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Tópicos Avançados em Sistemas de Informação

Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Gerenciamento Eletrônico de

Documentos

GEDCynara Carvalho

[email protected]

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Tópicos Avançados em Sistemas de Informação

Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

História do gerenciamento de documentosHistória do gerenciamento de documentos

• Documentos em papel eram armazenadas Documentos em papel eram armazenadas em pastas dentro de armáriosem pastas dentro de armários

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

História do gerenciamento de documentosHistória do gerenciamento de documentos

• Processadores de textoProcessadores de texto• Armazenamento digital em discos individuais Armazenamento digital em discos individuais

e isoladose isolados

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

História do gerenciamento de documentosHistória do gerenciamento de documentos• Usuários criavam verdadeiras ilhas de Usuários criavam verdadeiras ilhas de

informaçãoinformação• Informações eram desorganizadas e Informações eram desorganizadas e

descentralizadasdescentralizadas

As redes permitemque os usuários compartilhemrecursos

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

ProblemasProblemas

• Informação inacessível ou de difícil Informação inacessível ou de difícil localizaçãolocalização

• Informação desconectada de processosInformação desconectada de processos• Incompatibilidades de diferentes plataformasIncompatibilidades de diferentes plataformas• Os documentos sofrem alterações, que não Os documentos sofrem alterações, que não

são divulgadassão divulgadas– Conseqüência: uso indevido de

informações desatualizadas

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de

documentos de forma digital. Tais documentos podem ser das mais

variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e

mesmo arquivos já criados na forma digital.

Conceito 1:

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

É um grupo de tecnologias,

divididas em cinco funcionalidades

básicas: captação, gerenciamento,

armazenamento, distribuição e

preservação. Dentro dessas

funcionalidades, cada tecnologia

tem uma função específica. Essas

tecnologias, trabalhando reunidas

ou isoladamente, promovem a

organização de informações não-

estruturadas.

Conceito 2:

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Solução: Gerenciamento de DocumentosSolução: Gerenciamento de Documentos

• Controle de mudançasControle de mudanças• Disponibilização de documentos referentes ao negócio crítico Disponibilização de documentos referentes ao negócio crítico

da corporaçãoda corporação• Controle automático do ciclo de vida dos documentos Controle automático do ciclo de vida dos documentos

– desde sua criação até o arquivamento final

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Recuperação através das PropriedadesRecuperação através das Propriedades• São valores que identificam unicamente um São valores que identificam unicamente um

documentodocumento• Podem ter atributos padrões ou Podem ter atributos padrões ou

customizados (nome do site, sigla do site, customizados (nome do site, sigla do site, plataforma, central, etc.)plataforma, central, etc.)

Autores:Título:

Palavras-chave:Data de Criação:

MenezesTeste de procedimentoerros, qualidade, problemas07/05/03 10:12:11 AM

Propriedades

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Por exemplo...Por exemplo...

Preciso de

um artigo do Prof Barroso publicado no

INAC

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Tópicos Avançados em Sistemas de Informação

Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Por exemplo...Por exemplo...

Antônio Carlos Barroso

INAC

2009

Artigos

Fonte

Data

Autor

Preciso de

um artigo do Prof Barroso publicado no

INAC

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

QuantoQuanto custa não encontrar a informação correta?custa não encontrar a informação correta?

• Executivos passam de 15 a 35% de Executivos passam de 15 a 35% de seu tempo procurando por informação seu tempo procurando por informação que os auxiliem na tomada de decisãoque os auxiliem na tomada de decisão

• 40% dos usuários dizem não 40% dos usuários dizem não encontrar o que estavam procurando encontrar o que estavam procurando em sua intranetem sua intranet

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

• Tempo gasto em procuras mal sucedidasTempo gasto em procuras mal sucedidas

• Retrabalho de informações que já existem, mas Retrabalho de informações que já existem, mas não puderam ser encontradasnão puderam ser encontradas

• Perda de receitaPerda de receita

• Aumento de custosAumento de custos

• Aumento de riscosAumento de riscos

QuantoQuanto custa não encontrar a informação correta?custa não encontrar a informação correta?

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

O GED é formado pelas seguintes tecnologias:

- Document Imaging (DI)

- Document Management (DM)

- Workflow

- COLD/ERM

- Forms Processing

- RIM- Records and Information Management

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Document Imaging (DI)

Enfatizava basicamente a digitalização de documentos de

origem papel, gerando-se imagens digitais dos documentos. Essa

mesma tecnologia também possibilita a digitalização de

documentos de origem microfilme, justamente para converter os

documentos gerenciados pela tecnologia anterior.

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Document Management (DM)

Ferramentas para controle de localização, atualização,

versões e mesmo de temporalidade de guarda dos documentos.

Essa tecnologia permite a rastreabilidade das alterações dos

documentos. Hoje, dada a quantidade de arquivos nos diretórios,

a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas

redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em

ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM

para todas as aplicações de gerenciamento de documentos.

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Workflow

Fluxo de Trabalho. É a tecnologia

que permite gerenciar de forma pró-ativa

qualquer processo de negócio das empresas.

Garante o acompanhamento constante de

todas as atividades e um aumento de

produtividade com objetividade e segurança.

O Workflow também atua como um integrador

dos mais diversos sistemas e tecnologias:

ERP, Enterprise Resource Planning, SCM,

Supply Chain Management, CRM, Customer

Relationship Management, e Business e

outras.

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

O que é Workflow ?

É um processo que permite distribuir uma ou mais tarefas para um grupo de pessoas ou um usuário único.

É o termo utilizado para descrever um processo criado para atingir uma meta específica.

Define QUEM realiza QUAIS tarefas e em QUAL ORDEM de execução.

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Tecnologia Workflow

Controla e Gerencia Processos

Garante que a tarefa foi executada pela pessoa correta no tempo determinado

Organiza os trâmites, prazos, sincroniza pessoas, tarefas e documentos

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Alguns Aspectos Importantes sobre Workflow

Homogeneidade da Informação

Agilidade (FH como diferencial competitivo)

Objetivo Único

Indicadores por Processo

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Ferramenta de TI para Workflow

Genericamente, pode-se dizer que uma ferramenta de Workflow contempla todos os processos, pessoas e organizações envolvidas para direcionar informações que entram e saem da empresa.

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Exemplo Workflow

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Exemplo Workflow

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

COLD/ERM

Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report

Management (Gerenciamento Corporativo de Relatórios). O

processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam

ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até

conferidos.

A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam

gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações

sobre o relatório sem afetar o documento original. Devido a

abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser

chamada de ERM - Enterprise Report Management.

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Forms Processing

Processamento de Formulários. A tecnologia de

processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as

informações nos formulários e relacioná-las com campos nos

bancos de dados.

Essa tecnologia automatiza o processo de digitação. O Forms

Processing é utilizado por bancos para agilizar o processamento dos

formulários de abertura de contas e concessão de créditos, por

exemplo.

Para o reconhecimento automático de caracteres são utilizados o

OCR, Optical Character Recognicion e o ICR, Intelligent Character

Recognition.

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Tópicos Avançados em Sistemas de Informação

Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

RIM- Records and Information Management

Gerenciamento de Arquivos. É o gerenciamento do ciclo de

vida do documento, independentemente da mídia em que ele se

encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento,

processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos

documentos são controlados pela categorização de documentos e

tabelas de temporalidade.

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Aplicabilidade do GED:

•Apoio ao gerenciamento do conhecimento, ERP, CRM, comércio eletrônico e

outras tecnologias

•Apoio aos processos de fiscalização

•Apoio documental aos sistemas de GIS ( Sistema de Informação Geográfica)

•Arquivos de recortes de jornais e revistas - Clipping

•Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e

outros

•Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, aplicações por

exemplo

•Automação de cartórios

•Bibliotecas digitais

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Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

Aplicabilidade do GED:

•Cartões de assinatura

•Catálogos de peças e listas de preços

•Contratos de câmbio

•Contratos de financiamento e leasing

•Controle completo de compras. Do pedido à entrega do produto

•Controle de bilhetes de companhias aéreas

•Controles de documentos de arrecadação, impostos, taxas, multas em

organismos do governo

•Conversão de acervos históricos

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Tópicos Avançados em Sistemas de Informação

Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED

•Permite a recuperação da empresa após desastres, como o caso do World Trade Center,

EUA, em setembro de 2001.

•Redução de custos com cópias, já que há disponibilização dos documentos em rede.

•Absoluto controle no processo de negócio.

•Alta velocidade e precisão na localização de documentos.

•Criação de facilidades para o trabalhador do conhecimento.

•Disponibilização instantânea de documentos sem limites físicos.

•Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais.

•Gerenciamento automatizado de processos, minimizando recursos humanos e

aumentando a produtividade.

•Grande melhoria no processo de tomada de decisões.

•Aproveitamento de espaço físico.

•Ilimitadas possibilidades para indexação e localização de documentos.

Porque as empresas no Brasil estão implantando o GED: