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Treinamento BPP - Business Process Plataform The Open Source Business Process Platform Company Treinamento BPP – Business Process Plataform Coordenação do Programa Thiago Messias Contato thiago.messias@intaliobra sil.com.br Website intaliobrasil.com.br

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Treinamento BPP - Business Process Plataform

The Open Source Business Process Platform Company

Treinamento BPP – Business Process Plataform

Coordenação do ProgramaThiago Messias

[email protected]

Websiteintaliobrasil.com.br

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Apresentação

Instrutor

ParticipantesExpectativas

Agenda

Instruções

Intalio

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Agenda

Módulo Básico I – BPM Business Process Management

BPM – Visão e Conceitos Visão Vertical x Visão Horizontal Cenário de TI x Mercado Gestão por Processos Proposta de um BPMS Tecnologias 2.0 Introdução ao Intalio|BPP

Módulo Básico II – BPMN Modelagem de Processos de Negócio

Notação BPM - Business Process Modeling Notation Modelando Processos de Negócio com BPMN no Intalio|Designer Best Practices da BPMN Modelagem com participantes que compõe a Cadeia de Valores. Exercícios práticos com

cenários reais modelados em BPMN Modelando um Processo de Negócio para ser executado

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Agenda

Módulo Intermediário BPEL - Automação e Integração de Processos de Negócio

Um clique para fazer o Deploy

Executando e Monitorando Processos de Negócio no Intalio|Server Orquestração de Processos de Negócio

Integração de Processo de Negócio com Sistemas emulados, Banco de Dados e Pessoas utilizando: WSDL Connector, Intalio|JDBC e Intalio|AJAX na construção de interfaces de usuário no âmbito de Workflow.

Reutilização de Processos

Exposição de Processos de Negócio como Web Services

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Agenda

Módulo Avançado – BAM | BRE - Monitoramento, Mensuração e Otimização na Melhoria de Processos de Negócio

BAM - Business Activity Monitoring

Criando KPI com Intalio|BAM

Criando Relatórios Gráficos e para Monitoração e Acompanhamento do Desempenho e resultados dos Processos de Negócio automatizados utilizando Intalio|BAM

BRE - Business Rules Engine. Trabalhando com Regras de Negócio e Tabelas de Decisão utilizando Intalio|BRE

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...instruções!

...utilização de celulares dentro da sala.

...acesso à internet.

...atenção! Esteja presente, participe!

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...sobre nós!

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BPM: Visão & Conceitos

O que é BPM? Business Process Management (Gerenciamento de Processos de Negócio) é uma abordagem à

gestão operacional de negócios que produz com eficiência, agilidade e inovação, uma adaptação organizacional que excede largamente o que é possível através de abordagens de gestão tradicionais.

Disciplina que tem como base a orientação a processos como forma de gestão

Processo dos Processos

Qual é seu objetivo? Ajudar as organizações na descoberta dos processos que compõe seu Core Business

O que NÃO é BPM? Uma Tecnologia Um Produto Uma Inovação

Nota: De acordo com Institutos de Avaliação e Pesquisa, como Gartner e IDC, o investimento de maior relevância nas empresas do Brasil, Estados Unidos e Europa em 2007, 2008 ... 2012 foi/será em projetos de BPM.

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Processos: Gestão Corporativa

O que é um processo? Ato de processar; Maneira de operar, de agir; Método; Sistema; Seguimento; Um conjunto de passos parcialmente ordenados, cujo objetivo é atingir uma meta.

Tarefa A Tarefa C

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Estruturas Organizacionais

Presidência

Diretoria A

Gerência A Gerência B

Diretoria B

Gerência A

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Visão Vertical: Gestão de Processos Funcionais

Diretoria A

Departamento A

Departamento B

Diretoria B

Departamento A

Departamento B

Diretoria C

Departamento A

Departamento B

Departamentos sob demanda

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Visão Vertical - Características Gestão de Processos Funcionais

baixa coordenação e baixo entendimento dos processos

baixa orientação para o mercado

lógicas de avaliação de desempenho localmente definidas

competências dos indivíduos restritas as fronteiras funcionais

remuneração, reconhecimento e premiação são departamentais

não há unidades organizacionais responsáveis pelos processos como um todo

processos da “idéia até o produto”, “do pedido até o atendimento por completo da demanda” são desconhecidos

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Variações da Gestão de Processos

Gestão por Processos

Gestão por Processos Funcionais Gestão por Processos Transversais

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Visão Vertical - Características Gestão de Processos Transversais

criação e sustentação de uma cultura de gestão baseada em dar visibilidade e entendimento aos processos

mensurar o desempenho dos processos e não somente das funções ou departamentos funcionais

ter práticas para que os processos sejam melhorados

promover a integração e reduzir os conflitos interdepartamentais

reforçar a noção que o foco em processos é um meio para ter foco em clientes finais

criar uma responsabilidade compartilhada sobre o processo transversal

definir as responsabilidades pelas partes componentes do processo

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Visão Horizontal: Gestão por Processos

Tarefa 1 Tarefa 2 Tarefa 3

•Diretoria A•Departamento A

•Diretoria B•Departamento B

•Diretoria C•Departamento C

1) Processos: Qual é o objetivo final? Quais Etapas para alcançá-lo?

2) Pessoas: Quem são os envolvidos neste processos?

3) Áreas: Quais áreas terão maior colaboração no processo?

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Visão Horizontal - Características Gestão por Processos

As pessoas trabalham no processo e não mais nas áreas funcionais da empresa, que deixam de existir ou perdem muito sua importância

Pessoas e equipes que promovem melhorias para clientes sejam reconhecidos pela organização

Os objetivos são definidos visando o cliente

As recompensas e bônus são baseadas na capacidade de atingir melhorias nos processos

As pessoas vêem o negócio como uma série de processos interdependentes

Os papéis de gestão de processos passam a estar, formalmente enfatizados, nas descrições de cargos

Fator de maior relevância: Cultura Organizacional!

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Gestão por Processos: Objetivos

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Conceitos básicos da Gestão por Processos:

Pense Processos:

Qual é a/o Objetivo/Meta?Quais são as tarefas?Quem são as pessoas?Quais são os sistemas?

Visibilidade:

EsforçoCustoGargaloConhecimento da operação

Nota: Se você conhece seu processo, então, você pode melhorá-lo e inová-lo!

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Conceitos básicos da Gestão por Processos:

Gestão DE Processos:

Diz respeito a uma abordagem sistemática para mapeamento, análise, redesenho, melhoria e gestão de um processo específico.

Gestão POR Processos:

É um conceito mais amplo, uma metodologia que pressupõe estruturar, organizar, mensurar e gerenciar uma organização a partir de seus processos de negócio

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Papéis usuais na Gestão por processos

Gestor de Processos

É o que diferencia de forma visível a organização gerenciada por processosTambém conhecido como Dono do Processo (Process Owner)Representação do compromisso da organização com os processos de negócioEquivale a um Diretor funcional ou Gerente Senior nas empresas orientadas por funções;O número desse tipo de profissional dentro de uma Organização é pequeno, pois refere-se aos grandes processos de negócio;Não é uma função temporária, como por exemplo um Gerente de Projetos;Responsável por direcionar os trabalhos evolutivos dos Processos;Deve ter plena responsabilidade e autoridade sobre o processo, mas tem Gestão direta sobre as pessoas que o executam:

Assegurar os recursos necessários para atender às demandas do processo de negócio;Realizar a medição continua do desempenho de aspectos críticos do processo;Assegurar a capacitação dos profissionais que cooperam com o processo;Definir e coordenar as alterações necessárias para a evolução contínua do processo.

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Papéis usuais na Gestão por processos

Gestor de Processos

Deve ter agregado ao seu perfil a Administração de conflitos, pois atua entre a estrutura vertical das funções e a estrutura horizontal dos processos de negócio;

Bom relacionamento;

Comunicação efetiva ;

Capacidade de Coordenação;

Articulação junto às áreas;

Ótimo entendimento das áreas de negócio por onde o processo atuará;

Conhecimento geral das diversas áreas que apoiarão seu processo;

Conhecimento das técnicas de Gestão por Processos, como modelagem, medição, definição de estratégia, etc.

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Papéis usuais na Gestão por processos

Equipe de Gestão por Processos de Negócio

Os profissionais já existem nas Organizações tradicionais, contudo não direcionados e motivados a agirem de forma sinérgica para agregação de valor ao processo;

Como papel, a equipe deve:Identificar, diagnosticar e tratar problemas e oportunidades;Colaborar entre si na condução dos trabalhos diários;

Tem caracteristica de atuação virtual, seja pela disposição física distribuida, seja pela não dedicação exclusiva ao processo;

O perfil para atuar de forma virtual requer:Disciplina;

Orientação a objetivo;

Colaborativo e confidente;

Espirito de compartilhar;

Comprometimento com a empresa e com o negócio;

Competente no uso de recursos de TI.

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Papéis usuais na Gestão por processos

Equipe de Gestão por Processos de Negócio

Independentemente do nível de virtualidade da equipe, há necessidade de:

Comunicação eficaz:Encontros presenciais;Reuniões por meio de recursos tecnológicos de áudio e vídeo;Utilização de ferramentas BPMS – Business Process Management System, que além de áudio e vídeo utilizam diagramas interativos capazes de comunicar diferentes aspectos do processo.

Orientação da Equipe:Cabe ao Gestor do Processo dar diretrizes, reforçando os objetivos, os principios, os valores e as atitudes a serem enaltecidos;

Senso de equipe:Fazer com que os participantes da equipe façam seus os objetivos do processo.

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Papéis usuais na Gestão por processos

Áreas de apoio à Gestão por Processos

Área de Qualidade- Por meio das medições do desempenho do processo.

Jurídico- Atua nos conflitos de interesses decorrentes da amplitude dos processos.

Recursos Humanos- Atua na especificação de perfis e quantidade de pessoas, assim como na seleção, contratação, avaliação e desenvolvimento dos recursos humanos.

Informática- Por meio dos softwares para automatização dos processos e controle de suas regras de negócio.

Estratégia- Os objetivos estratégicos dos processos de negócio devem estar relacionados às estratégias da organização.

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Papéis usuais na Gestão por processos

Áreas de apoio à Gestão por Processos

Organização e métodos- Atua na elaboração dos fluxos de trabalho e as regras de negócio que regem os processos, bem como os papeis e responsabilidades envolvidas.

Auditoria- Torna-se mais complexa essa atividade no ambiente de processos de negócio,

devido aos longos fluxos de trabalho e participação de diferentes áreas na execução

Marketing- O maior desafio está quanto aos padrões de comunicação que melhor se

adaptam a cada um dos grupos que interagem com os processos de negócio.

Controladoria- Focada na apuração dos resultados financeiros dos processos de negócio.

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.

Dialetos comuns da Gestão por Processos

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Dialetos comuns da Gestão por Processos

Práticas administrativas que surgiram nas últimas duas décadas- Todas tinham o objetivo de melhorar a competitividade das empresas- Como principal atributo tinham a melhoria dos processos de negócio, como:

custo, qualidade, velocidade ou flexibilidade.

Prática administrativa (fundamentada em processos)

Nome mercadológico (Empregado por consultores e praticantes)

Melhoria de processos Business process improvement (BPI)

Reengenharia de processos Business process reengineering (BPR)

Apuração de custos com base em atividades Activity-based Cost management (ABC)

Indicador de desempenho Balance Score Card (BSC)Business performance management (BPM)

Gestão do conhecimento Knowledge management (KM)

Automação de Processos Process automation (WORKFLOW)

Terceirização de Processos Business Process Outsourcing (BPO)

Integração de Processos Business Process Integration

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Business Process Improvement (BPI)Se propõe para melhorias contínuas e graduais nos procesos de negócio existentes;

Baixo risco por restringirem-se a uma ou mais áreas funcionais;

São de curta duração e voltados a atividades do dia-a-dia;

Incorpora diversas outras técnicas, como six sigma, lean manufacturing, etc

Business Process Reengineering (BPR)Envolve os principais processos de negócio da empresa;

São de escopo amplo e de longa duração;

Implicam em mudança radical e partem da estaca “zero”;

Não se preocupa com a melhoria dos processos existentes;

Por implicar em alto risco requer o envolvimento do comitê diretivo da empresa;

Os fundamentos básicos da Gestão por Processos nasceram no BPR

Dialetos comuns da Gestão por Processos

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Activity-based cost management (ABC)

Envolve técnicas contábeis, que permitem determinar o custo dos serviços e produtos sem restrições ou distorções provocadas pela estrutura organizacional;

Foca custo, tempo e qualidade e consequentemente o processo.

Balance Score Card (BSC)

Datado do início da década de 90, por Robert Kaplan e David Norton;

Foca no gerenciamento estratégico;

Necessita de um alinhamento com a visão estratégica, para definição dos indicadores de desempenho;

É mais do que um medidor de desempenho por auxiliar as organizações discutir e analisar sua visão estratégica, convertendo-as em ações;

Sedimenta o vínculo de processos com a estratégia de negócio.

Dialetos comuns da Gestão por Processos

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Knowledge Management (KM)

Atende diferentes propósitos da organização, tais como:

Explicar os conhecimentos táticos empregados nas operações de determinado processo (tira do individual e passa para a organização);

Difusão das melhores práticas entre membros da equipe;

Abrange além dos ativos “Politicas e Regras” dos processos, os demais ativos envolvidos, como papeis e responsabilidades, estrutura organizacional, facilidades, tecnologia da informação e comunicação.

Business Process Outsourcing (BPO)

É a prática de terceirização dos processos de negócio;

Permite que a empresa se concentre nos processos que compõem a essência do seu negócio;

Agrega valor devido a redução de custo pelo fato do prestador do serviço gerar econômia de escala, operar em localidades de custo mais baixo, atualização tecnológica, uso de melhores práticas etc.

Dialetos comuns da Gestão por Processos

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Business Process Integration

Integração entre sistemas da própria empresa – A2A (Application-to-application);

Integração entre empresas – B2B (Business-to-business);

Integração macro, que abrange as duas – EAI (Enterprise application integration).

Dialetos comuns da Gestão por Processos

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O vocabulário da Gestão por Processos

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Atividade

Unidade lógica de trabalho executada dentro de um processo;

Pode ser manual ou automatizada;

Tem como sinônimo “Tarefa”;

Identifica no último nível de decomposição do processo;

Quando não há mais necessidade de subdivisão;

Representa a menor unidade lógica do processo.

Vocabulário da Gestão por Processos

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Dados

São tratados pelos processos;

Estão contidos nos parâmetros de entrada e de saída de um processo;

Representam os atributos de uma entidade na Modelagem de Dados:

Entidade Cobrança:

Atributos:

Código;

Nome do Cedente;

Nome do Sacado;

Valor;

Data de vencimento.

Vocabulário da Gestão por Processos

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Regras de negócio

Representam a lógica do negócio e não a lógica de programaçãoou software;

Exemplo de Regra de Negócio:

“Dois alunos não se matriculam há mais de dois anos, dos quais um deles pagou todas as mensalidades e o outro tem uma pendencia financeira com a instituição, referente ao último mês que cursou.

Regra 1 – Todo aluno que não se matricula há mais de dois anos deve ser assinalado e tratado como aluno inativo.

Regra 2 – Todo aluno com pendencia financeira, seja ela de crédito ou débito, deve permanecer ativo.

Pergunta: Diante dessas regras, qual seria o procedimento a ser tomado?

Vocabulário da Gestão por Processos

REGRAS TEM DE SER CLARAS E NÃO CONFLITANTES!

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Unidade Organizacional, área funcional e seus papéis

Unidade Organizacional Explicitas no Organograma ou Diagrama

Exemplo: Diretorias, Gerências, etc

Área Funcional |Abstração lógica com base na similaridade das funções, independente do diagrama

Exemplo: Lojas (Consolidando todas as lojas da rede), produção (Consolidando todas as plantas produtivas) etc.

Papéis Grau de envolvimento da área com a atividade ou com o processo

Vocabulário da Gestão por Processos

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Transação de Negócio

Representação lógica de um negócio realizado entre duas ou mais entidades;Registro documental, na forma digital ou em papel, de um evento de negócio executado:

Contratação de um Funcionário;

Realização de uma venda;

Etc.

Throughput, lead time e outros indicadores (KPI)

Throughput do processo é a quantidade de transações de negócio realizadas num periodo de tempo (Capacidade de execução);

Lead time é o tempo médio necessário para a execução de uma transação de negócio.

Vocabulário da Gestão por Processos

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Alguns outros indicadores (KPI – Key performance indicator)

Indicadores Economicos e Financeiros:

Custo, faturamento, lucratividade, margem, etc.

Indicadores de produtividade e qualidade:

Throuput, Lead time, erros e defeitos gerados, satisfação dos clientes, etc…

Indicadores sociais e ambientais:

Número de pessoas alocados no processo;Consumo de recursos naturais no processo (papel, energia, água, etc…)

O maior desafio é definir indicadores eficientes, que permitam a identificação rápida de condições ameaçadoras aos processos e resultados esperados.

É importante identificar quais são os fatores críticos de sucesso de cada processo, ou seja, o que necessariamente tem de ocorrer sem falhas.

Para cada Fator Crítico de Sucesso devem ser definidos os indicadores de desempenho.

Vocabulário da Gestão por Processos

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Produtos e Clientes

Significam a própria essência do processo de negócio:

Gerar algo de valor para quem necessita e reconhece a importancia do que está sendo entregue;

Os Clientes de um processo estão cada vez mais inter-relacionados e participativos em relação aos produtos gerados.

Melhores práticas e Benchmarking

Modelos de referencia devido a bons resultados gerados em uma determinada empresa;

Os modelos bem sucedidos são denominados Melhores práticas;

Ao compararmos os resultados dos indicadores dos nossos processos à modelos de referencia, estamos praticando o Benchmarking.

Vocabulário da Gestão por Processos

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Perdas do processo

Valor agregado implica na entrega de beneficios aos clientes do processo.Porém, o inverso também existe, que são os desperdicios ou perdas;

Perdas acarretam maior tempo e maior custo e são comuns;

Combater as perdas deve ser atividade constante da equipe de gestão por processos, devido ao dinamismo dos mesmos;

Segundo Taiichi Ohno – 1999, temos sete tipos de perdas:

Perda de produção em excesso;Perda de correção;Perda de movimentação de material;Perda de processamento;Perda de inventário;Perda de tempo;Perda de movimentação física diversa;

Obs: Estar perdas foram definidas em relação à produção, mas tentem exercita-las para os demais processos, incluindo o componente informação.

Vocabulário da Gestão por Processos

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Escritório de Processos

Também chamados de:

BPMO – Business Process Management Office;BPMCOE – Business Process Management Center of Excellence;

Muitos atuam como PMO – Project Management Office

Atuação dos escritórios de processos:

Definição de padrões, métodos e ferramentas;

Treinamentos e educação em principios e práticas de gerenciamento de processos;

Governança no desenho do processo geral;

Integração dos processos de negócio;

Priorização e alocação de recursos escassos aos projetos de melhoria de processos;

Rastreamento e reportes de métricas de desempenho de processos para seus donos

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Vocabulário da Gestão por Processos

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SLA – Service Level AgreementTraduzido como Acordo de nível de Serviço

É a parte do contrato de serviço entre duas entidades, que trata o tipo de serviço que será entregue e seus indicadores de tempo ou desempenho

Eficiência e Eficácia (Portal dos administradores: www.administradores.com.br)

Conceitos distintos porém interligados;

A eficiência é a capacidade do administrador de obter bons produtos (produtividade, desempenho, etc.) utilizando a menor quantidade de recursos (tempo, mão-de-obra, material, etc). possíveis; ou mais produtos utilizando a mesma quantidade de recursos. Um Gerente eficiente é aquele que realiza uma tarefa da melhor forma possível;

Já a eficácia é a capacidade de fazer aquilo que é preciso, que é certo para se alcançar determinado objetivo. É escolher os melhores meios e produzir um produto adequado ao mercado;

A eficiência envolve a forma com que uma atividade é feita, enquanto a eficácia se refere ao resultado da mesma.

Vocabulário da Gestão por Processos

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Fatores chaves de Sucesso na Gestão por Processos

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Estabelecimento de metas da Organização e das Unidades de Negócio:

Resultam da decomposição do planejamento estratégico;

Incluem metas funcionais alinhadas com a estratégia geral;

Incluem metas de processos alinhadas com a estratégia geral

Designação dos papeis necessários à prática da Gestão por Processos

Estruturação da atividade

Fatores chaves de Sucesso na Gestão por Processos

Page 45: Treinamento BPP - Business Process Plataform The Open Source Business Process Platform Company Treinamento BPP – Business Process Plataform Coordenação

Estabelecimento de métricas, medição e controle dos processos

Gerenciar requer medir;

A medição fornece o feedback essencial ao processo, seu desenho, desempenho e conformidade;

Métricas podem incluir, crescimento de vendas, redução de custos, tempo de ciclo, satisfação ou retenção de clientes etc.

Fatores chaves de Sucesso na Gestão por Processos

Page 46: Treinamento BPP - Business Process Plataform The Open Source Business Process Platform Company Treinamento BPP – Business Process Plataform Coordenação

Estabelecimento de práticas, como melhoria contínua e de gestão de mudanças:

A criação de valor para uma organização e seus clientes depende de:

Adoção de práticas Organizacionais;

Domínio de conceitos e habilidades pelos que prestam contas e gerenciam os processos

Fatores chaves de Sucesso na Gestão por Processos

Page 47: Treinamento BPP - Business Process Plataform The Open Source Business Process Platform Company Treinamento BPP – Business Process Plataform Coordenação

GESTÃO DA MUDANÇA:

Promover a comunicação oficial sobre a iniciativa

Mitigar descontentamentos e medos, decorrentes de entendimento errôneo sobre a iniciativa

Clarear a razão da existência da iniciativa – objetivos

Publicar quem está direta e indiretamente envolvido

Publicar o papel das pessoas na iniciativa

Esclarecer sobre a razão da não participação (direta) de algumas pessoas

Dar razões para envolvimento e engajamento das pessoas na iniciativa e com a iniciativa

Mitigar a chance de reações contrárias à iniciativa

Fatores chaves de Sucesso na Gestão por Processos

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Recapitulando…

O que é BPM? Qual seu objetivo?

Quais são seus benefícios?

Posso considerar BPM como uma tecnologia?

Gestão por Processos é uma inovação no Mercado?

Cultura Organizacional é um fator fundamental?

Quais as diferenças entre Visão Vertical e Visão Horizontal?

Qual a diferença entre processos e tarefas?

Dúvidas ?

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Extras . . . Descobrindo Processos

AS IS – Como funciona o Processo.

TO BE – Melhoria do Processo.

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A Tecnologia e a integração dos Processos de Negócio

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O Mercado x TI

Um pouco de história

Relação inicial Mercado X Tecnologia

Inexistência da Agregação de Valor

Os passos do Mercado, TI

Globalização: Core Business / Terceirização

*Era do conhecimento

SOA: A tentativa de TI

BPMS: A resposta de TI

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SOA – Arquitetura Orientada a Serviços

OrigemCriado a partir de padrões: GML, SGML, HTML e XML -> Mundo

EstruturaExposição de ServiçosWeb Services -> WSDL -> XSD

UtilizaçãoProtocolos SOAP, *HTTP

Padrões e TecnologiasEstabelecidos por *W3C

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O que é um BPMS?

Business Process Management System/Suite/Systems/Software

Modelagem de Processos de Negócio

Execução de Processos de Negócio

Orquestração de Processos de Negócio

Workflow

Monitoramento

Regras de Negócio

Padrões e Tecnologias

BPMN / BPEL(XLANG – WSFL) | BPML / XPDL

Oasis*

BPMI.org*

Web Services

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Introdução ao Intalio|BPP

Intalio|BPP – Business Process Platform

Intalio|Designer

Intalio|Server

Intalio|AJAX

Intalio|BAM

Intalio|BRE