UFF. SDC. COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS

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SUMÁRIO

1 APRESENTAÇÃO .............................................................................................. 3

2 ESTRUTURA PROPOSTA PARA O ROTEIRO .......................................................... 3

2.1 Informações Gerais ...................................................................................... 3

2.2 Estrutura Física e Recursos ........................................................................... 4

2.2.1 Equipamentos ........................................................................................... 4

2.2.2 Recursos Humanos .................................................................................... 5

2.3 Acervo ........................................................................................................ 6

2.4 Serviços ao Usuário ...................................................................................... 8

2.5 Divulgação ................................................................................................ 11

2.6 Conclusão e Recomendações ....................................................................... 11

3 COLETA DE DADOS ....................................................................................... 12

REFERÊNCIAS ................................................................................................. 12

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LISTA DE QUADROS

QUADRO 1 – Horário e período de funcionamento .................................................. 3

QUADRO 2 - Programas desenvolvidos na Biblioteca .............................................. 4

QUADRO 3 - Espaço físico ................................................................................... 4

QUADRO 4 - Equipamentos ................................................................................. 5

QUADRO 5 - Atividades de gestão do espaço físico da biblioteca .............................. 5

QUADRO 6 - Recursos humanos por categoria ....................................................... 5

QUADRO 7 – Aperfeiçoamento de pessoal ............................................................. 6

QUADRO 8 - Produção Intelectual ........................................................................ 6

QUADRO 9 – Acervo no período ........................................................................... 7

QUADRO 10 - Aquisições no período ..................................................................... 7

QUADRO 11 - Acervo atual .................................................................................. 8

QUADRO 12 - Consultas e empréstimos ................................................................ 8

QUADRO 13 - Comutação ................................................................................... 9

QUADRO 14 - Treinamento de usuários ................................................................ 9

QUADRO 15 - Eventos/atividades especiais ........................................................... 9

QUADRO 16 - Fichas catalográficas .................................................................... 10

QUADRO 17 – Empréstimos entre bibliotecas ...................................................... 10

QUADRO 18 - Outros serviços............................................................................ 10

QUADRO 19 - Serviços de disseminação da informação ........................................ 11

QUADRO 20 - Alimentação de bases de dados ..................................................... 11

Quadro 21 - Plano de trabalho para próximo ano ................................................. 11

3

1 APRESENTAÇÃO

Um relatório deve ser definido a partir de critérios básicos que sirvam de padrão para a

coleta de dados. “Além disso, é preciso que haja um alinhamento de conceitos, ou seja, um

entendimento único de cada termo definido no relatório e da natureza de cada serviço”.

(ALMEIDA, 2005, p.39)

“... é indispensável na coordenação de um sistema de bibliotecas, servindo para o

gerenciamento de projetos e para o acompanhamento e avaliação do desempenho tanto das

unidades, isoladamente, quanto do sistema como um todo. É com base no conjunto dos

relatórios das bibliotecas que a coordenação poderá definir metas para o sistema...”

(ALMEIDA, 2005, p.39).

Dentro desse contexto o relatório é considerado como um instrumento nos processos de

planejamento e avaliação do desempenho da biblioteca. Nesse sentido a Coordenação

de Bibliotecas propõe um roteiro estruturado para a apresentação dos dados dos relatórios de

gestão das 27 bibliotecas do Sistema, no qual busca:

Definir as variáveis necessárias a este instrumento;

Padronizar os conceitos a serem utilizados;

Utilizar o Pergamum como ferramenta de gestão.

2 ESTRUTURA PROPOSTA PARA O ROTEIRO

2.1 Informações Gerais

OBJETIVO: mostrar de forma sucinta a situação da unidade. Neste item é necessário informar

o período de abrangência1 do relatório. Dados como cursos atendidos, horário de atendimento,

número de dias em que a biblioteca permaneceu aberta para atendimento ao público, fluxo de

usuários que entraram na biblioteca e programas e/ou atividades desenvolvidas devem constar

da introdução. Os resultados alcançados e as dificuldades apresentadas durante o

desenvolvimento destas atividades deverão ser descritos no item Conclusão e

Recomendações deste roteiro (Item 6).

QUADRO 1 – Horário e período de funcionamento

UNIDADE HORÁRIO DE

ATENDIMENTO

DIAS DE

FUNCIONAMENTO FREQUÊNCIA

DEFINIÇÕES:

DIAS DE FUNCIONAMENTO: número de dias em que a biblioteca permaneceu aberta

para atendimento ao público.

FREQUÊNCIA: fluxo de usuários que utilizaram a biblioteca para as mais diversas

finalidades: uso de catálogos, consulta, empréstimo, etc.

1 Período a ser considerado para a coleta de dados: 01/12 do ano anterior a 30/11 do ano em

curso.

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OBSERVAÇÕES:

1) Dias de funcionamento: informação fornecida pelo Pergamum

(https://sistemas.uff.br/pergamum/estatistica/index.php) no link Estatísticas Gerais desde

que sejam marcados no calendário de Atendimento os dias em que a Biblioteca não

funcionou. (Caminho: Circulação de materiais – Calendário – Agendamento –

Atendimento)

2) Frequência: para as unidades que utilizam os dados fornecidos por contador de

frequência deve-se levar em consideração o movimento de entrada e saída, logo o número de

acessos deve ser dividido por 2 (dois). As unidades que não tem contador de frequência

devem utilizar como estimativa a soma total dos empréstimos e consultas.

QUADRO 2 - Programas desenvolvidos na Biblioteca

UNIDADE ATIVIDADE/PROGRAMA OBJETIVO

2.2 Estrutura Física e Recursos

QUADRO 3 - Espaço físico

UNIDADE

ÁREA POSTOS DE ESTUDO ACESSIBILIDADE

CONSTRUÍDA DESTINADA AO

ACERVO ESTUDO

INDIVIDUAL ESTUDO EM

GRUPO INDIVIDUAL

EM GRUPO

DEFINIÇÕES:

ÁREA: espaço disponível, em m2.

POSTOS DE ESTUDO: quantidade de assentos disponíveis.

ACESSIBILIDADE: existe algum recurso na unidade para atender pessoas com

necessidades especiais? Em caso positivo os equipamentos deverão ser inseridos no

Quadro 4. Qualquer observação relacionada ao assunto deverá ser incluída neste

item.

2.2.1 Equipamentos

OBJETIVO: Mapear o tipo de equipamento disponível nas unidades. Discriminar

separadamente os equipamentos disponíveis para uso administrativo e os disponíveis para

atendimento ao usuário e serviço de empréstimo.

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QUADRO 4 - Equipamentos

UNIDADE EQUIPAMENTO QUANTIDADE

DEFINIÇÕES:

EQUIPAMENTO: computadores; impressoras; scanners; equipamentos para

acessibilidade.

QUADRO 5 - Atividades de gestão do espaço físico da biblioteca

UNIDADE DESCRIÇÃO DAS TAREFAS ÊXITO OBSERVAÇÕES

SIM NÃO

DEFINIÇÕES:

DESCRIÇÃO DAS TAREFAS: solicitações de reparo e manutenção, retirada de bens

inservíveis e ociosos, etc.

ÊXITO: informar se a situação foi resolvida ou não.

2.2.2 Recursos Humanos

OBJETIVOS: Fornecer dados sobre a movimentação de pessoal na unidade. Mapear os

esforços de desenvolvimento e aperfeiçoamento feitos pela equipe, trabalhos apresentados

e/ou publicados, treinamento para exercício das atividades promovidas pela biblioteca.

Ocorrências como, como licenças, afastamentos, aposentadorias, etc. devem ser relatadas de

forma concisa.

QUADRO 6 - Recursos humanos por categoria

CATEGORIA QUANTIDADE

Bibliotecário

Assistente em

administração

Auxiliar administrativo

Estagiário

Bolsista

Prestador de serviço

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QUADRO 7 – Aperfeiçoamento de pessoal

TIPO DO EVENTO

TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES

DEFINIÇÕES:

TIPO DO EVENTO: congresso; curso; encontro; jornada; oficina; fórum; palestra;

reunião; seminário; treinamento.

TÍTULO: número e nome do evento (se houver); local e data de realização. Exemplo:

XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias; Belo Horizonte, 16 a 21 de

novembro

INSTITUIÇÃO: nome da instituição onde aconteceu o evento. Eventos na UFF, indicar

também o órgão que organizou o evento. Ex: UFF. PROPPI; UFF. SDC.

QUADRO 8 - Produção Intelectual

TÍTULO AUTORIA REFERÊNCIA

DEFINIÇÕES:

TÍTULO: título do trabalho. Exemplo: Mapeamento de processos em uma biblioteca

universitária: o caso da Biblioteca do Aterrado

AUTORIA: nome do autor na ordem direta. Exemplo: Rosiane Pedro do Nascimento.

REFERÊNCIA: indicar onde foi publicado o trabalho, no formato de referência

bibliográfica: Exemplo: XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias; Belo

Horizonte, 16 a 21 de novembro.

2.3 Acervo

Objetivo: Fornecer dados totais dos vários tipos de material encontrados na biblioteca

distinguindo: acervo processado e não processado; forma de aquisição; movimentação do

acervo (aquisições e baixas) no período abrangido pelo relatório.

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QUADRO 9 – Acervo no período

TIPO DE

MATERIAL PROCESSADO NÃO PROCESSADO TOTAL

TIPO DE MATERIAL: preencher de acordo com os tipos de material existentes no

sistema: livro, dissertação, tese da UFF, etc..

PROCESSADO: indicar o quantitativo de exemplares recebidos, processados e

disponibilizados para o usuário.

NÃO PROCESSADO: indicar o quantitativo de exemplares recebidos que não foram

processados.

TOTAL: soma das colunas Processado e Não processado.

QUADRO 10 - Aquisições no período

TIPO DE

MATERIAL

COMPRA DOAÇÃO TOTAL

Quantidade Valores (R$) Quantidade

Títulos Exemplares UFF Convênios Títulos Exemplares Títulos Exemplares

DEFINIÇÕES:

TIPO DE MATERIAL: preencher de acordo com os tipos de material existentes no

sistema: livro, dissertação, tese da UFF, etc..

QUANTIDADE: indicar o quantitativo de acervo adquirido no período: títulos e

exemplares.

VALORES: indicar os valores investidos na aquisição

TOTAL: soma das colunas Títulos e Exemplares por doação e aquisição.

OBSERVAÇÃO:

Os dados para preenchimento deste quadro devem ser retirados do módulo de relatórios do

Pergamum: Estatísticas-Levantamentos bibliográficos-Geral do acervo (18) Relatório-Dados de aquisição-Gastos baseados nos processos de cadastro-Aquisições (94)

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QUADRO 11 - Acervo atual

TIPO DE

MATERIAL

TÍTULOS EXEMPLARES

Exercício

anterior

Aquisições no ano

Baixas no ano

Total Exercíci

o anterior

Aquisições no ano

Baixas no ano

Total

DEFINIÇÕES:

TIPO DE MATERIAL: preencher de acordo com os tipos de material existentes no

sistema: livro, dissertação, tese da UFF, etc..

EXERCÍCIO ANTERIOR: indicar o quantitativo existente no ano anterior para cada

tipo de material. Para as unidades que tem todo o acervo no sistema, o período a ser

considerado para preenchimento da coluna Exercício Anterior deve incluir todo o

acervo que foi migrado do Argonauta. A data inicial – 01/01/2000 / Data final:

30/11/2013.

AQUISIÇÕES NO ANO: repetir os valores da coluna Total (por tipo de material) do

Quadro 10.

BAIXAS NO ANO: indicar as baixas realizadas no acervo (por tipo de material) no

período de abrangência do relatório.

TOTAL: resultado da expressão: Exercício Anterior + Aquisições no ano – Baixas

no ano.

OBSERVAÇÃO:

Os dados para preenchimento deste quadro devem ser retirados do módulo de relatórios do

Pergamum: Estatísticas-Levantamentos bibliográficos-Geral do acervo (18)

2.4 Serviços ao Usuário

QUADRO 12 - Consultas e empréstimos

ATIVIDADE QUANTIDADE

Consultas

Empréstimos

DEFINIÇÕES:

CONSULTA: uso do material no recinto da biblioteca; EMPRÉSTIMO: retirada do material da biblioteca para circulação externa, empréstimos

domiciliares;

QUANTIDADE: número de ocorrência das atividades.

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OBSERVAÇÃO:

Os dados para preenchimento deste quadro devem ser retirados do módulo de relatórios do

Pergamum:

Consultas: Estatísticas-Consultas-Internas no acervo (136) desde que o sistema seja

alimentado com as informações do material consultado através da leitura do código de barras

(Caminho: Circulação de Materiais – Coleta de dados – Manual / Leitor)

Empréstimos: Estatísticas-Circulação de materiais-Geral (12) – considerar os dados de

empréstimo da coluna Total Geral deste relatório.

QUADRO 13 - Comutação

NÃO

ATENDIDO

ATENDIDO TOTAL

Solicitado

Recebido

DEFINIÇÕES:

COMUTAÇÃO: serviço de fornecimento de cópias.

SOLICITADO: artigos solicitados a outras bibliotecas;

RECEBIDO: artigos fornecidos pela biblioteca.

ATENDIDO: número de artigos solicitados/recebidos e atendidos.

NÃO ATENDIDO: número de artigos solicitados/recebidos e não atendidos.

TOTAL: soma do número de artigos atendidos e não atendidos.

QUADRO 14 - Treinamento de usuários

TIPO DE ATIVIDADE QUANTIDADE NO DE

PARTICIPANTES

DEFINIÇÕES:

TREINAMENTO DE USUÁRIOS: atividades realizadas com a finalidade de dar

orientação e treinamento aos interessados, tendo em vista a maximização do uso da

biblioteca e de seus recursos.

TIPO DE ATIVIDADE: descrever a atividade: Treinamento, Palestra, Visita Guiada,

etc.;

QUANTIDADE: número de vezes que a atividade foi realizada;

NO DE PARTICIPANTES: quantidade de usuários beneficiados pela atividade.

QUADRO 15 - Eventos/atividades especiais

NOME DO EVENTO TIPO DE ATIVIDADE NO DE

PARTICIPANTES

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DEFINIÇÕES:

EVENTOS/ATIVIDADES ESPECIAIS: eventos especiais desenvolvidos na biblioteca

ou por atividade dela. Deverá ser incluída neste item a participação da biblioteca no

Acolhimento Estudantil e na Agenda Acadêmica e as atividades realizadas.

NOME DO EVENTO: informar o nome do evento.

TIPO DE ATIVIDADE: descrever a atividade realizada.

No DE PARTICIPANTES: quantidade de usuários beneficiados pela atividade.

QUADRO 16 - Fichas catalográficas

Categoria Quantidade

Aluno (Graduação)

Aluno (Pós-

Graduação)

Funcionário da

UFF

Professor

DEFINIÇÕES:

FICHAS CATALOGRÁFICAS: catalogação na fonte;

CATEGORIA: indicar a categoria do usuário que solicitou o serviço

QUANTIDADE: número de fichas elaboradas.

QUADRO 17 – Empréstimos entre bibliotecas

NÃO

ATENDIDO

ATENDIDO TOTAL

Solicitado

Recebido

DEFINIÇÕES:

EMPRÉSTIMO ENTRE BIBLIOTECAS: intercâmbio com outras instituições de ensino

ou pesquisa.

SOLICITADO: total de solicitações feitas a outras bibliotecas;

RECEBIDO: total de solicitações recebidas de outras bibliotecas;

ATENDIDO: número de solicitações recebidas e atendidas pela biblioteca;

NÃO ATENDIDO: número de solicitações recebidas e não atendidas pela biblioteca;

TOTAL: soma do número de solicitações atendidas e não atendidas.

QUADRO 18 - Outros serviços

UNIDADE SERVIÇO QUANTIDADE

DEFINIÇÕES:

OUTROS SERVIÇOS: indicar outros serviços prestados pela biblioteca e não previstos

por este relatório. Indicando, sempre, a quantidade de usuários beneficiados pelo

serviço prestado.

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NOME DO SERVIÇO: indicar o serviço prestado;

QUANTIDADE: indicar o número de usuários beneficiados pelo serviço.

2.5 Divulgação

OBJETIVO: Mapear os serviços que visem à disseminação da informação, bem como as ações

no sentido de divulgar a biblioteca em geral e o compartilhamento e socialização da produção

acadêmica da UFF

QUADRO 19 - Serviços de disseminação da informação

UNIDADE TIPO ENDEREÇO ELETRÔNICO ESTATÍSTICAS DE

USO/ACESSO

DEFINIÇÕES:

TIPO: Indicar o tipo de serviço/ação: boletim informativo; folder; site; Twitter;

Facebook; Blog. Indicar, também, outro tipo de ação/serviço que não esteja nesta

lista.

ENDEREÇO ELETRÔNICO: indicar endereço dos recursos disponíveis na internet: site;

Twitter; Facebook; Blog

ESTATÍSTICAS DE USO/ACESSO

QUADRO 20 - Alimentação de bases de dados

NOME DA BASE DOCUMENTOS

INSERIDOS

Biblioteca Digital de Teses e Dissertações

(BDTD)

Biblioteca Virtual em Saúde (Integralidade)

Biblioteca Virtual em Saúde (Educação

Profissional em Saúde)

2.6 Conclusão e Recomendações

Chamar a atenção para os pontos principais levantados ao longo do relatório que devem ser

acompanhados de recomendações que serão aproveitadas em planos de trabalho para o

próximo período. Devem ser avaliados neste item os resultados alcançados e os problemas

existentes no período abrangido pelo relatório.

Quadro 21 - Plano de trabalho para próximo ano

UNIDADE ATIVIDADE/PROGRAMA OBJETIVO

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3 COLETA DE DADOS

Para uma melhor contribuição à proposta feita, aconselhamos que a coleta dos dados seja feita

de forma regular. O período a ser considerado vai de 01/12 do ano anterior até o dia 30/11 do

ano em curso.

O Pergamum deverá ser utilizado como instrumento de coleta para os seguintes dados

conforme descrito ao longo do roteiro: dias de funcionamento; acervo adquirido; consultas ao

acervo e empréstimos.

REFERÊNCIAS

ALMEIDA, Maria Christina Barbosa de. Relatórios como instrumento de planejamento e

avaliação de serviços de biblioteca. In: __________. Planejamento de bibliotecas

e serviços de informação. 2.ed.rev.ampl. Brasília: Briquet de Lemos, 2005. p.37-

52.

MACIEL, Alba Costa. Instrumentos para o gerenciamento de bibliotecas.

Niterói: EduFF, 1995.