TÉCNICAS DE REUNIÃO

• Por que as pessoas estão investindo cada vez mais tempo em reuniões?

• Como evitar que se torne um fator de stress e passe a valer a pena?

Agenda do workshop

• Planejamento

• Como conduzir uma reunião

• Lidando com imprevistos

• Tomada de decisões

• Encerramento

• Follow up

• Ferramentas

Reunião – Definição

• Ato ou processo de se reunir, com a finalidade de realizar negócios.

• Congregação de pessoas com a finalidade de aumentar a confiança.

Para que convocar uma reunião?

• Precisa de informações de todos.• Quer a participação da equipe para solução de

um problema ou uma decisão• Garantir a atenção de todos em uma

determinada situação• Lidar com problema que exige atenção de

diversos grupos• Esclarecer um problema• Perceber necessidade do grupo de se reunir.

Não convoque uma reunião

• Para resolver questões pessoais• Não tiver tempo para se preparar• Outra estratégia de comunicação pode

funcionar• Problema já resolvido• Assunto que não é do interesse da

maioria• Há conflitos latentes e as pessoas ainda

não estão preparadas para tratá-los

REGRA BÁSICA DE COMUNICAÇÃO

• ELOGIE EM PÚBLICO E CRITIQUE EM PATICULAR

Quem participará da reunião

• Todos que estão envolvidos ou serão afetados

• O gestor precisa se preparar para fazer escolhas difíceis.

Quantas pessoas você deve convocar?

REGRA – 8 – 18 - 1800

Quantas pessoas você deve convocar?

• 8 – Solução de problemas ou tomada de decisão.

• 18 – Brainstorm

• 1800 – Se quiser aumentar a motivação de um grupo, provocar frenesi com um novo produto, novo benefício, .....

Reuniões Individuais

• Feedback

• Comunicar aumento, desligamento.

• Comunicar mudança que afete diretamente aquela pessoa.

Como se preparar?

• Reuniões proveitosas, eficazes, exigem planejamento e bom senso.

Qual é o objetivo da reunião?

• Informar

• Esclarecer

• Promover um brainstorm

• Resolver um problema

• Decidir

• Esclarecer papéis e responsabilidades

Quem deve ser convocado?

• Regra – 8 – 18 – 1800

• Pessoas realmente envolvidas e que deverão contribuir e depois implementar as ações definidas.

Como convidar as pessoas?

• Faça o convite individualmente

• Informe a finalidade

• Escolha um horário compatível aos participantes

• Atribua um papel ativo para os participantes

Planejamento

• Quando?

• Onde?

• O que vai precisar?

Equipamentos

Informações

Disposição da sala

Agenda da Reunião

• Finalidade• Objetivos ou Resultados esperados• Participantes• Data, Horário e Local• Duração• O papel de cada participante

Envie a agenda com antecedência para motivar os convidados

Cuide de suas competências gerenciais

• Ouvir idéias

• Acreditar nas pessoas

• Monitorar debates

• Gerenciar conflitos

• Dar e receber feedback

• Motivar pessoas

Como conduzir uma reunião?

• Respeite o horário

• Revise a agenda

• Estabeleça regras básicas

• Dê tempo para apresentações se for o caso

• Deixe as pessoas a vontade

Cuidados na condução de uma boa reunião

• Siga a agenda• Garanta que todos possam expor seus pontos

de vista• Estimule todos a participar• Ouça primeiro os menos experientes• Cuide do foco para que não haja dispersão• Anote as idéias em local acessível a todos• Cuide-se como líder da reunião.

Decisões em Grupo

• Consenso

• Maioria

• Chefe decide

Encerramento da Reunião

• Faça um resumo

• Registre tudo o que foi relevante

• Os principais itens de ação

• Peça feedback dos participantes

Imprevistos?

• Atrasos

• Cochichos

• Roubar a palavra

• Empacados

• Silêncio

• Perda de foco

• Conflitos

Problemas latentes

• Hipopótamo na sala de reuniões –

Nick Morgan

Ofereça funções para os participantes

• Fiscal – de tempo, de assuntos

• Secretário – anotações de decisões e próximas ações

• Consultor – alguém que traz informações que serão relevantes para o grupo.

Encerramento

• Respeite o horário de término, isso representa respeito aos participantes.

• Tenha apoio de alguém para cuidar do tempo.

• Antecipe o encerramento se for o caso.

Encerramento

• Relembre as principais decisões e faça um resumo.

• Anuncie os próximos passos.

• Agradeça a participação de todos.

Follow Up

• Implementar o que foi decidido é o mais importante para transformar em sucesso a reunião.

Sucesso

• Comunicar o plano de ação – sensação de algo realizado

O que?

Quando?

Quem?

Tecnologia – Reuniões Virtuais

• Videoconferência

• Audio

• Internet

• Webconferência

• Salas de bate papo

A tecnologia não elimina o planejamento.