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UFF. SDC. COORDENAÇÃO DE BIBLIOTECAS
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SUMÁRIO
1 APRESENTAÇÃO .............................................................................................. 3
2 ESTRUTURA PROPOSTA PARA O ROTEIRO .......................................................... 3
2.1 Informações Gerais ...................................................................................... 3
2.2 Estrutura Física e Recursos ........................................................................... 4
2.2.1 Equipamentos ........................................................................................... 4
2.2.2 Recursos Humanos .................................................................................... 5
2.3 Acervo ........................................................................................................ 6
2.4 Serviços ao Usuário ...................................................................................... 8
2.5 Divulgação ................................................................................................ 11
2.6 Conclusão e Recomendações ....................................................................... 11
3 COLETA DE DADOS ....................................................................................... 12
REFERÊNCIAS ................................................................................................. 12
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LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 – Horário e período de funcionamento .................................................. 3
QUADRO 2 - Programas desenvolvidos na Biblioteca .............................................. 4
QUADRO 3 - Espaço físico ................................................................................... 4
QUADRO 4 - Equipamentos ................................................................................. 5
QUADRO 5 - Atividades de gestão do espaço físico da biblioteca .............................. 5
QUADRO 6 - Recursos humanos por categoria ....................................................... 5
QUADRO 7 – Aperfeiçoamento de pessoal ............................................................. 6
QUADRO 8 - Produção Intelectual ........................................................................ 6
QUADRO 9 – Acervo no período ........................................................................... 7
QUADRO 10 - Aquisições no período ..................................................................... 7
QUADRO 11 - Acervo atual .................................................................................. 8
QUADRO 12 - Consultas e empréstimos ................................................................ 8
QUADRO 13 - Comutação ................................................................................... 9
QUADRO 14 - Treinamento de usuários ................................................................ 9
QUADRO 15 - Eventos/atividades especiais ........................................................... 9
QUADRO 16 - Fichas catalográficas .................................................................... 10
QUADRO 17 – Empréstimos entre bibliotecas ...................................................... 10
QUADRO 18 - Outros serviços............................................................................ 10
QUADRO 19 - Serviços de disseminação da informação ........................................ 11
QUADRO 20 - Alimentação de bases de dados ..................................................... 11
Quadro 21 - Plano de trabalho para próximo ano ................................................. 11
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1 APRESENTAÇÃO
Um relatório deve ser definido a partir de critérios básicos que sirvam de padrão para a
coleta de dados. “Além disso, é preciso que haja um alinhamento de conceitos, ou seja, um
entendimento único de cada termo definido no relatório e da natureza de cada serviço”.
(ALMEIDA, 2005, p.39)
“... é indispensável na coordenação de um sistema de bibliotecas, servindo para o
gerenciamento de projetos e para o acompanhamento e avaliação do desempenho tanto das
unidades, isoladamente, quanto do sistema como um todo. É com base no conjunto dos
relatórios das bibliotecas que a coordenação poderá definir metas para o sistema...”
(ALMEIDA, 2005, p.39).
Dentro desse contexto o relatório é considerado como um instrumento nos processos de
planejamento e avaliação do desempenho da biblioteca. Nesse sentido a Coordenação
de Bibliotecas propõe um roteiro estruturado para a apresentação dos dados dos relatórios de
gestão das 27 bibliotecas do Sistema, no qual busca:
Definir as variáveis necessárias a este instrumento;
Padronizar os conceitos a serem utilizados;
Utilizar o Pergamum como ferramenta de gestão.
2 ESTRUTURA PROPOSTA PARA O ROTEIRO
2.1 Informações Gerais
OBJETIVO: mostrar de forma sucinta a situação da unidade. Neste item é necessário informar
o período de abrangência1 do relatório. Dados como cursos atendidos, horário de atendimento,
número de dias em que a biblioteca permaneceu aberta para atendimento ao público, fluxo de
usuários que entraram na biblioteca e programas e/ou atividades desenvolvidas devem constar
da introdução. Os resultados alcançados e as dificuldades apresentadas durante o
desenvolvimento destas atividades deverão ser descritos no item Conclusão e
Recomendações deste roteiro (Item 6).
QUADRO 1 – Horário e período de funcionamento
UNIDADE HORÁRIO DE
ATENDIMENTO
DIAS DE
FUNCIONAMENTO FREQUÊNCIA
DEFINIÇÕES:
DIAS DE FUNCIONAMENTO: número de dias em que a biblioteca permaneceu aberta
para atendimento ao público.
FREQUÊNCIA: fluxo de usuários que utilizaram a biblioteca para as mais diversas
finalidades: uso de catálogos, consulta, empréstimo, etc.
1 Período a ser considerado para a coleta de dados: 01/12 do ano anterior a 30/11 do ano em
curso.
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OBSERVAÇÕES:
1) Dias de funcionamento: informação fornecida pelo Pergamum
(https://sistemas.uff.br/pergamum/estatistica/index.php) no link Estatísticas Gerais desde
que sejam marcados no calendário de Atendimento os dias em que a Biblioteca não
funcionou. (Caminho: Circulação de materiais – Calendário – Agendamento –
Atendimento)
2) Frequência: para as unidades que utilizam os dados fornecidos por contador de
frequência deve-se levar em consideração o movimento de entrada e saída, logo o número de
acessos deve ser dividido por 2 (dois). As unidades que não tem contador de frequência
devem utilizar como estimativa a soma total dos empréstimos e consultas.
QUADRO 2 - Programas desenvolvidos na Biblioteca
UNIDADE ATIVIDADE/PROGRAMA OBJETIVO
2.2 Estrutura Física e Recursos
QUADRO 3 - Espaço físico
UNIDADE
ÁREA POSTOS DE ESTUDO ACESSIBILIDADE
CONSTRUÍDA DESTINADA AO
ACERVO ESTUDO
INDIVIDUAL ESTUDO EM
GRUPO INDIVIDUAL
EM GRUPO
DEFINIÇÕES:
ÁREA: espaço disponível, em m2.
POSTOS DE ESTUDO: quantidade de assentos disponíveis.
ACESSIBILIDADE: existe algum recurso na unidade para atender pessoas com
necessidades especiais? Em caso positivo os equipamentos deverão ser inseridos no
Quadro 4. Qualquer observação relacionada ao assunto deverá ser incluída neste
item.
2.2.1 Equipamentos
OBJETIVO: Mapear o tipo de equipamento disponível nas unidades. Discriminar
separadamente os equipamentos disponíveis para uso administrativo e os disponíveis para
atendimento ao usuário e serviço de empréstimo.
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QUADRO 4 - Equipamentos
UNIDADE EQUIPAMENTO QUANTIDADE
DEFINIÇÕES:
EQUIPAMENTO: computadores; impressoras; scanners; equipamentos para
acessibilidade.
QUADRO 5 - Atividades de gestão do espaço físico da biblioteca
UNIDADE DESCRIÇÃO DAS TAREFAS ÊXITO OBSERVAÇÕES
SIM NÃO
DEFINIÇÕES:
DESCRIÇÃO DAS TAREFAS: solicitações de reparo e manutenção, retirada de bens
inservíveis e ociosos, etc.
ÊXITO: informar se a situação foi resolvida ou não.
2.2.2 Recursos Humanos
OBJETIVOS: Fornecer dados sobre a movimentação de pessoal na unidade. Mapear os
esforços de desenvolvimento e aperfeiçoamento feitos pela equipe, trabalhos apresentados
e/ou publicados, treinamento para exercício das atividades promovidas pela biblioteca.
Ocorrências como, como licenças, afastamentos, aposentadorias, etc. devem ser relatadas de
forma concisa.
QUADRO 6 - Recursos humanos por categoria
CATEGORIA QUANTIDADE
Bibliotecário
Assistente em
administração
Auxiliar administrativo
Estagiário
Bolsista
Prestador de serviço
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QUADRO 7 – Aperfeiçoamento de pessoal
TIPO DO EVENTO
TÍTULO INSTITUIÇÃO PARTICIPANTES
DEFINIÇÕES:
TIPO DO EVENTO: congresso; curso; encontro; jornada; oficina; fórum; palestra;
reunião; seminário; treinamento.
TÍTULO: número e nome do evento (se houver); local e data de realização. Exemplo:
XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias; Belo Horizonte, 16 a 21 de
novembro
INSTITUIÇÃO: nome da instituição onde aconteceu o evento. Eventos na UFF, indicar
também o órgão que organizou o evento. Ex: UFF. PROPPI; UFF. SDC.
QUADRO 8 - Produção Intelectual
TÍTULO AUTORIA REFERÊNCIA
DEFINIÇÕES:
TÍTULO: título do trabalho. Exemplo: Mapeamento de processos em uma biblioteca
universitária: o caso da Biblioteca do Aterrado
AUTORIA: nome do autor na ordem direta. Exemplo: Rosiane Pedro do Nascimento.
REFERÊNCIA: indicar onde foi publicado o trabalho, no formato de referência
bibliográfica: Exemplo: XVIII Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias; Belo
Horizonte, 16 a 21 de novembro.
2.3 Acervo
Objetivo: Fornecer dados totais dos vários tipos de material encontrados na biblioteca
distinguindo: acervo processado e não processado; forma de aquisição; movimentação do
acervo (aquisições e baixas) no período abrangido pelo relatório.
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QUADRO 9 – Acervo no período
TIPO DE
MATERIAL PROCESSADO NÃO PROCESSADO TOTAL
TIPO DE MATERIAL: preencher de acordo com os tipos de material existentes no
sistema: livro, dissertação, tese da UFF, etc..
PROCESSADO: indicar o quantitativo de exemplares recebidos, processados e
disponibilizados para o usuário.
NÃO PROCESSADO: indicar o quantitativo de exemplares recebidos que não foram
processados.
TOTAL: soma das colunas Processado e Não processado.
QUADRO 10 - Aquisições no período
TIPO DE
MATERIAL
COMPRA DOAÇÃO TOTAL
Quantidade Valores (R$) Quantidade
Títulos Exemplares UFF Convênios Títulos Exemplares Títulos Exemplares
DEFINIÇÕES:
TIPO DE MATERIAL: preencher de acordo com os tipos de material existentes no
sistema: livro, dissertação, tese da UFF, etc..
QUANTIDADE: indicar o quantitativo de acervo adquirido no período: títulos e
exemplares.
VALORES: indicar os valores investidos na aquisição
TOTAL: soma das colunas Títulos e Exemplares por doação e aquisição.
OBSERVAÇÃO:
Os dados para preenchimento deste quadro devem ser retirados do módulo de relatórios do
Pergamum: Estatísticas-Levantamentos bibliográficos-Geral do acervo (18) Relatório-Dados de aquisição-Gastos baseados nos processos de cadastro-Aquisições (94)
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QUADRO 11 - Acervo atual
TIPO DE
MATERIAL
TÍTULOS EXEMPLARES
Exercício
anterior
Aquisições no ano
Baixas no ano
Total Exercíci
o anterior
Aquisições no ano
Baixas no ano
Total
DEFINIÇÕES:
TIPO DE MATERIAL: preencher de acordo com os tipos de material existentes no
sistema: livro, dissertação, tese da UFF, etc..
EXERCÍCIO ANTERIOR: indicar o quantitativo existente no ano anterior para cada
tipo de material. Para as unidades que tem todo o acervo no sistema, o período a ser
considerado para preenchimento da coluna Exercício Anterior deve incluir todo o
acervo que foi migrado do Argonauta. A data inicial – 01/01/2000 / Data final:
30/11/2013.
AQUISIÇÕES NO ANO: repetir os valores da coluna Total (por tipo de material) do
Quadro 10.
BAIXAS NO ANO: indicar as baixas realizadas no acervo (por tipo de material) no
período de abrangência do relatório.
TOTAL: resultado da expressão: Exercício Anterior + Aquisições no ano – Baixas
no ano.
OBSERVAÇÃO:
Os dados para preenchimento deste quadro devem ser retirados do módulo de relatórios do
Pergamum: Estatísticas-Levantamentos bibliográficos-Geral do acervo (18)
2.4 Serviços ao Usuário
QUADRO 12 - Consultas e empréstimos
ATIVIDADE QUANTIDADE
Consultas
Empréstimos
DEFINIÇÕES:
CONSULTA: uso do material no recinto da biblioteca; EMPRÉSTIMO: retirada do material da biblioteca para circulação externa, empréstimos
domiciliares;
QUANTIDADE: número de ocorrência das atividades.
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OBSERVAÇÃO:
Os dados para preenchimento deste quadro devem ser retirados do módulo de relatórios do
Pergamum:
Consultas: Estatísticas-Consultas-Internas no acervo (136) desde que o sistema seja
alimentado com as informações do material consultado através da leitura do código de barras
(Caminho: Circulação de Materiais – Coleta de dados – Manual / Leitor)
Empréstimos: Estatísticas-Circulação de materiais-Geral (12) – considerar os dados de
empréstimo da coluna Total Geral deste relatório.
QUADRO 13 - Comutação
NÃO
ATENDIDO
ATENDIDO TOTAL
Solicitado
Recebido
DEFINIÇÕES:
COMUTAÇÃO: serviço de fornecimento de cópias.
SOLICITADO: artigos solicitados a outras bibliotecas;
RECEBIDO: artigos fornecidos pela biblioteca.
ATENDIDO: número de artigos solicitados/recebidos e atendidos.
NÃO ATENDIDO: número de artigos solicitados/recebidos e não atendidos.
TOTAL: soma do número de artigos atendidos e não atendidos.
QUADRO 14 - Treinamento de usuários
TIPO DE ATIVIDADE QUANTIDADE NO DE
PARTICIPANTES
DEFINIÇÕES:
TREINAMENTO DE USUÁRIOS: atividades realizadas com a finalidade de dar
orientação e treinamento aos interessados, tendo em vista a maximização do uso da
biblioteca e de seus recursos.
TIPO DE ATIVIDADE: descrever a atividade: Treinamento, Palestra, Visita Guiada,
etc.;
QUANTIDADE: número de vezes que a atividade foi realizada;
NO DE PARTICIPANTES: quantidade de usuários beneficiados pela atividade.
QUADRO 15 - Eventos/atividades especiais
NOME DO EVENTO TIPO DE ATIVIDADE NO DE
PARTICIPANTES
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DEFINIÇÕES:
EVENTOS/ATIVIDADES ESPECIAIS: eventos especiais desenvolvidos na biblioteca
ou por atividade dela. Deverá ser incluída neste item a participação da biblioteca no
Acolhimento Estudantil e na Agenda Acadêmica e as atividades realizadas.
NOME DO EVENTO: informar o nome do evento.
TIPO DE ATIVIDADE: descrever a atividade realizada.
No DE PARTICIPANTES: quantidade de usuários beneficiados pela atividade.
QUADRO 16 - Fichas catalográficas
Categoria Quantidade
Aluno (Graduação)
Aluno (Pós-
Graduação)
Funcionário da
UFF
Professor
DEFINIÇÕES:
FICHAS CATALOGRÁFICAS: catalogação na fonte;
CATEGORIA: indicar a categoria do usuário que solicitou o serviço
QUANTIDADE: número de fichas elaboradas.
QUADRO 17 – Empréstimos entre bibliotecas
NÃO
ATENDIDO
ATENDIDO TOTAL
Solicitado
Recebido
DEFINIÇÕES:
EMPRÉSTIMO ENTRE BIBLIOTECAS: intercâmbio com outras instituições de ensino
ou pesquisa.
SOLICITADO: total de solicitações feitas a outras bibliotecas;
RECEBIDO: total de solicitações recebidas de outras bibliotecas;
ATENDIDO: número de solicitações recebidas e atendidas pela biblioteca;
NÃO ATENDIDO: número de solicitações recebidas e não atendidas pela biblioteca;
TOTAL: soma do número de solicitações atendidas e não atendidas.
QUADRO 18 - Outros serviços
UNIDADE SERVIÇO QUANTIDADE
DEFINIÇÕES:
OUTROS SERVIÇOS: indicar outros serviços prestados pela biblioteca e não previstos
por este relatório. Indicando, sempre, a quantidade de usuários beneficiados pelo
serviço prestado.
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NOME DO SERVIÇO: indicar o serviço prestado;
QUANTIDADE: indicar o número de usuários beneficiados pelo serviço.
2.5 Divulgação
OBJETIVO: Mapear os serviços que visem à disseminação da informação, bem como as ações
no sentido de divulgar a biblioteca em geral e o compartilhamento e socialização da produção
acadêmica da UFF
QUADRO 19 - Serviços de disseminação da informação
UNIDADE TIPO ENDEREÇO ELETRÔNICO ESTATÍSTICAS DE
USO/ACESSO
DEFINIÇÕES:
TIPO: Indicar o tipo de serviço/ação: boletim informativo; folder; site; Twitter;
Facebook; Blog. Indicar, também, outro tipo de ação/serviço que não esteja nesta
lista.
ENDEREÇO ELETRÔNICO: indicar endereço dos recursos disponíveis na internet: site;
Twitter; Facebook; Blog
ESTATÍSTICAS DE USO/ACESSO
QUADRO 20 - Alimentação de bases de dados
NOME DA BASE DOCUMENTOS
INSERIDOS
Biblioteca Digital de Teses e Dissertações
(BDTD)
Biblioteca Virtual em Saúde (Integralidade)
Biblioteca Virtual em Saúde (Educação
Profissional em Saúde)
2.6 Conclusão e Recomendações
Chamar a atenção para os pontos principais levantados ao longo do relatório que devem ser
acompanhados de recomendações que serão aproveitadas em planos de trabalho para o
próximo período. Devem ser avaliados neste item os resultados alcançados e os problemas
existentes no período abrangido pelo relatório.
Quadro 21 - Plano de trabalho para próximo ano
UNIDADE ATIVIDADE/PROGRAMA OBJETIVO
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3 COLETA DE DADOS
Para uma melhor contribuição à proposta feita, aconselhamos que a coleta dos dados seja feita
de forma regular. O período a ser considerado vai de 01/12 do ano anterior até o dia 30/11 do
ano em curso.
O Pergamum deverá ser utilizado como instrumento de coleta para os seguintes dados
conforme descrito ao longo do roteiro: dias de funcionamento; acervo adquirido; consultas ao
acervo e empréstimos.
REFERÊNCIAS
ALMEIDA, Maria Christina Barbosa de. Relatórios como instrumento de planejamento e
avaliação de serviços de biblioteca. In: __________. Planejamento de bibliotecas
e serviços de informação. 2.ed.rev.ampl. Brasília: Briquet de Lemos, 2005. p.37-
52.
MACIEL, Alba Costa. Instrumentos para o gerenciamento de bibliotecas.
Niterói: EduFF, 1995.
