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Centro Educacional Rosangela Diegues TID Tramitação Interna de Documentos TRAMITAÇÃO INTERNA DE DOCUMENTOS Obra redigida e organizada por: Vice-Presidência de Relacionamento, Desenvolvimento e Tecnologia Gerência de Treinamento a Clientes Centro Educacional Rosangela Diegues Versão 5 - Janeiro/2014 Todos os nomes de produtos referenciados nesta apostila são marcas registradas de suas respectivas companhias.

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TID – Tramitação Interna de Documentos

TRAMITAÇÃO INTERNA DE

DOCUMENTOS

Obra redigida e organizada por:

Vice-Presidência de Relacionamento, Desenvolvimento e Tecnologia

Gerência de Treinamento a Clientes

Centro Educacional Rosangela Diegues

Versão 5 - Janeiro/2014

Todos os nomes de produtos referenciados nesta apostila são marcas registradas de suas respectivas companhias.

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TID – Tramitação Interna de Documentos

TRAMITAÇÃO INTERNA DE

DOCUMENTOS

DIREITOS AUTORAIS

Todas as informações contidas neste documento são consideradas privilegiadas e

pertencentes à

PRODAM - Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município de São

Paulo

Este material inclui descrições de metodologias, práticas e conceitos destinando-se aos operadores

do sistema TID – Tramitação Interna de Documentos e foi preparado como material de apoio ao treinamento.

Sendo assim, nenhuma parte desse documento poderá ser reproduzida, por quaisquer meios, sem

a autorização prévia e expressa da PRODAM - Empresa de Tecnologia da Informação e Comunicação do Município de São Paulo .

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TID – Tramitação Interna de Documentos 3

ÍNDICE

APRESENTAÇÃO ........................................................................................................... 4

Informações de acesso ................................................................................................... 5

Problemas no acesso ao sistema .................................................................................... 8

Operacionalização do sistema ......................................................................................... 9

Mudar Unidade .............................................................................................................. 13

Ajuda Online .................................................................................................................. 14

Pasta Cadastros ............................................................................................................ 14

Cadastro de Documento ................................................................................................ 15

Tramitação de Cópia ..................................................................................................... 24

Cancelamento da Tramitação ........................................................................................ 28

Encerrar Documento ..................................................................................................... 30

Reativar Documento ...................................................................................................... 35

Recebimento de Documento ......................................................................................... 36

Subtramitação ............................................................................................................... 38

Nova Tramitação ........................................................................................................... 39

Agrupar Documento ...................................................................................................... 40

Desagrupar Documento ................................................................................................ 44

Histórico da Tramitação ................................................................................................. 45

Consultas....................................................................................................................... 46

Protocolo ....................................................................................................................... 49

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TID – Tramitação Interna de Documentos 4

APRESENTAÇÃO

O sistema TID - Tramitação Interna de Documentos - é um sistema de informações,

operado em ambiente WEB. Seu conceito é o controle das tramitações de documentos.

Ao cadastrar um documento no sistema serão viabilizadas informações como:

- movimentação e circulação do documento pelas diversas unidades existentes

na PMSP;

- informações relativas ao conteúdo do documento;

- identificação nominal do remetente e destinatário;

- datas de entrada e saída em cada unidade;

- arquivamento, etc.

Para isso o sistema deve ser alimentado com a informação corretas devendo o

operador se ater as informações contidas no documento.

Restrição

O TID destina-se exclusivamente ao registro e acompanhamento de documentos em

circulação nas unidades da Secretaria. Não inclui a tramitação de Processos uma vez

que estes observam controles já estabelecidos na PMSP.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 5

Informações de acesso

O acesso ao sistema TID é feito através dos endereços:

http://web4.prodam/tid (pela rede da prefeitura)

http://tid.prodam.sp.gov.br (pela Internet)

Ao entrar na página inicial do sistema, o mesmo solicitará a sua identificação para

acessá-lo. O acesso ao sistema acontece de acordo com o perfil do operador.

Os perfis disponíveis para acesso ao sistema TID são:

Perfil de Administrador Prodam - é o responsável pelo cadastro da Secretaria

e do administrador responsável pela mesma. Tem acesso irrestrito ao sistema,

sendo capaz de realizar cadastros, consultas e alterações, tanto para as

unidades quanto para os servidores, atualizar tabelas, exportar dados etc.

Perfil de Administrador Secretaria - é o responsável pelo cadastro das

principais unidades da Secretaria, cadastro dos administradores que ficarão

subordinados a ele, definição das regras e normas relativas ao funcionamento

do TID para a rotina da sua secretaria. Pode indicar o operador de tabelas e

operador responsável pelo cadastro de unidades e é o contato com o

Administrador Prodam.

Perfil do Operador de Tabelas – responsável pela manutenção de dados nas

tabelas, incluindo, excluindo e bloqueando os itens nas mesmas.

Perfil Operador responsável pelo cadastro de unidades – responsável pelo

cadastro de unidades, muitas vezes indicado por ser operador da área do

protocolo, onde a inclusão de unidade é mais solicitada.

Perfil de Operador Local - acessa as funções de operacionalização como

cadastro, consulta, recebimento, nova tramitação, agrupamento, reativação de

documento, enceramento etc. É o operador que diariamente alimentará o

sistema.

Perfil do Operador de Consulta – permissão somente para consulta a algumas

telas.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 6

Para que você acesse o sistema, será necessário que o operador administrador

cadastre você em uma unidade e lhe forneça o perfil de acesso adequado.

Ao entrar no sistema, a tela abaixo será apresentada e o sistema será configurado de

acordo com o seu perfil de acesso.

Para o primeiro acesso, no campo Órgão Municipal, clique no dropdown e escolha o

órgão ao qual você pertence. No campo operador preencha o seu RF (com 7 dígitos).

O campo Unidade deverá ser preenchido com o número da unidade informada pelo

administrador do sistema que efetuou o seu cadastro (com 6 dígitos). A primeira senha

será a padrão recebida do administrador do sistema – “prodam”. Esta senha padrão

deverá ser alterada no momento do acesso.

Assim preencha a senha prodam no campo senha e logo abaixo nos campos

referentes a Alteração de Senha cadastre a senha que desejar. A nova senha a ser

cadastrada pelo usuário, deverá conter o mínimo de três dígitos e máximo de seis,

podendo ser alfa-numéricos, com diferenciação entre maiúsculas e minúsculas.

O procedimento para o cadastro da senha somente deverá ser efetuado no primeiro

acesso do servidor ou quando este esquecer a senha. Neste caso o operador deverá

solicitar ao administrador que limpe sua senha para então repetir este procedimento,

pois quando a senha é limpa pelo administrador o sistema considera este o primeiro

acesso. Uma vez cadastrada a senha, no próximo acesso ao sistema, o campo senha

deverá ser preenchido com a senha cadastrada pelo operador, não havendo mais

necessidade do preenchimento do campo alteração de senha.

A primeira Senha será

sempre

prodam

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TID – Tramitação Interna de Documentos 7

A partir de então a senha a ser digitada será sempre a mesma, ressaltando que esta não expira.

Após o preenchimento de todos os campos clique no botão . Como foi informado, a senha não expira, porém caso o operador deseje alterá-la, poderá fazê-lo, desde que não tenha esquecido a senha cadastrada anteriormente. Neste caso preencha os campos “Órgão Municipal”, “Operador”, “Unidade” e Senha. Em seguida passe para os campos relativos a alteração de senha e no campo “Nova senha” digite a senha que deseja cadastrar, repetindo a mesma no campo “Redigite a Nova Senha”.

Após o preenchimento de todos os campos clique no botão e sua senha será alterada.

Preenchido somente no

primeiro acesso

Digite a senha cadastrada

anteriormente

Digite a nova senha e repita a

mesma no campo

seguinte

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TID – Tramitação Interna de Documentos 8

Para ter acesso ao sistema

Órgão Municipal – clique no dropdown e

escolha o Órgão ao qual você pertence;

Operador – digite seu RF;

Unidade – digite o número da unidade

Senha – digite sua senha;

Clique no botão “OK”.

Problemas no acesso ao sistema

Verifique se o Caps Lock não está acionado. Caso tenha a senha bloqueada entre em

contato com o

Administrador

Verifique se o nº do RF está correto. Caso esteja entre em contato com o administrador do sistema

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TID – Tramitação Interna de Documentos 9

Após se identificar, será exibida a tela principal do TID com a identificação da Unidade e a Secretaria.

Os procedimentos realizados até aqui deram ao operador acesso ao sistema. Para acessar a parte operacional do mesmo coloque o mouse sobre a tela e observe a

transformação do cursor em . Em qualquer região onde o cursor permanecer com este formato (link), clique para ter acesso à tela que lhe permitirá operacionalizar o sistema. Operacionalização do sistema Ao entrar nesta tela, estará disponibilizado o e-mail para o qual poderão ser enviadas as dúvidas com problemas encontradas no sistema. Mais abaixo estará a identificação da Unidade e ainda um alerta para que ocorra a baixa do documento no sistema.

Nesta tela várias ferramentas estarão disponibilizadas, sendo: Relatório de Documentos Recebidos contendo três colunas:

Unidade de Origem - Indicação da unidade que está enviando o documento

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TID – Tramitação Interna de Documentos 10

Recebidos - Quantidade de documentos que já chegaram a unidade e que foram

recebidos no sistema pelo operador.

Total - refere-se a todos os documentos que foram cadastrados no sistema para envio à unidade em questão. Assim a partir do momento em que um documento for cadastrado você poderá visualizá-lo.

Caso queira visualizar os documentos que ainda não foram recebidos, na coluna Unidade de Origem, clique no nome da unidade de interesse.

A diferença existente entre a coluna Total e a Coluna Recebidos indica o número de documentos enviados à unidade, que ainda não foram recebidos no sistema.

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O sistema abrirá uma nova tela onde constará o número do documento no TID e os dados referentes ao cadastro deste documento. No final de cada linha existem duas marcações:

Refere-se aos documentos que já foram recebidos pela unidade

Refere-se aos documentos que ainda não foram recebidos no sistema

Na parte inferior da tela, existe um botão que possibilita o recebimento de documentos, podendo ser recebido um ou mais documentos. Para isto é necessário que você faça a opção por um ou mais registros, selecionando-o(os), através da caixa de seleção e em seguida clique no botão “Receber Documentos Selecionados”.

O que há de mais importante nesta tela é a pesquisa ou consulta aos documentos que ainda não chegaram na sua unidade. Cada documento cadastrado possui um número de TID e é nele que está o link para você clicar e obter informações sobre o documento que ainda não chegou até você.

Cuidado

Esta não é a melhor maneira de receber um documento, uma vez que o mesmo não está sendo visualizado. Outro risco é o de selecionar o documento errado e recebê-lo no sistema sem que ele esteja fisicamente em suas mãos. Você estará se responsabilizando por algo que não está em seu poder.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 12

Assim clique no número do TID e visualize o conteúdo do documento.

Ainda na tela de operacionalização do sistema, do lado esquerdo da mesma estarão disponibilizadas informações e botões, sendo:

Identificação do Órgão Municipal Identificação da Unidade do Operador Identificação do Operador Permite ao operador mudar de uma Unidade para outra sem sair do sistema. Só estará disponível para operadores cadastrado em mais de uma unidade. Traz as dúvidas mais freqüentes e conteúdo didático para maiores esclarecimentos

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Mudar Unidade

O Operador cadastrado em mais de uma Unidade poderá trocar de Unidade sem a necessidade de fechar o sistema e acessar novamente a tela de login, para isto, basta clicar no botão Mudar Unidade que se encontra no Menu lateral. Selecione a Unidade que deseja mudar e clique no botão confirmar.

Sua Unidade passa a ser a Unidade selecionada.

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Ajuda Online

A Ajuda Online permite solucionar dúvidas sobre o sistema orientando passo-a-passo o uso de suas funções. Outra opção de ajuda é através do Manual on-line e para acessá-lo, clique sobre a figura do mesmo.

Pasta Cadastros

Ao clicar nesta pasta, será exibido todo seu conteúdo.

Conforme demonstrado na figura acima, a disponibilidade dos itens existentes nesta pasta tem seu acesso baseado no perfil de acesso do operador. Neste manual o foco será dado ao Operador Local, com todas as rotinas direcionadas ao mesmo.

Perfil de Operador

Local Perfil do

Operador de Tabelas

Perfil Operador responsável

pelo cadastro de unidades Operador de

Tabelas

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Cadastro de Documento

Para cadastrar um documento é necessário que o mesmo esteja em suas mãos, para que você faça o cadastro com total fidelidade às informações contidas no documento. Clique na pasta “CADASTROS” e em seguida clique no item “Documento”. O sistema abrirá a tela Inclusão de Documento.

Observe a orientação do sistema quanto ao preenchimento dos campos mantidos na tela, sendo: (um asterisco) - quando o campo possuir este caractere, seu preenchimento é de caráter obrigatório; (dois asteriscos) – quando o campo possuir estes caracteres o preenchimento só será obrigatório para SME- Secretaria Municipal de Educação. Campo Unidade de Origem - A Unidade de Origem é o local de origem do

documento, ou seja, onde o documento foi criado. O TID, como sugestão, automaticamente preenche o campo com o nome de sua Unidade.

Observe que existem dois itens a serem preenchidos neste campo, sendo um numérico e outro alfabético. O sistema só possibilita o preenchimento manual no campo numérico. Assim caso você tenha conhecimento do número da unidade a ser preenchida, clique no campo em questão e digite o número da unidade. Em seguida aperte a tecla TAB e o sistema automaticamente preencherá o campo alfabético.

Caso a Unidade de Origem não seja a sua, clique no campo numérico e delete os dados existentes. Em seguida aperte a tecla TAB e o sistema limpará os dados restantes.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 16

Caso desconheça o número da unidade, clique no botão e o sistema abrirá uma nova tela para que você possa consultá-la.

Preencha com o nome ou parte do nome para encontrar a Unidade de Origem e clique em OK. Será exibida a tela Unidade de Origem. Localize a unidade de seu interesse e clique sobre o código da mesma.

O sistema retornará à página de Inclusão de Documento com este campo preenchido.

Uma vez cadastrada a Unidade, repita a operação. Campo Nome do Remetente: O remetente é a pessoa que assinou o documento

que está sendo cadastrado, ou o responsável pela unidade, caso não exista a assinatura no documento.

Os procedimentos para o preenchimento do Nome do Remetente, são exatamente iguais aos utilizados no preenchimento da Unidade de Origem, exceto que neste caso o remetente poderá ser incluído quando não constar da relação.

Obs.: Caso a Unidade desejada não esteja relacionada, será necessário contatar o operador

responsável pelo cadastro de unidade no sistema, conforme demonstração de perfil mencionada anteriormente.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 17

Caso o nome desejado não esteja na relação, clicar no botão Incluir para cadastrá-lo.

Preencha os campos RF caso exista e Nome e clique no botão Incluir. O nome aparecerá na relação de nomes para a escolha. Obs.: O RF é o que difere os homônimos, portanto sempre que possível

preencha-o. No campo Nome deverá ser preenchido com o nome completo.

Na tela que segue, clique sobre o nome e o sistema abrirá uma nova tela.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 18

Na tela que segue o sistema disponibilizará o nome cadastrado juntamente com seu código. Clique sobre o código do mesmo e o sistema automaticamente trará o campo Nome do Remetente preenchido.

Tipo de Documento – Identifica o documento que está sendo cadastrado

Clique no dropdown para ver a relação de tipos de documento existentes e escolha o tipo de documento.

.

Obs: Caso o Tipo de Documento desejado não esteja relacionado, será necessário contatar o

operador de Tabelas responsável pelo cadastro e manutenção das tabelas, conforme demonstração de perfil mencionada anteriormente.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 19

Assunto – identifica o assunto que está sendo tratado no documento Clique no dropdown para ver a relação de assuntos existentes. Escolha o assunto ao qual o documento se refere.

Sub-assunto - permite o detalhamento do assunto. Ao escolhermos o assunto o sistema informará se existe ou não sub-assunto cadastrado para o mesmo. Caso exista, no campo em questão aparecerá a palavra “Selecione”. Neste caso clique no dropdown e escolha o sub-assunto desejado.

Do contrário existe abaixo do campo “Sub-assunto” um campo denominado “Detalhe Assunto” onde deverá ser digitado o sub-assunto desejado. Neste campo são permitidos o máximo de 25 caracteres.

Obs.: Caso o Assunto desejado não esteja relacionado, será necessário contatar o operador

de Tabelas responsável pelo cadastro e manutenção das tabelas, conforme demonstração de perfil mencionada anteriormente.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 20

Identificação do Documento – refere-se ao número descriminado no documento.

Neste campo deve ser informado o número do documento. Em alguns casos o documento tem o número acompanhado de letras, como por exemplo: SMS/1200/08. Preencha este campo exatamente igual ao constante no documento. Observe que este campo é de preenchimento obrigatório e caso o documento não possua esta identificação, neste campo poderá ser informado:

Sem Número S/N

Data do Documento – informa a data do documento. Informe a data constante no documento no formato dd/mm/aaaa. Se não houver data no documento, informe a data de hoje.

Data Limite – de preenchimento não obrigatório, caso exista, informa a data

máxima em que algo constante no documento deverá ser providenciado ou atendido.

Alguns documentos citam em seu enunciado uma data máxima para entrega de documentos, respostas a uma solicitação etc.. Normalmente neste campo serão citadas algumas expressões, como por exemplo: Até 15/10/2008, ou No prazo máximo de 15 dias; (neste caso faça as constas para chegar à data limite) Assim o campo “Data Limite”, deverá ser preenchido no formato dd/mm/aaaa, não podendo ser menor do que a data em que o documento está sendo cadastrado no TID. Caso isto ocorra o sistema não permitirá o preenchimento deste campo. Neste caso o mesmo deverá ser deixado em branco, podendo ser feita alguma menção sobre o fato no campo “Observação”.

Interessado – permite informar o nome do interessado a respeito do que está

sendo tratado no documento.

Este interessado poderá ser a pessoa que está sendo citada no documento, a pessoa que solicitou a informação, a unidade caso não exista a menção de uma pessoa específica, ou mesmo a unidade e a pessoa que responde por ela.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 21

Assim informe o nome ou a Unidade interessada pelo documento, uma vez que um destes campos é de preenchimento obrigatório. Caso seja necessário utilize a mesma metodologia demonstrada no campo remetente para a pesquisa pelo nome do interessado ou da Unidade

Observação – permite informar o assunto que está sendo tratado no documento.

Neste campo faça um breve resumo do documento, a fim de permitir maiores informações sobre o mesmo no momento da consulta. Caso julgue necessário este campo permitirá a digitação de informações complementares a respeito do documento.

Órgão Municipal de Destino – determina o nome do órgão municipal a que pertence a unidade para qual está tramitando o documento.

Para isso clique no dropdown e selecione o Órgão Municipal desejado.

Unidade de Destino – determina a Unidade para qual o documento está sendo

enviado.

Para o preenchimento deste campo, clique na primeira caixa e caso possua a

informação digite o número da Unidade. Do contrário clique no botão , e o sistema abrirá uma nova tela para que você possa consultá-la.

Preencha com o nome ou parte do nome para encontrar a Unidade de Destino e clique em OK.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 22

Será exibida a tela Unidade de Destino. Localize a unidade de seu interesse e clique sobre o código da mesma.

O sistema retornará à página de Inclusão de Documento com este campo preenchido.

Confidencial – torna um documento Confidencial, permitindo que somente a Unidade que o está enviando e a Unidade que o está recebendo tenha acesso ao mesmo.

Para tornar um documento confidencial, clique na caixa de seleção , habilitando esta ferramenta. Cabe ressaltar que a confidencialidade está limitada à Unidade como um

Obs.: Alguns documentos são enviados para Unidades que não possuem TID. Neste caso

considere os seguintes procedimentos: Quando os documentos confeccionados na sua unidade passarem pelo

Expediente/Protocolo, preencha a unidade de destino Expediente ou protocolo como costuma fazer. No expediente este documento deverá ser encerrado com o Motivo de Encerramento “Unidade Não Possui TID”.

Quando os documentos confeccionados não passarem pelo expediente e a Unidade

para qual o mesmo estiver sendo enviado não possuir TID, os campos onde são descriminados o destino do documento deverão ser preenchidos com o mesmo órgão municipal e a mesma unidade onde o documento foi originado.

Desta forma você poderá receber o documento e encerrá-lo com o motivo Unidade Não possui TID. O Recebimento e encerramento de documentos estão sendo tratados neste manual, em tópicos mais a frente.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 23

todo. Sendo assim todos os operadores cadastrados nesta Unidade poderão ter acesso a este documento, não ficando restrito a uma pessoa especificamente. Para retirar a confidencialidade, basta não habilitar a caixa de seleção de Confidencial quando for tramitá-lo novamente.

Botão - permite limpar tudo que já foi preenchido na tela de Inclusão de Documento. Botão - permite retornar à página anterior.

Após ter efetuado o preenchimento de todos os campos clique no botão “Incluir”. Uma nova tela será aberta informando, em vermelho, o código do documento atribuído pelo sistema TID, além de algumas das informações do documento recém incluído. Obs: O número do TID deverá ser anotado na parte superior direita do documento cadastrado.

Nesta tela ainda estará disponibilizado o botão .

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TID – Tramitação Interna de Documentos 24

Ao clicar neste botão o sistema retornará à tela do documento que foi cadastrado.

Nesta tela estará disponibilizado o botão:

Este botão deverá ser acionado nas seguintes circunstancias:

- Tramitação de cópia - Cancelamento do documento

Tramitação de Cópia

Alguns documentos são cadastrados e possuem cópias que serão enviados a unidades diferentes. Podemos dar como exemplo, memorandos, circulares etc. Ao cadastramos o documento original incluímos no sistema informações que serão exatamente iguais nas cópias, excetuando-se as unidades para as quais as cópias deste documento serão enviadas – Unidade de Destino. Com a finalidade de acompanhar a tramitação das cópias, o sistema utiliza o cadastro original para a inclusão das cópias. Uma vez cadastrado a tramitação do documento original, clique no botão “voltar”

O sistema identifica o operador

que cadastrou o

documento

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TID – Tramitação Interna de Documentos 25

O sistema retornará ao documento que terá disponibilizado o botão “Cancela Tramitação”.

Clique no botão “Cancela Tramitação” e o sistema retornará uma nova tela.

Clique no botão Voltar e o sistema retorna a tela referente ao documento cadastrado.

Nesta tela foram disponibilizados botões que permitem a operacionalização do sistema, o que indica que o documento retornou para a unidade que o havia tramitado, conforme

Observe a localização

do documento

Observe a localização

do documento

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TID – Tramitação Interna de Documentos 26

descriminado no campo “Localização Atual. Dentre os botões para a operacionalização do sistema estão: “Nova Tramitação”, “Subtramitação”, “Encerrar Documento”, “Agrupar este documento ao documento número”, “Histórico da Tramitação”. Uma vez de posse da tramitação original, clique no botão “Nova Tramitação” e o sistema disponibilizará a tela para que você indique a inclusão da cópia e a unidade para qual a mesma será enviada.

Preenchidos os campos conforme descriminado acima, clique no botão “Incluir”.

Uma nova tela será aberta informando, em vermelho, o código da cópia atribuído pelo sistema TID, além de algumas das informações do documento.

Clique no botão voltar e o sistema retornará ao documento original.

Habilite o campo cópia

clicando na caixa de seleção à frente do

mesmo

Preencha o nome da Unidade para

onde será enviada a cópia

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TID – Tramitação Interna de Documentos 27

Observe que ao cadastrar cópia o sistema informa na tela que existem cópias cadastradas

Para cadastrar novas cópias repita a operação até que todas as cópias tenham sido cadastradas. Atenção Após cadastrar todas as cópias não se esqueça de tramitar a original, observando que a tramitação da mesma foi cancelada para que as cópias fossem tramitadas. Assim clique no botão “Nova Tramitação” e efetue o mesmo procedimento para a tramitação das cópias, porém neste caso não habilite o campo “Tramitar Cópia”.

Observe que o número do TID original foi mantido

Clique nesta linha e

conheça o número do TID para a

cópia

cadastrada.

Caso queira visualizar a

cópia clique sobre o número da

mesma.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 28

Cancelamento da Tramitação

Quando cancelamos a tramitação do documento, este retorna para a unidade que o cadastrou com a disponibilização de novos botões. Do contrário ele estará disponível para o recebimento da unidade para a qual ele foi tramitado. Ao clicar em Cancela Tramitação o sistema exibirá uma nova tela

Cancelamento da Tramitação por Erro de Preenchimento Órgão Municipal de Destino e Unidade de Destino

Quando o erro ocorrer no preenchimento do Órgão Municipal e Unidade de destino o sistema permitirá que seja efetuado o acerto. Assim após o cancelamento da tramitação clique no botão Voltar.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 29

O sistema abrirá uma nova tela disponibilizando os botões: “Nova Tramitação”, “Subtramitação”, “Encerrar Documento”, “Agrupar este documento ao documento número”, “Histórico da Tramitação”.

Para efetuar o acerto no campo mencionado clique no botão “Nova Tramitação” e o sistema abrirá uma nova tela

Preencha o Órgão e Unidade de destino corretos e clique em incluir.

O sistema efetuará a correção, porém manterá o número do TID.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 30

Cancelamento do documento – Erro de Preenchimento nos Demais Campos do cadastro do documento.

Quando o erro ocorrer no preenchimento dos demais campos do cadastro de documento o sistema não permite que seja efetuado o acerto. Neste caso o documento deverá ser encerrado.

Encerrar Documento

Uma vez cancelada a tramitação o documento retornará a unidade com a disponibilização dos botões: “Nova Tramitação”, “Subtramitação”, “Encerrar Documento”, “Agrupar este documento ao documento número”, “Histórico da Tramitação”. Quando o erro no preenchimento não ocorreu no Órgão Municipal de Destino e Unidade de Destino, mas nos demais dados, o documento deverá ser encerrado. Assim clique no botão Encerrar documento. O sistema abrirá uma nova tela para que seja definido o motivo do encerramento.

Observe que existem vários Motivos de Encerramento de documento, sendo:

ANEXADO AO PROCESSO – Utilizado quando um documento dá origem a um processo ou mesmo quando este é anexado a um processo. Isto ocorre porque processo possui um sistema específico denominado SIMPROC.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 31

ARQUIVADO – Utilizado quando o documento recebido via TID é arquivado. Neste caso o documento não poderá ficar em aberto no sistema devendo ser encerrado com o motivo em questão.

Preencha o número do processo no campo

observação

Este botão só estará

disponibilizado para a unidade que

encerrou o documento

Preencha o motivo pelo qual está sendo arquivado, ou o local em

que o mesmo foi arquivado.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 32

CANCELAMENTO DO DOCUMENTO – utilizado quando um documento contém erro no preenchimento dos demais campos excluindo-se Órgão e Unidade de Destino, bem como para os casos onde os preenchimento do cadastro está correto, porém o documento não será mais enviado devendo ser cancelado no TID.

Este botão só estará

disponibilizado para a unidade que encerrou o

documento

Preencha o motivo pelo qual o

documento está

sendo cancelado.

Este botão só estará

disponibilizado para a unidade que

encerrou o

documento

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TID – Tramitação Interna de Documentos 33

UNIDADE NÃO POSSUI TID – utilizado para encerrar documentos que serão enviados para Unidades que não possui TID.

Quando um documento é encerrado porque a Unidade para o qual está sendo enviado não possui TID, o sistema solicitará que seja informada o nome da Unidade. Ao clicar neste item o sistema disponibilizará um novo campo para que seja preenchido o nome da unidade.

Na primeira caixa preencha o número da Unidade e em seguida aperte a tecla TAB.

Caso desconheça o número da unidade clique no botão , e o sistema abrirá uma nova tela para que você possa consultá-la.

Preencha o nome ou parte do nome para a consulta da Unidade e clique em OK. Será exibida a tela constando os nomes das unidades que possuam o conteúdo preenchido na busca. Localize a unidade de seu interesse e clique sobre o código da mesma.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 34

O sistema retornará à página de Inclusão de documento com este campo preenchido.

Clique em confirmar e o sistema retornará à página anterior informando o motivo de encerramento.

Clique em voltar e o sistema retornará a tela onde constará o motivo do encerramento.

Quando o documento é encerrado pelo motivo “UNIDADE NÃO POSSUI TID”, qualquer pessoa poderá reativá-lo no sistema.

Este botão estará

disponibilizado para todas as

unidades

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TID – Tramitação Interna de Documentos 35

Este procedimento foi adotado para facilitar o acesso de unidades cujo TID teve sua implantação efetuada após o envio de documento. Desta forma a unidade que o recebe apenas reativa o documento sem que seja necessário recadastrá-lo. Outro motivo para esta ferramenta ficar disponível a todos é que sua tramitação pode ocorrer para uma unidade que não possui o sistema TID e posteriormente ser enviado a uma Unidade que possua o sistema. Neste caso o mesmo só necessitará reativá-lo para dar a ele o tratamento necessário.

Reativar Documento

Para reativar um documento basta clicar no botão “Reativar Documento”.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 36

A reativação poderá ser efetuada quando: - um documento foi cancelado porque não seria mais enviado e após análise determinou-se seu envio. Neste caso não será necessário fazer um novo cadastro, basta reativá-lo e fazer uma nova tramitação. - quando um documento foi enviado para uma unidade que não possuía o sistema e posteriormente o sistema é implantado ou após passar por ela é encaminhado para outra que possua o sistema. - Um documento que foi arquivado em uma determinada unidade e é solicitado novamente. Neste caso basta reativá-lo e fazer uma nova tramitação para a unidade solicitante.

Recebimento de Documento

Um documento somente deverá ser recebido no sistema quando o mesmo estiver fisicamente em suas mãos. Para receber um documento no TID, clique na pasta consulta e em seguida clique no item Código do documento.

Uma nova tela será aberta para que seja digitado o código do documento. Informe o código do documento a ser pesquisado e clique em OK.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 37

O sistema disponibilizará a tela do cadastro do documento

Ao acessar o cadastro do documento, efetue a conferência e verifique se os dados cadastrados no TID estão de acordo com os contidos no documento. Estando correto clique no botão “Confirma Recebimento” e uma página intermediária surgirá, solicitando que seja informado o nome da pessoa que está recebendo o documento. O preenchimento desta tela é opcional. Caso seja confirmado o recebimento sem a identificação, o Sistema assumirá que o operador é o responsável pelo documento. Se no futuro for necessário alterar o responsável, basta fazer uma Subtramitação (explicada mais adiante).

Preencha o número do

responsável e aperte a tecla

TAB. O sistema automaticamente preencherá o campo com o

nome do responsável

Caso desconheça o número clique

no botão e efetue a consulta conforme

demonstrado anteriormente no na tela de

cadastro, campo

Remetente

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TID – Tramitação Interna de Documentos 38

Ao confirmar o recebimento, o documento passará a pertencer à Unidade de destino, ficando indisponível à unidade que o cadastrou, sendo que a ela somente será permitido consultar o documento.

Clique no botão Voltar e o sistema retornará à tela do cadastro do documento com os botões de operacionalização disponibilizados para a unidade que recebeu o documento

Subtramitação

A Subtramitação é a tramitação de um documento para outro operador dentro da mesma unidade. No momento do recebimento do documento a pessoa que o recebe é identificada, porém este documento poderá ser repassado para outra pessoa. Existem várias razões para subtramitarmos documentos, sendo: - saída de férias – os documentos passarão à responsabilidade de outra pessoa.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 39

- transferências - os documentos passarão à responsabilidade de outra pessoa - documento foi recebido pela pessoa que não cuida deste tipo de documentação, etc.. Para subtramitar um documento clique no Botão SUBTRAMITAÇÃO

Preencha o número do novo responsável ou efetue a busca do nome do mesmo. Em seguida preencha o motivo da subtramitação e clique no Botão Incluir .

Nova Tramitação

Como já vimos anteriormente, o botão “Nova Tramitação” permite a tramitação de cópias e também a tramitação do original. Além destas possibilidades este botão permite que você tramite um documento que tenha sido recebido pela sua unidade e que agora precise ser enviado para outra. Para isto clique no botão “Nova Tramitação”

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TID – Tramitação Interna de Documentos 40

Na tela que segue preencha o Órgão Municipal e o Nome da Unidade e clique no botão Incluir.

O sistema mostrará a tela da nova tramitação. Observe que o código do documento permanece. Não Importa para onde este documento seja enviado, ele permanecerá definitivamente com este número.

Agrupar Documento

Esta ferramenta tem como finalidade juntar documentos para que tramitem juntos. Um exemplo de documentos que podem ser agrupados são as chamadas folhas de informação, que são geradas em seqüência lógica sendo a de número dois resposta a número um e assim sucessivamente. Outro exemplo é o recebimento de documentos que sejam praticamente idênticos e possuam o mesmo fim. Para casos como este o agrupamento torna-se viável, uma vez que os documentos em questão estarão sempre juntos e quando agrupados permitirão que o procedimento realizado para um documento seja estendido aos demais.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 41

Quando agrupamos um documento ele é anexado a outro no sistema e uma vez anexado ele perde totalmente a possibilidade de ser operacionalizado, acompanhando a operacionalização daquele ao qual foi agrupado/anexado. Para agrupar um documento primeiramente escolha aquele que perderá a operacionalidade. Clique na pasta consulta e em seguida clique no item Código do documento. Uma nova tela será aberta para que seja digitado o código do documento que deseja agrupar. Informe o código do documento a ser pesquisado e clique em OK.

O sistema disponibilizará a tela do cadastro do documento

Observe que o sistema

informa que “este”

documento será agrupado. Sendo assim ele passará a acompanhar

um outro perdendo a

operacionali-

dade

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TID – Tramitação Interna de Documentos 42

No documento que será anexado, no campo “Agrupar este documento ao documento número”, preencha o número do documento ao qual o que está na tela será agrupado e clique no botão OK

Ao clicar no botão voltar o sistema retornará à página inicial, portanto clique na pasta consulta e em seguida clique no item Código do documento. Na tela que segue digite o código do documento agrupado e clique em OK.

O documento

3320883 ficará

anexado e perderá a

operaciona-

lização

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TID – Tramitação Interna de Documentos 43

Para acessar o documento ao qual este documento foi agrupado clique na linha onde está sendo informada a situação do agrupamento.

O sistema abrirá o documento que o anexou, com a informação de que existe um documento anexado ao mesmo.

Caso queira visualizar o documento anexado, clique sobre a linha em que está a informação e será exibido o número do documento. Em seguida, clique no número e o sistema abrirá o documento.

link para que você acesse o

documento ao qual o

este documento

foi agrupado.

Botão para desfazer o

agrupamento

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TID – Tramitação Interna de Documentos 44

Desagrupar Documento

Além disso, abaixo do link citado anteriormente, também está disponibilizado botão para o desagrupamento do documento.

Para desagrupar o documento, clique no local indicado e uma nova tela será aberta.

Nesta tela clique no botão “Sim Confirmo o Desagrupamento” e o sistema automaticamente efetuará a separação dos documentos. Observe que na mesma tela você será avisado da perda do histórico de tramitação deste documento enquanto o mesmo esteve agrupado.

Clique em voltar e o sistema retornará ao documento desagrupado, que a partir de então passará a contar com os botões de operacionalização novamente.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 45

Histórico da Tramitação

O histórico da tramitação permite ao operador conhecer toda a operacionalização do documento desde o seu cadastro. Assim através deste botão serão conhecidos as unidades para onde este documento foi tramitado, se o mesmo foi tramitado, subtramitado, encerrado, reativado ou cancelado. Ao clicar no botão Histórico da Tramitação, o sistema abrirá uma nova página contendo as informações sobre o documento em ordem decrescente de data (da mais recente para a mais antiga).

Seta indicativa. Clique na mesma e será exibido o detalhamento da cada tramitação.

Obs. Esta página deverá ser fechada no botão

Coluna onde está descriminado o histórico de tramitação do documento:

T – S – R – C - E

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TID – Tramitação Interna de Documentos 46

Consultas

Permite a busca de documentos cadastrados no sistema, independente da unidade na qual ele foi cadastrado.

A consulta ou busca de um documento poderá ser efetuado por

Consulta pelo Código do documento

Consulta pela Identificação do documento

Consulta pela Descrição do Subassunto

Para estas consultas o sistema abrirá as respectivas janelas solicitando as respectivas informações. O tempo de resposta é bastante extenso. Estes campos constam do item Consulta Geral, onde a busca por documentos é mais rápida.

A maneira mais fácil de localização de um documento no sistema, conforme demonstrado em situações anteriores

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TID – Tramitação Interna de Documentos 47

Consulta por Tipo de Documento

Consulta por Assunto

Consulta por Documentos Tramitados

Consulta Geral Excluindo-se a consulta pelo código do documento, a Consulta Geral é a melhor opção para a busca de documentos. Isto se deve ao fato de seu conteúdo ser bastante abrangente, permitindo que você forneça várias informações para a realização do filtro para a busca do documento no sistema.

Ao clicar em Consulta Geral o sistema abrirá uma nova tela, em que estarão disponibilizados vários itens preenchidos na ocasião do cadastro do documento. Além

Para estas consultas o sistema abrirá as respectivas janelas solicitando as respectivas informações. O tempo de resposta é bastante extenso. Estes campos constam do item Consulta Geral, onde a busca por documentos é mais rápida.

Informa os documentos cadastrados pela unidade no

período solicitado pelo operador. Esta tela é a

responsável pela emissão

do Protocolo

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TID – Tramitação Interna de Documentos 48

destes itens o sistema permitirá que seja feita a opção por documentos Ativos ou Encerrados ou mesmo pelos dois, bem como optar pela abrangência da busca. Preencha os campos que deseja e clique em consultar, porém não digite dados incorretos ou que não tenha certeza, pois o sistema poderá não localizar o documento se todas as informações não estiverem de acordo.

Após preencher os campos, clique no botão Consultar, e o sistema trará os documentos localizados ou não caso nada conste com os dados informados.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 49

Caso deseje consultar o um documento clique sobre o código do mesmo e a tela de cadastro do documento será disponibilizada.

Protocolo

Para tramitar os documentos cadastrados é necessária a emissão do protocolo que tem como finalidade assegurar a quem entrega e a quem recebe a descrição dos documentos, a data e a pessoa responsável pelo recebimento. Na emissão do protocolo, poderão ser definidos quais documentos devem ser enviados e quais ainda ficarão aguardando. Para emitir o protocolo, clique na pasta consulta e em seguida no item Documentos Tramitados

Na tela que segue preencha a Data Inicial e a Data final dos documentos que pretende emitir Protocolo

Observe que você poderá optar em emitir o protocolo de subtramitações, Tramitações ou as duas ao mesmo tempo. Uma vez preenchidos os dados solicitados clique no botão Consultar e sistema disponibilizará uma nova tela onde estarão descriminados os Órgãos Municipais de destino dos documentos cadastrados

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TID – Tramitação Interna de Documentos 50

Observe que a UNIDADE NÃO POSSUI TID está descriminada como um Órgão municipal, já que também será necessária a emissão do Protocolo para a mesma. Clique no Órgão Municipal desejado e o sistema abrirá uma nova tela

Escolha a Unidade desejada e clique sobre a mesma. O sistema abrirá uma nova tela onde constarão todos os documentos cadastrados que deverão ser enviados para esta unidade.

Clique no existente a frente de cada documento para habilitar aqueles para os quais deseja emitir o protocolo de envio e em seguida clique na figura da impressora.

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TID – Tramitação Interna de Documentos 51

O sistema abrirá uma nova tela com a imagem do protocolo.

Clique na Impressora novamente e o sistema emitirá o protocolo.

Este protocolo deverá ser arquivado para evitar qualquer conflito entre a data de recebimento do documento físico com a data de recebimento no sistema, o mesmo procedimento se aplica aos protocolos de documentos que foram enviados para Unidades que não possuam o Sistema TID.