de apoio a micro e pequena

empresa como o SEBRAE, para que o contato com as boas práticas na gestão de

estoques seja despertada e utilizada de forma precoce, acelerando o crescimento

das empresas desde pequenas, e conseqüentemente reduzindo o custo Brasil,

tornando o país mais competitivo no cenário mundial.

27

4 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

GASNIER, Daniel Georges, A Dinâmica dos Estoques. São Paulo: Instituto IMAM

2002

VIANA, João José, Administração de Materiais. São Paulo: ATLAS, 2002

MOURA, Reinaldo A., Logística: suprimentos, armazenagem e distribuição física.

São Paulo: Instituto IMAM, 1992.

HAMILTON POZO, Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais. São Paulo:

Editora Atlas, 2007

MOURA, Reinaldo A., Embalagem, Unitização & Conteinerização. São Paulo:

Instituto IMAM, 1997.

ARNOLD, J. R. Tony, Administração de Materiais. São Paulo: ATLAS, 2008

FALCÃO, Roberto Flores, Gestão de Estoques: Uma Ferramenta para Gestão de

Custos. http://www.ead.fea.usp.br/tcc/trabalhos/2008/Roberto%20Falcão%20-

%20Artigo.pdf , acessado em 20 de agosto de 2010.