Escritório de Projetos (PMO)

Tutorial Microsoft Planner

Contextualização

Presente no Office 365, o Planner da Microsoft é, assim como o Trello, um

gerenciador de projetos Ágeis com o objetivo de facilitar o trabalho

colaborativo.

Com o app fica mais fácil organizar e atribuir tarefas para uma equipe,

criando novos “planos” para determinados responsáveis e ainda

acompanhando o andamento da produção/sustentação.

A ferramenta pode ser usada também para gerenciar eventos e promover

o debate de ideias sobre uma tarefa. Pode ser utilizada para trabalhos

acadêmicos em grupo, na gestão de recursos humanos, além de várias

outras atividades.

Mais visibilidade para o cronograma de projetos, permite que você agrupe

e filtre tarefas, receba notificações de prazos pendentes e também

publique tarefas no calendário do Outlook.

Faz parte do nosso pacote Office365, onde todo colaborador, e terceiros

enquanto prestam serviço, podem usufruir da ferramenta.

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Vantagens

Todas as áreas vão usar a mesma ferramenta e haverá uma

padronização na maneira de gerenciar os pequenos projetos e planos de

ação de cada área

O Planner funciona integrado à ferramenta colaborativa Teams, por meio

de um único acesso

Na medida em que a ferramenta for utilizada em todas as áreas, será

possível melhorar a velocidade das entregas através do

acompanhamento pela ferramenta

As equipes poderão trabalhar com mais independência e aumentar a sua

produtividade

Haverá mais controle nas ações/atividades operacionais e de

sustentação.

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Como eu acesso ?

Primeiro, é necessário ter uma licença vinculada Office365 ao acesso.

Atualmente na Up, todos usuários estão com licença vinculada para o

e-mail , Planner, Teams e demais aplicativos.

Caso não possua acesso, procure á área de segurança corporativa,

divisão de acessos, e solicite atualização da licença.

Há três formas de acessar, via navegador, aplicativo local do Teams,

ou app para dispositivos móveis.*Via aplicativo local do Teams, apenas as tarefas atribuídas ao Login, são

exibidas.

Clique nesse link para acessar seu e-mail: http://mail.upbrasil.com

Login: seuusuario@policard.com.br

Senha: Sua senha de login na estação de trabalho

Em seguida, você consegue acessar os demais aplicativos, como

Planner e Teams, como veremos nas próximas páginas.

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Acessando os Aplicativos

Interface de Login para o e-mail e demais aplicativos, usando a mesma interface.

Acesse: mail.upbrasil.com

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Acessando os Aplicativos

Já na área logada e com acesso ao e-mail, clique no botão de aplicativos.

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Acessando os Aplicativos

Acessando o aplicativo MS Planner.

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Bem Vindo ao MS Planner

Visão geral do MS Planner com 3 planos criados como exemplo.

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Bem Vindo ao MS Planner

Visão de atividades, dentro de um plano

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Bem Vindo ao MS Planner

Visão de minhas atividades, não iniciadas, em andamento e concluída, com opções de outras formasde filtros e agrupamentos.

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Criando um novo Plano (Projeto/Plano de ação)

Criar um novo projeto ou plano ação, deve-se ir no menu <<Novo plano>>

Nome do projeto ou plano de ação

Novo Plano

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Estruturando seu plano de ação

Após criação do projeto, você pode estruturá-lo da forma que ficar melhor para o Usuário realizar o controle das

atividades, podendo alterar os “bucket”.

Ao clicar você pode alterar ou adicionar um novo

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Adicionando membros a equipe do plano

Antes de começar a inserir as atividades, precisamos inserir os colaboradores que irão participar do plano e que serão

designados as atividades. Deve-se ir no menu << Membros >> parte superior a direita.

Selecionar os membros e adicioná-lo como membro do plano de ação

Equipe criada, podemos iniciar a criação das atividades

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Criando atividades em seu plano de ação

Conforme plano estruturado, pode-se criar as atividades designando responsável e data de conclusão. << Adicionar tarefa >>

Tarefas criadas com os seus respectivos responsáveis e data de conclusão

Ao clicar em << Adicionar tarefa >> abrirá um janela podendo descrever a atividade, atribuir data de conclusão da atividade e responsável pela execução.

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Plano concluído!

Até a conclusão do seu plano, pode ser que já tenham até atividades concluídas, conforme abaixo:

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Atualizando as atividades no plano de ação

Para atualizar a atividade, o usuário precisa clicar em cima da tarefa e abrirá uma janela para a devida atualização.

Na atualização, você pode adicionar item de verificação/check-list

Na atualização, você pode adicionar Comentários que ficam como histórico da atividade

Na atualização, você pode priorizar a atividade

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Atualizando as atividades no plano de ação

Após atualização da atividade, o usuário pode movê-la de um “Bucket” para outro, simplesmente arrastando a atividade, até que a atividade chegue no “Bucket” concluído.

Na atualização, você pode adicionar item de verificação/check-list

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Visão de Acompanhamento - Gráficos

Ao clicar no menu <<Gráficos>>, você pode visualizar várias formas de situações referente as atividades << status, por fase, por prioridade e por membros >>.

Menu Gráficos

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Visão de Acompanhamento - Gráficos

Ao clicar no menu <<Agenda>>, você pode visualizar todas as atividades que foram designadas ao seu time, como também agendar uma reunião.

Atividades designadas para os membros das equipes

Menu Agenda

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Mais – Outras Opções

Ao clicar no menu <<Mais>>, o Usuário terá mais opções para você gerenciar arquivos, copiar plano, exportar as atividades

para Excel, e várias outras.

Menu Mais (...)

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MS Planner - Learning

Segue links, de vídeo-aulas, mostrando as demais funcionalidades e como são criadas as tarefas, além das principais funcionalidades de uma

forma bem didática.

Treinamentos Oficiais Microsoft

• Inglês: https://support.office.com/en-us/article/microsoft-planner-video-training-4d71390f-08d8-4db0-84ea-92fb078687c7

• Português: https://support.office.com/pt-br/article/treinamento-em-v%C3%ADdeo-do-microsoft-planner-4d71390f-08d8-

4db0-84ea-92fb078687c7

Outros Treinamentos

Lição 01 - O que é Microsoft Planner? Como Usar Microsoft Planner? Kanban e Tarefas | Agilidade

https://www.youtube.com/watch?v=BlAnoqLS0eY

Lição 02 da Série Microsoft Planner! Curso Completo - Gestão Ágil e Produtividade

https://www.youtube.com/watch?v=ChA1aOAXXxg&t=742s

Lição 03 da Série Planner! O que é Microsoft Planner? Aprenda Scrum, Kanban e Gestão ágil

https://www.youtube.com/watch?v=-29zZJMOpYo&list=PLnhUek92-enjgOJutUULMeIv6eKx3vdfg&index=4&t=0s

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Acessando via MS Teams

Desktop local, já com MS Teams instalado.

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Acessando via MS Teams

Já na área logada do aplicativo Teams, pode ser acessado através do menu lateral esquerdo.

Menu Planner

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Acessando via App

App Planner

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Obrigado!

Dúvidas entre em contato com o escritório de projetos.