INTRODUO
O Excel um programa de planilha eletrnica desenvolvido pela
Microsoft para Windows, que pode ser utilizado para calcular,
armazenar e trabalhar com lista de dados, criar relatrios e
grficos, sendo recomendado para planejamentos, previses, anlises
estatsticas e financeiras, simulaes e manipulao numrica em
geral.Por ser um programa escrito para Windows, tem acesso a todas
as funes que o ambiente proporciona, como por exemplo, a troca de
dados entre aplicativos (Word, PowerPoint, etc).
CONHECENDO O MICROSOFT Excel
O Excel pode ser utilizado em diversas reas, citaremos algumas:
rea Administrativa: Folha de Pagamento, Salrios, Contabilidade,
Controle de Compras, Tabelas de Preos, Saldos etc. rea Financeira:
Anlise de Investimentos, Custos, Projeo de Lucros, Fluxo de Caixa,
Controle de Captao de Recursos, Controle de Contas a Pagar e a
Receber, Simulao de Custos etc. Produo: Controle de Produo,
Controle de Produtividade, Controle de Estoque etc. rea Comercial:
Plano de Vendas, Controle de Visitas, Anlise de Mercado, Controle
de Notas Fiscais, Emisso de Listagem de Preos etc.
INICIANDO O MICROSOFT Excel
Para utilizarmos qualquer programa, o primeiro passo saber como
inici-lo e conhecer a sua interface, ou seja, o significado e a
funo dos diferentes elementos que aparecem na tela.Iniciando o
Excel Acionar o boto do Menu Iniciar; Atravs das teclas de seta,
localizar o item referente lista de todos os programas e acionar a
seta para a direita; Localizar a opo Microsoft Excel e pressionar
Enter.Observao: Aguarde at o Microsoft Excel ser iniciado.
A INTERFACE DO EXCEL
Barra de Ttulo:Nesta rea temos o centro de controle do Excel, o
nome da pasta posicionada e os botes Minimizar e Maximizar ou
Minimizar e Restaurar.Atalhos:
ALT-permite acessar a Barra de Menus
Setas-permitem a navegao pelos itens do menu
Ctrl + Tab-para acessar a Barra de Ferramentas Padro
Ctrl + Tab novamente-para acessar a Barra de Formatao
Observao: Para acessar os itens ocultos disponveis nas barras de
ferramentas do Excel XP, necessrio que voc localize e pressione o
boto "Opes da barra de ferramentas".
A INTERFACE DO EXCEL
Barra de Menus:Exibe os menus atravs dos quais podemos efetuar
diversas operaes. Algumas delas so:Menu Arquivo.Abrir pastas,
fechar pastas, configurar pgina, visualizar impresso, imprimir,
enviar planilha etc.
Menu Editar.Copiar, recortar, colar informaes etc.
Menu Exibir.Exibir barra de status, ocultar barra de status,
ferramentas, personalizar modos de exibio etc.
Menu Inserir.Inserir clulas, linhas, colunas etc.
Menu Formatar.Formatar clulas: alterar fontes, alinhamentos,
bordas; formatar linha: altura, auto-ajuste etc.
Menu Ferramentas.Verificar ortografia, compartilhar pastas de
trabalho, proteger planilha etc.
Menu Dados.Operaes com banco de dados em geral.
Menu Janela.Alterar disposio das janelas etc.
Menu Ajuda.Obter ajuda do Microsoft Excel.
A INTERFACE DO EXCEL
Barra de Ferramentas:Possui botes que facilitam a execuo das
tarefas mais freqentes do aplicativo, bastando apenas
acion-los.Boto Novo - cria uma nova pasta de trabalho, com base no
modelo padro.
Boto Abrir - abre uma pasta de trabalho existente.
Boto Salvar - salva a pasta de trabalho.
Boto Imprimir - imprime a planilha ativa na pasta de trabalho ou
os itens selecionados.
Boto Visualizar - visualiza o documento a ser impresso.
Boto Verificar Ortografia - verifica os erros de ortografia
existentes na planilha.
Boto Recortar - recorta a rea selecionada para a rea de
Transferncia.
Boto Copiar - copia a rea selecionada para a rea de
Transferncia.
Boto Colar - cola a seleo da rea de Transferncia para a rea
indicada.
Boto Pincel - copia a formatao de um objeto ou texto
selecionado.
Boto Desfazer - desfaz a ltima ao.
Boto Refazer - refaz a ltima ao.
Boto Inserir Hyperlink - Insere ou edita o hyperlink
especificado.
Boto Barra de Ferramentas da Web - exibe ou oculta a barra de
ferramentas da Web.
Boto AutoSoma - Adiciona nmeros automaticamente com a funo
Soma.
Boto Colar Funo - Insere ou edita funes.
Boto Classificao Crescente - Classifica os itens selecionados em
ordem crescente.
Boto Classificao Decrescente - Classifica os itens selecionados
em ordem decrescente.
Boto Assistente de Grfico - Orienta passo a passo a criao de um
grfico.
Boto Mapa - cria um mapa com base nos dados selecionados.
Boto Desenho - Exibe ou oculta a barra de ferramentas
Desenho.
Boto Zoom - Reduz ou amplia a exibio do documento ativo.
Boto Assistente do Office - O Assistente do Office pode
responder s suas perguntas, oferecer dicas e fornecer Ajuda para
uma variedade de recursos.
Dica: Caso queira ouvir novamente cada boto especificado,
pressione TAB at localiz-los.
Observao: Para acessar os itens ocultos disponveis nas barras de
ferramentas do Excel XP, necessrio que voc localize e pressione o
boto "Opes da barra de ferramentas".
Barra de Formatao:Possui botes que alteram a visualizao dos
dados na planilha, bastando clicar sobre qualquer um deles.Fonte -
Altera a fonte do texto e dos nmeros selecionados.
Tamanho - Altera o tamanho da fonte.
Efeito Negrito - Ativa ou desativa o efeito negrito.
Efeito Itlico - Ativa ou desativa o efeito itlico.
Efeito Sublinhado - Ativa ou desativa o efeito sublinhado.
Alinhamento a esquerda - Alinha o contedo da clula esquerda.
Alinhamento Centralizado - Centraliza o contedo da clula de
acordo com a regio selecionada.
Alinhamento a direita - Alinha o contedo da clula direita.
Mesclar e Centralizar - Centraliza o contedo da clula de acordo
com a regio selecionada ou mescla clulas.
Estilo de Moeda - Aplica formato monetrio s clulas
selecionadas.
Estilo de Porcentagem - Aplica formato de porcentagem s clulas
selecionadas.
Separador de Milhares - Aplica o formato separador de milhar s
clulas selecionadas.
Aumentar Casas Decimais - Aumenta o nmero de casas decimais das
clulas selecionadas.
Diminuir Casas Decimais - Diminui o nmero de casas decimais das
clulas selecionadas.
Diminui recuo - possibilita diminuir ou remover o recuo.
Aumenta recuo - permite recuar o texto a partir da borda
esquerda de uma clula.
Bordas - Insere borda clula selecionada ou ao intervalo
selecionado.
Cor do Preenchimento - Adiciona, modifica ou remove a cor ou
efeito de preenchimento do objeto selecionado.
Cor da Fonte - Formata o texto selecionado com a cor
desejada.
Dica: Para alterar o tipo e o tamanho de fonte, use F4 para
abrir ou fechar a caixa combinada e setas para cima e para baixo,
para navegar pelas opes.
Barra de Frmulas:Utilizamos a Barra de Frmulas para editar as
entradas de dados na planilha.Caixa de Nome - rea de Referncia ou
Caixa de nome que identifica a clula atual.Para posicionar o cursor
na caixa de nome usando o Virtual Vision 2.0, utilize o atalho Ctrl
+ Alt + 3, que permitir a digitao de um endereo de clula.
Automaticamente o cursor se deslocar para a clula indicada.
Tecla 9Comando do Virtual Vision 2.0 que indica em qual clula o
cursor se encontra, menciona ainda o contedo da clula.
Observao: Para deslocar o cursor at uma determinada clula
utilizando o Virtual Vision 4.0 no Excel XP, pressione o F5 (atalho
da opo Ir para), informe a referncia da clula destino e tecle Enter
(o comando Control + Num9 lhe informar a referncia da clula atual).
SAINDO DO EXCEL
Para finalizar o Excel, acione o menu Arquivo e a opo Sair ou
pelo atalho pressionando as teclas ALT + F4.Se desejar fechar
apenas a planilha em uso, acione o Menu Arquivo opo Fechar ou pelo
atalho Ctrl + F4.Observaes:ALT + F4 - Finaliza o Microsoft
Excel.Ctrl + F4 - Fecha apenas o arquivo em uso.
O Excel 97 possui um sistema de ajuda com diversas opes, como:
Ajuda do Microsoft Excel, Contedo e ndice; O que isto?; Microsoft
na WEB; Ajuda do Lotus 1-2-3... e sobre o Microsoft Excel. Estas
opes podem ser acionadas a qualquer momento atravs do Menu Ajuda ou
pressionando a tecla F1.Contedo e ndice: Ao selecionar a opo
Contedo e ndice do menu Ajuda, visualizamos uma tela composta por
guias.Guia Contedo - Procedimentos: Acionar o menu Ajuda atravs das
teclas ALT + U; Escolher a Guia Contedo; Pressionar seta para baixo
at encontrar a opo desejada; Pressionar TAB at localizar o boto
Abrir, que permitir mostrar novos tpicos relacionados a opo
escolhida anteriormente; Selecionar a opo desejada e pressionar TAB
at localizar o boto Exibir.Guia ndice - Procedimentos: Acionar o
menu Ajuda atravs das teclas ALT + U; Escolher a Guia ndice;
Digitar as primeiras letras da palavra que est procurando;
Utilizando as setas encontre a opo desejada e na sequncia pressione
TAB para localizar o boto Exibir.Observao: No Excel XP, aps acessar
o menu Ajuda voc dever descer com a seta at o item "Ajuda do
Microsoft Excel" e teclar Enter (o atalho F1 corresponde a esta
ao). Caso queira, poder pesquisar por uma informao digitando a
mesma na caixa de texto "O que voc deseja fazer? Digite sua
pergunta aqui e clique em 'Pesquisar'." e em seguida, pressione o
boto "Pesquisar" conforme a indicao. Se preferir, poder navegar com
o uso do Tab pelos tpicos que esto no formato HTML, como se
estivesse em uma pgina comum da Internet (pressione F6 para
alternar entre a opo de pesquisa e a navegao pelos tpicos no
formato HTML). Se voc estiver utilizando o Excel XP, experimente
aps abrir a janela de ajuda, pressionar o Tab at o tpico "Atalhos
do teclado" e teclar Enter. Voc encontrar uma lista de todos os
atalhos de teclado usados no Excel XP (pressione Control + Ponto do
numrico para ler as informaes apresentadas). PLANILHA ELETRNICA
A planilha eletrnica um conjunto de colunas e linhas, cuja
interseco denominamos de clulas. Cada clula possui um endereo nico
ou referncia. Por exemplo, a referncia da clula da coluna A com a
linha 1 A1.O Excel possui 256 colunas identificadas por letras de A
at IV, e 65.536 linhas.
PASTAS DE TRABALHO
Cada pasta pode conter 255 planilhas, que podem diferir uma das
outras, ou seja, em uma pasta de trabalho, podem existir vrias
planilhas com dados diferentes.Toda vez que abrirmos, fecharmos ou
salvarmos um arquivo, estaremos executando estas operaes em uma
pasta de trabalho. Para avanar de uma planilha para outra (exemplo:
de Plan1 para Plan2) use as teclas de atalho: Ctrl PageDow; Para
retornar a planilha anterior (exemplo de Plan3 para Plan2) use as
teclas de atalho: Ctrl PgUp. OBS.: Para verificar com o Virtual
Vision 4.0 a planilha em que encontra-se pressione Ctrl 9
COMO OS DADOS DIGITADOS SO INTERPRETADOS
Podemos digitar dois tipos de dados nas planilhas: Valor
constante: digitado diretamente na clula e pode ser um texto ou um
nmero com vrios formatos (data, hora, moeda, porcentagem, frao ou
notao cientfica). Frmula: uma seqncia de valores, referncias de
clulas, nomes, funes ou operadores que produzam um novo valor a
partir dos valores existentes. As frmulas sempre comeam com um
sinal de igual. Os valores resultantes das frmulas so atualizados
quando os valores originais so alterados.
TIPOS DE ENTRADA DE DADOS
O Excel aceita quatro tipos de dados: Textos, Nmeros, Frmulas e
Funes Textos: so interpretados como textos toda a informao que se
inicia com uma letra ficando alinhados esquerda. Utilizamos o texto
em ttulos e definies. Nmeros: so interpretados como nmeros todo
dado precedido pelos seguintes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
+menos, abre e fecha parnteses, / $ %. Utilizamos os nmeros para
clculos. Os valores numricos sempre so alinhados direita e podem
assumir vrios formatos como: nmero fixo de casas decimais,
percentual entre outros. Frmulas: so compostas por nmeros,
operadores matemticos, referncias de clulas etc. OPERADORES
MATEMTICOS
Aritmticos
^Potenciao
&Concatenao
*Multiplicao
/Diviso
+Adio
-Subtrao
Relacionais
=Igualdade
Maior que
=Maior ou igual
Diferente
Funes: so as frmulas criadas pelo Excel. Existem funes
estatsticas, matemticas, financeiras etc.
ENTRANDO DADOS
Para entrar com as informaes na planilha, basta posicionar o
cursor na clula desejada, digitar o contedo e, em seguida,
pressionar a tecla Enter.Selecionando a clula:Use as teclas de
movimentao para mover o cursor da planilha at a clula
desejada.Comando Ir Para:Caso queira acessar rapidamente uma
determinada clula, use o Menu Editar comando Ir Para: Acione o Menu
Editar e escolha a opo Ir Para; Digite o endereo da clula e acione
o boto Ok.Observao: Com o Virtual Vision 2.0 podemos usar o atalho
Ctrl + Alt + 3, que aciona a Barra de Frmulas e permite digitar o
endereo da clula desejada.
ENTRANDO COM TEXTOS
Digitar o texto na clula selecionada, confirmando com a tecla
Enter. Se o texto for maior que a largura da clula, se expandir
para as clulas laterais at encontrar uma clula preenchida. Essa
expanso ocorre em nvel de tela, apresentado em cima da clula vazia.
Podemos colocar at 32.000 caracteres em uma clula.Dicas (movimentao
na Planilha): Quando a movimentao entre clulas realizada pelo Tab,
o cursor desloca-se uma clula direira e pelo Shift Tab uma clula
esquerda; Pressionando-se a tecla Enter, movemos o cursor para a
prxima linha; As teclas de seta, posicionam o cursor de acordo com
a direo da seta.
ENTRANDO COM NMEROS
Digitar o nmero na clula selecionada e pressionar a tecla Enter.
Nas clulas que tiverem o formato de nmero padro, Geral, o Excel
exibir os nmeros como inteiros (789), fraes decimais (7,89) ou em
notao cientfica (7.89E+08) caso o nmero for maior que a largura da
clula.Se o nmero estiver formatado, a clula ser preenchida com
cerquilhas (###) indicando que a largura insuficiente.
CORRIGINDO ERROS NA ENTRADA DE DADOS
Durante a digitao dos dados podemos usar as teclas de edio como:
Backspace, Delete, Insert, entre outras, que permitem corrigir ou
redigitar os dados. H tambm a tecla Esc que posibilita cancelar uma
entrada de dados antes que ela seja confirmada atravs da tecla
Enter. Para corrigir uma entrada j digitada devemos proceder da
seguinte forma: Posicionar o cursor na clula a ser corrigida;
Pressionar a tecla de funo F2 que habilitar a alterao dos dados
contidos na clula (o cursor estar posicionado aps o ltimo
caracter). Aps realizar as devidas correes, tecle Enter para
confirmar.
CORREO ORTOGRFICA
Aps ter editado os dados da sua planilha no Excel, antes de
format-la interessante realizar uma verificao ortogrfica para a
deteco de possveis erros. O Excel carrega na memria um dicionrio e
compara as palavras digitadas, marcando-as como no reconhecidas.
Embora seja um recurso bastante interessante, no dispensa um boa
reviso de texto digitado, pois o Excel s reconhecer as palavras que
estiverem includas em seu dicionrio, no marcar como incorretas as
palavras que foram includas com grafia errada, nem to pouco marcar
como incorretas as palavras que estiverem em contexto errado. Para
executar a correo ortogrfica, posicione o cursor na primeira clula
(A1) e realize o procedimento descrito abaixo:Acionar o Menu
Ferramentas e escolher a opo verificar ortografia ou utilize a
tecla de atalho F7 para localizar a palavra errada que encontra-se
grifada,Descrio dos controles da janela de correo ortogrfica: No
consta no dicionrio - Nesta caixa de texto, ser exibido
inicialmente o erro encontrado e posteriormente a correo
selecionada na lista de sugestes. Sugestes - Nesta lista so
apresentadas as possveis sugestes para a correo do erro detectado
(ao abrir a janela, este controle recebe o foco do cursor). Idioma
do dicionrio - Nesta caixa combinada esto disponveis outros idiomas
alm do Portugus do Brasil, para serem aplicados correo ortogrfica
caso seja necessrio. Ignorar uma vez - Pressionando este boto o
erro detectado ser ignorado at a sua prxima ocorrncia na planilha.
Ignorar tudo - Pressionando este boto sero ignoradas todas as
ocorrncias do erro apresentado. Adicionar ao dicionrio - Caso voc
tenha certeza de que a palavra apresentada como erro est correta,
pressione este boto para que esta palavra seja includa ao
dicionrio. Alterar - Pressionando este boto, o erro apresentado ser
substitudo pela sugesto selecionada na lista de sugestes. Alterar
todas - Pressionando este boto, todas as ocorrncias do erro
apresentado sero substitudas pela correo indicada. AutoCorreo -
Pressionando este boto, o erro ser substitudo pela primeira sugesto
apresentada pelo corretor ortogrfico. Opes - Pressionando este
boto, podemos definir algumas configuraes da correo ortogrfica,
como por exemplo a correo ou no de palavras escritas todas em
maisculas, contendo nmeros etc. Cancelar - Pressionando este boto,
voc encerrar a verificao ortogrfica antes de conclu-la.
Pressionando o Tab voc avanar pelos controles disponveis e Shift +
Tab voc retornar aos anteriores. Para executar a ao de um
determinado boto, ao focaliz-lo pressione a tecla Enter. Caso o
corretor ortogrfico no lhe apresente sugestes, voc poder editar a
correo diretamente na caixa de texto "No consta no dicionrio" e em
seguida pressionar o boto "Alterar". Aps a correo do primeiro erro
apresentado, o boto "Cancelar", passar a ter a descrio "Fechar" e
ficar disponvel o boto "Desfazer ltima", para desfazer a ltima
correo realizada. Caso o corretor no encontre erros ou a verificao
ortogrfica seja concluda, uma mensagem informativa ser apresentada:
"a verificao ortogrfica est concluda para toda a planilha." No
contrrio, ser indicada uma outra palavra para a continuidade da
correo.
DESFAZER OPERAO
Para desfazer automaticamente a ltima operao realizada: Acessar
o menu Editar na barra de menus; Escolher a opo Desfazer de acordo
com o nmero de aes que deseja desfazer. Atalho: Ctrl + Z.
REFAZER OPERAO
Para repetir automaticamente a ltima operao
realizada.Procedimentos: Acionar o Menu Editar na barra de menus;
Escolher a opo Refazer Digitao. Atalho: F4
EDITANDO A PLANILHA
Selecionando um Grupo de ClulasPara a realizao da maioria das
tarefas necessrio selecionar as clulas. Esta seleo pode ser
realizada da seguinte maneira: Posicionar na primeira clula
desejada; Pressionar a tecla SHIFT e atravs das setas de direo,
marcar at a ltima clula do grupo desejado.
Dica: Com o comando ponto do numrico, o Virtual Vision falar o
contedo da regio selecionada.
Atalhos para Seleo: - Para selecionar toda a planilha:
posicionar o cursor na primeira clula da planilha e pressionar
Control Shift End. - Para selecionar toda planilha estando o cursor
posicionado em qualquer uma das clulas da respectiva planilha
pressione Control Shift *. - Para selecionar toda a coluna: basta
posicionar o cursor na coluna desejada e teclar Control Barra de
Espaos. - Para selecionar toda linha: basta posicionar o cursor na
linha desejada e teclar Shift Barra de Espaos. - Para selecionar
uma coluna da planilha: Control Shift Seta para baixo - Para
selecionar uma linha da planilha: Control Shift Seta para
direita
Sobreescrevendo uma clulaProcedimentos: Posicionar na clula
desejada; Digitar os novos dados (automaticamente os dados antigos
sero sobreescritos).Apagando dados de uma clula Procedimentos:
Posicionar na clula desejada; Pressionar a tecla Delete para apagar
o contedo e manter a formatao.Atravs do Menu Editar opo Limpar,
podemos apagar a formatao da clula, as notas, o contedo ou todos os
detalhes, selecionando a opo desejada. Inserindo uma Clula em
BrancoPara inserirmos uma clula em branco entre um conjunto de
clulas devemos proceder da seguinte forma: Posicionar na clula que
ser deslocada; Escolher o Menu Inserir, opo Clulas, ou atravs do
atalho Shift F10 na opo Inserir; Atravs das setas escolha o tipo de
deslocamento desejado (clulas para direita, clulas para baixo,
linha inteira ou coluna inteira); Finalize com o boto OK. Excluindo
uma clulaPodemos excluir uma determinada clula, deslocando as
demais para sobrepor o espao deixado pela clula excluda. Posicionar
na clula que ser excluda; Escolher o menu Editar opo Excluir, ou
atravs do atalho Shift F10 na opo Excluir; Atravs das setas escolha
o tipo de deslocamento desejado (clulas para esquerda, clulas para
cima, linha inteira ou coluna inteira);. Finalize com o boto
OK.ALTERANDO A LARGURA DAS COLUNAS
Em uma planilha, todas as colunas so definidas com uma largura
padro que poder ser alterada. As linhas ajustam-se automaticamente
para acomodar um texto com retorno automtico ou a maior fonte
inserida na linha.Procedimentos: Posicionar na coluna a ser
alterada; Acessar o Menu Formatar e escolher a opo Coluna, na
sequncia atravs da seta para a direita, acione um submenu
escolhendo a seguir a opo Largura; Digite a largura desejada para a
coluna e confirme com a tecla Enter.Observaes: Caso queira ajustar
a largura mnima necessria, para exibir o contedo das clulas
selecionadas, acione o Menu Formatar, Coluna opo AutoAjuste da
Seleo; Para retornar a coluna ao tamanho original, acessar a opo
Largura Padro.
De acordo com a fonte utilizada, o Excel ajusta automaticamente
a altura da linha. Entretanto, podemos aument-la para destacar
itens importantes da planilha como por exemplo totais, subtotais
etc.Procedimentos: Posicionar na linha desejada; Acessar o Menu
Formatar e escolher a opo Linha, na sequncia pressione a seta para
a direita para abrir um submenu. Localize a opo Altura e
especifique a altura da linha, confirmando com a tecla
Enter.Observaes:Caso queira ajustar a largura automaticamente
acione o Menu Formatar, Linha opo AutoAjuste.
INSERINDO OU EXCLUINDO LINHAS
Inserindo linhas Posicionar o cursor na clula onde ser inserida
a linha ou linhas. Acionar o Menu Inserir e escolher a opo Linhas,
ou atravs do atalho Shift F10 na opo Inserir. Finalize com Enter.
Observaes: A linha ser inserida acima do local selecionado; Se
desejar inserir mais de uma linha, repita o procedimento.
Excluindo linhas Posicionar o cursor na clula da linha a ser
excluda; Acionar o Menu Editar e escolher a opo Excluir, ou atravs
do atalho Shift F10 na opo Excluir; Escolha a opo linha inteira .
Finalize com Enter.
INSERINDO OU EXCLUINDO COLUNAS
Inserindo colunas Posicionar o cursor no local onde ser inserida
a coluna ou colunas. Acionar o Menu Inserir e escolher a opo
Colunas, ou atravs do atalho Shift F10 na opo Inserir. Finalize com
Enter. Observao: A coluna ser inserida esquerda do local
marcado.
Excluindo colunas Posicionar o cursor na coluna a ser excluda;
Acionar o Menu Editar e escolher a opo Excluir, ou atravs do atalho
Shift F10 na opo Excluir; Escolha a opo coluna inteira. Finalize
com Enter.
COPIANDO CLULAS
Podemos copiar o contedo de uma clula ou faixa de clulas de um
local para o outro.No caso de frmulas, a clula que est sendo
copiada ser automaticamente refeita, de forma que os endereos
fiquem de acordo com a clula posicionada.A cpia poder ser:
Relativa: quando houver frmula na clula copiada, esta varia
relativamente ao sentido para o qual est sendo efetuada a cpia.
Absoluta: representada pelo sinal de $ (cifro), precedendo a linha
ou coluna que ficar fixa.Linha absoluta-A$10
Coluna absoluta-$A10
Linha e Coluna absolutas-$A$10
Procedimentos: Marcar a regio a ser copiada atravs do Shift +
Teclas de Seta; Acionar o Menu Editar e escolher a opo Copiar.
Atalho: Ctrl + C; Posicionar o cursor na clula destino e selecionar
o Menu Editar, opo Colar. Atalho: Ctrl + V.
BORDAS
O Excel oferece uma ampla variedade de bordas (inferior,
esquerda, direita, superior e inferior dupla, externas, todas as
bordas, etc) que so utilizadas para deixar as planilhas com uma
esttica apresentvel. - Para colocar borda selecione toda a planilha
, - Pressione Alt e em seguida Control Tab para acessar a barra de
ferramentas- Seta para direita at o boto Bordas - Desa com a seta 3
vezes e seta para direita para ouvir a mensagem todas as bordas -
Finalize com Enter.
UTILIZANDO O RECURSO DE AUTOPREENCHIMENTO
Em uma planilha normalmente precisamos preencher uma determinada
faixa de clulas com textos ou valores iguais ou sequnciais. Podemos
realizar essas operaes utilizando o recurso de autopreenchimento,
ou seja, atravs do Menu Editar opo preencher.Procedimentos: Digitar
a informao desejada; Selecionar a rea a ser preenchida; Acionar o
Menu Editar e escolher a opo Preencher, em seguida localizar a opo
Seqncia; Informar se a sequncia em linha ou em coluna; Depois
definir entre os tipos: Linear, Crescimento, Data e
Autopreenchimento.
Dica: Para ouvir a opo atualmente selecionada, pressione Tab e
depois Shift +Tab.
Quando escolhemos a opo Seqncia do Menu Editar, existem diversos
tipos de seqncias de dados. Data: podemos incluir incrementos de
dias, semanas ou meses, bem como, seqncias de dias da semana, nomes
de meses ou trimestres. Exemplos:Seleo Inicial Seqncia
Expandida
9:00 10:00, 11:00, 12:00 etc.
2a 3a, 4a, 5a
Segunda-feira Tera-feira, Quarta-feira, Quinta-feira etc.
Jan Fev, Mar, Abr etc.
Jan, Abr Jul, Out, Jan etc.
15-Jan, 15-Abr 15-Jul, 15-Out etc.
1998, 1999 2000, 2001 etc.
Linear: aumenta ou diminui os valores em funo de uma constante.
Exemplos:Seleo Inicial Seqncia Expandida
1, 2 3, 4, 5 etc.
1, 3 5, 7, 9 etc.
100, 95 90, 85, 80 etc.
Crescente: multiplica os valores por uma constante.
Exemplos:Seleo Inicial Seqncia Expandida
2 (incremento 2) 4, 8, 16 etc.
2 (incremento 3) 6, 18, 54 etc.
Autopreenchimento: d prosseguimento a vrios tipos de seqncias,
desde que o usurio lance os dois primeiros valores. Exemplos:Seleo
Inicial Seqncia Expandida
1 Bimestre 2 Bimestre etc.
Produto 1 Produto 2, Produto 3 etc.
Produto 1, Pendente Produto 2, Pendente etc. (expanso de uma
seleo e cpia da outra).
1, 3 5, 66 etc. (tendncia linear de auto-ajuste)
MOVENDO O CONTEDO DE UMA CLULA
Podemos mover o contedo de uma clula, para isso precisamos
"Recortar" o contedo da clula desejada e "colar" em outra, seguindo
estes procedimentos:Procedimentos: Marcar a regio a ser movida,
atravs das teclas Shift + setas de direo; Acionar o Menu Editar e
escolher a opo Recortar. Atalho: Ctrl + X; Posicionar-se no local
onde dever ser colada a informao; Acionar o Menu Editar e escolher
a opo Colar. Atalho: Ctrl + V
LOCALIZANDO UMA CLULA
Procedimentos: Acionar o Menu Editar e escolher a opo Localizar.
Atalho Ctrl + L; Digitar o contedo a ser localizado (texto ou
nmero); Pressionar Enter e em seguida tecle Esc para abandonar a
janela;Observao:Se for necessrio utilize novamente a opo Localizar
a Prxima at encontrar a clula desejada.
SUBSTITUINDO UMA CLULA
Procedimentos: Acionar o Menu Editar e escolher a opo
Substituir. Atalho Ctrl + U; Preencher as informaes "Localizar" e
"Substituir Por"; Atravs da tecla TAB, escolha a opo Localizar
Prxima e posteriormente a opo Substituir.
COLOCANDO VRIAS LINHAS DE TEXTOEM UMA CLULA
At a verso 95, o limite para a quantidade de caracteres que se
podia incluir em uma clula era 255. O Excel permite digitarmos at
32.000 caracteres. Esse recurso muito interessante, pois facilitar
a insero por exemplo da anlise de um balano, a incluso de um artigo
de jornal ou revista etc.Procedimentos: Posicionar o cursor na
clula que exibir as vrias linhas do texto; Acionar o Menu Formatar
e escolher a opo Clulas; Selecionar a guia Alinhamento, para isto
pressione seta para a direita at ouvir a palavra da guia
Alinhamento; Pressione TAB novamente, at localizar a opo Retorno
automtico de texto, marcar a opo atravs da barra de espao.
Localizar o boto Ok e pressionar Enter; Para finalizar digitar o
texto na barra de frmulas e pressionar a tecla Enter .Atalho:
Digite uma palavra, Alt Enter, voc estar na mesma clula, porm na
linha abaixo da mesma digite o contedo desejado e tecle enter para
finalizar.
TRABALHANDO COM PASTAS DE TRABALHO
Aps criarmos uma planilha, precisamos salv-la, para que
futuramente seja possvel alterar, imprimir ou at mesmo copiar seus
dados.Salvando a Pasta de TrabalhoProcedimentos: Acionar o Menu
Arquivo e escolher a opo Salvar. Atalho Ctrl + B; Digitar o caminho
da pasta desejada e o nome do arquivo; Pressionar Enter para salvar
o arquivo.Observao:O arquivo receber a extenso .xls.
CRIANDO CPIAS DA PASTA DE TRABALHO
Para manter a pasta original inalterada, podemos criar uma cpia
do documento, salvando-o com um nome diferente. Procedimentos:
Acionar o Menu Arquivo e escolher a opo Salvar Como. Atalho: F12;
Digitar o caminho da pasta desejada e o nome do arquivo; Pressionar
Enter para salvar o arquivo.Observao:O cursor estar posicionado no
nome do arquivo atual e o mesmo j estar marcado, bastando digitar o
novo nome.
ABRINDO UMA PASTA
Procedimentos:
Acionar o Menu Arquivo e escolher a opo Abrir. Atalho: Ctrl + A;
Digitar o caminho da pasta desejada e teclar Enter; Pressionar as
teclas Shift + Tab, para acessar a lista de arquivos; Com as setas,
escolher o arquivo desejado e finalizar com Enter.
CRIANDO UMA NOVA PASTA DE TRABALHO
Procedimentos:
Acionar o Menu Arquivo e escolher a opo Novo.Voc dever estar
posicionado na guia Geral, caso isto no ocorra, pressione TAB at
ouvir Solues de Planilha, que a outra guia existente, a partir da
pressione uma vez a seta para esquerda, que o levar para a guia
desejada; Localizar atravs do TAB e das setas a opo Pasta de
Trabalho e finalizar com Enter.Observao:Para simplificar este
procedimento, voc poder utilizar o atalho Ctrl + O, que abrir
automaticamente uma nova pasta.No Excel XP ir no menu arquivo,
descer at a opo Novo, teclar enter e quando ouvir a mensagem pasta
de trabalho em branco tecle enter para finalizar.
FECHANDO UMA PASTA DE TRABALHO
Todas as pastas de trabalho em uso permanecem na memria,
sobrecarregando-a; procure manter aberta somente as planilhas em
uso.Procedimento: Acione o Menu Arquivo e escolha a opo Fechar.
Atalho: Ctrl + F4. Este comando utilizado sempre que quiser
finalizar o trabalho em uma planilha.
CALCULANDO COM FRMULAS
Podemos utilizar os operadores matemticos para criao de frmulas
que executem clculos simples ou complexos.A prioridade para cada
operador, segue as regras matemticas: Exponenciao (^) Multiplicao
(*) e Diviso (/) Adio (+) e Subtrao (-)Para alterar esta ordem,
devemos utilizar parnteses. Por exemplo: se desejarmos efetuar
primeiro a adio e subtrao, basta coloc-los entre parnteses:Caso no
seja colocado o parnteses, o resultado ser outro:No devemos usar
parnteses para indicar nmeros negativos em uma frmula e sim um
sinal de subtrao antes dele. Ex.: =5*-10
Somando ClulasProcedimentos: Posicionar o cursor na clula que
armazenar o resultado da soma; Digitar o sinal de igual =, para
indicar que ser inserida uma frmula na clula; Digitar o endereo da
clula que contm o primeiro dado a ser somado; Digitar o sinal de +,
para indicar que ser realizada uma adio; Digitar o endereo da clula
que contm o prximo resultado a ser somado e assim sucessivamente;
Pressionar a tecla Enter.Observao:O Excel soa um beep e apresenta
uma mensagem quando a frmula estiver incorreta.
Subtraindo ClulasProcedimentos: Selecionar a clula que armazenar
o resultado da operao; Digitar o sinal de igual =, para indicar que
ser inserida uma frmula na clula; Digitar o endereo da clula que
contm o primeiro dado a ser a ser subtrado de um valor; Digitar o
sinal de -, para indicar que ser realizada uma subtrao; Digitar o
endereo da clula que contm o valor a ser subtrado; Pressionar a
tecla Enter para concluir a operao.Multiplicando
ClulasProcedimentos: Selecionar a clula que armazenar o resultado
da operao; Digitar o sinal de igual =, para indicar que ser
inserida uma frmula na clula; Digitar o endereo da clula que contm
o primeiro dado a ser multiplicado; Digitar *, para indicar que ser
efetuada uma multiplicao; Digitar o endereo da clula que contm o
valor a ser multiplicado; Pressionar a tecla Enter para concluir a
operao.Dividindo Clulas Procedimentos: Selecionar a clula que
armazenar o resultado da operao; Digitar o sinal de igual =, para
indicar que ser inserida uma frmula na clula; Digitar o endereo da
clula que contm o primeiro dado a ser a ser dividido; Digitar /,
para indicar que ser efetuada uma diviso; Digitar o endereo da
clula que contm o valor a ser dividido; Pressionar a tecla Enter
para concluir a operao.COPIANDO E MOVENDO FRMULAS
Copiando FrmulasProcedimentos: Posicionar-se na clula a ser
copiada; Acionar o Menu Editar e escolher a opo Copiar. Atalho:
Ctrl + C; Posicionar-se na clula ou regio para onde a frmula ser
copiada; Acionar o Menu Editar e escolher a opo Colar. Atalho: Ctrl
+ V.Movendo FrmulasProcedimentos: Posicionar-se na clula a ser
movida; Acionar o Menu Editar e escolher a opo Recortar. Atalho:
Ctrl + X; Posicionar-se na clula ou regio para onde a frmula ser
movida; Acionar o Menu Editar e escolher a opo Colar. Atalho: Ctrl
+ V.
USANDO FUNES PARA CLCULOS
A funo uma frmula especial pr-definida que executa operaes com
valores. Pode ser usada isoladamente, ou como componente de frmulas
maiores. Seu uso simplifica e reduz o nmero de frmulas das
planilhas, especialmente as que executam clculos complexos.Os
valores fornecidos a uma funo para execuo de operaes so chamados
argumentos.Nos prximos tpicos conheceremos as funes mais
utilizadas.
SomaSOMA: faz a somatria de uma srie de valores. Sintaxe:
=SOMA(abre parnteses, clula inicial, dois pontos, clula final,
fecha parnteses) Posicione o cursor na clula que armazenar o
resultado da operao; Digite =soma abre parnteses Digite o endereo
da clula inicial, na sequncia digite dois pontos e o endereo da
clula final. Feche parnteses e pressione a tecla Enter para
finalizar a operao.Estatstica MDIA: calcula a mdia aritmtica de uma
lista de argumentos. Sintaxe: =MDIA(clula inicial:clula final).
MXIMO: mostra o maior valor de uma lista de argumentos. Sintaxe:
=MXIMO(clula inicial:clula final). MNIMO: mostra o menor valor de
uma lista de argumentos. Sintaxe: =MNIMO(clula inicial:clula
final). Obs.: A descrio da clula inicial e da clula final sempre
dever estar entre (parnteses). FUNO CONDICIONAL SE
A funo condicional "se" utilizada para retornar um determinado
resultado mediante a um teste lgico referente ao valor contido em
uma clula indicada. A ela so passados trs argumentos inseridos
entre parnteses e separados pelo sinal ; (ponto e vrgula): Descrio
dos argumentos: Teste lgico: Verifica uma condio estabelecida.
Valor se verdadeiro: Apresenta um resultado caso a condio
estabelecida seja satisfeita. Valor se falso: Apresenta um
resultado caso a condio estabelecida no seja satisfeita. Exemplo:
Supondo que em uma planilha de notas dos alunos de uma determinada
classe, foi calculado na coluna "h" as respectivas mdias e com base
nestas, desejamos incluir a coluna "Situao"(coluna "I") que dever
receber a expresso "Aprovado" para as mdias maiores ou iguais a
sete(valor se verdadeiro) e a expresso "Reprovado" para as mdias
menores do que sete(valor se falso). Portanto, a sintaxe da funo
condicional para atender a esta necessidade na linha (2) ser a
seguinte: =se(h2>=7;"Aprovado";"Reprovado") Aps ter inserido a
frmula acima na sua respectiva clula, basta copi-la para as demais.
Nota: s vezes h a necessidade de encadearmos mais de uma funo
condicional para atender algumas situaes especficas. Suponhamos que
no exemplo acima seja preciso acrescentar a expresso "Recuperao"
para os alunos que obtiverem as mdias compreendidas entre cinco e
sete. Portanto, para atender a esta nova situao devemos digitar a
frmula com a seguinte sintaxe: =se(h2>=7;"Aprovado";se(h2
