Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC)

Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC)

Nova metodologia para a gestão de custos e rentabilidade das empresas

Workshop Pós-Graduação da CLT – Fevereiro 2010

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Agenda

1 - Introdução ao TDABC

2 - Areas de aplicacao do TDABC

3 - Caso practico de implementacao do TDABC


Agenda


2 - Áreas de aplicação do TDABC

3 - Caso prático de implementação do TDABC


Porque é que as empresas necessitam de metodologias de gestão de custos e rentabilidade?

Cus

tos

Rec

eita

s

Cliente A Cliente B Cliente A Cliente B

Nos métodos de gestão de custos tradicional, os custos são distribuídos considerando regras pré-

definidas (Volume, % das receitas, número de pessoas, etc)

Com os novos métodos de gestão de custos, os custos são distribuídos considerando a complexidade dos

clientes, produtos e serviços

Lucros “Aparentes”

Lucro “Invisível”

Custos “Invisíveis”


0%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

40%

80%

120%

160%

200%

100%

Lu

cro

Ac

um

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po

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lie

nte

% Acumulada de Clientes

Os 20% mais lucrativos geram entre 150% a 300%

dos lucros

Os 20% menos lucrativos fazem perder entre 50% a

200% do lucro total

Potencial para Lucro Adicional

Lucro Total

Porque é que as empresas necessitam de metodologias de gestão de custos e rentabilidade?


Durante os anos 80 surge o ABC como resultado de vários trabalhos e artigos publicados da Harvard Business School.

Definição do ABC:

Metodologia de gestão de custos, que identifica as actividades de uma organização e distríbui os custos dos recursos de cada actividade a todos os seus produtos e serviços, considerando o seu consumo real.

Objectivo:

Melhoria na gestão de custos e lucros dos seus produtos e clientes.

O Activity-Based Costing (ABC) no início...



Um exemplo de aplicação do ABC

1. Calcular o custo total dos recursos fornecidos = $ 567,000.

2. Estimar a % do tempo utilizado por cada pessoa em cada actividade.

3. Determinar a quantidade total de actividades efectuadas.

4. Calcular as unidades de custo por actividade.

5. Baseado no consumo de cada cliente, distríbuir os custos considerando o consumo real de cada actividade.

Actividade % do tempo utilizado

Custo distribuido por actividade

Quantidade total das unidades da actividade

Unidade de custo por actividade

Processamento das encomendas

70% $ 396,900 49000 $ 8.10 / encomenda

Recepção das ordens de compra

10% $ 56,700 1400 $ 40.50 / ordem de compra

Facturação dos clientes

20% $ 113,400 2500 $ 45.36 / factura

Total 100% $ 567,000

Cálculo ABC para um departamento administrativo com 28 pessoas que desempenham 3 actividades:


Cliente Proveito Total

Custo Total distríbuido

considerando o método

tradicional

Lucro Total

A $400,000 $283,500 $116,500

B $400,000 $283,500 $116,500

Total $800,000 $567,000 $233,000

Cliente A:

Receita Total = $ 400,000

Nr. de Encomendas = 40000

Nr. de Ordens de Compra = 1000

Nr. de Facturas = 2000

Cliente B:

Receita Total = $ 400,000

Nr. de Encomendas = 9000

Nr. de Ordens de Compra = 400

Nr. de Facturas = 500

Um exemplo de aplicação do ABC

Cliente Proveito Total

Custo Total distríbuido

considerando o metodo

ABC

Lucro Total

A $400,000 $455,220 -$55,220

B $400,000 $111,780 $288,220

Total $800,000 $567,000 $233,000

Lucro total por cliente considerando metodologia de gestão de custos

tradicional

Lucro total por cliente considerando metodologia ABC


- Custos de projecto elevados na fase de construção do modelo devido ao tempo necessário para entrevistar e medir a % do tempo de cada indivíduo pelas suas actividades.

- Custos de manutenção elevados devido à rigidez do ABC o que não permite uma fácil actualização quando os custos e processos se alteram.

- É limitado no número de actividades a incluir no modelo ABC.

- Não deixa transparecer a complexidade e diversidade inerentes às unidades de custo (i.e. uma ordem de encomenda do cliente B pode ser mais complexa e exigir mais tempo de processamento do que uma ordem do cliente A).

- A distríbuição do tempo de um indivíduo às diversas actividades é subjectiva e difícil de validar.

Principais problemas do ABC

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O aparecimento do Time-Driven Activity-Based Costing (TDABC)

O TDABC é uma metodologia de gestão de custos que fornece informação detalhada ao nível de custos e lucros de produtos, serviços e clientes, essenciais para a gestão de uma empresa.

A metodologia TDABC pode ser desenvolvida a partir de 2 questões fundamentais:

- Quanto custa fornecer capacidade de recursos para cada processo da empresa?

- Quanta capacidade de recursos (tempo) é necessária para desempenhar o trabalho de cada ordem, produto e serviço dos clientes?




O TDABC em prática1 – Calcular o custo unitário de fornecimento de capacidade para os processos

Custo Unitário = Custo da Capacidade Fornecidos

Capacidade Prática dos Recursos Fornecidos

Exemplo: 28 funcionários desempenham trabalho na área administrativa de uma empresa e tem um custo total de $567,000.

Cada funcionário trabalha 240 dias por ano e 7.5 horas por dia. Os funcionários usam em média 75 minutos por dia em intervalos, treino e educação deixando 375 minutos por dia ou ≈ 90000 minutos por ano por funcionário para trabalho produtivo.

O cálculo do custo unitário para o fornecimento de capacidade pode ser então calculado:

Custo unitário = 567000

90000 * 28 = 2520000 minutos= $ 0,225 por minuto




O TDABC em prática2 – Fazer o estudo dos processos de cada departamento

Order Received2 minutes

Existing Account?

Quote Needed?

Gather info

Yes?

No?

Submit to Accouting

Account Setup

New Account

5 minutes in total

Enter order in the system with

system prices2 min * #LI

No?

Confirm Order1 minute

Warehouse

Shipping

Identify needs1 minute

Yes?

In Stock?Available in

System?

No?

Use Standards

Contact Vendor5 minutesYes?

No?

Quote price6 min * #LIYes?

Order Entry Activity

Quoting Activity




O TDABC em prática3 – Estimar o tempo necessário para cada actividade do processo e identificar Cost Drivers

Actividade Tempo necessário Cost drivers

Receber reserva 2 minutos Por reserva

Introduzir detalhes da reserva no sistema

2 minutos Por linha de encomenda na reserva

Confirmar reserva 1 minuto Por reserva

Novo Cliente?

Criar novo cliente no sistema

5 minutos Por cada novo cliente

...




O TDABC em prática4 – Agregar as actividades e os seus tempos para construir a Time Equation do processo

Time equation 1 = 2 + 2 * LI + 1 + 5 {if NEW} + 1 {if CONF} + 1 {if QUOTE}*(1 + 5 {NS})*6{if QCONF}*LI)

LI _______ # de linhas de encomenda

NEW _____ indica se é um cliente novo

CONF _____ indica se é uma reserva confirmada

QUOTE ____ indica se é uma reserva já com cotação

NS _______ indica se é um produto sem stock

QCONF ____ indica se é uma cotação confirmada




O TDABC em prática5 – Validar a informação e criar relatórios de gestão de apoio à decisão

Actividade Tempo (minutos)

Custo por minuto

Unidade de custo por actividade

Quantidade total das unidades da actividade

Tempo Total da Actividade

Custo Total da Actividade

Processamento das encomendas

32 $ 0,225 $ 7.20 / encomenda

49,000 1,568,000 $ 352,800

Recepção das ordens de compra

176 $ 39.60 / ordem de compra

1400 246,400 $ 55,440

Facturação dos clientes

200 $ 45.00 / factura

2500 500,000 $ 112,500

Capacidade Utilizada

2,314,400 $ 520,740

Capacidade Não Utilizada (8,2%)

205,600 $ 46,260

Total 2,520,000 $ 567,000




Benefícios do TDABC

- Metodologia dinâmica e de rápida manutenção i.e. qualquer actualização ou optimização das actividades, processos ou custos podem ser rapidamente reintegrados num sistema TDABC.

- Permite captar a complexidade e diversidade das actividades e processos e perceber quais os principais cost drivers.

- Permite calcular taxas de utilização de capacidade dos recursos.

- Integração sustentada com recurso a informação de sistemas ERP e de CRM.

- Pode ser aplicado em qualquer indústria e empresa.




O TDABC como ferramenta essencial de gestão na complexidade da empresa

Complexidade Crescente

Poucos Departmentos Múltiplos Departmentos Múltiplas Empresas

Enterprise-wide Model

Traditional ABC

Complexidade do Modelo

Com

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rs - Visibilidade dos lucros de clientes a nível global

- Visibilidade dos lucros ao nível do produto

- Decisões estratégicas ao nível de “pricing”

- Análise de custos da Cadeia de Abastecimento

- Criação de benchmarks operacionais



Agenda








Áreas de Aplicação do TDABC – Gestão do Lucro




A complementariedade do TDABC com o Lean Management

Características comuns

Lean Management

TDABC Benefício de adicionar o TDABC

Estudo do Processo

Identificação do desperdício no processo

- Os processos são constítuidos por actividades específicas de um departamento- Representa cada processo com uma ou mais time equations e permite identificar excepcões

- Assiste na realização de simulacões e na compreensão do impacto ao nível de custos- Possibilita o cálculo da capacidade e taxas de utilização- Apoia na validação operacional- Permite o efectuar de exercícios de benchmarking de processos

Definição das actividades

Identificação do desperdício nas actividades

Medição dos tempos por actividade

- Permite a construção de modelos base que podem ser usados na implementação noutros escritórios/empresas

Nível de detalhe na recolha de informação

A recolha de informação e efectuada de forma agregada i.e. (número total de encomendas)

Usa informação ao nível da transacção e das suas características

- Permite analisar toda a informação desde a transacção ate ao produto e cliente-Acrescenta detalhe na análise ao utilizar as características inerentes a cada transacção



Agenda








Miguel Guimarães

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