Treinamento do Microsoft ® Office Word 2007 Mala direta I: usar mala direta para correspondência em massa [Nome da sua empresa] apresenta:

Treinamento do Microsoft® Office

Word 2007

Mala direta I: usar mala direta para correspondência em

massa

[Nome da sua empresa] apresenta:

Mala direta I: usar mala direta para envio de correspondência em massa

Conteúdo do curso

• Visão geral: Correspondência em massa

• Lição 1: Como funciona

• Lição 2: Configurar sua lista de destinatários

• Lição 3: Realizar uma mala direta completa

Duas das três lições incluem uma lista de tarefas sugeridas; cada uma inclui um conjunto de questões de teste.


Visão geral: Correspondência em massa

Você precisa enviar a cada um dos seus funcionários uma carta ou mensagem de email contendo informações pessoais sobre retenção de imposto e salário.

Criar cada item individualmente levaria horas. Faça uma mala direta.

Usando a mala direta, você cria um documento com as mesmas informações em cada cópia e adiciona espaços reservados para as informações exclusivas. O Word cuida do resto.


Objetivos do curso

• Entender como a mala direta funciona para que você obtenha os resultados desejados.

• Configurar um documento para o envio de correspondência em massa.

• Usar o Assistente de Mala Direta para realizar uma mala direta básica.

Lição 1

Como funciona


Como funciona

Em toda mala direta, você lidará com três elementos.

Entender esses elementos ajudará a obter os resultos de mala direta desejados e esperados.

1

2

3

O documento principal com que se inicia.

Informações do destinatário, como o nome e o endereço de cada pessoa que você deseja mesclar com o documento principal.

Os documentos concluídos, que incluem as informações do documento principal, além das informações exclusivas de cada destinatário.


Documento principal

O documento principal é seu ponto de partida. O documento principal pode ser uma carta, envelope, email ou mesmo um cupom.

Ele contém os elementos mostrados aqui.

1

2

Conteúdo idêntico em cada cópia, como o corpo de texto principal de uma carta modelo. Você só precisará digitar esse texto uma vez, independentemente de quantas cartas deseje imprimir.

Espaços reservados para as informações de cada destinatário. Por exemplo, em uma carta modelo, o bloco de endereço e o nome de saudação seriam exclusivos em cada cópia.


Informações de destinatário

Em uma mala direta, as informações do destinatário, que são exclusivas em cada cópia mesclada, são preenchidas nos espaços reservados que você adicionou ao documento principal.

As informações de destinatário podem ser: endereços em envelopes ou etiquetas; nomes na linha de saudação de uma carta modelo; valores salariais em mensagens de email que você envia para os seus funcionários; observações pessoais sobre produtos favoritos em cartões postais que você envia por email para seus melhores clientes; ou números em cupons resgatáveis.



As informações de destinatário devem ser mantidas em uma fonte de dados.

“Fonte de dados” é um termo abrangente que engloba toda uma categoria de arquivos com os quais você trabalha o tempo todo.

Por exemplo, a lista de contatos do Microsoft Office Outlook® é uma fonte de dados.



As informações de destinatário normalmente são listadas em colunas e linhas, como mostra a tabela da imagem.

O arquivo de fonte de dados deve ser estruturado de forma que possibilite vincular informações específicas aos espaços reservados no documento principal.


Conjunto de documentos concluídos

Quando você conclui uma mala direta, ocorre o que é mostrado aqui.

• O conjunto de documentos concluídos individuais que você pode imprimir (por exemplo, cartas, etiquetas, envelopes ou cupons) ou que você pode transmitir eletronicamente durante o processo de mala direta (por exemplo, mensagens de email).


Conjunto de documentos concluídos

Quando você conclui uma mala direta, ocorre o que é mostrado aqui.

• O documento principal. É o documento usado como ponto de partida, que permanece um documento separado. Ele não é salvo automaticamente após a mesclagem.


Teste 1, pergunta 1

Em uma mala direta, qual é o documento principal? (Escolha uma resposta.)

1. O documento inicial que contém texto idêntico para cada carta, envelope etc. mesclado e espaços reservados para as informações de destinatário exclusivas.

2. O primeiro documento no conjunto de documentos mesclados concluídos.

3. Um documento que contém somente o texto idêntico em cada cópia mesclada.


Teste 1, pergunta 1: resposta

O documento inicial que contém texto idêntico para cada carta, envelope etc. mesclado e espaços reservados para as informações de destinatário exclusivas.

O documento principal é o seu documento inicial, onde você adiciona todo o texto que será o mesmo em cada cópia, assim como os espaços reservados que indicam quais serão as informações de destinatário exclusivas e onde elas aparecerão.


Teste 1, pergunta 2

O documento principal com o texto e os espaços reservados é salvo automaticamente após a conclusão da mesclagem. (Escolha uma resposta.)

1. Verdadeiro.

2. Falso.



Falso.

Você deve salvar o documento principal de modo a poder usá-lo novamente para concluir uma nova mesclagem.


Teste 1, pergunta 3

Por que as informações de destinatário exclusivas que você usa em uma mala direta precisam ser armazenadas em um arquivo de fonte de dados? (Escolha uma resposta.)

1. Os arquivos de fonte de dados são um tipo especial de arquivo que só funciona com mala direta.

2. Os arquivos de fonte de dados organizam as informações de forma que permitem que você corresponda determinadas informações com espaços reservados específicos no documento principal.

3. Os arquivos de fonte de dados foram projetados para conter muitas informações.



Os arquivos de fonte de dados organizam as informações de forma que permitem que você corresponda determinadas informações com espaços reservados específicos no documento principal.

É o modo estruturado como essas informações são organizadas nos arquivos que possibilita a inserção de informações de uma célula desse arquivo em um documento exclusivo.

Lição 2

Configurar sua lista de destinatários


Configurar sua lista de destinatários

Você sabe quais são os elementos básicos de uma mala direta.

Agora você aprenderá a configurar seu documento principal e a conectá-lo à lista de destinatários.

A lista de destinatários, juntamente com os espaços reservados que você adiciona ao seu envelope ou documento do Word, é o coração e a alma da mala direta.

Eles trabalharão juntos para fornecer informações exclusivas às cópias finais mescladas individualmente.


Mais sobre a lista de destinatários

Uma lista de destinatários pode ser qualquer arquivo que organize informações de destinatário em colunas e linhas. Você pode criá-la usando diversos programas, como Excel, Access ou Outlook.

1 As colunas em uma lista representam uma categoria ou tipo de informação. Cada coluna é identificada por um título. Por exemplo, em uma lista de clientes, você pode ter colunas para Nome, Sobrenome e Endereço.



Uma lista de destinatários pode ser qualquer arquivo que organize informações de destinatário em colunas e linhas. Você pode criá-la usando diversos programas, como Excel, Access ou Outlook.

2 Cada linha em uma lista representa as informações completas de um destinatário. Na lista de clientes, por exemplo, uma linha contém todas as informações sobre um cliente: o nome, o endereço do cliente etc.



São as colunas e linhas que possibilitam o fornecimento de informações de destinatário exclusivas para documentos durante uma mala direta.

No documento principal, você se conecta à lista e, em seguida, pode adicionar qualquer título de coluna como um espaço reservado ao documento principal. (Oficialmente, esses espaços reservados são chamados de campos. Mais detalhes sobre campos a seguir.)



São as colunas e linhas que possibilitam o fornecimento de informações de destinatário exclusivas para documentos durante uma mala direta.

Quando a mala direta for concluída, haverá para cada pessoa um documento concluído com informações das entradas em uma linha da lista de destinatários.


Origem da lista de destinatários

Em muitos casos, a lista de destinatários que você deseja usar já existe.

Por exemplo, você pode ter acesso a um arquivo com uma lista como a que se segue.

• Nomes, endereços etc. dos clientes ou dos contatos.

• Produtos ou serviços oferecidos pela sua empresa.

• Informações sobre seus funcionários.


Origem da lista de destinatários

Se a lista existir, basta conectar-se a ela durante a mala direta.

Mas não se preocupe se ainda não tiver uma lista. O processo de mala direta inclui uma etapa na qual você pode criar uma lista de destinatários a partir do zero. Mais detalhes na próxima lição.


Campos

Depois de se conectar à lista de destinatários, você pode especificar as informações que deseja incluir na mala direta usando campos.

Um campo é um conjunto de códigos que instrui o Word a inserir informações em um documento automaticamente.

Informalmente, você pode considerar os campos como espaços reservados.


Campos

Em uma correspondência em massa, os campos usados são chamados de campos de mesclagem e são espaços reservados para as informações exclusivas que se originam diretamente de uma lista de destinatários.

Por exemplo, na ilustração, foram adicionados campos de meclagem para as informações armazenadas nas colunas Endereço e Nome de uma lista de endereços.

Observe que eles são incluídos entre divisas (« ») em um documento.


Campos de mesclagem

Você pode criar um campo de mesclagem combinando outros campos ou agrupar campos e, em seguida, usar espaços, quebras de linha e marcas de pontuação como faria normalmente em uma frase.

Por exemplo, você pode criar um título de cortesia antes do sobrenome ou do nome completo e configurar campos no seu documento da seguinte maneira:

«Título» «Sobrenome»«Endereço»«Cidade», «Estado» «CEP»


Campos de mesclagem

Você também pode controlar a aparências das informações de destinatário nos documentos mesclados, formatando os campos.

Por exemplo, você pode usar nomes em negrito ou em cor vermelha.

No documento principal, selecione o campo, incluindo as divisas (« »). Na guia Página Inicial, clique em qualquer comando do grupo Fonte ou do grupo Parágrafo e escolha as opções de formatação desejadas.


Sugestões para a sessão prática

1. Divida os dados da coluna Nome em duas colunas.

2. Crie uma coluna Observação Pessoal.

3. Salve a planilha do Excel.

Prática online (requer Excel 2007)

http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RP102778131046&CTT=6&Origin=RP102778251046


Teste 2, pergunta 1

Qual a relação entre sua lista de destinatários e os campos que você insere no documento principal? (Escolha uma resposta.)

1. Não há relação.

2. Os campos são equivalentes às colunas na lista de destinatários.

3. Cada campo representa uma célula na lista de destinatários.



Os campos são equivalentes às colunas na lista de destinatários.

Quando você adicionar um campo ao documento principal, as informações armazenadas na coluna correspondente na sua lista aparecerão nos documentos mesclados.


Teste 2, pergunta 2

Como distinguir um campo de outro texto em um documento principal? (Escolha uma resposta.)

1. Os campos são sempre formatados como texto em negrito.

2. Os campos estão em itálico.

3. Os campos estão entre divisas (« »).



Os campos estão entre divisas (« »).


Teste 2, pergunta 3

Para realizar uma mala direta, é preciso ter uma lista de destinatários. (Escolha uma resposta.)

1. Verdadeiro.

2. Falso.



Falso.

Você pode criar essa lista como parte do processo de mala direta. Se houver somente algumas pessoas para a mala direta, talvez seja mais fácil digitar a lista durante o processo.

Lição 3

Realizar uma mala direta completa


Realizar uma mala direta completa

Agora você percorrerá o processo de realização de mala direta usando o Assistente de Mala Direta.

Ao final desta lição, você aprenderá outra maneira de realizar uma mala direta.


Abrir o Assistente de Mala Direta

Para realizar uma mala direta, clique em Iniciar Mala Direta na guia Correspondências e, em seguida, clique em Assistente Detalhado de Mala Direta.

O assistente será aberto à direita da janela em um painel de tarefas. Siga os avisos e clique em Avançar na parte inferior do painel para percorrer o assistente (ou em Anterior se precisar voltar a uma etapa anterior).

Animação: clique com o botão direito do mouse e em Executar.


Abrir o Assistente de Mala Direta

Para realizar uma mala direta, clique em Iniciar Mala Direta na guia Correspondências e, em seguida, clique em Assistente Detalhado de Mala Direta, como mostrado aqui.

O assistente será aberto à direita da janela em um painel de tarefas. Siga os avisos e clique em Avançar na parte inferior do painel para percorrer o assistente (ou em Anterior se precisar voltar a uma etapa anterior).


Definir o documento principal

A segunda etapa do assistente é configurar o documento inicial.

Você pode enviar uma carta de mala direita ou uma mensagem de email ou talvez iniciar com envelopes e etiquetas.

Ou pode criar um diretório para armazenar listagens de dados, como nomes e endereços de clientes, informações sobre produtos e dados pessoais dos contatos.



As opções no assistente variam de acordo com o tipo de documento selecionado na primeira etapa.

Alterar o layout do documento. Esta opção está selecionada porque um documento em branco estava aberto quando você iniciou o assistente. Você deseja alterar o documento em branco aberto para um documento de envelope. Clique em Opções de Envelope e escolha o tamanho do envelope e as outras opções desejadas; em seguida, o documento de envelope substituirá o documento em branco.

Você selecionou envelopes, que tem estas opções.



As opções no assistente variam de acordo com o tipo de documento selecionado na primeira etapa.

Você selecionou envelopes, que tem estas opções.

Iniciar com base em um documento existente. Se você tiver um envelope salvo anteriormente e desejar usá-lo para a mala direta mas sua tela possuir um documento aberto em branco no momento, selecione esta opção para substituir o documento em branco pelo seu envelope.


Conectar à lista de destinatários

Na Etapa 3, você se conecta à lista de destinatários que deseja mesclar nos seus documentos.

Há três opções:

Usar uma lista existente. Se você já tiver uma lista de destinatários que contenha as informações que você deseja mesclar, selecione esta opção.

Em seguida, clique em Procurar no assistente para localizar e abrir esse arquivo.



Há três opções:

Selecionar nos contatos do Outlook. Se você quiser usar sua lista de contatos do Outlook como sua lista de destinatários, selecione esta opção.

Em seguida, clique em Escolher a Pasta Contatos para localizar e abrir a lista de contatos correta.





Há três opções:

Digitar uma nova lista. Se você não tiver uma lista de destinatários apropriada e quiser criar uma, selecione esta opção. A nova lista será salva como um arquivo de banco de dados de correspondências (.mdb) na pasta Minhas Fontes de Dados, que está localizada na pasta Documentos ou Meus Documentos.

Você pode reutilizar o arquivo para futuras malas diretas.


Escolher os destinatários da sua correspondência

Depois de se conectar à lista de destinatários, você escolherá os destinatários que deseja incluir na correspondência.

Por exemplo, talvez você queira enviar uma carta modelo apenas aos clientes do seu arquivo que possuem um CEP específico.

Ou então criar um diretório que inclua somente uma linha de produtos.



Você faz isso tudo na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, que é aberta automaticamente depois que você se conecta a uma lista de destinatários ou cria uma.

1 Todos os destinatários possuem uma marca de seleção ao lado do nome deles e, por padrão, estão incluídos na correspondência.



Você faz isso tudo na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta, que é aberta automaticamente depois que você se conecta a uma lista de destinatários ou cria uma.

2 Refine a lista de destinatários clicando em Classificar… para escolher o nome da coluna que você deseja exibir e organizar (em ordem crescente ou decrescente), ou clicando em Filtrar… para inserir os campos e os valores dos destinatários que você deseja exibir.


Organizar o documento principal

Em seguida, você organiza o documento principal, o que significa inserir conteúdo nele.

Esse conteúdo consiste em informações que permanecem iguais em cada cópia mesclada e em espaços reservados (campos) para as informações de destinatário em cada cópia mesclada.

A animação mostra como organizar um envelope.

Animação: clique com o botão direito do mouse e em Executar.



Em seguida, você organiza o documento principal, o que significa inserir conteúdo nele: as informações que permanecem iguais em cada cópia mesclada e os espaços reservados (campos) para as informações de destinatário em cada cópia mesclada.

Para um envelope, a informação que permanece igual em cada cópia mesclada é o endereço do remetente que você digita no canto superior esquerdo. Os espaços reservados são os endereços de cada destinatário.



A maneira mais rápida de adicionar um endereço de entrega é clicar em Bloco de endereço no assistente.

Ele adiciona ao envelope um campo «AddressBlock», que inclui Nome, Sobrenome, Endereço, Cidade, Estado e CEP.


Visualizar

Depois de adicionar todo o conteúdo e os campos ao documento principal, você estará pronto para visualizar como ficará a aparência dos documentos mesclados.

Quando você clicar em Avançar na parte inferior do assistente para deslocar-se até a próxima etapa, o primeiro documento mesclado aparecerá automaticamente.


• Se algo não lhe parecer correto, clique em Anterior na parte inferior do assistente. Retornando à etapa anterior, você pode adicionar, excluir ou corresponder campos, ou fazer outras correções para que as informações sejam exibidas corretamente.

Visualizar

Dependendo da aparência do primeiro documento, você tem várias opções:

• Se tudo lhe parecer correto, clique no botão de setas duplas à direita na parte superior do assistente para percorrer alguns outros documentos mesclados, como mostra a imagem.


• Para exibir o documento mesclado de determinado destinatário, clique em Localizar um destinatário para procurar essa pessoa. Ao percorrer os documentos, você pode excluir qualquer pessoa da mesclagem clicando em Excluir este destinatário.

Observe que você está excluindo um destinatário somente dos resultados finais da mesclagem, e não da lista de destinatários.

Visualizar

Dependendo da aparência do primeiro documento, você tem várias opções:

• Se você perceber que a mesclagem inclui alguns destinatários que, na verdade, você não deseja incluir, clique emEditar lista de destinatários para abrir a caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta. Como descrito anteriormente, você pode usar esta caixa de diálogo para restringir a lista de destinatários.


Concluir a mesclagem

Quando estiver satisfeito com as visualizações dos documentos mesclados, estará pronto para imprimir os resultados finais.

Clique em Imprimir para abrir a caixa de diálogo Mesclar para Impressora.

Alterações de última hora?

Se você ainda deseja mais uma oportunidade de examinar os resultados, ou se deseja personalizar envelopes selecionados, clique em Editar envelopes individuais no assistente.





Dessa forma, você cria uma mesclagem abrangente separada com todos os envelopes em um novo documento do Word. Após examinar ou modificar os envelopes neste documento abrangente, você poderá imprimi-los imediatamente.





Ou então salve o documento e imprima os envelopes mais tarde. Para manter as alterações que você fez em envelopes individuais, certifique-se de salvar este documento. Este documento abrangente está separado do documento principal e aumentará de tamanho.


Cancelar ou continuar uma mesclagem

Você pode cancelar sua mala direta a qualquer momento antes de completá-la.

Para isso, feche o documento e escolha não salvar as alterações. O documento será excluído junto com a conexão com a lista de destinatários.

Mas, se você só precisa parar de trabalhar na mesclagem e deseja retornar a ela mais tarde, salve o documento principal.


Cancelar ou continuar uma mesclagem

Você pode cancelar sua mala direta a qualquer momento antes de completá-la.

Quando você abrir o documento novamente, o Word perguntará se você deseja manter a conexão com a lista de destinatários. Clique em Sim para continuar a mesclagem.


Apresentando malas diretas usando a Faixa de Opções

Você notou que os comandos da guia Correspondências ficam disponíveis quando você percorre o assistente?

A Faixa de Opções também é uma maneira prática de realizar uma mala direta, e o processo é muito semelhante às etapas do assistente.

Usando a Faixa de Opções, você terá acesso a mais recursos, como verificação automática, que procura erros antes de você concluir a mesclagem.



Os comandos que você usa na guia Correspondências estão nestes quatro grupos.

1

2

Iniciar Mala Direta. É o ponto inicial onde você seleciona um tipo de documento e, em seguida, seleciona, cria ou edita a lista de destinatários.

Gravar e Inserir Campos. É aqui que você pode inserir os campos de mesclagem, corresponder seus campos e usar Regras para executar ações nos seus documentos.



Os comandos que você usa na guia Correspondências estão nestes quatro grupos.

3 Visualizar Resultados. Além de exibir os documentos mesclados individuais, você pode usar um recurso automático de verificação de erros.

4 Concluir. Complete a mesclagem e combine seus documentos individuais em um documento abrangente, imprima-os ou envie-os eletronicamente.


Sugestões para a sessão prática

1. Abra o Assistente de Mala Direta e configure o documento principal.

2. Conecte-se à lista de destinatários e escolha as pessoas para quem deseja enviar mensagens.

3. Digite o conteúdo e insira os campos.

4. Visualize e corresponda os campos.

5. Conclua a mesclagem.

Prática online (requer Word 2007)

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP102778141046&CTT=6&Origin=RC102778121046


Teste 3, pergunta 1

Como abrir o Assistente de Mala Direta? (Escolha uma resposta.)

1. Clique no Botão Microsoft Office e em Opções do Word.

2. Na guia Correspondências, clique em Iniciar Mala Direta.

3. Na guia Inserir, clique em Partes Rápidas.



Na guia Correspondências, clique em Iniciar Mala Direta.


Teste 3, pergunta 2

Como excluir uma pessoa de uma mala direta? (Escolha uma resposta.)

1. Exclua todas as informações da lista de destinatários dessa pessoa.

2. Exclua o documento endereçado a essa pessoa quando visualizar a mesclagem.

3. Use as caixas de seleção na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta.



Use as caixas de seleção na caixa de diálogo Destinatários da Mala Direta.

É na caixa de diálogo Destinatários da Mala Diretas que você pode designar as pessoas que serão incluídas na mesclagem final.


Teste 3, pergunta 3

Depois que você escolher visualizar seus documentos, a mesclagem estará completa e você não poderá fazer alterações. (Escolha uma resposta.)

1. Verdadeiro.

2. Falso.



Falso.

A visualização lhe dá a oportunidade de observar os documentos mesclados antes que a mesclagem seja concluída.


Cartão de Referência Rápida

Para obter um resumo das tarefas discutidas neste curso, consulte o Cartão de Referência Rápida.

http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP102778171046&CTT=6&Origin=RC102778121046

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Treinamento do Microsoft ® Office Word 2007 Mala direta I: usar mala direta para correspondência em massa [Nome da sua empresa] apresenta: