Tutorial para Moderadores HotConference.

Entrando na conferência:

Para entrar na Conferência como Moderador basta colar ou digitar o Código de Moderador e a senha, conforme

exemplo abaixo.

Obs.: Verifique se a opção “YES I AM A MODERATOR” esta ativada e clique em OK.

Em seguida aparecerá a seguinte tela:

Perceba que os botões estão em inglês, para facilitar a navegação o Moderador poderá alterar para o Português, para

isto basta clicar no Ícone da bandeira dos EUA, localizada no canto superior direito da tela.

Nesta lista você poderá escolher o idioma desejado, o Português esta no final da lista.

Obs.: A alteração do Moderador não ajusta o idioma do restante dos presentes, cada pessoa na sala deve ajustar o seu

idioma caso necessário.

Após ajustar o Idioma, o Moderador deverá ajustar seu áudio e webcam, em nossas conferências é desaconselhável a

utilização de webcam, até mesmo por questões de velocidade da transmissão dos dados, para ajustar essa etapa basta

clicar no botão 4 X na parte superior da tela.

A imagem e texto centralizado na tela acima significa que será utilizado webcam e áudio ao mesmo tempo.

Para desabilitar a Webcam e utilizar somente o áudio o Moderador deverá clicar na imagem e outra opção irá aparecer

como o exemplo abaixo que significa Somente Áudio.

Após esta configuração o Moderador deverá abrir o Slide da apresentação, clicando no botão Apresentação na parte

superior da tela conforme exemplo abaixo.

Após clicar no Botão Apresentação o Moderador deverá clicar no botão (Aba) Subindo localizado logo abaixo do botão

Apresentação, você pode visualizar este botão na mesma imagem circulada em vermelho da foto acima.

Então a Aba descerá e aparecerá a seguinte tela.

Obs.: A apresentação comercial já estará disponível na sala para o Moderador.

Para abrir o Slide da Apresentação basta dar 2 cliques rápidos no arquivo que aparece na imagem acima.

Junto com o Slide aparecerão outras ferramentas flutuantes como as da imagem abaixo.

Antes de remover as janelas flutuantes o Moderador poderá clicar em uma opção que remove a exibição do Cursor na

tela durante a apresentação, evitando assim a distração do convidado.

Para isto o Moderador deverá clicar no ícone da seta, conforme figura abaixo.

Após clicar no Ícone da seta, aparecerá um X em vermelho indicando que a opção está marcada.

Obs.: O Cursor não aparecerá para os presentes na sala, mas o Moderador continua visualizando o mesmo.

Depois o Moderador deverá remover as telas flutuantes para facilitar sua apresentação, para isto basta clicar nos

botões correspondentes conforme imagem abaixo.

Após remover as janelas flutuantes o Moderador poderá fazer o teste de áudio com os presentes.

Para isto basta pedir para que os presentes digitem a tecla 1 no Chat caso estejam ouvindo perfeitamente, o Moderador

deverá interagir com os presentes dando boas vindas aos convidados, distribuidores e Líderes e parabenizar os

convidados e presentes pela atitude de estarem se dando uma oportunidade.

Esta interação inicial além de mostrar profissionalismo e quebrar o gelo serve também para testar o volume e qualidade

do áudio, caso haja algum problema os presentes irão comunicar via Chat.

Para falar com os presentes utilizando o sistema de áudio o Moderador deverá usar o Botão Fale aqui ou Talk Now que

esta localizado na parte inferior da tela, para isso basta clicar uma vez no Botão e falar o tempo necessário, quando

terminar o assunto deverá apertar outra vez para desativar o botão.

Após clicar uma vez no Botão para falar o mesmo ficará vermelho conforme imagem abaixo.

Para saber se seu áudio esta funcionando observe o desempenho na barra indicadora verde à esquerda conforme a

figura acima.

Caso o feedback dos presentes seja Negativo em relação ao som o Moderador poderá ajustar o volume do seu áudio

clicando com o botão Direito do mouse na tela, então aparecerá uma pequena janela conforme o exemplo abaixo.

O Moderador deverá clicar em Permitir somente se o áudio não estiver funcionando, para ajustar o volume o

Moderador deverá clicar na figura do Microfone conforme exemplo abaixo e ajustar a barra deslizante para a direita

aumentando assim o volume se necessário. Obs. Mantenha a opção reduzir eco marcada.

Para salvar as mudanças de áudio basta clicar no botão Fechar.

Caso você ainda continue com problema de volume de áudio, você poderá verificar o ajuste em seu computador

clicando no ícone das configurações de som localizado na parte inferior direita da sua tela conforme imagem abaixo.

Esta informação do volume também deverá ser passada aos presentes caso algum deles esteja com problemas de

áudio.

O Moderador deverá manter o profissionalismo durante a utilização do microfone, evitando o máximo possível

conversas paralelas ou barulhos de qualquer tipo em seu ambiente.

Com o áudio funcionando corretamente o Moderador deverá orientar os presentes Convidados, Distribuidores e Líderes

do formato correto dos Nick Names (Formato do nome dentro da sala) e das regras da sala como a não veiculação de

dados pessoais como e-mail, msn, site, telefone ou código de distribuidor.

Após estas informações o Moderador poderá colocar uma sequência de música ambiente até o momento do início da

apresentação comercial.

Somente em 2 momentos o Moderador deverá manter o Chat aberto:

Antes do início da apresentação comercial e no final para perguntas; durante a apresentação comercial o Chat deverá

ser bloqueado e ou a apresentação deverá ser coloda no modo de tela cheia para evitar conversas paralelas que

acabam desviando a atenção do convidado durante a apresentação.

Obs.: Caso o Moderador se sinta inseguro em relação ao áudio durante a apresentação no modo tela cheia o mesmo

poderá confirmar o áudio uma única vez durante a apresentação. Mas deverá manter o chat bloqueado durante o

restante da apresentação.

Caso algum presente na sala divulgue informações pessoais e ou tenha um comportamento inadequado como: Digitar

palavrões ou ofensas, o Moderador deverá:

1°) Observar e registrar o Nick Name da pessoa.

2°) Bloquear o chat temporariamente.

3°) Limpar a tela do chat imediatamente.

4°) Relembrar a todos sobre as regras da sala.

5°) Advertir individualmente via Chat a pessoa responsável.

Caso o presente repita o comportamento deverá ser Banido da sala.

Veja as imagens abaixo destes procedimentos.

1°) Observar e registrar o Nick Name da pessoa.

2°) Bloquear o chat temporariamente.

3°) Limpar a tela do chat imediatamente.

4°) Relembrar a todos sobre as regras da sala.

5°) Advertir individualmente via Chat a pessoa responsável.

Para este procedimento o Moderador deverá dar 2 cliques rápidos no nome da pessoa.

Logo em seguida o nome da pessoa aparecerá no chat conforme exemplo abaixo:

Agora basta digitar o texto advertindo a pessoa.

Obs.: Neste tipo de texto é fundamental que o Moderador coloque o nome da pessoa na frente da frase, para que ela

saiba que a mensagem é para ela e também explique que somente ele pode ler esta mensagem.

Exemplo:

Atenção D - João – RJ, esta é uma Mensagem individual, se você infringir

novamente as regras da sala será retirado da mesma!

Para tirar uma pessoa da sala de conferência o Moderador deverá primeiramente selecionar a pessoa na lista dando 1

clique em cima do nome:

Com o nome selecionado clicar no botão correspondente.

Atenção D - João – RJ, esta é uma Mensagem ...

Nos casos em que a pessoa é expulsa, aparece na tela dela a seguinte mensagem:

Antes de iniciar a apresentação comercial o Moderador deverá informar os presentes que o chat será bloqueado

durante a apresentação e o Slide será colocado no modo tela cheia. Veja o exemplo abaixo:

Este botão silencia a pessoa,

porém uma vez que o chat esteja

bloqueado não se faz necessário.

Este botão expulsa a pessoa da sala,

mas ela consegue retornar caso queira. Este botão expulsa a

pessoa da sala, mas ela

não consegue retornar, a

não ser que reinicie o

computador.

Observe abaixo como colocar no Modo Tela cheia.

Obs(1).: No modo tela cheia mesmo sem o chat estar bloqueado, os presentes na sala não conseguem digitar no chat.

Obs(2).: Para o Moderador a tela não mudará, portanto o mesmo deverá estar atento no modo do botão.

Obs(3).: Para desativar o modo tela cheia basta clicar no mesmo botão novamente.

Não está em tela cheia. Está em tela cheia.

Se durante a apresentação comercial cair a conexão do Moderador, quando ele voltar a abrir o slide o mesmo não

abrirá onde parou, mas o Moderador poderá contar com a ajuda de uma ferramenta para facilitar o encontro do último

slide mostrado, ou mais perto possível dele.

Ao final da apresentação o Moderador deverá desbloquear o chat, tirar do modo tela cheia e abrir o chat

imediatamente para perguntas.

Após clicar no modo de texto, o Moderador poderá visualizar com maior facilidade a todas as perguntas. Conforme

figura abaixo.

O Moderador poderá utilizar do recurso de um vídeo para dar dinâmica ao treinamento ou apresentação comercial.

Para isso o moderador deverá clicar no botão Show localizado na parte superior da sala conforme exemplo abaixo.

Depois deverá clicar na Aba com o texto em vermelho “Upload/Reproduzir arquivos de vídeo locais” conforme figura

acima.

Então a Aba descerá apresentando os vídeos disponíveis para exibição.

Para exibir o vídeo desejado basta dar 2 cliques rápidos no mesmo, conforme figura abaixo.

Obs.: Os vídeos utilizados já estarão disponíveis na sala para o Moderador.

Após iniciar a exibição do vídeo não é aconselhável colocar no modo tela cheia, pois este procedimento exige uma

demanda maior de transmissão de dados, tornando assim a execução do vídeo mais lenta.

Para parar o vídeo basta clicar no botão parar conforme figura abaixo.

Em casos emergenciais onde o Moderador não dispõe de um outro Moderador na sala para auxiliar na administração de

qualquer situação, o mesmo poderá delegar a situação para um Líder presente, dando a ele funções de Moderação.

Para isto o Moderador deverá clicar no Ícone com formato de estrela localizado ao lado do nome do líder escolhido na

lista da sala. Veja a figura abaixo.

Após clicar na estrela abrirá uma janela onde o Moderador poderá escolher quais funções habilitar para o Líder.

Esta janela possui uma grande quantidade de opções, mas as principais a serem utilizadas são:

SIM Ativar a capacidade de limpar chat público para todos os membros.

SIM Aivar a capacidade de chutar membros da sala.

SIM Ativar a capacidade de usar o botão handsfree (Fale aqui) ou (Talk Now).

Após marcar as principais opções basta clicar no botão Conceder permissões, conforme imagem acima.

Obs(1).: Perceba a importância neste caso, de alterar o idioma da sala para português assim que entrar na mesma.

Obs(2).: Combine com o Líder a situação de moderação via chat privado ou MSN.

Obs(3).: Em qualquer situação de bloqueio de chat, os demais moderadores presentes e Líderes com a função de

moderação continuam com o chat liberado.

Para finalizar a apresentação e sair da sala o Moderador deverá:

1°) Bloquear o chat para evitar aliciamentos na ausência do Moderador.

2°) Clicar no botão Sair ou Sign Out no canto superior direito da tela.

- Para um melhor desempenho do Moderador durante as apresentações é fundamental que o mesmo esteja presente

na sala com pelo menos 40 minutos de antecedência para testar as ferramentas e praticar todos os procedimentos

citados acima. Caso haja qualquer dificuldade ou imprevisto o Moderador terá tempo hábil para resolver.

- Este tutorial não possui descrição de todas as ferramentas da Hotconference, o critério para as ferramentas utilizadas

no tutorial foi elaborado conforme a necessidade de nosso tipo de trabalho.

- Durante a Moderação é aconselhável deixar apenas a janela de conferência e MSN abertas.

- Qualquer alteração ou atualização deste tutorial deverá ser solicitada com prévia autorização do conselho de

Diamantes.