UFC - FD - Manual de Estrutura, Normas e Procedimentos Administrativos Da Faculdade de Direito

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

Manual de Estrutura, Normas e ProcedimentosAdministrativos da Faculdade de Direito

FORTALEZANOVEMBRO / 2000

UNIDADES ORGANIZACIONAIS RESPONSÁVEIS

PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO

SUPERINTENDÊNCIA DE RECURSOS HUMANOS

Revisão e Atualização: novembro de 2000.

Joana D’Arc Cabral Figueirêdo

UNIVERSIDADE FEDERAL DO CEARÁ

REITORROBERTO CLÁUDIO FROTA BEZERRA

VICE-REITORRENÉ TEIXEIRA BARREIRA

PRÓ-REITOR DE PLANEJAMENTOJOAQUIM ARISTIDES DE OLIVEIRA

PRÓ-REITORA DE GRADUAÇÃOELZA MARIA FRANCO BRAGA

PRÓ-REITORA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃOMARIA DA SILVA PITOMBEIRA

PRÓ-REITOR DE EXTENSÃOFRANCISCO DE ASSIS MELO LIMA

PRÓ-REITOR DE ASSUNTOS ESTUDANTISLUIZ CARLOS UCHOA SAUNDERS

PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃOFRANCISCO ANTONIO GUIMARÃES

SUPERINTENDENTE DE RECURSOS HUMANOSANTONIO AROLDO LINS SOARES

Universidade Federal do Ceará http://www.moderniz.ufc.br/manuais/manfacdireito.htm

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SUPERINTENDENTE DE PLANEJAMENTO FÍSICO E OPERAÇÕESJOSÉ ADEMAR GONDIM VASCONCELOS

COORDENAÇÃO GERAL

Jacqueline Maciel PomboCoordenadora de Modernização Administrativa

COLABORAÇÃO TÉCNICA

Waleska Maciel Pombo MartinsDiretora do Departamento de Desenvolvimento de Pessoal – SRH

Yang Yeh Fon FerreiraCoordenadora do Núcleo de Planejamento de Recursos Humanos – DDP/SRH

Coordenadoria de Modernização Administrativa

EQUIPE TÉCNICAIdalba Maria de AraújoPedro Matias Alves Filho

BOLSISTAS DE TRABALHOFernando Antônio Tavares de Barcelos Vieira

José Florêncio de Queiroz NetoRogério Mota Barbosa

Núcleo de Planejamento de Recursos HumanosCarlos Américo Barreira Pinto

Maria do Socorro dos Santos Ximenes AguiarRegina Fátima Bezerra Jucá

CAPAGeraldo Jesuíno da Costa

Diretor da Imprensa Universitária

Maria Magnólia Lima GuerraDiretor da Faculdade de Direito

Wellington Rocha LeitãoVice-Diretor da Faculdade de Direito

EQUIPE DE APOIO

Ana Cláudia Ferreira DiógenesCláudia Maria GomesJosé Erisvaldo Maia

Leunice Macedo de AlbuquerqueMaria do Carmo Clementino


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Marly Raulino Silveira

SUMÁRIO

INSTRUÇÕES PARA USO

Apresentação

Seção 1 - Introdução

Seção 2 - Estrutura e Atribuições

Seção 3 - Normas

Seção 4 - Procedimentos

Seção 5 - Orientações Gerais sobre procedimentos específicos de servidores

Seção 6 - Anexos

INSTRUÇÕES PARA O USO

Mantenha o presente manual em local de fácil acesso para consulta por parte de todosos servidores que desenvolvem atividades ligadas às rotinas aqui descritas.

Evite extravio ou perda.Poderão ocorrer alterações, com possíveis inclusões e/ou exclusões de partes deste

manual, a partir da ocorrência de futuras mudanças estruturais, normativas e/ou de processose procedimentos.

O contínuo aperfeiçoamento deste manual é uma co-responsabilidade de todas aspartes envolvidas cabendo, a cada uma, enviar sugestões através de e-mail ou ofício àCoordenadoria de Modernização Administrativa(CMA/PR-PL) para análise e possívelatualização no site da CMA/PR/PL.

Quaisquer solicitações e/ou esclarecimentos, contatar a CMA/PR-PL através do telefone288.7345 ou [email protected].

APRESENTAÇÃO

Este manual visa orientar aos dirigentes e servidores técnico-administrativos daFaculdade de Direito, como instrumento de consulta, na busca do funcionamento adequadodas unidades organizacionais que compõem a sua estrutura.

A estrutura e atribuições, aqui descritas, contemplam tanto as informações inclusas noRegimento Interno da UFC, aprovado pelo CONSUNI em 06/07/87, quanto às acrescidasoriundas das modificações e inserções de novas unidades organizacionais que têm alterado odesenho organizacional e funcionamento da instituição e deverão ser formalizadasfuturamente em novo regimento.

As normas e procedimentos administrativos, aqui apresentados, pretendem assumir ummodelo de funcionamento calcado na racionalização e padronização adequadas àsnecessidades estruturais e funcionais da Faculdade de Direito.

É oportuno lembrar que a eficácia do modelo de funcionamento, aqui proposto, deveser avaliada periodicamente visto que o desenvolvimento e dinâmica das organizações


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contemporâneas exigem um processo de permanente atualização.

Seção 1 - Introdução

A elaboração deste Manual de Normas e Procedimentos Administrativos originou-se danecessidade dos atuais responsáveis pelo gerenciamento e operacionalização da Faculdadede Direito obterem um instrumento formal que retratasse o perfil da atual estruturaorganizacional da Faculdade, bem como, da descrição de seu funcionamento.

A sua confecção originou-se de uma metodologia participativa, inspirada no Controle deQualidade Total - CQT, a qual possibilitou o registro das informações relativas aofuncionamento da Faculdade de Direito, através da contribuição efetiva dos responsáveis pelaexecução do trabalho.

Em função da atual estrutura formal da UFC não mais retratar a sua realidadeorganizacional, iniciativas foram tomadas para que fossem levantadas informações queretratassem o atual desenho organizacional e respectivo funcionamento da instituição.Conseqüentemente a descrição da estrutura e funcionamento apresentados, neste manual,destacam a existência de unidades organizacionais formais, hoje desativadas, e de outrasatualmente em funcionamento, porém ainda não formalizadas sob o ponto de vista estrutural.

A Seção 2 - Estrutura e Atribuições - apresenta a descrição da estrutura formal dasunidades acadêmicas da Faculdade de Direito e define as atribuições dos segmentos que acompõem.

A Seção 3 - Normas - descreve as normas que orientam o funcionamento geral dasunidades organizacionais da Faculdade de Direito, baseando-se em critérios que garantem aracionalidade, presteza e qualidade na prestação dos serviços executados.

Na Seção 4 - Procedimentos - encontram-se as rotinas componentes de cadaprocedimento e que pelo nível de complexidade tiveram seu funcionamento descrito a fim degarantir a dinamização eficaz das unidades organizacionais responsáveis pelo gerenciamentodos cursos oferecidos e, conseqüentemente, de toda a Faculdade.

A Seção 5 - Orientações Gerais Sobre Procedimentos Específicos de Servidores -tece alguns esclarecimentos sobre procedimentos considerados de interesse específico dosservidores orientando-os sobre informações gerais, prazos e documentação necessária àexecução dos procedimentos.

A Seção 6 - Anexos - apresenta os modelos dos formulários utilizados na execução dasrotinas desempenhadas, garantindo o registro das informações necessárias para posterioresanálises e tomadas de decisão eficazes.

É importante frisar que o resultado dos esforços despendidos neste trabalho, ou seja, aconcretização do Manual de Normas e Procedimentos Administrativos da Faculdade de Direito,reflete, no mínimo, a preocupação e o comprometimento dos envolvidos neste trabalho com aadequação do modelo organizacional e funcionamento da instituição às exigências daatualidade.

Seção 2 - Estrutura e Atribuições

2 ESTRUTURA E ATRIBUIÇÕES2.1 Relação das Unidades Acadêmicas2.1.1 Conselho de Faculdade2.1.2 Diretoria e Vice-Diretoria da Faculdade de Direito2.1.2.1 Secretaria de Faculdade2.1.3 Departamentos2.1.3.1 Secretaria de Departamento2.1.4 Coordenação de Curso de Graduação


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2.1.4.1 Secretaria de Coordenação de Curso de Graduação2.1.5 Coordenação de Curso de Pós-Graduação2.1.5.1 Secretaria de Coordenação de Curso de Pós-Graduação 2.2 Atribuições2.2.1 Conselho da Faculdade2.2.2 Diretoria e Vice-Diretoria da Faculdade de Direito2.2.2.1 Secretaria de Faculdade2.2.3 Departamentos2.2.3.1 Secretarias de Departamento2.2.4 Coordenações de Cursos de Graduação2.2.4.1 Secretarias de Coordenação de Curso de Graduação2.2.5 Coordenações de Cursos de Pós-Graduação2.2.5.1 Secretarias de Coordenação de Curso de Pós-Graduação 2 ESTRUTURA E ATRIBUIÇÕES

2.1 Relação das Unidades Acadêmicas

2.1.1 Conselho de Faculdade 2.1.2 Diretoria e Vice-Diretoria da Faculdade de Direito

2.1.2.1 Secretaria da Faculdade*

2.1.3 Departamentosa) Direito Privadob) Direito Processualc) Direito Público

2.1.3.1 Secretaria de Departamento*

2.1.4 Coordenação de Curso de Graduaçãoa) Direito 2.1.4.1 Secretaria de Coordenação de Curso de Graduação*

2.1.5 Coordenação de Curso de Pós-Graduaçãoa) Direito (Mestrado)

2.1.5.1 Secretaria de Coordenação de Curso de Pós-Graduação*

*Unidades administrativas a serem formalizadas na estrutura organizacional da U.F.C.

2.2 Atribuições

2.2.1 Conselho de FaculdadeAtribuições definidas pelo artigo 6, Capítulo I, Seção I do Regimento Geral da UFC,

aprovado em 04.05.82,com a incorporação de alterações aprovadas pelo CONSUNI e de quetratam os pareceres 433, 434 e 490/89, do CFE.

2.2.2 Diretoria e Vice-Diretoria da Faculdade de Direito


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Atribuições definidas pelos artigos 24, 25 e 26, Subtítulo II, Capítulo I, do RegimentoGeral da UFC, aprovado em 04.05.82, com a incorporação de alterações aprovadas peloCONSUNI e de que tratam os pareceres 433, 434 e 490/89, do CFE.

2.2.2.1 Secretaria de Faculdadea) preparar o expediente administrativo para despacho diário da direção (consultar Seção 4,

item 4.11);b) organizar a pauta, preparar convocações e elaborar atas das reuniões realizadas pelo

Conselho da Faculdade (consultar Seção 4, item 4.19);c) apoiar administrativamente as possíveis Comissões do Conselho;d) observar o bom andamento das atividades de manutenção e limpeza da Direção da

Faculdade;e) receber e dar prosseguimento aos processos oriundos das demais subunidades da

Faculdade (consultar Seção 4, item 4.21);f) elaborar a correspondência(declarações, ofícios, etc) conforme padronização de

documentos inclusos no Programa UFCDoc, inclusive procedendo à Conferência ecorreção da mesma;

g) manter controle de movimentação dos bens patrimoniais pertencentes a Faculdade;h) receber, mensalmente, da empresa contratada, o papel destinado à reprografia;i) distribuir o papel com as subunidades de acordo com as cotas pré-definidasj) providenciar propostas de preços e formar processos solicitando pagamento de

prestadores de serviços(consultar Seção 4, item 4.20);k) elaborar folha de pagamento de serviço de terceiros(pessoa física);l) Inventário de Bens Móveis(Consultar Seção 4, item 4.12);m) receber os relatórios anuais dos diversos departamentos e coordenações, e

encaminhá-los, com um ofício da Direção da Faculdade, à PR/PL;n) efetuar a solicitação, o recebimento, a guarda e a distribuição de material de consumo

destinado à direção, secretaria da Faculdade, coordenação do curso de graduação edepartamentos; (consultar Seção 4, item 4.33);

o) fazer a solicitação de compra, o recebimento e a distribuição de material permanenterelativo à direção da Faculdade e à coordenação de graduação; (consultar Seção 4, item4.26);

p) receber e distribuir, para a coordenação de curso de graduação, as listas de freqüência dealunos encaminhadas pela PR/GR (consultar Seção 4, item 4.22);

q) dar encaminhamento às solicitações de diárias e passagens dos servidores lotados naFaculdade (consultar Seção 4, item 4.31);

r) dar encaminhamento às solicitações e prestações de contas de suprimento de fundos(consultar Seção 4, item 4.32);

s) providenciar atendimento de pequenos serviços das subunidades (realizados pelo pessoalda própria Faculdade);

t) receber, orientar e prestar informações às pessoas que se dirigem à Faculdade;u) controlar a utilização do auditório;v) realizar as rotinas de gestão e controle de pessoal docente e técnico-administrativo

conforme definições, inclusas, no Manual da Superintendência de Recursos Humanos;w) providenciar e controlar a concessão de autorização de entrada nas dependências da

Faculdade nos finais de semana e feriados;x) processar o arquivamento e organização de toda a documentação diária da secretaria;y) executar e efetuar controle do serviço de reprografia da direção da Faculdade, da

coordenação de graduação e dos departamentos;z) providenciar a devolução de materiais permanente inservível da direção, secretaria e

coordenação do curso de graduação da Faculdade(consultar Seção 4, item 4.6);aa) elaborar o Relatório Anual de Atividades da Faculdade(consultar Seção 4, item 4.8).

2.2.3 Departamentos


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Atribuições definidas pelo artigo 04, Capítulo I, Seção I do Regimento Geral da UFC,aprovado em 04.05.82, com a incorporação de alterações aprovadas pelo CONSUNI e de quetratam os pareceres 433, 434 e 490/89, do CFE.

2.2.3.1 Secretarias de Departamentoa) Receber a Lista de Demanda e encaminhar a Oferta de Disciplinas do semestre para as

coordenações de curso de graduação e pós-graduação (consultar Seção 4, item 4.18);b) elaborar o Plano Departamental para aprovação pelo colegiado de departamento

(consultar Seção 4, item 9);c) receber, da secretaria da Faculdade, e distribuir as folhas de freqüência das

disciplinas/diários de classe;d) receber, distribuir e digitar as notas das sínteses de rendimento escolar - encerramento de

semestre letivo (consultar Seção 4, item 4.10);e) elaborar o relatório anual de atividades do departamento (consultar Seção 4, item 4.24);f) agendar a aplicação semestral, do Questionário de Avaliação de Desempenho do

Professor (ver anexo A.1), junto ao corpo discente, tabular e analisar os dados obtidos;g) preparar o expediente administrativo, para despacho diário, da chefia do departamento

(consultar Seção 4, item 4.11);h) preparar as pautas, redigir as convocações e as atas das reuniões do colegiado de

departamento (consultar Seção 4, item 4.19);i) receber, acompanhar e distribuir processos (consultar Seção 4, item 4.21);j) solicitar e distribuir material de consumo (consultar Seção 4, item 4.33);k) solicitar a compra, receber e distribuir material permanente(consultar Seção 4, item 4.26);l) controlar o empréstimo do material permanente, posto à disposição do departamento

(consultar Seção 4, item 4.5);m) encaminhar, à secretaria da Faculdade, as solicitações de passagens e diárias para

docentes e técnico-administrativos do departamento;n) realizar as rotinas de gestão e controle de pessoal docente e técnico-administrativo,

conforme definições no Manual da Superintendência de Recursos Humanos;o) recepcionar o público;p) elaborar correspondências (declarações, ofícios, etc) conforme padronização definida no

Programa UFCDoc;q) dar apoio administrativo aos concursos e eventos (encontros, seminários e congressos)

realizados no âmbito do departamento;r) digitar relatórios dos docentes, desde que sejam, de interesse do departamento;s) guardar e solicitar, quando necessário, manutenção dos equipamentos;t) organizar documentos nas pastas e arquivos;u) acompanhar o andamento dos projetos de pesquisa e extensão;v) apoiar atividades de extensão (cursos, viagens, etc.);w) receber e distribuir correspondências;x) providenciar a divulgação de vagas para monitoria e apoiar administrativamente no

processo de seleção, contratação, plano de trabalho e avaliação dos monitores;y) providenciar propostas de preços e formar processos solicitando pagamento de

prestadores de serviços(consultar Seção 4, item 4.20);z) elaborar folha de pagamento de serviço de terceiros(pessoas física).

2.2.4 Coordenações de Cursos de GraduaçãoAtribuições definidas pelo artigo 05, Capítulo I, Seção I do Regimento Geral da UFC,

aprovado em 04.05.82, com a incorporação de alterações aprovadas pelo CONSUNI e de quetratam os pareceres 433, 434 e 490/89, do CFE.

2.2.4.1 Secretarias de Coordenação de Curso de Graduaçãoa) Preparar a lista de demanda para o semestre;


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b) realizar matrícula de alunos veteranos de graduação (consultar Seção 4, item 4.15);c) realizar matrícula e/ou alteração de matrícula de aluno de graduação quando fora do

período normal(consultar Seção 4, item 4.16);d) emitir, quando solicitado, históricos escolares (ver anexo A.2), declarações e certidões para

os alunos da graduação;e) prestar apoio administrativo à colação de grau (consultar Seção 4, item 4.4);f) abrir os processos dos alunos em jubilamento (consultar Seção 4, item 4.13);g) elaborar, juntamente com o coordenador, o relatório anual de atividades da coordenação;h) preparar o expediente administrativo para despacho diário do coordenador do curso

(consultar Seção 4, item 4.11);i) preparar os ofícios de convocação, com a inclusão da pauta, convocar e redigir as atas

das reuniões da Coordenação do Curso (consultar Seção 4, item 4.19);j) acompanhar processos de aproveitamento de estudos (consultar Seção 4, item 4.1);k) solicitar, à secretaria da Faculdade, receber, guardar e distribuir material de

consumo(consultar Seção 4, item 4.33);l) solicitar a compra, receber e distribuir material permanente(consultar Seção 4, item 4.26);m) controlar o empréstimo de material permanente, posto à disposição da

coordenação(consultar seção 4, item;n) receber e providenciar a distribuição de correspondências;o) receber solicitação de aproveitamento de estudos(consultar Seção 4, item);p) receber solicitação de mudança de modalidade de curso(consultar Seção 4, item);q) registrar o ENC(Exame Nacional de Cursos) no Histórico Escolar do aluno (consultar

Seção 4);r) preparar processos de trancamento parcial ou total de matrícula de alunos (consultar

Seção 4);s) organizar arquivos;t) assessorar administrativamente os eventos extra-curriculares organizados pela

coordenação;u) orientar os alunos com relação aos planos de estágio supervisionado;v) encaminhar ficha para atualização do histórico escolar;w) elaborar mapa com a disposição física das salas;x) encaminhar e comunicar aos departamentos as solicitações de regime especial;y) receber e distribuir, para os departamentos, as listas de freqüência encaminhadas pela

secretaria da Faculdade.

2.2.5 Coordenações de Cursos de Pós-GraduaçãoAtribuições definidas pelo artigo 05, Capítulo I, Seção I do Regimento Geral da UFC,

aprovado em 04.05.82, com a incorporação de alterações aprovadas pelo CONSUNI e de quetratam os pareceres 433, 434 e 490/89, do CFE; e pelo artigo 24 das Normas para os cursosde pós-graduação “stricto sensu”, aprovadas pela Resolução nº 17/CEPE, de 18.06.93.

2.2.5.1 Secretarias de Coordenação de Curso de Pós-Graduaçãoa) Preparar a lista de demanda para o semestre;b) receber, distribuir e digitar as notas das sínteses de rendimento escolar - encerramento de

semestre letivo (consultar procedimento detalhado na Seção 4);c) emitir, quando solicitado, históricos escolares, declarações e certidões para os alunos da

pós-graduação;d) receber do departamento e distribuir as folhas de freqüência das disciplinas/diário;e) elaborar o relatório anual de atividades da coordenação;f) preparar o expediente administrativo para despacho diário do coordenador do curso

(consultar Seção 4);g) preparar as pautas e convocações e redigir as atas das reuniões da coordenação do curso

(consultar Seção 4);h) solicitar, receber, guardar e distribuir material de consumo (consultar Seção 4);


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i) solicitar a compra, receber e distribuir material permanente (consultar Seção 4);j) controlar o empréstimo do material permanente posto à disposição da coordenação

(consultar Seção 4);k) elaborar anualmente relatório do curso para a CAPES, sob a supervisão da coordenação

(consultar Seção 4);l) prestar assessoramento aos órgãos que mantêm convênio com a UFC, tais como, CAPES,

FUNCAP, CNPq e FINEP (consultar Seção 4);m) assessorar às defesas de teses, dissertações e seminários (consultar Seção 4);n) manter atualizada a ficha cadastral do aluno;o) proceder a matrícula curricular dos alunos de pós-graduação (consultar Seção 4);p) encaminhar, à PR/PPG, ofício do coordenador referente a pedido de trancamento total ou

parcial de matrícula de aluno;q) observar o cumprimento das normas dos cursos de pós-graduação (jubilamento, nº de

créditos, etc);r) organizar a documentação para prestação de contas do CNPq;s) assessorar a seleção para admissão de novos alunos;t) elaborar relatórios semestrais de taxa de bancada e acadêmica;u) controlar os prazos de vigência das bolsas de cada aluno;v) preparar os processos dos alunos em jubilamento;(consultar Seção 4, item);w) preparar o expediente administrativo diário para despacho do coordenador do

curso(consultar Seção 4, item);x) receber, acompanhar e distribuir processos;(consultar Seção 4, item);y) solicitar a expedição de certificados e declarações de Curso de Especialização junto à

Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação;(consultar Seção 4, item);z) solicitar a expedição de Diplomas de Mestrado, Doutorado e Livre-Docência junto à

Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação;(consultar Seção 4, item );aa) encaminhar, à direção da Faculdade, solicitações de diárias, passagens e hospedagemns

para professores de outras instituições, vindos a convite ou através de convênios, deinteresse da pós-graduação(consultar Seção 4, item).

Seção 3 - Normas 3 NORMAS3.1 Atendimento ao Público3.2 Uso de Equipamentos e Instalações3.3 Cumprimento de Prazos3.4 Automação3.5 Trâmite de Documentos 3 NORMAS

3.1 Atendimento ao públicoa) o atendimento ao público interno e externo deverá ser mantido dentro dos padrões de

pronto atendimento e cordialidade;b) as secretarias não deverão, em hipótese alguma, dentro do horário de expediente,

permanecer fechadas ou sem algum funcionário qualificado e/ou autorizado para oatendimento ao público;

c) o acesso do público deverá restringir-se a uma área, claramente definida, de forma a evitaro trânsito de pessoas não autorizadas nas dependências do setor;

d) o secretário é responsável pela ordem e disciplina no atendimento aos usuários devendoeste, se necessário, organizar filas e distribuir senhas;

e) no relacionamento, com os usuários, todo servidor deverá manter postura imparcial, não


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dando nenhuma margem a predileções ou favorecimentos.

3.2 Uso de equipamentos e instalaçõesa) Compete ao servidor zelar pela economia do material e conservação do patrimônio público

(Art. 116 - VII, Regime Jurídico Único);b) não são permitidas práticas comerciais (venda ou compra de objetos) ou financeiras

(empréstimos, rifas, etc.) nas instalações da Faculdade, devendo seus praticantesentendê-las como atividades de natureza particular não condizentes com o ambiente detrabalho;

c) é vedada a realização de serviços que não sejam de interesse da unidade;d) os equipamentos, materiais e veículos postos à disposição das secretarias são para seu

exclusivo uso, nas suas atividades específicas, não se permitindo portanto empréstimo,cessão ou doação;

e) o telefone deverá ser utilizado internamente de maneira objetiva e profissional, tendoprioridade os assuntos de interesse da UFC;

f) a secretaria tem prioridade na utilização dos recursos automatizados, tais como, sistemase computadores postos à sua disposição.

3.3 Cumprimento de Prazosa) Devem ser estabelecidos e obedecidos prazos em todos os trabalhos realizados de modo

que a presteza e o cumprimento de prazos sejam parâmetros de qualidade, eficiência eeficácia;

b) a cobrança de informações solicitadas deverá ser dirigida, em tempo hábil, aosresponsáveis pela sua emissão.

3.4 Automaçãoa) a) Os procedimentos manuais devem ser substituídos por procedimentos automatizados,

baseando-se a implementação de condições necessárias para tanto.

3.5 Trâmite de Documentosa) todos os processos cujos assuntos se refiram a outras unidades da instituição (Reitoria,

Pró-Reitorias, Superintendências, outros Centros, Faculdades) deverão ser abertos atravésdo SAU-01, das respectivas secretarias, e tramitarem, nas suas saídas, pela secretaria daFaculdade que se encarregará, após o exame da direção da Faculdade, dos despachosaos seus destinatários;

b) todos os documentos cujos assuntos se refiram a outras unidades da instituição deverãotramitar, nas suas saídas, pela secretaria da Faculdade que se encarregará, após exameda direção da Faculdade, dos despachos aos seus destinatários.

Seção 4 - Procedimentos 4 PROCEDIMENTOS4.1 Acompanhamento de Processo de Aproveitamento de Estudos4.2 Assessoramento às Defesas de Teses, Dissertações e aos Seminários4.3 Assessoramento aos Órgãos Conveniados4.4 Colação de Grau4.5 Controle de Empréstimo de Material Permanente4.6 Devolução de Material Permanente Inservível4.7 Elaboração de Plano Departamental4.8 Elaboração de Relatório Anual de Atividades da Faculdade4.9 Encerramento de Semestre Letivo


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4.10 Expediente Administrativo para Despacho4.11 Inventário de Bens Móveis4.12 Jubilamento de Alunos de Graduação4.13 Matrícula Curricular de Alunos de Pós-Graduação4.14 Matrícula de Alunos Veteranos de Graduação4.15 Matrícula e/ou Alteração de Matrícula de Aluno de Graduação quando fora do

Período Normal4.16 Mudança de Modalidade de Curso4.17 Oferta de Disciplinas4.18 Pautas, Convocações e Atas de Reuniões4.19 Prestação de Serviços de Terceiros4.20 Recepção, Acompanhamento e Distribuição de Processos4.21 Recepção e Distribuição das Listas de Freqüência4.22 Registro do ENC(Exame Nacional de Cursos) no Histórico Escolar4.23 Relatório Anual de Atividades do Departamento4.24 Relatório Anual para CAPES4.25 Solicitação de Compra, Recebimento e Distribuição de Material Permanente4.26 Solicitação de Expedição de Certificados e Declarações de Curso de Especialização4.27 Solicitação de Expedição de Diploma de Mestrado, Doutorado e Livre-Docência4.28 Solicitação de Registro de Aproveitamento de Estudos4.29 Solicitação de Vaga para Abertura de Concurso Público para Docente4.30 Solicitação de Diárias e Passagens4.31 Solicitação e Prestação de Contas de Suprimento de Fundos4.32 Solicitação, Recebimento, Guarda e Entrega de Material de Consumo4.33 Trancamento Total ou Parcial de Matrícula de Alunos de Graduação 4 PROCEDIMENTOS

4.1 Acompanhamento de Processo de Aproveitamento de Estudos - Secretaria deCoordenação de Curso de Graduação

a) Receber, da PR/GR, processo referente a aproveitamento de estudos;b) encaminhar, ao coordenador, para análise o histórico escolar da instituição de origem;c) receber, do coordenador, o processo e registrar no SAU-01;d) enviar, quando necessário, o processo ao departamento indicado para a devida apreciação

(incluir cópia dos artigos do Estatuto relacionados ao tema);e) receber, do departamento, o processo devidamente apreciado;f) preparar o Registro de Aproveitamento de Estudos (ver anexo A.3);g) enviar o Registro de Aproveitamento de Estudos para o coordenador assinar;h) arquivar cópia do registro de Aproveitamento de estudos;i) devolver, por protocolo, o processo juntamente com o Registro de Aproveitamento de

Estudos, à PR/GR.

4.2 Assessoramento às Defesas de Teses, Dissertações e aos Seminários - Secretaria deCoordenação de Curso de Pós-Graduação

a) Preparar a divulgação dos respectivos eventos respeitando os prazos estabelecidos pelasnormas dos cursos de pós-graduação “Stricto Sensu” da UFC;

b) providenciar infra-estrutura adequada ao evento;c) participar das sessões de defesas;d) elaborar ata das sessões de defesas;e) encaminhar à PR/PPG, após defesa, o requerimento de Expedição de Diploma (ver anexo

A.4), devidamente preenchido, bem como demais documentos necessários, relativos aosalunos.


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4.3 Assessoramento aos Órgãos Conveniados - Secretaria de Coordenação de Curso dePós-Graduação

a) Receber, da PR/PPG, ofício da financiadora informando o número de bolsas disponíveis;b) preencher formulários com os dados do candidato (ver anexo A.5);c) enviar formulários preenchidos para financiadora;d) receber relação dos agraciados com bolsa;e) emitir a Declaração para Concessão de Bolsa (ver anexo A.6), relativa a cada agraciado

com bolsa, encaminhando-a à PR/PPG, após assinatura do coordenador;f) enviar semestralmente à financiadora (CAPES, CNPq, FUNCAP, etc.), freqüência dos

bolsistas (ver anexo A.7);g) enviar semestralmente à financiadora relatório com as atividades dos bolsistas (ver anexo

A.8);h) comunicar qualquer alteração, relativa aos bolsistas, através de formulários próprios da

CAPES e do CNPq.Nota: Os da CAPES são encaminhados à PR/PPG e os do CNPq diretamente a este órgão.

4.4 Colação de Grau - Secretaria de Coordenação de Curso de Graduaçãoa) Preparar a lista de prováveis concludentes, em três vias, a cada semestre, a partir da

análise do histórico escolar;

b) encaminhar 1ª via da lista para a CEG-Coordenadoria de Ensino e Graduação, 2ª via para

Coordenadoria de Educação Física/PR/AE, arquivando a 3ª verificar, pelas sínteses dasdisciplinas, quais os alunos aprovados no semestre;

c) emitir, em duas vias, a Relação de Concludentes (ver anexo A.9) com os participantes dasolenidade de colação de grau;

d) obter as assinaturas do coordenador de curso e do diretor da Faculdade na Relação deConcludentes;

e) encaminhar 1ª via para a CEG , arquivando a segunda;f) emitir para cada aluno o Cartão de Juramento (ver anexo A.10) que deverá ser assinado

pelo secretário da Faculdade;g) obter assinatura dos concludentes antes do início da cerimônia de colação de grau;h) entregar os cartões de juramento aos concludentes antes do início da cerimônia;

Nota: O cartão ficará com o aluno como comprovante da colação de grau.i) entregar a Relação de Concludentes ao representante da Pró-Reitoria de Graduação no

ato da solenidade de colação de grau;j) encaminhar, mediante ofício, a Relação de Concludentes aos Conselhos Regional e

Federal do respectivo curso de graduação, bem como à Associação de Classe, quandohouver;

k) verificar se algum concludente faltou à colação de grau e comunicá-lo quanto a nova datade colação, a qual deverá ser realizada na presença do Reitor.

4.5 Controle de Empréstimo de Material Permanente - Secretarias (Faculdade, Departamentoe Coordenações de Curso de Graduação/Pós-Graduação)

a) Receber solicitação de empréstimo de material permanente;b) preencher protocolo de saída, definindo nome do solicitante, período e local da utilização

(ver anexo A.11);c) testar o material na presença do solicitante;d) observar o prazo da devolução do material permanente;

Nota: Vencido o prazo, cobrar a devolução imediata do material.e) verificar, na presença do solicitante, se o material que está sendo devolvido está em boas

condições de funcionamento;f) dar baixa no registro do empréstimo no ato da devolução;g) providenciar a guarda adequada do material.


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4.6 Devolução de Material Permanente Inservível – Secretarias (Faculdade, Departamento eCoordenações de Curso de Graduação/Pós-Graduação)

a) Receber os materiais inservíveis de todas as unidades que dispõem dos mesmos;b) guardar o materiais recebidos em local apropriado;c) fazer semestralmente o levantamento de todos os materiais inservíveis para devolução dos

mesmos à Divisão de Patrimônio;d) elaborar ofício em 02 vias com o levantamento dos materiais, constando a descrição de

cada item, o respectivo nº cadastro (plaqueta), e o estado do bem;e) encaminhar a 1ª via do ofício a Divisão de Patrimônio para que esta mande recolher os

materiais;f) entregar, mediante recibo, na 2ª via do ofício, os materiais inservíveis à Divisão de

Patrimônio;g) arquivar a 2ª via do ofício, para posterior conferência, na época do relatório de inventário

dos bens móveis subseqüente.

4.7 Elaboração de Plano Departamental – Secretaria de Departamento

a) Encaminhar semestralmente a cada docente o formulário Programa Departamental (veranexo A.12);

b) b) receber, dos docentes, os formulários preenchidos, verificando se a soma dos temposconfere com a carga horária dos mesmos no departamento;Nota: Caso não se identifique a soma dos tempos com a carga horária do docente,

providenciar a correção.c) transcrever as informações constantes nos formulários, nas duas vias do plano

departamental, conforme instruções do CEPE;d) complementar as demais informações requeridas no plano departamental;e) obter a assinatura dos docentes no quadro de resumo de distribuição de carga horária;f) encaminhar o plano departamental à chefia do departamento para que esta o submeta à

apreciação do colegiado do departamento;g) encaminhar a 1ª via do plano para a CPPD;h) arquivar a 2ª via do plano no departamento.

4.8 Elaboração do Relatório Anual de Atividades da Faculdade – Secretaria da Faculdadea) Analisar informações solicitadas no Modelo Institucional do Relatório Anual, sugerido pela

Coordenadoria de Análise Institucional e Avaliação/PR/PL;b) solicitar envio de informações das subunidades, observando o prazo de entrega definido

pela Coordenadoria de Análise Institucional e Avaliação/PR/PL;c) elaborar Relatório Anual único da maior unidade organizacional(Superintendências,

Pró-Reitorias, Centros e Faculdades) condensando todas as informações dassubunidades;

d) enviar Relatório Anual em disquete à Coordenadoria de Análise Institucional eAvaliação/PR/PL.

4.9 Encerramento de Semestre Letivo - Secretarias (Departamento e Coordenação de Curso dePós-Graduação)

Recebimento e Distribuição das Sínteses de Disciplinaa) Receber, da PR/PG, no caso dos departamentos ou da coordenação de curso, no caso

dos cursos de pós-graduação os formulários de Síntese de Rendimento Escolar;b) conferir as sínteses com a lista de disciplinas ministradas no departamento/curso de

pós-graduação;Nota: Caso seja identificada ausência de alguma síntese, solicitar à PR/PG ou

Coordenação do Curso o seu envio em tempo hábil;


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c) organizar as sínteses em ordem alfabética, por disciplina, separando por turma;Nota: A coordenação de curso de pós-graduação organiza em ordem numérica, por código

de disciplina;d) entregar, sob protocolo, as sínteses aos docentes comunicando-lhes a data limite para a

devolução das mesmas. Consolidação das Síntesesa) Receber, dos docentes, as sínteses;b) digitar nas telas do “SOFIA” o código da disciplina, notas e freqüências;c) solicitar ao docente que confira na tela as notas e freqüências digitadas;d) solicitar ao docente que digite a sua senha, caso este confirme que não houve erro de

digitação;e) confirmar a consolidação no “SOFIA”, na presença do docente;f) arquivar cópia das sínteses no departamento/coordenação;g) devolver o original das sínteses para a CEG-Coordenadoria de Ensino de

Graduação/PR-GR ou coordenação do curso.

4.10 Expediente Administrativo para Despacho - Secretarias (Centro, Departamento eCoordenações de Cursos de Graduação/Pós-Graduação)

a) Definir, com a chefia imediata, o horário para o despacho de documentos de forma apermitir o encaminhamento dos mesmos na mesma data do despacho, observando ohorário do malote;

b) verificar se os processos ou outros documentos estão instruídos corretamente(documentação completa, formulários corretamente preenchidos);

c) conferir se as assinaturas e carimbos constantes nos documentos correspondem aosdiversos níveis hierárquicos.

d) apresentar os processos à chefia responsável pelo seu despacho;e) cumprir as determinações da chefia referentes a cada processo ou documento;f) alertar, em tempo hábil, à chefia, sobre os prazos estabelecidos pelos diversos órgãos,

referentes aos assuntos da unidade;g) registrar a saída dos documentos e processos em livro de protocolo ou no SAU - 01;h) encaminhar documentos ou processos aos destinatários.

Nota: Os itens a.), d.) e g.) não ocorrem no Curso de Pós-Graduação.

4.11. Inventário de Bens Móveis - Secretarias (Centro, Departamento e Coordenações de Cursosde Graduação/Pós-Graduação)

a) eceber da Divisão de Patrimônio/Departamento de Administração/PR-ADM, o Relatório"Inventário dos Bens Móveis";

b) fazer o levantamento físico dos bens que se encontram na unidade, conferindo com osdados do relatório, observando atentamente os seguintes itens:Ø Ø descrição do bem;Ø Ø número de cadastro(plaqueta);Ø Ø tipo de bem(com ou sem plaqueta);Ø Ø estado de conservação.

c) listar em anexo I os bens encontrados na unidade e "não localizados" no Relatório"Inventário dos Bens Móveis", relacionando:Ø Ø descrição detalhada do bem;Ø Ø estado de conservação;Ø Ø número de cadastro(plaqueta).

d) listar em anexo II os bens relacionados no Relatório "Inventário dos Bens Móveis" nãoencontrados na unidade, relacionando:Ø Ø descrição detalhada do bem;Ø Ø estado de conservação;Ø Ø número de cadastro(plaqueta).


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e) listar em anexo III os bens encontrados na unidade e listados no Relatório de "Inventáriodos Bens Móveis" com especificações diferentes, ressaltando as modificações nasespecificações;

f) encaminhar à Divisão de Patrimônio a 2a. via do Relatório "Inventário dos Bens Móveis",juntamente com os três anexos, devidamente assinados e datados;

g) arquivar a 1a. via do Relatório "Inventário dos Bens Móveis".h) encaminhar documentos ou processos aos destinatários.

4.12. Jubilamento de Alunos de Graduação - Secretaria de Coordenação de Curso deGraduação

a) Receber, da PR/GR, a relação dos alunos jubilados (tempo esgotado) e os comunicadosde jubilamento, para cada aluno, em duas vias;

b) convocar o aluno para receber a primeira via do comunicado, mediante recibo na segundavia;

c) arquivar a segunda via recebida e o histórico escolar em pasta individual;d) orientar e receber, do aluno, o plano de estudo e a justificativa por não ter ainda concluído

o curso;e) efetuar matrícula do aluno após autorização do coordenador;f) encaminhar para apreciação do colegiado da coordenação, a justificativa e o plano de

estudo do aluno, podendo resultar em concessão de um prazo para conclusão do curso,ou em jubilamento.Nota: A cada semestre o nome do aluno, em processo de jubilamento, vem em separado

para que o coordenador examine se o mesmo está realmente cumprindo o plano de

estudo. Caso contrário, será jubilado.

4.13. Matrícula Curricular de Alunos de Pós-Graduação - Secretaria de Coordenação deCurso de Pós-Graduação

Alunos Novatosa) Preencher o cadastro do aluno com base nos dados constantes na sua ficha de inscrição;b) obter a assinatura do coordenador;c) encaminhar o cadastro à Coordenadoria de Ensino de Pós-Graduação da PR/PPG,

juntamente com cópias do diploma e histórico escolar de graduação do aluno;d) enviar lista de disciplinas obrigatórias, relativas ao aluno, à Coordenadoria de Ensino de

Pós-Graduação da PR/PPG;e) receber do aluno, após sua matrícula na PR/PPG, uma via da folha de matrícula;f) providenciar a assinatura do coordenador na folha de matrícula;g) arquivar a folha de matrícula em pasta nominal individual. Alunos Veteranosa) Afixar no flanelógrafo a lista de ofertas;b) receber, da PR/PPG, as folhas de matrícula e a lista de assinatura dos alunos, verificando

se existe observação quanto a jubilamento;c) entregar, a cada aluno matriculável, dentro dos prazos estabelecidos, a sua folha de

matrícula, confirmando seu recebimento na lista de assinatura;d) receber do aluno a folha de matrícula devidamente preenchida e assinada;e) solicitar do aluno comprovante de quitação com a Biblioteca Universitária;f) obter a assinatura do coordenador na folha de matrícula;g) digitar a matrícula do aluno na tela do “SOFIA” respectiva;h) entregar a segunda via da folha de matrícula ao aluno;i) arquivar a primeira via da folha de matrícula na pasta do aluno.

4.14 Matrícula de Alunos Veteranos de Graduação - Secretaria de Coordenação de Curso de


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Graduação

Notas:

1. As matrículas de calouros são realizadas na Pró-Reitoria de Graduação.

2. Os procedimentos abaixo referem-se aos alunos matriculáveis. a) Receber, da Pró-Reitoria de Graduação, a Lista de Ofertas para o semestre

correspondente;b) afixar no flanelógrafo a Lista de Ofertas;c) receber, da Pró-Reitoria de Graduação, as folhas de matrícula e a lista de assinatura dos

alunos;d) entregar, a cada aluno, dentro dos prazos estabelecidos para matrícula a folha de

matrícula, confirmando seu recebimento na lista de assinatura;e) receber, do aluno, a folha de matrícula devidamente preenchida e assinada;f) verificar se, na folha de matrícula do aluno, há informação sobre inadimplência com a

Biblioteca Universitária;g) encaminhar ao coordenador os casos com problema de matrícula;h) digitar a matrícula do aluno na tela do “SOFIA” respectiva;i) obter a assinatura do coordenador na folha de matrícula;j) entregar a segunda via da folha de matrícula ao aluno;k) arquivar a primeira via da folha de matrícula;l) remover as disciplinas dos alunos que solicitaram trancamento total ou matrícula

institucional;m) remover as disciplinas dos alunos que não compareceram à matrícula;

Nota: Após a matrícula, conforme a necessidade, proceder Alteração na Lista de Oferta (ver

anexo A.13).n) promover o ajuste na matrícula do aluno (ver anexo A.14) no prazo estipulado pela

Pró-Reitoria de Graduação.

4.15 Matrícula e/ou Alteração de Matrícula de Alunos de Graduação, quando fora doperíodo normal – Coordenação de Curso

a) Receber do aluno pedido de inclusão e/ou alteração de matrícula;b) preencher o Formulário Pedido de Alteração de Matrícula(Ver anexo A.14);c) enviar o Formulário Pedido de Alteração de Matrícula à Pró-Reitoria de Graduação;d) aguardar resposta da Pró-Reitoria de Graduação sobre a efetivação da matrícula;e) informar ao aluno sobre a efetivação da matrícula.

4.16 Mudança de Modalidade de Curso - Secretaria de Coordenação de Curso de Graduaçãoa) Receber verbalmente a solicitação de mudança de modalidade de curso;b) entregar a ficha de inscrição (ver anexo A.27) para preenchimento do aluno;c) receber, do aluno, o formulário preenchido;d) tirar uma cópia do formulário e arquivar;e) enviar o original para PR/GR.

4.17 Oferta de Disciplinas - Secretaria de Departamento

Consulta às Coordenações de Cursoa) Receber, da coordenação do curso, a Lista de Demanda de disciplinas do semestre (ver

anexo A.15);b) elaborar, a cada encerramento de semestre, a Oferta de Disciplina/Turma (ver anexo A.16),

em duas vias, com base na Lista de Demanda;c) encaminhar a Lista de Demanda às coordenações de cursos correspondentes às

disciplinas.


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Confirmação da Oferta de Disciplinasa) Receber, das coordenações de curso, as listas confirmadas;b) incluir as listas na pauta de reunião do colegiado do departamento;c) digitar no “SOFIA”, tela TURMA, as listas cujas ofertas foram aprovadas na reunião do

colegiado do departamento;d) arquivar a primeira via no departamento e encaminhar a segunda via à coordenação do

curso correspondente às disciplinas.

4.18 Pautas, Convocações e Atas de Reuniões – (Faculdade, Departamento e Coordenaçõesde Cursos de Graduação/Pós-Graduação)

Providências preparatórias às reuniõesa) Organizar e divulgar o calendário das reuniões ordinárias do(s) colegiado(s) em

consonância com o calendário das reuniões do Conselho da Faculdade;b) emitir, com sua respectiva pauta, e a pedido do Diretor o ofício de convocação para reunião

ordinária, no mínimo, com 5 dias úteis de antecedência.Nota: As reuniões da Coordenação de Pós-Graduação são avisadas por telefone.

Providências posteriores às reuniõesa) Providenciar a minuta da ata da reunião;b) submeter, na reunião seguinte, a minuta da ata à aprovação dos membros do colegiado

que participaram da reunião;Nota: A minuta da ata é anexada à convocação da reunião subseqüente, para prévia

apreciação;a) transcrever as minutas das atas no livro, após aprovação do colegiado;b) obter as assinaturas dos membros do colegiado que participaram da reunião, no livro de

atas (conforme regimento e orientação do CEPE);c) providenciar despachos em processos e demais decisões definidas na reunião, referentes

à elaboração de documentos, sob a orientação da chefia;d) distribuir os documentos ou processos sob protocolo, ou mediante registro no SAU-01, aos

destinatários.

4.19 Prestação de Serviços de Terceiros – Secretaria da Faculdadea) Providenciar, a pedido da chefia imediata, propostas de preços, junto à no mínimo, (03)

três empresas cadastradas no SICAF(Sistema de Cadastramento Unificado deFornecedores)para prestação de serviços de terceiros.Nota: O Departamento executa o item a.) e encaminha para a direção da Faculdade;

b) encaminhar o processo devidamente instruído, via SAU-01, à Pró-Reitoria deAdministração, após visto da direção da Faculdade, ouvida a PLANOP, quando for o caso;

c) receber, do Departamento de Contabilidade e Finanças/PR-ADM, nota de empenhoautorizando a execução do serviço;

d) comunicar através de telefone, à firma escolhida para a realização do serviço;e) verificar se o serviço executado atendeu às especificações contidas na proposta;f) após a realização do serviço, devolver a nota de empenho, mediante protocolo, folha de

pagamento e/ou nota fiscal, com o visto do dirigente da unidade, ao Departamento deContabilidade e Finanças/PR/ADM para efetivação do pagamento.

4.20 Recepção, Acompanhamento e Distribuição de Processos - Secretarias (Faculdade eDepartamento)

a) Dar entrada, preferencialmente, no início de cada expediente diário, via SAU-01, em todosos processos recebidos;

b) encaminhar os processos aos seus destinatários;


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c) receber de volta os processos após providências ou despachos;d) verificar diariamente quais os processos pendentes na unidade há mais de dois dias;

Nota: Nestes casos deverão ser mantidos entendimentos com os responsáveis no sentido

de tentar agilizar o andamento dos mesmos.e) observar o último despacho dado no processo e digitar no espaço apropriado na tela da

transação DECISÃO do SAU-01;f) liberar os processos após protocolar ou certificar que os mesmos tiveram sua saída

devidamente informada no SAU-01.

4.21 Recepção e Distribuição das Listas de Freqüência - Secretaria da Faculdade Recepção das Listas de Freqüênciaa) Receber, mensalmente, da PR/GR, as Listas de Freqüência/Diários de Classe emitidas

pelo Núcleo de Processamento de Dados. Distribuição das Listas de Freqüênciaa) Separar as listas por curso e departamento, de acordo com as disciplinas;b) encaminhar, sob protocolo, via Setor de Comunicações, as listas de freqüência respectivas

a cada departamento.

4.22. Registro do ENC(Exame Nacional de Curso) no Histórico Escolar – Coordenação deCurso

a) Elaborar relação dos alunos que compareceram ao provão;b) enviar relação dos alunos à Pró-Reitoria de Graduação;c) aguardar confirmação da Pró-Reitoria de Graduação.

4.23 Relatório Anual de Atividades do Departamento - Secretaria de Departamento

a) Receber, dos docentes, e colecionar a cada semestre, a informação de suas respectivasproduções cientificas, conforme itens abaixo:a.1) produção científica (publicações, apresentação de trabalhos em congressos,

simpósios);a.2) orientação de bolsistas e pós-graduandos;a.3) participação em bancas examinadoras de concursos públicos;a.4) outras informações que caracterizem produção científica;

b) catalogar informações referentes ao departamento conforme abaixo:b.1) quadro de pessoal de direção, docente, técnico-administrativo;b.2) relação de obras novas e/ou reformas nas áreas físicas do departamento;b.3) relação dos equipamentos adquiridos pelo departamento no período;b.4) quadro atualizado de bolsistas, monitores e pós-graduandos;b.5) relação de convênios mantidos com outras instituições;b.6) relação das disciplinas ofertadas no semestre e número de alunos;b.7) dados semestrais, atualizados, do andamento ou conclusão de projetos de pesquisa

ou extensão, com indicação de seus respectivos coordenadores;c) emitir o Relatório Anual com a unificação dos dados citados acima;d) submeter o relatório à aprovação do chefe de departamento até o dia 30 de dezembro de

cada ano letivo;e) enviar o Relatório Anual, após assinado pela chefia do departamento, para a secretaria da

Faculdade.

4.24 Relatório Anual para CAPES - Secretaria de Coordenação de Curso de Pós-Graduação

Nota: Para a execução adequada dos procedimentos abaixo, consultar o Manual do Usuário

Sistema EXECAPES atualizado, disponível na Coordenadoria de Ensino de

Pós-Graduação da PR/PPG.


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a) Receber, da PR/PPG, os disquetes referentes ao programa EXECAPES;b) instalar no computador o programa EXECAPES;c) extrair, do relatório anual dos departamentos, os dados pertinentes solicitados pelo

programa EXECAPES;Nota: Caso necessário, complementar os dados com currículo atualizado dos docentes, de

acordo com o padrão CNPq, bem como com cópias dos trabalhos publicados.d) digitar os dados contidos nos formulários do computador;e) gerar o BACKUP para a CAPES, PR/PPG e coordenação de curso;f) imprimir cópia do relatório para arquivo.

4.25 Solicitação de Compra, Recebimento e Distribuição de Material Permanente -Secretarias (Faculdade, Departamento e Coordenação de Curso de Graduação/Pós-Graduação)

Solicitação de Material Permanentea) Receber a solicitação do material permanente do chefe da unidade ao qual está

subordinado;b) emitir oficio, em duas vias, especificando o material permanente e exposição de motivos

correspondente, que justifica a aquisição pretendida:b.1) à PR/PPG, no caso de material destinado a ensino de pós-graduação ou a

pesquisas;Nota: Em se tratando de aquisição com recursos da CAPES ou do CNPq, anexar ao ofício

propostas de preços de, no mínimo, (03) três empresas devidamente cadastradas no

SICAF(Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores).b.2) à PR/PL, nos demais casos;

Nota: A identificação do fabricante do material só pode ser feita se for este o único

apropriado para a execução da tarefa desejada, conforme Lei nº 8.666, que

regulamenta as licitações.c) obter a assinatura do chefe da unidade;d) formar processo com a 1ª via do ofício, através da secretaria da Faculdade;e) arquivar a 2 ª via do ofício na unidade;f) informar ao SAU-01 quando da expedição do processo para a PR/PL ou PR/PPG.

Recepção de Materiala) Verificar se o material está plaquetado e solicitar providências à Divisão de Patrimônio/DA

/PR-AD, caso necessário;b) verificar se o material permanente está em perfeitas condições, testando-o, se possível;

Notas: 1 - Caso o material permanente requeira a presença do instalador, o teste de funcionamento

deverá ser feito em sua presença.

2 - Caso apresente defeito, justificar a não recepção ao almoxarifado, solicitando

providências desse junto à firma fornecedora.c) assinar a requisição de entrega em duas vias;d) devolver uma das vias para a Divisão de Patrimônio/DA/PR/ADM;e) arquivar a outra via da requisição na unidade;f) entregar o material ao chefe da unidade para que, por intermédio deste, seja encaminhado

à unidade solicitante acompanhado do respectivo Termo de Responsabilidade e da fichade transferência patrimonial, se for o caso.

4.26 Solicitação de Expedição de Certificados e Declarações de Cursos deEspecialização – Coordenação de Curso de Pós-Graduação.

a) elaborar relação com nome, freqüência e conceitos dos alunos;b) elaborar relação com nome, carga horária e professor das disciplinas ministradas;


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c) enviar as relações à Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação juntamente com o ofíciode solicitação de expedição.

Nota: O interessado deverá dirigir-se à Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação parareceber o Certificado e/ou Declaração.

4.27 Solicitação de Expedição de Diplomas – Mestrado, Doutorado e Livre-Docência –Coordenação de Curso de Pós-Graduação.

a) elaborar relação dos alunos que terminaram o curso de mestrado, doutorado e/ou livre-docência;

b) solicitar que os alunos preencham o Requerimento de Expedição de Diploma(ver anexoA.4);

c) encaminhar os requerimentos à Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação.

Nota: O interessado deverá dirigir-se à Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação parareceber o Diploma.

4.28 Solicitação de Registro de Aproveitamento de Estudos – Coordenação de Cursoa) Receber do aluno a solicitação de registro de aproveitamento de estudos;b) preencher o Formulário Registro de Aproveitamento de Estudos(ver anexo A.3);c) anexar programas das disciplinas solicitadas para aproveitamento de estudos;d) formar processo e enviar à Pró-Reitoria de Graduação;e) aguardar resultado da Pró-Reitoria de Graduação;f) informar ao aluno sobre efetivação do Registro de Aproveitamento de Estudos.

4.29 Solicitação de Vaga para Abertura de Concurso Público para Docente. Unidade Acadêmica – Departamentoa) Identificar necessidade da categoria de docente magistério superior, magistério de 1º e 2º

graus, e professor substituto;b) preencher formulário de solicitação;(ver Anexo A.29).c) enviar ofício, juntamente com o formulário, à Diretoria do Centro ou Faculdade solicitando

a vaga;d) anexar ao ofício o programa da disciplina solicitada.

Diretoria do Centro ou Faculdadea) Analisar solicitação;b) formar processo;c) enviar o processo à Superintendência de Recursos Humanos.

Superintendência de Recursos Humanosa) Solicitar ao Departamento de Desenvolvimento de Pessoal parecer sobre a existência, ou

não, de vaga.

Departamento de Desenvolvimento de PessoalØ Ø caso não exista a vaga:a) emitir parecer;b) devolver o processo ao Centro ou Faculdade interessada.Ø Ø caso exista a vaga:a) Emitir parecer sobre a existência de vaga;b) encaminhar o processo à Superintendência de Recursos Humanos.

Superintendência de Recursos Humanosa) Providenciar o “de acordo” do reitor no processo;


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b) devolver ao Departamento de Desenvolvimento de Pessoal para elaboração do edital.

Departamento de Desenvolvimento de Pessoala) Providenciar elaboração e publicacão do edital;b) aguardar publicação no D.O.U.;c) enviar cópia da publicação para o Centro ou Faculdade e Departamento interessados.

Unidade Acadêmica – Departamentoa) Realizar reunião para definição de questões relativas ao concurso:

- calendário, programa, comissão para avaliar documentação, indicação dos membros quecomporão a banca examinadora.

b) informar data da aprovação do programa ao Departamento de Desenvolvimento dePessoal.

Nota: Aplica-se este mesmo procedimento para solicitação de professor substituto.

4.30 Solicitação de Diárias e Passagens - Secretaria da Faculdade

Nota: Consultar também a Seção 5 para maiores esclarecimentos sobre este tópico.

a) Receber, das chefias de departamentos e coordenadores de cursos de graduação e depós-graduação, ofícios com solicitações de diárias e/ou passagens, devidamenteaprovadas pela direção da Faculdade, contendo:Ø nome, cargo ou função e nº funcional do interessado;Ø descrição objetiva do serviço a ser executado/motivo da viagem;Ø local de destino;Ø meio de transporte;Ø período de afastamento;Ø o código da reserva de passagem (se esta for solicitada) realizada pelo interessado,

através da empresa contratada pela UFC.Nota: Quando se tratar da apresentação de trabalhos em congressos, simpósios ou

quaisquer outras atividades relacionadas à pesquisa ou pós-graduação, deverá seranexada à solicitação a carta de aceitação do trabalho, de defesa de tese ou outrosdocumentos necessários, ligados à atividade a se desenvolver.

b) providenciar, através da transação REQ DIARIA, do SAU-03, a emissão do formulárioSolicitação e Concessão de Diárias e Passagens, devidamente preenchido com os dadosdo solicitante, acrescido do código de reserva da passagem e assinado pelo diretor daFaculdade, em 3 (três) vias;

c) efetuar o encaminhamento do ofício de solicitação e das 3 (três) vias do formuláriosupracitado para:c.1) o Pró-Reitor de Pesquisa e Pós-Graduação, quando se destinar à apresentação de

trabalhos em congressos, simpósios ou para quaisquer outras atividadesrelacionadas a pesquisa ou pós-graduação;

c.2) o Reitor, em se destinando às demais atividades, ligadas ao ensino de graduação oua projetos de extensão.

d) aguardar depósito do valor das diárias em conta corrente;e) dirigir-se à Seção de Passagens, Diárias e Hospedagem para recebimento do bilhete de

passagem.

Nota: Em se tratando de afastamento dentro do país e por período não superior a

60(sessenta) dias, providenciar também a Portaria do Dirigente da Unidade, em

02(duas) vias, destinando (01) uma ao interessado e mantendo (01)uma em arquivos

da própria unidade.


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4.31 Solicitação e Prestação de Contas de Suprimento de Fundos - Secretaria daFaculdade

Nota: Observar os prazos estipulados pela Reitoria, através da PR/AD, tanto para aplicação

como para prestação de contas, contados a partir da data do recebimento do recurso.

Solicitação de Suprimento de Fundosa.1) receber ofício de solicitação das chefias de departamento ou coordenadores;a.2) providenciar o preenchimento, em 02 vias, do formulário de Solicitação e Concessão

de Suprimento de Fundos (ver anexo A.17), desde que autorizado pelo diretor daFaculdade;

a.3) obter a assinatura do diretor nas 02 vias do formulário;a.4) formar processo com a 1ª via;a.5) arquivar a 2ª via do formulário na unidade;a.6) informar ao SAU-01 quando da expedição do processo para a PR/ADM;a.7) acompanhar o andamento do processo, através da transação L TRAMITE, do SAU-01,

quando solicitado;b) Direção da Faculdade.

Nota: Dentro do limite estabelecido pela PR/ADM, encaminhar a solicitação a partir do

passo a.2 acima.

Prestação de Contas de Suprimento de Fundosa) preencher, em duas vias, o Demonstrativo de Execução Financeira (ver anexo A.18) e a

Conta Corrente de Suprimento de Fundo (ver anexo A.19), para ciência da chefia, quedeverá datá-las e assiná-las;

b) anexar, à 1ª via do demonstrativo, as notas fiscais correspondentes;

c) encaminhar as 1as vias ao Departamento de Contabilidade e Finanças - PR/ADM;

d) arquivar as 2as vias na secretaria.

4.32 Solicitação, Recebimento, Guarda e Entrega de Material de Consumo - Secretaria(Faculdade, Departamento e Coordenações de Cursos de Graduação/Pós-Graduação)

Requisição periódica de material de consumoa) Identificar as necessidades de material da unidade;

- diariamente, em se tratando de secretaria da Faculdade, e através do controle das fichasde prateleira do almoxarifado;- mensalmente, no caso das secretarias de departamento e Coordenação de Graduação;- semestralmente, no caso da Coordenação de Pós-Graduação.

b) relacionar o material a ser pedido;c) encaminhar o pedido para:

- Diretoria da Faculdade, em se tratando de secretaria de departamento e Coordenação dePós-Graduação;

- PR/PPG, através de ofício, em se tratando de secretaria de Coordenação dePós-Graduação, anexando propostas de preços de, no mínimo, (03) três empresasdevidamente cadastradas no SICAF(Sistema de Cadastramento Unificado deFornecedores).arquivar cópia do pedido de material na unidade.

Nota: Caberá à secretaria da Faculdade, através do SAU-04 e de acordo com a

disponibilidade de estoque do almoxarifado central, requisitar, quinzenalmente, os

materiais necessários.

Recebimento/distribuição de materiala) Conferir o material com a cópia do pedido;b) recolher ao almoxarifado da unidade para posterior distribuição.

Nota: No caso da secretaria da Faculdade, devem ser atualizadas as fichas de prateleira a


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toda entrada e saída de material.

4.33 Trancamento Total ou Parcial de Matrícula de Alunos de Graduação - Secretaria deCoordenação de Curso de Graduação

Trancamento Totala) Entregar, a pedido do aluno, o formulário Solicitação de Trancamento Total de Matrícula ou

de Regime Especial (ver anexo A.20);b) receber o formulário do aluno, contendo o motivo do trancamento;c) entregar o pedido ao coordenador para que este analise e confirme se o mesmo vai ser

deferido ou não;d) caso deferido, tirar cópia que será arquivada na coordenação e encaminhar o original para

a PR/GR;e) caso indeferido, comunicar ao aluno e arquivar.

Trancamento Parciala) Entregar, a pedido do aluno, o formulário Pedido de Trancamento Parcial (ver anexo A.21);b) receber, do aluno, o formulário preenchido;c) solicitar as assinaturas do aluno e do coordenador;d) enviar o formulário Pedido de Trancamento Parcial para a PR/GR;e) aguardar a devolução do formulário;f) arquivar o formulário.

Seção 5 - Orientações Gerais sobre procedimentos específicosde servidores

5 ORIENTAÇÕES GERAIS SOBRE PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS DE SERVIDORES5.1 Progressão Funcional de Docentes5.1.1 Fundamentação Legal5.1.2 Documentos Necessários5.2 Afastamento no País - do País5.2.1 Congressos, Seminários, Encontros, Cursos, treinamentos e eventos similares até

60 dias5.2.2 Cursos, Treinamentos e eventos similares além de 60 dias; Especialização,

Mestrado, Doutorado e Pós-Doutorado5.3 Passagens, Diárias e Hospedagem5.3.1.Passagens5.3.2 Diárias5.3.3 Hospedagem 5 ORIENTAÇÕES GERAIS SOBRE PROCEDIMENTOS ESPECÍFICOS DE SERVIDORES

5.1 Progressão Funcional de Docentes Dentro da mesma classe e de uma classe para outra

5.1.1 Fundamentação Legala) Decreto Lei nº 94.664, de 23 de junho de 1987;b) Portaria nº 475, de 26 de agosto de 1987;c) Resolução nº 14/CEPE e Indicação nº 01, de 15 de junho de 1988, ou Resolução nº

57/CEPE, de 12 de dezembro de 1994, conforme o caso;d) Resolução nº 04/CEPE, de 25 de abril de 1989;e) Resolução nº 18/CEPE, de 28 de agosto de 1990;


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f) Resolução nº 22/CEPE, de 17 de outubro de 1990.

OBSERVAÇÕES:Ø A Resolução nº 57/CEPE disciplina a progressão funcional de uma classe para outra;Ø o docente que completar interstício para progressão até 11.01.95, ou tenha cumprido mais

da metade do interstício em 12.12.94, quando entrou em vigência a Resolução nº57/CEPE, poderá requerê-la com base na Resolução nº 14/CEPE, de 15.06.88.

5.1.2 Documentos necessáriosa) Ofício da chefia do departamento ao presidente da CPPD, onde conste:

Ø a data da reunião do colegiado que julgou e aprovou o parecer da Comissão deAvaliação de Progressão Funcional; e,

Ø quando for de uma classe para outra, também a data da reunião do colegiado em queo docente apresentou a defesa do seu relatório/memorial;

b) relatório/memorial do docente;c) parecer da Comissão de Avaliação, contendo:

Ø nome, classe, referência e departamento de origem de cada componente da Comissãode Avaliação (ver anexo A.22);

Ø e, quando se tratar de docente em atividade de ensino, também e expressamente amédia da avaliação discente;

d) quando for pela Resolução nº 57/CEPE, ata da defesa em público do memorial do docente;e,

e) quando for pela Resolução nº 14/CEPE e de uma classe para outra (no caso de não serportador da titulação acadêmica exigida para a classe em que ele está solicitando aprogressão: Assistente = Mestre e Adjunto = Doutor), incluir também a cópia da justificativado docente, devidamente aprovada pela Comissão de Avaliação.Nota: Cada folha do processo deve ser numerada, rubricada, e conter carimbo do

departamento de origem.

5.2 Afastamento no país - do país

5.2.1 Para Congressos, Seminários, Encontros, Cursos, Treinamentos e eventossimilares até 60 dias

a) Dentro do paísa.1) o interessado solicita verbalmente o afastamento à sua chefia;a.2) a chefia encaminha ofício ao diretor da Faculdade;a.3) o diretor da Faculdade autoriza (ver anexo A.23) o afastamento através de portaria

(ver anexo A.24), elaborado em 04 vias (interessado, SRH, secretaria da sub-unidadee secretaria da Faculdade).

b) Para o exterior, formar processo, com antecedência de no mínimo 45 (quarenta e cinco)dias, constando:Ø solicitação através de formulário próprio (ver anexo A.25);Ø carta de aceitação e tradução oficial correspondente;Ø cópia do trabalho ou resumo a ser apresentado, quando for congresso, ou plano de

estudo, quando for curso;Ø formulário do MEC, eØ no caso de afastamentos com ônus (vide Obs. 8 no final do tópico 5.2), cópia do

documento de concessão da bolsa ou do auxílio (geralmente CAPES ou CNPq).

5.2.2 Para Cursos, Treinamentos e eventos similares além de 60 dias; Especialização;Mestrado; Doutorado; Pós-Doutorado

a) Dentro do país formar processo, com antecedência de no mínimo 45 (quarenta e cinco)dias, constando:


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Ø solicitação através de formulário próprio (ver anexo A.26);Ø carta do orientador ou declaração, comprovando estar o solicitante regularmente

matriculado no curso;Ø plano de estudo;Ø Termo de Compromisso e Responsabilidade datilografado (as testemunhas devem

assinar e ter seus respectivos nomes datilografados); eØ documento de quitação da Biblioteca Central/UFC.

b) Para o exterior, formar processo, com antecedência de no mínimo 45 (quarenta e cinco)dias, constando:Ø solicitação através de formulário próprio (ver anexo A.25);Ø carta do orientador ou declaração, comprovando estar o solicitante regularmente

matriculado no curso, e tradução oficial correspondente;Ø plano de estudo;Ø Termo de Compromisso e Responsabilidade datilografado (as testemunhas devem

assinar e ter seus respectivos nomes datilografados);Ø documento de quitação da Biblioteca Central/UFC;Ø formulário do MEC; e,Ø no caso de afastamentos com ônus (vide Obs. 8 abaixo), cópia do documento de

concessão da bolsa ou do auxílio (geralmente CAPES ou CNPq).

OBSERVAÇÕES:1. Em se tratando de solicitações de prorrogação de afastamentos, além dos documentos

acima listados, fazer constar também o relatório de atividades do período anterior;2. no caso de impedimento do interessado, todos os documentos podem ser assinados por

procurador, devendo ser acrescida ao processo a cópia da procuração devidamentereconhecida em cartório;

3. prazos (incluídas as prorrogações):Ø especialização: um ano e meio;Ø mestrado: três anos;Ø doutorado: quatro anos;

4. as instâncias de aprovação dos processos de afastamento, com exceção do 5.2.1 letra a),são as seguintes:Ø epartamento / sub-unidade de origem do interessado;Ø Conselho de Centro/Faculdade ou Direção da Unidade Administrativa;Ø Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação;Ø CPPD (docentes) ou CPPTA (técnico-administrativos), em se tratando de afastamento

por período superior a 60 dias;Ø Reitor;

5. todos estes processos tramitam pelo Departamento de Desenvolvimento de Pessoal/SRH,órgão responsável pelo controle de afastamentos para aperfeiçoamento da UFC;

6. no caso de afastamentos dentro do país, as portarias são assinadas pelo Superintendentede Recursos Humanos e encaminhadas ao setor de origem para controle e entrega aosinteressados;

7. no caso de afastamentos para o exterior, as portarias são publicadas no D.O.U. e cópiasdestas publicações são encaminhadas ao setor de origem para controle e entrega aosinteressados;

8. afastamento:Ø sem ônus = sem o salário e sem auxílio de nenhuma instituição brasileira;Ø com ônus limitado = somente com o salário;Ø com ônus = além do salário, auxílio de alguma instituição brasileira.

5.3 Passagens, Diárias e Hospedagem

5.3.1 Passagens


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a) Os bilhetes de passagem, utilizados ou não, deverão ser devolvidos ao Setor dePassagens, Diárias e Hospedagem, no prazo de 5 (cinco) dias, contados da data dachegada do servidor;

b) as propostas de concessão de diárias e passagens, com início às sextas-feiras, sábados,domingos e feriados nacionais, deverão ser justificados.

5.3.2 Diáriasa) Caso a solicitação refira-se somente a diárias, deverá constar no ofício a especificação do

meio de transporte, visto que, passagem por conta própria ou adquirida por outro órgão dáao interessado o direito ao auxílio-táxi, bastando, para isso, que se apresente, junto àsolicitação de diárias, indispensavelmente, o comprovante de passagem;

b) as solicitações terão andamento regular se apresentadas dentro das especificaçõesexigidas na Seção 4 e encaminhadas ao setor competente com uma antecedência mínimade 7 (sete) dias;

c) o Setor de Passagens, Diárias e Hospedagem, ao receber as solicitações de diárias,encaminha-as ao Gabinete do Reitor, para aprovação do Reitor e, em seguida, aoDepartamento de Contabilidade e Finanças (DCF/PR-ADM), para a efetuação dopagamento (depósito em conta corrente do interessado).

5.3.3 Hospedagem

Nota: Entende-se por hospedagem o recurso destinado a visitantes convidados pela UFC.

a) Solicitação, através de ofício, aprovada pela direção do Centro/Faculdade, constandonome e cargo do interessado, descrição objetiva do serviço a ser executado e período dahospedagem, contado a partir da data da chegada até a data da saída de Fortaleza;

b) encaminhar ofício para:b.1) Pró-Reitor de Pesquisa e Pós-Graduação, quando se destinar à apresentação de

trabalhos em congressos, simpósios ou para quaisquer outras atividadesrelacionadas à pesquisa ou pós-graduação;

b.2) Reitor, quando se destinar às demais atividades, ligadas ao ensino de graduação oua projetos de extensão.

Seção 6 - Anexos

A.1 Questionário de Avaliação de Desempenho do ProfessorA.2 Ficha para Atualizar o Histórico EscolarA.3 Registro de Aproveitamento de EstudosA.4 Expedição de DiplomaA.5 Solicitação de Inscrição em Curso de Pós-GraduaçãoA.6 Declaração para Concessão de BolsaA.7 Ficha de Freqüência MensalA.8 Relatório das Atividades SemestraisA.9 Relação de ConcludentesA.10 Cartão de JuramentoA.11 Termo de Empréstimo para Material PermanenteA.12 Programa DepartamentalA.13 Alteração na Lista de OfertaA.14 Pedido de Alteração de MatrículaA.15 Lista de DemandaA.16 Oferta de Disciplina/TurmaA.17 Solicitação e Concessão de Suprimento de Fundos


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A.18 Demonstrativo de Execução FinanceiraA.19 Conta Corrente de Suprimento de FundosA.20 Solicitação de Trancamento Total de Matrícula ou de Regime EspecialA.21 Pedido de Trancamento ParcialA.22 Parecer da Comissão de Avaliação de Progressão FuncionalA.23 Portaria nº 956 de 17 de julho de 1991A.24 Modelo de Portaria de Diretor da Faculdade Autorizando AfastamentoA.25 Solicitação de Afastamento de Servidor do PaísA.26 Solicitação de Afastamento de Servidor no PaísA.27 Ficha de Inscrição em Nova Modalidade/Habilitação de CursosA.28 Requerimento EscolarA.29 Solicitação de Abertura de Concurso Público para DocenteA.30 Solicitação de Seleção para Professor Substituto

Nota: Os formulários apresentados foram definidos segundo a orientação de critérios

técnicos da ABNT e MEC, adequando-se às formas de preenchimento eletrônico ou

manual determinadas pela natureza de cada um, encontrando-se disponibilizados

para download do arquivo no site da Coordenadoria de Modernização

Administrativa/PR/PL (http://www.moderniz.ufc.br/)


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Documents

UFC - FD - Manual de Estrutura, Normas e Procedimentos Administrativos Da Faculdade de Direito