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Material protegido por direitos autorais do Instituto Publix
Transformação de Processos
com Design Thinking
Prof. Ulisses Sampaio
Material protegido por direitos autorais do Instituto Publix
Objetivos do Curso
• O objetivo principal será proporcionar ampla compreensão sobre os princípios da Transformação de Processos com apoio do Design Thinking, suas principais ferramentas e metodologias de aplicação, visando ao desenvolvimento de soluções abrangentes e inovadoras de forma coletiva e colaborativa.
• Design Thinking é um conjunto de métodos e processos para abordar problemas reais e criar propostas de soluções abrangentes e inovadoras.
• O Design Thinking irá ajudá-lo a ganhar tempo e encontrar mais soluções criativas para as necessidades do seu público. Nesse sentido, o curso apresentará uma metodologia de transformação de processos organizacionais à luz da Gestão Matricial de Resultados e da ciência do design.
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Objetivos do Curso
• Apresentar conceitos, métodos e ferramentas de transformação
e gestão de processos visando ao alinhamento com a estratégia
e a qualidade dos serviços prestados ao cidadão.
• Resgatar conhecimentos e experiências individuais
• Construir conceitos básicos sobre gestão de processos
• Aprender instrumentos essenciais e suas aplicações
• Trabalhar sobre um caso concreto
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Ementa
1 - Tendências contemporâneas de transformação de processos nas organizações governamentais;
2 - Definição e princípios basilares do Design Thinking;
3 - Desenvolvimento do Mindset orientado à inovação;
4 - Priorização e modelagem de processos críticos;
5 - Ferramentas e estratégias de aplicação: Empatia e Ideação;
6 - Análises e construção de cenários de solução: Prototipagem e Teste;
7 - Desenvolvimento dos planos de implementação;
8 - Governança de processos e casos de sucesso no setor público.
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É um espaço virtual de compartilhamento, disponível para acesso nos sites institucionais, voltado ao registro de experiências dos agentes públicos, Secretarias e Órgãos, também extensivo aos municípios paranaenses, para dar visibilidade as boas práticas de gestão realizadas no Estado do Paraná.
Por meio de estimulo à criação, inovação e disseminação de novas experiências, o Observatório fomenta o compartilhamento de boas práticas de gestão e conhecimentos acadêmicos produzidos pelos agentes públicos, que contribuem para a melhoria da qualidade dos serviços aos cidadãos paranaenses, transformando o capital intelectual em ações práticas com resultados efetivos e replicáveisem outras realidades.
O Observatório promoverá ainda um importante intercâmbio de informações, com interatividade e atualização continua de debates na área de gestão pública.
ACESSE: www.escoladegestao.pr.gov.br e sites Institucionais do Governo do Paraná
Depositem
suas
práticas!!
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Boas Práticas em Gestão Pública
Ferramenta virtual para registro e consulta de boas práticas de gestão.
Saberes do Paraná
Destinado à valorização do capital intelectual do servidor público, por meio da divulgação e compartilhamento, em repositório virtual de armazenamento e revista eletrônica, de trabalhos acadêmicos resultantes de estudos complementares de aperfeiçoamento, bem como experiências profissionais exitosas passíveis de replicação em outras realidades.
Práticas Nacionais e Internacionais
Repositório de experiências desenvolvidas na área da gestão pública, nas esferas municipal, estadual e federal, no contexto nacional e internacional, que agregam valor à gestão pública, passíveis de replicação.
Rede de Especialistas
É um espaço interativo para o compartilhamento de conhecimentos e experiências, composta por diferentes profissionais especialistas em áreas estratégicas à administração estadual, para fins de debates e proposições deintervenções.
Eventos
Agenda de eventos nacionais e internacionais alusivos a gestão pública.
Como participar
O acesso ao Observatório está disponível nos sites institucionais e no Portal da Escola de Gestão: www.escoladegestao.pr.govbr
Observatório de Inovação
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• Definição de grupos - mesmos para as atividades avaliativas e
para o Hackathon
• Apresentação do desafio real a ser resolvido (um problema)
• No último dia do curso, os participantes apresentarão suas
soluções/propostas
• Os grupos são julgados pelos critérios de inovação e
factibilidade da solução proposta
• O grupo vencedor será aquele que for melhor avaliado pelos
demais grupos, ou seja, será avaliado pela turma mediante
votação – o grupo não poderá votar em si mesmo..
• Haverá um ”banco de TOTs” e o grupo vencedor irá obter um
quantitativo de TOTs conforme o regulamento
Maratona de Projetos -
Metodologia Hackathon
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Metodologia Hackathon
1
Desafio
2
Projetos
3
Votação
Proposta de
desafios que
os alunos
deverão
resolver com
o conteúdo
do curso
Os
participantes
deverão
propor
soluções
Os projetos
serão
submetidos a
votação pelos
demais
participantes
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Tendências contemporâneas
de transformação de
processos nas organizações
governamentais
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Principais
conceitos sobre
o tema
Aplicação
prática
O que é BPM e
como ele se
aplica na nossa
vida
1 2 3
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Nas organizações nós
somos participantes e
executores diretos de
atividades que
entregam um produto
ou serviço.
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“Se você não é capaz de
descrever o que você faz
como PROCESSO,
você não sabe o que está
fazendo.”
Willian Edwards Deming
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Vamos ver
visualmente como se
representa um
processo
Escovar os
dentes
Tomar Banho
Vestir a Roupa
Entrar no Carro
Início Fim
“Um conjunto de atividades que juntas produzem um resultado de valor para um consumidor.”
Hammer e Charmpv
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Entendi o que são processos, mas o que significa BPM ?
BPM
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MENOS
Defeitos e Desperdícios
BPM é uma disciplina de gestão que
busca entregar...
através de
com
Foco do Cliente
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ANTES, UMA BREVE CONTEXTUALIZAÇÃO
“ Existimos e competimos no século XXI, mas continuamos utilizando práticas de gestão do século XX ”
Gary Hamel
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Para entendermos sobre as fases
de gestão e o ciclo das
transformações em processos,
vamos falar rapidamente sobre:
As três (3) REVOLUÇÕES INDUSTRIAIS
conhecidas...
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Desencadeada na
virada do século
XVIII, para o XIX
com a chegada do:
Motor a vapor Tear mecânico
1ª REVOLUÇÃO INDUSTRIAL
Um dos pilares do novo pensamento organizacional foi a especialização do trabalho;.
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Desencadeada no início da segunda metade do século
XIX até o início do século XX, teve como marca dois
fatores:
Emprego de energia elétrica; e
Produção em massa.
2ª REVOLUÇÃO INDUSTRIAL
Destaque para Henry Ford que revolucionou os métodos
da época ao implantar o conceito de linha de montagem e
ao obter inéditos ganhos de produtividade.
Obs.: Como conhecimento complementar, recomendoassistir o seriado: Gigantes da Industria, produzidopelo canal History Channel.
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Principais expoentes:
Computadores mainframes;
Invenção da internet.
3ª REVOLUÇÃO INDUSTRIAL
A década de 1960 foi iniciada com
grandes avanços provenientes do
desenvolvimento tecnológico.
Um dos resultados mais relevantes desse movimento diz respeito á otimização de processos e à busca
por “fazer mais com menos”
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Uso intensivo de tecnologia nos negócios
Isso foi a base para vivermos em uma Economia Globalizada onde:
Valorização do conhecimento e inovação
Isso tem mudado drasticamente a forma de se fazer negócios...
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Podemos citar rapidamente alguns exemplos que vivemos hoje...
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Isso tem gerado cada vez mais clientes EXIGENTES!
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Nesse momento um fator determinante para os negócios é entender de fato
quem é o nosso CLIENTE.
Vídeo: A importância de entender seus
clientes
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Em 2015 Klaus Schawab lançou o livro na qual
desenvolve a tese de que estamos vivenciando a
mais impactante das revoluções.
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A expressão indústria 4.0 baseia-se em
uma combinação de tecnologias tais como:
Robótica avançada e inteligência artificial;
Sensores sofisticados;
Computação em nuvem;
Internet das coisas;
Captura e análise de dados;
Manufatura digital, incluindo impressora 3D;
Plataformas que utilizam softwares para dirigir veículos;
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Essa matéria se baseou em um estudo
realizado pela consultoria PWC onde
foram entrevistados mais de 2 mil
empresas em 26 países sobre o assunto.
Nesse mesmo ano (2015), a revista HSM lançou uma matéria bem interessante sobre
4ª Revolução Industrial.
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Países desenvolvidos como:
Alemanha;
Japão; e
França.
Qual o resultado desse estudo?
Utilizam internet das coisas, inteligência artificial e realidade aumentada para serem mais competitivos;
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A 4ª Revolução Industrial
Vídeo: IBM Watson
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Burocracia, processos obsoletos
DesperdícioBaixa qualidade nos atendimentos
Mas qual é a situação do Brasil atualmente?
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Segundo um estudo inédito chamado Industria2027, realizado recentemente pela CNI(Confederação Nacional da Industria), em parceriacom a UFRJ e Unicamp:
Apenas 2% das industriais brasileiras jáadotam tecnologias características dessarevolução em seus sistemas produtivos;
O impacto disso é a falta de competitividadeno mercado global;
A projeção é que em 2027, pelo menos 24%das indústrias brasileiras tenham entradonessa nova Era.
Mas o que fazer então?
Temos que começar AGORA para não ficar de fora da 4ª Revolução
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PASSO 1 - ENXUGUE: Antes de digitalizar os processos, avalie asituação da empresa para adotar práticas gerenciais como eficiênciaenergética, lean manufacturing e medidas para reduzirdesperdícios.
PASSO A PASSO para se inserir na Indústria 4.0
PASSO 2 - QUALIFIQUE: As tecnologias da indústria 4.0 demandamprofissionais especializados, como conhecimentos de robótica eanálise de dados.
PASSO 3 - SIMPLIFIQUE: Inicialmente adote medidas simples e debaixo custo, para ter ganhos rápidos e se preparar para os próximospassos.
PASSO 4 - INOVE: Invista em pesquisa e desenvolvimento com oobjetivo de implantar fábricas inteligentes, flexíveis e ágeis, comocapacidade de customização da produção em massa.
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Transformar e se Adaptar a essa nova realidade
é uma questão de sobrevivência
Diante disso só nos resta concluir o seguinte:
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O QUE É PRECISO PARA UMA TRANSFORMAÇÃO DE SUCESSO ?
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Segundo o CBOK 3.0 ...
Trata da mudança de processo que iráimpactar no alcance das metas e estratégiasorganizacionais e satisfazer o cliente atravésde uma perspectiva “de fora para dentro”
Desenho de Processos
O objetivo é encontrar a melhor maneira deo processo realizar o seu trabalho.
Transformação de Processos
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Construir processos com foco do cliente
Aumentar produtividade
Reduzir defeitos
Reduzir desperdícios
Garantir a sustentabilidade das operações
Reduzir o tempo de ciclo dos processos
Melhorar a qualidade
Aumentar a capacidade
Aproveitar ou desenvolver oportunidades
Inovar
Mudar paradigma
Reduzir risco
Reduzir custo
Existem diversos motivos para a transformação de processos, dentre os
quais:
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TRANSFORMAÇÃO deve envolver a
busca de ideias dentro e fora da
organização;
Deve-se insistir na definição de
metas realistas para transformação.
No entanto, toda informação
coletada deve ser verificada quanto
a sua adequabilidade à organização;
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INCREMENTAL
As organizações podem transformar processos com base em táticas:
RADICAL
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Processos de negócio agem como
articulador de transformações de
alto impacto.
Para que o trabalho tenha maior efetividade é importante verificar o seguinte:
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Antes, alguns PRINCÍPIOS para uma boa Transformação
Visão ponta a ponta
Entregas Contínuas
Orientação para ganhos
Analise os fatos e dados para tomar decisões
Busque soluções práticas e que possam ser executadas
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6 PASSOSpara um ciclo de transformação
1 - Entenda o objetivo da transformação;
2 - Levante os principais problemas a serem resolvidos;
3 - Estabeleça os ganhos a serem atingidos;
4 - Formule indicadores para medir esses ganhos;
5 - Proponha melhorias que resolvam osproblemas e que atingiam os ganhos esperados;
6 - Selecione as melhorias serem implantadas (Priorize as Quick Wins).
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O CANVAS DA TRANSFORMAÇÃO DE PROCESSOS
A ferramenta que ajudará na condução da iniciativa
“ A arte e a ciência têm o seu ponto de encontro no método ”
Robert Bulwer-Lytton
Como colocar esse método em prática?
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Antes... Olha o método sendo utilizado em vários lugares !
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Visão Geral do CANVAS
1) Macroprocessos
2) Problemas
3) Ganhos
4) Indicadores
5) Criação de
ideias/Melhorias
6) Implantação
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O preenchimento se dá em 4 etapas:
1. Identificação
2. Direcionamento
3. Proposição de Melhorias
4. Implantação
Como funciona essa ferramenta?
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ETAPA 1 – Identificação
Esse é o momento de identificar o processo que será escopo dotrabalho e principalmente o Objetivo da transformação.
2. Objetivo da transformação Cada projeto de transformação deve possuir um foco e caminho
único para efetividade do resultado. Esse será o grande norte dotrabalho. Alguns exemplos são:
1. Nome do processo Preencher com o nome do processo
1 2
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ETAPA 2 - Direcionamento
Nessa etapa o foco é estabelecer o que se pretende resolverno processo. Para isso, o preenchimento dos campos deforma alinhada com as expectativas do cliente, são essenciaispara o sucesso do projeto. São elas:
Segundo Charles Kettering:(Inventor e Filósofo)
“Um problema bem declarado é um problema meio resolvido”
4. Indicadores Esses indicadores deverão medir os ganhos pretendidos.
1. Visão Macro do processo Preencher de acordo com o levantamento feito no AS IS;
2. Principais problemas Problemas identificados na fase de análise e que
deverão ser resolvidos no projeto.
3. Ganhos esperados Preencher com os ganhos esperados com a iniciativa;
1
2
3
4
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ETAPA 3 – Proposição de Melhorias
Essa etapa é o momento de geração de ideias.
O preenchimento desse quadro se dá através de uma reunião comos envolvidos no processo. Os passos básicos são os seguintes:
Distribuir os post its e uma caneta para cada participante;
Orientá-los a escrever nos post its, melhorias que contribuem
para o atingimento dos ganhos esperados;
Após o preenchimento, a equipe de processos recolhe e cola no
quadro os post its.
Finalizada a geração de ideias, chega o momento de analisar
ainda na reunião, cada melhoria proposta. Essa análise é feita
com a participação de todos.
Linus Pauling, Prêmio Nobel dequímica e da Paz, disse o seguinte:
“O jeito de ter boas ideias é ter um monte delas e jogar fora as ruins.”
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ETAPA 4 – Implantação
Antes de estabelecer um plano de ação, é feito um estudo de
viabilidade para implantação das melhorias propostas.
Feito o estudo, as melhorias validadas começam a ser
priorizadas.
Importante que nessa implantação, tenham melhorias de curto,
médio e longo prazo, sendo que as de curto prazo contribuem
para que o projeto apresente resultados imediatos.
Atenção as Quick Wins
Melhorias com pouco esforço de implementação e ganhos imediatos.
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Além do CANVAS da Transformação, utilizaremos:
Ferramentas e estratégias de aplicação: Empatia e Ideação;
Análises e construção de cenários de solução: Prototipagem e Teste.
E muitas outras....
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Definição e princípios
basilares do Design Thinking
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O que é Design Thinking?
https://www.youtube.com/watch?v=0V5BwTrQOCs&t=172s
https://www.youtube.com/watch?v=4N5arlodPGw&list=PLbknaH9wcprp7Icdpgq9_l2HyGTM-v865
Design Thinking é a busca por
soluções que facilitem o
processo de solucionar
problemas. E isso pode ser
aplicado não somente em
negócios, mas em qualquer
campo.
Design Thinking é colaborativo,
focado no ser humano e é
experimental.
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Tendência – Google Trends
Gráfico do Google Trends (em tempo real) referente àevolução das buscas pela expressão "Design Thinking"
https://www.youtube.com/watch?v=Z_YwyMssN0Y&t=2491s
O documentário "Design & Thinking" apresenta e discute os principais conceitos do design thinking por meio de entrevistas com profissionais da área e exemplos reais de produtos e serviços inovadores. Foi dirigido por Mu-Ming Tsai e feito em colaboração com a Taipei Design Center U.S.
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Processo padrão
Entender/Imergir
Analisar/Definir
Idear
Prototipar/Experimentar
Lançar/Evoluir
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As 4 perguntas e as 10 FerramentasModelo Darden Business School
O que é? E se?O que
surpreende?
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Estágio que explora a realidade vigente
Estágio que analisa o cenário futuro
Estágio em que se faz escolhas
Estágio em que se coloca no mercado
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Gestão de Processos e Design ThinkingInclusão do processo de design
Desempenho do processo
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1
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Delimitar e priorizar os
processos
Diagnosticar e propor melhorias
ao processo
Cronograma
Indicadores
Acompanhar os resultados e a
implementação das melhorias
Principais mudanças no processo.
Escopo
Ação 1Ação 2Ação 3
Definir indicadores e focos de
análise
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Empatia e Definição
Idealização
Prototipagem
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Design Thinking
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O que é? E se?O que
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Modelo
Empatia e Definição
Ideação Prototipagem Testar
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Metodologia
Transformação de Processos
com Design Thinking®
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Gestão de Processos e Design ThinkingInclusão do processo de design
Desempenho do processo
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Delimitar e priorizar os
processos
Diagnosticar e propor melhorias
ao processo
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Indicadores
Acompanhar os resultados e a
implementação das melhorias
Principais mudanças no processo.
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Ação 1Ação 2Ação 3
Definir indicadores e focos de
análise
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Empatia e Definição
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Prototipagem
Testar
Design Thinking
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Alinhar, inovar e otimizar processos
Objetivos central da transformação de processos: alinhamento, inovação e
otimização
Alinhamento: calibrar os processos de trabalho finalísticos para gerar os
produtos propostos de forma alinhada com a agenda estratégica
Inovação: utilizar o pensamento lateral para pensar soluções.
Otimização: fazer mais e melhor com menos recursos (eficiência
operacional)
Fazer eficientemente o que não deve ser feito
(iii)
Fazer ineficientemente o que não deve ser
feito(ii)
Fazer eficientemente o que deve ser feito
(iv)
Fazer ineficientemente o que deve ser feito
(i)
OTI
MIZ
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Metodologia
• As ferramentas de design thinking podem ser usadas
principalmente na fase de diagnóstico e proposição de
melhorias em gestão de processos e implementação.
• Técnicas de design aumenta a probabilidade de criação de
soluções inovadoras
• Maior envolvimento com clientes finais do processos e com suas
necessidades
• Maior comprometimento com a entrega por meio de cocriação e
prototipagem
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Gestão de Processos e Design ThinkingInclusão do processo de design
Desempenho do processo
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Delimitar e priorizar os
processos
Diagnosticar e propor melhorias
ao processo
Cronograma
Indicadores
Acompanhar os resultados e a
implementação das melhorias
Principais mudanças no processo.
Escopo
Ação 1Ação 2Ação 3
Definir indicadores e focos de
análise
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Empatia e Definição
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Prototipagem
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ÓtimoBomRuimCrítico
1
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Delimitar e priorizar os
processos
Diagnosticar e propor melhorias
ao processo
Cronograma
Indicadores
Acompanhar os resultados e a
implementação das melhorias
Principais mudanças no processo.
Escopo
Ação 1Ação 2Ação 3
Definir indicadores e focos de
análise
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Ferramentas DTEtapa DTEtapa Gestão de Processos
Mapeamento da Jornada do Cliente Análise do Fluxo de Valor Mapeamento Mental
Brainstorm Levantamento (entrevistas) Desenvolvimento de Conceito
Teste de Premissas Prototipagem
Cocriação Lançamento/Feedback
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Contato
Prof. Ulisses Sampaio
(61) 9 8106-5791