Governo Federal

Presidente da RepblicaLuiz Incio Lula da Silva

Ministro da EducaoFernando Haddad

Secretrio ExecutivoJos Henrique Paim Fernandes

Secretrio de Educao BsicaFrancisco das Chagas Fernandes

Diretor do Departamento de Articulao e Desenvolvimentodos Sistemas de EnsinoHorcio Francisco dos Reis Filho

Coordenadora Geral do Programa Nacional de Valorizaodos Trabalhadores em EducaoSirlene Alves dos Santos Pacheco

Coordenao Tcnica do ProfuncionrioEva Socorro da Silva Ndia Mara Silva Leito

Apoio TcnicoAdriana Lopes Cardozo

Universidade de Braslia UnB

ReitorTimothy Martin Muholland

Vice-ReitorEdgar Nobuo Mamiya

Coordenao Pedaggica do ProfuncionrioBernardo Kipnis - CEAD/FE/UnBDante Diniz Bessa CEAD/UNBFrancisco das Chagas Firmino do Nascimento - SEE/UnBJoo Antnio Cabral de Monlevade - FE/UnBMaria Abdia da Silva - FE/UnBTnia Mara Piccinini Soares MEC

Centro de Educao a Distncia CEAD/UnBDiretor - Jos Matias PereiraCoordenao Executiva Jonilto Costa SousaCoordenao Pedaggica Maria de Ftima Bruno de Faria

Unidade de PedagogiaGesto da Unidade - Leandro SantosDesigner Educacional Ana Luisa NepomucenoReviso Daniele SantosDesigner Grfico Evaldo Gomes e Tlyo NunesIlustrao Rodrigo MafraFoto capa Arquivo CEAD

Unidade de Apoio Acadmico e LogsticoGesto da Unidade Silvnia Nogueira de SouzaGestora Operacional Diva Peres Gomes Portela

S725t Sousa, Rosineide Magalhes de.

Tcnicas de redao e arquivo. / Rosineide Magalhes de Sousa. Braslia : Universidade de Braslia, 2007.

80 p. : il.

ISBN 978-85-86290-93-0

1. Leitura e interpretao da legislao. 2. Certificaes: diplomas, certificados, atestados e declaraes. 3. Histricos e transferncias. I.Ttulo. II. Universidade de Braslia. Centro de Educao a Distncia.

CDU 806:321(81)

Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)

ApresentaoEste mdulo do Curso Tcnico de Formao para os Fun-

cionrios da Educao (Profuncionrio) constitui um dos instrumentos mediadores na sua formao. Ele tem por obje-

tivo central contribuir para que voc seja habilitado ao exerccio de uma funo tcnico-administrativa na escola.

Neste mdulo, vamos tratar de vrios assuntos relacionados s atri-buies de alguns servidores da escola, entre eles, o(a) secretrio(a)

escolar; os auxiliares de secretaria; o(a) encarregado(a) administrativo(a) e outros servidores que se interessarem pelos servios administrativos de

uma escola. Ento, os assuntos que vamos tratar so: linguagem, comunica-o, interao, documentao, leis, arquivos e, principalmente, escriturao

escolar.

Voc deve se perguntar: por que falar de linguagem, comunicao e interao? Veja que esses elementos so essenciais para o bom funcionamento de nossos servios na escola. A linguagem tudo, por meio dela que nos comunicamos e interagimos com as pessoas. Ela se apresenta na forma de oralidade e escrita. Na instituio escola, lidamos com o atendimento ao pblico, interagimos o tempo todo com professores, com o pessoal do administrativo e outros servidores, mas principalmente com os alunos, que so o motivo da existncia da escola.

De forma simples e objetiva, tentaremos promover aulas virtuais, por meio deste mdulo, que possam ajud-lo(a) na sua leitura diria. Ao longo das aulas, vamos estabelecer uma interao virtual por meio do nosso discurso dirigido a voc. Lere-mos alguns textos para que voc reflita sobre alguns temas e obtenha informaes adicionais sobre assuntos especficos e resolveremos algumas questes relaciona-das aos contedos que vamos estudar ou revisar.

As questes esto localizadas em pratique e reflexo, para que voc possa participar deste estudo, tambm, como co-autor, visto que a nossa proposta de linguagem se baseia na interao.

Vale observar que a linguagem deste mdulo, s vezes, torna-se instrucional quan-do precisamos falar de procedimentos especficos de escriturao escolar e leis. Ento, vejamos a seguir o objetivo destas aulas.

OBJETIVOS

Esperamos que voc desenvolva habilidades comunicativas, interacionais e saiba lidar, de forma mais especfica, com a escriturao escolar, com mtodos bsicos

de arquivamento e outros procedimentos importantes. Para isso, traamos os seguintes objetivos para nossas aulas:

Unidade 1

Identificarcomoalinguagemealgunsdeseusfenmenossousadosnacomunica-o e na interao com o outro.

Unidade 2

Tratardealgunstpicosdafalaemsituaescomunicativas,aliadosapresentaopessoal.

Unidade 3

Tratardetpicosgramaticaisaplicadosescrita.

Unidade 4

Exporsobreostemas:documentaoearquivo.

Unidade 5

Identificarosprocedimentosparaarquivardocumentos.

Unidade 6

Discutirsobrealgumasatitudesquepodemosadotarparaestabelecerumaboainte-rao com as pessoas no contexto de trabalho e refletir sobre tica profissional.

Unidade 7

Identificaracontribuiodeservidoresadministrativos.

Unidade 8

Explicarosgnerostextuaisadministrativosdaescolaeseususos.

EMENTA

Linguagem. Interao. Gneros institucionais: escriturao escolar. Noes de escritura-o escolar. Contexto de trabalho administrativo escolar. Atribuies de papis sociais.

Mensagem da Autora

Ol, tudo bem? Sou Rosineide Magalhes de Sousa, brasi-liense, filha de migrantes nordestinos que vieram para Bra-slia ainda adolescentes em 1961, em busca de uma vida melhor e realizao de sonhos. Aqui, meus pais se casa-ram e constituram famlia. Os filhos dessa famlia fazem parte da primeira gerao de brasilienses. Hoje, sou casada com um cearense e somos pais de filhos da segunda ge-rao de brasilienses. Cresci no Distrito Federal, lugar que amo muito, e onde tenho a oportunidade de conviver com pessoas de diferentes regies do Brasil e do mundo, repre-sentantes de diferentes culturas e, tambm, infelizmente, com vrias faces da desigualdade social.

Estudei em escola pblica durante toda a educao bsica. Tive timos professores e outros sem nenhuma habilidade para exercer a profisso. No ensino mdio, antigo segundo grau, fiz o curso Tcnico em Secretariado. Com esse curso, tive a oportunidade de entrar para o mercado de trabalho. Pri-meiro, como estagiria de uma secretaria escolar de uma ins-tituio pblica; depois, em um rgo federal. Essas duas ex-perincias me abriram as portas para o meu primeiro empre-go com carteira assinada. Trabalhei durante seis anos, como secretria, em uma instituio de educao especial. Nesse contexto, comea minha experincia com a educao.

Anos depois, cursei Letras. Consegui realizar meu grande sonho, fazendo mestrado em lingstica na Universidade de Braslia, onde tambm terminei meu doutorado em So-ciolingstica Interacional.

H dezessete anos estou na educao, rea com a qual me identifico e que considero fundamental para as pessoas, apesar de no ser valorizada como deveria.

Durante esse tempo na educao, exerci vrios papis: secretria, professora dos ensinos fundamental e mdio, coordenadora no ensino mdio e assistente de direo. Atualmente, sou professora universitria e consultora edu-cacional.

Cada experincia no contexto da educao permitiu um fortalecimento de minha identidade como educadora. No sei se me sentiria realizada fazendo outra atividade.

Bem, agora que eu pude falar um pouco de mim para voc, espero que possamos estabelecer uma interao por meio deste discurso que ora iniciamos. Tambm, desejo contribuir, dentro do possvel, com a formao de pessoas que, assim como eu, esto envolvidas com a educao.

Para a produo desse mdulo, agradeo a colaborao de pessoas que exercem o papel de secretrio(a) escolar, auxi-liar de secretaria e encarregado(a) escolar: William Teixeira, Dalyla Gomes de Oliveira, Flvio Cardoso, Roger Penna, Ge-ralda Bezerra, Fani Sofia de Oliveira, Edna Rodrigues, Ivonei-de Panta Ferreira, Francinete de Oliveira, Hosana Lisboa, Ma-ria Gorete, Maria das graas e a minha monitora de pesquisa Ana Caroline.

Sumrio

INTRODUO 12

UNIDADE 1 Lngua(gem) e interao 15

UNIDADE 2 Interao comunicativa com o outro 25

UNIDADE 3 Regras da escrita 29

UNIDADE 4 Noes de documentao e arquivo 35

UNIDADE 5 Onde arquivar os documentos? 43

UNIDADE 6 Atitudes no contexto de trabalho e tica profissional 49

UNIDADE 7 Contexto de trabalho e papis sociais 55

UNIDADE 8 Escriturao escolar: gneros administrativos 61

FINALIZANDO O MDULO 75

REFERNCIAS 76

INTRODUO

Para iniciar nossas aulas, vamos refletir a partir do texto de Le-onardo Boff o que pode significar ler, reler, compreender e in-terpretar, os quais so procedimentos de estudo que mais nos interessam.

Todo ponto de vista a vista de um ponto

Leonardo Boff

Ler significa reler e compreender, interpretar. Cada um l com os olhos que tem. E interpreta a partir de

onde os ps pisam.

Todo ponto de vista de um ponto. Para entender como algum l, necessrio saber como so seus

olhos e qual sua viso de mundo.

Isso faz da leitura sempre uma releitura.

A cabea pensa a partir de onde os ps pisam. Para compreender, essencial conhecer o lugar social de quem olha. Vale dizer: como algum vive, com quem convive, que experincia tem, em que trabalha, que desejos alimenta, como assume os dramas da vida e da morte, e que esperanas o animam. Isso faz da compreenso sempre uma interpretao.

Sendo assim, fica evidente que cada leitor co-autor. Porque cada um l e rel com os olhos que

tem. Porque compreende e interpreta a partir do mundo que habita.

Como sabemos, a escola uma instituio que lida com pes-soas e sua responsabilidade muito grande. As pessoas que exercem papel social de professor(a), diretor(a), coordenador(a), encarregado(a) administrativo(a), secretrio(a), merendeiro(a), higienizadores(as) educam conforme suas atribuies e especi-ficidades, mas ao mesmo tempo esto juntos, trabalhando pela mesma causa: formar pessoas (crianas, adolescentes, jovens e adultos) que saibam exercer a cidadania nas mltiplas possibili-dades de sentido da palavra.

Por outro lado, a escola constitui uma instituio como outras

instituies, que precisam funcionar bem para que seu papel so-cial seja satisfatrio. Por isso, cada pessoa assume um papel social, como citamos anteriormente, e o desempenha conforme suas atri-buies e as necessidades que aparecem. A escola pode ser vista como um organismo, em que as partes precisam funcionar em har-monia para que o todo viva da melhor forma possvel.

A escola lida com a educao. Por isso, um contexto no qual educar pressupe aprender a aprender sempre, estar em formao continuada para acompanhar um mundo dinmico, com transformaes constantes. Assim, precisamos aprender com as situaes novas que vo aparecendo no dia-a-dia.

A escola, depois da famlia, o contexto social em que a pessoa tem a oportunidade de moldar sua personalidade. na escola que podemos desenvolver sentimento de confiana, de participao, de cooperao, para que possamos exercer a cidadania. Como servidor(a), que trabalha na secretaria escolar ou em outros contex-tos da escola, voc desempenha suas atividades, mas ao mesmo tempo assume o papel de educador, pois participa o tempo todo da vida escolar dos alunos, alm de interagir tambm com docentes, direo e outros servidores. Afinal, nessa integrao que se d, de fato, o contexto de educao.

Ento, educar pressupe aprender a aprender sempre e a formao continuada um meio para isso.

Portanto, nosso objetivo, a priori, convidar voc para participar das aulas virtuais, que esto configuradas na forma de oito unida-des, lendo e relendo-as a partir do seu ponto de vista. Vamos co-mear?

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Nesta unidade, temos como objetivo identificar como a lin-guagem e alguns de seus fenmenos so usados na comuni-cao e na interao com o outro.

A linguagem um instrumento natural de comunicao do ser humano. Usamos a linguagem para expressar nossos pen-samentos e sentimentos; defender nossas idias; ler e reler, compreender, dar sentido s coisas; fazer inferncias sobre a situao social, poltica e econmica do pas; para aprender com os textos, que registram a linguagem por meio de smbo-los, o que constitui a escrita; para entender o mundo. Enfim, so muitas as funes e as atividades de linguagem que rea-lizamos.

Interagimos com as pessoas e com as instituies usando a linguagem verbal e no-verbal de forma to natural, que nem paramos para pensar como isso ocorre.

Por exemplo, na escola, no exerccio de seu papel social e administrativo, o(a) secretrio(a) atende muitas pessoas: diretor(a), professores(as), alunos(as), pais, etc. Para isso, usa a fala, conversando, interagindo para resolver problemas, prestar servios que fazem parte de sua rotina.

Nossos gestos, modo de nos vestir, o tom da nossa voz, tudo isso est relacionado nossa forma de falar na interao com o outro. Por isso, muitas pessoas recebem elogios: como fu-lano educado, eu fui muito bem atendida pela secretria, como ela educada. Os elogios surgem porque a comunica-o foi boa, bem recebida pelo outro.

A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola, principal-mente nos servios administrativos. Muitos servios so re-alizados por meio de documentos prprios (documentao) dos servios administrativos: produzimos documentos, regis-tramos matrculas dos(as) alunos(as), manuseamos o com-putador, interagimos por meio de e-mails, etc. Para isso, necessrio ter um bom domnio da escrita, conhecendo suas regras e sabendo aplic-las na produo de documentos que fazem parte de servios especficos, como os da secretaria, departamento de pessoal, entre outros. No entanto, escrever com clareza, objetividade e conciso tambm faz parte da boa comunicao.

Comunicamo-nos utilizando a linguagem verbal (fala e escrita) e a no-verbal (gestos corporais e faciais, tom de voz, modo de se vestir, etc.).

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Para tornar nossa conversa mais didtica, vamos falar de ln-gua e de linguagem verbal e no-verbal mais detalhadamente. Vale lembrar que outros mdulos do Profuncionrio tambm falam de linguagem. Falar de linguagem nunca demais, ain-da mais quando a vemos de vrios pontos.

Lngua

Para o lingista Ferdinand de Saussure (1916), a lngua um conjunto sistemtico de convenes sociais, utilizadas pela coletividade para gerar a comunicao. Constitui-se de sig-nos lingsticos que resultam da unio de significante (ima-gem acstica) e significado (conceito). Dessa forma, a ima-gem acstica rvore significa vegetal lenhoso, com tronco e folhas ou, ainda, outros significados como rvore de natal, genealgica, etc. A variao de significado depende do que, de onde e com quem estamos falando. Portanto, o significado das palavras se apresenta de forma polissmica, pois pode-mos utilizar uma palavra (imagem acstica) com vrias senti-dos (conceitos), dependendo do contexto de uso.

A lngua se concretiza por meio da fala, linguagem verbal, e a fala, por sua vez, representada por meio da escrita.

Linguagem verbal

A linguagem verbal se realiza na fala e na escrita. Concreti-za-se na fala, que se realiza por meio de signos lingsticos. A escrita representa o que falamos, mas no de forma to

Polissmico: adjetivo que apresenta polissemia. Polissemia s.f. (Do grego plysemos, de polys, muito + sema, sinal, significao, pelo lat. polysemos.) Propriedade da palavra que rene vrios sentidos, que se definem num contexto determinado (Larousse, 1998, p. 4679). Veja o exemplo:Lave os cabelos em gua corrente.Comprei uma corrente de ouro.A palavra corrente aparece nos dois enunciados com sentidos diferentes.

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exata. Utilizamos para escrever smbolos: alfabeto, sinais de pontuao, acentuao, nmeros, etc. Portanto, utilizamos a fala e a escrita para dar sentido s nossas aes e atividades de linguagem e, principalmente, estabelecer a comunicao.

Linguagem no-verbal

O sentido que damos s coisas do mundo e a comunicao que se estabelece entre as pessoas no ocorrem apenas por meio da linguagem verbal. Lemos o mundo, os fatos sociais e as pessoas utilizando a lin-guagem no-verbal. Por exemplo: quando o semforo aciona a luz amarela, isso sig-nifica ateno, pois em poucos segundos ser acionada a luz vermelha para os carros pararem em um determinado lugar, sinali-zado na via de trnsito. Veja que as cores, nesse contexto, tm um significado espe-cfico, representam um tipo de linguagem, que chamamos de no-verbal.

Podemos citar como exemplos de lingua-gem no-verbal as cores, cones, movimen-tos corporais e faciais, desenhos, fotogra-fias, situaes, mmicas, lugares, etc.

A comunicao ocorre por meio da lingua-gem verbal, da no-verbal e na associao das duas. Um bom exemplo do uso das duas linguagens a utilizao de documen-

tos que precisam ser expedidos em papel timbrado.

Agora, pense e registre, por que h exigncia de certos documentos serem produzidos em papel timbrado, isto , com a logomarca da empresa?

Variedades lingsticas

Um fato que faz parte da nossa realidade social a existn-cia de variedades lingsticas, isto , formas diferentes das

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pessoas falarem uma mesma lngua. De forma simples, so exemplos de variedades lingsticas: os sotaques das pesso-as de diferentes regies, a forma de falar de algumas tribos de adolescentes, que usam as grias; a forma de falar de alguns desportistas; a linguagem tcnica de determinados profissio-nais, como mdicos, advogados, policiais; a lngua padro e a considerada no padro.

Exemplos de variedades lingsticas:

Na fala

Fala de cantor de rap

Ento a nossa filosofia mostrar pras pessoas, n, tentar passar pras pessoas que elas podem brilhar, que elas so importantes [...] isso a. Ento ns viramos p negro e falamos: p, carinha, o negcio o seguinte, tu bonitu, tu num feio como dizem que tu feio...

Fala de um mdico explicando algumas doenas do corao

Tem gente que nasce com o corao maior ou menor, e com vrios defeitos. Essas so as cardiopatias congnitas. O corao pode nascer com inmeros defeitos. Agora, o tamanho do corao tambm tem a ver com outros problemas que no so congnitos, com a insuficincia coronariana.

(Os exemplos foram retirados de SOUSA, R. M; VELLASCO, A. M. Educao e lngua materna II. Braslia: EdUnB, 2001).

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Na escrita

Documento escrito na norma padro

ATA

Aos trs dias do ms de setembro de dois mil e seis, foi inaugurado na Escola Felicidade do Campo, pelo

Secretrio de Educao do Municpio de Alegre, o complexo poliesportivo Vida de atleta. Ele mede cerca de dois mil metros quadrados, tem uma piscina olmpica, seis banheiros: trs femininos e trs masculinos, dois vestirios e uma cantina. Aps a inaugurao, os alunos puderam desfrutar das instalaes da quadra.

Linguagem escrita coloquial

Bilhete

Me

Sa com meus colegas 2 horas da tarde, v no cinema assistir um filme chamado. A idade do gelo II. No

me espera pra jantar. T levando dinheiro pro lanche.

Beijo, Karol

Todas as lnguas do mundo tm suas variedades lingsticas, pois as pessoas no so iguais, elas pertencem a culturas di-ferentes e formas de socializao que variam e marcam suas identidades.

A lngua, devido a fatores sociais, polticos, econmicos e de escolarizao, apresenta variedades que so consideradas padro e no-padro. A primeira tida pela sociedade como a lngua culta, a de prestgio. A segunda, muitas ve-zes, as pessoas que a dominam so estigmatizadas, ou seja, so tratadas com preconceitos e desrespeito, o que no de-veria acontecer, pois rotular com certos adjetivos as pessoas que no dominam uma linguagem dita padro um grande equvoco.

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Precisamos reconhecer as diferentes formas das pessoas usarem a lngua e respeit-las independentemente da forma como falam.

No porque ouvimos uma pessoa falar nis vamu no hospi-tal que devemos pensar que ela no sabe falar o portugus. Na verdade, domina uma das variedades do portugus e se comunica do jeito que sabe.

Quando estamos exercendo um papel social, no qual lidamos com o pblico, necessrio que nossa forma de falar seja clara e objetiva, conforme a variedade lingstica que domi-namos. E, quando escrevemos, dependendo do gnero tex-tual, precisamos usar a variedade padro, principalmente redao oficial, escriturao escolar, etc. Veja que no caso do bilhete da Karol, a linguagem estava adequada para esse g-nero, mas para uma redao oficial, aquela linguagem no conveniente.

Para sabermos mais sobre a variedade lingstica, vamos ler um fragmento do texto de Tnia Alkmim.

Em qualquer comunidade de fala, podemos observar a coexistncia de um conjunto de variedades lings-ticas. Essa coexistncia, entretanto, no se d no v-cuo, mas no contexto das relaes sociais estabeleci-das pela estrutura sociopoltica de cada comunidade. Na realidade objetiva da vida social, h sempre uma ordenao valorativa das variedades lingsticas em uso, que reflete a hierarquia dos grupos sociais. Isto , em todas as comunidades existem variedades que so consideradas superiores e outras inferiores. Em outras palavras, como afirma Gnerre (1985), uma variedade lingstica vale o que valem na socie-dade os seus falantes, isto , vale como reflexo do poder e da autoridade que eles tm nas relaes econmicas e sociais. Constata-se, de modo muito evidente, a existncia de variedades de prestgio e de variedades no prestigiadas nas sociedades em geral. As sociedades de tradio ocidental oferecem um caso particular de variedade prestigiada: a va-riedade padro. A variedade padro a variedade lingstica socialmente mais valorizada, de reconhe-cido prestgio dentro de uma comunidade, cujo uso , normalmente, requerido em situaes de intera-o determinadas, definidas pela comunidade como prprias, em funo da formalidade da situao, do

assunto tratado, da relao entre os interlocutores, etc. A questo da lngua padro tem uma enorme importncia em sociedades como a nossa. Algumas consideraes a seu respeito se impem.A variedade padro de uma comunidade tambm chamada norma culta, ou lngua culta no , como o senso comum faz crer, a lngua por excelncia, a lngua original, posta em circulao, da qual os fa-lantes se apropriam como pode ou so capazes. O que chamamos de variedade padro o resultado de uma atitude social ante a lngua, que se traduz, de um lado pela seleo de um dos modos de falar entre os vrios existentes na comunidade e, de outro, pelo estabelecimento de um conjunto de normas que de-finem o modo correto de falar. Tradicionalmente, o melhor modo de falar e as regras do bom uso cor-respondem aos hbitos lingsticos dos grupos so-cialmente dominantes. Em nossas sociedades de tra-dio ocidental, a variedade padro, historicamente, coincide com a variedade falada pelas classes sociais altas, de determinadas regies geogrficas. Ou me-lhor, coincide com a variedade lingstica falada pela nobreza, pela burguesia, pelo habitante de ncleos urbanos, que so centros do poder econmico e do sistema cultural predominante.

(ALKMIM, Tnia Maria. Sociolingstica 1. In: MUSSALIM, Fernanda.; BENTES, Anna Christina. Introduo sociolingstica 1. 2. ed. So Paulo: Cortez, 2001. p. 39-40.)

As variedades lingsticas e a estrutura social

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1. Por que importante uma pessoa que lida com o pblico ter o conhecimento sobre variedade lings-

tica? Escreva em poucas linhas seu ponto de vista.

2. Escreva um documento utilizado na escola (pode ser um memorando, uma ata ou um requerimento, entre ou-tros.) e um bilhete, convidando um amigo muito prxi-mo para ir ao clube. Atente-se para a variedade lin-

gstica que voc deve usar.

Competncia comunicativa

A competncia comunicativa de uma pessoa lhe permite sa-ber adequar sua fala dependendo do seu interlocutor. Isso consiste em demonstrar habilidades de saber o que falar e como falar, utilizando as regras da lngua, com o estilo formal ou informal.

Se conversamos com uma pessoa desconhecida, claro que usamos o estilo formal. Por exemplo: o senhor, por favor, pode me informar, quando posso renovar a matrcula do meu filho para o prximo semestre?. J com uma pessoa conhe-cida, em um momento de descontrao, o estilo j outro: querida, voc no conseguiu acessar a internet? T brincan-do!.

Portanto, a nossa competncia comunicativa nos possibilita interagir com as pessoas de diferentes formas.

Gneros textuais

Na interao do cotidiano, usamos diferentes formas de co-municao, sejam elas orais ou escritas. Quando estamos na secretaria da escola, em uma situao de atendimento: dize-mos bom dia, o que a senhora deseja? E ela responde o senhor pode me informar quando vai comear o perodo de renovao de matrcula?. Estabelece-se a uma situao de conversao, com falas bem marcadas. Esse tipo de situao se repete com outras pessoas e com variao do discurso, to-dos os dias, nesse contexto de trabalho. A essa configurao, podemos chamar de gnero textual da oralidade.

Na secretaria, por exemplo, tambm lidamos com textos es-pecficos: memorando, declarao, histrico, relatrio, ata,

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etc. J o encarregado administrativo da escola lida com outros gneros mais especficos sua rea de atuao: formulrio de registro de atestado mdico, folha de ponto, licena-ma-ternidade, planilha, etc. Esses documentos tm configuraes bem marcadas, tm funo social, porque desempenham um papel social. A esses documentos chamamos de gneros tex-tuais da escrita.

por meio dos gneros da oralidade e da escrita que nos co-municamos, dando sentido s atividades sociais.

Vejam que para esses gneros, usamos uma linguagem bem especfica, pertencente ao contexto escolar.

Ingedore Koch (2006, p. 100-101) contribui conosco dizendo que no processo de leitura e construo de sentido dos textos, levamos em conta que a es-crita/fala baseiam-se em formas padro e relativa-mente estveis de estruturao e por essa razo que cotidianamente, em nossas atividades comu-nicativas, so incontveis as vezes em que no so-mente lemos textos diversos, com tambm produ-zimos ou ouvimos enunciados, tais como: escrevi uma carta, recebi o e-mail, achei o anncio in-

teressante, o artigo apresenta argumentos con-sistentes [...] E a lista numerosa mesmo! Tanto que estudiosos que objetivaram o levantamento e a classificao de gneros textuais desistiram de faz-lo, em parte, porque os gneros existem em grande quantidade e, tambm, porque os gneros, como prticas sociocomunicativas, so dinmicos e sofrem variaes na sua constituio, que, em muitas ocasies, resultam em outros gneros.

Vamos ler um fragmento de texto da lingista Ingedore Koch, sobre gneros textuais.

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Faa uma pesquisa em alguns contextos de sua es-cola, como por exemplo, diretoria, secretaria, canti-

na, portaria, etc. e pergunte aos servidores que cuidam desses setores, quais os documentos que usam no dia-

a-dia?

Nesta unidade, abordamos lngua, linguagem verbal e no-ver-bal, variao lingstica, competncia comunicativa e gneros textuais. Veja que esses tpicos esto inter-relacionados uns com os outros, pois fazem parte do processo de comunicao e interao social de qualquer contexto.

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Como voc j est municiado de conhecimentos sobre a lin-guagem escrita de gneros especficos, vamos tratar de alguns tpicos da fala em situaes comunicativas, aliados apre-sentao pessoal dos servidores que lidam diretamente com atendimento ao pblico. Na escola, a interao interpessoal ocorre o tempo todo, com todos os papis sociais. O diretor lida com professores, alunos, pais e pessoal da secretaria. Os professores lidam o tempo todo com os alunos, etc. Assim, quando se lida com pessoas, estabelecendo a interao face a face, precisamos atentar para alguns procedimentos.

A cordialidade, a ratificao do outro, explicaes claras e ob-jetivas, bom atendimento, tudo que esperamos de uma pes-soa que esteja exercendo o papel de lidar com o pblico. Para que isso ocorra, devemos:

prestaratenosolicitaodooutro,sabendoouvircompacincia;

tentarentenderoqueooutrosolicita;

atenderspessoassemprivilgios;

nodiscriminaraspessoasporcausadesuaformadefalar,de se vestir ou por causa de racismo;

entenderqueacomunicaosedemseadaptarssitua-es, ao tema, s pessoas envolvidas;

perceberquequalquerinformaodapartedequemfazumatendimento depende do conhecimento sobre o outro;

evitarmal-entendidosparaquenoocorramrudosnaco-municao;

concentrar-senainterao,ouvindoooutrocomateno.

importante entender qual a funo social que exercemos em um local de trabalho e conhecer bem o servio que presta-mos comunidade. Afinal, no difcil encontrar pessoas que esto exercendo uma funo, mas que parecem no saber o que esto fazendo ali, pois no tiveram a oportunidade de for-mar uma conscincia profissional e de saber a importncia de seu papel social.

Por exemplo, quando estamos por trs de um balco aten-dendo alunos, pais e outras pessoas, interagimos com elas, fazendo a leitura de suas solicitaes e reivindicaes. O que foi solicitado, muitas vezes, dependendo do caso, transforma-

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TEse em atividades organizadas na forma de trabalho executado

na secretaria de uma escola, que so: matrculas, expedio de documentos, organizao documental da vida escolar do aluno, etc.

Qual postura devemos adotar, no exerccio de uma funo que lida com o pblico, para garantir uma boa

interao com o outro? Registre seu ponto de vista.

Estabelecemos uma boa interao e uma boa comunicao sendo prestativos e procurando dar sentido ao que ouvimos.

Vamos refletir sobre interao e comunicao lendo o texto abaixo.

A palavra que (des) emprega

Linguagem empresarial usa termos em evidncias e garante muita pose, mas no raro diz pouco, nada ou permite interpretaes diferentes da desejada(Por Luis Adonis Valente Correia)

Comunicao o fator gerador de impreciso, de mal-enten-dido, de distrbios e surpresas que grassam as empresas de hoje. Parece, e as pessoas acreditam, que todos esto falando a mesma lngua. Mas uma lngua to desprovida de significado que ou no dizem nada, ou permite diversas interpretaes. E assim todos seguem, aceitando ou fingido compreender.

por meio de uma linguagem comum que se estabelece, de maneira mais explcita, a pertinncia ao meio, o sentimento de pertencer no somente empresa como tambm ao mundo empresarial, administrao que se transformou em business-show. Os dilogos, principalmente os de seleo, recrutamen-to, alocao e venda de servios, pautam-se na utilizao das palavras em evidncia. Isso para demonstrar sintonia e outras dessas palavras favoritas alinhamento.

O ritual da fala em administrao e negcios se transformou em um encostar de antenas de formigas que trocam o trabalho de carregar folhas pelo trabalho de emitir as palavras que fazem contato, ainda que no faam sentindo.

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Comunicao chic, contabilidade no . No entanto, h dois erros bsicos na comunicao no mbito administrativo que so indispensveis para a contabilidade: primeiro, utilizar a mesma palavra para definir coisas diferentes; segundo, utilizar palavras diferentes para definir a mesma coisa.

Atender aos apelos dos modismos administrativos faz a comu-nicao oscilar e a organizao vacilar. Atualmente raro en-contrar uma empresa de grande porte no Brasil que chame o empregado de empregado. Empregado chamado de colabo-rador. Poucas denominaes so to precisas quanto emprega-do. Demarca-o com tal nitidez que nos faz distingui-lo do tercei-rizado, por exemplo. Poucas denominaes so to imprecisas quanto colaborador. Colaborador abrange praticamente todos os nveis de relacionamento com a empresa. Com os terceiriza-dos, por exemplo. Fornecedores e clientes so colaboradores. Pesquisadores e consumidores, tambm. Advogados e audito-res, s vezes. Algumas colaboraes so pagas. Consumidores so grandes colaboradores das empresas ao comprarem seus produtos. O elogio que fazemos qualidade de um produto uma colaborao, mas isso no nos garante um crach.

No h demrito algum em chamar empregado de empregado. sintoma de subdesenvolvimento evitar essa palavra por al-guma conotao de explorao. muita culpa para quem quer uma empresa saudvel. Empresa saudvel aquela em que chamar os empregados de empregados no problema nem para esses profissionais nem para a empresa.

A prtica empresarial invadiu os lares. Vrias empregadas do-msticas ganharam a denominao de secretria, um caso de upgrade curioso: melhorar a titulao sem melhorar o car-go. Continuam com as mesmas atribuies. No acredito que eu venha a ler nos jornais: secretria cai com balde e vassou-ra quando limpava a janela. A no ser em caso de desvio de funo muito grande. possvel at que eu visse no jornal um grfico sobre quedas de janela, mas com certeza no seriam de secretrias.

(Texto transcrito na ntegra da Revista Lngua Portuguesa, Ano I, n. 3, 2005.)

Muitas palavras da moda podem dificultar ou facilitar a comunicao? Por qu? Justifique sua res-

posta com base na compreenso do texto A palavra que (des) emprega. Para isso, registre sua opinio por escrito no seu caderno ou discuta oralmente com um colega

que tambm est cursando o Profuncionrio.

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Na comunicao, principalmente nos gneros textuais escri-tos, utilizamos regras da lngua consideradas padro. Assim, nesta unidade, o objetivo tratar de tpicos gramaticais apli-cados escrita.

No mdulo Produo Textual na Educao Escolar, a autora exps como escrever com clareza, conciso, objetividade e apresentou gneros textuais oficiais, utilizados nos contextos administrativos da instituio escolar. Agora, vamos resgatar um daqueles gneros para trabalhar algumas regras da escrita oficial, pois a escrita oficial apresenta regras que so seguidas para que haja a padronizao de documentos. Podemos dizer que a escrita oficial uma variedade lingstica considerada padro.

Como voc estudou no Mdulo 8, o memorando um tipo de correspondncia interna, que trata de qualquer assunto de

MEMO no 034/2006

Em 1o de agosto de 2006.

Ao Sr. Diretor do Departamento Financeiro

Assunto: Atraso de pagamento

Solicito a VS.a verificar o motivo do atraso de paga-mento, de maio de 2006, dos funcionrios auxilia-res de secretaria: Joo Lopes de Almeida, matrcula n. 0007654, e Maria Luiza de Souza Lima, matrcula n. 0029876.

Atenciosamente,

Aparecida Campos

Secretria Escolar

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trabalho, utilizada entre unidades administrativas da mesma instituio, com o mesmo nvel hierrquico ou no.

Perceba que o memorando tem uma configurao mais ou menos fixa e serve a uma esfera social, por isso um gnero textual. Porm, devemos nos atentar para a linguagem que usada nesse tipo de documento e nos outros: ofcio, carta, requerimento, etc., ou seja, na redao oficial. Esse tipo de linguagem formal e enquadra-se no padro de linguagem de prestgio. Assim, fazem parte dessa linguagem algumas re-gras, que ressaltamos a seguir:

a) Locais e datas

Devemserescritosporextenso:

Rio Branco, em 23 de junho de 2006.

Oprimeirodiadomsserindicadopeloalgarismo1o

Nonecessriaacolocaodeumzeroesquerdadaes-crita de nmero que indica dia do ms:

Braslia, 2 de agosto de 2006.

Lei n 1.233, de 6 de abril de 2002.

b) Vocativo

Invoca o destinatrio. a expresso utilizada para chamar a ateno da pessoa a quem se escreve. Deve ser seguida de vrgula. Algumas pessoas, no lugar da vrgula, usam os dois pontos.

Senhor Diretor,

Senhora Secretria de Estado:

As expresses vocativas mais usadas so:

ExcelentssimoSenhor:paraExcelncia.

EminentssimoSenhor:paraEminncia.

Senhor/Senhora:paraSenhoria.

Meritssimo:paraJuiz

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c) Formas de tratamento

Recorremos a essas formas para falar ou escrever a outras pessoas. Essas expresses vm de uma tradio milenar, que como expe Antnio Lima (2005, p. 9), estabeleceu que s autoridades supremas no se poderia falar diretamente, se-no por meio de seus elevados atributos. Da, terem surgido expresses como Vossa Majestade, Vossa Excelncia, entre outras.

Selecionamos para voc, algumas formas mais usadas:

Voc(v.)/Vocs(vv.):parapessoasdeconvviosocialmaisfamiliar.

Senhor(Sr.)/Senhores(Srs.)/Senhora(Sra.)/Senhoras(Sras.):esses tratamentos marcam um certo distanciamento respei-toso.

VossaSenhoria(V.S.a)/Vossas Senhorias (V. S.as): para pes-soas de cerimnia.

Vossa Excelncia/Sua Excelncia: a expresso de trata-mento de nvel mais elevado. Usa-se para o Presidente da Repblica, Presidente do Congresso Nacional e Presidente do Supremo Tribunal Federal. Tambm aplicada a gover-nadores. Na escrita da redao oficial deve usar a forma por extenso bem como nos envelopes (Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica).

VossaSantidade(V.S.):paraoPapa.

VossaExcelnciaReverendssima(V.Ex.a Rev.ma): para arce-bispos e bispos.

VossaReverendssima(V.Rer.a) ou Vossas Reverendssimas (V. Rev.mas): para monsenhores, cnegos e superiores religio-sos.

VossaMagnificncia(V.Mag.a): para reitores de universida-des.

Aqui, registramos alguns tpicos que so peculiares reda-o oficial. Contudo, indispensvel que o secretrio escolar tenha, em seu local de trabalho, um manual de redao e esti-lo atualizado, para que possa consultar as regras utilizadas na escrita, tais como: uso de crase, colocao pronominal, orto-grafia, regncia verbal, regncia nominal, conjugao verbal e uso de pontuao. Vale lembrar que aprendemos com a prti-

Pronomes de tratamento:os pronomes de tratamento indireto devem ser usados sempre com verbo na 3a pessoa do singular ou do plural, embora formalmente tais pronomes sejam da segunda pessoa. Por exemplo: V. Ex.a sabe tudo. V. Ex.a sabem tudo.A concordncia se faz com o sexo da pessoa a quem se dirige, como no exemplo: V. S.a muito generoso. Usa-se Vossa (Senhoria, Excelncia, Eminncia, etc.) ao falar de terceiros, de pessoas de quem falamos. (Revista Lngua, n. 3, p. 39.)

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ca de escrever, isto , aprendemos escrever, escrevendo.

A linguagem da redao oficial diferente da fala, por isso deve ser objetiva e clara. Deve-se evitar:

rodeios e lugares comuns, como: venho pormeio destaapresentar.... Com certeza, os materiais foram liberados;

misturartratamentospronominais,comoamudanaemummesmo documento de VS.a para voc;

discursobajulador,como:comintensoapreoeadmiraoque tenho por V.S.a.

Outro ponto que deve ser observado na produo de redao oficial a esttica do documento, isto , a sua boa apresen-tao. Assim, devemos prestar ateno nas margens direita e esquerda, espaos no corpo do texto e sua centralizao no papel.

Quando conhecemos as diferentes modalidades de uso da linguagem, circulamos com mais liberdade nos diversos contextos sociais.

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Para voc que trabalha com diferentes documentos de um setor de servios, importante rever alguns conhecimentos bsicos sobre documentos, documentao e a funo social dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de arquivo. Por isso, nosso objetivo nesta unidade expor sobre os temas documentao, documentos e arquivo.

Documentos

Os documentos norteiam a nossa vida. Precisamos deles para registrar nossa presena e nossas aes no mundo. Vejamos esta trajetria: uma pessoa comum, ao longo de sua vida, possuidora de Registro de nascimento, Carto de vacinao, Ficha individual escolar, Boletim escolar, Histrico escolar, Identidade, Certido de casamento, etc.

As instituies, pblicas ou privadas, so produtoras, recep-toras e, alm disso, preservam e guardam grande quantidade de documentos. Muitos documentos com o tempo deixam de existir, mas outros so preservados como memria viva: do-cumentos administrativos e histricos esto arquivados em lugares prprios para isso, tais como: instituies privadas ou pblicas, centros de documentao, bibliotecas, etc.

Entendemos por documento, conforme o Dicionrio Houaiss Eletrnico, qualquer escrito que possa esclarecer determina-do fato ou objeto de valor documental, como construes, peas, papis, filmes, fotografia, entre outros. E, ainda, algo que instrua, prove ou comprove cientificamente algum acon-tecimento.

Faa a relao de alguns documentos que voc mais utiliza na rotina de seu trabalho e explique qual a funo social deles.

Como voc mesmo identificou, cada documento que utiliza-mos, em um contexto especfico, tem uma funo social pe-culiar, isto , tem uma finalidade, um motivo de existncia.

Documentao

A vida moderna se apresenta de forma complexa, cuja din-mica da sociedade atual diferencia-se devido ao progresso in-dustrial e tecnolgico. Nesse contexto, os conhecimentos so produzidos de diferentes formas e por diversas instituies.

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Para que seja mais fcil o acesso a eles, documentos espe-cializados so produzidos e normatizados, registrando fatos e conhecimentos conforme sua funo social. Desse processo, surge a documentao que constitui o conjunto de mtodos que tem como objetivo a produo, sistematizao, distribui-o e utilizao de documentos.

Quanto finalidade da documentao, vamos ler o que Joo Bosco Medeiros e Sonia Hernandes tm a dizer:

Em sentido amplo, a documentao tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir sua divulgao e utilizao, proporcionando o desenvolvimento da cincia e da tecnologia, a finalidade da documentao, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de como utilizada.

(MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretaria. So Paulo: Atlas, 2004. p. 211.)

A funo social da documentao de auxiliar o planejamen-to, o estudo, a pesquisa de qualquer campo ou nvel, a busca da histria, de fatos, isto , referncias necessrias para se tomar decises e, sobretudo, gerar informao.

Conforme a natureza da empresa, a informao se organiza e se encontra disponvel na forma de jornais, livros, manuais, noticirios, boletins, teses, monografias, programas de com-putador, etc.

Em uma secretaria escolar, por exemplo, as informaes pe-culiares esto registradas em gneros (documentos) especfi-cos: livros-ata, histricos escolares, dirios de classe, memo-randos, requerimentos, ofcios, projeto poltico-pedaggico da escola, atas de conselho de classe, etc. Tais documentos organizam e regulam o trabalho de um contexto, em relao ao processo de produo, distribuio e utilizao desses do-cumentos. Por meio desse processo se organiza e registra a vida escolar do aluno, escrevendo pginas e pginas da hist-ria de uma escola, cidade, Estado ou pas, enfim, da sua edu-cao.

A documentao se apresenta na forma comercial, cientfica ou oficial, conforme sua organizao, utilizao ou finalidade. comercial quando organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais. cientfica quando o objetivo principal o de proporcionar informaes cientfi-cas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. E, por fim, oficial quando sua organizao e utilizao tm o objeti-

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vo de auxiliar e assessorar a Administrao Pblica no que diz respeito coleta e classificao de documentos oficiais, tais como: Leis, Leis Complementares, Decretos, etc.

Hoje, a informtica tem nos ajudado muito, facilitando a bus-ca de documentao e informaes em bancos de dados sis-tematizados de forma precisa e eficiente, tanto que vrias empresas j esto informatizadas, inclusive as instituies de ensino.

Arquivo

Produzimos documentos e mais documentos. E precisamos guard-los de alguma forma, visto que neles encontam-se in-formaes preciosas. E como fazer isso?

Geralmente, como voc guarda seus documentos pessoais, tais como: diplomas, certides, entre outros?

Arquivar guardar documentos de forma organizada em um arquivo. Vamos ler o que as informaes do Dicionrio Houaiss nos diz sobre arquivo:

Resumidamente: arquivos so conjuntos organizados de do-cumentos, produzidos ou recebidos e preservados por insti-tuies pblicas ou privadas, ou ainda por pessoas. E so di-vididos em duas categorias: pblicos e privados. Os pblicos so produzidos ou recebidos por instituies governamentais de carter federal, estadual ou municipal. Os privados so

1. Conjunto de documentos manuscri-tos, grficos, fotogrficos, etc., produ-zidos, recebidos e acumulados no de-curso das atividades, de uma entidade pblica ou privada. Inicialmente, como instrumentos de trabalho e posterior-mente conservados como prova e evi-dncia do passado, para fins de direito dessa entidade ou terceiros, ou ainda para fins culturais e informativos. 2. Conjunto de documentos relativos

histria de pas, regio, cidade, insti-tuio, famlia, pessoa, etc. 3. Recinto onde se guardam esses documentos. 4. Conjunto de dados digitalizados que pode ser gravado em um dispositivo de armazenamento e tratado como ente nico. Arquivos podem conter representaes de documentos, figu-ras estticas ou em movimento, sons e quaisquer outros elementos capazes de serem digitalizados.

Arquivo

(HOUAISS, Antnio. Dicionrio Houaiss da lngua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2004. p. 294).

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produzidos e recebidos por pessoas fsicas, conforme suas atividades especficas, e instituies que no so pblicas. O arquivo tem como funo classificar, organizar e preservar a documentao.

Os arquivos constituem fontes culturais de grande relevncia, pois guardam a memria histrica individual e coletiva, mani-festaes culturais, fatos da civilizao, leis, criaes cientfi-cas e tecnolgicas, etc. E, por isso, devem ser preservados.

Escreva sobre a importncia da organizao de ar-quivos pblicos e privados, bem como sua funo so-

cial.

Tipos de arquivo

Os arquivos so classificados em trs tipos: ativo, inativo e morto. A esses tipos relaciona-se a freqncia do uso ou con-sulta.

Arquivo morto: onde esto guardados documentos quenunca ou pouqussimas vezes so consultados. Apesar da condio desse tipo de arquivo, no deve ser considerado depsito de lixo. Existem depsitos prprios para esse tipo de arquivo, como por exemplo: caixas de papelo prprias.

Arquivoinativo:armazenadocumentoscompoucafreqnciade uso. Uma boa opo para esse tipo de arquivo, quando h grande quantidade de documentos, a microfilmagem, cujo processo de reproduo fotogrfica reduzida atinge 95% do tamanho original do documento.

Arquivoativo:guardadocumentosquesoutilizadoscommuita freqncia, documentos em processo de concluso e, tambm, do ano letivo.

Espcies de arquivo

Especificamente, os arquivos de instituies pblicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judicirias ou legislativas, so classificados em trs espcies: correntes, temporrios e permanentes.

Arquivocorrente:blocosdedocumentosatuaisquesocon-

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sultados com muita freqncia, para a realizao de tarefas, esclarecimento de dvidas e pesquisas.

Arquivotemporrio:blocodedocumentosqueretiradodearquivos correntes para ser transferido para depsitos tem-porrios.

Arquivopermanente:blocodedocumentosdecarterhistri-co, cultural ou cientfico que so preservados indefinidamente.

Responda a questo antes de ler o tpico abai-xo: existem documentos que possuem tempo de vali-dade? Por qu?

Destruio de documentos: como se faz?

Vamos pensar que alguns documentos possuem data de vali-dade. Alguns documentos so guardados por 1, 2 ou 5 anos. Depois que o tempo de validade dos documentos venceu, eles so destrudos.

Para que possamos destruir qualquer documento, com data de validade, de domnio pblico, que no

serve mais, precisamos fazer o registro em documento prprio e observar, primeiramente, as regras da

instituio.

Para efetivar a classificao de validade de tempo de certos documentos necessrio analisar a sua importncia, o seu valor documental e social, e se caiu em desuso.

Transferncia de documentos

Com freqncia, preciso verificar as condies dos arquivos para realizar a transferncia de documentos. Com a verifica-o e anlise de documentos, saberemos para onde transferir os documentos, se para o arquivo inativo ou morto, ou se o documento permanece no arquivo ativo.

Os processos de transferncia de documentos so:

peridico fazemos a transferncia de documentos para o

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arquivo inativo ou morto, de forma planejada, em dias pre-estabelecidos.

Permanente em que a transferncia de documentos se d em intervalos no preestabelecidos, quando for necessrio, devido ao acmulo de documentos.

Dirio em que a transferncia , como o prprio nome diz, diria, quando consultamos um documento e verificamos que no mais necessidade mant-lo no arquivo ativo, en-to, podemos transferi-lo para o arquivo inativo ou morto.

O ato de preservar documentos to importante que h uma lei na constituio que assegura isso. Vejamos o que diz o ar-tigo abaixo:

Art. 216. Constituem patrimnio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referncia identidade, ao, memria dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: (EC n. 42/2003)I as formas de expresso;II os modos de criar, fazer e viver;III as criaes cientficas, artsticas e tecnolgicas;IV as obras objetos, documentos, edificaes e demais espaos destinados s manifestaes artstico-culturais;V os conjuntos urbanos e stios de valor histrico, paisagstico, artstico, arqueo-lgico, paleontolgico, ecolgico e cientfico. 1o O poder pblico, com a colaborao da comunidade, promover e proteger o patrimnio cultural brasileiro, por meio de inventrios, registros, vigilncia, tom-bamento e desapropriao, e de outras formas de acautelamento e preservao. 2o Cabem Administrao Pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela ne-cessitem. 3oA lei estabelecer incentivos para a produo e o conhecimento de bens e valores culturais. 4o Os danos e ameaas ao patrimnio cultural sero punidos, na forma da lei. 5o Ficam tombados todos os documentos e os stios detentores de reminiscn-cias histricas dos antigos quilombos.

Antigamente, a preservao documental tinha carter histri-co. A preocupao primordial era justamente proteger a me-mria histrica dos fatos registrados na forma de documen-tos.

Com o passar do tempo, houve o aumento de produo e veiculao de informaes tcnicas e cientficas em diferen-tes setores da sociedade. Na Administrao Pblica, principal-mente, tem-se produzido, a cada dia, mais e mais documen-tos. Com isso, atualmente o objetivo de preservar e arquivar documentos no s histrico, mas sim de racionalizar a informao, proporcionar a eficincia administrativa e tornar prtica a tomada de decises.

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Como sabemos, os documentos registram fatos e informaes teis e relevantes, por isso precisamos arquiv-los em lugares prprios e seguros. Existem vrios tipos de pastas, depsitos de papelo, equipamentos de ferro e fichrios para o arquiva-mento de documentos. Portanto, nesta unidade, nosso objeti-vo identificar os procedimentos para guardar documentos.

Organizao de arquivos

Na organizao de arquivos, precisamos observar alguns prin-cpios bsicos, como segurana, previso, simplicidade, aces-so e flexibilidade.

A preocupao com a segurana de arquivos imprescind-vel. Por isso, necessrio tomar medidas contra incndio, ex-travio e condies imprprias de preservao de documentos e manter os sigilosos em lugar conveniente.

muito desagradvel ter de encontrar um documento no arquivo, com urgncia, e no

conseguir. Por isso, o arquivo deve proporcionar preciso para quem o consulta. Assim, quem organiza

um arquivo deve assegurar bom acesso a quem precisa utiliz-lo, garantindo que os documentos sejam localizados com facilidade. Para que isso ocorra, o arquivo precisa ser simples, funcional e de fcil

compreenso.

Com a dinmica dos servios administrativos e com o passar do tempo, a tendncia o nmero de documentos aumentar.

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TEIsso nos leva a observar o crescimento do volume e a com-

plexidade dos documentos a serem arquivados. Por isso, no precisamos adotar normas rgidas de arquivamento, mas sim sermos flexveis para esse procedimento, para que no sejam arquivados quaisquer documentos.

Mtodos de arquivamento

Como vimos, arquivar um processo que exige conhecimen-to e tcnica. Na maioria das vezes o adquirimos na prtica rotineira de nosso trabalho, na secretaria da escola.

J falamos sobre documentao, tipos e espcies de arquivo, e transferncia de documentos. Agora, vamos relembrar ou conhecer alguns mtodos de arquivamento?

So vrios os mtodos de arquivamento: alfabtico, numrico e alfanumrico. Contudo, nesta unidade, vamos falar do mto-do alfabtico, que o mais simples, prtico e proporciona-nos consultas diretas e rpidas. Alm disso, o mais utilizado nas instituies, principalmente na secretaria escolar, onde o mais importante, para ns, so os nomes dos alunos.

Vamos pr em ordem alfabtica os seguintes nomes:

Maria Eduarda Melo DiasJos Alencar de Lima JuniorPedro Jaime de Sousa FilhoAlice Moura Neves

Carlos Nascimentos Barbosa

O mtodo alfabtico refere-se ao nome de pessoas, de empresas ou razes sociais.

Bem, voc j comeou organizando o exemplo do mtodo al-fabtico. Agora, vamos descrever algumas regras do mtodo e sua ordem de arquivamento.

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Arquivamento por nomes

Nome de pessoas Ordem de arquivamento

Lucas Eduardo de Sousa Dias Aguiar Lcia Maria

Lcia Maria Aguiar Carvalho Manuel (Filho)

Alice Sales de Monteiro Castelo Branco Luis

Dr. Joo Almeida Soares De Marco Pedro

Manuel Carvalho Filho Del Vigna Dalva

Vanda Almeida Pazos Dias Lucas Eduardo de Sousa

Almir Lima Dutra Junior Dutra Almir Lima (Junior)

Dalva Del Vigna Monteiro Alice Sales de

Luis Castelo Branco Pazos Vanda Almeida

Pedro de Marco Soares Joo Almeida (Dr.)

Dbora Ferreira Vasconcellos Vasconcelos Dbora Ferreira

A classificao por ordem alfabtica permite vrios procedi-mentos:

palavraporpalavra,letraporletra,atofinaldecadapala-vra;

oltimosobrenomevemprimeiro,porexemplo:Dias Lucas Eduardo de Sousa

noseconsideranaordemdearquivamento:ttulos,grausde parentesco, tais como: Dr., Junior e Filho;

nomesprecedidosporprefixossoarquivadosconformeaprimeira letra do prefixo. A primeira letra do prefixo escrita com letra maiscula: Del Vigna Dalva;

noseseparasobrenomecompostoporsubstantivoeadje-tivo: Castelo Branco Luis.

Conectivos como de, do, da, e, que antecedem sobrenome, no so considerados na ordem de alfabtica: Monteiro Alice Sales de.

Nome de empresas Ordem de arquivamento

Editora Parbola Banco do Brasil

Banco do Brasil Dois Irmos Oliveira Mercado

Mercado Boa Sorte Editora Parbola

O Estado de So Paulo Estado de So Paulo (o)

2 Irmos Oliveira Mercado Mercado Boa Sorte

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TENo arquivamento de nome de empresas segue a ordem dire-

ta, observando o seguinte:

escrevemososnmerosporextenso;

noconsideramosoartigo(a,as,o,os)noarquivamento,ele deslocado para o fim: Estado de So Paulo (o).

Arquivamento por assunto

Arquivam-se os documentos, em pastas, por ordem de as-sunto. Dentro das pastas, por exemplo, pode-se obedecer a ordem de data, por exemplo.

Dia dos Estudantes

Dia dos Professores

Festa Junina

Reunio do Conselho de Classe

Como j vimos, o mtodo alfabtico possibilita vrios procedi-mentos de arquivamento.

Quando arquivamos, organizamos pastas de acordo com o mtodo de classificao que escolhemos e, dentro das pastas, tambm organizamos documentos conforme uma classifica-o, dependendo da funo do arquivo e do tipo de docu-mento.

Veja o exemplo: em um arquivo ordenado pelo gnero da cor-respondncia, h uma pasta para cada gnero: Avisos, Memo-rando, Ofcio e Requerimento. Em cada pasta os documentos so arquivados por data.

Em uma secretaria escolar, os arquivos so organizados de diferentes formas, pois h uma diversidade de documentos que so manuseados e preservados nos arquivos, como do-cumentos de alunos, correspondncias oficiais, livros-ata, di-rios, Leis, etc.

Outras formas de arquivamento

So as necessidades da secretaria escolar que ditam a forma de arquivar documentos. s vezes, h necessidade de arquivar documentos por data, ano, srie. o caso de correspondn-cia expedidas e recebidas, dossis ou pastas de alunos. Vale

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ressaltar que os documentos dos alunos, em muitas escolas, so arquivados em armrios de grande porte com pastas sus-pensas, para tornar prtico o manuseio.

Pesquise como so arquivados documentos em sua escola. Depois, convide um(a) colega da escola e orga-nize um arquivo, conforme procedimentos aqui descri-

tos neste mdulo ou conforme a pesquisa realizada.

Protocolo e Registro

Um servio essencial o registro de entrada e de sada de documentos na escola. Para isso, necessrio o uso dirio do livro de protocolo, pois somos seres humanos e a nossa memria costuma falhar. Com registros escritos, podemos es-clarecer dvidas, atestar a expedio e recebimento de docu-mentos.

Informtica

Hoje, quem trabalha com o computador sabe da sua gran-de utilidade. Muitas escolas de vrias cidades do pas j es-to equipadas com computadores, utilizando a tecnologia da informtica. Contudo, conhecemos a realidade do Brasil, h uma triste desigualdade social: muitas escolas j se servem do computador para a otimizao dos servios administrativos, porm muitas outras ainda utilizam mquina de escrever.

As pessoas, que trabalham nas escolas informatizadas, rela-tam que a informtica um sistema que ajuda muito nas roti-nas da escola.

Nossa esperana que todas as escolas do Brasil tenham computadores e que sejam utilizados para facilitar os servios administrativos da equipe da secretaria escolar.

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O objetivo desta unidade falar de algumas atitudes que po-demos adotar para estabelecer uma boa interao com as pessoas no contexto de trabalho e refletir sobre tica profis-sional.

Nem sempre a formao tcnica para lidar com o trabalho o suficiente para desempenhar bem as atividades atribudas a ele. Hoje, precisamos aprender a estabelecer uma boa relao e interao com as pessoas, principalmente no contexto es-colar. Para isso, necessrio observar, primeiramente, como podemos fazer isso. Ento, aconselhamos o seguinte:

adiscrio;

orespeitospessoas;

orespeitosleisehierarquia;

ointeressepelotrabalhoqueseproperealizar;

aorganizaodatarefasdirias;

osaberouvir;

asensibilidadeparadividirtarefasdeformaeqitativaentreos colegas de trabalho.

No cumprimento de tarefas, devemos atentar para o seguinte:

divisodotrabalhoentreosparesdeformaeqitativa;

ouvirosparesnassuasdvidasemrelaoaoservioaseles atribudos;

conferirosserviosrealizados;

no concordar com a sada de documentos da secretariasem acompanhamento;

conferirescrituraoproduzidanasecretariaescolarcomafinalidade de evitar assinatura e expedio de documentos com erro.

Faa uma reflexo sobre a seguinte afirmao e comente-a: s vezes, muito complicado estabele-

cer uma boa interao interpessoal, visto que nem todas as pessoas do meu local de trabalho respeitam a discri-o e assumem suas responsabilidades.

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TEtica profissional

Quando assumimos uma funo social em uma instituio pblica ou privada, devemos atentar para questes ticas. preciso saber o que tica e como podemos ter uma postura tica. Contudo, complexo definir essa palavra que tem tan-tos significados para ns. Para que possamos refletir sobre tica, vamos ler o texto a seguir.

A tica HojeConforme a frase de Kant: age de maneira que possas querer que o motivo que te levou a agir se torne uma lei universal, temos como centro a conscincia moral e, portanto, a responsabilidade moral da pessoa. Assim, o dever tico apela para o pessoal, individual, mesmo que no se viva sozinho no mundo. O filsofo Theodor Adorno (1903-1969) diz que a tica est reduzida a algo individual, privativo.O filsofo Hegel defendia que a liberdade acontece eticamente dentro das ins-tituies histricas e sociais, como na famlia, na sociedade civil e no Estado. Ele afirmava que o Estado a realidade efetiva da idia tica.Hoje, vemos que os grandes problemas ticos esto ao redor da famlia, da so-ciedade civil e do Estado. Ento, ao vermos uma tica concreta, no podemos deixar de lado essas estruturas em que estamos inseridos.A humanidade no sculo XX sentiu-se abalada em duas ocasies. Podemos afirmar que foram episdios devastadores os de 1914-1918, a 1a Guerra Mun-dial, e de 1939-1945, a 2a Guerra Mundial. Esses acontecimentos atingiram todos os aspectos da vida e da cultura mundial. Tivemos um repensar sobre sociedade, poltica, costumes, crenas, saber, cincia. Algumas anlises, diag-nsticos e previses colocavam a humanidade numa responsabilidade tica otimista, e outras mostravam um fim fatal.Na dcada de 1980, temos o incio da chamada idade da tica. Nas lingua-gens religiosas, nas filosofias, nas polticas, nas cincias humanas em geral, os temas ticos passam a ser privilegiados, e a exigncia tica no comporta-mento do homem desencadeia uma nova maneira de ser na sociedade.Na dcada de 90 pudemos perceber que a crise maior da humanidade aconte-ceu no terreno das razes de viver e nos fins que do sentido ao viver. Estamos hoje numa crtica tica, anunciadas no presente, mas que ser do futuro. Ela no a crise do Ter mais, a crise do Ser. a busca entre sentido e no-sen-tido. Aqui se localiza a crise onde se desenrolam os temas ticos, tanto na linguagem quanto nas preocupaes do mundo ocidental.Voltando ao lugar dos acontecimentos dos grandes problemas ticos de hoje a famlia, sociedade civil e Estado , deparamo-nos com uma tica concreta. En-to, cabe investigar e refletir sobre essas questes e outras como as seguintes.

O que tica no relacionamento familiar?Quem dita os direitos e deveres dos pais e filhos? A autoridade dos pais vem de onde? Que tipo de educao deve ser dada aos filhos? Quem d as ordens da casa so os pais ou os filhos? Quem pode querer impor a sua vontade, os pais ou os filhos? O amor um sentimento livre? Qual o sentido de fidelidade que temos hoje? O que dizer hoje da promessa do sim, at que a morte nos separe? Qual deve ser a nova tica nas formas de relacionamento heterosse-xual? Como fundamentar as diferentes escolhas de vida, desde a vida celiba-tria at a homossexual?

O que tica no relacionamento da sociedade civil?Numa sociedade excludente, como falar de tica onde a propriedade um privilgio de poucos? E o que dizer quando o desemprego alto e baixa a perspectiva de salrio justo? E quanto s formas de explorao da mo-de-obra num sistema capitalista? Numa sociedade civil, composta de analfabetos

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(nas letras e na poltica), falar de tica sempre pensar em revolucionar toda uma situao atual?Ouvimos dizer que precisamos ter em nosso pas uma reforma do Estado (que seria reforma poltica, fiscal, estrutural...). O discurso longo e duradouro, pois parece que no h interesse que isso venha a acontecer. De outro lado, vemos que no haver reforma do Estado se no houver uma reforma tica sobre a idia do bem comum, do bem pblico o que de todos e de ningum , da propriedade particular que hoje nas doutrinas ticas vista como uma forma de extenso da personalidade humana, do seu povo, de sua segurana pesso-al e, acima de tudo, da autoconfiana sobre o mundo em transformao.

O que tica no relacionamento com o Estado?Temos aqui problemas ticos complexos. Somente h liberdade do indivduo quando se respeita a liberdade do cidado em um Estado livre e direito. Por-tanto, o respeito e a tica adquirida por meio de leis, como a Constituio, os Direitos Humanos, a definio e diviso dos poderes para evitar abusos, com prtica de eleies peridicas. Ningum livre numa ditadura. O questiona-mento sobre a funo do Estado est entre as alternativas:- os Estados existem de fato com o intuito de buscar um interesse comum e universal, deixando interesses de classes ou de pequenos grupos;ou- os Estados so aparelhos conquistados por grupos ou classes para fazer uso como instrumento de hegemonia, para dominao e explorao.Inquieta-nos muito em nossa conscincia moral toda forma de poltica dita-torial, totalitria e autoritria. Quem gosta de ser submetido a uma forma de incapacidade de escolha, de ao, de questionamento e mudana? O que est sustentando hoje as relaes internacionais?O que dizer do problema moderno que enfrentamos e do qual estamos viven-do que a massificao? Essa massificao acontece nas relaes de traba-lho, na vida social e familiar. As pessoas vo sendo colocadas cada vez mais na funo de simplesmente aceitar as coisas, de serem indiferentes aos fatos, perdendo a arte de falar e de expressar-se, perdendo, por isso, a voz e a vez. Filsofos do nosso tempo falam da despolitizao das massas, do desapareci-mento ou dominao do espao pblico.

(WONSOVICZ, Silvio. Aprendendo a viver juntos: investigando a tica. 9. ed. Florianpolis: Sophos, 2005. p. 79-82.)

Agora que voc leu o texto sobre tica e tirou suas prprias concluses do que seja isso, discuta com colega(s) a respeito do tema. Depois, escreva sobre o

que ser tico para voc.

Para voc relembrar o que tica, retiramos do mesmo livro do texto A tica Hoje (p. 15) a seguinte definio.

tica: vem da lngua grega, ethos, significando modo de ser, a forma usada pela pessoa para organizar

sua vida em sociedade. o processo feito pela pessoa de transformar em normas/regras prticas os valores

surgidos no grupo e na cultura em que vive.

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TEVale enfatizar que no Mdulo 1 do Profuncionrio, esse assun-

to discutido. Contudo, refletir sobre ele nunca demais.

Como ser tico sempre pode ser um ato de educar? Reflita sobre esse enunciado e d seu ponto de vista.

Princpios ticos profissionais

No nosso objetivo dar receita de princpios ticos de um profissional. Contudo, sempre bom revisar tais princpios:

respeitoprofisso;

mantersigiloprofissional,zelandodeassuntosadministrati-vos e que dizem respeito direo, a coordenadores, a pro-fessores, aos alunos, isto , a todas as pessoas envolvidas no processo educativo;

serfirmeeverdadeiroemseudiscursoenacondutaprofis-sional, para que possa gozar da confiana das pessoas;

cumprirsuasobrigaesdeformahonradaecorreta;

cumprirhorrioerealizarcomeficinciaepontualidadeastarefas que lhe forem confiadas;

reconhecersuaslimitaesetentardesenvolverhabilidadesque lhe possibilitem desempenhar bem suas tarefas;

zelarpelopatrimniodainstituioondeatua;

zelarpelasnormaseprocedimentosinstitucionais;

evitaromisses,neglignciaseatosirresponsveisquepre-judiquem a instituio e as pessoas.

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Nas nossas aulas, estamos falando de linguagem, interao, documentos, modo de arquiv-los e, tambm, de alguns pa-pis sociais que so to importantes para o funcionamento da escola. Pois, como j dissemos, a escola constitui uma institui-o e precisa da atuao de pessoas para existir. Ento, neste contexto, falaremos de quem trabalha como encarregado(a) administrativo(a) e secretrio(a) escolar. Contudo, o que fala-mos aqui serve para muitos(as) servidores(as) da escola. Por-tanto, o objetivo desta unidade identificar a contribuio de servidores(as) administrativos(as).

A escola uma instituio social que tem por finalidade oferecer a educao formal, isto , uma educao que est organizada na forma de currculo, disciplinas de diferentes reas do conhecimen-to, metodologias, que envolvem trabalho pedaggico e tambm outros servios, que so realizados por muitos servidores.

Normalmente, a direo de uma escola composta por cinco pa-pis sociais: diretor(a), vice-diretor(a), assistente pedaggico(a), assistente administrativo(a) (encarregado ou encarregada) e secretrio(a) escolar (chefe de secretaria). Vejamos que no so apenas cargos, mas essas pessoas, ao assumirem suas funes na escola, esto assumindo tambm seu papel social de edu-cador, pois esto lidando com pessoas que esto em processo de formao. Aqui, como j dissemos, vamos falar apenas de alguns desses papis sociais.

Encarregado(a) administrativo(a)

Esse papel social faz parte do quadro de servidores(as) de car-go de confiana. Na ausncia do diretor(a) ou vice-diretor(a), o(a) encarregado(a) administrativo(a) que assume a direo, temporariamente, da escola, visto que assessora a direo. A pessoa que assume tal papel tem em sua rotina cuidar dos ser-vios referentes ao quadro de pessoal da escola.

Assim, algumas atribuies desse papel social so: fazer o con-trole de freqncia, atestado mdico, abonos, licena-gestante e outras licenas; fazer o controle do percentual de professores que tm direito a tirar a licena-prmio; fazer o controle de gra-tificao dos professores, etc.

E, ainda, cuidar do patrimnio da escola, registrando, em livro prprio, quando ocorrer dano a ele ou roubo de algum bem. Tambm a essa pessoa cabe tomar as providncias para que o fato seja registrado pela polcia.

Para falar de papis sociais e de escriturao escolar, tomamos como base a estrutura administrativa de escolas pblicas do Distrito Federal. Isso no significa que todas as escolas pblicas do Brasl tenham essa mesma estrutura administrativa, mas essa referncia nos auxilia para um trabalho mais linear. Portanto, cabe a voc comparar nossa exposio e tirar proveito, ao mximo, do que for nescessrio para sua formao. Lembre-se de que aprendemos o tempo todo, pois precisamos de solues para os problemas que surgem no trabalho.

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TEAlm dessas atribuies, tambm responsvel em vistoriar

o funcionamento fsico da escola com o objetivo de averiguar se tudo est em ordem, se no est faltando gua, energia eltrica, etc.

Se no h quem cuide do pessoal e da estrutura fsica da es-cola, com certeza no haver como oferecer uma educao satisfatria aos(s) alunos(as), pois como sabemos neces-srio um conjunto em funcionamento, mas por trs disso h sempre o exerccio de um papel social.

Entreviste um(a) encarregado(a) administrativo(a) e pea a ele(a) que fale sobre suas atribuies sociais

na escola e depois discuta em grupo a importncia do trabalho dessa pessoa para a escola.

Seria interessante perguntar a este profissional quais so os gneros (documentos) que ele/a utiliza em seu

trabalho.

Papel do(a) secretrio(a) e seus(suas) auxiliares

O que o(a) secretrio(a) e seus auxiliares fazem na escola uma forma peculiar de educar, em que cada um(a) contribui com seus conhecimentos e seus servios especficos. Vale ressaltar que algumas atribuies so restritas a esse profis-sional, como as que se seguem:

assessoraro(a)diretor(a)daescolaemserviostcnicos,re-lacionados secretaria;

identificaradocumentaodetodaaescola;

planejar,coordenar,controlaresupervisionarasatividadesda secretaria;

cuidardavidaescolardoaluno;

prestaratendimentoeinformaesapaisealunossobreas-suntos pertinentes ao interesse dessas pessoas, observando o aspecto sigiloso da informao;

manteratualizadostodososlivrosdasecretaria;

participardereunies;

organizar e atualizar arquivos, coletneas de Leis, regula-

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mentos e outras normas relacionadas escola;

elaborarredaopertinenteescolaedigitar(oudatilogra-far), quando necessrio;

instituireencaminharprocessosrelacionadossecretaria;

orientarprofessores(as)quantoaopreenchimentododiriode classe;

acompanharlanamentosdemenes,conceitosounotas,dias letivos e freqncia;

supervisionarentradaesadadedocumentos;

assinardocumentosdasecretaria;

realizaroutrasatividadespertinentessecretaria;

Cabe,ainda,especificarasatribuiesdeseus(suas)auxiliares.

Comente sobre a importncia dos trabalhos desen-volvidos na secretaria escolar para o funcionamento da escola.

Especificaes que devem ser observadas

H trabalhos que so especficos da secretaria escolar que de-vem ser observados, tais como:

1 abertura e encerramento do ano ou semestre eletivo;

2 expedio de registro de diplomas e certificados;

3 matrculas de alunos(as) por srie, turma, turno e nvel de ensino;

4 incinerao de documentos escolares;

5 levantamento de informao para o censo escolar;

6 organizao de documentos para nomeao e exonerao do diretor(a), vice-diretor(a) e secretrio(a);

freqnciadealunos(as)saulas;

recebimento e expedio de transferncias dealunos(as);

trancamentodematrculaedesistncia;

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TE controle de alunos(os) aprovados, reprovados,

em recuperao e em dependncia;

dispensadeeducaofsica;

resultadosdeavaliaoparcial,bimestral,semes-tral, final e, tambm, recuperao de estudos;

aproveitamento,adaptao,equivalnciadees-tudos e promoo excepcional de estudos.

Como percebemos, so muitas as atribuies das pessoas que lidam com os servios da secretaria escolar, algumas so es-pecficas ao() secretrio(a), como por exemplo: assinar docu-mentos e registro de nomeao e exonerao do(a) diretor(a). O trabalho dessas pessoas essencial para o funcionamento da escola, pois por suas mos passam documentos que as-seguram, em qualquer poca, a verificao da identidade de cada aluno(a) e o seu panorama de estudo.

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Cada instituio pblica ou privada, prestadora de servios especficos, possui documentos que marcam as atividades que so realizadas nesse determinado contexto. A esses do-cumentos chamamos de gneros textuais administrativos, burocrticos ou institucionais. Veja um exemplo: geralmente, em um banco, os gneros textuais peculiares a seus servios so cheques, formulrios bancrios com diferentes finalida-des, contratos financeiros, principalmente procedimentos re-alizados por meio eletrnico, etc. Muitas instituies adminis-trativas produzem gneros comuns, como: cartas comerciais, atas, memorandos, ofcios, contratos, etc. Mas, o que muda em seus textos o assunto, a finalidade, que expede e que recebe. Partindo dessa primeira exposio, o objetivo desta unidade explicar os gneros textuais administrativos da es-cola e seus usos.

A escola tambm possui seus gneros textuais especficos. O professor, por exemplo, trabalha com o livro didtico, textos, dirio de classe, etc.

A secretaria tambm possui seus gneros textuais peculiares, isto , o conjunto de textos com configuraes especficas, que pertencem a um contexto especfico e que serve a uma esfera social, que a comunidade da escola. Portanto, ofcio, requerimento, ata, ficha, certificado, histrico escolar, declara-o, memorando, cadastro de professores(as), dirio de classe so, por exemplo, gneros textuais da secretaria escolar, pois tm configuraes e finalidades especficas e servem, princi-palmente, para estabelecer a comunicao entre as pessoas.

Quando o(a) aluno(a) recebe seu histrico escolar pode ler a sntese de toda a sua trajetria de estudos, pesquisa, resolu-o de questes, interao com professores(as), colegas e direo, etc. Isso significa que o histrico escolar um gnero textual da linguagem escrita, que tem uma finalidade social: a histria escolar de uma pessoa que passou pelo ensino funda-mental e/ou mdio.

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TEGneros Textuais

Cada texto bem sucedido cria para seus leitores um fato social. Os fatos sociais consistem em aes sociais significativas realizadas pela linguagem, ou atos de fala. Esses atos so realizados atravs de formas textuais padronizadas, tpicas e, portanto, inteligveis, ou gneros, que esto relacionadas a outros textos e gne-ros que ocorrem em circunstncias relacionadas. Juntos, os vrios tipos de textos se acomodam em conjuntos de gneros dentro de sistemas de gneros, os quais fazem parte dos sistemas de atividades humanas.

(BAZERMAN, Charles. Gneros textuais, tipificao e interao. So Paulo: Cortez, 2005. p. 22.)

Faa um levantamento dos documentos com os quais a secretaria escolar lida, no que se refere ao alu-no.

Gneros da secretaria escolar

Neste longo tpico, identificaremos gneros textuais escritos que so utilizados na escola e que tambm os chamamos de escritura-o escolar. Veja que cada gnero tem uma finalidade social.

Ata de abertura de ano letivo

Tem como finalidade registrar a abertura do ano letivo que um fato relevante histria da escola e da educao.

ATA DE ABERTURA DO ANO LETIVO DE 2006

Aos vinte e sete dias do ms de fevereiro do ano de dois mil e seis, de acordo com o Calendrio Escolar, aprovado pelo Parecer n. seis, de vinte e um de agosto do ano de dois mil, que determina a oferta de duzentos dias letivos para o corrente ano, iniciou-se as atividades do ano letivo de dois mil e seis, com adoo da(s) grade(s) curriculare(s) aprovada(s) pelo Parecer n. oito, do ano de dois mil. A instituio de ensino funcionar no corrente ano letivo no Ensino Fundamental Segunda Fase, de quinta a oitava srie. Nada mais tendo a relatar, eu, Maria da Glria Campos Peixoto, Secretria, lavrei a presente ata, que ser assinada por mim e pelo Diretor desta instituio de ensino.

So Pedro, 28 de fevereiro de 2006.

Joo Ribeiro Costa Maria Campos Peixoto

Diretor Secretria

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Ata de encerramento de ano letivo

Segue o mesmo padro da anterior, mas com outra finalida-de: registrar o encerramento do ano letivo. Vale ressaltar que pode se relatar, na forma de ata, o que foi modificado durante o ano letivo referente turma, aluno e outros tpicos.

ATA ENCERRAMENTO DO ANO LETIVO DE 2006

Aos vinte dias do ms de dezembro do ano de dois mil e seis, de acordo com o estabelecido no Calendrio Escolar, aprovado pelo Parecer n. seis, de vinte e um de agosto do ano de dois mil, que determina a oferta de duzentos dias leti-vos para o corrente ano, encerrou-se o ano letivo de dois mil e seis, aps terem sido cumpridos duzentos dias letivos e executadas a(s) grade(s) curriculare(s) aprovada(s) pelo Parecer n. oito, do ano de dois mil. A instituio de ensino funcionou nos turnos vespertino e matutino. Com oferta de Ensino Fundamen-tal Segunda Fase, de quinta a oitava srie. Sendo quinta e sexta srie no per-odo matutino e stima e oitava srie, no perodo vespertino. Nada mais tendo a relatar, eu, Maria da Glria Campos Peixoto, Secretria, lavrei a presente ata, que ser assinada por mim e pelo Diretor desta instituio de ensino.

So Pedro, 28 de fevereiro de 2006.

Joo Ribeiro Costa Maria Campos Peixoto

Diretor Secretria

Observamos que datas e nmeros de documentos so escritos por extenso, nesse tipo de documento.

Termo de abertura e encerramento do instrumento (livro) de registro de investiduras e exoneraes

TERMO DE ABERTURA

Este livro contm 240 pginas, numeradas e rubricadas por mim, destinando-se ao registro de investidura e exonerao de Diretores, Vice-diretores e Secretrios Escolares.

Estabelecimento de Ensino

Local e Data

Assinatura do(a) Diretor(a)

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TERMO DE ENCERRAMENTO

Nesta data, esgotamos todas as suas folhas, declaramos encerrado o presente livro de Registro de Investidura e Exonerao.

Local e Data

Assinatura do(a) Diretor(a)

Termo de investidura do diretor(a), vice-diretor(a) e secretrio(a)

A autoridade responsvel pela posse definida no Regimento Escolar da Instituio de Ensino.

TERMO DE INVESTIDURA DO DIRETOR

Aos doze dias do ms de fevereiro do ano de dois mil e seis, a Senhora Jlia Cardoso de Lima, natural de Braslia/DF, Registro Profissional n. 432 758, Carteira de Identidade n. 145 567 SSP/DF, 27 de abril de 1985, assume a funo de Diretora do Centro de Ensino Fundamental Ansio Teixeira, para qual foi nomeada, por meio do Ato de Nomeao n. 8, de 26 de janeiro de 2006, publicado no D.O.U n. 0056, de 17 de janeiro de 2006.

Braslia/DF, 12 de fevereiro de 2006.

Carimbo e assinatura Carimbo e assinatura do(a)

Da autoridade competente empossado(a).

Termo de exonerao do diretor(a), vice-diretor(a) e secretrio(a)

TERMO DE EXONERAO DO VICE-DIRETOR

Aos vinte e dois dias do ms de novembro de dois mil e cinco, foi exonerado da funo de Vice-Diretor do Centro de Ensino Mdio Padre Anchieta, o Senhor Jos Antnio Dias Castro, por meio do Ato n. 46, de 18 de novembro de 2005, publicado no D.O.U n. 98, de 16 de novembro de 2005.

Braslia/DF, 23 de novembro de 2005.

Carimbo e assinatura Carimbo e assinatura do(a)

Da autoridade competente exonerado(a).

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Documentos pertinentes ao aluno

Nesta parte, descrevemos procedimentos de processo de in-gresso e permanncia do aluno na escola.

Procedimento de realizao de matrcula nova

So vrios os procedimentos para a efetuao de matrcula nova, que dependem de fatos ocorridos na secretaria escolar. Primeiro, aps a renovao de matrcula de alunos que j es-to na escola, matrcula interna, verifica-se o nmero de vagas remanescentes, isto , disponveis. Essas vagas so divulga-das pela secretria por meio de cartazes, de telefone, ou de interao face a face. No Calendrio Escolar est estabelecido perodo para matrcula que deve ser obedecido.

No perodo de matrcula, os interessados s vagas na escola so atendidos, para esclarecimentos do procedimento de ma-trcula. Os documentos apresentados por esses interessados so examinados. Quando h casos de equivalncia, adapta-o e aproveitamentos de estudos, a pessoa interessada em efetuar a matrcula encaminhada direo.

Perfil da(a) aluno(a) para efetuao de matrcula nova

Seriniciantenoprocessodeeducaoformal,noterestu-dado anteriormente em nenhum estabelecimento de ensi-no.

Tersidomatriculadonoanoanterior,masquenorenovousua matrcula.

Tersidotransferidodeumaescolaparaoutradomesmosis-tema de ensino ou de outro Estado da Federao, ou, ainda, de outro pas.

Noterdocumentaoquecomproveescolaridadeanterior.

Procedimentos de matrcula

Para efetuar a matrcula das pessoas que esto com os docu-mentos organizados os procedimentos so:

preencherformulriodesolicitaodematrculaousimilarem uma via, com os dados fornecidos por quem est interes-

sando em efetuar a matrcula. Esse interessado deve assinar o formulrio;

O(a) aluno(a) menor de idade no pode assinar o formulrio de matrcula.

solicitareidentificarfotografiasdo(a)aluno(a),e