TCEMG - Curso de Pós-Graduação em Direito Público: Controle de Contas, Transparência e Responsabilidade

Disciplina: Execução, Relatório e Monitoramento em Auditoria Operacional

AULA 02

O Processo de Auditoria de Natureza Operacional

I – Planejamento

Seleção do objeto, equipes, recursos e prazos de entrega da auditoria. Elaboração da Matriz de Planejamento.

II - Execução

Coleta de dados, avaliação e consolidação dos dados, elaboração da Matriz de Achados e do Relatório de Auditoria.

III – Finalização dos trabalhos

Referenciação e arquivamento dos papéis de trabalho, encaminhamento do Relatório de Auditoria ao gestor e autoridades competentes.

IV – Pós-auditoriaAcompanhamento e monitoramento do objeto auditado para verificação do cumprimento das recomendações.

QUESTÃO DEAUDITORIA

INFORMA-ÇÕES

REQUERIDAS

FONTES DEINFORMA-

ÇÃO

ESTRATÉGIASMETODOLÓGICAS

MÉTODOS DECOLETA DE

DADOS

MÉTODOS DE

ANÁLISE DEDADOS

LIMITAÇÕES

O QUE AANÁLISE VAI

PERMITIRDIZER

Especificaros termos chave e oescopo daquestão:

período deabrangência;população alvo; áreageográfica.

Identificar asinformaçõesnecessáriaspara responder a questão deauditoria.

Identificar as fontes decada item deinformação.

Especificaras comparaçõesa serem feitas, astécnicasamostrais aserem utilizadas:estudo decaso; pesquisa;delineamentoexperimental;delineamentosquase experimentais;delineamentosnão experimentais

Especificar osmétodos decoleta aseremempregados,quais sejam:entrevistas(estruturadasou não estruturadas);questionárioenviado pelocorreio;observaçãodireta; dadossecundários.

Especificaras técnicas aseremutilizadas naanálise dedados, quaissejam:estatísticadescritiva;análisequalitativa;análise deconteúdo;outras.

Especificar aslimitaçõesrelativas:à estratégiametodológicaadotada; àqualidade dasinformações;às condiçõesoperacionaisde realizaçãodo trabalho.

Esclarecerprecisamentequeconclusõesouresultadospodem seralcançadosa partir daestratégiametodológicaadotada.

MODELO DE MATRIZ DE PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

PROBLEMA: Enunciar de forma clara e resumida o aspecto a ser enfocado pela auditoria, de acordo com o levantamento de auditoria previamente realizado.

EXEMPLO DE MATRIZ DE PLANEJAMENTO PROJETO ESTRUTURADOR LARES GERAES

O Brasil possui um enorme déficit de moradias ocasionado principalmente pela fragilidade das políticas habitacionais adotadas. O problema tem como principais raízes o êxodo rural e o crescente fluxo migratório, resultantes da expectativa da melhoria de qualidade de vida na grande região metropolitana. Com o objetivo de reduzir o déficit habitacional no Estado, em parceria com os municípios, com o governo federal e entidades privadas e não governamentais, o governo do Estado criou o programa estruturador Lares Geraes com o intuito de construir e financiar moradias para beneficiar prioritariamente famílias com renda mensal de até 3 salários mínimos.

Questão de Auditoria: De que maneira o Programa tem contribuído para a melhoria das condições de vida das famílias beneficiadas e para a redução do déficit habitacional no Estado de Minas? (eficácia, efetividade)

Informaçõesrequeridas

Fontes de informação

Estratégias Metodológic

as

Métodos de Coleta de

Dados

Métodos de Análise de

DadosLimitações

O que a análise vai permitir

dizer

1 - Séries históricas, de 2000, da evolução do déficit habitacional no Estado. Se possível, discriminar por região e municípios.

- Fundação João Pinheiro;- IBGE: banco de dados;- COHAB;- Associação Mineira dos Municípios;- Associações Micro-Regionais;- Secretarias Municipais de Habitação;- Ministério das Cidades;- INTERNET

- Pesquisa Documental- Pesquisa por meio eletrônico;

- Coleta de dados por meio eletrônico.- Livros- Estudos publicados

- Análise comparativa das séries históricas de 2005, por regiões e por municípios mineiros.- análise qualitativa dos dados e informações coletados.- estudo estatístico comparativo das séries históricas do déficit habitacional.

- Existência de muitas variáveis;- Existência de vários conceitos de déficit habitacional.- Inexistência de estudos mais recentes sobre o déficit habitacional no Estado.

- Se pode ser aferida a redução do déficit habitacional de algumas regiões e municípios;- Se a seleção dos municípios condiz com a realidade demonstrada no estudo estatístico.- A eficácia do Indicador de Desempenho do Programa.

MATRIZ DE PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

Execução da Auditoria de Natureza Operacional

Após a elaboração da Matriz de Planejamento, inicia-se a fase de execução dos trabalhos de auditoria, quando são realizados: os trabalhos em campo; teste-piloto; coleta de dados; consolidação dos dados; elaboração da matriz de achados.

Execução da Auditoria de Natureza Operacional

A Matriz de Planejamento deve ser considerada pela equipe como um instrumento dinâmico que permite visualizar o encadeamento lógico do trabalho.

Trabalhos de Campo

Os trabalhos de campo compreendem todos os esforços da equipe para acumular, classificar e avaliar informações e evidências, mediante a aplicação de questionários, realização de entrevistas, exame físico das instalações e empreendimentos executados no programa avaliado, no intuito de capacitá-la a formar sua opinião.

Trabalhos de Campo

É a primeira das fases de execução de auditoria e devem ser observados:

conhecimento do Programa a ser auditado;

conhecimento da Matriz de Planejamento (intuito de responder as questões de auditoria propostas);

elaboração dos questionários a serem aplicados nos beneficiários e stakeholders.

Trabalhos de Campo

Procedimentos para a realização das visitas:

traçar roteiros; agendar entrevistas; solicitar transporte para a equipe de auditoria; solicitar diárias de viagem para os servidores;solicitar equipamentos (máquinas fotográficas, palmtops e/ou notebooks); reservar hotel; preparar o roteiro das entrevistas e imprimir os questionários a serem aplicados;

Trabalhos de Campo

Procedimentos para a realização das visitas:

agendar, com antecedência, entrevistas com prefeitos ou pessoas relacionadas com o programa;

preparar o material das entrevistas, tais como: questionários, check lists, materiais de consulta, palmtops, máquinas fotográficas, trena, cone, rádio transmissor; enviar previamente, quando necessário, via e-mail, questionários cujas informações exijam tempo maior de resposta, de forma a agilizar a visita técnica.

Trabalhos de Campo

Deve-se atentar para as seguintes questões:  

1.Todos os membros da equipe têm conhecimento de suas funções e dos objetivos que perseguem?

2.A programação do trabalho está sendo seguida?

3.Os entrevistados têm capacidade para responder as perguntas formuladas, de modo a não comprometer a coleta de dados?

4.As normas de auditoria estão sendo cumpridas?

5.As constatações de auditoria estão suportadas por documentos e papéis de trabalho corretamente preenchidos?

Trabalhos de Campo

Participação de consultores externos para a orientação acerca de temas específicos quando não dominados pelos integrantes da equipe de auditoria.

Trabalhos de Campo

Para evitar possíveis questionamentos pela parte auditada, o auditor deverá atentar para os seguintes aspectos:

conhecimento da operação em exame e dos procedimentos de auditoria;

revisão permanente dos papéis de trabalho;

fundamentação adequada dos fatos e problemas observados;

sugestões, acerca da melhoria dos sistemas de controle interno e dos procedimentos observados, apresentadas com embasamento técnico;

Trabalhos de Campo

Para evitar possíveis questionamentos pela parte auditada, o auditor deverá atentar para os seguintes aspectos:

possíveis reduções de custos e melhoria da eficiência;

aprofundamento do exame sempre que diante de qualquer indício de anormalidade, mesmo que lhe pareça insignificante;

consideração das informações obtidas informalmente.

Trabalhos de Campo

A seleção dos municípios a serem visitados é feita com base nas informações disponibilizadas pelo auditado, utilizando-se de critérios que possam melhor responder às questões de auditoria constantes da Matriz de Planejamento, tais como:

estratificação por região de planejamento; locais com maior número de execução física do objeto de auditoria; locais onde foram alocados mais recursos; regiões com maior número de pessoas atendidas; situação específica informada pelo auditado.

Realização de Teste-Piloto

Técnica utilizada para validar e ajustar as tarefas e instrumentos de coleta de dados propostos, que permite conferir as seguintes questões:

as premissas iniciais acerca do funcionamento do objeto auditado; a estratégia metodológica proposta na Matriz de Planejamento; a adequação dos instrumentos de pesquisa e entrevista (questionários, roteiro de observação direta, roteiro de entrevista, roteiro de grupo focal); a qualidade e a confiabilidade dos dados que se pretende coletar.

Realização de Teste-PilotoO teste-piloto deve ser realizado, preferencialmente, onde o objeto de auditoria apresentar entraves potenciais à condução dos trabalhos, o que permite à equipe antecipar as dificuldades que possivelmente seriam enfrentadas durante a execução da avaliação. Permite, ainda, que a equipe conheça problemas que poderão vir a ocorrer nos demais locais, ajuste o tamanho da amostra, se necessário, e saiba se a estratégia metodológica atenderá satisfatoriamente às questões propostas pela auditoria. Recomenda-se, entretanto, a escolha de um local mais próximo da sede do órgão/entidade a que pertence a unidade de auditoria, visando à redução de custos.

Coleta de Dados

Os métodos mais comuns de coleta de dados são:

Entrevista; Questionário; Observação direta; Utilização de dados secundários.

Ao se optar por um método de coleta de dados, deve-se considerar, primeiramente, a conveniência de que sejam utilizados instrumentos que obedeçam ou não a um padrão pré-elaborado (estruturado). 

Vantagens Desvantagensatinge um maior número

de pessoas; possibilita a comparação

das respostas; viabiliza a análise

estatística; possibilita a

generalização das conclusões, no caso de amostras aleatórias.

o desenvolvimento e o pré-teste da coleta são demorados;

requer conhecimento especializado;

é difícil garantir o rigor das informações prestadas.

Vantagens e Desvantagens do Instrumento de Coleta de Dados

Entrevista

Método de coleta de dados onde se obtém informações a partir do contato direto com o entrevistado, permitindo maior controle sobre a qualidade dos dados coletados, quando comparada aos questionários enviados pelo correio.

Questionário

Instrumento de coleta de informações aplicável a qualquer tipo de unidade de análise que contenha variáveis relevantes para a avaliação. Vantagens: baixo custo; desnecessidade de entrevistadores e de treinamento; desnecessidade de deslocamento de pessoal; pode-se obter informação de uma amostra numerosa e dispersa.

Observação Direta

Método de coleta de dados no qual o pesquisador utiliza os próprios sentidos para obter informações. Constitui fonte valiosa de informações e requer treinamento e preparação específica em, por exemplo, técnicas de anotação de campo, bem como capacidade de concentração e percepção seletiva. O observador treinado deve ser capaz de conferir exatidão, validade e confiabilidade às informações coletadas. É muito empregada em avaliações de programa do tipo qualitativa, como estudos de caso

Vantagens permite ao observador compreender o contexto no qual se desenvolvem as atividades do programa; permite que o observador testemunhe os fatos; permite que o observador perceba aspectos que escapam aos participantes envolvidos com o programa; pode captar aspectos do programa sobre os quais os participantes não desejam falar numa entrevista; traz para a análise as percepções do próprio observador; permite que o observador forme impressões que extrapolem o que é possível registrar,.

O método de Utilização de Dados Secundários é um procedimento que considera dados já existentes obtidos de sistemas gerenciais ou pesquisas realizadas anteriormente e podem prover material relevante e suficiente para o desenvolvimento dos trabalhos, observando sempre:→ que tipo de dado está disponível?→ os dados disponíveis são adequados para responder à questão que se pretende investigar? → os dados estão completos e o período de abrangência é suficiente para a análise? → de que forma o dado está armazenado? → quais as limitações relativas à forma dos dados e quais as dificuldades existentes para a sua obtenção? → que atividades de coleta são realizadas regularmente? → foi realizada coleta de dados com objetivo específico? → há outras fontes relevantes de dados para o tema a ser investigado?

EXEMPLOS DE QUESTIONÁRIOS PARA COLETA DE DADOS